Создание реестра документов в excel - Word и Excel - помощь в работе с программами

Здравствуйте, друзья сайта itswat.ru. Людям определённых профессий приходится работать с большим количеством всевозможных документов – внутренних, входящих, исходящих и других. В крупных организациях, где число документов гигантское, система их учёта чётко отлажена. Для создания электронных реестров используются профессиональные программы, лицензия на которые стоит прилично. Но что делать небольшой, только родившейся и ещё не раскрученной компании, или скромному предпринимателю? Документов не слишком много, но они есть и все очень важные. Их потеря может выйти боком, а платить ежемесячно за профессиональное ПО – лишние и пока неуместные траты. Мой ответ – используйте Excel и с помощью нескольких функций систематизируйте и учитывайте свои «важные бумажки». Итак, тема данного материала — как создать реестр документов в Excel. Дело не сложное, но муторное и с множеством нюансов, поэтому расскажу пошагово с картинками.

Содержание

1. Что можно поместить в реестр?
2. Пошаговая инструкция
2.1. Папка
2.2. Название
2.3. Документ

Что можно поместить в реестр?

Реестр в Excel можно создать для чего угодно, например, для договоров с партнёрами, клиентами или подрядчиками. Ниже вы можете увидеть картинку – шаблон таблицы с заголовками столбцов, отражающими данные, которые необходимо учесть.

Вы можете сделать также реестр платежей. Тоже прикреплю фото примера, может, кому-нибудь пригодится.

Я же буду создавать реестр текстовых документов, содержащих описания товаров, которые я когда-то составлял по просьбе одной бизнесвумен, по чистой случайности, завалявшиеся на моём ноутбуке. Делаю я это не по необходимости, а для того, чтобы наглядно продемонстрировать вам весь процесс. Это и будет пошаговая инструкция. Уяснив принципы, вы легко сможете адаптировать её под себя, изменив шапку таблицы и выбрав только те действия, которые понадобятся именно вам. Я использую Excel 2007, но версия не принципиальна. Вы можете работать в Excel 2010 или более поздних годов выпуска, ничего не потеряете, так как во всех редакциях используемые мной функции также присутствуют, а разделы меню и команды находятся там же, где и раньше.

Пошаговая инструкция

Друзья, вот план того, что нам предстоит сделать для создания удобного и функционального реестра документов:

Создаём новый документ, задаём ему имя и сохраняем как «Книга с поддержкой макросов».

Выделяем примерную область значений, выбираем раздел «Вставка», элемент «Таблица», подтверждаем наличие заголовков.

Заполняем названия заголовков. В моём случае это «Номер», «Заказчик», «Папка», «Название», «Документ» и «Директория».

Приступаем к заполнению столбцов.
Столбец «Номер» заполняется просто. Необходимо ввести в первую строку значение 1, а во вторую – 2, выделить обе заполненные ячейки, зацепиться за маленький чёрный квадратик в правом нижнем углу выделенной области и протащить его вниз на нужное количество строк. В нижних ячейках автоматически проставятся значения от 1 до …(зависит от нас).

Столбец «Заказчик» можно заполнить вручную или способом, описанным для столбца «Название» при условии, что имена заказчиков – это по совместительству названия папок в общей директории.

В столбце «Папка» я хочу видеть адрес папки, в которой располагается конкретный документ и при этом сделать его ссылкой, при нажатии на которую Excel будет перебрасывать меня в эту папку. Для этого я воспользуюсь функцией «ГИПЕРССЫЛКА». Подробнее опишу ниже.
В столбце «Название» мне нужно отобразить имена документов, но вводить их все вручную очень долго. В Excel существует небольшая хитрость, позволяющая в разы ускорить процесс и автоматически заполнить ячейки названиями всех документов, находящихся в указанной папке. Это возможно благодаря функции «Файлы», ищите алгоритм чуть ниже.
Столбец «Документ» будет содержать рабочую ссылку на нужный файл, нажатие на которую спровоцирует его открытие. Как это сделать, ищите чуть ниже.
Столбец «Директория» — это всё тот же адрес папки, но без гиперссылки. Он нужен для того, чтобы заполнить предыдущие столбцы.

Папка

Чтобы получить активный адрес папки, где расположен нужный документ, воспользуемся функцией «Гиперссылка»:

Ставим курсор в первую ячейку соответствующего столбца.
Копируем адрес нужной папки.

Вставляем его сразу в «Директорию», он пригодится в дальнейшем.

Нажимаем в строке значений на fx и находим нужную функцию или вписываем вручную =ГИПЕРССЫЛКА(«адрес папки»).

Ещё один способ, на мой взгляд, самый удобный – щёлкаем в нужной ячейке ПКМ (правой кнопкой мыши), в меню выбираем команду «Гиперссылка», в открывшемся мастере отыскиваем нужную папку и подтверждаем действие.

Так придётся делать для каждого документа, но если учесть, что большое количество их расположено в одной и той же папке, то процесс не должен отнять много времени. Для последующих документов, являющихся соседями первого по директории, адрес можно просто скопировать.

Название

С названием немного сложнее:

Добавляем к адресу, помещённому нами в «Директорию» ещё один обратный слеш и звёздочку, то есть *.

Выбираем раздел меню «Формулы», функцию «Диспетчер имён».

А в её мастере команду «Создать».

Задаём имя, в моём случае это будет «Название».

В строке «Диапазон» пишем =ФАЙЛЫ( и щёлкаем курсором по соответствующей ячейке в столбце «Директория», закрываем скобку).

Нажимаем ОК и «Закрыть».
Ставим курсор в первую ячейку столбца.
Вписываем туда формулу =ИНДЕКС(Название;СТРОКА()-1), где Название – это имя, заданное нами на четвёртом шаге данного алгоритма, а -1 обозначает, что данная ячейка стоит второй в столбце.
Нажимаем «Энтер» и видим, что в столбце появились имена всех файлов, расположенных в указанной папке.

Таким методом можно поместить в реестр названия не всех файлов, а выборочно в зависимости от формата. Для этого предварительно в адресе папке, указываемом в столбце «Директория», после звёздочки следует написать расширение файла, например, *docx, xls или jpeg. Это актуально, когда в одной папке находятся вперемешку файлы разных форматов – таблицы, картинки, текстовые документы и любые другие.

Если что-то вам по моим картинкам и описанию не понятно, то посмотрите следующую подробную инструкцию в формате видео.

Документ

Друзья, столбец «Документ» содержит то же название, но являющееся ссылкой. Чтобы этого добиться, следует проделать все те же действия, что и в предыдущем алгоритме до шага 8. Мы их опустим, так как повторно делать одно и то же не нужно. Теперь немного усложняем формулу. Она примет вид =ГИПЕРССЫЛКА(ИНДЕКС(Название;СТРОКА()-1)). После её размещения и ввода строки заполнятся теми же названиями, но являющими собой активные ссылки.

Вот, кажется, и всё. Старался описать алгоритм наиболее подробно. Меня ещё недавно спросили, как создать реестр сведений о доходах физических лиц, то есть формировать справки 2-НДФЛ и вести их учёт в программе «Налогоплательщик ЮЛ». Тема, в общем, та же, но программа другая, поэтому я решил посвятить ей отдельный материал. До скорых встреч.

Ведение реестра документов

Реестр документов удобно заполнять в «Умной таблице» Excel, если не предполагается использование объединенных ячеек.

Далее мы рассмотрим реестр с данными сотрудников, который может использоваться для хранения этих данных и распечатки различных документов. На практике это был реестр Трудовых договоров, из которого распечатывались: Трудовой договор, Приложение к трудовому договору, Договор о материальной ответственности, Приказ о приеме на работу, Изменения к трудовому договору, Соглашение о расторжении трудового договора.

В примере реестр значительно уменьшен, из печатных форм оставлен только Договор о материальной ответственности, чтобы показать сам принцип ведения реестра и заполнения данными печатной формы.

Пример реестра документов в «Умной таблице» Excel

Для заполнения реестра данными можно использовать автоформу, подробнее о которой можно прочитать в разделе Работа с «Умной таблицей».

Создание печатной формы

Чтобы заполнить печатную форму с помощью формул, она должна быть создана в Excel. Если не удалось найти нужный файл в Excel, его текст можно перенести из файла другой программы на рабочий лист, учитывая максимальное количество знаков, умещающееся в ячейке, иначе текст будет обрезан.

В нашем примере используется печатная форма Договора о материальной ответственности, текст которого скопирован на рабочий лист Excel из документа Word:

Договор о материальной ответственности

Если печатная форма на рабочем листе Excel готова, остается переместить (или скопировать) ее в книгу с реестром. Если реестр еще не создан, можно просто добавить новый лист в книгу с печатной формой и назвать его «Реестр…».

Заполнение печатной формы

Для заполнения печатной формы данными из реестра будем использовать встроенную функцию Excel — «ВПР». Ориентиром поиска по таблице будет номер записи в реестре по порядку, поэтому ячейку с номером договора укажем в формулах «ВПР» печатной формы как «Искомое_значение».

Аргументы функции «ВПР»

В мастере функций набраны аргументы для формулы в ячейке «L4», которая после ввода примет следующий вид: =ВПР('Печать ДМО'!G1;'Реестр ДМО'!A2:J102;2;ЛОЖЬ)

Во все остальные ячейки с переменными значениями копируется эта формула, и в ней заменяется только «Номер_столбца».

Теперь при записи в ячейку «G1» номера нужной строки реестра, печатная форма Договора о материальной ответственности заполнится данными соответствующего работника.

Вы можете скачать файл с примером ведения реестра в Excel и автоматического заполнения печатной формы Договора о материальной ответственности данными выбранного сотрудника.

Отчет «Универсальный реестр документов» позволяет формировать реестры с произвольным набором группировок и произвольными настройками отборов. Отчет вызывается из пункта «Учет документов» — «Универсальный реестр документов» главного меню программы или с рабочего стола «Учет документов» по одноименной ссылке.

Отбор, сортировка и группировка строк настраиваются на специальной панели, вызываемой по кнопке «Настройка».

Отчет содержит в себе такие сведения документах, как дату и номер регистрации в организации, количество документов, сумму, размер и количество прикрепленных файлов, если таковые имеются.

Новый документ можно зарегистрировать прямо из отчета, нажав на кнопку «Ввести документ» на верхней командной панели.

Пример реестра документов представлен ниже:

Универсальный реестр документов

Реквизиты отчета, обязательные для заполнения

Для формирования отчета необходимо указать:

Период формирования реестра. Ограничивает собственную дату документов (может отличаться от даты регистрации). При открытии формы отчета устанавливается период «по умолчанию», равный текущему месяцу.
Организацию, для которой формируется реестр документов. По умолчанию значение реквизита соответствует основной организации, которая указана в персональных настройках пользователя.

Доступные аналитические разрезы, возможности группировки строк и колонок

При формировании отчета пользователь может самостоятельно настроить группировки строк по аналитическим разрезам, аналогичным тем, что используются в отчете «Реестр документов по типам»: организация, подразделение, контрагент (или физ.лицо), договор контрагента, контактное лицо, тип документа, деловая классификация, гриф доступа, ответственное лицо, автор.

Дополнительная информация по использованию отчета

Как и в других отчетах по документам, расшифровкой универсального реестра является документ, зарегистрированный в системе.

Отчет «Универсальный реестр документов» доступен пользователям с наборами прав «Учет документов» или полным набором прав.

Создание списков инструментами Excel дает возможность не только сделать этот процесс максимально быстрым, но и унифицировать написание тех или иных слов и терминов. Последнее непосредственно касается создания так называемых выпадающих списков.

Списки для сортировки и заполнения

Списки для сортировки и заполнения, это те списки, элементы которых располагаются в строгой последовательности, кроме того, они циклически повторяются. Примерами таких списков являются дни недели, месяца года и т.п.

Приложение Excel позволяет не вписывать в ячейки каждый раз следующий день недели. Достаточно один раз вписать в ячейку, например, понедельник и выполнить автоматическое заполнение данными последующих строк или столбцов при помощи мыши. Для этого цепляем мышью уголок ячейки и протягиваем его куда нам нужно.

Изменять параметры такого списка можно в меню списки, которое открывается в основных параметрах Excel. Находим кнопку «Изменить списки» и нажимаем ее. В появившемся окне видны имеющиеся списки, также можно задавать новые. Для этого в окне «Элементы списка» нужно последовательно указать его части и «добавить» в списки. Также можно импортировать списки прямо с листа Excel, предварительно выделив необходимый диапазон.

Создание выпадающих списков

Выпадающие списки дают возможность не только вставлять в ячейку только заранее определенные значения, но и не дают возможности допустить ошибки при написании элементов этого списка. Чтобы в выпадающем окошке появлялся список нужно его предварительно создать. Это можно сделать как на открытом, так и на другом листе книги Excel.

Создание выпадающего списка с источником на этом же листе

Чтобы пользоваться выпадающим списком нужно сначала этот список создать. Создаем список на этом же (открытом) листе и проверяем правильность написания его составляющих. Затем выделяем ячейку или несколько ячеек, куда будем вставлять эти данные, открываем окошко «Проверка вводимых значений», которое открывается по прохождении следующего пути: данные/работа с данными/проверка данных.

В этом окне выбираем тип данных — список, в строке источник указываем диапазон ранее созданного списка-источника. Можно ввести этот диапазон с клавиатуры, но легче это сделать, просто выделив его мышью. После нажатия кнопки ОК увидим, возле нашей ячейки показывается стрелочка, при нажатии на которую выпадает наш перечень.

Создание выпадающего списка с источником на другом листе

Использование списка-источника, расположенного на том же активном листе, не совсем удобно, поскольку можно «нечаянно» изменить его содержимое. Поэтому предпочтительнее этот список «спрятать» на другом листе, а доступ к нему заблокировать.

В этом случае, описанным выше способом не обойтись, так как при открытом окне «Проверки…» мы не сможем попасть на другой лист, чтобы выделить или определить диапазон ячеек исходного списка. В этом случае пользуются назначением имени первоначальному списку.

Выполняем это так: создаем список данных на одном листе, затем выделяем его и присваиваем ему имя, кликаем последовательно вкладка формулы/присвоить имя (в разделе определенные имена), в открывшемся окне задаем имя списка. Если, предварительно мы не выделили список, то задаем диапазон его ячеек.

Переходим к выпадающему перечню на другом листе. Выделяем ячейки рабочего поля редактор, в которые будем вставлять элементы списка, открываем окно проверки… . В типе данных указываем список, в источнике ставим знак равенства и имя требуемого списка.

Как скрыть лист с источником списка

Лист с источниками выпадающих списков желательно открывать как можно реже, дабы случайно не внести в него ненужные изменения. Для этого лист можно защитить паролем и скрыть его отображение. Для того, чтобы спрятать лист нужно кликнуть по его ярлычку правой клавишей мыши и в открывшемся перечне команд нажать скрыть.

Таким образом Excel представляет большие возможности по созданию списков, даже по сравнению с текстовым процессором Word Office.

Источник

Как создать один список в Excel из трёх и более.

Смотрите также ячейке правой кнопкой кнопку «Фильтр». только одного столбца, БД. Следим за версии 2010-го года цветом данные вЧетвертый вариант. сделать в бланке,Можно разместить два Excel нам поможетКак сделать список в
Excel из таблицы». список по алфавиту, статье «Связанный выпадающий предыдущие, только формула состоит в том,Рассмотрим, мыши.После нажатия в шапке остальные оставим на форматом ячеек. Если выпуска ).
статье «Как сравнитьИспользовать готовый шаблон смотрите в статье бланка на одной и в этом
ExcelСравнение списков в как определить пол список в Excel будет такая. чтобы разместить последовательно
как создать один списокВыполняем последовательно команду: «фильтр таблицы появляются стрелки месте, то информация числа – тоБаза данных – набор два столбца в из Excel. Для «Как сделать таблицу
странице, во втором случае. Смотрите об
.
Excel. сотрудника, клиента по по алфавиту» Как=ЕСЛИ(ЕПУСТО(Размер);»»;—((СТОЛБЕЦ(Размер)-СтолбецА+1)&ВЫБОР(ДЛСТР(СТРОКА(Размер)-Строка1+1);»0″;»»)&СТРОКА(Размер)-Строка1+1)) все данные столбцов в Excel из – фильтр по вниз. Они сигнализируют станет неправильной. Открывается числа во всем данных, распределенных по Excel на совпадения». этого нажимаем на в Excel». бланке установить формулы, этом статью «В
В Excel естьВ Excel есть его ФИО, т.д. сделать список вНазовем формулу – B, C, D трех и более значению выделенной ячейки». о включении «Автофильтра».
меню, где мы столбце. Данные вводятся строкам и столбцам
Многие пользователи активно применяют знак «Office» вПолучился, например, такой которые будут копировать Excel по имени способ объединить два возможность сравнить два
– сотрудников, клиентов, Excel без дублей, «Адреса». Диалоговое окно из списков на списков Готово.Чтобы выбрать значение фильтра,
должны выбрать параметры так же, как для удобного поиска, Excel для генерирования левом верхнем углу бланк. первый бланк, чтобы определить пол».
и более списков.
и более списка, т.д. читайте в статье заполнили так.
 листе «Размеры» в .
Если в БД содержится щелкаем по стрелке и значения сортировки. и в обычной
систематизации и редактирования.
отчетов, их последующей листа Excel. ИзЧтобы его не меняли,
не заполнять второйКак сделать выпадающий Об этом читайте числа, даты, т.Создание списка в
«Создание списка вВсё подготовили. один столбец АКак объединить два
финансовая информация, можно нужного столбца. В
Данные в таблице распределились
таблице. Если данные Как сделать базу редакции. Для удобного
правой части диалогового
можно установить защиту экземпляр бланка. список в Excel статью «Как в
д. О несколькихExcel. Excel без повторов».Создание списка в на листе «Цена». списка в Excel, найти сумму по раскрывающемся списке появляется по сроку заключения в какой-то ячейке данных в Excel? просмотра информации и окна выбираем функцию на лист, предварительноМожно установить формулы, с фамилиями по Excel сделать список способах сравнения, читайте

excel-office.ru

Как создать списки в Excel.

У нас имеетсяРассмотрим Excel. Для этого создадим читайте в статье  разным параметрам: все содержимое поля. договора.  – итог действийВся информация в базе получения полного контроля «Создать». Появится диалоговое дав разрешение на которые будут искать алфавиту, читайте в из двух». в статье «Как несколько списков ссоздание списка в
Теперь пишем главную две именованные формулы. «Как в Excelсумма (суммировать данные); Если хотим спрятатьТеперь менеджер видит, с со значениями других данных содержится в при управлении данными окно «Создание документа». заполнение конкретных ячеек. и вставлять нужные статье «Связанный выпадающийНумерованный список в сравнить в Excel фамилиями, товаром, т.д.
Excel формулу в ячейке Как присвоить имя сделать список изсчет (подсчитать число ячеек какие-то элементы, сбрасываем кем пора перезаключить ячеек, то заносим записях и полях. в процессе работы
Из раздела «Шаблоны» выбираем  Смотрите в статье
данные из большой список в ExcelExcel два столбца на Нам нужно составить, А2 списка на формуле, смотрите в двух». с числовыми данными);
 птички напротив их.  договор. А с формулу.
Запись – строка в с программой. – «Установленные шаблоны» «Пароль на Excel. таблицы. Смотрите статью по алфавиту».. совпадения» тут. один список, но,сравнение списков в листе «Цены». статье «Присвоить имяИтак, у нассреднее значение (подсчитать среднее
Жмем «ОК». В примере  какими компаниями продолжаем Чтобы пользоваться БД, обращаемся базе данных (БД),
Внешний вид рабочей области — это шаблоны, Защита Excel» тут. «Выбрать сразу многоВ Excel естьМожно пронумеровать списокРедактирование списков в без повторов. КакExcel
=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(Размер;—ПРАВСИМВ(НАИМЕНЬШИЙ(Адреса;СТРОКА(Z1));2);—ЛЕВСИМВ(НАИМЕНЬШИЙ(Адреса;СТРОКА(Z1));ДЛСТР(НАИМЕНЬШИЙ(Адреса;СТРОКА(Z1)))-2));»»)  в Excel ячейке,
есть три списка. арифметическое); мы скроем клиентов, сотрудничество. к инструментам вкладки включающая информацию об программы – таблица. которые есть вВ ячейках бланка данных из таблицы
 возможность проверить данные  – установить порядковый
Excel. это сделать, смотрите, сортировку. Как сделатьКопируем формулу вниз диапазону, формуле». Нам их нужномаксимальные и минимальные значения с которыми заключалиБД в процессе деятельности «Данные». одном объекте. А реляционная база программе Excel. можно установить выпадающие
 Excel» здесь.  при вводе в
номер в ячейкахУ нас есть в статье «Созданиеавтоматический список в по столбцу. Получился
Нажимаем ячейку В2 объединить в один, в выделенном диапазоне; договоры в прошлом фирмы разрастается доПрисвоим БД имя. ВыделяемПоле – столбец в данных структурирует информациюЕли выберем «Мои списки. Они помогаютЕсть несколько способов,
 ячейку, ограничить ввод  столбца или пронумеровать список с фамилиями,
списка в ExcelExcel такой список. на листе «Размеры». но, не объединяяпроизведение (результат умножения данных); и текущем году.  невероятных размеров. Найти  диапазон с данными БД, содержащий однотипные
в строки и шаблоны», то можно быстро и безкак сделать бланк в данных, т.д. Например, только заполненные ячейки. именами и отчествами без повторов»., т.д. В Excel Так можно объединить списки,  Нажимаем функцию «Присвоить похожие слова в
стандартное отклонение и дисперсияЧтобы задать условие для нужную информацию становится – от первой данные обо всех столбцы. Несмотря на выбрать наш шаблон, ошибок заполнить бланк.Excel настроить ячейки так, Подробнее о таких в одном столбце.Автоматический список в есть много функций длиной не более
 имя» и заполняем  одну группу консолидацией, по выборке. фильтрации поля типа
все сложнее. Чтобы ячейки до последней. объектах. то что стандартный который мы сохранили. Читайте статью «Выпадающий. чтобы в них способах нумерации, смотрите

Нам нужно разделитьExcel по работе со 99 ячеек. Если диалоговое окно. В как это описаноВыделить диапазон БД. Переходим
«больше», «меньше», «равно» отыскать конкретный текст Правая кнопка мышиЗаписи и поля БД пакет MS OfficeВ разделе «Из список в Excel»Первый способ. ошибочно не написали в статье «Автонумерация их на три. списками. Здесь мы

excel-office.ru

Как сделать бланк в Excel.

списки длиннее, то строке «Имя» пишем  в статье «Как на вкладку «Данные» и т.п. числа, или цифры, можно – имя диапазона. соответствуют строкам и имеет отдельное приложение существующего документа…» - здесь.Нарисовать бланк в дату субботы или в Excel» тут. столбца – столбец
Составить список можно разобрали все основные формула будет другая. «Столбец А». В объединить таблицы в — «Промежуточные итоги».
в списке фильтра воспользоваться одним из Даем любое имя. столбцам стандартной таблицы для создания и шаблон, который вДругой способ заполнения таблице Excel. Пример,
воскресенья. О такомДинамические списки в с фамилиями, столбец напечатав ФИО в функции, которые помогутЕсли ячеек в строке «Диапазон» пишем Excel» тут.
В открывшемся диалоге выбираем нужно выбрать команду  следующих способов: В примере –
 Microsoft Excel.
ведения баз данных рабочей книге. бланка смотрите в как нарисовать бланк, способе читайте вExcel с именами, т.д. столбце. Если приходится
работать со списками, списках от 100
такую формулу. =МИН(СТОЛБЕЦ(Размер))В нашем примере, параметры вычислений. «Числовые фильтры».Одновременным нажатием кнопок Ctrl БД1. Проверяем, чтобыЕсли Вы умеете делать – Microsoft Access,Пятый вариант. статье «Как заполнить
как объединить ячейки, статье «Проверка даты. Как это сделать, часто писать один
ускорить и облегчить до 9999, тоВ формуле стоит слово мы будем составлятьИнструменты на вкладке «Данные»
Если мы хотим видеть + F или
диапазон был правильным. простые таблицы, то пользователи активно используютСкачать бланк из бланк в Excel» настроить форматирование, т.д., в Excel».Если размер списка,
читайте в статье и тот же процессы создания и напишем формулы так. «Размер» — это один список из позволяют сегментировать БД. в таблице клиентов,
Shift + F5.Основная работа – внесение создать БД не Microsoft Excel для интернета. Заходим как
тут. смотрите в статьеРассмотрим, периодически, меняется, то «Разделить текст Excel список, то мы
 редактирования списков, т.д.
1.Именованная формула адреса имя диапазона. списков трех столбцов Сгруппировать информацию с с которыми заключили
 Появится окно поиска
информации в БД составит труда. этих же целей. в четвертом варианте.Как заполнить бланк «Таблица «Домашний, семейныйкак сделать бланк в
 можно установить в
на несколько ячеек» его копируем иВ Excel можно будет такая.И еще одну B, C, D. точки зрения актуальности договор на 3 «Найти и заменить». – выполнена. Чтобы Ведь возможности программы Но выбираем шаблон в Excel данными бюджет в Excel»».
Excel этой таблице диапазон, здесь. вставляем в новую
составить два вида=ЕСЛИ(ЕПУСТО(Размер);» «;—((СТОЛБЕЦ(Размер)-СтолбецA+1)& ВЫБОР(ДЛСТР(СТРОКА(Размер)-Строка1+1);»000»;»00»;»0»;»»)&СТРОКА(Размер)-Строка1+1) именованную формулу такСначала присвоим имя диапазону
 для целей фирмы.
и более лет,Функцией «Найти и выделить» этой информацией былоПошаговое создание базы данных позволяют: сортировать; форматировать; из раздела «Microsoft из таблицы Word,Нарисовали бланк, убрали, чтобы он сам который будет меняться
Сортировка списка в таблицу. Но, есть списков – простой2.А формула в же сделать, но
всех этих столбцов. Выделение групп покупателей вводим соответствующие значения («биноклем») в главном удобно пользоваться, необходимо в Excel. Перед фильтровать; редактировать; систематизировать Office Online». Выбираем читайте в статье сетку, если нужно. выбирал и заполнялся

excel-office.ru

Создание базы данных в Excel по клиентам с примерами и шаблонами

автоматически, при удаленииExcel. другой способ, быстро список и раскрывающийся ячейке на странице формулу напишем такую. Как присвоить имя услуг и товаров в меню пользовательского

меню. выделить нужное, отфильтровать, нами стоит задача и структурировать информацию. раздел шаблонов по «Экспорт таблицы изЕсли в бланке нужными данными, сам или добавлении вВ Excel есть написать такой список. список, который появляется «Цена» будет такая. =МИН(СТРОКА(Размер)) Имя у диапазону, смотрите в поможет маркетинговому продвижению автофильтра.Посредством фильтрации данных программа отсортировать данные.

– сформировать клиентскуюТо есть все то, нужной теме из Word в Excel». много мелких ячеек, считал. В Excel него информации. Такой специальная функция сортировки. Подробнее, смотрите в из ячейки. Как=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(Размер;—ПРАВСИМВ(НАИМЕНЬШИЙ(Адреса;СТРОКА(Z1));;);—ЛЕВСИМВ(НАИМЕНЬШИЙ(Адреса;СТРОКА(Z1));ДЛСТР(НАИМЕНЬШИЙ(Адреса;СТРОКА(Z1)))-4));»») формулы будет – статье «Диапазон в продукта.Готово! прячет всю неЧтобы упростить поиск данных

Структура базы данных – таблица Excel

БД. За несколько что необходимо для списка. Например, вВторой способ. то можно сначала можно самостоятельно сделать диапазон называется динамическим.

Про неё читайте статье «Заполнить автоматически сделать разные выпадающие

Как пронумеровать список «Строка1». Excel».Готовые образцы шаблонов для

Поэкспериментируем с фильтрацией данных интересующую пользователя информацию. в базе, упорядочим лет работы у

работы с базами разделе «Бизнес».Сохранить бланк, который уменьшить ширину ячеек.

любой бланк. Вставить Подробнее о том, в статье «Сортировка список в Excel».

списки, в т.

Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция

в Excel, смотритеЭти две формулыВыделяем ячейки В1:D4. ведения клиентской базы по выделенным ячейкам. Данные остаются в их. Для этой компании появилось несколько данных. Единственный нюанс:Бланк можно сделать мы сделали шаблоном. Как это сделать в него формулы,

как сделать динамический в Excel» тут.

Список в ч., многоуровневые, смотрите
в статье «Автонумерация нужны Excel для Через функцию «Присвоить по сегментам. Допустим, нам нужно таблице, но невидимы. цели подойдет инструмент десятков постоянных клиентов. программа Excel - и в Word. Смотрите статью «Сохранить быстро, читайте в логотип фирмы, т.д. диапазон, смотрите в
Но, в ExcelExcel в статье «Выпадающий
в Excel» здесь. определения номера строки имя» пишем имяШаблон для менеджера, позволяющий оставить в таблице В любой момент «Сортировка». Необходимо отслеживать сроки это универсальный аналитический Смотрите статью «Как

свою таблицу как статье «Как поменять Бланк рисуют в статье «Чтобы размер можно настроить сортировкуиз таблицы список в Excel»

Как вести базу клиентов в Excel

Если в списке и столбца в диапазона. Мы напишем контролировать результат обзвона только те компании,

их можно восстановить.Выделяем тот диапазон, который договоров, направления сотрудничества. инструмент, который больше сделать бланк в шаблон Excel» здесь.
размер таблицы Excel, таблице, добавляя или таблицы Excel менялся формулой. Этот способ. и других статьях, написаны фамилии, и, списке, чтобы выбирать имя диапазона – клиентов. Скачать шаблон которые работают в

В программе Excel чаще нужно отсортировать. Для Знать контактных лиц,

подходит для сложных Word».Третий способ. весь перечень вариантов» удаляя границы ячеек,

автоматически». удобнее тем, чтоНапример, нам нужно перечисленных в конце нам нужно сделать из списка правильные «Размер». В строке для клиентской базы Беларуси.

всего применяются 2 целей нашей выдуманной данные для связи расчетов, вычислений, сортировкиВ Excel можно
Скопировать бланк из тут. объединяя ячейки.

В при смене значений, создать список товара статьи в разделе из этого списка данные. диалогового окна «Создание

Excel. Образец:Выделяем те данные, информация фильтра:

компании – столбец
и т.п.

и даже для сравнить данные в Word. Как правильно

Установить размер бланка,Можно установить размер
Excel по имени определить такая сортировка будет из таблицы, взяв «Другие статьи по
выпадающий список, тоТеперь составим формулу, имени» стоит такаяПростейший шаблон.Клиентская база в о которых должнаАвтофильтр; «Дата заключения договора».Как создать базу данных
сохранения структурированных данных, столбцах, списки, даты, скопировать бланк, читайте установив размер листа. бланка, разместить на
пол автоматически сортировать новые данные из нескольких этой теме». можно сделать алфавит которая будет определять формула. =Размеры!$B$1:$D$4
Excel скачать бесплатно. остаться в базефильтр по выделенному диапазону. Вызываем инструмент «Сортировка». клиентов в Excel: но в небольших т.д., выделить не в статье «Копировать

Функция находится на

одной странице несколько. данные. Подробнее о столбцов. Как составитьЗдесь рассмотрим, как только из букв, адрес наших ячеек

Заполнили диалоговое окно Образец: видной. В нашемАвтофильтр предлагает пользователю выбратьПри нажатии система предлагаетВводим названия полей БД объемах (не более совпадения цветом, т.д. таблицу, бланк из
закладке «Главная» в бланков – этоНапример, нам нужно таком способе, читайте

такой список, смотрите составить простые списки, на которые начинаются в списке. Так

так.
Шаблоны можно подстраивать «под случае находим в
параметр фильтрации из автоматически расширить выделенный
(заголовки столбцов). миллиона записей в
Смотрите о способах
Word в Excel» разделе «Параметры страницы».

Порядок работы с финансовой информацией в БД:

удобно для распечатывания в списках определить в статье «Сортировка
в статье «Как как настроить автоматические

фамилии в списке. же делаем именованнуюНажимаем «ОК». себя», сокращать, расширять столбце страна – готового списка. диапазон. Соглашаемся. ЕслиВводим данные в поля одной таблице, у

сравнить и выделить тут.Какие ещё настройки

чистых форм бланков. мужчин и женщин. в Excel формулой». создать список в списки, нумерованные, сортировать
Подробнее, смотрите в формулу, как двеТеперь наша задача

и редактировать. «РБ». Щелкаем поНа вкладке «Данные» нажимаем

exceltable.com

мы отсортируем данные

Источник

Ведение реестра документов

Пример реестра документов в «Умной таблице» Excel

Создание печатной формы

Договор о материальной ответственности

Заполнение печатной формы

Аргументы функции «ВПР»

Источник

Содержание

Как сделать реестр документов в excel?
Ведение реестра документов
Создание печатной формы
Заполнение печатной формы
Списки для сортировки и заполнения
Создание выпадающих списков
Создание выпадающего списка с источником на этом же листе
Создание выпадающего списка с источником на другом листе
Как скрыть лист с источником списка
Формирование и регистрация стандартных документов Word с помощью Excel
Введение
Формирование шаблона документа
Форма для шаблона
Регистрация документов
Заключение

Как сделать реестр документов в excel?

Ведение реестра документов
Создание печатной формы
Заполнение печатной формы

Ведение реестра документов

Пример реестра документов в «Умной таблице» Excel

Создание печатной формы

Договор о материальной ответственности

Заполнение печатной формы

Аргументы функции «ВПР»

В мастере функций набраны аргументы для формулы в ячейке «L4», которая после ввода примет следующий вид: =ВПР(‘Печать ДМО’!G1;’Реестр ДМО’!A2:J102;2;ЛОЖЬ)

Пример реестра документов представлен ниже:

Универсальный реестр документов

Реквизиты отчета, обязательные для заполнения

Для формирования отчета необходимо указать:

Период формирования реестра. Ограничивает собственную дату документов (может отличаться от даты регистрации). При открытии формы отчета устанавливается период «по умолчанию», равный текущему месяцу.
Организацию, для которой формируется реестр документов. По умолчанию значение реквизита соответствует основной организации, которая указана в персональных настройках пользователя.

Доступные аналитические разрезы, возможности группировки строк и колонок

Дополнительная информация по использованию отчета

Списки для сортировки и заполнения

Создание выпадающих списков

Создание выпадающего списка с источником на этом же листе

Создание выпадающего списка с источником на другом листе

Как скрыть лист с источником списка

Источник

Формирование и регистрация стандартных документов Word с помощью Excel

Введение

Несколько лет назад мне пришлось сотрудничать с юридическим бюро, специализирующимся на регистрации предприятий. Существенной частью работы юристов было составление учредительных документов. Для регистрации нового предприятия составлялся целый пакет документов: учредительный договор, устав, заявление, протоколы и справки. Пакеты документов несколько отличались разнообразием, в зависимости от организационной структуры (акционерное общество, паевое товарищество), количества участников (один или несколько), формирования уставного капитала (денежные или не денежные взносы). Для формирования документов использовался WinWord под управлением Windows 3.x. Сначала каждый документ сохранялся в виде отдельного файла с замысловатым именем, включающим название фирмы и вид документа, причем все это «утрамбовывалось» в восемь символов — стандарт именования DOS. За год накапливалось несколько тысяч таких файлов. Естественно, найти нужный файл было очень трудно, хотя такая потребность возникала довольно часто — в связи с необходимостью внесения изменений или заимствования.

Чтобы как-то облегчить работу юристов, я предложил им сформировать несколько шаблонов, содержащих целые пакеты документов, разделенных на секции. В шаблонах появились оглавления. В начале шаблонов помещались таблицы, в которых были сведены все закладки (bookmarks), используемые в секциях в качестве перекрестных ссылок. Работа существенно упростилась, но проблемы с поиском файлов остались. Кроме того, ввод данных в пространство между квадратных скобок, задающих поля закладок, и обновление документа требовали определенного навыка и применения разных хитростей вроде «нерасширяемых пробелов».

Второй раз с проблемами формирования юридических документов я столкнулся недавно, при реализации проекта класса Time Billing System — системы учета затрат времени специалистов (юристов), связанных с клиентскими договорами обслуживания. Одной из задач была возможность как генерировать стандартные документы, так и учитывать время работы с ними. На этот раз в моем распоряжении были Microsoft Office и VBA, а документы готовились с помощью Microsoft Word.

В результате этих работ и появились пути решения, предлагаемые вниманию читателя.

Формирование шаблона документа

Задача формирования стандартных документов возникает достаточно часто. Обычно для этой цели используются шаблоны, включающие поля подстановки. Но если документ не может быть представлен в виде бланка с привычными элементами управления, имеющимися на панели инструментов «Формы», задача существенно усложняется.

Рассмотрим решение данной задачи на примере составления упрощенного учредительного договора с переменным числом участников. Допустим, первоначальный шаблон этого документа выглядит как на рис. 1. Для придания примеру большей достоверности пришлось реализовать особенности известной пишущей машинки с отсутствующей литерой «Е».

Переменная информация для данного шаблона выделена на рисунке цветом. Особенность документа в том, что количество участников договора может меняться. Следовательно, при подготовке шаблона не обойтись без полей < IF >.

Первая проблема, возникающая у разработчика, состоит в выборе объектов для хранения переменных значений текста. В качестве основного кандидата обычно рассматривается коллекция Bookmarks (закладки). Именно эти объекты фигурируют в большинстве примеров и в качестве аргументов полей подстановки. Для вставки закладки требуется указать место в документе или использовать выделенный фрагмент текста. Это не всегда удобно, особенно если документ объемный. Разбросанные по всему тексту закладки легко пропустить при визуальном просмотре. А если значение закладки «пусто», ее можно даже ошибочно удалить.

Другой кандидат — коллекция Variables (переменные). Объекты этого типа вообще не видны в тексте документа, что позволяет строить различные шаблоны на одном множестве переменных, не заботясь о возможных потерях. Встроенных средств создания и редактирования этих объектов, к сожалению, не существует, и разработчику документа приходится решать эту проблему дополнительно, путем программирования на VBA диалоговых форм для доступа к переменным.

Следует отметить, что и закладки, и переменные должны отвечать общим правилам именования VBA: имена объектов не должны состоять из цифр, содержать пробелов и специальных символов.

Всех этих недостатков лишена коллекция CustomDocumentProperties (Свойства документа). Так же как и закладки, свойства легко используются в полях. Так же как и переменные, свойства не видны в тексте. Кроме того, существует стандартный инструмент редактирования свойств — это команда: «Файл. Свойства», вкладка «Прочие». В именах свойств допустимы пробелы. Более того, свойству можно присвоить определенный тип: текст, дата, число или булев.

Для того чтобы автоматизировать утомительную процедуру превращения исходного документа в шаблон с вынесением переменных значений в коллекцию свойств, воспользуемся макросом, представленным ниже. Алгоритм его вполне логичен. Пользователь выделяет в исходном тексте фрагмент, который должен стать полем постановки, и запускает макрос. В диалоговом окне уточняется имя создаваемого свойства, а затем все вхождения выделенного текста заменяются полем DOCPROPERTY.

На рис. 2, 3 показаны фрагменты работы этого макроса.

Однако на этом работа над шаблоном не заканчивается. Осталась нерешенной проблема списков переменной длины. В нашем примере это количество участников договора. Здесь придется поработать вручную. Предварительно используем маленькую хитрость. Добавим к списку свойств два элемента. Первое свойство назовем «количество участников», а второе «CR». Свойству CR присвоим значение CHR(13). Это нам пригодится для размещения с новой строки имени каждого участника.

Теперь список, состоящий максимально из трех участников, можно «запрограммировать» следующим образом:

Поскольку свойство CR, вызывающее перевод строки, вставляется только при выполнении необходимого условия, полученный в результате текст не будет иметь ни одного «лишнего» символа. Если значение свойства «количество участников» меньше единицы, символы в тексте вообще не появятся.

С помощью аналогичного приема можно легко сформировать даже места для переменного числа подписей внизу документа. Работа формул для разного количества участников показана на рис. 4, 5.

На этом проектирование шаблона можно считать завешенным — получен полноценный объект, задавая свойства которого можно существенно видоизменять его внешнее представление.

Форма для шаблона

Чтобы получить законченную конструкцию, потребуется разработка формы для ввода переменных значений свойств документа. Для реализации формы воспользуемся рабочей книгой Excel. Форма на листах Excel, по сравнению с экранными формами VBA, обладает целым рядом преимуществ. Во-первых, это простота реализации, позволяющая полностью автоматизировать процесс проектирования, во-вторых — удобство ввода дат и числовых значений, в-третьих — практически неограниченные размеры.

Следует отметить, что в большинстве случаев приходится проектировать две формы. Одна из них предназначена для быстрого ввода исходных данных, а вторая, скрытая от пользователя, выполняет преобразования исходных данных к рабочему формату свойств текстового документа. Примерами необходимости такого преобразования могут служить ввод дат и сумм в виде чисел, а также подстановка их в текстовый документ в виде текстовых выражений. Помимо этого примерами являются разного рода вычисления, выполняемые в промежуточной форме, или формирование сокращенной записи имени и отчества людей. При обычном подходе, использующем экранные формы VBA, все эти преобразования пришлось бы реализовывать в виде программного кода. Гораздо проще применить обычные формулы в ячейках Excel.

Выбрав для формы рабочий лист Excel, можно, не задумываясь о дизайне, изобразить ее в виде таблицы, состоящей из двух колонок. Слева расположить названия параметров, а справа зарезервировать места для значений. Вспомним, что выбор в качестве носителей переменных значений DocumentProperties позволяет использовать имена с пробелами. Это означает, что на долю нашей фантазии относительно того, как заполнить левый столбец формы, практически ничего не остается. Поэтому сгенерируем форму автоматически, записав в левый столбец имена всех свойств из подготовленного ранее шаблона документа.

Теперь можно поработать над форматированием. В случае необходимости придется сделать промежуточную форму, а главное — предусмотреть для пользователя командные кнопки. Первая и самая простая в реализации кнопка — «Печать». Макрос, соответствующий этой кнопке, очевиден. Необходимо создать в Word новый документ на основании заданного шаблона, присвоить свойствам этого документа значения из формы, обновить поля в документе и, наконец, напечатать его. Ниже приведена соответствующая программа.

Следует отметить, что для работы приведенных выше процедур необходимо в Excel VBA-проекте подключить библиотеку Microsoft Word Object Library. Для этого требуется поставить «галочку» против названия библиотеки в окне доступных ссылок (меню «Сервис», команда «Ссылки»).

Регистрация документов

Итак, мы получили конструкцию «форма + документ», часто используемую на практике. Однако эта конструкция достаточно громоздка, поскольку в ней задействованы два приложения. Напомним, что целью разработки является не только формирование, но и регистрация документов — важнейший элемент правильного делопроизводства. Обычно регистрация событий производится в журнале. Проще всего реализовать журнал в виде списка Excel, тем более что для этого имеется подходящая книга.

Сформировать список очень просто. Для строки заголовков нужно скопировать левую колонку формы, которая содержит наименования свойств, и вставить их в строку заголовков списка путем транспонирования. После печати экземпляра документа в «тело» списка достаточно транспонировать правую колонку формы. Полученную конструкцию можно разнообразить макросами SaveToList и ExtractFromList, обеспечивающими обмен информацией между формой и списком. Приводить примеры этих макросов автор считает нецелесообразным.

Несмотря на законченность, построенная система документов далека от идеальной. Критически настроенный пользователь может заметить, что хорошо бы было предусмотреть не только возможность печати стандартного документа, но и его модификацию (при необходимости). И будет прав. Если уж в процессе работы открывается Word, то почему бы не остановиться и не продемонстрировать навыки машинописи. Однако в этом случае вся наша работа с журналом регистрации рушится. Оставив пользователя наедине с Word, мы не только теряем момент регистрации (после печати), но и ставим под сомнение достоверность параметров, использованных при формировании документа. Ведь никто не может гарантировать, что при ручной правке пользователь не изменил до неузнаваемости содержание документа. Картину дополняют возможности Word одновременно открывать и редактировать несколько документов и печатать все подряд.

Вероятно, идеальное решение в условиях такой неопределенности найти невозможно, однако, оговорив некоторые требования к пользователю, можно попытаться решить поставленную задачу. Прежде всего следует четко определить событие, означающее конец работы с документом, за которым следует регистрация. Выбор тут небольшой. Из трех событий, связанных с объектом Word.Document, для наших целей подходит событие Close, тем более что даже при завершении работы Word последовательно закрывает все открытые документы.

Сложнее определить, сумел ли пользователь изменить стандартный документ до неузнаваемости. Будем рассуждать следующим образом. Если пользователь внес в документ существенные изменения, то он, с целью регистрации исходящих документов, обязан сохранить «нестандартную» копию. Если же он этого не сделал, то доказать, что документ, зарегистрированный как стандартный, был модифицирован вручную, невозможно.

Для того чтобы определить факт сохранения документа, воспользуемся особенностью процедуры именования новых документов Word. Каждый, кто работал с Word, знает, что вновь созданный документ получает имя «ДокументN» (в русской редакции), где N — последовательный номер нового документа в текущем сеансе работы. При сохранении документа это имя обязательно изменяется. Даже если пользователь задумает сохранить имя в первоначальном виде «ДокументN», то при записи на диск к этому имени добавится полный путь. Таким образом, факт изменения имени при создании и закрытии документа может использоваться в качестве индикатора сохранения.

Кроме того, если документ был сохранен, то отпадает необходимость регистрации параметров, использованных для его создания. Достаточно зафиксировать гиперссылку на сохраненный документ. При необходимости документ можно будет воспроизвести, воспользовавшись оригиналом.

Для реализации указанного подхода прежде всего необходимо создать модуль класса WithEvents.

После того как класс создан, можно написать и основную процедуру, запускающую Word и создающую новый документ. Здесь следует обратить внимание на следующее. Прежде всего в проекте используются глобальные переменные, поскольку после открытия Word до наступления события Close никакие процедуры не выполняются. В отличие о процедуры печати экземпляр приложения Word открывается только при необходимости. Если в момент запуска макроса Word уже был открыт, новый документ просто добавляется к его коллекции. Передача параметров и обновление полей выполнятся так же, как и в процедуре печати, однако после этого происходит инициализация нового объекта WordDocWithEvents. При этом используется позднее связывание объектов. Это несколько неудобно при программировании, поскольку интеллектуальная поддержка объектов недоступна. Но зато конструкция при этом работает надежно.

Необходимо отметить еще одно важное обстоятельство. Выбор для передачи параметров коллекции DocumentProperties и внешней по отношению к Word вызывающей среды позволяет на одном множестве переменных построить несколько шаблонов, связанных одинаковым предметным содержанием. Так, для формирования целого пакета учредительных документов предприятия, включающего учредительный договор, устав, заявление и разного рода справки, достаточно единственной пары «форма + список». Естественно, в форме потребуется еще один элемент управления, например ComboBox, для выбора названия используемого шаблона. Примерный вид реальной формы и списка показаны на рис. 6, 7. Обратите внимание на гиперссылки, выделенные синим цветом на рис. 7. Они свидетельствуют о том, что документы были несколько видоизменены по сравнению с шаблоном. Для открытия этих документов в Word достаточно щелкнуть мышью.

Заключение

Представленные выше решения дают ощутимый эффект в работе предприятий, связанных с массовым производством юридических документов. Это прежде всего нотариальные конторы или фирмы, специализирующиеся на регистрации предприятий. Помимо этого в подобных документах даты и суммы обычно изображаются прописью, что легко реализовать в промежуточной форме Excel. Нотариальные документы легко снабдить записями о взимаемой плате, присовокупив соответствующую квитанцию.

Другой пример применения — это создание системы учета договоров предприятия. В этом случае форма может содержать только реквизиты партнеров по договору. А все виды договоров, имеющие различные шаблоны, будут формироваться из одной формы и регистрироваться в едином списке со сквозной нумерацией. В этом случае, конечно, каждый договор будет «дописываться» вручную и сохраняться, зато поиск документов по списку с гиперссылками станет тривиальной задачей.

Хочется предостеречь и от чрезмерного увлечения подобными конструкциями. Несмотря на кажущуюся простоту, настройка системы документов, состоящей из шаблона, формы и списка, реализованных в разных приложениях, — задача, требующая определенной квалификации. Поэтому не следует использовать описанную технологию для формирования платежных поручений, счетов и прочих достаточно примитивных документов. Для этого существуют более простые решения.

Источник

Ведение реестра документов

Пример реестра документов в «Умной таблице» Excel

Создание печатной формы

Договор о материальной ответственности

Заполнение печатной формы

Для заполнения печатной формы данными из реестра будем использовать встроенную функцию Excel – «ВПР». Ориентиром поиска по таблице будет номер записи в реестре по порядку, поэтому ячейку с номером договора укажем в формулах «ВПР» печатной формы как «Искомое_значение».

Аргументы функции «ВПР»

Как создать реестр документов в Excel: пошаговая инструкция с фото

Здравствуйте, друзья сайта itswat.ru . Людям определённых профессий приходится работать с большим количеством всевозможных документов – внутренних, входящих, исходящих и других. В крупных организациях, где число документов гигантское, система их учёта чётко отлажена. Для создания электронных реестров используются профессиональные программы, лицензия на которые стоит прилично. Но что делать небольшой, только родившейся и ещё не раскрученной компании, или скромному предпринимателю? Документов не слишком много, но они есть и все очень важные. Их потеря может выйти боком, а платить ежемесячно за профессиональное ПО – лишние и пока неуместные траты. Мой ответ – используйте Excel и с помощью нескольких функций систематизируйте и учитывайте свои «важные бумажки». Итак, тема данного материала — как создать реестр документов в Excel. Дело не сложное, но муторное и с множеством нюансов, поэтому расскажу пошагово с картинками.

Что можно поместить в реестр?

Вы можете сделать также реестр платежей. Тоже прикреплю фото примера, может, кому-нибудь пригодится.

Пошаговая инструкция

Друзья, вот план того, что нам предстоит сделать для создания удобного и функционального реестра документов:

Создаём новый документ, задаём ему имя и сохраняем как «Книга с поддержкой макросов».

Выделяем примерную область значений, выбираем раздел «Вставка», элемент «Таблица», подтверждаем наличие заголовков.

Заполняем названия заголовков. В моём случае это «Номер», «Заказчик», «Папка», «Название», «Документ» и «Директория».

Приступаем к заполнению столбцов.
Столбец «Номер» заполняется просто. Необходимо ввести в первую строку значение 1, а во вторую – 2, выделить обе заполненные ячейки, зацепиться за маленький чёрный квадратик в правом нижнем углу выделенной области и протащить его вниз на нужное количество строк. В нижних ячейках автоматически проставятся значения от 1 до …(зависит от нас).

Столбец «Заказчик» можно заполнить вручную или способом, описанным для столбца «Название» при условии, что имена заказчиков – это по совместительству названия папок в общей директории.

В столбце «Папка» я хочу видеть адрес папки, в которой располагается конкретный документ и при этом сделать его ссылкой, при нажатии на которую Excel будет перебрасывать меня в эту папку. Для этого я воспользуюсь функцией «ГИПЕРССЫЛКА». Подробнее опишу ниже.
В столбце «Название» мне нужно отобразить имена документов, но вводить их все вручную очень долго. В Excel существует небольшая хитрость, позволяющая в разы ускорить процесс и автоматически заполнить ячейки названиями всех документов, находящихся в указанной папке. Это возможно благодаря функции «Файлы», ищите алгоритм чуть ниже.
Столбец «Документ» будет содержать рабочую ссылку на нужный файл, нажатие на которую спровоцирует его открытие. Как это сделать, ищите чуть ниже.
Столбец «Директория» — это всё тот же адрес папки, но без гиперссылки. Он нужен для того, чтобы заполнить предыдущие столбцы.

Папка

Чтобы получить активный адрес папки, где расположен нужный документ, воспользуемся функцией «Гиперссылка»:

Ставим курсор в первую ячейку соответствующего столбца.
Копируем адрес нужной папки.

Вставляем его сразу в «Директорию», он пригодится в дальнейшем.

Нажимаем в строке значений на fx и находим нужную функцию или вписываем вручную =ГИПЕРССЫЛКА(«адрес папки»).

Ещё один способ, на мой взгляд, самый удобный – щёлкаем в нужной ячейке ПКМ (правой кнопкой мыши), в меню выбираем команду «Гиперссылка», в открывшемся мастере отыскиваем нужную папку и подтверждаем действие.

Так придётся делать для каждого документа, но если учесть, что большое количество их расположено в одной и той же папке, то процесс не должен отнять много времени. Для последующих документов, являющихся соседями первого по директории, адрес можно просто скопировать.

Название

С названием немного сложнее:

Добавляем к адресу, помещённому нами в «Директорию» ещё один обратный слеш и звёздочку, то есть *.

Выбираем раздел меню «Формулы», функцию «Диспетчер имён».

А в её мастере команду «Создать».

Задаём имя, в моём случае это будет «Название».

В строке «Диапазон» пишем =ФАЙЛЫ( и щёлкаем курсором по соответствующей ячейке в столбце «Директория», закрываем скобку).

Нажимаем ОК и «Закрыть».
Ставим курсор в первую ячейку столбца.
Вписываем туда формулу =ИНДЕКС(Название;СТРОКА()-1), где Название – это имя, заданное нами на четвёртом шаге данного алгоритма, а -1 обозначает, что данная ячейка стоит второй в столбце.
Нажимаем «Энтер» и видим, что в столбце появились имена всех файлов, расположенных в указанной папке.

Таким методом можно поместить в реестр названия не всех файлов, а выборочно в зависимости от формата. Для этого предварительно в адресе папке, указываемом в столбце «Директория», после звёздочки следует написать расширение файла, например, *docx, xls или jpeg. Это актуально, когда в одной папке находятся вперемешку файлы разных форматов – таблицы, картинки, текстовые документы и любые другие.

Документ

Источник

Программа заполнения документов из Excel

Что можно поместить в реестр?

Вы можете сделать также реестр платежей. Тоже прикреплю фото примера, может, кому-нибудь пригодится.

Источник: http://itswat.ru/reestr-dokumentov-excel/

Ведение реестра документов

Пример реестра документов в «Умной таблице» Excel

Источник: http://vremya-ne-zhdet.ru/ofisnaya-rabota/reyestr-dokumentov-pechatnaya-forma-excel/

Пожалуй, приступим

Итак, нам потребуется:

компьютер, оснащенный пакетом программ MS Office (в частности, MS Excel);
сканер;
принтер;
корпоративная электронная почта (если ее нет, то бумага А4 в несколько повышенном количестве для ксерокопий);
штамп «Вход. №_______, «____» ___________20___г.». Он может быть куплен как готовым, так и самонаборным. Если нет штампа – не беда! Напишете необходимые отметки от руки.

Наверное, я огорчу некоторых из вас, сказав, что для правильно организованного документооборота нужно регистрировать практически все документы, проходящие через секретаря (канцелярию), потому что в большинстве организаций принято, чтобы всякое движение документов осуществлялось именно через секретаря или канцелярию.

Далее разобьем весь поток документов на несколько больших групп:

внутренние документы, создаваемые и перемещающиеся только внутри вашей организации (служебные и докладные записки, протоколы и т.д.);
договоры и связанные с ними документы (приложения, спецификации, дополнительные соглашения, протоколы разногласий и согласования разногласий, соглашения о расторжении и др.);
входящие документы, поступающие извне: по почте, по факсу, по электронной почте, с курьером, привозимые работниками из командировок и т.д.;
исходящие официальные письма;
документы, отправляемые из вашей организации.

Остановимся подробнее на каждой из групп документов.

Внутренние документы

Их нужно обязательно регистрировать и систематизировать. Обычно требуется четыре реестра регистрации:

Реестр приказов

Реестр распоряжений

Помните, что распоряжения может издавать не только директор, но в пределах своей компетенции и иные руководители отделов и служб, директоры по направлениям и прочие ответственные лица, за кем данная функция закреплена распорядительными документами (приказом) или учредительными документами (уставом организации). Для распоряжений каждая из служб или отделов должна вести отдельный реестр (в Примере 2 они выполнены в виде отдельных вложенных листов; их можно увидеть, посмотрев в нижний левый край документа) и использовать буквенную индексацию (например, распоряжения по отделу логистики могут иметь буквенный индекс ОЛ (Пример 3), распоряжения по бухгалтерии – буквенный индекс ГБ (Пример 4)).

Распоряжения по всей компании в целом могут регистрироваться без буквенного индекса.

Реестр служебных, пояснительных и докладных записок. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 5.

Пояснения по столбцам:

«П/н» – порядковый номер.

«Дата» – дата документа.

«№ записки» – номер документа.

«Кому адресована/отослана» – перечень должностей и Ф.И.О. лиц, которым адресован и отослан данный документ.

«Содержание» – краткое содержание документа.

«ГИД» – должность и Ф.И.О. главного исполнителя документа.

«Примечание» – примечания и служебные отметки.

Порядок регистрации, рассылки и хранения документов, относящихся к данной группе, можно представить в виде схемы:

Реестр протоколов совещаний. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 7. Регистрация и рассылка протоколов исполнителям осуществляется по вышеприведенной схеме.

Если в вашей организации есть другие виды документов, требующих регистрации, то создать реестр по вышеприведенным образцам вам не составит труда.

Наш совет. Стремитесь к разумной унификации реестров. Если можно какие-то виды документов объединить и регистрировать в общем для них реестре – делайте один общий журнал подобно реестру служебных, пояснительных и докладных записок, в который заносятся незначительно отличающиеся друг от друга виды внутренних документов.

Договоры

Общий вид и варианты заполнения представлены в Примерах 8–10. Останавливаться на нем не будем, т.к. в мартовском номере[3] я подробно описывала, как создать и вести этот реестр.

Входящие документы

Оптимальнее всего будет регистрировать их в едином реестре входящей корреспонденции. Конечно, никто не запрещает вам создать отдельные реестры для документов, поступающих по факсу, по электронной почте и т.д., но этим вы создадите себе лишние хлопоты, а возможно, и неприятности: например, на запрос руководителя «подобрать все полученные документы от ООО „Эдельвейс“» вы забудете просмотреть пару регистрационных журналов или, открывая большое количество разнообразных реестров и соединяя полученные путем наложения фильтров данные в единый документ, сильно затянете сроки выполнения данного вам поручения.

Итак, реестр регистрации входящей корреспонденции в наиболее общем виде должен выглядеть так, как представлено в Примере 11.

Пояснения по столбцам:

«№ п/п» – номер по порядку (не путать с регистрационным номером!).

«Дата регистрации» – официальная дата регистрации.

Здесь нужно дать некоторые пояснения.

Внимание! Я буду «учить вас плохому»: вы, вероятно, уже читали в книгах по делопроизводству, что поступившая корреспонденция должна регистрироваться в день ее получения. На самом деле «день получения» – это понятие несколько размытое. Так, у простых почтовых писем, получаемых через «Почту России», фактическую дату получения отследить практически невозможно: на конверте присутствует только оттиск почтового календарного штемпеля с датой поступления письма в ваше отделение связи. За получение простого письма на почте расписываться не нужно. Отсюда следует, что зарегистрировать такое письмо можно и «завтра», а в зависимости от его содержания – и вовсе «потерять».

Сложнее обстоит дело с письмами, за получение которых вы где-либо расписываетесь. В этом случае дата, проставленная в соответствующей графе с подписью, должна соответствовать той дате, которую вы ставите на извещении о получении заказного или ценного письма, дате, которую вы поставили на уведомлении о вручении, если таковое было, дате, которую вы проставили рядом со своей росписью в доставочном листе, спешно привезенном курьером, и т.д.

«Регистрационный номер» – номер, присваиваемый данному пакету документов и проставляемый с помощью штампа «Вх. №» или от руки в правом нижнем углу каждого одностраничного документа и на первой странице многостраничного, если иное не предусмотрено инструкцией по делопроизводству организации. Номер может быть как числовым, так и буквенно-числовым (это предпочтительнее, т.к. я рекомендую разбить входящие на следующие подгруппы и ввести для каждой буквенный индекс: Ф – факс, ЭП – электронная почта). Без индекса следует регистрировать бумажные документы, полученные иными путями (например, доставленные работником организации и сданные на регистрацию по возвращении его из командировки; доставленные гостями, посетившими вашу организацию с деловым визитом и т.д.). Буквенный индекс может быть абсолютно любым, в зависимости от ваших насущных потребностей, например, ЗП – заказное письмо, ЦП – ценное письмо и т.д. Но не очень увлекайтесь, а то сами запутаетесь.

Обратите внимание! Все поступившие к вам документы должны иметь регистрационные номера, а вот проставлять их с помощью штампа или от руки нужно не везде. Обычно перечень таких документов уточняется в беседе с руководителем компании или/и с руководителями соответствующих служб и подразделений. Например, штамп «Вх. №» можно не проставлять на следующих документах:

первичные бухгалтерские документы (товарные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ и т.д.);
документы, полученные из различных судебных инстанций (в этом случае, как вариант, надпись «Вх. №» может проставляться карандашом или на обороте документа);
международные товарные накладные CMR.

Не вся поступающая корреспонденция подлежит обязательной регистрации. Как правило, не вносятся в реестр регистрации входящих документов поступающие рекламные и поздравительные материалы (открытки, проспекты, брошюры, буклеты), а также документы, поступающие по электронной почте, но не имеющие признаков оригинала (таких как исходящий номер, дата, должность и Ф.И.О. ответственного лица, подпись, печать) и выполненные не на бланке организации.

На первых порах рекомендую заносить в реестр все поступающие документы, даже если они носят рекламно-информационный характер и не имеют признаков, присущих деловой бумаге, т.к. практика показывает, что неопытный работник, ведущий регистрацию, по первости не всегда может верно оценить характер и важность полученных документов (см. эпиграф к статье).

Наш совет. Не выбрасывайте вскрытые конверты. Причем даже если вы не проставили на документах номер (из вышеприведенных мною или других подобных соображений), то на конверте его нужно проставить обязательно. После чего конверт прикрепляют (степлером или скрепкой) к документам, которые в нем пришли.

Входящий регистрационный номер нужно обязательно проставлять на вашем экземпляре накладной экспресс-оператора. Если в момент доставки вы видите, что экземпляр накладной один и курьер явно намерен его забрать себе, то не поленитесь и сделайте ксерокопию. Советуем сохранять эти накладные в отдельной папке. Рано или поздно эта папка вам может очень пригодиться.

«Организация-отправитель» – наименование организации или физического лица контрагента, указанное на почтовом конверте. Это очень важное уточнение, особенно если вы работаете с контрагентами, имеющими многочисленные филиалы в разных городах, т.к. иногда очень важно знать, от кого фактически поступил пакет.

«Адрес отправителя (фактический)» – списывается с конверта.

«Содержание» – самая важная графа. Сюда аккуратно вписываем все, что пришло в этом пакете, а именно исходящие номера, даты и названия присланных документов. Если присланы копии каких-либо документов, то в скобках указываем «копия»; если эти документы являются заверенными копиями, то пишем «заверенная копия».

Если документ поступил в нескольких экземплярах, в скобках укажите их количество. Не пренебрегайте подробностями, они очень важны! Часто документы, присланные из-за рубежа, не имеют привычных нам реквизитов. В этом случае найдите на документе какую-либо идентификационную информацию и запишите ее, например, «CMR от 13.04.2015 к invoice № 1235478 от 13.04.2015 (4 экз.)». Главное, чтобы впоследствии, при возникновении любого вопроса о поступлении тех или иных документов вы могли четко дать ответ, какие именно документы приходили и когда.

«Вид корреспонденции» – каким из многочисленных возможных видов поступила документация, например: факс, электронная почта, заказное письмо, заказное письмо с уведомлением, письмо с объявленной ценностью, письмо с объявленной ценностью и уведомлением, отправление 1 класса, экспресс-доставка DHL, Pony Express, EMS, телеграмма, «Иванов П.П. привез из командировки», фельдъегерская служба и т.д.

«Номер идентификатора» – номер почтового идентификатора (есть у заказных и ценных писем всех видов, присутствует на конверте и почтовом извещении) или номер накладной экспресс-оператора (присутствует на вашем экземпляре накладной).

«Кому передано» – должности и фамилии ответственных лиц, кому были переданы ксерокопии или перенаправлены скан-копии полученных документов для дальнейшей работы с ними.

«Роспись в получении» – в этой графе вы будете собирать подписи за переданные документы.

«Регистрацию произвел» – должность и Ф.И.О. лица, который произвел регистрацию входящего письма.

«Примечание» – графа для служебных отметок.

Наш совет. Как известно, во всех пособиях и учебниках по делопроизводству декларируется принцип однократной регистрации входящих документов. На практике я убедилась, что это не всегда полезно, удобно и оправданно. Поэтому советую вам не гнаться за «однократностью». Если сначала вы получили какой-то документ по факсу и зарегистрировали его, а потом получили его через курьерскую службу экспресс-доставки, то регистрируйте его повторно, соблюдая все правила регистрации и заполняя все поля реестра. Впоследствии вы сможете предоставить историю получения данного документа, применив фильтр к столбцу «Организация-отправитель» или «Содержание», – сколько раз, какими видами отправлений были получены документы, кому в каждом конкретном случае направлялись и т.д.

После регистрации и проставления визы (резолюции) руководителем на входящем документе делается его ксерокопия (или скан-копия) в количестве, соответствующем количеству ответственных лиц. Секретарь отсылает скан-копии по корпоративной электронной почте, желательно с уведомлением о прочтении и доставке. В этом случае росписи о получении копии документа с ответственных лиц брать не надо, поэтому такой способ является более предпочтительным.

Если же секретарь выдает бумажные ксерокопии, то необходимо делать это строго под роспись. Отметки о получении документов нужно собирать в реестре, предварительно распечатав нужный его лист.

Оригиналы документов (за исключением исполнительных листов, бухгалтерских, таможенных и еще некоторых видов документов) должны храниться у секретаря (в канцелярии). Исполнители работают с копиями, которые секретарь рассылает им по электронной почте или передает под роспись в виде ксерокопий. Если какому-либо работнику нужен оригинал того или иного документа, то в дело подшивается его копия, снятая с документа, содержащего визу руководителя и регистрационный номер. Кроме того, на этой копии секретарь должен сделать отметку о том, кому и когда отдан оригинал, например: «Оригинал передан главному бухгалтеру (Ф.И.О.) (дата)».

Так, например, если вы получили заказным письмом оригинал договора на семи листах, с тремя приложениями, сопроводительным письмом, письмом-рекламацией и фотографиями (скажем, неисправного агрегата), в реестре регистрация данного письма будет выглядеть, как в Примере 12. На документах в правом нижнем углу нужно сделать запись следующего содержания: «Вх. № 1 от 15.05.2015, секретарь Ф.И.О. (роспись)» (Пример 13).

Исходящие официальные письма

Для регистрации таких писем достаточно создать таблицу (Пример 14).

Пояснения по столбцам:

«П/н» – порядковый номер.

«Дата» – дата письма (обратите внимание: это не дата регистрации, а дата, которая будет стоять на самом письме).

«№ исх. письма» – исходящий номер, который будет стоять на письме.

«Организация-адресат» – наименование организации или Ф.И.О. физического лица, которому будет адресовано данное письмо. Как правило, пишется исполнителем на самом письме.

«Населенный пункт» – населенный пункт, где находится адресат.

«ГИД» – главный исполнитель документа (автор).

«Содержание» – краткое описание, о чем данное письмо.

«Примечание» – графа для различных вспомогательных отметок.

Данный реестр предназначен для регистрации официальных исходящих писем, т.е. созданных на бланке предприятия со всеми реквизитами в соответствии с правилами оформления, принятыми в данной организации, и содержащих подпись руководителя организации или иного руководителя, имеющего право подписи таких писем; иногда могут нести на себе печать предприятия), создаваемых работниками организации и отправляемых впоследствии адресатам различными способами.

Важно! Регистрационный номер, записанный в этом реестре, является исходящим номером письма.

Номер исходящего письма может быть как простым, состоящим только из цифр, являющихся порядковым номером в реестре, так и сложным, состоящим из нескольких цифр, разделенных косой чертой или дефисом (через дробь можно указывать порядковый номер месяца или года создания письма и т.д.) и содержащим буквы (например, инициалы руководящего лица, подписавшего данный документ) и т.д.

Наш совет. Какой бы способ нумерации исходящих писем вы ни выбрали, его нужно закрепить в инструкции по делопроизводству организации (если ее пока еще у вас нет). Если инструкция имеется, номера письмам следует присваивать в строгом соответствии с утвержденным алгоритмом.

Образцы регистрации писем с простой и сложной нумерацией приведены в Примерах 15, 16.

Документы, отправляемые организацией

К таким документам можно отнести исходящую корреспонденцию (не путать с исходящими официальными письмами, регистрацию которых мы рассмотрели выше). Это огромный и очень важный массив документов. Регистрировать их нужно обязательно и довольно подробно.

Общий вид и вариант заполнения реестра регистрации исходящей корреспонденции приведены в Примере 17.

Пояснения по столбцам:

«№ п/п (номер пакета)» – порядковый номер регистрационной записи, номер пакета, который я рекомендую писать на конверте в единожды установленном вами месте (например, рядом с индексом места назначения). Не забывайте, что под индексом не должно быть никаких посторонних записей, иначе письмо может не дойти до адресата. Если отправление с уведомлением о вручении и/или с описью вложений, то данный номер нужно проставить:

а) на конверте;

б) на уведомлении в поле «Для дополнительных отметок отправителя»;

в) на обоих экземплярах описи вложений внизу на свободном поле.

«Дата регистрации» – фактическая дата отправки, т.е. если вы вносите отправление в реестр сегодня, а идете отправлять на почту только завтра, то писать надо завтрашнюю дату. Не старайтесь соблюсти соответствие номеров пакетов и календарной даты: ничего страшного не произойдет, если пакет № 100 будет иметь дату отправки 01.02.2015, а № 90 – дату 20.02.2015. В любой момент, если нужно, вы можете активировать фильтр MS Excel по требуемой календарной дате и увидеть все отправления.Если этот момент имеет для вашей организации принципиальное значение, тогда нужно добавить в таблицу отдельный столбец «Номер пакета».

Если этот момент имеет для вашей организации принципиальное значение, тогда нужно добавить в таблицу отдельный столбец «Номер пакета».

«Куда: организация; адрес; контактное лицо, телефон» – реквизиты адресата. Контактное лицо и телефон нужны для экспресс-отправлений, остальные виды почтовых пересылок в таких подробностях не нуждаются.

«Содержание» – описание вложенных документов.

«Отправитель» – Ф.И.О. и должность работника, передавшего вам письмо на отправку.

«Тип отправления» – указываем вид отправления письма: простое, заказное, с уведомлением, с объявленной ценностью, DHL, EMS и т.д.

«Номер идентификатора/накладной» – номер почтового идентификатора (будет проставлен на кассовом чеке с почты) или номер накладной экспресс-оператора.

«Возврат уведомления о вручении (дата и Ф.И.О. получившего лица)» – актуально для пакетов, отправляемых с уведомлением. В эту графу переписываете с вернувшегося уведомления о вручении дату получения и фамилию принявшего лица.

«Стоимость (с НДС), руб.» – стоимость отправления.

«Примечание» – графа для различных служебных и вспомогательных отметок.

Источник: http://profiz.ru/sr/7_2015/registracia/

Как правильно сделать реестр документов образец

как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.

Составление фирменного бланка остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов. Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов. Наименование организации, которая передает документы. Дата составления. Таблица с самой описью, в которой указываются:

номер по порядку; полное название документа; количество экземпляров; количество листов.

Источник: http://t-tservice.ru/excel/kak-sdelat-reestr-dokumentov-v-excel.html

Совет 1: Как составить реестр документов

Отдельно соберите распорядительную документацию: приказы, постановления, распоряжения. Рассортируйте их, согласно авторству (приказы руководителя организации, распоряжения начальников отдела и т.п.).

2 Сформируйте папки для хранения уже разобранных документов и подшейте все в хронологическом порядке. Сделайте опись каждой папки. Присвойте им инвентарный номер.

3 Создайте на основе документов таблицу с соответствующими полями, разделив лист на колонки и строки.

Подпишите столбцы в соответствии с назначением документа и его функциональностью. При этом помните, что реестр должен содержать исчерпывающую информацию о документах, чтобы не приходилось по той или иной причине каждый раз снова и снова открывать сам документ и изучать его.

Источник: http://t-tservice.ru/excel/kak-sdelat-reestr-dokumentov-v-excel.html

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом.

какие документы и каким образом хранить?

кому рассылать? И тому подобные «страшные ужасы»! На первых порах новичка может охватить настоящая паника, особенно если нет ни инструкции по делопроизводству, ни сколько-нибудь налаженной схемы документооборота.

«Спокойствие, только спокойствие!» – как сказал бы Карлсон, мужчина «в самом расцвете сил».

Мы поможем вам разобраться с регистрацией: какие журналы заводить, что в них писать, кому что выдавать и т.д.

Источник: http://t-tservice.ru/excel/kak-sdelat-reestr-dokumentov-v-excel.html

Как правильно составить реестр документов образец

Помните, что даже если нет какой-то конфликтной ситуации, сотрудники просто склонны терять бумаги, а потом, чтобы избежать наказания, их подделывать.

Комплект прошнурован и пронумерован’.

Уведомление о вручении будет достаточным основанием, удалить или заменить листы получатель не сможет, так как не сможет заново прошнуровать документ и поставить Вашу подпись или подпись Вашего сотрудника и печать Вашей компании.

Если документ, направляемый почтой с описью вложений, имеет всего одну страницу, то обязательно напишите, что это подписанный оригинал.

Источник: http://t-tservice.ru/excel/kak-sdelat-reestr-dokumentov-v-excel.html

Заполнение печатной формы

Аргументы функции «ВПР»

Пример реестра документов представлен ниже:

Универсальный реестр документов

Реквизиты отчета, обязательные для заполнения

Для формирования отчета необходимо указать:

Период формирования реестра. Ограничивает собственную дату документов (может отличаться от даты регистрации). При открытии формы отчета устанавливается период «по умолчанию», равный текущему месяцу.
Организацию, для которой формируется реестр документов. По умолчанию значение реквизита соответствует основной организации, которая указана в персональных настройках пользователя.

Доступные аналитические разрезы, возможности группировки строк и колонок

Дополнительная информация по использованию отчета

Источник: http://word-office.ru/kak-sdelat-reestr-dokumentov-v-excel.html

Пошаговая инструкция

Друзья, вот план того, что нам предстоит сделать для создания удобного и функционального реестра документов:

Создаём новый документ, задаём ему имя и сохраняем как «Книга с поддержкой макросов».

Выделяем примерную область значений, выбираем раздел «Вставка», элемент «Таблица», подтверждаем наличие заголовков.

Заполняем названия заголовков. В моём случае это «Номер», «Заказчик», «Папка», «Название», «Документ» и «Директория».

Приступаем к заполнению столбцов.
Столбец «Номер» заполняется просто. Необходимо ввести в первую строку значение 1, а во вторую – 2, выделить обе заполненные ячейки, зацепиться за маленький чёрный квадратик в правом нижнем углу выделенной области и протащить его вниз на нужное количество строк. В нижних ячейках автоматически проставятся значения от 1 до …(зависит от нас).

Столбец «Заказчик» можно заполнить вручную или способом, описанным для столбца «Название» при условии, что имена заказчиков – это по совместительству названия папок в общей директории.

В столбце «Папка» я хочу видеть адрес папки, в которой располагается конкретный документ и при этом сделать его ссылкой, при нажатии на которую Excel будет перебрасывать меня в эту папку. Для этого я воспользуюсь функцией «ГИПЕРССЫЛКА». Подробнее опишу ниже.
В столбце «Название» мне нужно отобразить имена документов, но вводить их все вручную очень долго. В Excel существует небольшая хитрость, позволяющая в разы ускорить процесс и автоматически заполнить ячейки названиями всех документов, находящихся в указанной папке. Это возможно благодаря функции «Файлы», ищите алгоритм чуть ниже.
Столбец «Документ» будет содержать рабочую ссылку на нужный файл, нажатие на которую спровоцирует его открытие. Как это сделать, ищите чуть ниже.
Столбец «Директория» — это всё тот же адрес папки, но без гиперссылки. Он нужен для того, чтобы заполнить предыдущие столбцы.

Папка

Чтобы получить активный адрес папки, где расположен нужный документ, воспользуемся функцией «Гиперссылка»:

Ставим курсор в первую ячейку соответствующего столбца.
Копируем адрес нужной папки.

Вставляем его сразу в «Директорию», он пригодится в дальнейшем.

Нажимаем в строке значений на fx и находим нужную функцию или вписываем вручную =ГИПЕРССЫЛКА(«адрес папки»).

Ещё один способ, на мой взгляд, самый удобный – щёлкаем в нужной ячейке ПКМ (правой кнопкой мыши), в меню выбираем команду «Гиперссылка», в открывшемся мастере отыскиваем нужную папку и подтверждаем действие.

Так придётся делать для каждого документа, но если учесть, что большое количество их расположено в одной и той же папке, то процесс не должен отнять много времени. Для последующих документов, являющихся соседями первого по директории, адрес можно просто скопировать.

Название

С названием немного сложнее:

Добавляем к адресу, помещённому нами в «Директорию» ещё один обратный слеш и звёздочку, то есть *.

Выбираем раздел меню «Формулы», функцию «Диспетчер имён».

А в её мастере команду «Создать».

Задаём имя, в моём случае это будет «Название».

В строке «Диапазон» пишем =ФАЙЛЫ( и щёлкаем курсором по соответствующей ячейке в столбце «Директория», закрываем скобку).

Нажимаем ОК и «Закрыть».
Ставим курсор в первую ячейку столбца.
Вписываем туда формулу =ИНДЕКС(Название;СТРОКА()-1), где Название – это имя, заданное нами на четвёртом шаге данного алгоритма, а -1 обозначает, что данная ячейка стоит второй в столбце.
Нажимаем «Энтер» и видим, что в столбце появились имена всех файлов, расположенных в указанной папке.

Таким методом можно поместить в реестр названия не всех файлов, а выборочно в зависимости от формата. Для этого предварительно в адресе папке, указываемом в столбце «Директория», после звёздочки следует написать расширение файла, например, *docx, xls или jpeg. Это актуально, когда в одной папке находятся вперемешку файлы разных форматов – таблицы, картинки, текстовые документы и любые другие.

Документ

Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
(вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
(или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Источник: http://t-tservice.ru/excel/kak-sdelat-reestr-dokumentov-v-excel.html

Как скачать и протестировать программу

Для загрузки надстройки FillDocuments воспользуйтесь кнопкой Скачать программу

Если не удаётся скачать надстройку, читайте инструкцию про антивирус

Если скачали файл, но он не запускается, читайте почему не появляется панель инструментов

Это полнофункциональная пробная (TRIAL) версия, у вас есть 5 дней бесплатного использования ,
в течение которых вы можете протестировать работу программы.

Этого вполне достаточно, чтобы всё настроить и проверить, используя раздел Справка по программе

Если вам понравится, как работает программа, вы можете Купить лицензию

Лицензия (для постоянного использования) стоит 1600 рублей .

В эту стоимость входит активация на 2 компьютера (вы сможете пользоваться программой и на работе, и дома).
Если нужны будут дополнительные активации, их можно будет в любой момент приобрести по 500 рублей за каждый дополнительный компьютер.

721302 просмотра

Источник: http://t-tservice.ru/excel/kak-sdelat-reestr-dokumentov-v-excel.html

Источник

Ведение реестра документов
Создание печатной формы
Заполнение печатной формы

Ведение реестра документов

Пример реестра документов в «Умной таблице» Excel

Создание печатной формы

Договор о материальной ответственности

Заполнение печатной формы

Аргументы функции «ВПР»

Пример реестра документов представлен ниже:

Универсальный реестр документов

Реквизиты отчета, обязательные для заполнения

Для формирования отчета необходимо указать:

Период формирования реестра. Ограничивает собственную дату документов (может отличаться от даты регистрации). При открытии формы отчета устанавливается период «по умолчанию», равный текущему месяцу.
Организацию, для которой формируется реестр документов. По умолчанию значение реквизита соответствует основной организации, которая указана в персональных настройках пользователя.

Доступные аналитические разрезы, возможности группировки строк и колонок

Дополнительная информация по использованию отчета

Списки для сортировки и заполнения

Создание выпадающих списков

Создание выпадающего списка с источником на этом же листе

Создание выпадающего списка с источником на другом листе

Как скрыть лист с источником списка

Как сделать реестр документов в excel?

Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов. Наименование организации, которая передает документы. Дата составления. Таблица с самой описью, в которой указываются:

номер по порядку; полное название документа; количество экземпляров; количество листов.

Совет 1: Как составить реестр документов

3 Создайте на основе документов таблицу с соответствующими полями, разделив лист на колонки и строки.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

какие документы и каким образом хранить?

«Спокойствие, только спокойствие!» – как сказал бы Карлсон, мужчина «в самом расцвете сил».

Мы поможем вам разобраться с регистрацией: какие журналы заводить, что в них писать, кому что выдавать и т.д.

Как правильно составить реестр документов образец

Комплект прошнурован и пронумерован’.

Создание и ведение электронного реестра документов

Грамотно составленный электронный реестр документов облегчает работу с документацией.

Такая опись документов давно уже создана и успешно используется в медицинских учреждениях, а также во многих туристических компаниях.

Воспользуйтесь услугами нашей компании «Столичный Архивист»! Опытные архивариусы, работающие в нашей организации, в сжатые сроки выполнят любые работы, связанные с составлением бумажного или электронного архива и его реестра, а также с дальнейшим их ведением. Всем бумагам будут присвоены определенные номера и опознавательные знаки.

Реестр документов и печатная форма в Excel

Если не удалось найти нужный файл в Excel, его текст можно перенести из файла другой программы на рабочий лист, учитывая максимальное количество знаков, умещающееся в ячейке, иначе текст будет обрезан. В нашем примере используется печатная форма Договора о материальной ответственности, текст которого скопирован на рабочий лист Excel из документа Word: Если печатная форма на рабочем листе Excel готова, остается переместить (или скопировать) ее в книгу с реестром. Если реестр еще не создан, можно просто добавить новый лист в книгу с печатной формой и назвать его «Реестр.».

Заполнение печатной формы Для заполнения печатной формы данными из реестра будем использовать встроенную функцию Excel — «ВПР». В мастере функций набраны

Реестр передачи документов образец бланк

Второй вариант предоставляют курьерские службы.

Правда у них, как правило, уже есть разработанных бланк описи передаваемой документации.Почтовая служба предоставляет услугу «заказных писем». Она заключается в наличии уведомления о вручении.

Это позволяет документально подтверждать доставку адресату.

Кроме этого, служба дает возможность оформлять опись вложения. Именно в ней приводится полный перечень документации.

Кроме того, направляя документальные доказательства в судебную инстанцию (вместе с исковым заявлением), так же нужна опись. И уж тем более, реестры необходимы при формировании архивов и их пополнении.

Это необходимо для упрощения процесса их поиска в дальнейшем.Формы описей документацииОпись может быть оформлена как отдельным документом, так и интегрирована в один из пересылаемых.

Например, написав претензионное письмо, к нему прилагают «обосновательные» документы (доказательства).

Реестр исполнительной документации

Также необходимо указать наименование документа, его номер, организацию, которая составила документ, количество листов. может содержать какие-либо примечания, указание номера станицы по списку. На основе реестра исполнительной документации составляется опись передаваемых заказчику документов, в которой заказчик должен сделать отметку, что документация сдана.

Составление правильного реестра документов

Это касается и таких документов, как договора с поставщиками или покупателями, которые постепенно заключаются руководителями компаний. Для таких типов документов также необходимо правильно составить реестр договоров и контрактов, составление и ведение которых, требуют определенных знаний. Сам термин «реестр» означает журнал или список регистрации входящих и исходящих документов.

Сортировка и ведение учета документов — это необходимые меры для организации, ведь далеко не каждый умеет правильно ими распорядиться. Правильно составленный реестр документов — это кропотливый труд, который включает в себя следующие действия: В первую очередь необходимо собрать и в правильном порядке рассортировать документы – собрать все необходимые бумаги по категориям, всю распорядительную документацию также отобрать, рассортировать по авторству.

Сформировать папки для хранения разобранных

Как создать реестр документов в Excel: пошаговая инструкция с фото

2. 2.1. 2.2. 2.3. Реестр в Excel можно создать для чего угодно, например, для договоров с партнёрами, клиентами или подрядчиками. Ниже вы можете увидеть картинку – шаблон таблицы с заголовками столбцов, отражающими данные, которые необходимо учесть.

Вы можете сделать также реестр платежей. Тоже прикреплю фото примера, может, кому-нибудь пригодится. Я же буду создавать реестр текстовых документов, содержащих описания товаров, которые я когда-то составлял по просьбе одной бизнесвумен, по чистой случайности, завалявшиеся на моём ноутбуке.

Делаю я это не по необходимости, а для того, чтобы наглядно продемонстрировать вам весь процесс.

Это и будет пошаговая инструкция. Уяснив принципы, вы легко сможете адаптировать её под себя, изменив шапку таблицы и выбрав только те действия, которые понадобятся именно вам. Я использую Excel 2007, но версия не принципиальна.

Вы можете работать в Excel 2010 или более поздних годов выпуска, ничего не потеряете, так как во всех редакциях используемые мной функции также присутствуют, а разделы меню и команды находятся там же, где и раньше.

Порядок составление и ведение электронного реестра документов

Далее необходимо сформировать папки для хранения разобранных документов, подписать их в хронологическом порядке, сделать опись папок и присвоить им инвентарный номер. Следующий этап включает в себя создание на основе документов таблицы с соответствующими полями.

Например, реестр документов, которые подтверждают производственные расходы, содержит следующую информацию: номер документа, его наименование, содержание, сумму, а также отметку о возвращении документа. Необходимо учесть, что реестр архива акционеров ЗАО, ОАО и других должен включать в себя необходимые данные, позволяющие идентифицировать всех лиц, зарегистрированных в реестре, фиксировать их права на акции, информацию о получении доходов по акциям, а также уведомлений о различных мероприятиях.

Для большего комфорта в работе и удобного поиска документов и различной информации, все записи в реестре необходимо вести в хронологическом порядке.

Как правильно составить опись предоставляемых документов

как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки.

Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов. Составление остается на усмотрение фирмы.

Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
(вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
(или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Для загрузки надстройки FillDocuments воспользуйтесь кнопкой Скачать программу

Если не удаётся скачать надстройку, читайте инструкцию про антивирус

Если скачали файл, но он не запускается, читайте почему не появляется панель инструментов

Этого вполне достаточно, чтобы всё настроить и проверить, используя раздел Справка по программе

Если вам понравится, как работает программа, вы можете Купить лицензию

Лицензия (для постоянного использования) стоит 1600 рублей .

721302 просмотра

Добрый день!
Я пока пользуюсь демо-версией.
Мне важно сначала разобраться. потом планирую купить.
У меня сейчас 1 проблема: после команды «Сформировать документы» папка с документами открывается, но документ не формируется. Хотя на печать отправляется. В чем может быть причина?

Екатерина, да, возможно
Читайте справку про подстановочные коды (можно брать данные из заданных ячеек)
https://excelvba.ru/programmes/FillDocuments/manuals/templates/FieldCodes

Второй тип кодов полей — ссылки на фиксированные (именованные) ячейки таблицы

Подскажите,пожалуйста, если таблица эксель, которую используем для заполнения шаблонов очень сложная и не умещается в одну строку,и имеет несколько столбцов. Возможно ли создать документ с хаотичным выбором ячеек из такой таблицы эксель? у меня итогу не было создано готового документа.

Здравствуйте, Никита.
Эта проблема не имеет отношения к моей программе, потому, не смогу помочь.
Моя программа просто нажимает кнопку «Печать» после формирования документов, т.е. это равносильно распечатке созданного документа вручную (можете открыть созданный документ и распечатать, будет так же по времени)

Добрый день!
Столкнулся с такой проблемой: связка Win10Pro + Office2019, документы по шаблону формируются, галка автопечать стоит, выводит один документ на печать, принтер уходит в затуп и печатает один документ примерно в минуту. Драйвера стоят самые последние. На этом же ПК в связке Win7Pro + Office 2010 такой проблемы не было. Подскажите, пожалуйста, в какую сторону «копать»? Спасибо.
ПыСы: лицензия куплена если что )

Армен, всё это написано на сайте, просто не все читают: https://excelvba.ru/faq/system_requirements

Тут многие спрашивают про Mac, почему вы не рекомендуете программы эмуляции Windows на Маc. Например Parallels Desktop

Армен, напишите мне на почту, попробуем решить проблему.
–——-
Андрей, а в чём сложность один раз в месяц нажать одну кнопку для запуска моей программы?
Можно как-нибудь и автозапуск организовать, но там повозиться придется с настройкой этого

Добрый вечер. Подскажите интересует автоматический запуск создание и рассылки документов.
Надстройку запускаю раз в месяц, таблица подтягивается из базы данных и обновляет данные. Как запустить создание документов в автоматическом режиме?
Спасибо за помощь.

версия 3.2.7. Очень странно обрабатывает список, причем каждый раз по разному. Выделен один и тот же список по которому нужно сформировать документы, нажимаю сформировать, формирует документы не все, а например из 238 формирует 92, перемещаю готовые документы в подпапку, ничего не меняя даже список заново не выделяя, как выделено так и заново нажимаю сформировать, в этот раз формируется 80 документов, пробую в третий раз уже 115..
Настроен столбец в котором указан какой шаблон использовать для данной строки, имеется два шаблона. Как я заметил, это из-за того что в один шаблон не успевает закрыться и остается открытым в фоне во время выполнения формирования документов и по нему перестают формироваться документы. И происходит это каждый раз в разное время, отсюда и разное количество сформированных файлов

Как сделать реестр документов в Excel?

На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.

В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр доку

ментов. Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа.

Понятие реестра документов и правовое регулирование вопроса

Под понятием реестр документов подразумевается список или иными словами перечень документации, которая подлежит хранению. По требованию, любой из документов выдается на определенный период, четко под запись.

Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:

Закон РФ “О порядке ведения реестра документов для ООО”, в котором четко описана форма сохранности всей документации, а также ведение реестра;
Закон РФ “ О реестре ”, согласно которому все документы, в том числе о регистрации предприятия и других ценных документов, подлежат включению в реестр документов для обеспечения их сохранности.

Назначение

В первую очередь реестр документов служит для того, чтобы существенно упростить работу всем сотрудникам, которые работают непосредственно с этой документацией.
Само определение реестра означает журнал, в котором заносятся все документы (как входящие, так и исходящие).
Реестр документов по праву считается одним из ключевых моментов в любом архиве.
Реестр должен включать в себя грамотную опись, в которой по желанию можно за короткий срок отыскать необходимый документ, а также главную информацию о том, что в нем непосредственно находится.
Более того, благодаря реестру можно быстро узнать местоположение документа (кому выдан и на какой период).

Исходя из этого, основными функциями реестра принято считать:

хранение документации;
учет;
передача либо выдача третьему лицу по требованию.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

для регистрации ИП
регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

Ведение бухгалтерии для ИП
Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Порядок подготовки документов к учету и составлению для них реестра

Порядок подготовки документов к учету заключается в следующем:

Следует собрать необходимую документацию по каждой категории по отдельности. Кроме того, приказы, распоряжения и так далее рекомендуется также сортировать по их авторству.
На следующем этапе формируются папки для их дальнейшего хранения, а затем подшиваются в хронологическом порядке, в том числе с присвоением каждой их них инвентарного номера.
На третьем этапе создается так называемая таблица, в которой описывается вид документа и его непосредственное предназначение. Следует также учитывать, что в этой таблице должна быть вся важная информация по каждому документу, дабы не открывать сам документ при первой необходимости.

Что касается реестра документов ЗАО, ОАО и так далее, то он в свою очередь в обязательном порядке должен содержать всю информацию, которая поможет в короткие сроки идентифицировать зарегистрированных в реестре юридических и физических лиц.

В процессе ведения реестра, необходимо вести записи в хронологическом порядке. Это позволит избежать в дальнейшем всяких недоразумений.

Правила оформления и составления

Оформление, в том числе и составление реестра документов, может осуществляться несколькими вариантами:

В том случае, если реестр на протяжении всего периода заполняется разными людьми, последняя графа должна обязательно указывать на того, кем была внесена последняя запись. В случае, если реестр ведется в рукописном варианте, помимо указания лица, которое заполняло последним, должна быть и именная печать.

Все технические ошибки, которые могли произойти в результате заполнения реестра, должны быть изменены только по приказу вышестоящего руководства. Ошибки должны быть исправлены на протяжении 3 суток с момента обнаружения некорректных данных.

В процессе изменения ошибки, необходимо это фиксировать по инвентарному номеру и графе, также запись подтверждается подписью ответственного лица и штампом (для рукописного варианта).

Правила ведения

Ключевыми моментами в ведении реестра документов являются:

проверка всей документации, которая подлежит включению в реестр;
присвоение каждому документу индивидуального регистрационного номера;
внесение необходимой информации об авторах того или иного документа.

если проверка документации прошла успешно, ей присваивается индивидуальный номер;
при выявленных нарушениях в документации, она возвращается обратно для корректировки.

Кроме того важно помнить о таких моментах, как:

лица, которые непосредственно отвечают за ведение реестра, назначаются согласно приказу вышестоящего руководства. Они несут полную ответственность за ведение всей документации, в том числе и ее сохранности;
вся документация, которая находится в реестре, в обязательном порядке должна находиться в безопасном месте, где ей гарантирована сохранность;
необходимая документация, которая находится в составе реестра, выдается только лично по приказу вышестоящего руководства на определенный срок.

Содержание и структура

Безусловно, составить реестр задача не такая уж и сложная, как многие ее описывают. По сути, это так называемая опись, обратившись к которой можно в короткие сроки найти необходимый документ.

Правильно составленный реестр поможет существенно сэкономить время на поиск необходимых документов.

В свою очередь, он включает в себя такие основные пункты, как:

содержание. Это, пожалуй, один из основных пунктов в реестре. Четко прописанная информация в нем поможет не только быстро отыскать необходимый документ, но и снизить вероятность непосредственного обращения нему. В этом пункте должны быть прописаны все ключевые моменты документа;
регистрационный номер. Он является обязательным условием в ведении реестра документации, поскольку благодаря инвентарному номеру документа, можно за считанные секунды оттаскать его месторасположение, тем самым существенно увеличить свою производительность труда;
дата занесения в реестр. Пункт, который является весьма необходимым в реестре. Проблема в том, что многие забывают, какой именно документ им нужен, однако помнят число, когда он был занесен в реестр. Обратившись к таблице со временем, можно с легкостью отыскать документ.

Особенности составления и содержания реестра для передачи документов

Для передачи необходимой документации необходимо создать так называемый акт приема/сдачи. Действующим законодательством не предусмотрена определенная форма заполнения, что приводит к частым неразберихам.

Единственное, что необходимо знать при формировании акта передачи документации, так это то, что его в обязательном порядке должно быть несколько экземпляров.
Подобный документ может быть использован как для внутренней отчетности, так и внешней.
Это единственный документ, благодаря которому можно в дальнейшем избежать различных недоразумений и подтвердить факт передачи документов третьему лицу.
Что касается самого ведения реестра, то в этом плане достаточно иногда контролировать законодательные акты, дабы во время изучить возможные в нем изменения.

Преимущества использования

На сегодняшний день реестр документов ведут абсолютно все, – от начинающего предпринимателя до крупных компаний.

В первую очередь это связано с его ключевым преимуществом, – существенная экономия времени при поиске необходимого документа. Правильно составленный реестр позволяет за короткий срок отправлять уведомления, запросы, отыскать необходимый документ по требованию налоговой инспекции и так далее.

Кроме этого, реестр позволяет просто осуществлять свою трудовую деятельность на качественном уровне.
На сегодняшний день существует огромное количество компаний, которые оказывают помощь в формировании реестра.
Но, как показывает практика, сделать это самостоятельно не составит большого труда, и более того, позволит существенно сэкономить бюджет.

Стоит также отметить, что отсутствие реестра документов хоть и не преследуется по закону, но вправе существенно испортить жизнь предпринимателям.

Ведь в первую очередь это связано с тем, что за годы работы может накопиться огромная стопка документов, а если проверяющий орган потребует предоставить какой-либо один из них, а предприниматель не знает где он? Вот в этот момент, могут начаться серьезные проблемы.

Реестр раздел печать Советник

Структуру реестра можно увидеть в специальной программе «Редактор реестра» (подробные инструкции по его запуску можно найти здесь).

Самый простой вариант запуска: нажмите сочетание клавишWin R, введите команду regedit и нажмите ОК.

слева отображаются разделы, похожие на папки, внутри них есть подразделы (совсем как подпапки);
справа отображаются параметры (очень похожи на файлы) и их значения.

Ведение реестра документов

Далее мы рассмотрим реестр с данными сотрудников, который может использоваться для хранения этих данных и распечатки различных документов.

На практике это был реестр Трудовых договоров, из которого распечатывались: Трудовой договор, Приложение к трудовому договору, Договор о материальной ответственности, Приказ о приеме на работу, Изменения к трудовому договору, Соглашение о расторжении трудового договора.

Заполнение печатной формы

Виды параметров реестра Windows

Как мы уже знаем, разделы и подразделы содержат параметры (на английском языке — value entries). Параметры могут иметь различные значения, например: путь к файлу, название программы, различные числа и т.д.

Пример структуры реестра Windows 10

Параметры реестра делятся на три основных типа (и несколько разновидностей):

Строковые параметры – REG_SZ
Двоичные параметры – REG_BINARY
DWORD-параметры – REG_DWORD

То есть, все виды строковых параметров обозначаются значком с буквами «ab», а двоичные и числовые параметры обозначаются значком с цифрами «0011».

Ух ты, кажется, мы рассмотрели всё, что нужно!

Заключение

Итак, в этом уроке мы разобрались с устройством реестра Windows 10/8/7/XP.

Давайте повторим: реестр состоит из пяти разделов, которые могут содержать подразделы (как папки в проводнике). В разделах и подразделах находятся параметры (строковые и числовые). Изменяя значения параметров, мы можем изменять настройки операционной системы, программ и пользователя.

Автоматическое заполнение бланков документов данными из Excel

Как известно, табличный редактор Excel используется для работы с табличными данными, а текстовый редактор Word для работы с текстами. И одно и другое приложение широко используются пользователями для подготовки различного рода документов, таких как договоры, сметы, акты выполненных работ, квитанции, путевые листы, доверенности и так далее.

Кроме того, зачастую различные реестры и базы данных с информацией по клиентам, продавцам, покупателям, поставщикам и подрядным организациям создаются в приложении Excel, а сами данные из этих реестров используются для составления документов и заполнения шаблонов в текстовом редакторе Word.

Далее рассматриваются варианты автоматизации при заполнении документов данными из рабочих книг Excel.

Заполнение бланков Excel данными активного рабочего листа

Большое количество документов создается пользователями в табличном редакторе Excel, это всевозможные приказы, ведомости, графики, журналы, ордера, акты, чеки, счета и счет-фактуры. Все это изобилие документов требует своего заполнения.

Какие-то бланки заполняются специальными программами по учету финансово-хозяйственной деятельности, такими как 1С или SAP, какие-то просто распечатываются для дальнейшего заполнения их вручную, а какие-то требуют своего заполняются на компьютере с последующей печатью.

Достаточно часто возникает необходимость сформировать сразу несколько документов, в которых используются одни и те же данные, например счет, счет-фактура и акт выполненных работ.

Процесс заполнения бланков документов в Excel можно автоматизировать. Одним из способов автоматизации является использование надстройки для заполнения подготовленных бланков документов.

Надстройка для Excel позволяет выбрать как один, так и несколько бланков документов и быстро заполнить их данными активного рабочего листа, предварительно подготовленными для этого.

Заполнение бланков Excel исходными данными по списку

В случаях, когда в качестве исходных данных используется готовый список значений, можно использовать надстройку, которая заполняет выбранные бланки и шаблоны по каждой строке списка в отдельности.

Эта надстройка отличается от описанной выше программы тем, что предыдущая надстройка заполняет бланки документов одним набором исходных значений, а эта программа осуществляет заполнение документов сразу по всему списку данных.

Если нужно запустить процесс заполнения не по каждой строке, а по каким-то отдельным, то используются стандартные фильтры Excel.

Журнал регистрации исходящих документов. Образец, бланк 2019

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации.

В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо.

Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

Значение

Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.

Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

Требования к заполнению

Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: обложку и страницы. На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна:

Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).
Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.
Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.
Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.

В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.

Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа.

Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают.

Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов.

Какие данные указывать при заполнении

Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица. Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны:

Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.
Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала – 1, второй – 2 и т.д. Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера.
Адресат.
Краткое содержание. Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема (в несколько строк) могут вообще не иметь наименования. Тогда это графа остается пустой.
Кем подписана исходящая бумага.
Исполнитель.
Отметка о направлении копии исходящего письма в дело.
Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.

Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке. Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости. Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке.

Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны.

Но если была указана неверная информация, то следует ее зачеркнуть одной чертой, а верную подписать рядом, с припиской «Исправленному верить» и подписью руководителя (либо другого ответственного за заполнение журнала лица).

Вариации

Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой.

Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен. Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации.

Виды пересылаемых документов

Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг. Например:

справки;
акты;
запросы;
телеграммы;
переводы;
заявки и пр.

Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля.

Сколько хранить

Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.

Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.

Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов.

В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку.

Главное – избежать путаницы.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистриро

Наверное, все помнят педантичного робота Вертера, смотрителя Института Времени из любимого многими фильма «Гостья из будущего».

И наверняка многие улыбались, когда этот обаятельный киногерой регистрировал принесенные артефакты и вел с прибывающими учеными забавный диалог про «гадину из мезозойской эры»! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации.

Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом. Но мы-то с вами теперь точно знаем, что Иван Сергеевич, мягко говоря, ошибался!

Думаю, всем секретарям и делопроизводителям, начинающим работу с нуля, знакомо это чувство смятения и растерянности.

Идет непрерывный поток разнообразных документов: что из этого потока регистрировать? что не регистрировать? если регистрировать, то как? какие документы и каким образом хранить? кому рассылать? И тому подобные «страшные ужасы»! На первых порах новичка может охватить настоящая паника, особенно если нет ни инструкции по делопроизводству, ни сколько-нибудь налаженной схемы документооборота.

«Спокойствие, только спокойствие!» – как сказал бы Карлсон, мужчина «в самом расцвете сил». Мы поможем вам разобраться с регистрацией[1]: какие журналы заводить, что в них писать, кому что выдавать и т.д.

Я постараюсь дать универсальные рекомендации, следуя которым вы сможете не только самостоятельно выстроить основу документооборота организации, не наплодив сколь-нибудь страшных ошибок, но и развить его, модифицировать и усовершенствовать, приспособив под нужды и особенности конкретной организации.

Рекомендации, которые я дам в этой статье, основаны на личном опыте и обкатаны в течение нескольких лет работы в канцелярии.

Пожалуй, приступим

Итак, нам потребуется:

компьютер, оснащенный пакетом программ MS Office (в частности, MS Excel);
сканер;
принтер;
корпоративная электронная почта (если ее нет, то бумага А4 в несколько повышенном количестве для ксерокопий);
штамп «Вход. №_______, «____» ___________20___г.». Он может быть куплен как готовым, так и самонаборным. Если нет штампа – не беда! Напишете необходимые отметки от руки.

Далее разобьем весь поток документов на несколько больших групп:

внутренние документы, создаваемые и перемещающиеся только внутри вашей организации (служебные и докладные записки, протоколы и т.д.);
договоры и связанные с ними документы (приложения, спецификации, дополнительные соглашения, протоколы разногласий и согласования разногласий, соглашения о расторжении и др.);
входящие документы, поступающие извне: по почте, по факсу, по электронной почте, с курьером, привозимые работниками из командировок и т.д.;
исходящие официальные письма;
документы, отправляемые из вашей организации.

Остановимся подробнее на каждой из групп документов.

Внутренние документы

Их нужно обязательно регистрировать и систематизировать. Обычно требуется четыре реестра регистрации:

Для распоряжений каждая из служб или отделов должна вести отдельный реестр (в Примере 2 они выполнены в виде отдельных вложенных листов; их можно увидеть, посмотрев в нижний левый край документа) и использовать буквенную индексацию (например, распоряжения по отделу логистики могут иметь буквенный индекс ОЛ (Пример 3), распоряжения по бухгалтерии – буквенный индекс ГБ (Пример 4)).

Распоряжения по всей компании в целом могут регистрироваться без буквенного индекса.

Реестр служебных, пояснительных и докладных записок. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 5.

Пояснения по столбцам:

«П/н» – порядковый номер.
«Дата» – дата документа.
«№ записки» – номер документа.

«Кому адресована/отослана» – перечень должностей и Ф.И.О. лиц, которым адресован и отослан данный документ.

«Содержание» – краткое содержание документа.

«ГИД» – должность и Ф.И.О. главного исполнителя документа.

«Примечание» – примечания и служебные отметки.

Реестр протоколов совещаний. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 7. Регистрация и рассылка протоколов исполнителям осуществляется по вышеприведенной схеме.

Договоры

Входящие документы

Пояснения по столбцам:

«№ п/п» – номер по порядку (не путать с регистрационным номером!).

«Дата регистрации» – официальная дата регистрации.

Здесь нужно дать некоторые пояснения.

Так, у простых почтовых писем, получаемых через «Почту России», фактическую дату получения отследить практически невозможно: на конверте присутствует только оттиск почтового календарного штемпеля с датой поступления письма в ваше отделение связи. За получение простого письма на почте расписываться не нужно.

Отсюда следует, что зарегистрировать такое письмо можно и «завтра», а в зависимости от его содержания – и вовсе «потерять».

Сложнее обстоит дело с письмами, за получение которых вы где-либо расписываетесь.

В этом случае дата, проставленная в соответствующей графе с подписью, должна соответствовать той дате, которую вы ставите на извещении о получении заказного или ценного письма, дате, которую вы поставили на уведомлении о вручении, если таковое было, дате, которую вы проставили рядом со своей росписью в доставочном листе, спешно привезенном курьером, и т.д.

Номер может быть как числовым, так и буквенно-числовым (это предпочтительнее, т.к. я рекомендую разбить входящие на следующие подгруппы и ввести для каждой буквенный индекс: Ф – факс, ЭП – электронная почта).

Без индекса следует регистрировать бумажные документы, полученные иными путями (например, доставленные работником организации и сданные на регистрацию по возвращении его из командировки; доставленные гостями, посетившими вашу организацию с деловым визитом и т.д.).

Буквенный индекс может быть абсолютно любым, в зависимости от ваших насущных потребностей, например, ЗП – заказное письмо, ЦП – ценное письмо и т.д. Но не очень увлекайтесь, а то сами запутаетесь.

первичные бухгалтерские документы (товарные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ и т.д.);
документы, полученные из различных судебных инстанций (в этом случае, как вариант, надпись «Вх. №» может проставляться карандашом или на обороте документа);
международные товарные накладные CMR.

Не вся поступающая корреспонденция подлежит обязательной регистрации.

Как правило, не вносятся в реестр регистрации входящих документов поступающие рекламные и поздравительные материалы (открытки, проспекты, брошюры, буклеты), а также документы, поступающие по электронной почте, но не имеющие признаков оригинала (таких как исходящий номер, дата, должность и Ф.И.О. ответственного лица, подпись, печать) и выполненные не на бланке организации.

«Адрес отправителя (фактический)» – списывается с конверта.

Опись документов бланк образец

Документооборот является неотъемлемой частью деятельности организаций, предприятий и учреждений.
Большое количество бумаг требует какого-либо их упорядочения и специальных правил хранения.
Опись документов представляет собой специальный реестр, в котором отражается количество и наименование необходимой документации.

Опись – как инструмент контроля

Людям, по роду своей деятельности, занимающимся работой с документацией в бумажном виде, составление описи документов не будет составлять труда.

Работники бухгалтерии, кадровых служб, правоохранительных и других государственных органов, занимающиеся сбором и обработкой большого количества документации, сталкиваются с необходимостью составления описи.

В некоторых случаях, например правильное оформление архивных данных, уголовных дел, кадровых документов, опись необходима. Заинтересованное лицо, путём сравнения содержания описи и фактического наличия требуемых бумаг, может проконтролировать сохранность и надлежащее оформление документации.

Опись документов бланк образец которой можно скачать на этом сайте, не требует специальных бланков и особой процедуры оформления.

Важно, чтобы в ней были указаны основные данные, касающиеся описываемых бумаг. Указывается название документов, полное количество листов и вложений, какие-либо необходимые и важные сведения о документах.

Составляем опись

Прежде всего, опись представляет собой таблицу на бланке организации, или, если таких бланков нет, на простом листе.

В таблице указывается:

порядковые номера документов,
обязательно название той или иной бумаги,
если сам документ содержит несколько листов или к нему есть приложения, полное количество таких листов,
как было сказано выше, в такой таблице можно отдельным столбцом обозначить необходимую или важную информацию о том, или ином документе в описи, если такой необходимости нет, то просто указывается наименование и количество листов.

Помимо всего перечисленного, указывается название организации, принадлежность составленной описи (опись документов находящихся в архиве, опись документов находящихся в уголовном деле №…., опись документов для оформления инвалидности). Заверяется такое описание либо составившим лицом, либо руководителем, либо специально уполномоченным на это сотрудником.

Необходимостью является и обозначение даты составления описи. Если документация куда-либо передаётся, опись составляется в двух экземплярах, один из которых передаётся вместе с пакетом документов, второй остаётся у составителя.

Ниже расположен типовой бланк и образец описи документов вариант которого можно скачать бесплатно.

Как создать реестр документов в Excel: пошаговая инструкция с фото

Здравствуйте, друзья сайта itswat.ru . Людям определённых профессий приходится работать с большим количеством всевозможных документов – внутренних, входящих, исходящих и других. В крупных организациях, где число документов гигантское, система их учёта чётко отлажена. Для создания электронных реестров используются профессиональные программы, лицензия на которые стоит прилично. Но что делать небольшой, только родившейся и ещё не раскрученной компании, или скромному предпринимателю? Документов не слишком много, но они есть и все очень важные. Их потеря может выйти боком, а платить ежемесячно за профессиональное ПО – лишние и пока неуместные траты. Мой ответ – используйте Excel и с помощью нескольких функций систематизируйте и учитывайте свои «важные бумажки». Итак, тема данного материала — как создать реестр документов в Excel. Дело не сложное, но муторное и с множеством нюансов, поэтому расскажу пошагово с картинками.

Что можно поместить в реестр?

Вы можете сделать также реестр платежей. Тоже прикреплю фото примера, может, кому-нибудь пригодится.

Пошаговая инструкция

Друзья, вот план того, что нам предстоит сделать для создания удобного и функционального реестра документов:

Создаём новый документ, задаём ему имя и сохраняем как «Книга с поддержкой макросов».

Выделяем примерную область значений, выбираем раздел «Вставка», элемент «Таблица», подтверждаем наличие заголовков.

Заполняем названия заголовков. В моём случае это «Номер», «Заказчик», «Папка», «Название», «Документ» и «Директория».

Приступаем к заполнению столбцов.
Столбец «Номер» заполняется просто. Необходимо ввести в первую строку значение 1, а во вторую – 2, выделить обе заполненные ячейки, зацепиться за маленький чёрный квадратик в правом нижнем углу выделенной области и протащить его вниз на нужное количество строк. В нижних ячейках автоматически проставятся значения от 1 до …(зависит от нас).

Столбец «Заказчик» можно заполнить вручную или способом, описанным для столбца «Название» при условии, что имена заказчиков – это по совместительству названия папок в общей директории.

В столбце «Папка» я хочу видеть адрес папки, в которой располагается конкретный документ и при этом сделать его ссылкой, при нажатии на которую Excel будет перебрасывать меня в эту папку. Для этого я воспользуюсь функцией «ГИПЕРССЫЛКА». Подробнее опишу ниже.
В столбце «Название» мне нужно отобразить имена документов, но вводить их все вручную очень долго. В Excel существует небольшая хитрость, позволяющая в разы ускорить процесс и автоматически заполнить ячейки названиями всех документов, находящихся в указанной папке. Это возможно благодаря функции «Файлы», ищите алгоритм чуть ниже.
Столбец «Документ» будет содержать рабочую ссылку на нужный файл, нажатие на которую спровоцирует его открытие. Как это сделать, ищите чуть ниже.
Столбец «Директория» — это всё тот же адрес папки, но без гиперссылки. Он нужен для того, чтобы заполнить предыдущие столбцы.

Папка

Чтобы получить активный адрес папки, где расположен нужный документ, воспользуемся функцией «Гиперссылка»:

Ставим курсор в первую ячейку соответствующего столбца.
Копируем адрес нужной папки.

Вставляем его сразу в «Директорию», он пригодится в дальнейшем.

Нажимаем в строке значений на fx и находим нужную функцию или вписываем вручную =ГИПЕРССЫЛКА(«адрес папки»).

Ещё один способ, на мой взгляд, самый удобный – щёлкаем в нужной ячейке ПКМ (правой кнопкой мыши), в меню выбираем команду «Гиперссылка», в открывшемся мастере отыскиваем нужную папку и подтверждаем действие.

Так придётся делать для каждого документа, но если учесть, что большое количество их расположено в одной и той же папке, то процесс не должен отнять много времени. Для последующих документов, являющихся соседями первого по директории, адрес можно просто скопировать.

Название

С названием немного сложнее:

Добавляем к адресу, помещённому нами в «Директорию» ещё один обратный слеш и звёздочку, то есть *.

Выбираем раздел меню «Формулы», функцию «Диспетчер имён».

А в её мастере команду «Создать».

Задаём имя, в моём случае это будет «Название».

В строке «Диапазон» пишем =ФАЙЛЫ( и щёлкаем курсором по соответствующей ячейке в столбце «Директория», закрываем скобку).

Нажимаем ОК и «Закрыть».
Ставим курсор в первую ячейку столбца.
Вписываем туда формулу =ИНДЕКС(Название;СТРОКА()-1), где Название – это имя, заданное нами на четвёртом шаге данного алгоритма, а -1 обозначает, что данная ячейка стоит второй в столбце.
Нажимаем «Энтер» и видим, что в столбце появились имена всех файлов, расположенных в указанной папке.

Таким методом можно поместить в реестр названия не всех файлов, а выборочно в зависимости от формата. Для этого предварительно в адресе папке, указываемом в столбце «Директория», после звёздочки следует написать расширение файла, например, *docx, xls или jpeg. Это актуально, когда в одной папке находятся вперемешку файлы разных форматов – таблицы, картинки, текстовые документы и любые другие.

Документ

Источник

Содержание

Как правильно создать реестр документов
Как правильно сделать реестр документов образец
Совет 1: Как составить реестр документов
Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать
Как правильно составить реестр документов образец
Создание и ведение электронного реестра документов
Реестр документов и печатная форма в Excel
Реестр передачи документов образец бланк
Реестр исполнительной документации
Составление правильного реестра документов
Как создать реестр документов в Excel: пошаговая инструкция с фото
Порядок составление и ведение электронного реестра документов
Как правильно составить опись предоставляемых документов
Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты
Как скачать и протестировать программу
Комментарии

Как правильно создать реестр документов

Как правильно сделать реестр документов образец

номер по порядку; полное название документа; количество экземпляров; количество листов.

Совет 1: Как составить реестр документов

3 Создайте на основе документов таблицу с соответствующими полями, разделив лист на колонки и строки.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

какие документы и каким образом хранить?

«Спокойствие, только спокойствие!» – как сказал бы Карлсон, мужчина «в самом расцвете сил».

Мы поможем вам разобраться с регистрацией: какие журналы заводить, что в них писать, кому что выдавать и т.д.

Как правильно составить реестр документов образец

Комплект прошнурован и пронумерован’.

Создание и ведение электронного реестра документов

Грамотно составленный электронный реестр документов облегчает работу с документацией.

Реестр документов и печатная форма в Excel

Реестр передачи документов образец бланк

Второй вариант предоставляют курьерские службы.

Это позволяет документально подтверждать доставку адресату.

Например, написав претензионное письмо, к нему прилагают «обосновательные» документы (доказательства).

Реестр исполнительной документации

Составление правильного реестра документов

Сформировать папки для хранения разобранных

Как создать реестр документов в Excel: пошаговая инструкция с фото

Делаю я это не по необходимости, а для того, чтобы наглядно продемонстрировать вам весь процесс.

Порядок составление и ведение электронного реестра документов

Как правильно составить опись предоставляемых документов

как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки.

Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Надстройка FillDocuments для MS Excel: общие сведения

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
(вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
(или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Как скачать и протестировать программу

Для загрузки надстройки FillDocuments воспользуйтесь кнопкой Скачать программу

Если не удаётся скачать надстройку, читайте инструкцию про антивирус

Если скачали файл, но он не запускается, читайте почему не появляется панель инструментов

Этого вполне достаточно, чтобы всё настроить и проверить, используя раздел Справка по программе

Если вам понравится, как работает программа, вы можете Купить лицензию

Лицензия (для постоянного использования) стоит 1600 рублей .

721302 просмотра

Что можно поместить в реестр?

Пошаговая инструкция

Папка

Название

Документ

Читайте также:

Ведение реестра документов

Создание печатной формы

Заполнение печатной формы

Списки для сортировки и заполнения

Создание выпадающих списков

Создание выпадающего списка с источником на этом же листе

Создание выпадающего списка с источником на другом листе

Как скрыть лист с источником списка

Как создать один список в Excel из трёх и более.

Как создать списки в Excel.

Как сделать бланк в Excel.

Создание базы данных в Excel по клиентам с примерами и шаблонами

Структура базы данных – таблица Excel

Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция

Как вести базу клиентов в Excel

Порядок работы с финансовой информацией в БД:

Ведение реестра документов

Создание печатной формы

Заполнение печатной формы

Как сделать реестр документов в excel?

Ведение реестра документов

Создание печатной формы

Заполнение печатной формы

Списки для сортировки и заполнения

Создание выпадающих списков

Создание выпадающего списка с источником на этом же листе

Создание выпадающего списка с источником на другом листе

Как скрыть лист с источником списка

Формирование и регистрация стандартных документов Word с помощью Excel

Введение

Формирование шаблона документа

Форма для шаблона

Регистрация документов

Заключение

Ведение реестра документов

Создание печатной формы

Заполнение печатной формы

Как создать реестр документов в Excel: пошаговая инструкция с фото

Что можно поместить в реестр?

Пошаговая инструкция

Папка

Название

Документ

Что можно поместить в реестр?

Ведение реестра документов

Пожалуй, приступим

Внутренние документы

Договоры

Входящие документы

Исходящие официальные письма

Документы, отправляемые организацией

Как правильно сделать реестр документов образец

Совет 1: Как составить реестр документов

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

Как правильно составить реестр документов образец

Заполнение печатной формы

Пошаговая инструкция

Папка

Название

Документ

Читайте также:

Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Как скачать и протестировать программу

Ведение реестра документов

Создание печатной формы

Заполнение печатной формы

Списки для сортировки и заполнения

Создание выпадающих списков

Создание выпадающего списка с источником на этом же листе

Создание выпадающего списка с источником на другом листе

Как скрыть лист с источником списка

Как сделать реестр документов в excel?

Совет 1: Как составить реестр документов

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать