Средства для автоматизации ms word

Часть 1. Microsoft Word и Microsoft Excel

Коротко об автоматизации

VBA и средства разработки контроллеров автоматизации

Объектные модели Microsoft Office

Общие принципы создания контроллеров автоматизации

Автоматизация Microsoft Word

   Программные идентификаторы и объектная модель Microsoft Word

   Создание и открытие документов Microsoft Word

   Сохранение, печать и закрытие документов Microsoft Word

   Вставка текста и объектовв документ и форматирование текста

   Перемещение курсора по тексту

   Создание таблиц

   Обращение к свойствам документа

Автоматизация Microsoft Excel

   Программные идентификаторы и объектная модель Microsoft Excel

   Запуск Microsoft Excel, создание и открытие рабочих книг

   Сохранение, печать и закрытие рабочих книг Microsoft Excel

   Обращение к листам и ячейкам

   Создание
диаграмм

Настоящая статья посвящена теме, может быть, и не новой,
но, как показывают письма читателей, по-прежнему актуальной — автоматизации
приложений Microsoft Office. Многие разработчики в процессе работы над своими
проектами (неважно, с помощью какого средства разработки — Delphi, C++Builder,
Visual Basic…) нередко применяют сервисы, предоставляемые Microsoft Office,
например построение сводных таблиц и диаграмм с помощью Microsoft Excel, генерацию
и печать документов с помощью Microsoft Word и т.д. Нередко пользователи, привыкшие
использовать приложения Microsoft Office в повседневной работе, сами настаивают
на применении в приложениях таких сервисов либо просто на сохранении отчетов
и других документов в одном из форматов Microsoft Office. Отметим, что потенциальные пожелания подобного рода
компанией Microsoft учтены достаточно давно — практически все, что в состоянии
сделать пользователь любого приложения Microsoft Office с помощью меню, клавиатуры
и инструментальной панели, может быть произведено и автоматически, то есть либо
из VBA-программы, либо из приложения, созданного с помощью одного из средств
разработки. Иными словами, приложения Microsoft Office являются программируемыми.
Программируемость в общем случае означает возможность
управления данным приложением с помощью макроязыков либо с помощью других приложений.
Все компоненты Microsoft Office поддерживают один и тот же макроязык: Visual
Basic for Applications (VBA), позволяющий создавать приложения непосредственно
внутри документов Office (это называется «решения на базе Microsoft Office»).
Управление же компонентами Office из других приложений осуществляется с помощью
автоматизации (Automation, ранее — OLE Automation) — все приложения
Microsoft Office являются серверами автоматизации (или COM-серверами).
Для создания таких приложений пригодны любые средства
разработки, позволяющие создавать контроллеры автоматизации (COM-клиенты).
Наиболее часто для этой цели используется Visual Basic,
но это могут быть и Delphi, и C++Builder, и Visual C++. Однако прежде чем обсуждать
возможности тех или иных средств разработки, следует разобраться, что такое
автоматизация.

Коротко об автоматизации

Автоматизация — это одна из возможностей, предоставляемых технологией
Microsoft COM (Component Object Model). Не вдаваясь в подробности реализации
этой технологии, заметим, что она используется приложениями (называемыми COM-серверами)
для предоставления доступа к их объектам, а также к свойствам и методам этих
объектов другим приложениям (называемым COM-клиентами), каковыми могут быть
и средства разработки. Например, текстовый процессор, будучи COM-сервером, может
предоставлять другим приложениям доступ к документу, абзацу, закладке с помощью
соответствующих объектов. Для именования (и опознания) COM-серверов обычно используются
специальные строковые обозначения — программные идентификаторы (Programmatic
Identifier, ProgID). Они нужны для того, чтобы операционная система могла с
помощью этих идентификаторов определить, в каком именно каталоге (или на каком
компьютере локальной сети, если используется тот или иной способ удаленного
доступа к серверу) расположен исполняемый файл сервера автоматизации, и запустить
его на выполнение. О том, какие именно программные идентификаторы применяются
для того или иного приложения Microsoft Office, будет сказано в разделах, посвященных
этим приложениям.

Объекты автоматизации с точки зрения программирования мало чем отличаются от
обычных объектов, знакомых нам из теории и практики объектно-ориентированного
программирования. Как и обычные объекты, они обладают свойствами и методами.
Свойство — это характеристика объекта; например, свойством абзаца (объект
Paragraph) может быть его стиль (Style). Методом называется действие, которое
можно выполнить с объектом (например, можно сохранить документ с помощью метода
SaveAs объекта Document).

Нередко серверы автоматизации содержат наборы однотипных объектов, называемых
коллекциями. Например, текстовый процессор может содержать коллекцию документов,
а каждый документ — коллекцию абзацев.

Как узнать, какие объекты доступны в серверах автоматизации? Для этой цели
в комплект поставки любого сервера автоматизации входит документация и файлы
справки, описывающие их объектную модель. Если брать приложения Microsoft Office
2000, то это справочные файлы для программистов на Visual Basic for Applications
VBAxxx9.CHM (для Microsoft Office 97 — VBxxx8.HLP соответственно). Отметим,
что по умолчанию они не устанавливаются, так как нужны разработчикам, а не рядовым
пользователям.

Вся информация об объектах, необходимая контроллерам автоматизации, содержится
в библиотеках типов. Библиотеки типов хранятся в специальном бинарном формате
и обычно представлены в виде файлов с расширениями *.olb или *.tlb, а также
могут содержаться внутри исполняемых файлов (*.exe) или динамически загружаемых
библиотек (*.dll). Библиотеки типов можно просматривать с помощью утилиты OleView,
входящей в состав Microsoft Platform SDK, а средства разработки фирмы Borland
содержат свои собственные утилиты просмотра библиотек типов.

Заканчивая это более чем краткое введение в автоматизацию, остановимся также
на понятии связывания. Связыванием называется способ, с помощью которого переменная
или класс приложения-контроллера ссылается на объект автоматизации. Таких способов
существуют два: позднее связывание и раннее связывание.

Позднее связывание означает, что реальная ссылка на объект в переменной или
классе появляется на этапе выполнения приложения-контроллера. Этот способ обычно
более медленный, чем ранее связывание, но он доступен во всех средствах разработки,
позволяющих создавать контроллеры автоматизации, и менее чувствителен к тому,
все ли параметры методов перечислены при их вызовах в коде приложения-контроллера.
При позднем связывании корректность вызовов методов проверяется в момент их
осуществления, то есть на этапе выполнения приложения, а не на этапе его компиляции.

Раннее связывание означает, что реальная ссылка на объект автоматизации появляется
уже на этапе компиляции. Поэтому в коде приложения-контроллера требуется ссылка
на библиотеку типов (или на специальный модуль, являющийся интерфейсом к ней),
и это приводит к генерации в этом приложении классов с теми же свойствами и
методами, что и у объектов автоматизации, что делает возможными синтаксическую
проверку имен методов на этапе компиляции и доступ к именованным константам,
содержащимся в библиотеке типов. Отметим, однако, что далеко не все средства
разработки, поддерживающие позднее связывание, осуществляют также поддержку
раннего связывания.

Закончив экскурс в COM и автоматизацию, вернемся к вопросу о том, какие средства
разработки удобно применять для создания контроллеров автоматизации.

VBA и средства разработки контроллеров автоматизации

Как уже было сказано выше, контроллеры автоматизации можно создавать с помощью
различных средств разработки, и если вы уже используете какое-либо из инструментальных
средств, поддерживающих создание контролеров автоматизации, можно именно им
и воспользоваться. Единственное, что следует сделать — это узнать, поддерживается
ли вашим средством разработки ранее связывание, если вы планируете его использовать.
Примеры простейших контроллеров автоматизации (как правило, для Microsoft Word
или Microsoft Excel), дающие представление о том, как вызываются методы сервера,
обычно можно найти в комплекте поставки большинства современных средств разработки.

Освоение объектной модели автоматизируемого сервера можно начать с записи необходимой
последовательности действий в виде макроса с помощью VBА. Создать макрос можно,
выбрав из меню приложения Microsoft Office пункт Tools | Macro |Record New Macro.
Просмотр полученного макроса в редакторе кода VBA обычно позволяет понять, как
должен выглядеть код, реализующий эту последовательность действий.

Обсудив возможные средства разработки контроллеров автоматизации, можно наконец
перейти к самим приложениям Microsoft Office, к их объектным моделям и к их
использованию. В качестве средства разработки для приведенных ниже примеров
используется Borland Delphi 5, но поскольку в них приводится последовательность
вызова свойств и методов объектов Microsoft Office, перенос кода на другие языки
программирования не должен вызвать особых затруднений. Если специально не оговорено,
в данной статье во всех примерах используется раннее связывание.

Объектные модели Microsoft Office

Как было сказано выше, приложения Microsoft Office предоставляют контроллерам
автоматизации доступ к своей функциональности с помощью своей объектной модели,
представляющей собой иерархию объектов. Объекты могут предоставлять доступ к
другим объектам посредством коллекций.

В качестве иллюстрации того, как выглядит иерархия объектов Microsoft Office,
приведем небольшой фрагмент объектной модели Microsoft Word (рис.1):

В объектных моделях всех приложений Microsoft Office
всегда имеется самый главный объект, доступный приложению-контроллеру и представляющий
само автоматизируемое приложение. Для всех приложений Microsoft Office он называется
Application, и многие его свойства и методы для всех этих приложений также одинаковы.
Наиболее часто мы будем использовать следующие из них:

1. Свойство Visible (доступное для объекта Application всех приложений Microsoft
   Office) позволяет приложению появиться на экране и в панели задач; оно принимает
   значения True (пользовательский интерфейс приложения доступен) или False (пользовательский
   интерфейс приложения недоступен; это значение устанавливается по умолчанию).
   Если вам нужно сделать что-то с документом Office в фоновом режиме, не информируя
   об этом пользователя, можно не обращаться к этому свойству — в этом случае
   приложение можно будет найти только в списке процессов с помощью приложения
   Task Manager.
2. Метод Quit закрывает приложение Office. В зависимости от того, какое приложение
   Office автоматизируется, он может иметь параметры или не иметь таковых.

Общие принципы создания контроллеров автоматизации

В общем случае контроллер автоматизации должен выполнять следующие действия:

1. Проверить, запущена ли копия приложения-сервера.
2. В зависимости от результатов проверки запустить копию автоматизируемого
   приложения Office либо подключиться к уже имеющейся копии.
3. Сделать окно приложения-сервера видимым (в общем случае это не обязательно).
4. Выполнить какие-то действия с приложением-сервером (например, создать или
   открыть документы, изменить их данные, сохранить документы и пр.)
5. Закрыть приложение-сервер, если его копия была запущена данным контроллером,
   или отключиться от него, если контроллер подключился к уже имеющейся копии.

Соответствующий код для Delphi представлен в листинге 1.

Здесь мы воспользовались функциями GetActiveOleObject и CreateOleObject для
подключения к уже запущенной копии приложения-сервера или запуска новой, если
сервер не запущен, что приводит к тому, что в вариантную переменную помещается
ссылка на объект Application соответствующего сервера.

Приведенная часть кода контроллера в других средствах разработки может выглядеть
по-другому — она не имеет прямого отношения к методам объектов Office,
так как обусловлена правилами вызова стандартных функций OLE в Delphi (за исключением
вызовов методов Visible и Quit объекта Application). А вот все то, что должно
быть вставлено вместо комментария «Здесь выполняются другие действия с объектами
приложения Office», в разных средствах разработки должно выглядеть более или
менее однотипно — используя созданную вариантную переменную, мы манипулируем
методами и свойствами объекта Application.

В заключение сделаем одно маленькое замечание касательно числа параметров методов
объектов автоматизации. В случае применения позднего связывания число указанных
в коде параметров метода не обязано совпадать с их истинным числом (которое
можно найти в описании объектной модели соответствующего приложения). В этом
случае вполне допустимым является следующий код:

App.Quit;

несмотря на то что метод Quit объекта Application в случае некоторых приложений
Microsoft Office (например, Microsoft Word) имеет параметры.

При использовании же раннего связывания, например при создании контроллеров
с помощью Delphi, следует более строго подходить к определению параметров —
их число и тип должны соответствовать описанию методов в библиотеке типов. Например,
в случае раннего связывания корректный код на Delphi для закрытия документа
Word со значениями всех параметров по умолчанию будет иметь вид:

App.Quit(EmptyParam, EmptyParam, EmptyParam);

Исключением из этого правила является Visual Basic — это средство разработки
позволяет не задумываться о числе параметров методов при написании кода.

Обсудив общие принципы создания контроллеров автоматизации и узнав, как это
делается средствами Borland Delphi, мы можем перейти к рассмотрению автоматизации
конкретных приложений Microsoft Office. Начнем с одного из самого популярных
компонентов этого пакета — с Microsoft Word.

Автоматизация Microsoft Word

В данном разделе мы обсудим наиболее часто встречающиеся задачи, связанные
с автоматизацией Microsoft Word. Но перед этим рассмотрим, каковы программные
идентификаторы основных объектов Microsoft Word и что представляет собой его
объектная модель.

Программные идентификаторы и объектная модель Microsoft Word

Для приложения-контроллера доступны непосредственно следующие объекты:

Объект	Программный идентификатор	Комментарий
Application	Word.Application, Word.Application.9	С помощью этого программного идентификатора создается экземпляр Word без открытых документов
Document	Word.Document, Word.Document.9, Word.Template.8	С помощью этого программного идентификатора создается экземпляр Word с одним вновь созданным документом

Все остальные объекты Word являются так называемыми внутренними объектами.
Это означает, что они не могут быть созданы сами по себе; так, объект Paragraph
(абзац) не может быть создан отдельно от содержащего его документа.

Если вспомнить, что основное назначение Word — работа с документами, можно
легко понять иерархию его объектной модели (фрагмент ее был показан на рис.
1). Основным объектом в ней, как иво всех других приложениях Microsoft Office,
является объект Application, содержащий коллекцию Documents объектов типа Document.
Каждый объект типа Document содержит коллекцию Paragraphs объектов типа Paragraph,
Bookmarks типа Bookmark, Characters типа Character и т.д. Манипуляция документами,
абзацами, символами, закладками реально осуществляется путем обращения к свойствам
и методам этих объектов.

Ниже мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся задачи, связанные с автоматизацией
Microsoft Word. Если же вам встретилась задача, не совпадающая ни с одной из
перечисленных, вы можете попытаться найти подходящий пример на Visual Basic
в справочном файле VBAWRD9.CHM, либо, как уже было сказано выше, записать необходимую
последовательность действий в виде макроса и проанализировать его код.

Создание и открытие документов Microsoft Word

Для создания примеров использования Microsoft Word можно использовать код создания
контроллера, приведенный выше, и модифицировать его, заменяя комментарии кодом,
манипулирующим свойствами и методами объекта Word.Application. Мы начнем с создания
и открытия документов.

Создать новый документ Word можно, используя метод Add коллекции Documents
объекта Application:

App.Documents.Add;

Как создать нестандартный документ? Очень просто — нужно указать имя шаблона
в качестве параметра метода Add:

App.Documents.Add(‘C:Program Files _
   Microsoft OfficeTemplates1033Manual.dot’);

Для открытия уже существующего документа следует воспользоваться методом Open
коллекции Documents:

App.Documents.Open(‘C:MyWordFile.doc’);

Отметим, что свойство ActiveDocument объекта Word.Application указывает на
текущий активный документ среди одного или нескольких открытых. Помимо этого
к документу можно обращаться по его порядковому номеру с помощью метода Item;
например ко второму открытому документу можно обратиться так:

App.Documents.Item(2)

Отметим, что нумерация членов коллекций в Microsoft Office начинается с единицы.

Сделать документ активным можно с помощью метода Activate:

App.Documents.Item(1).Activate;

Следующее, чему следует научиться — это сохранять документ Word и закрывать
сам Word.

Сохранение, печать и закрытие документов Microsoft Word

Закрытие документа может быть осуществлено с помощью метода Close:

App.Documents.Item(2).Close;

или

App.ActiveDocument.Close ;

Метод Close имеет несколько необязательных (в случае позднего связывания) параметра,
влияющих на правила сохранения документа. Первый из них влияет на то, сохраняются
ли внесенные в документ изменения, и принимает три возможных значения (соответствующие
константы рекомендуется описать в приложении. См. листинг
2):

Третий параметр принимает значения True или False и влияет на то, пересылать
ли документ следующему пользователю по электронной почте. Если эта функциональность
не применяется, можно проигнорировать этот параметр.

Таким образом, при использовании этих параметров закрыть документ можно, например,
так:

App.ActiveDocument.Close(wdSaveChanges, _
   wdPromptUser) ;

Просто сохранить документ, не закрывая его, можно с помощью метода Save:

App.ActiveDocument.Save;

Этот метод также имеет несколько необязательных (в случае позднего связывания)
параметров, первый из которых равен True, если документ сохраняется автоматически,
и False, если нужно выводить диалоговую панель для получения подтверждения пользователя
о сохранении изменений (если таковые были сделаны). Второй параметр влияет на
формат сохраняемого документа, и список его возможных значений совпадает со
списком значений второго параметра метода Close.

Напоминаем, что закрыть сам Word можно с помощью метода Quit объекта Word.Application.
Этот метод имеет в общем случае три параметра, совпадающих с параметрами метода
Close объекта Document.

Вывод документа на устройство печати можно осуществить с помощью метода PrintOut
объекта Document, например:

App.ActiveDocument.PrintOut;

Если нужно изменить параметры печати, следует указать значения соответствующих
параметров метода PrintOut (в случае Microsoft Word их около двадцати).

Вставка текста и объектовв документ и форматирование текста

Для создания абзацев в документе можно использовать коллекцию Paragraphs объекта
Document, представляющую набор абзацев данного документа. Добавить новый абзац
можно с помощью метода Add этой коллекции:

App.ActiveDocument.Paragraphs.Add;

Для вставки собственно текста в документ, тем не менее, применяется не объект
Paragraph, а объект Range, представляющий любую непрерывную часть документа
(в том числе и вновь созданный абзац). Этот объект может быть создан разными
способами. Например, можно указать начальный и конечный символы диапазона (если
таковые имеются в документе):

var
   Rng : Variant;
...
   Rng := App.ActiveDocument.Range(2,4);
//со 2-го по 4-й символы

или указать номер абзаца (например, только что созданного):

Rng:= App.ActiveDocument.Paragraphs.Item(1).Range;

или указать несколько абзацев, следующих подряд:

Rng := App.ActiveDocument.Range _
   (App.ActiveDocument.Paragraphs.Item(3).Range.Start,_
   App.ActiveDocument.Paragraphs.Item(5).Range.End)

Вставить текст можно с помощью методов объекта Range InsertBefore (перед диапазоном)
или InsertAfter (после диапазона), например:

Rng.InsertAfter(‘Это вставляемый текст’);

Помимо объекта Range текст можно вставлять с помощью объекта Selection, являющийся
свойством объекта Word.Application и представляющий собой выделенную часть документа
(этот объект создается, если пользователь выделяет часть документа с помощью
мыши, и может быть также создан с помощью приложения-контроллера). Сам объект
Selection можно создать, применив метод Select к объекту Range, например:

var
   Sel : Variant;
...
App.ActiveDocument.Paragraphs.Item(3).Range.Select;

В приведенном выше примере в текущем документе выделяется третий абзац.

Если мы хотим вставить строку текста в документ либо вместо выделенного фрагмента
текста, либо перед ним, это можно сделать с помощью следующего фрагмента кода:

var
   Sel : Variant;
...
   Sel := App.Selection;
   Sel.TypeText(‘Это текст, которым мы заменим _
      выделенный фрагмент’);

Отметим, что если свойство Options.ReplaceSelection объекта Word.Application
равно True, выделенный текст будет заменен на новый текст (этот режим действует
по умолчанию); если же нужно, чтобы текст был вставлен перед выделенным фрагментом,
а не вместо него, следует установить это свойство равным False:

App.Options.ReplaceSelection := False;

Символ конца абзаца при использовании объекта Selection может быть вставлен
с помощью следующего фрагмента кода:

Sel.TypeParagraph;

К объекту Selection, так же как и к объекту Range, можно применить методы InsertBefore
и InsertAfter. В этом случае, в отличие от предыдущего, вставляемый текст станет
частью выделенного фрагмента текста.

С помощью объекта Selection, используя его свойство Font и свойства объекта
Font, такие как Bold, Italic, Size,…, можно отформатировать текст. Например,
таким образом можно вставить строку, выделенную жирным шрифтом:

Sel.Font.Bold := True;
Sel.TypeText(‘Это текст, который мы выделим _
   жирным шрифтом.’);
Sel.Font.Bold := False;
Sel.TypeParagraph;

Для наложения на вставляемый текст определенного заранее стиля можно использовать
свойство Style этого же объекта, например:

Sel.Style := ‘Heading 1’;
Sel.TypeText(‘Это текст, который станет _
   заголовком’);
Sel.TypeParagraph;

Нередко документы Word содержат данные других приложений. Простейший способ
вставить такие данные в документ — использовать метод Paste объекта Range:

Var
   Rng : Variant;
...
   Rng := App.Selection.Range;
   Rng.Collapse(wdCollapseEnd);
   Rng.Paste;

Естественно, в этом случае в буфере обмена уже должны содержаться вставляемые
данные.

Если нужно поместить в буфер обмена часть документа Word, это можно сделать
с помощью метода Copy объекта Range:

Var
   Rng : Variant;
...
   Rng := App.Selection.Range;
   Rng.Copy;

Следующее, чему нужно научиться — перемещению курсора в нужное место текста,
чем мы и займемся в следующем разделе.

Перемещение курсора по тексту

Используя метод Collapse, можно «сжать» объект Range или объект Selection,
сократив его размер до нуля символов:

Rng.Collapse(wdCollapseEnd);

Параметр этого метода указывает, в начале или в конце исходного фрагмента окажется
новый объект Range или Selection. Если вы используете позднее связывание и ваше
средство разработки — не Visual Basic, нужно определить в приложении соответствующие
константы:

const
   wdCollapseStart = $00000001;
   //новый объект находится в начале фрагмента
   wdCollapseEnd = $00000000;
   //новый объект находится в конце фрагмента

Перемещать курсор по тексту можно с помощью метода Move объектов Range и Selection.
Этот метод имеет два параметра. Первый указывает на то, в каких единицах измеряется
перемещение — в символах (по умолчанию), словах, предложениях, абзацах и др.
Второй параметр указывает, на сколько единиц при этом нужно переместиться (это
число может быть и отрицательным; по умолчанию оно равно 1). Например, следующий
фрагмент кода:

Rng.Move;

приведет к перемещению курсора на один символ вперед, а

Rng.Move(wdParagraph,3);

приведет к перемещению курсора на три абзаца вперед. Отметим, что этот метод
использует следующие константы:

const          //Единицей перемещения является:
   wdCharacter           = $00000001; //символ
   wdWord = $00000002; //слово
   wdSentence           = $00000003; //предложение
   wdParagraph          = $00000004; //абзац
   wdStory = $00000006; //часть документа
                       //напр., колонтитул,
                       //оглавление и др.)
   wdSection              = $00000008; //раздел
   wdColumn              = $00000009; //колонка таблицы
   wdRow = $0000000A; //строка таблицы
   wdCell = $0000000C; //ячейка таблицы
   wdTable = $0000000F; //таблица

Нередко для перемещения по тексту используются закладки. Создать закладку в
текущей позиции курсора можно путем добавления члена коллекции Bookmarks объекта
Document c помощью метода Add, указав имя закладки в качестве параметра, например:

App.ActiveDocument.Bookmarks.Add(‘MyBookmark’);

Проверить существование закладки в документе можно с помощью метода Exists,
а переместиться на нее — с помощью метода Goto объектов Document, Range
или Selection:

Rng :=
App.ActiveDocument.Goto(wdGoToBookmark,  
   wdGoToNext, ,‘MyBookmark’);
Rng.InsertAfter(‘Текст, вставленный после  
   закладки’);

Значения констант для этого примера таковы:

const

wdGoToBookmark = $FFFFFFFF;
   //перейти к закладке
wdGoToNext = $00000002;
   //искать следующий объект в тексте

Отметим, что с помощью метода Goto можно перемещаться не только на указанную
закладку, но и на другие объекты (рисунки, грамматические ошибки и др.), и направление
перемещения тоже может быть различным. Поэтому список констант, которые могут
быть использованы в качестве параметров данного метода, довольно велик.

Создание таблиц

Создавать таблицы можно двумя способами. Первый заключается в вызове метода
Add коллекции Tables объекта Document и последовательном заполнении ячеек данными.
Этот способ при позднем связывании работает довольно медленно.

Второй способ, намного более «быстрый», заключается в создании текста из нескольких
строк, содержащих подстроки с разделителями (в качестве разделителя можно использовать
любой или почти любой символ, нужно только, чтобы он заведомо не встречался
в данных, которые будут помещены в будущую таблицу), и последующей конвертации
такого текста в таблицу с помощью метода ConvertToTable объекта Range. Ниже
приведен пример создания таблицы из трех строк и трех столбцов этим способом
(в качеcтве разделителя, являющегося первым параметром метода ConvertToTable,
используется запятая):

Var
   Rng : Variant;
...
   Rng := App.Selection.Range;
   Rng.Collapse(wdCollapseEnd);
   Rng.InsertAfter(‘1, 2, 3’);
   Rng.InsertParagraphAfter;
   Rng.InsertAfter(‘4,5,6’);
   Rng.InsertParagraphAfter;
   Rng.InsertAfter(‘7,8,9’);
   Rng.InsertParagraphAfter;
   Rng.ConvertToTable(‘,’);

Отметим, что внешний вид таблицы можно изменить с помощью свойства Format,
а также с помощью свойств коллекции Columns, представляющей колонки таблицы,
и коллекции Rows, представляющей строки таблицы объекта Table.

Обращение к свойствам документа

Свойства документа можно получить с помощью коллекции BuiltInDocumentProperties
объекта Document, например:

Memo1.Lines.Add(‘Название — ‘ + _
App.ActiveDocument.BuiltInDocumentProperties
[wdPropertyTitle].Value);
Memo1.Lines.Add(‘Автор — ‘ + _
App.ActiveDocument.BuiltInDocumentProperties
[wdPropertyAuthor]. _ Value);
Memo1.Lines.Add(‘Шаблон — ‘ + _
    App.ActiveDocument.BuiltInDocumentProperties 
[wdPropertyTemplate]. _Value) 

Константы, необходимые для обращения к свойствам документа по имени, приведены
в листинге 3.

Итак, в данном разделе мы изучили основные операции, которые наиболее часто
применяются при автоматизации Microsoft Word. Естественно, возможности автоматизации
Word далеко не исчерпываются приведенными примерами, однако я надеюсь, что,
руководствуясь основными принципами создания контроллеров Word, изложенными
в данной статье, и соответствующим справочным файлом, вы сможете ими воспользоваться —
мы с вами уже убедились, что это вовсе не так сложно.

Следующим приложением Microsoft Office, автоматизацию которого мы рассмотрим,
будет Microsoft Excel — второе по популярности приложение Microsoft Office.

Автоматизация Microsoft Excel

В данном разделе мы обсудим наиболее часто встречающиеся задачи, связанные
с автоматизацией Microsoft Excel. Но перед этим рассмотрим, каковы программные
идентификаторы основных объектов Microsoft Excel и что представляет собой его
объектная модель.

Программные идентификаторы и объектная модель Microsoft Excel

Существует три типа объектов Excel, которые могут быть созданы непосредственно
с помощью приложения-контроллера. Эти объекты и соответствующие им программные
идентификаторы перечислены ниже.

Все остальные объекты Excel являются так называемыми внутренними объектами.

Небольшой фрагмент объектной модели Microsoft Excel изображен на рис.2:

Основным в объектной модели Excel является объект Application, содержащий коллекцию
Workbooks объектов типа WorkBook. Каждый объект типа WorkBook содержит коллекцию
WorkSheets-объектов типа WorkSheet, Charts типа Chart и др. Манипуляция рабочими
книгами, их листами, ячейками, диаграммами реально осуществляется путем обращения
к свойствам и методам этих объектов.

Ниже мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся задачи, связанные с автоматизацией
Microsoft Excel. Если вам встретилась задача, не совпадающая ни с одной из перечисленных,
вы можете попытаться найти подходящий пример на Visual Basic в справочном файле
VBAXL9.CHM, либо, как и в случае Microsoft Word, записать соответствующий макрос
и проанализировать его код.

Запуск Microsoft Excel, создание и открытие рабочих книг

Для создания примеров использования Microsoft Excel можно использовать код
создания контроллера, приведенный в разделе «Общие принципы создания контроллеров
автоматизации», заменив первый оператор в приведенном примере на следующий:

AppProgID := ‘Excel.Application’;

и заменить комментарии кодом, манипулирующим свойствами и методами объекта
Excel.Application. Отметим, однако, что подключение контроллера автоматизации
к имеющейся версии Excel с помощью метода GetActiveOleObject может привести
к тому, что вся клиентская часть Excel окажется невидимой (это происходит, если
имеющаяся копия Excel запущена в режиме, когда ее пользовательский интерфейс
недоступен). Причины подобного поведения автору неизвестны. Поэтому, если существует
вероятность возникновения подобной ситуации, лучше упростить код создания контроллера
и всегда создавать новую копию Excel.

Изучение создания контроллеров Excel мы начнем с создания и открытия рабочих
книг.

Создать новую рабочую книгу Excel можно, используя метод Add коллекции Workbooks
объекта Application:

App.WorkBooks.Add;

Для создания рабочей книги на основе шаблона следует указать его имя в качестве
первого параметра метода Add:

App.WorkBooks.Add(‘C:Program FilesMicrosoft _
   OfficeTemplates1033invoice.xlt’);

В качестве первого параметра этого метода можно также использовать следующие
константы:

const
   xlWBATChart = $FFFFEFF3;
//рабочая книга состоит из листа с диаграммой
   xlWBATWorksheet = $FFFFEFB9;
//рабочая книга состоит из листа с данными

В этом случае рабочая книга будет содержать один лист типа, заданного указанной
константой (график, обычный лист с данными и др.)

Для открытия уже существующего документа следует воспользоваться методом Open
коллекции WorkBooks:

App.Documents.Open(‘C:MyExcelFile.xls’);

Отметим, что свойство ActiveWorkBook объекта Excel.Application указывает на
текущую активную рабочую книгу среди одной или нескольких открытых. Помимо этого
к рабочей книге можно обращаться по ее порядковому номеру, например ко второй
открытой рабочей книге можно обратиться так:

App.WorkBooks[2]

Обратите внимание на то, что в Delphi при использовании позднего связывания
синтаксис, используемый для обращения к членам коллекций объектов Excel, отличен
от синтаксиса, используемого для обращения к объектам Word — в случае Word
мы использовали метод Item, а в случае Excel мы обращаемся к членам коллекции
как к элементам массива. Если же вы используете Visual Basic, синтаксис, применяемый
для обращения к членам коллекций, будет одинаков для всех коллекций Microsoft
Office.

Сделать рабочую книгу активной можно с помощью метода Activate:

App.WorkBooks[2].Activate;

Следующее, чему следует научиться — это сохранять рабочие книги в файлах.

Сохранение, печать и закрытие рабочих книг Microsoft Excel

Закрытие документа может быть осуществлено с помощью метода Close:

App.WorkBooks[2].Close;

или

App.ActiveWorkBook.Close;

Метод Close имеет несколько необязательных (в случае позднего связывания) параметров,
влияющих на правила сохранения рабочей книги. Первый из параметров принимает
значения True или False и влияет на то, сохранять ли изменения, внесенные в
рабочую книгу. Второй параметр (типа Variant) — имя файла, в котором нужно
сохранить рабочую книгу (если в нее были внесены изменения). Третий параметр,
также принимающий значения True или False, влияет на то, следует ли пересылать
документ следующему пользователю по электронной почте, и может быть проигнорирован,
если эта функциональность не используется.

App.ActiveWorkBook.Close(True,’C:MyWorkBook.xls’);

Просто сохранить рабочую книгу, не закрывая ее, можно с помощью методов Save
или SaveAs:

App.ActiveWorkBook.Save;

или

App.ActiveWorkBook.SaveAs(‘C:MyWorkBook.xls’);

Метод SaveAs имеет более десятка параметров, влияющих на то, как именно сохраняется
документ (под каким именем, с паролем или без него, какова кодовая страница
для содержащегося в ней текста и др.).

Закрыть сам Excel можно с помощью метода Quit объекта Excel.Application. В
случае Excel этот метод параметров не имеет.

Вывод документа Excel на устройство печати можно осуществить с помощью метода
PrintOut объекта WorkBook, например:

App.ActiveWorkBook.PrintOut;

Если нужно изменить параметры печати, следует указать значения соответствующих
параметров метода PrintOut (в случае Excel их восемь).

Обращение к листам и ячейкам

Обращение к листам рабочей книги производится с помощью коллекции WorkSheets
объекта WorkBook. Каждый член этой коллекции представляет собой объект WorkSheet.
К члену этой коллекции можно обратиться по его порядковому номеру, например:

App.WorkBooks[1].WorkSheets[1].Name := _
   ‘Страница 1’;

Приведенный выше пример иллюстрирует, как можно изменить имя листа рабочей
книги.

К листу рабочей книги можно обратиться и по имени, например:

App.WorkBooks[1].WorkSheets[‘Sheet1’].Name := _
   ‘Страница 1’;

Обращение к отдельным ячейкам листа производится с помощью коллекции Cells
объекта WorkSheet. Например, добавить данные в ячейку B1 можно следующим образом:

App.WorkBooks[1].WorkSheets[‘Sheet1’].Cells[1,2].Value:=’25’;

Здесь первая из координат ячейки указывает на номер строки, вторая — на
номер столбца.

Добавление формул в ячейки производится аналогичным способом:

App.WorkBooks[1].WorkSheets[‘Sheet1’] _
   .Cells[3,2].Value := ‘ =SUM(B1:B2)’;

Очистить ячейку можно с помощью метода ClearContents.

Форматирование текста в ячейках производится с помощью свойств Font и Interior
объекта Cell и их подсвойств. Например, следующий фрагмент кода выводит текст
в ячейке красным жирным шрифтом Courier кегля 16 на желтом фоне:

App.WorkBooks[1].WorkSheets[1].Cells[3,2].Interior _
   .Color := clYellow;
App.WorkBooks[1].WorkSheets[1].Cells[3,2].Font _
   .Color := clRed;
App.WorkBooks[1].WorkSheets[1].Cells[3,2] _
   .Font.Name := ‘Courier’;
App.WorkBooks[1].WorkSheets[1].Cells[3,2] _
   .Font.Size := 16;
App.WorkBooks[1].WorkSheets[1].Cells[3,2] _
.Font.Bold := True;

Объект	Программный идентификатор	Комментарий
Application	Excel.Application, Excel.Application.9	С помощью этого программного идентификатора создается экземпляр приложения без открытых рабочих книг
WorkBook	Excel.AddIn	С помощью этого программного идентификатора создается экземпляр расширения (add-in) Excel (имеющиеся расширения доступны с помощью пункта меню Tools | Add-Ins)
	Excel.Chart, Excel.Chart.8	Рабочая книга, созданная с помощью этих программных идентификаторов, состоит из двух листов — одного для диаграммы, другого — для данных, на основе которых она построена
	Excel.Sheet, Excel.Sheet.8	Рабочая книга, созданная с помощью этих программных идентификаторов, состоит из одного листа

Вместо свойства Color можно использовать свойство ColorIndex, принимающее значения
от 1 до 56; таблицу соответствий значений этого свойства реальным цветам можно
найти в справочном файле VBAXL9.CHM.

Обратиться к текущей ячейке можно с помощью свойства ActiveCell объекта Excel.Application,
а узнать местоположение ячейки можно с помощью свойства Address объекта Cell,
например:

ShowMessage(App.ActiveCell.Address);

Помимо обращения к отдельным ячейкам, можно манипулировать прямоугольными областями
ячеек с помощью объекта Range, например:

App.WorkBooks[1].WorkSheets[2].Range[‘A1:C5’] _
   .Value := ‘Test’;
App.WorkBooks[1].WorkSheets[2].Range[‘A1:C5’] _
   .Font.Color := clRed;

Приведенный выше код приводит к заполнению прямоугольного участка текстом и
к изменению цвета шрифта ячеек.

Объект Range также часто используется для копирования прямоугольных областей
через буфер обмена. Ниже приведен пример, иллюстрирующий копирование такой области:

App.WorkBooks[1].WorkSheets[2].Range[‘A1:C5’].Copy;
App.WorkBooks[1].WorkSheets[2].Range[‘A11:C15’].Select;
App.WorkBooks[1].WorkSheets[2].Paste;

Обратите внимание на то, что диапазон, куда копируются данные, предварительно
выделяется с помощью метода Select.

Отметим, что примерно таким же образом можно копировать данные и из других
приложений (например, из Microsoft Word).

Довольно часто при автоматизации Excel используются его возможности, связанные
с построением диаграмм. Ниже мы рассмотрим, как это сделать.

Создание диаграмм

Диаграммам Excel соответствует объект Chart, который может располагаться как
на отдельном листе, так и на листе с данными. Если объект Chart располагается
на листе с данными, ему соответствует член коллекции ChartObjects объекта WorkSheet
и создание диаграммы нужно начать с добавления элемента в эту колекцию:

Ch:=App.WorkBooks[1].WorkSheets[2].ChartObjects.Add(10,50,400,400);

Параметрами этого метода являются координаты левого верхнего угла и размеры
диаграммы в пунктах (1/72 дюйма).

Если же диаграмма располагается на отдельном листе (не предназначенном для
хранения данных), то создание диаграммы нужно начать с добавления элемента в
коллекцию Sheets объекта Application (которая отличается от коллекции WorkSheets
тем, что содержит листы всех типов, а не только листы с данными):

App.WorkBooks[1].Sheets.Add(,,1,xlWBATChart);

В этом случае первый параметр метода Add указывает порядковый номер листа,
перед которым нужно поместить данный лист (или данные листы, если их несколько),
второй параметр — порядковый номер листа, после которого нужно поместить данный
лист (используется обычно один из них), третий параметр — сколько нужно
создать листов, а четвертый — какого типа должен быть лист. Значения четвертого
параметра совпадают со значениями первого параметра метода Add коллекции WorkBooks
объекта Application, и при использовании имен соответствующих констант следует
определить их в приложении-контроллере.

Простейший способ создать диаграмму, с точки зрения пользователя, — создать
ее с помощью соответствующего эксперта на основе прямоугольной области с данными.
Точно так же можно создать диаграмму и с помощью контроллера автоматизации —
для этой цели у объекта Chart, являющегося свойством объекта ChartObject (члена
коллекции ChartObjects), имеется метод ChartWizard. Первым параметром этого
метода является объект Range, содержащий диапазон ячеек для построения диаграммы,
а вторым — числовой параметр, указывающий, какого типа должна быть эта
диаграмма:

Var Ch: Variant;
…
Ch.Chart.ChartWizard _
(App.WorkBooks[1].WorkSheets[2].Range[‘A1:C5’], _
   xl3DColumn);

Возможные значения параметра, отвечающего за тип диаграммы, можно найти в справочном
файле.

У объекта Chart имеется множество свойств, отвечающих за внешний вид диаграммы,
с помощью которых можно изменить ее точно так же, как пользователи делают это
вручную. Ниже приводится пример создания заголовка диаграммы и подписей вдоль
ее осей (отметим, что оси есть не у всех типов диаграмм).

Ch.Chart.HasTitle :=1;
Ch.Chart.HasLegend := False;
Ch.Chart.ChartTitle.Text := _
   ‘Пример диаграммы Excel ‘;
Ch.Chart.Axes(1).HasTitle := True;
Ch.Chart.Axes(1).AxisTitle.Text := _
   ‘Подпись вдоль оси абсцисс’;
Ch.Chart.Axes(2).HasTitle := True;
Ch.Chart.Axes(2).AxisTitle.Text := _
   ‘Подпись вдоль оси ординат’;

Еще один способ создания диаграммы — определить все ее параметры с помощью
свойств объекта Chart, включая и определение серий, на основе которых она должна
быть построена. Данные для серии обычно находится в объекте Range, содержащем
строку или столбец данных, а добавление серии к диаграмме производится путем
добавления члена к коллекции SeriesCollection, например:

App.WorkBooks[1].Sheets.Add(,,1,xlWBATChart);
App.WorkBooks[1].Sheets[1].ChartType := xl3DPie;
Rng:=App.WorkBooks[1].WorkSheets[2].Range[‘B1:B5’];
App.WorkBooks[1].Sheets[1].SeriesCollection.Add(Rng);

В данном примере к диаграмме, созданной на отдельном листе, специально предназначенном
для диаграмм, добавляется одна серия на основе диапазона ячеек другого листа.

Мы изучили основные операции, применяемые при автоматизации Microsoft Excel.
Описания некоторых аналогичных операций для Microsoft Word, например обращение
к свойствам документов, были здесь опущены во избежание повторов. Возможности
автоматизации Microsoft Excel и Word далеко не исчерпываются приведенными примерами.
Сведения о них можно всегда найти в соответствующем справочном файле.

В следующих статьях данного цикла будет рассмотрена автоматизация других приложений
Microsoft Office — Microsoft PowerPoint, Microsoft Access, Microsoft Outlook
и др.

КомпьютерПресс 11’2000

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Создание форм и шаблонов

Основные понятия

Шаблон — это файл, содержащий настройки
Word. Любой документ Word создается на основе некоторого шаблона.
Большинство создается на основе шаблона Normal.dot, который загружается
автоматически, например, при нажатии кнопки «Создать» на стандартной
панели инструментов. При открытии документа, основанного на некотором
шаблоне, последний загружается автоматически.

Форма — это защищенный документ, содержащий
поля для ввода информации и применяемый для заполнения бланков, таблиц и
других типовых документов.

Шаблоны и формы служат для автоматизации разработки типовых
документов и для организации работы с ними неквалифицированных
пользователей ЭВМ.

В редакторе Word имеется набор шаблонов для часто используемых документов. Как правило, эти шаблоны хранятся в папке MSOfficeШаблоны. Однако, пользователь может создавать и свои собственные шаблоны.

В шаблоне может храниться следующая информация:

• стили;
• параметры страницы и бумаги;
• обычный текст, таблицы, рисунки;
• формы;
• макросы;
• пользовательские меню;
• панели инструментов и другая информация.

Стиль — это набор форматирующих команд,
сохраняемых под своим именем для многократного использования. Стиль
определяет внешний вид документа. Шаблон Normal.dot содержит несколько
стилей, в том числе стиль «Обычный», используемый при создании
большинства документов.

Создание форм

Формой может быть любой документ, содержащий поля. Существует три типа полей:
для ввода текста; флажок;
раскрывающийся список. Порядок вставки полей достаточно прост: установите курсор в позицию для ввода поля формы, обратитесь к меню Вид/Панели инструментов/Формы. На панели «Формы»
выберите один из трех типов полей. Поскольку формы очень часто
создаются для быстрой разработки типовых документов, на панели «Формы»
имеются инструменты для вставки и редактирования таблиц и для защиты
формы.

Построение формы проходит в 3 этапа:

• создание текстовой основы (структуры) формы;
• вставка и настройка полей формы;
• защита и сохранение формы.

Первый этап является обычным оформлением документа. Для форматирования сложных документов часто используются таблицы.

О вставке полей формы говорилось выше, поэтому остановимся на их настройке.

Для настройки поля следует на панели «Формы» выбрать «Параметры поля формы». В зависимости о того какое поле выделено, откроется одно из трех окон для настройки.

Окно «Параметры текстового поля» содержит следующие основные поля:

• «Тип» — позволяет выбрать тип поля формы. Если, например, выбрать
  числовой тип, то при вводе текста в него будет выдано сообщение об
  ошибке;
• «Текст по умолчанию» — задает текст, который будет появляться в поле перед его заполнением;
• «Максимальная длина» — максимальное количество символов, которое разрешается вводить в поле;
• «Формат текста» — позволяет выбрать различные форматы текста для более жесткого контроля за вводом.

Окно «Параметры флажка» позволяет настроить размер флажка и его состояние по умолчанию: «Снят» или «Установлен». Флажок может быть связан с макросом, текстом справки и т.д.

Окно «Параметры поля со списком» позволяет
задать раскрывающийся список, содержащий до 25 значений, из которых
пользователь может выбирать нужное значение при заполнении поля формы.
Имеется возможность добавления, удаления и изменения порядка следования
значений.

Во всех окнах для настройки параметров полей имеется кнопка «Текст
справки», с помощью которой можно подготовить справку по каждому из
полей (в печатных документах этой цели служат подстрочные надписи). В
окне «Текст справки для поля формы» имеются две вкладки: «Строка
состояния» и «Клавиша F1». Текст справки, введенный на первой вкладке
будет автоматически выводиться в строке состояния при активизации
соответствующего поля. Справка, введенная на второй вкладке, выводится в
отдельном окне при нажатии клавиши F1.

Созданный документ можно назвать формой, если он имеет поля формы и
защищен. В незащищенном документе поля не будут проявлять необходимых
свойств. Кроме того, защищенная форма отличается тем, что ее нельзя
редактировать, а можно только заполнять поля формы. Защитить форму можно
двумя способами.

Первый способ:

• выбрать меню Сервис/Установить защиту… ;
• в окне «Защита документа» установить метку «Запретить любые изменения, кроме ввода данных в поля форм» и нажать
  «Ok»;
• при необходимости ввести текст пароля для открытия документа.

Второй способ заключается в выборе инструмента «Защита формы» на панели «Формы».

Для редактирования структуры формы защиту следует снять повторным нажатием на инструмент «Защита формы».

Создание шаблона

1. Выполните Файл/Создать…. В окне «Создание документа» установите метку «Шаблон», найдите и выделите шаблон «Обычный», на основе которого будет создан свой шаблон. Нажмите «Ok».

2. Установите требуемые параметры форматирования документа, введите
   тексты и другую информацию, которую следует сохранить в шаблоне.

3. Выберите меню Файл/Сохранить как… и папку, в которой нужно сохранить шаблон. В поле «Имя файла» введите имя шаблона и нажмите «Ok». Расширение .dot будет добавлено к имени шаблона автоматически.

Загрузка шаблона

Существует два способа загрузки шаблона:

• при открытии документа, основанного на некотором шаблоне, последний загружается автоматически;
• при создании нового документа выберите меню Файл/Создать…
  . В окне «Создание документа» установите
  переключатель «Документ», найдите и выделите нужный шаблон и нажмите
  Ok.

Автоматизация работы в Microsoft Word

Министерство
образования РФ

НАБЕРЕЖНОЧЕЛНИНСКИЙ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

Кафедра
математического анализа

Курсовая
работа на тему

Выполнил(а):

Студент(ка)

С.Б. Левакова

 

Набережные
Челны

2002

Содержание

Глава I.
Введение

Глава II.
Автоматизация ввода и редактирования

§1 Автотекст

§2 Автозамена

§3 Автоформат

§4
Проверочные средства Microsoft Word

Глава III.
Форматирование документа

§1
Использование стилей

§2 Шаблоны

§3. Структура
документа

Глава IV.
Оформление документа

§1.
Оглавление

§2. Сноски

§3.
Перекрестные ссылки

Глава V.
Большие документы

§1. Главный
документ

§2. Вложенные
документы

§3.
Оформление большого документа

Глава VI.
Макросы

Глава VII.
Практическое применение

§1. Анализ различных
версий Microsoft Word

§2.
Разработка методического пособия

§3 Апробация
и анализ результатов

Заключение

Список
использованной литературы

Приложения.

Приложение I

Приложение II

Приложение III

Введение

В современных условиях, когда процесс информатизации и компьютеризации
все больше внедряется в сферу образования, учебные заведения требуют выполнения
рефератов, научных работ, курсовых и дипломных проектов средствами компьютера.
В связи с чем возникла проблема не только технического характера или вопрос
овладения первичными навыками работы в текстовом процессоре, но проблема
облегчения и ускорения выполнения технической стороны создания проекта. Поэтому
была предложена тема курсовой работы «Автоматизация работы в Microsoft
Word».

Данная тема актуальна для тех людей, которые проводят много
времени над созданием каких-то текстовых документов реферативного или
творческого характера. Особенно, когда постоянно приходится отвлекаться на
оформительскую сторону работы, требующую скорее времени и навыков работы в
соответствующем приложении, чем творческих сил. В числе таких людей находятся
прежде всего студенты.

Таким образом, объектом исследования становится текстовый
процессор Microsoft Word пакета прикладных программ Microsoft Office. А
соответственно, предметом изучения являются инструменты данного
приложения, позволяющие автоматизировать процесс выполнения некоторых операций.

Цель курсовой работы: Исследовать функции автоматизации работы в Word и
разработать методическое пособие «Автоматизация работы в Microsoft Word» в виде
серии лабораторных работ, позволяющих овладеть основными навыками использования
этих функций в программе Microsoft Word.

Хотя в настоящее время издано и издается довольно много, учебников и
статей в периодическом издании по данной теме, методическое пособие может стать
ценным источником для преподавателей и студентов, благодаря тому, что в нем
сконцентрирована специализированная практического характера.

Для достижения поставленной цели выделены следующие задачи:

1.      Изучить имеющуюся литературу по приложению Microsoft Word.

2.      Выделить и исследовать основные функции автоматизации в данной
программе.

3.      Освоить те из них, которые явились новыми, и углубить знания по
уже знакомым инструментальным средствам автоматизации в Word.

4.      Создать методическое пособие по определенной выше тематике.

5.      Апробировать его в условиях учебного заведения, сделать выводы,
устранить недостатки.

6.      Оформить процесс и результаты проделанной работы с использованием
текстового процессора.

В содержании данной курсовой работы можно выделить теоретическую часть,
дающую представление о выделенных функциях автоматизации их назначении,
объясняющую специфические особенности и возможности, и практическую часть,
которая содержит методическое пособие, его апробацию и результаты, а также
выводы, сделанные в ходе анализа литературы и различных версий программ.

Структура настоящего проекта построена в соответствии с содержанием.

Защите подлежит разработанное методическое пособие по теме «Автоматизация
работы в Microsoft Word».

Глава I. Автоматизация ввода и редактирования

§1     . Автотекст

Когда часто приходится вводить в документы одни и те же длинные названия
компаний или использовать для оформления документов стандартные объекты
(логотип компании, стандартный заголовок делового письма и т.д.), эту процедуру
можно упростить с помощью средства, называемого автотекстом. Автотекст
позволяет быстро вставить в документ требуемые объекты и гарантирует
правильность при повторном вводе текста. Эта функция позволяет сохранять часто
используемые фрагменты текста (или рисунка) и при необходимости быстро
вставлять в текст.

В качестве элементов автотекста можно определить текст, графику, таблицы
и другие элементы оформления документа.

В результате вызова функции открывается окно диалога «Автотекст»,
предоставляя наиболее широкие возможности по работе с элементами автотекста. Из
верхнего списка можно выбрать элемент автотекста и просмотреть на его
содержимое.

Рис. 1. Диалоговое окно
создания Автотекста

В поле Имя элемента отображается имя, предлагаемое по умолчанию Microsoft Word. Это имя можно оставить без изменения или ввести имя
элемента, наиболее уместное с точки зрения пользователя. Длина имени
ограничивается 32 символами, включая пробелы.

Можно сохранить в элементе автотекста часть фразы, тогда нужно вставить
после нее пробел. В этом случае не придется добавлять пробел при вставке этой
фразу в предложение. Если фраза является стандартной частью предложения,
целесообразно добавить знаки пунктуации.

В случае необходимости в элемент автотекста можно внести изменения. Если
какой-либо из элементов автотекста станет не нужен, его можно удалить.
Существующий элемент автотекста можно заменить. Эти операции выполняются с
помощью вкладки Автотекст диалогового окна Автозамена.

Здесь можно Добавить новый элемент, Удалить ненужный, Вставить один из
имеющихся.

§2     . Автозамена

Автозамена — средство для автоматической коррекции опечаток, вставки в
документ фрагментов текста, графики, таблиц и т.п.

Средство автозамены может исправлять часто встречающиеся ошибки
(например, ввод «дял» вместо «для»). Дело в том, что при беглом печатании двумя
руками иногда одна рука опережает другую, при этом, как правило, пользователь
не смотрит на клавиатуру. Учитывая возможные типы ошибок подобного рода,
Microsoft Word предусматривает около 400 вариантов замен различных часто
встречающихся опечаток. Можно дополнять этот список своими заменами.

Автозамена предусматривает исправление ошибочно введенных двух прописных
букв подряд, исправление первой строчной буквы и ошибочного нажатия клавиши Caps Lock.

Средство автозамены можно использовать для расшифровки аббревиатур. То
есть можно печатать аббревиатуру, а средство автозамены каждый раз будет
вводить ее расшифровку. Особенно это удобно при вводе часто встречающихся
иностранных слов. Например, при вводе «цшт» («цшт» — это «win», набранное на русской раскладке
клавиатуры) Microsoft Word расшифровывает ее с помощью средства автозамены и
приводит в виде «Windows». В этом случае не придется каждый раз изменять
раскладку для ввода нужного слова.

Рис. 2. Диалоговое окно
Автозамена

Окно диалога «Автозамена»
представлено на Рис. 2. Ниже приведен список опции окна диалога «Автозамена»:

Опция	Назначение
Исправлять две прописные буквы в начале слова	При вводе двух прописных букв подряд в одном слове, вторая прописная буква заменяется на строчную
Делать первые буквы предложения прописными	Делает первую букву каждого предложения прописной
Устранять последствия случайного нажатия CapsLock	Если случайно начали вводить текст с нажатой клавишей Caps Lock, Microsoft Word заменяет текст набранный прописными буквами на строчные
Заменять при вводе	Автоматически исправляет текст в процессе ввода
Обычный текст	Заменяет введенный текст в любом формате на обычный
Форматированный текст	Заменяет обычный текст на форматированный
Заменить	Отображает имя элемента автозамены — (сокращение или слово, которое нужно автоматически заменять в процессе ввода). Слова, первоначально содержащиеся в этом списке, являются элементами автозамены по умолчанию
На	Отображает текст или графику, которыми следует заменить слово или сокращение, приведенное в поле Заменить

Это средство в некоторых случаях более удобно для вставки длинных слов,
формул, рисунков по сравнению с автотекстом.

Автозамена позволяет создавать элементы, заменяющие большие фрагменты
текста с сохранением исходного формата.

Microsoft Word позволяет манипулировать существующими элементами
автозамены. Можно переименовать элемент автозамены, изменять его содержимое и
удалять элементы, в которых отпала необходимость.

§3     . Автоформат

Как следует из названия, автоформат может форматировать документ без
участия пользователя. Microsoft Word самостоятельно решает проблемы, связанные с
форматированием. Microsoft Word производит анализ документа, идентифицирует
отдельные элементы, а затем форматирует текст, применяя стили подключенного
шаблона.

Автоформатирование можно производить как по мере ввода текста, так и
после его ввода. При этом пользователь оставляет за собой право принять или
отвергнуть форматирование произведенное с помощью Автоформата. Кроме того,
можно частично принять, а от части внесенных изменений — отказаться.

Автоформатирование в процессе
ввода, пожалуй одно из наиболее удачных средств, облегчающих создание
документа. ( Рис. 3).

При автоматическом
форматировании документа, в зависимости от установок, сделанных на вкладке
«Автоформат», Microsoft Word производит следующие изменения:

Ø   К каждому абзацу применяется стиль

Ø   Удаляются лишние маркеры абзацев

Ø   Отступы, сделанные с помощью клавиши Tab, заменяются на отступы абзацев

Ø   Вместо звездочек (*), дефисов (-) или аналогичных символов,
используемых для обозначения маркированных списков, вставляются символы
бюллетеня

Ø   Символы (С), (R) и
(ТМ) заменяются на символы из установленного шрифта символ авторского права,
символ зарегистрированного товарного знака и символ товарного знака ã, â и ™

Рис. 3. Диалоговое окно
Автоформат при вводе

Команда Автоформат осуществляет автоматическое форматирование под
контролем пользователя. Можно просмотреть замены форматирования, предлагаемые
Microsoft Word, оставляя те, которые устраивают, и отклоняя неудачные.

После автоформатирования текст будет размечен различными маркерами:

Ø Элементы, подлежащие удалению, зачеркнуты красным.

Ø   Элементы, вставленные в процессе автоформатирования,
подчеркнуты синим.

Ø   Места вставки и удаления помечены вертикальной чертой в левом
поле.

Если не удовлетворительны замены, произведенные в процессе
автоматического форматирования, можно самостоятельно заменить на более
подходящие.

Если все внесенные автоформатом изменения не устраивают, можно выбрать
третий вариант — Библиотека стилей. Приступая к
автоформатированию готового документа, рекомендуется создать копию документа.
Копия позволит восстановить исходный документ наиболее простым образом, если
параметры, установленные в результате автоматического форматирования не
понравятся.

§4     . Проверочные средства Microsoft Word

 

Вспомогательные словари

Обязательным требованием, предъявляемым к мощным современным текстовым
редакторам является наличие средства проверки орфографии. Процесс проверки
орфографии сводится к поиску слова в словаре. Microsoft Word имеет основной
словарь и вспомогательные.

Для того чтобы словарь мог быть использован в ходе проверки орфографии,
его нужно подключить. Это можно сделать с помощью вкладки «Правописание».

Одновременно может быть открыто не более десяти вспомогательных словарей.
Однако чем больше открыто словарей одновременно, тем медленнее идет проверка.
Поэтому для ускорения проверки, выберите только нужные в данный момент словари,
а остальные закройте.

Для закрытия словарь достаточно снять соответствующий флажок. При
проверке текста на иностранном языке указать язык словаря пользователя в поле
Язык.

В ходе проверки орфографии можно добавлять слова в словари пользователя.

Существующие словари могут содержать тысячи слов. Однако они не могут
предусмотреть всех сфер деятельности человека. Для того чтобы Microsoft Word
воспринимал нужные слова, их следует внести в пользовательский словарь.

Однако, чем больше словарь, тем дольше Microsoft Word будет производить
проверку. Поэтому особенно увлекаться дополнением существующих словарей не
стоит. К тому же Microsoft Word дает возможность создавать собственные словари
по различным тематикам.

По умолчанию словарь будет сохранен в папке WindowsMsAppsProof. В случае необходимости можно указать другую папку, в
которой Microsoft Word должен охранить словарь.

Рис. 4. Диалоговое окно Вспомогательные
словари

Если для проверки орфографии не достаточно одного пользовательского
словаря, можно подключить другие. Осуществляется этот процесс добавлением
выбранного словаря в список используемых словарей. С помощью специальных кнопок
в окне диалога «Вспомогательные словари» можно добавлять, изменять и удалять
вспомогательные словари. Как уже говорилось выше, одновременно может быть
открыто до десяти различных словарей.

Если нужный словарь отсутствует в списке, нужно выбрать другой диск или
папку, где расположен нужный файл.

Если словарь уже больше не нужен, его можно удалить.

Microsoft Word предоставляет возможность редактирования пользовательского
словаря. Необходимость в этом может возникнуть, если случайно было внесено в
словарь ошибочно написанное слово.

Если при работе в Microsoft Word с любым из иностранных языков
потребуется проверить орфографию на этом языке, нужно установить словарь
соответствующего языка. Приобрести словарь для проверки любого языка можно в
местных филиалах компании Microsoft или у дилеров компьютерной продукции. Когда
соответствующий словарь установлен, можно проверить орфографию текста.

Подбор синонимов

С точки зрения читабельности документа важно, чтобы в рядом стоящих
предложениях не повторялись одни и те же слова. В этом случае можно
использовать команду Тезаурус, подбирающую слово близкое по смыслу — синоним.
Здесь, как и в случае проверки орфографии, Microsoft Word, использует словарь,
но на этот раз словарь синонимов. Если слово, для которого нужно подобрать
синоним, отсутствует в этом словаре, синоним подобран не будет. Кроме
синонимов, эта функция позволяет подобрать антонимы и связанные (однокоренные)
слова.

Рис. 5. Диалоговое окно
Тезарус

 

Перенос слов

Перенос слов целесообразно выполнять на завершающей стадии
редактирования. Благодаря переносу слов, можно получить более компактный текст.
Если перенос не используется, то при выравнивании по ширине производится, так
называемая, разгонка строк. Это портит внешний вид текста, поскольку некоторые
из строк оказываются мало заполненными, и слова в них расположены с большим
интервалом.

При переносе слова разбиваются по слогам, и в них вставляются скрытые
символы мягкого переноса (так называемые, необязательные дефисы). Когда
возникает необходимость переноса, один из символов мягкого переноса разбивает
слово на части с учетом максимально возможного заполнения строки. Таким
образом, использование переноса позволяет более плотно компоновать текст на
странице. Разделение слов для переноса в документе может осуществляться
автоматически или вручную.

Рис. 6. Автоматическая
расстановка переносов

Если для какого-то фрагмента текста не нужно установки автоматического
переноса слов, то для этого фрагмента режим можно отменить. Для этого
достаточно воспользоваться командой Абзац меню Формат и на вкладке Положение на
странице установить флажок на Запрет автоматической расстановки переносов.

Недостатком автоматического переноса является то, что нельзя
контролировать перенос слов. При подготовке важных моментов целесообразно
проконтролировать выполнение переноса. Принудительный перенос позволяет
осуществить контроль, предлагая на усмотрение пользователя варианты для
переноса и предоставляя ему возможность самостоятельно решить, где именно будет
выполнен перенос слова.

Рис. 7. Принудительная
расстановка переносов

В поле Вариант отображается слово, в котором Microsoft Word предполагает
выполнить перенос. С помощью дефисов предлагаются варианты возможного переноса,
и наиболее рациональный, с точки зрения Microsoft Word, будет выделен
вертикальной чертой. Можно выбрать устраивающий вариант, установив в нужном
месте курсор.

Глава II. Подбор синонимов

§5     . Использование стилей

Стиль — это совокупность параметров форматирования, имеющая свое название.

Документ, отформатированный одним шрифтом, без отступов, табуляций,
заголовков, трудно читать. Для того чтобы превратить этот текст в читабельный
потребуется выделить заголовок, оформить подзаголовки в соответствии с их
уровнем, выполнить надписи к рисункам и таблицам, выделить новые термины,
примечания, установить колонтитулы, и т.д. Можно отформатировать каждый из
элементов вручную. Если документ имеет достаточно большой объем, задача
становится неразрешимой при условии, что все элементы одного типа, например,
подписи и заголовки соответствующих уровней) должны быть оформлены
единообразно.

С помощью стилей можно установить несколько параметров форматирования за
один шаг. При этом для каждого из элементов оформления можно установить
собственный стиль, который будет иметь уникальное наименование. Использование
стилей позволяет повысить эффективность и ускорить выполнение работы. Форматирование
с помощью стилей сводится к выделению нужных
фрагментов текста и выбору из списка требуемого стиля для данного
фрагмента.

В Microsoft Word стиль может быть применен как к целому абзацу, так и к
нескольким символам. Принципиальное отличие заключается в том, что абзац,
благодаря знаку конца абзаца, можно не выделять, достаточно установить в нем
курсор, а стиль символов можно применить к фрагменту текста любой величины, но
без знака абзаца, поэтому требуемый фрагмент обязательно должен быть выделен.

В качестве основного стиля, установленного по умолчанию используется
стиль «Нормальный». Этот стиль применяется для основного текста любого
документа и служит основой для создания других стилей. В случае необходимости
можно изменить параметры нормального стиля.

Таким образом, форматируя абзацы соответственно представлению
пользователя о том, как должен выглядеть тот или иной элемент текста, не
забывая при этом дать название новому виду форматирования, можно создать
различные стили для разных целей.

Собственно назначение стилей состоит в удобстве их применения. Дело в
том, что при наличии различных стилей не придется тратить время на

форматирование отдельных
элементов текста, достаточно установить курсор в пределах абзаца, стиль
которого требуется поменять, открыть список стилей стандартной панели
инструментов и выбрать нужный вам стиль из предложенного списка. В результате
фрагмент будет оформлен соответствующим образом.

Любой шаблон, включая
«Обычный», содержит предопределенные стили. Microsoft Word содержит несколько
десятков встроенных стилей, а также пять основных или, как их еще иногда
называют, базовых стилей: Нормальный, Заголовок1, Заголовок 2,
Заголовок 3 и Шрифт абзаца по умолчанию. Стили, используемые в текущем
документе, представлены в списке Стиль на панели инструментов
«Форматирование». Весь список встроенных стилей можно увидеть в окне диалога
«Стиль» при установке в поле Список опции Всех стилей.

В ряде случаев Microsoft Word
автоматически назначает встроенные стили. Это происходит при использовании
команд Примечание, Название, Оглавление и указатели и Сноска из меню
Вставка, а также | Сервис | Конверты и наклейки и Вид |Колонтитулы,

В таблице приведены
встроенные стили, автоматически используемые Microsoft Word при применении ряда
команд:

Команда	Встроенный стиль
Команды меню Вставка
Номера страниц	«Номера страниц»
Примечание	«Текст примечания», «Знак примечания»
Оглавление и указатели	«Оглавление 1-9>, «Указатели 1-9», «Указатели заголовков», «Заголовок ТС», «Таблица ссылок», «Список рисунков»
Сноска	«Текст сноски», «Знак сноски», «Текст концевой сноски», «Знак концевой сноски»
Название	«Название»
Команды меню Вид
Структура Колонтитулы	«Заголовок I»«Верхний колонтитул» и «Нижний колонтитул»
Другие команды
Файл | Параметры страницы, вкладка «Макет» Сервис| Конверты и наклейки	«Номер строки» «Адрес», «Обратный адрес»

Наиболее широкие возможности по работе со стилями предоставляет окно
диалога «Стиль».

Рис. 8. Диалоговое окно Стиль

В поле «Образец абзаца» появится фрагмент документа с установленным
стилем в уменьшенном виде, а поле «Образец символов» — пример выбранного стиля
в применении символов к одному слову предложения. В нижнем разделе «Описание»
отображается описание параметров форматирования используемого стиля.

Назначение окна диалога «Стиль» значительно шире, чем просто установить
выбранный стиль. С его помощью можно изменять существующие стили, создавать новые
стили, удалять ставшие ненужными пользовательские стили, копировать требуемые
стили из одного шаблона в другой.

Поле Стиль указывает, к какому стилю (абзаца или символа)
относится выбранный стиль. При изменении стиля это поле является недоступным.

Поле Описание содержит параметры форматирования стиля, выбранного
для изменения.

В поле Основан на стиле указан стиль, на котором основан
изменяемый стиль. В случае необходимости можно изменить базовый стиль.

В поле Стиль следующего абзаца указан стиль, который установлен
для следующего абзаца.

Создание стилей отличается от изменений стиля тем, что при создании стиля
ему нужно присвоить новое имя. Наиболее просто создавать стиль, основываясь на
одном из существующих стилей.

Для создания нового стиля
предназначено окно диалога «Создание стиля», приведенное на Рис. 9.

Рис. 9. Создание стиля

Если не нужно, чтобы на какой-либо из стилей влияли изменения параметров
базового стиля или замена базового, то при создании такого стиля следует
выбрать из списка Основан на стиле значение Нет.

Кнопка «Клавиша» предназначена для назначения клавишных команд
создаваемым или уже существующим стилям. Можно самостоятельно назначить
клавишные команды для наиболее часто используемых вами стилей.

В случае необходимости можно удалить ставшие ненужными пользовательские
стили. Если удалить стиль, который использован для оформления текста, Microsoft
Word применит к соответствующим фрагментам параметры базового стиля.

Можно удалить только пользовательские стили. Удалить встроенный стиль
невозможно. При выборе одного из встроенных стилей, кнопка Удалить
становится недоступной.

Если требуется удалить сразу несколько стилей, необходимо воспользоваться
окном диалога «Организатор».

Рис. 10. Диалоговое окно
Организатор стилей

Стиль можно сделать доступным во всех документах или документах,
основанных на конкретном шаблоне.

Стиль можно копировать из шаблона, в котором он сохранен в другой шаблон
или документ, основанный на другом шаблоне. Нет смысла создавать уже
существующий стиль, когда можно его скопировать.

Если в существующем документе или шаблоне уже имеется стиль с таким же
именем, как и копируемый, Microsoft Word потребует подтверждения замены
параметров существующего стиля на параметры копируемого стиля.

Для удобства использования стили, доступные во всех шаблонах, сведены в Библиотеку
стилей, которая доступна через одноименное окно диалога. Данное средство
предоставляет возможность не только выбрать, но и визуально оценить, как будет
выглядеть документ, если воспользоваться тем или иным шаблоном. Все это можно
сделать, не покидая окна диалога «Библиотека стилей». Любой из встроенных
шаблонов можно применить к документу и увидеть образец измененного текста.
Подобрав устраивающий шаблон, следует нажать ОК, в результате
чего в документ будет перенесены элементы формата выбранного шаблона. Сам же
шаблон останется без изменений. Библиотека стилей — очень удобное средство, с
помощью которого также, как и с помощью окна диалога «Организатор» можно
скопировать стили любых шаблонов.

Рис. 11. Библиотека стилей

§6     .Шаблоны

Деятельность любого учреждения невозможна без канцелярской работы,
которая всегда, даже при наличии компьютерной техники, существенно облегчающей
канцелярский труд, сопровождается огромным количеством формуляров, справок,
служебных записок и т.д. Все эти формы создаются по определенным правилам,
имеют свои особенности. Создать любую нужную форму не составит труда, если вы имеете
шаблон этой формы.

Шаблон — это совокупность параметров документа, предназначенная для
многократного использования. В состав шаблона входят:

Ø Форматы текста (стили)

Ø   Форматы страницы (поля, отступы, колонтитулы и т.д.)

Ø   Специальные панели инструментов

Ø   Элементы главного окна Microsoft Word (вертикальная и
горизонтальная линейки, полосы прокрутки, меню

Ø   Элементы автотекста

Ø   Макросы

Ø   Дополнительные кнопки для макросов и команды меню,
запускающие их

По умолчанию все документы основаны на обычном шаблоне, который содержит
определенный набор установок: стандартная настройка меню, клавиатуры, панелей
инструментов, стандартные встроенные стили. Он не содержит макросов, элементов
автотекста. Со временем, он может видоизменяться по мере ввода в него различных
установок. Шаблон «Обычный» является общим шаблоном, так как он лежит в основе
не только любого документа, но и любого шаблона. Создав документ, внеся в него
установки форматирования, элементы автоматизации, в дальнейшем можно сделать
его шаблоном. Создавая документы на основе разработанного шаблона, пользователь
получает возможность использовать все сделанные ранее установки. Их не нужно
выполнять заново, они успешно будут работать в новом документе так же, как и в
предыдущем документе, который был сделан шаблоном.

Для того чтобы предоставить возможность видоизменить специальный шаблон,
а также созданные на его основе документы, в Microsoft Word установлены
следующие приоритеты:

Ø Специальный шаблон имеет приоритет над общим

Ø   Документ имеет приоритет над специальным шаблоном

То есть установки в документе блокируют сделанные ранее установки в
шаблоне, на основе которого создан документ, а установки специального шаблона
блокируют установки шаблона «Обычный». Это значит, что можно видоизменять
шаблон, не опасаясь, что он в итоге примет установки шаблона «Обычный».

Если созданный шаблон использовать для какого-то определенного типа
документов (например, только для создания определенных форм), то такой шаблон
называется специальным. Как правило, специальные шаблоны имеют
определенное форматирование текста, страницы, а также могут иметь элементы
автоматизации, настройки меню, панелей.

Обратимся к элементам, информация о которых хранится в шаблоне. Эти
элементы становятся доступными во всех документах, основанных на конкретном
шаблоне:

·  Надписи и рисунки, колонтитулы, поля
для вставки даты, времени и сведений об авторе, стандартный текст, эмблемы
компаний, название документа и т.д.

·          Поля страницы и другие параметры
макета страницы, которые устанавливаются в окне диалога «Параметры страницы»

·          Стили

·          Макросы

·          Текст и рисунки, сохраненные в
качестве элементов списка автотекста

·          Специальные панели инструментов, меню
и сочетания клавиш

Можно перенести нужные элементы из одного шаблона в другой. Причем, если
эти элементы находятся в специальном шаблоне, то удобнее скопировать их в общий
шаблон например, «Обычный», чтобы можно было использовать их в других шаблонах
основанных на «Обычном». Можно также сделать элементы, хранящиеся в другом
шаблоне, временно доступными в любом документе, если загрузить шаблон в
Microsoft Word в качестве общего шаблона.

По умолчанию в Microsoft Word при работе с документом используются только
элементы, принадлежащие шаблону, присоединенному к этому документу, или шаблону
«Обычный» (автотекст, макросы и специальные панели инструментов, настройки меню
и оперативные клавиши). После загрузки шаблона все хранящиеся в нем элементы
становятся доступными для любого документа, открытого во время текущего сеанса
работы в Microsoft Word.

Надстройки — это дополнительные программы, расширяющие возможности
Microsoft Word, предоставляя в распоряжение пользователя дополнительные
специальные команды и новые функции.

Для загрузки надстройки или шаблона при каждом запуске Microsoft Word,
необходимо скопировать надстройку или шаблон в папку автозагрузки, указанную на
вкладке «Расположение» окна диалога «Параметры» меню Сервис.

Для того чтобы шаблоны и надстройки загружались автоматически при
открытии Microsoft Word, их следует скопировать и сохранить в папке
автозагрузки Microsoft Word. После этого Microsoft Word будет открывать
шаблоны, сохраненные в папке автозагрузки, в качестве общих. Кроме того,
загрузка шаблона в качестве общего дает возможность использовать его сразу в
нескольких документах.

Для создания документа на основе готового шаблона достаточно выбрать
команду Создать меню Файл и указать в списке нужный шаблон.

Но можно создать новый шаблон. Условно можно предложить два способа
создания шаблона:

·  Изменить документ, созданный на
основании какого-то шаблона, и сохранить его в качестве нового шаблона

·          Создать документ, основанный
изначально на шаблоне «Обычный», внести в него все возможные установки
(элементы шаблона) и сохранить в качестве нового шаблона

Последний способ безусловно чрезвычайно трудоемкий, но если среди
имеющихся встроенных шаблонов нет ничего, что соответствовало бы определенным
требованиям, предъявляемым к нужному документу, другого выхода нет. Однако в
этом способе есть некоторое осложнение опять же связанное с макросами и элементами
автотекста. Дело в том, что если шаблон строится на обычном шаблоне, то макрос
и автотекст записываются в шаблон «Обычный», а созданный шаблон не будет
содержать этих элементов. Перед тем как создавать макрос или элемент автотекста
следует сохранить шаблон, тогда он будет восприниматься Microsoft Word как
специальный. Затем можно создать макрос и элементы автотекста.

Процедура внесения изменений
в шаблон через документ была уже описана в §1 данной главы, «Использование
стилей». Смысл этой процедуры сводится к изменению параметров форматирования
документа, при этом также можно пользоваться окном диалога «Организатор» для
копирования стилей из других шаблонов. Для внесения изменений непосредственно в
автотекст, макрос, специальные панели инструментов и т.д. используются общие
команды меню. В заключение документ сохраняется в качестве шаблона, после чего
внесенные изменения будут доступны во всех документах, которые будут
создаваться в дальнейшем на его основе.

§7     . Структура документа

Режим структуры документа предусмотрен в качестве специального режима, в
котором заголовки различных уровней связаны с подзаголовками и текстом. Для
работы в этом режиме обязательно должны быть использованы стандартные стили
заголовков различного уровня, принятые для обычного режима. В структуре могут
быть использованы все девять видов встроенных заголовков различного уровня от
первого до девятого. При этом для всех уровней заголовков используется один
уровень текста.

Использование режима структуры обеспечивает следующие удобства при работе
над документом:

Ø Если установить сворачивание документа до уровня заголовков с
выведением первой строки раздела, можно, использовать режим структуры для
быстрого просмотра больших документов

Ø   Можно легко перемещаться по документу, сворачивая и
разворачивая отдельные разделы

Ø   Режим структуры удобно использовать для редактирования.
Выделяя отдельные заголовки и используя кнопки панели структуры, их можно
перемещать вместе со связанным с ними текстом

Ø   Структура документа может использоваться для создания
нумерованных заголовков

Режим структуры документа по сравнению с обычным режимом имеет следующие
особенности:

Ø На месте линейки расположена панель «Структура»

Ø   Отформатированные заголовки и текст имеют различные отступы,
соответствующие их уровню

Ø   Слева от каждого заголовка имеется значок плюс или минус

Работая в режиме структуры документа можно устанавливать уровни просмотра
заголовков:

Ø Просмотр всех уровней заголовков без текста

Ø   Просмотр всех уровней с первой строкой текста

Ø   Просмотр отельных уровней

Можно изменять назначенный уровень заголовка, повышая или понижая его до
следующего уровня или до уровня текста.

Рис. 12. Панель инструментов
Структура

Характерная для режима структуры панель инструментов «Структура»
позволяет осуществлять преобразование структуры документа.

В режиме структуры рядом с заголовками расположены знаки плюс или минус.
Знак плюс (+) означает, что с заголовком связаны заголовки более низкого уровня
и простой текст. Знак минус (-) означает, что у этого заголовка нет
подзаголовков и текста.

Формат заголовков каждого уровня определяется стилями. Первому уровню
заголовка соответствует стиль Заголовок 1, второму уровню — Заголовок 2, и так
далее до заголовка 9. Собственно тексту соответствует нормальный стиль. Стили
заголовков и нормальный стиль являются предопределенными стилями, но с помощью
окна диалога «Стиль» можно переопределить любой из стандартных стилей.

Конечно, структурировать документ можно и в обычном режиме или в режиме
разметки страницы. Обычно так и поступают при работе с документом: вводят текст
и назначают заголовкам определенные уровни. Однако, переключившись в режим
структуры, можно сразу увидеть смысловую ошибку в назначении заголовку того или
иного уровня. Повышая или понижая уровень заголовка с помощью кнопок панели
инструментов «Структура», можно легко изменить уровень на соответствующий его
содержанию.

Поэтому, для создания заголовков различного уровня удобно применять режим
структуры документа.

Работа со свернутой до определенного уровня заголовков структурой
упрощает следующие процедуры:

Ø Просмотр примерного содержания большого документа

Ø   Перемещение в требуемый раздел большого документа

Ø   Перемещение любого фрагмента документа, свернутого до
заголовка определенного уровня, вместе со связанным с ним текстом

Ø   Создание нумерованных заголовков

При свертывании документа исчезает текст, остаются только заголовки
указанных уровней. Для изменения уровня отображаемых заголовков используются
кнопки Заголовки 1 — 8 панели инструментов «Структура».

Кнопки Свернуть и Развернуть работают только применительно к
выделенному фрагменту или заголовку, в котором установлен курсор.

Для того чтобы полностью свернуть/развернуть весь документ, нужно нажать
кнопку Все. Если при этом будет выделен один из заголовков или
фрагментов, в результате нажатия кнопки Все весь документ будет свернут
полностью.

Можно установить режим просмотра свернутого документа с несколькими
развернутыми строками после каждого заголовка. Для вывода на экран заголовков
всех уровней и первой строки каждого раздела нажать кнопку Все, чтобы
документ снова был развернут, а затем нажать расположенную рядом кнопку
Показать первую строку.

При работе в режиме структуры можно достаточно просто перемещать как
отдельные фрагменты текста, так и озаглавленные разделы. Для этих целей
используются кнопки Переместить вверх и Переместить вниз.

Для перемещения фрагмента текста, его даже не нужно выделять, достаточно
установить в нем курсор и нажать кнопку, соответственно перемещение вверх или
вниз, соответственно. Фрагмент переместится на один абзац. Если требуется
переместить целый раздел, достаточно свернуть документ любым из описанных выше
способов (например, нажатием кнопки Все), установить в нем курсор и
нажать соответствующую кнопку для перемещения вверх или вниз. Заголовок вместе
со связанным с ним текстом переместится в выбранном направлении. Перемещение
заголовков осуществляется аналогичным образом, то есть при каждом нажатии на
кнопку Переместить вверх или Переместить вниз заголовок
перемещается на одну позицию в структуре документа. Существует другой способ
перемещения, аналогичный способу изменения уровня заголовка.

Глава II. Оформление документов

§8     . Оглавление

Оглавление документа — это список заголовков указанных уровней с соответствующими
номерами страниц.

Рис. 13. Оглавление документа

Фактически оглавление представляет собой таблицу, состоящую из двух
столбцов. В левом столбце отображаются заголовки разделов, в правом — номера
страниц. При составлении оглавления Microsoft Word позволяет использовать как
стандартные, так и нестандартные стили заголовков документа.

Наиболее простой способ подготовки документа к сборке оглавления заключается в том, чтобы использовать стандартные
стили заголовков. Стандартные заголовки включают текст «Заголовок» и уровень
(от 1 до 9).

Перед тем как приступать непосредственно к созданию оглавления,
необходимо установить для заголовков стандартные стили. Разумеется, это
относится к тем заголовкам, которые предполагается включить в оглавление.

Кроме того, можно установить требуемые стили при вводе текста документа.
Убедившись в том, что заголовки, которые следует включить в оглавление, имеют
соответствующие стили, можно переходить непосредственно к созданию оглавления.

Рис. 14. Установка параметров
оглавления

При работаете с многоуровневым документом необходимо находиться в главном
документе.

§9     . Сноски

Сноски и концевые сноски применяются для объяснений, комментариев или
организации ссылок на первоисточники в документе. В одном и том же документе
можно одновременно использовать как сноски, так и концевые сноски, (например,
сноски применять для подробных комментариев, а концевые сноски — для ссылок на
первоисточники).

Обычные сноски располагаются в нижней части страницы под чертой,
отделяющей их от основного текста. Концевые сноски располагаются в конце
документа.

Сноска любого вида состоит из двух частей: маркера ссылки на сноску и
соответствующего ему текста сноски. Поэтому вставка сносок выполняется в два
этапа:

·  Обозначается место, к которому
относится сноска. В этом месте устанавливается маркер сноски (как правило — это
просто порядковый номер сноски)

·          Вводится текст сноски

·         

Рис. 15. Создание сноски

Можно использовать автоматическую нумерацию сносок или создавать
собственные маркеры сносок. В режиме автоматической нумерации маркеры сносок
изменяются всякий раз при вставке, удалении или перемещении текста сноски.

При вставке сноски можно настроить по своему усмотрению маркеры сносок, а
также выбрать тип разделительной линии и формат нумерации сносок.

При вводе текста сносок объем текста на странице и количество страниц в
документе регулируются автоматически.

Можно задать собственный символ для маркера сноски. Для этого выбрать
переключатель Другая и ввести в поле требуемый маркер. В качестве
альтернативного способа нажать кнопку Символ и выбрать символ (например,
*), после чего нажать кнопку ОК. Созданные таким образом маркеры сносок
невозможно обновить или перенумеровать.

Для того чтобы быстро перейти от текста сноски к соответствующему маркеру
сноски в документе, нужно дважды нажать на маркере сноски слева от текста
сноски. Курсор переместится обратно в окно документа к соответствующему маркеру
сноски. В обычном режиме просмотра окно сносок закроется автоматически.

При работе со сносками можно использовать все средства редактирования и
форматирования текста Microsoft Word) (команды, панели инструментов и
т.д.).

Текст сносок отделяется от основного текста документа короткой
горизонтальной чертой — разделителем сносок. По умолчанию длина
разделителя равна 5 см. Если сноска продолжается на следующей странице,
основной текст документа отделяется от продолжения сноски более длинной линией,
называемой разделителем продолженной сноски. По умолчанию разделитель
продолженной сноски имеет длину от левого до правого поля. Его можно удалить
или изменить, добавляя рамки, текст или графические объекты. Кроме того, можно
использовать разные виды разделителей для сносок и концевых сносок.

§10   . Перекрестные ссылки

Перекрестная ссылка — это ссылка на элемент, который находится в другой части
документа, например, «См. Рис. 1 на стр. 3». Можно создавать перекрестные
ссылки на заголовки, сноски, закладки, названия, нумерованные абзацы и т.п.

При последующем изменении, удалении или перемещении элемента, на который
имеется перекрестная ссылка, можно легко обновить все перекрестные ссылки
одновременно.

Чтобы обновить определенное название или перекрестную ссылку, нужно
выделить ее. Чтобы обновить все названия и перекрестные ссылки, нужно выделить
весь документ. Затем щелкнув выделенный фрагмент правой кнопкой мыши и выбрав в
контекстном меню команду Обновить поле, можно увидеть, что ссылки
изменились в соответствии с изменением объектов.

Перекрестные ссылки удобно использовать при создании различных сносок.

Перекрестные ссылки можно создавать только в одном документе. Чтобы
создать перекрестную ссылку на другой документ, нужно сначала вставить
вложенные документы в главный документ.

В списке Тип ссылки выбрать тип элемента, на который следует
сослаться, например заголовок главы.

В списке Вставить ссылку на выбрать данные, которые следует
вставить в документ, например текст заголовка.

В списке Для какого/какой выбрать элемент, на который следует
сослаться, например заголовок главы 6.

Рис. 16. Вставка перекрестной
ссылки

Для организации перехода к элементу ссылки установите флажок Вставить
как гиперссылку.

Если доступен флажок Добавить слово «выше» или «ниже», то,
установив его, можно добавить сведения об относительном положении элемента
ссылки.

Чтобы изменить вступительный текст в перекрестной ссылке, достаточно
внести необходимые изменения непосредственно в документе.

Если же необходимо изменить объект ссылки, нужно выделить перекрестную
ссылку (но не вступительный текст), например Рисунок 1, и вызвать команду
Вставка | Перекрестная ссылка.

Глава II. Большие документы

§11   . Главный документ

При работе с большими документами, публикациями, проектами, состоящими из
многих глав, часто возникают разного рода сложности, особенно при подготовке
такого документа группой исполнителей. Поэтому вопрос о работе с большими
документами отнюдь не праздный. В Microsoft Word предусмотрено специальное
средство для работы над большими документами — Главный документ.

С помощью главного документа можно легко работать вместе с соавторами,
когда каждый из авторов отвечает за свою часть работы. Причем, можно знакомить
соавторов со своей частью работы и ознакомиться с их главами, но внести
изменения в чужие главы нельзя без соответствующих установок авторов. Это
средство позволяет соблюдать единый стиль оформления в большом документе, части
которого готовятся разными людьми. Работая таким образом, можно избежать
повторов и прочих накладок, возможных при групповой работе.

Кроме того, средство Главный документ может оказаться полезным и в
индивидуальной работе. Оно поможет придерживаться заранее установленного плана,
который, конечно, можно изменить в процессе работы. Удобство состоит и в том,
что, работая с отдельными частями, главами, можно распечатать каждую главу
отдельно, но при этом так же легко можете получить документ целиком. Но самое
ощутимое удобство — это возможность создания сквозных списков: нумерации
страниц, перекрестных ссылок и указателей.

Итак, средство Главный документ предназначено для облегчения работы над
большими документами, публикациями, состоящими из нескольких или многих частей
(глав). С его помощью можно работать как со всем большим документом, так и с
отдельными его частями.

Главный документ в режиме структуры имеет специальную панель главного
документа, которой удобно использовать для создания или добавления частей или
для изменения структуры документа.

Рис. 17. Панель Главный
документ

С помощью средства Главный документ можно осуществить:

·  Быстрый поиск и перемещение к любой
части документа

·          Изменение структуры документа с
помощью перемещения заголовков

·          Просмотр последних изменений в
документе без необходимости открывать отдельные его части

·          Создание сквозных перекрестных ссылок
по всему документу

·          Компилирование указателя, оглавления
и прочих подобных списков по всему документу целиком

·          Печать документа целиком, без
необходимости открывать и перестраивать каждый раз отдельные файлы
документов.

При работе в режиме главного документа каждая глава большого документа
представляет собой главный документ или вложенный документ. Любой документ
может быть либо главным, либо вложенным в него. Каждый вложенный документ
храниться в отдельном файле. В него можно вносить изменения, которые после
сохранения автоматически переносятся в последнюю версию главного документа.
Вложенный документ можно разбить на несколько частей, объединить их, перемещать
содержимое вложенных документов между собой, внутри главного документа,
выделять часть, создавая новый вложенный документ.

Для работы в режиме главного документа можно создать и использовать
шаблоны, определять стили и применять их к различным частям главного и
вложенных документов. Можно оформить главный документ точно так же, как и любой
другой документ, то есть используя все средства форматирования.

Создавать главный документ можно двумя способами:

·  Можно организовать главный документ
«с нуля»

·          Можно создать главный документ из уже
существующего документа.

Принимаясь за создание главного документа, нужно тщательно продумать
структуру документа и содержание его частей.

§12   . Вложенные документы

Для добавления вложенных других файлов нужно нажать кнопку Создать
вложенный документ на панели инструментов «Главный документ».

Каждый вложенный документ будет заключен в отдельное окно со значком
вложенного документа в верхнем левом углу окна.

Каждый вложенный документ будет записан в отдельный файл. Для назначения
имен вложенным документам Microsoft Word использует первые символы заголовка
вложенного документа.

Для открытия вложенного документа установить указатель мыши на значок
вложенного документа. Дважды нажать кнопку мыши.

Если теперь добавить дополнительный вложенный документ в созданный
главный, то возможно два варианта:

·          Создание пустого вложенного документа
с дальнейшим его заполнением

·          Вставка существующего документа для
преобразования его во вложенный

Создав ряд вложенных документов, можно произвести с ними следующие
действия:

·  Перемещение и копирование

·          Объединение нескольких вложенных
документов в один

·          Разбиение одного вложенного документа
на несколько

·          Удаление вложенного документа

·          Оформление вложенных документов

Однако при этом следует учесть, что некоторые действия с вложенными документами
можно производить только из главного документа.

Для перемещения, переименования, удаления вложенных документов ни в коем
случае нельзя прибегать к средствам Microsoft Word (Проводник, средства окна
диалога «Открытие файла») и командам MS-DOS, в противном случае связь между
главным документом и вложенными документами будет нарушена.

С вложенным документом можно работать как из главного документа, так и
автономно.

При работе с вложенным документом внутри главного нет необходимости
запоминать название и местонахождение вложенного документа и следить за
соответствием его стилевого оформления.

При открытии вложенного документа из главного документа (двойным нажатием
мышью на пиктограмме требуемого вложенного документа), он появляется в
отдельном окне. С ним можно работать, редактировать и сохранять точно так же,
как и любые другие документы.

После завершения работы нужно сохранить вложенный документ. Изменения,
внесенные во вложенный документ, обновляются автоматически в главном документе.

Структуру главного документа можно изменить, перемещая внутри него
вложенные документы или заголовки. Изменение структуры вложенных документов
аналогично работе с заголовками в режиме структуры документа.

Необходимость в разбиении вложенного документа на части возникает в
случае, если вложенный документ сильно разросся в процессе работы, или если
возникла необходимость работы разных авторов над его частями.

Разбиение вложенного документа на части можно производить только внутри
главного документа, иначе информация о появившихся новых вложенных документах
будет утеряна. При этом создается новый вложенный документ, которому
назначается имя, основанное на первых символах заголовка нового вложенного
документа.

Если возникает необходимость упростить структуру главного документа,
можно объединить несколько вложенных документов.

Если возникает необходимость сократить объем документа, то можно удалить
главного документа все лишние вложенные документы вместе с их содержимым. В то
же время можно изменять структуру главного документа, помещая вложенные
документы в качестве части главного документа. Этот процесс тоже будет
считаться удалением вложенного документа, так как он перестанет существовать
как самостоятельный файл.

§13   . Оформление большого документа

Шаблон главного документа имеет приоритет над шаблонами вложенных
документов. Благодаря этому свойству соблюдается единообразие стилей.

При создании главного документа Microsoft Word всегда использует шаблон
«Обычный». Если вам потребуется применить специальный шаблон, он может использоваться
только при автономном открытии файла вложенного документа.

Каждый вложенный документ внутри главного документа является
самостоятельным разделом, в оформление которого входят такие компоненты, как
колонтитулы, размер текстовой области, размер и ориентация страниц, способ и
вид нумерации страниц. Можно установить уникальное оформление для каждого
вложенного документа и вставить дополнительные разделы. Для оформления в одном
стиле вложенных документов нужно делать установки этих элементов оформления в
главном документе. Для оформления вложенного документа в уникальном стиле можно
устанавливать параметры оформления этого элемента, используя способ автономного
открытия вложенного документа из окна диалога «Открытие документа».

Параметры оформления раздела для вложенного документа при помещении его в
главный документ не изменяются.

Единственный способ поддерживать актуальные перекрестные ссылки,
расположенные в разных документах — это использование главного документа. Это
средство объединяет информацию, разнесенную по разным документам, и дает
возможность автоматически создавать сквозные перекрестные ссылки по всем
вложенным документам, входящим в состав главного документа.

Глава III. Макросы

Поработав некоторое время в Microsoft Word, обнаруживаешь, что большую
часть времени приходится тратить на одни и те же стандартные процедуры
(создание нового документа, вставка рисунков, таблиц и т.д.). Даже при открытии
документа, с которым уже работали, обычно уходит время на поиск места, где
остановились. Таких действий можно перечислить множество. И все их можно
автоматизировать, и присвоить каждому из них клавишную команду или кнопку. Это
можно сделать с помощью макросов.

Макросы Microsoft Word для Windows записываются с помощью языка Visual Basic. Для записи макроса не обязательно знать этот язык.
Достаточно правильно организовать запись операции.

Прежде чем приступать к записи макроса целесообразно познакомиться с
порядком действий. Это избавит от необходимости повторной переписи макроса.

1.      Выполнить процедуру, записываемую в макрос, установить порядок
следования команд.

2.      Открыть документ, для которого создается макрос. Если создается
макрос, применимый ко всем документам, то открываемый документ должен быть
основан на обычном шаблоне.

3.      Привести документ в то состояние, в котором обычно начинают
вручную выполнять процедуру, автоматизируемую с помощью макроса.

4.      Определить удобный способ выделения текста и перемещения по нему
в процессе записи макроса.

В процессе записи макроса использование мыши ограничено. С помощью мыши
можно выбирать команды меню, но нельзя перемещаться по документу и выделять его
части. Выделять текст или перемещаться по документу можно только с помощью
команд и клавиатуры.

Ниже приведены наиболее распространенные способы перемещения по документу
и выделения его частей при записи макроса:

Ø Перед записью можно пометить рабочую область закладкой с
помощью команды Правка | Закладка. В процессе записи переход к ней
осуществляется выбором команды Правка | Перейти

Ø   Для перехода к месту последней выполненной правки нажмите Shift+F5. Для перехода к началу документа нажмите Ctrl+Home. Для перехода к концу документа нажмите Ctrl+End.

Ø   Для выделения всего документа выберите команду Правка |
Выделить все или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+A.

Для начала записи макросов надо выбрать команду Макрос | Начать запись
меню Сервис.

Рис. 18. Диалоговое окно
Запись макроса

В окне диалога «Запись макроса» можно назначить создаваемому макросу
кнопку на панели инструментов, клавишную команду или команду меню. Эту
процедуру можно выполнить и после записи макроса.

Кроме того, в окне диалога «Запись макроса» можно установить для каких
документов или шаблонов будет доступен создаваемый макрос и ввести описание в
поле Описание (например, для каких целей предназначен макрос). И если не
вводить короткое описание макроса, то можно скоро запутаться в них.

Итак, начинается собственно запись макроса. В это время на экране
появляются панель инструментов «Запись», содержащая всего две кнопки —
Остановить запись (кнопка слева) и Пауза (справа). Яркая окраска
индикатора ЗАП в строке состояния свидетельствует о записи макроса.

Для запуска макроса можно
создать клавишное сочетание, команду меню или кнопку на панели инструментов.

Макросы можно удалить,
переименовывать и копировать. Вместе с макросом автоматически удаляется кнопка,
команда меню или клавишная команда, запускающая его.

Для переименования и
копирования макроса используется команда Сервис | Макрос | Организатор.

Глава IV. Практическое применение

§14   . Анализ различных версий Microsoft Word

В данной работе рассмотрены средства автоматизации текстового процессора
Microsoft Word 2000, но являющиеся общими для всех версий этого приложения,
начиная с версии 7. Естественно, каждая версия имеет свои специфические
особенности, в более новых версиях функции получили свое развитие.

Версия Word 2000 была выбрана по следующим причинам. Во-первых, это один
из самых последних модификаций, не считая Word 2002, который не получил пока
широкого распространения (на момент написания курсовой работы источники
информации по ней практически отсутствовали). Во-вторых, рассмотрение
предыдущих версий не целесообразно в связи с их устареванием и более ранним
выходом из употребления. Однако это не обязывает пользователей применять
указанную версию в своей работе. Поэтому в настоящем параграфе будут
рассмотрены некоторые отличия разных версий Microsoft Word.

Одно из отличий состоит в том, что выше описанные команды имеют различное
расположение в меню приложения, а некоторые пункты меню обладают отличным от
указанного названием.

Например, чтобы поработать со словарем, в Word 7 и Word 97 надо воспользоваться командой Сервис |
Параметры вкладка Орфография, в версии же Word 2000 вкладка Орфография имеет
название Правописание.

Другим примером, может служить функция Автотекст. В Word 7 она
расположена в пункте меню Правка, в версии же Word 2000 ее можно найти в меню
Вставка, а также на одноименной вкладке команды Сервис | Автозамена.

Такое различие в версиях может привести к вопросам и ошибкам при
выполнении лабораторных работ в приложениях Microsoft Word версии, отличной от
указанной.

Другой специфической чертой является модификация инструментов в более
поздних версиях. Для работающих в этих приложениях пользователей это станет
положительной чертой, так как им достаточно разобраться в действии описанных
функций автоматизации. Для обладателей ранних версий это может стать камнем
преткновения, так как выполнение операций может потребовать дополнительных
знаний, а следовательно и использование дополнительной литературы по
рассматриваемому вопросу.

Например, для средства Автозамены в Word 2000 расширен словарь
неправильно написанных слов, кроме того, с целью сокращения числа возможных
ошибок для каждого языка ведется отдельный список, который выбирается
автоматически в соответствии с языковым форматированием текущего текстового
документа в момент выполнения команды.

При составлении оглавления в предыдущих версиях можно использовать только
заголовки, оформленные стандартными стилями, Word 2000 позволяет применять как
стандартные стили, так и стили, созданные пользователем.

Отметим еще одно отличие — новые версии имеют дополнительные функции
автоматизации. Хотя они не рассмотрены в данной работе, однако это не умаляет
их значимости. Весьма полезным средством многоязычной поддержки Word 2000
является автоматическое определение языка. При работе с документами программа
сама определяет, на каком языке пользователь вводит текст, устанавливает для
него соответствующий признак и использует нужные настройки при проверке
орфографии, грамматики, автозамены и т.д. Проверка производится после ввода или
изменения каждого предложения; если открывается документ, который ни разу не
подвергался данной операции, то проверяется каждое предложение.

Новой функцией в Word 2002 пакета Microsoft Office XP, является автоматическая верстка документа в виде брошюры,
которой так не хватало в предыдущих версиях. Брошюра представляет собой
документ формата А5, печатаемого на листах А4 так, чтобы потом листы могли быть
переплетены в книжку.

Кроме того, программа проверки правописания в новой вервии Word
одновременно является учебником грамматики русского языка.

Это основные отличительные особенности рассматриваемой версии Word 2000 и таких версий
как Word 7, Word 97, Word 2002.

§15   . Разработка методического пособия

По рассмотренной теме разработано методическое пособие. Оно предназначено
для студентов высших учебных заведений и учащихся средних учебных заведений с
углубленным изучением информатики. К последним учреждениям чаще всего относятся
специализированные школы, лицеи, колледжи и т.п.

Разработка данного пособия обусловлена практической целью. В последние
годы процесс информатизации охватил все общество. Компьютер можно встретить не
только в учреждениях города и деревни, но и во многих домах. Это влечет за
собой информатизацию всего учебного процесса. Особенно сильно она сказывается
на требовании учебных заведений представлять рефераты, курсовые, дипломные,
научные проекты в печатном виде. Конечно, программа общеобразовательного курса
информатики включает овладение навыками работы в текстовом процессоре. И этих
знаний может быть достаточно для написания работ. Но функции автоматизации, в
основном не рассматривающиеся в обычном курсе, помогут облегчить, ускорить и
эстетизировать выполнение многих операций.

Пособие включает восемь лабораторных заданий, каждое из которых
рассчитано на два часа учебного времени. Такой выбор деления основан на
нескольких причинах. Во-первых, каждая лабораторная работа представляет собой
самостоятельный этап. Более мелкое деление не позволит создать целостность и
законченность представления о проделанной работе. Во-вторых, это объясняется
назначением пособия. Так как оно предлагается студентам ВУЗов и учащимся школ с
углубленным изучением информатики (более чем 136 часов), продолжительность
одного занятия которых составляет два учебных часа.

Вместе с тем, несмотря на «законченность» каждой лабораторной работы, все
они взаимосвязаны. В последующих заданиях используются параметры, заданные в
предыдущем. Это имеет свои положительные и отрицательные стороны. К первым
относится то, что по завершении серии работ можно увидеть результат всех тех
преобразований, которые включались в данную тему. С другой стороны, практически
нельзя поменять порядок следования лабораторных работ, включиться в работу в
любой момент.

Данное пособие отражает не все возможности рассмотренных функций
автоматизации, но в них продемонстрированы те из них, которые имеют наибольшую
практическую значимость и используемость. Кроме того, лабораторная работа №6-7
является как бы завершающей цикл всех лабораторных работ. Она не только
позволяет познакомиться с новыми инструментами Microsoft Word и использует в
своем ходе результаты действий предыдущих работ, но и актуализирует навыки,
полученные на предыдущих занятиях и в курсе общей информатики.

Лабораторная работа №8 выделяется из общей картины практических работ и
не является обязательной. Хотя запись макроса не является сложной процедурой,
но необходимо выработать большой навык написания макрокоманд и знания
возможностей и структуры организации работы Microsoft Word, чтобы было возможно
использовать их не локально, а в любом из документов данного приложения
независимо от его особенностей. Кроме того, приобретенный умения не помогут
редактировать записанные операции, т.к. они написаны на языке Visual Basic, не рассматриваемом в данной теме.

Каждая лабораторная работа имеют строгую структуру:

1.  Тема лабораторной работы.

2.      Цель именно данного занятия.

3.      Задание, конкретизирующее цель.

4.      Ход работы

1)  Начало работы.

2)      Функция 1.

3)      Функция 2.

4)      …

5)      Задания для самостоятельной работы.

6)      Окончание работы.

5.  Текст задания, используемый в данной работе.

Технология выполнения каждого задания представлена алгоритмом,
сопровождается пояснительными рисунками и таблицами, что облегчает процесс
выполнения работы за счет визуализации действия.

В конец пособия рекомендованы методические указания и список
дополнительной литературы для пользователя.

Данные лабораторные работы разработаны не с целью развивать навыки
скоропечатания, поэтому в последующих занятиях используется тексты, созданные
на предыдущих, а также задания для самостоятельной работы являются как бы
продолжением основного задания практической работы, т.е. они написаны в стиле
«…выполните аналогичные операции для таких-то объектов…».

Так как методическое пособие разработано с целью выработать умения
использования функций автоматизации, то для проверки обучаемых не было
разработано тестирующей или другой контролирующей программы. В этом качестве
может выступить задание о написании реферата по одной из тем предмета
Информатика со сдачей бумажной и электронной копий.

§16   . Апробация и анализ результатов

Представленное методическое пособие было апробировано в экономическом
лицее «Эколис» г. Набережные Челны среди 22 учащихся десятых классов.

В этом учебном заведении изучение информатики введется в течение пяти лет
по авторской программе. Для изучения предмета Информатика в данных классах
отводится 4 часа в неделю, что позволяет не только хорошо овладеть навыками,
определенными обязательным минимумом содержания среднего общего образования по
информатике, но и познакомить с дополнительными возможностями различных
приложений. Все это позволило апробировать методическое пособие по теме
«Автоматизация работы в Microsoft Word» при изучении темы «Издательское дело в
среде текстового процессора Microsoft Word».

В ходе проведения уроков выявлено:

Во-первых, у некоторых учащихся вызывает затруднения нахождение
месторасположения команд. Это объясняется тем, что, как уже было отмечено,
методическое пособие было разработано для версии Word 2000, тогда как в
компьютерном классе лицея установлен пакет программ Microsoft Office 97, где
некоторые функции имеют другие команды.

Во-вторых, особую сложность выполнения представляют такие пункты, как
«Создание оглавления» (процесс форматирования) и «Организация больших
документов» (из-за сложности структуры). Поэтому при проведении соответствующих
лабораторных работ следует уделить особое внимание этим вопросам.

В-третьих, при создании макросов следует предварительно тщательно
продумать порядок записи макроса и отработать его. В качестве творческого
задания можно попросить учащихся самостоятельно придумать и создать значок на
кнопку для макроса.

В остальном же проведение занятий по теме, определенной в настоящей
курсовой работе, не вызвали затруднений. Основные цели по выработке умений и
навыков использования возможностей автоматизации были достигнуты.

Результаты проведения исследования предоставлены в приложении.

Заключение

В данной курсовой работе были изучены функции автоматизации работы в
текстовом процессоре Microsoft Word. Среди них выделены функции автоматизации
ввода и редактирования (автотекст, автозамена, автоформат, проверка орфографии
и грамматики, автоматического определения языка), автоматизации форматирование
документа (стили, шаблоны, большие документы), автоматизации оформления
(нумерация страниц, оглавления и указатели, сноски, ссылки, гиперссылки,
названия объектов), макросы.

Подробно были исследованы только те из них, которые имеют практическую
значимость для студентов при написании различных проектов средствами текстового
процессора и не изучаются в общем курсе Информационные технологии или
Информатика. А именно, автотекст, автозамена, автоформат, создание словарей,
тезарус (подбор синонимов, антонимов, связанных слов), стили, шаблоны,
оглавления, сноски и ссылки, большие документы, макросы. Особую сложность для
изучения и усвоения здесь представляют последние два раздела: создание больших
документов (т.е. состоящих из нескольких вложенных, записанных в отдельных
файлах) и создание макросов (особенно редактирование).

Теоретическая часть знакомит с понятиями этих операций, их назначением,
основными возможностями и специфическими чертами. В ней не отражены команды,
используемые для вывода этих функций, но все функции сопровождены иллюстрациями
диалоговых окон и пояснениями к ним.

Таким образом, теоретический раздел может оказать реальную помощь
преподавателю при подготовке к занятиям по теме «Текстовый процессор Word» или
более узкой тематике «Автоматизация работы в Microsoft Word».

Практическую часть условно можно разделить на два логических компонента.
Во-первых, это краткий сравнительный анализ (выделение основных отличий) работы
изучаемых функций автоматизации в различных версиях Microsoft Word, начиная с
7.0 и заканчивая XP. Здесь выделено
три основных типа отличий, тесно связанных между собой и зависящих от одних и
тех же причин). Точнее сказать, это разница в названиях команд, разница в их
возможностях и наконец, появление новых функций автоматизации в последних
версиях Microsoft Word.

Во-вторых, она включает разработку методического пособия по определенной
выше теме, содержащее серию лабораторных работ практического характера. В ней
представлена алгоритмы выполнения некоторых возможностей всех исследуемых
инструментальных средств автоматизации. Эта часть представляет наибольший
интерес и значимость, так как является главной целью данной работы. Ее малый
размер объясняется тем, что само методическое пособие не включено в содержание,
а вынесено в приложение в виде брошюры для удобства создания, проверки и
применения. В основную же часть введены рассмотрение структуры разработанного
пособия и результаты его апробации в реальных условиях учебного заведения (в
данном конкретном случае, среднего учебного заведения — лицея). По итогам
анализа проведенных уроков и уровня полученных знаний можно сделать вывод, что было
разработано довольно-таки полноценное и удобное пособие для изучения
поставленной темы.

Таким образом, все задачи данной курсовой работы выполнены. Можно
сказать, что ее цель достигнута, т.е. создано методическое пособие для
студентов и учащихся, позволяющее приобрести навыки использования некоторых
автоматизированных функций, которые в последствии можно применить при написании
научных и творческих работ средствами текстового процессора Microsoft Word.

Список использованной литературы

1.   Берлинер
Э.М. Office 2000: 5 книг в 1: Самоучитель. — М.:
Бином, 2000.

2.      Голубина
О. Индивидуальный подход: Новые возможности приложений Microsoft Office 2000 //
Бухгалтер и компьютер. — 2001, №2 (17). — с. 28-33.

3.      Джойс
Д., Мун М. Microsoft Word 97: наглядно и конкретно. — М.: Изд. отдел «Русская
редакция» ТОО «Channel
Trading Ltd.», 1997.

4.      Журин
А.А., Журина И.П. Word 7.0 для школьников. — М.: Аквариум, 1997.

5.      Зайден
М. Ворд: Word 2000: Легко, наглядно, понятно, быстро. — М.: Лаборатория Базовых
Знаний, 1999.

6.      Ильина
М.М. Работа в Word 7 на примерах. — М.: Восточная Книжная Компания, 1996.

7.      Кулин
Роберт Н. Учимся мастерству. Microsoft Word для Windows 95. — М.: СК Пресс, 1997.

8.      Орлов
А. Office XP. Интеллектуальный Word 2002 // Мир ПК. — 2001, №9. — с. 53.

9.      Хэлворсон
М., Янг М. Эффективная работа с Microsoft Office 2000. — СПб: Питер, 2001.

Приложения

Приложение I

Основные команды исследованных функций автоматизации
текстового процессора Microsoft Word 2000.

Операция	Команда в меню	Кнопка на панели инструментов	Оперативная клавиша
Функции ввода и редактирования
Автотекст	Вставка | Автотекст	Alt+F3 (создание), F3 (вставка)
Автозамена	Сервис | Автозамена
Автоформат	Формат | Автоформат
Правописание	Сервис | Правописание	F7
Тезарус	Сервис | Язык | Тезарус		Shift+F7
Расстановка переносов	Сервис | Язык | Расстановка переносов
Словари	Сервис | Параметры | Правописание | Cловари
Функции форматирования
Стиль	Формат | Стиль
Библиотека стилей	Формат | Тема | Библиотека стилей
Загрузить другой шаблон	Файл | Создать
Создать шаблон	Файл | Сохранить как
Режим структуры	Вид | Структура
Функции оформления
Оглавление	Вставка | Оглавления и указатели | Оглавление
Сноски	Вставка | Сноска
Ссылки	Вставка | Перекрестные ссылки
Режим главного документа
Главный документ
Вставить вложенный документ
Создать вложенный документ
Макрос
Макрос	Сервис | Макрос | Макросы		Alt+F8
Создать макрос	Макрос | Начать запись
Создать кнопку для макроса	Сервис | Настройка | Команды

Приложение II

Результаты апробирования методического пособия в
экономическом лицее «Эколис»

Фамилия Имя	№ лабораторной работы
10 А	1	2	3	4	5	6-7	8
Галимова Венера
Галимов Роберт
Галаутдинов Артур
Калинин Денис
Любушкина Юля
Мольков Павел
Терентьева Ира
Трубачева Наташа
Хубулашвили Давид
Фаткулин Анвар
Якупов Рим
10 Б
Глушков Антон
Гильманшина Женя
Дурягина Юля
Зарипов Адель
Коваленко Костя
Косинов Артур
Кошкин Кирилл
Сусляева Катя
Шангараева Лиля
Сайфутдинов Ленар
Кривых Ира

Условные обозначения:

	Задания не вызвали затруднений
	Задания вызвали небольшое затруднение
	Задания вызвали большие затруднения

Эти результаты представлены в виде диаграммы

Макрос — это набор определенных действий, команд и/или инструкций, которые сгруппированы в одну целостную команду, обеспечивающую автоматическое выполнение той или иной задачи. Если вы активный пользователь MS Word, вы тоже можете автоматизировать часто выполняемые задачи, создав для них соответствующие макросы.

Именно о том, как включить макросы в Ворд, как их создавать и использовать для упрощения, ускорения рабочего процесса и пойдет речь в этой статье. И все же, для начала не лишним будет более подробно разобраться в том, зачем вообще они нужны.

Области использования макросов:

1. Ускорение часто выполняемых операций. В числе таковых форматирование и редактирование.

2. Объединение нескольких команд в целостное действие “от и до”. Например, с помощью макроса можно вставить таблицу заданного размера с необходимым количеством строк и столбцов.

3. Упрощение доступа к некоторым параметрам и инструментам, расположенным в различных диалоговых окнах программы.

4. Автоматизация сложных последовательностей действий.

Последовательность макросов может быть записана или создана с нуля путем введения кода в редактор Visual Basic на одноименном языке программирования.

Включение макросов

По умолчанию макросы доступны не во всех версиях MS Word, точнее, они просто не включены. Чтобы активировать их необходимо включить средства разработчика. После этого на панели управления программы появится вкладка “Разработчик”. О том, как это сделать, читайте ниже.

Примечание: В версиях программы, в которых макросы доступны изначально (например, Ворд 2016), средства для работы с ними находятся во вкладке “Вид” в группе “Макросы”.

1. Откройте меню “Файл” (кнопка “Microsoft Office” ранее).

2. Выберите пункт “Параметры” (ранее “Параметры Word”).

3. Откройте в окне “Параметры” категорию “Основные” и перейдите в группе “Основные параметры работы”.

4. Установите галочку напротив пункта “Показывать вкладку “Разработчик” на ленте”.

5. На панели управления появится вкладка “Разработчик”, в которой и будет находиться пункт “Макросы”.

Запись макросов

1. Во вкладке “Разработчик” или, в зависимости от используемой версии Ворда, во вкладке “Вид”, нажмите кнопку “Макросы” и выберите пункт “Запись макроса”.

2. Задайте имя для создаваемого макроса.

Примечание: Если вы, создавая новый макрос, даете ему точно такое же имя, как у встроенного в программу, действия, записанные вами в новый макрос, будут выполняться взамен стандартным. Для просмотра макросов, доступных в MS Word по умолчанию, в меню кнопки “Макросы” выберите “Команды Word”.

3. В пункте “Макрос доступен для” выберите то, для чего он будет доступен: шаблон или документ, в который его следует сохранить.

Совет: Если вы хотите, чтобы создаваемый макрос был доступен во всех документах, с которыми вы работаете в дальнейшем, выберите параметр “Normal.dotm”.

4. В поле “Описание” введите описание для создаваемого макроса.

5. Выполните одно из действий, указанных ниже:

Начните запись — чтобы приступить к началу записи макроса, не связывая его при этом с кнопкой на панели управления или комбинацией клавиш, нажмите “ОК”.

Создайте кнопку — чтобы связать создаваемый макрос с кнопкой, расположенной на панели управления, выполните следующее:

• Нажмите “кнопке”;

• Выберите документ или документы, в которых требуется добавить создаваемый макрос на панель быстрого доступа (раздел “Настройка панели быстрого доступа”);

Совет: Чтобы создаваемый макрос был доступен для всех документов, выберите параметр “Normal.dotm”.

В окне “Макрос из” (ранее “Выбрать команды из”) выберите макрос, который следует записать, нажмите “Добавить”.

• Если вы хотите настроить эту кнопку, нажмите “Изменить”;

• Выберите подходящий символ для создаваемой кнопки в поле “Символ”;

• Введите имя макроса, которое будет отображаться в дальнейшем в поле “Отображаемое имя”;

• Для начала записи макроса дважды кликните по кнопке “ОК”.

Символ, который вы выбрали, будет отображаться на панели быстрого доступа. При наведении указателя курсора на этот символ, будет отображаться его имя.

Назначьте сочетание клавиш — Для того, чтобы назначить комбинацию клавиш для создаваемого макроса, выполните следующие действия:

• Кликните по кнопке “Клавишами” (ранее “Клавиатура”);

• В разделе “Команды” выберите макрос, который необходимо записать;

• В разделе “Новое сочетание клавиш” введите любую удобную для вас комбинацию, после чего нажмите кнопку “Назначить”;

• Для начала записи макроса нажмите “Закрыть”.

6. Выполните поочередно все те действия, которые необходимо включить в макрос.

Примечание: Во время записи макроса нельзя использовать мышь для выделения текста, а вот для выбора команд и параметров нужно использовать именно ее. При необходимости, выделить текст можно с помощью клавиатуры.

Урок: Горячие клавиши в Ворде

7. Для остановки записи макроса нажмите “Остановить запись”, эта команда расположена в меню кнопки “Макросы” на панели управления.

Изменение комбинаций клавиш для макроса

1. Откройте окно “Параметры” (меню “Файл” или кнопка “MS Office”).

2. Выберите пункт “Настройка”.

3. Нажмите на кнопку “Настройка”, расположенную рядом с полем “Сочетание клавиш”.

4. В разделе “Категории” выберите “Макросы”.

5. В открывшемся списке выберите макрос, который необходимо изменить.

6. Кликните по полю “Новое сочетание клавиш” и нажмите клавиши или комбинацию клавиш, которые вы хотите назначить для конкретного макроса.

7. Убедитесь, что назначенное вами сочетание клавиш не используется для выполнения другой задачи (поле “Текущее сочетание”).

8. В разделе “Сохранить изменения” выберите подходящий вариант (место) для сохранения места, где макрос будет запускаться.

Совет: Если вы хотите, чтобы макрос был доступен к использованию во всех документах, выберите параметр “Normal.dotm”.

9. Нажмите “Закрыть”.

Запуск макроса

1. Нажмите на кнопку “Макросы” (вкладка “Вид” или “Разработчик”, в зависимости от используемой версии программы).

2. Выберите макрос, который хотите запустить (список “Имя макроса”).

3. Нажмите “Выполнить”.

Создание нового макроса

1. Нажмите кнопку “Макросы”.

2. Задайте имя для нового макроса в соответствующем поле.

3. В разделе “Макросы из” выберите шаблон или документ, для которого будет сохранен создаваемый макрос.

Совет: Если вы хотите, чтобы макрос стал доступен во всех документах, выберите параметр “Normal.dotm”.

4. Нажмите “Создать”. Будет открыт редактор Visual Basic, в котором и можно будет создать новый макрос на языке Visual Basic.

На этом все, теперь вы знаете, что такое макросы в MS Word, зачем они нужны, как их создавать и как с ними работать. Надеемся, информация из этой статьи будет полезной для вас и действительно поможет упростить, ускорить работу со столь продвинутой офисной программой.