Средство обработки информации ms excel

Электронная
таблица
(в том числе и Excel) — это интерактивная
компьютерная программа, основное рабочее
поле которой состоит из набора строк и
столбцов. Они отображаются на экране в
специальном окне, которое можно
прокручивать вверх и вниз, вправо и
влево. Область, находящаяся на пересечении
строки и столбца, называется ячейкой.
В ячейке может находиться число, текст
или формула. С помощью формул можно
выполнять вычисления, в которых
используются значения, содержащиеся в
других ячейках. Имеется возможность
копировать и перемещать ячейки, а также
изменять содержащиеся в них формулы.

Электронную
таблицу можно сохранить в файле для
дальнейшего использования или удалить,
если она больше не нужна. Ячейки
электронной таблицы можно форматировать
самыми разными способами и распечатывать
для ведения документации. Кроме того,
отдельные группы ячеек с числами можно
использовать для создания диаграмм или
карт.

Наиболее
важным преимуществом электронной
таблицы является то, что при изменении
содержимого какой-либо ячейки, используемой
в формуле, результат будет автоматически
пересчитываться. Это означает, что, если
вы создадите электронную таблицу с
определенными формулами, то, внеся в
нее небольшие изменения, сможете
использовать ее и в других случаях.

Кроме
обработки и анализа табличных данных,
Excel способен:

• подавать
  данные в наглядной графической форме
  в виде гистограмм, графиков и др.;

• работать
  со списками (базами данных) — создавать,
  форматировать и сортировать списки,
  проводить поиск и выбор их элементов
  за заданными критериями — авто фильтрами;

• оперативно
  анализировать экономическую деятельность
  организаций, предприятий, бирж, банков
  и т.п.;

• оказывать
  содействие принятию правильных решений;

• проводить
  обмен данными с другими программами и
  прибавлениями по технологии OLE;

• формировать
  сводные таблицы, отчеты и карты с
  географической привязкой данных;

• создавать
  макросы, то есть макрокоманды, которые
  используются для автоматизации решения
  процедур и задач, которые часто
  повторяются, выполнять ряд других
  функций;

• взаимодействует
  с такими программами — приложениями,
  которые поддерживают технологию OLE;

5.1. Рабочая книга и листы Общие сведения

Книга в Microsoft
Excel представляет собой файл, используемый
для обработки и хранения данных. Каждая
книга может состоять из нескольких
листов, поэтому в одном файле можно
поместить разнообразные сведения и
установить между ними необходимые
связи. Она представляет собой электронный
эквивалент папки-скоросшивателя. При
запуске Microsoft Excel создается новая рабочая
книга. 

Листы служат для организации
и анализа данных. Лист представляет
собой сетку из строк и столбцов. Каждая
ячейкаобразуется пересечением 
строки и столбца и имеет свой уникальный
адрес или ссылку. Например, ячейка,
находящаяся на пересечении столбцаВи строки5, имеет адресВ5. Эти
адреса используются при записи формул
или ссылках на ячейки. Наибольший размер
листа — 65536 строк и 256 столбцов.

Можно вводить и изменять
данные одновременно на нескольких
листах, а также выполнять вычисления
на основе данных из нескольких листов.
Имена листов отображаются на ярлычках
в нижней части окна книги. Для перехода
с одного листа на другой следует щелкнуть
мышью на соответствующем ярлычке.

Примечание. Если ярлычки
листов не отображаются в нижней части
экрана, то необходимо выбрать командуПараметрыв менюСервиси на
вкладкеВидустановить флажокЯрлычки листов.

Соседние файлы в папке Лекции

• #
• #
• #
• #
• #

  11.04.20151.22 Mб45ООП в С.ppt

                    
Министерство  образования
Ставропольского края

Государственное бюджетное профессиональное 
образовательное учреждение

   «Государственный агротехнический колледж»

 с.Московское

РЕФЕРАТ

на тему: Обработка данных средствами
электронных таблиц

Microsoft Excel

                                                                       
Работу выполнил обучающийся

Курс  2 Группа № 23

                                                                      
Адоньев
Михаил Викторович

с.Московское

2020

Введение

Microsoft Office – самое
популярное семейство офисных программных продуктов, включает в себя новые
версии знакомых приложений, которые поддерживают технологии Internet, и позволяют
создавать гибкие интранет – решения

Microsoft Office – семейство
программных продуктов Microsoft, которое) объединяет самые популярные в мире
приложения в единую среду, идеальную для работы с информацией. В Microsoft Office входят текстовый
процессор Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, средство
подготовки и демонстрации презентаций Microsoft PowerPoint, приложение Microsoft Outlook и многое другое. Все эти приложения составляют
Стандартную редакцию Microsoft Office. В
Профессиональную редакцию входит также СУБД Microsoft Access. Microsoft Office очень удобен – он не создает проблем при
изучении новых свойств приложений и работе с ними. Необходимая информация
всегда находится под рукой благодаря помощнику Office Assistant. Он в любой момент даст вам совет о том, как
лучше выполнить то или иное действие, или подсказку как найти нужный инструмент
в приложениях Microsoft Office. Существенно
упрощают повседневную работу технология IntelliSenseTM: фоновая проверка
орфографии в Microsoft Word и Microsoft PowerPoint, фоновая
проверка грамматики в Microsoft Word, позволяющая
находить и исправлять орфографические и грамматические ошибки щелчком мыши, и
т.д.

Microsoft Office обеспечивает
эффективное распределение ресурсов вашего компьютера за счет использования
общих для всех приложений частей программ. Например, команды меню, панели
инструментов, средства проверки орфографии и грамматики русского и английского
языков, средства рисования, и т.д. – все это является единым набором
инструментов, который устанавливается единожды и используется всеми
приложениями Microsoft Office. Приложения
имеют общий интерфейс и тесно взаимодействуют между собой. Это упрощает работу
и облегчает работу с информацией. Microsoft Office позволяет максимально использовать возможности
сети Интернет или корпоративной интранет-сети. Новая технология даст вам все
нужное для быстрого поиска информации, публикации наглядных документов и
свободного перемещения по HTML-документам. Internet Assistants доступны во всех приложениях Office, помогают создавать
великолепные мультимедийные страницы Web, не изучая HTML. Вы просто сохраняете готовый документ Word в формате HTML. Остается только
поместить его на Ваш Web—cepBep.

Microsoft
Office имеет встроенный язык программирования – Visual Basic for
Applications (VBA). Этот язык позволяет создавать приложения, выполняемые в среде
Microsoft Office. Это могут быть разнообразные аналитические программы,
финансовые системы, программы учета кадров, системы автоматического создания
официальных писем / документов с помощью библиотеки готовых шаблонов и
т.п. При этом интерфейс создаваемой программы может быть совершенно непохожим
на интерфейс того приложения, в котором она написана.

 

1.                
Microsoft
Excel и его
назначение

Идею электронных таблиц впервые сформулировал американский
ученый Ричард Маттессич, опубликовав в 1961 г. исследование под названием Budgeting Models and System Simulation. Концепцию
дополнили в 1970 г. Пар до и Ландау, подавшие заявку на соответствующий
патент (U.S. Patent no. 4,398,249). Патентное
ведомство отклонило заявку, но авторы через) суд добились отмены этого решения.

Общепризнанным родоначальником электронных таблиц как
отдельного класса ПО является Дэн Бриклин, совместно с Бобом Фрэнкстоном
разработавший легендарную программу VisiCalc в 1979 г. Этот табличный редактор
для компьютера Apple II стал «убойным приложением», превратившим персональный
компьютер из экзотической игрушки для технофилов в массовый инструмент для
бизнеса. В последствии на рынке появились многочисленные продукты этого класса –
SuperCalc, Microsoft MultiPlan, Quattro Pro, Lotus 1–2–3, Microsoft Excel, OpenOffice.org Calc, таблицы AppleWorks и gnumeric.

Табличный процессор, – категория программного обеспечения,
предназначенного для работы с электронными таблицами. Изначально табличные
редакторы позволяли обрабатывать исключительно двухмерные таблицы, прежде всего
с числовыми данными, но затем появились продукты, обладавшие помимо этого
возможностью включать текстовые, графические и другие мультимедийные элементы. Инструментарий
электронных таблиц включает мощные математические функции, позволяющие вести
сложные статистические, финансовые и прочие расчеты.

К категориям табличных процессоров относят интерактивные
компьютерные программы, предназначенные для создания и обработки документов в
виде таблиц данных. Программы обработки крупноформатных электронных
динамических таблиц (spreadsheets) часто именуют электронными таблицами, документы
же, создаваемые с помощью табличных редакторов, называют книгами (books). Такое их
название выбрано не случайно, оно лишний раз подчеркивает тот факт, что
табличные документы – это электронные аналоги обыкновенных бухгалтерских книг.

Табличный процессор Microsoft Excel – инструмент для хранения, обработки и
представления чисел и любой другой деловой информации. Объясняется это тем, что
табличный способ представления информации существенно упрощает выполнение
финансовых, научных и любых других видов расчетов. С помощью MS Excel можно вести
простые базы данных для учета материалов, товаров, денег, времени, погоды и
т.д. Кроме того, в MS Excel существует
возможность оформления всех бухгалтерских и финансовых документов, а также
возможность быстрого анализа данных и представление их в графическом виде.
Основу программы составляют: вычислительно-калькуляционный модуль, модуль
диаграмм, доступ к внешним базам данных, модуль программирования для
индивидуальных задач. Редактор электронных таблиц – это программы, позволяющая
создавать и редактировать документы и таблицы, требующие большого количества
математических вычислений. При подготовке этих документов вам не придется
производить расчеты вручную – редактор электронных можно также использовать для
построения графиков, диаграмм, анализа данных и др. Самой популярной среди
табличных редакторов является программа Microsoft Excel, входящая в состав Microsoft Office.

2.       
Ввод данных

С помощью MS Excel возможно вводить
и обрабатывать следующие данные:

2.1       
Текст

Текстом является любая последовательность, состоящая из цифр,
пробелов и нецифровых символов, например приведенные ниже записи
интерпретируются как текст: 10АА109, 127ФЧН, 12–976, 2084675. Введенный текст
выравнивается в ячейке по левому краю.

2.2       
Числа

Вводимые в ячейку числа интерпретируются как константы.
Стоящий перед числом плюс(+) игнорируются, а запятая интерпретируются как
разделитель десятичных разделов. Все другие сочетания клавиш, состоящие из цифр
и нецифровых символов, рассматриваются как текст.

Символы, которые рассматриваются как числа, зависят от
установленных параметров в компоненте Язык и стантдарты Панели управления.

Перед рациональной дробью следует вводить 0 (нуль), чтобы
избежать ее интерпретации как формата даты; например, вводите 0 1/2

Перед отрицательным числом необходимо вводить знак минус (–)
или заключать его в круглые скобки ().

Введенные числа выравниваются в ячейке по правому краю.

фильтрация

2.3       
Даты и время

В ячейки таблицы можно вводить даты и время суток. При вводе
дат в ячейки таблицы в качестве разделителя используются следующие символы:

·                  
точка, например, 01.04.99 или 01.04.99;

·                  
дефис, например, 01–04–99 или 01-апр-1999

·                  
косая черта с наклоном вправо, например, 01/04/99 или 01/04/1999.

Введенная дата всегда интерпретируются программой MS Excel как число и
выравнивается по правому нижнему краю ячейки.

Если дата введена с ошибкой, например введено число 01/04/99,
то программа интерпретирует введенное значение как текст, который выравнивается
в ячейке по нижнему левому краю. Поэтому при вводе дат следует обращать
внимание на то, как выравниваются введенные числа в ячейке. Это может быстро
обнаружить ошибки при вводе. Если дата введена в ячейку с ошибкой, то никакие
вычисления в дальнейшем с этой ячейкой будут невозможны.

Для отображения времени суток в 12-часовом формате следует
вводить букву а
или р, отделенную
пробелом от значения времени, например 9:00 р. В противном случае время
будет интерпретировано на основе 24-часового формата. С датами можно
производить вычисления: складывать, вычитать, использовать в функциях. Правила
составления формул и использования функций, оперирующих с числами в формате Дата, точно такие же,
как при работе с обычными числами.

Чисто при вычислениях приходится опираться на текущую дату.
Чтобы не вводить ее каждый раз, рекомендуется использовать функцию СЕГОДНЯ. Особенность
этой функции заключается в том, что у нее нет входных параметров. На выходе эта
функция выдает текущую дату по системному таймеру. Доступ к функции СЕГОДНЯ,
а так же к другим функциям из категории Дата и время.

2.4       
Последовательность дат

Для создания ряда дат, в котором меняется день (например:
01.04.99, 02.04.99, 03.04.99), можно ввести с клавиатуры первый элемент ряда, в
нашем примере это число 01.04.99, затем подвести мышь к маркеру заполнения и
протащить вниз на нужное число ячеек.

Для создания ряда дат, в котором меняется месяц или год
(например: 01.04.99, 01.05.99, 01.06.99), можно ввести с клавиатуры два
элемента ряда в разные ячейки, в нашем примере это числа 01.04.99 и 01.05.99.
Затем выделить две ячейки с введенными датами, подвести мышь к маркеру
заполнения и протащить его вниз на нужное число ячеек. Аналогичные действия
нужно выполнить, чтобы создать ряд с датами, в которых изменяется год.

При протаскивании маркера заполнения вниз или влево ряд с
датами создается в возрастающем порядке, при протаскивании маркера вверх или
влево ряд создается в убывающем порядке.

Другой способ заполнения рядов датами состоит в следующем: в
ячейку вводим первую дату, затем подводим мышь к маркеру заполнения и
перемещаем его в нужном направлении право кнопкой мыши. Если правую кнопку
мыши, появляется контекстное меню, в котором следует выбрать соответствующую
команду, например, Заполнить по
месяцам, Заполнить по годам, Заполнить по рабочим дням и др.

2.5       
Адресация в EXCEL

Ссылкой (адресом) однозначно определяется ячейка или группа
ячеек, используемых в формуле. С помощью ссылкой можно использовать значение
одной и той же ячейки, находящиеся на других листах книги, в другой книге
(внешние ссылки) или в другом приложении (удаленные ссылки). Чтобы сослаться на
диапазон ячеек, вводится ссылка на верхний левый угол диапазона, ставится
двоеточие и ссылка на правый нижний угол диапазона (например, В2: D8).

Для задания адреса ячейка в Excel можно использовать два
режима адресации ячеек, в формате R1C1 и формате А1 (переключение с
одного на другой осуществляется командой Сервис – Параметры – вкладка Общие – Стиль ссылок).
Например, адреса ячеек в формате
R1C1 выглядит так: RC Текущая ячейка

RC[-1] Ячейка слева от текущей (относительная адресация) R[1] C Ячейка под активной
(относительная адресация) R10C12 Ячейка в 10-й строке и в 12-м столбце (абсолютная адресация).
Обычно в Excel используются
ссылка типа А1, где столбцы обозначаются буквами от А до IV (максимально 256),
где строки числами – от 1 до 65536.

Для указания на ячейку вводится буквами заголовка столбца и
номер строки. Например, D50 является ссылкой на ячейку, расположенную в пересечении столбца
D с 50-й строкой.

Адресация может быть абсолютной, относительной и смешанной. При копировании
формулы, содержащей относительные ссылки, и вставке ее в другое место, ссылки
будут меняться, настраиваясь на новое местоположение (Рис. 1 Табл.1). Если
необходимо, чтобы ссылки не изменялись при копировании формулы в другую ячейку,
используются абсолютные ссылки (Рис. 1 Табл.2).

Рис. 1.
Адресация в Excel.

Для создания абсолютной ссылки на ячейку В11 ставится знак
доллара ($) перед той частью ссылки, которая не должна изменятся, поэтому в
данном примере абсолютная ссылка записывается: =В13*$В$11. Для установки знака
доллара используется клавиша F4, которую нужно нажимать до тех пор, пока на экране не
появится нужный вид ссылки. Таким образом, способ адресации влияет на адреса
ячеек в формулах при их копировании из одной ячейки в другую.

Если знак доллара стоит в таких вариантах А$4 или SA4, то адресация
называется смешанной. То измерение, у которого стоит знак доллара, при
копировании данного адреса не изменяется, а то измерение, где нет доллара – настраивается
на новое местоположение.

2.6       
Заполнение ячеек

Самый простой способ заполнять ячейки в Excel – щелкнуть
курсором мыши на ячейке и ввести с клавиатуры нужный текст или число. Чтобы
перейти к ячейке, расположенной ниже, нужно нажать [Enter], а к ячейке
справа – клавишу табуляции [Tab]. Также можно просто щелкнуть на нужной ячейке мышью. Для
редактирования значения в ячейке два раза щелкните на ней левой кнопкой мыши
или нажмите [F2].

2.7       
Копирование ячеек

Копирование ячеек в Excel можно выполнять примерно таким же способом, как
и в Word. Указателем мыши
выделите исходный диапазон и нажмите [Ctrl]+[C], чтобы скопировать данные в буфер обмена. Затем
поместите курсор в нужной ячейке и вставьте содержимое буфера обмена

([Ctrl]+[V]).

Существует и другой, более удобный способ копирования данных.
Выделите одну из ячеек, щелкнув на ней левой кнопкой мыши, и в правом нижнем
углу черного прямоугольника вы увидите квадратный маркер. Если подвести к нему
курсор мыши, то из белого широкого крестика он превратится в тонкий черный
крест – так называемый маркер автозаполнения. С его помощью очень просто и
удобно дублировать содержимое ячеек. Сначала выделите ячейку или диапазон,
который нужно скопировать, затем протащите маркер автозаполнения вниз по
ячейкам, которые требуются заполнить, и отпустите кнопку мыши.

Маркер автозаполнения позволяет копировать не только данные в
ячейках, но и целые строки или столбцы таблицы. Кроме простого дублирования Microsoft Excel может
автоматически продолжать заполнение прогрессии числами, комбинациями чисел и
текста, значениями даты и времени, основываясь на установленном образце.
Например, если в предыдущих ячейках стояли значения 1, 3, 5, то в заполнения
будут значения 7, 9, 11 и т.д.

2.8       
Вычисления в Excel

Microsoft Excel позволяет
заносить в ячейку статические (текст, цифры и т.д.) и вычисляемые (формулы)
данные. В отличие от обычного текстового поля, при вводе формулы впереди нее
необходимо проставить знак «=». Например, результатом выражения «=25+36*5»
будет значение 205.

В Microsoft Excel также можно
использовать немного более сложные выражения, в которых даются ссылки на другие
ячейки. К примеру, если в ячейке С1 ввести формулу «А1+В1», то результатом
будет сумма содержимого двух указанных в формуле ячеек. Причем если их значение
изменяется, то итог в С1 автоматически будет пересчитан.

Ни для кого не секрет, что программа Microsoft Excel является удобным
средством создания и оформления таблиц. Кроме всего прочего, это еще и мощный
инструмент для выполнения различных подсчетов.

2.9       
Точность вычисления

Microsoft Excel обеспечивает
довольно высокую точность вычисления – до девяти знаков после запятой. В
реальной жизни такая точность вряд ли потребуется, да и работать с длинными
дробными числами удобно далеко не всегда. В этом случае число лучше округлять
до нужного количества знаков после запятой. Сделать это можно с помощью
специального окна настроек параметров ячейки.

Сначала выделите ячейки, формат которых требуется изменить.
Теперь в меню
Формат выберите команду Ячейки… и перейдите на вкладку Число. Укажите
требуемое количество десятичных знаков и затем нажмите на кнопку ОК.

2.10   Помощь
мастера

В
дополнение к обычным арифметическим выражениям Excel позволяет производить
расчеты с использованием вспомогательных функций. Эти функции вводятся в строке
значения выбранной ячейки после знака равенства (точно так же, как и обычные
арифметические операции). Всю необходимую информацию можно ввести вручную, однако
неопытным пользователям проще будет прибегнуть к помощи специального мастера
функций. Для его запуска щёлкните левой клавишей мыши на кнопке fx (вставка
функции), или в главном меню программы выберите ВставкаФункция…, или же
воспользуйтесь комбинацией клавиш [Shift]+[F3]. Для удобства выбора все функции
рассортированы по категориям. По умолчанию в списке отображено десять недавно
использовавшихся функций, однако можно ввести и полный их алфавитный список, а
также перечень функций по их назначению. К примеру, для использования в Excel
доступно математические, финансовые, статические, логические, текстовые и
другие функции. Выбрав необходимую функцию из списка, вы всегда сможете
получить ее полное описание, щелкнув левой кнопкой мыши на ссылке Справка по
этой функции или нажав [F1].

2.11   Любые
вычисления

Обычно каждая функция в Excel имеет определенные параметры, которые
записываются в круглых скобках сразу же после ее названия. Как правило, в роли
параметров выступают конкретные числовые значения, с которыми должна работать
функция, либо использоваться в расчетах будут использоваться в расчетах. Кроме
того, в качестве аргументов функций могут выступать арифметические выражения,
равенства и неравенства, и даже некоторые другие функции. При вводе формулы вручную
очень удобно использовать сочетание клавиш [Ctrl]+[Shift]+[A], Если нажать эту комбинацию после ввода
названия функции, Excel автоматически подставят круглые скобки и подскажет, какие
аргументы необходимо в них ввести.

2.12   Фильтр

Иногда нужно просмотреть не все данные, а только те, которые
отвечают определенным условиям. Для таких случаев в Excel предусмотрена
специальная функция – автофильтр. Чтобы воспользоваться ею, в меню Данные
выберите пункт
ФилътрАвтофилътр. В верхней строке таблицы, где обычно находятся
названия столбцов, сразу появятся кнопки .

Щелкнув на любой из них, можно увидеть выпадающий список с
отображенными уникальными значениями столбца. Если указать одно значение, будут
отображены все строки, удовлетворяющие выбранному условию. Помимо этого в
выпадающем списке есть и другие пункты.

Рис. 2. Автофильтр

Например, выбрав команду (Первые 10…), вы
получите возможность указать количество наибольших или наименьших элементов,
идущих с начала списка (например, первые три наибольших). Кроме того, в
выпадающем списке присутствует пункт% от количества элементов. При его выборе
будут указаны наибольшие или наименьшие значения, составляющие указанный
процент от общего количества записей таблицы.

Выбрав команду Условие, вы получите доступ к более сложной
функции отбора – по нескольким условиям. Здесь можно гибко задавать пределы
отбора значений, используя операторы сравнения больше, меньше, не равно,
начинается с и т.п. Допустимо ввести всего два условия отбора,
объединив их с помощью логических операторов и (удовлетворяется хотя бы одно из
двух условий).

Рис. 3. Пользовательский автофильтр

Если пользователь не знает написания искомых значений, можно
при выборке данных применить специальные символы маскирования, такие как «?» и
«*». Символ «?» поможет заменить один знак, а «*» – любое количество. Например,
если задать в качестве условия для отбора данных «? ювет», то будут показаны
строки со значениями «кювет», «бювет» и т.д. Если же ввести «*вет», то в
диапазон отбора попадут все слова, которые заканчиваются буквами «вет».

3.       
Анализ данных с помощью диаграмм

В MS Excel имеется
возможность графического представления данных в виде диаграмм. Диаграммы
связаны с данными листа, на основе которых они были созданы, и изменяются
каждый раз, когда изменяются данные на листе.

Диаграммы могут использовать данные несмежных ячеек. Диаграмма
может также использовать данные сводной таблицы. Несколько щелчков мыши – и
даже сложные таблицы станут понятнее благодаря диаграммам. Таблицы позволяют в
значительной мере упростить работу с данными, состоящими из текста и цифр. Тем
не менее цифры проигрывают в наглядности графическим представлениям. К счастью,
на основе данных в таблице Excel вы сможете построить графики, которые помогут заострить
внимание на соотношениях представленных цифр или тенденциях их изменений. Для
построения графика выделите нужный диапазон ячеек, включая цифры, надписи и
вставки, а затем воспользуйтесь командой Вставка диаграмма… В окне мастера
диаграмм вы сможете выбрать нужную из множества готовых типов – гистограмму,
круговую, точечную и др. Если же готовый шаблон не подходит даже после
настройки шрифтов. Цветов и расположения всех элементов – на основе уже
имеющихся типов диаграмм легко создавать новые.

3.1       
Создание диаграммы

Можно создать либо внедренную диаграмму, либо лист диаграммы.
Внедренная диаграмма – это объект, расположенный ни листе и сохраняемый вместе
с листом при сохранении книги. Внедренные диаграммы также связаны с данными и
обновляются при изменении исходных данных. Лист диаграммы – лист книги,
содержащий только диаграмму. Листы диаграммы связаны с данными таблиц и
обновляются при изменении данных в таблице.

Для того чтобы построить диаграмму: выделить ячейки,
содержащие данные, которые должны быть отражены на диаграмме; если необходимо,
чтобы в диаграмме были отражены и названия строк или столбцов, выделите также
содержащие их ячейки; нажмите кнопку Мастер диаграмм и следуйте инструкциям
Мастера.

Для создания диаграмм из несмежных диапазонов нужно выделить
первую группу ячеек, содержащих необходимые данные, далее, удерживая клавишу CTRL, выделить необходимые
дополнительные группы ячеек и нажать кнопку Мастер диаграмм.

3.2       
Изменение подписей, заголовков и других текстов диаграмм

Большая часть текстов диаграмм, например подписи делений оси
категорий, имена рядов данных, текст легенды и подписи данных, связана с
ячейками рабочего листа, используемого для создания диаграммы. Если изменить
текст этих элементов на диаграмме, они потеряют связь с ячейками листа. Чтобы
сохранить связь, следует изменить текст элементов на рабочем столе.

3.3       
Изменение имен рядов данных или текста легенды

Ряд данных – группа связанных точек данных диаграмм,
отображающая значение строк или столбцов листа. Каждый ряд данных отображается по-своему.
На диаграмме может быть отображен один или несколько рядов данных. На круговой
диаграмме отображается только один ряд данных.

Чтобы изменить текст легенды или имя ряда данных на листе,
выберите ячейку, содержащую изменяемое имя ряда, введите новое и нажмите клавишу
ENTER. Чтобы изменить
текст легенды или имя ряда данных на диаграмме, выберите нужную диаграмму, а
затем выберите команду Диаграмма – Исходные данные. На вкладке Ряды выберите
изменяемые имена рядов данных. В поле Имя укажите ячейку листа, которую
следует использовать как легенду или имя ряда. Также можно просто ввести нужное
имя. Если в поле Имя ввести имя, то текст легенды или имя ряда потеряют связь с
ячейкой листа.

3.4       
Изменение подписей значений

Чтобы изменить подписи значений на листе, выберите ячейку,
содержащую изменяемые данные, введите новый текст или значение и нажмите
клавишу ENTER. Чтобы изменить
подписи значений на диаграмме, один раз щелкните мышью изменяемую подпись,
чтобы выбрать подписи для всего ряда, щелкните еще раз, чтобы выбрать отдельную
подпись значения. Введите новый текст или значение и нажмите клавишу ENTER. Если изменить
текст подписи значений на диаграмме, то связь с ячейкой будет потеряна.

3.5       
Отображение рядов данных на вспомогательной оси

При большом диапазоне изменения значений для разных рядов
данных в линейчатой диаграмме или при смешении типов данных (таких, как цена и
объем) есть возможность отобразить один или несколько рядов данных на вспомогательной
оси. Шкала этой оси соответствует значениям для соответствующих рядов.

1.                                   
Выберите ряды данных, которые нужно отобразить на вспомогательной
оси.

2.                                        
Формат – Ряды – вкладка Ось.

3.                                   
Установите переключатель в положение По вспомогательной оси.

3.6       
Изменение типа диаграммы

Для большинства плоских диаграмм можно изменить диаграммный
тип ряда данных или диаграмм в целом. Для объемной диаграммы изменение типа
диаграммы может повлечь за собой и изменение диаграммы в целом. Для объемных
диаграмм и для гистограмм есть возможность преобразовать отдельные ряды данных
в конусную, цилиндрическую или пирамидную диаграммы.

·                   
Выберите диаграмму, которую необходимо изменить, а также ряд
данных на ней. Для изменения типа диаграммы в целом на самой диаграмме ничего
не нажимайте.

·                   
Диаграмма – Тип диаграммы – на вкладках Стандартные или Нестандартные выберите необходимый тип.

Рис. 4. Пример круговой диаграммы

4.       
Использование макросов

Если какое-то действие часто повторяется, его выполнение
можно автоматизировать с помощью макроса. Макрос – это последовательность
команд и функций, хранящихся в модуле Visual Basic. Их можно выполнять всякий раз. Когда необходимо выполнить
данную задачу. При записи макроса Excel хранит информацию о каждом шаге выполнения
последовательности команд. Последующий запуск макроса вызывает повторение («воспроизведение»)
команд.

Все шаги и команды, выполняемые макросом, должны быть
спланированы перед записью или написанием макроса. Если при записи макроса была
допущена ошибка, сделанные исправления также будут записаны. Visual Basic хранит каждый
записанный макрос в отдельном модуле, присоединенном к книге.

Например, если в ячейке часто вводятся длинные текстовые строки,
можно записать макрос для форматирования этих ячеек для охватывания ими текста.
Выберите ячейку. Которая должна охватывать текст, и начните запись макроса.
Выберите команду
Формат – Ячейку – вкладку Выравнивание, установите флажок Переносить по
словам, нажмите кнопку ОК и затем кнопку Остановить запись.

Создать макрос можно двумя способами: написать программу на
языке программирования Visual Basic или записать
последовательность действий пользователя с помощью макрорекордера. Для вызова
макрорекордера используется пункт меню Сервис – Запись макроса – Начать запись –
дать имя и описание – кнопка Параметры – в которой следует указать имя
макроса и при необходимости назначить ему «горячие» клавиши или пункт меню.
После нажатия кнопки ОК на экране появится панель Запись макроса с кнопкой Останов
и все дальнейшие действия пользователя будут записаны в макрос. Остановить макрос или Сервис – Запись
макроса – Остановить запись.

Можно запустить макрос, выбрав его из списка в диалоговом
окне Макрос. Чтобы макрос запускался после каждого нажатия определенной кнопки
на панели инструментов, сочетание клавши или графическому объекту на
листе.

После записи макроса код программы можно просмотреть в
редакторе Visual Basic для исправления
ошибок и внесения требуемых изменений в макрос. Редактор Visual Basic разработан для
упрощения написания и редактирования программ начинающими пользователями и
предоставляет справку. Он позволяет редактировать макросы из других книг,
переименовать модули, хранящие макросы, и переименовать макросы.

Excel обеспечивает защиту от вирусов, которые могут передаваться
макросами. Если макросы используются совместно с другими пользователями, они
могут быть снабжены цифровой подписью, так что пользователи могут проверить
надежность источник макросов. Всякий раз при открытии книги, содержащей
макросы, можно проверить источник макросов, прежде чем разрешить их.

5.       
Использование фильтрации
и
построение диаграмм в Excel

Использование фильтрации и построение диаграмм в Excel мы рассмотрим на
примере таблицы расчета зарплаты сотрудников некоторой фирмы.

Рис. 5. Таблица расчета зарплаты сотрудников.

Продемонстрируем действие автофильтра для фильтрации таблицы
по полю оклад. Условия отбора должны удовлетворять следующему критерию:

23000 р. < Оклад < 30000 р.

Для этого выделим одну из ячеек таблицы и в меню Данные
выберем пункт Фильтр|Автофильтр.

Рис. 6. Таблица с установленным автофильтром

После применения автофильтра в заголовках столбцов таблицы
проявятся кнопки со стрелками. Нажав на любую из них, мы раскроем список,
позволяющий задать условия фильтрации соответствующего столбца. Так если нас
интересуют данные, имеющие определенное значение, надо лишь выбрать его в
выпадающем списке фильтрации – на экране останутся только те строки, которые
содержат указанное значение. При этом номера отфильтрованных строк будут
выделены синим цветов.

С помощью пользовательского автофильтра можно задавать
критерии отбора для текста и чисел, внесенных в столбцы таблицы. Для этого
следует выбрать пункт Условие… в списке фильтрации.

Пользовательский
автофильтр позволяет также задавать сложные условия отбор, состоящие из двух
частей. При этом надо отметить пункт И, если оба условия должны выполняться
одновременно, а пункт ИЛИ выбирается, когда достаточно выполнения хотя бы
одного из заданных условий. Помимо автофильтра для отбора данных можно
использовать и расширенный фильтр. Он более сложен в применении, но имеет свои
преимущества.

Применим пользовательский автофильтр для фильтрации таблицы
по условию 23000 р. < Оклад < 30000 р.

Рис. 7.
Таблица с пользовательским автофильтром

Рис. 8.
Таблица после применения пользовательского автофильтра

Построим
теперь круговую диаграмму окладов сотрудников фирмы.

Воспользуемся
для этого мастером диаграмм (Рис. 9).

Рис. 9.

Нажимаем
на кнопку «Далее».

Рис. 10.
Выбор диапазона данных

Следующий
шаг – выбор диапазона «Подписи категорий».

Рис. 11.
Выбор диапазона «Подписи категорий»

Нажимаем
на кнопку «Далее».

Даем
название диаграмме.

Рис. 12.
Название диаграммы.

Устанавливаем
видимость значений оклада сотрудников.

Рис. 13.
Оклада сотрудников

Нажимаем
на кнопку «Далее» и выбираем построение диаграммы на имеющемся листе (Рис. 14).

Рис. 14.

Нажимаем
на кнопку «Готово» и получаем требуемую диаграмму (Рис. 15).

Рис. 15.

Заключение

В этой работе мы познакомились с Microsoft Office, Excel. Табличный
процессор Microsoft Excel дал возможность
без труда обрабатывать числа и любую другую деловую информацию.

Поняв работу в Microsoft Excel мы имеем возможность вести простые базы данных для учета
материалов, товаров, денег. Также узнали что в Microsoft Excel можно просто и без труда представлять цифровые
данные в виде диаграммы, что упрощает подсчет чисел. Разобрались как делать
таблицы, как их сохранять, проводить статистику, копировать, подсчитывать.
Пользовательский интерфейс Office Fluent, ориентированный
на результаты, всегда позволяет найти в Office Excel нужные средства, когда они необходимы. В зависимости от
выполняемой работы (например, создание таблицы или формулы) Office Excel предлагает
пользователю соответствующие команды. В Office Excel удобно работать с большими объемами данных поддерживаются
электронные таблицы, содержащие до 1 миллиона строк и 16 ООО столбцов. Помимо
увеличенных размеров таблицы, в Office Excel внедрена поддержка платформ с многоядерными процессорами,
что позволяет значительно ускорить расчет таблиц, содержащих множество формул.
Создание и работа с диаграммами протекают одинаково в различных приложениях,
поскольку средство построения диаграмм в Office Excel совместимо с Microsoft Office Word и Microsoft Office PowerPoint. Кроме того, с
помощью библиотеки подключений к данным можно легко подключаться к внешним
источникам данных. Более простое применение условного форматирования к данным
позволяет выявлять закономерности и отслеживать динамику данных. Среди новых
средств визуализации можно назвать градиенты, графики распределения, столбцы
данных и значки показателей эффективности.

Список Литературы

1.    Владислав Ткачук.
ПК просто! Путеводитель в мире компьютеров.

2.  И.Г. Лесничая, И.В. Миссинг,
Ю.Д. Романова, В.И. Шестаков.

3.     Винстон У.Л. Microsoft Office Excel
2019. Анализ
данных и бизнес – моделирование.

4.    Пил Д. Microsoft Excel 2020

5.  Сингаевская Г.И. Функции
в Microsoft
Office Excel 2019

Размещено на Allbest.ru

Санкт-Петербургское государственное бюджетное специальное

реабилитационное образовательное учреждение среднего профессионального образования  техникум для инвалидов «Профессионально-реабилитационный центр»

Методическое пособие

Конспект лекций по дисциплине

ЕН.02. «Информационные технологии в профессиональной деятельности»

Тема: Работа в программе Microsoft Excel

для обучающихся Санкт-Петербургского государственного бюджетного

специального реабилитационного образовательного учреждения среднего профессионального образования  техникума для инвалидов

“Профессионально-реабилитационный центр”

Разработали:

Таранова О.А.– преподаватель

СПб ГБУ «Профессионально-реабилитационный центр»

Санкт – Петербург

2015 г.

Содержани

1. Обработка данных средствами табличного процессора Microsoft Excel 3

2. Основные понятия 3

3. Ячейки и их адресация 4

4. Диапазон ячеек 4

5. Ввод, редактирование и форматирование данных 4

6. Ввод текста и чисел 4

7. Копирование содержимого ячеек 5

8. Форматирование содержимого ячеек 5

9. Автоматизация ввода 6

10. Формулы 7

11. Ссылки на ячейки 7

12. Абсолютные и относительные ссылки 8

13. Построение диаграмм и графиков 9

14. Тип диаграммы 9

15. Создание диаграммы. 10

16. Выбор данных 10

17. Оформление диаграммы 11

18. Размещение диаграммы 12

19. Редактирование диаграммы 12

20. Инструменты управления диаграммами. 13

21. Изменение типа диаграммы. 13

22. Замена источника данных. 14

23. Замена столбцов и строк. 14

24. Редактирование элементов диаграммы. 14

25. Удаление диаграммы. 15

26. ОШИБКИ ПРИ ОБРАБОТКЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ 15

1. Обработка данных средствами табличного процессора Microsoft Excel

Для представления данных в удобном виде используют таблицы, что дает возможность не только отображать, но и обрабатывать данные. Класс программ для этой цели называется табличными процессорами.

Особенность табличных процессоров заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменения содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями.

Применение табличных процессоров упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную. Служат для:

1. • проведения однотипных расчетов над большими наборами данных;

2. • автоматизации итоговых вычислений;

3. • решения задач путем подбора значений параметров;

4. • обработки результатов экспериментов;

5. • проведения поиска оптимальных значений параметров;

6. • подготовка табличных документов;

7. • построение диаграмм и графиков по имеющимся данным.

Программа Microsoft Excel предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул. Наличие средств автоматизации облегчает эти операции.

1. Основные понятия

Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист, с которым и ведется работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа, находящемся в его нижней части (Рис. 1). По ярлычкам можно переходить к другим рабочим листам внутри одной книги. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлычке. Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами, и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 16 384 столбцов от А до IV. Строки последовательно нумеруются цифрами от 1 до 1048 576.

Рис. 1. Расположение ярлычков листа на экране

1. Ячейки и их адресация

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки (в этом порядке), на пересечении которых она расположена (А1, D4). Номер ячейки выполняет функции ее адреса. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. Одна из ячеек всегда активна и выделяется рамкой активной ячейки. Эта рамка играет роль курсора. Операции ввода и редактирования всегда приводятся в активной ячейке.

1. Диапазон ячеек

На данные с соседних ячейках можно ссылаться в формулах как на единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном. Наиболее часто используются прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек в противоположных концах прямоугольника на пример (А1:С15). Выделение диапазона производят протягиванием указателя от одной угловой ячейки до противоположной по диагонали. Чтобы выбрать столбец или строку целиком, следует щелкнуть на их заголовке. Протягиванием по заголовкам можно выбрать несколько идущих подряд столбцов или строк.

1. Ввод, редактирование и форматирование данных

Отдельная ячейка может содержать данные одного из типов: текст, число, дата, время или формула. Тип данных определяется автоматически при вводе в ячейку. Ввод формулы всегда начинается со знака равенства.

1. Ввод текста и чисел

Ввод данных осуществляется непосредственно в текущую ячейку или в строку формул. Место ввода обозначается текстовым курсором. Если щелкнуть на строке формул или дважды на текущей ячейке, можно редактировать содержимое ячейки. Чтобы завершить ввод, сохранив данные, используют Enter. Для очистки содержимого ячейки — Delete.

1. Копирование содержимого ячеек

Копирование и перемещение ячеек в Excel можно осуществлять методом перетаскивания (для небольшого числа ячеек) или через буфер (при работе с большими диапазонами).

Чтобы скопировать или переместить текущую ячейку (выделенный диапазон) вместе с содержимым, следует навести курсор на рамку текущей ячейки, он примет вид стрелки. Теперь ячейку можно перетащить в любое место рабочего листа (точка вставки помечается всплывающей подсказкой).

Для выбора способа перетаскивания можно использовать специальное перетаскивание при нажатой правой кнопке мыши. При отпускании кнопки в появившемся меню можно выбрать операцию.

При использовании буфера обмена вставка данных возможна лишь немедленно после копирования или вырезания. «Вырезанные» данные удаляются из места их исходного размещения только в момент вставки. Команды Копировать и Вырезать можно найти в контекстном меню, которое открывается при нажатии правой клавиши мыши на объекте или на Вкладке Главная, подменю Буфер обмена.

Контекстное меню Подменю Буфер обмена

1. Форматирование содержимого ячеек

По умолчанию текстовые данные выравниваются по левому краю ячейки, а числа по правому. Изменить формат отображения данных — команда Формат, Ячейки. Вкладки этого диалогового окна (Рис. 2) позволяют выбирать формат записи данных, направление текста и метод его выравнивания, определять шрифт и начертание, задавать фоновый цвет, управлять отображением и видом рамок.

Рис. 2. Окно Формат ячеек

1. Автоматизация ввода

Для ввода повторяющихся или однотипных данных. К числу средств автоматизации ввода относятся: автозавершение, автозаполнение числами и автозаполнение формулами.

Автозавершение применяют при вводе в ячейки одного столбца текстовых строк среди которых есть повторяющиеся. Если при вводе в ячейку обнаружено соответствие ранее введенным строкам, введенный текст автоматически дополняется. Нажатие Enter подтверждает автозавершение, иначе ввод можно продолжать, игнорируя предлагаемый вариант. Операция действует при введении данных в ячейки, идущие подряд.

Автозаполнение числами. В правом нижнем углу рамки текущей ячейки имеется черный квадратик – маркер автозаполнения. При наведении на него указателя мыши (обычно он имеет форму толстого белого креста), он приобретает форму тонкого черного крестика. Перетаскиванием маркера можно «размножить» содержимое ячейки по вертикали или горизонтали.

Если ячейка содержит число (дату, денежную сумму), то при перетаскивании происходит копирование ячеек или их заполнение арифметической прогрессией. При перетаскивании правой кнопкой мыши в диалоговом окне (появляется после отпускания мыши) можно выбрать способ автозаполнения.

Пример: пусть А1 содержит 1. Перетаскиваем маркер на ячейки В1, С1. В открывшемся меню выбираем Копировать ячейки, все ячейки будут содержать 1. Если выберем Заполнить, то в ячейках окажутся числа 1, 2 и 3.

Чтобы сформулировать условия заполнения нужно выполнить последовательность команд Правка, Заполнить, Прогрессия. В окне выбирается тип прогрессии, величина шага и предельное значение.

Автозаполнение формулами выполняется также. Ее особенность заключается в необходимости копирования ссылок на другие ячейки. В ходе автозаполнения принимается во внимание характер ссылок в формуле: относительные ссылки изменяются в соответствии с относительным расположением копии и оригинала, абсолютные остаются без изменений.

1. Формулы

Вычисления осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменить стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в строке формул (Рис. 3).

Рис. 3. Отображение формулы в «строке формул»

Правило использования формул в Excel:

• если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует использовать формулу. Это гарантирует, что последующее редактирование таблицы не нарушит ее целостности и правильности вычислений в ней.

• формулы обязательно должны вводиться в английской раскладке клавиатуры.

1. Ссылки на ячейки

Формула может содержать ссылки, то есть адреса ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Таким образом, результат вычисления формулы зависит от числа, находящегося в другой ячейке. Ячейка, содержащая формулу, является зависимой. Значение, отображаемое в ячейке с формулой, пересчитывается при изменении значения ячейки, на которую указывает ссылка. Ссылку можно задать разными способами:

• адрес ячейки можно ввести вручную;

• щелкнуть на нужной ячейке или выбрать диапазон, адрес которого нужно ввести (выделяются при этом пунктирной рамкой).

Обратите внимание на кнопки минимизации, присоединенные к соответствующим полям у всех диалоговых окон, которые требуют указания номеров ячеек (Рис. 4).

Рис. 4. Кнопки минимизации на панели редактирования свойств формулы

Эти кнопки сворачивают окно до минимального размера, что облегчает выбор ячеек на листе. Для редактирования формулы следует дважды щелкнуть на соответствующей ячейке. При этом ячейки, от которых зависит значение формулы, выделяются на рабочем листе цветными рамками, а сами ссылки отображаются в ячейке и в строке формул тем же цветом. Это облегчает редактирование формул.

1. Абсолютные и относительные ссылки

По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные. Это означает, что при копировании формула адреса в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.

При абсолютной адресации адреса ссылок при копировании не изменяются, так что ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как нетабличная. Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4. Адрес ячейки предваряется знаком $.

1. Построение диаграмм и графиков

Чтобы помочь вам проанализировать и понять информацию, представленную в числовом виде, MS Excel позволяет вывести ее в графическом виде – как график или диаграмму. Способность наглядно представлять большие массивы числовых данных делает MS Excel очень удобным средством отслеживания зависимостей и составления прогнозов.

В программе Excel термин диаграмма используется для обозначения всех видов графического представления числовых данных. Построение графического изображения производится на основе ряда данных. Так называют группу ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных.

Чтобы создать диаграмму, упрощающие понимание данных рабочего листа, сначала потребуется познакомиться со структурой и назначением самой диаграммы.

Ряды данных. Числовые данные, на основе которых MS Excel строит диаграмму.

Ось Х. Определяет ширину диаграммы.

Ось Y. Задает высоту диаграммы.

Легенда. Содержит текст, описывающий отображение на диаграмме данные.

Заголовок диаграммы. Описывает назначение диаграммы.

Диаграмма представляет собой вставной объект, внедренный на один из листов рабочей книги. Она может отображаться на листе с данными или на любом другом листе (часто для диаграммы отводят отдельный лист). Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных немедленно изменяет свой вид.

1. Тип диаграммы

Форму диаграммы выбирают в разделе Диаграммы на вкладке Вставка. Для выбранного типа диаграммы справа указывается несколько вариантов представления данных (Рис. 5). Необходимо выбрать один из вариантов и нажать на кнопку ОК.

Рис. 5. Окно выбора типа диаграммы

Гистограмма. Количественные показатели представляются в виде вертикальных столбцов, увеличивающихся в верхнем направлении. Эффективна при сравнении двух или большего количества показателей, например ежемесячных продаж или объемов продаж разных менеджеров.

График. Количественные показатели представляются в виде линий. На графике показаны только самые верхние точки гистограммы.

Круговая. Подобна графику, но в ней цветом заливается вся область под линией.

Линейчатая. Напоминает гистограмму, повернутую на 90⁰: столбцы «растут» слева направо.

С областями. Позволяет сравнить показатели относительно общего, например, объем продаж, совершенных одним менеджером, по отношению к объему продаж всей компании.

1. Создание диаграммы.

Перед созданием диаграммы необходимо ввести дополнительную информацию, которая нужна для обозначения в MS Excel отдельных элементов диаграммы. (Вы вполне можете изменить диаграмму и в дальнейшем, если не хотите, чтобы MS Excel выводила отдельные подписи прямо сейчас.)

1. Выбор данных

Для выбора данных, по которым будет строиться диаграмма, используется команда Выбор данных на вкладке Конструктор (Рис. 6). Если диапазон выбран заранее, то в области окна мастера появится отображение диаграммы (Рис. 7).

Рис.6. Окно выбора источника данных

Рис.7. Отображение диаграммы

Итак, чтобы создать диаграмму, выполните ряд действий.

1. Выделите числовые данные и подписи данных, которые будут принимать участие в создании диаграммы.

2. Перейдите во вкладку Вставка. Изучите список доступных типов диаграмм.

3. Щелкните на кнопке понравившегося типа диаграммы, например График или Гистограмма. На экране появиться палитра подтипов диаграммы.

4. Выберите необходимый вариант. MS Excel создаст диаграмму и отобразит на экране вкладку Работа с диаграммами.

1. Оформление диаграммы

На вкладке Макет режима Работа с диаграммами (Рис. задаются:

• название диаграммы, подписи осей;

• отображение и маркировка осей координат;

• отображение сетки линий, параллельных осям;

• описание построенных графиков (Легенда);

• отображение надписей, соответствующих отдельным элементам данных на графике (Подписи данных);

• представление данных, использованных при построении графика, в виде таблицы (Таблица данных).

и т.д.

Рис. 8.

В зависимости от типа диаграммы некоторые из перечисленных вкладок могут отсутствовать.

1. Размещение диаграммы

Указать место размещения диаграммы (новый рабочий лист или уже имеющийся) (Рис.9) можно на Вкладке Конструктор режима Работы с диаграммами. Этот выбор важен только для последующей печати документа, содержащего диаграмму.

Рис.9 Окно Выбора размещения диаграммы

1. Редактирование диаграммы

Готовую диаграмму можно изменить. Она состоит из набора отдельных элементов, таких как сами графики (ряды данных), оси координат, заголовок диаграммы, область построения и т.д.

При щелчке на элементе он выделяется маркерами, а при наведении на него указателя мыши — описывается всплывающей подсказкой. Открыть диалоговое окно для форматирования элемента — меню Формат (для выделенного элемента) или через контекстное меню (команда Формат). Если требуется внести существенные изменения, следует вновь воспользоваться командами на вкладках Конструктор, Макет. Предварительно диаграмму надо выделить.

Чтобы удалить диаграмму, можно удалить рабочий лист, на котором она расположена (Контекстное меню, Удалить), или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист, и нажать на клавиатуре клавишу Delete.

1. Инструменты управления диаграммами.

После щелчка на диаграмме MS Excel выведет на экран вкладку Работа с диаграммами, которая содержит инструменты управления диаграммами, разбитые на четыре категории.

Тип. Позволяет изменять тип диаграммы.

Данные. Применяется для изменения источника данных диаграммы: числовых данных, откладываемых вдоль осей X и Y.

Макеты диаграмм. Инструменты этого раздела применяются для изменения отдельных элементов диаграмм, например заголовка диаграммы, подписей осей X и Y, расположения легенды (вверху, внизу, слева или справа) и т.д.

Стили диаграмм. Предоставляет возможность кардинальным образом изменить вид диаграммы.

1. Изменение типа диаграммы.

Имея в своем распоряжении готовую диаграмму, вы можете поэкспериментировать со способом представления числовых данных в графическом виде. Например, изменить гистограмму на диаграмму с областями. Чтобы изменить тип диаграммы, выполните ряд действий.

1. Щелкните на диаграмме, тип которой требуется изменить. На экране появится вкладка Работа с диаграммами.

2. Перейдите во вложенную вкладку Конструктор.

3. Щелкните на кнопке Изменить тип диаграммы в разделе Тип. Вы увидите диалоговое окно Изменение типа диаграммы.

4. Выберите необходимый тип диаграммы, например Круговая или Линейчатая. В правой панели диалогового окна вы увидите различные макеты для указанного типа диаграммы.

5. Щелкните на понравившемся макете диаграммы в правой панели.

6. Щелкните на кнопке ОК. MS Excel применит к диаграмме новый тип.

Совет. Если вам не нравится, как выглядит диаграмма, нажмите Ctrl+Z, чтобы вернуться к исходному дизайну.

1. Замена источника данных.

Еще один способ изменения вида диаграммы – это замена источника данных (ячеек с числовыми данными, на основе которых строится диаграмма). Чтобы изменить источник данных для диаграммы, выполните ряд действий.

1. Щелкните на диаграмме, которую требуется изменить. На экране появится вкладка Работа с диаграммами.

2. Перейдите во вложенную вкладку Конструктор.

3. Щелкните на кнопке Выбрать данные раздела Данные. Вы увидите диалоговое окно Выбор источника данных.

4. (не обязательно) Щелкните на кнопке свертывания диалогового окна для просмотра большей части текущего рабочего листа.

5. Выделите все ячейки, данные которых принимают участие в построении диаграммы, включая ячейки с подписями, значениями и формулами.

6. Щелкните на кнопке ОК.

MS Excel выведет диаграмму, построенную на основе данных.

1. Замена столбцов и строк.

Программа MS Excel создает диаграммы, автоматически размещая подписи данных вдоль оси Х, а значения – вдоль оси Y. Тем не менее, подписи со значениями можно поменять местами, сразу же знакомясь с получаемым результатом.

Чтобы поменять столбцы и строки данных местами при построении диаграммы, выполните приведенную ниже инструкцию.

1. Щелкните на диаграмме, которую необходимо изменить. На экране появится вкладка Работа с диаграммами.

2. Перейдите во вложенную вкладку Конструктор.

3. Щелкните на кнопку Строка/столбец раздела Данные. MS Excel поменяет местами данные, выводимые вдоль осей X и Y.

1. Редактирование элементов диаграммы.

Чтобы сделать диаграмму информативнее, в нее добавляются вспомогательные текст и объекты.

• Заголовок диаграммы.

• Легенда.

• Подписи данных.

• Подписи осей.

• Название осей.

• Сетка.

Каждый элемент диаграммы MS Excel можно либо переместить в другое место, либо вообще удалить. Чтобы изменить вспомогательные элементы диаграммы, выполните ряд действий.

1. Щелкните на диаграмме, которую необходимо изменить. На экране появится вкладка Работа с диаграммами.

2. Перейдите во вложенную вкладку Макет.

3. Щелкните на кнопке с названием элемента диаграммы, которую вы хотите изменить, например Легенда или Названия осей. На экране появится меню доступных вариантов.

1. Удаление диаграммы.

Диаграммы весьма функциональны, но даже их изредка приходится удалять. Чтобы удалить диаграмму, выполните следующее.

1. Щелкните на диаграмме, которую необходимо удалять.

2. Нажмите клавишу .

Совет. Вы также можете щелкнуть на диаграмме правой кнопкой мыши и выбрать в появившемся контекстном меню команду Вырезать.

1. ОШИБКИ ПРИ ОБРАБОТКЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ

###…###	Значение (результат) формулы не умещается в ячейке или слишком много значащих цифр в числе
#ДЕЛ/0!	Делитель в Формуле принял значение «Ноль» (попытка деления на ноль)
#ИМЯ?	Указано имя, которое невозможно распознать. Например, искажено имя функции, использовано имя ячейки, которое ранее не было определено или имя ячейки набрано русскими буквами
#ЧИСЛО!	Недопустимое значение аргумента в функции (например, извлекается корень из отрицательного числа)
#ССЫЛКА!	Недопустимая ссылка на ячейку
#ЗНАЧ!	Недопустимый тип аргумента функции или операнда формулы (например, вместо числа введен текст или использована относительная ссылка, вместо абсолютной и при копировании формулы используются пустые (незанятые) ячейки)

Цель работы:

• Научиться вводить данные в электронные таблицы.
• Научиться форматировать ячейки таблицы.
• Научиться работать со встроенными функциями Microsoft Excel 2010.

Теоретический материал

Интерфейс Excel 2010. Стартовое окно программы содержит три пустых листа рабочей книги. Вверху находится лента с инструментами вкладок: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид.

Для вызова полного набора инструментов той или иной панели надо открыть окно данной панели, нажав на стрелочку в правом нижнем углу.

При этом откроется соответствующее окно с инструментами.

Пользователь, используя команды вкладки Главная, в документе Microsoft Excel 2010 может отформатировать ячейки и документ.

Формат ячейки включает в себя параметры, которые определяют:

•  вид представления числового значения ячейки (Главная/ Число или в контекстном меню Формат ячейки/ Число);
•  выравнивание и ориентацию содержимого ячейки (Главная/ Выравнивание или Формат ячейки/ Выравнивание);
•  вид шрифта (Главная/ Шрифт или Формат ячейки/ Шрифт);
•  обрамление ячейки (Главная/ Шрифт или Формат ячейки/ Граница);
•  Заполнение (фон) ячейки (Главная/ Шрифт или Формат ячейки/ Заливка).

Кроме этого, можно установить параметры защиты данных, записанных в ячейку (Главная/ Ячейки/ Формат/ Защита или Формат ячейки/ Защита). Так же на вкладке Главная можно задать стиль ячеек или таблицы (Главная/ Стили).

Команды группы Ячейки позволяют Вставить или Удалить ячейки, строки и столбцы. С помощью команды Формат задать Размер, Видимость строки или столбца, Упорядочить листы и установить Защиту.

Обычно ячейки форматируются путем изменения отдельных параметров. Перед тем как изменить формат ячейки, необходимо установить на нее табличный курсор. Если же требуется установить формат для нескольких ячеек одновременно, следует предварительно выделить эти ячейки.

Ввод данных в ячейки Excel

В ячейки листа Excel можно вводить – числовые данные, текстовые данные и формулы. Кроме того, есть возможность ввести логические и ошибочные значения, значения даты и времени.

После ввода цифровых и текстовых данных нет необходимости нажимать клавишу Enter. Для перехода к следующей ячейке достаточно воспользоваться клавишами со стрелками или клавишей Tab.

Если необходимо начать ввод данных в текущей ячейке с новой строки, перейдите в режим редактирования ячейки и нажмите клавиши Alt+Enter.

По умолчанию текст в ячейках выравнивается по левому краю, а числа — по правому. При необходимости форматирование можно провести вручную.

Формулой в Excel называется последовательность символов, начинающаяся со знака равенства “=”. В эту последовательность символов могут входить постоянные значения, ссылки на ячейки, имена, функции или операторы. Результатом работы формулы является новое значение, которое выводится как результат вычисления формулы по уже имеющимся данным.

Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, меняются, то результат изменится автоматически.

После того как формула введена в ячейку, вы можете ее перенести, скопировать или распространить на блок ячеек.

При перемещении формулы в новое место таблицы ссылки в формуле не изменяются, а ячейка, где раньше была формула, становится свободной. При копировании формула перемещается в другое место таблицы, ссылки изменяются, но ячейка, где раньше находилась формула, остается без изменения. Формулу можно распространить на блок ячеек.

При копировании формул возникает необходимость управлять изменением адресов ячеек или ссылок. Для этого перед символами адреса ячейки или ссылки устанавливаются символы “$”. Изменяться только те атрибуты адреса ячейки, перед которыми не стоит символ “$”. Если перед всеми атрибутами адреса ячейки поставить символ “$”, то при копировании формулы ссылка не изменится.

Если в ссылке используются символы $, то она называется абсолютной, если символов $ в ссылке нет — относительной. Адреса таких ссылок называются абсолютными и относительными, соответственно.

Функция Excel — это заранее определенная формула, которая работает с одним или несколькими значениями и возвращает результат.

Функции в Excel используются для выполнения стандартных вычислений в рабочих книгах. Значения, которые используются для вычисления функций, называются аргументами. Значения, возвращаемые функциями в качестве ответа, называются результатами. Помимо встроенных функций вы можете использовать в вычислениях пользовательские функции, которые создаются при помощи средств Excel.

Аргументы функции записываются в круглых скобках сразу за названием функции и отделяются друг от друга символом точка с запятой “;”.

Скобки позволяют Excel определить, где начинается и где заканчивается список аргументов. Внутри скобок должны располагаться аргументы.
В качестве аргументов можно использовать числа, текст, логические значения, массивы, значения ошибок или ссылки. Аргументы могут быть как константами, так и формулами.

Для удобства работы функции в Excel разбиты по категориям: функции управления базами данных и списками, функции даты и времени, DDE/Внешние функции, инженерные функции, финансовые, информационные, логические, функции просмотра и ссылок. Кроме того, присутствуют следующие категории функций: статистические, текстовые и математические.

При помощи текстовых функций имеется возможность обрабатывать текст: извлекать символы, находить нужные, записывать символы в строго определенное место текста и многое другое.

С помощью функций даты и времени можно решить практически любые задачи, связанные с учетом даты или времени (например, определить возраст, вычислить стаж работы, определить число рабочих дней на любом промежутке времени).

Логические функции помогают создавать сложные формулы, которые в зависимости от выполнения тех или иных условий будут совершать различные виды обработки данных.

В Excel широко представлены математические функции. Например, можно выполнять различные операции с матрицами: умножать, находить обратную, транспонировать.

С помощью статистических функций возможно проводить статистическое моделирование. Кроме того, возможно использовать элементы факторного и регрессионного анализа.

Т.к. функция суммы используется наиболее часто, то на вкладке Главная вынесена кнопка Автосумма . Кнопка Автосумма снабжена выпадающим списком, из которого можно выбрать другую формулу для ячейки.

Условная функция. Общий вид условной функции следующий:

ЕСЛИ(<условие>; <выражение1>; <выражение2>)

Условие — это логическое выражение, которое может принимать значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. <выражение 1> и <выражение 2> могут быть числами, формулами или текстами.

Условная функция, записанная в ячейку таблицы, выполняется так: если условие истинно, то значение данной ячейки определит <выражение 1>, в противном случае — <выражение 2>.

Логические выражения. Логические выражения строятся с помощью операций отношения (<, >, <= (меньше или равно), >= (больше или рано), =, <> (не равно)) и логических операций (логическое И, логическое ИЛИ, логическое отрицание НЕ). Результатом вычисления логического выражения являются логические величины ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Существуют особенности записи логических операций в табличных процессорах: сначала записывается имя логической операции (И, ИЛИ, НЕ), а затем в круглых скобках перечисляются логические операнды.

И (логическое_значение1;	Возвращает значение ИСТИНА, если все аргументы
Логическое_значение2; …)	имеют значение ИСТИНА; возвращает значение (AND) ЛОЖЬ, если хотя бы один аргумент имеет значение ЛОЖЬ; например, И(2+2=4;2+3=5) равняется ИСТИНА, если ячейка B4 содержит число между 1 и 100, то И(1<B4; B4<100) равняется ИСТИНА
ИЛИ(логическое_значение1;	Возвращает значение ИСТИНА, если хотя бы один
Логическое_значение2; …)	аргументов имеет значение ИСТИНА ивозвращает
	(OR) значение ЛОЖЬ, если все аргументы имеют значение ЛОЖЬ; например, ИЛИ(2+2=4; 2+3=6) возвращает ИСТИНА; если ячейка B4 содержит число меньше 1 или больше 100, то ИЛИ(1<B4; B4>100) возвращает ИСТИНА. НЕ (логическое_зачение) (NOT) Меняет на противоположное логическоезначение своего аргумента; например НЕ(2+2=5) возвращает ИСТИНА; если ячейка B4 содержит число меньше 1 или больше 100, то НЕ(ИЛИ(1<B4; B4>100)) возвращает ЛОЖЬ

Вложенные логические функции ЕСЛИ.

Формат записи:

= ЕСЛИ(усл.1; выражение В; ЕСЛИ(усл.2; выражение С; ЕСЛИ(…))).

Число вложенных функций в принципе может быть любое, но общая длина строки не должна быть слишком большой.

Контрольные вопросы:

1. Как выполняется объединение ячеек?

2. Какие встроенные функции Microsoft Excel 2010 вы знаете?

3. Как работает Мастер функций?

4. Для чего используются функции МИН, МАКС, СРЗНАЧ?

5. В каких случаях применется условная функция ЕСЛИ?

6. Какие наиболее часто используемые функции можно выбрать с помощью команды Автосумма?

Практическая работа

Задание 1. Создать таблицу «Зачетная ведомость» и произвести простейшие статистические вычисления.

Методические указания:

1. Переименуйте рабочий лист книги Excel из Лист 1 в Зачет, дважды щелкнув мышью по названию листа: название листа находится на вкладке в нижней части окна Excel.

2. Наберите название таблицы:

• выделите ячейки с A1 по K1 (A1:K1);
• выберите Контекстное меню/ Формат ячеек/ Выравнивание/ Объединить ячейки или выполните команду Главная/ Выравнивание/ Объединить и поместить в центре ;
• наберите текст названия таблицы;
• установите размер шрифта 12, полужирное начертание.

3. Создайте таблицу с данными:

4. Вычислите лучшую оценку у ученика Абрамова К.:

• установите курсор в ячейку I6;
• нажмите на кнопку  рядом со строкой формулы, вызовите Мастер функций/ Функция/ Категория — Статистические/ МАКС;
• в строку Число1 введите диапазон ячеек C6:H6 (эти ячейки можно выделить мышью) и нажмите Ок. В ячейке появится найденное значение;
• протяните полученное значение на все остальные ячейки. В каждой строке значение вычисляется исходя из тех данных, которые в ней находятся;
• аналогичным образом найдите лучшую оценку и средний балл с помощью функций МИН и СРЗНАЧ соответственно.

5. Вычислите лучшую, худшую оценки и средний балл по каждой теме в строках 13, 14 и 15, используя команду Главная/ Редактирование/ Автосумма.

6. Найдите лучшую, худшую оценки и средний балл по всем значениям таблицы в ячейках I13, J14, K15, пользуясь данными строк или столбцов лучших, худших и средних результатов.

Задание 2. Создать таблицу «Зачетная ведомость» с использованием условной функции ЕСЛИ.

Методические указания

1. Лист 2 ЭТ переименуйте в Допуск.
2. Введите данные как показано на слайде.
3. В ячейку Е2 введите формулу вычисления среднего значения =СРЗНАЧ(B2:D2)
4. Скопируйте эту формулу в ячейки Е3, Е4, Е5.
5. К полученным результатам примените форматирование ячеек.
6. В ячейку F2 необходимо ввести формулу =ЕСЛИ(E2>=3;»Зачет»;ЕСЛИ(E2<3;»Незачет»)) и скопировать ее в ячейки F3, F4, F5.
7. Сохраните документ.