Excel для Microsoft 365 для Mac Excel 2021 для Mac Excel 2019 для Mac Excel 2016 для Mac Еще…Меньше
Вы можете создать форму в Excel, добавив в книгу элементы управления содержимым, такие как кнопки, флажки, списки и поля со списками. После этого другие пользователи смогут заполнить эту форму в приложении Excel и при желании распечатать ее.
Шаг 1. Отображение вкладки «Разработчик».
-
В меню Excel выберите элемент Параметры.
-
В разделе Разработка выберите Представление.
-
В разделе Показывать на ленте установите флажок Вкладка «Разработчик».
Шаг 2. Добавление и форматирование элементов управления содержимым
-
На вкладке Разработчик выберите элемент управления, который хотите добавить.
-
На листе щелкните место, куда нужно вставить элемент управления.
-
Чтобы задать свойства элемента управления, щелкните его, удерживая нажатой клавишу CONTROL, и выберите пункт Формат элемента управления.
-
В окне Формат объекта задайте такие свойства элемента управления, как шрифт, выравнивание и цвет.
-
Повторите действия 1–4 для каждого добавляемого элемента управления.
Шаг 3. Защита листа, содержащего форму
-
В меню Сервис наведите указатель на пункт Защита и выберите команду Защитить лист.
-
Выберите нужные параметры защиты.
-
Сохраните и закройте книгу.
Совет: Чтобы продолжить редактирование после защиты формы, в меню Сервис наведите указатель на пункт Защита и выберите команду Снять защиту листа.
Шаг 4. Проверка формы (необязательно)
При необходимости вы можете проверить форму, прежде чем распространять ее.
-
Защитите форму, как указано в описании шага 3.
-
Откройте форму еще раз, заполните ее обычным способом и сохраните как копию.
Нужна дополнительная помощь?
Содержание
- Применение инструментов заполнения
- Способ 1: встроенный объект для ввода данных Excel
- Способ 2: создание пользовательской формы
- Вопросы и ответы
Для облегчения ввода данных в таблицу в Excel можно воспользоваться специальными формами, которые помогут ускорить процесс заполнения табличного диапазона информацией. В Экселе имеется встроенный инструмент позволяющий производить заполнение подобным методом. Также пользователь может создать собственный вариант формы, которая будет максимально адаптирована под его потребности, применив для этого макрос. Давайте рассмотрим различные варианты использования этих полезных инструментов заполнения в Excel.
Применение инструментов заполнения
Форма заполнения представляет собой объект с полями, наименования которых соответствуют названиям колонок столбцов заполняемой таблицы. В эти поля нужно вводить данные и они тут же будут добавляться новой строкой в табличный диапазон. Форма может выступать как в виде отдельного встроенного инструмента Excel, так и располагаться непосредственно на листе в виде его диапазона, если она создана самим пользователем.
Теперь давайте рассмотрим, как пользоваться этими двумя видами инструментов.
Способ 1: встроенный объект для ввода данных Excel
Прежде всего, давайте узнаем, как применять встроенную форму для ввода данных Excel.
- Нужно отметить, что по умолчанию значок, который её запускает, скрыт и его нужно активировать. Для этого переходим во вкладку «Файл», а затем щелкаем по пункту «Параметры».
- В открывшемся окне параметров Эксель перемещаемся в раздел «Панель быстрого доступа». Большую часть окна занимает обширная область настроек. В левой её части находятся инструменты, которые могут быть добавлены на панель быстрого доступа, а в правой – уже присутствующие.
В поле «Выбрать команды из» устанавливаем значение «Команды не на ленте». Далее из списка команд, расположенного в алфавитном порядке, находим и выделяем позицию «Форма…». Затем жмем на кнопку «Добавить».
- После этого нужный нам инструмент отобразится в правой части окна. Жмем на кнопку «OK».
- Теперь данный инструмент располагается в окне Excel на панели быстрого доступа, и мы им можем воспользоваться. Он будет присутствовать при открытии любой книги данным экземпляром Excel.
- Теперь, чтобы инструмент понял, что именно ему нужно заполнять, следует оформить шапку таблицы и записать любое значение в ней. Пусть табличный массив у нас будет состоять из четырех столбцов, которые имеют названия «Наименование товара», «Количество», «Цена» и «Сумма». Вводим данные названия в произвольный горизонтальный диапазон листа.
- Также, чтобы программа поняла, с каким именно диапазонам ей нужно будет работать, следует ввести любое значение в первую строку табличного массива.
- После этого выделяем любую ячейку заготовки таблицы и щелкаем на панели быстрого доступа по значку «Форма…», который мы ранее активировали.
- Итак, открывается окно указанного инструмента. Как видим, данный объект имеет поля, которые соответствуют названиям столбцов нашего табличного массива. При этом первое поле уже заполнено значением, так как мы его ввели вручную на листе.
- Вводим значения, которые считаем нужными и в остальные поля, после чего жмем на кнопку «Добавить».
- После этого, как видим, в первую строку таблицы были автоматически перенесены введенные значения, а в форме произошел переход к следующему блоку полей, который соответствуют второй строке табличного массива.
- Заполняем окно инструмента теми значениями, которые хотим видеть во второй строке табличной области, и снова щелкаем по кнопке «Добавить».
- Как видим, значения второй строчки тоже были добавлены, причем нам даже не пришлось переставлять курсор в самой таблице.
- Таким образом, заполняем табличный массив всеми значениями, которые хотим в неё ввести.
- Кроме того, при желании, можно производить навигацию по ранее введенным значениям с помощью кнопок «Назад» и «Далее» или вертикальной полосы прокрутки.
- При необходимости можно откорректировать любое значение в табличном массиве, изменив его в форме. Чтобы изменения отобразились на листе, после внесения их в соответствующий блок инструмента, жмем на кнопку «Добавить».
- Как видим, изменение сразу произошло и в табличной области.
- Если нам нужно удалить, какую-то строчку, то через кнопки навигации или полосу прокрутки переходим к соответствующему ей блоку полей в форме. После этого щелкаем по кнопке «Удалить» в окошке инструмента.
- Открывается диалоговое окно предупреждения, в котором сообщается, что строка будет удалена. Если вы уверены в своих действиях, то жмите на кнопку «OK».
- Как видим, строчка была извлечена из табличного диапазона. После того, как заполнение и редактирование закончено, можно выходить из окна инструмента, нажав на кнопку «Закрыть».
- После этого для предания табличному массиву более наглядного визуального вида можно произвести форматирование.
Способ 2: создание пользовательской формы
Кроме того, с помощью макроса и ряда других инструментов существует возможность создать собственную пользовательскую форму для заполнения табличной области. Она будет создаваться прямо на листе, и представлять собой её диапазон. С помощью данного инструмента пользователь сам сможет реализовать те возможности, которые считает нужными. По функционалу он практически ни в чем не будет уступать встроенному аналогу Excel, а кое в чем, возможно, превосходить его. Единственный недостаток состоит в том, что для каждого табличного массива придется составлять отдельную форму, а не применять один и тот же шаблон, как это возможно при использовании стандартного варианта.
- Как и в предыдущем способе, прежде всего, нужно составить шапку будущей таблицы на листе. Она будет состоять из пяти ячеек с именами: «№ п/п», «Наименование товара», «Количество», «Цена», «Сумма».
- Далее нужно из нашего табличного массива сделать так называемую «умную» таблицу, с возможностью автоматического добавления строчек при заполнении соседних диапазонов или ячеек данными. Для этого выделяем шапку и, находясь во вкладке «Главная», жмем на кнопку «Форматировать как таблицу» в блоке инструментов «Стили». После этого открывается список доступных вариантов стилей. На функционал выбор одного из них никак не повлияет, поэтому выбираем просто тот вариант, который считаем более подходящим.
- Затем открывается небольшое окошко форматирования таблицы. В нем указан диапазон, который мы ранее выделили, то есть, диапазон шапки. Как правило, в данном поле заполнено все верно. Но нам следует установить галочку около параметра «Таблица с заголовками». После этого жмем на кнопку «OK».
- Итак, наш диапазон отформатирован, как «умная» таблица, свидетельством чему является даже изменение визуального отображения. Как видим, помимо прочего, около каждого названия заголовка столбцов появились значки фильтрации. Их следует отключить. Для этого выделяем любую ячейку «умной» таблицы и переходим во вкладку «Данные». Там на ленте в блоке инструментов «Сортировка и фильтр» щелкаем по значку «Фильтр».
Существует ещё один вариант отключения фильтра. При этом не нужно даже будет переходить на другую вкладку, оставаясь во вкладке «Главная». После выделения ячейки табличной области на ленте в блоке настроек «Редактирование» щелкаем по значку «Сортировка и фильтр». В появившемся списке выбираем позицию «Фильтр».
- Как видим, после этого действия значки фильтрации исчезли из шапки таблицы, как это и требовалось.
- Затем нам следует создать саму форму ввода данных. Она тоже будет представлять собой своего рода табличный массив, состоящий из двух столбцов. Наименования строк данного объекта будут соответствовать именам столбцов основной таблицы. Исключение составляют столбцы «№ п/п» и «Сумма». Они будут отсутствовать. Нумерация первого из них будет происходить при помощи макроса, а расчет значений во втором будет производиться путем применения формулы умножения количества на цену.
Второй столбец объекта ввода данных оставим пока что пустым. Непосредственно в него позже будут вводиться значения для заполнения строк основного табличного диапазона.
- После этого создаем ещё одну небольшую таблицу. Она будет состоять из одного столбца и в ней разместится список товаров, которые мы будем выводить во вторую колонку основной таблицы. Для наглядности ячейку с заголовком данного перечня («Список товаров») можно залить цветом.
- Затем выделяем первую пустую ячейку объекта ввода значений. Переходим во вкладку «Данные». Щелкаем по значку «Проверка данных», который размещен на ленте в блоке инструментов «Работа с данными».
- Запускается окно проверки вводимых данных. Кликаем по полю «Тип данных», в котором по умолчанию установлен параметр «Любое значение».
- Из раскрывшихся вариантов выбираем позицию «Список».
- Как видим, после этого окно проверки вводимых значений несколько изменило свою конфигурацию. Появилось дополнительное поле «Источник». Щелкаем по пиктограмме справа от него левой клавишей мыши.
- Затем окно проверки вводимых значений сворачивается. Выделяем курсором с зажатой левой клавишей мыши перечень данных, которые размещены на листе в дополнительной табличной области «Список товаров». После этого опять жмем на пиктограмму справа от поля, в котором появился адрес выделенного диапазона.
- Происходит возврат к окошку проверки вводимых значений. Как видим, координаты выделенного диапазона в нем уже отображены в поле «Источник». Кликаем по кнопке «OK» внизу окна.
- Теперь справа от выделенной пустой ячейки объекта ввода данных появилась пиктограмма в виде треугольника. При клике на неё открывается выпадающий список, состоящий из названий, которые подтягиваются из табличного массива «Список товаров». Произвольные данные в указанную ячейку теперь внести невозможно, а только можно выбрать из представленного списка нужную позицию. Выбираем пункт в выпадающем списке.
- Как видим, выбранная позиция тут же отобразилась в поле «Наименование товара».
- Далее нам нужно будет присвоить имена тем трем ячейкам формы ввода, куда мы будем вводить данные. Выделяем первую ячейку, где уже установлено в нашем случае наименование «Картофель». Далее переходим в поле наименования диапазонов. Оно расположено в левой части окна Excel на том же уровне, что и строка формул. Вводим туда произвольное название. Это может быть любое наименование на латинице, в котором нет пробелов, но лучше все-таки использовать названия близкие к решаемым данным элементом задачам. Поэтому первую ячейку, в которой содержится название товара, назовем «Name». Пишем данное наименование в поле и жмем на клавишу Enter на клавиатуре.
- Точно таким же образом присваиваем ячейке, в которую будем вводить количество товара, имя «Volum».
- А ячейке с ценой – «Price».
- После этого точно таким же образом даем название всему диапазону из вышеуказанных трех ячеек. Прежде всего, выделим, а потом дадим ему наименование в специальном поле. Пусть это будет имя «Diapason».
- После последнего действия обязательно сохраняем документ, чтобы названия, которые мы присвоили, смог воспринимать макрос, созданный нами в дальнейшем. Для сохранения переходим во вкладку «Файл» и кликаем по пункту «Сохранить как…».
- В открывшемся окне сохранения в поле «Тип файлов» выбираем значение «Книга Excel с поддержкой макросов (.xlsm)». Далее жмем на кнопку «Сохранить».
- Затем вам следует активировать работу макросов в своей версии Excel и включить вкладку «Разработчик», если вы это до сих пор не сделали. Дело в том, что обе эти функции по умолчанию в программе отключены, и их активацию нужно выполнять принудительно в окне параметров Excel.
- После того, как вы сделали это, переходим во вкладку «Разработчик». Кликаем по большому значку «Visual Basic», который расположен на ленте в блоке инструментов «Код».
- Последнее действие приводит к тому, что запускается редактор макросов VBA. В области «Project», которая расположена в верхней левой части окна, выделяем имя того листа, где располагаются наши таблицы. В данном случае это «Лист 1».
- После этого переходим к левой нижней области окна под названием «Properties». Тут расположены настройки выделенного листа. В поле «(Name)» следует заменить кириллическое наименование («Лист1») на название, написанное на латинице. Название можно дать любое, которое вам будет удобнее, главное, чтобы в нем были исключительно символы латиницы или цифры и отсутствовали другие знаки или пробелы. Именно с этим именем будет работать макрос. Пусть в нашем случае данным названием будет «Producty», хотя вы можете выбрать и любое другое, соответствующее условиям, которые были описаны выше.
В поле «Name» тоже можно заменить название на более удобное. Но это не обязательно. При этом допускается использование пробелов, кириллицы и любых других знаков. В отличие от предыдущего параметра, который задает наименование листа для программы, данный параметр присваивает название листу, видимое пользователю на панели ярлыков.
Как видим, после этого автоматически изменится и наименование Листа 1 в области «Project», на то, которое мы только что задали в настройках.
- Затем переходим в центральную область окна. Именно тут нам нужно будет записать сам код макроса. Если поле редактора кода белого цвета в указанной области не отображается, как в нашем случае, то жмем на функциональную клавишу F7 и оно появится.
- Теперь для конкретно нашего примера нужно записать в поле следующий код:
Sub DataEntryForm()
Dim nextRow As Long
nextRow = Producty.Cells(Producty.Rows.Count, 2).End(xlUp).Offset(1, 0).Row
With Producty
If .Range("A2").Value = "" And .Range("B2").Value = "" Then
nextRow = nextRow - 1
End If
Producty.Range("Name").Copy
.Cells(nextRow, 2).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues
.Cells(nextRow, 3).Value = Producty.Range("Volum").Value
.Cells(nextRow, 4).Value = Producty.Range("Price").Value
.Cells(nextRow, 5).Value = Producty.Range("Volum").Value * Producty.Range("Price").Value
.Range("A2").Formula = "=IF(ISBLANK(B2), """", COUNTA($B$2:B2))"
If nextRow > 2 Then
Range("A2").Select
Selection.AutoFill Destination:=Range("A2:A" & nextRow)
Range("A2:A" & nextRow).Select
End If
.Range("Diapason").ClearContents
End With
End Sub
Но этот код не универсальный, то есть, он в неизменном виде подходит только для нашего случая. Если вы хотите его приспособить под свои потребности, то его следует соответственно модифицировать. Чтобы вы смогли сделать это самостоятельно, давайте разберем, из чего данный код состоит, что в нем следует заменить, а что менять не нужно.
Итак, первая строка:
Sub DataEntryForm()
«DataEntryForm» — это название самого макроса. Вы можете оставить его как есть, а можете заменить на любое другое, которое соответствует общим правилам создания наименований макросов (отсутствие пробелов, использование только букв латинского алфавита и т.д.). Изменение наименования ни на что не повлияет.
Везде, где встречается в коде слово «Producty» вы должны его заменить на то наименование, которое ранее присвоили для своего листа в поле «(Name)» области «Properties» редактора макросов. Естественно, это нужно делать только в том случае, если вы назвали лист по-другому.
Теперь рассмотрим такую строку:
nextRow = Producty.Cells(Producty.Rows.Count, 2).End(xlUp).Offset(1, 0).Row
Цифра «2» в данной строчке означает второй столбец листа. Именно в этом столбце находится колонка «Наименование товара». По ней мы будем считать количество рядов. Поэтому, если в вашем случае аналогичный столбец имеет другой порядок по счету, то нужно ввести соответствующее число. Значение «End(xlUp).Offset(1, 0).Row» в любом случае оставляем без изменений.
Далее рассмотрим строку
If .Range("A2").Value = "" And .Range("B2").Value = "" Then
«A2» — это координаты первой ячейки, в которой будет выводиться нумерация строк. «B2» — это координаты первой ячейки, по которой будет производиться вывод данных («Наименование товара»). Если они у вас отличаются, то введите вместо этих координат свои данные.
Переходим к строке
Producty.Range("Name").Copy
В ней параметр «Name» означат имя, которое мы присвоили полю «Наименование товара» в форме ввода.
В строках
.Cells(nextRow, 2).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues
.Cells(nextRow, 3).Value = Producty.Range("Volum").Value
.Cells(nextRow, 4).Value = Producty.Range("Price").Value
.Cells(nextRow, 5).Value = Producty.Range("Volum").Value * Producty.Range("Price").Value
наименования «Volum» и «Price» означают названия, которые мы присвоили полям «Количество» и «Цена» в той же форме ввода.
В этих же строках, которые мы указали выше, цифры «2», «3», «4», «5» означают номера столбцов на листе Excel, соответствующих колонкам «Наименование товара», «Количество», «Цена» и «Сумма». Поэтому, если в вашем случае таблица сдвинута, то нужно указать соответствующие номера столбцов. Если столбцов больше, то по аналогии нужно добавить её строки в код, если меньше – то убрать лишние.
В строке производится умножение количества товара на его цену:
.Cells(nextRow, 5).Value = Producty.Range("Volum").Value * Producty.Range("Price").Value
Результат, как видим из синтаксиса записи, будет выводиться в пятый столбец листа Excel.
В этом выражении выполняется автоматическая нумерация строк:
If nextRow > 2 Then
Range("A2").Select
Selection.AutoFill Destination:=Range("A2:A" & nextRow)
Range("A2:A" & nextRow).Select
End If
Все значения «A2» означают адрес первой ячейки, где будет производиться нумерация, а координаты «A» — адрес всего столбца с нумерацией. Проверьте, где именно будет выводиться нумерация в вашей таблице и измените данные координаты в коде, если это необходимо.
В строке производится очистка диапазона формы ввода данных после того, как информация из неё была перенесена в таблицу:
.Range("Diapason").ClearContents
Не трудно догадаться, что («Diapason») означает наименование того диапазона, который мы ранее присвоили полям для ввода данных. Если вы дали им другое наименование, то в этой строке должно быть вставлено именно оно.
Дальнейшая часть кода универсальна и во всех случаях будет вноситься без изменений.
После того, как вы записали код макроса в окно редактора, следует нажать на значок сохранения в виде дискеты в левой части окна. Затем можно его закрывать, щелкнув по стандартной кнопке закрытия окон в правом верхнем углу.
- После этого возвращаемся на лист Excel. Теперь нам следует разместить кнопку, которая будет активировать созданный макрос. Для этого переходим во вкладку «Разработчик». В блоке настроек «Элементы управления» на ленте кликаем по кнопке «Вставить». Открывается перечень инструментов. В группе инструментов «Элементы управления формы» выбираем самый первый – «Кнопка».
- Затем с зажатой левой клавишей мыши обводим курсором область, где хотим разместить кнопку запуска макроса, который будет производить перенос данных из формы в таблицу.
- После того, как область обведена, отпускаем клавишу мыши. Затем автоматически запускается окно назначения макроса объекту. Если в вашей книге применяется несколько макросов, то выбираем из списка название того, который мы выше создавали. У нас он называется «DataEntryForm». Но в данном случае макрос один, поэтому просто выбираем его и жмем на кнопку «OK» внизу окна.
- После этого можно переименовать кнопку, как вы захотите, просто выделив её текущее название.
В нашем случае, например, логично будет дать ей имя «Добавить». Переименовываем и кликаем мышкой по любой свободной ячейке листа.
- Итак, наша форма полностью готова. Проверим, как она работает. Вводим в её поля необходимые значения и жмем на кнопку «Добавить».
- Как видим, значения перемещены в таблицу, строке автоматически присвоен номер, сумма посчитана, поля формы очищены.
- Повторно заполняем форму и жмем на кнопку «Добавить».
- Как видим, и вторая строка также добавлена в табличный массив. Это означает, что инструмент работает.
Читайте также:
Как создать макрос в Excel
Как создать кнопку в Excel
В Экселе существует два способа применения формы заполнения данными: встроенная и пользовательская. Применение встроенного варианта требует минимум усилий от пользователя. Его всегда можно запустить, добавив соответствующий значок на панель быстрого доступа. Пользовательскую форму нужно создавать самому, но если вы хорошо разбираетесь в коде VBA, то сможете сделать этот инструмент максимально гибким и подходящим под ваши нужды.
Обычно заполнение данных в таблицах Microsoft Excel происходит вручную, однако это не всегда удобно, особенно если речь идет о проектах с большим количеством столбцов. Часто приходится при помощи мыши пролистывать лист в сторону и выполнять лишние движения для переключения между ячейками. Решается эта проблема путем создания простой формы ввода, что реализуемо без навыков программирования на VBA.
Подготовительные действия
Сначала понадобится подготовить сам лист, а именно – сформировать таблицу, чтобы в будущем форма ее корректно распознала. Вместе с этим нужно активировать кнопку для вызова формы, поскольку по умолчанию в новых версиях Microsoft Excel она не добавлена на панель быстрого доступа.
-
Зажмите левую кнопку мыши и выделите все содержимое таблицы, после чего перейдите на вкладку «Вставка».
-
На ней разверните список «Таблицы» и кликните левой кнопкой мыши по варианту «Таблица».
-
Расположение таблицы уже будет задано по умолчанию, поэтому останется только подтвердить данное действие.
-
Изменять внешний вид таблицы вы можете по своему усмотрению, но сейчас я остановлюсь на классическом ее виде, поскольку функционально разницы никакой не будет.
-
Далее понадобится добавить кнопку вызова формы, для чего перейдите на вкладку «Файл».
-
Нажмите по пункту «Другие» и из появившегося меню выберите пункт «Параметры».
-
В новом окне с настройками на панели слева выберите раздел «Панель быстрого доступа» и установите фильтр для команд «Команды не на ленте».
-
Среди всех команд отыщите «Форма», выделите ее левой кнопкой мыши и нажмите «Добавить».
-
На этом процесс настройки закончен, поэтому убедитесь в том, что кнопка теперь отображается в перечне справа, после чего нажмите «ОК».
Все, теперь у вас есть готовая таблица для заполнения, а также кнопка на панели быстрого доступа, которая и отвечает за вызов окна с формой.
Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей
Подписаться
Заполнение простой формы ввода
Я покажу пример, как осуществляется заполнение простой формы при помощи функционального окна, кнопку вызова которого мы и добавили на панель быстрого доступа. Процесс заполнения данных выглядит просто и отлично подойдет для тех ситуаций, когда одновременно нужно создать сразу несколько строк с большим количеством столбцов.
-
Выделите абсолютно любую ячейку, входящую в таблицу, после чего нажмите по кнопке «Форма» на панели быстрого доступа.
-
Начните с нажатия по кнопке «Добавить», чтобы создать новую строку для заполнения.
-
Введите по очереди значения для каждых ячеек из столбцов с названиями, затем нажмите Enter для подтверждения ввода.
-
Сразу же можете приступить к добавлению следующей строчки и делать так до тех пор, пока не завершите ввод всех значений для данной таблицы.
Такая нехитрая последовательность действий позволяет быстро заполнять таблицу данными без необходимости постоянно переключаться между строками и ячейками вручную. Вместе с этим отсутствует надобность самостоятельного создания формы через VBA, что для большинства пользователей практически нерешаемая задача.
Наши постоянные авторы и читатели делятся лайфхаками, основанными на личном опыте. Полная свобода самовыражения.
Рекомендуем
Ручной ввод данных может занять много времени и привести к ошибкам. Но если вы потратите несколько минут на создание формы ввода данных в Microsoft Excel, вы сможете улучшить процесс и снизить риск ошибок, таких как отсутствие данных.
Добавить опцию формы
Чтобы использовать опцию формы в Excel, вам нужно добавить ее либо на панель быстрого доступа, либо на ленту. Самым простым из них является панель быстрого доступа. Если вы решите добавить его на свою ленту, вам нужно будет создать для него специальную вкладку, что может быть не идеально.
Чтобы добавить кнопку «Форма» на панель инструментов быстрого доступа, щелкните стрелку на панели инструментов, чтобы открыть меню «Настройка панели инструментов быстрого доступа». Выберите «Дополнительные команды».
Убедитесь, что слева выбрана панель быстрого доступа. В раскрывающемся списке «Выбрать команды из» слева выберите «Все команды».
В раскрывающемся списке «Настроить панель быстрого доступа» справа выберите, хотите ли вы добавить кнопку «Форма» ко всем документам или к текущему.
Прокрутите список «Все команды» и выберите «Форма». Нажмите кнопку «Добавить», чтобы добавить его на панель инструментов.
Нажмите «ОК», чтобы закрыть настройки и вернуться в электронную таблицу. Вы должны увидеть кнопку «Форма» на панели быстрого доступа.
Преобразуйте ваши данные в таблицу
Чтобы использовать форму, вам понадобятся метки для каждого поля. Они представлены в виде заголовков таблиц. Если данные уже отформатированы в виде таблицы, вы на шаг впереди и можете перейти к использованию формы. Если нет, вы можете легко преобразовать его.
Выделите ячейки, содержащие данные. Перейдите на вкладку «Главная» и раздел «Стили» на ленте. Нажмите «Форматировать как таблицу» и выберите стиль таблицы.
Во всплывающем окне «Создать таблицу» подтвердите диапазон ячеек и установите флажок «Моя таблица имеет заголовки». Нажмите «ОК».
После этого вы увидите свои данные, отформатированные в виде красивой и аккуратной таблицы.
Используйте форму ввода данных
Теперь все, что вам нужно сделать, это начать вводить данные в форму! Выберите любую ячейку в таблице и нажмите кнопку формы, которую вы добавили на панель быстрого доступа.
Вы увидите всплывающее окно с заголовками ваших таблиц в качестве меток полей. Заполните каждое поле.
Вы можете быстро перемещаться между полями и переходить к следующей записи. После заполнения поля нажмите клавишу TAB, чтобы перейти к следующему. Когда вы закончите заполнение всех полей для записи, нажмите Enter. Затем заполните следующую запись. По мере ввода данных вы увидите, что ваша таблица заполняется.
Также можно использовать кнопки в форме ввода данных для добавления, просмотра или удаления записей.
- Чтобы создать еще одну запись, нажмите «Создать».
- Чтобы перемещаться по записям, нажмите «Найти предыдущий» или «Найти следующий». Вы также можете использовать полосу прокрутки в области поля данных.
- Чтобы увидеть количество записей, посмотрите над кнопкой «Создать».
- Чтобы удалить запись, убедитесь, что она отображается в форме, и нажмите «Удалить». Затем подтвердите, нажав «ОК».
Когда вы закончите с формой для ввода данных, нажмите «Закрыть». Вы можете снова открыть его в любое время, выбрав ячейку таблицы и нажав кнопку «Форма» на панели быстрого доступа.
Редактировать вашу форму
Если вы хотите отредактировать метки или изменить порядок полей в форме, вы сделаете это в своем листе Excel. Закройте форму, внесите изменения в свою таблицу, затем снова откройте форму. Вы увидите, что ваши изменения были применены к форме.
Чтобы быстро ввести большой объем данных в электронную таблицу, особенно если они поступают из внешнего источника, попробуйте создать собственную форму ввода данных в Excel.
Если вы используете Excel на Mac, вас также может заинтересовать быстрое добавление данных путем сканирования распечатанного документа.
Итак, сегодня мы поговорим о функции «Форма».
Содержание
- Какая польза от этой функции
- Как её использовать?
- Как добавить функцию «Форма» на панель быстрого доступа
- Окно функции
- Записываем новые данные в таблицу
- Перемещение по таблице
- Удалить строку
- Проверка вводимых данных
Какая польза от этой функции
Вы можете не использовать эту функцию, если работаете с данными в Excel довольно редко. Но я, например, пользуюсь Excel часто и просто не могу жить без этой функции. Она очень сильно экономит время.
В основном у этой функции 2 плюса:
- Она очень сильно экономит время, причем не только при вводе, но и при поиске нужных данных в таблице;
- А еще она исключает ошибки, потому что данные будут проверяться.
Давайте я покажу вам на примере, что это такое.
Допустим, у нас есть такая табличка:
Всякий раз, когда вам нужно будет добавить нового человека (в нашем случае) в табличку, вам придется переходить от первой ячейки к следующей и так далее, пока не заполните все данные.
А можно сделать это намного практичней используя функцию «Форма».
Вот как она выглядит для нашей таблички:
Эти поля для ввода данных — наши столбики.
Как добавить значение?
Посмотрите на изображении ниже:
Я надеюсь, вы убедились что функция «Форма» — прекрасна.
Как её использовать?
Да, эта функция прекрасна, но найти её будет сложно если вам никто не покажет как это делается. Потому что в главном меню программы Excel её нет.
Давайте быстро добавим её на панель быстрого доступа.
Как добавить функцию «Форма» на панель быстрого доступа
Пошаговая инструкция:
- Правой кнопкой мышки по панели -> «Настройка панели быстрого доступа…»;
- Из списка выберите «Все команды»;
- И найдите нашу функцию, она называется «Форма»;
- Далее — «Добавить > >»;
- Подтвердите.
Готово, теперь функция появится на панели быстрого доступа:
Итак, как же её теперь использовать?
Очень просто — нажмите на любую ячейку в табличке, а после на значок функции.
Окно функции
Итак, в окне функции довольно много разных кнопок.
Давайте разберемся что каждая из них делает:
- Добавить: добавит новые данные в таблицу, значения возьмет из полей в окне;
- Удалить: удалит выделенные данные из таблички;
- Вернуть: восстановит данные выделенной строки;
- Далее: переключится на следующую строку;
- Назад: переключится на предыдущую строку;
- Критерий: будет искать только по заданным критериям;
- Закрыть: закрыть;
Также вы можете прокручивать это окно колесиком мышки, значения будут меняться от строки к строке.
Итак, теперь давайте посмотрим на практике, что можно с помощью этого окна делать.
Такая ошибка возникает если у вас нет выделенных ячеек:
Записываем новые данные в таблицу
Пошаговая инструкция:
- Откройте окно функции «Форма»;
- Заполните поля в окошке;
- Подтвердите.
Перемещение по таблице
Это очень удобная штука, выполнять поиск только по заданной табличке с помощью функции «Форма».
А если у вас еще и куча столбиков, функция не раз будет выручать вас!
Пошаговая инструкция:
- Откройте окно функции «Форма»;
- Используйте кнопки «Назад» и «Далее» для перемещения в позициях строк;
- А если вы нашли нужное и хотите его изменить — просто поменяйте поля и подтвердите.
Также можно пользоваться колесиком мышки для прокрутки значений таблички от строки к строке.
Вы можете видеть это на изображении выше.
А теперь давайте рассмотрим кнопку «Критерии».
С помощью неё мы можем быстро найти конкретные значения:
- Откройте окно функции «Форма»;
- Щелкните на «Критерии»;
- В нашем случае, проведем поиск по статусу;
- А теперь, когда нашлось несколько значений мы можем перемещаться между ними с помощью кнопок «Назад» и «Далее».
Да, именно критерии мы можем использовать для поиска.
Также не забудьте, что можно искать одновременно по всем полям и когда везде будут совпадения — вы получите результат.
Например, нам нужно найти строки, в которых дата позднее 07.08.18, а статус в процессе:
Также при указании критерия можно использовать операторы.
К примеру, мы забыли как именно вписывали статус в процессе и выполним поиск следующим образом:
- Откроем окно функции «Форма»;
- Щелкнем на «Критерии»;
- Введем следующее в поле статус (на картинке):
- Используем кнопки «Назад» или «Далее» для навигации по табличке.
Оператор “*” работает также, как и везде — заменяет несколько символов. Если нам нужно заменить только 1 символ — используем оператор «?»;
Удалить строку
А напоследок, рассмотрим удаление.
Допустим вы нашли нужное значение, а теперь хотите его удалить. Как это сделать?
Пошаговая инструкция:
- Откройте окно функции «Форма»;
- Найдите нужную строку;
- Далее -> «Удалить»;
На первый взгляд может показаться что это слишком сложно, что проще просто выделить строку и удалить, но если у вас 30+ столбиков, все становится совсем наоборот. Лучше сразу же учиться пользоваться удобными функциями, чтобы потом при работе с большими объемами данных вы не терялись и знали что делать.
Проверка вводимых данных
А теперь рассмотрим проверку данных, чтобы не допускать ошибок.
В нашем примере, мы создадим проверку которая, будет следить за тем, чтобы в столбик Дата, вводились только значения даты, а если вводится что-то другое — Excel будет выдавать ошибку.
Как это сделать?
Пошаговая инструкция:
- Выделяем диапазон ячеек и жмем «Данные»;
- Щелкните «Проверка данных»;
- Далее из списка выбираем «Дата»;
- Можно указать диапазон, чтобы случайно не указать, например, 2108 год;
- Подтверждаем.
Можете попробовать ввести в диапазон, для которого мы создали проверку, что-то отличное от нашего диапазона дат.
Excel выдаст вам следующую ошибку:
Также можно настроить проверку и для других типов данных. В общем-то в этой функции все предельно понятно, почитайте.
Важная информация о функции «Форма»:
- Мы можем использовать операторы поиска и замены;
- Ширина поля в окне функции «Форма» такая же, как и в самой таблице, то есть если вам кажется что поле в окне функции маленькое, расширьте столбик в самой табличке.