Создать список контактов в excel

Excel удобно использовать для создания телефонных справочников. Причем информация не просто надежно хранится там, но и ее всегда может использоваться для выполнения различных манипуляций, сопоставления с другими списками и т.п.

Чтобы впоследствии справочник стал действительно полезным массивом, нужно правильно его создать.

Шаблон телефонного справочника

Как сделать справочник в Excel? Для создания телефонного справочника нужны, минимум, два столбца: имя человека или организации и, собственно, номер телефона. Но можно сразу сделать список более информативным, добавив дополнительные строки.

Шаблон готов. Шапка может быть другой, какие-то столбцы должны быть добавлены, какие-то исключены. Осталось только заполнить справочник информацией.

Дополнительно можно провести еще одну манипуляцию: определить формат ячеек. По умолчанию формат каждой ячейки значится как ОБЩИЙ. Можно оставить все как есть, но для столбца с номером телефона можно задать специальный формат. Для этого надо выделить ячейки из этого столбца, правой кнопкой вызвать меню, выбрать ФОРМАТ ЯЧЕЕК.

Среди предоставленных вариантов выбрать ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ. Справа откроется мини-список, среди которых можно будет выбрать НОМЕР ТЕЛЕФОНА.



Как пользоваться справочником

Любой справочник нужен для того, чтобы по одному критерию можно было легко узнать остальные. Так, в телефонном справочнике мы можем ввести необходимую фамилию и узнать номер телефона этого человека. В Excel сделать это помогают функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ.

Имеем небольшой справочник. В действительности, в фирмах обычно более длинные списки, поэтому и искать в них информацию вручную сложно. Составим заготовку, в которой будет значиться вся информация. А появляться она будет по заданному критерию – фамилия, поэтому сделаем этот пункт в виде выпадающего списка (ДАННЫЕ – ПРОВЕРКА ДАННЫХ – ТИП ДАННЫХ – СПИСОК).

Нужно сделать так, чтобы при выборе какой-то фамилии, в остальных ячейках автоматически проставлялись соответствующие данные. Ячейки с телефоном выделили зеленым, потому что это самая важная информация.

В ячейку J6 (там, где ИМЯ) вводим команду =ИНДЕКС и начинаем заполнять аргументы.

1. Массив: выделяем всю таблицу заказов вместе с шапкой. Делаем его абсолютным, фиксируя клавишей F4.
2. Номер строки: сюда вводим ПОИСКПОЗ и заполняем уже аргументы этой функции. Искомым значением будет ячейка с выпадающим списком – J6 (плюс F4). Просматриваемым массивом является столбец с фамилиями (вместе с шапкой): A1:A13 (плюс F4). Тип сопоставления: точное совпадение, т.е. 0.
3. Номер столбца: снова нужен ПОИСКПОЗ. Искомое значение: I7. Просматриваемый массив: шапка массива, т.е. А1:Н1 (плюс F4). Тип сопоставления: 0.

Получили следующее. Формула универсальна, ее можно протянуть и на остальные строки в заготовке. Теперь, при выборе фамилии, будет выпадать вся остальная информация. В том числе и номер телефона.

Получается, что команда ИНДЕКС при задании критерия из массива, выдает нам номер его строки и столбца. Но т.к. критерий плавающий, и мы постоянно будем менять фамилии, чтобы узнавать номера телефонов людей, мы дополнительно воспользовались функцией ПОИСКПОЗ. Она помогает искать позиции нужных нам строки и столбца.

Как сопоставить два списка в Excel

Работа со списками в Excel подразумевает их сопоставление. Т.е. сравнивание данных, нахождение одинаковых или уникальных позиций. Попробуем для примера сопоставить два простых списка.

Имеется информация по двум складам. Задача: проверить, каких позиций нет на том и другом складе, чтобы в будущем сделать заказ и довезти недостающие продукты.

Выделим оба списка (без шапок) с помощью клавиши CTRL. Свободное место между списками (т.е. столбец B) нам не нужно. Затем на вкладке ГЛАВНАЯ выбираем УСЛОВНОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ – ПРАВИЛА ВЫДЕЛЕНИЯ ЯЧЕЕК – ПОВТОРЯЮЩИЕСЯ ЗНАЧЕНИЯ.

Появится небольшое окно, где можно выбрать, чтобы команда показывала повторяющиеся или уникальные значения. Выберем УНИКАЛЬНЫЕ. Они подсветятся цветом, который можно выбрать справа. У нас это красный.

Скачать телефонный справочник шаблон в Excel

Теперь можно скопировать все красные ячейки из левого столбца и добавить их в правый и наоборот. Получатся два равнозначных списка.

×

Определение заинтересованных сторон и документирование сведений о них является одной из главных задач руководителя проекта. Когда впоследствии мы перейдем к определению непосредственных исполнителей проекта и займемся документированием сведений о них, вы сможете воспользоваться полученными здесь навыками по созданию списка контактов. Типичный фрагмент «файла контактов» показан на рис. 1.

Так как электронная таблица довольно большая, на этом рисунке представлены далеко не все столбцы. В их названиях мы использовали схему Outlook Contacts (Контакты Outlook), но вы можете ввести и собственные варианты. Еще лучше, загрузите таблицу, а затем заполните ее. Вы увидите, что мы не изменяли схему, а просто скрыли столбцы, которые не используются в данном списке. Выделите заголовки всех столбцов таблицы, а затем щелкните правой кнопкой мыши на выделении. В появившемся контекстном меню выберите команду Unhide (Отобразить), чтобы отобразить все ранее скрытые столбцы таблицы.

Наверное, данная рабочая книга во многом напоминает вам контактную информацию. Это действительно так, и вам нет необходимости вводить заново все то, что содержится в Outlook Contacts. В разделе «Планирование и приобретение ресурсов», мы покажем, как создать такую электронную таблицу в формате Outlook Contacts. Это даст вам возможность импортировать соответствующие поля в Outlook.

Формируя информацию о заинтересованных сторонах, обязательно заполните следующие поля:

• Title (Название);
• FirstName (Имя);
• LastName (Фамилия);
• Company (Компания);
• Department (Отдел);
• BusinessPhone (Рабочий телефон);
• EmailAddress (Адрес электронной почты);
• Categories (Категории).

В столбце Categories используйте слово Stakeholder (Заинтересованная сторона). Позже, когда мы добавим непосредственных исполнителей проекта, то употребим здесь словосочетание Team Members (Непосредственные исполнители проекта). Благодаря этому, вы сможете быстро выполнять сортировку по категориям заинтересованных сторон. Прежде всего — и это очень важно — выделите все данные в своей электронной таблице. Если хотите сделать это быстро, нажмите клавиши Ctrl+A (Excel автоматически исключит первую строку списка, поскольку в ней введены заголовки столбцов).

Затем на ленте программы Excel активизируйте вкладку Data (Данные) и щелкните на кнопке Sort (Сортировка), чтобы открыть одноименное диалоговое окно. В качестве первого критерия сортировки данных списка выберите элемент Categories, а затем укажите следующий по важности (для вас) критерий, например фамилию заинтересованного лица или название компании. В этот список можно также включить информацию об адресе, если заинтересованные лица не сосредоточены в вашем здании или находятся в других организациях.

Вместо списка заинтересованных сторон можно создать контактную базу данных и включить в нее поля, отображающие информацию о ролях и обязанностях относительно выполняемого проекта, об особых потребностях и проблемах и т.п. Выбор — за вами.