Справочная система word что такое

Текстовой процессор
MS Word
предоставляет пользователю возможность
получения краткой контекстной справки,
а также более полной справочной
информации по различным режимам работы,
компонентам среды редактирования и
выполнения определенных приемов
обработки документа.

Получить справочную
информацию можно несколькими способами:
с помощью всплывающих подсказок,
используя помощника и непосредственно
справочную систему.

Отобразить
помощника можно командой Справка|Показать
помощника.
Работа с помощником предельно проста.
Щелкните левой кнопкой мыши по картинке
помощника, на экране появиться всплывающее
окно со списком действий, которые
помощник может предложить в данной
ситуации.

Для получения
полной справки по интересующему объекту
следует выполнить команду меню
СправкаСправка:
Microsoft Office
Word. В
открывшейся области задач в пункте
Содержание
можно
найти информацию по определенной теме.
Имеется также возможность поиска по
ключевому слову, которое необходимо
задать в окне Искать
области задач.

2. Создание документов

2.1. Работа с документами

Документы,
создаваемые и обрабатываемые текстовым
процессором MS
Word, представляют
собой файлы с расширением .doc
(по умолчанию) и в Проводнике
Windows
называются Документ
Microsoft Word.

Основными
операциями, выполняемыми над документами
MS Word,
являются создание нового или открытие
существующего документа, сохранение
документа с прежним или с новым именем.

Создание
нового документа

При запуске MS
Word автоматически
создает новый документ и присваивает
ему имя Документ
1. Во время
работы с документом пользователь может
создавать и другие новые документы.
Для создания каждого нового документа
достаточно щелкнуть на кнопке Создать

на панели
инструментов Стандартная.
Новому документу по умолчанию
присваивается имя Документ
<номер>,
где номер
– порядковый номер нового документа
среди документов, созданных в текущем
сеансе работы.

MS Word
позволяет создавать множество других
типовых документов с использованием
соответствующих шаблонов, например
письма, факсы, отчеты и др. Создать
любого типа документ можно командой
Файл|Создать.
В появившейся области задач (рис. 1) с
раскрытой вкладкой Создание
документа
следует выбрать нужный способ создания
документа.

Сохранение
документа

При сохранении
содержимое документа копируется из
оперативной памяти в файл на диске со
стандартным расширением .doc.
Параметры сохранения файла можно задать
командой Сервис|Параметры.
На вкладке Сохранение
выбираются необходимые параметры
(рис. 5).

Рис. 5.
Вкладка
Сохранение
для настройки параметров сохранения

Имеется три режима
сохранения файла:

• всегда
  создавать резервную копию
  – сохраняется дубль исходного файла
  с расширением .bac;

• разрешить
  быстрое сохранение
  – весь документ при сохранении не
  перезаписывается, лишь в конец исходного
  файла дописываются изменения.

• разрешить
  фоновое сохранение – во
  время сохранения документа MS
  Word
  позволяет продолжать работу с текстом.
  В это время в строке состояния появляется
  мигающий значок дискеты.

Для правильного
воспроизведения документа на другом
компьютере или под управлением другой
операционной системы в документ можно
включить используемые шрифты, установив
флажок Внедрять
шрифты TrueType.
После внедрения в документ шрифтов
этот документ нельзя редактировать.

Переключатель
Автосохранение
устанавливает интервал времени (минуты),
через который будет сохраняться
документ. Переключатель Открывать
только для чтения
определяет использование файла только
в режиме чтения.

Первоначальное
сохранение нового, либо сохранение
существующего документа под другим
именем, на другом диске, в другой папке
выполняется командой Файл|Сохранить
как.
Обязательно выбирается формат
сохраняемого документа указанием в
списке типа файла.

Если
подготовлен стандартный по форме
документ, содержащий типовые элементы
текста или графику, форматы (стили
оформления), элементы автотекста и
прочее, то его можно сохранить
как шаблон
документов
и использовать в дальнейшем для создания
новых документов.

Повторное
сохранение файла, имеющего имя,
рекомендуется выполнять командой
Файл|Сохранить
или с помощью кнопки Сохранитьна панели инструментовСтандартная.

1. Открытие
   документа

Открытие документа
означает копирование содержимого файла
документа с диска в оперативную память.
Все изменения
документа производятся только в
оперативной памяти.

Для открытия
существующего документа выполните
команду Файл|Открыть
или щелкните на кнопке Открыть

на панели инструментовСтандартная.
В диалоговом
окне Открытие
документа
(рис.6) в поле Папка
отобразится имя текущей папки, а в
основном поле — список папок и документов,
содержащихся в этой папке. Если нужный
документ находится в текущей папке,
щелкните по нему, а затем по кнопке
Открыть.
Если документа не окажется в текущей
папке, то найдите нужную папку и откройте
документ.

Рис.
6. Диалоговое
окно
Открытие документа

Интерфейс MS
Word
2003, как и
других приложений MS
Office
2003 –
многодокументный. Пользователь может
работать сразу с несколькими документами,
причем все открытые документы представлены
в окне приложения и кнопкой на панели
задач
Windows.
Чтобы перейти от документа к документу,
достаточно щелкнуть соответствующую
кнопку на панели
задач.

Закрытие
документа и редактора

Чтобы закрыть
документ, необходимо щелкнуть на кнопке
в правой части полосы меню. Если документ
перед закрытием не был сохранен, то на
экран будет выведено диалоговое
окно-предупреждение:

Рис.
Окно-предупреждение

Щелчок на кнопке
Да
закрывает
документ с сохранением изменений в
документе. Щелчок на кнопке Нет
закрывает документ без сохранения
изменений, сделанных после последнего
сохранения. Щелчок на кнопке Отмена
позволяет
отказаться от закрытия документа. Чтобы
выйти из редактора надо щелкнуть на
кнопке
в строке заголовка редактора.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Из этой лекции вы узнаете следующее:

• как пользоваться справочной системой Microsoft Word;
• как получить доступ к справочным материалам Office Online;
• как Интернет может помочь в решении проблем;
• ответы на вопросы о Word, которые возникают чаще всего.

11.1. Справочная система Microsoft Word

Microsoft Word имеет очень мощную справочную систему. Ответы на
многие вопросы можно найти, обратившись к ней. В программе
предусмотрено несколько способов получения доступа к справочной
информации.

Вызов справки с помощью кнопки Справка: Microsoft Office Word,
которая расположена над лентой (рис. 11.1).

При этом появится окно Справка Word (рис. 11.2). С ее помощью можно
осуществлять поиск по ключевому слову, просматривать тематически
сгруппированные вопросы и пользоваться предметным указателем.

Вызов справки клавишей F1. При этом также появится окно Справка Word.

Всплывающие подсказки, которые поясняют значение кнопок на панелях
инструментов (рис. 11.3).

Нужно отметить, что всплывающие подсказки в Word 2007, в отличие от
предыдущих версий, содержат подробные текстовые описания. Например,
если в Word 2003 при подведении курсора к кнопке, рядом с
ней появлялось единственное слово – Полужирный, теперь кроме него
выводится пояснение: Применение полужирного начертания к выделенному
тексту, да еще и указывается сочетание клавиш для выполнения этой
команды с клавиатуры – CTRL+B.

11.2. Получение справки в Интернете

В каждой новой версии интеграция Microsoft Office с Интернет—
ресурсами становится более тесной. Каждый день увеличивается
количество пользователей Интернета, и многие просто не могут
представить работу без него. Компьютер, подключенный к Интернету,
сегодня уже не роскошь, а необходимость. Именно поэтому Microsoft
Office 2007 содержит встроенную систему предоставления справочных
материалов в подключенном к Интернету режиме. Более того, это является
предпочтительнее, чем обращение к встроенным в программы пакетам
справочных файлов, потому что на Интернет-ресурсе Microsoft постоянно
появляются новые сведения. Информация, отсутствующая в файлах справки,
которые входят в дистрибутив Microsoft Office, может быть доступна в
подключенном режиме.

Тесная интеграция с Интернетом заметна уже при вводе поискового
запроса в окне Справка Word. Прежде чем начать просмотр файлов
справки, сохраненных на жестком диске, программа подключится к узлу
Microsoft (рис. 11.4). Только лишь если справочные материалы в
подключенном режиме по каким-то причинам будут недоступны, откроется
справка с локального диска.

В Microsoft Word есть и другие замечательные возможности,
позволяющие быстро получить доступ к новой информации о программе. К
ним относятся следующие команды раздела Ресурсы окна Параметры Word,
вызвать которое можно при помощи одноименной кнопки в меню Office
(рис. 11.5).

Перейти на веб-узел Microsoft Office Online — программа связывается
с главной страницей сайта Office Online. На ней вы можете узнать
последние новости о программах пакета, бесплатно скачать полезные
дополнения (например, шаблоны, надстройки, утилиты, коллекции
картинок).

Свяжитесь с нами — открывается страница сайта Microsoft, на которой
осуществляется поддержка пользователей русскоязычной версии пакета. Вы
можете обратиться к этой странице, если не удалось найти ответ на
вопрос по работе с программой в других источниках. С этой страницы вы
также можете отправить в службу поддержки свои комментарии и советы по
улучшению работы Microsoft Office.

Получить обновления — программа связывается со страницей сайта
Microsoft, на которой доступны для загрузки последние обновления
программ Microsoft Office (рис. 11.6). Обновления — это регулярно
выпускаемые компанией добавления для пакета, позволяющие сделать его
работу более стабильной и безопасной. Обновления рекомендуется
устанавливать всем пользователям.