Способ сохранения в excel

Сохранение в Экселе

Записывание таблиц Эксель в компьютер называется сохранение. Это такой процесс, при котором мы создаем новый файл и вносим его на Локальный диск. Потом его можно открыть на ПК, перенести на флешку, отправить по интернету.

Инструкция

1. Нажмите на надпись «Файл» в левом верхнем углу программы.

Если такой надписи нет, щелкните по круглой кнопке с цветными квадратами. Она тоже находится в верхнем углу Экселя.

2. Из списка выберите пункт «Сохранить как».

3. Появится небольшое окно выбора папки для сохранения. Указать ее можно через левую часть.

Покажу на примере. Допустим, я хочу записать таблицу на диск D, в папку «Отчеты». Значит, через левую часть окна выбираю «Этот компьютер» и открываю Локальный диск D.

Затем открываю «Отчеты».

Если нужной папки нет, ее можно создать прямо в окне. Для этого нажать на кнопку «Новая папка» вверху.

Проверяю, правильно ли выбрано место для сохранения. Оно будет написано в верхней строке.

На заметку. Многие пользователи записывают данные в «Документы» или на Рабочий стол. Но я не советую хранить в них важную информацию, так как эти места ненадежны. Лучше сохранять в диск D или другой подобный (кроме C). Подробнее читайте в этом уроке.

4. Напечатайте название для вашего файла или оставьте таким, как предлагает программа. Название можно поменять в нижней строке.

5. Нажмите на кнопку «Сохранить».

Окошко исчезнет – это будет означать, что данные сохранились в указанном месте.

Теперь можно закрыть программу Excel и попробовать найти записанный файл в компьютере. Для этого зайдите в то место, которое выбрали при сохранении. Там должен быть файл с указанным названием или стандартным именем «Книга 1».

Важно! При работе данные лучше время от времени сохранять. Для этого используйте вот такую кнопку в верхнем левом углу программы:

Нажав на нее, информация перезапишется. То есть записанный ранее вариант заменится новым. Это нужно, чтобы случайно не потерять данные. Ведь если в системе произойдет сбой (зависание, отключение электричества), то велика вероятность потери таблицы.

  • Компьютерная грамотность
  • Microsoft Word
  • Microsoft Excel
  • Уроки Интернета
  • Электронная почта
  • Социальные сети
  • Архив уроков

Источник

Файл можно сохранить в папку на жестком диске, в сетевом расположении, в облаке, на DVD-диске, на рабочем столе или на флэш-накопителе. Хотя необходимо определить назначение, если оно отличается от папки по умолчанию, процесс сохранения будет одинаковым независимо от выбранного назначения. По умолчаниюMicrosoft 365 программы сохраняют файлы в рабочей папке по умолчанию.

Кроме того, можно сохранить файл в другом формате, например RTF, CSV или PDF.

Сохранение файла в OneDrive или SharePoint позволяет получить доступ к нему на любом устройстве и включает такие функции, как автосохранение и журнал версий, которые могут помочь предотвратить потерю данных, если файл неожиданно закрывается.

Чтобы сохранить файл:

  1. Нажмите клавиши CTRL+S или выберите файл >«Сохранить».

    Совет: Вы также можете выбрать команду « Сохранить Значок сохранения » на панели быстрого доступа.

  2. Если файл сохраняется впервые, обязательно нужно ввести для него имя.

Совет: Сохраните файл в облачном расположении, например OneDrive или SharePoint, чтобы иметь доступ к нему в любом месте, взаимодействовать с другими пользователями в режиме реального времени и получать доступ к журналу версий.

По умолчанию при входе файлы сохраняются в OneDrive. Если вы хотите сохранить текущий файл в другом месте, щелкните раскрывающийся список » Расположение», чтобы просмотреть дополнительные недавно использовавшихся расположений. Если нужного расположения нет, можно открыть полное окно «Сохранить как», выбрав «Дополнительные параметры сохранения».

Диалоговое окно сохранения в Microsoft Excel для Office 365

Совет: Если сохранить файл в OneDrive или SharePoint,автосохранение будет включено по умолчанию, поэтому вам не нужно сохранять данные по мере использования.

Если вы хотите изменить расположение по умолчанию для этих сохранения на одну из недавно использовавшихся папок, выберите раскрывающийся список «Расположение «, щелкните правой кнопкой мыши расположение папки, которое вы хотите задать по умолчанию, и выберите «Задать расположение по умолчанию«. 

Снимок экрана: настройка расположения по умолчанию в Word при сохранении нового файла

Если вы хотите сохранить данные в папке, отличной от недавно использовавшихся папок, выберите » Дополнительные расположения». Если вы еще не получили это обновление, приложения Office продолжат использовать меню «Файл» для сохранения.

Советы: 

  • Вы также можете нажать клавишу F12 или > «Сохранить как«, чтобы открыть меню «Файл».

  • Если вы уже использовали сочетания клавиш при закрытии документа, например ALT+F4, вы можете быстро выбрать «Не сохранять» файл с помощью сочетания клавиш для этой кнопки (ALT+N).

Сохранение копии как нового файла («Сохранить как»)

Совет: Если вы собираетесь создать файл на основе существующего файла, но хотите сохранить только изменения в новом файле, рекомендуется сохранить копию перед внесением изменений. Таким образом, исходный файл останется без изменений, а все изменения будут сохранены в новой копии. Можно также щелкнуть исходный файл правой кнопкой мыши и выбрать команду «Открыть копию».

  1. Нажмите клавишу F12 или на вкладке Файл выберите команду Сохранить как.

  2. По умолчанию Office сохраняет копию в том же расположении, что и исходный файл. Если текущее расположение вам подходит, перейдите к шагу 3. Если вы хотите сохранить копию в другом расположении, выберите его на этом этапе.

    Расположение

    Описание

    Сайты —

    [название вашей компании]

    Библиотеки документов SharePoint или групп Office 365

    OneDrive —

    [название вашей компании]

    OneDrive для бизнеса

    OneDrive — личное

    OneDrive для пользователей с учетной записью Майкрософт

    Этот компьютер

    Локальное устройство, включая все подключенные жесткие диски и устройства флэш-памяти

    Обзор

    Откроется проводник, и вы сможете перейти к любому расположению на компьютере.

  3. Укажите имя новой копии и нажмите Сохранить.

Исходный файл закроется, а вы продолжите работу над его новой копией.

Совет: если вы часто создаете новые файлы на основе существующих, возможно, вам будут полезны шаблоны, которые упрощают процесс и делают его более безопасным. Дополнительные сведения см. в статье Создание шаблона.

Сохранение файла в другом формате

Файл можно сохранить в другом формате, чтобы его можно было открыть в другом приложении или в более ранней версии используемого приложения. Например, может потребоваться сохранить документ Word в формате RTF или книгу Excel в виде CSV-файла Comma-Separated(CSV).

Важно: Если сохранить файл Office в формате, отличном от формата Open XML (например, .DOCX, .XLSX или .PPTX), некоторые сетевые функции и современные функции, такие как автосохранение или проверка читаемости , не будут работать с ним.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Нажмите кнопку Сохранить как.

  3. Выберите расположение файла, например OneDrive или «Этот компьютер», в котором нужно сохранить файл.

  4. В поле Имя файла введите новое имя файла.

  5. В списке Тип файла выберите формат, в котором требуется сохранить файл. Например, выберите формат формата RTF, Word 97–2003 (.doc), веб-страницу (.htm или .html) или разделители запятыми (.csv).

    Щелкните стрелку раскрывающегося списка "Тип файла", чтобы выбрать другой формат файла для документа.

    Дополнительные сведения о сохранении файлов в формате PDF (.pdf) или XPS (XPS) см. в разделе «Сохранение или преобразование в ФОРМАТ PDF или XPS».

  6. Нажмите кнопку Сохранить.

Резервное копирование и восстановление файлов

Способ резервного копирования и восстановления файлов зависит от того, где и когда вы их сохранили. Чтобы узнать больше о функции, включая поддерживаемые версии Office, выберите имя функции в таблице ниже.

Сохранено в OneDrive

Возможности

Автосохранение

Автосохранение автоматически сохраняет файл при сохранении в OneDrive или SharePoint в Microsoft 365.

Журнал версий

Журнал версий позволяет просматривать и восстанавливать предыдущие версии файлов, хранящихся в OneDrive или SharePoint в Microsoft 365.

Резервное копирование с помощью OneDrive

На компьютере с Windows можно создать резервную копию папок «Рабочий стол», «Документы» и «Рисунки» OneDrive резервное копирование папок компьютера. Также см. раздел «Файлы», сохраненные в OneDrive по умолчанию в Windows 10.

Восстановление OneDrive (только для подписки)

Вы можете восстановить все OneDrive до предыдущего времени, если OneDrive файлы удаляются, перезаписываются, повреждены или заражены вредоносными программами.

Восстановление удаленных файлов и папок в OneDrive

Вы можете восстановить файлы и папки, удаленные из OneDrive.

Сохранено на устройстве

Если функция автовосстановления включена и файл неожиданно закрывается, восстановление документов откроется при следующем открытии приложения Office. Вы также можете восстановить более раннюю версию файла Office.

Важно: Даже если автовосстановление включено, файл следует часто сохранять во время работы над ним, чтобы избежать потери данных из-за непредвиденного сбоя питания или другой проблемы.

В Office 2016 вы можете сохранить копию как новый файл, сохранить файл в другом формате или в другом расположении.

Сохранение копии как нового файла («Сохранить как»)

Совет: если вы собираетесь создать новый файл на основе существующего, но сохранить изменения только в новом, перед их внесением рекомендуем использовать команду «Сохранить как». Таким образом, исходный файл останется без изменений, а все изменения будут сохранены в новой копии.

  1. Нажмите клавишу F12 или на вкладке Файл выберите команду Сохранить как.

  2. По умолчанию Office сохраняет копию в том же расположении, что и исходный файл. Если вы хотите сохранить копию в другом расположении, выберите его на этом этапе. Если текущее расположение вам подходит, перейдите к шагу 3.

  3. Укажите имя новой копии и нажмите Сохранить.

Исходный файл закроется, а вы продолжите работу над его новой копией.

Совет: если вы часто создаете новые файлы на основе существующих, возможно, вам будут полезны шаблоны, которые упрощают процесс и делают его более безопасным. Дополнительные сведения см. в статье Создание шаблона.

Выбор другого расположения для сохранения файла

Сохраняя файл или его копию, как описано выше, можно выбрать другое расположение.

  1. Выберите облачное хранилище, веб-сайт или папку на устройстве, где вы хотите сохранить файл.

    Расположение

    Описание

    Сайты —

    [название вашей компании]

    Библиотеки документов SharePoint или групп Office 365

    OneDrive —

    [название вашей компании]

    OneDrive для бизнеса

    OneDrive — личное

    OneDrive для пользователей с учетной записью Майкрософт

    Этот компьютер

    Локальное устройство, включая все подключенные жесткие диски и устройства флэш-памяти

    Обзор

    Откроется проводник, и вы сможете перейти к любому расположению на компьютере.

  2. Выберите папку в списке Последние папки, а если в нем отсутствует нужное расположение, нажмите кнопку Обзор.

  3. Проверьте имя файла и нажмите кнопку Сохранить.

Сохранение файла в другом или старом формате

Файл можно сохранить в другом формате, чтобы его можно было открыть в другом приложении или в более ранней версии используемого приложения. Например, может потребоваться сохранить документ Word 2016 в формате RTF, а книгу Excel — в формате CSV.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Нажмите кнопку Сохранить как.

  3. Выберите расположение файла, например OneDrive или «Этот компьютер», в котором нужно сохранить файл.

  4. В поле Имя файла введите новое имя файла.

  5. В списке Тип файла выберите формат, в котором требуется сохранить файл. Например, выберите формат формата RTF, Word 97–2003 (.doc), веб-страницу (.htm или .html) или разделители запятыми (.csv).

    Щелкните стрелку раскрывающегося списка "Тип файла", чтобы выбрать другой формат файла для документа.

    Примечание: Дополнительные сведения о сохранении файлов в формате PDF (.pdf) или XPS (XPS) см. в разделе «Сохранение или преобразование в ФОРМАТ PDF или XPS».

  6. Нажмите кнопку Сохранить.

Сохраните копию файла или выберите другое расположение в Office 2013.

  1. Выберите облачное хранилище, веб-сайт или папку на устройстве, где вы хотите сохранить файл.

    Расположение

    Описание

    Сайты —

    [название вашей компании]

    Библиотеки документов SharePoint Server 2013 или предыдущих версий

    OneDrive —

    [название вашей компании]

    OneDrive для работы и учебы

    OneDrive — личное

    OneDrive для пользователей через вашу учетную запись Microsoft

    Другие места в Интернете

    Другие веб-сайты, на которых у вас есть доступ к хранилищу файлов.

    Компьютер

    Локальное устройство

  2. Выберите папку в списке Последние папки, а если в нем отсутствует нужное расположение, нажмите кнопку Обзор.

  3. Проверьте имя файла и нажмите кнопку Сохранить.

При использовании диалогового окна Сохранение документа можно также сохранить файл в новом расположении с помощью области навигации.

Диалоговое окно "Сохранение документа" в Windows Vista и Windows 7

  1. В адресной строке выберите или укажите путь к папке.

  2. Для быстрого просмотра часто используемых папок используйте область навигации.

  3. Нажмите кнопку со стрелкой, чтобы отобразить остальные типы файлов.

Кроме того, с помощью диалогового окна Сохранение документа можно переименовать файл или изменить его расположение, выбрав другую папку.

Файл можно сохранить в другом формате, чтобы его можно было открыть в другом приложении или в более ранней версии используемого приложения. Например, может потребоваться сохранить документ Word в формате RTF или книгу Excel в виде CSV-файла Comma-Separated(CSV).

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Нажмите кнопку Сохранить как.

  3. Выберите расположение файла, например OneDrive или «Этот компьютер», в котором нужно сохранить файл.

  4. В поле Имя файла введите новое имя файла.

  5. В списке Тип файла выберите формат, в котором требуется сохранить файл. Например, выберите формат «Текст в формате RTF», «Веб-страница» или «CSV (разделители-запятые) (*.csv)».

    Щелкните стрелку раскрывающегося списка "Тип файла", чтобы выбрать другой формат файла для документа.

    Примечание: Дополнительные сведения о сохранении файлов в формате PDF (.pdf) или XPS (XPS) см. в разделе «Сохранение или преобразование в ФОРМАТ PDF или XPS».

  6. Нажмите кнопку Сохранить.

Если вы работаете с Office 2010, вы можете сохранять файлы в форматах предыдущих версий Microsoft 365, выбирая версию в списке Тип файла диалогового окна Сохранение документа. Например, документ Word 2010 (DOCX) можно сохранить в формате 97–2003 (DOC).

Примечания: 

  • Office 2010 по-прежнему использует форматы файлов, основанные на XML, например DOCX, XLSX и PPTX, которые впервые появились в 2007 Office (выпуск). Поэтому файлы, созданные в Microsoft Word 2010, Microsoft Excel 2010 и Microsoft PowerPoint 2010, можно открывать в программах 2007 Office (выпуск) без потери функциональности или установки специальных надстроек. Дополнительные сведения см. в статье Форматы Open XML и расширения имен файлов.

  • Дополнительные сведения о совместимости файлов различных версий см. в статье Проверка совместимости.

Сведения о сохранении Microsoft Access 2010 файлов в формате ACCDB в более старом формате MDB см. в статье Преобразование базы данных .accdb в более ранний формат.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Нажмите кнопку Сохранить как.

  3. В поле Имя файла введите новое имя файла.

  4. Нажмите кнопку Сохранить.

При использовании диалогового окна Сохранение документа можно также сохранить файл в новом расположении с помощью области навигации.

Диалоговое окно "Сохранение документа" в Windows Vista и Windows 7

  1. В адресной строке выберите или укажите путь к папке.

  2. Для быстрого просмотра часто используемых папок используйте область навигации.

  3. Нажмите кнопку со стрелкой, чтобы отобразить остальные типы файлов.

Кроме того, с помощью диалогового окна Сохранение документа можно переименовать файл или изменить его расположение, выбрав другую папку.

Файл можно сохранить в другом формате, чтобы его можно было открыть в другом приложении или в более ранней версии используемого приложения. Например, может потребоваться сохранить документ Word в формате RTF или книгу Excel в виде CSV-файла Comma-Separated(CSV).

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Нажмите кнопку Сохранить как.

  3. Выберите расположение файла, например OneDrive или «Этот компьютер», в котором нужно сохранить файл.

  4. В поле Имя файла введите новое имя файла.

  5. В списке Тип файла выберите формат, в котором требуется сохранить файл. Например, выберите формат «Текст в формате RTF», «Веб-страница» или «CSV (разделители-запятые) (*.csv)».

    Щелкните стрелку раскрывающегося списка "Тип файла", чтобы выбрать другой формат файла для документа.

    Примечание: Дополнительные сведения о сохранении файлов в формате PDF (.pdf) или XPS (XPS) см. в разделе «Сохранение или преобразование в ФОРМАТ PDF или XPS».

  6. Нажмите кнопку Сохранить.

Если вы работаете с Office 2010, вы можете сохранять файлы в форматах предыдущих версий Microsoft 365, выбирая версию в списке Тип файла диалогового окна Сохранение документа. Например, документ Word 2010 (DOCX) можно сохранить в формате 97–2003 (DOC).

Примечания: 

  • Office 2010 по-прежнему использует форматы файлов, основанные на XML, например DOCX, XLSX и PPTX, которые впервые появились в 2007 Office (выпуск). Поэтому файлы, созданные в Microsoft Word 2010, Microsoft Excel 2010 и Microsoft PowerPoint 2010, можно открывать в программах 2007 Office (выпуск) без потери функциональности или установки специальных надстроек. Дополнительные сведения см. в статье Форматы Open XML и расширения имен файлов.

  • Дополнительные сведения о совместимости файлов различных версий см. в статье Проверка совместимости.

Сведения о сохранении Microsoft Access 2010 файлов в формате ACCDB в более старом формате MDB см. в статье Преобразование базы данных .accdb в более ранний формат.

Обратная связь

Эта статья была обновлена 29 января 2020 г. в результате ваших комментариев. Если вы нашли это полезным, а особенно если нет, воспользуйтесь приведенными ниже элементами управления обратной связью, чтобы узнать, как мы можем сделать это лучше.

См. также

  • Что такое автосохранение?

  • Переименование файла

  • Сохранение или преобразование в формат PDF

  • Храните, синхронизируйте свои файлы и предоставляйте к ним общий доступ

  • Что происходит при выходе из Office?

Источник

В этом уроке вы узнаете, как использовать команды Сохранить и Сохранить как, также узнаете как сохранить книгу в режиме совместимости с Excel 97-2003, и как сохранить книгу в формате PDF.

Всякий раз, когда вы создаете новый документ в Excel, вам нужно знать, как его сохранить для дальнейшего доступа и редактирования. Excel позволяет сохранять документы несколькими способами.

Чтобы использовать команду Сохранить как:

Команда «Сохранить как» позволяет вам выбрать имя документа и место, где его сохранить. Это полезно, когда вы только создали документ или хотите сохранить версию документа, оставив оригинал нетронутым.

  1. Кликните вкладку Файл.
  2. Выберите Сохранить как.
    Сохранить как в программе Excel 2010
  3. Появится диалоговое окно Сохранить как. Выберите место, где вы хотите сохранить книгу.
  4. Введите имя книги и нажмите Сохранить.
    Диалоговое окно Сохранить как

Чтобы использовать команду Сохранить:

  1. Кликните по команде Сохранить на Панели быстрого доступа.
    Сохранение книги
  2. Книга будет сохранена в том же месте, где она находится в данный момент и с тем же именем.

Если вы сохраняете книгу в первый раз и выбираете Сохранить, то появится диалоговое окно Сохранить как.

Чтобы воспользоваться Автосохранением:

Excel автоматически сохраняет ваши книги во время работы на временную папку. Если вы забудете сохранить изменения или у программы Excel случится какой-либо сбой, то вы сможете восстановить автосохраненный файл.

  1. Откройте книгу, которая до этого была закрыта без сохранения.
  2. Кликните вкладку Файл и выберите во всплывающем меню пункт Сведения.
  3. Если автосохраненные версии вашей книги существуют, то они будут показаны в разделе Версии. Кликните на файле, чтобы его открыть.
  4. Под лентой книги появится желтое предупреждение. Чтобы восстановить эту версию книги нажмите Восстановить, а затем OK.

По умолчанию Excel автоматически сохраняет книгу каждые 10 минут. Если вы работали с таблицей меньше 10 минут и закрыли без сохранения или случился сбой, то Excel не успеет сделать автосохранение.

Если вы не видите файл, который ищите, или ищете файл, у которого нет предыдущих версий, то вы можете посмотреть все автосохраненные файлы, нажав кнопку Управление версиями и выбрав Восстановить несохраненные книги в выпадающем меню.

Автосохранение Excel

Чтобы сохранить книгу в формате Книга Excel 97-2003:

Вы можете делиться вашими книгами с теми, кто пользуется Excel 2010 или 2007, так как у них одинаковые форматы файлов. Тем не менее, более ранние версии Excel используют другой формат файла. Поэтому, если вы хотите поделиться книгой с кем-то, кто использует предыдущую версию Excel, вам нужно сохранить ее в формате Книга Excel 97-2003.

  1. Кликните по вкладке Файл.
  2. Выберите Сохранить как.
  3. В выпадающем списке Тип файла выберите Книга Excel 97-2003.
    Сохранение файла в формате Excel 97-2003
  4. Выберите место, где следует сохранить книгу.
  5. Введите имя книги и нажмите Сохранить.

Чтобы сохранить файл в формате PDF:

Сохранение вашей книги в формате Adobe Acrobat Document, который называется PDF, может быть особенно полезным, если получатели не имеют и не работают в Excel. Сохранение в формате PDF дают возможность получателям увидеть содержимое книги, хотя они не смогут редактировать ее.

  1. Кликните по вкладке Файл.
  2. Выберите Сохранить как.
  3. В выпадающем списке Тип файла выберите PDF.
    Сохранение документа в формате PDF
  4. Выберите место, где следует сохранить книгу.
  5. Введите имя книги и нажмите кнопку Сохранить.

По умолчанию Excel сохраняет только активный лист. Если у вас в книге несколько листов, а вы хотите сохранить их все в одном PDF файле, то нажмите на кнопку Параметры. Появится Диалоговое окно Параметры. Выберите пункт Всю книгу и нажмите OK.

Доступ к диалоговому окну Параметры

Сохраняйте документ чаше во время работы. Т.е. ввели некоторые изменения в документ — нажали на кнопку сохранить. Сделайте это привычкой.

Быстрое сохранение в программе Excel

Источник

Несколько способов сохранить документ Microsoft Excel 2013

04.12.2014

Шаг 1

В этом пошаговом руководстве я покажу Вам несколько способов сохранения документа Microsoft Excel 2013. Первый способ сохранения при помощи иконки «Сохранить», расположенной на панели быстрого доступа.

Как сохранить документ Excel 2013 пошаговая инструкция

Шаг 2

Кликаем на раздел «Файл».

Как сохранить документ Excel 2013 пошаговая инструкция

Шаг 3

Переходим во вкладку «Сохранить как», выбираем место сохранения облако (внешний сервер) или компьютер. В своем примере я сохраняю книгу на компьютер. Выделенная на примере область под номером 3 показываем места последнего сохранения файлов, если в указанном перечне необходимая папка отсутствует – щелкните «Обзор».

Как сохранить документ Excel 2013 пошаговая инструкция

Шаг 4

В диалоговом окне «Сохранение документа» выбираем место сохранения файла, прописываем его имя и кликаем кнопку «Сохранить».

Как сохранить документ Excel 2013 пошаговая инструкция

Шаг 5

Документ сохранен и теперь отображается под введенным Вами именем.

Как сохранить документ Excel 2013 пошаговая инструкция

Шаг 6

Для сохранения изменений можете кликнуть иконку «Сохранить» на панели быстрого доступа.

Как сохранить документ Excel 2013 пошаговая инструкция

Шаг 7

Второй способ сохранения документа – кликнуть на раздел «Файл» в главном меню программы.

Как сохранить документ Excel 2013 пошаговая инструкция

Шаг 8

Далее щелкнем на пункт «Сохранить».

Как сохранить документ Excel 2013 пошаговая инструкция

Шаг 9

И третий способ сохранения – при помощи одновременного нажатия клавиш Ctrl и S. Если информация оказалась Вам полезной – жмите Спасибо!

Как сохранить документ Excel 2013 пошаговая инструкция

Оценка статьи:

1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (Пока оценок нет)

Загрузка…

Источник

Use Excel Shortcut Keys to Quickly Save Your Work

Save early, save often!

Updated on December 2, 2020

You’ve put a lot of work into your Excel spreadsheet, don’t let it slip away because you forgot to save it. Use these tips to keep your work safe and saved for the next time you need that important file. When you want to share your work, save the workbook in PDF format.

Instructions in this article apply to Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel for Microsoft 365, and Excel for Mac.

Use Excel Save Shortcut Keys

There are three ways to save a file in Excel:

  • Select File > Save As. In Excel 2019, select File > Save a Copy.
  • Select Save on the Quick Access Toolbar.
  • Use the Ctrl+S shortcut key.

If you work on a Mac, use the Command key instead of the Control key.

Jurgita Vaicikeviciene / EyeEm / Getty Images

If the file has been saved before, the pointer changes to an hourglass icon while the save takes place. If the workbook is being saved for the first time, the Save As dialog box opens.

First Time Save

When a file is saved for the first time, two pieces of information must be specified in the Save As dialog box. Enter a name for the file and choose the location where it will be saved.

File names can contain up to 255 characters including spaces.

Save Frequently

Using Ctrl+S is an easy way to save data. Use this shortcut frequently, at least every five minutes, to avoid losing data.

Pin Save Locations

If you open certain files or folders frequently in Excel, pin them to your list of recently opened files. This keeps the location readily accessible at the top of the Recent list. 

There is no limit to the number of locations that can be pinned. To pin a save location:

  1. To pin a folder, select File > Save As.

  2. Select Recent and, on the right side of the window, hover over the workbook or folder you want to pin. A small horizontal image of a push pin appears for that location.

  3. Select the pin for that location. The folder is moved to the Pinned list and the horizontal push pin changes to a vertical push pin.

  4. To unpin a location, select the vertical push pin to change it back to a horizontal pin and remove it from the Pinned list.

Save Excel Worksheets as PDF Files

When you want a copy of a worksheet or an entire workbook that nobody can edit and everyone can view, convert or save your Excel files in PDF format. A PDF file (Portable Document Format) allows others to view documents without needing the original program, such as Excel, installed on their computer. Instead, users open the file with a free PDF reader program such as Adobe Acrobat Reader.

Saving the Active Worksheet in PDF Format

When saving a file in PDF format, by default only the current, or active worksheet (the worksheet on screen), is saved.

To save an Excel worksheet in PDF format:

  1. Select File.

  2. Select Save As to open the Save As window.

  3. Choose the location where you want to save the file.

  4. Enter a name for the file.

  5. Select the Save as type down arrow.

  6. Scroll through the list to find and select PDF (*.pdf).

  7. Select Save to save the file in PDF format and close the window.

Save an Entire Workbook in PDF Format

The default Save As option only saves the current worksheet in PDF format. Follow these steps to save your entire workbook as a PDF file:

  1. Select File > Save As.

  2. Select Browse to open the Save As dialog box.

  3. Select Save as type to open a drop-down list and choose PDF. The Options button appears in the Save As dialog box.

  4. Select Options to open the Options dialog box.

  5. Select Entire Workbook in the Publish what section.

  6. Select OK to return to the Save As dialog box.

  7. Select Save to save the workbook in PDF format and close the dialog box.

AutoSave to OneDrive

If you use Microsoft 365, Excel automatically saves your work when you choose to save files to your OneDrive cloud storage account. When your files are saved to OneDrive, documents are automatically saved every few seconds, eliminating the need for you to continuously select Save or use shortcut keys.

For the AutoSave function to work, save documents to a location in your OneDrive folder. The AutoSave function does not work with any location on your PC or Mac.

If you have Microsoft 365 and save your files to OneDrive, enable AutoSave by selecting the toggle switch in the top-left corner of the Excel screen. When enabled, the switch will say On. To turn the feature off and save your work manually, change it to Off.

Thanks for letting us know!

Get the Latest Tech News Delivered Every Day

Subscribe

Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:

А вот еще интересные статьи:

  • Способ сортировки в excel
  • Способ создания таблицы в ms word
  • Способ создания документов в ms word
  • Способ создания диаграммы в excel
  • Способ создание формул в excel

    • 0 0 голоса
    Рейтинг статьи
    Подписаться
    Уведомить о
    guest

    0 комментариев
    Старые
    Новые Популярные
    Межтекстовые Отзывы
    Посмотреть все комментарии