Список канцелярских товаров для офиса в таблице excel

На самом деле ассортимент канцелярских принадлежностей настолько велик, что иногда кажется — офис готов поглотить практически весь представленный ассортимент канцелярии от кнопок и скрепок до самой умной офисной техники. Но идти и скупать все подряд не очень целесообразно, поэтому для начала достаточно закупить только часть наиболее важных и необходимых позиций.

Чтобы достичь золотой середины, нужно грамотно подойти к вопросу выбора товаров для офиса. Бумага — самый частый расходный материал. Нужно правильно рассчитать, сколько сотрудникам необходимо бумаги, и какого формата – А4 или А3. Кроме этого необходимо купить бумагу для написания заметок.

Все важные документы требуют обязательного хранения в хороших условиях, при обеспечении быстрого доступа к ним. С такой задачей отлично справляются папки различных типов, файлы, боксы для хранения бумаг.

Письменные принадлежности:

• — ручки;
• — карандаши;
• — маркеры;
• — текстовыделители.

Письменные принадлежности расходуются быстрее всего. Данные позиции должны обладать высоким качеством и доступной ценой. Еще одна группа товаров состоит из скрепок, кнопок, различных папок, блокнотов, линеек, ножниц, точилки для карандашей и т.д. Это более длительно расходуемый и используемый товар.

Так как офисную канцелярию приходится заказывать достаточно часто и в немалых количествах, следует грамотно выбрать поставщика. Следует приобретать товары от известных производителей, а не пытаться экономить на дешевых аналогах сомнительного качества. Качественный товар и прослужит гораздо дольше.

Список канцтоваров для офиса — что нужно в 1-ю очередь

1. Бумага для принтера А4;
2. Файлы для документов А4 формата;
3. Степлер;
4. Скобы для степлера;
5. Дырокол от 10 до 30 листов;
6. Скрепки канцелярские (если скреплять листы в небольших количествах — идеально подойдут скрепки на 28мм);
7. Ножницы 16,5 см;
8. Линейка;
9. Перекидной настольный или настенный календарь;
10. Маркер перманентный черн. 0,1 мм;
11. Скоросшиватели (картон либо пластик);
12. Планшет для бумаги;
13. Корр. жидкость;
14. Стойка-угол для бумаг;
15. Стикеры с клейким слоем (для напоминания к примеру на КанБане);
16. Закладки пластиковые или бумажные;
17. Маркеры для выделения текста;
18. Маркеры перманентные (тонкие или толстые, в зависимости от рода деятельности);
19. Ручки шариковые синие и любой другой цвет (или по желанию гелевые или роллеры);
20. Чернографитовые карандаши;
21. Точилка для карандашей;
22. Подставка для ручек, скрепок и канцелярских мелочей;
23. Лотки для бумаг (вертикальные или горизонтальные);
24. Корзина для бумаг;
25. Клей-карандаш и ПВА;
26. Канцелярский скотч и упаковочный скотч;
27. Папка для хранения или перемещения документов, к примеру скоросшиватель;
28. Канцелярская книга;
29. Биндеры металлические (зажимы для бумаг);
30. Ластики;
31. Калькулятор;
32. Почтовые конверты;
33. Антистеплер (расшиватель скоб);
34. Салфетки для оргтехники.

Важно, но не для всех! Канцтовары по профилю.

Далее можем расширять список, который в принципе тоже подойдёт для любой компании, но используется не в 100% случаев, в зависимости от подразделения или рода деятельности компании.

• Папка-регистратор — используется в основном в бухгалтерии или подразделении, которое обрабатывает и хранит большое кол-во информации в бумажном виде (отчёты, копии документов…);
• Папка с файлами — может быть удобна как курьеру для доставки документов, так и менеджеру для хранения под рукой нужной информации;
• Папка на кнопке — это папка в основном удобна курьеру для перемещения и обмена документами между филиалами или Вашими партнёрами;
• Папки-портфели;
• Папка на кольцах;
• Штемпельная краска — используется далеко не в каждом отделе или подразделении (в основном бухгалтерия, склад, ресепшн…);
• Ежедневник бумажный или блокнот;
• Именные настольные таблички;
• Бейджи.

Планирование, контроль…стратегия, мозговые штурмы!

Так же хочу заметить, что сегодня практически в каждом офисе можно встретить оборудование для презентации или же доски для личного пользования:

• 1. Магнитно-маркерная доска на стену (КанБан);
• 2. Пробковая доска;
• 3. Флипчарт — магнитно-маркерная доска на треноге или же на колёсиках;
• 4. Стеклянные доски — можно использовать как предмет интерьера или же для презентации и мозговых штурмов;
• 5. Аксессуары к доскам — магниты, губка для стирания, спрей и маркеры для досок;
• 6. Блокноты для флипчарта.

Выше перечислен минимум канцелярских принадлежностей для рабочего стола. В дополнение к данному перечню можно приобрести: подставки для карандашей и ручек, точилки и ластики, конверты (пригодятся для оправки корреспонденции), НАСТОЛЬНЫЕ НАБОРЫ ( исходя из статуса), штемпельную продукцию, бумагу для оргтехники в цветном варианте, тетради, чистящие ср-ва для оргтехники, расходные материалы, и т.д.

Кроме канцелярских принадлежностей позаботьтесь еще и о бытовых товарах:  Бытовая химия — для мытья пола и стен, для унитаза, для мебели, для стёкол и зеркал, для мытья посуды, перчатки для уборки, жидкое мыло.

Работайте комфортно в чистоте и порядке! Бесперебойная и эффективная работа офиса зависит напрямую от его обеспечения. Успехов и процветания!

Нажми поделиться и оставь комментарий:

Рассмотрим еще одну задачу. Наша цель — разработать удобное приложение для составления заявки на канцелярские товары для офиса. Начнем с того, что создадим новую рабочую книгу Microsoft Excel и на втором листе сформируем список товаров с их ценами (рис. 2.8). Этот список, как и в предыдущем примере, организован достаточно просто — название и рядом его цена. Теперь на первом рабочем листе создадим удобную форму для ввода информации о заказе (рис. 2.9).

Рассмотрим сначала технические действия по оформлению первого листа. Во-первых, уберем сетку с экрана (это действие уже встречалось ранее). После этого оформим столбцы А, В, С и D следующим образом: установим внешние и внутренние границы, введем надписи столбцов в ячейки А3, В3, С3 и D3. Теперь перейдем к расположению элементов управления иа листе. Самый правый элемент управления — «Поле со списком». Имя этого объекта нам далее потребуется, и поэтому для его свойства Name установим «наше» значение — Spk.

Кроме поля со списком, на листе присутствует надпись, выше которой в ячейке рабочего листа располагается слово Итог. Сама надпись используется для под:чета суммы. Ее имя будет использоваться в дальнейших процедурах, и поэтому установим ее свойство Name в значение Symma. В верхней части рис. 2.9 располагаются еще три кнопки — Очистить, Пересчет и Печать. Их имена выберем соответствешю — Clr, Calc и Prn.

На этом дизайн интерфейса завершен, и можно перейти к программированию. Во-первых, необходимо сделать так, чтобы список Spk автоматически заполнялся при открытии книги. Поэтому оформим процедуру, выполняемую при открытии книги, следующим образом (листинг 2.11).

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

' Листинг 2.11. Процедура Workbook_Open
Private Sub Workbook_Open()
' Очистка списка
Worksheets(1).Spk.Clear
' Подсчет количества записей в прайсе на втором листе
N = 0
While Worksheets(2).Cells(N + 2, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
' Заполнение списка
For i = 1 To N
    a = Worksheets(2).Cells(i + 1, 1).Value & " " & _
        Worksheets(2).Cells(i + 1, 2).Value & " rub."
    Worksheets(1).Spk.AddItem a
Next
' Установка нуля в поле для суммы
Worksheets(1).Symma.Caption = "0"
' Начальная установка списка
Worksheets(1).Spk.ListIndex = -1
End Sub

Следующая задача в рамках данной разработки заключается в том, чтобы при щелчке на интересующем пользователя элементе поля со списком информация фиксировалась в очередной строке первого рабочего листа. Таким способом мы включаем в заявку очередную строку, что реализуется с помощью процедуры, представленной в листинге 2.12.

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21

' Листинг 2.12. Процедура, выполняемая по щелчку на поле со списком
Private Sub Spk_Click()
' Подсчет в переменной N количества уже заполненных строк бланка заказа
N = 0
While Cells(N + 4, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
' Записываем название очередной позиции в заявку
Cells(N + 4, 1) = Worksheets(2).Cells(Spk.ListIndex + 2, 1).Value
' Записываем цену очередной позиции из прайса
Cells(N + 4, 2) = Worksheets(2).Cells(Spk.ListIndex + 2, 2).Value
' Используем функцию InputBox для ввода количества товаров
ColTov = InputBox("Введите количество", "Ввод числа единиц товара", 1)
Cells(N + 4, 3).Value = ColTov
' Вычисление суммы	по	позиции товара
If IsNumeric(ColTov) = True Then
    Cells(N + 4, 4).Value = ColTov * Cells(N + 4, 2).Value
End If
' Подсчет итоговой суммы
Symma.Caption = CStr(Val(Symma.Caption) + Cells(N + 4, 4))
End Sub

Здесь используются стандартные функции Visual Basic: Val (для перевода данных из тестового вида в числовой), CStr (для перевода информации из числового вида в текстовый) и IsNumeric (для проверки — является ли выражение целым числом). На рис. 2.10 показано заполнение бланка несколькими товарами.

Обработку щелчков на кнопках Пересчет и Очистить мы рассмотрим чуть позже, а пока займемся третьим листом, который показан на рис. 2.11. Здесь никаких элементов управления нет — только текст и форматирование ячеек. До десятой строки третьего листа текст статический — результат размещения и последующего форматирования данных в ячейках листа. Начиная с 11-й строки, информация является следствием выполнения процедуры, которая выполняется по щелчку на кнопке Печать. Теперь, после того как заготовка печатной формы создана, можно перейти к разработке процедуры, выполняемой по щелчку на кнопке Печать, текст которой с необходимыми пояснешшми приводится в листинге 2.13.

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42

' Листинг 2.13. Обработка щелчка на кнопке Печать
Private Sub Prn_Click()
Dim SymmaItog As Long
' Подсчет числа заполненных строк с товарами на 3-м листе
N = 0
While Worksheets(3).Cells(N + 11, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
' Очистка информации с удалением границ
For i = 1 To N
    For j = 1 To 5
        Worksheets(3).Cells(10 + i, j).Value = ""
        Worksheets(3).Cells(10 + i, j).Borders.LineStyle = xlNone
    Next
Next
' Очистка итоговой информации
Worksheets(3).Cells(10 + N + 2, 4).Value = ""
Worksheets(3).Cells(10 + N + 2, 5).Value = ""
' Подсчет числа строк с товарами на 1-м листе
N1 = 0
While Cells(N1 + 4, 1).Value <> ""
    N1 = N1 + 1
Wend
' Переменная Symmaltog для итоговой информации
SymmaItog = 0
' Цикл для заполнения 3-го листа
For i = 1 To N1
    Worksheets(3).Cells(10 + i, 1).Value = i
    Worksheets(3).Cells(10 + i, 2).Value = Cells(i + 3, 1)
    Worksheets(3).Cells(10 + i, 3).Value = Cells(i + 3, 2)
    Worksheets(3).Cells(10 + i, 4).Value = Cells(i + 3, 3)
    Worksheets(3).Cells(10 + i, 5).Value = Cells(i + 3, 4)
    SymmaItog = SymmaItog + Cells(i + 3, 4)
    ' Оформление ячейки рамкой
    For j = 1 To 5
        Worksheets(3).Cells(10 + i, j).Borders.LineStyle = xlContinuos
    Next
Next
Worksheets(3).Cells(10 + N1 + 2, 4).Value = "Итого"
Worksheets(3).Cells(10 + N1 + 2, 5).Value = SymmaItog
Worksheets(3).Activate
End Sub

В начале процедуры вводится переменная, в которой далее подсчитывается сумма. Для обводки ячеек с выведенной информацей мы воспользовались свойством LineStyle коллекции Borders. В начале процедуры с помощью присвоения этому свойству значения xlNone достигается устранение имеющихся границ. Во второй половине процедуры после вывода информации ячейки обводятся сплошной линией:

1

Worksheets(3).Cells(10 + i, j).Borders.LineStyle = xlContinuos

Ранее мы сказали, что две процедуры (одна для щелчка на кнопке Очистить, а другая — на кнопке Пересчет) оформим позднее. В листинге 2.14 приведена первая из процедур. Здесь мы использовали обращение к объекту Range в новой редакции:

1

Range(Cells(4, 1), Cells(N + 3, 4)).Value

Последняя нерассмотренная процедура связана с кнопкой Пересчет (листинг 2.15). Смысл ее в том, что если в бланке заказа производятся изменения (мы удаляем строку или изменяем количество товара), то необходимо пересчитать и итоги.

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

' Листинг 2.14. Процедура, выполняемая по щелчку на кнопке Очистить
Private Sub Clr_Click()
' Подсчет числа заполненных строк на первом листе
N = 0
While Cells(N + 4, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
Range(Cells(4, 1), Cells(N + 3, 4)).Value = ""
' Сброс суммы
Symma.Caption = "0"
End Sub

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17

' Листинг 2.15. Процедура, выполняемая по щелчку на кнопке Пересчет
Private Sub Пересчет_Click()
' Подсчет заполненных строк в бланке заказа
N = 0
While Worksheets(1).Cells(N + 4, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
' Пересчет суммы
SymmaItog = 0
For i = 4 To N + 3
    a = Worksheets(1).Cells(i, 3).Value
    Worksheets(1).Cells(i, 4).Value = Worksheets(1).Cells(i, 2).Value * a
    SymmaItog = SymmaItog + Worksheets(1).Cells(i, 4).Value
Next
' Занесение подсчитанной суммы в надпись
Symma.Caption = Str(SymmaItog)
End Sub

Рабочая книга фактически готова, но мы попробуем ее немного улучшить. Ранее был создан программный фрагмент, выполняемый при открытии книги, — в процедуре Workbook_Open(). Однако по крайней мере одна недоработка остается, и она связана с тем, что при внесении изменений в номенклатуру товаров они отражаются в элементе управления «Поле со списком» на первом листе только после сохранения, закрытия и последующего открытия книги. Чтобы эти изменения сразу же отражались в уже открытой книге, необходимо оформить соответствующим образом процедуру Worksheet_Activate(), которая выполняется при активизации листа (листинг 2.16).

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17

' Листинг 2.16. Процедура, выполняемая при активизации первого листа
Private Sub Worksheet_Activate()
' Очистка поля со списком
Spk.Clear
' Подсчет количества записей в прайсе на втором листе
N = 0
While Worksheets(2).Cells(N + 2, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
' Заполнение поля со списком
For i = 1 To N
    a = Worksheets(2).Cells(i + 1, 1).Value & " " & _
    Worksheets(2).Cells(i + 1, 2).Value & " руб."
    Spk.AddItem a
Next
SpkListIndex = -1
End Sub

2020 год сильно отличается от предыдущих годов. Ситуация за окном повлияла абсолютно на все сферы бизнеса. И именно поэтому мы решили представить обновлённый список канцтоваров для офиса, который будет актуален и в дальнейшем, начиная с 2020 года конечно…В связи с тем, что на данный момент времени увеличилось количество удалённых сотрудников, изменилась и потребность офиса в канцелярии и канцелярских принадлежностях. Исходя из этого, предлагаем вашему вниманию полный список офисных канцтоваров и затем ниже будут представлены товары по узким профильным специальностям: для бухгалтера, офис-менеджера, менеджера по продажам и складского работника (кладовщика).

Полный список ТОП 50 товаров для офиса:

1. Бумага для принтера;
2. Файлы для документов;
3. Папка регистратор (Сегрегатор);
4. Папки для хранения и перемещения документов (папки с зажимами, скоросшиватели);
5. Канцелярский степлер;
6. Скобы для степлера;
7. Дырокол;
8. Ножницы;
9. Канцелярский нож;
10. Лотки для бумаг (вертикальные и горизонтальные);
11. Корзина для мусора;
12. Подставка для ручек;
13. Ручки для письма синие (На выбор: шариковые, гелевые или роллеры);
14. Ручки цветные (красная, зелёная и чёрная), для подчёркивания и выделения в тексте;
15. Корректоры для текста;
16. Подставка для блока бумаги;
17. Настольный органайзер;
18. Калькулятор;
19. Линейка;
20. Ластик для карандаша;
21. Точилка для карандаша;
22. Чернографитовый карандаш;
23. Маркер для выделения текста;
24. Маркеры для досок или флипчарта;
25. Перманентные цветные маркеры;
26. Блок бумаги для записей и стикеры для заметок;
27. Закладки и разделители для папок в документы;
28. Канцелярские кнопки;
29. Канцелярские скрепки;
30. Гвоздики для доски;
31. Магниты для досок;
32. Бумага для флипчарта;
33. Клей ПВА и клей-карандаш;
34. Расшиватель скоб (Антистеплер);
35. Канцелярская книга;
36. Почтовые конверты;
37. Биндеры (Зажимы для бумаги);
38. Блокноты или записные книги;
39. Канцелярский и упаковочный скотч;
40. Доска для заметок;
41. Магнитная доска или флипчарт.
42. Чистящие средства для досок + Губки;
43. Настольные именные таблички;
44. Папки с файлами;
45. Папки для презентаций;
46. Портфели для документов или папки с отделениями (Для работы курьера);
47. Подкладка для письма;
48. Штампы и печати;
49. Штемпельная краска;
50. Бейджи для сотрудников.

Выше был приведён полный список. Теперь приведём список САМОГО НЕОБХОДИМОГО, без чего не обойтись…

ТОП 20 из списка для бесперебойной работы офиса:

1. Офисная бумага;
2. Ручки для письма;
3. Файлы для документов;
4. Лотки для бумаг;
5. Степлер и расшиватель скоб;
6. Скобы для степлера;
7. Дырокол;
8. Калькулятор;
9. Папки для перемещения документов: скоросшиватели;
10. Папки для архивации и хранения: Папки-регистраторы;
11. Скрепки канцелярские;
12. Настольные органайзеры для ручек и канцелярских мелочей;
13. Ножницы;
14. Печати, штампы или нумераторы;
15. Штемпельная краска;
16. Блокноты;
17. Корзина для бумаг;
18. Клей;
19. Скотч;
20. Текстовые маркеры.

Далее приведём списки канцелярии для основных профессий, наиболее потребляющих канцелярские товары в той или иной мере.

Канцелярия для офис-менеджера

Офис-менеджер – это человек многопрофильный и ему помимо стандартных задач приходится заниматься множеством задач, как мелких, так и крупных, в зависимости от размера организации.

Офис-менеджер чаще всего является ответственным за бесперебойную работу офиса, поэтому наша рекомендация держать в запасе, как минимум для 2 сотрудников товары из списка ТОП 20, описанных выше…И в своём личном вооружении нужно иметь полный перечень канцтоваров из списка ТОП 50, за исключением досок и флипчартов. Сохранять бдительность офис-менеджеру нужно всегда, поэтому своевременный заказ канцелярии просто необходимо ставить в план задач.

Канцтовары для менеджера

Чтобы обеспечить комфортную работу вашего продажника, нужно обеспечить набор необходимого минимума для рабочего стола сотрудника:

1. Ручки синие и цветные;
2. Блокнот или ежедневник;
3. Калькулятор;
4. Бокс для бумаги;
5. Настольный органайзер;
6. Вертикальный лоток для хранения каталогов;
7. Горизонтальный лоток – 2 шт.;
8. Мусорная корзина;
9. Простой карандаш;
10. Точилка;
11. Ластик;
12. Папка-скоросшиватель;
13. Ножницы;
14. Дырокол;
15. Степлер и скобы к нему;
16. Текстовый маркер;
17. Скрепки;
18. Линейка.

Все остальная канцелярия (бумага, файлы, штампы, клей, скотч…) могут быть общего пользования на весь офис.

Канцелярские товары для бухгалтера

Профессия бухгалтера предусматривает по умолчанию большой расход канцелярских принадлежностей. Работа с документами подразумевает наличия полного списка канцелярии под рукой. Именно поэтому отдел бухгалтерии чаще всего сам заказывает для себя необходимый перечень канцелярии.

Основные товары из списка ТОП 50 для бухгалтера:

1. Бумага А4;
2. Файлы;
3. Настольный калькулятор;
4. Ножницы;
5. Канцелярский нож;
6. Дырокол;
7. Степлер;
8. Скобы;
9. Скрепки;
10. Разделители для папок регистраторов;
11. Закладки для документов;
12. Ручки для письма;
13. Текстовые корректоры;
14. Маркеры для выделения текста;
15. Лотки для документов;
16. Картонные папки для архивации;
17. Папки скоросшиватели;
18. Папки с файлами;
19. Блокноты;
20. Канцелярские книги;
21. Линейка 30 см;
22. Штампы и штемпельная краска для них;
23. Настольные канцелярские органайзеры;
24. Архивные короба и боксы.

Данный список предлагает самое необходимое для работы бухгалтера и закрывает 80% потребности.

Принадлежности для склада и складского сотрудника.

Работа на складе также подразумевает не маленький расход канцелярии. Если говорить конкретно о работе кладовщика, тогда можно выделить следующий список необходимых товаров на 1 человека без учёта бумаги:

1. Папка-планшетка или клипборд;
2. Ручки 2-3 штуки;
3. Простой карандаш;
4. Ластик;
5. Калькулятор;
6. Лотки для документов горизонтальные – 3 шт.;
7. Лотки для документов вертикальные – 2 шт.;
8. Линейка;
9. Дестеплер (расшиватель скоб);
10. Степлер и скобы к нему;
11. Дырокол;
12. Файлы для документов;
13. Папка с прижимом;
14. Папка-регистратор;
15. Скотч упаковочный;
16. Стрейч 500 мм;
17. Фонарик;
18. Ножницы;
19. Канцелярский нож;
20. Лезвия для ножа;
21. Корзина для бумаг;
22. Настольный органайзер;
23. Стикеры для заметок;
24. Перманентные маркеры;
25. Блокнот;
26. Канцелярская книга;
27. Текстовые маркеры;
28. Скрепки;
29. Штемпельная продукция.

Если провести параллель между всеми выше перечисленными списками, вы увидите, что основной корень на 90% везде один, имеют место лишь нюансы того или иного рода деятельности…

Маленькие хитрости и несколько рекомендаций как выбрать канцтовары в офис?

Ниже приведены советы по выбору канцелярии для офиса именно по тем товарам, которые важно выбирать и которые не подведут вас в самый неподходящий момент.

— Бумага для принтера формата А4 и А5 – без этого не обойдётся вообще ни один офис. Рекомендуем просто купить ящик бумаги а4, плотность которой будет не менее 80 г/м2 и 500 листов в пачке. Для печати расходных документов можно использовать бумагу класса “C”, а вот для договоров и презентаций, лучше купить класс “A”. Ящик бумаги не будет лишним как в малом офисе, так и в большом и среднем.

— Файлы для бумаг и документов А4 и А5. Данный предмет используется повседневно и будет всегда расходиться. Наша рекомендация для малого офиса – 1 пачка файлов 100 шт., и для среднего минимум 2-3 пачки. Плотность в идеале покупать 40 микрон. Данная плотность самая оптимальная для хранения и перемещения документов и позволит удобно пользоваться и достойно защитить документы. Рекомендуем обратить внимание на файлы Buromax или Axent.

— Ножницы в офис лучше заказать длинной не менее 210 мм с прорезиненными ручками.

— Приобретая канцелярский степлер, лучше всего взять для него скобы той же торговой марки или же скобы бренда мирового уровня.

— Лотки для документов лучше постараться приобрести в корпоративном цвете, ведь они же всегда на виду.

— При выборе калькулятора, можно сэкономить следующим образом: — настольный дорогой калькулятор для бухгалтера; настольный среднего размера подойдёт для менеджера по продажам; — а вот для кладовщика лучше купить 2 калькулятора (карманный и настольный).

— Штемпельная краска, которая никогда не подведёт – это Тродат!

— Настольные органайзеры и подставки, здесь в принципе выбирайте по вкусу, но, если позволяет интерьер, наша рекомендация приобретать металлические принадлежности на стол, которые прослужат значительно дольше, чем пластиковые.

Если вы дочитали сюда, тогда для вас есть подарок!!!

Скачать список канцтоваров для офиса с рекомендациями:

• Как, что, когда и для кого заказывать.
• Рекомендации по товарам, которые мы рекомендуем по критерию ЦЕНА – КАЧЕСТВО.

Всем офисам успехов и процветания!

список канцтоваров

Заявка на закупку канцтоваров – это официальная бумага, на основании которой предприятие приобретает у поставщика необходимые для её сотрудников канцелярские принадлежности. В материале мы разберём разновидности заявок, рассмотрим правила их составления.

Файлы для скачивания:

Внутренняя заявка

На практике выделяют две разновидности заявок на закупку канцтоваров: внутреннюю и внешнюю. Рассмотрим их по порядку. Под первой понимается документ, являющийся по своей природе служебной запиской, направляемой инициативным лицом директору предприятия. Как правило, это начальник отдела, который был уведомлен о том, что тот или иной расходный канцелярский материал исчерпался.

В крупных фирмах на постоянной основе действует отдел снабжения. Именно его сотрудники и должны заниматься рассмотрением внутренних заявок, обеспечением всей компании необходимыми принадлежностями. Если таковой имеется, направляем заявку его руководителю. В случае отсутствия документ пишется на имя генерального директора.

Внешняя заявка

Внешняя заявка – это всегда обращение за помощью к третьей стороне. Руководитель фирмы или иное уполномоченное лицо направляет документ контрагенту, с которым заранее был заключён договор поставки канцелярии. В условиях соглашения должен определяться порядок и правила уведомления поставщика о необходимости осуществления поставки очередной партии груза. Как только представитель компании получит на руки официальную бумагу, он должен связаться с контрагентом, обсудить все тонкости заказа, утвердить сведения, изложенные в заявке.

Устная или письменная

В силу того, что заявка не является обособленной формой документа, участвующей в документообороте организаций, для её формы не выработано единых стандартов. Она может устанавливаться контрагентами в договоре: устная или письменная. Если этот пункт пропущен вовсе, в соответствии с положениями статьей 421, 431 ГК РФ, допускается использовать любую. При чём это касается как внутренних, так и внешних заявок.

Мы рекомендуем всегда отдавать предпочтение именно письменному варианту. Дело в том, что, если дело дойдёт до суда, будет крайне проблематично доказать факт устного уведомления контрагента. Придётся собирать свидетельские показания, составлять акты. Это довольно тяжёлый процесс, который далеко не всегда венчается успехом.

Как отправить

Рассмотрим способы отправки письменной формы заявки. Всего их несколько:

• лично в руки представителю отдела снабжения, контрагенту или директору организации-работодателя;
• через факс;
• посредством электронной почты;
• почтовым отправлением с уведомлением о вручении (для внешних заявок).

В случае с внутренней заявкой достаточно будет устной просьбы или направления по внутренней электронной почте. Проблем обычно не возникает.

Если речь идёт о внешней заявке, рекомендуется отдать предпочтение почтовому отправлению с уведомлением о вручении. Таким образом у нас на руках останется доказательство того, что контрагент знал или должен был знать о необходимости исполнения обязательства. Основным минусом такого способа информирования являются сроки. Зачастую канцелярия требуется в ближайшее время, нет возможности ожидать доставки письма.

Кто составляет

Внешнюю заявку на поставку должен составлять человек, имеющий общее понимание о взаимодействии с официальными бумагами. Это может быть секретарь, юрист, логист или сотрудник отдела снабжения. Все вышеперечисленные работники так или иначе знакомы с процедурой документооборота с контрагентами.

Кто бы ни занимался составлением заявки, она в любом случае должна быть заверена автографом уполномоченного лица: генерального директора, главбуха, начальника структурного подразделения. Их права подтверждаются уставом общества или оформленной доверенностью.

Содержание заявки

Текст официальной бумаги должен содержать в себе следующие моменты:

• непосредственно запрос на закупку и предоставление канцелярии;
• сроки поставки;
• какие именно предметы необходимы, в каком количестве;
• подпись уполномоченного лица;
• расшифровка автографа.

В случае с внутренней заявкой имеет смысл также указать причины запроса, если он был направлен раньше положенного срока. Канцелярские принадлежности относятся к малоценным и быстроизнашиваемым предметам. Для оформления новой партии бухгалтерия должна будет списать все израсходованные материалы.

Исполнить текст заявки можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Это решение не повлияет на юридическую силу документа. Отметим, что заявка обычно составляется в одном экземпляре.

Рассказываем, как правильно составить внешнюю заявку

Первым делом отметим, что документ является приложением к договору поставки, оставив на него ссылку. Далее указываем дату и место его составления. В основной части просим контрагента исполнить взятые на себя обязательства по соглашению, обозначаем список необходимых к закупке товаров на основе имеющегося прайс-листа.

Примерный образец внешней заявки

Для внутренней заявки придётся отметить, кому и от кого она направляется. Указываем ФИО адресата, его должность на предприятии в дательном падеже. Затем здесь же оставляем ФИО и должность составителя заявки, но уже в родительном. Ниже по документу просим осуществить закупку канцелярии, снабдить ей всех сотрудников отдела, прикладывая полный список необходимых предметов. Как только закупка будет согласована с бухгалтерией и директором, предметы будут поставлены.

Примерный образец внутренней заявки

Оба варианта заявки заверяются автографом её составителя с расшифровкой (фамилия и инициалы). После передачи официальной бумаги по нужному адресу остаётся только ждать ответной реакции от получателя. Если таковой не последовало, придётся обращаться в суд или к вышестоящему руководству (для внутренней).