Создание в текстовом редакторе word электронных документов

А.С. Шандриков

Витебский государственный политехнический
колледж ВГТУ

СОЗДАНИЕ
ЭЛЕКТРОННЫХ ФОРМ В СРЕДЕ ТЕКСТОВОГО ПРОЦЕССОРА WORD

В
документообороте существует множество типовых документов, напечатанных на бумажных
бланках определённого вида, называемых формами.

Форма – это структурированный документ
(бланк), выполненный типографским способом, в который данные письменно вводятся
в специально отведённые места [1]. Формы однотипных документов имеют единый
формат и внешний вид, что существенно упрощает и ускоряет создание и обработку
документов. С развитием электронно-вычислительных средств на смену бумажным бланкам
приходят электронные формы, являющиеся аналогами соответствующих бумажных
бланков. Это объясняется тем, что по сравнению с бумажными бланками электронные
формы обладают рядом преимуществ, в частности, снижается количество ошибок при
оформлении документов, отпадает необходимость в посещении государственных
органов, так как документы поступают удаленно по электронной почте, экономия
времени и др.

В настоящее время
электронные формы применяются во всех сферах деятельности. Так, например, с
помощью электронных форм заполняются банковские расчётные документы, товарно-транспортные
накладные, путевые листы, заявки на участие в различных мероприятиях, анкеты
для трудоустройства, документы для получения виз в посольствах и консульских
представительствах иностранных государств, заказываются билеты на все виды
общественного транспорта и многое другое.

 Электронная
форма – это структурированный электронный документ (ЭД), содержащий постоянные
и заполняемые элементы, являющийся аналогом соответствующей типографской формы
– бланка [2].

Постоянные элементы заполняются разработчиком
формы и недоступны для редактирования лицу, заполняющему форму. К ним относятся
различные пояснения, таблицы с данными, рисунки и другие объекты.

Заполняемые
элементы –
это поля, в которые при заполнении формы вносятся данные. Одни и те же
поля могут содержать различные данные в разных ЭД, созданных по одной и той же
форме. Данные в поля вводятся непосредственно с клавиатуры или выбираться из
раскрывающихся списков.

Электронную форму
целесообразно сохранять как пользовательский шаблон, который является как бы
незаполненной формой и может использоваться повторно сколько угодно раз.

Для создания
пользовательской электронной формы необходимо:

— определить
макет формы;

— настроить Word для создания формы;

— открыть шаблон
или документ, на основе которого будет создана форма;

— создать
структуру формы (постоянные и заполняемые элементы, выполнить настройку свойств
заполняемых элементов);

— выполнить защиту
формы;

— сохранить форму
как шаблон.

Разработчик
электронной формы может определить поля как текстовые,
с раскрывающимися списками
или флажки. При заполнении формы
содержание постоянных элементов недоступно для редактирования.

Создание
постоянных элементов

Структурирование
и организацию данных на странице рассмотрим на примере формы заявки на участие
в студенческой научно-практической конференции, представленной на рис. 1.

Рис. 1. Постоянные элементы электронной формы
заявки

Создание электронной
формы удобно осуществлять с использованием таблиц и рамок [3, 4]. Суть данного подхода
заключается в том, что каждый отдельный постоянный элемент располагается в
собственной ячейке таблицы, а соответствующее ему заполняемое поле – в соседней.
При этом согласование текстовых фрагментов по высоте выполняется
«автоматически». Документ создаётся и оформляется в обычном порядке. Для
рассматриваемой электронной формы следует:

— создать
таблицу;

— выполнить
объединение и разбиение ячеек;

— установить
требуемую высоту строк;

— установить
параметры шрифта;

— ввести текст;

— сделать границы
ячеек невидимыми.

Результат
выполнения описанных действий (кроме последнего) представлен на рис. 1.

1.2.2. Создание заполняемых
элементов

 Создание
заполняемых элементов осуществляется с помощью элементов управления
содержимым, распложенными на вкладке Разработчик в группе команд Элементы
управления
(рис. 2). Если вкладка Разработчик отсутствует на Ленте, то её
необходимо добавить. Для этого:

— подать команду Файл/Параметры/Настроить
ленту;

— в открывшемся
окне Параметры
Word перейти в список Настроить ленту, активизировать вкладку Разработчик и щёлкнуть по кнопке OK.

Информация об
элементах управления (рис. 2) представлена в табл. 1.

Таблица
1

Кнопка	Название элемента	Краткое описание
1	Форматированный текст (.RTF)	Используется для текста, состоящего из нескольких абзацев. Может содержать рисунки, таблицы и др.
2	Обычный текст	Содержит только текст
3	Рисунок	Рисунок, фигура, диаграмма, таблица, клип или объект SmartArt. Невозможно изменение яркости и контрастности.
4	Коллекция стандартных блоков	Стандартный блок документа — это часть содержимого, которая была создана для многократного применения, например, общая титульная страница, отформатированная таблица или заголовок.
5	Флажок	Может находиться в одном из двух состояний: установлен или снят
Окончание таблицы 1
Кнопка	Кнопка	Кнопка
6	Поле со списком	Список элементов, из которых выбирается нужный элемент. Пользователь может добавлять собственные элементы
7	Раскрывающийся список	Список элементов, из которых выбирается нужный элемент. Пользователь не может добавлять собственные элементы
8	Выбор даты	Отображает дату, введённую пользователем с помощью календаря

Для ввода
элементов управления содержимым необходимо установить курсор в месте вставки (в
соответствующую ячейку таблицы), а затем щёлкнуть по кнопке нужного элемента
управления.

Создание
элемента Выбор
даты:

— установить
курсор в третью ячейку первой строки таблицы и щёлкнуть по кнопке 8
(рис. 2). Первоначально поле отобразится как серый прямоугольник;

— щёлкнуть по
кнопке Свойства в группе команд Элементы
управления
(рис. 2);

— в открывшемся
окне Свойства
элемента управления содержимым (рис. 3) присвоить название Дата оформления. Название элемента
отобразится над серым прямоугольником;

Рис. 3. Окно для ввода свойств поля Выбор
даты

— выбрать формат
отображения даты dd.MM.yyyy и щёлкнуть по кнопке OK;

— щёлкнуть по
стрелочке справа от поля Дата оформления;

— в открывшемся
календаре (рис. 4) щёлкнуть по кнопке Сегодня.

Аналогично
указать в соответствующей ячейке таблицы дату приезда. В этом случае присвоить
элементу Выбор
даты
название Дата
приезда, а для
ввода конкретной даты следует пролистать календарь до нужного месяца и щёлкнуть
мышкой по числу приезда.

Создание элемента
Обычный
текст:

— установить
курсор во вторую ячейку третьей строки таблицы и щёлкнуть по кнопке 2
(рис. 2). Поле отобразится как серый прямоугольник;

— щёлкнуть по
кнопке Свойства в группе команд Элементы
управления
(рис. 2);

— в открывшемся
окне Свойства
элемента управления содержимым (рис. 5) присвоить название Фамилия. Название элемента
отобразится над серым прямоугольником;

— щёлкнуть по
кнопке OK;

Аналогично
создать поля Имя, Отчество, Год рождения, Учреждение образования, Должность и Наименование доклада, присвоив им соответствующие
названия.

Рис. 5. Окно для ввода свойств поля Обычный
текст

Создание элемента
Раскрывающийся
список:

— установить
курсор во вторую ячейку таблицы напротив постоянного элемента Наименование
секции
щёлкнуть по кнопке 7 (рис. 2). Поле отобразится как серый прямоугольник;

— щёлкнуть по
кнопке Свойства в группе команд Элементы
управления
(рис. 2);

— в открывшемся
окне Свойства
элемента управления содержимым (рис. 6) присвоить название Секция. Название элемента
отобразится над полем;

Рис. 6. Окно для ввода списка секций

— щёлкнуть по
кнопке Добавить;

— в открывшемся
окне Добавить
вариант
(рис. 7) ввести первое наименование секции и щёлкнуть по кнопке OK;

Рис. 7. Окно ввода элемента списка

Рис. 8. Раскрывающийся список

— аналогично
ввести наименования всех остальных секций.

Применение для
наименования секции раскрывающегося списка позволяет пользователю не вводить
его вручную, а выбрать из списка, сформированного разработчиком формы. Для
этого пользователю достаточно последовательно щёлкнуть по стрелочке справа от
поля Секция и по наименованию выбранной
секции в раскрывшемся списке (рис. 8).

Создание элемента
Флажок.

Последнее поле
формы, требующее ответа на вопрос о гостинице можно оформить в виде флажка.
Установленный флажок даёт положительный ответ, снятый флажок – отрицательный.
Для создания флажка следует щёлкнуть по кнопке 5 (рис. 2). Установка и
снятие флажка осуществляется щелчком мышки по нему или нажатием клавиши Пробел.

Вместо флажка
можно было создать поле Раскрывающийся список с двумя вариантами выбора: Да и Нет.

Образец
заполненной формы представлен на рис. 9.

Рис. 9.
Заполненная электронная форма

1.2.3.
Создание пояснительного текста

Пояснительный
текст содержит конкретные указания к содержанию поля или его заполнению и тем
самым делает создаваемую форму более удобной в использовании. Пояснительный
текст показывается в элементе управления по умолчанию, а пользователь должен изменить
его в соответствии с приведёнными требованиями. Создание пояснительного текста
пояснения для пользователей формы выполняется в следующем порядке:

— в группе Элементы
управления
(рис. 2) щёлкнуть по кнопке Режим конструктора;

— щёлкнуть по
элементу управления, для которого создаётся пояснительный текст. В заполняемом
поле появятся открывающий теги (рис. 10). Если в заполняемом поле был ранее
введённый текст, то он будет отображаться между этими тегами;

Рис. 10. Заполняемое поле в режиме
конструктора до ввода пояснительного текста

— поместить
курсор между тегами и ввести или отредактировать пояснительный текст. Примерный
результат выполнения данного действия показан на рис. 11;

Рис. 11. Заполняемое поле в режиме
конструктора после ввода пояснительного текста

— повторно
щёлкнуть по кнопке Режим конструктора чтобы отменить возможность
конструирования и сохранить отредактированный пояснительный текст.

1.2.4. Защита
формы

Чтобы
предотвратить удаление или изменение любого элемента управления
содержимым, пользователь может установить индивидуальную защиту: щёлкнуть
мышкой по элементу управления и в окне свойств (рис. 3, 5 и 6) в группе Блокировка установить флажок Элемент
управления содержимым нельзя удалить.

Перед
распространением формы, разработанной для просмотра и заполнения, её следует
защитить, чтобы пользователи могли вводить данные только в предназначенные
для этого поля. Для защиты формы:

— на вкладке РАЗРАБОТЧИК в группе команд Защитить щёлкнуть по кнопке Ограничить редактирование (рис. 12);

— в области задач
Ограничить
форматирование и редактирование (рис. 13) активизировать раздел Ограничения на
редактирование и выбрать параметр Ввод данных в поля форм;

— щёлкнуть по
кнопке Да,
включить защиту;

Рис. 13. Область задач Ограничить форматирование и редактирование

Рис. 14. Окно для установки пароля

— в открывшемся окне
Включить
защиту (рис.
14) ввести пароль для защиты формы в поле Новый пароль, а затем повторить его в
поле Подтверждение
пароля.

Теперь только
пользователи, знающие пароль, смогут снять защиту и изменить постоянные
элементы формы. Пользователи, не знающие пароля, смогут вводить данные только в
поля формы.

При заполнении
защищённой формы переход между полями можно производить клавишами перемещения
курсора. Клавиши со стрелками вниз и вправо, а также клавиша PageDown или PgDn переводят курсор к
следующему полю. Клавиши со стрелками вверх и влево, а также клавиша PageUp или PgUp переводят курсор к предыдущему полю.
Для последовательного перехода по полям можно пользоваться также клавишу Tab. Курсор в поле можно
зафиксировать также щелчком мыши.

Данные в
текстовые поля защищенной формы можно вводить с клавиатуры или извлекать из
буфера обмена. Следует обратить внимание, что при вводе данных в поле формы
проверка правописания не производится.

Литература

1. Шандриков,
А.С. Форма (документ) [Текст] / А.С. Шандриков // Энциклопедический фонд
России «Руссика» [Электрон. ресурс] – Режим доступа http://www.russika.ru/ef.php?s=5624.

2. Шандриков,
А.С. Электронная форма [Текст] / А.С. Шандриков // Энциклопедический фонд
России «Руссика» [Электрон. ресурс] – Режим доступа http://www.russika.ru/ef.php?s=5623.

3. Спиридонов,
О.В. Microsoft Word 2007. Полное руководство [Текст] / О.В. Спиридонов // Национальный
открытый университет ИНТУИТ [Электрон. ресурс] – Режим доступа :  https://www.intuit.ru/studies/courses/554/410/lecture/9391?page=6.

4. Спиридонов,
О.В. Microsoft Word 2007. Полное руководство [Текст] / О.В. Спиридонов // Национальный
открытый университет ИНТУИТ [Электрон. ресурс] – Режим доступа : https://www.intuit.ru/studies/courses/554/410/lecture/9391?page=7.

Создание электронного учебного пособия средствами  текстового процессора Word

В настоящее время, время развития информационных технологий, особенно актуально для педагога становится необходимость привнести в урок современные методы и средства преподавания., тем более, что сегодняшних студентов мало чем можно удивить.

        Возникает необходимость  создания таких электронных учебных пособий,  которыми студент мог бы воспользоваться, как в специализированной аудитории, так и дома или в общежитии. В этой статье  изложены практические приемы создания электронных учебных материалов c  использованием  программных средств общего назначения, таких как   MS Word.  

     1. Создание web-страницы

         Основу Интернет составляют документы, называемые веб-страницами(Web). Каждая веб-страница может содержать текстовую информацию, графические элементы, дополнительное оформление, анимацию, а также гиперссылки.

        Гиперссылка – выделенный объект, связанный с другим файлом и реагирующий на щелчок мыши. Гиперссылки обеспечивают связь веб-страницы с другими страницами и объектами в Интернет. Кроме того, с использованием гиперссылок можно осуществлять переход между различными частями в пределах одной вeб-страницы.

        Закладка – это отметка или место в тексте, которому присвоено уникальное имя, что позволяет быстро переходить к нему в дальнейшем.

        Браузер — специальная программа для  просмотра веб-страниц.

 Microsoft Internet Explorer является одним из популярных браузеров сети Интернет

        Рамки или фреймы являются средством отображения нескольких документов в одном окне браузера. Рамки полезны в тех случаях, когда необходимо, чтобы определенная область присутствовала в окне браузера постоянно, в то время как другая область обеспечивала возможность загрузки различных документов.

Создадим   Web – страницы в текстовом редакторе  МS WORD, использовать закладки и гиперссылки. Тема нашего электронного учебного пособия: «Компьютерная графика»

Технология  работы: 

Откройте файл  «Область применения компьютерной графики.doc»  Наша задача состоит в том, чтобы при нажатии на каждый пункт из  списка  «Области применения компьютерной графики» можно было переместиться  на соответствующее место в текущем документе.

1. Вставьте закладки.  Для этого:

• Выделите место в документе.

                    Рис 1. Отрывок из текста «Область применения компьютерной графики»

• Выберите в меню Вставка, Закладка и в окне Имя закладки введите Научная и нажмите кнопку  Добавить.
• Аналогично установите закладки для всех областей применения компьютерной графики.

2. Установите гиперссылки на созданные закладки. Для этого на странице (Рис2.):

Выделите пункт Научная графика

• Выберите меню Вставка, Гиперссылка,            Связать с Местом в документе и выберите вкладку Закладки – Научная и нажмите ОК.
• Аналогично добавьте гиперссылки на все закладки в документе

3. Создайте гиперссылки на указанные рисунки и объекты:

• Выделите  надпись рисунка, затем выберите в меню Вставка, Гиперссылка, Связать с файлом, веб-страницей  и выберите  файл рисунка.
• Добавьте гиперссылки на все надписи с рисунками в документе.
• Если вы сделали все правильно, то при нажатии на надпись рисунки , откроется рисунок.

1. Проверьте правильность   выполнения всех гиперссылок и закладок в документе.
2. Сохраните документ  под тем же именем Файл-Сохранить как, тип  файла-htm (Рис3).

                                          Рис 3. Сохранение файла

6.   Откройте и сохраните как веб–страницы остальные текстовые документы по данной теме. 

(Обратите внимание, что веб-страница состоит из двух частей: файла с расширением htm  и папки, в которую помещаются все рисунки, находящиеся на странице).

2 . Создание web-узла

Создадим  Web – узел (сайт) по теме «Компьютерная графика» в текстовом редакторе  МS WORD, используем фреймы для создания структуры сайта.

Технология  работы: 

1. Создайте  новый документ Файл-Создать и выберите вид создаваемого документа, Веб-страница.
2. Выполните разметку  страницы, для этого настройте панель инструментов  

      Вид- Панели инструментов-Рамки  (Рис. 4.)

                                  Рис. 4. Панель инструментов Рамки

• Выберите вид Новая рамка слева  (Это рамка 1)  и сдвиньте рамку влево по линейке  примерно до цифры 5.  
• Перейдите на правую часть  страницы. Правая часть -Это рамка 2)
• Создайте  еще одну рамку, выбрав  Новая  рамка сверху. (Это рамка 3)

1. Страница разбита на три части:

• в верхней части введите текст (см. Рис. 5);
• в левой части напишите содержание страницы;
• в правой части будут открываться по ссылкам документы, соответствующие  содержанию. Все необходимые документы для  сайта должны находиться в одной папке.

1. Вставьте гиперссылки на каждый пункт содержания:

• Выделите текст: Области применения, выберите Вставка-Гиперссылка.
• Для того чтобы документ открывался в правой части страницы, щелкните Выбор рамки, укажите рамку справа и кнопку Использовать по умолчанию для всех гиперссылок.
• Выберите кнопку Связать с файлом, веб страницей,  в окне Папка найдите текущую папку и нужный файл,  нажмите ОК.
• Проверьте выполнение гиперссылки: при нажатии на пункт содержания например на Области применения,  должен открываться соответствующий документ.

1. Оформите каждую рамку по своему  желанию, используя команды Формат-Тема или Формат-Фон.
2.  Аналогично вставьте гиперссылки для всех пунктов содержания на созданные вами web-страницы.
3. Придайте документу законченный вид и сохраните вашу страничку под именем index.htm  в папку с исходными файлами Файл -Сохранить как веб-страницу.                     

По желанию в текст страниц можно включить мультимедийную информацию, анимацию.

                           Рис. 5  Web узел «Компьютерная графика»

        Итак, электронное учебное пособие создано, в созданном узле можно разместить контрольный тест.  Преимущество такой разработки, конечно, в ее простоте. Любой преподаватель может создать вполне приличное учебное пособие, которое позволит обеспечить  изучение какой-либо темы в индивидуальном порядке, повысить самостоятельность и ответственность обучаемого.  

Список источников:

1.Острейковский В.А. Информатика. Уч пособие для студ. ср. проф. уч. заведений. М.:  

   Высшая школа. 2008.

2. Угринович Н.Д. и др. Практикум по информатике и информационным технологиям. М.:

   БИНОМ. Лаборатория знаний, 2009. -394 с.

3. http://office.microsoft.com/ru-ru/word-help/HA010165929.aspx — сайт Майкрософт.

Приложение Word в Интернете, запущенное в браузере, позволяет:

• создавать документы, а затем добавлять в них и форматировать текст, изображения и макеты страниц;

• открывать документы с компьютера, планшета или телефона;

• делиться документами и работать совместно отовсюду.

Примечания: 

• Это краткое руководство предназначено для Word в Интернете. Если вы используете классическую версию Word для Windows, см. статью Краткое руководство по началу работы с Word.

• Если вы используете Word для Mac, см. статьи Краткие руководства по началу работы с Office для Mac и Справка по Word для Mac.

Создание и открытие документа

• Перейдите на сайт office.com и выберите Word.

Переименование документа

• Щелкните заголовок в верхней части страницы и введите имя.

  Изменения в Word в Интернете сохраняются автоматически.

Примечание: Если вам не удается изменить имя, вероятно, вы находитесь в режиме чтения. Выберите Редактировать документ > Изменить в браузере.