Создать меру в сводной таблице excel

Постановка задачи

В исходных данных имеем две таблицы. Скромную в дизайне, большую по размеру, но удобную в работе таблицу с фактическими значениями продаж, выгруженную из какой-нибудь учетной системы:

И «красивую» таблицу с плановыми помесячными показателями от руководства:

Задача: каким-то образом объединить обе таблицы в одну, чтобы наглядно отобразить выполнение плана по каждому товару, региону, месяцу, кварталу и т.д.

Необходимая оговорка

Можно, конечно, не напрягаться, и решать это дело привычным образом «в лоб». Т.е. с помощью 144 функций СУММЕСЛИМН (SUMIFS) вычислять суммарные продажи по каждому месяцу, товару и городу, а потом с помощью еще 144 формул вручную считать процент выполнения плана.

Потом мысленно взвыть, когда шеф скажет, что хотел видеть динамику по кварталам, а не по месяцам. И лучше в рублях, а не в процентах. И города лучше расположить по столбцам, а месяцы по строчкам. И не ной, у тебя вся ночь впереди, к утру чтоб было готово.

И в нашем примере всего 3 города и 4 товара. А если будет больше?

Давайте-ка лучше мы пойдем другим путем — чуть более сложным, но гораздо более гибким и удобным в перспективе.

Что мы будем делать

Думаю, никто не будет спорить, что самым удобным, гибким и мощным инструментом для анализа данных в Microsoft Excel являются сводные таблицы. Так что, в идеале, надо бы свести решение нашей задачи именно к ним.

Но как объединить в одной сводной две наших исходных таблицы? Плоскую таблицу продаж по дням и трехмерную таблицу плановых значений с детализацией по месяцам? Тут нам помогут 2 мастхэв надстройки для Excel:

• Power Query — встроена в Excel, начиная с 2016-й версии, для более ранних Excel 2010-2013 её можно бесплатно скачать с сайта Microsoft.
• Power Pivot — c 2013 года входит в состав большинства (но не всех, к сожалению) пакетов Microsoft Office. Для Excel 2010 (но не для более новых версий!) бесплатно качается, опять же, с сайта Microsoft.

Поехали, по шагам…

Шаг 1. Добавляем соединительные таблицы-справочники

Связать напрямую наши исходные таблицы факта и плана, к сожалению, никак не получится. Ни Power Pivot, ни, тем более, Excel не поддерживают пока связи «многие-ко-многим» (many-to-many), означающие, что в исходных таблицах могут встречаться дубликаты (а это как раз наш случай — названия товаров и городов встречаются в каждой таблице не по одному разу).

Поэтому нам потребуется создать «костыли» — промежуточные таблицы-справочники с уникальными значениями товаров, городов и дат, которые мы будем использовать для создания связей «один-ко-многим» (one-to-many), которые Power Pivot умеет делать на ура:

Для создания таблицы дат удобно использовать команду Главная — Заполнить — Прогрессия (Home — Fill — Progression):

Шаг 2. Превращаем все таблицы в «умные» и даём им имена

Для загрузки таблиц в Power Pivot они должны быть «умными» (динамическими). Для этого с каждой таблицей проделываем следующее:

1. Выделяем любую ячейку таблицы
2. Жмем сочетание клавиш Ctrl+T или выбираем Главная — Форматировать как таблицу (Home — Format as Table).
3. В открывшемся окне проверяем корректность выделения диапазона (особенно для таблицы плана!) и включена ли галочка Таблица с заголовками (My table has headers) и жмем ОК.
4. На вкладке Конструктор (Design) в левом верхнем углу даем таблице осмысленное имя вместо стандартных безликих Таблица1,2,3…

Я назвал наши таблицы, соответственно:

• таблПродажи
• таблТовары
• таблГеография
• таблКалендарь
• таблПлан

Шаг 3. Грузим первые 4 таблицы в Power Pivot

Первые четыре таблицы у нас в правильном виде, поэтому их можно смело загружать их в Модель данных — область памяти, с которой оперирует Power Pivot. Подключаем нашу надстройку через Файл — Параметры — Надстройки — Надстройки COM — Перейти (File — Options — Add-ins — COM Add-ins — Go) и убеждаемся, что на ленте появилась вкладка Power Pivot.

Теперь по очереди для каждой из первых четырёх таблиц, установив в неё активную ячейку, жмём на кнопку Добавить в модель данных (Add to Data Model):

В старых версиях эта кнопка называлась Связанная таблица (Linked table).

В итоге все наши таблички должны загрузиться в открывшееся окно Power Pivot на отдельные вкладки:

Шаг 4. Доводим до ума таблицу План

Прежде, чем загрузить в Модель данных Power Pivot таблицу с плановыми значениями, её нужно сначала подрихтовать: убрать в ней пустые строки и итоги, развернуть в плоскую, заполнить пустые ячейки в первом столбце городами и т.д. Проще и легче всего это проделать с помощью надстройки Power Query.

Сначала загрузим таблицу с планами в редактор запросов Power Query, используя кнопку Из таблицы/диапазона (From Table/Range) на вкладке Данные (Data) или на вкладке Power Query (если у вас старая версия Excel 2010-2013 и вы установили Power Query как отдельную надстройку):

Затем в открывшемся окне Power Query делаем следующее:

1. Удаляем все пустые строки с null через Главная — Удалить строки — Удалить пустые строки (Home — Remove rows — Remove empty rows).

2. Удаляем строки с итогами, сняв соответствующую галочку в фильтре по столбцу Товар.

3. Удаляем ненужный последний столбец ИТОГО, щелкнув по его заголовку правой кнопкой мыши — Удалить (Remove).

4. Заполняем пустые ячейки в первом столбце названиями городов из вышестоящих ячеек, щелкнув по заголовку столбца Город правой и выбрав Заполнить — Вниз (Fill — Down).

5. Разворачиваем 12 столбцов-месяцев в два: название месяца и его значение. Для это выделяем первых два столбца Город и Товар (удерживая клавишу Ctrl), щёлкаем по их заголовку правой и выбираем команду Отменить свёртывание других столбцов (Unpivot Other Columns).

6. Чтобы преобразовать текстовые названия месяцев в нормальную даты — идём на хитрость:

• Добавляем перед датами единички через пробел с помощью команды Преобразование — Формат — Добавить префикс (Transform — Format — Add prefix)
• Аналогично добавляем после дат 2019 через Преобразование — Формат — Добавить суффикс (Transform — Format — Add suffix)
• Теперь, когда текст в этом столбце стал уже гораздо больше похож на дату, конвертируем всё его содержимое в даты, используя выпадающий список типов в шапке столбца:

  

7. Столбец Атрибут переименовываем в Дата (двойным щелчком по заголовку столбца).

8. Чтобы не путать исходную таблицу плана с преобразованной, изменим имя запроса на таблПлан2 в правой панели Power Query (впоследствии это будет именем таблицы в Power Pivot).

9. Выгружаем готовую таблицу в Модель данных Power Pivot, используя команды Главная — Закрыть и загрузить — Закрыть и загрузить в… (Home — Close&Load — Close&Load to…) и выбираем затем в следующем окне опцию Только создать подключение (Only create connection) плюс, самое главное (!), включаем флажок Добавить эти данные в модель данных (Add this data to Data Model):

После этого наша последняя таблица таблПлан должна загрузиться в окошко Power Pivot.

Шаг 5. Связываем таблицы

Теперь пришло время выполнить одно из самых важных действий — связать все имеющиеся у нас таблицы в единую модель, чтобы впоследствии иметь возможность строить сводную по всей модели, будто это одна таблица.

Для связывания в окне Power Pivot лучше переключиться в режим диаграммы с помощью кнопки Главная — Представление диаграммы (Home — Diagram View) или значком Диаграмма (Diagram) в правом нижнем углу окна. Прямоугольные окошки таблиц можно перетащить за строку заголовка и разложить любым удобным вам образом.

Связь делается очень просто: хватаем мышью столбец в одной из соединительных таблиц (таблТовары, таблГеография, таблКалендарь), тянем и бросаем на соответствующий столбец в таблицах таблПродажи и таблПлан2:

Главный принцип: тянем от таблиц-справочников (Товары, География, Календарь) к таблицам факта и плана. Делаем 6 связей — каждый справочник должен быть связан двумя связями с таблицами плана и продаж. В итоге должна получиться вот такая картина:

Обратите особое внимание на положение единичек и звёздочек на концах связей — это как раз и есть те самые связи «один-ко-многим», где звёздочка обозначает множество вхождений одного и того же элемента, а единичка — уникальность.

Если всё получилось, то сохраняем файл и выдыхаем — дело почти сделано.

Шаг 6. Строим сводную

Теперь на основе созданной модели данных можно построить сводную — для этого в окне Power Pivot выбираем команду Главная — Сводная таблица — Сводная таблица (Home — Pivot table — Pivot table). Мы автоматически вернёмся в Excel, где увидим привычную панель для построения сводной таблицы в правой части экрана, но в ней будут видны уже все таблицы, а не только текущая (как обычно):

Теперь можно знакомым уже образом перетащить мышью нужные нам поля из таблиц в области сводной таблицы.

Главные принципы здесь такие:

• В области строк, столбцов и фильтра можно бросать только поля из таблиц-справочников (таблГеография, таблКалендарь, таблТовары).
• В область значений, где идут вычисления, можно закидывать только поля из таблиц факта и плана (таблПродажи, таблПлан2)

Например, можно накидать так:

Чтобы по столбцам даты шли не с шагом один день, а покрупнее — щёлкаем по любой дате в сводной правой кнопкой мыши и выбираем команду Группировать по (Group by), а затем любой нужный уровень группировки:

В итоге должно получиться что-то уже очень похожее на то, что нам требуется:

Шаг 7. Добавляем меры для вычислений

Меры — это, упрощенно говоря, формулы внутри сводных. На самом деле, когда мы переносим мышью любое поле (например, Выручка) в область значений сводной таблицы, то «под капотом» создается неявная мера — что-то вроде:

Сумма по полю Выручка := SUM(таблПродажи[Выручка])

Но контролировать процесс создания неявных мер мы не можем — Excel сам решает как её назвать, какую именно функцию (SUM или COUNT) использовать и т.д. Поэтому лучше создавать явные меры для сводной самостоятельно — в этом случае мы сможем контролировать все их параметры.

Для этого на вкладке Power Pivot выберем команду Меры — Создать меру (Measure — New measure) и в открывшемся окне задаём:

Здесь:

• Имя таблицы — место для хранения меры (можно выбрать любую таблицу — это не играет роли).
• Название меры — придумываем и вводим любое удобное название (можно на русском).
• Описание — по желанию.
• Формула — вводим формулу, по которой будет вычисляться мера. Можно использовать функции из встроенного в Power Pivot языка DAX (кнопка fx).
• Проверить формулу — чекает вашу формулу на предмет ошибок и выдаёт рекомендации по их исправлению.
• В нижней части окна можно сразу же задать числовой формат для меры, чтобы потом по 100 раз не настраивать его в сводной (как это бывает с обычными неявными мерами).

Повторяем процесс еще два раза:

• Создаем меру с именем Факт с формулой =SUM(‘таблПродажи'[Выручка]) и числовым форматом без копеек и с разделителем.
• Создаём меру Отклонение, которая использует две предыдущих созданных меры по формуле =[Факт]/[План]-1 и процентным форматом

Добавленные меры появятся в правой панели сводной таблицы с характерным значком:

Теперь их можно смело закидывать мышкой в нашу сводную и выполнять план-факт анализ в любых разрезах за считанные секунды:

Обновляется вся созданная красота (модель данных Power Pivot, запрос Power Query и сама сводная) одним движением — на вкладке Данные (Data) с помощью кнопки Обновить все (Refresh All) или сочетания клавиш Ctrl+Alt+F5.

Возможные проблемы и их решения

В процессе реализации вы можете нарваться на несколько типичных «граблей»:

• Появляются странные ошибки в Power Pivot или сама вкладка Power Pivot неожиданно пропадает из Excel — отключите надстройку, перезапустите Excel и подключите её заново (см. Шаг 3). Обычно помогает.
• Не получается создать связь — проверьте, нет ли повторов в справочниках. В столбцах, используемых для связывания не должно быть (в таблицах-справочниках) дубликатов — это жёсткое требование Power Pivot.
• Какие-то странные результаты получаются в сводной — проверьте 1) правильно ли вы настроили связи 2) те ли поля вы используете для сводной (в области строк, столбцов и фильтра могут лежать только поля из справочников).

Если будут ещё какие-то сложности — пишите в комменты.

В любом случае, попробовать стоит — создав единожды такую обновляемую аналитическую систему, можно ещё долго радоваться ей в будущем

Ссылки по теме

• Что такое Power Query, Power Pivot и Power BI и зачем они пользователю Excel
• Сводная таблица сразу по нескольким диапазонам данных
• Создание базы данных в Excel с помощью Power Pivot

Давайте создадим ещё одну простую меру суммирования для Маржи.

=SUM(t_sales[Маржа])

А теперь создадим новую меру, используя те меры, которые были созданы нами ранее.

=[Прибыль]/[ИтогоПродаж]

Мы можем убрать из поля «Значения» прежние меры и переместить туда нашу новую меру.

Давайте вернём [Прибыль] обратно в поле значения

И чуть изменим нашу формулу увеличив прибыль на 10%

У вас должна вылезти ошибка.

Проблема в запятой. Насколько я понял, в отличие от движка формул Excel, движок DAX не локализирован. В нём используются английские имена функций а также принятая в США система отделения целой части числа от дробной не запятой а точкой.
Изменяем запятую на точку и жмём «ОК».

Посмотрите внимательно, значения в столбцах «Процент Прибыли» тоже изменились.

Другие выгоды от использования мер

Доступны в любой сводной таблице

До сих пор мы работали лишь с одной сводной таблицей. Но если мы создадим совершенно новую сводную таблицу, все меры которые мы создали в первой сводной будут доступны и в новой.

Одно форматирование применяется во всех сводных таблицах

Давайте добавим все три созданные нами меры в поле «Значения» новой сводной таблицы.

Теперь попробуем изменить форматирование, чтобы придать нашим данным более удобочитаемый вид. Но вместо того чтобы использовать «Формат ячейки» в контекстном меню, либо группу «Число» на вкладке «Главная», кликнем правой кнопкой мыши по одной из этих мер (например [Прибыль]) и вызовем редактор мер.

После чего данные в сводной таблице уже отображаются в денежном формате.

Более того, указанный нами формат будет теперь применяться и во всех других сводных таблицах.

Поглощая по-немногу: COUNTROWS() и DISTINCTCOUNT()

Пока что мы создавали меры используя уже знакомую нам по Excel функцию SUM. Но так как в DAX немало уникальных только для этого движка функций, давайте познакомимся с парой из них, чтобы пробудить Ваш аппетит.

Создадим в нашей сводной таблице две новые меры:

[Транзакции]=COUNTROWS(t_sales) 

И

[ДниПродаж]=DISTINCTCOUNT(t_sales[ДатаЗаказа])

COUNTROWS()

Как понятно из названия этой функции, она считает количество строк в таблице. К примеру, в примере выше 17 строк со значением 1 в столбце «НомерМесяца». И если считать что каждая транзакция вводилась в отдельную строку, то получается что в Январе было совершено 17 транзакций.

DISTINCTCOUNT()

Данная функция считает количество уникальных значений в указанном столбце. Т.е. хоть в Январе и было совершено 17 транзакций, эти транзакции были совершены в течении 13 (рабочих) дней.

Используя полученные результаты мы можем создать ещё две меры:

[ПродажиЗаТранзакцию]=[ИтогоПродаж]/[Транзакции]

И

[ПродажиЗаДень]=[ИтогоПродаж]/[ДниПродаж]

Более того, если мы вместо НомерМесяца поставим в поле «Строки» КодПродукта, то получим количество транзакций, дни продаж, продажи за одну транзакцию и продажи за день по каждому продукту.

Меры это портативные формулы

А теперь просто остановитесь на минутку и подумайте — допустим Вам изначально поручили создать таблицу продаж с разбивкой по месяцам. Т.е. Вы написали формулы считающие количество транзакций и дней продаж с привязкой к номеру месяца. Сколько времени понадобилось бы Вам, сколько громоздких формул пришлось бы написать, чтобы получить этот результат? А потом вдруг Вам сообщают, что нужно сделать то же самое, но в этот раз с разбивкой по продуктам. При использовании стандартных средств Excel это означало бы создавать всё заново и писать формулы уже с привязкой к коду продуктов. Но в Power Pivot Вы просто перетаскиваете нужные значения в соответствующие поля сводной таблицы и всё!

Файлы к уроку:

• Для спонсоров Boosty
• Для спонсоров VK

Ссылки:

• Страница курса
• Плейлист YouTube
• Плейлист ВК

Описание

В этом уроке мы научимся создавать простые меры в Power Pivot. Помимо этого мы будем активно пользоваться сводными таблицами, поэтому если вы в них не разбираетесь, то начнете их понимать намного лучше.

В этом уроке мы изучим/повторим:

• Как создавать и редактировать меры в Power Pivot
• Как создать сводную таблицу
• Как в сводной отобразить только Топ лучших/худших
• Как создать сводную диаграмму
• Функция SUM
• Функция DISTINCTCOUNT
• Функция COUNTROWS

Динамика суммы продаж по годам

Сначала создадим меру Sum of Sales:

=SUM('Sales'[Sales])

После этого создадим сводную таблицу и линейную сводную диаграмму к ней. В строках будет номер месяца, в столбцах год, в значениях — наша созданная мера:

Сумма продаж по подкатегориям

Используя ту же самую меру создадим другую таблицу. На этот раз в строках будет находиться подкатегория, а в значениях созданная мера:

Выручка и прибыль по регионам и категориям

Создадим меру, которая вычисляет прибыль:

=SUM('Sales'[Profit])

Создадим сводную таблицу и сводную диаграмму к ней. В строках будут находиться регион и категория, а в значениях выручка и прибыль.

Динамика прибыли по подкатегориям

Воспользуемся мерой, в которой мы вычислили прибыль. В строки добавим год, а в столбцы категорию. Создадим столбиковую диаграмму с накоплением.

Прибыльность каждого товара

Создадим меру Profitability, в которой вычислим прибыльность каждого товара:

=[Sum of Profit] / [Sum of Sales]

Создадим сводную, в которой в строки добавим категорию и название товара, а в значения прибыль, выручку, прибыльность:

Количество проданных уникальных товаров из каждой подкатегории за каждый год

Мера для вычисления количества уникальных проданных товаров:

=DISTINCTCOUNT('Sales'[Product ID])

Создадим сводную таблицу, в которой в строки добавим подкатегорию, в столбцы год, а в значения новую созданную меру:

Курс Power Pivot Базовый