Создать список в combobox excel

Выпадающий список в ячейке листа

Видео

 У кого мало времени и нужно быстро ухватить суть — смотрим обучающее видео:

Кому интересны подробности и нюансы всех описанных способов — дальше по тексту.

Способ 1. Примитивный

Один щелчок правой кнопкой мыши по пустой ячейке под столбцом с данными, команда контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка (Choose from drop-down list) или нажать сочетание клавиш ALT+стрелка вниз. Способ не работает, если ячейку и столбец с данными отделяет хотя бы одна пустая строка или вам нужен товар, который еще ни разу не вводился выше:

Способ 2. Стандартный

1. Выделите ячейки с данными, которые должны попасть в выпадающий список (например, наименованиями товаров).
2. Если у вас Excel 2003 или старше — выберите в меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define), если Excel 2007 или новее — откройте вкладку Формулы (Formulas) и воспользуйтесь кнопкой Диспетчер имен (Name Manager), затем Создать. Введите имя (можно любое, но обязательно без пробелов и начать с буквы!) для выделенного диапазона (например Товары). Нажмите ОК.
3. Выделите ячейки (можно сразу несколько), в которых хотите получить выпадающий список и выберите в меню (на вкладке) Данные — Проверка (Data — Validation). Из выпадающего списка Тип данных (Allow) выберите вариант Список (List) и введите в строчку Источник (Source) знак равенства и имя диапазона (т.е. =Товары).

Нажмите ОК.

Все! Наслаждайтесь!

Важный нюанс. В качестве источника данных для списка может выступать и динамический именованный диапазон, например прайс-лист. Тогда при дописывании новых товаров к прайсу, они будут автоматически добавляться к выпадающему списку. Еще одним часто используемым трюком для таких списков является создание связанных выпадающих списков (когда содержимое одного списка меняется в зависимости от выбора в другом).

Способ 3. Элемент управления

Этот способ представляет собой вставку на лист нового объекта — элемента управления «поле со списком» с последующей привязкой его к диапазонам на листе. Для этого:

1. В Excel 2007/2010 откройте вкладку Разработчик (Developer). В более ранних версиях — панель инструментов Формы (Forms) через меню Вид — Панели инструментов — Формы (View — Toolbars — Forms). Если этой вкладки не видно, то нажмите кнопку Офис — Параметры Excel — флажок Отображать вкладку Разработчик на ленте (Office Button — Excel Options — Show Developer Tab in the Ribbon)
2. Найдите значок выпадающего списка среди элементов управления форм (не ActiveX!). Ориентируйтесь по всплывающим подсказкам — Поле со списком:
   
   Щелкните по значку и нарисуйте небольшой горизонтальный прямоугольник — будущий список.
3. Щелкните по нарисованному списку правой кнопкой мыши и выберите команду Формат объекта (Format control). В появившемся диалоговом окне задайте

• Формировать список по диапазону — выделите ячейки с наименованиями товаров, которые должны попасть в список
• Связь с ячейкой — укажите ячейку куда нужно выводить порядковый номер выбранного пользователем элемента.
• Количество строк списка — сколько строк показывать в выпадающем списке. По умолчанию — 8, но можно больше, чего не позволяет предыдущий способ.

После нажатия на ОК списком можно пользоваться.

Чтобы вместо порядкового номера элемента выводилось его название можно дополнительно использовать функцию ИНДЕКС (INDEX), которая умеет выводить содержимое нужной по счету ячейки из диапазона:

Способ 4. Элемент ActiveX

Этот способ частично напоминает предыдущий. Основное отличие в том, что на лист добавляется не элемент управления, а элемент ActiveX «Поле со списком» из раскрывающегося набора под кнопкой Вставить (Insert) с вкладки Разработчик (Developer):

Механизм добавления тот же — выбираем объект из списка и рисуем его на листе. А вот дальше начинаются серьезные отличия от предыдущего способа.

Во-первых, созданный выпадающий ActiveX список может находится в двух принципиально разных состояниях — режиме отладки, когда можно настраивать его параметры и свойства, двигать его по листу и менять размеры и — режиме ввода, когда единственное, что можно — выбирать из него данные. Переключение между этими режимами происходит с помощью кнопки Режим Конструктора (Design Mode) на вкладке Разработчик (Developer):

Если эта кнопка нажата, то мы можем настраивать параметры выпадающего списка, нажав соседнюю кнопку Свойства (Properties), которая откроет окно со списком всех возможных настроек для выделенного объекта:

Самые нужные и полезные свойства, которые можно и нужно настроить:

• ListFillRange — диапазон ячеек, откуда берутся данные для списка. Выделить мышью диапазон он не даст, надо просто вписать его руками с клавиатуры (например, Лист2!A1:A5)
• LinkedCell — связанная ячейка, куда будет выводиться выбранный из списка элемент
• ListRows — количество отображаемых строк
• Font — шрифт, размер, начертание (курсив, подчеркивание и т.д. кроме цвета)
• ForeColor и BackColor — цвет текста и фона, соответственно

Большим и жирным плюсом этого способа является возможность быстрого перехода к нужному элементу в списке при вводе первых букв с клавиатуры(!), чего нет у всех остальных способов. Приятным моментом, также, является возможность настройки визуального представления (цветов, шрифтов и т.д.)

При использовании этого способа, также возможно указывать в качестве ListFillRange не только одномерные диапазоны. Можно, например задать диапазон из двух столбцов и нескольких строк, указав дополнительно, что выводить нужно два столбца (свойство ColumnCount=2). Тогда можно получить весьма привлекательные результаты, окупающие все потраченные на дополнительные настройки усилия:

Итоговая сравнительная таблица всех способов

Ссылки по теме:

• Выпадающий список с данными из другого файла
• Создание зависимых выпадающих списков
• Автоматическое создание выпадающих списков надстройкой PLEX
• Выбор фото из выпадающего списка
• Автоматическое удаление уже использованных элементов из выпадающего списка
• Выпадающий список с автоматическим добавлением новых элементов

Multiple columns of data within a UserForm ComboBox drop-down menu in Excel.

I’ll show you an easy way to do this and a more complex way to do this using VBA.

Sections:

Multi-Column ComboBox from Worksheet Data (Easy Method)

Multi-Column UserForm ComboBox using VBA

Get Data from any Column of the ComboBox

Notes

Multi-Column ComboBox from Worksheet Data (Easy Method)

This is the easiest method, but it also requires that you keep your list of data within the worksheet in Excel.

1. Setup your data in columns like this in the worksheet:
   
   You can have as many columns as you need and you could place them on any worksheet, even hidden ones.
2. Go to the VBA window (Alt + F11) > Double-click the UserForm from the Project Explorer (Ctrl + R) > Click on the ComboBox and look to the Properties Window (F4).
   
3. Change the ColumnCount property to the number of columns that you have.
   
4. Go to the RowSource property and input the range reference of the data for the menu. In this example, it is A9:B11.
   
5. That’s it! 

Run the form and you’ll see the multi-column ComboBox:

Adjust the Column Width

You may notice that the widths of the columns in the menu are not good, they are too big, and this is also easy to fix.

Look to the ColumnWidths property and set the width for each column of data.

Separate the widths of each column using a semicolon. If you have 2 columns it could be like 20;50 and for three columns 20;50;30 etc.

Here, I entered 20 for the first column and 50 for the second column — Excel will automatically place the «pt» at the end of it once you enter the numbers and run the form.

Play around with the numbers until it fits your data.

Here is what the menu in our form now looks like after adjusting the column widths:

Multi-Column UserForm ComboBox using VBA

You can manage and maintain multi-column lists within the code for a UserForm; however, this can be a lot more confusing than the other method, which was illustrated above.

The code for this goes into the UserForm_Initialize() event inside the code section for the form. (In the Project Explorer, right-click the form and click View Code and then select UserForm from the left drop-down and Initialize from the right drop-down menu.)

The name of the ComboBox is ComboBox1.

First, declare a variable that says how many rows the list will be:

Dim RowValue(2, 1) As Variant

2 is the number or total rows minus 1.

1 is the number of total columns minus 1.

Tell the form how many columns there will be in the ComboBox:

ComboBox1.ColumnCount = 2

Tell the form how wide each column will be:

ComboBox1.ColumnWidths = "20;50"

20 is for the first column.

50 is for the second column.

Each column is separated with a semicolon. Play around with the widths until your data fits nicely.

Add the Data:

'Row 1
RowValue(0, 0) = "1"
RuowVale(0, 1) = "Item 1"

'Row 2
RowValue(1, 0) = "2"
RowValue(1, 1) = "Item 2"

'Row 3
RowValue(2, 0) = "3"
RowValue(2, 1) = "Item 3"

Note: the rows and columns start with zero and not 1!

Here is how to reference the rows and columns:

Row 1 Column 1: RowValue(0, 0) 

Row 1 Column 2: RowValue(0, 1) 

Row 2 Column 1: RowValue(1, 0)

Row 2 Column 2: RowValue(1, 1)

Etc.

Follow the pattern to add more rows and more columns.

Put the Values into the ComboBox:

ComboBox1.List = RowValue

All Code Put Together

'Add items to the ComboBox - Multi-Column

'Declare the array variable.
'Say how many rows there will be.
Dim RowValue(2, 1) As Variant

'Say how many columns there will be
ComboBox1.ColumnCount = 2

'Set Column Widths
ComboBox1.ColumnWidths = "20;50"

'Row 1
RowValue(0, 0) = "1"
RowValue(0, 1) = "Item 1"

'Row 2
RowValue(1, 0) = "2"
RowValue(1, 1) = "Item 2"

'Row 3
RowValue(2, 0) = "3"
RowValue(2, 1) = "Item 3"

'Put the values into the ComboBox
ComboBox1.List = RowValue

Result

Get Data from Any Column of the ComboBox

When you get values from a multi-column ComboBox, you have to choose which data from which column you will get.

ComboBox1.Column(0)

ComboBox1 is the name of the ComboBox.

Column(0) specifies from which column to get the data. Zero (0) is the first column; 1 is the second column; etc.

In the attached file for this tutorial, two buttons have been added to display these values in a message box pop-up window. Column 1 and Column 2

Note: no error-check has been implemented in this example; this means that you will get an error if you click the Column 1 or Column 2 buttons without first making a selection from the ComboBox.

Notes

Multi-column ComboBox controls can be tricky and annoying to maintain. Only use them if you really must use them.

Download the sample file for this tutorial to see these examples in Excel. (In the sample file, the Column 1 and Column 2 buttons will cause an error if you click them before making a selection from the ComboBox; this isn’t a big deal; I wanted the examples to be as easy-to-understand as possible and so error-checking code was omitted.)

Similar Content on TeachExcel

Multi-Page UserForm

Tutorial: You can have multiple tabs of data on a single UserForm and this allows you to, effectivel…

Multiple Selections in a ListBox

Tutorial: There are two different kinds of multiple item selections that you can have for a ListBox …

SUMIFS Examples in Excel

Tutorial:
Excel tutorial for the SUMIFS function — this includes 15 different examples that show yo…

Subscribe for Weekly Tutorials

BONUS: subscribe now to download our Top Tutorials Ebook!

Пользователи, которые ведут свою базу данных, нередко встречаются с необходимостью выбрать определенные ячейки из подготовленного списка. Если сделать выпадающий список в эксель, пользователь сможет создать несколько значений в одной ячейке, что позволяет организовать быструю проверку данных, а также создать комфортные условия работы с переменными данными, сделать отображение другого листа или включить поисковую функцию. Существует несколько способов, как решить поставленную задачу.

Создание списка посредством контекстного меню

Считается самым простым и понятным методом, когда нужно сделать выпадающий список в экселе в другом месте текущего документа: на новом листе, рядом с таблицами. Это позволяет структурировать информацию.

Инструкция проста и состоит из нескольких шагов:

• в дополнительной таблице фиксируем наименования (каждое с новой строчки в отдельной ячейке), чтобы получился один столбец;

• далее нужно выделить ячейки, кликнуть правой кнопкой мыши в любом выделенном месте и выбрать из выпавшего списка функцию «Присвоить имя»;

• должно появиться окно с созданием имени. Пользователь может назвать список по собственному желанию, но первый символ обязательно должна быть буква. Также не допускается использование определенных символов. При необходимости разрешается создать примечание к списку. Нажать ОК;

• переключиться на вкладку «Данные» в главном окне экселя. Отметить группу с ячейками, для которой потребуется создать список и кликнуть на кнопку «Проверка данных» и выбрать подпункт «работа с данными»;

• должно появиться окно «проверка вводимых значений». В параметрах найти подпункт список. В «источнике» поставить = «название списка». Нажать ОК;

• если все действия выполнены правильно, должен появиться значок со стрелкой вниз. Нажимая на значок, автоматически откроется созданный список. Кликая по любому наименованию, значение будет вставлено в ячейку.

Основным преимуществом метода является минимальная вероятность опечаток.

Использование инструментов от разработчика

Альтернативный вариант создания списка в экселе – это использование ActiveX. В сравнении с первым решением, инструкция немного сложнее, поскольку список опций несколько шире: разрешено задавать большое количество элементов, менять внешний вид списков.

Инструкция по использованию инструментов от разработчика следующая:

1. Активировать опции, поскольку они автоматически отключены. Для этого нужно перейти в меню «Файл».

2. В списке слева найти меню «Параметры» и кликнуть по нему.

3. Открыть раздел с настройками ленты и перейти к «основным вкладкам», поставить галочку напротив разработчика. Остается кликнуть на ОК, чтобы сохранить опции.

4. Должна появиться новая вкладка «Разработчик», через которую можно будет отслеживать рабочий процесс. Для начала создается столбик с элементами, которые выполняют функцию исходных данных для создания выпадающего списка.

5. Перейти в «Разработчик». В подпункте элементов управления кликнуть на кнопку вставки. В появившемся окне выбрать опцию «элементы ActiveX» и кликнуть на значок «Поле со списком».

6. Нажать на нужную ячейку, чтобы появилось окно со списком. По желанию можно настроить параметры и границы. При выделении списка, на панели инструментов появится «режим конструктора». Нажать на «Свойства», если требуется продолжить настройку.

7. В параметрах найти ListFillRange. В столбике поставить рядом «:» и описать координаты ячеек, чтобы создать определенный диапазон. Закрыть окно.

8. Правой кнопкой мышки кликнуть на список в окне, выбрать «объект ComboBox» и кликнуть на edit.

9. Должен появиться список с заранее заданным параметрами.

10. Если требуется сделать вставку списка в несколько ячеек, но понадобится навести курсор в правой части нижнем углу страницы. Далее зажать левую кнопку мыши и потянуть вниз до строки, где должен присутствовать список.

На этом миссию можно считать выполненной. Список будет отображаться в заранее заданных ячейках.
Как сделать связанный список

Данный вариант подойдет пользователям, которые нуждаются в создании сложных и зависимых списков. При выполнении ниже описываемых пунктов, список из одной ячейки будет зависеть от значения другого:

• минимальное количество столбиков – три. В первом указываются наименования, второй и третий – для единиц или количества. При необходимости можно задавать большее количество столбиков;

• для начала создается один, общий список для всех названий. Выделяются ячейки с наименованиями посредством контекстного меню;

• задать определенное имя;

• по аналогии формируются отдельные списки для каждого наименования с определением количества единиц;

• далее потребуется вставить общий список с наименованиями в верхней ячейке в первом столбике главной страницы;

• указать в качестве основного источника ранее заданную таблицу;

• кликнуть по верхней части столбика, где указаны единицы измерения, зайти в проверочное окно и в источнике указать «=ДВССЫЛ(A2)», вместо А2 может быть любая ячейка с наименованием продукта;

• список готов. Теперь можно растянуть по желанию строки и таблицы.

Создавая выпадающие списки, каждый пользователь может облегчить ведение отчетности в экселе. Каждая представленная инструкция имеет свои преимущества и не отнимет много времени, чтобы должным образом структурировать всю информацию.

Элемент управления ComboBox VBA языка позволяет формировать комбинированный список. Он предоставляет возможность, как выбирать готовые значения, так и вводить собственные данные. Вообще, стоит сказать, что робота со списками требует отдельной темы по определению, так как наиболее ярким примером создания сложных и комбинированных списков является  — формирование базы данных.

Однако и тут есть один момент – большая часть возможностей языка VBA отходит на задний план. Даже продукт Microsoft Access (работа с базами данных), который в былые времена я скрупулезно изучал на уроках информатики, мне на практике ни разу не пригодился.

Поэтому, и в этой статье я не буду вникать во все премудрости компонента ComboBox.

Базовые свойства элемента управления ComboBox VBA языка:

• ColumnCount – позволяет задать количество столбиков в списке
• ColumnWidth – ширина столбиков
• ColumnHeads – определяет, отображать (значение true) или не отображать (значение false) заголовки столбиков.
• RowSource – позволяет задать диапазон для элементов списка
• Value и Text – собственно, текущее значение, что хранится в списке.

Как и для компонента TextBox, для ComboBox главным событием является Change. Событие Change возникает при вводе данных в список.

Ладно, пора приступать к практике. Сначала мы напишем пример использования объекта языка VBA ComboBox в Excel, а потом в Word.

VBA ComboBox Excel

И так, добавьте в окно Проекта новый модуль и новую форму. Модуль назовите ComboBox, а форму – CB_Form, за имена отвечает свойство Name. В редакторе кода для модуля пропишите следующую процедуру:

Sub ComboBox()
    CB_Form.Show
End Sub

Процедура сделает форму видимой.

Теперь нужно приступить к созданию и настройке формы. Как она выглядит, вы можете просмотреть на картинке, но… для “слепого” браузера я ее опишу.

Параметры формы (UserForm): название (Caption) — работа с ComboBox в VBA, ширина – 340, высота – 190.

Параметры надписи (Label): Имя (Name) L_CB, свойство Caption оставляете пустым, ширина 324, высота 30, отступ слева и сверху равен 6.

Далее нам следует добавить четыре элемента управления vba ComboBox excel, разместите их так: по два в одну строку, имена для каждого компонента задайте такие: CB_A, CB_B, CB_C и CB_D. Я выбрал такие имена потому, что в каждом списке будет отображаться содержимое текущего листа Excel для колонок A, B, C и D.

Это важно!!! Позаботьтесь, что бы содержимое колонок A-B не было пустым и что бы количество  в них элементов не было слишком огромным, достаточно 100 записей максимум. В противном случае у вас возникнут ошибки.

Для наглядности над каждым объектом ComBox vba можете поставить надписи вида: Ячейка А, Ячейка В и так далее.

В самом низу, разместите, кнопку с именем CommandButton1 и напишите на ней “Объединить”.

Ладно, теперь в редакторе кода для форму пропишите следующие процедуры:

Private Sub CommandButton1_Click()
L_CB.Caption = CB_A.Value & " " & _
CB_B.Value & " " & _
CB_C.Value & " " & _
CB_D.Value
End Sub
 
Private Sub UserForm_Initialize()
Dim oColumn As Range
Dim oCell As Range
 
'Заполняем первый список
Set oColumn = Columns("A")
For Each oCell In oColumn.Cells
If oCell.Value <> "" Then
CB_A.AddItem oCell.Value
End If
Next
CB_A.ListIndex = 0
 
'Заполняем второй список
Set oColumn = Columns("B")
For Each oCell In oColumn.Cells
If oCell.Value <> "" Then
CB_B.AddItem oCell.Value
End If
Next
CB_B.ListIndex = 0
 
'Заполняем третий список
Set oColumn = Columns("C")
For Each oCell In oColumn.Cells
If oCell.Value <> "" Then
CB_C.AddItem oCell.Value
End If
Next
CB_C.ListIndex = 0
 
'Заполняем четвертый список
Set oColumn = Columns("D")
For Each oCell In oColumn.Cells
If oCell.Value <> "" Then
CB_D.AddItem oCell.Value
End If
Next
CB_D.ListIndex = 0
 
End Sub

Процедура CommandButton1_Click – тут происходит обработка клика по кнопке. После клика, произойдет считывание выбранных данных для каждого объекта ComboBox vba excel, далее, все четыре значения объединяются и записываются в содержимое свойства Caption объекта Надпись.

Процедура UserForm_Initialize – тут происходит заполнение списков содержимым колонок сразу после инициализации формы. Происходит выбор заданной колонки листа Excel, потом циклично идет перебор всех ее значений и их добавление (метод AddItem) в выбранный список.

VBA ComboBox Word

Тут мы создадим список, состоящий из трех колонок, как он выглядит, можно посмотреть на рисунке. Не буду вникать во все премудрости, а сразу покажу код:

Private Sub UserForm_Initialize()
 
With ComboBox1
.ColumnCount = 3
.ColumnWidths = "50;50;50"
.ColumnHeads = False
.RowSource = ""
End With
 
ComboBox1.AddItem "Украина"
ComboBox1.List(0, 1) = "Киев"
ComboBox1.List(0, 2) = "Украинский"
 
ComboBox1.AddItem "Россия"
ComboBox1.Column(1, 1) = "Москва"
ComboBox1.Column(2, 1) = "руский"
 
ComboBox1.AddItem "Белоруссия"
ComboBox1.List(2, 1) = "Минск"
ComboBox1.List(2, 2) = "русский"
 
ComboBox1.ListIndex = 0
 
End Sub

Как видим, при инициализации мы сначала заполняем свойства объекта ComboBox1 в блоке with … wend: три колонки, равной длины, заголовки отсутствуют. Далее происходит ручное заполнение списка. Как видим, элемент первой колонки добавляется с помощью метода AddItem, остальные колонки заполняются как массивы с помощью метода List.