Создание книги в excel работа с листами книги

Создание книги

Книга — это файл, который содержит один или несколько листов для упорядочения данных. Можно создать пустую книгу или воспользоваться шаблоном.

Создание книги

1. Откройте Excel.

2. Выберите элемент Пустая книга или нажмите клавиши CTRL+N.  

3. Начните вводить текст.

Создание книги на основе шаблона

1. Откройте вкладку Файл и выберите пункт Создать.

2. Откройте шаблон двойным щелчком.

3. Щелкните и начните вводить текст.

Откройте новую пустую книгу.

1. Откройте вкладку Файл.

2. Щелкните Создать.

3. В разделе Доступные шаблоны дважды щелкните элемент Пустая книга.

   Сочетание клавиш. Чтобы быстро создать пустую книгу, вы также можете нажать клавиши CTRL+N.

Советы: 

• По умолчанию новые книга содержит три листа, но их количество можно изменить.

  Дополнительные сведения см. в статье Изменение количества листов в новой книге.

• При необходимости также можно добавить и удалить листы.

  Дополнительные сведения о добавлении и удалении листов см. в статье Вставка и удаление листов.

Создание книги на основе существующей

1. Откройте вкладку Файл.

2. Щелкните Создать.

3. В разделе Шаблоны щелкните Из существующего документа.

4. В диалоговом окне Создание из имеющейся книги выберите диск, папку или адрес в Интернете, где находится книга, которую требуется открыть.

5. Щелкните книгу, а затем нажмите кнопку Создать.

Создание книги на основе шаблона

1. Откройте вкладку Файл.

2. Щелкните Создать.

3. Выполните одно из указанных ниже действий.

   • Чтобы использовать один из образцов шаблонов, доступных в Excel, в разделе Доступные шаблоны щелкните Образцы шаблонов, а затем дважды щелкните нужный шаблон.

   • Чтобы выбрать один недавно использовавшихся шаблонов, щелкните Последние шаблоны, а затем дважды щелкните нужный шаблон.

   • Чтобы использовать собственный шаблон, в разделе Мои шаблоны, а затем на вкладке Личные шаблоны в диалоговом окне Создать дважды щелкните нужный шаблон.

     Примечание: Вкладка Личные шаблоны содержит созданные вами шаблоны. Если вы не видите шаблон, который хотите использовать, убедитесь, что он находится в правильной папке. Пользовательские шаблоны обычно хранятся в папке Шаблоны (стандартный путь в Windows Vista: C:Пользователиимя_пользователяAppDataLocalMicrosoftШаблоны; стандартный путь в Microsoft Windows XP: C:Documents and Settingsимя_пользователяApplication DataMicrosoftШаблоны).

Совет: Другие шаблоны книг можно скачать с сайта Microsoft Office.com. В разделе Доступные шаблоны щелкните Шаблоны Office.com, выберите определенную категорию и дважды щелкните шаблон, который хотите скачать.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

См. также

Вставка и удаление листов

Книга
Microsoft Excel представляет собой файл,
содержащий один или несколько листов,
которые можно использовать для организации
разнообразной взаимосвязанной информации.
Чтобы создать книгу, можно открыть
пустую книгу. Кроме того, можно создать
книгу на основе уже существующей книги,
шаблона книги по умолчанию или другого
шаблона.

Выберите
необходимое действие

• Открытие
  новой пустой книги

• Создание
  книги на основе существующей

• Создание
  книги на основе шаблона

Открытие
новой пустой книги

1. Откройте
   вкладку Файл.

1. Нажмите
   кнопку Создать.

2. В
   группе Доступные
   шаблоны дважды
   щелкните элемент Новая
   книга.

Клавиши
быстрого доступа  Чтобы быстро
создать пустую книгу, можно нажать
сочетание клавиш CTRL+N.

СОВЕТЫ

• По
  умолчанию новая книга включает три
  листа, но количество листов в новой
  книге можно изменить.

• Кроме
  того, при необходимости листы можно
  добавить или удалить.

 К
НАЧАЛУ СТРАНИЦЫ

Создание
книги на основе существующей

1. Откройте
   вкладку Файл.

1. Нажмите
   кнопку Создать.

2. В
   списке Шаблоны щелкните
   элемент Из
   существующего документа.

3. В
   диалоговом окне Создание
   из имеющейся книги выберите
   диск, папку или адрес в Интернете, где
   находится книга, которую требуется
   открыть.

4. Выберите
   книгу и нажмите кнопку Создать.

 К
НАЧАЛУ СТРАНИЦЫ

Создание
книги на основе шаблона

1. Откройте
   вкладку
   Файл.

1. Нажмите
   кнопку
   Создать.

2. В
   списке
   Доступные
   шаблоны
   выберите
   пункт
   Образцы
   шаблонов
   илиМои
   шаблоны.

3. Выполните
   одно из указанных ниже действий.

   • Чтобы
     воспользоваться образцом шаблона, по
     умолчанию установленным вместе с
     Excel, в списке
     Доступные
     шаблоныдважды
     щелкните нужный шаблон.

   • Чтобы
     использовать собственный шаблон, на
     вкладке
     Личные
     шаблоны
     дважды
     щелкните нужный шаблон.

 ПРИМЕЧАНИЕ.

На вкладке
Личные
шаблоны
указываются
созданные

пользователем
шаблоны. Если нужный шаблон не отображается,
проверьте, находится ли он в соответствующей
папке. Пользовательские шаблоны обы

чно
хранятся в папке Templates
(в
Microsoft
Windows
XP
— C:Documents
and
Settingsимя_пользователяApplication
DataMicrosoftTemplates,
в Microsoft
Windows
Vista
C:Usersимя_пользователяAppDataLocalMicrosoftTemplates).Совет
Дополнительные
шаблоны книг можно загрузить с веб-сайта
Office.com. В разделе
Доступные
шаблоны
на
вкладке Шаблоны
Office.com выберите
категорию шаблона и дважды щелкните
шаблон, который необходимо загрузить

33) АБСОЛЮТНЫЕ И ОТНОСИТЕЛЬНЫЕ АДРЕСА ЯЧЕЕК

При
копировании или перемещении формулы в
другое место таблицы необходимо
организовать управление формированием
адресов исходных данных. Поэтому в
электронной таблице при написании
формул наряду с введенным ранее понятием
ссылки используются понятия относительной
и абсолютной ссылок.

Абсолютная
ссылка —
это не изменяющийся при копировании и
перемещении формулы адрес ячейки,
содержащий исходное данное (операнд).

Для
указания абсолютной адресации вводится
символ $. Различают два типа абсолютной
ссылки: полная и частичная.

Полная
абсолютная ссылка указывается,
если при копировании или перемещении
адрес клетки, содержащий исходное
данное, не меняется. Для этого символ $
ставится перед наименованием столбца
и номером строки.

Пример 14.9.
$B$5; $D$12 — полные абсолютные ссылки.

Частичная
абсолютная ссылка указывается,
если при копировании и перемещении не
меняется номер строки или наименование
столбца. При этом символ $ в первом случае
ставится перед номером строки, а во
втором — перед наименованием столбца.

Пример В$5,
D$12 — частичная абсолютная ссылка, не
меняется номер строки; $B5, $D12 — частичная
абсолютная ссылка, не меняется наименование
столбца.

Относительная
ссылка —
это изменяющийся при копировании и
перемещении формулы адрес ячейки,
содержащий исходное данное (операнд).
Изменение адреса происходит по правилу
относительной ориентации клетки с
исходной формулой и клеток с операндами.

Форма
написания относительной ссылки совпадает
с обычной записью.

Особенность
копирования формул в Excel – программа
копирует формулы таким образом, чтобы
они сохранили свой смысл и в новой копии,
т.е. что она правильно будет работать и
в новой ячейке

Рассмотрим
правило относительной ориентации ячейки
на примере.

Пример
2.6 В
ячейке В4 находилась формула = В2+В3. При
копировании ее в ячейку С4 формула
приобретает вид =С2+С3

При
копировании в ячейку В7 формула приобретает
вид =В5+В6.

Общее
правило: если формула копируется на N
строк вниз, то Excel добавляет ко всем
используемым номерам строк число N. Если
формула копируется на M столбцов правее,
то все используемые в ней буквенные
обозначения столбцов смещаются на М
позиций вправо.

При
копировании можно предотвратить
изменение формулы, если записать
абсолютную ссылку на ячейку ($). Если
требуется, чтобы не менялся номер строки
или столбца, то применяют частичную
абсолютную ссылку.

Ссылка
на именованную ячейку (диапазон) всегда
является абсолютной!

Все
сказанное выше относится и к адресам
диапазонов. Однако следует помнить, что
диапазон задается адресами угловых
ячеек. При простановке знаков $ при
копировании необходимо знак $ ставить
при координатах обоих угловых ячеек.

Если
ссылка на ячейку была введена методом
щелчка на
соответствующей ячейке, выбрать один
из четырех возможных вариантов абсолютной
и относительной адресации можно нажатием
клавиши F 4.

Существует
особенность ввода
упорядоченных данных,
расположенных в столбцах или строках.
Если столбец (строка) имеет заголовок
(любой), обратиться к ячейкам этого
столбца можно по имени столбца данных.
При вычислениях в формулу будет
подставлено значение из соответствующей
ячейки именованного столбца. Аналогично
для строк.

Относительная
адресация ячеек действует при копировании
формул. При перемещении адреса ячеек
остаются без изменения, и при этом могут
происходить ошибки в формулах.

35
Основное
меню Microsoft Excel

Основные
команды главного меню

В
данном подразделе мы рассмотрим состав
и порядок использования главного меню
Excel. По умолчанию оно расположено в
верхней части окна программы под строкой
заголовка. С помощью команд главного
меню можно получить доступ ко всем
инструментам программы.

Итак,
главное меню Excel содержит следующие
пункты: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат,
Сервис, Данные, Окно и Справка. Далее мы
рассмотрим наиболее часто используемые
команды главного меню.

Меню
Файл

Большинство
пунктов меню Файл предназначено для
выполнения определенных действий с
текущим документом. Остальные команды
позволяют создавать, открывать и искать
файлы, а также выходить из программы.

Команда
Создать (она вызывается также сочетанием
клавиш Ctrl+N) используется для создания
нового документа Excel, а Открыть (для ее
активизации можно воспользоваться
комбинацией Ctrl+O) – для открытия созданного
ранее документа. При выборе пункта
Открыть появляется диалоговое окно
Открытие документа, в котором указывается
путь к требуемому файлу.

Чтобы
закрыть текущий документ, следует
воспользоваться командой Закрыть или
Выход. В первом случае будет закрыт
текущий документ, во втором – одновременно
с закрытием документа будет произведен
выход из Excel.

Для
сохранения внесенных в рабочую книгу
изменений предназначена команда
Сохранить. Если пользователь после
редактирования документа не сохранил
их, то при закрытии файла система выдаст
соответствующий запрос, при положительном
ответе на который изменения будут
сохранены, а при отрицательном – нет.

С
помощью команды Сохранить как
осуществляется сохранение текущего
документа в отдельном файле под другим
именем. При этом на экране отображается
окно Сохранение документа, в котором
указывается путь для сохранения, имя
файла и его тип (текстовый, веб-страница,
Excel-файл и др.). Данная команда обычно
используется для отдельного сохранения
изменений, внесенных в текущий документ.
Например, имеется файл Primer.xls. По каким-либо
причинам вам требуется внести в него
изменения, но при этом сохранить
первоначальный вариант документа. Для
этого рекомендуется выполнить следующие
действия.

1.
Открыть файл Primer.xls.

2.
Внести в документ требуемые изменения.

3.
Выполнить команду главного меню Файл
→ Сохранить как.

4.
В окне Сохранение документа указать
путь для сохранения, ввести в поле Имя
файла значение, отличное от Primer (например,
Primerl), а в поле Тип файла из раскрывающегося
списка выбрать вариант Книга Microsoft Excel
(это значение будет предложено по
умолчанию).

5.
Нажать кнопку Сохранить. В результате
внесенные в документ Primer.xls изменения
будут сохранены в отдельном файле –
Primerl.xls.

Возможности
программы предусматривают сохранение
текущего документа в виде веб-страницы.
Помимо использования команды Сохранить
как, это также можно сделать с помощью
пункта меню Сохранить как веб-страницу.
При его выборе открывается окно, в
котором указывается путь для сохранения
и имя файла.

Реализована
возможность предварительного просмотра
веб-страницы – для этого следует
воспользоваться командой Файл →
Предварительный просмотр веб-страницы.
При ее выполнении открывается окно
интернет-обозревателя, в котором
отображается предполагаемое представление
текущего документа в формате НТМ.

При
выборе в меню Файл пункта Параметры
страницы осуществляется переход в режим
просмотра и редактирования параметров
страницы текущего документа. При
выполнении данной команды на экран
выводится окно Параметры страницы (рис.
2.1).

Рис.
2.1. Настройка параметров страницы

На
вкладке Страница данного окна выбирается
ориентация страниц (книжная или
альбомная), указывается масштаб выводимого
на печать документа, а также размер
применяемой бумаги и качество печати.
С помощью вкладки Поля определяются
размеры верхнего, нижнего, левого и
правого полей документа, а также верхнего
и нижнего колонтитулов. На этой же
вкладке можно задать способ центрирования
данных на странице. Вкладка Колонтитулы
позволяет с помощью соответствующих
параметров установить порядок расстановки
колонтитулов. На вкладке Лист собраны
параметры, позволяющие выводить на
печать диапазон ячеек, сетку рабочего
листа, заголовки строк и столбцов,
примечания и другие элементы.

Команда
Предварительный просмотр предназначена
для просмотра документа непосредственно
перед выводом его на печать. Это позволяет
при необходимости своевременно
подкорректировать файл в тех случаях,
когда, например, видно, что страница
документа не помещается на печатном
листе бумаги.

Для
вывода текущего документа на печать
предназначена команда Печать. При ее
активизации открывается диалоговое
окно Печать, в котором настраиваются
параметры печати (рис. 2.2).

Рис.
2.2. Настройка параметров печати

В
верхней части окна указывается
используемый принтер и отображаются
некоторые его характеристики. Для
изменения параметров выбранного
устройства печати следует воспользоваться
кнопкой Свойства. С помощью областей
настроек Печатать и Вывести на печать
определяется фрагмент документа, который
требуется распечатать. Если необходимо
вывести на печать все страницы, то
следует установить переключатель в
положение все (это значение выбрано по
умолчанию). Если переключатель установлен
в положение страницы, то будут распечатаны
те страницы, которые указаны в полях с
и по. При необходимости печати выделенного
диапазона ячеек нужно установить
переключатель в положение выделенный
диапазон. Для печати вьщеленных листов
или всей рабочей книги следует выбрать
вариант выделенные листы или всю книгу
соответственно.

Возможности
программы предусматривают вывод на
печать любого количества копий документа.
Для этого нужно указать необходимое
значение в поле Число копий.

Для
перехода в режим просмотра и редактирования
свойств документа следует воспользоваться
командой Файл → Свойства. При ее
выполнении открывается диалоговое окно
свойств рабочей книги (рис. 2.3).

Рис.
2.3. Свойства документа

Вкладка
Общие данного окна содержит общую
информацию о редактируемом документе:
имя, тип файла, расположение на диске,
размер, дату создания и изменения и др.

С
помощью параметров, находящихся на
вкладке Документ, определяются свойства
рабочей книги, позволяющие ее
идентифицировать. В соответствующих
полях указывается название документа,
его тема, автор, руководитель и наименование
учреждения. При необходимости можно
отнести текущий файл к некоторой группе
документов с целью облегчения его
последующего поиска, для этого также
можно использовать значения полей
Ключевые слова и Заметки. Все параметры
данной вкладки заполняются с клавиатуры.

На
вкладке Статистика представлена
подробная информация о дате и времени
создания документа и внесения в него
последних изменений, а также о дате и
времени его открытия и последней
распечатки. Ниже указывается имя автора
изменений, внесенных в текущий документ,
и общее время его редактирования с
момента создания.

Вкладка
Состав содержит информацию о составных
частях документа. Обычно здесь приводится
перечень листов текущей книги Excel.

На
вкладке Прочие определяются значения
ряда прочих параметров, дополнительно
характеризующих документ.

Меню
Правка

Команды
меню Правка предназначены для отмены
произведенных действий, выполнения
операций с выделенными участками,
автоматического заполнения предварительно
выделенного диапазона, поиска требуемых
частей документа (чисел, слов, аббревиатур
и др.), замены одних фрагментов другими
и перехода в указанное место рабочей
книги.

Для
отмены последних выполненных действий
следует воспользоваться командой Правка
→ Отменить (ее название может изменяться
в зависимости от предварительно
выполненной операции, которую нужно
отменить, например Отменить ввод,
Отменить добавление фигуры). Если
выяснилось, что отмена того или иного
действия нецелесообразна, можно
воспользоваться командой Правка →
Повторить (ее название также может
изменяться по аналогии с командой
Отменить).

Пункт
Вырезать позволяет удалить из документа
выделенный фрагмент и поместить его в
буфер обмена, а команда Копировать –
скопировать в буфер выделенный фрагмент
без его удаления. Для вставки сохраненного
в буфере блока следует установить курсор
в требуемом месте документа и активизировать
команду Вставить (она доступна только
в том случае, если буфер обмена не
является пустым).

Команда
Специальная вставка позволяет поместить
в текущий документ внешний объект. Смысл
данной операции заключается в том, что
в место, где установлен курсор, можно
вставить из буфера обмена какой-либо
объект: документ Word или его фрагмент,
гиперссылку, рисунок и др. При активизации
данной команды открывается окно
Специальная вставка (рис. 2.4).

Рис.
2.4. Диалоговое окно Специальная вставка

В
области Как данного окна необходимо
выделить тип объекта, который должен
быть вставлен из буфера в документ. С
помощью расположенного слева переключателя
выбирается требуемый режим вставки.
Если переключатель установлен в положение
вставить, то в документ будет просто
вставлен объект из буфера обмена. Если
же выбран вариант связать, то будет
установлена связь с файлом данных. В
этом случае любые изменения в исходном
файле будут автоматически отражены в
документе.

Пункт
Вставить как гиперссылку предназначен
для вставки содержимого буфера обмена
в виде гиперссылки. Эта гиперссылка
будет помещена в то место рабочей
области, в котором в данный момент
установлен курсор.

Команды
Найти и Заменить предназначены
соответственно для поиска необходимого
элемента (числа, слова или словосочетания
и т. д.) и замены одного фрагмента другим.
При активизации любой из этих команд
на экране появляется окно Найти и
заменить, состоящее из вкладок Найти и
Заменить (рис. 2.5). Открывающаяся при
отображении окна вкладка соответствует
выбранному пункту меню (например, при
выполнении команды Правка → Заменить
будет открыта вкладка Заменить). При
этом допускается свободный переход с
одной вкладки на другую.

Рис.
2.5. Окно поиска и замены

С
помощью вкладки Найти осуществляется
поиск требуемого фрагмента. Для этого
необходимо в поле Найти с клавиатуры
ввести соответствующее значение и
нажать кнопку Найти далее. Если искомый
фрагмент встречается в нескольких
местах, то эту кнопку следует нажимать
последовательно до тех пор, пока не
будет просмотрен весь документ, о чем
система выдаст соответствующее сообщение.

На
вкладке Заменить (она открыта на рис.
2.5) в поле Найти вводится фрагмент,
который требуется найти с целью
последующей замены, а в поле Заменить
на – число либо текст, которым будет
заменен найденный фрагмент.

Для
перехода в режим расширенной настройки
параметров поиска и замены нужно нажать
кнопку Параметры.

Команды
подменю Заполнить предназначены для
быстрого заполнения предварительно
выделенного диапазона определенными
значениями. При активизации любой из
команд (Вниз, Вправо, Вверх или Влево)
выделенные ячейки будут заполнены в
соответствующем направлении тем
значением, которое находится в активной
ячейке. Кроме того, в программе реализована
возможность заполнения диапазона
значениями прогрессии. Для перехода в
данный режим нужно выполнить команду
Правка → Заполнить → Прогрессия – в
результате откроется окно, изображенное
на рис. 2.6.

Рис.
2.6. Настройка прогрессии

В
данном окне с помощью переключателя
Расположение устанавливается направление
прогрессии: по строкам или по столбцам
(в первом случае прогрессия будет
расположена вертикально, во втором –
горизонтально). С помощью переключателя
Тип выбирается тип прогрессии:
арифметическая, геометрическая, даты
или автозаполнение. При выборе значения
даты становится доступным расположенный
справа переключатель Единицы, с помощью
которого задается единица измерения:
день, рабочий день, месяц или год. Такую
прогрессию удобно применять, например,
при планировании рабочего времени, при
расчете заработной платы, а также в иных
случаях.

В
поле Шаг вводится величина шага
прогрессии. Это поле доступно для
редактирования только в том случае,
если переключатель Тип установлен в
любое положение, кроме автозаполнение,
а также при снятом флажке Автоматическое
определение шага. По умолчанию в поле
Шаг установлено значение 1.

В
поле Предельное значение при необходимости
можно указать предельное значение, при
достижении которого дальнейшее построение
прогрессии прекращается. Заполнение
данного поля не обязательно.

Построение
прогрессии в соответствии с установленными
параметрами инициируется нажатием
кнопки ОК. Кнопка Отмена предназначена
для выхода из данного режима без создания
прогрессии.

Меню
Вид

С
помощью команд, входящих в состав меню
Вид, осуществляется настройка представления
информации в окне Excel, а также управление
отображением панелей инструментов.

Пункты
Обычный, Разметка страницы и Структура
предназначены для включения соответствующих
режимов отображения документа.

Подменю
Панели инструментов содержит команды,
позволяющие управлять отображением
панелей инструментов в окне Excel.
Необходимость данного подменю обусловлена
тем, что одновременное отображение всех
имеющихся панелей нецелесообразно. В
связи с этим рекомендуется вывести на
экран только те из них, которые необходимы
при работе с текущим документом.
Большинству пользователей для выполнения
стандартных работ обычно достаточно
двух панелей: Стандартная и Форматирование
(они отображаются по умолчанию).

Переход
в режим просмотра и редактирования
панелей инструментов осуществляется
с помощью команды Панели инструментов
→ Настройка, при выполнении которой
открывается диалоговое окно Настройка
(рис. 2.7).

Рис.
2.7. Окно настройки панелей инструментов

На
вкладке Панели инструментов данного
окна можно управлять отображением
панелей инструментов (установка/снятие
флажка в области Панели инструментов
работает таким же образом, как активизация
команд подменю Панели инструментов).
При необходимости можно добавить новую
панель – для этого следует воспользоваться
кнопкой Создать. Кнопка Переименовать
позволяет переименовать панель, на
названии которой в данный момент
установлен курсор, а кнопка Удалить
предназначена для удаления панели из
списка. Кнопки Переименовать и Удалить
доступны, только если выделена одна из
созданных пользователем панелей (иначе
говоря, переименовывать и удалять
панели, изначально заложенные в программе,
нельзя).

На
вкладке Команды содержится перечень
категорий и список команд (кнопок),
соответствующих каждой из них. Для
добавления на панель инструментов той
или иной кнопки необходимо с помощью
мыши перетащить ее из списка команд в
требуемое место интерфейса. Если при
открытой данной вкладке установить
курсор на каком-либо элементе интерфейса
(кнопке панели инструментов, пункте
меню и т. п.), то на этой вкладке станут
доступны кнопки Описание и Изменить
выделенный объект. При нажатии кнопки
Описание появится краткая справочная
информация о выделенном объекте, а
кнопка Изменить выделенный объект
позволяет перейти в режим просмотра и
редактирования свойств выделенного
объекта (в данном режиме можно удалить
объект, изменить его имя, выбрать значок
для кнопки и др.).

На
вкладке Параметры осуществляется
настройка режима отображения меню и
панелей инструментов. Установка флажка
Стандартная панель и панель форматирования
в одной строке позволяет выводить эти
две панели не в разных строках, а в одной
друг за другом. Флажок Всегда показывать
полные меню дает возможность при открытии
любого меню видеть все входящие в него
команды, а не только те, которые
использовались недавно. При снятии
данного флажка становится доступным
флажок Показывать полные меню после
короткой задержки – если он установлен,
то полный состав меню будет показан не
сразу, а через некоторое время после
его открытия.

В
нижней части вкладки Параметры содержится
область настроек Другие. При установленном
флажке Крупные значки включается режим
отображения увеличенных кнопок на
панелях инструментов, его рекомендуется
применять пользователям с ослабленным
зрением. Флажок Отображать названия
шрифтов тем же шрифтом позволяет при
работе со списком Шрифт, который находится
на панели Форматирование, показывать
название шрифта так, как он будет
выглядеть в тексте (то есть названия
шрифтов будут представлять собой их
образцы). Установка флажка Отображать
подсказки для кнопок включает режим
отображения всплывающих подсказок для
кнопок панелей инструментов при
подведении к ним указателя мыши
(всплывающая подсказка представляет
собой краткое описание функциональности
кнопки, ее суть). При этом становится
доступным флажок Включить в подсказки
сочетания клавиш – если он установлен,
то в состав всплывающей подсказки будет
включена информация о комбинации клавиш,
нажатие которой аналогично щелчку на
выбранной кнопке. Из раскрывающегося
списка Эффект при выводе меню можно
выбрать способ вывода меню на экран при
его открытии: По умолчанию, Случайный
выбор, Развертывание, Соскальзывание
и Угасание.

Пункты
Строка формул и Строка состояния
управляют отображением строки формул
и строки состояния. По умолчанию каждый
из этих элементов интерфейса присутствует
в окне программы. Строка формул находится
в верхней части окна под панелями
инструментов. В данной строке можно
вводить и редактировать формулы, по
которым вычисляется то или иное значение.

Рассмотрим
следующий пример: в ячейку А1 с клавиатуры
введем число 10, в ячейку В2 – 15, а в ячейку
СЗ – 20. Затем установим курсор в ячейку,
например, D5 и в строке формул введем (с
клавиатуры либо с помощью команды
Вставка → Функция) выражение
=СУММ(А1;В2;СЗ), после чего нажмем клавишу
Enter. В результате в ячейке D5 отобразится
сумма чисел, содержащихся в ячейках Al,
В2 и СЗ, которая равна 45. Если мы теперь
изменим значение в любой из этих ячеек,
то содержимое ячейки D5 пересчитается
автоматически.

Что
касается строки состояния, то она
находится в нижней части интерфейса.
Ее удобно использовать, в частности,
для оперативного расчета суммы чисел,
находящихся в разных ячейках. Для этого
достаточно выделить область, содержащую
эти ячейки, – требуемый результат
отобразится в строке состояния.

С
помощью команды Колонтитулы формируются
и редактируются колонтитулы, которые
могут располагаться как в верхней, так
и в нижней части каждой страницы
документа.

Использование
команды Масштаб позволяет установить
требуемый масштаб отображения текущего
документа на экране. При выборе данного
пункта меню появляется окно Масштаб, в
котором с помощью соответствующего
переключателя задается необходимый
масштаб. Если предложенные варианты по
каким-либо причинам не устраивают
пользователя, можно ввести значение в
поле Произвольный. Внесенные изменения
вступают в силу после нажатия в данном
окне кнопки ОК.

Меню
Вставка

Команды
меню Вставка предназначены для вставки
в текущий документ ячеек, строк, столбцов,
листов, диаграмм, специальных символов,
разрывов, функций, примечаний, рисунков,
гиперссылок и т. д.

С
помощью пункта Ячейки можно вставить
в любое место рабочего листа (туда, где
установлен курсор) ячейку, строку или
столбец. При активизации данной команды
открывается окно, показанное на рис.
2.8.

Рис.
2.8. Окно Добавление ячеек

В
данном окне с помощью соответствующего
переключателя указывается, что именно
требуется добавить. При этом ячейки
можно вставлять со сдвигом вправо или
вниз.

Вставку
строк и столбцов можно выполнять также
с помощью команд Вставка → Строки и
Вставка → Столбцы соответственно.

В
текущую книгу Excel можно вставлять листы.
Для этого предназначена команда Вставка
→ Лист. При ее выполнении в рабочей
книге появится новый лист, которому по
умолчанию будет присвоено имя ЛистИ,
где N – следующий порядковый номер
листа. С помощью команды Вставка →
Диаграмма осуществляется переход в
режим работы с диаграммами (его описание
приведено в разд. 3).

оманда
Вставка → Символ дает возможность
вставлять в ячейку символы и специальные
знаки. При активизации данной функции
на экране отображается окно Символ,
состоящее из вкладок Символы и Специальные
знаки. На вкладке Символы из раскрывающегося
списка Шрифт выбирается шрифт, символы
которого будут отображены в расположенной
ниже таблице. В этой таблице следует
выделить нужный символ и нажать кнопку
Вставить. На вкладке Специальные знаки
приводится перечень символов, которые
не вошли ни в одну из таблиц на вкладке
Символы.

Для
создания формул удобно использовать
команду Вставка → Функция. При ее
активизации открывается диалоговое
окно мастера функций (рис. 2.9), в котором
выполняется предварительная настройка
формулы.

Рис.
2.9. Мастер функций

Список
Категория данного окна содержит перечень
категорий, по которым сгруппированы
имеющиеся в системе функции. В области
Выберите функцию отображаются функции,
соответствующие активной категории.
При выборе любой функции в нижней части
окна отображается краткая подсказка,
характеризующая ее форму записи и
назначение.

Для
выбора требуемой функции следует
установить на нее курсор и нажать кнопку
ОК. В результате на экране отобразится
окно аргументов функции, в котором
завершается ее настройка (вводится
требуемое выражение и т. п.).

Команда
Примечание предназначена для вставки
произвольных комментариев. Порядок
создания и редактирования примечаний
рассматривается в разд. 3.

Пункты,
содержащиеся в подменю Рисунок, позволяют
вставить в текущий документ картинку,
рисунок, автофигуру, объект WordArt и
организационную диаграмму. При активизации
соответствующих команд данного подменю
на экране отображается либо окно выбора
объекта, либо окно, в котором требуется
по обычным правилам Windows указать путь
к вставляемому файлу.

Использование
команды Гиперссылка (она вызывается
также нажатием сочетания клавиш Ctrl+К)
целесообразно в случаях, когда в текущий
документ требуется вставить гиперссылку.
При активизации данной команды открывается
диалоговое окно Добавление гиперссылки
(рис. 2.10).

Рис.
2.10. Диалоговое окно Добавление гиперссылки

В
поле Текст данного окна вводится текст
гиперссылки, который будет соответствующим
образом выделен в тексте (по умолчанию
– синим цветом с подчеркиванием). С
помощью кнопки Подсказка на экран
выводится окно, в котором можно набрать
текст всплывающей подсказки (она будет
отображаться при подведении указателя
мыши к тексту гиперссьшки). Затем в поле
Адрес следует ввести адрес гиперссылки.

При
необходимости можно создать ссылку на
какое-либо место в текущем документе.
Для этого с помощью кнопки Закладка
нужно открыть окно Выбор места в
документе, в котором указать адрес
ячейки для гиперссьшки и нажать кнопку
ОК.

Меню
Формат

С
помощью команд, содержащихся в меню
Формат, выполняются операции по оформлению
документа.

Для
перехода в режим форматирования активной
ячейки (либо выделенного диапазона)
следует воспользоваться командой Формат
→ Ячейки, которая вызывается также
нажатием сочетания клавиш Ctrl+1. При
выполнении данной команды открывается
окно Формат ячеек, состоящее из шести
вкладок (рис. 2.11).

Рис.
2.11. Окно форматирования ячейки или
диапазона

На
вкладке Число выбирается требуемый
числовой формат ячейки и настраиваются
его параметры. При этом в поле Образец
отображается пример того, как будет
выглядеть содержимое ячейки.

Вкладка
Выравнивание предназначена для настройки
режимов отображения содержимого ячейки.
С помощью области Выравнивание
осуществляется горизонтальное и
вертикальное выравнивание содержимого
ячейки, требуемые варианты выбираются
из списков по горизонтали и по вертикали.
Если в списке по горизонтали выбрано,
например, значение по левому краю
(отступ), то становится доступным для
редактирования расположенное справа
поле отступ, в котором указывается
необходимая величина отступа. В области
Ориентация задается направление текста
(можно расположить текст в ячейке
вертикально или под произвольным углом).
Флажки переносить по словам, автоподбор
ширины и объединение ячеек собраны в
область настроек Отображение. При
установленном флажке переносить по
словам вводимый в ячейку текст будет
автоматически переноситься на следующую
строку при достижении правого края
ячейки. Установка флажка автоподбор
ширины позволяет уменьшить размер
символов шрифта таким образом, чтобы
содержимое ячейки помещалось в столбце.
Для объединения двух или более ячеек в
одну предназначен флажок объединение
ячеек (предварительно следует выделить
объединяемые ячейки).

На
вкладке Шрифт собраны параметры шрифта
текущей ячейки (либо группы выделенных
ячеек). В соответствующих полях выбирается
необходимый шрифт, устанавливается
способ его начертания и размер. В поле
Образец отображается пример того, как
будет выглядеть текст ячейки при заданных
параметрах.

С
помощью параметров, находящихся на
вкладке Граница, настраивается отображение
границ ячейки (или группы). В области
Линия, которая расположена в правой
части вкладки, устанавливается требуемый
тип линии границы и выбирается ее цвет.
В левой части вкладки определяется
область применения границ.

На
вкладке Вид при необходимости можно
выбрать цвет фона текущей ячейки (либо
группы ячеек), а также узор, которым она
будет оформлена. В поле Образец
отображается результат применения
выбранных параметров.

На
вкладке Защита с помощью флажков
Защищаемая ячейка и Скрыть формулы
осуществляется защита ячейки от
несанкционированного доступа
(редактирования, удаления и т. д.). Следует
отметить, что использование данной
возможности имеет смысл только в том
случае, если действует защита листа
(для этого предназначена команда главного
меню Сервис → Защита → Защитить лист).

С
помощью команд подменю Формат → Строка
и Формат → Столбец выполняется
форматирование текущей строки и столбца
соответственно (текущими считаются
строка и столбец рабочей области, на
пересечении которых установлен курсор).
При выборе пункта Высота (Ширина)
открывается окно, в котором указывается
требуемая высота строки (ширина столбца).
Функции автоподбора предназначены для
автоматической установки высоты строки
или ширины столбца, которая определяется
количеством содержимого самой заполненной
ячейки выделенного диапазона. С помощью
команд Скрыть и Отобразить можно
соответственно скрыть из области
просмотра и вновь отобразить текущую
строку либо столбец (при этом скрытые
данные все равно будут участвовать в
расчетах).

Пункты
подменю Формат → Лист позволяют управлять
отображением текущего листа, его
переименованием и выбором подложки
(фона). При выполнении команды Формат →
Лист → Подложка открывается диалоговое
окно Подложка, в котором по обычным
правилам Windows следует указать путь к
требуемому файлу.

Команда
Формат → Стиль используется для
применения к ячейке либо выделенной
группе ячеек выбранного стиля. При
выполнении данной команды появляется
окно Стиль, в котором настраиваются
параметры стиля, выбранного из
раскрывающегося списка Имя стиля.

Возможности
программы предусматривают выполнение
автоматического форматирования
выделенного диапазона (таблицы) в
соответствии с выбранным образцом.
Выбор образца осуществляется в окне
Автоформат (рис. 2.12), которое отображается
на экране при выполнении команды Формат
→ Автоформат.

Рис.
2.12. Диалоговое окно Автоформат

В
данном окне содержится перечень имеющихся
в системе образцов форматирования. Для
выбора образца необходимо выделить его
и нажать кнопку ОК. Не стоит забывать,
что предварительно на рабочем листе
должен быть выделен диапазон (таблица).
Чтобы отменить примененное ранее
автоматическое форматирование, следует
выбрать в окне Автоформат образец Нет
(он находится в самом конце списка, и
чтобы его увидеть, нужно воспользоваться
полосой прокрутки).

Меню
Сервис

Рассмотрим
пункты меню Сервис, в состав которого
входят сервисные функции системы, и
остановимся на наиболее часто используемых
из них.

С
помощью команды Орфография (она вызывается
также нажатием клавиши F7) можно проверить
документ на наличие в нем орфографических,
грамматических и стилистических ошибок.
При активизации команды происходит
автоматическое позиционирование на
первой с начала документа ошибке с
одновременным открытием окна Орфография,
в верхней части которого находится
фрагмент текста, содержащий ошибку, а
в нижней – варианты ее исправления.
Нажатием кнопки Параметры открывается
одноименное окно, в котором настраивается
режим проверки (параметры данного окна
идентичны содержимому вкладки Орфография
окна настройки программы, которое
открывается при выполнении команды
Сервис → Параметры).

Одной
из важнейших команд программы является
Сервис → Параметры. С ее помощью
выполняется переход в режим настройки
параметров работы Excel.

Внимание!

Перед
тем как приступить к эксплуатации
программы, следует просмотреть и при
необходимости отредактировать параметры
ее работы. Несмотря на то что предложенные
по умолчанию значения удовлетворяют
потребностям большинства пользователей,
это будет не лишним – возможно, вы
обнаружите, что те или иные настройки
целесообразно изменить.

Окно
настройки параметров Excel показано на
рис. 2.13. Оно состоит из множества вкладок.
Мы не будем подробно рассматривать
каждую из них, а остановимся лишь на
наиболее важных для начинающего
пользователя.

Рис.
2.13. Настройка параметров Excel

На
вкладке Вид настраивается отображение
элементов интерфейса Excel. С помощью
области настроек Отображать управляют
выводом на экран области задач, строки
формул, строки состояния и кнопок
открытых в данный момент окон Excel на
Панели задач Windows.

Переключатель
Примечание позволяет определить порядок
вывода примечаний (они формируются с
помощью команды главного меню Вставка
→ Примечание или пункта контекстного
меню Добавить примечание). Возможен
выбор одного из трех вариантов: не
отображать (в этом случае примечание
не показывается), только индикатор
(отображается лишь индикатор примечания
в виде маленького красного треугольника
в правом верхнем углу ячейки, а текст
примечания показывается только при
подведении к данной ячейке указателя
мыши) или примечание и индикатор
(отображается и индикатор, и текст
примечания). В большинстве случаев
рекомендуется установить данный
переключатель в положение только
индикатор (это значение используется
по умолчанию).

Аналогичным
образом настраивается отображение
графических объектов. Для этого
предназначен переключатель Объекты.
Возможные значения – отображать, только
очертания или не отображать.

Параметры
отображения активного окна задаются с
помощью области настроек Параметры
окна. При установленном флажке формулы
в ячейках будут отображаться сами
формулы, а не их значения. Включить/выключить
отображение сетки на экране позволяет
флажок сетка. Если установлен флажок
нулевые значения, то в ячейках, содержащих
нулевое значение, будет выводиться 0
(при снятии данного флажка в таких
ячейках ничего не будет отображаться).
Флажок заголовки строк и столбцов
предназначен для управления отображением
заголовков строк, расположенных в левой
части рабочей области (обозначены
цифрами), и заголовков столбцов,
находящихся над ячейками (обозначены
латинскими буквами). Флажок символы
структуры используется для вывода на
экран символов структуры (они отображаются
слева от номеров строк и предназначены
для облегчения навигации по документу).
Включение/выключение отображения
горизонтальной и вертикальной полос
прокрутки выполняется с помощью флажков
горизонтальная полоса прокрутки и
вертикальная полоса прокрутки. При
установленном флажке ярлычки листов
слева внизу рабочей области будут
отображаться ярлыки листов (по умолчанию
Лист1, Лист2 и ЛистЗ). Для включения режима
автоматического разбиения текущего
документа на страницы следует установить
флажок авторазбиение на страницы. Из
раскрывающегося списка Цвет линий сетки
можно выбрать любой цвет сетки рабочего
листа программы. По умолчанию в данном
поле установлено значение Авто, при
котором цвет сетки Excel определяется в
соответствии с настройками Windows.

С
помощью параметров, находящихся на
вкладке Вычисления, настраиваются
параметры вычислений в документах
Excel. По умолчанию переключатель Вычисления
установлен в положение автоматически
– при этом результат расчета по формуле
будет пересчитываться автоматически
при каждом изменении формулы или исходных
данных.

Параметры
редактирования данных на листе задаются
на вкладке Правка. Чтобы была возможность
изменять содержимое ячейки непосредственно
в ней (после двойного щелчка левой
кнопкой мыши), а не только в строке
формул, следует установить флажок Правка
прямо в ячейке. При установленном флажке
Перетаскивание ячеек можно перемещать
и копировать данные путем перетаскивания
ячеек указателем мыши.

Если
установлен флажок Предупреждать перед
перезаписью ячеек, то при перетаскивании
перед заменой содержащейся в ячейке
информации новой на экран будет выводиться
соответствующее предупреждение. Этот
флажок доступен только при установленном
флажке Перетаскивание ячеек.

При
снятом флажке Переход к другой ячейке
после ввода курсор остается на месте
после нажатия клавиши Enter по окончании
редактирования (ввода) текста ячейки.
Если же данный флажок установлен, то
становится доступным поле в направлении,
в котором указывается направление
перемещения курсора после нажатия
клавиши Enter. Например, если в данном
списке выбрано значение Вниз (оно
установлено по умолчанию), то после
нажатия на клавиатуре клавиши Enter курсор
автоматически переместится в расположенную
ниже ячейку.

С
помощью флажка Фиксированный десятичный
формат при вводе и поля десятичных
разрядов задаются формат и разрядность,
которые автоматически устанавливаются
в ячейке после ввода в нее числа и нажатия
клавиши Enter. Если установить данный
флажок и ввести в поле десятичных
разрядов значение 2, то после ввода в
ячейку числа 155 и нажатия клавиши Enter
будут автоматически отделены запятой
два последних символа этого числа –
1,55. Если же при установленном флажке в
поле десятичных разрядов ввести значение
3, то число 155 будет выведено как 0,155.

С
помощью флажка Расширять форматы и
формулы в списках включается режим, при
котором к добавленным в конец списка
ячейкам будет применено то же
форматирование, что и к остальной части
списка (формулы также будут скопированы).
Однако следует отметить, что выполнение
данного действия возможно только в том
случае, если как минимум три из пяти
последних ячеек имеют одинаковое
форматирование либо содержат идентичные
формулы (или и то и другое сразу).

Флажок
Автоматический ввод процентов используется
для правки ячеек, которым задан процентный
формат (формат ячеек выбирается на
вкладке Число окна Формат ячеек, которое
открывается командой Формат → Ячейки).
При установке данного флажка все числа
меньше 1, введенные в ячейки с процентным
форматом, будут автоматически умножаться
на 100.

На
вкладке Общие, как нетрудно догадаться,
настраиваются общие параметры работы
Excel. В области Параметры определяется
порядок вывода на экран, просмотра и
открытия документа. При снятом флажке
Стиль ссылок R1C1 заголовки столбцов
обозначаются латинскими буквами в
алфавитном порядке (от А до IV), а при
установленном – цифрами (от 1 до 256). С
помощью соответствующих флажков можно
определить размер списка открывавшихся
ранее файлов, установить режим заполнения
свойств документа при его сохранении,
а также включить режим звукового
сопровождения событий. Остальные
параметры данной вкладки позволяют
ввести количество листов, содержащихся
в создаваемой книге, выбрать стандартный
шрифт, применяемый в документе по
умолчанию, ввести новое или изменить
имеющееся имя пользователя и др.

На
вкладке Переход из раскрывающегося
списка Сохранять файлы Excel как выбирается
формат сохранения документов, который
будет применяться по умолчанию. В поле
Клавиша перехода в меню Microsoft Excel
указывается клавиша, при нажатии которой
будет выполняться позиционирование на
пункте Файл главного меню программы
(иначе говоря, при нажатии данной клавиши
можно перейти в главное меню без помощи
мыши).

Вкладка
Списки содержит перечень системных
списков. Кроме них, возможности программы
предусматривают формирование
пользовательских списков. Для этого
следует с клавиатуры ввести в поле
Элементы списка составляющие создаваемого
списка, после чего нажать кнопку Добавить.
В результате полученный список отобразится
в левой части вкладки в поле Списки.

Используя
вкладку Диаграмма, можно настроить
параметры вывода на экран активной
диаграммы текущего документа, а также
определить содержимое всплывающих
подсказок, отображающихся при подведении
указателя мыши к элементам диаграммы.

С
помощью параметров, содержащихся на
вкладке Цвет, выполняется настройка
используемой цветовой палитры.

Команда
Сервис → Параметры автозамены позволяет
установить режимы автоматического
исправления текста в процессе его ввода,
сохранения наиболее часто используемых
элементов текста с целью облегчения
его последующего ввода, а также настройки
автоматического форматирования текста.
При выполнении данной команды отображается
диалоговое окно Автозамена, в котором
на вкладках Автозамена, Автоформат при
вводе, Автотекст и Смарт-теги выполняются
необходимые действия. Более подробно
механизм автозамены описан в разд. 3.

С
помощью команды Сервис → Настройка
осуществляется переход в режим настройки
панелей инструментов. При выполнении
данной команды открывается диалоговое
окно Настройка (см. рис. 2.7), которое было
описано ранее.

21

Презентация

Во втором занятии рассмотрено создание новой книги, открытие и сохранение. Пользователь узнает способы быстрого перемещения по листу, осуществления поиска данных и их замену, а также хитрости управления листами.

Навыки MOS 77-420

Название навыка	Номер навыка
Создание чистой рабочей книги	1.1.1
Создание чистой рабочей книги	1.1.2
Создание чистой рабочей книги	1.1.5
Поиск данных в книге	1.2.1
Изменение порядка листов	1.2.3
Демонстрация использования GoTo	1.2.4
Демонстрация использования NameBox	1.2.5
Изменение цвета закладки	1.3.1
Сокрытие листа	1.4.1
Сохранение книги в альтернативный формат файла	1.5.2
Сохранение файлов в удаленных местах	1.5.8
Поиск и замена данных	2.1.2

Теория:

Создание рабочих книг. Открытие и сохранение книги

Видеоверсия

Текстовая версия

Навигация по рабочим листам и книгам

Видеоверсия

Текстовая версия

Управление рабочими листами

Видеоверсия

Текстовая версия

Поиск и замена данных

Видеоверсия

Текстовая версия

Флешкарты

Так называемые карты памяти, смотрите на карту и пытаетесь ответить, по клику на карту отобразится правильный ответ. Карты памяти хороши для запоминания ключевых позиций занятия. Все занятия данного курса снабжены картами памяти.

Практика

В практической части вы найдете задания по прошедшему занятию. После их выполнения у вас есть возможность сравнить свой вариант с подготовленным лектором ответом. Настоятельно рекомендуется смотреть решение только после того, как вы выполнили задание самостоятельно. Для некоторых заданий есть небольшие подсказки

Задание 1. Работа с существующей книгой и листами

Задание 2. Приобретение навыков навигации по рабочим листам книги

Задание 3. Приобретение навыков управления рабочими листами книги

Задание 4. Групповая работа с листами в книге

Тест

Полезное

Одновременный ввод данных на несколько листов в Excel

Секреты поиска в Excel

Создание и выполнение

основных операций

с рабочей книгой

Microsoft Excel и

ее листами.

Печать книг и

ее элементов

Автор: учитель информатики Прутко Иван Владимирович

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ        

СОЗДАНИЕ И ВЫПОЛНЕНИЕ ОСНОВНЫХ ОПЕРАЦИЙ С РАБОЧЕЙ КНИГОЙ MICROSOFT EXCEL        

Основные элементы электронной таблицы        

Особенности экранного интерфейса программы Microsoft Excel        

Создание новой рабочей книги        

Выполнение операций с книгами        

РАБОТА С ЛИСТАМИ КНИГИ        

Операции над листами рабочей книги        

ПЕЧАТЬ КНИГ И ЕЕ ЭЛЕМЕНТОВ        

Предварительный просмотр и печать таблицы Excel        

Параметры печати        

Печать рабочих листов книги Excel        

ЗАКЛЮЧЕНИЕ        

ВВЕДЕНИЕ

Microsoft Excel (также иногда называется Microsoft Office Excel) – программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS. Она предоставляет возможности проведения экономико-статистических расчетов, графические инструменты и, за исключением Excel 2008 под Mac OS X, язык макропрограммирования VBA (Visual Basic для приложений). Microsoft Excel входит в состав Microsoft Office и на сегодняшний день Excel является одним из наиболее популярных приложений в мире.

В 1982 году Microsoft выпустила на рынок первый электронный табличный процессор Multiplan, который был очень популярен на CP/M системах, но на MS-DOS системах он уступал Lotus 1-2-3. Первая версия Excel предназначалась для Mac и была выпущена в 1985 году, а первая версия для Windows была выпущена в ноябре 1987 года. Lotus не торопилась выпускать 1-2-3 под Windows, и Excel с 1988 года начала обходить по продажам 1-2-3, что в конечном итоге помогло Microsoft достичь позиций ведущего разработчика программного обеспечения. Microsoft укрепляла свое преимущество с выпуском каждой новой версии, что имело место примерно каждые два года. Текущая версия для платформы Windows – Excel 12, также известная как Microsoft Office Excel 2007. Текущая версия для платформы Mac OS X – Microsoft Excel 2008.

Microsoft также решила использовать буквы XL как сокращённое название программы: иконка Windows-программы состоит из стилизованного изображения этих двух букв, а расширение файлов по умолчанию в Excel – .xls. В сравнении с первыми табличными процессорами Excel представляет множество новых функций пользовательского интерфейса, но суть остается прежней: как и в программе-родоначальнике, VisiCalc, ячейки расставляются в строки и столбцы и могут содержать данные или формулы с относительными или абсолютными ссылками на другие клетки.

Excel был первым табличным процессором, позволявшим пользователю менять внешний вид таблицы (шрифты, символы и внешний вид ячеек). Он также первым представил метод умного пересчета ячеек, когда обновляются только те ячейки, которые зависят от изменённых ячеек (раньше табличные процессоры либо постоянно пересчитывали все ячейки или ждали команды пользователя).

Начиная с 1993 года, в состав Excel входит Visual Basic для приложений (VBA), язык программирования, основанный на Visual Basic, позволяющий автоматизировать задачи Excel.

Версии для Windows и Windows NT:

1988 год – Excel 2.0 для Windows.

1990 год – Excel 3.0.

1992 год – Excel 4.0.

1993 год – Excel 5.0 (Office 4.2 и 4.3, также есть 32-битная версия только для Windows NT).

1995 год – Excel 7 для Windows 95 (включён в пакет Microsoft Office 95).

1997 год – Excel 97 (включён в пакет Microsoft Office 97).

1999 год – Excel 2000 (9) — Microsoft Office 2000.

2001 год – Excel 2002 (10) — Microsoft Office XP.

2003 год – Excel 2003 (11) — Microsoft Office 2003.

2007 год – Excel 2007 (12) — Microsoft Office 2007.

Цели работы:

• показать порядок создания рабочей книги Microsoft Excel и работы с ее листами;
• печать книги и ее элементов.

СОЗДАНИЕ И ВЫПОЛНЕНИЕ ОСНОВНЫХ ОПЕРАЦИЙ НАД РАБОЧЕЙ КНИГОЙ MICROSOFT EXCEL

Основные элементы электронной таблицы

Файл, с которым работает Excel, называется книгой. Книга, как правило, состоит из нескольких рабочих листов, которые могут содержать таблицы, тексты, диаграммы, рисунки.

Книга является хорошим организационным средством. Например, можно в одной книге собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем. Основа рабочего листа (рис. 1) представляет собой сетку из строк и столбцов. Ячейка образуется пересечением строки и столбца. Выделенная мышью ячейка (ячейки) называется активной (на рис. 1 активная ячейка выделена рамкой).

Рисунок 1. Элементы таблицы

Строка в рабочем листе идентифицируется именем (цифрой), которое появляется на левой стороне рабочего листа. Столбец в рабочем листе также идентифицируется именем (буквами латинского алфавита), которое появляется вверху рабочего листа.

Ячейка – основной элемент таблицы. Каждая ячейка определяется своим местом (адресом) в таблице – индексом столбца (A, В, С, …) и номером строки (1, 2, 3, …), на пересечении которых она находится. Например, ячейка в столбце А в первой строке носит название Al, а ячейка в том же столбце, но во второй строке – А2. Каждая ячейка содержит один элемент информации, будь то цифровое значение, текст или формула.

Особенности экранного интерфейса программы Microsoft Excel

После запуска программы на экране появляется стандартное Windows-окно. В центре этого окна располагается Рабочий лист, состоящий из отдельных ячеек.

Между панелью инструментов и рабочим полем располагается дополнительная строка (рисунок 2), которая называется Строкой формул.

Рабочее поле Excel состоит из ячеек, дающих пространственную привязку информации к рабочему листу. В левом верхнем углу рабочего поля на пересечении номеров строк и столбцов располагается особая кнопка Выделить все (рисунок 2), позволяющая выделить сразу весь документ.

Рисунок 2. Строка формул и кнопка Выделить все

Над вертикальной линейкой и справа у горизонтальной линейки прокрутки имеются особые полосы разделения окна (рис. 3), перемещение которых делит экран рабочей таблицы на подокна. Это удобно использовать при работе с большими таблицами, у которых данные частично находятся за пределами экрана. В этом случае можно зафиксировать в верхнем подокне «шапку» таблицы, а в нижнем прокручивать данные таблицы. Для удобства работы в таком варианте можно зафиксировать это разделение окон из меню Окно командой Закрепить области.

Рисунок 3. Полосы разделения окна

Excel позволяет хранить целый набор документов в виде одной электронной книги. В этой книге каждый из документов размещается на своем рабочем листе, ярлычок которого располагается в нижней левой части экрана (рис. 4).

Рисунок 4. Ярлычки Рабочих листов

Здесь же расположены кнопки прокрутки ярлычков рабочих листов:

	– переход к первому листу;
	– перемещение по книге назад;
	– перемещение по книге вперед;
	– переход к последнему листу.

Создание новой рабочей книги

Создание новой рабочей книги возможно двумя способами.

Первый способ:

1. Щелчком левой кнопки мыши развернуть меню Сервис, щёлкнуть левой кнопкой мыши по строке Параметры… и в появившемся окне щёлкнуть мышью по вкладке Общие (рис. 5). В окне Листов в новой книге установить требуемое количество листов в создаваемой книге и щёлкнуть по кнопке OK.

Рисунок 5. Установка требуемого количества листов в создаваемой книге

1. На панели инструментов Стандартная щёлкнуть по кнопке Создать.
2. Щелчком левой кнопки мыши развернуть меню Файл и щёлкнуть мышью по строке Сохранить как…. В появившемся окне щёлкнуть по стрелке окна Мои документы. В раскрывшемся меню щёлкнуть по строке с адресом вашего каталога, а затем в нижнем окне Имя файла вместо стандартного имени ввести имя файла создаваемой рабочей книги, после чего щёлкнуть по кнопке Сохранить. В последующем при работе с этим файлом такие действия не выполнять не нужно, если не требуется замена имени файла, достаточно периодически щёлкать по кнопке Сохранить на панели инструментов Стандартная.
3. На панели инструментов Стандартная щёлкнуть мышью по кнопке Открыть. В появившемся окне щёлкнуть по стрелке окна Мои документы. В раскрывшемся меню щёлкнуть по строке с адресом каталога, а затем щёлкнуть по кнопке Открыть.

На рисунке 6 показан порядок создания рабочей книги Excel.

Рисунок 6. Порядок создания рабочей книги Excel

Второй способ:

Переименовать стандартную рабочую книгу, которая открывается автоматически при загрузке программы MS Excel, и сохранить её в нужном каталоге. Для этого необходимо выполнить пункт 3 предыдущего способа. При применении этого способа потребуется добавление новых листов в книгу, так как стандартная книга содержит три листа.

Выполнение операций с книгами

Расположение рабочих книг. Если необходимо видеть на экране сразу все открытые книги, то с помощью команды Excel Окно/Расположить (рис. 7) можно расположить открытые рабочие книги на экране четырьмя способами (рис. 8).

Рисунок 5. Расположение рабочих книг

• рядом – рабочие книги открываются в маленьких окнах, на которые делится весь экран «плиточным» способом;
• сверху вниз – открытые рабочие книги отображаются в окнах, имеющих вид горизонтальных полос,
• слева направо – открытые рабочие книги отображаются в окнах, имеющих вид вертикальных полос;
• каскадом – рабочие книги (каждая в своем окне) «выкладываются» на экране слоями.

Рисунок 7. Способы расположения рабочих книг

На рисунке 8 представлено окно Excel, в котором книги расположены рядом.

Рисунок 8. Расположенные рядом рабочие книги

Переходы между рабочими книгами. Независимо от того, расположены ли на экране все открытые рабочие книги или они просто «уложены» друг на друга в порядке открытия, можно переходить от одной книги к другой. В Excel предусмотрено несколько быстрых способов перехода к нужной книге. Для этого можно использовать мышь, клавиши экстренного доступа или меню Excel Окно. Вот эти способы:

• щелкнуть на видимой части окна рабочей книги;
• нажать клавиши <Ctrl+F6> для перехода из окна одной книги в окно другой.
• открыть меню Excel Окно. В нижней его части содержится список открытых рабочих книг. Для перехода в нужную книгу необходимо щелкнуть по имени (рис. 9).

Рисунок 9. Переход из одной книги в другую

Копирование данных из одной рабочей книги в другую. С помощью команды Excel Копировать можно копировать данные из одной рабочей книги в другую.

Чтобы скопировать данные из одной рабочей книги в другую, необходимо открыть обе рабочие книги. Выделить данные в первой книге и щелкнуть на кнопке Копировать панели инструментов Стандартная переключиться в другую книгу, перейти в нужный рабочий лист и выделить ячейку, в которую предполагается вставить данные. Щелкнуть на кнопке Вставить панели инструментов Стандартная. Excel скопирует данные во вторую рабочую книгу.

Перенос данных между рабочими книгами. Эта процедура аналогична копированию данных. Отличие заключается в использовании другой кнопки. Здесь необходимо выделить данные в первой рабочей книге и щелкнуть на кнопке Вырезать панели инструментов Стандартная, чтобы извлечь данные. Перейдя в другую рабочую книгу, выделить нужную ячейку и щелкните на кнопке Вставить панели инструментов Стандартная. В результате Excel удалит данные из первой рабочей книги и вставит их во вторую.

Существует быстрый способ переноса данных рабочего листа (листов) между рабочими книгами. Он состоит в использовании метода «перетащить и опустить». Сначала нужно открыть книги, задействованные в операции переноса данных. Выбрать из меню Excel команду Окно/Расположить. В открывшемся диалоговом окне Расположение окон выбрать вариант рядом и щелкните на кнопке ОК. При этом необходимо видеть хотя бы небольшую часть окна каждой рабочей книги. Выделить ярлычок листа (листов), который нужно скопировать. Поместить указатель мыши поверх выделенного ярлычка листа, щелкнуть и, не отпуская кнопку мыши, перетащить ярлычок в окно другой рабочей книги. Когда кнопка мыши будет отпущена, лист будет «прописан» в новой (для него) рабочей книге.

Создание связей между рабочими листами и рабочими книгами. Excel позволяет использовать в таблице данные с других листов и из других таблиц.

Связывание – это процесс динамического обновления данных в рабочем листе на основании данных другого источника (рабочего листа или рабочей книги). Связанные данные отражают любые изменения, вносимые в исходные данные.

Связывание выполняется посредством специальных формул, которые содержат так называемые внешние ссылки. Внешняя ссылка может ссылаться на ячейку из другого рабочего листа той же рабочей книги или на ячейку любого другого рабочего листа любой другой рабочей книги. Например, связи между двумя листами достигается за счёт введения в один лист формулы связи со ссылкой на ячейку в другом листе.

Excel позволяет создавать связи с другими рабочими листами и другими рабочими книгами трех типов:

• ссылка на другой рабочий лист в формуле связывания с использованием ссылки на лист;
• ссылка на несколько рабочих листов в формуле связывания с использованием трехмерной ссылки;
• ссылка на другую рабочую книгу в формуле связывания. Формула связывания вводится в ячейку, в которой нужно получить результат.

Использование в формуле связывания ссылки на другой рабочий лист. При работе с большим количеством данных и создании многочисленных рабочих листов для хранения этих данных возникают ситуации, когда формула на одном рабочем листе использует данные из другого рабочего листа. Такие формулы весьма полезны, поскольку избавляют от необходимости хранить избыточные данные на многих рабочих листах.

Рабочая книга, содержащая формулу связывания, называется зависимой рабочей книгой, а рабочая книга, содержащая связываемые данные – исходной рабочей книгой.

Чтобы сослаться на ячейку в другом рабочем листе необходимо поставить восклицательный знак между именем листа и именем ячейки. Синтаксис для этого типа формул выглядит следующим образом: =ЛИСТ!Ячейка. Если лист имеет имя, то вместо обозначения лист следует использовать имя этого листа. Например, Отчет!B5.

Если имя содержит пробелы (например, Бюджет 99), то при создании ссылок на другие листы это имя необходимо заключать в одинарные кавычки.

Связывание нескольких рабочих листов. Часто встречаются ситуации, когда формула должна ссылаться на диапазон ячеек, включающий два или даже больше листов в рабочей книге. Обычно это происходит, когда создаются идентичные рабочие листы для распределения бюджета за разные периоды времени, для сведений о работе различных бригад или для сведений о продажах в различных регионах. У пользователя также могут быть разные рабочие листы, но их итоговые значения специально содержатся в ячейках с идентичными адресами. И все эти итоговые значения можно затем свести воедино для получения общего итога в одной формуле, содержащей ссылку на все эти листы и адреса ячеек.

В таких случаях Excel ссылается на диапазоны ячеек с помощью трехмерных ссылок. Трехмерная ссылка устанавливается путем включения диапазона листов (с указанием начального и конечного листа) и соответствующего диапазона ячеек. Например, формула, использующая трехмерную ссылку, которая включает листы от Лист1 до Лист5 и ячейки А4:А8, может иметь следующий вид: =SUM(ЛИСТ1:ЛИСТ5!А4:А8).

Трехмерные ссылки можно включить в формулу и другим способом. Для этого достаточно щелкнуть на рабочем листе, который нужно включить в формулу. Но сначала следует ввести формулу в ячейке, где необходимо получить результат. Когда дойдет очередь до использования трехмерной ссылки, необходимо щелкните на ярлычке первого листа, подлежащего включению в ссылку, затем нажать (и не отпускать) клавишу и щелкнуть на ярлычке последнего листа, подлежащего включению в ссылку. После этого выделить нужные ячейки. Завершив построение формулы, нужно нажать клавишу .

Связывание рабочих книг. Рабочая книга, содержащая формулу связывания, называется зависимой рабочей книгой, а рабочая книга, содержащая связываемые данные – исходной рабочей книгой.

Связь между двумя файлами достигается за счет введения в один файл формулы связи со ссылкой на ячейку в другом файле, файл, который получает данные из другого, называется файлом назначения, а файл, который предоставляет данные – файлом-источником.

Как только связь устанавливается. Excel копирует величину из ячейки в файле-источнике в ячейку файла назначения. Величина в ячейке назначения автоматически обновляется.

При ссылке на ячейку, содержащуюся в другой рабочей книге, используется следующий синтаксис: [Книга]Лист!Ячейка. Вводя формулу связывания для ссылки на ссылку из другой рабочей книги, необходимо использовать имя этой книги, заключенное в квадратные скобки, за которыми без пробелов должно следовать имя рабочего листа, затем восклицательный знак (!), а после него – адрес ячейки (ячеек). Например ‘C:Petrov[Журнал1.хls]Литература’!L3.

Обновление связей. Работая с несколькими рабочими книгами и формулам связывания, необходимо знать, как эти связи обновляются. Будут ли результаты формул обновляться автоматически, если изменить данные в ячейках, на которые есть ссылки в только в том случае, если открыты обе рабочие книги.

Если данные в исходной рабочей книге изменяются в тот момент, когда зависимая книга (которая содержит формулу связывания) закрыта, то связанные данные не обновляются немедленно. Открывая зависимую рабочую книгу следующий раз, Excel запросит подтверждение на обновление данных. Чтобы обновить все связанные данные в рабочей книге, следует выбрать ответ Да. Если имеются связи, которые обновляются вручную, или же пользователь сам хочет обновить связи, необходимо выбрать ответ Нет.

РАБОТА С ЛИСТАМИ КНИГИ

Операции над листами рабочей книги

Выделение рабочих листов. В Excel рабочие листы можно выделить двумя способами:

• Ctrl + последовательные щелчки по ярлычкам позволяют выделить несколько несмежных рабочих листов, для снятия выделения необходимо еще раз щелкнуть левой кнопкой мыши по ярлычку рабочего листа при нажатой клавише Ctrl;
• Shift + щелчок на начальном и конечном ярлычке. Эта команда позволяет выделить диапазон листов. Снятие выделения производится аналогично предыдущему способу, только в данном случае должна быть нажата клавиша Shift.

Приведенные выше способы можно комбинировать между собой. На рисунке 10 показан пример выделенных смежных и несмежных листов.

Рисунок 10. Пример выделенных листов

Кроме того, можно также выделить все листы рабочей книги, для этого следует нажать правой кнопкой мыши на любом из ярлычков и в появившемся меню выбрать команду Выделить все листы.

Добавление новых листов в рабочую книгу. Когда открывается новая рабочую книгу в Excel, в ней уже содержится несколько рабочих листов. По умолчанию установлено три рабочих листа, но это значение можно изменить. Добавить новые листы в рабочую книгу можно двумя способами.

Первый способ: в меню Вставка выбрать пункт Лист либо нажать комбинацию клавиш .

Второй способ: щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлыку листа, при этом раскроется контекстно-зависимое меню (рис. 11). В этом меню необходимо выбрать пункт Добавить… При этом откроется окно, представленное на рисунке 12. В этом окне можно выбрать для добавления как чистый лист, так и шаблон. Шаблоны располагаются на вкладке Решения.

Рисунок 11. Добавление нового листа

Рисунок 12. Окно добавления нового листа

Для того чтобы сразу после вставки нового листа добавить в рабочую книгу еще ряд дополнительных листов, следует нажать несколько раз комбинацию клавиш – это клавиатурный эквивалент команды Правка/Повторить вставку рабочего листа. При каждом нажатии указанной клавиши в рабочую книгу будет добавляться один лист.

Перемещение между листами книги. В любой момент времени в рабочей книге активным может быть только один рабочий лист. Активизировать другой рабочий лист можно как с помощью мыши, так и с помощью клавиатуры, ниже приводятся варианты активизации рабочего листа различными способами:

• щелкнуть левой кнопкой мыши по ярлычку нужного листа;
• использовать одну из комбинаций клавиш: – активизируется предыдущий лист, если он существует; – активизируется следующий лист, если он существует.

Если в рабочей книге имеется несколько листов, не все их ярлычки могут быть видимы. Для просмотра других ярлычков листов следует воспользоваться кнопками прокрутки.

Чтобы отобразить на экране большее или меньшее количество ярлычков, нужно перетащить разделитель ярлычков в соответствующем направлении.

Перейти на тот или иной рабочий лист можно также следующим способом: щелкнуть правой кнопкой мыши на одной из кнопок прокрутки, при этом откроется список всех листов рабочей книги, в этом списке можно выбрать нужный лист (рис. 13).

Рисунок 13. Активизация нужно листа из списка

Удаление рабочего листа. Удалить рабочий лист из книги можно двумя способами:

• выполнить команду Правка/Удалить лист;
• щелкнуть правой кнопкой мыши на ярлычке листа и выбрать команду Удалить из контекстного меню.

Чтобы удалить из рабочей книги несколько листов с помощью одной команды, нужно их предварительно выделить, затем удалить листы с помощью одного из описанных выше методов. Следует отметить, что операция удаления листа из рабочей книги необратима.

Переименование листов. По умолчанию рабочие листы называются Лист1, Лист2 и так далее. Чтобы изменить имя листа, необходимо воспользоваться одним из следующих методов:

• воспользоваться командой Формат/Лист/Переименовать;
• дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлычке листа;
• щелкнуть правой кнопкой мыши на ярлычке листа и выбрать из контекстного меню команду Переименовать.

После выполнения любого из перечисленных действий Excel выделит ярлычок листа, так что можно будет отредактировать имя листа или заменить его другим.

Имя листа может состоять максимум из 31 символа, причем пробелы не допускаются. В имени листа нельзя использовать следующие символы:

: – двоеточие;

/ – косую черту;

– обратную косую черту;

? – знак вопроса;

* – звездочку.

Хотя Excel позволяет использовать квадратные скобки в именах рабочих листов, лучше их не применять, так как могут возникнуть проблемы в формулах, использующих внешние связи.

Перемещение и копирование листов. Переместить листы в пределах одной книги или из одной книги в другую можно тремя способами:

• щелкнуть на ярлычке листа левой кнопкой мыши и перетащить его в нужное место;
• выбрать команду Правка/Переместить/скопировать лист;
• щелкнуть правой кнопкой мыши по любому из ярлычков и выбрать команду Переместить/скопировать.

При использовании двух последних способов откроется диалоговое окно Переместить или скопировать (см. рис. 14).

Рисунок 14. Диалоговое окно перемещения и копирования рабочих листов.

В этом диалоговом окне в выпадающем списке в книгу: следует выбрать название нужной рабочей книги, а в поле перед листом: должно быть выделено название листа, перед которым будет следовать перемещаемый лист.

Рабочий лист можно также не перемещать, а скопировать, для этого необходимо установить галку Создавать копию.

Если перемещаемый рабочий лист имеет название, совпадающее с названием уже существующего листа в рабочей книге, Excel изменит имя так, чтобы сделать его уникальным. Например, имя Лист1 превратится в Лист1(2).

Чтобы переместить или скопировать несколько листов одновременно, их необходимо предварительно выделить.

При копировании листа в другую рабочую книгу копируются также все имена диапазонов и пользовательские форматы, имеющиеся на этом листе.

Скрывание рабочего листа. Для того чтобы скрыть рабочий лист необходимо выбрать команду Формат/Лист/Скрыть. Активный лист (или выделенные листы) скроются из вида. В каждой рабочей книге должен быть хотя бы один видимый лист, поэтому Excel не позволит скрыть все листы рабочей книги.

Для отображения скрытого листа нужно выбрать команду Формат/Лист/Отобразить. Excel откроет диалоговое окно (см. рис. 15) со списком скрытых листов. В этом окне следует выбрать лист, который нужно отобразить, и щелкнуть на кнопке ОК. В этом диалоговом окне нельзя одновременно выбрать несколько листов, поэтому для каждого листа, который необходимо отобразить, придется повторить указанную команду.

Рисунок 15. Отображение скрытых листов

Изменение масштаба отображения рабочих листов. Excel позволяет изменять масштаб отображения рабочих листов. Обычно стандартным является масштаб 100%. В Excel можно изменять «процент увеличения» от 10 (очень мелкий) до 400 (очень крупный). Использование малого процента увеличения (уменьшение масштаба) позволяет увидеть большую площадь рабочего листа. Это дает возможность оценить компоновку листа в целом. Увеличение же наоборот позволяет видеть мелкие детали текста.

Самый простой способ изменения коэффициента масштабирования активного рабочего листа заключается в использовании инструмента Масштаб (см. рис. 16), который находится в панели инструментов Стандартная. Для изменения масштаба необходимо щелкнуть на кнопке раскрытия списка и выберать нужное значение увеличения. Вид экрана сразу же изменится. Можно также ввести значение увеличения непосредственно в поле инструмента Масштаб. При выборе опции По выделению масштаб рабочего листа изменится так, чтобы отобразить на экране только выделенные ячейки.

Рисунок 16. Изменение масштаба отображения рабочих листов

Увеличение влияет только на активный рабочий лист, поэтому для разных листов выбирать различные коэффициенты масштабирования.

Для более точного выбора коэффициента масштабирования следует воспользоваться командой Вид/Масштаб. Эта команда открывает диалоговое окно Масштаб (см. рис. 17).

Здесь можно выбрать один из переключателей или непосредственно ввести значение из интервала от 10 до 400% в поле ввода, которое находится напротив переключателя произвольный.

Коэффициент масштабирования влияет только на то, как рабочая таблица выглядит на экране. А на ее вид при распечатке он не оказывает никакого влияния.

Рисунок 17. Окно выбора коэффициента масштабирования

Перемещение по таблице. Самый простой способ переместиться в нужную ячейку – щелкнуть по ней левой кнопкой мыши или использовать курсорные клавиши. В Excel существуют и другие способы перемещения по таблице, облегчающие работу по вводу данных:

• клавиша приводит к перемещению в следующую (справа) ячейку в строке, а – в предыдущую. Нажатие клавиши приводит к перемещению на ячейку вниз, а – вверх;
• нажатие несколько раз клавиши и затем клавиши приводит к тому, что курсор переместится под ту ячейку, в которой производилось первичное нажатие клавиши . Это удобно в тех случаях, когда таблица заполняется построчно;
• нажатие сочетаний клавиш приводит к перемещению курсора к ближайшей ячейке, где имеются какие-то данные. Если же таких ячеек на пути не встречается, курсор перемещается к одному из краёв таблицы;
• если выделен диапазон ячеек, одна из них все равно остается невыделенной. При этом нажатие клавиш , [+Shift] приведет к циклическому перемещению активной ячейки. В процессе этого можно вводить данные, выделение не снимется. Если в процессе перемещения активной ячейки нажать (не выходя из режима редактирования), значение из этой ячейки скопируется во все ячейки выделенного диапазона;
• нажатие клавиш / приводит к перемещению на страницу вниз / вверх.

Выделение ячеек, диапазонов ячеек, столбцов и строк.  Чтобы выделить одну ячейку необходимо щелкнуть на ней левой кнопкой мыши.

Для того чтобы выделить связный диапазон ячеек, нужно навести курсор мыши на ячейку, которая будет началом/концом выделенного диапазона, нажать левую кнопку мыши, и, не отпуская ее, двигать мышь до той ячейки, которая будет концом/началом выделенного диапазона, после этого отпустить левую кнопку мыши.

Если нужно выделить два и более несвязных диапазона/ячейки, необходимо выделите сначала первый/первую, затем нажать клавишу , и не отпуская ее, выделить остальные диапазоны/ячейки. Они добавятся в выделение.

Для выделения всей таблицы следует воспользоваться сочетанием клавиш , также всю таблицу можно выделить, щелкнув левой кнопкой мыши на пересечении столбцов и строк.

Чтобы выделить всю строку или весь столбец, необходимо щелкнуть на заголовке строки или столбца.

Чтобы выделить диапазон столбцов или строк, следует навести курсор мыши на начало диапазона, нажать левую кнопку, и, не отпуская ее, передвигать курсор.

Для одновременного выделения несвязных ячеек, строк и/или столбцов необходимо перед началом процесса выделения нажать клавишу и не отпускать ее, однако убрать из выделения ошибочно выбранные элементы нельзя.

Сочетание клавиш выделяется диапазон, началом которого будет активная в момент нажатия клавиш управления курсором ячейка, а концом ячейка с координатами, зависящими от того, сколько раз и какие нажимались клавиши управления курсором.

Изменение ширины столбцов и высоты строк. Для изменения ширины столбца или высоты строки необходимо навести курсор мыши на границу между столбцами или строками, курсор изменит свою форму, затем следует нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить курсор. При этом появится всплывающая подсказка, в которой будет отображаться числовое значение ширины (высоты). Первое число означает, сколько символов шрифта текущего размера поместится в этой ячейке. При изменении ширины столбцов число в скобках показывает ширину в пикселях, а при изменении высоты строк – текст какого размера (шрифта) поместится в эту ячейку, число в скобках показывает высоту в пикселях.

Если выделить несколько столбцов (строк), затем изменить ширину (высоту) одной из них, все выделенные столбцы (строки) станут такой же ширины (высоты).

Если выполнить двойной щелчок левой кнопкой мыши на правой границе столбца (нижней границе строки), то ширина столбца (высота строки) подгонится под содержимое (под самый «длинный» («высокий») элемент). Аналогично, если выделены несколько столбцов (строк), то двойной щелчок на правой (нижней) границе любого из них подгонит все выделенные столбцы (строки) под содержимое.

Если щелкнуть правой кнопкой на заголовке столбцы (строки), в контекстном меню появятся команды «Ширина столбца…» («Высота строки»). После выбора одной из них откроется окно «Ширина столбца» («Высота строки»), в котором можно ввести числовое значение ширины (высоты) в количестве символов (размере шрифта) (см. рис. 18).

Рисунок 18. Изменение ширины столбца и высоты строки

ПЕЧАТЬ КНИГ И ЕЕ ЭЛЕМЕНТОВ

Предварительный просмотр и печать таблицы Excel

После окончания оформления книги ее можно распечатать. Однако перед печатью макет книги следует просмотреть и при необходимости установить требуемые параметры печати.

Для предварительного просмотра необходимо воспользоваться командой Файл/Предварительный просмотр или нажать кнопку Предварительный просмотр на панели инструментов Стандартная.

Макет рабочей книги будет показан в окне предварительного просмотра. Документ можно просмотреть, используя линейки прокрутки и панель инструментов предварительного просмотра (см. рис. 19).

Рисунок 19. Панель инструментов предварительного просмотра

Панель инструментов имеет следующие кнопки:

• кнопки Далее и Назад предназначены для просмотра следующих и предыдущих страниц книги;
• кнопка Печать служит для печати книги;
• кнопка Страница предназначена для перехода в диалоговое окно Параметры страницы;
• если нажать на кнопку Поля, на странице появятся пунктирные линии, обозначающие границы полей и колонтитулов, а также маркеры ширины столбцов, для изменения размера поля с помощью мыши следует перетащить маркер левого поля (размер поля можно увидеть в строке состояния в нижней части экрана);
• Кнопка Разметка страницы служит для перехода в режим разметки, в этом режиме можно изменить границы с помощью мыши;
• Кнопка Закрыть предназначена для выхода из режима просмотра.

Параметры печати

Перед выводом на печать для созданной таблицы можно задать дополнительные установки. Эти установки задаются в диалоговом окне команды Параметры страницы из меню Файл (см. рис. 20).

Рисунок 20. Диалоговое окно Параметры страницы

В таблице 1 приведены опции настройки опции настройки страницы.

Таблица 1. Опции настройки страницы

Опции	Закладка	Назначение
Ориентация	Страница	Ориентация представлена двумя вариантами: вертикальным   расположением страницы; горизонтальным расположением страницы
Масштаб	Страница	Подбор масштаба таблицы при выводе на печать. Опция Разместить не более чем на используется для сжатия таблицы так, чтобы она уместилась на установленном количестве страниц
Размер бумаги	Страница	Выбор различных размеров бумаги
Границы	Поля	Определение верхних, нижних, левых и правых границ. Установки для области верхнего или нижнего колонтитула от края страницы
Центрировать	Поля	Область печати может быть центрирована горизонтально или вертикально на странице
Создать верхний/нижний колонтитул	Колонтитулы	Определение верхнего и нижнего колонтитула в книге
Сквозные строки, Сквозные столбцы	Лист	Выбор строк и столбцов, которые будут использоваться как фиксированные заголовки на каждом печатающемся листе. Функция у таких заголовков такая же, как и у заголовков, созданных с помощью команды Закрепить области
Сетка	Лист	Включение и отключение печати линий сетки, по умолчанию — значение опции Включено
Черно-белая	Лист	Подавление цвета при печати
Заголовки строк и столбцов	Лист	Включение и отключение вывода на печать заголовков строк и столбцов, обозначенных буквами и цифрами

Печать рабочих листов книги Excel

Для печати данных в таблице следует нажать кнопку Печать, которая находится на панели инструментов Стандартная. Для задания установок печати нужно воспользоваться командой Файл/Печать, при этом появится окно диалог Печать (см. рис. 21).

Рисунок 21. Диалоговое окно Печать

Окно диалога Печать может использоваться для определения нескольких копий или выбора страниц, листов или областей рабочей книги, которые будут отпечатаны.

Excel позволяет распечатать не весь лист, а лишь некоторую область, так называемую область печати. Как только область печати для рабочего листа установлена, Excel по умолчанию будет печатать только ее для всех рабочих листов.

Для каждого листа можно задать свою собственную область печати, для этого необходимо сделать следующее:

1. Выделить область рабочего листа, которая будет определена как область печати.
2. Выбрать команду Область печати в меню Файл.
3. Выбрать Задать. Ограничительная линия появится вокруг выделенной области.

Для очистки предварительно определенной области печати нужно выбрать команду Область печати в меню Файл, затем Убрать.

Параметры печати многостраничной таблицы устанавливаются в диалоговом окне при выборе закладки Лист команды Параметры страницы из меню Файл (см. рис. 22).

Рисунок 22. Закладка Лист команды Параметры страницы

При многостраничной печати в полях Сквозные строки и Сквозные столбцы задаются адреса строк/столбцов, содержащих заголовки таблицы.

Последовательность вывода страниц для многостраничных таблиц задается установкой переключателей и показана стрелкой внизу экрана.

Подготовка данных к печати. Для подготовки данных к печати необходимо выполнить следующие действия:

1. Открыть файл и перейти на нужный лист.
2. В меню Файл выбрать команду Параметры страницы и перейти на закладку Поля.
3. Установить нужные параметры полей.

Размещение таблицы на заданном числе страниц. Чтобы разместить распечатываемые данные на одной странице, необходимо уменьшить их масштаб, для этого следует выполнить следующие действия:

1. Перейти на нужный рабочий лист.
2. Убедиться, что данная таблица занимает в ширину не более одной страницы.
3. В окне просмотра нажать на кнопку Страница для перехода в диалоговое окно Параметры страницы.
4. Выбрать закладку Страница.
5. Выбрать ориентацию страницы.
6. Установить переключатель Разместить не более чем на и ввести нужную цифру в поле стр. в ширину.
7. Нажать на кнопку Просмотр для того, чтобы убедиться, что данные при печати умещаются на одной странице.

Разделение документа на страницы. Для больших таблиц Excel автоматически производит разбивку на страницы, однако иногда необходимо задать разделение на страницы принудительно, для этого следует выполнить следующие действия:

1. Выделить строку, с которой необходимо начать новую страницу.
2. В меню Вставка выбрать команду Разрыв страницы.

Excel вставит конец страницы (широкую пунктирную линию) над выделенной строкой.

Задание заголовков для печати. Если требуется, чтобы названия столбцов в первой строке рабочего листа печатались на каждой странице в качестве заголовков, то необходимо выполнить следующие действия:

1. В диалоговом окне Параметры страницы выбрать закладку Лист.
2. Выбрать поле Сквозные строки (в поле должен мигать текстовый курсор).
3. На рабочем листе выделить с помощью мыши первую строку. При необходимости переместить окно диалога Параметры страницы так, чтобы оно не мешало выделять нужные строки и столбцы.
4. Нажать на кнопку Просмотр, чтобы войти в режим просмотра перед печатью.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной работе были рассмотрены основы работы с книгами Excel, ее листами, коротко изложена история развития табличного процессора Excel, показаны его основные возможности при работе с книгами и листами.

В данной работе было рассмотрено следующее:

• основные элементы электронной таблицы и особенности экранного интерфейса Microsoft Excel;
• способы создания новой рабочей книги;
• выполнение операций с книгами;
• операции над листами рабочей книги;
• печать книг и ее элементов.

К работе прикладывается презентация, наглядно демонстрирующая особенности работы с книгами Excel и ее листами.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Е.В. Михеева. Информационные технологии в профессиональной деятельности. Москва изд.центр «Академия». 2006 год.5-е издание.
2. Э.В. Фуфаев. Пакеты прикладных программ. Уч. пособие для НПО – Москва. Изд. центр «Академия», 2-е издание, 2006 год.
3. Е.В. Михеева. Информатика: Учебник для СПО – Москва. Изд. центр «Академия», 2007 год.

Содержание

• 0.1 Создание книги
• 0.2 Как создать новую книгу?
  • 0.2.1 1 способ
  • 0.2.2 2 способ
  • 0.2.3 3 способ
• 0.3 Как создать новую книгу на основе шаблона?
• 0.4 Как создать новую книгу на основе существующей?
• 1 Создание новой пустой книги
• 2 Открытие существующей книги Excel
• 3 Закрепление книги в Excel
• 4 Использование шаблонов в Excel
  • 4.1 Как создать новую книгу на основе шаблона

Каждая программа и программное обеспечение имеет свою рабочую область. У некоторых это просто страница, у других – лист с определенными параметрами. У Microsoft Excel рабочая область получила название «Книга».

Любое действие в программе начинается с того, что создается новый документ либо открывается уже тот, который есть на устройстве – Книга Microsoft Excel. При создании новой книги можно создать просто пустую рабочую область, а можно воспользоваться уже готовой оформленной книгой из стандартного набора шаблонов Excel.

Итак, от теории к практике – как же создать рабочую книгу, воспользоваться шаблоном и выполнить еще большой ряд действий при работе с книгами?

1. Создание нового документа – пустой книги.Для создания нового документа необходимо перейти во вкладку «Файл» и выбрать пункт «Создать». Для быстрого доступа можно использовать сочетание клавиш «Ctrl+N». Оба действия приведут к созданию новой книги и можно будет приступить к работе.

2. Открытие книги, ранее созданной.Для работы с книгами, которые уже были ранее созданы, и которые находятся на диске в компьютере необходимо снова перейти во вкладку «Файл», но выбрать уже пункт «Открыть». Далее программное обеспечение предложит выбрать путь к нужному файлу через проводник, либо указать путь к файлу на облачном хранилище OneDrive.

В Excel есть возможность быстро получить доступ к файлу, если он был ранее открыт в программе. Для перехода к рабочей области книги необходимо выбрать вариант «Открыть» — «Последние книги»: здесь будет находиться те документы, которые были сохранены в памяти программы.

Чтобы каждый раз при открытии ранее сохраненного документа не переходить по многочисленным папкам в поисках своей книги, пусть к файлу и сам файл можно закрепить в списке.

Тогда при нажатии на вкладку «Открыть» можно будет без лишних усилий открыть закрепленный документ или папку без дальнейшего поиска.

3. Шаблоны для создания книгПри создании новой книги очень удобно воспользоваться шаблоном – уже готовым вариантом книги, который будет иметь определенное форматирование и структуру – «Список дел», «Оценка сбережений», «Временная шкала» и так далее.

Данная функция Excel позволяет на порядок ускорить работу, ведь не нужно будет создавать таблицу, думать, что вводить и в какие ячейки, чтобы сформировать – достаточного небольшого редактирование и книга будет готова для работы.

Для создания книги по шаблону достаточно выбрать в пункте «Создать» — один из многочисленных предложенных программой шаблонов.

После выбора шаблона нажмите «Создать» и книга будет готова к работе.

Не стоит ограничивать себя стандартным набором шаблонов, который присутствует в Excel. На просторах интернета есть огромное количество уже ранее созданных другими пользователями и компаниями шаблонов, которые можно легко импортировать в свое программное обеспечение.

4. Сохранение рабочих книгПри работе с документами и книгами различных размеров, особенно при больших и громоздких, своевременное сохранение рабочей области позволит избежать массы неприятностей, включая не только потерю функциональности, но и самих данных и значений.

Благодаря сохранению книги, ею можно будет воспользоваться даже после экстренного отключения питания устройства.

Сохранить книгу можно как непосредственно на локальном устройстве, так и в облачном хранилище OneDrive.

Существует два варианта сохранения рабочей книги:• «Сохранить» — позволяет сохранить рабочую область книги; при первичном сохранении книги Excel попросит указать название Книги и путь, куда необходимо сохранить документ, после чего сохранение будет автоматически перезаписывать этот файл каждый раз при нажатии на кнопку;

• «Сохранить как» —

позволяет сохранять книгу в качестве новой копии, каждый раз запрашивая путь и название книги.

Чтобы сохранить рабочую книгу необходимо нажать на кнопку в виде дискеты на панели быстрого доступа.

Эта же кнопка активируется при нажатии на сочетание клавиш «Ctrl+S». Ее так же можно вызвать путем перехода по вкладке «Файл» — «Сохранить».

При первичном сохранении и каждый раз при нажатии на вкладку «Сохранить как» Excel потребует ввести название и пусть для сохранения документа.

5. Автоматическое восстановлениеВ программе Excel предусмотрена функция автоматического сохранения книги во временной папке для быстрого восстановления доступа и рабочей области в случае аварийного завершения работы программы или отключения питания устройства.

Диалоговое окно восстановления автоматически появится при открытии документа – в нем будет находиться список книг, с которыми в недавнее время проводилась работа при закрытии программы.

В случае, если нужного документа в списке не было, можно найти все автоматически сохраненные книги, для этого необходимо перейти по вкладке «Файл» — «Управление версиями» и уже здесь выбрать пункт «Восстановить несохраненные книги».

Автоматическое сохранение книг происходит каждые 10 минут работы с программным обеспечением. Если программа была закрыта до окончания 10 минут работы, будет предложено автоматическое восстановление.

Для того, чтобы создать рабочую книгу Excel, необходимо выполнить следующие действия:

1. Нажмите на круглую кнопку Главного меню Excel, расположенную в левом верхнем углу.
2. В появившемся меню, выберите пункт «Создать».
3. В открывшемся окне создания рабочей книги Excel, выберите картинку с изображением чистого листа и с надписью «Новая книга».
4. Нажмите на кнопку «Создать» в правом нижнем углу окна.

Есть еще один способ создания новой рабочей книги Excel — находясь в Excel, нажмите комбинацию клавиш Ctrl+N и новая рабочая книга будет создана.

В результате указанных выше действий будет создана новая рабочая книга Excel.

По умолчанию, новая рабочая книга Excel создается с именем «Книга1» (при последующем создании новых рабочих книг, номер рабочей книги увеличивается на единицу, то есть Книга2, Книга3 и т.д. до тех пор, пока Excel не будет закрыт полностью). Созданная рабочая книга, по умолчанию, включает в себя 3 листа.

При запуске программы Excel автоматически открывается новый документ, который называется «Книга».

Она состоит из нескольких листов (как правило, трех). В дальнейшем, по ходу работы с программой, можно открывать или создавать новые книги, количество которых практически не ограничено.
Количество окон в книге – 4.
Количество цветов в книге — 16 миллионов цветов (32-битовый спектр с полным доступом к 24-битовому спектру).

Создание книги

При запуске Excel автоматически включается с белым (если не задан другой цвет) рабочим табличным полем, под условным названием «Книга 1», которое отображается вверху на строке названия окна программы. При этом каждая следующая вновь созданная книга будет автоматически продолжать нумерацию, которая прервется только при выключении программы.

Как создать новую книгу?

Чтобы самостоятельно создать новый документ, воспользуйтесь одним из способов, представленных ниже.

1 способ

В окне программы используйте сочетание клавиш Ctrl+N (рекомендуется как самый быстрый способ).

2 способ

Рис. 2.1. Панель быстрого доступа. Кнопка «Создать»

В окне программы щелкните левой кнопкой мыши по кнопке «Создать» (рис. 2.1) на панели быстрого доступа (если она туда была предварительно помещена).

3 способ

1. В верхнем левом углу окна программы щелкните по кнопке «Office».
2. В меню типичных задач выберите пункт «Создать».
3. В окне «Создание книги» (рис. 2.2) в части «Пустые и последние» дважды щелкните по ярлыку «Новая книга». Или нажмите кнопку «Создать» внизу окна.

Рис. 2.2. Окно «Создание книги». Ярлык «Новая книга»

Как создать новую книгу на основе шаблона?

1. В верхнем левом углу окна программы щелкните по кнопке «Office».
2. В меню типичных команд выберите пункт «Создать».
3. В окне «Создание книги» в группе «Шаблоны» выберите пункт «Установленные шаблоны».
4. В группе «Установленные шаблоны» дважды щелкните по ярлыку нужного шаблона (рис. 2.3).

Рис. 2.3. Окно «Создание книги». Ярлыки шаблонов книг

Как создать новую книгу на основе существующей?

1. В верхнем левом углу окна программы щелкните по кнопке «Office».
2. В меню типичных команд выберите пункт «Создать».
3. В окне «Создание книги» в группе «Шаблоны» выберите пункт «Из существующего документа».
4. В окне «Создание из имеющейся книги» (рис. 2.4) отыщите файл нужной книги на компьютере (используя строку «Папка») и дважды щелкните по ее значку

Рис. 2.4. Окно «Создание из имеющейся книги»

Прежде чем начать работу с Microsoft Excel Вы обязаны создать новый документ, либо открыть уже существующий. Вы можете создать пустую книгу или воспользоваться уже готовым шаблоном. Помимо этого в рамках данного урока мы рассмотрим, как закрепить файлы и папки в представлении Backstage для быстрого доступа к ним.

Файлы Microsoft Excel называются книги. Начиная новый проект в Excel, необходимо создать новую книгу. Существует несколько способов начать работу с документом Excel 2013: создать новую пустую книгу, воспользоваться существующим шаблоном или открыть ранее сохраненный документ.

Создание новой пустой книги

1. Выберите вкладку Файл. Откроется представление Backstage.
2. Выберите Создать, затем нажмите Пустая книга.
3. Откроется новая пустая книга.

Помимо создания новой книги, существует необходимость открывать ранее сохраненные документы. Для получения подробной информации обратитесь с уроку Сохранение и автовосстановление книг в Excel.

1. Перейдите к представлению Backstage, на вкладку Открыть.
2. Выберите Компьютер, а затем Обзор. Кроме этого Вы можете открыть файлы, хранящиеся в службе OneDrive (ранее SkyDrive).
3. Появится диалоговое окно Открытие документа. Найдите и выберите нужный файл, а затем нажмите Открыть.

Если Вы открывали данный документ недавно, то удобнее будет найти его в списке Последние книги, чем искать на компьютере.

Закрепление книги в Excel

Если Вы часто работаете с одним и тем же документом, то удобнее будет закрепить его в представлении Backstage.

1. Перейдите к представлению Backstage, затем нажмите Открыть. Появятся последние открытые книги.
2. Наведите указатель мышки на книгу, которую необходимо закрепить. Рядом с ней появится значок в виде канцелярской кнопки. Нажмите на значок.
3. Книга окажется закрепленной. Для того чтобы снять закрепление, снова нажмите на значок канцелярской кнопки.

Похожим образом в представлении Backstage можно закреплять еще и папки для быстрого доступа к ним. Для этого, находясь в представлении Backstage, перейдите на вкладку Открыть и выберите Компьютер. Найдите папку, которую требуется закрепить, и нажмите на значок канцелярской кнопки.

Использование шаблонов в Excel

Шаблон – это предварительно созданный документ, служащий для ускорения работы. Шаблоны содержат готовые настройки, такие как форматирование и дизайн, с целью экономии времени и сил при создании нового проекта.

Как создать новую книгу на основе шаблона

1. Откройте вкладку Файл, чтобы перейти к представлению Backstage.
2. Нажмите Создать. Следом за опцией Пустая книга расположены несколько шаблонов.
3. Выберите шаблон, чтобы посмотреть его.
4. Откроется предварительный просмотр и дополнительная информация об использовании шаблона.
5. Нажмите Создать, чтобы воспользоваться выбранным шаблоном.
6. Откроется новая книга на основе шаблона.

Шаблон можно подобрать по категории или воспользоваться строкой поиска, чтобы найти более редкий шаблон.

Не все шаблоны созданы компанией Microsoft. Многие созданы сторонними компаниями и даже частными пользователями, поэтому некоторые шаблоны могут работать лучше, а некоторые хуже других.

Урок подготовлен для Вас командой сайта office-guru.ru
Источник: /> Автор/переводчик: Антон Андронов

Правила перепечаткиЕще больше уроков по Microsoft Excel

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение: