Специальные средства оформления документа word

Microsoft Word – одна из самых популярных программ в России. В Ворде спрятаны огромные возможности, но большинство пользователей даже не догадываются о них. Мы подготовили полное руководство по последней версии Word, а также разобрали самые популярные вопросы, которые возникают не только у новичков, но и опытных пользователей. Поехали!

Прочитав это руководство по Word, вы узнаете: как писать текст и редактировать его, как устроено форматирование и как работать с макетами, вставкой таблиц и рисунков. Наша задача – создать документ с правильным форматированием, красивым визуалом, на который будет приятно смотреть.

Здесь и далее мы будем рассматривать последние версии Microsoft Word (Microsoft 365 и Office 2021, Office 2010–2019). Более старые версии постепенно выходят из употребления.

Вёрстка. Работа со стилями, темами, замена текста

Стили – это удобная возможность быстро применить необходимые настройки текста сразу ко всему документу. Благодаря стилям вы получите правильные интервалы, названия, шрифты, оформление заголовков, абзацы и многое другое.

Чтобы выбрать шаблон стилей, выделите необходимый участок текста, например, конкретное слово, предложение, таблицу, абзац или маркированный список. Переходим в секцию стилей и применяем необходимый шаблон:

Работа со стилями происходит через меню «Конструктор»

При необходимости в этом меню вы можете:

• Создать новый стиль – на основе форматирования выделенного текста вы можете сформировать уникальный шаблон. Он будет сохранён в коллекцию и вы сможете применить его в необходимый момент.
• Очистить формат – удалить все форматирование с выделенного фрагмента текста.
• Применить стили – откроется инструмент применения стилей, где можно выбрать необходимый шаблон или ввести его вручную.

Переходим к темам.

Облик всего документа можно изменить мгновенно, применив новую тему

Темы – это готовые настройки для оформления документа, исходя из шаблона. Тема позволяет изменить сразу весь документ, без дополнительного редактирования. В новых версиях доступны десятки вариантов тем: «Аспект», «Галерея», «Интеграл», «Капля», «Ретро», «Базис».

Мы применили тему «Сектор» к нашему документу и вот что получилось:

Обратите внимание на то, как изменился шрифт и сопутствующие параметры документа

При необходимости вы сможете восстановить тему шаблона, осуществить поиск новой темы или сохранить текущую.

Шаблон – отдельный файл, который включает все компоненты оформления, готовое форматирование и другие параметры. Стиль позволяет изменить настройки цветов и шрифтов во всем документе. Тема – файл, задающий цветовое решение всего документа (шрифты, фоны, заливки).

При первичном редактировании документа часто требуется заменить отдельные слова или, например, заменить определённый символ (скажем, кавычки “лапки” на кавычки «елочки»). В этих сценариях нет необходимости вручную редактировать многостраничный документ. Достаточно один раз указать корректное написание слова или символа. Для этого в меню «Главная» кликните по кнопке «Заменить» в правом верхнем углу экрана или воспользуйтесь сочетанием горячих клавиш Ctrl + H:

Так выглядит инструмент «Найти и заменить» в новой версии Word

В открывшемся окне (на вкладке «Заменить») в строке «Найти», указываем необходимый символ, слово или предложение. В строке «Заменить на» прописываем корректное написание символа, слова или предложения.

Например, нам необходимо заменить некорректное написание слова «мерчендайзинг»:

Заменяем правописание «мерчендайзинг» на «мерчандайзинг»

Теперь нажимаем кнопку «Заменить всё», если некорректное написание нужно заменить во всём документе сразу или «Заменить», если нужно вручную проверить каждую замену.

Работа с макетом страницы: поля, колонки, ориентация страницы

В разделе «Макет» настраивается всё, что связано с макетом страницы, включая: границы, колонтитулы, номера страниц, разрывы и оглавление. Начнём с настройки полей.

Так выглядит раздел «Макет» в новых версиях Microsoft Word

Чтобы изменить поля страницы, кликните по одноименной кнопке:

Вы можете выбрать обычные, узкие, средние, широкие или зеркальные поля

При необходимости можете вручную указать расстояние для верхнего, нижнего, левого и правого поля, а также переплёта (и его положения). Для этого нажмите кнопку «Настраиваемые поля»:

Тонкая настройка полей, размера и источника бумаги

В «Параметрах страницы» также доступна тонкая настройка размера бумаги + настройка источников бумаги.

Настраиваем размер бумаги

Как сделать колонки в Word

Чтобы создать колонку в документе, воспользуйтесь инструментом «Колонки».

Разбейте текст на колонки в два клика

По умолчанию доступны пять сценариев разметки колонками: одна, две, три, слева и справа. Но при необходимости вы можете нажать кнопку «Другие колонки», чтобы тонко настроить разбивку (включая: ширину колонок, интервал между ними, разделитель и другие параметры).

Подробная настройка колонок

Как в Word сделать альбомную ориентацию страниц

Часто нужно изменить ориентацию страницы в документе. Например, вам нужна альбомная ориентация, а по умолчанию установлена вертикальная. Этот параметр также настраивается на вкладке «Макет».

Одинаковая ориентация совсем не обязательно должна быть у всего документа целиком: часть документа может иметь книжную ориентацию, часть – альбомную. Чтобы настроить разную ориентацию в одном документе, сперва выделите фрагмент текста, ориентацию которого необходимо изменить, а затем откройте параметры страницы. Можно сделать это прямо через вкладку «Макет»:

Выделяем страницу, ориентацию которой нужно поменять, открываем настраиваемые поля, выбираем альбомную ориентацию и применяем настройки только к выделенному тексту

В «Полях» выбираем необходимую ориентацию и в строке «Применить к» – выбираем вариант «к выделенному тексту».

Результат можно сразу увидеть в окне редактора

Как сделать рамку в Word

Нередко требуется добавить и тонко настроить границу страницы. Решить эту задачу можно на вкладке «Конструктор» — на ней нужно нажать кнопку «Границы страниц». В открывшемся окне можно тонко настроить границы и заливку для страниц. Вы можете выбрать тип границы / страницы / заливки, а также настроить их цвет, ширину, рисунок.

Создаем рамку в Word

Обратите внимание: можно применить параметры ко всему документу, к определённому разделу или к определенному разделу с исключениями для первой страницы.

Если вам нужна именно «олдскульная» рамка, вы можете выбрать её в строке «Рисунок»:

Настройте рисунок для страницы

Как сделать колонтитул в Word

Переходим к работе с колонтитулам. Чтобы вставить колонтитул в Microsoft Word, нужно открыть меню «Вставка». Теперь выбираем, какой именно колонтитул вам нужен: верхний или нижний. Пролистайте страницу вниз, чтобы ознакомиться со всеми шаблонами колонтитулов:

Коллекция шаблонов не очень большая, но самые популярные варианты здесь точно есть

Выберите вариант, который больше всего подходит для вашего документа. Он автоматически добавится в документ, при необходимости измените текст шаблона.

Обратите внимание: после выбора колонтитула автоматически откроется вкладка «Конструктор». В ней вы сможете выбрать положении верхнего колонтитула (относительно верхнего края в сантиметрах) и положение нижнего колонтитула (аналогично, но по отношению к нижнему краю).

В этом окне происходит и вставка табуляции с выравниванием.

Вы можете перемещаться между верхними и нижними колонтитулами при помощи этих кнопок

Нажав на кнопку «Параметры» вы можете выбрать особый колонтитул для первой страницы, включить отображение части документа или настроить разные колонтитулы для четных и нечетных страниц.

Как сделать нумерацию в Word. Как добавить страницу или сделать страницу без нумерации

Чтобы решить эту задачу откройте меню «Вставка». В правом верхнем углу (секция колонтитулов), нажмите «Номер страницы». Word предлагает четыре самых частых сценария добавления нумерации: вверху страницы, внизу страницы, на полях и текущее расположение.

Допустим, нам нужно добавить номер страницы внизу. Наводим курсор на этот вариант и выбираем наиболее удачный шаблон добавления нумерации:

Обязательно пролистайте шаблоны вниз, чтобы увидеть всю коллекцию макетов нумеровки

Чтобы настроить форматирование нумерации выберите пункт «Формат номеров страниц»:

Формат номеров страниц – это изменение внешнего вида номеров страниц в колонтитуле

В открывшемся окне вы можете изменить формат цифр, например, превратить их в римские или вообще заменить буквами. Здесь же можно настроить номер главы (начинать номер главы со стиля + выбрать разделитель) и указать изменённую нумерацию страниц (продолжить нумерацию с определенной страницы или начать с определённой страницы).

Также в окне можно активировать разные колонтитулы для чётных и нечётных страниц, а еще показать текст документа – имеется в виду отображение той части страницы, которая не входит в колонтитулы.

Если чекбокс «Показать текст документа» не активирован, будет выводиться только содержимое колонтитулов.

В «Ворде» можно сделать две нумерации. Для этого выделите необходимый фрагмент текста, перейдите в раздел «Макет» и выберите пункт «Следующая страница» в «Разрывах».

Получили пустую страницу

Теперь нужно отключить опцию «Как в предыдущем разделе» для верхнего колонтитула главного текста. Если кнопка недоступна – удостоверьтесь, что предварительно был настроен разрыв раздела.

Нажмите на кнопку «Как в предыдущем разделе»

Теперь выделите введение документа и кликните «Номер страницы». Затем требуется выбрать заголовок или иной стиль.

В режиме редактирования колонтитулов добавляем номер страниц

Опционально – настройте особый колонтитул для первой страницы.

Особый колонтитул не нужен, если параметры будут касаться только начальной страницы раздела

Осталось только настроить форматирование нумерации. Сделать это можно, указав номер страницы для старта нумерации в строке «Начать с» или просто указав конкретный тип форматирования в строке «Формат номера». В последнем случае нужно указать не цифры, а буквы (либо римские цифры).

Откройте меню «Вставка» и нажмите «Номер страницы», кликните по кнопке «Формат номера страницы»

Измените формат номера на любой, кроме арабских цифр

Как сделать разрыв

При работе в многостраничных документах часто случаются баги, например, пропадает или появляется новая строка. Проверьте разрывы страниц — возможно, причина вышеуказанного глюка именно в них.

Чтобы проверить разрывы, нажмите кнопку «Показать все знаки», которая находится в меню «Главная»:

Делаем скрытые знаки, такие как абзац, видимыми при помощи функции отображения всех знаков

Чтобы сделать разрыв страницы в Word, перейдите в меню «Макет» и нажмите кнопку «Разрывы». В новых версиях Microsoft Word доступно три сценария разрыва страницы:

1. Страница. Вы выбираете точку, где кончается страница и где начинается следующая страница.
2. Колонка. Текст, следующий за разрывом колонки, автоматически переносится в начало следующей колонки.
3. Обтекание текстом. Разрыв в виде обтекания текста внутри компонентов на странице.

Также доступно четыре сценария для разрывов разделов:

1. Следующая страница. Вставка разрыва раздела и старт нового раздела непосредственно на следующей странице.
2. Без разрыва. Вставка разрыва раздела и старт нового раздела на одной и той же странице
3. Четная страница. Вставка разрыва раздела и старт нового раздела на последующий странице, которая является чётной.
4. Нечётная страница. Вставка разрыва раздела и старт нового раздела на последующей странице, которая является нечётной.

Как сделать содержание в Word

Создать автособираемое оглавление можно в меню «Ссылки». Нажимаем кнопку «Оглавления» и выбираем его тип:

Если заголовков / стилей в вашем документе нет, то сделать автоматическое оглавление не получится

Доступно два типа автособираемого оглавления и возможность создать полностью ручное оглавление. Для решения большинства задач подойдёт автособираемое оглавление 1.

Важно: автоматическое содержание документа подтягивается только из заголовков, которые содержатся внутри него.

Как сделать таблицу и диаграмму в Word

Чтобы вставить в документ ячейки таблицы перейдите в меню «Вставка». Нажмите кнопку «Таблица» и выберите её формат:

Вставляем таблицу прямо в документ

По умолчанию вы можете создать самую большую таблицу 10 x 8. Если же вам нужна таблица большего размера, нажмите кнопку «Вставить таблицу». В открывшемся окне вы вручную зададите число столбцов и строк + сможете настроить автоматический подбор ширины столбцов (фиксированный, по ширине окна, по содержимому). Этих функций и возможностей обычно достаточно, чтобы сделать красивую функциональную таблицу Word.

Протестировали российский «МойОфис» – замену Microsoft Office

Также доступно четыре дополнительных опции:

• Нарисовать таблицу. Вы вручную задаете размер ячеек, строк и столбцов. Обратите внимание, что в ячейках можно нарисовать даже диагональные линии.
• Преобразовать в таблицу. Вы можете преобразовать один столбик в несколько столбцов. Пример: в документе у вас есть большой столбец с ФИО клиентов. Воспользовавшись функцией «Преобразовать в таблицу» вы можете разбить этот столбец на несколько мелких, например, на столбик с именем и столбик с фамилией клиента. Для разделения можно использовать стандартную ширину или сделать разделение по точкам, запятым, иным символам.
• Таблица Excel. Преобразование таблицы в стандартную таблицу Excel.
• Экспресс-таблицы. Десятки разнообразных шаблонов для создания готовой таблицы, например, календаря, табличного списка, двойной таблицы, таблицы с подзаголовками или табличной матрицы.

Как сделать рисунок в Word

Если вам нужно добавить фотографию или иное изображение в Word, воспользуйтесь меню «Вставка». Чтобы добавить картинку с жесткого диска, нажмите кнопку «Рисунки»:

Word поддерживает самые распространённые графические форматы, включая: JPEG, GIF, PNG, JPG, BMP, а также многие другие

Выберите графический файл на жёстком диске и нажмите кнопку «Вставить».

Кроме изображения с жесткого диска, в секции «Иллюстрации» вы можете вставить:

• Изображение в интернете. Поиск и вставка картинок из разнообразных веб-источников.
• Фигуры. Можно вставить готовые фигуры, например, стрелки, круги, квадраты, прямоугольники и многие другое.
• Значки. Вставка значка (имеется в виду масштабируемый векторный рисунок SVG, который вы можете загрузить с жесткого диска компьютера или выбрать из галереи).
• Трёхмерные модели. Вставьте трёхмерную модель прямо в документ. Её можно будет вращать прямо в окне редактора. Загрузить модель можно с жесткого диска (поддерживаются форматы FBX, OBJ, 3MF, PLY, STL, GLB) или выбрать её из галереи.
• Графический элемент SmartArt. Можно вставить графический элемент для наглядного представления данных прямо в документе. Сами графические компоненты SmartArt могут быть как простыми (рисунок), так и сложными (пирамида, цикл, матрица, иерархия, связь). В любом случае, SmartArt – отличное решение для тех, кому нужно работать с инфографикой. Особенно, если уходить из стандартного Microsoft Word не очень хочется.
• Диаграммы. Готовые диаграммы для любых типов данных. Доступен десяток разнообразных типов диаграмм с подробнейшей настройкой графических компонентов. Здесь есть гистограммы с группировкой и накоплением, графики с накоплением и маркерами, круговые диаграммы любого типа, линейчатые диаграммы и многое другое. Вот, например, бесцветная объемная поверхностная диаграмма, которая создана только средствами вставки диаграммы Word:

Также доступны диаграммы с областями, карты, поверхностные и лепестковые диаграммы, биржевые диаграммы и диаграммы в виде воронок

• Снимок экрана. Вы можете мгновенно вставить в документ изображение любого открытого в данный момент окна.

Как вставить подложку

Здесь также нет ничего сложного. Открываем меню «Конструктор» и нажимаем кнопку «Подложка». Выбираем любой представленный шаблон, чтобы добавить подложку в документ.

Кнопка добавления подложки

Как повернуть изображение внутри документа

Выделите графический компонент, который необходимо повернуть. Обратите внимание на иконку круговой стрелки:

Вращаем объект при помощи мыши

Так вы сможете повернуть объект по или против часовой стрелки.

В секции «Упорядочить» нажмите иконку «Поворот объектов». Здесь вы сможете повернуть фотографию на 90°, вправо или влево, отразите её сверху вниз или слева направо, также доступны и другие параметры поворота.

Объект можно не только повернуть, но и отразить сверху-вниз и слева-направо

Как сделать обтекание

Часто требуется сделать обтекание текстом. Сперва выделите графический объект, для которого нужно настроить обтекание текстом вокруг рисунка, затем кликните по иконке «Параметры разметки». Настройте обтекание текстом.

Доступно пять вариантов: по контуру, перед текстом, сквозное, за текстом или в квадрате.

Обтекание настраивается через параметры разметки

Как поделиться документом. Совместный доступ

На волне блокировок Google Docs и других привычных инструментов многие забывают о том, что совместный доступ есть и в Microsoft Word. Чтобы его активировать, нажмите кнопку «Файл» и выберите пункт «Общий доступ»:

Самый простой способ открыть общий доступ – отправить документ по e-mail

Настройте способ, которым вы хотите открыть доступ к своему документу. Доступны четыре варианта:

1. Поделиться. Вы сохраняете документ в облаке OneDrive, а затем даёте к нему доступ. Всё просто и максимально быстро.
2. Отправить по электронной почте. Вы можете отправить документ как вложение, в виде ссылки, в PDF или XPS. Обратите внимание: у каждого способа отправки различаются функциональные возможности для совместной работы с документом. Вот подробная расшифровка лимитов для каждого способа:

У каждого способа свои ограничения и лимиты

1. Онлайн-презентация. Этот вид общего доступа позволит другим пользователям работать с вашим документом прямо в браузере. При этом документ можно будет скачать.

Для предоставления общего доступа посредством онлайн-презентации, вам понадобится учетная запись Microsoft

1. Опубликовать в блоге. Довольно необычный способ предоставить общий доступ к документу – опубликовать его в собственном блоге. На данный момент Microsoft Word поддерживает CMS WordPress, платформы TypePad, SharePoint и Telligent Community.

Что касается совместного редактирования, то осуществляется оно практически так же, как и в Google Docs: после предоставления общего доступа вы будете видеть логины пользователей, которые вносят изменения в документ, а сами места редактирования будут помечаться цветными флагами.

Если хотите, чтобы в документе сохранялась история его изменений другими пользователями, то перейдите в меню «Рецензирование» и кликните «Записывать исправления»:

Сперва нажмите кнопку «Запись исправлений», а затем кликните «Записывать исправления»

Принятие и отклонение каждого изменения в документе осуществляется при помощи одноименных кнопок.

Эти кнопки используются для принятия / отклонения комментариев

16 самых популярных вопросов по Word

Мы собрали самые частые вопросы, которые возникают у новичков и дали ответ на каждый из них.

Как сделать отступ в Word

Всё что нам понадобится – это меню «Главная». Первым делом кликаем по иконке вызова параметров абзаца:

Окно настройки абзаца

При необходимости задаём зеркальные отступы (тогда настройка расстояния будет происходить уже внутри и снаружи), выбираем отступ / выступ для первой строки, опционально – настраиваем смещение. Кстати, в этом же окне (параметры абзаца) происходит и настройка выравнивания.

Как в Word сделать межстрочный интервал? Просто укажите его в пунктах здесь же:

Интервал задается в пунктах

Как сделать 2 страницы в Word

Открываем документ и переходим в меню «Вид». В секции «Масштаб» выбираем количество страниц, которое будет отображаться в окне редактора. Так как нам нужно, чтобы выводилось по две страницы, выбираем пункт «Несколько страниц» и сразу наблюдаем, как окно изменило свой вид.

Изменили масштаб документа таким образом, чтобы в рабочей области выводилось две страницы

При необходимости активируйте режим чтения, чтобы содержание страниц полностью заполнило экран.

Как сделать красную строку в Word

Выделите абзац. Откройте меню «Главная» и кликните по стандартному стилю. Нажмите «Изменить».

Мы изменим отступы / интервалы в макете стиля

Теперь нажмите кнопку «Формат» и кликните по кнопке «Абзац». В открывшемся окне смотрите в секцию «Отступ». В разделе «Первая строка» укажите вариант «Отступ».

Чтобы сделать красную строку укажите параметр «Отступ»

Сохраните настройки. Красная строка успешно добавлена в документ.

Как сделать титульный лист в Word

Откройте меню «Вставка». В секции «Страницы» нажмите «Титульная».

Word предложит десятки разнообразных шаблонов титульных страниц. Выберите готовый макет и отредактируйте его по своему усмотрению.

Выберите титульный лист из десятка разнообразных шаблонов

Как сделать список литературы в Word

Откройте меню «Ссылки». В секции «Ссылки и списки литературы» нажмите на текст «Список литературы». Выберите шаблон, он автоматически добавится в документ и вам останется просто отредактировать его.

Для каждого макета выводится предпросмотр

Как сделать гиперссылку в Word

Выделите слово или фрагмент текста, на который нужно добавить ссылку, затем используйте сочетание горячих клавиш Ctrl + K.

Для каждого способа вставки отображается подсказка

Второй способ: выделите текст и вызовите контекстное меню правой кнопкой, затем выберите пункт «Ссылка».

Третий способ: выделите текст, откройте меню «Вставка» и нажмите кнопку «Ссылки».

Как сделать буквы маленькими в Word

Выделите текст, а затем воспользуйтесь сочетанием горячих клавиш Shift + F3. Нажимайте клавиши до тех пор, пока корректный регистр не появится на экране.

Если нужно быстро сделать буквы маленькими или заглавными, то Shift + F3 – отличное решение

Как напечатать документ

Откройте меню «Файл», выберите пункт «Печать». Укажите количество копий, принтер и параметры печати страниц (все страницы, только текущую, только выделенный фрагмент).

Не забудьте выбрать ориентацию бумажного листа, указать его формат и настроить поля для печати

Дополнительно: задайте параметры одно- или двухсторонней печати, включите сортировку по копиям.

Как сделать длинное тире в Word

Способов много, даже очень много. Первый вариант: можете просто взять длинное тире отсюда — .

Второй способ: откройте меню «Вставка», нажмите «Символы», кликните «Другие символы». Найдите длинное тире в списке и нажмите кнопку «Вставить» (используйте фильтр «Знаки пунктуации», чтобы найти тире быстрее).

Вставляем длинное тире через вставку спецсимвола

Третий способ: скачайте типографскую раскладку Ильи Бирмана.

Четвертый способ: используйте сочетание горячих клавиш Alt + 0151

Как выделить весь текст в Word

Элементарно: используйте сочетание горячих клавиш Ctrl + A. Всё, текст выделен.

Результат использования сочетания клавиш Ctrl + A

Как сделать таблицу невидимой в Word

Войдите в режим «Конструктора». Для этого кликните по любому элементу таблицы, например, по ячейке. Смотрим на строку «Тип линии», нам нужен вариант «Без границ»:

Закрасьте все линии, чтобы сделать таблицу невидимой

Теперь вместо стандартного курсора у нас ластик. Задача – стереть все границы таблицы. По окончании удаления таблицы, выберите в списке вариант «Границы по образцу». Курсор примет свой привычный вид.

Как сделать степень в Word

Самый удобный способ поставить степень в документе – воспользоваться кнопкой «Надстрочный знак» или сочетанием горячих клавиш Ctrl + Shift + «+».

Надстрочный символ располагается выше опорной линии текста, подстрочный – ниже такой линии

Существуют и другие способы сделать степень: можно вставить её через спецсимволы или уменьшить размер символа в настройках шрифта. Но все эти способы потребуют гораздо больше временных затрат, так что разбирать их детально мы не будем.

Как сделать шапку таблицы в Word

Создайте таблицу как обычно. Теперь перейдите в меню «Макет» (обязательно: вы должны находиться в режиме работы с таблицей) и нажмите «Повторить строки заголовков».

Теперь при увеличении размеров таблицы шапка автоматически добавляется и на каждой новой странице документа.

Как сделать примечание в Word

Примечания в Word – аналог комментариев в Google Docs. Чтобы создать примечание, откройте меню «Рецензирование» и нажмите «Создать примечание». В открывшемся окне укажите текст примечания и сохраните его.

Добавляем комментарий к тексту

Как сделать сноску в Word

Открываем уже хорошо знакомое нам меню «Ссылки». Нажимаем кнопку «Вставить сноску». При необходимости здесь же можно добавить концевую сноску.

Добавление сноски в конец страницы с подробным сведениями о чем либо в документе

Это были лишь основные «фишки» MS Word. На самом же деле возможностей у этой офисной программы, как и у Excel и PowerPoint намного больше, чем думает большинство пользователей. Тем не менее, многие из этих возможностей будут полезны лишь тем, чья работа тесно связана с этими программами, а большинству пользователей будет достаточно самых основных и важных функций.

Как использовать возможности MS Word на всю катушку: полный обзор программы

Стили

Шаблоны стилей позволяют применить согласованные интервалы, шрифт, его размер и цвет к заголовкам, абзацам и названиям во всем документе.

1. Выделите слова, абзац, список или таблицу, которые нужно изменить.

2. На вкладке Главная выберите стиль.

   Если вы не видите нужный стиль, нажмите кнопку Дополнительно , чтобы развернуть коллекцию.

Применение тем

Темы используются для профессионального оформления документов.

1. На вкладке Конструктор нажмите кнопку Темы.

2. Наведите указатель на тему, чтобы увидеть, как она будет выглядеть.

3. Выберите нужную тему.

Проверка правописания

Word помечает неправильно написанные слова красной волнистой линией, а грамматические ошибки — синим двойным подчеркиванием.

1. Щелкните слово правой кнопкой мыши.

2. Выберите исправление или пункт Пропустить.

Примечание: В более новых версиях Word и Microsoft 365 средство проверки правописания работает несколько иначе. Дополнительные сведения см. в статье Корректор — ваш помощник при письме.

Поиск и замена текста

1. На вкладке Главная нажмите кнопку Заменить.

2. В поле Найти введите искомое слово или фразу. В поле Заменить на введите новый текст.

3. Нажмите кнопку Найти далее, а затем сделайте следующее:

   • Чтобы заменить только первое вхождение, нажмите кнопку Заменить.

   • Чтобы заменить все вхождения, нажмите кнопку Заменить все.

Далее:    
Совместная работа в Word

1. Специальные средства редактирования текста

В данном разделе мы рассмотрим специаль­ные
средства редактирования, характерные
для текстового процессора Microsoft
Word,на примере
последней версииMicrosoft
Word XP.

Режимы вставки и замены символов.Текстовый процессор предоставляет
воз­можность выбора между двумя
режимами редактирования текста:режимом
вставки, и режимом замены. Врежиме
вставки вводимый текст «раздвигает»
существующий текст, а в режиме замены
новые символы замещают символы
предшествующего текста, находившиеся
в точке ввода. Режим вставки применяют
при разработке основных содержательных
блоков текстовых документов, а режим
замены — при редактировании стандартных
форм и стандартных элементов (колонтитулов,
рек­визитных элементов в письмах,
служебных записках, бланках).

Текущий режим правки текста индицируется
в строке состояния. В режиме замены
индикатор ЗАМ в строке состояния окна
программы включен, в противном случае
он выключен. Двойной щелчок на этом
индикаторе позволяет переключать
режимы. Настройка режима правки
выполняется на вкладке Правкадиалогового окнаПара­метры
(Сервис >
Параметры >
Правка).

если
установлены флажкиРежим
заменыиИспользовать
клавишу INSдля вставки, правка осуществляется в
режиме замены символов. Если оба эти
флажка сброшены, то режим можно выбирать
с помощью клавишиINSERT.
Если флажокРежим
заменысброшен, а флажокИспользовать
клавишу INSдля вставки установлен, то правка
осуществляется в режиме вставки.
Возможность изменять режим путем
двойного щелчка на индикаторе в строке
состояния сохраняется в любом случае.

Использование Тезауруса.Тезаурус
представляет собой словарь смысловых
сино­нимов. При подготовке технической
документации особую роль играют смысловые
синонимы к используемым глаголам. Для
выделенного слова тезаурус удобно
вызы­вать через пунктСинонимыконтекстного меню. Однако этот прием
срабатывает далеко не для всех слов
(преимущественно для глаголов в
неопределенной форме). Общий прием
вызова тезауруса состоит в использовании
команды строки менюСервис
>
Язык > Тезаурус.

Окно Тезаурусимеет две панели. Его интересная
особенность состоит в том, что в то
время, как на левой панели отображаются
синонимы выделенного слова, на правой
панели могут отображаться синонимы к
выбранному синониму, то есть поиск
синонима является как бы двухуровневым.
Заменяющий синоним можно выбирать как
на левой панели, так и на правой. Замена
производится щелчком на командной
кнопкеЗаменить.
Кроме синонимов в некоторых случаях
тезаурус позволяет находитьантонимыслов исвязанные(как правило,
однокоренные) слова.

Средства автоматизации проверки
правописания.Средства автоматизации
про­верки правописания включают
средства проверки орфографии и грамматики.
Тек­стовый процессор позволяет
реализовать два режима проверки
правописания —автоматическийикомандный.

Для работы в автоматическом режиме надо
установить флажки Автоматически
про­верять орфографиюиАвтоматически
проверять грамматикуна вкладкеПравописа­ниедиалогового окнаПараметры
(Сервис >
Параметры >
Правописание). В автома­тическом
режиме слова, содержащие орфографические
ошибки, подчеркиваются красным цветом,
а выражения, содержащие грамматические
ошибки, — зеленым. Для того чтобы узнать
характер ошибки, надо щелкнуть правой
кнопкой мыши на помеченном фрагменте.
В зависимости от характера ошибки
контекстное меню содержит пунктОрфографияилиГрамматика. С
их помощью открывается диалого­вое
окно, в котором имеются элементы
управления для получения более точной
справки о том, какое правило нарушено,
и предложены варианты исправления
предполагаемой ошибки.

Встроенное автоматическое средство
проверки правописания является, по
суще­ству, экспертной системой и
допускает настройку. Так, например, если
рекоменда­ции экспертной системы
неточны или неприемлемы, от них можно
отказаться командой Пропустить(обычно такое бывает при проверке
грамматики). Если же слово отмечено как
орфографическая ошибка только потому,
что оно отсутствует в словаре системы
автоматической проверки (например,
слово браузер), то его можно добавить в
словарь.

Встроенный словарь системы проверки
правописания не подлежит правке. Все
дополнения и изменения вносятся в
специальный подключаемый пользовательский
словарь.Каждый пользователь может
создать несколько специализированных
пользовательских словарей, ориентированных
на различные области знаний (автомобильное
дело, машиностроение, вычислительная
техника и т. п.). Подключение нужного
словаря для работы с конкретным документом
выполняется выбором словарного файла
в диалоговом окнеВспомогательные
словари. Чтобы открыть его, надо
щелкнуть на кнопкеСловарина вкладкеСервис
>
Параметры >
Правописание. Посте­пенно наполняясь
конкретным содержанием, вспомогательные
словари пользова­теля становятся
мощным средством повышения производительности
его труда.

В командном режиме проверка правописания
выполняется независимо от установки
элементов управления на вкладке Сервис
>
Параметры >
Правописание. Запуск средства
проверки выполняют командойСервис
>
Правописание. Провер­ка начинается
от местоположения курсора и продолжается
до появления первой ошибки. После
исправления ошибки проверка продолжается
дальше, а по достижении конца документа
проверка может быть продолжена с его
начала. Естественное завершение проверки
происходит, когда документ просмотрен
целиком.

В тех случаях, когда пользователь
отказывается от предлагаемых исправлений
и дает команду Пропустить,
в документе накапливаетсясписок
пропускаемых слов,то есть слов и
выражений, не подлежащих проверке. Для
того чтобы очистить этот список и начать
проверку заново, используют командную
кнопкуСервис >
Пара метры >
Правописание >
Повторная проверка.

Средства рецензирования
текста

Под рецензированием можно понимать два
процесса: редактирование текста с
регистрацией измененийикомментированиетекста. В отличие от обычного редактирования
при рецензировании текст документа
изменяется не окончательно — новый
вариант и старый «сосуществуют» в рамках
одного документа на правах различныхверсий.

Основным средством рецензирования
является панель Рецензирование
(Вид > Панели управления >
Рецензирование). На ней представлены
несколько групп элементов управления,
предназначенных для:

• создания, просмотра и удаления примечаний;

• регистрации, просмотра, принятия и
  отмены изменений;

• выбора цвета выделения примечаний;

• сохранения версий документа.

Для создания примечания служит кнопка
Создать примечание.
При ее использовании местоположение
курсора выделяется заданным цветом, а
на правом полеcтраницы
открывается область ввода текста
примечания. Созданное примечание
отображается только при просмотре
документа, но не при его печати.

Для регистрации
изменений в тексте служит кнопка
Исправления.
Все редактиро­вание текста в режиме
регистрации исправлений считается
неавторским и выделя­ется особым
методом (метод выделения можно задать
на вкладке Исправления
диа­логового окна Сервис
>
Параметры).
Прочие элементы управления данной
панели позволяют выполнять переходы
между исправлениями, принимать их или
отвергать.

Если документ
проходит многоступенчатое редактирование,
часто возникает необхо­димость хранить
его промежуточные версии. Текстовый
процессор Microsoft
Word
XP
позволяет
хранить несколько версий документа в
одном файле. Это удобное сред­ство
отличается тем, что при сохранении
нескольких версий (в отличие от несколь­ких
копий) эффективно используется рабочее
место на диске. Дело в том, что при
сохранении очередной версии не происходит
повторного сохранения всего доку­мента
— сохраняются только отличия текущей
версии от предшествующей. Для сохранения
текущей версии и для загрузки одной из
промежуточных версий при­меняют
команду Файл
> Версии.

Форматирование текста

Форматирование текста осуществляется
средствами меню Форматили панелиФорматирование.
Основные приемы форматирования включают:

• выбор и изменение гарнитуры шрифта;

• управление размером шрифта;

• управление начертанием и цветом шрифта;

• управление методом выравнивания;

• создание маркированных и нумерованных
  списков (в том числе многоуровневых);

• управление параметрами абзаца.

Настройка шрифта.При выборе гарнитуры
шрифта следует иметь в виду следую­щие
обстоятельства:

• Выбор гарнитуры шрифта действует на
  выделенный текстовый фрагмент. Если
  ни один фрагмент не выделен, он действует
  на весь вводимый текст до очередной
  смены гарнитуры.

• Начиная с версии Microsoft
  Word97, текстовые
  процессорыWordориентированы на работу с многоязычными
  шрифтовыми наборами(UNICODE).При использовании других шрифтовых
  наборов возможны проблемы, которые
  возникают при переключении раскладки
  клавиатуры с основной (английской) на
  дополнительную (русскую). В таком случае
  возможен неконтролируемый авто­матический
  возврат к использованию одного из
  стандартных шрифтовUNICODE,зарегистрированных в операционной
  системе.

Напомним, что как операционная система
WindowsXP, так и сам текстовый
процессорMicrosoftWordпоставляются с наборами шрифтовUNICODE,
то есть использование шрифтов, входящих
в стандартную поставку, является
гарантией от непредвиденных осложнений.

Настройку шрифта выполняют в диалоговом
окне Шрифт (Формат
>
Шрифт). В вер­сииMicrosoft
Word XPданное диалоговое окно имеет три вкладки:Шрифт, Интер­вал
и Анимация.

На вкладке Шрифтвыбирают:

• гарнитуру шрифта;

• его размер (измеряется в полиграфических
  пунктах);

• вариант начертания;

• цвет символов;

• наличие подчеркивания;

• характер видоизменения.

При выборе гарнитуры шрифта следует
иметь в виду, что существует две категории
шрифтов: с засечками и без засечек
(рубленые).Характерными представителями
первой категории являются шрифты
семействаTimes, авторой категории — шрифты семействаArial.Шрифты, имеющие
засечки, легче читаются в больших
текстовых блоках — их рекомендуется
применять для оформления основного
текста.

Шрифты, не имеющие засечек, рекомендуется
использовать для заголовков в тех­нических
текстах, а также для оформления
дополнительных материалов (врезок,
примечаний и прочего).

Кроме того, считается, что шрифты с
засечками лучше воспринимаются в
доку­ментах, напечатанных на бумаге.
Для электронных документов, которые
предпо­лагается читать с экрана,
многие предпочитают применять рубленые
шрифты.

Большинство гарнитур шрифтов являются
пропорциональными.Это означает,
что и ширина отдельных символов, и
расстояние между соседними символами
не явля­ются постоянными величинами
и динамически меняются так, чтобы
сопряжение символов было наиболее
благоприятным для чтения.

Особую группу представляют так называемые
моноширинныешрифты. В них каж­дый
символ вместе с окаймляющими его
интервалами имеет строго определенную
ширину. Такие шрифты применяют в тех
случаях, когда надо имитировать шрифт
пишущей машинки, а также при вводе
текстов, представляющих листинги
про­грамм. Характерными представителями
таких шрифтов являются шрифты семей­стваCourier.

При выборе размера шрифта руководствуются
назначением документа, а также вертикальным
размером печатного листа. Для документов,
имеющих формат типовой книжной страницы,
обычно применяют шрифт размером 10
пунктов. Для доку­ментов, готовящихся
для печати на стандартных листах формата
А4 (210х297 мм), выбирают размер 12 пунктов.
При подготовке документов, предназначенных
для передачи средствами факсимильной
связи, применяют увеличенный размер —
14 пунктов и больше (факсимильные документы
часто воспроизводятся с искаже­ниями,
и увеличенный размер шрифта улучшает
удобство их чтения).

При подготовке электронных документов,
распространяемых в формате Microsoft
Word,размер шрифта
выбирают, исходя из разрешения экрана.
В настоящее время наиболее распространены
компьютеры, видеоподсистема которых
настроена на экранное разрешение 800х600
точек или 1024х768 точек. Для этих параметров
целе­сообразно готовить электронные
документы с размером шрифта 12 пунктов.
На этот размер по умолчанию настроены
последние версии процессораMicrosoft
Word XP.
(ВерсияMicrosoft Word97 была настроена по умолчанию на размер
экранного шрифта 10 пунктов, но практика
показала, что он неудобен.)

Использование прочих средств управления
шрифтом (выбор начертания, подчер­кивания
и других видоизменений) определяется
стилевым решением документа, которое
задает заказчик или работодатель.
Приступая к первому заданию, следует
выяснить, какие стилевые решения уже
существуют в данной организации, каковы
ограничения на использование средств
оформления и форматирования. По
возмож­ности, надо получить от заказчика
готовые шаблоны документов или хотя бы
печат­ные образцы.

Из прочих, не рассмотренных здесь средств
управления шрифтами надо отметить
управление интервалом между символами
и возможность использования эффектов
анимации. Интервал задается путем выбора
одного из трех значений (Обычный,
Разреженный, Уплотненный) на вкладкеФормат >
Шрифт >
Интервал.

Эффекты анимации используют очень редко
и только при подготовке электронных
документов, распространяемых в формате
текстового процессора. В печатных
доку­ментах эти эффекты невоспроизводимы
по очевидным причинам, а в Web-документах
их нет смысла применять, так как они
пока не поддерживаютсяWeb-браузерами.

Настройка метода выравнивания.Все
последние версии текстового процессораMicrosoft Wordподдерживают четыре типа выравнивания:

• по левому краю;

• по центру;

• по правому краю;

• по ширине.

Выбор метода выполняют cоответствующими
кнопками панели инструментовФорматированиеили из раскрывающегося спискаФормат
>
Абзац >
Отступы и интер­валы > Выравнивание.
Избранный метод действует на текущий
и последующие вво­димые абзацы. Выбор
метода выравнивания определяется
назначением документа. Так, например,
дляWeb-страниц нет смысла
выполнять выравнивание по ширине,
поскольку все равно неизвестна ширина
окна браузера, в котором документ будет
просматриваться, однако выравнивание
по центру использовать можно.

Для документов, передаваемых на
последующую обработку, все методы
выравнивания, кроме тривиального
выравнивания по левому краю, являются
излишними. Для печатных документов,
выполненных на русском или немецком
языках, рекомендуется в основном тексте
использовать выравнивание по ширине с
одновременным включением функции
переноса, а для документов на английском
языке основ­ной метод выравнивания
— по левому полю.

Настройка параметров абзаца.Кроме
режима выравнивания настраиваются
следующие параметры абзаца:

• величина отступа слева (от левого поля);

• величина отступа справа (от правого
  поля);

• величина отступа первой строки абзаца
  («красная строка»);

• величина интервала (отбивки между
  абзацами) перед абзацем и после него.

Для печатных документов величину отступа
для основного текста, как правило, не
задают (необходимое положение текста
определяется шириной полей), но ее задают
для дополнительных материалов и
заголовков, если они не выравниваются
по центру. В то же время, для Web—страниц
величина отступа для абзацев имеет
большое значение. Это один из весьма
немногих параметров форматирования,
допус­каемых для Web-документов,
поэтому его используют очень широко.

Роль отбивок между абзацами, как и роль
отступа первой строки абзаца, состоит
в том, чтобы визуально выделить абзацы.
При этом следует помнить, что эти средства
несовместимы. То есть, применяя отступ
первой строки абзаца, не следует применять
отбивки между абзацами, и наоборот.
Комбинация этих стилей допускается
только для маркированных и нумерованных
списков (основной текст оформляется с
отступом первой строки, а списки — без
него, но с отбивкой между абзацами).

Обычная практика назначения формата
состоит в том, что для документов простой
структуры (художественных) используют
отступ первой строки (это особенно важно
для текстов на русском и немецком
языках), а для документов сложной
структуры (технических) и документов
на английском языке используют отбивки
между абзацами. Промежуточное положение
занимают документы, относящиеся к
естественнонаучным и гуманитарным
дисциплинам, — при их подготовке кроме
точки зрения автора руководствуются
сложившейся практикой и устоявшимися
традициями.

В Web-докуметах применяют только
отбивки между абзацами. Отступ первой
строки в них обычно не используют в
связи с повышенными трудностями его
создания.

Средства создания маркированных и
нумерованных списков. Специальное
оформление маркированных и нумерованных
списков редко применяют в художе­ственных
документах и персональной переписке,
но в служебных документах и особенно вWeb-документах оно
используется очень широко. ВWeb-документах
оформление маркированных списков особо
усиливают за счет применения специальных
графических маркеров, стиль которых
должен тематически сочетаться с
со­держанием и оформлением документов.

Для создания нумерованных и маркированных
списков нужно сначала выполнить
настройку,затемвходв список
и, наконец,выходиз него. Настройку
выполняют в диалоговом окнеСписок,
открываемом командойФормат
>
Список. Данное окно имеет четыре
вкладки:Маркированный
список, Нумерованный список, Многоуров­невый
список и Список
стилей. В качестве элементов
управления здесь представлены образцы
оформления списков. Для выбора нужного
достаточно щелкнуть на избранном
образце.

Вход в список может осуществляться
автоматически или по команде. Чтобы
автома­тически создать маркированный
список, достаточно начать запись строки
с ввода символа «*». По завершении строки
и нажатии клавиши ENTERсимвол «*» автома­тически преобразуется
в маркер, а на следующей строке маркер
будет установлен авто­матически. Для
автоматического создания нумерованного
списка достаточно начать строку с цифры,
после которой стоят точка и пробел,
например «1. », «2.»и т. д. Этот метод
позволяет начать нумерацию с любого
пункта (не обязательно с единицы).

Для создания списка по команде служат
кнопки НумерацияиМаркеры,
представ­ленные на панелиФорматирование.
Какмаркированный,
так и нумерованный спи­сок легко
превратить в многоуровневый. Для перехода
на новые (или возврата на предшествующие
уровни) служат кнопки Увеличить
отступ и
Уменьшить
отступ на
панели Форматирование.

Для списков с очень глубоким вложением
уровней (более трех) можно настроить
стиль оформления каждого из уровней.
Для этого служит командная кнопка
Изме­нитьна
вкладкеМногоуровневыйдиалогового окнаСписок
(Формат >
Список).

Вкладка Список
стилейтакже предназначена для
оформления многоуровневых списков. Она
позволяет выбрать или определить для
каждого уровня списка особый стиль. О
работе со стилями позже.

Характерной особенностью процессора
Microsoft Word
XP,связанной с
его ориента­цией на создание
Web-документов, является
возможность использования графиче­ских
маркеров. Для выбора такого маркера на
вкладкеМаркированныйдиалогового окнаСписок
(Формат >
Список)выберите один из образцов
списка и щелкните на кнопкеИзменить.
Откроется диалоговое окноИзменение
маркированного списка, в котором
надо щелкнуть на кнопкеРисунок.
Эта кнопка открывает диалоговое окноРисованный маркер,
в котором можно выбрать подходящее
изображение.

Для завершения маркированного или
нумерованного списка и выхода из режима
его создания достаточно по завершении
ввода последней строки дважды нажать
клавишу ENTER.

Соседние файлы в папке Лекции

• #
• #
• #
• #
• #
• #