Создать таблицу в excel для общего доступа

Как создать общий доступ для таблицы Excel Online

Для многих пользователей сети Интернет, которые работают с документами, ежедневными задачами являются действия с таблицами в популярном редакторе Excel Online. В таблицах анализируют финансовые данные, систематизируют каталоги, ведут одновременный учет числовых и текстовых массивов. При этом часто возникает необходимость совместного редактирования табличных данных, это может быть и общая работа по созданию документа, и проверка уже созданных таблиц. Как создать общий доступ для таблицы Excel Online, какие для этого предусмотрены способы – подробно расскажем в этой статье.

Кто из пользователей может совместно с вами редактировать таблицу Эксель Онлайн

В мощном и многофункциональном табличном редакторе предусмотрена возможность назначения пользователям определенных статусов, в которых указаны права при совместном редактировании таблиц. Таких статусов три:

• «Читатель»: может ознакомиться с таблицей – открыть и прочитать;
• «Комментатор»: может просмотреть и оставить свои замечания о документе, прав на изменение содержимого таблицы у него нет;
• «Редактор»: имеет неограниченный доступ к таблице, может оставлять комментарии и менять содержимое.

Для адресата, которому вы разрешаете открыть созданную вами таблицу, необходимо указать один из перечисленных статусов, чтобы очертить рамки доступа к информации.

Как для таблицы Excel Online создать общий доступ: способы и последовательность действий

Разрешить открытие и знакомство с созданной вами таблицей можно несколькими способами. Чтобы правильно выполнить необходимые операции, пройдите по шагам инструкции.

Через ссылку на созданную таблицу Эксель Онлайн

Когда вы создадите онлайн ссылку, использовать ее смогут те сотрудники вашей компании, которым вы отправите веб-адрес таблицы.

1. Определите таблицу, которая нуждается в совместной работе, и откройте ее;
2. Справа в верхней части экрана нажмите на зеленую кнопку «Настройки доступа»;
3. В открывшейся системной форме присвойте таблице новое имя, либо нажмите команду «Пропустить»;
4. После перенаправления на страницу с окном настроек выберите для дальнейших действий нижний раздел и нажмите на команду «Разрешить всем, у кого есть ссылка»;
5. В форме «Скопируйте ссылку» установите один из трех статусов, в которых указаны разрешения для работы с таблицей;
6. Нажмите команду «Копировать ссылку» и далее – «Готово»;
7. Теперь на адрес любой электронной посты вы сможете отправить ссылку на таблицу и адресат, перейдя по ней, получит возможность работы с документом.

Если не указать особенность доступа «Для всех, у кого есть ссылка», можно просто нажать кнопку «Копировать ссылку». Если отправить такую ссылку по e-mail, доступ получит ограниченный круг добавленных абонентов.

Через предоставленный доступ к документу Excel Online

Этим способом доступ получат только те сотрудники, которые были добавлены вами в список для совместной работы.

1. После нажатия кнопки «Настройки доступа» перейдите к верхнему разделу окна настроек «Предоставьте доступ пользователям и группам»;
2. Установите курсор мыши в поле «Добавьте пользователей или группы», среди развернувшегося списка адресов электронной почты выберите тех, кому назначите совместную работу;
3. По умолчанию система отправит адресату уведомление о том, что ему разрешен доступ к документу, также можно направить текстовое пояснение;
4. Рядом с адресатом установите статус – перечень разрешенных операций с таблицей;
5. Завершите настройки командой «Отправить».

С помощью иконки «Настройки» (значок шестеренки) можно расширить права отдельных статусов, установив флажок около нужных особенностей:

• «Редактор» может дополнительно получить право изменения доступа и установления его свойств;
• «Читатель» и «Комментатор» могут дополнительно скачать, напечатать либо скопировать таблицу.

Все указанные операции также доступны, если активировать основное верхнее меню, открыв раздел «Файл» и перейдя по строкам «Открыть доступ» и далее – «Открыть доступ».

Сохранение книги в OneDrive

Сохраните книгу в OneDrive, чтобы обеспечить доступ к ней на различных устройствах, а также делиться ею и сотрудничать с другими пользователями.

1. Выберите Файл > Сохранить как.

   • Для рабочих или учебных файлов выберите расположение
     OneDrive — <название компании>.

   • Для личных файлов выберите расположение
     OneDrive — личное.

2. Введите имя файла и нажмите кнопку Сохранить.

Возможно, потребуется выполнить вход в свою учетную запись. Дополнительные сведения см. в статье Одновременная работа нескольких пользователей над книгами Excel с помощью функции совместного редактирования.

Предоставление доступа к книге

1. Щелкните на ленте значок Поделиться.

   Можно также выбрать элементы Файл > Общий доступ.

   Примечание: Если файл еще не сохранен в OneDrive, вам будет предложено сделать это, чтобы предоставить общий доступ.

2. Выберите пользователя, которому вы хотите предоставить общий доступ, в раскрывающемся списке или введите его имя либо адрес электронной почты.

3. Добавьте сообщение (необязательно) и нажмите кнопку Отправить.

Совместное редактирование книги

Поделившись файлом, вы можете работать над ним одновременно с другими пользователями.

• В правом верхнем углу вы увидите, кто еще редактирует файл.

• То, где работает каждый из них, — это цветные ячейки. Щелкните цвет, чтобы узнать, кто редактирует эту ячейку.

Совет: Чтобы увидеть и восстановить предыдущую версию, выберите «Файл> и >версий.

Далее:
работа в Excel для Windows

Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.

«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.

Особенности работы с общим файлом

В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.

Нельзя:

• Создавать таблицы Excel.
• Создавать, менять или просматривать сценарии.
• Удалять листы.
• Объединять либо разделять ячейки.
• Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).

Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.

Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:

Недопустимо	Реально
Вставлять либо удалять группу ячеек	Добавлять строку или столбец
Добавлять либо изменять условные форматы	Работать с существующими форматами
Включать или изменять инструмент «Проверка данных»	Работать с существующими настройками проверки
Создавать или редактировать диаграммы, сводные отчеты	Работать с имеющимися диаграммами и сводными таблицами
Вставлять или редактировать рисунки и графические объекты	Просматривать имеющиеся рисунки и графические объекты
Вставлять или менять гиперссылки	Переходить по имеющимся гиперссылкам
Назначать, редактировать либо удалять пароли	Существующие пароли функционируют
Ставить либо снимать защиту листов и книг	Существующая защита работает
Группировать, структурировать данные; вставлять подуровни	Работать с имеющимися группами, структурами и подуровнями
Записывать, изменять или просматривать макросы	Запускать имеющиеся макросы, которые не связаны с недоступными задачами
Изменять или удалять формулы массива	Пользоваться существующими формулами
Добавлять в форму данных новую информацию	Искать информацию в форме данных



Как сделать совместный доступ к файлу Excel?

Сначала определяемся, какую книгу мы «откроем» для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.

1. Переходим на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книге».



2. Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».



3. Переходим к инструменту «Подробнее», чтобы настроить параметры многопользовательского редактирования.



4. Нажимаем ОК. Если мы открываем общий доступ к новой книге, то выбираем ей название. Если совместное пользование предполагается для существующего файла – жмем ОК.
5. Открываем меню Microsoft Office. Выбираем команду «Сохранить как». Выбираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компьютерах.
6. Местом сохранения выбираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Нажимаем «Сохранить».

Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.

Теперь проверим и обновим ссылки:

1. Вкладка «Данные». «Подключения».



2. Изменить ссылки / изменить связи. Если такая кнопка отсутствует, в листе нет связанных файлов.
3. Переходим на вкладку «Состояние», чтобы проверить имеющиеся связи. На работоспособность связей указывает кнопка ОК.

Открытие книги с совместным доступом

1. Открываем меню Microsoft Office.
2. Нажимаем «Открыть».
3. Выбираем общую книгу.
4. Когда книга открыта, нажимаем на кнопку Microsoft Office. Переходим на вкладку «Параметры Excel» (в нижней части меню).
5. «Общие» — «Личная настройка» — «Имя пользователя». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм).

Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.

Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:

1. Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
2. Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
3. Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.
4. Большая нагрузка на сетевой ресурс.

Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:

1. Почистить либо удалить журнал изменений.
2. Почистить содержимое файла.
3. Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
4. Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.

Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.

Как удалить пользователя

1. На вкладке «Рецензирование» открываем меню «Доступ к книге».



2. В разделе «Правка» мы видим перечень пользователей.



3. Выбираем имя – нажимаем «Удалить».

Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.

Как отключить режим совместного доступа в Excel

Все пользователи должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если необходимо оставить журнал, соблюдаем инструкцию:

1. Вкладка «Рецензирование» — «Исправления» — «Выделить исправления».



2. Устанавливаем параметры «Исправлений». По времени – «все». Галочки напротив «Пользователем» и «В диапазоне» сняты. Напротив «вносить изменения на отдельный лист» — стоит. Жмем ОК.



3. Откроется Журнал изменений. Его можно сохранить либо распечатать.

Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».

В списке должен остаться один пользователь – Вы.

Содержание

• 1 Особенности работы с общим файлом
• 2 Как сделать совместный доступ к файлу Excel?
  • 2.1 Открытие книги с совместным доступом
  • 2.2 Как удалить пользователя
• 3 Как отключить режим совместного доступа в Excel
• 4 Как сделать общий доступ к файлу Excel
  • 4.1 Поделитесть полезным с друзьями:
    • 4.1.1 Как создать общий доступ Excel?
    • 4.1.2 История общего доступа или «я в эту ячейку ничего не вносил»
    • 4.1.3 Что нужно знать еще о совместном доступе к файлу? Управление доступом к файлу
    • 4.1.4 Что нельзя делать, если файл находится в общем доступе?
  • 4.2 Общий доступ в старых версиях Excel
  • 4.3 Совместное редактирование в Excel 2016
  • 4.4 Автосохранение: плюсы и минусы
  • 4.5 Как отключить Автосохранение в Excel
  • 4.6 Ссылки по теме

Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.

«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.

Особенности работы с общим файлом

В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.

Нельзя:

• Создавать таблицы Excel.
• Создавать, менять или просматривать сценарии.
• Удалять листы.
• Объединять либо разделять ячейки.
• Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).

Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.

Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:

Недопустимо	Реально
Вставлять либо удалять группу ячеек	Добавлять строку или столбец
Добавлять либо изменять условные форматы	Работать с существующими форматами
Включать или изменять инструмент «Проверка данных»	Работать с существующими настройками проверки
Создавать или редактировать диаграммы, сводные отчеты	Работать с имеющимися диаграммами и сводными таблицами
Вставлять или редактировать рисунки и графические объекты	Просматривать имеющиеся рисунки и графические объекты
Вставлять или менять гиперссылки	Переходить по имеющимся гиперссылкам
Назначать, редактировать либо удалять пароли	Существующие пароли функционируют
Ставить либо снимать защиту листов и книг	Существующая защита работает
Группировать, структурировать данные; вставлять подуровни	Работать с имеющимися группами, структурами и подуровнями
Записывать, изменять или просматривать макросы	Запускать имеющиеся макросы, которые не связаны с недоступными задачами
Изменять или удалять формулы массива	Пользоваться существующими формулами
Добавлять в форму данных новую информацию	Искать информацию в форме данных

Сначала определяемся, какую книгу мы «откроем» для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.

1. Переходим на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книге».
2. Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».
3. Переходим к инструменту «Подробнее», чтобы настроить параметры многопользовательского редактирования.
4. Нажимаем ОК. Если мы открываем общий доступ к новой книге, то выбираем ей название. Если совместное пользование предполагается для существующего файла – жмем ОК.
5. Открываем меню Microsoft Office. Выбираем команду «Сохранить как». Выбираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компьютерах.
6. Местом сохранения выбираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Нажимаем «Сохранить».

Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.

Теперь проверим и обновим ссылки:

1. Вкладка «Данные». «Подключения».
2. Изменить ссылки / изменить связи. Если такая кнопка отсутствует, в листе нет связанных файлов.
3. Переходим на вкладку «Состояние», чтобы проверить имеющиеся связи. На работоспособность связей указывает кнопка ОК.

Открытие книги с совместным доступом

1. Открываем меню Microsoft Office.
2. Нажимаем «Открыть».
3. Выбираем общую книгу.
4. Когда книга открыта, нажимаем на кнопку Microsoft Office. Переходим на вкладку «Параметры Excel» (в нижней части меню).
5. «Общие» — «Личная настройка» — «Имя пользователя». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм).

Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.

Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:

1. Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
2. Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
3. Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.
4. Большая нагрузка на сетевой ресурс.

Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:

1. Почистить либо удалить журнал изменений.
2. Почистить содержимое файла.
3. Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
4. Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.

Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.

Как удалить пользователя

1. На вкладке «Рецензирование» открываем меню «Доступ к книге».
2. В разделе «Правка» мы видим перечень пользователей.
3. Выбираем имя – нажимаем «Удалить».

Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.

Как отключить режим совместного доступа в Excel

Все пользователи должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если необходимо оставить журнал, соблюдаем инструкцию:

1. Вкладка «Рецензирование» — «Исправления» — «Выделить исправления».
2. Устанавливаем параметры «Исправлений». По времени – «все». Галочки напротив «Пользователем» и «В диапазоне» сняты. Напротив «вносить изменения на отдельный лист» — стоит. Жмем ОК.
3. Откроется Журнал изменений. Его можно сохранить либо .

Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».

В списке должен остаться один пользователь – Вы.

Как сделать общий доступ к файлу Excel

В корпоративных сетях, как крупных, так и не очень, часто любят выкладывать документы на файловый сервер в общий доступ для нескольких пользователей и редактировать их удалённо, прямо на сетевом диске, не скачивая себе на компьютер. С электронными таблицами не всё так просто — по умолчанию общий доступ к файлу Excel отключен в параметрах документа, а значит можно будет открыть только одну его копию для одного пользователя. Чтобы включить совместный доступ в Экселе, надо в главном меню открыть раздел «Рецензирование» и найти группу «Изменения»:

В ней надо найти и нажать кнопку «Доступ к книге». Появится окно управления общим доступом к файлу Excel:

Здесь надо поставить галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно», после чего — нажать на кнопку «ОК».
Теперь при сохранении этого документа в названии будет отметка «», что означает что включен совместный общий доступ для файла Эксель.

Примечание: Обратите внимание на поле «Файл открыт следующими пользователями. В нём отображаются все, кто вносил изменения в этой книге. Чтобы посмотреть что было изменено конкретным пользователем, то нужно на вкладке «Рецензирование» нажать на кнопку «Исправления» и в меню выбрать пункт «Выделить исправления». Появится такое окно:

Здесь можно выбрать подходящий вариант отслеживания изменений — по времени, конкретным пользователем или в заданных ячейках. По умолчанию, они будут выделены на экране. При необходимости можно будет вынести изменения в отдельный файл.

Поделитесть полезным с друзьями:

Давно хотел написать о полезной и зачастую малоизвестной функции — общий доступ Excel. Эта возможность позволяет сразу нескольким пользователям одновременно работать в файле. При этом хранится история операций со всеми ячейками от пользователей, при параллельном внесение данных изменения показываются при сохранении. В общем, уверен вам пригодится такая функция, единственное что необходимо — общая сетевая папка.

Уверен, многие сталкивались с надписью «Файл заблокирован другим пользователем», если в рабочем документе (размещенном в сетевой папке) уже работает другой пользователь. Если вам необходимо вносить данные в один и тот же файл единовременно, лучше настроить общий доступ к файлу. Мой опыт показывает, что люди могут работать в одном файле параллельно месяцами. Количество вносимых данных бывает довольно большое, поэтому разграничьте кто, куда и что заносит. Если все делать правильно, общий файл работает стабильно.

Как создать общий доступ Excel?

Общий доступ существовал еще в легендарном Excel 2003. В современных версиях, работать совместно стало надежнее, а включить общий доступ все так же просто. Сперва разместите файл в сетевой папке, доступ к которой есть у нужных пользователей. Затем пройдите на панели инструментов во вкладку Рецензирование — раздел Изменения.

Откроется окно Управление доступом к файлу. Ставьте галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям…». В этом же окне вы сможете увидеть, кто сейчас работает в файле (сейчас User). Жмете ОК. Все, общий доступ дан и теперь в файле может работать сразу несколько человек. Удобно.

История общего доступа или «я в эту ячейку ничего не вносил»

Кто работал с базой данных, хоть один раз, ловил себя на мысли «вроде эти изменения я уже вносил, а их тут нет». После таких сомнений начинается работа с ИТ службой, почему пропала информация из базы. Чтобы избежать кровопролитных споров, в крупных учетных программах есть т.н. «История изменений» или «Журнал регистрации», где видны действия, совершенные пользователями. Общий доступ Excel не исключение — вы можете как показать историю внесенных изменений как внутри файла, так и вывести их в отдельную таблицу.

Чтобы получить изменения, нажмите на кнопку Исправления — Выделить исправления

В появившимся окне настройте что и как выводить

Если оставите все галочки как показано на картинке выше, то изменения созданные со времени последнего сохранения выделяться прямо в таблице примерно вот так:

Если отметите такие галочки:

То программа выведет изменения на отдельный лист. Довольно удобно, если нужно переслать эту информацию.

Так же выбирете нужного пользователя или диапазон в котором необходимо искать изменения

Мой совет. Не выделяйте сразу обе галочки Выделять исправления на экране и вносить изменения на отдельный лист. Все равно, изменения будут показаны на отдельном листе. А если данных много, может вызвать зависание программы.

Есть возможность настроить, и даже отключить эту функцию — смотрите ниже.

Чтобы удалить историю изменений, отключите и включите заново совместный доступ.

Что нужно знать еще о совместном доступе к файлу? Управление доступом к файлу

В окне Управление доступом к файлу, есть вкладка Подробнее, где найдется много интересного.

Разберем содержание окна поподробнее:

Первый пункт — это Регистрация изменений — регулирует хранение изменений, что мы разбирали в предыдущем разделе. Можно отключить хранение изменений в журнале или настроить количество дней сохранения.

Далее Обновлять изменения. Как вы заметили, если сохраните файл, то будет показано, какие изменения внесли соредакторы файла. Есть возможность увеличить частоту. Даже сделать обновления почти он-лайн, каждые 5 минут (минимальный показатель).

Часто задаваемый вопрос — «Какие изменения занесутся, мои или соседа по файлу?». В настройках существует пункт Для противоречивых изменений — у вас спрашивают, чьи изменения оставить. Если выберите «Запрашивать…», то перед сохранением будет вопрос «Чьи изменения оставить», для второго пункта останутся те изменения, которые сделаны ранее.

Ну и последний, но не менее важный пункт — Включить в личное представление. Личное представление — настройки, которые пользователь создает под себя в общем файле. Если вы владелец процесса и не хотите, чтобы кто-то изменял параметры печати (вы их настроили заранее) или добавлял дополнительные фильтры — снимите эти галочки.

Что нельзя делать, если файл находится в общем доступе?

Да, существуют еще ограничения при работе с общим доступом. В первую очередь неудобно отсутствие условного форматирования и то что нельзя вставлять диаграмму или сводную таблицу.

Общий доступ Excel предназначен в первую очередь для занесения данных, поэтому мы должны относиться к недостаткам возможности с пониманием.

Так же нельзя делать:

• Управление и изменение макросов
• Добавлять рисунки и другие объекты
• Группировать или скрывать столбца или строки
• Делать объединение ячеек (не придется потом снимать объединение:) )
• Пользоваться инструментом «Проверка данных», например создавать выпадающий список.
• Делать защиту листа
• Невозможна работа с формулами массива

В одном разделе с общим доступом, расположено еще много кнопочек, подробнее о них рассказывается в статье: Как защитить Excel от редактирования?

Поделитесь нашей статьей в ваших соцсетях:

(Visited 10 531 times, 1 visits today)

Сравнительно недавно (после весенне-летних обновлений 2017 года) многие пользователи Office 2016 заметили появление в левом верхнем углу экрана на панели быстрого доступа нового значка необычного вида:

Это переключатель Автосохранения — побочный эффект от нового режима совместного редактирования, недавно появившегося в последней версии Microsoft Excel 2016. Давайте разберемся в этом поподробнее, ибо у любой медали, как обычно, две стороны и плюсы намешаны с минусами весьма причудливо.

Общий доступ в старых версиях Excel

Формально, одновременное редактирование одного файла сразу несколькими пользователями существовало в Excel еще с 1997 года. Книгу нужно было положить в общую сетевую папку, а затем выбрать в меню или на вкладке Рецензирование команду Общий доступ (Review — Share Workbook) и включить единственную галочку в открывшемся окне:

В реальности практически никто этой функцией не пользовался, т.к. реализована она была откровенно слабо:

• Уже при 3-4 одновременных подключениях к файлу Excel начинал нещадно глючить, вылетать с ошибками, терять связь с исходным файлом (и всю вашу работу за последние N минут) и т.д. 
• При одновременном изменении одних и тех же ячеек разными пользователями должно было отображаться окно разрешения конфликтов, но, по факту, это случалось далеко не всегда. 
• Изменения, внесенные другими пользователями, становились видны только после того, как эти пользователи сохраняли файл, т.е. никакого realtime editing не было даже близко. 
• В таком режиме совместного редактирования очень много ценных функций и инструментов Excel становились недоступны. Например, нельзя было воспользоваться фильтром или сортировкой, построить сводную таблицу или диаграмму, раскрасить ячейки условным форматированием и т.д.

В общем и целом, эта штука была в Excel больше «для галочки» и реальной пользы не приносила.

Совместное редактирование в Excel 2016

С недавними обновлениями в Excel 2016 картина поменялась. Теперь для одновременной работы вы должны сохранить файл в облачное хранилище (OneDrive или SharePoint) и пригласить других пользователей с помощью кнопки Поделиться (Share) в правом верхнем углу окна:

Можно выбрать нужных людей прямо из адресной книги или создать короткую прямую ссылку на документ, нажав на соответствующую команду в правом нижнем углу:

Возможен на выбор режим и полного редактирования и только чтения. Полученную ссылку можно тут же скопировать в буфер и отправить коллегам для совместной работы:

По полученной ссылке другие пользователи смогут войти в общий документ и редактировать его одновременно с вами. Вы в реальном времени (задержка 1-2 секунды по ощущениям) сможете видеть кто и в каком месте листа сейчас работает — активные ячейки других пользователей наглядно помечаются цветом и всплывающими подсказками:

Всех участников редактирования также можно увидеть на иконках в правом верхнем углу окна:

И что совсем хорошо — никаких особых ограничений на применение инструментов Excel теперь в этом режиме совместного редактирования нет. Можете смело строить сводные таблицы, диаграммы, фильтровать или сортировать ваши данные и т.д. Единственное условие — файл должен быть в новом формате (xlsx, xlsm, xlsb, а не старый xls) и в книге не должно быть включенной защиты листов или ячеек.

В общем, реализовано все на порядок лучше, чем было в старых версиях.

Автосохранение: плюсы и минусы

Платой за быстроту обновления картинки на экране при совместной работе стало Автосохранение. Эта функция, будучи включенной, автоматически сохраняет ваш текущий файл после каждого действия, отправляя остальным участникам внесенные вами изменения. 

С одной стороны, это хорошо, ибо «на лету» синхронизирует все коллективные правки и отображает действия других пользователей в общей книге почти в реальном времени. Также эта функция позволяет легко откатиться к прошлым версиям книги, т.к. они автоматически сохраняются. С помощью команды Просмотреть все версии в строке заголовка:

… можно отобразить панель со всеми доступными предыдущими версиями файла и открыть любую из них:

С другой стороны, минусы у Автосохранения тоже есть:

• Далеко не всегда нужно сохранять изменения, которые вы вносите в книгу. Представьте себе, например, что вы открыли файл, чтобы проверить какую-то идею или вероятный сценарий. Внесли изменения, посмотрели на пересчитанный результат и потом просто хотите закрыть файл без сохранения, оставив его в исходном состоянии — с включенным Автосохранением такое уже невозможно. В такой ситуации теперь нужно сразу после открытия файла не забыть отключить Автосохранение, иначе все внесенные «на пробу» изменения останутся в документе навсегда.
• Автосохранение всегда по-умолчанию включено для всех файлов в облачных хранилищах и его статус («вкл» или «выкл») запоминается внутри каждого файла. Если оно мешает, то его придется отключать для каждого файла отдельно. Глобального переключателя, включающего или выключающего Автосохранение сразу для всего Excel нет (точнее, придется лезть в реестр Windows, что не каждому под силу)
• Из вкладки Файл пропали команды Сохранить и Сохранить как — теперь их заменяет Сохранить копию (Save a Copy):

  Вот это совсем жестко и, подозреваю, напугает многих пользователей с непривычки. Предупреждать надо!

Как отключить Автосохранение в Excel

Если вы не работаете в команде и новый режим совместного редактирования вам совершенно точно не нужен, а Автосохранение, наоборот, сильно мешает, то отключить его можно только путем редактирования реестра Windows. 

Предупреждение: реестр — это, своего рода, база данных со всеми внутренними настройками Windows и установленных программ. Редактирование реестра — это как нейрохирургия: разрезал на сантиметр правее, чем нужно — и человек вместо выздоровления оглох (Excel перестал запускаться и т.п.). Если вы никогда раньше не редактировали реестр, то лучше обратитесь к знакомым айтишникам. Кроме того, большинству корпоративных пользователей таких прав не дают по определению, поэтому придется обращаться к системным администраторам.

Если, все же, решились сделать все сами, то жмем на клавиатуре одновременно клавиши Win (с флагом) и R, в открывшееся окно пишем regedit и жмем ОК:

Затем на дереве в левой панели находим нужную ветку (папку) реестра:

HKEY_CURRENT_USERSOFTWAREMicrosoftOffice16.0Excel

Теперь щелкаем правой кнопкой мыши в правую панель окна и выбираем Создать (New) — Параметр типа DWORD:

Затем вводим имя параметра DontAutoSave и, открыв его двойным щелчком, его значение — :

Все, можно выдохнуть, закрыть редактор реестра и, для надежности, перезагрузиться. Автосохранение должно отключиться для всего Excel.

Ссылки по теме

• Создание резервных копий ценных файлов
• Статья про Автосохранение на сайте MSDN

В процессе работы над документом Excel нередко появляется необходимость подключиться к нему сразу нескольким людям. Причем очень часто их количество может исчисляться несколькими десятками. Поэтому вопрос совместной работы не ограничивается одним лишь подключением людей, поскольку они могут нередко вносить противоречивые изменения, которые нужно научиться быстро и эффективно править.

Кто это может сделать? Человек, имеющий статус главного пользователя. Одним словом, что нужно сделать для того, чтобы совместная работа с документом стала не просто возможной, но и эффективной?

Особенности работы с общим файлом Excel

Работа с общим файлом в Excel имеет свои особенности. Так, некоторые действия недоступны для пользователей:

1. Создание таблиц.
2. Управление сценариями, включая их просматривание.
3. Удаление листов.
4. Пользователи не имеют возможности соединять несколько ячеек или наоборот, разбивать ранее объединенные. 
5. Любые операции с XML данными.

Как можно обойти эти ограничения? Необходимо просто снять общий доступ, а потом его вернуть, когда появится такая необходимость.

Вот еще таблица с некоторыми задачами, которые возможно или невозможно выполнить, если вы работаете вместе с несколькими людьми над одной таблицей.

Как сделать совместный доступ к файлу Excel

Сначала нужно понять, какой файл необходимо сделать доступным для редактирования сразу несколькими людьми. Это может быть как новый файл, так и уже существующий. 

Настройка параметров

Все необходимые для создания совместного доступа к файлу в Excel действия находятся в разделе «Доступ к книге», который можно отыскать, перейдя на вкладку «Рецензирование».

Всплывет окно, в котором есть две вкладки. Нас интересует первая, которая открывается автоматически. Нам нужно поставить флажок возле пункта, отмеченного на скриншоте красным прямоугольником. С его помощью мы даем возможность нескольким пользователям управлять документом.

После того, как мы открыли доступ для редактирования, нам нужно его настроить. Для этого открываем вторую вкладку.

После внесения параметров подтверждаем свои действия. Для этого делаем левый клик по клавише «ОК». Совместный доступ может быть открытым для любой книги как новой, так и уже существующей. В первом случае нужно будет придумать имя для нее. 

После этого нужно сохранить файл на компьютере.

Важно! Формат должен быть таким, чтобы файл мог открыть каждый пользователь со своей версии электронных таблиц.

Открытие общего файла

Сохранить файл нужно на сетевом ресурсе или папке, к которой имеют доступ участники, которым нужно использовать этот файл. После того, как будет выбрана директория, нам осталось только нажать кнопку «Сохранить».

При этом недопустимо использование веб-сервера, чтобы сохранить общий файл. 

После выполнения всех описанных выше операций нужно проверить, получается ли подключать других людей. Для этого необходимо открыть вкладку «Данные» и там непосредственно под ней найти пункт «Подключения». Если на него нажать, появляется возможность изменить ссылки или связи. Если соответствующей кнопки нет, то нет связанных файлов.

Далее открывается вкладка «Состояние», с помощью которой возможно проверить связи. О том, что все хорошо, можно узнать по наличию кнопки «ОК».

Как открыть книгу Excel с совместным доступом

Excel позволяет также открыть книгу с совместным доступом. Чтобы это сделать, нужно нажать на кнопку Office. Когда появится всплывающая панель, нам необходимо выбрать пункт «Открыть» и выбрать ту книгу, которая будет использоваться для общего доступа. После этого опять нажимаем на кнопку Office, и открываем окно «Параметры Excel», которую можно найти внизу.

В левой части появившегося окна будет возможность выбрать категорию настроек, но нас интересует самая первая, где приводятся самые общие параметры.

Далее переходим в пункт «Личная настройка», где нужно указать данные, позволяющие отфильтровать пользователей – имя пользователя, никнейм.

После выполнения этих операций появляется возможность отредактировать информацию в документе или же добавлять какие-то данные. Не забудьте сохранить изменения после их внесения.

При этом могут иногда при сохранении появляться проблемы. Например, общий доступ открывается только для первого открытия, и при попытке открыть документ во второй раз программа выдает ошибку. Это может происходить по следующим причинам:

1. Если в одной и той же ячейке вносят данные сразу несколько участников. Или любую другую часть.
2. Формирование журнала изменений, из-за которого книга увеличивается в размере. Это приводит к неполадкам.
3. Пользователь был удален из совместного доступа. В таком случае сохранить изменения не получится только на его компьютере. 
4. Сетевой ресурс перегружен.

Чтобы исправить проблему, нужно предпринять следующие действия:

1. Удалить журнал изменений или стереть с него лишнюю информацию. 
2. Убрать лишнюю информацию внутри самого документа.
3. Перезапустить совместный доступ. 
4. Открыть документ Excel в другом офисном редакторе, а потом снова сохранить его в формате xls.

Правда, в последних версиях эта ошибка случается не так часто, как в старых.

Как посмотреть действия участников

В ходе совместной работы нужно постоянно следить, чтобы какой-то из участников чего-то не испортил. Поэтому нужно научиться понимать, какие действия были совершены кем-то из них. Для этого надо выполнить следующие действия.

1. Перейти на вкладку «Рецензирование», и там найти пункт «Исправления». В меню осуществляем выбор пункта «Выделить исправления».
   
2. Далее появится окно, в котором можно узнать, какие изменения были внесены пользователями. Этот список формируется автоматически. В том, что это действительно так, можно убедиться, посмотрев, стоит ли галочка возле соответствующего пункта этого диалогового окна.
   

    При этом в перечне в левом верхнем углу будут отображаться только те изменения, которые были осуществлены с момента последнего сохранения. Так сделано для удобства, всегда можно посмотреть более ранние правки в журнале.

3. Каждому участнику приписывается определенный цвет, по которому можно понять, кто внес изменения. Метки находятся в левом верхнем углу. Также можно настроить отслеживание изменений по времени, конкретному пользователю или в определенном диапазоне, а также отключить их выведение на экран.
   
4. При наведении мыши на ячейку, на которой стоит такая отметка, появляется небольшой блок, из которого можно понять, кем были внесены изменения.
   
5. Для внесения коррективов в правила отображения исправлений нужно вернуться в окно с настройками, после чего найти поле «По времени», где можно выставить точку отсчета для просмотра изменений. То есть, времени, с которого исправления будут отображаться. Можно установить период с момента последнего сохранения, настроить отображение всех исправлений за все время, исключительно не просмотренных или указать дату, с которой они будут отображаться.
   
6. Также можно регулировать отображение исправлений, внесенных лишь конкретным участником.
   
7. С помощью соответствующего поля можно настроить диапазон листа, в котором будет вестись журнал действий команды.

Также можно вносить и другие изменения, выставив соответствующие галочки в нужных местах.

Список изменений не лежит мертвым грузом. Главный пользователь может рецензировать правки других участников, подтверждая или отклоняя их. Как это сделать?

1. Перейти на вкладку «Рецензирование». Там находится меню «Исправления», где пользователь может управлять исправлениями. Во всплывающей панели нужно выбрать опцию «Принять/отклонить исправления», после чего будет показано окно, в котором отображаются исправления.
   
2. Отбор правок может осуществляться по тем же критериям, что были описаны ранее: по времени, конкретному пользователю или в определенном диапазоне. После установки необходимых параметров нажимается клавиша ОК.
3. Далее отобразятся все коррективы, которые соответствуют условиям, выставленным на предыдущем этапе. Можно согласиться с конкретной правкой или отклонить ее, нажав на соответствующую кнопку в нижней части окна. Также возможно пакетное принятие коррективов или их отклонение.
   

Теперь нужные коррективы были оставлены, а лишние – удалены.

Как удалить пользователя из файла Excel

Время от времени появляется необходимость убирать пользователей из совместного редактирования. Причин может быть огромное количество: им было дано другое задание, участник начал вносить правки с другого компьютера и так далее. Реализовать эту задачу в Excel вовсе несложно.

Сначала открываем вкладку «Рецензирование». Там находится группа «Изменения», где есть опция «Доступ к книге».

После этого на экране появится то же самое окно, которое мы видели ранее. С перечнем всех людей, которые могут вносить изменения в таблицу, можно ознакомиться на вкладке «Правка». Чтобы убрать пользователя, который нам не нужен в данный момент, нужно найти его в этом списке, выделить путем нажатия левой кнопки мыши и нажать на кнопку «Удалить», которая находится ниже.

Далее Эксель предупредит пользователя, что коррективы, внесенные этим участником, могут не быть сохранены, если в данный момент он вносит в книгу изменения. Если вы согласны, то нажимайте «ОК», и пользователя теперь в совместном использовании не будет.

Как ограничить использование общей книги

Самый лучший способ ограничить использование общей книги – это удалить пользователя. Если это не подходит, можно выставлять право на просмотр или редактирование книги конкретным участником.

При этом важно помнить, что некоторые ограничения встроены в совместное использование по умолчанию. Они были описаны выше. Давайте их вспомним, поскольку повторение – мать учения.

1. Запрещено создание умных таблиц, которые автоматически обновляют данные и имеют множество других возможностей.
2. Нельзя управлять сценариями. 
3. Есть встроенное ограничение на удаление листов, соединение или разъединение ячеек.
4. Выполнение всех операций с XML-данными. Простыми словами, есть ограничения на структурирование большого количества данных, в том числе, и редактирования их массивов. XML – это один из самых непонятных типов файлов для начинающих пользователей, но на самом деле, это все просто. С помощью файлов этого типа можно передавать данные, внося пакетные изменения в документ. 

Проще говоря, совместное редактирование дает возможность осуществлять стандартные операции с документом, но более профессиональные опции доступны лишь для одного человека. Это объясняется тем, что те же макросы или пакетные изменения с помощью XML несколько сложнее откатить. 

Отключение совместного доступа с последующим его включением – это еще один способ ограничения действий пользователей Excel. Можно внести нужные изменения самостоятельно, тем самым на время лишив других людей возможности что-то править.

Чтобы сделать это, необходимо выполнить следующие действия.

1. Открыть вкладку «Рецензирование», перейти на пункт «Исправления» и во всплывающем меню выбрать пункт «Выделить исправления».
2. После этого появляется окошко, в котором нужно снять отметки возле пунктов «Пользователем» и «В диапазоне».
3. После этого появляется журнал изменений, который необходим для бекапа данных.

После этого можно отключать совместный доступ. Для этого на той же вкладке на ленте нужно выбрать пункт «Доступ к книге» и снять отметку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».

Все, теперь совместный доступ отключен.

Таким образом, в Excel настроить совместное редактирование довольно легко. Конечно, есть некоторые ограничения, которые не дают использовать документ в полной мере. Но решаются они довольно просто, достаточно на время отключить совместный доступ, а потом его включить, когда нужные правки были внесены.

При разработке крупных проектов зачастую не хватает сил одного сотрудника. К такой работе привлекается целая группа специалистов. Естественно, что у каждого из них должен быть доступ к документу, который является объектом совместного труда. В связи с этим очень актуальным становится вопрос обеспечения одновременного коллективного доступа. Программа Excel имеет в своем распоряжении инструменты, которые могут его предоставить. Давайте разберемся в нюансах работы приложения Эксель в условиях одновременной работы нескольких пользователей с одной книгой.

Процесс совместной работы

Эксель может не только предоставить общий доступ к файлу, но решить некоторые другие задачи, которые появляются по ходу совместной работы с одной книгой. Например, инструменты приложения позволяют отслеживать изменения, производимые различными участниками, а также утверждать либо отклонять их. Выясним, что может предложить программа пользователям, столкнувшимся с подобной задачей.

Предоставление совместного доступа

Но начнем мы все же с выяснения вопроса, как предоставить общий доступ к файлу. Прежде всего, нужно сказать, что процедура включения режима совместной работы с книгой не может быть проведена на сервере, а только на локальном компьютере. Поэтому, если документ хранится на сервере, то, прежде всего, его нужно перенести на свой локальный ПК и там уже производить все нижеописанные действия.

1. После того, как книга создана, переходим во вкладку «Рецензирование» и жмем на кнопку «Доступ к книге», которая размещена в блоке инструментов «Изменения».



2. Затем активируется окно управления доступом к файлу. В нём следует установить галочку около параметра «Разрешить изменять книгу нескольким пользователям одновременно». Далее жмем на кнопку «OK» в нижней части окна.



3. Появляется диалоговое окно, в котором предлагается сохранить файл с внесенными в него изменениями. Щелкаем по кнопке «OK».

После указанных выше действий совместный доступ к файлу с разных устройств и под различными учетными записями пользователей будет открыт. На это указывает то, что в верхней части окна после названия книги отображается наименование режима доступа – «Общий». Теперь файл снова можно переносить на сервер.

Настройка параметров

Кроме того, все в том же окне доступа к файлу можно настроить параметры одновременной работы. Это можно сделать сразу же во время включения режима совместной работы, а можно отредактировать параметры чуть позже. Но, естественно ими управлять может только главный пользователь, который координирует общую работу с файлом.

1. Переходим во вкладку «Подробнее».



2. Тут можно указать, хранить ли журналы изменений, и если хранить, то какое время (по умолчанию включено 30 дней).

   Также тут определяется, как обновлять изменения: только при сохранении книги (по умолчанию) или через заданный промежуток времени.

   Очень важным параметром является пункт «Для противоречивых изменений». В нем указывается, как программа должна вести себя, если несколько пользователей одновременно редактируют одну и ту же ячейку. По умолчанию выставлено условие постоянного запроса, действия кого из участников проекта имеют преимущества. Но можно включить постоянное условие, при котором преимущество будет всегда у того, кто успел первым сохранить изменение.

   Кроме того, при желании можно отключить из личного представления параметры печати и фильтры, сняв галочки около соответствующих пунктов.

   После этого не забываем выполнить фиксацию внесенных изменений, нажав на кнопку «OK».

Открытие общего файла

Открытие файла, в котором включен совместный доступ, имеет некоторые особенности.

1. Запускаем Эксель и переходим во вкладку «Файл». Далее жмем на кнопку «Открыть».



2. Запускается окно открытия книги. Переходим в директорию сервера или жесткого диска ПК, где расположена книга. Выделяем её наименование и жмем на кнопку «Открыть».



3. Открывается общая книга. Теперь при желании мы сможем изменить имя, под которым будем представлены в журнале изменения файла. Переходим во вкладку «Файл». Далее перемещаемся в раздел «Параметры».



4. В разделе «Общие» имеется блок настроек «Личная настройка Microsoft Office». Тут в поле «Имя пользователя» можно поменять наименование своей учетной записи на любую другую. После того, как все настройки выполнены, жмем на кнопку «OK».

Теперь можно приступать к работе с документом.

Просмотр действий участников

Совместная работа предусматривает постоянный контроль и координацию действий всех участников группы.

1. Чтобы посмотреть действия, совершенные конкретным пользователем во время работы над книгой, находясь во вкладке «Рецензирование» кликаем по кнопке «Исправления», которая находится в группе инструментов «Изменения» на ленте. В открывшемся меню кликаем по кнопке «Выделить исправления».



2. Открывается окно просмотра исправлений. По умолчанию после того, как книга становится общей, автоматически включается отслеживание исправлений, о чем свидетельствует галочка, установленная напротив соответствующего пункта.

   Фиксируются все изменения, но на экране по умолчанию они отображаются в виде цветовых пометок ячеек в их левом верхнем углу, только со времени последнего сохранения документа одним из пользователей. Причем учитываются исправления всех пользователей на всем диапазоне листа. Действия каждого участника помечаются отдельным цветом.

   

   Если навести курсор на помеченную ячейку, откроется примечание, в котором указано, кем и когда было выполнено соответствующее действие.



3. Для того, чтобы изменить правила отображения исправлений, возвращаемся в окно настройки. В поле «По времени» доступны следующие варианты выбора периода просмотра исправлений:
   • отображение со времени последнего сохранения;
   • вся хранящиеся в базе исправления;
   • те, которые ещё не просмотрены;
   • начиная с конкретной указанной даты.

   

   В поле «Пользователем» можно выбрать конкретного участника, исправления которого будут отображаться, или оставить отображение действий всех пользователей, кроме себя.

   

   В поле «В диапазоне», можно указать конкретный диапазон на листе, на котором будут учитываться действия членов команды для отображения на вашем экране.

   Кроме того, установив галочки около отдельных пунктов можно включить или отключить выделение исправлений на экране и отображение изменений на отдельном листе. После того, как все настройки установлены, жмем на кнопку «OK».



4. После этого на листе действия участников будут отображаться с учетом введенных настроек.

Рецензирование действий пользователей

Главный пользователь имеет возможность применять или отклонять правки других участников. Для этого требуется совершить следующие действия.

1. Находясь во вкладке «Рецензирование», щелкаем по кнопке «Исправления». Выбираем пункт «Принять/отклонить исправления».



2. Далее открывается окно просмотра исправлений. В нем нужно произвести настройки отбора тех изменений, которые мы хотим утвердить или отклонить. Операции в данном окне выполняются по тому же типу, который мы рассматривали в предыдущем разделе. После того, как настройки внесены, жмем на кнопку «OK».



3. В следующем окне отображаются все исправления, которые удовлетворяют выбранным нами ранее параметрам. Выделив конкретное исправление в списке действий, и нажав соответствующую кнопку, расположенную внизу окна под перечнем, можно принять данный пункт или отказаться от него. Также существует возможность группового принятия или отказа от всех указанных операций.

Удаление пользователя

Существуют случаи, когда отдельного пользователя нужно удалить. Это может быть связано с тем, что он выбыл из проекта, так и чисто по техническим причинам, например, если учетная запись была внесена неправильно или участник начал работать с другого устройства. В Экселе существует такая возможность.

1. Переходим во вкладку «Рецензирование». В блоке «Изменения» на ленте жмем на кнопку «Доступ к книге».



2. Открывается уже знакомое нам окно управления доступа к файлу. Во вкладке «Правка» находится список всех пользователей, которые работают с этой книгой. Выделяем имя того, кого нужно убрать, и жмем на кнопку «Удалить».



3. После этого открывается диалоговое окно, в котором предупреждается, что если данный участник в этот момент редактирует книгу, то все его действия не будут сохранены. Если вы уверены в своем решении, то жмите кнопку «OK».

Пользователь будет удален.

Ограничения по использованию общей книги

К сожалению, одновременная работа с файлом в Экселе предусматривает целый ряд ограничений. В общем файле ни один из пользователей, включая главного участника, не может выполнять следующие операции:

• Создавать или изменять сценарии;
• Создавать таблицы;
• Разделять или объединять ячейки;
• Манипулировать с XML-данными;
• Создавать новые таблицы;
• Удалять листы;
• Производить условное форматирование и ряд других действий.

Как видим, ограничения довольно существенны. Если, например, без работы с XML-данными зачастую можно обойтись, то без создания таблиц работа в Экселе вообще не мыслится. Что же делать в том случае, если нужно создать новую таблицу, объединить ячейки или выполнить любое другое действие из вышеуказанного перечня? Выход есть, и он довольно простой: нужно временно отключить общий доступ к документу, выполнить нужные изменения, а затем подключить возможность совместной работы снова.

Отключение общего доступа

Когда работа над проектом закончена, или, в случае необходимости внесения изменений в файл, о списке которых мы говорили в предыдущем разделе, следует отключить режим совместной работы.

1. Прежде всего, все участники должны сохранить вносимые изменения и выйти из файла. С документом остается работать только главный пользователь.
2. Если нужно сохранить журнал операций после снятия общего доступа, то, находясь во вкладке «Рецензирование», кликаем по кнопке «Исправления» на ленте. В открывшемся меню выбираем пункт «Выделить исправления…».



3. Открывается окно выделения исправлений. Настройки тут нужно расставить следующим образом. В поле «Во времени» установить параметр «Все». Напротив наименований полей «Пользователем» и «В диапазоне» следует снять галочки. Аналогичную процедуру нужно провести и с параметром «Выделять исправления на экране». А вот напротив параметра «Вносить изменения на отдельный лист», наоборот, галочку следует установить. После того, как все вышеуказанные манипуляции выполнены, жмем на кнопку «OK».



4. После этого программа сформирует новый лист под названием «Журнал», в который будет внесена вся информация по редактированию данного файла в виде таблицы.



5. Теперь остается непосредственно отключить общий доступ. Для этого, расположившись во вкладке «Рецензирование», кликаем по уже знакомой нам кнопке «Доступ к книге».



6. Запускается окно управления общим доступом. Переходим во вкладку «Правка», если окно было запущено в другой вкладке. Снимаем галочку около пункта «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно». Для закрепления внесенных изменений жмем на кнопку «OK».



7. Открывается диалоговое окно, в котором предупреждается, что выполнение данного действия сделает невозможным совместное использование документа. Если вы твердо уверены в принятом решении, то кликните по кнопке «Да».

После вышеуказанных действий общий доступ к файлу будет закрыт, а журнал исправлений будет очищен. Информацию о ранее произведенных операциях теперь можно будет увидеть в виде таблицы только на листе «Журнал», если соответствующие действия по сохранению данной информации были проведены ранее.

Как видим, программа Эксель предоставляет возможность включения общего доступа к файлу и одновременной работы с ним. Кроме этого, с помощью специальных инструментов можно отслеживать действия отдельных участников рабочей группы. Данный режим имеет все-таки некоторые функциональные ограничения, которые, впрочем, можно обойти, временно отключив общий доступ и проведя необходимые операции в обычных условиях работы.

Перейти к содержимому

Всем привет!

На работе поставили задачу организовать общий доступ к таблицам Excel для одновременного редактирования несколькими сотрудниками предприятия, возможность оперативно посмотреть информацию если это потребуется, а так же внести поправки и другую важную информацию.К слову не все сотрудники сидят в одном здании, а на разных объектах и площадках, которым необходимо видеть информацию занесенную коллегами. В связи с этим было рассмотрено несколько вариантов для реализации доступа:

Microsoft Excel

Непосредственно штатным Excel который установлен у всех,но есть некоторые нюансы:

– Файл должен находится в одной сети (у нас все пользователи раскиданы по разным объектам)

– Некоторые задачи становятся недоступны (создавать таблицы Excel;создавать, менять или просматривать сценарии; удалять листы; объединять либо разделять ячейки.)

– Частая “блокировка” файла

– Не видно кто что делает, т.е. информация будет доступна только после сохранения файла. Один не приятный момент при работе с файлом – если вы записываете информацию в одну и ту же ячейку, при сохранении файла работает правило “кто последний тот и папа”)))))

Реализация делается следующим образом, заходим в “Рецензирование” и щелкаем по значку “Доступ к книге”.

После этих действий файл станет общим и даёт пользователям одновременное редактирование. В названии файла появится приписка [Общий]

При нажатии кнопки “Доступ к книге” может возникать ошибка:

Достаточно сделать по шагам что написано в диалоговом окне ошибки и она пропадёт!

И так что же мы увидим когда нажмем кнопку “Доступ к книге”?!

А увидим список пользователей которые работают в данный момент и не забудем так же поставить галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно»

Excel настроен для работы с общими документами 🙂

OneDrive

Стандартное облачное хранилище семейства Windows 8.08.110. Отказались сразу из-за:

• отличие операционных систем (большинство пользователей работают на windows 7)
• каждому пользователю необходимо было бы регистрировать учетную запись Microsoft
• различные версии Microsoft Office которые могут при неправильном использовании конфликтовать
• сложный механизм аутентификации для понимания конечного пользователя.

Google Docs (Гугл документы)

В Google многие моменты схожи с OneDrive, но еще есть и некоторые “подводные камни” которые усложняют настройку общего доступа, а именно:

1. для каждого пользователя необходимо устанавливать расширение Chrome “Редактирование файлов Office”
2. создание google аккаунта

Google первая компания которая запустила office online  из которого можно выделить online excel который позволяет работать в реальном режиме большому кол-ву пользователей многие компании уже давно работают в нем и в этом есть ряд преимуществ:

1. разграничение прав доступа на документ, страницу, столбцы
2. использование сложных формул и своих доработок

И мы склонялись конечно к легкому варианту (Google), но использования на работе яндекс сервисы как часть нашей внутренней инфраструктуры решили пойти по сложному пути и использовать то что предлагает яндекс.

У нас вся почта завязана на Яндекс.Коннект, у всех есть корпоративная почта, стоит Яндекс.Диск, всё между собой синхронизируется, нет необходимости быть в одной сети (достаточно иметь доступ к интернету), бэкапы можно сделать на раз два (просто сохранить файл на диск).

Настройка и получение общего доступа с помощью Excel Online через Яндекс

Изначально в яндекс диске создаем папку в какой будет лежать файлы для общего доступа и одновременной работы

и настраиваем доступ к этой папке путем ввода логина яндекс почты и ставим права на просмотр или полные права

после того как вы человека добавили к документу ему на почту придёт письмо  с принятием приглашения :

Нажимаем “Принять соглашение” и попадаем в веб-интерфейс Яндекс.Диска, в ту самую папку которую создал сисадмин , щелкаем два раза по папке и внутри папки Excel’ский файл

Далее просто нажимаем на файл, вверху появится черная полоска с функциями ,что можно сделать с данным файлом. Нас интересует функция “Редактировать” (в зависимости от прав доступа, та или иная функция может отсутствовать)

При нажатии данной функции попадаем в тело документа и можно начинать работать как в привычном Excel’е. Сохранение файла происходит автоматически и достаточно просто закрыть вкладку с названием таблицы.

Общий доступ настроен, все пользователи видят и могут редактировать Excel-таблицы!

Всем пока и хорошего дня!

UP 27.03.2019

Заметка от nibbl – первые проблемы при работе с Yandex Excel:

1. разграничение прав доступа очень “топорные” они даются только на папку, а не на документ (надеюсь в скором времени они это поправят потому как ОЧЕНЬ не удобно)
2. заметные тормоза при работе (хотя чему тут удивлять они используют пакет Microsoft 🙂 )
3. пока не хочу переходить на Гугл но если люди будут возмущаться то придется перейти. (камень в огород Яндекса, сырые продукты выпускают на рынок, один ямб чего стоит( ладно ждем и надеемся что все будет хорошо.)

Совместная работа с книгой Microsoft Excel

​Смотрите также​ чьи изменения имеют​ и разрешений конфликтов).​AlekseyF​ в которой была​ файл сохраняется как​ проблемы? Спасибо за​ отключен. Возможные причины​ макросы​ Однако для использования​ Excel, может отобразиться​ котором предупреждается, что​ снова.​Существуют случаи, когда отдельного​ возвращаемся в окно​.​ Щелкаем по кнопке​При разработке крупных проектов​ преимущества». Эта настройка​ этот вариант был​: Коллеги, прошу помощи!​ Книга Excel.​ копия. А нужно​ помощь.​

​ проблемы:​Запускать имеющиеся макросы, которые​

Процесс совместной работы

​ такой возможности нужна​ желтая панель с​ выполнение данного действия​Когда работа над проектом​ пользователя нужно удалить.​ настройки. В поле​Запускается окно открытия книги.​«OK»​ зачастую не хватает​ походу хранятся не​ идеален для меня,​ Увидел похожую тему,​burnn​ чтобы изменения сохранялись​Kreol2013​Одну и ту же​

Предоставление совместного доступа

​ не связаны с​ версия Excel, поддерживающая​ сообщением о том,​ сделает невозможным совместное​ закончена, или, в​ Это может быть​«По времени»​ Переходим в директорию​.​ сил одного сотрудника.​ в самой книге​ такая логика -​ решил написать сюда,​: Проблема — после​ именно в данной​: Если вы не​ часть документа редактируют​ недоступными задачами​ совместное редактирование. В​ что используется режим​

1. ​ использование документа. Если​ случае необходимости внесения​ связано с тем,​​доступны следующие варианты​​ сервера или жесткого​После указанных выше действий​​ К такой работе​​ а в Excel​ то что мне​​ если нужно открывать​​ «настройки» параметров безопасности​

   

2. ​ книге.​ гнушаетесь онлайн ресурсов​ несколько пользователей. К​Изменять или удалять формулы​ настоящее время совместное​​ защищенного просмотра. В​ вы твердо уверены​​ изменений в файл,​ что он выбыл​​ выбора периода просмотра​​ диска ПК, где​ совместный доступ к​

   

3. ​ привлекается целая группа​ ?​ нужно. но когда​ новую тему, прошу​ шары (швундувс кривой​​интересный факт: Когда​​ и у вас​

​ примеру, вбивают разные​ массива​ редактирование поддерживается в​ таком случае нажмите​ в принятом решении,​ о списке которых​ из проекта, так​ исправлений:​ расположена книга. Выделяем​ файлу с разных​ специалистов. Естественно, что​The_Prist​​ я начал пробовать​​ прощения.​ капец) — после​ в файле сохранил​

Настройка параметров

​ есть аккаунты на​ данные в одну​Пользоваться существующими формулами​ Excel для Android,​ кнопку​ то кликните по​ мы говорили в​ и чисто по​отображение со времени последнего​ её наименование и​ устройств и под​ у каждого из​: Не буду описывать​ функцию общего доступа​Суть проблемы: На​

1. ​ неудачных попыток это​​ изменения коллега, у​​ gmail.com Вы можете​

   

2. ​ ячейку. Возникает блокировка.​Добавлять в форму данных​ Excel для iOS,​Разрешить редактирование​ кнопке​ предыдущем разделе, следует​

   ​ техническим причинам, например,​ сохранения;​ жмем на кнопку​ различными учетными записями​ них должен быть​ принципы работы книг​

   ​ на рабочей книге​ локальном сервере есть​​ сделать хотябы как-то,​​ которого в сети​ легко выйти из​Во время пользования совместным​ новую информацию​ Excel Mobile и​.​«Да»​ отключить режим совместной​ если учетная запись​вся хранящиеся в базе​«Открыть»​ пользователей будет открыт.​ доступ к документу,​ в общем доступе.​ — началась магия…​ файл Excel с​

   ​ открыл общий доступ​ права администратора, все​ положения за счет​ файлом ведется журнал​Искать информацию в форме​ Excel 2016 для подписчиков​

   ​В правом верхнем углу​.​ работы.​ была внесена неправильно​​ исправления;​​.​

Открытие общего файла

​ На это указывает​ который является объектом​ Они весьма глючны​

1. ​ я точно так​ возможностью совместного пользования.Часть​​ — после этих​​ сохранилось именно в​ облачного сервиса. Групповое​​ изменений (кто входил,​​ данных​

   

2. ​ Office 365. Если у​ нажмите​После вышеуказанных действий общий​Прежде всего, все участники​ или участник начал​те, которые ещё не​Открывается общая книга. Теперь​​ то, что в​​ совместного труда. В​

   

3. ​ и, насколько знаю,​ же включил данную​ листов файла заполняется​ всех манипуляций у​ данном файле. А​ редактирование в режиме​ когда, что делал).​​​​ пользователя нет нужной​Поделиться​​ доступ к файлу​​ должны сохранить вносимые​

   

4. ​ работать с другого​​ просмотрены;​​ при желании мы​​ верхней части окна​​ связи с этим​​ давно не дорабатывались.​​ ф-цию но теперь​ пользователями, часть макросом​ конкретного пользователя появились​ у коллеги, который​ реального времени.​ Книга увеличивается. Начинает​​Сначала определяемся, какую книгу​​ версии приложения, он​

​.​ будет закрыт, а​

Просмотр действий участников

​ изменения и выйти​ устройства. В Экселе​начиная с конкретной указанной​ сможем изменить имя,​

1. ​ после названия книги​ очень актуальным становится​ Сейчас Microsoft кинул​ файл ведет себя​ из хранилища БД.​​ проблемы с открытием​​ простой пользователь сети,​​вводный курс по​​ «глючить».​ мы «откроем» для​​ может нажать кнопку​​В поле​ журнал исправлений будет​ из файла. С​​ существует такая возможность.​​ даты.​

   

2. ​ под которым будем​ отображается наименование режима​ вопрос обеспечения одновременного​ силы на разработку​ абсолютно рандомно и​ При этом те​ файла с общим​ получилось сохранить лишь​

   ​ формулам в google​Удалили кого-то из пользователей,​ редактирования сразу несколькими​Редактировать книгу​Пригласить пользователей​ очищен. Информацию о​ документом остается работать​Переходим во вкладку​В поле​ представлены в журнале​ доступа –​ коллективного доступа. Программа​ облачных сервисов и​ непредсказуемо:​ данные которые подтягиваются​

   

   ​ доступом, и его​ копию.​ написанный лично мною,​ но пока ему​ участниками. Создаем новый​в Excel Online​

   

3. ​введите адреса электронной​ ранее произведенных операциях​ только главный пользователь.​«Рецензирование»​​«Пользователем»​​ изменения файла. Переходим​«Общий»​ Excel имеет в​
   • ​ общий доступ явно​когда оба пользователя изменяют​
   • ​ из хранилища являются​ сохранинем, если все​
   • ​на форуме нашла​ а также благодаря​
   • ​ не сказали об​ файл и наполняем​

   

   ​ и выбрать пункт​​ почты, разделяя их​​ теперь можно будет​Если нужно сохранить журнал​. В блоке​можно выбрать конкретного​ во вкладку​. Теперь файл снова​

   

   ​ своем распоряжении инструменты,​​ не в приоритете.​​ одну и туже​ необходимой справочной информацией​ же удалось зайти…то​ такую информацию: «​ этому форуму при​ этом. Тогда блокировка​

   ​ его информацией. Либо​Изменить в браузере​ точкой с запятой.​ увидеть в виде​ операций после снятия​«Изменения»​ участника, исправления которого​«Файл»​ можно переносить на​ которые могут его​​По сути файлы​​ ячейку, затем каждый​

   

4. ​ и пользователь не​ открывался то не​Данные организованны в таблицах.​ разъяснении некоторых сложных​

Рецензирование действий пользователей

​ может появиться только​ открываем существующий.​.​ Не забудьте выбрать​ таблицы только на​

1. ​ общего доступа, то,​​на ленте жмем​​ будут отображаться, или​​. Далее перемещаемся в​​ сервер.​​ предоставить. Давайте разберемся​​ Excel вообще не​

   

2. ​ сохраняет книгу и​ должен иметь возможность​ открывался…​ При предоставлении общего​ вопросов отправил в​ на его компьютере.​Переходим на вкладку «Рецензирование».​Совместный доступ в Microsoft​ параметр​ листе​ находясь во вкладке​ на кнопку​ оставить отображение действий​ раздел​​Кроме того, все в​​ в нюансах работы​

   

3. ​ предназначены для совместной​ у каждого пользователя​ править эти листы.​Решение — создал​ доступа есть ограничения.​ личку. При необходимости​Большая нагрузка на сетевой​ Диалоговое окно «Доступ​ Excel дает возможность​Может вносить изменения​«Журнал»​«Рецензирование»​«Доступ к книге»​ всех пользователей, кроме​«Параметры»​

Удаление пользователя

​ том же окне​ приложения Эксель в​ работы. Для этого​ сохраняются только его​ Соответственно когда запускается​ учетку на компьютере-хосте,​ Т.е. нельзя дать​ могу консультировать.​ ресурс.​ к книге».​ работать с одним​. Когда все будет​, если соответствующие действия​, кликаем по кнопке​

1. ​.​​ себя.​​.​​ доступа к файлу​​ условиях одновременной работы​ есть Access. А​​ данные т.е. у​​ макрос для загрузки​

   

2. ​ на которой шара​ общий доступ если​KuklP​Что можно сделать, если​​Управление доступом к файлу​​ файлом сразу нескольким​ готово, нажмите кнопку​ по сохранению данной​«Исправления»​Открывается уже знакомое нам​В поле​В разделе​​ можно настроить параметры​​ нескольких пользователей с​

   

3. ​ в Excel эта​ них не обновляются​ данных из ХД​ — и при​ данные организованны в​: Варианты:​ совместный доступ к​ – правка. Ставим​ пользователям. Десять-двадцать человек​Поделиться​ информации были проведены​​на ленте. В​​ окно управления доступа​

​«В диапазоне»​

Ограничения по использованию общей книги

​«Общие»​ одновременной работы. Это​ одной книгой.​ фишка лишь так,​ данные, внесенные другим​ появляется ошибка, так​ подключении шары на​ форме таблиц.​- Не использовать​

• ​ файлу файл заблокирован:​
• ​ галочку напротив «Разрешить​
• ​ на разных компьютерах​
• ​.​
• ​ ранее.​
• ​ открывшемся меню выбираем​
• ​ к файлу. Во​, можно указать конкретный​

​имеется блок настроек​ можно сделать сразу​Скачать последнюю версию​ поиграться.​ пользователем.а когда они​ как на листах​ клиентском компе (где​Конечно можно открыть​ совместный доступ;​Почистить либо удалить журнал​ изменять файл нескольким​ одновременно вносят какие-то​Совет:​Как видим, программа Эксель​ пункт​ вкладке​ диапазон на листе,​«Личная настройка Microsoft Office»​ же во время​ Excel​В общем случае​ заново откроют эту​ стоит защита от​

Отключение общего доступа

​ были проблемы) -​ такой файл по​- Не использовать​ изменений.​ пользователям одновременно».​ данные в один​ Если вы хотите отправить​ предоставляет возможность включения​«Выделить исправления…»​

1. ​«Правка»​ на котором будут​. Тут в поле​ включения режима совместной​Эксель может не только​ в настройках(на вкладке​
2. ​ книгу то увидят​ пользователя. Прошу опытные​ поставил галочку «исп.​ сети, внести изменения,​​ макросы.​​Почистить содержимое файла.​​Переходим к инструменту «Подробнее»,​​ документ. Где находится​ ссылку самостоятельно, нажмите​ общего доступа к​​.​​находится список всех​

   

3. ​ учитываться действия членов​«Имя пользователя»​ работы, а можно​ предоставить общий доступ​​ Подробнее окна Доступ​​ данные только одного​​ головы, откликнитесь))!​​ другие данные для​​ но файл будет​​- Использовать Access,​​Отменить, а потом снова​​ чтобы настроить параметры​ определенная информация, работают​ кнопку​ файлу и одновременной​​Открывается окно выделения исправлений.​​ пользователей, которые работают​ команды для отображения​​можно поменять наименование​ отредактировать параметры чуть​​ к файлу, но​ к книге) есть​ пользователя (получается что​The_Prist​ входа» — зашел​​ сохранен как копия.​​ он больше приспособлен​

   

4. ​ активировать совместный доступ.​ многопользовательского редактирования.​ определенные формулы.​​Поделиться​​ работы с ним.​ Настройки тут нужно​ с этой книгой.​ на вашем экране.​ своей учетной записи​

   

5. ​ позже. Но, естественно​ решить некоторые другие​ пункт, отвечающий за​ данные второго пользователя​​: А чем помогать-то?​​ под этой учеткой​Самое простое решение,​​ для совместного доступа.​​Открыть книгу xls в​

   

6. ​Нажимаем ОК. Если мы​«Главный пользователь» имеет возможность​в правом верхнем​​ Кроме этого, с​​ расставить следующим образом.​ Выделяем имя того,​Кроме того, установив галочки​ на любую другую.​​ ими управлять может​ задачи, которые появляются​​ разрешение конфликтов и​ вообще пропали).​ У Вас идет​​ и всё, проблемы​​ это перевести из​

   

7. ​Vovchik22​ OpenOffice. И снова​ открываем общий доступ​ отслеживать действия рабочей​ углу экрана, а​ помощью специальных инструментов​ В поле​ кого нужно убрать,​ около отдельных пунктов​​ После того, как​​ только главный пользователь,​

​ по ходу совместной​ кто имеет преимущество​иногда при одновременном открытии​ попытка вставки данных​ не стало, правда​ таблиц в диапазоны.​: Не использовать макросы​ сохранить ее в​ к новой книге,​ группы, добавлять/удалять участников,​​ затем выберите элементы​​ можно отслеживать действия​«Во времени»​ и жмем на​ можно включить или​

​ все настройки выполнены,​ который координирует общую​ работы с одной​ изменений. При этом​ книги ругается что​ на защищенный лист.​ думаю как справиться​» в теме​ не возможно ,​ xls.​ то выбираем ей​ редактировать противоречивые изменения.​Копировать ссылку​ отдельных участников рабочей​установить параметр​ кнопку​ отключить выделение исправлений​

​ жмем на кнопку​

lumpics.ru

Предоставление доступа к книге Excel другим пользователям

​ работу с файлом.​ книгой. Например, инструменты​ если два пользователя​ файл заблокирован другим​ Либо изменяйте параметры​ с этими правами​ «Как организовать общий​

​ так как и​

1. ​Замечено, что запись «Файл​​ название. Если совместное​​ Как настроить совместную​

2. ​ >​ группы. Данный режим​​«Все»​​«Удалить»​

3. ​ на экране и​

4. ​«OK»​

5. ​Переходим во вкладку​​ приложения позволяют отслеживать​​ будут редактировать реально​

​ пользователем и может​ защиты ячеек так,​ в швиндувс…Ну почему​

Шаг 1. Отправка книги

​ доступ, когда данные​ совместный доступ, в​ заблокирован» реже появляется​ пользование предполагается для​ работу в Excel.​Просмотр и редактирование​

Шаг 2. Предоставление общего доступа

1. ​ имеет все-таки некоторые​. Напротив наименований полей​.​ отображение изменений на​

2. ​.​​«Подробнее»​​ изменения, производимые различными​ одну и ту​​ быть открыт только​​ чтобы код мог​ он такой швиндувс?​​ организованны в таблицах,​​ них вся суть​

3. ​ в новейших версиях​​ существующего файла –​​В книге Excel со​

4. ​.​ функциональные ограничения, которые,​«Пользователем»​После этого открывается диалоговое​ отдельном листе. После​Теперь можно приступать к​.​ участниками, а также​​ же ячейку -​​ для чтения (хотя​

5. ​ в них данные​ ;(​​ а не в​​ файла и вся​

6. ​ Excel.​​ жмем ОК.​​ совместным доступом не​Если на предыдущем шаге​ впрочем, можно обойти,​и​ окно, в котором​​ того, как все​​ работе с документом.​Тут можно указать, хранить​​ утверждать либо отклонять​​ приоритет этот вступит​

   ​ ф-ция общего доступа​​ вставить, либо отключайте​Юрий М​ диапазонах.»​​ работа строиться на​​На вкладке «Рецензирование» открываем​Открываем меню Microsoft Office.​ все задачи можно​​ вы нажали кнопку​​ временно отключив общий​​«В диапазоне»​​ предупреждается, что если​

7. ​ настройки установлены, жмем​Совместная работа предусматривает постоянный​ ли журналы изменений,​ их. Выясним, что​ в силу. И​ включена)​ защиту вовсе. В​: Ну и зачем​если это правда,​ них.​ меню «Доступ к​

Шаг 3. Другие пользователи могут открыть файл

​ Выбираем команду «Сохранить​​ выполнять.​​ «Поделиться», то каждый​ доступ и проведя​следует снять галочки.​ данный участник в​ на кнопку​ контроль и координацию​ и если хранить,​ может предложить программа​ при этом запишутся​иногда при сохранении все​​ общем доступе менять​​ всё отформатировали жирным?​​ то 1. какая​​Подскажите, а есть​ книге».​ как». Выбираем тот​Нельзя:​​ пользователь получит сообщение​​ необходимые операции в​​ Аналогичную процедуру нужно​​ этот момент редактирует​

​«OK»​​ действий всех участников​ то какое время​ пользователям, столкнувшимся с​ данные только того,​ таки обнаруживается конфликт​ параметры защиты нельзя​​швиндувс — это​​ разница между диапазоном​​ ли какой-то другой​​В разделе «Правка» мы​​ формат файла сохранения,​​Создавать таблицы Excel.​ электронной почты. Сообщение​ обычных условиях работы.​

​ провести и с​ книгу, то все​.​ группы.​ (по умолчанию включено​ подобной задачей.​ на чьей стороне​ и предлагает сохранить​ — только до​ Вы про что?​ и таблицой и​ выход, кроме онлайн​ видим перечень пользователей.​ который «пойдет» на​Создавать, менять или просматривать​ будет отправлено с​Автор: Максим Тютюшев​​ параметром​​ его действия не​После этого на листе​​Чтобы посмотреть действия, совершенные​​ 30 дней).​

support.office.com

Совместный доступ к файлу Excel одновременно

​Но начнем мы все​ преимущество. Данные второго​ данные какого-то пользователя.​ установки общего доступа.​burnn​ 2. как перевести​ ресурсов? На данный​Выбираем имя – нажимаем​ всех пользовательских компьютерах.​ сценарии.​ вашего адреса электронной​

​Предоставить доступ к книге​«Выделять исправления на экране»​ будут сохранены. Если​ действия участников будут​ конкретным пользователем во​Также тут определяется, как​

Особенности работы с общим файлом

​ же с выяснения​ пользователя записаны не​вообщем вариантов поведения​vikttur​

​: чтобы лучче видно​

• ​ из таблиц в​
• ​ момент интересует вопрос​ «Удалить».​
• ​Местом сохранения выбираем сетевой​
• ​Удалять листы.​
• ​ почты. Вы получите​ другим пользователя можно​. А вот напротив​

​ вы уверены в​ отображаться с учетом​ время работы над​ обновлять изменения: только​

​ вопроса, как предоставить​ будут вообще. По​ на самом деле​

​: Создайте отдельную тему​	​ было, ой, опять​
​ диапазоны.​ именно если файл​	​Перед удалением проверьте, что​
​ ресурс / сетевую​Объединять либо разделять ячейки.​	​ его копию, так​
​ прямо из Excel.​ параметра​	​ своем решении, то​ введенных настроек.​
​ книгой, находясь во​ при сохранении книги​	​ общий доступ к​ крайней мере закладывался​
​ много, если необходимо,​FactoREAL​	​ отформатировал текст ;​пожалуйста помогите​
​ лежит на локальном​	​ пользователи закончили работу​
​ папку, которую откроют​Работать с XML-данными (импортировать,​	​ что будете знать,​
​ Вы можете разрешить​«Вносить изменения на отдельный​	​ жмите кнопку​
​Главный пользователь имеет возможность​ вкладке​	​ (по умолчанию) или​ файлу. Прежде всего,​
​ именно такой алгоритм.​ могу расписать подробнее.​	​: Добрый день. подскажите​ (​KuklP​
​ доступе​ с файлом.​	​ предполагаемые участники. Нажимаем​
​ добавлять, обновлять, удалять​ как оно выглядит.​	​ им редактировать книгу​ лист»​

​«OK»​

Как сделать совместный доступ к файлу Excel?

​ применять или отклонять​«Рецензирование»​ через заданный промежуток​ нужно сказать, что​Т.е. если указано​ но суть в​ пожалуйста, кто в​

1. ​швиндувс — операционная​: Преобразовать. Прикрепленные файлы​Kreol2013​
2. ​Все пользователи должны сохранить​ «Сохранить».​ и т.д.).​Если вы нажали кнопку​ или только просматривать​
3. ​, наоборот, галочку следует​.​ правки других участников.​
4. ​кликаем по кнопке​ времени.​ процедура включения режима​ ранее сохраненные -​ том, что я​ курсе, как правильно​ система швиндовс от​ 2013-08-18_224827.gif (56.58 КБ)​
5. ​: Если бы, Вы,​ информацию и закрыть​Внимание! Нельзя использовать для​Выход: отключить общий доступ​Поделиться​ ее.​
6. ​ установить. После того,​Пользователь будет удален.​ Для этого требуется​«Исправления»​Очень важным параметром является​

​ совместной работы с​ то кто первый​ не могу уловить​

​ работать с функцией​ майкрософт — хороша​

1. ​Kedr Iohan​
2. ​ описали проблему более​ общий файл. Если​ сохранения общего файла​ – выполнить запрещенную​, пользователи получат сообщение​
3. ​Windows macOS ​ как все вышеуказанные​К сожалению, одновременная работа​ совершить следующие действия.​, которая находится в​

Открытие книги с совместным доступом

1. ​ пункт​
2. ​ книгой не может​
3. ​ сохранил, тот и​
4. ​ закономерности, от чего​ общего доступа к​ только на уровне​: Как вытащить вкладку​ раскованно, то возможно​ необходимо оставить журнал,​
5. ​ веб-сервер.​ задачу – снова​ с предложением открыть​Нажмите кнопку​

​ манипуляции выполнены, жмем​ с файлом в​Находясь во вкладке​

​ группе инструментов​«Для противоречивых изменений»​ быть проведена на​ прав. Если указано​ зависит то или​ книге ? может​ игр.​ Конструктор Excel 2017​ и нашлись бы​ соблюдаем инструкцию:​

1. ​Теперь проверим и обновим​ включить доступ.​ файл. Они могут​Поделиться​ на кнопку​ Экселе предусматривает целый​
2. ​«Рецензирование»​«Изменения»​. В нем указывается,​ сервере, а только​ запрашивать — тут​ иное поведения книги.​
3. ​ быть видели грамотную​Юрий М​(А когда преобразую,​ методы, а так,​Вкладка «Рецензирование» — «Исправления»​ ссылки:​
4. ​Совместное пользование ограничивает для​ щелкнуть ссылку, чтобы​

​.​«OK»​ ряд ограничений. В​

1. ​, щелкаем по кнопке​на ленте. В​
2. ​ как программа должна​
3. ​ на локальном компьютере.​ все ясно.​
4. ​ при равных условиях​ и подробную статью,​: Отформатируйте «обратно» :-)​ данные можно же​

​ увы.​ — «Выделить исправления».​Вкладка «Данные». «Подключения».​ участников еще ряд​

Как удалить пользователя

1. ​ открыть книгу. Книга​Выберите разрешения и нажмите​.​
2. ​ общем файле ни​«Исправления»​
3. ​ открывшемся меню кликаем​ вести себя, если​

​ Поэтому, если документ​FactoREAL​ иногда возникает одна​

Как отключить режим совместного доступа в Excel

​ где описывалась логика​Швиндовс не знаю​ будет изменять другим​Для чего вам​Устанавливаем параметры «Исправлений». По​

1. ​Изменить ссылки / изменить​ задач:​
2. ​ откроется в Excel​ кнопку​После этого программа сформирует​ один из пользователей,​. Выбираем пункт​ по кнопке​ несколько пользователей одновременно​ хранится на сервере,​
3. ​: В общем эта​ ситуация, а иногда​ работы этой функции.​

​ — знаю Windows.​ пользователям?)​ макросы в общем​ времени – «все».​ связи. Если такая​Недопустимо​ Online в браузере.​Применить​

​ новый лист под​ включая главного участника,​«Принять/отклонить исправления»​

exceltable.com

Совместный доступ с возможностью одновременного редактирования.

​«Выделить исправления»​​ редактируют одну и​ то, прежде всего,​ ф-ция сильно глючная​ другая. толи у​ всё что я​ Не нравится -​Kedr Iohan​ доступе? пересчитывать формулы?​ Галочки напротив «Пользователем»​ кнопка отсутствует, в​Реально​ Пользователи смогут приступить​.​ названием​

​ не может выполнять​​.​.​ ту же ячейку.​ его нужно перенести​ что бы использовать​ меня чтото банально​ находил сводится к​ не пользуйтесь -​: Excel 2007​ Или разносить данные?​
​ и «В диапазоне»​ листе нет связанных​Вставлять либо удалять группу​ к редактированию в​Добавьте пользователей.​«Журнал»​ следующие операции:​Далее открывается окно просмотра​Открывается окно просмотра исправлений.​

​ По умолчанию выставлено​​ на свой локальный​
​ ее в реальных​ глючит, толи я​
​ тому что «включите​ кто заставляет?​
​KuklP​ Или еще какие-то​ сняты. Напротив «вносить​

​ файлов.​​ ячеек​ браузере, выбрав​При желании введите сообщение.​, в который будет​Создавать или изменять сценарии;​ исправлений. В нем​ По умолчанию после​ условие постоянного запроса,​
​ ПК и там​ задачах ?​ что-то настраиваю или​ функцию — профит.​burnn​: Установите курсор в​ мега задачи?​ изменения на отдельный​

​Переходим на вкладку «Состояние»,​​Добавлять строку или столбец​Редактировать книгу​Нажмите кнопку​ внесена вся информация​Создавать таблицы;​ нужно произвести настройки​
​ того, как книга​ действия кого из​ уже производить все​Johny​ использую не правильно.​ теперь вы можете​

​: Например…Начальство, и пользователи,​​ любое место таблицы​Юрий М​ лист» — стоит.​ чтобы проверить имеющиеся​Добавлять либо изменять условные​

​ >​​Отправить​ по редактированию данного​Разделять или объединять ячейки;​ отбора тех изменений,​ становится общей, автоматически​ участников проекта имеют​ нижеописанные действия.​: Это очень глючная​ а мне в​ одновременно редактировать файл».​ которые (некоторые) не​ и вкладка Конструктор​: Макросы в книге​ Жмем ОК.​ связи. На работоспособность​ форматы​

​Изменить в браузере​​.​
​ файла в виде​Манипулировать с XML-данными;​ которые мы хотим​ включается отслеживание исправлений,​ преимущества. Но можно​После того, как книга​ штука. Один раз​ идеале нужно что​ проблема в том,​
​ хотят вообще ничего​ появится автоматически. Если​ с общим доступом​Откроется Журнал изменений. Его​ связей указывает кнопка​Работать с существующими форматами​. Если они захотят​Чтобы поделиться книгой, нужно​ таблицы.​Создавать новые таблицы;​ утвердить или отклонить.​
​ о чем свидетельствует​ включить постоянное условие,​​ создана, переходим во​ я жёстко поплатился.​ бы всё работало​ что я не​ учить нового, так-что​ это действительно таблица.​ работают. Другой вопрос​
​ можно сохранить либо​ ОК.​Включать или изменять инструмент​ открыть ее в​ выполнить всего три​
​Теперь остается непосредственно отключить​Удалять листы;​ Операции в данном​​ галочка, установленная напротив​ при котором преимущество​ вкладку​ Долго делали совместно​ как было описано​ могу понять по​
​ да, ситуация в​[email protected]​ — ЧТО эти​ распечатать.​Открываем меню Microsoft Office.​ «Проверка данных»​ приложении Excel, они​
​ простых шага.​

​ общий доступ. Для​​Производить условное форматирование и​ окне выполняются по​

​ соответствующего пункта.​​ будет всегда у​«Рецензирование»​
​ отчёт. Уже вечерело,​ в самом начале,​ какому принципу работает​ общем заставляет, так​

​: Для Vovchik22:​​ макросы делают?​

​Чтобы отключить совместный доступ​​Нажимаем «Открыть».​Работать с существующими настройками​ смогут выбрать​В веб-браузере сохраните существующую​ этого, расположившись во​

​ ряд других действий.​​ тому же типу,​
​Фиксируются все изменения, но​ того, кто успел​
​и жмем на​ и вдруг -​ но подобного поведения​ данная функция (основная​
​ что я имею​Макросы в книге​Vovchik22​ к файлу Excel,​Выбираем общую книгу.​ проверки​Редактировать книгу​ книгу или создайте​ вкладке​
​Как видим, ограничения довольно​

​ который мы рассматривали​​ на экране по​
​ первым сохранить изменение.​
​ кнопку​ бац! — ошибка.​ книги я совсем​ идея мне понятна,​ право жаловаться на​ общего доступа работают.​

​: Ок, файл содержит​​ на вкладке «Рецензирование»​Когда книга открыта, нажимаем​Создавать или редактировать диаграммы,​>​ новую в OneDrive,​«Рецензирование»​ существенны. Если, например,​ в предыдущем разделе.​ умолчанию они отображаются​Кроме того, при желании​«Доступ к книге»​ Всё, что мы​ не смог добиться,​ мне не понятны​ эту кривую ОС.​Исключение — макросы,​ модули которые позволяют​
​ нажать «Доступ к​ на кнопку Microsoft​ сводные отчеты​Изменить в Excel​ OneDrive для бизнеса​, кликаем по уже​ без работы с​ После того, как​ в виде цветовых​ можно отключить из​, которая размещена в​ делали — всё​ я даже не​ нюансы работы).​Антон​ выполняющие действия, которые​ вносить в него​ книге» и снять​

​ Office. Переходим на​​Работать с имеющимися диаграммами​.​
​ или библиотеке SharePoint​ знакомой нам кнопке​

​ XML-данными зачастую можно​​ настройки внесены, жмем​ пометок ячеек в​ личного представления параметры​ блоке инструментов​
​ пропало. С тех​ понимаю как мне​я для теста​: Ну так пользуйтесь​ запрещены в книгах​

​ данные, их вносят​​ галочку напротив «Разрешить​
​ вкладку «Параметры Excel»​ и сводными таблицами​Совет:​ Online.​«Доступ к книге»​

​ обойтись, то без​​ на кнопку​ их левом верхнем​ печати и фильтры,​«Изменения»​ пор этой штукой​ удалось так сделать​ попробовал данную функцию​ онлайн екселем и​ с общим доступом.​

​ одновременно 8 человек​​ изменять файл нескольким​ (в нижней части​Вставлять или редактировать рисунки​
​ Пользователи, у которых установлена​Щелкните имя отправленного файла,​.​ создания таблиц работа​«OK»​ углу, только со​ сняв галочки около​.​ никогда не пользуюсь​ в первый раз​ в пустом файле​ проблемы пропадут все.​Например, у вас​ и после каждого​ пользователям».​ меню).​

​ и графические объекты​​ последняя версия Excel 2016​ чтобы открыть его.​Запускается окно управления общим​ в Экселе вообще​.​ времени последнего сохранения​
​ соответствующих пунктов.​Затем активируется окно управления​ и другим не​ на тестовом файле…​ и логика работы​Я что-то не​ защищена структура книги​ внесения обновляют файл​В списке должен остаться​«Общие» — «Личная настройка»​Просматривать имеющиеся рисунки и​ для подписчиков Office 365,​ Книга откроется на​ доступом. Переходим во​ не мыслится. Что​В следующем окне отображаются​ документа одним из​После этого не забываем​ доступом к файлу.​ советую.​ буду рад любым​ была такая: два​

​ совсем понимаю, у​​ (т.е. нельзя добавить/скрыть/удалить​ , чтобы остальные​ один пользователь –​ — «Имя пользователя».​ графические объекты​ могут открыть файл​ новой вкладке веб-браузера.​ вкладку​ же делать в​ все исправления, которые​ пользователей. Причем учитываются​ выполнить фиксацию внесенных​ В нём следует​The_Prist​

​ подсказкам и размышлениям​​ пользователя одновременно изменили​

planetaexcel.ru

Общий доступ к книге

​ вас спец ексель​​ листы), а макрос​ видели оперативно инфо.​ Вы.​ Вводим опознавательную информацию​Вставлять или менять гиперссылки​ напрямую в приложении​Нажмите кнопку​«Правка»​ том случае, если​ удовлетворяют выбранным нами​ исправления всех пользователей​ изменений, нажав на​ установить галочку около​: Когда меня спрашивают​ на эту тему​ одну и туже​ чтоли? с макросами​ пытается выполнить операцию​ Там есть как​Vovchik22​ (имя, ник-нейм).​Переходить по имеющимся гиперссылкам​ Excel: выбрать​Изменить в Excel​
​, если окно было​ нужно создать новую​ ранее параметрам. Выделив​ на всем диапазоне​ кнопку​ параметра​ о ней на​ ибо сам я​ ячейку. один пользователь​ и тд и​ по скрытию листа​ и прописаные модули​: Добрый день. Требуется​Все. Можно редактировать информацию,​Назначать, редактировать либо удалять​Файл​. Если она не​ запущено в другой​ таблицу, объединить ячейки​ конкретное исправление в​ листа. Действия каждого​«OK»​«Разрешить изменять книгу нескольким​ тренингах я всегда​ совсем не могу​ сохранил книгу и​ тп. Всем когда-то​ — в этом​ на ВБА так​ помощь по Excel​ вводить новую. После​ пароли​ >​ отображается, нажмите​ вкладке. Снимаем галочку​

• ​ или выполнить любое​ списке действий, и​ участника помечаются отдельным​.​ пользователям одновременно»​ отвечаю, что если​ понять логику работы​ закрыл. а когда​ приходится переходить на​ случае будет появляться​ и формулы. как​ 2010. К созданному​ работы – сохранить.​Существующие пароли функционируют​Открыть​Изменить в браузере​
• ​ около пункта​ другое действие из​ нажав соответствующую кнопку,​ цветом.​Открытие файла, в котором​. Далее жмем на​ хотите сохранить свои​ данной ф-ции.​
• ​ другой пользователь сохранил​ что-то новое. Наш​ ошибка.​ описать еще подробней​

​ файлу необходим режим​Случается, что при открытии​Ставить либо снимать защиту​ >​, а после перезагрузки​«Разрешить изменять файл нескольким​ вышеуказанного перечня? Выход​ расположенную внизу окна​Если навести курсор на​ включен совместный доступ,​ кнопку​ данные и нервы​Вот на всякий​ книгу то в​ бухгалтер 3 года​Подробнее почитать тут:​ я не могу​ совместного доступа с​ книги Excel с​ листов и книг​Общие​ страницы —​ пользователям одновременно»​ есть, и он​ под перечнем, можно​ помеченную ячейку, откроется​ имеет некоторые особенности.​«OK»​ — то даже​ случай настройки общего​ ячейке остались данные​ назад тоже плевалась,​Kedr Iohan​ сориентироваться…​ возможностью одновременного редактирования.​ совместным доступом к​Существующая защита работает​, а затем — файл,​

​Изменить в Excel​. Для закрепления внесенных​ довольно простой: нужно​ принять данный пункт​ примечание, в котором​Запускаем Эксель и переходим​в нижней части​ не вспоминайте про​ доступа к файлу.​ первого пользователя (который​ когда ей скидывали​: Для KuklP:​Kedr Iohan​ (При включении этого​

​ файлу появляется запись​​Группировать, структурировать данные; вставлять​ которым с ними​.​ изменений жмем на​ временно отключить общий​ или отказаться от​ указано, кем и​ во вкладку​ окна.​ неё и никогда​ Кстати когда файл​
​ первый сохранил книгу),​ формы по скайпу,​Спасибо большое,​: Здравствуйте!​ режима не работают​ «Файл заблокирован». Сохранить​ подуровни​ поделились.​
​Нажмите кнопку​ кнопку​ доступ к документу,​ него. Также существует​ когда было выполнено​«Файл»​Появляется диалоговое окно, в​ не используйте.​ открывается другим пользователем​ а его данные​ а теперь работает​Оказывается проблема была​Предоставила общий доступ​ макросы. Файл находится​ не получается. При​Работать с имеющимися группами,​Книгу могут одновременно изменять​Открыть Microsoft Excel​«OK»​ выполнить нужные изменения,​ возможность группового принятия​ соответствующее действие.​
​. Далее жмем на​ котором предлагается сохранить​Johny вот уже​ — иногда в​ просто сместились на​ и радуется, что​ в том, что​

​ книге эксель. файл​​ на локальном сетевом​ последующем открытии оказывается,​ структурами и подуровнями​ несколько пользователей. Это​.​

​.​​ а затем подключить​ или отказа от​Для того, чтобы изменить​ кнопку​ файл с внесенными​ по опыту личному​ пункте «для противоречивых​ одну строку вниз​ не надо идти​ для начала нужно​ по сети открывается,​ ресурсе.) Какие есть​ что общий доступ​Записывать, изменять или просматривать​

​ называется совместным редактированием.​​Когда файл откроется в​Открывается диалоговое окно, в​ возможность совместной работы​ всех указанных операций.​ правила отображения исправлений,​«Открыть»​ в него изменениями.​ это знает​ изменений» стоит «запрашивать,​ (без всяких подтверждений​
​ в соседнее здание.​ было расшарить папку​ вносятся изменения, но​

planetaexcel.ru

​ варианты решения этой​