Создание серийного письма в word

Серийные письма – это однотипные документы, рассылаемые различным адресатам. При создании серийного письма создаются два файла: основной текстовый файл и управляющий файл. Управляющий файл содержит информацию, которая различна в разных экземплярах серийного письма (имена, адреса). Файл основного документа содержит неизменную часть с указанием мест, в который вставляется информация из управляющего файла. В результате совместной обработки основного и управляющего файлов получается готовое серийное письмо.

Полный цикл формирования рассылки делится разработчиками программы Word на шесть этапов:
Этап 1. Выбор типа документа.
Этап 2. Выбор документа.
Этап 3. Выбор получателей.
Этап 4. Создание письма.
Этап 5. Просмотр писем.
Этап 6. Завершение слияния.

Постановка задачи

Имеем таблицу в Microsoft Excel, в которой хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса эл.почты, имена, названия компаний и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником.

Поздравлять будем при помощи простого, но трогательного сообщения, содержащего имя клиента и название его компании. При чем все надо сделать так, чтобы получатель (не дай бог!) не подумал, что письмо сделано автоматически, а был уверен, что письмо было кропотливо написано ради него вручную.

В конце все созданные сообщения надо:

  • либо отправить через Outlook каждому клиенту на его e-mail
  • либо распечатать для последующей отправки обычной почтой
  • либо закинуть в новый файл, где каждое письмо будет отдельным листом (разделом)

В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием

Подготовка списка клиентов в Excel

mailmerge1.gif

Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:

  • Шапка таблицы должна быть простой – одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек).
  • В таблице не должно быть объединенных ячеек.
  • В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются).

Если планируется отправка по электронной почте, то, само-собой, в таблице должен быть столбец с адресами получателей.

Поскольку Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения “Уважаемый(ая)…” Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества (“а” или “ч”), реализованное функцией ПРАВСИМВ (RIGHT).

В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 для таких таблиц очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу (Format as Table) с вкладки Главная (Home). Подробнее про такие “умные таблицы” можно почитать тут.

Создаем сообщение в Word и подключаем Excel

Открываем новый пустой документ в Microsoft Word и набираем туда текст нашего сообщения, оставляя в нем пустые места для будущей вставки имени клиента и его компании.

Потом запускаем пошаговый Мастер Слияния  на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние (Start Mail Merge) – Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard):

mailmerge3.gif

В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис – Письма и рассылки – Мастер слияния (Tools – Letters and Mailings – Mail Merge).

Далее следует процесс из 6 этапов (переключение между ними – с помощью кнопок Вперед (Next) и Назад (Back) в правом нижнем углу в области задач).

Этап 1. Выбор типа документа.

На этом шаге пользователь должен выбрать тип тех документов, которые он хочет получить на выходе после слияния. Наш вариант – Письма (Letters), если мы хотим на выходе отправить созданные письма на принтер или Электронное сообщение (E-mail), если хотим разослать их по почте.

mailmerge4.gif

Этап 2. Выбор документа

На этом шаге необходимо определить, какой документ будет являться основой (заготовкой) для всех будущих однотипных сообщений. Мы выбираем – Текущий документ (Current document).

mailmerge5.gif

Этап 3. Выбор получателей

На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse), после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов.

mailmerge6.gif

После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:

mailmerge7.gif

Этап 4. Создание письма

На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы – она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:

mailmerge10.gif

В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться нечто похожее (вставленные поля выделены красным):

mailmerge12.gif

Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания “ый”/”ая” к слову “уважаем” (как в нашем примере), но был обычный столбец “Пол” с классическими “муж” и “жен”, то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings):

mail-merge-rules.png

Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову “уважаемый/ая” выберем третий пункт IF…THEN…ELSE. В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:

mail-merge-if.png

Этап 5. Просмотр писем

На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из списка.

mailmerge2.gif

Этап 6. Завершение слияния

На завершающем этапе возможны несколько вариантов:

mailmerge9.gif

Нажатие ссылки Печать (Print) приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.

Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters), которая выведет результаты слияния в отдельный файл:

mailmerge13.gif

Если вы на Шаге 1 выбирали опцию Электронные сообщения (E-mail), то на Шаге 6 вам предложат ввести тему для отправляемых сообщений и выбрать столбец таблицы, содержащий адреса электронной почты для рассылки. Затем все созданные сообщения будут помещены в папку Исходящие (Outbox)вашего почтового клиента Outlook.

Для проверки правильности созданных сообщений можно заранее временно отключить Outlook от сервера, чтобы письма сразу не ушли и вы могли их посмотреть и убедиться, что с ними все в порядке. Для этого в меню Microsoft Outlook можно выбрать команду Файл – Автономный режим или даже временно отключить сетевое подключение к вашему компьютеру. Письма временно “застрянут” в папке Исходящие (Outbox) и вы сможете их открыть и проверить перед отправкой.

Источник:

http://www.planetaexcel.ru/techniques/13/161/

Дополнительно:

http://msk.edu.ua/ivk/Informatika/Books/Word/lab_rab.pdf

Просмотров: 34605

Перед началом работы откройте пустой документ в Word и введите текст сообщения электронной почты, которое нужно отправить.

Чтобы отправить сообщение электронной почты, требуется почтовая программа, поддерживающая MAPI, например Outlook или Gmail.

Шаг 1. Подготовка основного документа

  • Выберите Рассылки > Начать слияние > Сообщения электронной почты.

    Меню "Начать слияние" с выделенным пунктом "Сообщения электронной почты"

Шаг 2. Настройка списка рассылки

Список рассылки — это источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.

Советы

  • Если у вас еще нет списка рассылки, вы можете создать его во время слияния.

  • Если вы используете электронную таблицу Excel, отформатируйте столбец с почтовыми индексами как текст, чтобы сохранить нули. Дополнительные сведения см. в статье Форматирование чисел, дат и других значений слияния в Excel.

  • Если вы хотите использовать контакты Outlook, убедитесь, что Outlook является почтовой программой по умолчанию и ее версия совпадает с Word.

  1. Выберите Рассылки > Строка приветствия.

  2. Выберите нужный формат.

  3. Нажмите кнопку ОК, чтобы вставить поле слияния.

  4. В меню Файл выберите команду Сохранить.

Вы можете добавить другие поля из источника данных. Дополнительные сведения см. в статье Вставка полей слияния.

Примечание: После вставки полей вам потребуется вручную отформатировать сообщение электронной почты.

Если часть адреса или другие поля отсутствуют, см. статью Слияние: подбор полей, чтобы исправить проблему.

Чтобы изменить шрифт, его размер или интервал между абзацами для содержимого, с которым производится слияние, выделите имя поля слияния и внесите нужные изменения.

  1. Нажмите кнопку Просмотреть результаты, а затем нажимайте кнопки Далее Кнопка "Следующая запись" в результатах слияния или Назад Кнопка "Предыдущая запись" в результатах слияния, чтобы просмотреть имена и адреса в тексте письма.

    Снимок экрана с вкладкой "Рассылки" в Word, на которой показана группа "Просмотр результатов".

  2. Щелкните Найти о объединить > Отправить электронные сообщения.

    Снимок экрана с вкладкой "Рассылки" в Word, на которой выделена кнопка "Завершить и объединить" и ее параметры.

  3. В поле Кому выберите столбец электронного адреса или поле из списка рассылки.

    Примечание: 
    Word отправляет отдельное сообщение на каждый из электронных адресов. Добавить получателей копии и скрытой копии невозможно. Вы можете включать ссылки, но не можете добавлять вложения в сообщение электронной почты.

  4. В поле Тема введите тему сообщения.

  5. В поле Формат выберите вариант HTML (используется по умолчанию) или Текст, чтобы отправить документ в виде текста сообщения.

  6. В группе Отправить записи используйте один из следующих параметров:

    • Все записи (по умолчанию).

    • Текущую запись, чтобы отправить только запись, отображаемую на экране.

    • С и По, чтобы отправить только диапазон записей.

  7. Нажмите кнопку ОК, чтобы выполнить слияние.

В меню Файл выберите пункт Сохранить. Когда вы сохраняете основной документ, сохраняется и его подключение к источнику данных. Для повторного использования откройте документ и ответьте Да, когда появится запрос на сохранение подключения к источнику данных.

См. также

  • Создание и отправка массовой рассылки, наклеек и конвертов с помощью слияния

  • Слияние почты — бесплатное 10-минутное обучающее видео

Перед началом работы откройте пустой документ в Word и введите текст сообщения электронной почты, которое нужно отправить.

Чтобы отправить сообщение электронной почты, требуется почтовая программа, поддерживающая MAPI, например Outlook или Gmail.

Шаг 1. Создание основного документа в Word

  1. Выберите Рассылки > Начать слияние > Сообщения электронной почты.

    Слияние электронной почты

  2. В Word введите текст сообщения, которое нужно отправить.

Шаг 2. Настройка списка рассылки

Список рассылки — это источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.

Советы

  • Если у вас еще нет списка рассылки, вы можете создать его во время слияния.

  • Если вы используете электронную таблицу Excel, отформатируйте столбец с почтовыми индексами как текст, чтобы сохранить нули. Дополнительные сведения см. в статье Форматирование чисел, дат и других значений слияния в Excel.

  • Если вы хотите использовать контакты Outlook, убедитесь, что Outlook является почтовой программой по умолчанию и ее версия совпадает с Word.

  1. Выберите Рассылки > Вставить поле слияния и выберите поле для добавления.

    На вкладке "Рассылки" выделена команда "Вставить поле слияния"

  2. В основном документе выберите область Перетащите поля в эту область или введите текст и щелкните или нажмите текст, чтобы удалить его.

  3. Добавьте и отформатируйте нужные поля, а затем нажмите кнопку ОК.

  1. Выберите Рассылки > Просмотреть результаты, чтобы посмотреть, как будут выглядеть сообщения.

    На вкладке "Рассылки" выделена команда "Просмотреть результаты"

    Используйте стрелки влево и вправо на вкладке Рассылки для перехода между сообщениями.

  2. Чтобы добавить или удалить поля слияния, еще раз выберите элемент Просмотреть результаты.

  3. После завершения выберите Рассылки > Найти и объединить > Слияние по электронной почте.

    Параметр Слияние по электронной почте недоступен, если вы не выбрали программу электронной почты, используемую по умолчанию.

  4. Выберите поле слияния Кому, тему и формат отправки (в виде текста, HTML или вложения). При отправке в виде вложения в сообщении не будет основного текста, но оно отправляется в виде вложенного документа.

  5. Нажмите кнопку Выполнить слияние и поместить в «Исходящие».

8. Создание
серийных документов

В
программе MS Word
возможны создание и печать однотипных
писем
и конвертов с разными адресами,
отличающихся только текстом приветствия
и реквизитами получателей.
Такие документы одинакового
содержания, рассылаемые различным
адресатам,
называют серийными. Реквизиты получателей
и другие индивидуальные данные для
вставки в серийные документы хранятся
в специальной базе данных.

Последовательность
создания серийных документов

Процесс
создания серийных документов включает
три этапа:

  1. создание
    основного документа;

  2. создание
    источника данных (базы данных с
    индивидуальными реквизитами получателей);

  3. слияние
    основного документа и источника данных.

Основной
документ

содержит неизменную (общую для всех
однотипных документов) часть серийного
документа, оформленную как обычный
текст, и специальные поля
слияния
,
замещаемые при слиянии на данные,
индивидуальные для каждого получателя.

Источник
данных

содержит индивидуальные данные (например,
адреса, названия организаций, имена
получателей и т.д.). Источник данных
можно создать вручную, а можно
воспользоваться уже готовым, например,
из адресной книги Outlook.

Слияние
основного документа и источника данных

представляет собой создание экземпляров
серийного документа для каждого адресата.
Во время слияния документов на место
полей слияния подставляются их значения
из источника данных.

Создание
серийных документов

Для
создания серийных документов нужно
выполните команду главного меню: Сервис
► Письма и рассылки ►Слияние
.
Откроется Мастер
слияния
,
которые «поведет» вас по шести этапам
процесса создания серийных документов.

Первый
этап

– выбор типа создаваемых документов.
В появившейся справа области задач
«Слияние»
в разделе «Выбор
типа документов
»
выберите нужный вам тип документа
(письма,
электронное сообщение, конверты,
наклейки, каталог
)
и нажмите ссылку Далее,
находящуюся внизу области задач.

Второй
этап

– выбор основного документа. Выберите
в разделе «Выбор
документа
»
документ, который будет являться основным
документом: текущий
документ
,
шаблон
или существующий
документ
(ранее
созданный документ). Нажмите
ссылку Далее.

Третий
этап

– создание источника данных. Для выбора
получателей можно воспользоваться
готовым источником данных (Использование
списка

или Контакты
Outlook)
или создать новый (Создание
списка
).

Для
создания нового источника данных нажмите
ссылку Создать…
В появившемся диалоговом окне «Новый
список адресата
»
настройте список полей, создайте записи
и если необходимо выполните сортировку
или поиск записей.

После
создания списка закройте окно. В
появившемся окне «Сохранение
списка адресов
»
задайте имя списка и выберите папку,
куда он будет помещен.

Если
же вы выбрали ранее созданный список,
то его можно изменить (добавить/удалить
записи, поля, отсортировать).

После
создания или изменения списка нажмите
ссылку Далее.

Четвертый
этап

– добавление в документ полей слияния.
Для этого щелкните по ссылке «Другие
элементы
».
Откроется диалоговое окно «Добавление
поля слияния
».
Выберите нужное поле и щелкните по
кнопке Вставить.
Поле слияния будет вставлено в тест
документа в место расположения курсора.

После
добавления всех полей слияния нажмите
ссылку Далее.

Пятый
этап

– просмотр документов, полученных путем
слияния основного документа и источника
данных. Для просмотра созданных документов
воспользуйтесь стрелками вправо
и влево.
При просмотре в поле слияния будет
отображаться информация из источника
данных.

Шестой
этап

– завершение слияния. На данном этапе
можно осуществить печать полученных
документов, отправку документов по
факсу или по электронной почте, выполнить
слияние в новом документе. Для осуществления
слияния в новом документе нужно нажать
ссылку «Изменить
часть писем
».
После этого откроется диалоговое окно
«Составные
новые документы
»,
в котором выберите необходимые записи
из источника данных (все,
текущую запись, записи из выбранного
интервала
)
и нажмите на кнопку OK.

В
MS Word 2007
Мастер слияния
можно открыть на ленте Рассылки
в меню Начать
слияние

командой Пошаговый
мастер слияния…
:

При
создании серийных документов можно
воспользоваться кнопками на панели
инструментов Слияние
(см. рис.). Для ее
открытия нужно выполнить команду Вид

Панели
инструментов

Слияние.

Задания

Задание 1

На
основе файла «Текст для писем рассылки.doc»
создайте типовые письма с приглашением
на розыгрыш новогодних призов.

Создайте
новый источник данных, в котором должны
содержаться поля Обращение,
Имя, Отчество, Фамилия, Почтовый индекс,
Город, Улица, Дом, Квартира, Телефон
представительства
.

Поместите
в источник данных информацию о трех
финалистах.

Задание
2

Создайте
благодарственное письмо родителям
студентов об успехах их ребенка в
определенной сфере деятельности (типовое
письмо и источник данных для рассылки).

3

Содержание

  • 1 Применение инструмента
  • 2 Что необходимо
    • 2.1 Постановка задачи
    • 2.2 Подготовка списка клиентов в Excel
    • 2.3 Создаем сообщение в Word и подключаем Excel
        • 2.3.0.1 Этап 1. Выбор типа документа.
        • 2.3.0.2 Этап 2. Выбор документа
        • 2.3.0.3 Этап 3. Выбор получателей
        • 2.3.0.4 Этап 4. Создание письма
        • 2.3.0.5 Этап 5. Просмотр писем
        • 2.3.0.6 Этап 6. Завершение слияния
        • 2.3.0.7 Источник:
    • 2.4 Часть 1 Добавление получателей
    • 2.5 Часть 2 Создание документа
    • 2.6 Часть 3 Завершение слияния
    • 2.7 Постановка задачи
    • 2.8 Подготовка списка клиентов в Excel
    • 2.9 Создаем сообщение в Word и подключаем Excel
    • 2.10 Ссылки по теме

Привет! Сегодня решил осветить один из тех инструментов, а именно массовую рассылку (слияние) документов. Этот инструмент относится к тем, что:

  • легки в использовании
  • малоизвестны
  • приносят охрененную пользу

и еще один нюанс — это единственный из всех инструментов, который использует связь с Word. Даже более того, этот инструмент больше относится к Word, чем к Excel.

Итак, начинаем.

Применение инструмента

Представим ситуацию. Вы начальник отдела кадров, в котором утвержденный проект трудового договора. Каждый сотрудник, включая гендира, подписывает ежегодно один и тот же документ, который каждый раз отличается только в деталях, индивидуально присущих каждому человеку — ФИО, должность, зарплата, домашний адрес и т.д.

Или ситуация — когда надо отправить одно и то же письмо куче адресатов — новогоднее поздравление, приглашение на благотворительный концерт, уведомление — маркетологи например часто вынуждены клепать подобные письма с конвертами своим клиентам.

Как обычно делается? Либо вы вносите каждый раз перед распечаткой в установленный шаблон нужные изменения либо создаете на каждого сотрудника (адресата) отдельный документ, в котором только корректируете дату подписания.

В любом случае вы работаете с каждым адресатом. Это отнимает много времени и является рутинной процедурой, которую легко можно сократить.

Что необходимо

В первую очередь нам нужны:

  • Документ-шаблон в Word’е
  • Список адресатов с их характеристиками (адресами, полом, обращением…)

У меня для примера простенькое письмецо:

Серым отмечены блоки, индивидуальные для каждого адресата. Как видите, нужно подготовить обращение (Уважаемый/Уважаемая), нужные поля в родительном падеже (Иванову). Соответственно, на каждый такой блок я готовлю табличку в Excel:

Делаем слияние

Слияние — вот  как называется этот инструмент. Для этого открываем наш шаблон в Word и нажимаем на вкладке «Рассылки» — «Начать слияние» — «Пошаговый мастер слияния».

Далее появится справа панель, где поэтапно надо выбирать нужный вариант.

  1. Выбор типа документа. Я выбрал «Письма»
  2. Открытие документа. Я уже открыл, поэтому «Текущий документ».
  3. Выбор получателей. У меня уже готовый список, поэтому «Использование списка» и Обзор. Там выбираю свой файл.
  4. Создание письма. Мне много блоков надо ввести, поэтому поочередно выбираю нужное место в письме и через «Другие элементы» вставляю нужный мне элемент.
  5. Просмотр писем. Здесь можно прокрутить ваши записи, т.е. посмотреть все документы, нажимая на соответствующие стрелочки.
  6. Завершение слияния. Тут есть два варианта — «Печать» — можете готовые документы, при этом выбрав только тех, кто нужен. И другой вариант «Изменить часть писем» — здесь каждый документ формируется друг за другом. Это нужно для того, чтобы внести какие-то редкие изменения, которые просто нецелесообразно втыкать в таблицу. При этом также можно выбрать какие письма вам выгрузятся в Word, а какие не нужны.

Сохраните документ. Потом при открытии вас будут спрашивать

Отвечаете «Да» и можете просматривать шаблон с текущими адресами прямо на панели, слияние делать больше не придется.

Очевидный плюс этого инструмента — никакой рутины. Подготовка документа будет сводиться лишь к открытию, выбору адресатов и распечатке (отправке).

Обычно я делаю быструю пояснялку для Youtube, но этот инструмент уже освещен в моем бесплатном часовом видеокурсе «. Все мои подписчики его получили, если же его у вас нет, можете его получить, введя в поле в правой части свои контакты и после подтверждающего письма (где надо кликнуть на ссылке) вам придет письмо со ссылкой на видеокурс. Там вы заодно познакомитесь еще с 9ю инструментами, которые приносят огромную пользу в работе всем пользователям Excel.

«Глаза боятся, а руки делают»

P.S. Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку в правой части страницы (Бесплатный курс «Топ-10 инструментов Excel») и будьте в курсе новых событий.

Серийные письма — это однотипные документы, рассылаемые различным адресатам. При создании серийного письма создаются два файла: основной текстовый файл и управляющий файл. Управляющий файл содержит информацию, которая различна в разных экземплярах серийного письма (имена, адреса). Файл основного документа содержит неизменную часть с указанием мест, в который вставляется информация из управляющего файла. В результате совместной обработки основного и управляющего файлов получается готовое серийное письмо.

Полный цикл формирования рассылки делится разработчиками программы Word на шесть этапов:
Этап 1. Выбор типа документа.
Этап 2. Выбор документа.
Этап 3. Выбор получателей.
Этап 4. Создание письма.
Этап 5. Просмотр писем.
Этап 6. Завершение слияния.

Постановка задачи

Имеем таблицу в Microsoft Excel, в которой хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса эл.почты, имена, названия компаний и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником.

Поздравлять будем при помощи простого, но трогательного сообщения, содержащего имя клиента и название его компании. При чем все надо сделать так, чтобы получатель (не дай бог!) не подумал, что письмо сделано автоматически, а был уверен, что письмо было кропотливо написано ради него вручную.

В конце все созданные сообщения надо:

  • либо отправить через Outlook каждому клиенту на его e-mail
  • либо для последующей отправки обычной почтой
  • либо закинуть в новый файл, где каждое письмо будет отдельным листом (разделом)

В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием

Подготовка списка клиентов в Excel

Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:

  • Шапка таблицы должна быть простой — одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек).
  • В таблице не должно быть объединенных ячеек.
  • В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются).

Если планируется отправка по электронной почте, то, само-собой, в таблице должен быть столбец с адресами получателей.

Поскольку Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения «Уважаемый(ая)…» Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества («а» или «ч»), реализованное функцией ПРАВСИМВ (RIGHT).

В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 для таких таблиц очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу (Format as Table) с вкладки Главная (Home). Подробнее про такие «умные таблицы» можно почитать тут.

Создаем сообщение в Word и подключаем Excel

Открываем новый пустой документ в Microsoft Word и набираем туда текст нашего сообщения, оставляя в нем пустые места для будущей вставки имени клиента и его компании.

Потом запускаем пошаговый Мастер Слияния  на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние (Start Mail Merge) – Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard):

В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис — Письма и рассылки — Мастер слияния (Tools — Letters and Mailings — Mail Merge).

Далее следует процесс из 6 этапов (переключение между ними — с помощью кнопок Вперед (Next) и Назад (Back) в правом нижнем углу в области задач).

Этап 1. Выбор типа документа.

На этом шаге пользователь должен выбрать тип тех документов, которые он хочет получить на выходе после слияния. Наш вариант — Письма (Letters), если мы хотим на выходе отправить созданные письма на принтер или Электронное сообщение (E-mail), если хотим разослать их по почте.

Этап 2. Выбор документа

На этом шаге необходимо определить, какой документ будет являться основой (заготовкой) для всех будущих однотипных сообщений. Мы выбираем — Текущий документ (Current document).

Этап 3. Выбор получателей

На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse), после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов.

После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:

Этап 4. Создание письма

На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы — она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:

В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться нечто похожее (вставленные поля выделены красным):

Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания «ый»/»ая» к слову «уважаем» (как в нашем примере), но был обычный столбец «Пол» с классическими «муж» и «жен», то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings):

Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову «уважаемый/ая» выберем третий пункт IF…THEN…ELSE. В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:

Этап 5. Просмотр писем

На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из списка.

Этап 6. Завершение слияния

На завершающем этапе возможны несколько вариантов:

Нажатие ссылки Печать (Print) приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.

Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters), которая выведет результаты слияния в отдельный файл:

Если вы на Шаге 1 выбирали опцию Электронные сообщения (E-mail), то на Шаге 6 вам предложат ввести тему для отправляемых сообщений и выбрать столбец таблицы, содержащий адреса электронной почты для рассылки. Затем все созданные сообщения будут помещены в папку Исходящие (Outbox)вашего почтового клиента Outlook.

Для проверки правильности созданных сообщений можно заранее временно отключить Outlook от сервера, чтобы письма сразу не ушли и вы могли их посмотреть и убедиться, что с ними все в порядке. Для этого в меню Microsoft Outlook можно выбрать команду Файл — Автономный режим или даже временно отключить сетевое подключение к вашему компьютеру. Письма временно «застрянут» в папке Исходящие (Outbox) и вы сможете их открыть и проверить перед отправкой.

Источник:

http://www.planetaexcel.ru/techniques/13/161/

Дополнительно:

http://msk.edu.ua/ivk/Informatika/Books/Word/lab_rab.pdf

3 части:Добавление получателейСоздание документаЗавершение слияния

Слияние – это мощный инструмент для написания и отправки персональных писем множеству получателей. Вы также можете использовать его для создания конвертов или наклеек с информацией о каждом получателе. Слияние может импортировать данные из другого источника, такого как Excel, а затем использовать их для вставки в ваше сообщение согласно определенным получателям.

Часть 1 Добавление получателей

  1. как сделать рассылку писем в word

    Слияние – это функция, предназначенная для создания массовых рассылок, а также конвертов и наклеек с различной информацией. Вы можете импортировать базу данных получателей или ввести их вручную, а затем использовать так называемые «поля» для автоматического заполнения информации о каждом получателе. Это позволяет создать один документ, который вы можете отправить сотням или даже тысячам людей.

  2. как сделать рассылку писем в wordСоздайте таблицу с информацией о получателях (если нужно).

    Вы можете ввести информацию о получателях вручную, но если у вас сотни адресатов, то проще создать соответствующую таблицу или базу данных.

    • Как создать таблицу в Excel.
    • В сети поищите информацию о создании базы данных в Access.
  3. как сделать рассылку писем в word

    Перейдите на вкладку «Рассылки». Если вы работаете в Word 2003 или более старой версии, нажмите «Сервис» – «Письма и рассылки» – «Показать панель инструментов слияния».

  4. как сделать рассылку писем в wordНажмите «Начать слияние» и выберите тип документа (сообщения электронной почты, письма, конверты, наклейки и каталоги).

    Если вы не уверены, выберите «Обычный документ Word».

    • Выбрав «Конверты», откроется окно «Параметры конверта», в котором вы сможете выбрать размер и порядок форматирования конверта.
    • Выбрав «Наклейки», откроется окно «Параметры наклейки», в котором вы сможете выбрать тип и размер наклейки.
  5. как сделать рассылку писем в wordНажмите «Выбрать получателей» и выберите метод добавления получателей.

    Получатели – это самая главная часть функции слияния, так как позволяет заполнять «поля» информацией о каждом получателе. Вы можете ввести получателей вручную, загрузить таблицу или базу данных или загрузить контакты из Outlook.

    • Выбрав «Ввести новый список», откроется новое окно, в котором вы сможете ввести информацию о каждом получателе. Это пригодится, если у вас нет доступа к таблице с информацией о получателях, но это очень медленный способ ввода данных. Вы можете нажать кнопку «Настройка столбцов» для создания столбцов с соответствующей информацией.
    • Выбрав «Использовать существующий список», откроется проводник Windows, в котором вы сможете найти файл с таблицей или базой данных. Вы также можете нажать кнопку «Новый источник», чтобы подключиться к SQL серверу в интернете.
    • Выбрав «Выбрать из контактов Outlook», загрузятся ваши контакты из Outlook (вы можете отметить, какие контакты должны быть загружены).

Часть 2 Создание документа

  1. как сделать рассылку писем в wordСоздайте документ так, как вы обычно делаете (с нуля или при помощи шаблона).

    Перед этим важно ввести данные получателей, чтобы использовать соответствующие «поля» при создании документа.

    • В сети поищите информацию о написании официального письма.
    • Как составить хороший информационный бюллетень.
  2. как сделать рассылку писем в word

    Нажмите кнопку «Строка приветствия» для создания приветствия. Вы можете использовать функцию предварительного просмотра, чтобы увидеть, как приветствие выглядит на каждом экземпляре слияния.

  3. как сделать рассылку писем в wordНажмите кнопку «Вставить поле слияния» и выберите поле, которое вы хотите вставить в документ.

    При создании документов это поле будет заменено на данные из таблицы получателей.

    • Например, если вы хотите, чтобы в документе отображалось имя и фамилия получателя, выберите «Первый», нажмите пробел, еще раз нажмите кнопку «Вставить поле слияние», а затем нажмите «Последний».
    • Также вы можете использовать кнопку «Адреса», чтобы создать конверты с адресом каждого получателя. Введите ваш адрес в строке ввода адреса отправителя, а затем нажмите «Адреса» в строке ввода адреса получателя.
    • Вы можете выбрать любое поле, содержащее данные получателя. Убедитесь, что это относится ко всем адресатам из списка, так как пустые поля будут бросаться в глаза.
  4. как сделать рассылку писем в word

    Нажмите кнопку «Выделить поля слияния», чтобы выделить вставленные поля и облегчить их редактирование.

  5. как сделать рассылку писем в word

    Нажмите кнопку «Просмотр результатов», чтобы увидеть, как будет выглядеть документ. На экране отобразится документ слияния с информацией первого получателя.

Часть 3 Завершение слияния

  1. как сделать рассылку писем в word

    Проверьте документ на наличие в нем ошибок. Нажмите кнопку «Автопоиск ошибок», чтобы Word просканировал каждый документ в слиянии и убедился, что все поля заполнены соответствующими данными получателей. Программа известит вас о любом несоответствии, которое вы сможете исправить.

  2. как сделать рассылку писем в wordЗавершите процесс слияния.

    Щелкнув «Найти и объединить», отобразятся три опции:

    • «Редактирование отдельных документов». Вы сможете определить редактируемые записи. После этого будет создан новый документ с каждой записью на отдельной странице. Вы можете отредактировать их вручную.
    • «Печать документов». Вы сможете определить распечатываемые записи. После этого документы будут отправлены на принтер и распечатаны.
    • «Отправка документов по электронной почте». Вы сможете ввести тему письма и выбрать поле, содержащее адреса электронной почты получателей. Затем вы сможете отправить рассылку через Outlook. Обратите внимание, что рассылка будет отправлена немедленно, поэтому убедитесь, что с ней все в порядке.

Информация о статье

Категории: Офисные программы

На других языках:

English: Mail Merge in Microsoft Word, Español: combinar correspondencia en Microsoft Word, Português: Fazer Mala Direta no Microsoft Word, Italiano: Usare la Stampa Unione in Microsoft Word, Deutsch: Seriendruck in Microsoft Word, 中文: 在 Microsoft Word 中合并邮件, Nederlands: Werken met verzendlijsten in Word, Bahasa Indonesia: Melakukan Mail Merge di Microsoft Word, Français: faire un publipostage avec Microsoft Word, العربية: دمج البريد في برنامج Microsoft Word, हिन्दी: माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में मेल मर्ज़ (Mail Merge) करें, 日本語: Microsoft Wordで差し込み印刷をする, ไทย: ใช้ Mail Merge ใน Microsoft Word, Tiếng Việt: Gộp thư trong Microsoft Word

  • Печать
  • Править
  • Написать благодарственное письмо авторам

Эту страницу просматривали 7156 раза.

Была ли эта статья полезной?

Постановка задачи

Имеем таблицу в Microsoft Excel, в которой хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса эл.почты, имена, названия компаний и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником.

Поздравлять будем при помощи простого, но трогательного сообщения, содержащего имя клиента и название его компании. Причем все надо сделать так, чтобы получатель (не дай бог!) не подумал, что письмо сделано автоматически, а был уверен, что письмо было кропотливо написано ради него вручную.

В конце все созданные сообщения надо:

  • либо отправить через Outlook каждому клиенту на его e-mail
  • либо для последующей отправки обычной почтой
  • либо закинуть в новый файл, где каждое письмо будет отдельным листом (разделом)

В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием (Mail Merge). Поехали…

Подготовка списка клиентов в Excel

Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:

  • Шапка таблицы должна быть простой — одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек).
  • В таблице не должно быть объединенных ячеек.
  • В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются).

Если планируется отправка по электронной почте, то, само-собой, в таблице должен быть столбец с адресами получателей.

Поскольку Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения «Уважаемый(ая)…» Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества («а» или «ч»), реализованное функцией ПРАВСИМВ (RIGHT).

В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 для таких таблиц очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу (Format as Table) с вкладки Главная (Home). Подробнее про такие «умные таблицы» можно почитать тут.

Создаем сообщение в Word и подключаем Excel

Открываем новый пустой документ в Microsoft Word и набираем туда текст нашего сообщения, оставляя в нем пустые места для будущей вставки имени клиента и его компании.  

Потом запускаем пошаговый Мастер Слияния  на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние (Start Mail Merge) – Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard):

В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис — Письма и рассылки — Мастер слияния (Tools — Letters and Mailings — Mail Merge).

Далее следует процесс из 6 этапов (переключение между ними — с помощью кнопок Вперед (Next) и Назад (Back) в правом нижнем углу в области задач).

Этап 1. Выбор типа документа.

На этом шаге пользователь должен выбрать тип тех документов, которые он хочет получить на выходе после слияния. Наш вариант — Письма (Letters), если мы хотим на выходе отправить созданные письма на принтер или Электронное сообщение (E-mail), если хотим разослать их по почте.

Этап 2. Выбор документа

На этом шаге необходимо определить, какой документ будет являться основой (заготовкой) для всех будущих однотипных сообщений. Мы выбираем — Текущий документ (Current document).

Этап 3. Выбор получателей

На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse), после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов.

После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:

Этап 4. Создание письма

На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы — она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:

В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться нечто похожее (вставленные поля выделены красным):

Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания «ый»/»ая» к слову «уважаем» (как в нашем примере), но был обычный столбец «Пол» с классическими «муж» и «жен», то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings):

как сделать рассылку писем в word

Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову «уважаемый/ая» выберем третий пункт IF…THEN…ELSE. В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:

как сделать рассылку писем в word

Этап 5. Просмотр писем

На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из списка.

Этап 6. Завершение слияния

На завершающем этапе возможны несколько вариантов:

Нажатие ссылки Печать (Print) приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.

Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters), которая выведет результаты слияния в отдельный файл:

Если вы на Шаге 1 выбирали опцию Электронные сообщения (E-mail), то на Шаге 6 вам предложат ввести тему для отправляемых сообщений и выбрать столбец таблицы, содержащий адреса электронной почты для рассылки. Затем все созданные сообщения будут помещены в папку Исходящие (Outbox) вашего почтового клиента Outlook.

Для проверки правильности созданных сообщений можно заранее временно отключить Outlook от сервера, чтобы письма сразу не ушли и вы могли их посмотреть и убедиться, что с ними все в порядке. Для этого в меню Microsoft Outlook можно выбрать команду Файл — Автономный режим или даже временно отключить сетевое подключение к вашему компьютеру. Письма временно «застрянут» в папке Исходящие (Outbox) и вы сможете их открыть и проверить перед отправкой.

Ссылки по теме

  • Отправка книги или листа Excel по электронной почте
  • Создание электронных писем с помощью функции ГИПЕРССЫЛКА (HYPERLINK)
  • Инструмент для массовой рассылки сообщений (в т.ч. с вложениями) по списку из надстройки PLEX

Рассылки писем WORD слияние документов
Рассматривается создание рассылок писем в пошаговом мастере слияния Word 2010, аналогично в Word 2013 и выше.
Этапы подготовки рассылок стандартных писем в Word :

1. Создадим базу данных адресатов для рассылки: Рассылки – Выбрать получателей – Ввести новый список

2. Создадим три адресата с полями (Обращение, Имя, Фамилия, Организация, Адрес 1, Город, Индекс, Страна).
3. Нажав ОК, сохраним под именем «База данных»
4. Настроим параметры и содержание письма с помощью пошагового мастера: Рассылки – Начать слияние – Пошаговый мастер слияния
5. Выбираем тип:
Этап 1. Письма, жмем Далее.
Этап 2. Основа письма – Текущий документ – Далее.
Этап 3. Выбор получателей – Использование списка. Жмем Обзор, чтобы указать свой список. Указываем ранее созданный список (База данных). Ок. Далее.
Этап 4. Создание письма – Вставим и настроим Блок адреса
Затем, вставим и настроим Строку приветствия
Напишем текст письма и отформатируем
Этап 5. Просмотрим письма
Этап 6. Печатаем письма

Каждый день в своей работе мы сталкивается с трудоёмкой работой (обычно мы называем это «рутиной»), а временные ресурсы ограничены. В статье рассматривается возможность практического применения простого и эффективного инструмента, с помощью которого удалось в какой-то степени автоматизировать рутинную работу, что позволило освободить время для других задач.

С чего всё началось…

Нашей команде предстояло за определенное время организовать проверку отклонений в несколько десятков тысяч записей, т.е. подтвердить либо опровергнуть факты нарушений. Для чего предстояло направить соответствующий запрос сотрудникам различных подразделений организации. Далее, обработать полученные комментарии, проанализировать информацию и сформировать необходимые выводы.

В ходе работы аудиторы столкнулись с существующими ограничениями, такими как ограниченный ресурс времени, отсутствие автоматизированных скриптов, наличие ограничений в части информационной безопасности компании, время ответа пояснений от получателя запроса.

Каким образом, учитывая большой объем информации, за короткий промежуток времени успеть направить запросы и при этом избежать излишних трудозатрат?

На ответ меня подтолкнул прошлый опыт работы, когда совместно с коллегами, при отправке почтовых уведомлений клиентам, мы применили инструмент «Слияние» из приложения MS Word.

Здесь важно отметить какие преимущества может получить пользователь:

  • индивидуальная и персональная рассылка информации конкретному получателю по списку;
  • сокращение временных потерь на отправку сообщений каждому получателю;
  • быстрое по времени изменение шаблона и возможность хранить в виде отдельного документа;
  • возможность один и тот же список рассылки использовать многократно для одной или нескольких невзаимосвязанных задач;
  • достаточно обладать обычными навыками при работе с приложениями MS Word и MS Excel;
  • сокращение времени на обработку ответов.

Итак, каким образом работает инструмент «Слияние» документов?

Для создания итогового (серийного) письма, как правило, создают два файла (база данных и текстовый документ в MS Word):

  • База данных необходима для обработки и хранения данных. Однако, здесь нужно учитывать, что существуют ограничения. Необходимо помнить и учитывать, что все СУБД имеют функциональные ограничения, в т.ч. MS Excel. Например, по количеству столбцов и строк.
  • Текстовый документ в MS Word представляет собой шаблон документа и содержит неизменные формулировки запроса и места (поля), в которые при слиянии итогового письма подгружается уникальная информация из нашей базы данных.

Далее следует процесс объединения (слияния): включение полей значения из столбцов заданного диапазона записей (строки) в базе данных (список рассылки) в шаблон текстового документа. Получаем в зависимости от выбранного типа документа один из вариантов:

  • добавление заполненного шаблона в конец результирующего документа (единый файл, где персональное письмо на отдельном листе);
  • распечатка сообщений и отправка через почту;
  • отправка эл.сообщения на e-mail получателя.

Рассмотрим процесс работы инструмента «Слияние» на примере отправки электронного сообщения на e-mail получателя.

  1. В качестве базы воспользовались готовыми выгрузками в формате MS Excel с уже обработанными и структурированными данными. Выбрали поля, которые необходимо включить в текст шаблона документа (сообщения). Далее в разрезе каждого работника, упорядочили информацию по отклонениям и электронным адресам (e-mail). Дополнительно проверили информацию по каждой записи, которые исправили вручную. Особое внимание уделили наличию эл.адресов, чтобы все получатели по списку получили сообщении с запросом.
  2. Для подготовки шаблона воспользовались мастером слияния из меню «Рассылки» → «Начать слияние» → «Пошаговый мастер слияния», который состоит из 6 шагов.

Шаг 1. Выбрали тип документа: «Электронное сообщение».

Шаг 2. Определи основу для создания сообщения: «Текущий документ».

Шаг 3. Подключили базу данных: Выбор получателей → «Использование списка» → «Обзор».

После открытия источника данных в окне «Получатели слияния», провели сортировку, фильтрацию, отдельный отбор записей и прочие действия («Уточнить список получателей»).

Шаг 4. Чтобы добавить сведения о получателях в сообщение, выделили место в шаблоне, а затем щёлкнули ссылку «Другие элементы». По завершении выбора вставки нужных полей, мы получаем объединенный текст из текстового шаблона и базы данных. Изменение полей слияния осуществляли через меню «Рассылки» → «Вставить поле слияния».

При подготовке серийного письма мы не использовали «Правила» из меню «Рассылки». Использование, правил придаёт сообщению более индивидуальный, персональный вид, например, вставка окончания слов при обращении к получателю в зависимости от его пола.

Шаг 5. Ещё раз проверили полученный результат. Внесли корректировки (формат текста, добавили/удалили получателей, актуальность информация из базы данных). Используя, кнопки со стрелками, проверили текст сообщений.

Шаг 6. Мы помним, что у нас выбран тип серийного письма — «Электронное сообщение». Поэтому при завершении слияния, оставалось указать тему для отправляемых сообщений и выбрать столбец из базы данных, содержащий адреса электронной почты для рассылки. После подтверждения, все созданные персональные сообщения успешно доставлены получателям согласно списку рассылки.

Перед отправкой сообщений советую вам заранее проверять внешний вид итогового документа. Отправьте себе первую или несколько записей из базы данных. Для чего, в базе данных поменяйте в нескольких записях e-mail получателя, например, на свой. По необходимости откорректируйте текст, формат и другие элементы, повторите отправку. После успешного тестирования шаблона, восстановите исходные данные.

Возможен другой вариант. Например, через команду «Файл → Автономный режим» или через отключение сетевого подключения к вашему компьютеру.

Таким образом, пример показывает, что использование инструмента «Слияние» позволяет пользователю, при незначительных временных затратах на подготовку данных и документа, исключить из процесса часть рутинной работы, особенно когда присутствуют ограничения по ресурсам при обработке большого объема информации.

Это легко, просто и под силу любому. Главное, не бояться пробовать, экспериментировать, постоянно находиться в процессе поиска простых решений.

Желаю удачи и благодарю за внимание, заинтересованность в получении и применении новых знаний, навыков.

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Создание списков в программе excel
  • Создание собственной функции excel
  • Создание связи между двумя таблицами excel
  • Создание списков в документе редактора word
  • Создание собственного шрифта для word