Создание протоколов ms word

В большинстве случаев во время собрания или собрания команды составляется так называемый протокол встречи. Он суммирует все важные моменты и информацию со встречи и сохраняет результаты. Большинство протоколов совещаний больше не пишутся от руки, а пишутся с помощью программ обработки текстов, таких как Excel или Word. Есть несколько моментов, которые вы должны учитывать, чтобы избежать ошибок при написании протокола и иметь возможность представить чистый и четкий документ после собрания. В этой статье вы узнаете о различных советах и ​​рекомендациях по составлению протоколов совещаний.

Содержание Скрыть

1 Какие типы протоколов собраний существуют?

2 Как составить протокол встречи?

3 Что я должен учитывать при создании протоколов собраний в Microsoft Word или Excel?

4. Вывод

Какие типы протоколов собраний существуют?

По сути, существует 3 различных типа протоколов совещаний:

• Протокол результатов: в этом документе фиксируются решения, принятые во время собрания. В нем также описываются действия, которые необходимо предпринять после встречи. Обсуждение, которое предшествовало этим пунктам, не будет включено в протокол.
• Исторические протоколы: это наиболее распространенная форма протоколов собраний. Он содержит все, что также можно найти в журнале результатов. Кроме того, обсуждение, которое привело к решениям, также задокументировано.
• Протокол Word: при этом весь разговор, происходящий на собрании, записывается дословно и записывается. Это, безусловно, самый подробный и, следовательно, самый трудоемкий способ ведения протокола собрания.

Вы можете использовать шаблон протокола собрания , чтобы упростить и нагляднее составить протокол . Они часто доступны в Интернете бесплатно и могут быть просто загружены на соответствующее устройство.

Как создать протокол встречи?

Если вас назначили ведущим заметок на собрании команды, не паникуйте. Создать журнал проще, чем может показаться на первый взгляд. Конечно, требуется определенная концентрация, чтобы записать все важные детали и информацию о встрече, пока она еще происходит. Тем не менее, вы можете быть уверены, что получите максимальную отдачу от встречи, потому что, как ведущий заметок, вы с меньшей вероятностью сойдете с ума и пропустите важный контент.

Независимо от того, пишете ли вы протоколы от руки или в цифровом виде, хорошая структура поможет вам сделать их четкими и не увязнуть в неважных деталях. Это особенно важно для журнала прогресса, так как не только результаты, но и способ их достижения должны быть задокументированы. Поэтому лучше заранее создать шаблон с важными моментами или темами и оставить место для вставки содержания беседы в соответствующие сетки. Таблицы также могут быть полезны, например. B. для сохранения результатов внутренних голосований или списков.

Что я должен учитывать при создании протоколов собраний с помощью Microsoft Word или Excel?

В настоящее время существуют различные программные решения для профессионального создания протоколов совещаний, которые особенно хорошо помогают реализовывать, редактировать и делиться контентом. Однако обычно вы можете создавать протоколы собраний с помощью простых программ для обработки текстов, таких как Excel или Word. Рассказываем, на что стоит обратить внимание:

• Шаблоны: С помощью Microsoft Word или Excel вы можете использовать различные шаблоны при создании отчета прямо в программе. Для этого вы можете сначала создать собственный шаблон в соответствующей программе. Затем вы просто выбираете соответствующий шаблон в настройках и можете редактировать его и заполнять текстом во время встречи.

• Структура: Независимо от того, готовите ли вы протокол собрания в Excel или Word, важно иметь четкую и краткую структуру, чтобы протокол также был легко понятен как участникам после собрания, так и сотрудникам, которые не принимали участия. на собрании может быть содержание и результаты также могут быть прочитаны быстро и понятно. Для этого имеет смысл работать с заголовками разного размера, маркированными списками или таблицами, чтобы каждый контент находил свое место в структуре журнала. Всегда оставляйте дополнительное место в отдельных полях, чтобы структуру документа можно было сохранить даже при дополнениях или дополнениях.

• Вопросы:Если вы не пишете стенограмму, важно проанализировать и обобщить то, что было сказано во время встречи. Поэтому всегда полезно проверить с другими участниками, правильно ли вы услышали или поняли отдельные моменты, если вы не совсем уверены. Не бойтесь прерывать разговор. Повторение сказанного часто приводит к закреплению его в уме и еще более четкому распознаванию связей. Поэтому, если вы создаете протокол вручную, вы всегда должны оставлять достаточно места для возможных исправлений. С цифровыми протоколами совещаний, безусловно, проще дополнять и добавлять информацию, и она остается понятной, поскольку неверный контент можно просто перезаписать.

• Excel или Word: Excel и Word — два наиболее распространенных приложения Microsoft Office, используемых для создания протоколов собраний. Excel особенно подходит для резервного копирования результатов или коротких журналов выполнения, Word лучше подходит для документов, содержащих более длинные тексты, поскольку они могут быть четко отображены. Если вы сомневаетесь, вы можете попробовать оба приложения, чтобы увидеть, какое из них лучше подходит для вашего протокола собрания. Как в Excel, так и в Word вы можете изменить размер шрифта, чтобы улучшить разборчивость или ясность того, что вы пишете.

• Подведение итогов: перед официальным завершением встречи вам, как ведущему протокол, имеет смысл подвести итоги наиболее важных моментов и результатов встречи. Это дает сотрудникам возможность обратить ваше внимание на важные моменты, которые, возможно, еще необходимо включить в протокол. Кроме того, неверная информация также может быть быстро исправлена ​​до того, как протоколы будут доступны для всех. Наконец, краткое изложение обсуждаемого содержания также является хорошим способом завершить встречу естественным и непринужденным образом и, таким образом, лучше закрепить результаты встречи. С помощью Word или Excel вы можете легко распечатать файл с протоколом встречи в защищенном от записи виде или сохранить его в формате PDF.и отправить по электронной почте другим участникам.

Вывод

Протоколы совещаний ведутся на большинстве деловых встреч или совещаний команды, чтобы зафиксировать ход разговора и результаты встречи в письменной форме. Журнал может быть создан либо вручную, либо с помощью цифровых программных решений или программ обработки текстов, таких как Microsoft Office или Excel. С помощью соответствующих шаблонов, хорошей структуры и хорошего внимания во время встречи вы можете легко создать протокол встречи для своих коллег, если вы ведете заметки.

Работа 9. Создание протоколов, выписок из протоколов и решений

Протоколы — распространенная форма отчетности. Структура протокола
регламентируется
ГОСТами. Образец протокола можно найти в теоретической части учебника.

Протокол фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия коллегиальных
решений
во время собраний и заседаний.

Далее приведены тексты протоколов, которые вам предстоит оформить.
Недостающую
информацию следует придумать самостоятельно.

Протокол профсоюзного
собрания коллектива МНТ

Повестка дня:

1.  Об организации вывоза
детей сотрудников на юг в летний период.

2.         
Об
отборе детей и сопровождающих воспитателей.
Протокол заседания совета директоров МНТ
Повестка
дня:

1.  О реструктуризации
предприятия.

2.         
Об
организационных мероприятиях по празднованию пятилетнего юбилея предприятия.

3.  Рекламная
деятельность МНТ: проблемы и достижения.
Протокол юбилейного собрания
коллектива сотрудников МНТ

Повестка дня:

1.  О достижениях ЗАО
МНТ за пятилетнее существование.

2.         
О
награждениях и премировании лучших сотрудников.

3.         
О
праздничных мероприятиях.

Задание 1. Подготовка протоколов

1.  Создайте шаблон
протокола по следующему образцу.

1. сохраните документ в виде шаблона под именем
   Протокол
2. Создайте протокол на
   основе созданного шаблона по образцу протокола профсоюзного собрания:

¨  Выберите команду создания документа Файл
– Создать

¨  Выберите шаблон Протокол

¨  Установите переключатель Создать на
Документ и нажмите ОК

¨  В появившийся бланк вставьте дату создания
документа: Вставка – Дата и время – выбрать формат даты – ОК

¨  Поочередно выделяя названия реквизитов, замените
их на предложенные

¨  Отключите сетку таблицы

1. Сохраните документ под именем Протокол 18

Задание 2. Оформление
краткого протокола на основе полного.

Задание:
Откорректируйте документ
по образцу.  Сохраните данный документ под именем Выписка из протокола

Задание 3. Оформление решения приказа по протоколу на основании бланка приказа

Воспользуемся
шаблоном Приказ­_ОД

1.     
Откройте
готовый шаблон

2.     
откорректируйте
документ согласно образца

3.     
Сохраните
полученный документ под именем  Решение

Самостоятельная работа:

Задание 1: составьте шаблон решения на основе шаблона
Приказ­_ОД

Задание 2:  на основе шаблона протокола создайте протоколы заседания совета директоров МНТ, и юбилейного
собрания коллектива сотрудников МНТ  (см. в начале задания)

Задание 3: На основании протоколов подготовьте
выписки из них

Задание 4: На основании созданных протоколов
подготовьте решения.

Задание 5: В соответствии с представленным ниже
образцом составьте шаблон акта:

Задание 6: создать образец документа «АКТ» на основе
созданного шаблона со следующим содержанием:

Комиссия в составе
председателя Ю. И. Карпова и членов: П. В, Литвинова, Е. И. Прониной, А. М.
Черкасова составили акт приема-передачи принтера HP LazerJet 4L инв. № 415 из отдела рекламы в отдел ДОУ.