Сравнение excel с помощью впр

Функция ВПР в Excel позволяет данные из одной таблицы переставить в соответствующие ячейки второй. Ее английское наименование – VLOOKUP.

Очень удобная и часто используемая. Т.к. сопоставить вручную диапазоны с десятками тысяч наименований проблематично.

Как пользоваться функцией ВПР в Excel

Допустим, на склад предприятия по производству тары и упаковки поступили материалы в определенном количестве.

Стоимость материалов – в прайс-листе. Это отдельная таблица.

Необходимо узнать стоимость материалов, поступивших на склад. Для этого нужно подставит цену из второй таблицы в первую. И посредством обычного умножения мы найдем искомое.

Алгоритм действий:

1. Приведем первую таблицу в нужный нам вид. Добавим столбцы «Цена» и «Стоимость/Сумма». Установим денежный формат для новых ячеек.
2. Выделяем первую ячейку в столбце «Цена». В нашем примере – D2. Вызываем «Мастер функций» с помощью кнопки «fx» (в начале строки формул) или нажав комбинацию горячих клавиш SHIFT+F3. В категории «Ссылки и массивы» находим функцию ВПР и жмем ОК. Данную функцию можно вызвать перейдя по закладке «Формулы» и выбрать из выпадающего списка «Ссылки и массивы».



3. Откроется окно с аргументами функции. В поле «Искомое значение» — диапазон данных первого столбца из таблицы с количеством поступивших материалов. Это те значения, которые Excel должен найти во второй таблице.



4. Следующий аргумент – «Таблица». Это наш прайс-лист. Ставим курсор в поле аргумента. Переходим на лист с ценами. Выделяем диапазон с наименованием материалов и ценами. Показываем, какие значения функция должна сопоставить.



5. Чтобы Excel ссылался непосредственно на эти данные, ссылку нужно зафиксировать. Выделяем значение поля «Таблица» и нажимаем F4. Появляется значок $.



6. В поле аргумента «Номер столбца» ставим цифру «2». Здесь находятся данные, которые нужно «подтянуть» в первую таблицу. «Интервальный просмотр» — ЛОЖЬ. Т.к. нам нужны точные, а не приблизительные значения.

Нажимаем ОК. А затем «размножаем» функцию по всему столбцу: цепляем мышью правый нижний угол и тянем вниз. Получаем необходимый результат.

Теперь найти стоимость материалов не составит труда: количество * цену.

Функция ВПР связала две таблицы. Если поменяется прайс, то и изменится стоимость поступивших на склад материалов (сегодня поступивших). Чтобы этого избежать, воспользуйтесь «Специальной вставкой».

1. Выделяем столбец со вставленными ценами.
2. Правая кнопка мыши – «Копировать».
3. Не снимая выделения, правая кнопка мыши – «Специальная вставка».
4. Поставить галочку напротив «Значения». ОК.

Формула в ячейках исчезнет. Останутся только значения.



Быстрое сравнение двух таблиц с помощью ВПР

Функция помогает сопоставить значения в огромных таблицах. Допустим, поменялся прайс. Нам нужно сравнить старые цены с новыми ценами.

1. В старом прайсе делаем столбец «Новая цена».



2. Выделяем первую ячейку и выбираем функцию ВПР. Задаем аргументы (см. выше). Для нашего примера: . Это значит, что нужно взять наименование материала из диапазона А2:А15, посмотреть его в «Новом прайсе» в столбце А. Затем взять данные из второго столбца нового прайса (новую цену) и подставить их в ячейку С2.

Данные, представленные таким образом, можно сопоставлять. Находить численную и процентную разницу.

Функция ВПР в Excel с несколькими условиями

До сих пор мы предлагали для анализа только одно условие – наименование материала. На практике же нередко требуется сравнить несколько диапазонов с данными и выбрать значение по 2, 3-м и т.д. критериям.

Таблица для примера:

Предположим, нам нужно найти, по какой цене привезли гофрированный картон от ОАО «Восток». Нужно задать два условия для поиска по наименованию материала и по поставщику.

Дело осложняется тем, что от одного поставщика поступает несколько наименований.

1. Добавляем в таблицу крайний левый столбец (важно!), объединив «Поставщиков» и «Материалы».



2. Таким же образом объединяем искомые критерии запроса:



3. Теперь ставим курсор в нужном месте и задаем аргументы для функции: . Excel находит нужную цену.

Рассмотрим формулу детально:

1. Что ищем.
2. Где ищем.
3. Какие данные берем.

Функция ВПР и выпадающий список

Допустим, какие-то данные у нас сделаны в виде раскрывающегося списка. В нашем примере – «Материалы». Необходимо настроить функцию так, чтобы при выборе наименования появлялась цена.

Сначала сделаем раскрывающийся список:

1. Ставим курсор в ячейку Е8, где и будет этот список.
2. Заходим на вкладку «Данные». Меню «Проверка данных».



3. Выбираем тип данных – «Список». Источник – диапазон с наименованиями материалов.



4. Когда нажмем ОК – сформируется выпадающий список.

Теперь нужно сделать так, чтобы при выборе определенного материала в графе цена появлялась соответствующая цифра. Ставим курсор в ячейку Е9 (где должна будет появляться цена).

1. Открываем «Мастер функций» и выбираем ВПР.
2. Первый аргумент – «Искомое значение» — ячейка с выпадающим списком. Таблица – диапазон с названиями материалов и ценами. Столбец, соответственно, 2. Функция приобрела следующий вид: .
3. Нажимаем ВВОД и наслаждаемся результатом.

Изменяем материал – меняется цена:

Скачать пример функции ВПР в Excel

Так работает раскрывающийся список в Excel с функцией ВПР. Все происходит автоматически. В течение нескольких секунд. Все работает быстро и качественно. Нужно только разобраться с этой функцией.

В табличном редакторе Microsoft Excel множество различных формул и функций. Они позволяют сэкономить время и избежать ошибок – достаточно правильно написать формулу и подставить нужные значения. 

В этой статье мы рассмотрим функцию ВПР (или VLOOKUP, что означает «вертикальный просмотр»). Функция ВПР помогает работать с данными из двух таблиц и подтягивать значения из одной в другую. Использовать ее удобно, когда нужно посчитать выручку или прикинуть бюджет, если в одной таблице указан прайс-лист, а в другой количество проданного товара.

Допустим, есть таблица с количеством проданного товара и таблица с ценами на эти товары

Необходимо к каждому товару из таблицы слева добавить цену из прайса справа.

Как создать функцию ВПР в Excel

Необходимая последовательность значений в функции называется синтаксис. Обычно функция начинается с символа равенства «=», затем идет название функции и аргументы в скобках.

Записываем формулу в столбик цены (С2). Это можно сделать двумя способами:

1. Выделить ячейку и вписать функцию.

2. Выделить ячейку → нажать на Fx (Shift +F3) → выбрать категорию «Ссылки и массивы» → выбрать функцию ВПР → нажать «ОК».

После этого открывается окно, где можно заполнить ячейки аргументов формулы.

Синтаксис функции ВПР выглядит так:

=ВПР(искомое значение;таблица;номер столбца;интервальный просмотр)

В нашем случае получится такая формула:

=ВПР(A2;$G$2:$H$11;2;0)

Аргументы функции ВПР

Сейчас разберемся что и куда писать.

Со знаком равенства «=» и названием «ВПР» все понятно. Поговорим об аргументах. Они записываются в скобках через точку с запятой или заполняются в ячейки в окне функции. Формула ВПР имеет 4 аргумента: искомое значение, таблица, номер столбца и интервальный просмотр.

Искомое значение – это название ячейки, из которой мы будем «подтягивать» данные. Формула ВПР ищет полное или частичное совпадение в другой таблице, из которой берет информацию. 

В нашем случае выбираем ячейку «A2», в ней находится наименование товара. ВПР возьмет это название и будет искать аналогичную ячейку во второй таблице с прайсом.

=ВПР(A2;

Таблица – это диапазон ячеек, из которых мы будем «подтягивать» данные для искомого значения. В этом аргументе используем абсолютные ссылки. Это значит, что в формуле таблица будет выглядеть как «$G$2:$H$11» вместо «G2:H11». Знаки «$» можно поставить вручную, а можно выделить «G2:H11» внутри формулы и нажать F4. Если этого не сделать, таблица не зафиксируется в формуле и изменится при копировании. 

В нашем случае – это таблица с прайсом. Формула будет искать в ней совпадение с ячейкой, которую указали в первом аргументе формулы – A2 (Кофе). Нажимаем F4 и делаем ссылку абсолютной.

=ВПР(A2;$G$2:$H$11

Номер столбца – это столбец таблицы, из которой нужно взять данные. Именно из него мы будем «подтягивать» результат. 

1. Формула сканирует таблицу по вертикали.

2. Находит в самом левом столбце совпадение с искомым значением.

3. Смотрит в столбец напротив, очередность которого мы указываем в этом аргументе.

4. Передает данные в ячейку с формулой.

В нашем случае – это столбец с ценой продуктов в прайсе. Формула ищет искомое значение ячейки A2 (Кофе) в первом столбце прайса и «подтягивает» данные из второго столбца (потому что мы указали цифру 2) в ячейку с формулой.

=ВПР(A2;$G$2:$H$11;2

Интервальный просмотр – это параметр, который может принимать 2 значения: «истина» или «ложь». Истина обозначается в формуле цифрой 1 и означает приблизительное совпадение с искомым значением. Ложь обозначается цифрой 0 и подразумевает точное совпадение. Приблизительный поиск и критерий «истина» обычно используют при работе с числами, а точный и «ложь» – в работе с наименованиями. 

В нашем случае искомое значение – это текстовое наименование. Поэтому используем точный поиск – ставим цифру 0 и закрываем скобку.

=ВПР(A2;$G$2:$H$11;2;0)

Автозаполнение

В конце протягиваем формулу вниз до конца, в результате чего происходит автозаполнение.

Чтобы функция ВПР правильно сработала во время автозаполнения, искомое значение должно быть относительной ссылкой, а таблица – абсолютной. 

• В нашем случае искомое значение – A2. Это относительная ссылка на ячейку, потому что в ней нет знаков «$». Благодаря этому ссылка на искомое значение меняется относительно каждой строчки, когда происходит автозаполнение в другие ячейки: A2 → A3 → … → A11. Это удобно, когда необходимо повторить формулу на несколько строк, ведь ее не приходится писать заново.

• Таблица зафиксирована абсолютной ссылкой «$G$2:$H$11». Это означает, что ссылки на ячейки не изменятся во время автозаполнения. Таким образом, расчет каждый раз будет корректным и опираться на таблицу. 

ВПР и приблизительный интервальный просмотр

В предыдущем примере мы «подтягивали» значения из таблицы, используя точный интервальный просмотр. Он подходит для работы с наименованиями. Теперь разберем ситуацию, когда может понадобиться приблизительный интервальный просмотр.

Задача. В магазин привезли товар. Необходимо присвоить каждому товару размер партии, опираясь на его количество.

Товары такие же, как и в первом примере, но задача изменилась: нужно привязать формулу не к наименованию, а к количеству

Решение. Заполняем формулу ВПР в ячейке «Партия», как было показано в предыдущем примере.

Разница в том, что теперь искомое значение – число, а интервальный просмотр – истина, что означает приблизительный поиск. Получается вот такой результат:

Что произошло? Аргумент «интервальный просмотр» имеет значение 1. Это значит, что формула ВПР ищет в таблице ближайшее меньшее искомое значение. 

В нашем случае количество товара «Кофе» – 380. ВПР берет это число в виде искомого значения, после чего ищет ближайшее меньшее в соседней таблице – число 300. В конце функция «подтягивает» данные из столбца напротив («Крупная»). Если количество товара «Кофе» = 340 – это «Крупная партия». Важно, чтобы крайний левый столбец таблицы, которая указана в формуле, был отсортирован по возрастанию. В противном случае ВПР не сработает. 

Значения и данные во второй таблице отсортированы по убыванию – ВПР не работает

Итоги

• Функция ВПР означает вертикальный просмотр. Она просматривает крайний левый столбец таблицы сверху вниз. 

• Синтаксис функции: =ВПР(искомое значение;таблица;номер столбца;интервальный просмотр).

• Функцию можно вписать вручную или в специальном окне (Shift + F3).

• Искомое значение – относительная ссылка, а таблица – абсолютная. 

• Интервальный просмотр может искать точное или приблизительное совпадение с искомым значением. 

• Приблизительный поиск и критерий «истина» обычно используют при работе с числами, а точный и «ложь» – в работе с наименованиями.

• Порядок работы с функцией подходит для Гугл-таблиц.

Что это? Функция ВПР в Еxcel (или иначе VLOOKUP, то есть вертикальный просмотр) позволяет работать с двумя таблицами одновременно, оперируя их данными путем переноса значений из одной в другую.

Зачем нужна? К примеру, вам нужно оценить бюджет предстоящего маркетингового мероприятия, когда в одной таблице прайс-лист, а в другой – предполагаемое количество единиц разного мерча. Как же в этом случае использовать ВПР в Еxcel?

Допустим, вы занимаетесь продажей автомобилей. У вас есть две таблицы: в одной указаны характеристики и цены каждой модели, в другой находится список клиентов с контактами, которые желают приобрести ту или иную машину.

Перед вами стоит задача обзвонить всех потенциальных покупателей, чтобы сообщить окончательную стоимость выбранного ими автомобиля. Но прежде требуется сопоставить имеющиеся у вас данные путем переноса колонки с ценой в таблицу с данными клиентов.

Однако сделать это не так просто. Нужного результата вы не достигнете, если просто скопируете и вставите столбец. А поиск и перенос цен вручную – долгая и кропотливая работа.

Как раз с помощью функции ВПР в Excel можно произвести сравнение двух таблиц и перенести стоимость забронированных автомобилей из каталога в клиентский список.

Следует знать, что пользоваться ВПР в Excel можно только при условии, что таблицы находятся в одном файле, но на разных листах.

Пошаговая инструкция по работе с ВПР в Excel

Итак, как работает ВПР в Excel? На самом деле принцип довольно прост: функция анализирует выбранный диапазон таблицы, двигаясь сверху вниз в поисках заданного значения. Как только идентификатор найден, ВПР копирует в другую таблицу данные из нужной колонки напротив него.

Ниже мы разберем, как происходит определение требуемых значений, а прямо сейчас предлагаем понятную инструкцию – как сделать ВПР в Excel на примере продажи автомобилей.

Скачать файл

Шаг 1. Построение функции

Первым делом следует выделить ячейку, в которую формула скопирует искомое значение.

В нашем примере это цены на машины, которые забронировали клиенты. Поэтому во второй таблице требуется создать столбец, прописать его название: «Цена» и выделить в нем ячейку напротив первого покупателя.

Приступаем к построению функции. Сделать это можно двумя способами: во вкладке «Формулы» выбрать пункт «Вставить функцию» либо в строке ссылок нажать на значок «fx».

После этого откроется окно «Построитель формул», в котором, используя поиск, нужно найти ВПР, а затем нажать кнопку «Вставить функцию».

Далее появится поле для ввода аргументов, которое необходимо заполнить. А как это сделать смотрим ниже.

Шаг 2. Заполнение значений функции

Перед тем, как объяснить выбор аргументов, рассмотрим понятие каждого.

Искомое значение, то есть наименование ячейки, содержащей данные, одинаковые для обеих таблиц. Именно по ним функция ВПР будет искать нужные. В нашем случае искомое значение – это модель автомобиля. ВПР находит ее в каталоге, берет соответствующую ей цену и копирует в таблицу с клиентами.

Как установить данный параметр?

• Курсор устанавливаем в поле «Искомое значение» в окне «Построитель формул».
• Выбираем ячейку А2, в которой содержится первое значение из столбца моделей автомобилей.
• Значение, которое мы указали, помимо построителя формул, дублируется в формуле строки ссылок, которая выглядит так: fx = ВПР (А2).

Таблица представлена диапазоном ячеек, из которого функция ВПР Excel выбирает данные для искомого значения. В него должны быть включены колонки с ним и теми данными, которые нужно подставлять в таблицу.

У нас это стоимость автомобилей. Соответственно, в область работы функции мы включаем столбцы «Модель», которые является искомым значением и «Цена», то есть то, что будет перенесено.

Обращаем внимание! Для корректной работы формулы диапазон должен начинаться с ячейки, с искомым значение, расположенной в первой колонке. В нашем примере это А2.

Последовательность действий при выборе диапазона:

• Устанавливаем курсор в поле «Таблица» в окне построителя формул.
• Возвращаемся к таблице каталога автомобилей.
• Выделяем диапазон с колонками «Модель» и «Цена». У нас получается: А2:Е19
• Теперь выбранную область нужно закрепить. На Windows для этого требуется выбрать значение диапазона в строке ссылок, а затем нажать клавишу F4. На macOS подтверждаем выбранную в строке ссылок область сочетанием клавиш Cmd + T. Это действие необходимо, чтобы функцию можно было протянуть вниз для ее правильного срабатывания во всех строках.

Диапазон, который мы установили, появляется в построителе формул и в строке ссылок. Визуально это выглядит так: fx=ВПР(A2;’каталог авто’!$A$2:$E$19).

Номер столбца — это порядковый номер колонки в первой таблице (каталог автомобиль в примере), содержащей значение, которое необходимо перенести во вторую. Счет ведется слева-направо.

Если нумерация колонок не проставлена, необходимо сделать это вручную. У нас столбец «Цена» под номером пять.

Устанавливаем курсор в поле «Номер столбца» в окне «Построитель формул», вводим нужное значение. Функция ВПР теперь выглядит следующим образом: fx=ВПР(A2;’каталог авто’!$A$2:$E$19;5).

Интервальный просмотр – это параметр настройки работы формулы.

• Если требуется точное совпадение данных, нужно ввести 0.
• Если допускается приближенное значение, ставим 1.

В нашем примере необходим поиск точных значений цены, поэтому выбираем 0.

Значение вводим в поле «Интервальный просмотр» и функция ВПР в Excel приобретает завершенный вид: fx=ВПР(A2;’каталог авто’!$A$2:$E$19;5;0)

Шаг 3. Получение результатов

После всех проделанных действий и установки требуемых аргументов, жмем кнопку «Готово». В ячейке, выделенной нами в первом шаге, появится соответствующее значение – цена модели машины.

Таким образом, мы видим, что функция ВПР в Excel для одной строки сработала. Теперь протягиваем полученное значение вертикально вниз, заставляю формулу работать на оставшихся строчках. С этой целью ранее мы выбрали и закрепили диапазон.

Конечным результатом становится таблица с данными клиентов и информацией о забронированных ими автомобилях. Можно начинать обзвон, не опасаясь путаницы в информации.

Поиск по нескольким критериям

Мы рассмотрели простой ВПР в ExceL, где действовало лишь одно условие. Но может потребоваться сравнение большего количества областей по разным критериям. В таком случае потребуется построение функции ВПР с несколькими условиями.

Давайте попробуем выяснить, например, цену, по которой от ООО «Запад» нам поступил картон. Нужно произвести поиск значений по двум критериям: наименованию материала и поставщику.

Загвоздка в том, что грузоотправитель доставляет товары разных наименований.

Порядок действий таков:

• В первую очередь нужно добавить в таблицу столбец слева, при этом произведя объединение «Материалов» и «Поставщиков».
• Аналогично совмещаем искомые значения.
• Задаем аргументы для функции ВПР: =ВПР(I6;$A$2:$D$15;4;ЛОЖЬ)
• Нажимаем «Готово». Поиск завершен, цена найдена.

Предположим, что данные по материалам у нас внесены в виде раскрывающегося списка. Тогда настройку функции ВПР в Excel нужно произвести таким образом, чтобы цена отображалась при выборе наименования товара.

• Создаем раскрывающийся список: устанавливаем курсор в ячейку Е8.
• Переходим во вкладку «Данные» в меню «Проверка данных».
• Тип данных, нужный нам – «Список», для отбора указываем область с названием материалов.
• Подтверждаем свои действия нажатием клавиши «ОК». Раскрывающийся список создан.

Следующий этап – настроить ВПР данных в Excel так, чтобы при выборе конкретного материала переносилась соответствующая ему цена.

Используем «Мастер функций» и устанавливаем аргументы. Искомое значение – ячейка с раскрывающимся списком; таблица – диапазон, включающий в себя «Материалы» и «Цены» (столбец 2). Наша формула должна выглядеть так: =ВПР(E8;A2:B16;2;ЛОЖЬ)

Подтверждаем настройку нажатием соответствующей клавиши.

Быстрое сравнение двух таблиц с помощью ВПР в Excel

Для обработки информации, содержащейся в объемных таблицах, нет ничего проще и полезней данной функции.

Пример. В связи с изменением прайса, перед нами поставлена задача: произвести сравнение между старыми и новыми ценами.

Для упрощения воспользуемся формулой ВПР в Excel для сравнения:

• Открываем старый прайс и добавляем колонку «Новая цена».
• Встаем на первую ячейку и через «Мастер функций» выбираем ВПР. Задаем параметры и получаем: =ВПР($A$2:$A$15;’новый прайс’!$A$2:$B$15;2;ЛОЖЬ).
• Таким образом мы сделали следующее: указали диапазон наименований А2:А15 в старом прайсе и сравнили его с новым. После чего значения новых цен подставили в ячейку С2 созданного столба прежнего прайса.

С помощью этой функции можно не только проводить сравнительный анализ, но высчитывать разницу в процентах и количестве.

Мы рассказали, как работает функция ВПР в Excel, используя пошаговую инструкцию на конкретном примере. Это полезный инструмент, позволяющий в кратчайшие сроки получить нужный результат. Сначала это может показаться сложным, но уверяем вас: потратив некоторое время на то, чтобы разобраться с формулой, вы сэкономите куда больше.