Список для заполнения в ячейки в excel

Создание раскрывающегося списка

Чтобы упростить работу пользователей с листом, добавьте в ячейки раскрывающиеся списки. Раскрывающиеся списки позволяют пользователям выбирать элементы из созданного вами списка.

1. На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в
   таблице Excel
   . Если это не так, список можно быстро преобразовать в таблицу, выделив любую ячейку диапазона и нажав
   
   Ctrl+T
   
   .

   

   Примечания: 

   • Почему данные следует поместить в таблицу? Когда ваши данные находятся в таблице при
     добавлении или удалении элементов из списка
     , любые раскрывающиеся списки, основанные на этой таблице, будут автоматически обновляться. Дополнительные действия не требуются.

   • Сейчас самое время
     отсортировать данные в диапазоне или таблице
     в раскрывающемся списке.

2. Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.

3. Перейдите на вкладку
   данных
   
   на ленте, затем

   
   в проверку данных
   
   .

   Примечание: 
   Если вы не можете щелкнуть
   
   проверку данных
   
   , возможно, рабочий лист защищен или общедоступен.
   Разблокируйте определенные области защищенной книги
   или прекратите совместное использование листа, а затем повторите шаг 3.

4. На вкладке
   
   Параметры
   
   в поле
   
   Разрешить
   
   щелкните
   
   Список
   
   .

5. Щелкните поле
   
   Источник
   
   и выделите диапазон списка. В примере данные находятся на листе «Города» в диапазоне A2:A9. Обратите внимание на то, что строка заголовков отсутствует в диапазоне, так как она не является одним из вариантов, доступных для выбора.

   

6. Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок
   
   Игнорировать пустые
   
   ячейки.

7. Установите флажок
   
   Список допустимых значений
   

8. Откройте вкладку
   
   Сообщение для ввода.
   

   • Если вы хотите, чтобы при выборе ячейки появлялось всплывающее сообщение, установите флажок
     
     Отображать подсказку, если ячейка является текущей
     
     и введите заголовок и сообщение в соответствующие поля (до 225 символов). Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

     

9. Откройте вкладку
   
   Сообщение об ошибке.
   

   • Если вы хотите, чтобы при вводе значения, которого нет в списке, появлялось всплывающее сообщение, установите флажок
     
     Выводить сообщение об ошибке,
     
     выберите параметр в поле
     
     Вид
     
     и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

     

10. Не знаете, какой параметр выбрать в поле
    
    Вид
    
    ?

    • Чтобы отобразить сообщение, не препятствующее вводу данных, которые не содержатся в раскрывающемся списке, выберите вариант
      
      Сведения
      
      или Предупреждение. Если выбрать вариант «Сообщение», сообщение будет отображаться со значком
      
      , а если «Предупреждение» — со значком
      
      .

    • Чтобы заблокировать пользователям ввод данных, которые не содержатся в раскрывающемся списке, выберите вариант
      
      Остановка
      
      .

      Примечание: 
      Если вы не добавили заголовок и текст, по умолчанию выводится заголовок «Microsoft Excel» и сообщение «Введенное значение неверно. Набор значений, которые могут быть введены в ячейку, ограничен».

Предлагаем скачать образец книги с несколькими примерами проверки данных, аналогичными примеру в этой статье. Вы можете воспользоваться ими или создать собственные сценарии проверки данных.
Скачать примеры проверки данных Excel
.

Ввод данных станет быстрее и точнее, если ограничить значения в ячейке вариантами из раскрывающегося списка.

Сначала создайте на листе список допустимых элементов, а затем выполните сортировку или расположите их в нужном порядке. В дальнейшем эти элементы могут служить источником для раскрывающегося списка данных. Если список небольшой, на него можно легко ссылаться и вводить элементы прямо в средстве проверки данных.

1. Создайте список допустимых элементов для раскрывающегося списка. Для этого введите элементы на листе в одном столбце или строке без пустых ячеек.

2. Выделите ячейки, для которых нужно ограничить ввод данных.

3. На вкладке
   
   Данные
   
   в группе
   
   Инструменты
   
   щелкните
   
   Проверка данных
   
   или
   
   Проверить
   
   .

   

   Примечание: 
   Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье
   Защита книги
   .

4. Откройте вкладку
   
   Параметры
   
   и во всплывающем меню
   
   Разрешить
   
   щелкните
   
   пункт Список
   
   .

5. Щелкните поле
   
   Источник
   
   и выделите на листе список допустимых элементов.

   Диалоговое окно свернется, чтобы было видно весь лист.

6. Нажмите клавишу ВВОД или кнопку
   
   Развернуть
   
   , чтобы развернуть диалоговое окно, а затем щелкните
   
   ОК
   
   .

   Советы: 

   • Значения также можно ввести непосредственно в поле
     
     Источник
     
     через запятую.

   • Чтобы изменить список допустимых элементов, просто измените значения в списке-источнике или диапазон в поле
     
     Источник
     

   • Можно указать собственное сообщение об ошибке, которое будет отображаться при вводе недопустимых данных. На вкладке
     
     Данные
     
     щелкните
     
     Проверка данных
     
     или
     
     Проверить
     
     , а затем щелкните
     
     Сообщение об ошибке
     
     .

См. также

Применение проверки данных к ячейкам

1. На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в
   таблице Excel
   .

   Примечания: 

   • Почему данные следует поместить в таблицу? Когда ваши данные находятся в таблице при
     добавлении или удалении элементов из списка
     , любые раскрывающиеся списки, основанные на этой таблице, будут автоматически обновляться. Дополнительные действия не требуются.

   • Теперь следует
     отсортировать данные в том порядке, в котором они должны отображаться
     в раскрывающемся списке.

2. Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.

3. Откройте вкладку
   
   Данные
   
   на ленте и щелкните кнопку
   
   Проверка данных
   
   .

4. На вкладке
   
   Параметры
   
   в поле
   
   Разрешить
   
   щелкните
   
   Список
   
   .

5. Если вы уже создали таблицу с элементами раскрывающегося списка, щелкните поле
   
   Источник
   
   и выделите ячейки, содержащие эти элементы. Однако не включайте в него ячейку заголовка. Добавьте только ячейки, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Список элементов также можно ввести непосредственно в поле
   
   Источник
   
   через запятую. Например:

   
   Фрукты;Овощи;Зерновые культуры;Молочные продукты;Перекусы
   

6. Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок
   
   Игнорировать пустые
   
   ячейки.

7. Установите флажок
   
   Список допустимых значений
   

8. Откройте вкладку
   
   Сообщение для ввода.
   

   • Если вы хотите, чтобы при выборе ячейки появлялось всплывающее сообщение, установите флажок
     
     Показывать сообщения
     
     и введите заголовок и сообщение в соответствующие поля (до 225 символов). Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

9. Откройте вкладку
   
   Сообщение об ошибке.
   

   • Если вы хотите, чтобы при вводе значения, которого нет в списке, появлялось всплывающее сообщение, установите флажок
     
     Показывать оповещения
     
     , выберите параметр в поле
     
     Тип
     
     , и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

10. Щелкните
    
    ОК
    
    .

После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает так, как нужно. Например, рекомендуется проверить,
изменяется ли ширина столбцов и высота строк
при отображении всех ваших записей. Если вы решили изменить элементы раскрывающегося списка, см. статью
Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка
. Чтобы удалить раскрывающийся список, см. статью
Удаление раскрывающегося списка
.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

См. также

Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка

Видео: создание раскрывающихся списков и управление ими

Общие сведения о таблицах Excel

Применение проверки данных к ячейкам

Блокировка и разблокировка определенных областей защищенного листа

Под выпадающим списком понимается содержание в одной ячейке нескольких значений. Когда пользователь щелкает по стрелочке справа, появляется определенный перечень. Можно выбрать конкретное.

Очень удобный инструмент Excel для проверки введенных данных. Повысить комфорт работы с данными позволяют возможности выпадающих списков: подстановка данных, отображение данных другого листа или файла, наличие функции поиска и зависимости.

Создание раскрывающегося списка

Путь: меню «Данные» — инструмент «Проверка данных» — вкладка «Параметры». Тип данных – «Список».

Ввести значения, из которых будет складываться выпадающий список, можно разными способами:

1. Вручную через «точку-с-запятой» в поле «Источник».



2. Ввести значения заранее. А в качестве источника указать диапазон ячеек со списком.



3. Назначить имя для диапазона значений и в поле источник вписать это имя.

Любой из вариантов даст такой результат.



Выпадающий список в Excel с подстановкой данных

Необходимо сделать раскрывающийся список со значениями из динамического диапазона. Если вносятся изменения в имеющийся диапазон (добавляются или удаляются данные), они автоматически отражаются в раскрывающемся списке.

1. Выделяем диапазон для выпадающего списка. В главном меню находим инструмент «Форматировать как таблицу».



2. Откроются стили. Выбираем любой. Для решения нашей задачи дизайн не имеет значения. Наличие заголовка (шапки) важно. В нашем примере это ячейка А1 со словом «Деревья». То есть нужно выбрать стиль таблицы со строкой заголовка. Получаем следующий вид диапазона:



3. Ставим курсор в ячейку, где будет находиться выпадающий список. Открываем параметры инструмента «Проверка данных» (выше описан путь). В поле «Источник» прописываем такую функцию:

Протестируем. Вот наша таблица со списком на одном листе:

Добавим в таблицу новое значение «елка».

Теперь удалим значение «береза».

Осуществить задуманное нам помогла «умная таблица», которая легка «расширяется», меняется.

Теперь сделаем так, чтобы можно было вводить новые значения прямо в ячейку с этим списком. И данные автоматически добавлялись в диапазон.

1. Сформируем именованный диапазон. Путь: «Формулы» — «Диспетчер имен» — «Создать». Вводим уникальное название диапазона – ОК.



2. Создаем раскрывающийся список в любой ячейке. Как это сделать, уже известно. Источник – имя диапазона: =деревья.
3. Снимаем галочки на вкладках «Сообщение для ввода», «Сообщение об ошибке». Если этого не сделать, Excel не позволит нам вводить новые значения.



4. Вызываем редактор Visual Basic. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по названию листа и переходим по вкладке «Исходный текст». Либо одновременно нажимаем клавиши Alt + F11. Копируем код (только вставьте свои параметры).

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
 
Dim lReply As Long
 
    If Target.Cells.Count > 1 Then Exit Sub
    If Target.Address = "$C$2" Then
     If IsEmpty(Target) Then Exit Sub
       If WorksheetFunction.CountIf(Range("Деревья"), Target) = 0 Then
          lReply = MsgBox("Добавить введенное имя " & _
                         Target & " в выпадающий список?", vbYesNo + vbQuestion)
          If lReply = vbYes Then
              Range("Деревья").Cells(Range("Деревья").Rows.Count + 1, 1) = Target
          End If
       End If
     End If
End Sub
 

5. Сохраняем, установив тип файла «с поддержкой макросов».



6. Переходим на лист со списком. Вкладка «Разработчик» — «Код» — «Макросы». Сочетание клавиш для быстрого вызова – Alt + F8. Выбираем нужное имя. Нажимаем «Выполнить».

Когда мы введем в пустую ячейку выпадающего списка новое наименование, появится сообщение: «Добавить введенное имя баобаб в выпадающий список?».

Нажмем «Да» и добавиться еще одна строка со значением «баобаб».

Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла

Когда значения для выпадающего списка расположены на другом листе или в другой книге, стандартный способ не работает. Решить задачу можно с помощью функции ДВССЫЛ: она сформирует правильную ссылку на внешний источник информации.

1. Делаем активной ячейку, куда хотим поместить раскрывающийся список.
2. Открываем параметры проверки данных. В поле «Источник» вводим формулу: =ДВССЫЛ(“[Список1.xlsx]Лист1!$A$1:$A$9”).

Имя файла, из которого берется информация для списка, заключено в квадратные скобки. Этот файл должен быть открыт. Если книга с нужными значениями находится в другой папке, нужно указывать путь полностью.

Как сделать зависимые выпадающие списки

Возьмем три именованных диапазона:

Это обязательное условие. Выше описано, как сделать обычный список именованным диапазоном (с помощью «Диспетчера имен»). Помним, что имя не может содержать пробелов и знаков препинания.

1. Создадим первый выпадающий список, куда войдут названия диапазонов.



2. Когда поставили курсор в поле «Источник», переходим на лист и выделяем попеременно нужные ячейки.



3. Теперь создадим второй раскрывающийся список. В нем должны отражаться те слова, которые соответствуют выбранному в первом списке названию. Если «Деревья», то «граб», «дуб» и т.д. Вводим в поле «Источник» функцию вида =ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с именем первого диапазона.



Выбор нескольких значений из выпадающего списка Excel

Бывает, когда из раскрывающегося списка необходимо выбрать сразу несколько элементов. Рассмотрим пути реализации задачи.

1. Создаем стандартный список с помощью инструмента «Проверка данных». Добавляем в исходный код листа готовый макрос. Как это делать, описано выше. С его помощью справа от выпадающего списка будут добавляться выбранные значения.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Target, Range("Е2:Е9")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Application.EnableEvents = False
        If Len(Target.Offset(0, 1)) = 0 Then
            Target.Offset(0, 1) = Target
        Else
            Target.End(xlToRight).Offset(0, 1) = Target
        End If
        Target.ClearContents
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub
 

2. Чтобы выбранные значения показывались снизу, вставляем другой код обработчика.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Target, Range("Н2:К2")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Application.EnableEvents = False
        If Len(Target.Offset(1, 0)) = 0 Then
            Target.Offset(1, 0) = Target
        Else
            Target.End(xlDown).Offset(1, 0) = Target
        End If
        Target.ClearContents
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub
 

3. Чтобы выбираемые значения отображались в одной ячейке, разделенные любым знаком препинания, применим такой модуль.


Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Target, Range("C2:C5")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Application.EnableEvents = False
        newVal = Target
        Application.Undo
        oldval = Target
        If Len(oldval) <> 0 And oldval <> newVal Then
            Target = Target & "," & newVal
        Else
            Target = newVal
        End If
        If Len(newVal) = 0 Then Target.ClearContents
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub


Не забываем менять диапазоны на «свои». Списки создаем классическим способом. А всю остальную работу будут делать макросы.

Выпадающий список с поиском

1. На вкладке «Разработчик» находим инструмент «Вставить» – «ActiveX». Здесь нам нужна кнопка «Поле со списком» (ориентируемся на всплывающие подсказки).



2. Щелкаем по значку – становится активным «Режим конструктора». Рисуем курсором (он становится «крестиком») небольшой прямоугольник – место будущего списка.



3. Жмем «Свойства» – открывается перечень настроек.



4. Вписываем диапазон в строку ListFillRange (руками). Ячейку, куда будет выводиться выбранное значение – в строку LinkedCell. Для изменения шрифта и размера – Font.

Скачать пример выпадающего списка

При вводе первых букв с клавиатуры высвечиваются подходящие элементы. И это далеко не все приятные моменты данного инструмента. Здесь можно настраивать визуальное представление информации, указывать в качестве источника сразу два столбца.

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Выпадающий список в Excel позволяет выбирать значение ячейки таблицы из перечня, подготовленного заранее.

Опция пригодится, когда нужно много раз вводить повторяющиеся параметры. Например, фамилии сотрудников в графике рабочих смен или наименования товаров в прайсе. Во-первых, с выпадающими списками не придётся вводить одни и те же данные несколько раз. Во-вторых, уменьшится вероятность опечаток.

Разберёмся на примере с каталогом авто, как сделать выпадающие списки. У нас есть перечень автомобилей. Нужно заполнить столбцы с их характеристиками: тип коробки передач, тип привода и положение руля. Значения будут повторяться, поэтому выпадающие списки ускорят заполнение таблицы. Можно заполнить её полностью в два шага: сначала создаём значения выпадающего списка, потом выбираем нужные.

---

Создаём новый лист — для удобства можно назвать его «Данные для выпадающего списка». На нём вбиваем значения, которые будем использовать в выпадающих списках. В нашем случае будет три столбца — «Коробка передач», «Привод» и «Руль» — и значения под ними.

Возвращаемся на лист с основной таблицей. Выделяем пустые ячейки первого столбца, где нужно применить выпадающий список, — в нашем случае ячейки столбца с видом коробки передач.

Переходим на вкладку «Данные» и кликаем по кнопке «Проверка данных».

Открывается окно «Проверка данных». На вкладке «Параметры» в поле «Разрешить» выбираем пункт «Список».

Ставим курсор в поле «Источник» и, не закрывая это окно, переходим на второй лист с данными для выпадающего списка.

На листе с данными для списка выделяем столбец с нужными параметрами. В нашем случае значения столбца «Коробка передач» — автомат, механика, вариатор.

Выделенный диапазон появится в поле «Источник» в открытом окне «Проверка данных». Сохраняем изменения — нажимаем на кнопку «ОК». Всплывающий список готов, осталось заполнить таблицу.

---

Когда сохраните выпадающий список, Excel перенесёт вас на первый лист с характеристиками авто. Справа от первой ячейки столбца с коробками передач появилась стрелочка. Если кликнуть по ней, появится список со значениями.

Кликаем на каждую ячейку столбца, справа от неё появляется стрелочка — выбираем нужное значение. Так проходим до конца таблицы.

По такому же принципу создаём выпадающие списки для оставшихся двух столбцов. Выделяем столбец, в котором нужно применить выпадающий список, и выбираем для него соответствующий диапазон значений. Для столбца «Привод» — диапазон значений «передний», «задний» и «4WD», для столбца «Руль» — диапазон значений «правый» и «левый».

Так получаем выпадающие списки для всех незаполненных ячеек. Не пишем параметры вручную, а выбираем их парой кликов мышкой.

Если в эту таблицу добавить больше строк (автомобилей), не обязательно создавать новые выпадающие списки для них. Можно протянуть вниз значения уже созданных:

• Очистим значения последней заполненной строки таблицы. Это нужно, чтобы протянулись пустые ячейки с выпадающими списками, а не уже выбранные значения.
• Выделим одновременно три столбца и в правом нижнем углу крайнего столбца найдём значок плюса.
• Захватим его и растянем вниз на все автомобили, добавленные в таблицу.

Готово — теперь в новых строках таблицы тоже можно выбирать значения из выпадающего списка.

Интересные методы, которые пригодятся менеджерам

• «Рыбьи кости» Исикавы для поиска настоящих причин проблем в бизнесе
• PEST-анализ для предсказания будущего компании
• Матрица БКГ: определяем, в какой проект стоит инвестировать, а в какой — нет
• SWOT-анализ: ищем возможности для развития и предстоящие проблемы
• «Съешь лягушку»: метод для управления временем

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Раскрывающийся список в Excel – один из методов упорядочивания данных, выполняющий как визуальную функцию, освобождая пространство на листе, так и функциональную – делая таблицу интерактивной и изменяемой. Существуют разные способы создания данного элемента, и об основных из них я хочу рассказать в рамках этого материала, чтобы даже у начинающих пользователей не осталось вопросов по этой теме.

Вариант 1: Группировка существующего списка

Создание выпадающего списка в Excel – задача нетрудная, она не требует от пользователя каких-то особых знаний. Первый метод подойдет в тех ситуациях, когда у вас уже есть готовый перечень чего-либо и вы хотите сделать так, чтобы каждая строка могла заменить собой другую, то есть названия можно было свободно менять, отталкиваясь от уже добавленных значений. Это может звучать сложно, но на деле все куда проще, в чем вы и убедитесь далее.

1. Обратите внимание на следующий скриншот. Это простой пример списка продуктов. Нужно сделать так, чтобы любое значение из этого списка можно было поставить в любую клетку столбца, с чем и поможет справиться выпадающий список. Сначала выделите все ячейки (игнорируя название столбца).

2. Перейдите на вкладку «‎Данные» и выберите инструмент «‎Проверка данных».

3. В новом окне в качестве типа данных укажите «‎Список», отыскав соответствующий вариант из выпадающего меню.

4. В качестве источника задайте те самые ячейки, выделив их левой кнопкой мыши. Нажмите «‎ОК» для применения настроек.

5. Теперь напротив каждой ячейки вы видите кнопку со стрелкой вниз, которая и отвечает за вызов раскрывающегося перечня.

6. Как видно, я поставил три одинаковых значения подряд, используя реализованный только что список. Точно так же можно менять все другие клетки, входящие в диапазон.

Вариант 2: Ручное добавление элементов списка

Еще один похожий вариант, но с немного другим смыслом. Подходит в тех случаях, когда у вас есть несколько клеток и значения, которые могут там располагаться. Выбор между ними и хочется осуществить при помощи рассматриваемой сегодня функции. Тогда принцип создания выглядит следующим образом:

1. Выделите заранее подготовленную область, где хотите расположить перечень. Перейдите на вкладку «‎Данные» и откройте «‎Проверка данных».

2. Выберите в качестве типа данных список, а в «‎Источник» перечислите значения, которые желаете в него добавить. Используйте «‎;», чтобы отделить одно значение от другого.

3. Подтвердите изменения и вернитесь к таблице. Теперь при развертывании списка вы сможете выбрать один из добавленных вариантов.

Вариант 3: Выбор массива с именем

В Excel есть функция, позволяющая присвоить массиву имя и в дальнейшем выбирать его при использовании формул. Как вы видели в предыдущих вариантах, объявление «‎Источника» при формировании выпадающего списка тоже похоже на создание формулы, а это значит, что в нем можно использовать массив, предварительно объявив его.

1. Выделите ячейки для заключения в единый массив, то есть те, значения которых должны отображаться в выпадающем списке. Слева сверху вы увидите отображение названия первой ячейки, по которому нужно кликнуть.

2. Измените имя массива на любое, начинающееся с буквы.

3. Создайте выпадающий список в ячейке листа, для чего снова перейдите в то же самое меню, предварительно выделив саму клетку.

4. В качестве источника укажите созданный массив, написав его название после «‎=».

5. В итоге у вас должен получиться перечень, куда входят все значения массива.

Вариант 4: Создание выпадающего списка из таблицы

Метод реализации данного варианта похож на предыдущий, но в качестве источника указывается сама таблица. Соответственно, ее сначала нужно сформировать из одного столбца, а затем перейти к созданию выпадающего перечня.

1. Выделите все ячейки, включая название столбца, и на главной вкладке нажмите кнопку «‎Сформировать как таблицу».

2. Выберите подходящий для вас тип оформления.

3. При появлении окна с расположением данных просто нажмите Enter, поскольку диапазон выбран предварительно.

4. Вы автоматически окажетесь на вкладке «‎Конструктор таблицы», где можете изменить ее имя на любое удобное, начинающееся с буквы. 

5. Разверните список массивов, чтобы убедиться в наличии там созданной таблицы.

6. Используйте ее в качестве источника при создании выпадающего списка точно так же, как это было показано в предыдущих вариантах.

7. На следующем изображении вы видите, что список создан успешно и данные можно использовать в своих целях.

Только что вы увидели 4 способа создания выпадающего списка в ячейке Excel. Из инструкции понятно, что каждый из них обладает своими особенностями и подойдет при разном оформлении книги в программе. Однако во всех вариантах обращение происходит к одному и тому же инструменту, что значительно упрощает процесс запоминания всех принципов действий и позволяет выбрать любой из методов, когда это понадобится.

Выпадающий список в Excel это, пожалуй, один из самых удобных способов работы с данными. Использовать их вы можете как при заполнении форм, так и создавая дашборды и объемные таблицы. Выпадающие списки часто используют в приложениях на смартфонах, веб-сайтах. Они интуитивно понятны рядовому пользователю.

Видеоурок

Как создать выпадающий список в Экселе на основе данных из перечня

Представим, что у нас есть перечень фруктов:

Для создания выпадающего списка нам потребуется сделать следующие шаги:

• Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
• Перейти на вкладку «Данные» => раздел «Работа с данными» на панели инструментов => выбираем пункт «Проверка данных«.

• Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выбрать «Список«:

• В поле «Источник» ввести диапазон названий фруктов =$A$2:$A$6 или просто поставить курсор мыши в поле ввода значений «Источник» и затем мышкой выбрать диапазон данных:

Если вы хотите создать выпадающие списки в нескольких ячейках за раз, то выберите все ячейки, в которых вы хотите их создать, а затем выполните указанные выше действия. Важно убедиться, что ссылки на ячейки являются абсолютными (например, $A$2), а не относительными (например, A2 или A$2 или $A2).

Как сделать выпадающий список в Excel используя ручной ввод данных

На примере выше, мы вводили список данных для выпадающего списка путем выделения диапазона ячеек. Помимо этого способа, вы можете вводить данные для создания выпадающего списка вручную (необязательно их хранить в каких-либо ячейках).

Например, представим что в выпадающем меню мы хотим отразить два слова «Да» и «Нет». Для этого нам потребуется:

• Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
• Перейти на вкладку «Данные» => раздел «Работа с данными» на панели инструментов => выбрать пункт «Проверка данных«:

• Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выбрать «Список«:

• В поле «Источник» ввести значение «Да; Нет».
• Нажимаем «ОК«

После этого система создаст раскрывающийся список в выбранной ячейке. Все элементы, перечисленные в поле «Источник«, разделенные точкой с запятой будут отражены в разных строчках выпадающего меню.

Если вы хотите одновременно создать выпадающий список в нескольких ячейках — выделите нужные ячейки и следуйте инструкциям выше.

Как создать раскрывающийся список в Эксель с помощью функции СМЕЩ

Наряду со способами описанными выше, вы также можете использовать формулу СМЕЩ для создания выпадающих списков.

Например, у нас есть список с перечнем фруктов:

Для того чтобы сделать выпадающий список с помощью формулы СМЕЩ необходимо сделать следующее:

• Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
• Перейти на вкладку «Данные» => раздел «Работа с данными» на панели инструментов => выбрать пункт «Проверка данных«:

• Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выбрать «Список«:

• В поле «Источник» ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;5)
• Нажать «ОК«

Система создаст выпадающий список с перечнем фруктов.

Как эта формула работает?

На примере выше мы использовали формулу =СМЕЩ(ссылка;смещ_по_строкам;смещ_по_столбцам;[высота];[ширина]).

Эта функция содержит в себе пять аргументов. В аргументе «ссылка» (в примере $A$2) указывается с какой ячейки начинать смещение. В аргументах «смещ_по_строкам» и «смещ_по_столбцам» (в примере указано значение «0») — на какое количество строк/столбцов нужно смещаться для отображения данных. В аргументе «[высота]» указано значение «5», которое обозначает высоту диапазона ячеек. Аргумент «[ширина]» мы не указываем, так как в нашем примере диапазон состоит из одной колонки.

Используя эту формулу, система возвращает вам в качестве данных для выпадающего списка диапазон ячеек, начинающийся с ячейки $A$2, состоящий из 5 ячеек.

Как сделать выпадающий список в Excel с подстановкой данных (с использованием функции СМЕЩ)

Если вы используете для создания списка формулу СМЕЩ на примере выше, то вы создаете список данных, зафиксированный в определенном диапазоне ячеек. Если вы захотите добавить какое-либо значение в качестве элемента списка, вам придется корректировать формулу вручную. Ниже вы узнаете, как делать динамический выпадающий список, в который будут автоматически загружаться новые данные для отображения.

Для создания списка потребуется:

• Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
• Перейти на вкладку «Данные» => раздел «Работа с данными» на панели инструментов => выбрать пункт «Проверка данных«;
• Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выбрать «Список«;
• В поле «Источник» ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;СЧЕТЕСЛИ($A$2:$A$100;»<>»))
• Нажать «ОК«

В этой формуле, в аргументе «[высота]» мы указываем в качестве аргумента, обозначающего высоту списка с данными —  формулу СЧЕТЕСЛИ, которая рассчитывает в заданном диапазоне A2:A100 количество не пустых ячеек.

Примечание: для корректной работы формулы, важно, чтобы в списке данных для отображения в выпадающем меню не было пустых строк.

Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных

Для того чтобы в созданный вами выпадающий список автоматически подгружались новые данные, нужно проделать следующие действия:

• Создаем список данных для отображения в выпадающем списке. В нашем случае это список цветов. Выделяем перечень левой кнопкой мыши:

• На панели инструментов нажимаем пункт «Форматировать как таблицу«:

• Из раскрывающегося меню выбираем стиль оформления таблицы:

•  Нажав клавишу «ОК» во всплывающем окне, подтверждаем выбранный диапазон ячеек:

• Затем, выделим диапазон данных таблицы для выпадающего списка и присвоим ему имя в левом поле над столбцом «А»:

Таблица с данными готова, теперь можем создавать выпадающий список. Для этого необходимо:

• Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать список;
• Перейти на вкладку «Данные» => раздел «Работа с данными» на панели инструментов => выбрать пункт «Проверка данных«:

• Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выбрать «Список«:

• В поле источник указываем =»название вашей таблицы». В нашем случае мы ее назвали «Список«:

• Готово! Выпадающий список создан, в нем отображаются все данные из указанной таблицы:

• Для того чтобы добавить новое значение в выпадающий список — просто добавьте в следующую после таблицы с данными ячейку информацию:

• Таблица автоматически расширит свой диапазон данных. Выпадающий список соответственно пополнится новым значением из таблицы:

Как скопировать выпадающий список в Excel

В Excel есть возможность копировать созданные выпадающие списки. Например, в ячейке А1 у нас есть выпадающий список, который мы хотим скопировать в диапазон ячеек А2:А6.

Для того чтобы скопировать выпадающий список с текущим форматированием:

• нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, которую вы хотите скопировать;
• нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C;
• выделите ячейки в диапазоне А2:А6, в которые вы хотите вставить выпадающий список;
• нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+V.

Так, вы скопируете выпадающий список, сохранив исходный формат списка (цвет, шрифт и.т.д). Если вы хотите скопировать/вставить выпадающий список без сохранения формата, то:

• нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, который вы хотите скопировать;
• нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C;
• выберите ячейку, в которую вы хотите вставить выпадающий список;
• нажмите правую кнопку мыши => вызовите выпадающее меню и нажмите «Специальная вставка«;

• В появившемся окне в разделе «Вставить» выберите пункт «условия на значения«:

• Нажмите «ОК«

После этого, Эксель скопирует только данные выпадающего списка, не сохраняя форматирование исходной ячейки.

Как выделить все ячейки, содержащие выпадающий список в Экселе

Иногда, сложно понять, какое количество ячеек в файле Excel содержат выпадающие списки. Есть простой способ отобразить их. Для этого:

• Нажмите на вкладку «Главная» на Панели инструментов;
• Нажмите «Найти и выделить» и выберите пункт «Выделить группу ячеек«:

• В диалоговом окне выберите пункт «Проверка данных«. В этом поле есть возможность выбрать пункты «Всех» и «Этих же«. «Всех» позволит выделить все выпадающие списки на листе. Пункт «этих же» покажет выпадающие списки схожие по содержанию данных в выпадающем меню. В нашем случае мы выбираем «всех«:

• Нажмите «ОК«

Нажав «ОК«, Excel выделит на листе все ячейки с выпадающим списком. Так вы сможете привести за раз все списки к общему формату, выделить границы и.т.д.

Как сделать зависимые выпадающие списки в Excel

Иногда нам требуется создать несколько выпадающих списков, причем, таким образом, чтобы, выбирая значения из первого списка, Excel определял какие данные отобразить во втором выпадающем списке.

Предположим, что у нас есть списки городов двух стран Россия и США:

Для создания зависимого выпадающего списка нам потребуется:

• Создать два именованных диапазона для ячеек «A2:A5» с именем “Россия” и для ячеек «B2:B5» с названием “США”. Для этого нам нужно выделить весь диапазон данных для выпадающих списков:

• Перейти на вкладку «Формулы» => кликнуть в разделе «Определенные имена» на пункт «Создать из выделенного«:

• Во всплывающем окне «Создание имен из выделенного диапазона» поставьте галочку в пункт «в строке выше«. Сделав это, Excel создаст два именованных диапазона «Россия» и «США» со списками городов:

• Нажмите «ОК«
• В ячейке «D2» создайте выпадающий список для выбора стран «Россия» или «США». Так, мы создадим первый выпадающий список, в котором пользователь сможет выбрать одну из двух стран.

Теперь, для создания зависимого выпадающего списка:

• Выделите ячейку E2 (или любую другую ячейку, в которой вы хотите сделать зависимый выпадающий список);
• Кликните по вкладке “Данные” => “Проверка данных”;
• Во всплывающем окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» в типе данных выберите «Список«:

• В разделе “Источник” укажите ссылку: =INDIRECT(D2) или =ДВССЫЛ(D2);

• Нажмите «ОК«

Теперь, если вы выберите в первом выпадающем списке страну «Россия», то во втором выпадающем списке появятся только те города, которые относятся к этой стране. Также и в случае, когда выбираете «США» из первого выпадающего списка.

Выпадающий список в ячейке листа

Видео

 У кого мало времени и нужно быстро ухватить суть — смотрим обучающее видео:

Кому интересны подробности и нюансы всех описанных способов — дальше по тексту.

Способ 1. Примитивный

Один щелчок правой кнопкой мыши по пустой ячейке под столбцом с данными, команда контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка (Choose from drop-down list) или нажать сочетание клавиш ALT+стрелка вниз. Способ не работает, если ячейку и столбец с данными отделяет хотя бы одна пустая строка или вам нужен товар, который еще ни разу не вводился выше:

Способ 2. Стандартный

1. Выделите ячейки с данными, которые должны попасть в выпадающий список (например, наименованиями товаров).
2. Если у вас Excel 2003 или старше — выберите в меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define), если Excel 2007 или новее — откройте вкладку Формулы (Formulas) и воспользуйтесь кнопкой Диспетчер имен (Name Manager), затем Создать. Введите имя (можно любое, но обязательно без пробелов и начать с буквы!) для выделенного диапазона (например Товары). Нажмите ОК.
3. Выделите ячейки (можно сразу несколько), в которых хотите получить выпадающий список и выберите в меню (на вкладке) Данные — Проверка (Data — Validation). Из выпадающего списка Тип данных (Allow) выберите вариант Список (List) и введите в строчку Источник (Source) знак равенства и имя диапазона (т.е. =Товары).

Нажмите ОК.

Все! Наслаждайтесь!

Важный нюанс. В качестве источника данных для списка может выступать и динамический именованный диапазон, например прайс-лист. Тогда при дописывании новых товаров к прайсу, они будут автоматически добавляться к выпадающему списку. Еще одним часто используемым трюком для таких списков является создание связанных выпадающих списков (когда содержимое одного списка меняется в зависимости от выбора в другом).

Способ 3. Элемент управления

Этот способ представляет собой вставку на лист нового объекта — элемента управления «поле со списком» с последующей привязкой его к диапазонам на листе. Для этого:

1. В Excel 2007/2010 откройте вкладку Разработчик (Developer). В более ранних версиях — панель инструментов Формы (Forms) через меню Вид — Панели инструментов — Формы (View — Toolbars — Forms). Если этой вкладки не видно, то нажмите кнопку Офис — Параметры Excel — флажок Отображать вкладку Разработчик на ленте (Office Button — Excel Options — Show Developer Tab in the Ribbon)
2. Найдите значок выпадающего списка среди элементов управления форм (не ActiveX!). Ориентируйтесь по всплывающим подсказкам — Поле со списком:
   
   Щелкните по значку и нарисуйте небольшой горизонтальный прямоугольник — будущий список.
3. Щелкните по нарисованному списку правой кнопкой мыши и выберите команду Формат объекта (Format control). В появившемся диалоговом окне задайте

• Формировать список по диапазону — выделите ячейки с наименованиями товаров, которые должны попасть в список
• Связь с ячейкой — укажите ячейку куда нужно выводить порядковый номер выбранного пользователем элемента.
• Количество строк списка — сколько строк показывать в выпадающем списке. По умолчанию — 8, но можно больше, чего не позволяет предыдущий способ.

После нажатия на ОК списком можно пользоваться.

Чтобы вместо порядкового номера элемента выводилось его название можно дополнительно использовать функцию ИНДЕКС (INDEX), которая умеет выводить содержимое нужной по счету ячейки из диапазона:

Способ 4. Элемент ActiveX

Этот способ частично напоминает предыдущий. Основное отличие в том, что на лист добавляется не элемент управления, а элемент ActiveX «Поле со списком» из раскрывающегося набора под кнопкой Вставить (Insert) с вкладки Разработчик (Developer):

Механизм добавления тот же — выбираем объект из списка и рисуем его на листе. А вот дальше начинаются серьезные отличия от предыдущего способа.

Во-первых, созданный выпадающий ActiveX список может находится в двух принципиально разных состояниях — режиме отладки, когда можно настраивать его параметры и свойства, двигать его по листу и менять размеры и — режиме ввода, когда единственное, что можно — выбирать из него данные. Переключение между этими режимами происходит с помощью кнопки Режим Конструктора (Design Mode) на вкладке Разработчик (Developer):

Если эта кнопка нажата, то мы можем настраивать параметры выпадающего списка, нажав соседнюю кнопку Свойства (Properties), которая откроет окно со списком всех возможных настроек для выделенного объекта:

Самые нужные и полезные свойства, которые можно и нужно настроить:

• ListFillRange — диапазон ячеек, откуда берутся данные для списка. Выделить мышью диапазон он не даст, надо просто вписать его руками с клавиатуры (например, Лист2!A1:A5)
• LinkedCell — связанная ячейка, куда будет выводиться выбранный из списка элемент
• ListRows — количество отображаемых строк
• Font — шрифт, размер, начертание (курсив, подчеркивание и т.д. кроме цвета)
• ForeColor и BackColor — цвет текста и фона, соответственно

Большим и жирным плюсом этого способа является возможность быстрого перехода к нужному элементу в списке при вводе первых букв с клавиатуры(!), чего нет у всех остальных способов. Приятным моментом, также, является возможность настройки визуального представления (цветов, шрифтов и т.д.)

При использовании этого способа, также возможно указывать в качестве ListFillRange не только одномерные диапазоны. Можно, например задать диапазон из двух столбцов и нескольких строк, указав дополнительно, что выводить нужно два столбца (свойство ColumnCount=2). Тогда можно получить весьма привлекательные результаты, окупающие все потраченные на дополнительные настройки усилия:

Итоговая сравнительная таблица всех способов

	Способ 1. Примитивный	Способ 2. Стандартный	Способ 3. Элемент управления	Способ 4. Элемент ActiveX
Сложность	низкая	средняя	высокая	высокая
Возможность настройки шрифта, цвета и т.д.	нет	нет	нет	да
Количество отображаемых строк	всегда 8	всегда 8	любое	любое
Быстрый поиск элемента по первым буквам	нет	нет	нет	да
Необходимость использования дополнительной функции ИНДЕКС	нет	нет	да	нет
Возможность создания связанных выпадающих списков	нет	да	нет	нет

Ссылки по теме:

• Выпадающий список с данными из другого файла
• Создание зависимых выпадающих списков
• Автоматическое создание выпадающих списков надстройкой PLEX
• Выбор фото из выпадающего списка
• Автоматическое удаление уже использованных элементов из выпадающего списка
• Выпадающий список с автоматическим добавлением новых элементов

5 способов создать выпадающий список в ячейке Excel

Одной из наиболее полезных функций при вводе данных является возможность использовать выпадающий список в Excel. Он позволяет выбирать значение из предварительно определенного перечня и разрешает вводить только те данные, которые соответствуют вашим требованиям. Мы предложим вам несколько простых способов, как создавать выпадающие списки в Excel. Более сложные способы, основанные на динамических диапазонах и использовании данных из других таблиц, мы также рассмотрим.

Зачем нужен выпадающий список?

Часто случается так, что в какой-то из колонок вашей таблицы нужно вводить одинаковые повторяющиеся значения. К примеру, фамилии сотрудников, названия товаров или делать выбор в ячейке Excel вида «да – нет». Что может случиться? Конечно, в первую очередь будут ошибки при вводе. Человеческий фактор ведь никто не отменял. Чем нам сие грозит? К примеру, когда мы решим подсчитать, сколько заказов выполнил каждый из менеджеров, то окажется, что фамилий больше, чем сотрудников. Далее придётся искать ошибки, исправлять их и вновь повторять расчет.

Ну и конечно же, все время руками вводить одни и те же слова – просто бессмысленная работа и потеря времени. Вот здесь-то выпадающие списки нам и пригодятся. При нажатии выпадает перечень заранее определённых значений, из которых просто необходимо указать какое-то одно.

Важно то, что вы теперь будете не писать, а выбирать их с помощью мыши или клавиатуры. Это значительно ускоряет работу, а также гарантирует защиту от случайных ошибок. Проверка того, что мы записали в таблицу, теперь уже не нужна.

1 — Самый быстрый способ создать выпадающий список.

Как проще всего добавить выпадающий список в таблицу Excel? Всего один щелчок правой кнопкой мыши по пустой клетке под столбцом с данными, затем команда контекстного меню «Выберите из раскрывающегося списка» (Choose from drop-down list). А можно просто стать в нужное место и нажать сочетание клавиш Alt+стрелка вниз. Появится отсортированный перечень уникальных ранее введенных значений.
Способ не работает, если нашу ячейку и столбец с записями отделяет хотя бы одна пустая строка или вы хотите ввести то, что еще не вводилось выше. На нашем примере это хорошо видно.

2 — Используем меню.

Давайте рассмотрим небольшой пример, в котором нам нужно постоянно вводить в таблицу одни и те же наименования товаров. Выпишите в столбик данные, которые мы будем использовать (например, названия товаров). В нашем примере — в диапазон G2:G7.

Выделите ячейку таблицы (можно сразу несколько), в которых хотите использовать ввод из заранее определенного перечня. Там мы разместим наш выпадающий список.

Далее в главном меню выберите на вкладке Данные – Проверка… (Data – Validation). Затем укажите пункт Тип данных (Allow) и выберите вариант Список (List). Поставьте курсор в поле Источник (Source) и впишите в него адреса с эталонными значениями элементов — в нашем случае G2:G7. Рекомендуется также использовать здесь абсолютные ссылки (для их установки нажмите клавишу F4).

Бонусом здесь идет возможность задать подсказку и сообщение об ошибке, если автоматически вставленное значение вы захотите изменить вручную. Для этого существуют вкладки Подсказка по вводу (Input Message) и Сообщение об ошибке (Error Alert).

В качестве источника значений для выпадающего списка в Excel можно использовать также и именованный диапазон.

К примеру, диапазону I2:I13, содержащему названия месяцев, можно присвоить наименование «месяцы». Затем имя можно ввести в поле «Источник».

Кроме того, и источник и в виде обычного диапазона ячеек, и именованный диапазон могут находиться на других листах вашей рабочей книги.

Но вы можете и не использовать диапазоны или ссылки, а просто определить возможные варианты прямо в поле «Источник». К примеру, чтобы реализовать в таблице Excel простейший выбор «да – нет», вы можете вписать туда –

Да;Нет

Используйте для разделения значений точку с запятой, запятую, либо другой символ, установленный у вас в качестве разделителя элементов. (Смотрите Панель управления — Часы и регион — Форматы — Дополнительно — Числа.)

3 — Создаем элемент управления.

Вставим на лист новый объект – элемент управления «Поле со списком» с последующей привязкой его к данным на листе Excel. Делаем:

1. Откройте вкладку Разработчик (Developer). Если её не видно, то в Excel 2007 нужно нажать кнопку Офис – Параметры – флажок Отображать вкладку Разработчик на ленте (Office Button – Options – Show Developer Tab in the Ribbon) или в версии 2010–2013 и выше щелкните правой кнопкой мыши по ленте, выберите команду Настройка ленты (Customize Ribbon) и включите отображение вкладки Разработчик (Developer) с помощью флажка.
2. Найдите нужный значок среди элементов управления (см.рисунок ниже).

Вставив элемент управления на рабочий лист, щелкните по нему правой кнопкой мышки и выберите в появившемся меню пункт «Формат объекта». Далее указываем диапазон ячеек, в котором записаны допустимые значения для ввода. В поле «Связь с ячейкой» укажем, куда именно поместить результат. Важно учитывать, что этим результатом будет не само значение из указанного нами диапазона, а только его порядковый номер.

Но нам ведь нужен не этот номер, а соответствующее ему слово. Используем функцию ИНДЕКС (INDEX в английском варианте). Она позволяет найти в списке значений одно из них соответственно его порядковому номеру. В качестве аргументов ИНДЕКС укажите диапазон ячеек (F5:F11) и адрес с полученным порядковым номером (F2).

Формулу в F3 запишем, как показано на рисунке:

=ИНДЕКС(F5:F11;F2)

Как и в предыдущем способе, здесь возможны ссылки на другие листы, на именованные диапазоны.

Обратите также внимание, что здесь мы не привязаны ни к какой конкретному месту таблицы. Таким списком Excel удобно пользоваться, поскольку его можно свободно «перетаскивать» мышкой в любое удобное место. Для этого на вкладке «Разработчик» нужно активизировать режим конструктора.

4 — Элемент ActiveX

Действуем аналогично предыдущему способу, но выбираем иконку чуть ниже — из раздела «Элементы ActiveX».

Определяем перечень допустимых значений (1). Обратите внимание, что здесь для показа можно выбирать сразу несколько колонок. Затем выбираем адрес, по которому будет вставлена нужная позиция из перечня (2).Указываем количество столбцов, которые будут использованы как исходные данные (3), и номер столбца, из которого будет происходить выбор для вставки на лист (4). Если укажете номер столбца 2, то в А5 будет вставлена не фамилия, а должность. Можно также указать количество строк, которое будет выведено в перечне. По умолчанию — 8. Остальные можно прокручивать мышкой (5).

Этот способ сложнее предыдущего, но зато возвращает сразу значение, а не его номер. Поэтому необходимость в промежуточной ячейке и обработке ее при помощи ИНДЕКС — отпадает. Думаю, таким списком пользоваться гораздо удобнее.

5 — Выпадающий список в Excel с автозаполнением

Задача: Создать перечень, в который будут автоматически добавляться значения из заданного динамического диапазона. Если в любую ячейку этого диапазона будут внесены изменения, то сразу же изменится и набор предлагаемых к выбору значений. Никакие формулы и настройки здесь корректировать не нужно.

Вот как автозаполнение может выглядеть на простом примере:

Способ 1. Укажите заведомо большой источник значений для списка.

Самая простая и несложная хитрость. В начале действуем по обычному алгоритму действий: в меню выбираем на вкладке Данные – Проверка … (Data – Validation). Из перечня Тип данных (Allow) выберите вариант Список (List). Поставьте курсор в поле Источник (Source).  Зарезервируем в списке набор с большим запасом: например, до 55-й строки, хотя занято у нас только 7. Обязательно не забудьте поставить галочку в чекбоксе «Игнорировать пустые …». Тогда ваш «резерв» из пустых значений не будет вам мешать.

Действительно самый простой способ, но не слишком удобный. Ведь зарезервированное место может и закончиться…

Конечно, в качестве источника можно указать и весь столбец:

=$A:$A

Но обработка такого большого количества ячеек может несколько замедлить вычисления. Особенно в больших таблицах Excel.

Способ 2. Применяем именованный диапазон.

Именованный диапазон отличается от обычного тем, что ему присвоено определенное наименование. С ним гораздо проще работать, так как не нужно вводить ссылку, а достаточно просто указать его имя. Давайте рассмотрим небольшой пример.

В столбце А находятся имена сотрудников, которые мы будем вводить. Перечень может быть сколь угодно длинным. Нам необходимо, чтобы каждая новая запись включалась в раскрывающийся список без всяких дополнительных действий с нашей стороны.

Выделим имеющийся в нашем распоряжении перечень имен A2:A10. Затем присвоим ему название, заполнив поле «Имя», находящееся левее строки формул.

Так вы присвоите какое-то имя этому диапазону Excel.

Создадим в С2 перечень значений. В качестве источника для него укажем выражение

=имя

Недостатком работы с таким выпадающим списком в Excel является то, что новые значения нельзя просто дописывать в конец используемого перечня. Они останутся за пределами именованного диапазона. Если что-то нужно добавить, то их придется вставлять внутрь диапазона, использовав вставку пустой строки.

Перечень ещё можно отсортировать, чтобы удобно было пользоваться.

Главное неудобство пользования таким списком заключается в том, что используемый нами диапазон — статический. Автоматически его размеры измениться не могут. Согласитесь, не слишком удобный и технологичный способ. Слишком много ручных операций.

А теперь давайте пойдем дальше и посмотрим, как можно работать с динамическим диапазоном, который автоматически подстраивается под вводимые значения.

Способ 3. Выпадающий список на основе «умной» таблицы Excel.

Начиная с 2007 года таблица для Excel — уже не просто набор строк и столбцов. Если вы просто расположите показатели с привычном для нас табличном виде, то он не будет считать их таблицей. Существует специальное форматирование, после чего диапазон начинает вести себя как единое целое, приобретая целый ряд интересных свойств. В частности, он начинает сам отслеживать свои размеры, динамически изменяясь при корректировке данных.

Любой набор значений в таблице может быть таким образом преобразован. Например, A1:A8. Выделите их мышкой. Затем преобразуйте в таблицу, используя меню Главная — Форматировать как таблицу (Home — Format as Table). Укажите, что в первой строке у вас находится название столбца. Это будет «шапка» вашей таблицы. Внешний вид может быть любым: это не более чем внешнее оформление и ни на что больше оно не влияет.

Как уже было сказано выше, «умная» таблица хороша для нас тем, что динамически меняет свои размеры при добавлении в нее информации. Если в строку ниже нее вписать что-либо, то она тут же присоединит к себе её. Таким образом, новые значения можно просто дописывать. К примеру, впишите в A9 слово «кокос», и таблица тут же расширится до 9 строк.

Следовательно, автоматическое обновление набора используемой информации в списке можно организовать, если использовать содержимое какого-либо столбца «умной» таблицы.

Осталось только обозначить ее как источник. Проблема заключается в том, что программа в качестве источника в списке не понимает выражение вида

=Таблица1[Столбец1]

и не считает его формулой. Хотя в обычных выражениях на листе вашей рабочей книги это вполне будет работать. Эта конструкция обозначает ссылку на первый столбец. Но в поле «Источник» она почему-то игнорируется.

Чтобы использовать «умную таблицу» как источник, нам придется пойти на небольшую хитрость и воспользоваться функцией ДВССЫЛ (INDIRECT в английском варианте). Эта функция преобразует текстовую переменную в обычную ссылку.

Формула теперь будет выглядеть следующим образом:

=ДВССЫЛ(«Таблица5[Продукт]»)

Таблица5 — имя, автоматически присвоенное «умной таблице». У вас оно может быть другим. На вкладке меню Конструктор (Design) можно изменить стандартное имя на свое (но без пробелов!). По нему мы сможем потом адресоваться к нашей таблице на любом листе книги.

«Продукт» — название нашего первого и единственного столбца, присвоено по его заголовку.

Не забудьте также заключить все выражение в кавычки, чтобы обозначить его как текстовую переменную.

Теперь если в A9 вы допишете еще один фрукт (например, кокос), то он тут же автоматически появится и в нашем перечне. Аналогично будет, если мы что-то удалим. Задача автоматического увеличения выпадающего списка значений решена.

Надеемся, вы сможете теперь с помощью списков без ошибок вводить часто повторяющиеся данные в таблицу Excel при помощи выпадающего списка.

А вот еще полезная для вас информация:

Как сделать зависимый выпадающий список в Excel? — Одной из наиболее полезных функций проверки данных является возможность создания выпадающего списка, который позволяет выбирать значение из предварительно определенного перечня. Но как только вы начнете применять это в своих таблицах,…

Как сделать простой выпадающий список в Excel через функцию вставки

Элементарный вариант: не нуждается в какой-либо предварительной настройке и доступен благодаря стандартной функции вставки. Он позволяет выбрать из списка ранее введённые значения и быстро добавить их. Однако это работает, только если данные содержатся в столбце без пропусков, а ввод осуществляется по порядку.

Поставьте курсор в следующую пустую ячейку диапазона. В нашем примере это B7.

Сделайте правый клик мышью и укажите «Выбрать из раскрывающегося списка» либо просто нажмите на клавиатуре Alt + «стрелка вниз».

После этого появится список всех введённых выше значений без повторов, а вам останется лишь выбрать желаемое и кликнуть по нему.

Как сделать выпадающий список в Excel из диапазона данных

Следующий способ позволяет использовать для выпадающего списка какой угодно диапазон данных, который находится в любом месте листа, а также на ином листе или даже в другом файле (об этом далее). Список не будет обновляться, если вы добавите информацию ниже указанного диапазона, но если вставлять её не в конец, а между строк — всё будет работать. При удалении же элементов списка он изменится в любом случае.

Выделите ячейку, в которой должен быть раскрывающийся список (у нас это H3), переключитесь на вкладку «Данные» и кликните «Проверка данных».

В открывшемся окне выберите тип данных «Список», кликните в поле «Источник» и выделите нужные ячейки.

Нажмите OK, и в заданной ячейке появится выпадающий список с нужными значениями.

Как сделать выпадающий список в Excel из именованного диапазона

Любой диапазон ячеек можно сделать именованным, присвоив ему название. Это позволит ссылаться на него и упростит запоминание диапазонов, с которыми вы часто работаете. В остальном такой вариант выпадающего списка не отличается от предыдущего: он будет обновляться лишь в том случае, если вы удалите одно из значений или добавите строки внутрь диапазона.

Для начала создайте именованный диапазон. Для этого выделите ячейки с будущими пунктами выпадающего списка и озаглавьте, вписав имя в поле с названиями ячеек, а затем нажмите Enter. Обязательное условие: первым символом должна быть буква, нельзя использовать пробелы (ставьте вместо них «_»).

Теперь поставьте курсор в ячейку, где хотите сделать список, и на вкладке «Данные» нажмите «Проверка данных».

В графе «Тип данных» выберите «Список», а в качестве источника укажите название диапазона, поставив перед ним «=». В нашем примере вышло «=бренды».

Выпадающий список с элементами из именованного диапазона готов.

Как сделать выпадающий список в Excel с данными другого листа или файла

Иногда нужно использовать внешние данные, которые расположены на другом листе или вообще в отдельной книге. В этом случае поможет функция ДВССЫЛ, которая позволит сослаться на них. Поскольку в качестве источника используется диапазон ячеек, список будет обновляться лишь в том случае, если вы впишете внутрь диапазона новые значения или удалите их. Кроме того, при ссылке на другой файл тот должен быть открыт.

Откройте оба файла, затем выделите ячейку с будущим списком и на вкладке «Данные» кликните «Проверка данных».

Выберите «Список», в качестве источника укажите такую формулу: =ДВССЫЛ("[имя_файла]имя_листа!диапазон") То есть внутри кавычек должно быть название файла с данными для списка в квадратных скобках, потом без пробела название листа, а затем так же без пробела восклицательный знак и обозначение диапазона. В нашем примере будет так: =ДВССЫЛ("[Книга1]Лист1!A3:A9")

Список готов. Чтобы использовать данные из другого файла, он в это время тоже должен быть открыт.

Как сделать выпадающий список в Excel из таблицы

Следующий способ чуть сложнее, но гораздо универсальнее и правильнее. В его основе лежат так называемые умные таблицы, они динамические. А значит, любые изменения, будь то добавление новых пунктов или их удаление, моментально отразятся в выпадающем списке.

Выделите диапазон с элементами списка и их категорией, а затем на вкладке «Главная» кликните «Форматировать как таблицу».

Выберите любой вариант дизайна, отметьте в открывшемся окошке опцию «Таблица с заголовками» и нажмите OK.

Поставьте курсор в одну из ячеек таблицы и на появившейся вкладке «Конструктор таблиц» введите имя списка, подтвердив его нажатием Enter.

Кликните по ячейке, в которой должен быть список, и нажмите «Проверка данных» на вкладке «Данные».

Укажите «Список» как тип данных, а для источника введите такую формулу: =ДВССЫЛ("имя_таблицы") В нашем примере будет так: =ДВССЫЛ("Двери")

Список сразу же заработает и будет обновляться при удалении и добавлении элементов.

Как сделать выпадающий список в Excel с поиском

Если список достаточно большой, то можно облегчить ввод значений подсказками, которые ускорят поиск нужных элементов. Сделать это можно через инструменты разработчика ActiveX.

Если вкладка «Разработчик» не отображается, для начала следует включить её. Для этого раскройте меню и выберите «Другие команды…».

Кликните «Настроить ленту», затем включите пункт «Разработчик» и нажмите OK.

На вкладке «Разработчик» кликните «Вставить» и выберите «Поле со списком» из элементов ActiveX.

«Нарисуйте» с помощью курсора ячейку списка, после чего кликните по ней правой кнопкой мыши и выберите «Свойства».

Найдите строку ListFillRange, введите в неё диапазон значений для списка и нажмите Enter. В нашем примере это B6:B9.

Отключите режим конструктора, кликнув по одноимённой кнопке. Теперь список работает, и при вводе будут подсвечиваться подходящие пункты.

Как сделать связанный выпадающий список в Excel

Весьма полезный вид списка, который встречается довольно часто. После выбора строки в одном списке во втором будут доступны разные наборы значений в зависимости от предыдущего. Например, при указании категории товаров в первом перечне во втором меняются модели. Рассмотрим реализацию такого списка на основе таблиц, чтобы данные автоматически обновлялись при добавлении или удалении пунктов.

Подготовьте столбцы с данными: в шапках пункты первого, родительского списка, а под ними пункты связанного с ним второго. Выделите первый столбец с шапкой и на вкладке «Главная» кликните «Форматировать как таблицу».

Выберите любой из стилей, а затем в появившемся окошке включите опцию «Таблица с заголовками» и нажмите OK.

Кликните по любой из ячеек таблицы, а затем присвойте ей имя, вписав его в поле «Имя таблицы» и нажав Enter. Это будет пункт первого списка, в нашем примере — «Компьютеры». Таким же образом создайте таблицы для остальных столбцов и переименуйте их.

Поставьте курсор в ячейку, где будет первый выпадающий список, и на вкладке «Данные» кликните «Проверка данных».

Укажите в качестве типа «Список», а в качестве источника выделите шапки столбцов с категориями, которые станут пунктами родительского перечня.

Далее установите курсор в ячейку, в которой будет второй список, кликните «Проверка данных», выберите вариант «Список», а в поле «Источник» впишите =ДВССЫЛ и адрес ячейки родительского списка в скобках. То есть =ДВССЫЛ(H3) для нашего примера.

Теперь при выборе пункта родительского списка в связанном с ним будут отображаться только соответствующие варианты. Например, если нажать на строку «Ноутбуки», то Excel покажет только модели лэптопов.

А если указать «Наушники» — будут отображены соответствующие названия аксессуаров из одноимённого столбца.

Читайте также 🧐

• 10 формул в Excel, которые облегчат вам жизнь
• Как сделать диаграмму в Excel
• Как сделать или убрать разрыв страницы в Word и Excel
• Как в Excel закрепить область при прокрутке
• 12 простых приёмов для ускоренной работы в Excel

Но перед использованием такого элемента, следует узнать, как сделать в Экселе выпадающий список, и познакомиться с разными способами его создания. 

1 Применение комбинации клавиш 

Если новые значения должны выбираться из тех, которые уже были введены выше в том же столбце, можно воспользоваться методикой создания не совсем типичного выпадающего списка. На вид такая ячейка не отличается от любой другой, потому что не содержит направленной вниз стрелки. А алгоритм включает такие этапы: 

1. Выбрать ячейку под списком, в котором содержатся его значения. 
2. Нажать сочетание клавиш «Alt» + «стрелка вниз». 
3. Выбрать нужное значение.

Выпадающий список в MS EXCEL на основе Проверки данных

​Смотрите также​ 2003 — вкладка​ ячейка​Чтобы выбрать уникальные значения​ уникальные значения в​ с определенным периодом.​На листе можно создать​ Товар должны содержаться​ из справочной таблицы​ VBA, то имя​ с которой связан​ него ПРАВОЙ клавишей​ У обоих типов​ имеет смысл сортировать​ книгу Источник.xlsx), то​ функции ДВССЫЛ().​: быстрота создания списка.​

​При заполнении ячеек данными,​ «​К1​

​ из столбца, в​ Excel, подготовим данные​ Как это сделать,​ несколько списков данных,​ в ключевом поле​ для подстановки в​

​ может потребоваться только​ Элемент управления, достаточно​ мыши, в появившемся​ есть одни и​ список элементов и​ нужно сделать следующее:​Используем именованный диапазон​

​Элементы для выпадающего списка​ часто необходимо ограничить​

А. Простейший выпадающий список — ввод элементов списка непосредственно в поле Источник

​Формулы​), потом зайти во​ поле ввода введите​ для выпадающего списка:​ смотрите в статье​ что позволяет гибко​

​ таблицы Товары. Другими​​ накладную.​​ для настройки его​ перетащить эту ячейку​ контекстном меню выберите Формат​ те же элементы​​ использовать дополнительную классификацию​​в книге Источник.xlsx создайте​Создадим Именованный диапазон Список_элементов,​

​ можно разместить в​ возможность ввода определенным​» — группа «​ вкладку «​ формулу: =$A4=$B$1 и​Выделите первый столбец таблицы​

​ «Автоматическая дата в​ делить данные на​​ словами, в накладную​​Для гарантированного обеспечения уникальности​ отображения на листе.​ в нужное место,​ объекта… Появится диалоговое окно,​ Кнопка, Список, Флажок​ элементов (т.е. один​

​ необходимый перечень элементов;​​ содержащий перечень элементов​ диапазоне на листе​ списком значений. Например,​Определённые имена​Данные​​ нажмите на кнопку​​ A1:A19.​ Excel» тут.​ отдельные хорошо управляемые​ можно вводить только​ наименований товаров используем​
​ Об этом читайте​​ взяв за ее​

Б. Ввод элементов списка в диапазон (на том же листе, что и выпадающий список)

​ выберите вкладку Элемент​ и т.п.  Разница​ выпадающий список разбить​в книге Источник.xlsx диапазону​ выпадающего списка (ячейки​ EXCEL, а затем​ имеется ячейка, куда​»), который в любой​

​», группа «​ «Формат», чтобы выделить​Выберите инструмент: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и​​В список можно​​ наборы. При создании списка​ те товары, которые​

​ Проверку данных (Данные/​​ ниже.​ границу.​ управления (если такая​ между ними следующая:​ на 2 и​
​ ячеек содержащему перечень​​A1:A4​ в поле Источник​ пользователь должен внести​ версии Excel вызывается​Работа с данными​ одинаковые ячейки цветом.​ фильтр»-«Дополнительно».​ вставить номера по-порядку.​​ в Excel 2007,​​ имеются в справочной​ Работа с данными/​Включите Область выделения (Главная / Редактирование/​Поле со списком удобно​ вкладка отсутствует, то​ чтобы использовать Элементы ActiveX​ более).​ элементов присвойте Имя,​на листе Список).​

​ инструмента Проверки данных​ название департамента, указав​ сочетанием клавиш​», кнопка «​ Например, зеленым. И​В появившемся окне «Расширенный​ Как это сделать,​ Excel 2010 процесс​ таблице Товаров, иначе,​ Проверка данных):​ Найти и выделить)​

​ для выбора единственного​ Вы вставили Элемент​ необходимо использовать VBA,​Например, чтобы эффективно работать​ например СписокВнеш;​

B. Ввод элементов списка в диапазон (на любом листе)

​Для этого:​ указать ссылку на​ где он работает.​Ctrl+F3​Проверка данных​ нажмите ОК на​

​ фильтр» включите «скопировать​ смотрите в статье​ распознавания и изменения​ смысл создания Справочника​

​выделим диапазон​В Области выделения можно управлять отображением​ значения из заранее​ ActiveX, а не​ а Элементы управления​

​ со списком сотрудников​откройте книгу, в которой​выделяем​ этот диапазон.​ Логично, предварительно создать​.​»​ всех открытых окнах.​

​ результат в другое​
​ «Автонумерация в Excel»​ содержимого списка можно​ пропадает.​​А2:А9​​ не только Элементов​
​ подготовленного списка. Выбранное​

• ​ Элемент управления формы,​​ формы можно напрямую​​ насчитывающем более 300​
• ​ предполагается разместить ячейки​А1:А4​
• ​Предположим, что элементы списка​ список департаментов организации​Какой бы способ​

​Для Excel версий​Готово!​ место», а в​ здесь.​

• ​ упростить за счет​
• ​Для формирования Выпадающего​на листе​ управления, но и​

​ значение может быть​
​ об этом см.​ привязать к ячейке​ сотрудников, то его​ с выпадающим списком;​,​​ шт;кг;кв.м;куб.м введены в​​ и позволить пользователю​ Вы не выбрали​ ниже 2007 те​Как работает выборка уникальных​

​ поле «Поместить результат​Как объединить списки​ средств списка и​ (раскрывающегося) списка для​Товары​ других объектов на​ использовано для вывода​ выше).​

​ на листе.​ следует сначала отсортировать​выделите нужный диапазон ячеек,​​нажимаем Формулы/ Определенные имена/​​ ячейки диапазона​ лишь выбирать значения​ в итоге Вы​ же действия выглядят​ значений Excel? При​

​ в диапазон:» укажите​

​ и сделать один​ визуальных элементов, разработанных​ ввода названий товаров​;​ листе, например рисунков.​ соответствующих значений из​Введите в поле Формировать​Поле со списком​ в алфавитном порядке.​ вызовите инструмент Проверка​ Присвоить имя​

​A1:A4​​ из этого списка.​ должны будете ввести​ так:​ выборе любого значения​ $F$1.​ список из нескольких,​

​ для улучшения этих​ используем Проверку данных:​вызовем Проверку данных;​

​Нажмите на изображение глаза​ той же строки.​ список по диапазону​(Combo box, Drop​ Затем создать выпадающий​ данных, в поле​

• ​в поле Имя вводим​, тогда поле Источник​
• ​ Этот подход поможет​ имя (я назвал​2.​ (фамилии) из выпадающего​
• ​Отметьте галочкой пункт «Только​ смотрите в статье​ средств.​
• ​выделите диапазон​в поле Тип данных​ напротив имени объекта​ Например, если в​

​ ссылку на вышеуказанный​ down) как, впрочем​ список, содержащий буквы​ Источник укажите =ДВССЫЛ(«[Источник.xlsx]лист1!СписокВнеш»);​ Список_элементов, в поле​ будет содержать =лист1!$A$1:$A$4​ ускорить процесс ввода​ диапазон со списком​Выбираем «​ списка B1, в​ уникальные записи» и​ «Как создать один​Сортировка и фильтрация списков.​C4:C14​

​ выберем Другой и​ и объект исчезнет/​ таблице продаж содержатся​ диапазон.​ и все другие​

​ алфавита. Второй выпадающий​
​При работе с перечнем​ Область выбираем Книга;​Преимущество​ и уменьшить количество​list​Тип данных​ таблице подсвечиваются цветом​ нажмите ОК.​ список в Excel​Списки можно сортировать по​;​ введем формулу, проверяющую​ появится.​ объемы продаж по​Примечание​ Элементы управления формы,​ список должен содержать​ элементов, расположенным в​Теперь на листе Пример,​: наглядность перечня элементов​ опечаток.​) и адрес самого​» -«​ все строки, которые​В результате мы получили​ из трех и​

​ возрастанию, по убыванию​​вызовите Проверку данных;​
​ вводимое значение на​Справочник состоит из двух​ месяцам (диапазон​. Вместо указания ссылку​ возвращает только 1​ только те фамилии,​ другой книге, файл​ выделим диапазон ячеек,​ и простота его​Выпадающий список можно создать​ диапазона (в нашем​

​Список​ содержат это значение​ список данных с​ более».​ или в в​в поле Тип данных​ уникальность:​ таблиц: справочной таблицы,​F2:G13​ на диапазон можно​ числовое значение. См. файл примера. ​

​ которые начинаются с​ Источник.xlsx должен быть​ которые будут содержать​ модификации. Подход годится​ с помощью Проверки​ примере это​» и указываем диапазон​ (фамилию). Чтобы в​ уникальными значениями (фамилии​Можно сделать список​ заданном пользователем порядке.​ выберите Список;​=ПОИСКПОЗ(A2;$A:$A;0)=СТРОКА(A2)​ в строках которой​на рисунке ниже),​ указать Имя диапазона​Обзорную статью обо всех​ буквы, выбранной первым​

excel2.ru

Поле со списком — элемент управления формы в MS EXCEL

​ открыт и находиться​ Выпадающий список.​ для редко изменяющихся​ данных ​’2′!$A$1:$A$3​ списка​ этом убедится в​ без повторений).​ из таблицы. Читайте​ Можно также фильтровать​в качестве формулы введите​При создании новых записей​ содержатся подробные записи​ то выбирая в​ (т.е. ссылку на Именованный​ элементах управления формы​ списком. Для решения​ в той же​вызываем Проверку данных;​ списков.​или с помощью элемента​

​)​3.​ выпадающем списке B1​

• ​​ об этом в​ списки, чтобы отображать​ ссылку на ранее​ о товарах (например,​ о некоторых объектах​
• ​ Поле со списком​ диапазон). Подробнее можно​ можно прочитать здесь.​​ такой задачи может​​ папке, иначе необходимо​​в поле Источник вводим​​Недостатки​​ управления формы Поле​​6.​​Если есть желание​ выберите другую фамилию.​​Теперь нам необходимо немного​​ статье «Как создать​​ только данные, соответствующие​

​ созданный Именованный диапазон​ в ячейке​ (сотрудниках, товарах, банковских​

​ месяц, можно вывести​ посмотреть в статье​Через меню Разработчик/ Элементы управления/​ быть использована структура​ указывать полный путь​ ссылку на созданное​: если добавляются новые​ со списком (см.​Теперь в ячейке​ подсказать пользователю о​ После чего автоматически​ модифицировать нашу исходную​ список в Excel​ указанному критерию.​ Список_товаров, т.е. =Список_Товаров.​А10​ реквизитах и пр.)​ соответствующий объем продаж​

​ Выпадающий список в​​ Вставить выберем левой клавишей​ Связанный список или​ к файлу. Вообще​ имя: =Список_элементов.​ элементы, то приходится​ статью Выпадающий (раскрывающийся)​

​ с выпадающим списком​ его действиях, то​ будут выделены цветом​

Вставка Поля со списком

​ таблицу. Выделите первые​ из таблицы».​Обеспечение целостности данных.​Теперь товары в накладной​), EXCEL автоматически скопирует​

​ и таблицы, в​ (см. ячейку​ MS EXCEL на​ мыши элемент Поле​

​ Вложенный связанный список.​

​ ссылок на другие​

​Примечание​ вручную изменять ссылку​ список на основе​ укажите в поле​​ переходим во вкладку​​ уже другие строки.​ 2 строки и​

Выделение Поля со списком

​Как добавить столбец​Для списков можно использовать​ можно будет вводить​​ правило Проверки данных​​ которую заносятся данные​В3​ основе элемента управления​

Перемещение Поля со списком и изменение его размеров

​ со списком (см.​​Поле со списком представляет​​ листы лучше избегать​Если предполагается, что​ на диапазон. Правда,​ элемента управления формы).​ «Источник» имя диапазона​ «​ Такую таблицу теперь​ выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Ячейки»-«Вставить»​ автоматически, с помощью​ встроенные в Excel​ только из таблицы​ из ячейки​ связанные с этими​).​

​ формы.​ рисунок ниже).​ собой сочетание текстового​ или использовать Личную​ перечень элементов будет​ в качестве источника​

Заполняем Поле со списком элементами

​В этой статье создадим​7.​Сообщение для ввода​ легко читать и​ или нажмите комбинацию​​ формулы, читайте в​​ средства проверки данных.​

​ Товары.​А9​ объектами. Указав в​Необходимо помнить, что Поле​Нажмите ОК, Поле со​После этого выпадающее меню​ поля и раскрывающегося​ книгу макросов Personal.xlsx​ дополняться, то можно​ можно определить сразу​ Выпадающий список с​Готово!​» и заполняем заголовок​ анализировать.​

​ горячих клавиш CTRL+SHIFT+=.​ статье «Как добавить​ Например, в определенном​Теперь заполним формулами столбцы​

​– в этом​​ ячейке лишь ключевое​ со списком возвращает​ списком заполнится элементами.​ закроется, а курсор​ списка. Поле со​ или Надстройки.​ сразу выделить диапазон​ более широкий диапазон,​ помощью Проверки данных​Для полноты картины​

​ и текст сообщения​Скачать пример выборки из​

​У нас добавилось 2​ столбец в Excel​ столбце списка можно​ накладной Ед.изм., Цена​ проявляется одно преимуществ​ слово, например, фамилию​ в связанную ячейку​Теперь пользователь может выбрать​ вместо обычного толстого​ списком компактнее обычного​

Связываем Поле со списком с ячейкой

​Если нет желания присваивать​ большего размера, например,​ например,​ (Данные/ Работа с​ добавлю, что список​которое будет появляться​ списка с условным​ пустые строки. Теперь​ автоматически».​ разрешить использовать только​ и НДС. Для​ таблиц, созданных в​ сотрудника или код​ не сам элемент,​ требуемый месяц, но​ крестика​ списка, однако для​ имя диапазону в​А1:А10​A1:A100​

​ данными/ Проверка данных)​ значений можно ввести​ при выборе ячейки​ форматированием.​ в ячейку A1​​Если Вы работаете с​​ числа или даты.​

​ этого используем функцию​

​ формате Excel 2007,​ товара, можно вывести​ а его позицию​ Поле со списком​ ​ того чтобы отобразить​ файле Источник.xlsx, то​. Однако, в этом​. Но, тогда выпадающий​​ с типом данных​​ и непосредственно в​ с выпадающим списком​Принцип действия автоматической подсветки​ введите значение «Клиент:».​ большой таблицей и​Форматирование объектов списка.​ ВПР():​

Использование Поля со списком

​ по сравнению с​ в смежных ячейках​ в списке (для​ пока не способно​превратится в тонкий крестик.​ список элементов, пользователь​ формулу нужно изменить​ случае Выпадающий список​ список может содержать​ Список.​ проверку данных, не​4.​​ строк по критерию​​Пришло время для создания​ вам необходимо выполнить​К ячейкам списка можно​=ЕСЛИОШИБКА(ВПР(C4;Товары;2;ЛОЖЬ);»»)​ обычными диапазонами ячеек.​ дополнительную информацию из​​ месяца Май на​​ вернуть выбранное значение​

​Удерживая левую клавишу мыши​ должен щелкнуть стрелку.​ на =ДВССЫЛ(«[Источник.xlsx]лист1!$A$1:$A$4»)​ может содержать пустые​ пустые строки (если,​Выпадающий список можно сформировать​ прибегая к вынесению​Так же необязательно​ запроса очень прост.​ выпадающего списка, из​ поиск уникальных значений​ применять правила Условного​или аналогичную ей формулу​​Проверка данныхсрабатывает, если​​ справочной таблицы. Другими​

​ картинке выше Поле​ в ячейку. О​ проведите курсором вправо​​ Поле со списком​​СОВЕТ:​

​ строки.​ например, часть элементов​ по разному.​ значений на лист​

​ можно создать и​ Каждое значение в​ которого мы будем​ в Excel, соответствующие​ форматирования, точно так​

Имя Элемента управления

​=ИНДЕКС(Товары;ПОИСКПОЗ(C4;Список_Товаров;0);2)​ после ввода значения​ словами, структура Справочник​ со списком вернуло​ том, как связать​ и немного вниз,​ следует использовать, когда​Если на листе​Избавиться от пустых строк​ была удалена или​Самым простым способом создания​​ (это так же​​ сообщение, которое будет​ столбце A сравнивается​ выбирать фамилии клиентов​ определенному запросу, то​ же, как и​

​Преимущество этой формулы перед​ в ячейку нажата​ снижает количество ручного​ значение 5). Поэтому,​ Поле со списком​ элемент​ требуется обеспечить возможность​ много ячеек с​ и учесть новые​ список только что​ Выпадающего списка является​

Прячем Поле со списком на листе

​ позволит работать со​ появляться при попытке​

​ со значением в​ в качестве запроса.​ нужно использовать фильтр.​ к обычным ячейкам​ функцией ВПР() состоит​

​ клавиша​ ввода и уменьшает​ чтобы вывести выбранный​ с ячейкой читайте​

excel2.ru

Справочник в MS EXCEL

​Поле со списком​ ввести в список​ правилами Проверки данных,​ элементы перечня позволяет​ был создан). Чтобы​ ввод элементов списка​ списком на любом​ ввести неправильные данные​ ячейке B1. Это​Перед тем как выбрать​ Но иногда нам​ листа.​ в том, что​ENTER​ количество опечаток.​ месяц, потребуется формула​ ниже.​будет помещен на​ или выбрать в​ то можно использовать​ Динамический диапазон. Для​ пустые строки исчезли​

​ непосредственно в поле​ листе). Делается это​

​Если Вы не​ позволяет найти уникальные​ уникальные значения из​ нужно выделить все​Рассмотрим,​ ключевой столбец Наименование​. Если значение скопировано​Создадим Справочник на примере​ =ИНДЕКС(F2:F13;B1) (ячейка​Как было сказано выше,​ лист.​

Таблица Товары

​ нем только один​ инструмент Выделение группы​ этого при создании​ необходимо сохранить файл.​ Источник инструмента Проверка​ так:​ сделаете пункты 3​ значения в таблице​ списка сделайте следующее:​ строки, которые содержат​как заполнить​ в таблице Товары​ из Буфера обмена​ заполнения накладной.​

​В2​ все Элементы управления​Чтобы выделить Поле со​ элемент. В этом​ ячеек (Главная/ Найти​ Имени Список_элементов в​Второй недостаток: диапазон источника​ данных.​То есть вручную,​ и 4, то​ Excel. Если данные​Перейдите в ячейку B1​ определенные значения по​списки в​ не обязан быть​

​ или скопировано через​В накладной будем выбирать​).​ формы возвращают значение.​ списком нажмите и​

• ​ элементе управления отображается​​ и выделить/ Выделение​​ поле Диапазон необходимо​​ должен располагаться на​​Предположим, в ячейке​
• ​ через​
• ​проверка данных​ совпадают, тогда формула​ и выберите инструмент​ отношению к другим​Excel автоматически​

​ самым левым в​

​ Маркер заполнения, то Проверка​ наименование товара, а​Формула =ИНДЕКС(G2:G13;B1) позволяет вывести​​ Это значение помещается​​ удерживайте клавишу​ текущее значение. Этот​ группы ячеек). Опция​​ записать формулу =СМЕЩ(Список!$A$1;;;СЧЁТЗ(Список!$A:$A))​​ том же листе,​B1​;​работать будет, но​ возвращает значение ИСТИНА​ «ДАННЫЕ»-«Работа с данными»-«Проверка​
​ строкам. В этом​.​ таблице, как в​ данных не срабатывает,​​ цена, единица измерения​​ объем продаж для​ в ячейку определенную​CTRL​ элемент имеет много​ Проверка данных этого​Использование функции СЧЁТЗ() предполагает,​ что и выпадающий​необходимо создать выпадающий​(точка с запятой) вводим​

​ при активации ячейки​ и для целой​ данных».​ случаи следует использовать​Сначала нужно написать​ случае использования ВПР().​ а лишь помечает​ и НДС, будут​

​ выбранного месяца (ячейка​ пользователем. Чтобы связать​, затем кликните левой​ общего с элементом​

​ инструмента позволяет выделить​ что заполнение диапазона​ список, т.к. для​

• ​ список для ввода​​ список в поле​​ не будет появляться​
• ​ строки автоматически присваивается​На вкладке «Параметры» в​
• ​ условное форматирование, которое​ список на странице​
• ​В столбцах Цена и​ ячейку маленьким зеленым​ подставляться в нужные​
• ​В3​

Таблица Накладная

​ Элемент управления с​ клавишей на Поле​ Список.​ ячейки, для которых​ ячеек (​ правил Проверки данных нельзя​ единиц измерений. Выделим​ «​ сообщение пользователю о​ новый формат. Чтобы​ разделе «Условие проверки»​ ссылается на значения​ Excel. Теперь этот​ НДС введите соответственно​
​ треугольником в левом​ ячейки автоматически из​).​ ячейкой, кликните на​

• ​ со списком.​​Для вставки элементов управления​​ проводится проверка допустимости​
• ​A:A​
• ​ использовать ссылки на​ ячейку​
• ​Источник​ его предполагаемых действиях,​ формат присваивался для​ из выпадающего списка​

​ ячеек с запросом.​ список нужно занести​ формулы:​ верхнем углу ячейке.​

​ справочной таблицы Товары,​Условное форматирование использовано для​ него ПРАВОЙ клавишей​Если навести курсор на​ на лист необходимо​

​ данных (заданная с​

​), который содержит элементы,​

​ другие листы или​

​B1​», в том порядке​ а вместо сообщения​ целой строки, а​ «Тип данных:» выберите​ Чтобы получить максимально​ в параметры Excel.​=ЕСЛИОШИБКА(ВПР(C4;Товары;3;ЛОЖЬ);»»)​Через меню Данные/ Работа​

​ содержащей перечень товаров​ отображения в таблице​ мыши, в появившемся​
​выделенный​
​ отобразить вкладку Разработчик.​

​ помощью команды Данные/​ ведется без пропусков​ книги (это справедливо​и вызовем Проверку​ в котором мы​

excel2.ru

Списки в MS EXCEL

​ об ошибке с​ не только ячейке​ значение «Список».​ эффективный результат, будем​ Для этого выделяем​=ЕСЛИОШИБКА(ВПР(C4;Товары;4;ЛОЖЬ);»»)​

​ с данными/ Проверка​ с указанием, соответственно,​ выбранного месяца и​ контекстном меню выберите Формат​элемент Поле со​В MS EXCEL 2007​ Работа с данными/​ строк (см. файл​ для EXCEL 2007​ данных.​ хотим его видеть​ вашим текстом будет​ в столбце A,​В поле ввода «Источник:»​ использовать выпадающий список,​ список.​Теперь в накладной при​

​ данных/ Обвести неверные​ цены, единицы измерения,​ его продаж.​ объекта… Появится диалоговое окно,​ списком (курсор примет​ это можно сделать через​ Проверка данных). При​ примера, лист Динамический​ и более ранних).​Если в поле Источник​ (значения введённые слева-направо​ появляться стандартное сообщение.​ мы используем смешанную​ введите =$F$4:$F$8 и​ в качестве запроса.​

Преимущества списков

• ​Заходим кнопкой «Office»​

​ выборе наименования товара​ данные можно получить​ НДС.​Другой пример можно посмотреть​ выберите вкладку Элемент​ форму 4-х направленных​ меню Кнопка офис/ Параметры​ выборе переключателя Всех​

• ​ диапазон).​

​Избавимся сначала от второго​ указать через точку​ будут отображаться в​5.​ ссылку в формуле​ нажмите ОК.​ Это очень удобно​

• ​в «Параметры Excel»​

​ автоматически будут подставляться​ информацию о наличии​Эту таблицу создадим на​ в статье Выпадающий​ управления (если такая​ в разные стороны​

excel2.ru

Заполнить автоматически список в Excel.

​ Excel/ Основные/ Показывать​​ будут выделены все​ ​Используем функцию ДВССЫЛ()​ ​ недостатка – разместим​​ с запятой единицы​​ ячейке сверху вниз).​Если список значений​ =$A4.​В результате в ячейке​ если нужно часто​ (внизу окна, справа)​ его единица измерения,​
​ данных, которые были​​ листе Товары с​ список в MS​ вкладка отсутствует, то​ стрелок), затем нажать​ вкладку Разработчик на​ такие ячейки. При​Альтернативным способом ссылки на​ перечень элементов выпадающего​
​ измерения шт;кг;кв.м;куб.м, то​При всех своих​ находится на другом​Выпадающий список в​ B1 мы создали​
​ менять однотипные запросы​ и в разделе​ цена и НДС.​ введены с нарушением​ помощью меню Вставка/​ EXCEL на основе​ Вы вставили Элемент​ и удерживать левую​ ленте.​ выборе опции Этих​
​ перечень элементов, расположенных​ списка на другом​ выбор будет ограничен​ плюсах выпадающий список,​ листе, то вышеописанным​ ячейке позволяет пользователю​ выпадающих список фамилий​ для экспонирования разных​ «Основные параметры работы​
​Списки Microsoft Excel предоставляют​ требований Проверки данных.​ Таблицы/ Таблица, т.е.​ элемента управления формы.​ ActiveX, а не​ кнопку мыши, то​
​В MS EXCEL 2010​ же выделяются только​ на другом листе,​ листе.​ этими четырьмя значениями.​ созданный вышеописанным образом,​ образом создать выпадающий​ выбирать для ввода​
​ клиентов.​ строк таблицы. Ниже​ Excel» находим «Создать​ собой одностолбцовые диапазоны​Для контроля уникальности также​ в формате EXCEL​
​У каждого Элемента управления​ Элемент управления формы,​ можно его переместить. Удерживая​ это можно сделать так:​ те ячейки, для​ является использование функции​

excel-office.ru

Как сделать выборку в Excel из списка с условным форматированием

​В правилах Проверки данных (также​Теперь смотрим, что получилось.​ имеет один, но​ список не получится​ только заданные значения.​Примечание. Если данные для​ детально рассмотрим: как​ списки и сортировки​ ячеек, содержащие значения,​ можно использовать Условное​ 2007(см. файл примера).​ есть имя. Чтобы​ об этом см.​ клавишу ALT можно выровнять​ Откройте вкладку ​ которых установлены те​ ДВССЫЛ(). На листе​ как и Условного​ Выделим ячейку​ очень «жирный» минус:​ (до версии Excel​ Это особенно удобно​ выпадающего списка находятся​ сделать выборку повторяющихся​ для заполнения», нажимаем​ относящиеся к одной​ форматирование (см. статью​ По умолчанию новой​ его узнать, нужно​ выше).​

Выбор уникальных и повторяющихся значений в Excel

​ Поле со списком​Файл​ же правила проверки​ Пример, выделяем диапазон​

​ форматирования) нельзя впрямую​B1​ проверка данных работает​ 2010). Для этого​ при работе с​ на другом листе,​ ячеек из выпадающего​ кнопку «Изменить списки».​ теме. Списки можно​ Выделение повторяющихся значений).​ таблице EXCEL присвоит​ выделить Поле со​В поле Связь с ячейкой нужно​

​ по границам ячеек.​; Нажмите кнопку ​ данных, что и​ ячеек, которые будут​

1. ​ указать ссылку на​. При выделении ячейки​
2. ​ только при непосредственном​ необходимо будет присвоить​
3. ​ файлами структурированными как​ то лучше для​ списка.​Нажимаем кнопку «Добавить», затем​ сделать выпадающими (раскрывающимися).​Теперь, создадим Именованный диапазон​ стандартное имя Таблица1.​
4. ​ списком, в Поле имя будет​ ввести ссылку на​ Выделенный элемент также​

​Параметры​ для активной ячейки.​ содержать выпадающий список,​ диапазоны другого листа​

​ справа от ячейки​

​ вводе значений с​ имя списку. Это​ база данных, когда​ такого диапазона присвоить​Для примера возьмем историю​ — «Импорт». Наш​В этом разделе рассмотрены​

​ Список_Товаров, содержащий все​ Измените его на​ отображено его имя.​ ячейку. Свяжем наше​

​ можно перемещать стрелками​; Нажмите кнопку ​Примечание​ вызываем Проверку данных,​ (см. Файл примера):​

​ появляется квадратная кнопка​ клавиатуры. Если Вы​ можно сделать несколько​

1. ​ ввод несоответствующего значения​ имя и указать​ взаиморасчетов с контрагентами,​ список появился в​
2. ​ средства, упрощающие управление​ наименования товаров:​ имя Товары, например,​ Чтобы изменить имя​ Поле со списком​
3. ​ с клавиатуры.​Настроить ленту​:​

​ в Источнике указываем​Пусть ячейки, которые должны​ со стрелкой для​ попытаетесь вставить в​

​ способами.​ в поле может​ его в поле​ как показано на​ окне «Списки». Нажимаем​ и анализ групп​выделите диапазон​ через Диспетчер имен​ Поля со списком​ с ячейкой ​Если навести курсор на​; Выберите команду ​Если выпадающий список​

​ =ДВССЫЛ(«список!A1:A4»).​ содержать Выпадающий список,​ выбора элементов из​

1. ​ ячейку с​Первый​ привести к нежелаемым​ «Источник:». В данном​ рисунке:​ «ОК».​
2. ​ связанных данных (списков)​А2:А9​ (Формулы/ Определенные имена/​ — введите в Поле​А1​ углы прямоугольника или​Настройка ленты и в​ содержит более 25-30​Недостаток​ размещены на листе​

​ выпадающего списка.​

​проверкой данных​: выделите список и​ результатам.​ случае это не​В данной таблице нам​Теперь, чтобы автоматически​ на листе Excel.​;​ Диспетчер имен)​ имя новое имя​.​ на маленькие кружки​ разделе Основные вкладки​ значений, то работать​: при переименовании листа​ Пример,​Недостатки​значения из буфера​

​ кликните правой кнопкой​Итак, для создания​ обязательно, так как​

​ нужно выделить цветом​ заполнить таблицу списком,​ Если объявить некоторый​вызовите меню Формулы/ Определенные​К таблице Товары, как​ и нажмите клавишу ​Нажмите ОК.​ на границе, то​ установите флажок ​ с ним становится​ – формула перестает​а диапазон с перечнем​этого подхода: элементы​ обмена, т.е скопированные​ мыши, в контекстном​ выпадающего списка необходимо:​ у нас все​ все транзакции по​ достаточно написать только​ диапазон ячеек списком,​ имена/ Присвоить имя​ к справочной таблице,​

exceltable.com

Создание выпадающего списка в ячейке

​ENTER​Существует и другой способ​ можно изменить его​Разработчик​ неудобно. Выпадающий список​ работать. Как это​ элементов разместим на​ списка легко потерять​ предварительно любым способом,​ меню выберите «​1.​ данные находятся на​
​ конкретному клиенту. Для​ первую фамилию из​
​ то данными этого​​в поле Имя введите​ предъявляется одно жесткое​. Также имя можно​ связать Элемент управления​ размер.​​.​​ одновременно отображает только​ можно частично обойти​ другом листе (на​ (например, удалив строку​ то Вам это​​Присвоить имя​​Создать список значений,​ одном рабочем листе.​​ переключения между клиентами​​ списка. Затем выделить​​ списка можно управлять​​ Список_Товаров;​​ требование: наличие поля​​ изменить в Области выделения (Главная​

​ и ячейку: выделите​Заполним наше Поле со​Теперь вставить элемент управления​ 8 элементов, а​

​ см. в статье​​ листе Список в​​ или столбец, содержащие​​ удастся. Более того,​​»​​ которые будут предоставляться​Выборка ячеек из таблицы​

​ будем использовать выпадающий​​ эту ячейку и​ и анализировать их​убедитесь, что в поле​ с неповторяющимися значениями.​ / Редактирование/ Найти​​ правой клавишей мыши​​ списком названиями месяцев.​ можно через меню: Разработчик/​

​ чтобы увидеть остальные,​ Определяем имя листа.​ файле примера).​

​ ячейку​​ вставленное значение из​Для Excel версий​ на выбор пользователю​ по условию в​ список. Поэтому в​


​ за правый нижний​ независимо от данных,​ Диапазон введена формула​​ Это поле называется​​ и выделить/ Область​ Элемент управления, в Строке​ Для начала разместим​ Элементы управления/ Вставить.​ нужно пользоваться полосой​Ввод элементов списка в​Для создания выпадающего списка,​B1​ буфера УДАЛИТ ПРОВЕРКУ​
​ ниже 2007 те​​ (в нашем примере​ Excel:​ первую очередь следует​ угол ячейки потянуть​ не вошедших в​ =Товары[Наименование]​ ключевым. В нашем​ выделения).​ формул введите =, затем​ названия месяцев на​Обратите внимание, что в​​ прокрутки, что не​​ диапазон ячеек, находящегося​ элементы которого расположены​); не удобно вводить​ ДАННЫХ И ВЫПАДАЮЩИЙ​​ же действия выглядят​​ это диапазон​

​Выделите табличную часть исходной​ подготовить содержание для​ вниз. Появится весь​ список. Например, используя​

​нажмите ОК.​​ случае, ключевым будет​​Зачем нам знать имя​​ кликните левой клавишей​ листе в диапазоне​ этом меню можно​​ всегда удобно.​​ в другой книге​​ на другом листе,​​ большое количество элементов.​ СПИСОК ИЗ ЯЧЕЙКИ,​ так:​​M1:M3​​ таблицы взаиморасчетов A4:D21​
​ выпадающего списка. Нам​ список.​ только данные из​К таблице Накладная, также,​ поле, содержащее наименования​ элемента управления? Если​​ мыши на нужную​​F2:F13​ также вставить Элементы​В EXCEL не предусмотрена​​Если необходимо перенести диапазон​​ можно использовать два​

​ Подход годится для​​ в которую вставили​Второй​), далее выбрать ячейку​ и выберите инструмент:​

​ нужны все Фамилии​​В столбец таблицы​

​ списка, можно фильтровать​ предъявляется одно жесткое​ Товара. Именно по​ Вы не планируете​ ячейку, нажмите клавишу ​.​ ActiveX, которые расположены​ регулировка размера шрифта​ с элементами выпадающего​ подхода. Один основан​ маленьких (3-5 значений)​ предварительно скопированное значение.​

​: воспользуйтесь​ в которой будет​​ «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Создать правило»-«Использовать​​ клиентов из столбца​ можно автоматически вставлять​ строки, добавлять строки​​ требование: все значения​​ этому полю будут​ управлять Поля со​ENTER​Чтобы заполнить Поле со​ ниже интересующих нас​ Выпадающего списка. При​
​ списка в другую​ на использовании Именованного​ неизменных списков.​ Избежать этого штатными​Диспетчером имён​ выпадающий список (в​ формулу для определения​ A, без повторений.​ даты не только​ итоговых значений.​ в столбце (поле)​​ выбираться остальные значения​​ списком из программы​. Чтобы изменить ячейку,​ списком, кликните на​ Элементов управления формы.​ большом количестве элементов​ книгу (например, в​ диапазона, другой –​Преимущество​ средствами Excel нельзя.​(Excel версий выше​ нашем примере это​ форматируемых ячеек».​Перед тем как выбрать​

excelworld.ru

​ по-порядку, но и​