Создание отчета access в word

Microsoft Access is a database solution that makes compiling data simple. But what if you wanted to export it as a Word document? Here’s how to do it!

Microsoft’s Office suite has different apps for different tasks. So, for instance, if you want to create a database, Microsoft Access has your back. Access provides most of the features you would expect from a relational database management system. You can create tables, forms, queries, relations, reports, macros, modules, to name a few.

But from time to time, you might want to export data from Microsoft Access to Word. If you’re looking for an easy way to export Access data into Word, you’re in the right place.

How Access Exports Objects to Word

Before showing you how to export data from Microsoft Access to Word, you need to understand some basics. First, you cannot export all types of objects from Access to Word.

Currently, you can only export tables, queries, forms, and reports. However, each object still has some limitations. Starting with records, Access only exports those that are in a selected view. The application will not include all the hidden data in a report. Similarly, Access is only able to export forms and data sheets with subforms and sub-data sheets.

The only way around this is to export every subform and sub data sheet. If you export the main report, you can export multiple subforms and subreports.

Secondly, you can’t export relationships, macros, modules, and graphical objects like pictures and Microsoft Graph objects from Access to Word. Additionally, Access will only export results from expressions and not expressions themselves.

Lastly, there’s no way to import data from Microsoft Access to Word. You must start in Access, export your data to a new document, then copy the contents and paste them into your existing Word document.

How to Export Access Data to a Word Document

Exporting Access data to Word uses a built-in Export—RTF File Wizard tool. Sure, the tool has many limitations around exporting Access data, but it’s better than nothing.

But if that’s overly limiting, you can look out for some of the best free Microsoft Access alternatives for a possible replacement. Otherwise, follow these steps to export your data from Access to Word:

1. Open your Access database.
2. Select the object you want to export in the Navigation Pane.
3. Examine the table, query, form, or report to ensure it’s error-free. Access typically includes error indicators whenever it recognizes an error. This can include green triangles and a variety of error numbers. This step is important since Access will automatically replace error locations with a null value after exporting your data.
4. Select the view or portion of the data to export. The best way to select data to export from multiple tables is by running MS Access queries. If you want to export all the data from an object, skip this step.
   
5. Click the External Data tab and select More > Word. The Export—RTF File export wizard tool will open.
   
6. In the Export—RTF File export wizard pop-up, enter your file name and select a destination.
   
7. Check the Open the destination file after the export operation is complete check box if you need to.
8. If you selected certain data to export, check the Export only the selected records check box. Otherwise, leave the checkbox to export all the data in the object.
9. Click OK to start the export process.

If a file with a similar name exists, you can select whether Access should overwrite it or not. Select Yes to overwrite the file, or No to choose a new name for your file in the pop-up.

By default, Access will create a Microsoft Word Rich Text Format file with an RTF extension. To add your Access data to a Word document, follow these steps:

1. Open the RTF document.
2. Copy all the contents of the document.
3. Paste the data in your Word document.

If you find the Export—RTF File export wizard tool tedious to use, there’s an easier way out. Copy data from your Access table, query, form, or report and paste it directly into your Word document.

Export Access Data to Word Without Hassle

Databases are a great way to store data. If you need to export your Access data to other apps like Word or Excel, the built-in Export—RTF File Wizard makes the whole process seamless, albeit with some limitations.

If you have extensive data to work with, Access forms offer a more powerful way to add more data to your database. They are easier to work with when editing tables and adding more data.

Одно из преимуществ данной программы Microsoft Word, это позволит тебе отправить отчеты о доступе через разные платформы без необходимости прибегать к стороннее программное обеспечение для этого. Фактически ваши базы данных можно преобразовать для чтения в таких программах, как Excel, PDF, перенос данных в базу данных и SharePoint или просто откройте их в Документ Word.

Без сомнения, все это дает вам множество преимуществ, тем более что не у всех пользователей есть Microsoft Access на своих компьютерах, для чего может сохраните свои базы данных в более узнаваемом программном формате это всегда будет очень важно. Тем более что это предложит вам новые альтернативы для доступа к вашим данным.

Вот почему эта процедура экспортировать информацию из базы данных в документ Microsoft Word это стало настолько важным для большинства людей. Поэтому здесь мы вас научим как выполнить эту процедуру легко и быстроДля этого подробно следите за всем, чему мы научим вас дальше в посте.

О чем следует помнить перед экспортом данных из Access в Microsoft Word?

К счастью для большинства пользователей, каждый из ваши базы данных Access они могут легко экспортировать в Microsoft Word, в этом случае вы можете экспортировать как запрос, отчет, форма или таблица. Весь этот процесс осуществляется через мастер экспорта где вывод файла в формате RTF, в таком случае Access отвечает за создание копии данных объекта в файле текстового формата для чтения в Word..

Поэтому при экспорте данных из Access в Word необходимо учитывать следующие аспекты:

Операция всегда должна запускаться из Access

В момент желания экспортировать данные из базы данных в Wordты должен это сделать прямо из Access, это потому что Microsoft Word не имеет опции, позволяющей импортировать данные из базы данных, это тоже невозможно сохранить базу данных Access как текстовый документ используя команду “Сохранить как”.

Учтите, какие объекты можно экспортировать

В этом случае у пользователя есть возможность экспортировать обе таблицы, запросы, формы или отчетыкак и все выбранные записи в представлении. Что нельзя экспорт – это макросы или модули.

Если ты решишь при экспорте формы, содержащей подчиненные формы, будет экспортироваться только основная форма, Это означает, что для того, чтобы извлечь подчиненные формы в Word процесс необходимо повторить для каждого из них. Теперь, если экспортируется отчет, тогда подчиненные формы и вложенные отчеты которые включены в указанные отчеты, также будут экспортировать вместе с основным отчетом. В этом случае нет необходимости повторять процесс.

Результат операции

В этом случае мастер экспорта: файл RTF всегда позволяет экспортировать отформатированные данные, таким образом как поля как записи Я знаю в Объект или представление экспортируются вместе с настройками формата отображения. Кроме того, оба столбцы как записи которые найдены скрытый не будет экспортирован.

Слить с другим существующим документом

когда база данных Access экспортируется в Word, данные всегда будут распаковать в новый файл Word, но может случиться так, что ты хочешь данные что они собираются экспорт вставляются в существующий документ Word, либо завершить некоторые отчет или документ.

Для достижения такого результата необходимо сначала извлечь всю базу данных в новый документ Word, как только информация уже есть, теперь вам следует сделать скопировать все данные что тебе нужно и скопируйте их в существующий документ. Наконец, в качестве альтернативы всему этому вы можете попробуйте скопировать строки напрямую из Доступ к таблице, отчету, форме или запросу а затем наклеить их на существующий документ где вам нужна информация.

Пошаговые инструкции по экспорту элементов и информации из базы данных Access в Word

Проведение этого процесса не должно означать никаких сложностей для пользователя, так как это очень просто и легко сделать.

Для этого вам необходимо выполнить следующие действия:

• Первое, что вам следует сделать, это подготовить исходные данные для экспорта, на этом этапе необходимо, чтобы убедитесь, что в данных нет ошибок и вы также должны решить, собираются ли они экспортировать все или только некоторые данные из исходной таблицы.
• Следующее будет запустите мастер экспорта: файл RTF.
• Наконец, при желании вы можете сохранить настройки в качестве спецификации экспорта для последующего использования.

Принимая во внимание шаги, которые необходимо выполнить, теперь мы научим вас выполнять каждый из них:

Подготовить процесс

Чтобы начать эту процедуру, первым делом будет подготовить процесс экспорта из Access.

Для этого выполните каждый из следующих шагов:

• Первым делом нужно открыть исходная база данных Access.
• Сейчас в панель навигации вы должны выбрать объект, содержащий данные который вы хотите экспортировать. Имейте в виду, что вы можете экспортировать таблицу, форму, запрос и отчет.
• Тогда они должны просмотрите исходные данные и убедитесь, что все правильно, поскольку это гарантирует, что экспорт их правильно. В случае, если есть ошибка типа #Num, вы должны убедиться, что все решено, прежде чем извлеките их в Word. Имейте в виду, что да ваша база данных экспортируется с ошибкой или более они появятся с нулевое значение в новом документе.
• Если он текстовый документ куда они собираются извлечь данные уже существуют и он открыт, важно, чтобы вы закрываете его, чтобы продолжить. Здесь мастер спросит вас раньше перезаписать документ.
• Наконец, в база данных вы должны указать, если хотите извлечь часть формы, запроса или таблицы, в этом случае необходимо открыть объект и выбрать только записи, которые вы хотите отправить в новый документ.

Начать процесс

Как только все вышеперечисленное будет сделано, следующим будет начать процесс экспорта.

Для этого выполните следующие действия:

• Теперь из вкладки «Внешние данные» в разделе “Экспортировать” вы должны нажать на опцию “Слово”.
• Здесь откроется мастер экспорта «Экспорт: файл RTF».
• В мастере экспорта необходимо указать имя конечного файла.
• Помните, что этот помощник всегда экспортировать отформатированные данные, Значит, чтобы увидеть текстовый документ после завершения процедуры извлечения данных необходимо установить флажок «Откройте файл назначения в конце операции экспорта».

• Если перед запуском этой процедуры вы выбрали записи, которые хотите экспортировать, то вы должны установить флажок «Экспортировать только выбранные записи» это на случай, если вы не хотите извлекать всю информацию из таблица, отчет или запрос.
• Следующее, что нужно будет нажать на “Принять”.
• Если целевой документ существует, необходимо нажать “Да” так что ты можешь перезаписать файл, а если нет, то просто выберите “Не” для переименовать файл назначения а затем щелкните “Принять”.
• После всего этого Access полностью экспортирует данные и автоматически открывать слово документ, это будет зависеть от функций, которые были активированы ранее. Пользователь также может просматривать статус операции на странице мастера.

Как данные Access выглядят в документе Word? Понять результат экспорта

Однажды все необходимую информацию в Word, очень важно уметь понять результат, который там был получен. Возможность понять это поможет вам определить причину возможной ошибки, которая там произошла.

Поэтому вот основные элементы, которые вы должны понимать в результате экспорта данных:

Название элементов

когда запрос, отчет, форма или таблица экспортируются, имена полей помещаются в первая строка таблицы в новом документе Word. когда экспортировать отчет о местоположении из имена полей в Word они будут различаться в зависимости от дизайна отчета.

Многозначные поля

В случае Доступ позволяет иметь разные значения в одном поле, поэтому эти поля экспортируются в один столбец в Word, и значения будут найдены разделенных запятыми (,).

Изображения, объекты и вложения

В случае графических элементов, таких как логотипы, вложения, данные из полей объекта OLE и изображения которые являются частью исходных данных они не будут экспортированы в Word.

Графика

В случае объектов Microsoft Graph они не экспортируются.

Выражения

Выражения не собираются экспорт в текстовый документ, только в этом случае экспортирует результаты выражений.

Подформы и подтаблицы

когда экспортировать форму или таблицу, будет экспортироваться только основной, то есть подчиненные формы и дочерние листы не. Чтобы получить экспорт их Это необходимо повторить процесс экспорт для каждого из них.