Создавать свой список в excel

В Excel есть несколько полезных функций, которые позволяют сэкономить время и повысить продуктивность повседневной работы.

Одна из таких полезных (и менее известных) функций в Настраиваемые списки в Excel.

Теперь, прежде чем я перейду к созданию и использованию настраиваемых списков, позвольте мне сначала объяснить, что в этом такого хорошего.

Предположим, вам нужно ввести числа и названия месяцев с января по декабрь в столбец. Как бы ты это сделал? И нет, делать это вручную — не вариант.

Один из самых быстрых способов — поместить январь в ячейку, февраль в соседнюю ячейку, а затем использовать маркер заполнения для перетаскивания и позволить Excel автоматически заполнить остальное. Excel достаточно умен, чтобы понять, что вы хотите заполнить следующий месяц в каждой ячейке, в которую вы перетаскиваете маркер заполнения.

Названия месяцев довольно общие, поэтому они доступны в Excel по умолчанию.

Но что, если у вас есть список названий отделов (или имен сотрудников или названий продуктов), и вы хотите сделать то же самое. Вместо того, чтобы вводить их вручную или копировать и вставлять, вы хотите, чтобы они появлялись волшебным образом, когда вы используете маркер заполнения (точно так же, как названия месяцев).

Вы тоже можете это сделать …

… используя Настраиваемые списки в Excel

В этом уроке я покажу вам, как создавать свои собственные списки в Excel и как использовать их для экономии времени.

Как создавать собственные списки в Excel

По умолчанию в Excel уже есть несколько предварительно загруженных настраиваемых списков, которые можно использовать для экономии времени.

Например, если вы введете «Пн» в одну ячейку «Вт» в соседней ячейке, вы можете использовать дескриптор заполнения для заполнения остальных дней. Если вы расширите выделение, продолжайте перетаскивать, и он повторится и снова даст вам название дня.

Ниже приведены настраиваемые списки, которые уже встроены в Excel. Как видите, это в основном названия дней и месяцев, поскольку они фиксированы и не изменятся.

Теперь предположим, что вы хотите создать список отделов, которые вам часто нужны в Excel, вы можете создать для него собственный список. Таким образом, в следующий раз, когда вам понадобится собрать все названия отделов в одном месте, вам не придется рыться в старых файлах. Все, что вам нужно сделать, это ввести первые два в списке и перетащить.

Ниже приведены шаги по созданию собственного настраиваемого списка в Excel:

1. Перейдите на вкладку Файл.
2. Щелкните Параметры. Откроется диалоговое окно «Параметры Excel».
3. Нажмите на опцию Advanced на левой панели.
4. В разделе «Общие» нажмите кнопку «Изменить настраиваемые списки» (возможно, вам придется прокрутить вниз, чтобы перейти к этому параметру).
5. В диалоговом окне «Настраиваемые списки» импортируйте список, выбрав диапазон ячеек, содержащих список. Кроме того, вы также можете ввести имя вручную в поле List Entries (через запятую или каждое имя в новой строке)
6. Нажмите на Добавить

Как только вы нажмете «Добавить», вы заметите, что ваш список теперь становится частью настраиваемых списков.

Если у вас есть большой список, который вы хотите добавить в Excel, вы также можете использовать параметр «Импорт» в диалоговом окне.

Совет от профессионала: Вы также можете создать именованный диапазон и использовать этот именованный диапазон для создания настраиваемого списка. Для этого введите имя именованного диапазона в поле «Импортировать список из ячеек» и нажмите «ОК». Преимущество этого заключается в том, что вы можете изменить или расширить именованный диапазон, и он будет автоматически настроен как настраиваемый список.

Теперь, когда у вас есть список в бэкэнде Excel, вы можете использовать его так же, как вы используете числа или названия месяцев с автозаполнением (как показано ниже).

Хотя здорово иметь возможность быстро получить эти пользовательские имена в Excel простым перетаскиванием, есть кое-что еще более интересное, что вы можете делать с пользовательскими списками (об этом следующий раздел).

Создайте свои собственные критерии сортировки с помощью настраиваемых списков

[lyte id=’gLSMAbj8MLI’ /]

В настраиваемых списках замечательно то, что вы можете использовать их для создания собственных критериев сортировки. Например, предположим, что у вас есть набор данных, показанный ниже, и вы хотите отсортировать его по параметрам «Высокий», «Средний» и «Низкий».

Вы не можете этого сделать!

Если вы отсортируете в алфавитном порядке, он изменит алфавитный порядок (он даст вам высокий, низкий и средний, а не высокий, средний и низкий).

Вот где действительно сияют индивидуальные списки.

Вы можете создать свой собственный список элементов, а затем использовать их для сортировки данных. Таким образом, вы получите все высокие значения вместе вверху, за которыми следуют средние и низкие значения.

Первый шаг — создать собственный список (высокий, средний, низкий), используя шаги, показанные в предыдущем разделе (‘Как создавать собственные списки в Excel‘).

После того, как вы создали настраиваемый список, вы можете использовать следующие шаги для сортировки на его основе:

1. Выберите весь набор данных (включая заголовки)
2. Перейдите на вкладку «Данные».
3. В группе «Сортировка и фильтр» щелкните значок «Сортировка». Откроется диалоговое окно «Сортировка».
4. В диалоговом окне «Сортировка» выберите следующие параметры:
   • Сортировать по столбцу: приоритет
   • Сортировка: значения ячеек
   • Порядок: специальные списки. Когда откроется диалоговое окно, выберите критерии сортировки, которые вы хотите использовать, а затем нажмите OK.
5. Нажмите ОК.

Вышеупомянутые шаги мгновенно отсортируют данные, используя список, который вы создали и использовали в качестве критериев при сортировке (высокий, средний, низкий в этом примере).

Обратите внимание, что вам не обязательно сначала создавать настраиваемый список, чтобы использовать его при сортировке. Вы можете использовать описанные выше шаги, а на шаге 4, когда откроется диалоговое окно, вы можете создать список прямо в этом диалоговом окне.

Некоторые примеры использования настраиваемых списков

Ниже приведены некоторые из случаев, когда создание и использование настраиваемых списков может сэкономить ваше время:

1. Если у вас есть список, который вам нужно ввести вручную (или скопировать и вставить из другого источника), вы можете создать собственный список и использовать его вместо этого. Например, это могут быть названия отделов в вашей организации, названия продуктов или регионов / стран.
2. Если вы учитель, вы можете составить список имен своих учеников. Таким образом, когда вы будете ставить им оценку в следующий раз, вам не нужно будет беспокоиться о том, чтобы ввести имена учащихся вручную или скопировать их с другого листа. Это также снижает вероятность ошибок.
3. Когда вам нужно отсортировать данные на основе критериев, которые не встроены в Excel. Как описано в предыдущем разделе, вы можете использовать свои собственные критерии сортировки, создав собственный список в Excel.

Как нам это может пригодиться?

Часто случается так, что в какой-то из колонок вашей таблицы нужно вводить одинаковые повторяющиеся значения. К примеру, фамилии сотрудников, названия товаров. Что может случиться? Конечно, в первую очередь будут ошибки при вводе. Человеческий фактор ведь никто не отменял. Чем нам сие грозит? К примеру, когда мы решим подсчитать, сколько заказов выполнил каждый из менеджеров, то окажется, что фамилий больше, чем сотрудников. Далее придётся искать ошибки, исправлять их и вновь повторять расчет.

Ну и конечно же, все время руками вводить одни и те же слова – просто бессмысленная работа и потеря времени. Вот здесь-то выпадающие списки нам и пригодятся. При нажатии выпадает перечень заранее определённых значений, из которых необходимо указать только одно.

Важно то, что вы теперь будете не вводить, а выбирать их с помощью мыши или клавиатуры. Это значительно ускоряет работу, а также гарантирует защиту от случайных ошибок. Проверка того, что мы вписали в таблицу, теперь уже не нужна.

Предположим, у нас есть настроенная таблица с выпадающими списками. Если выделить ячейку в столбце, в правом углу ячейки появится стрелка вниз. Нажав на нее, раскроется список значений для выбора.

Чтобы создать такой выпадающий список, перейдите в раздел «Данные» на панели инструментов, в группе «Работа с данными» выберите пункт «Проверка данных».

Далее всплывает окно «Проверка вводимых значений».

#1. Параметры

Здесь задаются основные параметры выпадающего списка в Excel:

• Тип данных. Можно выбрать тип данных, который будет содержать список: диапазон целых или действительных чисел, текстовые выражения, даты и время. Можно задать ограничения по длине текста и различные формулы.
• Игнорировать пустые значения — данный пункт означает, что Excel не будет проверять на правильность ячейки, в которых содержатся пустые значения.
• Список допустимых значений. Этот флажок отображается только в том случае, если выбран тип данных «Список». Если убрать флажок, в ячейке будет происходить проверка на соответствие значений списку, но раскрывающее поле с выпадающими значениями будет отсутствовать.
• Значение. Работает только с теми типами данных, в которых можно задать ограничения по числам или датам.
• Источник. Здесь перечисляются значения для проверки данных или задается формула.
• Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием. Excel здесь находит все ячейки в книге, которые ссылаются на идентичное по свойствам условие и изменяет их согласно новых параметров. В случае, если флажок не будет установлен, условие будет изменено только для выделенных ячеек в таблице.
• Очистить все — удаляет установленную проверку данных с выделенных ячеек.

#2. Подсказка по вводу

В этой вкладке можно настроить всплывающую подсказку, которая будет высвечиваться при выделении ячейки со списком значений.

#3. Сообщение об ошибке

В этой вкладке можно настроить сценарий действий для Excel, если пользователь попытается ввести значение, которого нет в выпадающем списке.

Выпадающий список через контекстное меню

Смотрите также: “Как из Экселя перенести таблицу в Ворд”

Самым простой и понятный метод, при котором нужно предварительно создать список в другом месте документа. Можно разместить его рядом с таблицей, либо создать новый лист и составить перечень там, чтобы не “засорять” исходный документ лишними элементами и данными.

1. Во вспомогательной таблице пишем перечень всех наименований – каждый с новой строки в отдельной ячейке. В итоге должен получиться один столбец с заполненными данными.
2. Затем отмечаем все эти ячейки, нажимаем в любом месте отмеченного диапазона правой кнопкой мыши и в открывшемся списке кликаем по функции “Присвоить имя..”.
3. На экране появится окно “Создание имени”. Называем список так, как хочется, но с  условием – первым символом должна быть буква, также не допускается использование определенных символов. Здесь же предусмотрена возможность добавления списку примечания в соответствующем текстовом поле. По готовности нажимаем OK.
4. Переключаемся во вкладку “Данные” в основном окне программы. Отмечаем группу ячеек, для которых хотим задать выбор из нашего списка и нажимаем на значок “Проверка данных” в подразделе “Работа с данными”.
5. На экране появится окно “Проверка вводимых значений”. Находясь во вкладке “Параметры” в типе данных останавливаемся на опции “Список”. В текстовом поле “Источник” пишем знак “равно” (“=”) и название только что созданного списка. В нашем случае – “=Наименование”. Нажимаем OK.
6. Все готово. Справа от каждой ячейки выбранного диапазона появится небольшой значок со стрелкой вниз, нажав на которую можно открыть перечень наименований, который мы заранее составили. Щелкнув по нужному варианту из списка, он сразу же будет вставлен в ячейку. Кроме того, значение в ячейке теперь может соответствовать только наименованию из списка, что исключит любые возможные опечатки.

Создание списка с применением инструментов разработчика

Создать выпадающий список можно и другим образом – через инструменты разработчика с применением технологии ActiveX. Метод несколько сложнее описанного выше, но он предлагает более широкий набор инструментов по настройке списка: можно будет задать количество элементов, размер и внешний вид самого окна со списком, необходимость соответствия значения в ячейке с одним из значений списка и многое другое.

1. В первую очередь, эти инструменты нужно найти и активировать, так как по умолчанию они выключены. Переходим в меню “Файл”.
2. В перечне слева находим в самом низу пункт “Параметры” и щелкаем по нему.
3. Переходим в раздел “Настроить ленту” и в области “Основные вкладки” ставим галочку напротив пункта “Разработчик”. Инструменты разработчика будут добавлены на ленту программы. Кликаем OK, чтобы сохранить настройки.
4. Теперь в программе есть новая вкладка под названием “Разработчик”. Через нее мы и будем работать. Сначала создаем столбец с элементами, которые будут источниками значений для нашего выпадающего списка.
5. Переключаемся во вкладу “Разработчик”. В подразделе “Элементы управления” нажимаем на кнопку “Вставить”. В открывшемся перечне в блоке функций “Элементы ActiveX” кликаем по значку “Поле со списком”.
6. Далее нажимаем на нужную ячейку, после чего появится окно со списком. Настраиваем его размеры по границам ячейки. Если список выделен мышкой, на панели инструментов будет активен “Режим конструктора”. Нажимаем на кнопку “Свойства”, чтобы продолжить настройку списка.
7. В открывшихся параметрах находим строку “ListFillRange”. В столбце рядом  через двоеточие пишем координаты диапазона ячеек, составляющих наш ранее созданный список. Закрываем окно с параметрами, щелкнув на крестик.
8. Затем кликаем правой кнопкой мыши по окну списка, далее – по пункту “Объект ComboBox” и выбираем “Edit”.
9. В результате мы получаем выпадающий список с заранее определенным перечнем.
10. Чтобы вставить его в несколько ячеек, наводим курсор  на правый нижний угол ячейки со списком, и как только он поменяет вид на крестик, зажимаем левую кнопку мыши и тянем вниз до самой нижней строки, в которой нам нужен подобный список.

1 — Самый быстрый способ.

Как проще всего добавить выпадающий список? Всего один щелчок правой кнопкой мыши по пустой клетке под столбцом с данными, затем команда контекстного меню «Выберите из раскрывающегося списка» (Choose from drop-down list). А можно просто стать в нужное место и нажать сочетание клавиш Alt+стрелка вниз. Появится отсортированный перечень уникальных ранее введенных значений.
Способ не работает, если нашу ячейку и столбец с записями отделяет хотя бы одна пустая строка или вы хотите ввести то, что еще не вводилось выше. На нашем примере это хорошо видно.

2 — Используем меню.

Давайте рассмотрим небольшой пример, в котором нам нужно постоянно вводить в таблицу одни и те же наименования товаров. Выпишите в столбик данные, которые мы будем использовать (например, названия товаров). В нашем примере — в диапазон G2:G7.

Выделите ячейку таблицы (можно сразу несколько), в которых хотите использовать ввод из заранее определенного перечня. Далее в главном меню выберите на вкладке Данные – Проверка… (Data – Validation). Далее нажмите пункт Тип данных (Allow) и выберите вариант Список (List). Поставьте курсор в поле Источник (Source) и впишите в него адреса с эталонными значениями элементов — в нашем случае G2:G7. Рекомендуется также использовать здесь абсолютные ссылки (для их установки нажмите клавишу F4).

Бонусом здесь идет возможность задать подсказку и сообщение об ошибке, если автоматически вставленное значение вы захотите изменить вручную. Для этого существуют вкладки Подсказка по вводу (Input Message) и Сообщение об ошибке (Error Alert).

В качестве источника можно использовать также и именованный диапазон.

К примеру, диапазону I2:I13, содержащему названия месяцев, можно присвоить наименование «месяцы». Затем имя можно ввести в поле «Источник».

Кроме того, и источник и в виде обычного диапазона ячеек, и именованный диапазон могут находиться на других листах вашей рабочей книги.

Но вы можете и не использовать диапазоны или ссылки, а просто определить возможные варианты прямо в поле «Источник».

3 — Создаем элемент управления.

Вставим на лист новый объект – элемент управления «Поле со списком» с последующей привязкой его к данным на листе Excel. Делаем:

1. Откройте вкладку Разработчик (Developer). Если её не видно, то в Excel 2007 нужно нажать кнопку Офис – Параметры – флажок Отображать вкладку Разработчик на ленте (Office Button – Options – Show Developer Tab in the Ribbon) или в версии 2010–2013 щелкните правой кнопкой мыши по ленте, выберите команду Настройка ленты (Customize Ribbon) и включите отображение вкладки Разработчик (Developer) с помощью флажка.
2. Найдите нужный значок среди элементов управления (см.рисунок ниже).

Вставив элемент управления на рабочий лист, щелкните по нему правой кнопкой мышки и выберите в появившемся меню пункт «Формат объекта». Далее указываем диапазон ячеек, в котором записаны допустимые значения для ввода. В поле «Связь с ячейкой» укажем, куда именно поместить результат. Важно учитывать, что этим результатом будет не само значение из указанного нами диапазона, а только его порядковый номер.

Но нам ведь нужен не этот номер, а соответствующее ему слово. Используем функцию ИНДЕКС (INDEX в английском варианте). Она позволяет найти в списке значений одно из них соответственно его порядковому номеру. В качестве аргументов ИНДЕКС укажите диапазон ячеек (F5:F11) и адрес с полученным порядковым номером (F2).

Формулу в F3 запишем, как показано на рисунке:

=ИНДЕКС(F5:F11;F2)

Как и в предыдущем способе, здесь возможны ссылки на другие листы, на именованные диапазоны.

Обратите также внимание, что здесь мы не привязаны ни к какой конкретному месту таблицы. Таким списком удобно пользоваться, поскольку его можно свободно «перетаскивать» мышкой в любое удобное место. Для этого на вкладке «Разработчик» нужно активизировать режим конструктора.

4 — Элемент ActiveX

Действуем аналогично предыдущему способу, но выбираем иконку чуть ниже — из раздела «Элементы ActiveX».

Определяем перечень допустимых значений (1). Обратите внимание, что здесь для показа можно выбирать сразу несколько колонок. Затем выбираем адрес, по которому будет вставлена нужная позиция из перечня (2).Указываем количество столбцов, которые будут использованы как исходные данные (3), и номер столбца, из которого будет происходить выбор для вставки на лист (4). Если укажете номер столбца 2, то в А5 будет вставлена не фамилия, а должность. Можно также указать количество строк, которое будет выведено в перечне. По умолчанию — 8. Остальные можно прокручивать мышкой (5).

Этот способ сложнее предыдущего, но зато возвращает сразу значение, а не его номер. Поэтому необходимость в промежуточной ячейке и обработке ее при помощи ИНДЕКС — отпадает. Думаю, таким списком пользоваться гораздо удобнее.

Как сделать в Экселе выпадающий список: 3 способа

При работе с таблицами в программе MS Excel часто приходится вводить повторяющиеся значения – например, названия товаров или фамилии людей. Задачу можно упростить, применяя выпадающие списки. С их помощью экономится время на ввод и проще избежать опечаток, из-за которых пользователь должен будет заняться еще и поиском ошибок.

1 Применение комбинации клавиш

Если новые значения должны выбираться из тех, которые уже были введены выше в том же столбце, можно воспользоваться методикой создания не совсем типичного выпадающего списка. На вид такая ячейка не отличается от любой другой, потому что не содержит направленной вниз стрелки. А алгоритм включает такие этапы: 

1. Выбрать ячейку под списком, в котором содержатся его значения. 
2. Нажать сочетание клавиш «Alt» + «стрелка вниз». 
3. Выбрать нужное значение.

После выбора подходящего варианта формат ячейки останется без изменений. При необходимости, данные можно стереть, заменив любыми другими, не настраивая новое форматирование. Но есть у такой возможности сделать выпадающую ячейку в Эксель и несколько минусов. 

У пользователя не получится выбрать ни одного значения, если оно не было уже введено раньше в том же столбце. Не получится использовать и данные из других мест таблицы. А еще этот способ не сработает, если одна из ячеек перед таким выпадающим списком будет пустой. Или объект находится не сразу под значениями, а на несколько строк ниже. 

2 Использование меню

Более популярный способ — заранее создать перечень значений, из которого можно будет выбрать подходящий вариант. Принцип составления такого выпадающий список в ячейке Эксель следующий: 

1. Выписать в столбик данные, которые будут использоваться в списке. Это может быть, например, количество ядер и потоков для процессора. 
2. Выбрать ячейку, в которой будет находиться нужный объект. 
3. Перейти на вкладку «Данные». 
4. Найти и выбрать функцию «Проверка данных». 
5. Выбрать в поле типа данных пункт «Список». 
6. Указать в источнике адреса уже введенных значений. Или ввести их самостоятельно, через запятую. В этом случае экономится место в таблице, но повышается риск сделать ошибку еще на этапе создания списка. И изменять значения будет сложнее. 

Теперь в этом месте будет находиться выпадающий список с выбранными значениями. Причем, если информация из выбранного в качестве источника данных диапазона изменится, появятся изменения и в выпадающем перечне. 

Формат можно легко копировать в нужную ячейку. Например, выделять и перетаскивать вниз. Для этого придется навести курсор на нижний правый угол ячейки, зажать левую кнопку мышки и протянуть до конца выбранного диапазона. 

Автоматическое заполнение, скорее всего, будет некорректным. Но при выборе значений вручную они будут выбираться из нужного диапазона — это становится возможным благодаря знакам доллара перед каждой частью адреса источника ($I$6: $I$8).

Существует еще один способ указания диапазона, который будет применяться для создания выпадающего списка. Для этого можно выделить перечень значений (например, названий процессоров) и на вкладке «Данные» в крайней форме слева дать им свое название. 

Теперь при создании ячейки с выпадающими значениями можно выбирать в качестве источника не диапазоны, а их названия. Например, указав здесь «=процы» (название действует только для определенного листа или книги Excel) можно получить список процессоров. 

3 Создание нового элемента управления

Еще один способ, как в ячейке Эксель сделать выпадающий список, требует от пользователя создания нового элемента управления. Алгоритм создания включает такие действия: 

1. Включить режим разработчика. Для это следует кликнуть правой кнопкой мыши по ленте Excel, открыть настройки и поставить галочку напротив соответствующего пункта. 
2. Перейти к появившейся новой вкладке. В меню «Вставить» выбрать поле со списком. 
3. Кликнуть по любому месту таблицы. После того, как там появилось нужное поле, открыть его контекстное меню и выбрать «Формат объекта». Здесь следует указать связь с ячейкой, в которой будет находиться номер значения в списке (48/96 — второй, поэтому в ячейке G2 находится «2»). А еще — диапазон, откуда берутся данные. 

Полученный элемент можно перемещать, устанавливая в любом месте листа. Или копировать, создавая дубликаты. Правда, при создании копии придется выбрать связь с другой ячейкой — иначе во всех элементах будут находиться одинаковые данные. 

Способ является сравнительно сложным, и его не стоит рассматривать в качестве основного. Зато после создания готового выпадающего списка в Экселе его можно будет расположить в любом месте таблицы. Для перетаскивания придется включить режим «Конструктора» на вкладке «Разработчик» и использовать правую кнопку мыши. 

Читайте также:

• Как выбрать монитор для компьютера и наслаждаться «картинкой»
• Настраиваем VPN сразу на роутере: как это сделать?

Была ли статья интересна?
00Поделиться ссылкой

Подпишитесь на рассылкус самыми популярными статьями Присылаем подборку от редакции раз в неделю
Подписаться

Нажимая на кнопку «Подписаться»,
Вы даете согласие на обработку персональных данных

Комментарии
Обсудить (0)

Пока комментариев нет. Начните обсуждение!

Как установить шрифт в Фотошоп: 3 способа 
Как построить график в Эксель: пошаговая инструкция
Читайте нас в социальных сетях
Реклама на CHIP
Контакты
Показать еще

Excel 2007-2013

Можно повысить эффективность использования листа, вставляя в него раскрывающиеся списки. Пользователю, использующему ваш лист, достаточно щелкнуть стрелку, а затем запись в списке. Для создания списка следует использовать функцию проверки данных.

1. Выберите ячейки, в которой должен отображаться список.

2. На ленте на вкладке «Данные» щелкните «Проверка данных».

3. На вкладке «Параметры» в поле «Тип данных» выберите пункт «Список».

4. Щелкните в поле «Источник» и введите текст или числа (разделенные запятыми), которые должны появиться в списке.

5. Чтобы закрыть диалоговое окно, в щелкните «ОК».

Excel Online

Раскрывающиеся списки пока что невозможно создавать в Excel Online, бесплатной сетевой версии Excel. Однако вы можете просматривать и работать с раскрывающимся списком в Excel Online, если добавите его на свой лист в классическом приложении Excel. Вот как это можно сделать, если у вас имеется классическое приложение Excel:

1. В Excel Online щелкните «Открыть в Excel» для открытия файла в классическом приложении Excel.

2. В классическом приложении создайте раскрывающийся список.

3. Теперь сохраните вашу книгу.

4. В Excel Online откройте книгу для просмотра и использования раскрывающегося списка.

Excel для Mac 2011

Можно повысить эффективность использования листа, вставляя в него раскрывающиеся списки. Пользователю, использующему ваш лист, достаточно щелкнуть стрелку, а затем запись в списке. Для создания списка следует использовать функцию проверки данных.

1. Выберите ячейки, в которой должен отображаться список.

2. На вкладке «Данные» в разделе «Инструменты» щелкните «Проверить».

3. Щелкните вкладку «Параметры», а затем во всплывающем меню «Разрешить» выберите пункт «Список».

4. Щелкните в поле «Источник» и введите текст или числа (разделенные запятыми), которые должны появиться в списке.

5. Чтобы закрыть диалоговое окно, в щелкните «ОК».

Как убрать (удалить) выпадающий список в Excel

Откройте окно настройки выпадающего списка и выберите «Любое значение» в разделе «Тип данных».

Ненужный элемент исчезнет.

Пробелы в названии при создании связанного выпадающего списка

В случае если заголовок категории или группы содержит в своем названии больше одного слова, необходимо решить проблему с пробелами. Дело в том, что именованные диапазоны не разрешают использовать пробелы в названиях. И для этого существует лайфхак.

Именуя диапазон значений, важно использовать вместо пробела нижнее подчеркивание «_». Например, «Мясные_блюда». Однако есть вероятность упустить данное правило в одном из названий, и в результате будет ошибка при выполнении операции. Можно в самих названиях использовать обычный пробел, а в момент подстановки в список, поменять его на подчеркивание, используя формулу ПОДСТАВИТЬ:

=ПОДСТАВИТЬ(F3;» «;»_») без кавычек.

Итоговая формула выглядит так:

=ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ($F$3;» «;»_»)) без кавычек.

Стоит обратить внимание на отсутствие пробелов в названии в начале и в конце, чтобы избежать некорректного вывода заголовков. Автоматизировать данный процесс при построении имени также можно посредством функции:

=ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(СЖПРОБЕЛЫ($F$3);» «;»_»)) без кавычек.

Пример выпадающего списка в Excel

В этом случае у Источника в значении стоит небольшая кнопка «Вниз», на которую можно кликнуть.

Выпадает список, из которого можно выбрать один из пунктов из заранее подготовленного свода данных.

Теперь мы можем выбрать его, дополнительно добавлены функции меняющие значения в зависимости от выбранного пункта.

Зависимые раскрывающиеся списки

Чтобы создать зависимые выпадающие списки, следуйте дальнейшей пошаговой инструкции:

1. Для начала вам нужно создать именованный диапазон. Перейдите во вкладку «Формулы», затем выберите «Диспетчер имён» и «Создать».
   Выделяем диапазон ячеек со значением, открываем вкладку «Формулы», нажимаем «Диспетчер имен»

   
   Нажимаем «Создать»

2. Введите имя и диапазон, затем нажмите «ОК». Если вы перед этим выделяли нужные ячейки мышкой, то диапазон будет указан автоматически. Также примите к сведению, что имя диапазона должно быть уникальным и не должно содержать знаков препинания с пробелами.

   
   Пишем имя «Деревья», нажимаем «ОК»

3. По такой же методике сделайте столько именованных диапазонов, сколько логических зависимостей хотите создать. В данном примере это ещё два диапазона: «Кустарники» и «Травы».

   
   Создаем таким же способом остальные диапазоны

4. Откройте вкладку «Данные» (в первом способе указан путь к ней) и укажите в источнике названия именованных диапазонов, как это показано на скриншоте.
   В поле «Источник» указываем ячейки с названием диапазонов, нажимаем «ОК»

   
   Выпадающий список с названием диапазона ячеек

5. Теперь вам нужно создать дополнительный раскрывающийся список по той же схеме. В этом списке будут отражаться те слова, которые соответствуют заголовку. Например, если вы выбрали «Дерево», то это будут «береза», «липа», «клен» и так далее. Чтобы осуществить это, повторите вышеуказанные шаги, но в поле ввода «Источник» введите функцию «=ДВССЫЛ(E1)». В данном случае «E1» – это адрес ячейки с именем первого диапазона. По такому же способу вы сможете создавать столько взаимосвязанных списков, сколько вам потребуется.
   В поле ввода «Источник» вводим функцию «=ДВССЫЛ(E1)», нажимаем «ОК»

   
   Результат выпадающего связанного списка

Теперь вам известны несколько способов, как создать выпадающее меню в Excel-таблице. Это может пригодиться вам в ряде случаев, а особенно – в проверке данных. Выбор правильного способа должен осуществляться в зависимости от того, с каким типом таблицы вы работаете. Если это «одноразовая» таблица, то подойдёт первый способ – он быстрый и лёгкий. Если же таблица требует постоянных изменений, то лучше всего будет воспользоваться тем способом, который включает в себя создание «умных таблиц» и именованных диапазонов.

Создание дополнительного списка

Самым удобным, и одновременно наиболее функциональным способом создания выпадающего списка, является метод, основанный на построении отдельного списка данных.

Прежде всего, делаем таблицу-заготовку, где собираемся использовать выпадающее меню, а также делаем отдельным списком данные, которые в будущем включим в это меню. Эти данные можно размещать как на этом же листе документа, так и на другом, если вы не хотите, чтобы обе таблице располагались визуально вместе.

Выделяем данные, которые планируем занести в раскрывающийся список. Кликаем правой кнопкой мыши, и в контекстном меню выбираем пункт «Присвоить имя…».

Открывается форма создания имени. В поле «Имя» вписываем любое удобное наименование, по которому будем узнавать данный список. Но, это наименование должно начинаться обязательно с буквы. Можно также вписать примечание, но это не обязательно. Жмем на кнопку «OK».

Переходим во вкладку «Данные» программы Microsoft Excel. Выделяем область таблицы, где собираемся применять выпадающий список. Жмем на кнопку «Проверка данных», расположенную на Ленте.

Открывается окно проверки вводимых значений. Во вкладке «Параметры» в поле «Тип данных» выбираем параметр «Список». В поле «Источник» ставим знак равно, и сразу без пробелов пишем имя списка, которое присвоили ему выше. Жмем на кнопку «OK».

Выпадающий список готов. Теперь, при нажатии на кнопку у каждой ячейки указанного диапазона будет появляться список параметров, среди которых можно выбрать любой для добавления в ячейку.

Связанный список

У пользователей также есть возможность создавать и более сложные взаимозависимые списки (связанные). Это значит, что список в одной ячейке будет зависеть от того, какое значение мы выбрали в другой. Например, в единицах измерения товара мы можем задать килограммы или литры. Если вы выберем в первой ячейке кефир, во второй на выбор будет предложено два варианта – литры или миллилитры. А если в первую ячейки мы остановимся на яблоках, во второй у нас будет выбор из килограммов или граммов.

1. Для этого нужно подготовить как минимум три столбца. В первом будут заполнены наименования товаров, а во втором и третьем – их возможные единицы измерения. Столбцов с возможными вариациями единиц измерения может быть и больше.
2. Сначала создаем один общий список для всех наименований продуктов, выделив все строки столбца “Наименование”, через контекстное меню выделенного диапазона.
3. Задаем ему имя, например, “Питание”.
4. Затем таким же образом формируем отдельные списки для каждого продукта с соответствующими единицами измерения. Для большей наглядности возьмем в качестве примера первую позицию – “Лук”. Отмечаем ячейки, содержащие все единицы измерения для этого продукта, через контекстное меню присваиваем имя, которое полностью должно совпадать с наименованием.
   Таким же образом создаем отдельные списки для всех остальных продуктов в нашем перечне.
5. После этого вставляем общий список с продуктами в верхнюю ячейку первого столбца основной таблицы – как и в описанном выше примере, через кнопку “Проверка данных” (вкладка “Данные”).
6. В качестве источника указываем “=Питание” (согласно нашему названию).
7. Затем кликаем по верхней ячейке столбца с единицами измерения, также заходим в окно проверки данных и в источнике указываем формулу “=ДВССЫЛ(A2)“, где A2 – номер ячейки с соответствующим продуктом.
8. Списки готовы. Осталось его только растянуть их все строки таблицы, как для столбца A, так и для столбца B.