Создание представлений в excel

Слышали ли вы что-нибудь о представлениях в Excel? Я тоже нет. Но мне посоветовали разобраться, т.к. это удобно для анализа данных и его представления. Вышел достаточно занятный опыт и, как следствие, материал. Итак, представления Excel, что это такое?

Я хорошо понимаю что,  мало кому нужно будет анализировать тот или иной документ сразу по 3-м направлениям, поэтому поведаю вам об интересной возможности Excel под названием Создание представления. Сходу оговорюсь, что эта функция работает на Excel’ях 2010 и выше. Волей судеб приходится изучать все версии — кому-то думаю пригодиться.

Под представлением понимают сохраненный вид рабочего листа. Используя представления, можно сохранить сразу несколько различных таких видов на одном  и том же рабочем листе, представления excel позволят экономить время на анализе документов и их просмотре.

Представлениями обрабатываются:

• определенная область и параметр печати (любое представление обладает собственной областью печати),
• все скрытые строки и столбцы,
• размеры окна,
• активные ячейки,
• закрепленные области.

Для создания представления Excel, необходимо проделать такую процедуру:

1. Скрыть ненужные столбцы и строки так, чтобы экран отображал лишь действительно нужную информацию. Т.е отредактировать, как нужно.

2. Открыть вкладку «Вид», найти тут раздел под названием «Режимы просмотра книги», нажать клавишу «Представление». Тем, кто больше любит работать с клавиатурой, следует нажать комбинацию кнопок Alt + О, С (нажмите и не отпускайте Alt, затем поочередно нажмите кнопки О и С, раскладка русская). См. Картинку в начале страницы.

3. Далее откроется диалоговое окно «Представление». Вам нужно будет нажать клавишу «Добавить» и ввести определенное название будущего представления.

4. Вы можете создать множество представлений, повторяя вышеуказанные шаги.

После чего вид вашего листа сохранится и вы сможете переключаться между новыми представлениями при помощи клавиши «Применить», которую можно найти в диалоговом окне «Представление». Больше всего это подходит для закрепления областей и скрытых ячеек, меня огорчило, что это не действует на возможность группировать строки.

Чтобы активировать личные представления вам нужно будет:

1. Перейти во вкладку «Вид» (в окне общей открытой книги).
2. Щелкнуть клавишу «Представление» в группе «Режим просмотра книги».
3. Нажать в окне «Представление» нужное имя личного представления. Щелкнуть клавишу «Применить».
4. Избавиться от окна с помощью кнопки «Закрыть».

Чтобы удалить свои представления вам нужно будет проделать такие манипуляции:

1. С помощью открытого окна общей книги перейти во вкладку «Вид».
2. В «Режиме просмотра книги» нажать клавишу «Представление».
3. В «Представлениях» нажать на необходимое имя личного представления и нажать клавишу «Удалить».
4. Подтвердить действие путем нажатия на клавишу «Да».
5. Нажать на кнопку «Закрыть».

Как создать простой отчет?

Тоже интересная функция создания отчетов.

Чтобы создать простой отчет, вам нужно выполнить такие действия:
1. Зайти в меню «Вид», выбрать команду «Диспетчер отчетов», нажать клавишу «Добавить».
2. Ввести например «мой_отчет» в графу «Имя отчета».
3. В области добавления должен быть установлен флажок «Представление». Следует выделить «Представление 1» и нажать клавишу «Добавить». Затем проделываем данное действие и для элемента «Представление 2»
4. Жмем клавишу «ОК».

Многоликие Представления

Представления (Custom Views) в Microsoft Excel — это весьма удобный и практичный инструмент, который, почему-то, обделен вниманием большинства пользователей. За 10 с лишним лет тренингов и консультирования я видел очень мало людей (одной руки хватит, пожалуй), которые бы его использовали. А зря.

Давайте восстановим справедливость. Он вам понравится, вот увидите.

Итак, в чем суть?

Представление — это сохраненный вариант просмотра таблицы на заданном листе Microsoft Excel. Когда вы создаете представление, то в нем запоминаются:

• положение текущей ячейки
• какие строки-столбцы скрыты и какие видны
• какие группы строк-столбцов свернуты и какие развернуты
• условия фильтрации
• параметры печати

На практике это означает, что можно создать несколько представлений для одной и той же таблицы и быстро переключаться между ними, меняя режим работы.

Управлять представлениями можно с помощью кнопки Представления (Custom Views) на вкладке Вид (View), которая открывает соответствующее окно:

Как легко сообразить, с помощью кнопок справа можно создавать, удалять и переключаться между представлениями.

Другой, более быстрый способ — это вынести выпадающий список с представлениями на панель быстрого доступа в левый верхний угол окна Excel. Для этого нажмите Файл — Параметры — Панель быстрого доступа (File — Options — Quick Access Toolbar), затем в выпадающем списке сверху выберите Все команды (All Commands) и добавьте список Представления (Custom Views) на панель:

Давайте рассмотрим несколько практических примеров использования представлений в реальных задачах.

Пример 1. Запоминаемые наборы фильтров

Предположим, что у нас есть таблица со списком сотрудников:

… и мы часто ищем в этой таблице с помощью фильтров одних и тех же людей, например:

• всех мужчин / женщин
• всех начальников отделов
• всех пенсионеров и т.д.

Чтобы не включать эти фильтры вручную каждый раз, можно сохранить их как отдельные представления. Например, фильтруем мужчин-пенсионеров, а затем создаем представление на вкладке Вид — Представления — Добавить и вводим его название:

Повторив те же действия для каждого сценария, можно сделать несколько удобных представлений на разные случаи и затем удобно переключаться между ними с помощью выпадающего списка на панели быстрого доступа:

Также для удобства можно добавить представление с названием Все, где фильтры будут отключены и видно полный список.

Пример 2. Подробный или общий отчет

У вас есть отчет с данными по доходам за год:

Можно сделать два представления для удобной работы с ним — подробное (видно все данные) и короткое (видно только итоги по кварталам, месяцы скрыты). Можно воспользоваться группировкой, или макросом для скрытия строк-столбцов, а можно все сделать проще — представлениями.

Логика действий та же:

1. Выделяем по-очереди столбцы с месяцами D:F, H:J, L:M, P-R и скрываем их правой кнопкой мыши — Скрыть (Hide) или сочетанием клавиш Ctrl+0.

2. Создаем представление через вкладку Вид — Представления — Добавить. Также можно просто вписать имя нового представления в выпадающий список на панели быстрого доступа и нажать на Enter.

Теперь можно быстро переключаться между общим и детальным вариантом с помощью все того же выпадающего списка в левом верхнем углу окна Excel:

Похожий случай — таблица с данными вида План-Факт, где хочется видеть иногда только плановые или только фактические значения, т.е. временно скрывать ненужные столбцы:

Примечания

• В выпадающем списке на панели быстрого доступа отображаются представления со всех листов сразу, поэтому, чтобы в них не путаться, имеет смысл называть представления, используя имя листа, например Продажи_Факт и Продажи_План, чтобы понимать к какому листу они применяются.
• Представления несовместимы с «умными таблицами». Если в вашей книге на любом листе создана хоть одна «умная таблица», то представления перестают работать. Печаль, но есть надежда, что починят в будущих версиях Excel.

Ссылки по теме

• Быстрое скрытие ненужных строк и столбцов на листе Excel
• Многоуровневая группировка строк

Представление — это набор настроек для отображения и печати документа, который вы можете именовать и применить к рабочей книге. В Excel вы можете создавать различные представления (например, одно для разработки рабочего листа и другое для ввода данных) в рамках одной и той же рабочей книги без того, чтобы хранить отдельные копии. Если вы задали настройки печати в представлении — это значит, что представление включает в себя

определенную область печати. Если такая область не была оговорена для рабочего листа, в представлении отображается вся рабочая книга. Также имейте в виду, что если один или более рабочих листов содержит таблицу Excel, команда Представления отключается для рабочей книги.

Чтобы создать настраиваемое представление:

Задайте настройки рабочей книги, чтобы она выглядела так, как вы хотите ее видеть на экране и напечатанной.

Нажмите вкладку Вид.

Нажмите кнопку Представления.

Нажмите Добавить.

Введите имя представления. Для упрощения задачи укажите в имени представления имя рабочего листа.

Отметьте окно Параметры печати и окно Скрытые строки, столбцы и параметры фильтра.

Нажмите ОК.

Чтобы применить или удалить представление:

Нажмите вкладку Вид.

Нажмите кнопку Представления.

Выберите представление, которое вы хотите отобразить.

Нажмите Применить. Excel переключится в рабочий лист, считавшийся текущим во время создания представления, и отобразит выбранное представление.

Чтобы удалить представление, нажмите Удалить, а затем нажмите Да, чтобы подтвердить удаление.

По завершении процесса удаления представления, нажмите Закрыть.

Вы иногда делитесь таблицами с коллегами и одновременно работаете над ними? Во время совместной работы функция временного просмотра в Microsoft Excel может помочь избежать путаницы.

Совместная работа в Microsoft Office – это самый простой и удобный способ обмена документами, но он также может отвлекать. Постоянные изменения могут ввести в заблуждение при попытке сосредоточиться.

Вы можете решить эту проблему, создав временное представление с помощью функции просмотра листов в Excel. Таким образом, вы можете сконцентрироваться на данных, которые хотите изучить во время совместной работы.

Основы функции временного просмотра и ее доступность

Эта функция доступна и размещается в Microsoft Excel 365. Вы можете получить к ней доступ из Windows 10 и даже более старых версий, таких как модель 2007 года; Веб-доступ к Excel также предлагает доступ. Вот обзор того, как представления листов работают в Excel:

• Чтобы получить доступ к представлениям листов из классического приложения для Excel, необходимо сначала сохранить журнал в OneDrive, Sharepoint или OneDrive для бизнеса. В противном случае он будет недоступен.
• Вы можете вносить изменения в любую ячейку независимо от того, какое представление вы используете.
• Функция доступна только для активной электронной таблицы.
• Даже в отсутствие совместной работы ту же функцию можно использовать для создания пользовательских представлений для вас и других пользователей.

Как сделать временные представления?

После того, как вы поняли основы и доступность этой функции, пришло время узнать, как создать временный вид листа. Чтобы использовать эту функцию, вам потребуется общий рабочий лист.

1. Сначала откройте общую книгу в Excel и выберите лист, на котором вы хотите создать временное представление.
2. Найдите вкладку « Просмотр» на верхней панели, а в левой части этой строки вы увидите раздел с надписью « Просмотр листа» . Щелкните New .
3. После того, как вы щелкнете мышью, вы сразу заметите разницу в формировании листа, поскольку в раскрывающемся меню в разделе «Просмотр листа» будет указано « Временный вид» .

Как использовать временные представления во время совместной работы

После того, как вы создали временный лист просмотра, функции и изменения, связанные с функцией, будут включать следующее:

1. Фон заголовков в строках и столбцах вашего листа станет черным.
2. В раскрывающейся ленте на панели просмотра листа отобразится « Временный вид» .
3. Когда вы наводите курсор на значок глаза рядом с вашими листами, отображается имя текущего листа.

В режиме временного просмотра вы можете работать с листом без перебоев со стороны остальных пользователей и можете вносить изменения и оценки, как если бы вы были единственным, кто работал с листом.

Что можно делать с просмотром листа?

В представлении листа представлен ряд удобных для пользователей действий:

Сохранение вашего временного просмотра

Просмотр листа позволяет сохранить временный лист; не только один лист, но и несколько листов. Чтобы сохранить временный лист, вам необходимо:

1. Переместите курсор на ленту и в разделе просмотра листа щелкните Сохранить.
2. Вид будет сохранен как View1 для первого листа, затем нажмите Exit, чтобы сохранить исходный вид листа.
3. Вы можете нажать « Создать» на значке глаза, чтобы создать еще одно временное представление, которое можно снова сохранить, нажав « Выход» . Этот лист будет сохранен как View2, и вы можете продолжать столько, сколько хотите сохранить.
4. Если вы предпочитаете называть представления листа, вы можете щелкнуть Параметры на ленте представления листа> Переименовать> View1 и заменить его имя.

Оставить или переключить вид листа

Вы можете использовать раздел «Просмотр листа», чтобы изменить формат просмотра на другой вид. Вы также можете использовать раскрывающееся меню, чтобы вернуться к значениям по умолчанию, просто щелкнув значок « Выход» .

Другие пользователи, просматривающие представление листа

Вы можете сохранить и использовать любой вид на листе, который может просматривать любой. Они также могут создавать свои собственные представления, к которым вы также можете получить доступ и использовать. В разделе ленты «Вид листа» вы можете выбрать созданные вами виды.

Использование этой функции может быть как положительным, так и отрицательным в зависимости от пользователей, обращающихся к представлениям. Вы можете использовать просмотры, сохраненные другими, но это по-прежнему рискованно, поскольку другие пользователи могут изменить представление добровольно или случайно.

Управление видами листа

Вы можете управлять своими просмотрами по своему вкусу. Вы можете удалить, дублировать или переименовать вид листа, просто перейдя в раздел «Просмотр листа» и нажав « Параметры» . Вы также можете организовать представления листов других пользователей, используя одно и то же окно.

Использование временного представления листа позволяет вам сохранять изменения, в то время как другие используют рабочий лист одновременно.

Используя временный вид листа, вы можете быстрее и проще создавать свои листы и управлять ими. У его использования есть и дополнительные преимущества:

• Вы можете сделать до 256 временных листов.
• Изменения, внесенные в отдельную ячейку в виде листа, могут быть просмотрены всеми в момент их внесения.
• В раскрывающемся меню для просмотра листа отображаются только те виды листа, которые открыты на активном листе.
• Эта функция также позволяет вам создавать собственные представления для себя и других, когда вы не сотрудничаете.
• Вы можете легко перемещаться вперед и назад по листам после сохранения данных пользовательского просмотра.

Это самая удобная функция для совместной работы

С помощью Sheet Views вы можете настраивать свои представления во время совместной работы над рабочим листом, не отвлекаясь от других пользователей.

Кроме того, функция просмотра листа позволяет отфильтровать все ненужные данные и отображать только важную информацию. Другие могут делать то же самое, не влияя на действия друг друга на листе.

Когда вы закончите с представлением, вы можете удалить его на вкладке «Параметры». В качестве альтернативы вы можете нажать Shift / Ctrl + щелчок левой кнопкой мыши в указанном порядке, если вы хотите удалить несколько представлений одновременно.