Создание pdf по данным excel - Word и Excel - помощь в работе с программами

Есть у вас PDF файл, например это шаблон грамоты или диплома участника. Отдельно есть большая таблица со списком участников. Задача автоматизировать процесс, что бы в шаблон PDF вставились данные из таблички Excel, причем построчно, да еще и чтобы каждый PDF сохранился потом в отдельный файл, а вы бы потом смогли разослать получившиеся документы участникам.

Задача довольно простая, но с реализацией могу возникнуть затруднения, особенно у неопытных пользователей.

Разберемся поэтапно, как сделать эту автоматизацию, а не копировать вручную каждую строчку и сохранять PDF на жесткий диск.

Для этой задачи нам потребуется приложение PDF X-Changer Editor.

Линк: PDF X-Changer Editor

Это приложение для редактирования PDF документов. Позволяет просматривать, изменять, печатать PDF документы, экспортировать из них текст и графику, добавлять всплывающие подсказки, комментарии, делать пометки, изменять шрифт и масштаб и многое другое.

Имеет удобный понятный интерфейс с большим набором инструментов. Есть возможность работать сразу с несколькими документами, а также с зашифрованными PDF-файлами. Поддерживает взаимодействие с другими программами.

Демо-версия доступна бесплатно, лицензию можно приобрести в районе 3000-4000 рублей для коммерческого использования (лицензия бессрочна + год обновлений)

Скачивайте приложение, устанавливайте на свой Windows ПК, открывайте.
Далее откройте в приложении свой шаблон PDF файла
В приложении войдите во кладку «Формы» и нажмите кнопку «Текст»
Затем мышью выделяем в шаблоне область для поля, куда вам необходимо вставлять текст.
После создания и выбора поля, появляется вкладка «Формат», а справа откроются «Свойства» данного поля, где вы сможете отредактировать отображение текста (шрифт, размер, рамка, цвет, выравнивание и так далее)
Для моей задачи из примера выше необходимо было выбрать нужный шрифт, размер я выставил «автоматический» (чтобы размер ФИО в шаблоне выравнивалось по ширине поля), выравнивание текста по центру, убрал все рамки.
Далее сохраняем получившийся файл с созданным на нем текстовым полем в отдельный .PDF файл (например FILE_TEXT_FIELD.PDF)
Далее открываем свою таблицу с данными (ФИО) в Excel (или аналоге) и сохраняем её в формате .CSV (с любым разделителем, для удобства выберите запятую)
Возвращаемся в PDF X-Changer Editor и открываем вкладку «Формы»
Нажимаем кнопку «Заполнить формы» и в открывшемся окне в первом поле «Источник шаблонов PDF документов» выбираем заготовленный ранее файл .PDF с текстовым полем (FILE_TEXT_FIELD.PDF)
Во втором поле «Источник данных» добавляем заготовленную таблицу с данными из Excel .CSV
Если всё в порядке, вы увидите в этом окошке подгрузившиеся колонки данных
Ниже в поле «Колонка данных источника» выбираем нужную колонку из таблицы, из которой будут браться данные в текстовое поле
И еще ниже выбираем «Параметры вывода» — папку, куда сохранять итоговые файлы PDF и и формат их названий
Жмите «Да» и наблюдайте статус сохранения файлов.

Готово дело, берлога! Получилось? Пишите в комментариях

Количество людей, посчитавших эту новость классной: 5 924

Источник

Программа Excel предназначена для работы с электронными таблицами, с помощью которых можно проводить расчеты, создавать и редактировать графики или просто хранить информацию. Однако структура получаемых документов получается достаточно сложной, а размеры файлов — большими.

Для упрощения документооборота и ускорения их отправки по электронной почте таблицы Эксель можно сохранить в формате PDF. Полученный документ не только уменьшится в размере, но и будет одинаково отображаться в разных программах и на всех устройствах, включая телефоны.

Конвертация в программе Excel

Разработчики офисного пакета приложений MS Office постоянно добавляют в него новые функции. И в современных версиях, начиная с 2010 года, с помощью редактора Excel можно сразу переводить документы в множество различных форматов, без применения дополнительных приложений.

Для преобразования достаточно выполнить несколько простых действий:

Выделить область, которая будет сконвертирована в новый формат.
Перейти на вкладку «Файл» и к пункту «Сохранить как». Указать, в какой папке будет сохранен сконвертированный документ.
Выбрать в выпадающем списке формат PDF. Указать способ оптимизации, от которого зависят размер документа и качество изображений.
При необходимости — перейти к меню Параметров, где можно выбрать дополнительные настройки. В том числе, указать необходимость конвертирования всей информации или только выделенной, подключить свойства документа и тэги. Нажать ОК.
В основном меню конвертирования кликнуть на «Сохранить», что приведет к автоматическому созданию нового документа с тем же названием, но с расширением не xls или xlsx, а pdf.

По умолчанию в программе уже установлена галочка на пункте «Открыть файл после публикации». Если ее не убирать, когда мы переводим Эксель в ПДФ, полученный электронный документ будет автоматически открыт в соответствующей программе.

Обычно это Adobe Reader, пользоваться которым для просмотра файлов можно бесплатно и без каких-либо ограничений.

Применение надстроек Эксель

При использовании старых версий пакета MS Office перевод документов Excel в формат PDF невозможен. И если обновление по какой-то причине невозможно (нежелание тратить деньги или пользоваться незнакомым ПО, невысокие требования к аппаратной части компьютера у Эксель 2003–2007), можно применять надстройки. Они напоминают плагин в браузере и добавляют новые функции старым программам.

Одна из таких надстроек для конвертирования в ПДФ — «Foxit PDF Editor», которую можно скачать на сайте производителя и бесплатно использовать 2 недели.

Процесс работы с надстройкой включает такие этапы:

Установите программу, после которой в меню MS Excel появится вкладка с названием Foxit PDF.
Откройте документ, который нужно преобразовать, и перейдите во вкладку надстроек.
Нажать на кнопку Create PDF.
Указать режим — перевод всей книги целиком, отдельных листов или выделенной области.
Нажать на Convert to PDF.
Выбрать каталог для сохранения документа и подтвердить сохранение.

Результатом преобразования становится создание нового документа в формате ПДФ. Хотя это позволяет обойтись без установки нового макета МС Офис, бесплатно программой можно пользоваться всего 14 дней. Если конвертировать Эксель в ПДФ приходится часто, лучше выбрать другие способы.

Использование сторонних программ

Еще один способ, подходящий при отсутствии современных версий MS Excel — применение не надстроек, а специальных программ. Принцип работы большинства из них напоминает виртуальный принтер, когда файл отправляется не на печать, а в электронный документ. А основное преимущество — возможность конвертации без обновления офисного пакета и без доступа к интернету.

Большинство программ такого типа — условно-бесплатные, то есть с определенными ограничениями для пользователей, которые не купили полную версию. Так, приложение «Excel to PDF Converter» от производителя PDF-Convert, Inc запускается 30 раз и переводит в ПДФ только одну страницу документа. А программа «Универсальный Конвертер Документов» добавляет водяные знаки на все листы. Из-за этого приложения для конвертации тоже нельзя назвать лучшим способом.

Конвертация форматов на специальных интернет-ресурсах

При наличии доступа к интернету можно пользоваться онлайн-сервисами, у большинства из которых отсутствуют какие-то серьезные ограничения. А главным плюсом является отсутствие необходимости устанавливать дополнительное ПО.

Один из самых удобных инструментов для конвертирования в режиме онлайн — сервис PDF2GO, для работы с которым придется выполнить такие действия:

Перейти на главную страницу сайта.
Загрузить нужный файл Excel или просто перетащить его в открытую вкладку браузера. Сервис позволяет одновременно загружать сразу несколько документов.
Нажать на кнопку «Начать» для запуска преобразования.
Скачать преобразованный файл, загрузить его в облако или продолжить дальнейшее редактирование — например, разделить или объединить несколько документов. Хотя автоматическая загрузка начнется даже в том случае, если пользователь не выбрал скачивание.

Большинство других онлайн-сервисов работает по тому же алгоритму. Некоторые из них не требуют никакой оплаты. Другие, такие как Smallpdf, предлагают бесплатное использование в течение ограниченного периода времени — хотя необходимость оплачивать услуги компенсируется поддержкой множества форматов и конвертацией в обе стороны.

В любом случае, применять их выгоднее, чем специальные программы, а единственный заметный минус при переводе из Excel в PDF — отсутствие возможности выбирать качество преобразования.

Читайте также:

Как убрать спам из календаря iPhone
5 способов как вставить презентацию в презентацию Powerpoint

Источник

Download Article

Easy ways to convert Excel to PDF

Download Article

Converting an Excel file to a PDF makes it easier for people to open the and view the file on various platforms—even if they don’t have Microsoft Office. PDFs are also easier to print and distribute than Excel spreadsheets. If you have Microsoft Excel, you can easily convert your spreadsheet to a PDF by saving or exporting it within the app. If you don’t have Excel, you can use Google Sheets, a tool on Google Drive, to make the conversion for free.

1
Select the part of the Excel spreadsheet you want to convert to PDF (optional). If there’s only a certain part of the Excel file that you want to turn into PDF format, select it now. Otherwise, move on to the next step.
- Note that PDF conversions cannot be easily reverted back into an Excel sheet, but this method will preserve your original copy.
2

Click the File menu. It’s at the top-left corner.

Advertisement
3

Click Export on the menu. This opens the Export panel.
4

Click Create PDF/XPS. Look for the icon that looks like a sheet of paper wearing a belt.
5

Click the Options… button. This will allow you to adjust the settings for the PDF file you are about to create.
6
Choose your PDF options and click OK.
- If you selected an area of your spreadsheet to save as a PDF, choose Selection under «Publish what.» This ensures that only that selected area is saved as a PDF.
- If you’d rather save the entire visible worksheet as a PDF, choose Active sheet(s) instead.
- If you want to choose specific pages from the workbook to save as a PDF, use the «Page(s)» drop-down menus to define the first and last pages.
- Click OK to continue.
7
Choose your optimization (optional). Above the «Options» button, you can select how you want to optimize the PDF. Most people can stick with «Standard» unless the spreadsheet is very large. «Minimum size» will reduce the size of a larger file to something more manageable.
- If you want to change the location to which you’re saving the file, you can navigate to that folder in the window now.
8

Name the file and click Publish. This exports the selected information to a new PDF file with the name you’ve entered.
9
Review the PDF. By default, the PDF file will open automatically for your review. If it doesn’t open by automatically, just double-click the name of the file in the folder to which you saved it..
- It’s not really possible to edit the PDF now, so if you need to make changes you’ll want to make them in the Excel document and then create a new PDF.

1
Go to https://drive.google.com. If you need to convert an Excel spreadsheet to PDF but don’t have Excel, don’t fret—you can use tools built in to your Google account to do the conversion for free.
- If you’re not already signed in to your Google account, sign in when prompted.
2

Click +New. It’s at the top-left corner of your Google Drive.
3

Click File upload. This opens your computer’s file browser.
4

Select your Excel spreadsheet and click Open. This uploads the spreadsheet to your Google Drive.
5

Click the Excel spreadsheet in your Google Drive. This opens the spreadsheet in Google Sheets, Google’s free spreadsheet editor.
6

Click the File menu and select Download. A list of download options will expand.
7

Click PDF document (.pdf). This displays a preview of your PDF in the Google Sheets printing window.
8
Adjust the layout of your PDF. If the print preview doesn’t look the way you want, use the right panel to make any changes you need before you continue.
- The PDF will save in the same orientation as the spreadsheet (usually landscape mode). If you’d rather it be in portrait (vertical) mode, select Portrait under «Page orientation.»
- Change the scale (the size/fit on the page) and margin size if necessary.
- Click Formatting to choose whether to display gridlines and/or notes, adjust the page order, and change the alignment.
- To add headers and footers to the tops and bottoms of pages, click Headers & footers, and then check the boxes to choose which information to display.
- If your spreadsheet contains a lot of data and cuts off in odd places, click SET CUSTOM PAGE BREAKS in the right panel. Here, you can drag the blue lines to adjust where each page begins and ends. Click CONFIRM BREAKS at the top-right to save your changes.
9
Click EXPORT. It’s the blue button at the top-right. This prompts you to save your new PDF to your computer.
- If the download doesn’t begin automatically, choose a location to which you’ll save the PDF, and then click Save to download it.

1
Ensure that the headers and footers on all of your sheets are the same (optional). If you’re using Excel 2011 and want to save multiple worksheets in a single PDF, each worksheet will need to have identical headers and footers. If they aren’t, each sheet will be created as a separate PDF document, but you can also easily merge these afterwards.
- Select all of the worksheets in your entire workbook. To do this, click the tab for the first sheet at the bottom of excel, hold down the Shift key, and then click the last sheet’s tab to select all.
- Click the Layout tab and then click Header & Footer.
- Click the Customize Header… and Customize Footer… buttons to edit the headers and footers for all of the sheets.
2
Select the part of the Excel spreadsheet you want to convert to PDF (optional). If there’s only a certain part of the spreadsheet that you want to turn into a PDF, select it now. Otherwise, go to the next step.
- PDF conversions cannot be easily converted back into an Excel sheet, but this method will preserve your original copy.
3
Click the File menu and select Save As. You could also press Command + Shift + S to open the Save As option.^[1]
- If you want to save the PDF to a new folder, you can select that folder now. # Type a different name for the file. The name of the current Excel file appears in the «Save As» field. You will need to enter a different name (even if it’s just slightly different) to avoid accidentally overwriting the spreadsheet file.^[2]
4

Click the «Format» or «File Format» menu and select PDF. This menu may have a slightly different name depending on your version of Excel.
5

Select what gets included in the PDF. At the bottom of the window, you can select Workbook (to convert the entire workbook), Sheet (to save only the active sheet as a PDF), or Selection (to save just the selected area as a PDF).
6
Click Save or Export. You’ll see a different option depending on your version of Excel.
- If the headers don’t match on a multi-sheet file, a separate file will be created for each sheet.
7
Join the separate PDF files (if necessary). If saving the Excel file as a PDF resulted in multiple PDF files, you can quickly join them together using Preview. Here’s how:
- Open the first PDF file by double-clicking its name in its folder.
- Click the View menu and select Thumbnails.^[3]
- Click the last thumbnail to select it. This tells Preview to add the next PDF to the end of the current document.
- Click the Edit menu and select Insert > Page from File.
- Select the next PDF in the range and click Open.
- Repeat this process until you’ve added all PDFs.
- Click File and select Export as PDF.

Add New Question

Question

How can I send a large Excel spreadsheet if I don’t want to convert it to a PDF?

Luigi Oppido is the Owner and Operator of Pleasure Point Computers in Santa Cruz, California. Luigi has over 25 years of experience in general computer repair, data recovery, virus removal, and upgrades. He is also the host of the Computer Man Show! broadcasted on KSQD covering central California for over two years.

Computer & Tech Specialist

Expert Answer

If you’re sending a large Excel sheet, or if you want to send multiple files at once, you can compress the files as a zip folder. Then, the other person can unzip the folder and see all of the original files.
Question

How do I get a one-page worksheet as a one-page PDF? It keeps trying to save as several pages.

In Excel go to Page Layout. In the Scale to Fit section, make sure Width and Height are both set to one page, then save the Excel document as a PDF.
Question

How can I get full xlsx worksheets to convert to PDF?

In Microsoft Office Suite 2016. There’s an option to export under File. From there, you can choose the Export to PDF option.

See more answers

Ask a Question

200 characters left

Include your email address to get a message when this question is answered.

Submit

If you’re sending a large Excel sheet to someone who also has Microsoft Excel, or if you need to send multiple files, try compressing the files instead of converting them to a PDF.

About This Article

Article SummaryX

1. Click the File menu and select Export.
2. Click Create PDF/XPS.
3. Click Options.
4. Choose your options and select OK.
5. Select an optimization level.
6. Name the file and click Publish.

Did this summary help you?

Thanks to all authors for creating a page that has been read 1,553,752 times.

Is this article up to date?

Источник

Преобразовать документы Excel (.xlsx, .xls) в PDF

Загрузка PDF-редактора, пожалуйста, подождите …

Что это Excel в PDF ?

Excel в PDF — это бесплатный онлайн-инструмент для преобразования документов Excel (.xlsx, .xls) в PDF. Если вы ищете преобразование xlsx в PDF, xls в PDF или excel2pdf, то это ваш инструмент. С помощью онлайн-инструмента Excel в PDF вы можете быстро и легко конвертировать файлы Excel в PDF.

Как Excel в PDF ?

В этом видео будет подробно показано Как excel в PDF.

This site uses cookies to ensure best user experience. By using the site, you consent to our Cookie, Privacy, Terms

Источник

В программе Microsoft Office Excel пользователи могут работать с электронными таблицами. Они представляют собой сетку ячеек, которые содержат информацию. Помимо возможности заполнения книги Excel, можно выполнять различные математические операции, создавать визуальные диаграммы и вставлять прочие элементы. Программа также работает с данными из других источников и баз данных, а результат пользователь может сохранить в одном из нескольких популярных форматов.

Рассматриваем различные варианты конвертации файлов

Сохранение файла Excel в PDF чаще всего используется в двух случаях — когда документ нужно передать:

В типографию для печати;
Другому пользователю — информацию нужно предоставить в более простом виде, а файл не должен быть редактируемым.

Кроме того, документы в формате PDF могут быть открыты на любом компьютере, даже если на нём не установлен Excel той или иной версии. Конвертацию документа в другой формат можно сделать несколькими способами. К ним относится использование возможностей Экселя — эта функция впервые появилась в версии 2010 года.

Бывают и обратные ситуации — когда PDF нужно конвертировать в файл Excel. Например, в том случае, когда коллега отправляет вам данные из недавнего отчёта или проекта, либо вы скачали файл, автор которого хотел сделать чтение более простым или скрыть формулы Excel. В любом случае, если вам нужно работать с документом и вносить изменения, его придётся перевести из PDF в XLS.

Как перевести Excel в PDF

Структура таблицы в Экселе довольно сложная. Редактируемые ячейки содержат не только обычную информацию, но и формулы, внешние ссылки и графические элементы. Этот фактор усложняет оборот документов в программе.

Для того чтобы увеличить вероятность, что другой пользователь сможет открыть и прочитать документ, можно перевести его в PDF. Это также удобно в том случае, когда нужно скрыть от сторонних людей формулы, по которым были рассчитаны те или иные показатели в ячейках книги. Перед тем как отправить файл по почте или выложить его в общий доступ, сделайте конвертацию в PDF одним из способов:

С помощью встроенных в Эксель функций;
Через официальную надстройку от Майкрософта;
С использованием онлайн-сервисов;
В скачанной программе.

Документ в формате PDF, который вы получите любым из способов, будет отличаться целостной структурой. Он может быть открыт на любом, в том числе мобильном, устройстве, а также не может быть редактирован читателем. Такой файл не содержит ссылок на сторонние ресурсы и формулы расчёта.

Как перевести Excel в PDF в самом редакторе

Для использования этого способа вам не придётся искать сторонние сервисы — онлайн или скачиваемые. Всё делается в Экселе:

Выделите ячейки таблицы, которые хотите преобразовать в PDF, или перейдите к следующим шагам, если хотите преобразить весь лист (учтите, что документ можно будет вернуть обратно — это не так просто, но вся структура сохранится);
Кликните «Файл»;
Выберите «Экспорт»;
В Эксель 2010 нажмите «Сохранить как», в более новых версиях сначала укажите расположение и название;
В списке форматов выберите PDF;
Для того чтобы настроить будущий документ, нажмите «Параметры» — вы можете задать диапазон страниц, которые будут конвертированы, выбрать только конкретные ячейки, активный лист или всю книгу;
Выберите метод оптимизации — для небольших файлов подойдёт «Стандартный», тогда как для крупных придётся менять параметры;
Назовите файл и сохраните его — он сразу же откроется по умолчанию;
Если документ не открылся, возможно, ваш компьютер не поддерживает чтение PDF — установите подходящую программу и проверьте, корректно ли всё загрузилось;
Если нужно сделать изменения, внесите их в документ-исходник Эксель, после чего конвертируйте его снова.

При сохранении можно задать дополнительные параметры

Как перевести Excel в PDF с помощью официальной надстройки для редактора

Этот способ подходит для тех случаев, когда Эксель не позволяет конвертировать, так как в установленной версии нет такой возможности. Обойти ограничение можно, установив специальную надстройку (плагин), которая называется «Save as PDF and XPS». Вы можете загрузить функционал с официального сайта Microsoft — это бесплатно.

Для самого перевода нужно:

После установки плагина в главном меню Экселя появится поле «Создать PDF/XPS» в разделе «Сохранить» — выберите формат PDF и назовите документ;
Сохраните этот файл в нужную директорию на компьютере.

Для того чтобы было удобнее работать с функцией, используйте возможности по выделению ячеек или сохранению целой страницы или листа, которые описаны в прошлом способе.

В зависимости от версии Офиса пункты меню могут немного отличаться

Как перевести Excel в PDF с помощью онлайн-сервисов

В интернете существует большое количество конвертеров, которые позволяют за несколько кликов преобразовать XLS в PDF. Большинство из них делают это бесплатно либо предлагают пользователю демонстрационный режим. Для конвертации обычно нужно:

Загрузить документ в систему сервиса;
Выбрать формат, в который будет переведён документ, если доступно несколько;
Запустить конвертацию;
Загрузить файл в формате PDF на свой компьютер.

Все сервисы имеют схожий функционал, но рекомендуется выбирать проверенные, чтобы на компьютер не попали вирусы. Тем не менее способ не рекомендован, если есть возможность выполнить конвертацию непосредственно в Эксель. Это сложнее и дольше, а некоторые службы дают ограниченные возможности или просят заплатить за преобразование.

Один из множества примеров онлайн-инструментов

Как перевести Excel в PDF с помощью сторонних, скачиваемых программ

Как и онлайн-сервисы, такие программы позволяют сделать преобразование, не используя функционал Экселя. Это нужно в тех случаях, когда версия редактора не позволяет проделать в нём процесс. Программы работают по принципу виртуального принтера — они принимают ваш файл «в печать», но вместо выдачи бумажного документа сохраняют его в другую директорию. При этом во время процесса можно изменить формат, в том числе из XLS в PDF.

Одна из лучших программ для преображения вне Экселя — Универсальный Конвертер Документов. Он добавляет в главное меню редактора несколько функций в виде «горячих» клавиш, чтобы было проще сохранять файл в другом формате. Установив Универсальный Конвертер, вы сможете за пару нажатий перевести документ Эксель в PDF:

Перейдите в панель инструментов Конвертера:
Выберите «Конвертировать в PDF» («Convert to PDF»);
Укажите название и расположение файла, выполните сохранение.

Этот способ, как и в случае с онлайн-сервисами, рекомендован для тех версий Эксель, в которых невозможно выполнить конвертацию с использованием встроенных функций.

Универсальный Конвертер Документов встраивается в программу

Как на одной странице PDF разместить целый лист Excel

Если вам нужно сделать так, чтобы один лист книги Эксель занимал одну страницу в PDF и при этом отображался корректно:

Откройте «Разметка страницы» в Экселе, кликните на стрелочку, которая открывает дополнительные опции (значок в правом нижнем углу области «Параметры страницы»);
Активируйте пункт «Разместить не более чем на» и укажите количество страниц, равное единице;
Кликните «ОК», распечатайте файл в PDF с использованием функций Экселя, дополнительного плагина или Универсального Конвертера Документов.

Подогнать документ под формат листа очень просто

Как массово переводить файлы Excel в формат PDF

Если вы регулярно создаёте большое количество документов XLS, которые нужно переводить в PDF, это можно сделать с помощью автоматической функции. Она будет делать работу быстрее, а вам не придётся производить все действия вручную.

Такая возможность есть в Универсальном Конвертере Документов. Для её активации нужно сделать настройки:

При сохранении документа выберите программу среди принтеров;
Кликните «Изменить настройки»;
В параметрах итогового документа укажите формат PDF;
Для начала пакетной конвертации нажмите «Старт»;
Нынешний и последующие документы будут сохраняться в нужном виде — это можно отменить в тех же настройках.

Вы также можете использовать скачиваемую программу Folder Mill, которая способна работать с большим количеством файлов различных форматов, поступающих из внешних источников. Она создавалась для того, чтобы упростить работу сотрудникам компаний, которым приходилось конвертировать всё вручную. Используйте Folder Mill — в настройках укажите, чтобы файлы преобразовывались в PDF, после чего начнётся автоматическая конвертация.

Приложение актуально при большом количестве конвертируемых документов

Как защитить полученный файл PDF паролем

Защита от доступа без соответствующего кода нужна для того, чтобы предотвратить чтение файла сторонними лицами. Самый простой способ сделать это — также использовать Универсальный Конвертер Документов. Для активации защиты нужно:

Открыть требуемый документ в формате XLS в Excel;
Нажать «Печать», выбрать Универсальный Конвертер как принтер и выбрать «Свойства»;
Настройте функцию так, чтобы выходящий документ был в PDF — это делается в «Формат файла»;
В области «PDF Standart» укажите пункт «Защита паролем» и введите секретный код;
Если позже вам понадобится добавить в запароленный документ страницы, не меняйте сам секретный код (если файл изначально не имел защиты, не устанавливайте её на новые страницы);
Кликните «ОК», распечатайте документ Эксель в виде PDF с помощью Конвертера.

Как перевести PDF в Excel

Обратные ситуации, когда нужно преобразовать PDF в Excel, случаются, если вам отправили файл, автор которого не учёл, что вы захотите выполнить редактирование. Кроме того, документы PDF нередко являются единственным доступным форматом при скачивании различных таблиц с расценками компаний. Они рассчитаны на то, что файл будет доступен в любой системе, даже если на устройстве нет Excel.

В отличие от первичного преобразования таблицы Эксель в документ PDF, обратная процедура более сложная. Тем не менее её также можно выполнить в редакторе — для этого придётся использовать один из двух вариантов:

Функция «Текст по столбцам» в Microsoft Office Excel (также потребуется Acrobat Reader);
Онлайн-конвертер;
Скачиваемую программу для преобразования.

Как перевести PDF в Excel с помощью опции «Текст по столбцам»

Популярный просмотрщик от Adobe предоставляет такую возможность

Этот способ не требует скачивания специальных программ или использования онлайн-сервисов — достаточно Acrobat Reader, который есть почти на каждом компьютере. Для преобразования нужно:

Открыть PDF в Acrobat Reader;
Сохранить как обычный текст с помощью «Файл» — «Сохранить другим» — «Текст» (либо «Файл» — «Сохранить как» — «Тип файла» — «Текстовый файл»);
Укажите имя и директорию сохранения, кликните «Сохранить»;
Далее откройте текстовый документ и перенесите из него файлы в новый файл Экселя — вставьте в ячейку A1;
Используйте функцию для автоматического распределения — «Данные» — «Работы с данными» — «Текст по столбцам»;
Откроется окно «Мастер текстов», где в разделе «Формат исходных данных» вам нужно выбрать «С разделителями», затем «Далее»;
В качестве знака-разделителя установите пробел, уберите остальные отметки;
Укажите любой столбец в «Образец разбора данных», выберите «Текстовый» в «Формат данных столбца»;
Повторите прошлые шаги для каждого столбца в образцах;
Кликните «Готово», чтобы завершить процедуру, — данные из PDF окажутся упорядочены в Экселе по столбцам.

Последовательность операций состоит из нескольких этапов

Как перевести PDF в Excel с помощью онлайн-сервисов

В интернете есть много программ для того, чтобы превратить XLS в PDF. В отличие от обратного действия, при такой конвертации воспользоваться сервисом обычно проще. Обычно процедура происходит следующим образом:

Загрузите PDF в систему преобразования (для того чтобы получить лучший результат, используйте файлы, в которых сохранена структура таблицы);
Выберите требуемый формат и начните конвертирование;
Когда процесс завершится, загрузите полученный документ.

Во многих программах есть ограничение на объём данных или количество файлов, которые предлагают снять, получив платный доступ. Некоторые сервисы требуют ввести почтовый адрес, чтобы выслать файл на него. Скорее всего, вам придётся довести таблицу до желаемого вида, так как сервисы редко справляются с форматированием — особенно сложных документов. Тем не менее они выполняют основную работу и требуют всего несколько кликов для запуска конвертации.

Пример онлайн-сервиса для преобразования

Как перевести PDF в Excel с помощью скачиваемой программы

Есть большое количество конвертеров, которые можно загрузить для использования. Обычно самые эффективные — платные. Их стоит покупать в том случае, если предстоит работа с большим количеством документов. Обычно процесс происходит примерно так:

Вы открываете требуемый файл PDF или вызываете для него контекстное меню по месту расположения;
Выбираете функцию преобразования, итоговый формат, название и директорию;
Выполняете конвертацию.

Итог

Документы PDF имеют большую популярность, так как могут быть открыты на любом компьютере. Конвертация XLS в PDF нужна для того, чтобы облегчить запуск на разных устройствах, упростить чтение и запретить редактирование и просмотр свойств ячеек таблицы. Обратное преобразование нужно для работы с данными таблицы в интерфейсе Excel.

Источник