Список файлов в папке
Иногда бывает необходимо заполучить на лист Excel список файлов в заданной папке и ее подпапках. В моей практике такое встречалось неоднократно, например:
- перечислить в приложении к договору на проведение тренинга список файлов из раздаточных материалов для особо щепетильных юристов в некоторых компаниях
- создать список файлов для ТЗ проекта
- сравнить содержимое папок (оригинал и бэкап, например)
Для реализации подобной задачи можно использовать несколько способов.
Способ 1. Скелет из шкафа — функция ФАЙЛЫ
Этот способ использует древнюю функцию ФАЙЛЫ (FILES), оставшуюся в Microsoft Excel с далеких девяностых. Вы не найдете эту функцию в общем списке функций, но для совместимости, она всё ещё остаётся внутри движка Excel, и мы вполне можем её использовать.
Механизм таков:
1. В любую ячейку листа (например, в А1) введём путь к папке, список файлов из которой мы хотим получить.
Обратите внимание, что путь должен оканчиваться шаблоном со звездочками:
- *.* — любые файлы
- *.xlsx — книги Excel (только с расширением xlsx)
- *.xl* — любые файлы Excel
- *отчет* — файлы, содержащие слово отчет в названии
и т.д.
2. Создадим именованный диапазон с помощью вкладки Формулы — далее кнопка Диспетчер имен — Создать (Formulas — Names Manger — Create). В открывшемся окне введем любое имя без пробелов (например Мои_файлы) и в поле диапазона выражение:
=ФАЙЛЫ(Лист1!$A$1)
После нажатия на ОК будет создан именованный диапазон с именем Мои_файлы, где хранится список всех файлов из указанной в А1 папки. Останется их оттуда только извлечь.
3. Чтобы извлечь имена отдельных файлов из созданной переменной, используем функцию ИНДЕКС (INDEX), которая в Excel вытаскивает данные из массива по их номеру:
Если лениво делать отдельный столбец с нумерацией, то можно воспользоваться костылем в виде функции СТРОКИ (ROWS), которая будет подсчитывать количество заполненных строк с начала списка автоматически:
=ИНДЕКС(Мои_файлы; ЧСТРОК($B$3:B3))
Ну, и скрыть ошибки #ССЫЛКА! в конце списка (если вы протягиваете формулу с запасом) можно стандартной функцией ЕСЛИОШИБКА (IFERROR):
=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(Мои_файлы; ЧСТРОК($B$3:B3)); «»)
Важное примечание: формально функция ФАЙЛЫ относится к макро-функциям, поэтому необходимо будет сохранить ваш файл в формате с поддержкой макросов (xlsm или xlsb).
Способ 2. Готовый макрос для ленивых
Если вы знакомы с макросами (не в смысле их программирования, а в смысле копипастинга готовых кодов на VBA), то вам, возможно, отлично зайдёт небольшой макрос, добавляющий в текущую книгу новый пустой лист и выводящий на него список всех файлов с их параметрами из заданной пользователем папки.
Для добавления макроса в вашу книгу нажмите сочетание клавиш Alt+F11, или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer), в открывшемся окне редактора Visual Basic вставьте новый модуль через меню Insert — Module и скопируйте туда текст этого макроса:
Sub FileList()
Dim V As String
Dim BrowseFolder As String
'открываем диалоговое окно выбора папки
With Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
.Title = "Выберите папку или диск"
.Show
On Error Resume Next
Err.Clear
V = .SelectedItems(1)
If Err.Number <> 0 Then
MsgBox "Вы ничего не выбрали!"
Exit Sub
End If
End With
BrowseFolder = CStr(V)
'добавляем лист и выводим на него шапку таблицы
ActiveWorkbook.Sheets.Add
With Range("A1:E1")
.Font.Bold = True
.Font.Size = 12
End With
Range("A1").Value = "Имя файла"
Range("B1").Value = "Путь"
Range("C1").Value = "Размер"
Range("D1").Value = "Дата создания"
Range("E1").Value = "Дата изменения"
'вызываем процедуру вывода списка файлов
'измените True на False, если не нужно выводить файлы из вложенных папок
ListFilesInFolder BrowseFolder, True
End Sub
Private Sub ListFilesInFolder(ByVal SourceFolderName As String, ByVal IncludeSubfolders As Boolean)
Dim FSO As Object
Dim SourceFolder As Object
Dim SubFolder As Object
Dim FileItem As Object
Dim r As Long
Set FSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
Set SourceFolder = FSO.getfolder(SourceFolderName)
r = Range("A65536").End(xlUp).Row + 1 'находим первую пустую строку
'выводим данные по файлу
For Each FileItem In SourceFolder.Files
Cells(r, 1).Formula = FileItem.Name
Cells(r, 2).Formula = FileItem.Path
Cells(r, 3).Formula = FileItem.Size
Cells(r, 4).Formula = FileItem.DateCreated
Cells(r, 5).Formula = FileItem.DateLastModified
r = r + 1
X = SourceFolder.Path
Next FileItem
'вызываем процедуру повторно для каждой вложенной папки
If IncludeSubfolders Then
For Each SubFolder In SourceFolder.SubFolders
ListFilesInFolder SubFolder.Path, True
Next SubFolder
End If
Columns("A:E").AutoFit
Set FileItem = Nothing
Set SourceFolder = Nothing
Set FSO = Nothing
End Sub
Для запуска макроса нажмите сочетание клавиш Alt+F8,или кнопку Макросы (Macros) на вкладке Разработчик (Developer), выберите наш макрос FileList и нажмите кнопку Выполнить (Run). В диалоговом окне выберите любую папку или диск и — вуаля!
Если захотите, чтобы вместо пути к файлу в столбце B выводилась живая гиперссылка, то замените 52-ю строку
Cells(r, 2).Formula = FileItem.Path
на
Cells(r, 2).Formula = «=HYPERLINK(«»» & FileItem.Path & «»»)»
Способ 3. Мощь и красота — надстройка Power Query
Power Query — это очень мощная и при этом бесплатная надстройка для Excel от Microsoft, упрощающая множество задач по загрузке и трансформации данных. В нашей ситуации она тоже может здорово помочь.
Если у вас Excel 2016 или новее, то Power Query уже встроена в Excel по умолчанию, поэтому просто на вкладке Данные выберите команду Создать запрос / Получить данные — Из файла — Из папки (Create Query / Get Data — From file — From folder). Если у вас Excel 2010-2013, то Power Query нужно будет скачать с сайта Microsoft и установить как отдельную надстройку и она появится у вас в Excel в виде отдельной вкладки Power Query. На ней будет аналогичная кнопка Из файла — Из папки (From file — From folder).
В открывшемся окне нужно будет указать папку, содержимое которой мы хотим получить. После нажатия на ОК Power Query обшарит указанную папку и все вложенные подпапки и выдаст на экран окно с предварительным просмотром результатов:
Если внешний вид списка вас устраивает, то можно смело жать внизу кнопку Загрузить (Load), чтобы залить эти данные на новый лист. Если же хочется дополнительно обработать список (удалить лишние столбцы, отобрать только нужные файлы и т.п.), то нужно выбрать команду Изменить / Преобразовать данные (Edit / Transform Data).
Поверх окна Excel откроется окно редактора Power Query, где мы увидим список всех наших файлов в виде таблицы:
Дальше возможны несколько вариантов:
- Если нужны только файлы определенного типа, то их можно легко отобрать с помощью фильтра по столбцу Extension:
- Аналогичным образом фильтрами по столбцам Date accessed, Date modified или Date created можно отобрать файлы за нужный период (например, созданные только за последний месяц и т.п.):
- Если нужно получить данные не из всех папок, то фильтруем по столбцу Folder Path, чтобы оставить только те строки, где путь содержит/не содержит нужные имена папок:
- Там же можно выполнить сортировку файлов по любому столбцу, если требуется.
После того, как необходимые файлы отобраны, можно смело удалить ненужные столбцы, щелкнув по заголовку столбца правой кнопкой мыши и выбрав команду Удалить (Remove column). Это, кстати, уже никак не повлияет на фильтрацию или сортировку нашего списка:
Если в будущем планируется подсчитывать количество файлов в каждой папке (например, для контроля поступивших заявок или подсчета статистики по заявкам), то имеет смысл дополнительно сделать ещё пару действий:
- Щелкните правой кнопкой мыши по столбцу Folder Path и выберите команду Дублировать столбец (Duplicate Column).
- Выделите скопированный столбец и на вкладке Преобразование (Transform) выберите Разделить столбец — По разделителю (Split Column — By delimiter)
Мы получим рядом с нашими данными еще несколько столбцов, где будут продублированы имена вложенных папок — это пригодится нам чуть позже для подсчета статистики с помощью сводной таблицы:
Получившиеся столбцы можно переименовать (Диск, Папка1, Папка2 и т.д.), просто щёлкнув дважды по заголовку каждого.
И, наконец, когда список готов, то его можно выгрузить на лист с помощью команды Главная — Закрыть и загрузить — Закрыть и загрузить в… (Home — Close & Load — Close & Load to…):
И, само-собой, теперь можно построить по нашей таблице сводную (вкладка Вставка — Сводная таблица), чтобы легко подсчитать количество файлов в каждой папке:
Дополнительным бонусом можно сделать еще один столбец с функцией ГИПЕРССЫЛКА (HYPERLINK), которая создаст красивые стрелочки-ссылки для моментального перехода к каждому файлу:
Мелочь, а приятно 
И вдвойне приятно, что в будущем, при изменении содержимого исходной папки, достаточно будет просто щелкнуть мышью по нашей таблице и выбрать команду Обновить (Refresh) — и Power Query выполнит всю цепочку запрограммированных нами единожды действий уже автоматически, отобразив все изменения в составе папки.
Ссылки по теме
- Что такое макрос, куда вставлять код макроса на Visual Basic
- Создание резервных копий ценных файлов
- Что такое Power Query и что можно делать с её помощью
Skip to content
Сегодня мы продолжим изучение пользовательских функций Excel. Поскольку вы уже знаете, как их создавать (и, я надеюсь, вы также пробовали применять их), давайте копнем немного глубже и узнаем, как использовать и хранить определяемые пользователем функции в Excel.
Мы покажем вам, как легко сохранить ваши функции в файле надстройки Excel, чтобы использовать их позже буквально несколькими нажатиями мышки.
Вот о чем мы будем говорить:
- Совместное использование с другими функциями
- Применение в других функциях и макросах VBA
- Как вызвать функцию из другой книги
- Использование файла надстройки (рекомендуется)
Использование с другими функциями
После того, как вы проверили, что ваши пользовательские функции работают правильно, их можно использовать в формулах Excel или в коде VBA.
Пользовательские функции в рабочей книге Excel можно применять точно так же, как вы применяете обычные функции. Например, просто запишите в ячейке формулу
=GetMaxBetween(A1:A6;10;50)
Их также можно использовать в сочетании с обычными функциями. Например, добавим поясняющий текст к рассчитанному максимальному значению:
=СЦЕПИТЬ(«Максимальное значение между 10 и 50 – «;GetMaxBetween(A1:A6;10;50))
Результат вы видите на скриншоте ниже:
Можно найти товар, количество которого максимальное и находится в диапазоне от 40 до 50.
В формуле
=ИНДЕКС(A2:A9;ПОИСКПОЗ(GetMaxBetween(B2:B9;F1;F2);B2:B9;0))
пользовательская функция GetMaxBetween находит в диапазоне B2:B9 максимальное число между 40 и 50. Затем при помощи функций ИНДЕКС+ПОИСК мы получаем название товара, которое соответствует этому максимальному значению:
Как видите, использование настраиваемых функций ничем не отличается от обычных функций Excel.
При этом помните, что пользовательская функция может только возвращать значение, но не может выполнять никакие другие действия. Более подробно об ограничениях пользовательских функций читайте здесь.
Применение в других функциях и процедурах VBA
Пользовательские функции также можно использовать в макросах VBA.
На скриншоте ниже вы видите код макроса, который в столбце, содержащем активную ячейку, ищет максимальное значение в диапазоне от 10 до 50.
Код макроса содержит пользовательскую функцию GetMaxBetween(.Cells, 10, 50). Она находит нужное максимальное значение в активном столбце. Затем это значение будет выделено цветом.
Результат работы макроса вы видите на скриншоте ниже.
Также пользовательская функция может быть использована внутри другой пользовательской функции. Проблема конвертации числа в текст обычно решается при помощи пользовательской функции. Функция SpellNumber отлично выполняет эту задачу, добавляя также денежные единицы измерения (рубли). Вот код этого макроса:
Public Function SpellNumber(x As Double) As String
If x > 999999999999.99 Then
SpellNumber = "Число больше 999 999 999 999.99!"
ElseIf x < 0 Then
SpellNumber = "Отрицательное число!"
Else
x = FormatNumber(x, 2)
Dim b As Byte, b1 As Byte, b2 As Byte, kop As String
b = (x - Fix(x)) * 100
b2 = b 10
b1 = b Mod 10
If b2 <> 1 And b1 = 1 Then
kop = " копейка"
ElseIf b2 <> 1 And b1 > 1 And b1 < 5 Then
kop = " копейки"
Else
kop = " копеек"
End If
kop = b2 & b1 & kop
Dim y(1 To 4) As Integer, i1 As Byte
For i1 = 1 To 4
x = Fix(x) / 1000
y(i1) = (x - Fix(x)) * 1000
Next
Dim Numeric(1 To 4) As String, i2 As Byte, y1 As Byte, y2 As Byte, _
y3 As Byte, Numeric0 As String, Numeric1 As String, Numeric2 As String, Numeric3 As String, _
Numeric4 As String
For i2 = 1 To 4
y1 = y(i2) Mod 10
y2 = (y(i2) - y1) / 10 Mod 10
y3 = y(i2) 100
Numeric1 = Choose(y3 + 1, "", "сто ", "двести ", "триста ", "четыреста ", _
"пятьсот ", "шестьсот ", "семьсот ", "восемьсот ", "девятьсот ")
Numeric2 = Choose(y2 + 1, "", "", "двадцать ", "тридцать ", "сорок ", _
"пятьдесят ", "шестьдесят ", "семьдесят ", "восемьдесят ", "девяносто ")
If y2 = 1 Then
Numeric3 = Choose(y1 + 1, "десять ", "одиннадцать ", "двенадцать ", _
"тринадцать ", "четырнадцать ", "пятнадцать ", "шестнадцать ", _
"семнадцать ", "восемнадцать ", "девятнадцать ")
ElseIf y2 <> 1 And i2 = 2 Then
Numeric3 = Choose(y1 + 1, "", "одна ", "две ", "три ", "четыре ", "пять ", _
"шесть ", "семь ", "восемь ", "девять ")
Else
Numeric3 = Choose(y1 + 1, "", "один ", "два ", "три ", "четыре ", "пять ", _
"шесть ", "семь ", "восемь ", "девять ")
End If
If y2 <> 1 And y1 = 1 Then
Numeric4 = Choose(i2, "рубль ", "тысяча ", "миллион ", "миллиард ")
ElseIf y2 <> 1 And y1 > 1 And y1 < 5 Then
Numeric4 = Choose(i2, "рубля ", "тысячи ", "миллиона ", "миллиарда ")
ElseIf y1 = 0 And y2 = 0 And y3 = 0 Then
Numeric4 = Choose(i2, "рублей ", "", "", "")
Else
Numeric4 = Choose(i2, "рублей ", "тысяч ", "миллионов ", "миллиардов ")
End If
Numeric(i2) = Numeric1 & Numeric2 & Numeric3 & Numeric4
Next
If y(1) + y(2) + y(3) + y(4) = 0 Then
Numeric0 = "ноль рублей " & kop
Else
Numeric0 = Numeric(4) & Numeric(3) & Numeric(2) & Numeric(1) & kop
End If
SpellNumber = Replace(Numeric0, Left(Numeric0, 1), UCase(Left(Numeric0, 1)), 1, 1)
End If
End Function
Применив вместе уже знакомую нам GetMaxBetween и SpellNumber, мы можем получить максимальное значение из диапазона и сразу записать его в виде текста.
Для этого создадим новую пользовательскую функцию, в которой используем уже знакомые нам функции GetMaxBetween и SpellNumber.
Function SpellGetMaxBetween(rngCells As Range, MinNum, MaxNum)
SpellGetMaxBetween = SpellNumber(GetMaxBetween(rngCells, MinNum, MaxNum))
End Function
Как видите, функция GetMaxBetween является аргументом другой пользовательской функции – SpellNumber. Сначала она определяет максимальное значение, как мы уже неоднократно делали ранее. Затем это число преобразуется в текст.
На скриншоте выше вы видите, как функция SpellGetMaxBetween находит максимальное число в диапазоне от 5000 до 7000, а затем конвертирует его в текст.
Как вызвать пользовательскую функцию из другой книги
Если вы создали пользовательскую функцию в вашей рабочей книге, то это ещё, к сожалению, не означает, что её можно без проблем везде применять.
По моему опыту, большинство пользователей рано или поздно собирают свою личную коллекцию макросов и пользовательских функций для автоматизации отдельных процессов и расчётов. И тут встает проблема: код пользовательских функций на Visual Basic нужно где-то хранить, чтобы потом использовать в работе.
Чтобы применить пользовательскую функцию, рабочая книга, в которой вы ее сохранили, должна быть открыта в вашем Excel. Если вы это не сделали, то при попытке использования вы получите ошибку #ИМЯ!. Эта ошибка говорит о том, что Excel не знает имени функции, которую вы хотите употребить в формуле.
Рассмотрим способы, при помощи которых вы можете использовать созданные настраиваемые функции.
Способ 1.
Вы можете перед именем функции указать имя книги, в которой она находится. Например, если вы сохранили пользовательскую функцию GetMaxBetween в книге с именем My_Functions.xlsm, то необходимо ввести такую формулу:
= My_Functions.xlsm!GetMaxBetween(A1:A6;10;50)
Способ 2.
Сохраняем все пользовательские функции в одной специальной рабочей книге (например, My_Functions.xlsm ) и копируем из нее нужную функцию в текущую рабочую книгу в случае необходимости. Тогда не нужно будет указывать имя файла, как это сделано выше.
При создании каждой новой пользовательской функции вам необходимо дублировать ее код в ту книгу, в которой вы будете ее использовать. При таком способе возникает несколько неудобств:
- Если рабочих файлов много, а функция нужна везде, то и копировать код придется в каждую книгу.
- Нужно не забыть сохранить рабочую книгу в формате с поддержкой макросов (xlsm или xlsb).
- При открытии такого файла защита от макросов будет каждый раз показывать предупреждение, которое нужно подтвердить. Многие пользователи пугаются, видя предупреждение на жёлтой полосе, которое просит их включить макросы. Чтобы не видеть это сообщение, вам нужно отключить защиту Excel полностью. Это может быть не всегда правильно и безопасно.
Думаю, вы согласитесь со мной, что все время открывать файл и копировать из него код пользовательских функций или писать название этого файла в формуле – это не самые удачные решения.
Способ 3.
Думаю, что самый лучший способ – хранить часто используемые пользовательские функции в файле надстройки (Excel Add-in).
Достоинства использования надстройки:
- Достаточно один раз подключить надстройку в ваш Excel. После этого можно использовать её процедуры и функции в любом файле на этом компьютере. Сохранять ваши рабочие книги в xlsm- и xlsb-формате не потребуется, так как исходный код будет храниться не в них, а в файле надстройки.
- Защита от макросов вас беспокоить уже не будет, так как надстройки всегда относятся к доверенным источникам. Она будет автоматически загружаться при каждом запуске Excel практически незаметно для вас.
- Надстройка – это отдельный файл. Его легко переносить с компьютера на компьютер, делиться им с коллегами.
О создании и использовании надстройки мы подробнее поговорим далее.
Сохранение пользовательских функций в файле надстройки
Как создать собственную надстройку? Рассмотрим пошагово.
Шаг 1. Создаем файл надстройки.
Открываем Microsoft Excel, создаем новую книгу и сохраняем ее под любым подходящим именем (например My_Functions) в формате надстройки. Для этого используем меню Файл – Сохранить как или клавишу F12. Обязательно указываем тип файла Надстройка Excel:
Ваша надстройка будет иметь расширение .xlam.
Обратите внимание, что стандартно Excel хранит надстройки в папке C:Users[Ваше_имя]AppDataRoamingMicrosoftAddIns. Советую принять расположение по умолчанию. Вы можете указать любую другую папку. Но тогда при подключении надстройки вам нужно будет найти и указать ее новое расположение вручную. Если вы сохраните ее в папке по умолчанию, вам не придется искать надстройку на своем компьютере. Excel автоматически внесет ее в список.
Шаг 2. Подключаем файл надстройки.
Теперь созданную нами надстройку My_Functions надо подключить к Excel. Тогда она будет загружаться автоматически при старте программы. Для этого используем меню Файл — Параметры — Надстройки. Убедитесь, что внизу в поле Управление выбраны Надстройки Excel. Жмем на кнопку Перейти в нижней части окна. В появившемся окне отмечаем нашу надстройку My_Functions. Если вы не видите ее в списке, нажмите кнопку Просмотр и укажите расположение вашего файла надстройки вручную.
Если вы используете надстройку для хранения пользовательских функций, то нужно выполнять одно простое правило. Если вы передаете рабочую книгу другому человеку, то не забудьте также передать копию этой надстройки, которая содержит нужные функции. Он должен подключить ее так же, как вы это сделали сейчас.
Шаг 3. Добавляем в надстройку пользовательские функции и макросы.
Наша надстройка подключена к Excel, но в ней пока нет ничего. Чтобы добавить в нее новые пользовательские функции, откройте редактор Visual Basic при помощи сочетания клавиш Alt+F11. После этого вы можете добавлять новые модули с кодом VBA, как описано в этом руководстве.
Выберите в окне VBAProject ваш файл надстройки (My Finctions.xlam). Используйте меню Insert – Module, чтобы добавить пользовательский модуль. В него нужно записывать пользовательские функции.
Код пользовательской функции вы можете либо набрать вручную, либо скопировать откуда-нибудь.
Вот и все. Теперь вы создали свою собственную надстройку, загрузили ее в Excel и можете использовать в ней макросы и настраиваемые функции. Чтобы добавить новый макрос, просто запишите его код в модуле надстройки в редакторе VBA и сохраните его.
Мы рассмотрели способы создания, отладки пользовательской функции и как ее можно применять в вашей рабочей книге. Надеюсь, эти рекомендации будут вам полезны. Если у вас есть вопросы, пишите в комментариях к этой статье.
Сумма по цвету и подсчёт по цвету в Excel — В этой статье вы узнаете, как посчитать ячейки по цвету и получить сумму по цвету ячеек в Excel. Эти решения работают как для окрашенных вручную, так и с условным форматированием. Если… 
Проверка данных с помощью регулярных выражений — В этом руководстве показано, как выполнять проверку данных в Excel с помощью регулярных выражений и пользовательской функции RegexMatch. Когда дело доходит до ограничения пользовательского ввода на листах Excel, проверка данных очень полезна. Хотите… Поиск и замена в Excel с помощью регулярных выражений — В этом руководстве показано, как быстро добавить пользовательскую функцию в свои рабочие книги, чтобы вы могли использовать регулярные выражения для замены текстовых строк в Excel. Когда дело доходит до замены… Как извлечь строку из текста при помощи регулярных выражений — В этом руководстве вы узнаете, как использовать регулярные выражения в Excel для поиска и извлечения части текста, соответствующего заданному шаблону. Microsoft Excel предоставляет ряд функций для извлечения текста из ячеек. Эти функции… 
4 способа отладки пользовательской функции — Как правильно создавать пользовательские функции и где нужно размещать их код, мы подробно рассмотрели ранее в этой статье. Чтобы решить проблемы при создании пользовательской функции, вам скорее всего придется выполнить… Как создать пользовательскую функцию? — В решении многих задач обычные функции Excel не всегда могут помочь. Если существующих функций недостаточно, Excel позволяет добавить новые настраиваемые пользовательские функции (UDF). Они делают вашу работу легче. Мы расскажем,…
|
Пользовательская функция доступная любой книге |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
||||||||
Ответить |
Содержание
- 1 Как сохранить макрос в личную книгу макросов
- 1.1 Как создать Личную Книгу Макросов
- 1.2 Как использовать Личную Книгу Макросов
- 1.3 Где хранится Личная Книга Макросов
- 1.4 P.S.
- 1.5 Ссылки по теме
Большинство пользователей Excel знают, как создать и использовать макрос внутри файла одной рабочей книги. В случаи, когда необходимо использовать тот же макрос в других файлах рабочих книг, тогда можно сохранить его в личной книге макросов. У нее всегда одно название – Personal.xlsb. Она всегда открывается при запуске программы Excel, только скрыто. Данная книга не является доступной по умолчанию в Excel, поэтому ее нужно сначала подключить.
Как сохранить макрос в личную книгу макросов
Чтобы создать и схоронить код в личной книге макросов:
- Выберите инструмент: «РАЗРАБОТЧИК»-«Код»-«Запись макроса».
- В появившемся диалоговом окне «Запись макроса», из выпадающего списка «Сохранить в:» выберите опцию «Личная книга макросов». И нажмите на кнопку OK.
- Теперь выберите инструмент: «РАЗРАБОТЧИК»-«Код»-«Остановить запись».
- Откройте редактор Visual Basic: «РАЗРАБОТЧИК»-«Код»-«Visual Basic». Или нажмите комбинацию горячих клавиш ALT+F11. В окне «Project-VBAProject», в дереве проектов появиться доступная еще одна книга Personal.xlsb. Кликните на «плюсик» слева на против этой книги, чтобы раскрыть проект книги Personal.xlsb. А после двойным щелчком отройте ее Module1.
- В результате откроется окно кода модуля с зарегистрированным макросом. Удалите его код и введите код своего макроса. Выберите инструмент в редакторе макросов: «File»-«Save Personal.xlsb», а потом закройте редактор Visual Basic.
Теперь у вас подключена скрытая книга для хранения макросов, к которым можно получить доступ из любой другой рабочей книги. Личная книга макросов где находится находиться в папке автозагрузки файлов Excel – XLSTART: C:Documents and SettingsUser_NameAppDataRoamingMicrosoftExcelXLSTARTPersonal.xlsb
Примечание. XLSTART – это папка для автозагрузки файлов вместе с запуском программы Excel. Если сохранить файл в данную папку, то он будет открываться вместе с программой Excel. Для версий старше 2007 путь к папке автозагрузки будет следующим: C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice12Xlstart.
Если вам нужно записать в нее новый макрос просто откройте редактор, а потом откройте модуль книги Personal.xlsb. Уже записанные в нее макросы удалять не нужно. Они не будут между собой конфликтовать если соблюдать одно простое правило – в одном модуле нельзя хранить макросы с одинаковыми именами.
Если вы еще не знакомы с макросами в Excel, то я вам даже немного завидую. Ощущение всемогущества и осознание того, что ваш Microsoft Excel можно прокачивать почти до бесконечности, которые придут к вам после знакомства с макросами — приятные чувства.
Однако, эта статья для тех, кто уже «познал мощь» и начал использовать макросы (чужие или написанные самостоятельно — не важно) в своей повседневной работе.
Макрос — это код (несколько строк) на языке Visual Basic, которые заставляют Excel сделать то, что вам нужно: обработать данные, сформировать отчет, скопипастить много однообразных таблиц и т.п. Вопрос — где эти несколько строк кода хранить? Ведь от того, где макрос хранится будет потом зависеть где он сможет (или не сможет) работать.
Если макрос решает небольшую локальную проблему в отдельно взятом файле (например обрабатывает внесенные в конкретный отчет данные особым образом), то логично хранить код внутри этого же файла. Без вопросов.
А если макрос должен быть относительно универсален и нужен в любой книге Excel — как, например, макрос для конвертирования формул в значения? Не копировать же его код на Visual Basic каждый раз в каждую книгу? Кроме того, рано или поздно, почти любой пользователь приходит к мысли, что неплохо было бы сложить все макросы в одну коробку, т.е. иметь их всегда под рукой. И может быть даже запускать не вручную, а сочетаниями клавиш? И вот тут может здорово помочь Личная Книга Макросов (Personal Macro Workbook).
Как создать Личную Книгу Макросов
На самом деле, Личная Книга Макросов (ЛКМ) — это обычный файл Excel в формате двоичной книги (Personal.xlsb), который автоматически в скрытом режиме открывается одновременно с Microsoft Excel. Т.е. когда вы просто запускаете Excel или открываете любой файл с диска, на самом деле открываются два файла — ваш и Personal.xlsb, но второго мы не видим. Таким образом все макросы, которые хранятся в ЛКМ оказываются доступы для запуска в любой момент, пока открыт Excel.
Если вы еще ни разу не пользовались ЛКМ, то изначально файл Personal.xlsb не существует. Самый легкий способ его создать — это записать рекордером какой-нибудь ненужный бессмысленный макрос, но указать в качестве места для его хранения Личную Книгу — тогда Excel будет вынужден автоматически ее для вас создать. Для этого:
- Откройте вкладку Разработчик (Developer). Если вкладки Разработчик не видно, то ее можно включить в настройках через Файл — Параметры — Настройка ленты (Home — Options — Customize the Ribbon).
- На вкладке Разработчик нажмите кнопку Запись макроса (Record Macro). В открывшемся окне выберите Личную книгу макросов (Personal Macro Workbook) как место для хранения записанного кода и нажмите OK:
- Остановите запись кнопкой Остановить запись (Stop Recording) на вкладке Разработчик (Developer)
Проверить результат можно, нажав на кнопку Visual Basic там же на вкладке Разработчик — в открывшемся окне редактора в левом верхнем углу на панели Project — VBA Project должен появиться наш файл PERSONAL.XLSB. Его ветку которого можно развернуть плюсиком слева, добравшись до Module1, где и хранится код только что записанного нами бессмысленного макроса:
Поздравляю, вы только что создали себе Личную Книгу Макросов! Только не забудьте нажать на кнопку сохранения с дискеткой в левом верхнем углу на панели инструментов.
Как использовать Личную Книгу Макросов
Дальше все просто. Любой нужный вам макрос (т.е. кусок кода, начинающийся на Sub и заканчивающийся End Sub) можно смело копировать и вставлять либо в Module1, либо в отдельный модуль, добавив его предварительно через меню Insert — Module. Хранить все макросы в одном модуле или раскладывать по разным — исключительно вопрос вкуса. Выглядеть это должно примерно так:
Запустить добавленный макрос можно в диалоговом окне, вызываемом с помощью кнопки Макросы (Macros) на вкладке Разработчик:
В этом же окне, нажав кнопку Параметры (Options), можно задать сочетание клавиш для быстрого запуска макроса с клавиатуры. Будьте внимательны: сочетания клавиш для макросов различают раскладку (русская или английская) и регистр.
Кроме обычных макросов-процедур в Личной Книге можно хранить и пользовательские макро-функции (UDF = User Defined Function). В отличие от процедур, код функций начинаются с оператора Function или Public Function, а заканчиваются на End Function:
Код необходимо аналогичным образом скопировать в любой модуль книги PERSONAL.XLSB и затем можно будет вызвать функцию обычным образом, как любую стандарную функцию Excel, нажав кнопку fx в строке формул и выбрав функцию в окне Мастера Функций в категории Определенные пользователем (User Defined):
Примеры таких функций можно в больших количествах найти в интернете или здесь же на сайте (сумма прописью, приблизительный текстовый поиск, ВПР 2.0, конвертация кириллицы в транслит и т.п.)
Где хранится Личная Книга Макросов
Если вы будете использовать Личную Книгу Макросов, то рано или поздно у вас возникнет желание:
- поделиться своими накопленными макросами с другими пользователями
- скопировать и перенести Личную Книгу на другой компьютер
- сделать ее резервную копию
Для этого нужно будет найти файл PERSONAL.XLSB на диске вашего компьютера. По умолчанию, этот файл хранится в специальной папке автозапуска Excel, которая называется XLSTART. Так что все, что нужно — это добраться до этой папки на нашем ПК. И вот тут возникает небольшая сложность, потому что местоположение этой папки зависит от версии Windows и Office и может различаться. Обычно это один из следующих вариантов:
- C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice12XLSTART
- C:Documents and SettingsComputerApplication DataMicrosoftExcelXLSTART
- C:Usersимя-вашей-учетной-записиAppDataRoamingMicrosoftExcelXLSTART
Как вариант, можно спросить о положении этой папки сам Excel с помощью VBA. Для этого в редакторе Visual Basic (кнопка Visual Basic на вкладке Разработчик) нужно открыть окно Immediate сочетанием клавиш Ctrl+G, ввести туда команду ? Application.StartupPath и нажать на Enter:
Полученный путь можно скопировать и вставить в верхнюю строку окна Проводника в Windows и нажать Enter — и мы увидим папку с нашим файлом Личной Книги Макросов:
P.S.
И несколько практических нюансов вдогон:
- при использовании Личной Книги Макросов Excel будет запускаться чуть медленнее, особенно на слабых ПК
- стоит периодически очищать Личную Книгу от информационного мусора, старых и ненужных макросов и т.п.
- у корпоративных пользователей бывают иногда сложности с использованием Личной Книги, т.к. это файл в системной скрытой папке
Ссылки по теме
- Что такое макросы, как их использовать в работе
- Полезности для VBA-программиста
- Тренинг «Программирование макросов на VBA в Microsoft Excel»
In Excel, you can make it so all of your macros can be easily accessed by any Excel workbook.
To do this we need to create what is called a «personal macro workbook» and then save it. All of the macros that we want to use in Excel will be stored within this personal macro workbook and will then be accessible by any Excel file.
Steps to Make any Macro Available in All Excel Files
- Open an Excel file and then go to record a dummy macro, recording this dummy macro is what will create the «personal macro workbook» that we need in order to store the macros.
- To record a macro go to the Developer tab, if that is visible, or simply look to the bottom left of the Excel window. From there, click the Record Macro button:
- On the screen that appears, make sure to select Personal Macro Workbook from the Store macro in: drop down box and then hit the OK button. Nothing else matters here because we just need to record a simple macro, anything really.
- Select any cell in the worksheet and then just click the Stop Recording macro button, which is in the exact same location as the Record Macro button in step 2.
- Now hit Alt + F11 on the keyboard so we can go to the VBA/Macro editor window. You will now see the PERSONAL.XLSB file appear in the top left pane of the window.
- All you have to do now is to add Modules and Macros to this file like you would to any normal Excel file. Double-click Module 1 and we see the macro that we just recorded:
As you can see, this new PERSONAL.XLSB file behaves just like a regular file in the VBA window. This is where you will store any macros that you want to be able to access from all Excel files.
Notes
The personal macro workbook file does NOT travel with your Excel files when you send them; this PERSONAL.XLSB file only remains on your computer for you to use. So, if you send a workbook to another person, they will not be able to access the same macros that you have unless you also put those macros in the workbook you sent.
You must follow the above steps to create the personal macro workbook but, once you have created it, you can access it from any workbook on your computer by simply going to the VBA/Macro editor window (Alt + F11). As such, once it is created, adding macros to this new file is the same as adding it to any other Excel file — open any workbook, go to the VBA window, add a module to the PERSONAL.XLSB file and then add a macro.
The sample file for this tutorial is empty because, remember, you cannot send the personal macro workbook file with Excel files.
Excel VBA Course — From Beginner to Expert
200+ Video Lessons
50+ Hours of Instruction
200+ Excel Guides
Become a master of VBA and Macros in Excel and learn how to automate all of your tasks in Excel with this online course. (No VBA experience required.)
View Course
Similar Content on TeachExcel
Vlookup Function That Searches The Entire Workbook in Excel — UDF
Macro: With this VLOOKUPWORKBOOK function, you will have to power to more quickly and easily ana…
Copy and Paste Data using Macro VBA in Excel
Tutorial: How to copy and paste data using a Macro in Excel. I’ll show you multiple ways to do this,…
Get the Name of a Worksheet in Macros VBA in Excel
Tutorial: How to get the name of a worksheet in Excel using VBA and Macros and also how to store tha…
Highlight, Sort, and Group the Top and Bottom Performers in a List in Excel
Tutorial:
How to highlight the rows of the top and bottom performers in a list of data.
This allows…
Sort Data that Doesn’t Have Headers in Ascending Order in Excel
Macro: Sort data that doesn’t have headers in ascending order in Excel with this macro. This is a…
Loop through a Range of Cells in a UDF in Excel
Tutorial:
How to loop through a range of cells in a UDF, User Defined Function, in Excel. This is …
Subscribe for Weekly Tutorials
BONUS: subscribe now to download our Top Tutorials Ebook!
Excel VBA Course — From Beginner to Expert
200+ Video Lessons
50+ Hours of Video
200+ Excel Guides
Become a master of VBA and Macros in Excel and learn how to automate all of your tasks in Excel with this online course. (No VBA experience required.)
View Course