Способы копирования ячеек в excel

Копировать данные в Excel можно с помощью стандартных системных средств: контекстное меню, перетягивание курсора Excel мышкой (за квадратик), комбинация клавиш CTRL+C. А можно воспользоваться удобным инструментом «Буфер обмена». В чем разница?

Копирование стандартными средствами – это возможность скопировать только один выделенный элемент (диапазон ячеек, диаграмма, таблица и т.п.). Стандартный метод позволяет перенести содержимое данных не только в приделах программ входящих в пакет MS Office, но и в другие Windows программы.

Инструмент «Буфер обмена» позволяет выделять в памяти программы до 24-х мест временного хранения содержимого данных. Таким образом, вы можете поместить в оперативную память 24 совершенно не связанных между собой элементов. Кроме того буфер обмена позволяет управлять содержимым хранилища оперативной памяти. Работа с буфером обмена ограничена в рамках программ пакета MS Office.

Нельзя вложиться в рамки одного урока, чтобы описать возможности копирования в программе Excel. Это одна из наиболее часто используемых функций в процессе работы. Сначала рассмотрим возможности перемещения данных в Excel стандартными системными средствами, а дальше оценим преимущества удобного инструмента «Буфер обмена».

Примеры копирования данных стандартными средствами Excel

Для наглядного примера рассмотрим копирование диапазонов данных.

Примечание. Другие элементы данных (диаграммы, таблицы, фигуры и т.п.) копируются аналогичным способом.

Чтобы легко освоить материал данный урок состоит из практических заданий.

Как копировать таблицу в Excel?

Копировать выделенные ячейки в Excel можно несколькими способами. Создайте таблицу, так как показано на рисунке, а в ячейку C2 добавьте примечание.

Очень важно чтобы форматы ячеек отличались в исходной таблице. Содержимое ячеек не имеет значения за исключением наличия примечания.

Переместим данные диапазона B2:C3 в F3:G4.

Задание 1. Выделите диапазон B2:C3.

Перейдите на закладку инструментов «Главная» выберите «Копировать». Перейдите в ячейку F3 и нажмите на инструмент «Главная»-«Вставить».

Задание 2. Выделите диапазон ячеек B2:C3. Нажмите комбинацию клавиш CTRL+C и перейдите курсором на ячейку F3. После чего нажмите комбинацию клавиш CTRL+V.

Задание 3. По предварительно выделенному диапазону B2:C3 щелкните правой кнопкой мышки. Из появившегося контекстного меню выберите опцию «Копировать». Теперь щелкните правой кнопкой мышки по ячейке F3 и щелкните по опции контекстного меню «Вставить скопированные ячейки». Далее нажмите «ОК».

Задание 4. По-прежнему выделяем B2:C3. Далее наведите курсор мышки на рамку выделенного диапазона. Нажмите клавишу CTRL на клавиатуре. Возле курсора мышки появится значок «+». Удерживая левую клавишу мышки и клавишу CTRL, перетащите диапазон, расположив его по необходимому адресу (F3:G4). Отпустите сначала клавишу мышки, а потом CTRL.

Примечание. Если выполнить данную операцию без нажатия клавиши CTRL то данные не скопируются, а просто переместятся.



Функциональное копирование смежных диапазонов ячеек

Теперь копируем смежный диапазон с нижней гранью. Для этого выделяем диапазон A4:D4. Наведите указатель на точку в нижнем правом углу курсора Excel и стрелка примет вид жирного плюса «+». Теперь удерживая левую клавишу мышки, смещаем указатель на одну ячейку вниз.

Такой способ особенно эффективен для копирования формулы. Одна и та же формула каждый раз автоматически меняет адрес относительных ссылок. Более детально этот способ будет рассмотрен на следующих уроках по работе с функциями и формулами.

Примечание. Аналогичным способом можно скопировать столбец таблицы в смежный диапазон со стороны правой вертикальной грани. Соответственно курсор нужно смещать не вниз, а вправо.

Вспомогательные инструменты для вставки данных

Обратите внимание. При выполнении задания 1 и 2 после вставки рядом появляется вспомогательный инструмент со значком и тестом (Ctrl). Если кликнуть по нему или нажать на клавиатуре CTRL, то высветится меню для настройки параметров вставки. Например, можно вставить только формат или только их значения.

Примечание. Если данный инструмент для вас не является вспомогательным, а скорее раздражительным, то его можно отключить. Для этого зайдите в настройки программы: «Файл»-«Параметры»-«Дополнительно»-«Вырезание, копирование и вставка». Там же уберите галочку напротив «Отображать кнопку параметров вставки при вставке содержимого».

Инструмент «Формат по образцу»

Чтобы копировать формат ячейки в Excel нужно использовать инструмент «Формат по образцу» предназначен для копирования только оформления ячеек без их значений. Принцип работы этого инструмента прост. Программой выделяется место для временного хранения в оперативной памяти только форматов без значений. Это очень удобно, когда нужно скопировать оформление и сохранить при этом значения данных.

Чтобы воспользоваться данным инструментом выделяем область формата таблицы A1:D4. Дальше надо нажать «Главная»-«Формат по образцу». Курсор мышки примет значок инструмента. После чего следует щелкнуть по ячейке B7 для вставки. Как видите, переместились только форматы без значений.

Если после выделения диапазона A1:D4 сделать двойной щелчок по инструменту «Формат по образцу», то это действие позволяет зафиксировать нажатие кнопки. Теперь можно несколько раз щелкать по разным ячейкам для вставки формата в несмежные диапазоны по одному клику.

На следующем уроке рассмотрим преимущества инструмента «Буфер обмена».

В
Excel перемещение и копирование содержимого
ячеек можно осуществить двумя способами:
командами меню Правка; перетаскиванием
с помощью мыши.

Как
только пользователь выделит ячейку и
выберет команду Вырезать или Копировать
(Cut или Сору) в меню Правка (Edit), Excel
произведет копирование содержимого
ячейки в буфер обмена.

При
перемещении данные исходных ячеек будут
вставлены на новое место.

Копирование
данных используется для дублирования
информации. Как только содержимое одной
ячейки скопировано, оно может быть
вставлено в отдельную ячейку или в
область ячеек неоднократно. Кроме того,
выбранная область окружается подвижной
пунктирной границей, которая будет
оставаться до тех пор, пока операция не
будет завершена или отменена.

Граница
выглядит как пульсирующая точечная
рамка, окружающая выделенный объект.
Вставка содержимого ячеек возможна
только тогда, когда существует эта
граница.

Использование
команды Вставить (Paste) в меню Правка
(Edit) после выбора команды Вырезать (Cut)
будет отключать границу.

Использование
команды Вставить (Paste) после команды
Копировать (Сору) не будет отключать
границу, т.е. пользователь может продолжать
указывать другие места назначения для
вставки данных и применять команду
Вставить снова.

Нажатие
клавиши Enter будет вставлять выделенную
область на новое место, указанное мышью,
и отключать границу.

Нажатие
клавиши Esc будет отменять операцию
копирования в буфер и отключать границу.

Когда
вставляются данные из более чем одной
ячейки, требуется указать только левый
верхний угол области ячеек на рабочем
листе, в которую осуществляется вставка.

Перемещение
и копирование с помощью меню

1.
Выделите область ячеек для копирования.

2.
Для перемещения щелкните кнопку Вырезать
— или выберите команду Вырезать из меню
Правка (Edit, Cut). Excel показывает границу,
окружающую область вырезания.

3.
Для копирования щелкните по кнопке
Копировать — или выберите Правка,
Копировать (Edit, Copy). Excel показывает
границу, окружающую область копирования.

4.
Выберите место (верхнюю ячейку области)
вставки.

5.
Щелкните по кнопке Вставить — нажмите
Enter или выберите Правка, Вставить (Edit,
Paste).

Возможность
Перетаскивания (Drag and Drop) позволяет
перемещать или копировать содержимое
выделенных ячеек с помощью мыши. Эта
возможность особенно полезна при
.перемещении и копировании на небольшие
расстояния (в пределах видимой области
рабочего листа).

Перемещение
и копирование перетаскиванием

1.
Выберите область ячеек для перемещения.

2.
Переместите указатель мыши на обрамление
выделения.

3.
Перетащите выделение с помощью указателя
на новое место. Область ячеек будет
перемещена на новое место.

4.
Если при перетаскивании удерживать
нажатой клавишу Ctrl, область ячеек будет
скопирована на новое место.

• Вопрос 16. Форматирование данных в ms Excel.

Табличный
процессор Excel имеет определенные
достоинства по сравнению с текстовым
процессором Word с точки зрения ввода
данных в ячейки таблицы. В Excel реализован
ряд способов автоматизации ввода данных,
что делает его достаточно «интеллектуальным»
программным средством.

Одним
из таких способов является возможность
автоматической нумерации строк и
столбцов таблицы. Для этого надо
пронумеровать только первые две ячейки
столбца или строки и скопировать их
содержимое протяжкой мышью за маркер
на остальные ячейки столбца или строки.

Другим
средством автоматизации ввода данных
является автозаполнение ячеек столбца
при работе со списками.

Общие
принципы форматирования

Главный
принцип форматирования в Microsoft Excel такой
же, как и у других приложений Windows: сначала
выделить форматируемую область, затем
– применить инструменты форматирования.

Операции
выделения

Выделение
отдельной прямоугольной области таблицы
выполняется либо протяжкой указателя
мыши, либо клавишами со стрелками при
удержании клавиши Shift. При этом среди
выделенных одна ячейка является активной
– цвет ее заливки остается белым. Если
выполнить щелчок мышью по отдельной
ячейке, она будет одновременно выделенной
и активной.

Для
выделения нескольких несмежных
прямоугольных областей следует удерживать
нажатой клавишу Ctrl. При этом активной
будет только одна ячейка.

Операции
копирования и перемещения

Операции
копирования и перемещения можно выполнить
протяжкой мыши за границу выделенной
области. При удержании клавиши Ctrl будет
выполняться копирование, без нее –
перемещение.

Для
копирования формул в правом нижнем углу
выделенной области имеется специальный
маркер.

Форматирование
текстовой информации

Текстовый
процессор Word специализирован для работы
с текстами. Поэтому он имеет более
широкий набор инструментов для
форматирования текста, чем табличный
процессор Excel. Тем не менее, Excel имеет
достаточно средств для подготовки и
печати профессионально оформленных
документов.

Ввод
коротких текстов (записей, заголовков
и т.д.), чаще всего, требует двух видов
форматирования: выравнивания по
горизонтали и выравнивания по вертикали.
Эти операции выполняются через меню
Формат/Ячейки… .

В
окне «Формат ячейки» нужный способ
выравнивания устанавливается на вкладке
«Выравнивание» в соответствующих
полях со списком. На этой же вкладке
имеются другие важные настройки:

• флажок
  «переносить по словам» – для
  переноса на новую строку слов, разделенных
  пробелом (широко используется в
  заголовках);

• группа
  полей «Ориентация» – для расположения
  текста вертикально или с наклоном;

• поле
  «отступ» – для задания отступов
  слева (единица измерения — символ).

Если
некоторые тексты имеют длину, превышающую
ширину одной ячейки, следует предварительно
объединить эти ячейки.

Форматирование
числовой информации

Основными
операциями форматирования чисел
являются: задание количества знаков в
десятичной части; выравнивание по
правому краю и отступ справа. Числа
выравниваются по правому краю по
умолчанию, однако в некоторых случаях
для этой цели можно использовать
соответствующую кнопку на стандартной
панели инструментов. Количество знаков
в десятичной части числа задается на
вкладке «Число» окна «Формат
ячейки».

Для
выравнивания чисел по правому краю с
заданием отступа справа необходимо
выбрать числовой формат «Денежный»
или «Финансовый», в которых
предусмотрен отступ справа. Если же
требуется задать отступ справа для
числового формата «Числовой» или
других, следует добавить достаточно
узкий пустой столбец справа от столбца
с числами, убрав между ними обрамление.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #