Список таблиц в базе данных excel

Skip to content

Sub SpisokSvodnihTablicKnigi()
'Шаг 1: Объявляем переменные
Dim ws As Worksheet
Dim pt As PivotTable
Dim MyCell As Range
'Шаг 2: Добавляем новый лист с заголовками столбцов
Worksheets.Add
Range("A1:F1") = Array("Pivot Name", "Worksheet", _
"Location", "Cache Index", _
"Source Data Location", _
"Row Count")
'Шаг 3: Устанавливаем якорь курсора в ячейке А2
Set MyCell = ActiveSheet.Range("A2")
'Шаг 4: Запускаем цикл по листам книги
For Each ws In Worksheets
'Шаг 5: Запускаем цикл по всем сводным таблицам
For Each pt In ws.PivotTables
MyCell.Offset(0, 0) = pt.Name
MyCell.Offset(0, 1) = pt.Parent.Name
MyRange.Offset(0, 2) = pt.TableRange2.Address
MyRange.Offset(0, 3) = pt.CacheIndex
MyRange.Offset(0, 4) = Application.ConvertFormula _
(pt.PivotCache.SourceData, xlR1C1, xlA1)
MyRange.Offset(0, 5) = pt.PivotCache.RecordCount
'Шаг 6: Переместить курсор строкой вниз и установить якорь
Set MyRange = MyRange.Offset(1, 0)
'Шаг 7: Работа через все сводные таблицы и листы
Next pt
Next ws
'Шаг 8: Соответствие размеров столбцов
ActiveSheet.Cells.EntireColumn.AutoFit
End Sub

При упоминании баз данных (БД) первым делом, конечно, в голову приходят всякие умные слова типа SQL, Oracle, 1С или хотя бы Access. Безусловно, это очень мощные (и недешевые в большинстве своем) программы, способные автоматизировать работу большой и сложной компании с кучей данных. Беда в том, что иногда такая мощь просто не нужна. Ваш бизнес может быть небольшим и с относительно несложными бизнес-процессами, но автоматизировать его тоже хочется. Причем именно для маленьких компаний это, зачастую, вопрос выживания.

Для начала давайте сформулируем ТЗ. В большинстве случаев база данных для учета, например, классических продаж  должна уметь:

• хранить в таблицах информацию по товарам (прайс), совершенным сделкам и клиентам и связывать эти таблицы между собой
• иметь удобные формы ввода данных (с выпадающими списками и т.п.)
• автоматически заполнять этими данными какие-то печатные бланки (платежки, счета и т.д.)
• выдавать необходимые вам отчеты для контроля всего бизнес-процесса с точки зрения руководителя

Со всем этим вполне может справиться Microsoft Excel, если приложить немного усилий. Давайте попробуем это реализовать.

Шаг 1. Исходные данные в виде таблиц

Информацию о товарах, продажах и клиентах будем хранить в трех таблицах (на одном листе или на разных — все равно). Принципиально важно, превратить их в «умные таблицы» с автоподстройкой размеров, чтобы не думать об этом в будущем. Это делается с помощью команды Форматировать как таблицу на вкладке Главная (Home — Format as Table). На появившейся затем вкладке Конструктор (Design) присвоим таблицам наглядные имена в поле Имя таблицы для последующего использования:

Итого у нас должны получиться три «умных таблицы»:

Обратите внимание, что таблицы могут содержать дополнительные уточняющие данные. Так, например, наш Прайс содержит дополнительно информацию о категории (товарной группе, упаковке, весу и т.п.) каждого товара, а таблица Клиенты — город и регион (адрес, ИНН, банковские реквизиты и т.п.) каждого из них.

Таблица Продажи будет использоваться нами впоследствии для занесения в нее совершенных сделок.

Шаг 2. Создаем форму для ввода данных

Само-собой, можно вводить данные о продажах непосредственно в зеленую таблицу Продажи, но это не всегда удобно и влечет за собой появление ошибок и опечаток из-за «человеческого фактора». Поэтому лучше будет на отдельном листе сделать специальную форму для ввода данных примерно такого вида:

В ячейке B3 для получения обновляемой текущей даты-времени используем функцию ТДАТА (NOW). Если время не нужно, то вместо ТДАТА можно применить функцию СЕГОДНЯ (TODAY).

В ячейке B11 найдем цену выбранного товара в третьем столбце умной таблицы Прайс с помощью функции ВПР (VLOOKUP). Если раньше с ней не сталкивались, то сначала почитайте и посмотрите видео тут.

В ячейке B7 нам нужен выпадающий список с товарами из прайс-листа. Для этого можно использовать команду Данные — Проверка данных (Data — Validation), указать в качестве ограничения Список (List) и ввести затем в поле Источник (Source) ссылку на столбец Наименование из нашей умной таблицы Прайс:

Аналогичным образом создается выпадающий список с клиентами, но источник будет уже:

=ДВССЫЛ(«Клиенты[Клиент]»)

Функция ДВССЫЛ (INDIRECT) нужна, в данном случае, потому что Excel, к сожалению, не понимает прямых ссылок на умные таблицы в поле Источник. Но та же ссылка «завернутая» в функцию ДВССЫЛ работает при этом «на ура» (подробнее об этом было в статье про создание выпадающих списков с наполнением).

Шаг 3. Добавляем макрос ввода продаж

После заполнения формы нужно введенные в нее данные добавить в конец таблицы Продажи. Сформируем при помощи простых ссылок строку для добавления прямо под формой:

Т.е. в ячейке A20 будет ссылка =B3, в ячейке B20 ссылка на =B7 и т.д.

Теперь добавим элементарный макрос в 2 строчки, который копирует созданную строку и добавляет ее к таблице Продажи. Для этого жмем сочетание Alt+F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer). Если эту вкладку не видно, то включите ее сначала в настройках Файл — Параметры — Настройка ленты (File — Options — Customize Ribbon). В открывшемся окне редактора Visual Basic вставляем новый пустой модуль через меню Insert — Module и вводим туда код нашего макроса:

Sub Add_Sell()
    Worksheets("Форма ввода").Range("A20:E20").Copy                         'копируем строчку с данными из формы
    n = Worksheets("Продажи").Range("A100000").End(xlUp).Row                'определяем номер последней строки в табл. Продажи
    Worksheets("Продажи").Cells(n + 1, 1).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues 'вставляем в следующую пустую строку
    Worksheets("Форма ввода").Range("B5,B7,B9").ClearContents               'очищаем форму
End Sub

Теперь можно добавить к нашей форме кнопку для запуска созданного макроса, используя выпадающий список Вставить на вкладке Разработчик (Developer — Insert — Button):

После того, как вы ее нарисуете, удерживая нажатой левую кнопку мыши, Excel сам спросит вас — какой именно макрос нужно на нее назначить — выбираем наш макрос Add_Sell. Текст на кнопке можно поменять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Изменить текст.

Теперь после заполнения формы можно просто жать на нашу кнопку, и введенные данные будут автоматически добавляться к таблице Продажи, а затем форма очищается для ввода новой сделки.

Шаг 4. Связываем таблицы

Перед построением отчета свяжем наши таблицы между собой, чтобы потом можно было оперативно вычислять продажи по регионам, клиентам или категориям. В старых версиях Excel для этого потребовалось бы использовать несколько функций ВПР (VLOOKUP) для подстановки цен, категорий, клиентов, городов и т.д. в таблицу Продажи. Это требует времени и сил от нас, а также «кушает» немало ресурсов Excel. Начиная с Excel 2013 все можно реализовать существенно проще, просто настроив связи между таблицами.

Для этого на вкладке Данные (Data) нажмите кнопку Отношения (Relations). В появившемся окне нажмите кнопку Создать (New) и выберите из выпадающих списков таблицы и названия столбцов, по которым они должны быть связаны:

Важный момент: таблицы нужно задавать именно в таком порядке, т.е. связанная таблица (Прайс) не должна содержать в ключевом столбце (Наименование) повторяющихся товаров, как это происходит в таблице Продажи. Другими словами, связанная таблица должна быть той, в которой вы искали бы данные с помощью ВПР, если бы ее использовали.

Само-собой, аналогичным образом связываются и таблица Продажи с таблицей Клиенты по общему столбцу Клиент:

После настройки связей окно управления связями можно закрыть, повторять эту процедуру уже не придется.

Шаг 5. Строим отчеты с помощью сводной

Теперь для анализа продаж и отслеживания динамики процесса, сформируем для примера какой-нибудь отчет с помощью сводной таблицы. Установите активную ячейку в таблицу Продажи и выберите на ленте вкладку Вставка — Сводная таблица (Insert — Pivot Table). В открывшемся окне Excel спросит нас про источник данных (т.е. таблицу Продажи) и место для выгрузки отчета (лучше на новый лист):

Жизненно важный момент состоит в том, что нужно обязательно включить флажок Добавить эти данные в модель данных (Add data to Data Model) в нижней части окна, чтобы Excel понял, что мы хотим строить отчет не только по текущей таблице, но и задействовать все связи.

После нажатия на ОК в правой половине окна появится панель Поля сводной таблицы, где нужно щелкнуть по ссылке Все, чтобы увидеть не только текущую, а сразу все «умные таблицы», которые есть в книге.А затем можно, как и в классической сводной таблице, просто перетащить мышью нужные нам поля из любых связанных таблиц в области Фильтра, Строк, Столбцов или Значений — и Excel моментально построит любой нужный нам отчет на листе:

Не забудьте, что сводную таблицу нужно периодически (при изменении исходных данных) обновлять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Обновить (Refresh), т.к. автоматически она этого делать не умеет.

Также, выделив любую ячейку в сводной и нажав кнопку Сводная диаграмма (Pivot Chart) на вкладке Анализ (Analysis) или Параметры (Options) можно быстро визуализировать посчитанные в ней результаты.

Шаг 6. Заполняем печатные формы

Еще одной типовой задачей любой БД является автоматическое заполнение различных печатных бланков и форм (накладные, счета, акты и т.п.). Про один из способов это сделать, я уже как-то писал. Здесь же реализуем, для примера, заполнение формы по номеру счета:

Предполагается, что в ячейку C2 пользователь будет вводить число (номер строки в таблице Продажи, по сути), а затем нужные нам данные подтягиваются с помощью уже знакомой функции ВПР (VLOOKUP) и функции ИНДЕКС (INDEX).

Ссылки по теме

• Как использовать функцию ВПР (VLOOKUP) для поиска и подстановки значений
• Как заменить ВПР функциями ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ
• Автоматическое заполнение форм и бланков данными из таблицы
• Создание отчетов с помощью сводных таблиц

С
технической точки зрения списки
представляю собой обычные таблицы, для
которых в программе MS
Excel имеются дополнительные операции
обработки.

Списком
Excel называется таблица, оформление
которой отвечает следующим требованиям:

1)
список состоит из строк, называемых
записями;

2)
столбцы списка, называемые полями,
должны содержать однородную (однотипную)
информацию;

3)
верхняя строка списка, называемая
заголовком, должна содержать метки
(имена) соответствующих полей, и ее
формат (шрифт, цвет фона и т.п.) должен
отличаться от формата записей;

4)
внутри списка не должно быть пустых
строк и столбцов, которыми список
отделяется от остальной части рабочего
листа;

5)
не рекомендуется на рабочем листе
располагать еще что либо, кроме списка,
но если что-то и присутствует, то должно
быть расположено либо выше, либо ниже
списка, и рабочий лист рекомендуется
именовать названием списка. В общем
случае база данных может состоять из
нескольких списков, количество которых
сверху ограничено только здравым смыслом
и опытом разработчика.

Первый,
наиболее важный шаг при создании базы
данных — это разработка хорошо продуманной
структуры (организации хранения данных),
которая и определяет возможности будущей
обработки информации. Структура списка
определяется структурой одинаково
организованных записей, его составляющих.

Под
структурой записи принято понимать
совокупность ее полей (их имена, типы,
назначение). Пусть, например, мы хотим
создать список, содержащий предметы,
которые входят в расписание Башкирского
института физической культуры.

Под
сортировкой списка, как и любого другого
набора объектов, принято понимать
расположение его записей в определенном
порядке. Записи можно располагать в
порядке возрастания-убывания числовых
полей, в алфавитном порядке текстовых
полей, в хронологическом порядке полей
типа «дата и время». Поле, по которому
производится сортировка, называется
ключевым полем или ключом сортировки.
Возможности сортировки реализуются с
помощью кнопок Сортировка по возрастанию
и Сортировка по убыванию панели
инструментов Стандартная либо через
команду меню Данные/Сортировка, которая
позволяет отсортировать список за один
прием максимум по трем полям (первичный
ключ, вторичный и т.д.).

В
случае необходимости можно произвести
сортировку и более чем по трем столбцам.
В этой ситуации список сортируется
последовательно, начиная с наименее
важного поля. Сортировать можно и часть
списка, предварительно ее выделив. После
сортировки изменяется расположение
строк списка, поэтому, если результаты
сортировки по каким-либо причинам вас
не устраивают, это действие необходимо
незамедлительно отменить с помощью
кнопки. Отменить панели инструментов
Стандартная.

Глава 2 работа со списками и базами данных в среде ms excel

2.1. Создание списков и базы данных

Список
или база данных рабочего листа – это
упорядоченный набор данных, обладающий
следующими свойствами:

—
данные располагаются в столбцах;

—
каждый столбец имеет однородный тип
данных;

—
каждый столбец имеет уникальное имя;

—
первая строка списка – строка заголовков
столбцов списка.

Столбцы
списка называют полями, а строки –
записями. К списку применимы следующие
операции: сортировка, фильтрация,
подведение итогов, построение сводных
таблиц.

Списки
Microsoft Excel предоставляют средства,
упрощающие управление и анализ групп
связанных данных на листе Excel. Если
объявить некоторый диапазон ячеек
списком, то данными этого списка можно
управлять и анализировать независимо
от данных, не вошедших в список. Например,
используя только данные из списка, можно
фильтровать столбцы, добавлять строки
итоговых значений и создавать отчет
сводной таблицы.

На
листе можно задать несколько списков,
что позволяет гибко делить данные на
отдельные хорошо управляемые наборы.

При
создании списка Excel процесс распознавания
и изменения содержимого списка можно
упростить за счет средств списка и
визуальных элементов, разработанных
для улучшения этих средств.

Рисунок
1-Список преподавателей.

Если
вы вводите постоянно одни и те же
значения, то раскрывающийся список
может здорово облегчить Вам жизнь.

Первый
и самый простой путь — это использовать
встроенную функцию. Если вы вводите
одни и те же значения в столбик и в
следующей пустой ячейке Вам нужно ввести
что то, что было введено выше то можно
использовать стандартную функцию Excel:
встать на ячейку и нажать на сочетание
клавиш (Alt
+стрелочка вниз) .Excel
автоматически сформирует, создаст и
развернет весь список элементов, которые
встречались выше по столбцу.

Минусы
этого способа очевидны: если Вы хотите
использовать что, то, что еще не вводилось
или хотите ввести данные в одну ячейку
ниже то раскрывающейся список нажимая
(Alt+стрелочка
вниз) нам не поможет.

Хотя
в простых случаях это хорошо работает.

Второй
способ заключается в использовании
инструмента «проверка данных», предположим
у нас есть отдельный Лист 1, Лист2, Лист3
и Лист4, в котором мы хотим сделать
открывающийся список с элементами из
предыдущих Лист1,Лист 2,Лист 3.Для начала
Лист1 нужно назвать, для этого нужно
навести курсор мыши на слово Лист внизу
и при помощи правой кнопки мыши выбираем
строчку «переименовать» в нашем примере
переименовываем по названием «научные
дисциплины». После ввода обязательно
нажать кнопку(Enter).Так
же мы переименовываем и оставшиеся
Листы. В нашем работе Лист 2 будет
«преподаватели», Лист 3 назовем «корпус,
аудитория», а Лист 4 в котором мы и будем
создавать выпадающий список «М21»

Так
же очень удобно использовать в складке
«формулы» так называемый «диспетчер
имен», который появился с начала 2007-ой
версии MS
Excel.

Рисунок
2-Диспетчер имен

Рисунок
3-Создание имени

Рисунок
4-Диспетчер имен (2)

«Диспетчер
имен» наглядно отображает список всех
использованных именованных диапазонов,
здесь же эти диапазоны можно
подкорректировать, удалить или создать
новые.

Теперь,
когда выделенному диапазону Лист
1,Лист2,Лист3,Лист4 присвоены имя можно
создать выпадающий список.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Многие пользователи активно применяют Excel для генерирования отчетов, их последующей редакции. Для удобного просмотра информации и получения полного контроля при управлении данными в процессе работы с программой.

Внешний вид рабочей области программы – таблица. А реляционная база данных структурирует информацию в строки и столбцы. Несмотря на то что стандартный пакет MS Office имеет отдельное приложение для создания и ведения баз данных – Microsoft Access, пользователи активно используют Microsoft Excel для этих же целей. Ведь возможности программы позволяют: сортировать; форматировать; фильтровать; редактировать; систематизировать и структурировать информацию.

То есть все то, что необходимо для работы с базами данных. Единственный нюанс: программа Excel — это универсальный аналитический инструмент, который больше подходит для сложных расчетов, вычислений, сортировки и даже для сохранения структурированных данных, но в небольших объемах (не более миллиона записей в одной таблице, у версии 2010-го года выпуска ).

Структура базы данных – таблица Excel

База данных – набор данных, распределенных по строкам и столбцам для удобного поиска, систематизации и редактирования. Как сделать базу данных в Excel?

Вся информация в базе данных содержится в записях и полях.

Запись – строка в базе данных (БД), включающая информацию об одном объекте.

Поле – столбец в БД, содержащий однотипные данные обо всех объектах.

Записи и поля БД соответствуют строкам и столбцам стандартной таблицы Microsoft Excel.

Если Вы умеете делать простые таблицы, то создать БД не составит труда.



Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция

Пошаговое создание базы данных в Excel. Перед нами стоит задача – сформировать клиентскую БД. За несколько лет работы у компании появилось несколько десятков постоянных клиентов. Необходимо отслеживать сроки договоров, направления сотрудничества. Знать контактных лиц, данные для связи и т.п.

Как создать базу данных клиентов в Excel:

1. Вводим названия полей БД (заголовки столбцов).



2. Вводим данные в поля БД. Следим за форматом ячеек. Если числа – то числа во всем столбце. Данные вводятся так же, как и в обычной таблице. Если данные в какой-то ячейке – итог действий со значениями других ячеек, то заносим формулу.



3. Чтобы пользоваться БД, обращаемся к инструментам вкладки «Данные».



4. Присвоим БД имя. Выделяем диапазон с данными – от первой ячейки до последней. Правая кнопка мыши – имя диапазона. Даем любое имя. В примере – БД1. Проверяем, чтобы диапазон был правильным.

Основная работа – внесение информации в БД – выполнена. Чтобы этой информацией было удобно пользоваться, необходимо выделить нужное, отфильтровать, отсортировать данные.

Как вести базу клиентов в Excel

Чтобы упростить поиск данных в базе, упорядочим их. Для этой цели подойдет инструмент «Сортировка».

1. Выделяем тот диапазон, который нужно отсортировать. Для целей нашей выдуманной компании – столбец «Дата заключения договора». Вызываем инструмент «Сортировка».



2. При нажатии система предлагает автоматически расширить выделенный диапазон. Соглашаемся. Если мы отсортируем данные только одного столбца, остальные оставим на месте, то информация станет неправильной. Открывается меню, где мы должны выбрать параметры и значения сортировки.

Данные в таблице распределились по сроку заключения договора.

Теперь менеджер видит, с кем пора перезаключить договор. А с какими компаниями продолжаем сотрудничество.

БД в процессе деятельности фирмы разрастается до невероятных размеров. Найти нужную информацию становится все сложнее. Чтобы отыскать конкретный текст или цифры, можно воспользоваться одним из следующих способов:

1. Одновременным нажатием кнопок Ctrl + F или Shift + F5. Появится окно поиска «Найти и заменить».



2. Функцией «Найти и выделить» («биноклем») в главном меню.

Посредством фильтрации данных программа прячет всю не интересующую пользователя информацию. Данные остаются в таблице, но невидимы. В любой момент их можно восстановить.

В программе Excel чаще всего применяются 2 фильтра:

• Автофильтр;
• фильтр по выделенному диапазону.

Автофильтр предлагает пользователю выбрать параметр фильтрации из готового списка.

1. На вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Фильтр».



2. После нажатия в шапке таблицы появляются стрелки вниз. Они сигнализируют о включении «Автофильтра».



3. Чтобы выбрать значение фильтра, щелкаем по стрелке нужного столбца. В раскрывающемся списке появляется все содержимое поля. Если хотим спрятать какие-то элементы, сбрасываем птички напротив их.



4. Жмем «ОК». В примере мы скроем клиентов, с которыми заключали договоры в прошлом и текущем году.



5. Чтобы задать условие для фильтрации поля типа «больше», «меньше», «равно» и т.п. числа, в списке фильтра нужно выбрать команду «Числовые фильтры».



6. Если мы хотим видеть в таблице клиентов, с которыми заключили договор на 3 и более лет, вводим соответствующие значения в меню пользовательского автофильтра.

Готово!

Поэкспериментируем с фильтрацией данных по выделенным ячейкам. Допустим, нам нужно оставить в таблице только те компании, которые работают в Беларуси.

1. Выделяем те данные, информация о которых должна остаться в базе видной. В нашем случае находим в столбце страна – «РБ». Щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши.



2. Выполняем последовательно команду: «фильтр – фильтр по значению выделенной ячейки». Готово.

Если в БД содержится финансовая информация, можно найти сумму по разным параметрам:

• сумма (суммировать данные);
• счет (подсчитать число ячеек с числовыми данными);
• среднее значение (подсчитать среднее арифметическое);
• максимальные и минимальные значения в выделенном диапазоне;
• произведение (результат умножения данных);
• стандартное отклонение и дисперсия по выборке.

Порядок работы с финансовой информацией в БД:

1. Выделить диапазон БД. Переходим на вкладку «Данные» — «Промежуточные итоги».



2. В открывшемся диалоге выбираем параметры вычислений.

Инструменты на вкладке «Данные» позволяют сегментировать БД. Сгруппировать информацию с точки зрения актуальности для целей фирмы. Выделение групп покупателей услуг и товаров поможет маркетинговому продвижению продукта.

Готовые образцы шаблонов для ведения клиентской базы по сегментам.

1. Шаблон для менеджера, позволяющий контролировать результат обзвона клиентов. Скачать шаблон для клиентской базы Excel. Образец:



2. Простейший шаблон.Клиентская база в Excel скачать бесплатно. Образец:

Шаблоны можно подстраивать «под себя», сокращать, расширять и редактировать.