Список быстрого открытия документов word

В этой статье описаны сочетания клавиш и функциональные клавиши в Word для Windows.

В этой статье описаны сочетания клавиш и функциональные клавиши в Word для Mac.

Для оптимального использования клавиатуры с лентой включите на клавиатуре доступ ко всем элементам управления.

1. Чтобы открыть системные параметры, нажмите +ПРОБЕЛ, введите системные параметры и нажмите клавишу RETURN.

2. Чтобы перейти в раздел Параметры клавиатуры, введите клавиатуру и нажмите клавишу RETURN.

3. На вкладке Сочетания клавиш нажмите клавиши CONTROL+F7, чтобы изменить параметр Полный доступ с клавиатуры с текстовых полей и списков только на Все элементы управления.

В этой статье описаны сочетания клавиш в Word в Интернете.

Открытие документа

В процессе работы пользователю часто приходится не только создавать документы, но и вносить изменения в существующие. Чтобы это сделать, необходимо открыть документ одним из следующих способов.

Открытие документа не из Word

Открывать документы не обязательно в самой программе. Если документ был создан в формате, который ассоциируется с Word, открыть его можно многими способами. На то, что документ может быть открыт в Microsoft Word, указывает значок

расположенный рядом с названием файла.

Документ Word вне окна программы можно открыть несколькими способами: дважды щелкнув на его названии кнопкой мыши в окне папки; щелкнув правой кнопкой мыши на названии файла и выбрав в контекстном меню строку Открыть (см. рис. 1.15); выполнив команду Пуск ? Документы (если с документом работали недавно).

При открытии файла одним из вышеперечисленных способов будет запущена программа Microsoft Word, и в ней будет открыт выбранный документ. Если приложение уже было запущено, откроется дополнительное окно. Если программа была запущена, но в ней не было открыто ни одного документа, файл откроется в том же окне.

Совет

Если вы часто работаете с документом, можно вынести его ярлык на Рабочий стол, чтобы иметь возможность быстро открывать файл тогда, когда потребуется. О том, как это сделать, написано в разд. 1.2.

Открытие документа в Word

Часто при работе с документом Word возникает необходимость открыть еще один документ. Чтобы открыть документ в программе, нужно выполнить команду Открыть меню кнопки Office (рис. 2.4) или нажать сочетание клавиш Ctrl+O.

Рис. 2.4. Выполнение Открыть меню кнопки Office

Какой бы способ вы ни использовали, при этом появится окно открытия документа (рис. 2.5).

Рис. 2.5. Окно Открытие документа

Чтобы открыть файл при помощи данного окна, сделайте следующее.

1. Выберите диск, на котором находится файл.

2. Выберите папку, в которой хранится файл.

3. Щелкните на названии файла два раза или выделите его и нажмите кнопку Открыть.

По умолчанию в окне Открытие документа отображается содержимое папки Мои документы. Если вы откроете документ из какой-нибудь другой папки, программа запомнит ее и в следующий раз при вызове окна Открытие документа покажет ее содержимое. Однако если вы закроете Microsoft Word и вызовете окно Открытие документа во время следующего сеанса работы, приложение снова отобразит содержимое папки Мои документы.

Если вы сохраняете большинство документов не в папке Мои документы, а в какой-нибудь другой, вы можете изменить отображаемую по умолчанию директорию. Этим вы сэкономите достаточно много времени, так как избавитесь от необходимости каждый раз переходить в нужную папку, чтобы открыть документ.

Чтобы изменить папку, заданную по умолчанию в окне Открытие документа, сделайте следующее.

1. Щелкните на кнопке Office и нажмите в появившемся меню кнопку Параметры Word (рис. 2.6).

Рис. 2.6. Кнопка Параметры Word в меню Office

2. В появившемся окне Параметры Word перейдите в раздел Сохранение (рис. 2.7).

Рис. 2.7. Настройки сохранения документов Word

3. В строке Расположение файлов по умолчанию показан полный путь к папке, которая открывается по умолчанию при появлении окон открытия и сохранения документа. Чтобы изменить эту папку, щелкните на кнопке Обзор справа от данной строки.

4. Появится окно Изменение расположения, в котором следует выбрать требуемую папку.

5. После задания папки два раза нажмите кнопку OK, чтобы закрыть окна выбора папки и настроек Word.

В левой части окна Открытие документа находятся ярлыки к тем папкам, из которых документы открываются чаще всего. Этот так называемая панель адресов, на которой находятся ссылки на следующие папки:

• Надежные шаблоны – шаблоны документов Word;

• Недавние документы – документы, с которыми пользователь недавно работал;

• Рабочий стол – файлы, вынесенные на Рабочий стол;

• Мои документы – документы, находящиеся в папке Мои документы;

• Мой компьютер – позволяет открыть документы с любого из имеющихся жестких, гибких и компакт-дисков;

• Сетевое окружение – позволяет открыть документы, хранящиеся на компьютерах локальной сети или в Интернете.

Чтобы в окне открытия добраться до перечисленных папок, можно просто щелкнуть на их значках на панели адресов.

Если вы работаете с другими папками, то можете открыть нужную директорию при помощи раскрывающегося списка Папка (рис. 2.8) или используя кнопки перехода, которые расположены справа от списка Папка. Кнопка с изображением папки

позволяет переместиться на уровень выше, кнопка с изображением стрелки влево

– вернуться в директорию, в которой вы находились до этого. Если щелкнуть на треугольнике рядом с данной кнопкой, можно выбрать одну из девяти последних папок, в которые вы переходили (рис. 2.9).

Рис. 2.8. Список выбора папки в окне Открытие документа

Рис. 2.9. Список быстрого доступа к папкам на кнопке перехода

Чтобы каждый раз не переходить к часто используемым директориям при помощи списка папок или кнопок перехода, можно добавить их на панель адресов в левой части окна Открытие документа. Вы также можете добавить в этот список ярлык диска или сетевого ресурса.

Для добавления ярлыка часто используемой вами папки на панель адресов выполните следующие действия.

1. Щелкните на панели адресов правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню строку Мелкие значки (рис. 2.10). Вы увидите, что ярлыки папок стали занимать гораздо меньше места. В освободившуюся область можно добавить свои папки.

Рис. 2.10. Выбор в контекстном меню команды Мелкие значки

2. Перейдите в папку, которую вы хотите добавить в список.

3. Щелкните правой кнопкой мыши на панели адресов и выберите строку Добавить “имя_папки” (рис. 2.11). Ярлык появится на панели (рис. 2.12).

Рис. 2.11. Добавление нового ярлыка на панель адресов

Рис. 2.12. Панель адресов после добавления папки

Чтобы удалить, переименовать ярлык, переместить его вверх или вниз, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите необходимую команду.

Примечание

Изменения, которые вы внесете в окно Открытие документа, коснутся и окна Сохранение документа (см. ниже).

Если папка с нужным документом содержит много файлов, то для облегчения поиска можно воспользоваться строкой Имя файла. Введите название документа или его часть. В результате в строке Имя файла появится полное имя находящегося в данной папке документа, название которого совпадает с введенными символами.

Можно сделать так, чтобы в окне открытия отображались только файлы нужного типа. Для этого воспользуйтесь списком Тип файлов (рис. 2.13). Если выбрать нужный формат, то все файлы с другим расширением отображаться не будут.

Рис. 2.13. Список Тип файлов в окне Открытие документа

После того как папка с нужным документом будет выбрана, для его открытия нужно дважды щелкнуть на его названии. Другой способ– выделить и воспользоваться кнопкой Открыть. Обратите внимание на стрелку рядом с данной кнопкой. Нажав на нее, можно выбрать вариант открытия документа из списка, среди которых следующие (рис. 2.14):

• Открыть – открывает документ в обычном режиме;

• Открыть для чтения – в открытый таким способом документ нельзя будет внести изменения;

• Открыть как копию – открывает копию существующего документа, чтобы исходный документ не был изменен;

• Открыть и восстановить – позволяет восстановить поврежденный файл.

Рис. 2.14. Список вариантов открытия файла

Открытие часто используемых файлов

Последние файлы, с которыми вы работали, можно открыть с помощью списка меню кнопки Office (см. рис. 1.30).

По умолчанию этот список может хранить до 17 названий последних файлов. Это количество можно увеличить до 50. В этом случае вы получите возможность открывать почти все рабочие документы одним щелчком кнопки мыши, а не при помощи окна Открытие документа.

Чтобы увеличить количество файлов, которые запоминает Word, сделайте следующее.

1. Щелкните на кнопке Office и в открывшемся меню нажмите кнопку Параметры Word (см. рис. 2.6).

2. В появившемся окне Параметры Word переключитесь в раздел Дополнительно.

3. Используя полосу прокрутки, перейдите в область Экран. В списке Число документов в списке последних файлов укажите нужное количество файлов в диапазоне от 0 до 50 (рис. 2.15).

Рис. 2.15. Параметр, задающий количество файлов, которые запоминает программа

4. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить свой выбор.

5. Поочередно откройте и закройте несколько разных файлов. Убедитесь, что Word запоминает все открываемые вами файлы, посмотрев список Последние документы меню кнопки Office.

При достижении заданного количества файлов в списке имена файлов, с которыми работали позже, начинают вытеснять названия файлов, которые открывались ранее. Однако вы можете закрепить название файла в данном списке. Для этого щелкните на кнопке

которая расположена справа от имени файла. В результате кнопка изменит свой вид на

и файл будет закреплен в списке.

Если вы не хотите, чтобы кто-то видел, с какими файлами вы работаете, можно отключить запоминание программой последних открываемых файлов. Для этого достаточно задать параметру Число документов в списке последних файлов значение 0. В этом случае Word не будет запоминать названия открываемых файлов.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Читайте также

Открытие веб-документа для просмотра и редактирования

Открытие веб-документа для просмотра и редактирования С помощью программы NeonHtml вы можете не только создавать новые сайты, но также открывать для просмотра и редактирования созданные ранее веб-страницы. Программа поддерживает работу с документами следующих типов: Html, CSS,

Открытие созданного ранее документа для просмотра и редактирования кода

Открытие созданного ранее документа для просмотра и редактирования кода Как мы уже отмечали ранее, возможности программы предусматривают не только создание новых, но и редактирование имеющихся веб-документов. Иначе говоря, вы можете забрать файл веб-страницы с

Открытие SCM

Открытие SCM Для создания службы требуется отдельный процесс, выступающий в качестве «администратора» и играющий во многом ту же роль, что и программа JobShell, которая использовалась в главе 6 для запуска задач. Первый шаг состоит в открытии SCM и получении дескриптора, который

Открытие файла

Открытие файла fopenОткрывает файл и привязывает его к дескриптору.Синтаксис:int fopen(string $filename, string $mode, bool $use_include_path=false)Открывает файл с именем $filename в режиме $mode и возвращает дескриптор открытого файла. Если операция «провалилась», то функция возвращает false. Необязательный

Открытие документа

Открытие документа Существует несколько способов открыть файл InDesign – от двойного щелчка кнопкой мыши на значке файла в окне Проводника до перетаскивания значка на рабочую область программы. Не ставя себе целью перечислить все возможные способы, мы ограничимся

Открытие документа

Открытие документа В процессе работы пользователю часто приходится не только создавать документы, но и вносить изменения в существующие. Чтобы это сделать, необходимо открыть документ одним из следующих способов.Открытие документа не из WordОткрывать документы не

Открытие документа

Открытие документа Открыть документ Photoshop или любой другой растровый файл можно с помощью команды File ? Open (Файл ? Открыть). Окно команды открытия, как и окно команды сохранения, может отображаться в двух видах: в стиле Adobe или в стиле, приближенном к стандарту Windows (рис. 7.9). В

Открытие документа

Открытие документа Для открытия созданного ранее документа Word выполните команду Открыть в меню Кнопки «Office» (либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+O). В результате откроется окно, изображенное на рис. 2.12. Рис. 2.12. Открытие документа ВНИМАНИЕ Чтобы пользовательский шаблон

Открытие ранее сохраненного документа

Открытие ранее сохраненного документа Чтобы загрузить в программу ранее сохраненную книгу, нужно выполнить следующие действия.1. Нажмите Кнопку «Office».2. В появившемся меню выполните команду Открыть.3. В открывшемся диалоговом окне Открытие документа выберите папку, в

Открытие рисунков

Открытие рисунков Программа AutoCAD по умолчанию записывает внутреннее представление рисунка в файл с расширением DWG. Кроме рисунка файл содержит ряд параметров, определяющих значения переключателей режимов шага SNAP, сетки GRID, ортогонального режима ORTHO; принятые единицы

Открытие файлов

Открытие файлов Файл должен быть открыт функциями open, sopen или creat до выполнения первой операции ввода или вывода с использованием функций нижнего уровня для этого файла.Файл может быть открыт для чтения, записи, или для чтения и записи, может быть открыт в текстовом или в

Открытие рисунков

Открытие рисунков Программа AutoCAD по умолчанию записывает внутреннее представление рисунка в файл с расширением DWG. Кроме рисунка файл содержит ряд параметров, определяющих значения переключателей режимов шага SNAP, сетки GRID, ортогонального режима ORTHO; принятые единицы

Открытие, сохранение документа

Открытие, сохранение документа Сохранение документа происходит на панели инструментов интерактивного режима:1. Выбрать инструмент Меню InterWrite (см. табл. П3.2), пункт меню Файл, подпункт Сохранить.2. В появившемся окне выбрать диск, папку, указать имя файла.3. Подтвердить все

Открытие, сохранение документа

Открытие, сохранение документа Сохранение документа происходит на Основной панели инструментов:1. Выбрать инструмент Главное меню (см. табл. П4.3), пункт меню Флипчарт, подпункт Сохранить в, указать папку (Мои флипчарты…; Общие флипчарты… или другую папку).2. В появившемся

13.5.1. Быстрое открытие документа

13.5.1. Быстрое открытие документа Для быстрого открытия документа, с которым вы недавно работали, можно использовать само меню Файл. Откройте его. Перед командой Выход вы найдете список из четырех файлов, с которыми вы недавно работали (рис. 133). Просто выберите из них

Открытие документа

Открытие документа Сохраненный документ можно будет открыть при помощи команд Файл ? Открыть или с помощью комбинации клавиш Ctrl и O. Окно открытия документаВы уже, наверное, заметили, что мы пользуемся пока только меню Файл. Меню ФайлЗдесь есть активные строки (темный

Источник

Сама технология компьютерной подготовки документов предполагает, что созданные документы в дальнейшем неоднократно используются. Скажем, при разработке нового документа вам запросто может потребоваться 1-2 абзаца из вчерашнего документа или новый документ вообще представляет собой копию старого, но с измененной переменной информацией и т.д.

Увы, далеко не всегда пользователь может вспомнить, как назывался созданный позавчера важный документ, а порой и не имеет ни малейшего представления о том, где его искать. В результате, на поиски требуемого документа может уходить немало драгоценного времени.

Быстрый доступ к последним документам

Как известно, самый быстрый способ загрузить документ, с которым вы недавно работали, — воспользоваться встроенным в Windows списком ссылок к последним документам, доступным через меню «Пуск». Однако совсем не факт, что вам это удастся, поскольку данный список ограничен лишь 15-ю документами, не позволяет определить местонахождение документа, если вы помните только часть текста, но не помните названия файла. Он также не включает одноименные (но различные) документы, сохраненные под одним именем, но в разных папках, что актуально, например, при совместной работе над документами.

Есть и еще одна проблема — предусмотренный в Windows список недавних документов представляет собой один из каналов утечки конфиденциальных данных, так как по нему любой пользователь (в том числе злоумышленник) может сориентироваться относительно характера компьютерной деятельности владельца. Поэтому данный список рекомендуется регулярно очищать, например, при помощи утилит для удаления с диска мусорных данных. Налицо, казалось бы, неразрешимый парадокс — если пользователь регулярно уничтожает информацию о недавно использовавшихся документах в целях собственной безопасности, то он лишается возможности быстрого доступа к документам, если нет — то рискует стать жертвой злоумышленника.

Однако выход есть — можно воспользоваться специализированными утилитами в лице ActualDoc или RecentX, которые расширяют возможности Windows в плане работы с недавними документами.

ActualDoc 3.5

Разработчик: Flexigen Software
Размер дистрибутива: Standard — 3,9 Мб, Professional — 3,6 Мб
Распространение: редакция Standard — бесплатная; редакция Professional — условно бесплатная

ActualDoc — менеджер последних документов, запоминающий использовавшиеся документы и обеспечивающий быстрый и безопасный доступ к ним. Программа ведет учет загрузки неограниченного числа документов в течение указанного пользователем временного интервала (по умолчанию 60 дней), поддерживает более 40 форматов файлов (текстовые и графические файлы, документы MS Office и HTML-документы, PDF-файлы и др.) и позволяет быстро загрузить любой из них.

Утилита (имеется русскоязычная локализация) представлена в двух редакциях: базовой Standard и расширенной Professional. Возможности базовой редакции не позволяют просматривать документы во встроенных просмотрщиках, использовать функцию поиска (в итоге, искать документы можно лишь визуально, просматривая полный или отфильтрованный список), создавать пользовательские категории и редактировать закладки. Подробное сравнение редакций имеется по этой ссылке. Редакция Standard предлагается бесплатно, демо-версия редакции Professional полностью функциональна и работоспособна в течение 14 дней, стоимость коммерческой версии составляет 19,95 евро.

Окно ActualDoc включает целый набор подокон — часть из них можно включить/отключить через меню. В числе главных подокон стоит назвать окно Recent documents, содержащее список последних документов, окно Viewer, предназначенное для просмотра документов, и окно Bookmarks, позволяющее работать с закладками. В левой части окна программы находится панель категорий, а вверху — несколько панелей с инструментами, набор которых также регулируем.

Найти с помощью ActualDoc нужный документ (понятно, при условии, что вы с ним работали относительно недавно) — не проблема. Если свиток запомненных ею документов сравнительно небольшой, то можно выбрать документ прямо из списка Recent documents. В противном случае, разумнее предварительно ограничить список возможных претендентов путем его фильтрации (возможна фильтрация по временному интервалу, по расширению и категории), либо провести поиск по имени документа (в общем виде), либо фрагменту входящего в него текста (правда, тут нужно признать, что поиск по русскому тексту не всегда удачен). Есть и другой способ быстро открыть нужный документ — через встроенные закладки Bookmarks (такие же, как и в Internet Explorer), которые могут быть назначены часто используемым документам и существенно ускоряют доступ к ним, так как необходимость поиска в принципе отпадает.

Выбранный документ оказывается доступным во встроенном просмотрщике (для просмотра, поиска и копирования) и во внешнем приложении (для редактирования) и может использоваться для полной переработки, выборочного копирования из него информации или отправки документа по электронной почте. При этом, сам список документов может быть спрятан от посторонних глаз и защищен паролем — в этом случае недавно использовавшиеся файлы не будут отображаться в меню «Пуск» > «Документы».

RecentX 3.0 Build 6

Разработчик: Conceptworld Corporation
Размер дистрибутива: 3,41 Мб
Распространение: условно бесплатная

RecentX — утилита, отслеживающая документы, папки, программы и web-страницы, которые открывались пользователем в последнее время, и обеспечивающая к ним быстрый доступ. Программа ведет мониторинг открытия неограниченного количества элементов в течение неограниченного времени (то есть до очистки истории) и поддерживает широкий перечень форматов файлов (документы MS Office и HTML-документы, PDF-файлы, текстовые и графические файлы и т.д.), а также браузеры Mozilla Firefox, Internet Explorer, Opera и Google Chrome.

Демо-версия программы (русскоязычная локализация отсутствует) полностью функциональна и работоспособна в течение 30 дней, стоимость коммерческой версии составляет 29,95 долл.

Интерфейс RecentX предельно прост — это всего лишь одна простая панель, обеспечивающая быстрый доступ к окну с последними элементами. По умолчанию эта панель располагается вверху экрана поверх всех открытых окон, однако ее несложно перетащить мышью на какой-либо другой край.

Никакой настройки для работы с программой не требуется, а для того чтобы, например, открыть с ее помощью один из последних документов, достаточно нажать на панели кнопку Files, а затем дважды щелкнуть на интересующем документе. В поисках нужного элемента теоретически можно весь список элементов и не просматривать, а набрать в строке поиска несколько букв, которые присутствуют в названии — правда, этот номер сработает только для элементов с англоязычными именами. Помимо открытия элементов, программа позволяет их копировать и переименовывать, а также запоминать в буфере обмена пути до этих элементов. Имеется возможность очистки истории.

Фразовый поиск документов

Если имя документа вы не помните, то для получения доступа к нему придется запускать поиск по ключевым словам. Но при проведении такого поиска встроенными средствами Windows далеко не все файлы окажутся найденными, поскольку морфологические особенности русского языка при поиске учитываться не будут, и как результат, не будут найдены файлы, в которых искомые слова имеют другое падежное окончание. Да и быстро достигнуть результата при этом способе не удастся, ведь у большинства пользователей на диске хранятся десятки и даже сотни тысяч документов. Ускорить процесс можно включением службы индексирования Windows, но работа с данной службой не совсем очевидна, да и морфология при поиске все равно учитываться не будет.

Гораздо разумнее установить на компьютере специализированную поисковую утилиту, которая мгновенно выдаст список файлов, в тексте которых имеются указанные ключевые слова, извлекая соответствующую информацию из ранее созданной индексной базы, что и обеспечивает столь быстрое получение результата. Правда, для этого соответствующие индексы должны быть предварительно построены (это займет некоторое время), и в дальнейшем, в силу динамичности информации, их придется периодически обновлять, что впрочем, несложно, и может быть автоматизировано.

Найти подходящую утилиту для проведения быстрого индексированного поиска по ключевым словам сегодня не проблема. Подобных решений очень много, правда, тут нужно отметить два существенных нюанса. Во-первых, многие из них в большей степени ориентированы на корпоративного пользователя и потому предлагаются за весьма приличную цену; скажем, Cros — за 4300 руб., dtSearch Desktop — за 199 долл. и т.п. Такие решения (несмотря на все их плюсы) мы из рассмотрения исключили, поскольку поставили своей целью оценить утилиты, подходящие для широкого пользователя. Во-вторых, не все поисковые утилиты поддерживают смысловой морфологический поиск (то есть умеют находить все грамматические формы введенных в запрос ключевых слов) и это (наряду со списком поддерживаемых языков и перечнем форматов) следует учитывать при выборе программы. Из рассмотренных нами в статье решений проводить поиск с учетом морфологии на русском языке могут все утилиты за исключением Google Desktop (см. табл.).

Таблица 1. Функциональность поисковых утилит

«Архивариус» 3000 4.22 (Archivarius)

Разработчик: Likasoft
Размер дистрибутива: 4 Мб
Распространение: условно бесплатная

«Архивариус» — оптимальное решение для быстрого поиска документов на 18 языках, включая русский, английский, немецкий и французский. Программа предоставляет возможность получения мгновенного доступа к необходимым документам на жестком диске, сетевых и съемных дисках (CD, DVD, ZIP и др.), может работать практически со всеми типами документов и умеет проводить поиск во всех популярных архивах. Предусмотрено также проведение поиска в почтовых сообщениях (Outlook, Outlook Express, The Bat! и др.), вложенных в сообщения файлах (в том числе с возможностью распаковки вложенных архивов), в базах данных Lotus Notes и Lotus Domino и в базах сообщений ICQ, Odigo IM и Miranda IM. Благодаря полной поддержке уникода, поиск производится корректно не только в документах на одном языке, но и в многоязычных (например, с текстом на русском и немецком языках одновременно). Возможен удаленный поиск документов через интернет с последующим доступом к найденным документам через любой интернет-обозреватель.

Демо-версия программы (имеется русскоязычная локализация) полностью функциональна и работоспособна в течение 30 дней (при необходимости может быть предоставлено дополнительное время для тестирования), правда, не позволяет включать в индексы более 10 тыс. файлов. Стоимость нормальной версии программы зависит от лицензии: коммерческая лицензия — 990 руб., персональная лицензия — 395 руб., студенческая лицензия — 295 руб.

Окно программы «Архивариуса» имеет несколько вкладок и две панели — в левой панели отображаются результаты поиска, в правой — производится просмотр выбранного документа во встроенном просмотрщике. Среди вкладок самыми важными являются вкладки «Поиск» и «Индекс», на которых производится поиск документов и индексирование папок соответственно.

При первом запуске программа сразу же предлагает создать первый индекс, процесс получения других индексов, число которых неограниченно, запускается пользователем уже вручную щелчком по кнопке «Индекс». Создание индекса производится под надзором мастера — при этом требуется выбрать индексируемые папки, указать форматы документов и интересующие морфологические модули (поддерживается индексация с морфологией текста на 18 языках), определить кодировки (включая Unicode) и пр. При желании, по ходу дела можно узнать приблизительный размер индекса, воспользовавшись функцией «Оценить». Процесс индексации осуществляется с очень неплохой скоростью, при этом для информативности на экране отображается число обработанных файлов и время, которое потребуется программе для завершения операции, что очень удобно. Обновление индекса осуществляется по требованию (нужно активировать вкладку «Индекс», выделить индекс и выбрать из контекстного меню команду «Перестроить») либо автоматически по заранее установленному пользователем расписанию. Определить расписание обновления конкретных баз несложно — требуется лишь создать соответствующие задачи в области задач (она видна на вкладке «Индекс» в нижней части окна программы).

Для поиска информации следует активировать вкладку «Поиск» и ввести в поисковой строке окна программы нужный запрос. При необходимости, поиск может быть произведен не только в конкретном индексе, но и в нескольких выбранных индексах одновременно либо во всех индексах сразу. Допускается поиск в найденном, использование правил транслитерации, а также поиск с атрибутами (дата изменения файла, его размер и др.). Разрешается также искать по формату документа (кнопка «Мастер поиска», вкладка «Тип») и использовать булевы операторы для создания более сложных запросов (AND, OR, NOT, XOR и скобки).

Результаты поиска предоставляются в режиме выдержек (отображаются наиболее значимые фрагменты выбранных документов с подсветкой найденных слов) и в режиме таблицы (выводится краткая информация о документах), по которой последние могут быть отсортированы. Изменить вид представления можно нажатием кнопки F2. Результаты поиска несложно отсортировать по имени, весу, папке местонахождения, дате, размеру и т.д. Найденные документы просматриваются во встроенной программе просмотра и могут быть открыты во внешнем приложении, распечатаны, перемещены в конкретную папку и т.д.

SearchInform Desktop 4.5.7

Разработчик: «СофтИнформ»
Размер дистрибутива: 15,2 Мб
Распространение: условно бесплатная

SearchInform Desktop — инструмент для мгновенного полнотекстового поиска документов на русском языке, отличающийся поистине невероятной скоростью индексирования. Обеспечивает фразовый поиск по ключевым словам с учетом морфологии и словаря синонимов и с использованием достаточно широкого спектра условий, умеет находить похожие документы. Поддерживает более 50 распространенных текстовых форматов файлов, электронных сообщений Outlook и TheBat, тэгов MP3 и AVI и логов программ мгновенного обмена сообщениями ICQ 99-2005 и Microsoft Messenger, корректно работает с основными архивами.

Программа представлена в нескольких редакциях. Теоретически, для широкого пользователя интересными могут оказаться редакции Free и Standard, отличающиеся допустимым объемом индексируемой информации и количеством поддерживаемых индексов. Кроме того, в редакции Standard имеются расширенные возможности работы с индексами. Подробное сравнение редакций представлено по ссылке.

Редакция Free предлагается бесплатно, демо-версия редакции Standard полностью функциональна и работоспособна в течение 30 дней, стоимость коммерческой версии составляет 850 руб. Стоит заметить, что на практике редакция Free мало для кого будет полезной (в отличие, к примеру, от так же бесплатной версии diskMETA-Personal), поскольку максимальный объем индексируемой информации в ней ограничен одним гигабайтом.

Интерфейс у SearchInform Desktop, в сравнении с другими рассмотренными утилитами, чрезмерно запутан и сложен. Он представлен несколькими окнами, самыми важными из которых являются главное окно и окна менеджеров. В главном окне имеются три поисковых панели: панель настроек поиска, панель результатов поиска и панель предпросмотра. Кроме того, в верхней части главного окна находится панель доступа к менеджерам индексов, синонимов, стоп-слов и важных слов.

Процесс создания первого индекса запускается при первом запуске программы, однако по умолчанию в утилите не настраивается русскоязычный интерфейс, поэтому разумнее отказаться от создания индекса, сделать интерфейс русскоязычным (команда View > Languages > Russian), а уж затем приступать к индексированию. Для этого потребуется активировать модуль «Менеджер индексов», щелкнуть на кнопке «Создать индекс» и последовательно ответить на вопросы мастера: ввести имя индекса, определить форматы файлов, указать источники данных и параметры индекса. При необходимости, сразу же можно настроить расписание для автоматического обновления создаваемого индекса. Процесс индексирования информативен — отображается статистика индекса (количество уникальных слов и документов, их размер и т.д.), процент завершенности его создания и др. Скорость индексирования просто поражает воображение. Если автоматическое обновление при создании индекса было отключено, то для обновления индекса в дальнейшем придется запускать повторную индексацию (кнопка «Начать индексацию» в менеджере индексов).

Для проведения поиска следует выбрать в главном окне программы нужный индекс и ввести в поисковой строке окна программы запрос. Поиск в нескольких индексах не предусмотрен, зато можно ограничить поиск отдельными папками, дисками либо иными источниками данных, включив флажок «Настройка ограничений» и указав интересующие параметры (кнопка «Ограничить поиск»). Имеется расширенный поиск, позволяющий искать документы с точными совпадениями, начинающиеся с указанных слов либо заканчивающиеся конкретными словами и т.д. Возможен поиск среди текущих результатов. Помимо фразового поиска, в программе предусмотрен поиск похожих по содержанию документов — такой возможности нет ни в одном другом из рассмотренных в статье решений. Этот вид поиска базируется на технологии SoftInform Search Technology и осуществляется не по отдельным словам и фразам, а по целому тексту (то есть поисковый запрос представляет собой текст определенного размера). В результате, поисковая программа выводит список нужных документов, максимально похожих на заданный фрагмент с учетом всего множества встречающихся в документе словоформ.

Результаты поиска выводятся в отдельном списке с автоматической сортировкой документов по релевантности и отображением для каждого документа его типа, размера и количества слов в нем. Число документов в списке, а также принцип их сортировки можно регулировать. Найденные документы просматриваются в текстовом формате во встроенном просмотрщике и могут быть загружены во внешних приложениях. Предусмотрена также функция открытия папки с документом в проводнике.

diskMETA 4.01

Разработчик: ЗАО МЕТА*
Размер дистрибутива: diskMETA-Lite — 2,2 Мб; diskMETA-Personal — 2,57 Мб
Распространение: условно бесплатная

diskMETA — простая и удобная, хотя и давно не обновлявшаяся программа для мгновенного полнотекстового поиска документов на русском, английском и украинском языках. Документы могут быть найдены по ключевым словам (с учетом возможных морфологических изменений) либо с использованием языка запросов, возможен поиск в заданном диапазоне дат. Система работает только с популярными форматами документов и может проводить поиск в архивах форматов CHM, ZIP и RAR.

Программа (имеется русскоязычная локализация) представлена в трех редакциях, среди которых для домашнего пользователя интересными могут оказаться редакции diskMETA-Lite и diskMETA-Personal, отличающиеся перечнем поддерживаемых форматов, а также уровнем поддержки морфологического поиска. Подробное сравнение редакций представлено по данной ссылке.

Редакция diskMETA-Lite предлагается бесплатно, демо-версия diskMETA-Personal полностью функциональна и работоспособна в течение 30 дней, стоимость коммерческой версии составляет 48,50 долл. (для некоммерческого использования эта редакция бесплатна).

Окно diskMETA включает две панели: вертикальную и горизонтальную — вертикальная имеет вкладки и открывает доступ к проведению поиска и работе с индексами, а горизонтальная позволяет попасть на некоторые полезные интернет-ресурсы (погода, карты и пр.) и в плане поиска интереса не представляет. Большую часть окна программы занимает рабочая зона с расположенной вверху строкой поиска.

Процесс создания первого индекса в программе запускается при первом ее запуске и производится под управлением мастера, при этом потребуется указать индексируемые папки и список интересующих форматов. После этого вначале программа проводит предварительный анализ данных, по окончании которого выдает информацию о количестве файлов и предполагаемом размере индексного файла. Затем разрешается переуточнить условия создания индекса либо сразу запустить процесс его создания, в ходе чего программа опять же продолжит заботливо информировать пользователя относительно обрабатываемых файлов и проценте того, сколько данных уже было проиндексировано. Времени на создание индекса требуется сравнительно немного. В дальнейшем созданные индексы могут обновляться по требованию (нужно активировать вкладку «Индекс», выделить индекс и щелкнуть на кнопке «Перестроить»). Автоматического обновления индексов по расписанию (ежедневно, еженедельно, при включении компьютера, простое системы и т.д.) не предусмотрено, подобная возможность представлена только в корпоративной редакции diskMETA-Pro.

Чтобы запустить поиск информации, нужно активировать вкладку «Поиск», выбрать индекс и ввести в поисковой строке окна программы нужный запрос. Произвести поиск в нескольких индексах одновременно, к сожалению, невозможно. Имеется функция расширенного поиска, позволяющего задавать сложные запросы («точное совпадение», «исключая слова» и др.), искать в заданном диапазоне дат и ограничивать список документов только нужными форматами. Возможно также использование языка запросов, который включает в себя логические операторы и операторы уточнения запроса. Результаты поиска представляются в режиме выдержек с отображением наиболее значимых фрагментов выбранных документов, указанием пути к файлам, подсветкой найденных слов и сортировкой документов по уровню релевантности либо дате изменения. Количество отображаемых на странице документов можно регулировать. Как правило, найденные документы загружаются в соответствующих приложениях, однако для ускорения просмотра текста можно воспользоваться функцией реконструкции, обеспечивающей просмотр во встроенном просмотрщике. Предусмотрена также функция открытия папки с документом в проводнике.

* Внесена в перечень общественных объединений и религиозных организаций, в отношении которых судом принято вступившее в законную силу решение о ликвидации или запрете деятельности по основаниям, предусмотренным Федеральным законом от 25.07.2002 № 114-ФЗ «О противодействии экстремистской деятельности».

Google Desktop 5.5

Разработчик: Google
Размер дистрибутива: 1,94 Мб
Распространение: бесплатная

Google Desktop — компактная и простая утилита, обеспечивающая полнотекстовый поиск документов на 29 языках, включая русский, английский, немецкий и французский. Поиск производится в электронной почте Outlook/Outlook Express и Mozilla Thunderbird, тестовых, HTM/HTML и PDF-файлах, документах Word, Excel и PowerPoint. Возможен поиск в ZIP-архивах, чатах, Gmail и просмотренных web-страницах, а также поиск метаданных для аудио- и видеофайлов и изображений. Список поддерживаемых типов форматов расширяем путем установки специальных плагинов. Помимо поиска, который является главной задачей этой утилиты, она также может быть использована для запуска «гаджетов» — небольших апплетов, автономных или интегрированных с онлайновыми службами поисковой системы Google, коих на сегодня уже создано довольно много («Календарь Google», «Погодный глобус», «Цифровые часы», «Виртуальный цветочный горшок» и т.п.).

Программу (имеется русскоязычная локализация) можно скачать и использовать совершенно бесплатно.

Графического интерфейса Google Desktop не имеет, поэтому практически все операции в утилите проводятся через системный трей. Сразу после установки она на автомате начинает индексировать электронные сообщения, файлы и историю web-поиска, причем индексируются сразу все диски, и потому процесс занимает очень много времени, хотя в целом скорость формирования индекса высокая. Через системный трей операцию можно приостановить и ограничить индексную зону лишь нужными дисками/папками, а также скорректировать список интересующих форматов. Подобное длительное индексирование происходит однократно и только тогда, когда компьютер не используется более 30 секунд. В дальнейшем созданный индекс постоянно обновляется по мере появления новой информации.

Для проведения поиска достаточно выбрать из системного трея команду «Поиск на Desktop» и ввести запрос в поисковом поле окна браузера, причем ждать окончания формирования индекса вовсе не обязательно. Нажав на ссылку «Расширенный поиск» рядом с окном поиска на главной странице Google Desktop, можно открыть форму расширенного поиска — здесь несложно определить интересующие типы данных, а также указать список содержащихся и отсутствующих в документе слов и нужный временной отрезок. Допускается также использование операторов поиска, что позволяет, например искать документы строго определенного формата (требуется конструкция вида filetype:ppt), по точной словоформе («продажи в третьем квартале»), в определенной папке (отчет under:»C:work») и др.

Результаты поиска отображаются в виде списка документов с указанием для каждого из документов его типа, папки местонахождения и небольшого фрагмента текста с выделенными условиями поиска. Количество отображаемых документов регулируемо (команда «Настройки» из системного трея, вкладка «Просмотр»). Результаты можно отсортировать по дате либо релевантности, а также отфильтровывать по типу содержания (например, чтобы найти только файлы), выбрав соответствующую ссылку в верхней части страницы. Любой найденный документ несложно просмотреть в режиме предварительного просмотра или открыть во внешнем приложении, можно также открыть папку с данным документом, отправить его на печать и др.

«Персональный поиск» 2.6.0 сборка 1036

Разработчик: Яндекс
Размер дистрибутива: 4,54 Мб
Распространение: бесплатная

«Персональный поиск» — компактная и простая утилита, осуществляющая поиск по файлам и письмам с учетом морфологии русского языка. Может работать практически со всеми типами документов (DOC, XLS, PPT, PDF, RTF, HTML, CHM и др.), архивными файлами в форматах DjVu, ZIP, RAR и TAR, аудиофайлами (MP3 и OGG) и почтовыми базами Outlook, Outlook Express, Thunderbird и TheBat! (индексация вложений поддерживается лишь в Outlook, Thunderbird и TheBat!). В случае работы с IMAP-сервером индексируются только сообщения, которые были загружены на компьютер. Может производиться поиск в кешах браузеров Internet Explorer, Firefox и Opera.

Программу (имеется русскоязычная локализация) можно скачать и использовать совершенно бесплатно.

Графического интерфейса утилита не имеет, поэтому все операции в ней проводятся через системный трей. Процесс создания индекса запускается сразу после инсталляции, а зону сканирования и список интересующих индексов несложно тут же скорректировать. Пока идет процесс индексирования, значок утилиты в системном трее будет мерцать (точнее, будет менять свой цвет с красного на серо-красный), по окончании создания индекса данный значок станет просто красным. Никакой информации о времени создания индекса, количестве обработанных файлов и пр. не отображается. Процесс индексирования довольно длителен, а сам индекс может быть только один. В дальнейшем программа обновляет данный индекс по требованию («Индексация» > «Принудительная») либо автоматически в моменты простоя компьютера (в режиме интеллектуальной индексации, активируемом командой «Индексация» > «Интеллектуальная» из контекстного меню) — то есть, по сути, непрерывно.

Для поиска информации требуется дважды щелкнуть по значку утилиты в системном трее или нажать комбинацию клавиш Win+Я и ввести в поисковой строке окна браузера нужный запрос, причем завершения процесса индексирования для начала поиска ждать необязательно. При необходимости, можно производить поиск не во всем индексе, а ограничить зону поиска конкретной папкой, запустив процесс из окна проводника (команда «Найти» из контекстного меню). Разрешается также искать по точной словоформе (указав оператор «!» перед запросом) и по формату документа (требуется конструкция вида текст << mime=»pdf»).

Результаты поиска автоматически группируются по табам в зависимости от типа — к примеру, файлы с расширениями DOC, DOCX, XLS, PPT и т.п. попадают в таб «Документы», MP3 и OGG — в таб «Музыка» и т.д. Эти результаты несложно отфильтровать по расширению и/или отсортировать по релевантности либо по дате, для чего под табами предусмотрен соответствующий блок инструментов. Разрешается регулировать и количество элементов в списке. Встроенного модуля просмотра документов не предусмотрено — файлы открываются в соответствующих форматам приложениях.

DVYGUN Smart Search 2.5.4.3

Разработчик: DVYGUN Co. (сайт компании (ru.dvygun.com) больше не функционирует, но скачать утилиту можно в интернет-каталогах ПО, например, на Softpedia.com)
Размер дистрибутива: 1,50 Мб
Распространение: бесплатная

DVYGUN Smart Search — простая утилита, предназначенная для мгновенного фразового поиска на русском и английском языках на жестких и сетевых дисках. Программа умеет осуществлять поиск по текстовым документам, файлам в форматах PDF, Word, Excel, HTML, сообщениям электронной почты в Outlook/Outlook Express, The Bat! и Mozilla Thunderbird, контактам адресной книги Windows, посещенным web-страницам и избранным интернет-адресам. Возможен поиск в файловых архивах (ZIP, TAR, GZIP, CAB и др.), а также поиск картинок, музыки и видеофайлов.

Программу (в сети имеются версии утилиты с русскоязычной локализацией) можно скачать и использовать совершенно бесплатно.

Интерфейс DVYGUN Smart Search минималистичен — строка поиска, набор кнопок для определения типов документов и два окна: окно со списком найденных документов и окно предварительного просмотра. Создание индекса начинается сразу после инсталляции, при этом по умолчанию сканируются все жесткие диски без исключения и все поддерживаемые форматы данных. Однако зону сканирования и перечень интересующих форматов несложно тут же скорректировать. Индексация производится в фоновом режиме только во время пассивного состояния компьютера и занимает довольно продолжительное время, а состояние процесса индексации отображается в статусной строке. Обновление созданного индекса осуществляется автоматически каждые сутки, а полное его перестраивание — один раз в неделю (эти параметры можно изменить в настройках — кнопка «Параметры программы»), предусмотрено также обновление/перестраивание индекса по требованию.

Для проведения поиска следует ввести в поисковой строке нужный запрос, причем это можно сделать еще до окончания построения индекса. При формировании запросов допустимо использование логических операторов «И», «ИЛИ» и «НЕ». Предусмотрена возможность расширенного поиска, позволяющего задавать сложные запросы с учетом даты, формата, размера документа, папки местонахождения и пр. Список доступных в таком поиске атрибутов зависит от формата данных.

Результаты поиска отображаются в виде списка файлов с указанием их типа, даты, папки местонахождения и др.; слова из поискового запроса выделяются в результатах поиска разными цветами. По умолчанию результаты поиска сортируются по релевантности, однако принцип сортировки несложно изменить. Любой найденный документ может быть просмотрен во встроенном просмотрщике либо открыт во внешнем приложении.

Заключение

Поиск документов в практически бесконечных недрах жестких дисков — занятие, на которое любой пользователь затрачивает достаточно много времени и нервов. А это время можно провести с куда большей пользой, если взять на вооружение одну из рассмотренных в статье стратегий (то есть организовать быстрый доступ к последним документам либо воспользоваться быстрым фразовым поиском документов) и подходящую для ее реализации программу. Любая из рассмотренных программ на порядок упростит этот рутинный процесс и обеспечит практически мгновенный доступ к интересующим документам, причем с минимальными усилиями со стороны пользователя.