Создание полей word 2007 - Word и Excel - помощь в работе с программами

Содержание

1 Как изменить поля в Ворде с помощью линейки?
2 Поля в Ворде 2003
3 Поля в Ворде 2007
- - 3.0.1 От автора
    - 3.0.1.1 teacher
4 Настройка полей
5 Размеры полей по умолчанию
6 Настраиваемые поля
- 6.1 Выбор полей страницы из готовых наборов
- 6.2 Создание и изменение параметров полей страницы
- 6.3 Примечания и рекомендации касательно настройки и изменения параметров полей страницы
- 6.4 Настройка разных размеров полей для четных и нечетных страниц
- 6.5 Добавление полей переплета для брошюр
- 6.6 Как просмотреть поля страницы?
- 6.7 Как убрать поля страницы?
- 6.8 Помогла ли вам эта статья?

Поля в текстовом редакторе Word представляют собой отступы от краев листа. Это отступы ограничивают область, в которой будет находиться текст, таблицы, рисунки и т. д. Обычно эту функцию используют для того, чтобы сделать свободную область на листах, чтобы после распечатки документа их можно было бы подшить или престеплировать.

Поля делятся на:

Верхнее;
Нижнее;
Левое;
Правое.

В программе Microsoft Word 2007 размеры каждого этого поля можно очень легко отрегулировать. Для этого необходимо:

1.Перейдите во вкладку «Разметка страницы».

2. Затем в разделе «Параметры страницы» найдите параметр «Поля» и щелкните по нему. Откроется список с самыми распространенными параметрами полей страниц. Вы можете выбрать один из них, если он вам подходит.

3. Если же нет, то у вас есть возможность указать персональные размеры каждого индивидуального поля в разделе «Настраиваемые поля».

Откроется диалоговое окно «Параметры страницы», в верхней части которого вы увидите раздел «Поля» и вышеперечисленные параметры (верхнее, левое ….). Укажите необходимые отступы, а затем нажмите кнопку «ОК».

Таким вот быстрым и легким способом вы можете изменить поля в текстовом редакторе Microsoft Word 2007 в любом документе.

Опубликовано в Без рубрики, Параметры страницы teacher Октябрь 26, 2015

При создании документа у нас часто возникает вопрос, как сделать поля в Ворде? Поле — это расстояние от края страницы до начала рабочей области, где мы будем вводить текст, вставлять таблицы и т.п.

Существует несколько способов изменения полей в программе Word.

Как изменить поля в Ворде с помощью линейки?

Линейка — элемент окна, управляющий всевозможными отступами и полями документа. Бывает горизонтальной и вертикальной. Линейка разделена на серые и белые области.

Серые — области, обозначающие поля в документе
Белые — рабочая область

Для изменения полей на линейке:

Наведите курсор мыши на границу серой и белой области
Курсор превратится в стрелку вот такого вида ⇔
Зажмите левую кнопку мыши и потяните в нужную сторону, вы увидите, как изменяется поле

Поля в Ворде 2003

Перейдите в Меню «Файл»
Выберите пункт «Параметры страницы»
Вместо этих двух пунктов можно также клацнуть дважды по линейке
Откроется окно «Параметры страницы», в котором можно установить числовые значения полей

На панели инструментов переходим во вкладку «Разметка страницы»
Выбираем команду «Поля»
Здесь можно выбрать:
- уже заданные размеры полей
- «Настраиваемые поля» — и задать нужные поля страницы вручную

Остались вопросы? Что-то не получилось? Пишите в комментариях, присылайте скриншоты!

От автора

teacher

Размеры полей в Ворде (Word Office) можно устанавливать как перед началом работы с документом, так и после того, как текст уже набран. Поля страницы это пустые пространства между текстом и ее краями. Поля нужны не только для переплета и брошюровки страниц. На полях размещаются необходимые колонтитулы, здесь можно делать заметки во время чтения документа и, кроме того, с полями страница выглядит значительно аккуратнее. Поэтому важно приучить себя обращать внимание на размеры полей и уметь их изменять.

Настройка полей

В ворде 2007 и более поздних версиях настройки полей («Поля») располагаются во вкладке «Разметка страницы» (см. рисунок ниже). При нажатии на эту кнопку мышью открывается список различных вариантов полей, в котором первым располагается последнее использовавшееся значение. Это удобно, поскольку большинство документов (рефератов, курсовых и т.д.) оформляется под одни и те же требования.

Здесь находятся настройки полей

Размеры полей по умолчанию

В ворде имеется замечательная функция, называемая «по умолчанию», при применении которой имеющиеся в настоящий момент настройки сохраняются и используются при создании новых текстовых файлов. Эта же функция доступна и из окна настройки полей (рисунок ниже). Наличие «умолчания» облегчает нам жизнь, поскольку, как уже говорилось выше, большинство создаваемых нами документов имеет одинаковые настройки параметров.

Настраиваемые поля

Для изменения значений значений полей для страниц документа нужно воспользоваться последним пунктом в списке полей — «Настраиваемые поля». Нажатие на эту кнопку открывает перед нами окошко «Параметры страницы». Здесь мы можем ввести свои значения с клавиатуры либо изменить их, нажимая на стрелочки.

Для распечатки на принтерах наличие полей также важно, поскольку большинство принтеров могут запечатать только ограниченные определенных размеров полями пространства на листе бумаги. И, если сделать поля совсем небольшими, то компьютер может нас предупредить о том, что некоторые области полей лежат вне этого пространства. Компьютер предложит нам изменить параметры полей автоматически.

В ворде есть возможность задавать различные поля внутри одного документа. Такой функцией, как правило, приходится пользоваться нечасто. Для этого нужно весь документ разбить на разделы и уже в разных разделах устанавливать определенные размеры полей.

Таким образом, изменение размеров свободных от текста полей можно сделать в любой момент. Изменяются они в окне настройки параметров страницы. А чтобы всякий раз не прибегать к корректировке полей можно использовать настройки по умолчанию.

Поля страницы в документе MS Word — это пустое пространство, расположенное по краям листа. Текстовое и графическое содержимое, а также прочие элементы (к примеру, таблицы и диаграммы) вставляются в область печати, которая располагается внутри полей. С изменением полей страницы в документе на каждой его странице изменяется и та область, в которой содержится текст и любое другое содержимое.

Чтобы изменить размеры полей в Ворде можно просто выбрать один из вариантов, доступных в программе по умолчанию. Также, можно создавать собственные поля и добавлять их в коллекцию, делая доступными для дальнейшего использования.

Урок: Как сделать отступ в Word

Выбор полей страницы из готовых наборов

1. Перейдите во вкладку “Макет” (в более старых версиях программы этот раздел называется “Разметка страницы”).

2. В группе “Параметры страницы” нажмите на кнопку “Поля”.

3. В развернувшемся списке выберите один из предложенных размеров полей.

Примечание: Если в текстовом документе, с которым вы работаете, содержится несколько разделов, выбранный вами размер полей будет применен исключительно к текущему разделу. Чтобы изменить размеры полей в нескольких или во всех разделах сразу, выделите их перед тем, как выбирать подходящий шаблон из арсенала MS Word.

Если вы хотите изменить поля страницы, которые установлены по умолчанию, выберите из доступного набора те, которые вам подходят, а затем в меню кнопки “Поля” выберите последний пункт — “Настраиваемые поля”.

В развернувшемся диалоговом окне выберите параметр “По умолчанию”, нажав на соответствующую кнопку, расположенную слева снизу.

Создание и изменение параметров полей страницы

1. Во вкладке “Макет” нажмите на кнопку “Поля”, расположенную в группе “Параметры страницы”.

2. В появившемся меню, где будет отображена коллекция доступных полей, выберите “Настраиваемые поля”.

3. Появится диалоговое окно “Параметры страницы”, в котором можно задать необходимые параметры размера полей.

Примечания и рекомендации касательно настройки и изменения параметров полей страницы

1. Если вы хотите изменить поля по умолчанию, то есть, те, которые будут применены ко всем создаваемым в Ворде документам, после выбора (или изменения) необходимых параметров снова нажмите кнопку “Поля” после чего в развернувшемся меню выберите “Настраиваемые поля”. В открывшемся диалоговом окне нажмите “По умолчанию”.

Внесенные вами изменения будут сохранены в качестве шаблона, на котором и будет базироваться документ. Это значит, что каждый созданный вами документ будет основан на данном шаблоне и иметь заданные вами размеры полей.

2. Для того, чтобы изменить размеры полей в части документа, выделите необходимый фрагмент с помощью мышки, откройте диалоговое окно “Параметры страницы” (описано выше) и введите необходимые значения. В поле “Применить” в разворачивающемся окошке выберите “К выделенному тексту”.

Примечание: Данное действие добавит автоматические разрывы разделов перед и после выделенного вами фрагмента. Если же документ уже был разбит на разделы, выделите нужные разделы или просто выберите тот, что вам нужен, и измените параметры его полей.

Урок: Как сделать разрыв страницы в Word

3. Большинство современных принтеров для корректной печати текстового документа нуждаются в определенных параметрах полей страницы, так как печатать до самого края листа они не могут. Если же вы установите слишком маленькие поля и попытаетесь документ или его часть, появится уведомление следующего содержания:

“Одно или несколько полей находятся вне области печати”

Чтобы исключить нежелательную обрезку краев, нажмите в появившемся предупреждение на кнопку “Исправить” — это позволит автоматически увеличить ширину полей. Если же вы проигнорируете это сообщение, при повторной попытке печати оно появится снова.

Примечание: Минимальные размеры допустимых полей для печати документа, в первую очередь, зависят от используемого принтера, размера бумаги и установленного на ПК сопутствующего ПО. С более детальной информацией вы можете ознакомиться в руководстве к своему принтеру.

Настройка разных размеров полей для четных и нечетных страниц

Для двусторонней печати текстового документа (к примеру, журнала или книги), необходимо настроить поля четных и нечетных страниц. В данном случае рекомендовано использовать параметр “Зеркальные поля”, выбрать который можно в меню “Поля”, расположенном в группе “Параметры страницы”.

При установке зеркальных полей для документа поля левой страницы зеркально отражают поля правой, то есть, внутренние и внешние поля таких страниц становятся одинаковыми.

Примечание: Если вы хотите изменить параметры зеркальных полей, выберите “Настраиваемые поля” в меню кнопки “Поля”, и задайте необходимые параметры “Внутри” и “Снаружи”.

Добавление полей переплета для брошюр

Документы, к которым после печати будет добавлен переплет (к примеру, брошюры), нуждаются в дополнительном пространстве на боковых, верхних или внутренних полях страницы. Именно эти места и будут использованы для переплета и являются гарантом того, что текстовое содержимое документа будет видимым и после его брошюровки.

1. Перейдите во вкладку “Макет” и нажмите на кнопку “Поля”, которая расположена в группе “Параметры страницы”.

2. В появившемся меню выберите пункт “Настраиваемые поля”.

3. Задайте необходимые параметры для переплета, указав его размер в соответствующем поле.

4. Выберите положение переплета: “Сверху” или “Слева”.

Примечание: Если в документе, с которым вы работаете, выбран один из следующих параметров полей — “Две страницы на листе”, “Брошюра”, “Зеркальные поля”, — поле “Положение переплета” в окне “Параметры страницы” будет недоступным, так как данный параметр в данном случае определяется автоматически.

Как просмотреть поля страницы?

В MS Word можно включить отображение в текстовом документе линии, которая соответствует границе текста.

1. Нажмите кнопку “Файл” и выберите там пункт “Параметры”.

2. Перейдите в раздел “Дополнительно” и установите галочку напротив пункта “Показывать границы текста” (группа “Показывать содержимое документа”).

3. Поля страницы в документе будут отображены пунктирными линиями.

Примечание: Вы также можете просмотреть поля страницы в режиме просмотра документа “Разметка страницы” и/или “Веб-документ” (вкладка “Вид”, группа “Режимы”). На печать отображаемые границы текста при этом не выводятся.

Как убрать поля страницы?

Убирать поля страниц в текстовом документе MS Word крайне не рекомендовано, как минимум, по двум причинам:

в распечатанном документе текст, расположенный по краям (за пределами области печати), не будет отображаться;

это считается нарушением с точки зрения документоводства.

И все же, если вам понадобилось полностью убрать поля в текстовом документе, сделать это можно точно так же, как и настроить любые другие параметры (задать значения) для полей.

1. Во вкладке “Макет” нажмите кнопку “Поля” (группа “Параметры страницы”) и выберите пункт “Настраиваемые поля”.

2. В открывшемся диалоговом окне “Параметры страницы” задайте минимальные значения для верхних/нижних, левых/правых (внутри/снаружи) полей, например, 0,1 см.

3. После того, как вы нажмете “ОК” и начнете писать в документе текст или вставите его, он будет расположен от края до края, от верха до низа листа.

На этом все, теперь вы знаете, как сделать, изменить и настроить поля в Ворде 2010 — 2016. Инструкция, описанная в этой статье, точно так же будет применима и к более ранним версиям программы от Майкрософт. Желаем вам высокой продуктивности в работе и достижения поставленных целей в обучении.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Задайте свой вопрос в комментариях, подробно расписав суть проблемы. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

Да Нет

Источник

1

Click the Insert tab.
2

On the right side of all of the things you can insert, look for ‘Text Box.’

Advertisement
3

Select the text box that you want to use and double click on it.
4

Cut and paste the text into the text box.

Ask a Question

200 characters left

Include your email address to get a message when this question is answered.

Submit

Video

To change the size of the text box, click on it once, and drag one of the 8 circles.
You can change the design of the text box you have selected by going into the format tab.

Thanks for submitting a tip for review!

About This Article

Thanks to all authors for creating a page that has been read 98,714 times.

Is this article up to date?

wikiHow Tech Help Pro:

Level up your tech skills and stay ahead of the curve

Let’s go!

Источник

Для более удобной компоновки текста в документах Word на краях страниц делается отступ. Поля также предотвращают ситуации, когда при распечатке листов часть текста попросту «обрезается» из-за неровной печати. В этой статье разберёмся, как настраивать поля в Word, какие способы для этого предусмотрены.

Настроить поля в Word

Принцип настройки полей в Word всех версий, начиная с 2007 (включая 2016, 2019) — схожий. Так что не имеет значения, какую версию Microsoft Office установил пользователь на свой компьютер.
Чтобы настроить поля в документе, необходимо:

Открыть документ. Нажать «Макет».
Нажать «Поля», выбрать необходимый вариант.

В Word 2007 и 2010 окно полей находится во вкладке «Разметка страницы Word».

Диалоговые окна, все остальные пункты меню — аналогичные (в том числе в визуальном плане).

Как выставить произвольные поля в Word

Бывают ситуации, когда размер полей нужно указать вручную, а не выбрать из предложенных вариантов. В этом случае нужно:

В окне «Поля» нажать на «Настраиваемые поля».
В открывшемся окне — ввести необходимый размер полей и нажать «ОК».
В пункте «Образец» можно примерно посмотреть, как с указанными настройками будет выглядеть документ после печати. И до того, как настроить поля нужно выбрать, к каким страницам будет задействован отступ. Ко всему документу или только к последующим страницам.

Как настроить поля при печати

Поменять компоновку страниц документа и размеры полей можно непосредственно при его отправке в печать. Для этого нужно:

Нажать «Файл», выбрать «Печать».
Выбрать необходимый вариант полей.
Также там есть пункт «Настраиваемые поля», если нужно задать произвольные отступы.

В дальнейшем откроется окно настройки принтера (МФУ). Для каждой модели устройства оно уникальное, так как утилита является интегрированной в драйвер устройства для печати.

Как настроить поля в Word 2003

Word 2003 кардинально отличается в графическом исполнении от более поздних версий текстового редактора. В плане функционала там минимум отличий. А вот расположение и наименование пунктов меню действительно отличаются.

Там поля страницы настраиваются в разделе «Файл»
Далее пункт «Параметры страницы Word».
Настройте поля и нажмите “ОК”

Главный недостаток этой версии Word— это меньшее количество предустановленных макетов полей. А ещё, он не поддерживает работу с файлами .docx, там минимум настроек для печати документа.

Настройка полей с помощью линейки

С помощью инструмента «Линейки» можно вручную, с помощью курсора мыши задать размер полей в текстовом документе непосредственно во время его редактирования. Для этого нужно:

Перейти на вкладку «Вид» и включить соответствующий инструмент.
Далее в верхней части области с текстом появится графическая линейка. Изменяя положение ползунков, можно точно задать размер отступа от границ листа.
А

Как настроить поля в Word вверху и внизу? Аналогично, с помощью дополнительной боковой линейки.

Если в настройках Office включён упрощённый интерфейс, то при редактировании текста линейки исчезают. Появляются при наведении курсора те области, где они расположены.
Если же после включения «Линейки» вертикальная не отображается, то это означает, что она отключена в настройках.

Нужно перейти в «Файл», затем «Параметры»
После нужно включить соответствующий пункт в «Дополнительно».

Настройка полей в Word в миллиметрах или других единицах

По умолчанию настраиваются поля в Word в сантиметрах. Но если пользователю удобно использовать иную измерительную систему (дюймы, футы, барликорн и так далее) или миллиметры, то необходимо:

Открыть «Файл»
Затем «Параметры».
Перейти в «Дополнительно».
В разделе «Экран» выбрать необходимые единицы измерения.

Нужно учесть, что данная настройка полей влияет не только на параметры страницы в Word, но ещё и на разметку «линейки», табуляцию. И она будет задействована при создании всех новых документов, а не только для текущего.

Если же пользователю периодически приходится работать с метрической и английской системой измерения длины, то рекомендуется создать два раздельных шаблона (выбрать «Сохранить», указать «Шаблон», ввести произвольное название для него)

Выбор полей страницы из готовых наборов

В Word уже интегрированы макеты для распространённых вариантов компоновок текста в документах. Например, если выбрать «Зеркальное», то это оптимальный вариант для печати в «книжной» ориентации.

В этом случае поля с левой и правой стороны на каждой следующей странице меняются местами.

Возле каждого макета есть детальное указание, какие размеры полей будут задействованы при выборе того или иного варианта. Но перед тем, как настроить поля в Word таким образом нужно учесть, что параметры будут задействованы для всего документа.

Для отмены действия можно воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+Z (если настройка была задействована случайно).

Настройка разных размеров полей для чётных и нечётных страниц

Такой вариант настроек полей чаще всего используется при двусторонней печати, то есть, когда текст при распечатывании будет на каждой стороне страницы.

Есть 2 варианта, как настроить поля в Word таким образом:

Выбрать «Зеркальный» макет (в разделе «Макет», кликнув на «Поля»).
Нажать на «Настраиваемые поля», в окне «Параметры страницы» вызвать выпадающее меню в «Несколько страниц», указав «Зеркальные». А далее можно раздельно указать отступы для чётных и нечётных страниц.

Настройка полей переплёта для брошюр

Если планируется после печати сделать переплёт распечатанных листов (для формирования брошюры), то на каждой странице с левой стороны нужно сделать дополнительный отступ в 1 – 2 сантиметра. Как сделать поля в этом случае, чтобы не нужно было вручную менять всю разметку в документе? Нужно:

Открыть окно «Настраиваемые поля» (из вкладки «Макет»)
В строке «Переплёт» указать необходимый отступ, а также с какой стороны его нужно разместить.

Компоновка документа после этого будет изменена автоматически (с учётом заданных параметров форматирования текста).

Как убрать поля страницы Word

Убирать поля — не рекомендуется. Есть 2 веские причины этому:

При печати часть текста по краям может «обрезаться».
Это считается нарушением правил документоводства. То есть, распечатанные документы нельзя будет использовать для их подачи в фискальные органы (даже если они будут верно заверены).

Но это может понадобиться, если стоит цель — минимизировать расход бумаги при печати. Потребуется перейти в «Параметры страницы» (из вкладки «Макет»), вручную задать отступы в 0,1 см.

Поставить 0 — нельзя, так как в этом случае граница листа будет совпадать с начертанием первой буквы в строке.

Итого, настроить поля в Word можно как вручную, указав размер отступов, так и задействовав один из стандартных макетов. По умолчанию же используется вариант, где сверху и снизу поля составляют по 2 см, слева — 3 см, справа — 1,5 см.

А какой вариант настройки полей используете вы? Выбираете поля непосредственно в Office или же уже в настройках печати? Расскажите об этом в комментариях.

Специалист программирования компьютерных систем и устройств на базе ОС «Android»

Задать вопрос эксперту

Источник

Поля страницы – это специальный отступ от края страницы до начала текста. Данный отступ определяется в основном типом документа и требованиями к его правильному оформлению. Но, поля также являются и технологическим требованием, так как при их отсутствии принтер не сможет нормально распечатать документ и часть текста по краям страницы будет потеряна.

В текстовом редакторе Word есть стандартные размеры полей страницы, которые используются программой по умолчанию. Но, при необходимости пользователь может настроить поля под собственные требования. Именно об этом мы и расскажем в данной статье. Здесь вы сможете узнать, как настроить поля в Word 2007, 2010, 2013, 2016 и 2019.

Как настроить размеры полей в Word

Для того чтобы настроить поля в текстовом редакторе Word вам нужно перейти на вкладку «Макет» (это название вкладки используется в Word 2016, в более старых версиях Word вкладка может называться «Разметка страницы»). Здесь, в левом верхнем углу окна, вы увидите кнопку «Поля».

После нажатия на эту кнопку появится выпадающее меню с несколькими вариантами настройки полей.

Здесь можно выбрать один из 5 стандартные настроек полей:

Последнее пользовательское значение – поля, которые использовались пользователем в предыдущий раз.
Обычные поля – стандартные поля, которые используются по умолчанию. Сверху 2 см, снизу 2 см, слева 3 см и справа 1.5 см.
Узкие – минимальные поля со всех четырех сторон страницы (1.27 см).
Средние поля – поля среднего размера. Сверху 2.54 см, снизу 2.54 см, слева 1.91 см и справа 1.91 см.
Широкие поля – поля большого размера. Сверху 2.54 см, снизу, 2.54, слева 5.08 см, справа 5.08 см.
Зеркальные – поля с одинаковыми значениями слева и справа, используются для печати книгой. Сверху 2.54 см, снизу 2.54 см, с внутренней стороны 3.18 см, с внешней стороны 2.54 см.

Если ни одна из предустановленных настроек полей вам не подходит, то вы можете указать собственные значения. Для этого нужно выбрать опцию «Настраиваемые поля».

После выбора настраиваемых полей перед вами появится окно «Параметры страницы». Здесь на вкладке «Поля» можно вручную настроить поля для вашего документа Word.

Если вы планируете распечатывать свой документ и использовать переплет, то здесь можно настроить дополнительный отступ и расположение переплета (слева или сверху).

Нужно отметить, что опция «Положение переплета» будет недоступна, если у вас уже используются такие опции как «Зеркальные поля», «2 страницы на листе или «Брошюра». В этих случаях расположение переплета выбирается программой Word автоматически.

Настройка полей с помощью линейки

В текстовом редакторе Word есть инструмент под названием «Линейка». С его помощью можно быстро и достаточно точно настраивать поля текстового документа. При этом, данный инструмент работает на всех вкладках и не требует открытия дополнительных окон.

Для того чтобы воспользоваться инструментом «Линейка», его нужно сначала включить. Для этого перейдите на вкладку «Вид» и установите отметку напротив соответствующей опции.

После этого слева и сверху документа Word появится линейка, на которой будут обозначены текущие поля. Теперь вы можете настроить поля страницы буквально в один клик. Для этого нужно нажать на край текущего поля и передвинуть его в нужную сторону.

В некоторых случаях вертикальная линейка может не отображаться. Если вы столкнулись с этой проблемой, то откройте меню «Файл» и перейдите в «Параметры». Здесь в разделе «Дополнительно» в блоке «Экран» есть опция «Показывать вертикальную линейку в режиме разметки».

После включение данной опции линейка должна появиться.

Настройка полей в миллиметрах или других единицах

Некоторым пользователям удобней настраивать поля не в сантиметрах, а в миллиметрах. Для того чтобы перейти к использованию миллиметров (или других единиц измерения) вам нужно открыть меню «Файл» и перейти в параметры редактора Word.

Здесь, на в разделе «Дополнительно» в блоке «Экран» есть выпадающее меню «Единицы измерения», в котором можно выбрать дюймы, сантиметры, миллиметры, пункты или пики.

Посмотрите также:

Как перевернуть страницу в Word
Как построить график в Excel
Как сделать альбомную страницу в Word
Как сделать вертикальный текст в Word
Как закрепить область в Экселе

Автор
Александр Степушин

Создатель сайта comp-security.net, автор более 2000 статей о ремонте компьютеров, работе с программами, настройке операционных систем.

Остались вопросы?

Задайте вопрос в комментариях под статьей или на странице
«Задать вопрос»
и вы обязательно получите ответ.

Источник

Электронные формы в Microsoft Word 2007: простые формы

Небольшое введение в электронные формы для MS Word 2007

Когда-то несколько лет назад, когда мы изучали представленные на рынке решения для работы с электронными формами и возможность их применения у наших клиентов, то обратили внимание на один интересный факт — если в мире имеется огромное множество продуктов для работы с электронными формами, приняты и развиваются ряд добротно проработанных стандартов, и вообще, по всей видимости, практически ни у кого не возникает вопрос по поводу того, что такие за звери e-forms, и для чего они нужны, то у нас в стране электронные формы используются крайне неохотно (не скажу, что не используют вообще, нет конечно, используют, но, даже в таких областях как, например, розничная торговля, страхование, кредиты, … — предпочитают зачастую либо печатать бланк, отдавать на ручное заполенение, а потом обратно вводить данные (при хорошем раскладе здесь будет использована система распознавания бумажных форм), либо использовать собственные решения, где оператор вводит данные со слов клиента, а потом просто распечатывает все в виде отчета).

Что тому причиной, я не знаю, возможных вариантов много: и ориентация на в целом невысокую компьютерную грамотность (хотя то, что было актуально еще в начале 2000-х годов, сейчас почти неправда), и укоренившееся в сознании главенство бумажного докмента, и Бог его знает что еще… Но вот одно из таких потенциальных препятствий, мне хотелось бы обсудить, и даже, если получится свеcти его на «нет». Этим препятствием, является то, что, в основном, работа с электронными формами реализуется специальными средствами, с которыми большинство пользователей компьютеров не сталкивались вовсе или что-то слышали, но слабо представляют что это и зачем нужно. Ну скажите, многие ли в работе сталкивлись с такими продуктами как Microsoft InfoPath или Adobe Acrobat (хотя слышали о них многие), а скольким приходилось хотябы слышать, например, об IBM Workplace Forms (кроме тех, конечно, кто внедряет или использует решения на базе Lotus)?! Собственно, по моим ощущениям, перечисленные продукты (впрочем, как и все остальные продукты для работы с электронными формами) у нас в России, почему-то, воспринимаются как некий аналог редактора экранных форм в какой-нибудь популярной среде разработки — т.е. считаются, инструментом разработчика, а не пользователя («а зачем нам еще один редактор форм для программиста — ему и своего хватает, да он и сам говорит, что оно ему не надо — он сделат лучше»)!

Поэтому, узнав что инструменты для работы с электронными формами (хотя сами разработчики предпочитают обходить этот термин — что в общем-то понятно, для электронных форм есть InfoPath) в Word 2007 был серьезно переработан, я выбрал время чтобы познакомиться с ним по-подробнее. И результат, должен признать, меня ничуть не разочаровал! А приведенный ниже пример, надеюсь, кому-то сможет помочь начать использовать новые возможности.

Однако, прежде чем приступать к практической части, давайте кратко обсудим, какие потенциальные возможности предоставляет использование электронных форм. Я бы выделил следующие плюсы:

Структуризация и, как следствие, упрощение ввода и контроля вводимых пользователем данных. Например, если в качестве электронной формы Вы используете шаблон заявления, то можно явно в тексте выделить поля (а также указать их тип, и, если позволяет среда для заполнения форм, выбрать элемент управления, который будет использоваться при вводе) для ввода имени и реквизитов заявителя, дат документа, его номера (который может заполняться автоматически), и других обязательных реквизитов. Если среда при этом позволяет, то можно прямо «на лету», проверять корректность заполнения полей. Соответсвенно, будет меньше ошибок ввода и меньше ручной работы по проверке.
Возможность автоматической обработки данных форм. От элементарного: «достать данные из полей и положить их в один Excel-файл, а там что надо, пусть то и делают», до полноценной автоматической обработки форм в полностью автоматических процессах. Для обычного неструктурированного документа сама задача «достать данные» может превратиться в крайне нетривиальную задачу анализа форматирования, взаимного расположения частей, а иной раз и содержимого текста.

Ну все, хватит общих разглагольствований, давайте посмотрим, как и чего можно добиться, взяв за основу Microsoft Word 2007…

Итак, представьте себе такую задачу — к Вам обращается секретарь или бухгалтер занятый(ая) обработкой заявлений на отпуск от работников вашей компании. В вашей компании довольно высокий уровень автоматизации и все основные документы почти полностью ходят только в электронном виде (печатают документы только на последних этапах, и только те, где нужна живая подпись). Для упрощения заполнения наиболее частых документов давно разработаны полуготовые шаблоны, в которых вместо специльно выделенных подстановочных строк нужно вписать свои. Что-то вроде шаблона, который приведен на рисунке:

Форма шаблона совсем не сложная, но всегда найдется кто-то «особо одаренный», который умудится что-то напутать, написать лишнего или просто случайно стереть лишнее. А компания у вас достаточно большая чтобы процент таких одаренных стал бы серьезной проблемой… А потому, за работу!

Первым делом, вместо строчек вида [ФИО заявителя] мы вставим поля ввода. Найти эти поля можно на закладке «Разработчик», в группе «Элементы управления»:

Для задания наших полей мы воспользуемся следующими элементами:

Текст для поля [ФИО заявителя]
Поле со списком (или раскрывающийся список) для полей [год_нач] и [год_кон]
Выбор даты для [дата_нач], [дата_кон], [дата_вых] и [дата_подписи]

В результате наш документ приобретет примерно следующий вид (все прежние поля ввода заменились серым текстом с надписями навроде «Место для ввода даты», причем при если щелкнуть на любой из них будет видно, что это поле ввода):

Теперь нужно пройтись по всем только-что вставленным полям ввода и указать для них дополнительные настройки. Вызвать окно свойств для поля можно выбрав его, и нажав кнопку «Свойства», все в той же группе «Элементы управления». В свойствах мы укажем:

названия полей
для полей с датами — формат отображения «dd.MM.yyyy»
для полей с выбором (которые у нас представляют года) — перечислим несколько лет.

Окно свойств, например, для поля с выбором будет выглядеть примерно следующим образом:

Собственно, вот и весь первый этап. Теперь для каждого значимого поля у нас отведен свой элемент ввода, а для отдельных полей использованы даже специальные элементы, как «выпадающий список» или «календарь»:

Результат не плох, однако, остается еще одна проблема — случайная порча остального текста документа (от серьезной преднамеренной порчи, увы, защититься куда как сложнее). Чтобы защитить документ от случайного изменения мы воспользуемся той же закладкой «Разработчик», выбрав пункт «Защитить документ», а в нем включив элемент «Ограничить форматирование и редактирование»:

В результате откроется панель ограничения форматирования и редактирования, в которой мы последовательно:

Поставим галочку «Разрешить только указанный способ редактирования документа» и в качестве способа редактирования выберем «Ввод данных в поля форм»
Нажмем кнопку «Да, включить защиту» и в появившемся окне введем пароль защиты от редактирования.

Все!!! Теперь документ позволяет вводить поля формы, но запрещает напрямую менять остальной текст (при этом введенные данные могут быть любой длины — текст автоматически будет переформатирован под вводимые значения).

Как видите, ничего сложного или требующего специальных навыков нет (так что, закладка «Разработчик», скорее является потенциальным «пугалом», нежели отражает реальное состояние вещей). Однако, мы посмотрели только на одну составляющую электронных форм (или, точнее, на один из плюсов, выделенных нами), и совсем ничего не рассмотрели по части упрощения автоматической обработки текстов. Я обязательно расскажу и об этом, но так как данный материал требует уже определенных навыков программирования его я решил вынести в отдельную статью.

P.S. Те, кому приходилось работать с подобными механизами в Word ранее, наверняка заметят, что ничего принципиального нового я не рассказываю — внедрять в документы элементы управления ActiveX или вставить custom поля можно было и раньше.

Я с этим соглашусь, но замечу, что есть несколько «но», которые, по-моему, очень серьезно меняют расклад, а именно:

В отличие от старых ActiveX элементов, новые представляют собой части разметки, а потому у них нет проблем с их позиционированием внутри текста, чем очень страдали последние. Были, конечно, еще и встроенные элементы, но те, увы, обладали очень ограниченной функциональностью (т.е. обойтись без ActiveX было практически не реально).
Второй аспект связан с более общими изменениями в Microsoft Office, а имено переходом на основанный на xml (и опубликованный!) язык разметки и стандартные deflate-файлы в качестве контейнеров. Что это дает? В первую очередь, возможность извлечения и обработки данных форм без использования клиентского API самого Office или встраивания специальных макросов в документ.

В продолжение темы:

Электронные формы в Microsoft Word 2007: извлечение и вставка данных
Сокрытие незаполненных полей в формах Word 2007/2010

Источник

Используя шаблон, можно включить элементы управления содержимым и пояснительный текст в приложение Microsoft Office Word 2007, чтобы быстро и без труда создать форму, которую можно отправить пользователям для заполнения с помощью приложения Office Word 2007. В расширенном сценарии любые элементы управления содержимым, добавляемые к форме, также могут быть связаны с данными.

С помощью типового шаблона можно также создать форму. Многие шаблоны доступны на веб-узле Microsoft Office Online.

Примечание. С помощью элементов управления содержимым можно распечатать форму в приложении Office Word 2007, но поля вокруг элементов управления содержимым распечатаны не будут.

Шаг 1: настройка приложения Word для создания форм

Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите пункт Параметры Word.
Нажмите кнопку Основные.
Установите флажок Показывать вкладку «Разработчик» на ленте, а затем нажмите кнопку OК.

Шаг 2: открытие шаблона или документа, на основе которого будет создана форма

Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите команду Создать.
В области Шаблоны, нажмите Мои шаблоны.
Дважды щелкните Обычный, затем щелкните Шаблон или Документ в области Создание.
Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите команду Сохранить как.
В диалоговом окне Сохранить как введите имя нового шаблона или документа, а затем нажмите кнопку Сохранить.

Шаг 3: добавление элементов управления содержимым в форму

Создайте форму, создав вначале ее макет, или воспользуйтесь существующей формой как руководством. В форму можно добавить элементы управления содержимым, таблицы и другие графические элементы.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Режим конструктора, а затем щелкните место, куда необходимо вставить элемент управления.

Выполните любое из следующих действий.

Вставка элемента управления текстом, куда пользователи могут вводить текст

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления щелкните элемент управления Форматированный текст или или Текст .

Вставка раскрывающегося списка, ограничивающего доступный выбор заданными вариантами

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления щелкните элемент управления Раскрывающийся список .

Выделите элемент управления содержимым, а затем на вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Свойства.

Чтобы создать список значений, в группе Свойства раскрывающегося списка нажмите кнопку Добавить.

Введите значение в окне Краткое имя, например Да, Нет или Возможно.

Повторяйте этот шаг до тех пор, пока все значения не окажутся в раскрывающемся списке.

Шаг 4: установка или изменение параметров элементов управления содержимым

У каждого элемента управления содержимым есть параметры, которые можно установить или изменить. Например, в элементе управления «Выбор даты» предлагаются необходимые варианты отображения формата даты.

Щелкните правой кнопкой мыши элемент управления содержимым, который необходимо изменить.

Выберите команду Свойства, а затем измените необходимые свойства.

Шаг 5: добавление в форму пояснительного текста

Пояснительный текст может сделать создаваемую и распространяемую форму более удобной в использовании. Можно изменить пояснительный текст по умолчанию в элементе управления содержимым.

Чтобы настроить текст пояснения по умолчанию для пользователей формы, выполните одно из следующих действий.

На вкладке Разработчик, в группе Элементы управления нажмите Режим конструктора.

Щелкните элемент управления содержимым, где необходимо изменить замещающий пояснительный текст.

Отредактируйте и отформатируйте замещающий текст.

Если необходимо скрыть элемент управления содержимым, когда кто-либо вводит в собственное содержимое данные для замещения пояснений в элементе управления «Форматированный текст» или «Текст», нажмите кнопку Свойства в группе Элементы управления, а затем установите флажок Удалить элемент управления содержимым при редактировании содержимого.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Режим конструктора, чтобы отключить возможность конструирования и сохранить пояснительный текст.

Примечание. Не устанавливайте флажок Содержимое нельзя редактировать, если необходимо, чтобы пользователи формы заменяли пояснительный текст своим собственным.

Создание формы в Word

В случае, если вам необходимо создать документ Word для заполнения другими людьми, например, создать анкету участника конференции, чтобы упростить процесс, вы можете создать форму для заполнения в Microsoft Word. Форма в ворде позволяет создавать заполнители для различных типов информации, таких как текст, дата, да-нет вопросы и т. д.

Включение вкладки «Разработчик»

Прежде чем перейти к созданию формы в ворде, вам нужно активировать вкладку « Разработчик » на ленте. Для этого нажмите « Файл » —> « Параметры », чтобы открыть диалоговое окно « Параметры Word ». Выберите « Настроить ленту », затем установите флажок для вкладки « Разработчик ».

Создание формы в Word – Параметры Word

Теперь на ленте появится вкладка « Разработчик ».

Создание формы в Word – Вкладка Разработчик

Добавление полей формы в ворде

Теперь мы готовы перейти к созданию формы в ворде. Для этого мы будем использовать разнообразные поля, которые будут являться составляющими нашей будущей формы для заполнения в ворде.

Чтобы добавить поле формы для заполнения, поместите курсор в нужное место, затем выберите необходимый элемент из группы « Элементы управления » на вкладке « Разработчик ». Вы можете навести указатель мыши на поля, чтобы увидеть различные параметры. В этом примере мы добавляем текстовое поле, чтобы пользователи могли вводить свои имена.

Создание формы в Word – Элементы управления для создания формы в ворде

В документе появится тестовое поле:

Создание формы в Word – Текстовое поле

Вы можете добавить несколько типов полей для создания формы в ворде. Например, вы можете добавить флажок для выбора:

Создание формы в Word – Поле «флажок»

Или даже поле выбора даты:

Создание формы в Word – Поле для выбора даты

После того, как вы добавили все поля в документ, ваша форма в ворде готова, и вы можете отправлять ее другим пользователям!

Настройка полей формы в ворде

Если вы хотите еще больше контролировать способ отображения полей своей формы в ворде, вы можете включить « Режим конструктора » в группе « Элементы управления » на вкладке « Разработчик ».

Создание формы в Word – Режим конструктора

Затем вы можете изменить свойства для каждого поля вашей формы в ворде, включая текст, который будет отображаться в каждом поле. Если вы готовы потратить немного времени на настройку каждого поля, вы можете создать довольно прочную форму. Например, вы можете создать в своей форме заполнения собственный выпадающий список, как в приведенном ниже примере:

Создание формы в Word – Использование выпадающего списка в форме

В итоге в нашем примере, мы получили следующую форму для заполнения в ворде:

Создание формы в Word – Пример формы для заполнения в ворде

В этой статье мы рассмотрели основы создания формы в ворде. Теперь вы можете с легкостью создать собственную форму для заполнения в Microsoft Word.

Как сделать электронную форму в ворде 2007

Тема. Работа с формами в Word 2007 / 2010 .

5. Установите поля переключателей к ответам на следующий, третий вопрос анкеты.
Выполните настройку значений выделенных свойств.

6. Напечатайте текст следующего вопроса:

чистота в помещении
уровень обслуживания
цены на приобретенные товары

Щелкните справа от слов « чистота в помещении », в группе Элементы управления выберите кнопку Элемент управления — «Поле со списком».

Появится соответствующее поле с надписью « Выберите элемент »
Для того, чтобы создать варианты списка, нажмите « Свойства элемента управления » в меню Разработчик .
В открывшемся окне нажмите кнопку Добавить и введите первый вариант ответа, допустим — «удовлетворительно».

Нажмите кнопку ОК.
Аналогично добавьте остальные варианты ответа.

В анкете появится поле со списком из набора вариантов ответов.

Выделите созданное поле со списком, скопируйте его в другие характеристики вопроса.

7. Напечатайте слово « Примечание »:

и вставьте поле для текста, нажав кн. Элементы управления — «Обычный текст»

Появится надпись: Место для ввода текста . Активизируем ссылку Свойства , выполним настройки элемента в открывшемся окне диалога:

и вставьте поле для текста, нажав кн.Элементы управления -Инструменты из предыдущих версий— «поле»

8. Сохраните файл как шаблон документа.

Изменение и защита формы

1. После того, как основа формы создана, можно улучшать ее внешний вид, изменять свойства полей, форматировать текст, добавлять рисунки.

2. Возьмите в рамочку дату посещения супермаркета, чтобы пользователям было лучше видно, куда ее вводить.

Для этого нажмите в поле ввода даты посещения, чтобы выделить поле.
В меню Главная выделите кнопку Внешние границы.

3. Щелкните на текстовом поле Примечание и в меню Главная щелкните кнопку Границы и заливка. Вокруг текстового поля появится рамка.
4. Прежде чем распространять форму, ее нужно защитить от случайных изменений в процессе заполнения. Установка и снятие защиты осуществляется с помощью кнопки Ограничить редактирование меню Разработчик.

В области Ограничение редактирования , появившейся в правой части окна, выбрать опцию « ввод данных в поля формы ».
Нажмите кнопку Включить защиту .

⇒

Анкета защищена, и поля готовы к заполнению.
5 Щелкните Сохранить как, чтобы сохранить документ. Закройте файл.

Источник

Шаг 1 Выбираем стандартные отступы

Выбираем в меню «Разметка страницы» -> «Поля».
Выбираем из шаблонных вариантов отступов полей или жмем «Настраиваемые поля» и задаем свои значения.

Шаг 2 Задаем свои значения

В разделе «Поля» заполняем нужными цифрами значения верхнего, нижнего, правого и левого полей.
Внизу, в «Применить», выбираем «Ко всему документу». Нажимаем «ОК».

Готово!

На этом все.
Верхнее, нижнее, правое и левое поля документа заданы нужными отступами.

Источник

Текстовое поле — это особый тип формы, предназначенный для размещения текста в вашем Word 2007 без учета нормальных полей страницы. Наиболее частое использование текстовых полей заключается в добавлении битов текста в чертежи. Тем не менее, вы также можете использовать текстовые поля для создания интересных эффектов публикации на рабочем столе, таких как кавычки или боковых панелей. (Притягательная цитата — это плавающее текстовое поле, которое выделяет цитату из документа. Боковая панель, как правило, представляет собой блок дополнительных материалов.) Чтобы создать текстовое поле, выполните следующие действия:

1Нажмите кнопку «Текстовое поле», расположенную в группе «Текст» на вкладке «Вставка». В появившемся меню выберите Draw Text Box.

Опция Draw Text Box находится в нижней части меню.

2Нажмите, где вы хотите, чтобы появился один угол текстового поля, и перетащите туда, где вы хотите, чтобы противоположный угол.

Рисование текстового поля аналогично рисованию прямоугольника.

3Отпустите кнопку мыши, а затем введите текст.

Указатель вставки автоматически помещается в текстовое поле, поэтому вы можете сразу начать вводить текст после рисования текстового поля.

Источник