Создание графика работы в excel при сменной работе

---

Шаблон посменного графика работы

Я уже делился с уважаемыми читателями своими наработками по поводу табеля рабочего времени. А сегодня я предлагаю вашему вниманию график планирования посменной работы отдела. Он будет полезен для структур, которые работают в режиме 24 x 7 или около того, и вынуждены работать сменами. Это всяческие службы поддержки, кол-центры и т.п. Ко мне обратилась моя бывшая коллега с просьбой помочь усовершенствовать тот график планирования посменной работы, который достался ей в наследство. Он не предусматривал никакой автоматизации, всё считалось чуть ли не пальцем по экрану, а процесс планирования занимал массу времени. Я согласился помочь, а поскольку шаблон вышел вроде бы удачным, то решил его выложить на всеобщее обозрение. Шаблон сделан на основе уже упоминаемого табеля рабочего времени, унаследовав все его положительные свойства. Он является хорошей иллюстрацией к более-менее зрелому использованию условного форматирования, и, хотя я не собираюсь подробно описывать, что и как там устроено, но готов ответить на все ваши вопросы по его устройству, если таковые появятся. Файл для скачивания Версия 1.01 (описываемая в статье) Версия 1.03 (незначительно усовершенствованная) Функционал Встроенный универсальный календарь. Вам не придётся думать сколько дней в феврале 2016 года, уточнять с какого дня недели начинается месяц и тому подобное. Всё, что вы должны сделать, чтобы получить правильную заготовку нужного вам месяца, это указать год и месяц. Субботы и воскресенья выделяются серым, что позволяет вам легко ориентироваться в днях недели. Выделение праздников. Шаблон отметит красным фоном все праздники, которые вы перечислите на листе Настройки. Выбор смены из справочника. Вид смены выбирается строго из списка, что избавляет вас от ошибок ввода. Смены описаны в Настройках в специальной таблице. Можно удалить лишние и добавить свои. Смены автоматически выделяются цветом. Поскольку всё форматирование реализовано через условное форматирование, то есть оно не хранится непосредственно в ячейках, то это очень удобно, так как ячейки можно копировать и удалять, на заботясь, что остатнутся следы от предыдущей смены. Подсчёт смен и часов по человеку. Автоматически подсчитывается по каждому человеку отработанное количество смен и количество рабочих часов. Учёт рабочего времени за день. За каждый день подсчитывается количество отработанных смен, часов, количество больных сотрудников, сотрудников в отпусках и сотрудников, находящихся во внеочередных выходных (если сотрудник работает 2 дня по 11 часов, то вы ему обязаны дать 2 выходных дня непосредственно после этих рабочих смен). Подсчёт количества сотрудников по часам суток. Тем, кто обеспечивает работу в режиме 24 х 7 важно знать сколько сотрудников будет работать в каждый конкретный час, чтобы балансировать нагрузку на отдел и уровень сервиса. Известно, например, что максимальное количество звонков поступит с 10 утра до 17 вечера и надо, например, иметь 5 специалистов, чтобы справиться с этой нагрузкой, а с 19:00 до 7:00 утра хватит одного дежурного специалиста. Для этого предназначена панель подсчёта сверху шаблона. Она отображает ситуацию того дня, в столбце которого вы стоите. Кстати, нулевые значения выделяются, чтобы бросались в глаза. Два внеочередных выходных. Как мы уже упоминали, если сотрудник отработал 2 смены подряд по 11 часов, то вы по закону должны предоставить ему 2 выходных подряд сразу после этих двух смен. В шаблон встроен автоматический механизм контроля этой ситуации. Если вы не предоставили сотруднику 2 выходных после таких смен, то фамилия сотрудника подсвечивается красным. Единственная проблема возникает на границе месяца, но я с ней ничего не могу поделать. Автоформатирование поля календаря и скрытие/показ строк. При внесении новой фамилии шаблон автоматически расширяется на одну строку (строка станровится видимой). При удалении фамилии сотрудника через клавишу Delete (рекомендуемый способ) автоматически очищается имя и смены, поэтому будьте осторожны! Желаю приятного использования Читайте также: Разбор создания универсального табеля рабочего времени Шаблон для ведения проекта Шаблон для совместных мероприятий с друзьями или коллегами

1 2 3 4 5 Категория: Условное форматирование | Добавил: dsb75 (26.01.2015) |

Просмотров: 210050 | Комментарии: 37 | Теги: conditional formating, шаблон, условное форматирование, shift calendar, посменный график | Рейтинг: 3.0/24

Всего комментариев: 37	1 2 »
Порядок вывода комментариев: Я добавляю шапку таблице, а она «Ускакивает» куда-то. Сверху ячейки GS  GT  GU/ как вернуться в начало таблицы? Добрый вечер!Могли бы сделать,что бы можно было добавить порядка 60 сотрудников.Сколько сижу  ни как не получается это сделать.Заранее спасибо.Вместо 36 ставила другие,но ни как. А у меня не работает добавление новых сотрудников. Вот как в шаблоне есть две строки, на этом все. Добрый день, спасибо за продукт. Мы бы xотели соxранить файл в Google Drive, и чтобы все могли бы в любой момент посмотреть график. А администратор смог бы менять график в случае необxодимости онлайн. Только вот ячейки не открываются когда файл в Google Drive. Можно что нибудь сделать? Спасибо. 0 Доброго времени!!! материалы по гугл-таблицам — смотрите в самих гугл-таблицах очевидный ответ: все excel-формулы, которые гугл не смог однозначно адаптировать под свои возможности — нужно исправлять до тех пор, пока они не начнут работать продукты решают практически одну задачу: обработка данных, собранных в табличных формах. с моей точки зрения — возможности формул гугл-таблиц шире, чем в Excel из-за того, что прототипом был Excel и соотв. были учтены его недостатки. Продукты, однозначно очень близкие, часто как названия функций так и набор их параметров — обсолютно идентичны и совместимы, но… иногда и нет. Добрый день!  Скажите, пжлст, что зашито в ячейке Е2 (версия 1.03)? Без этого параметра, как я понимаю, не работает формула для подсчета количества сотрудников по часам. А откуда это значение берется и что оно означает не могу понять. Видимо, это таблица «Показать скрытое» на листе Настройки, но что это?)) Помогите, пожалуйста, разобраться! Как и многие, судя по комментам, столкнулась с проблемой количества сотрудников, не получается добавить больше 30. и второй вопрос — при добавлении смен , исчезает заполнение ячейки цветом 0 Добрый день. Посмотрите на форуме в теме «Вопрос по Шаблону посменного графика работы (Добавление новых сотрудников в табель)» спасибо!  а касаемо цвета ячеек?, очень удобно когда они автоматически заполняются цветом Подскажите пожалуйста как увеличить число работников (Фамилия) больше 28 человек. Спасибо!!! 0 При внесении новой фамилии шаблон автоматически расширяется на одну строку (строка станровится видимой). При удалении фамилии сотрудника через клавишу Delete (рекомендуемый способ) автоматически очищается имя и смены, поэтому будьте осторожны! Это написано в статье.прост внесите новую фамилию НИЖЕ последней заполненной ячейки в столбце Имя
1-10 11-19

Поиск решения MS EXCEL (5.3). График занятости. Распределение по сменам

​Смотрите также​Посчитаем количество рабочих часов.​ адрес преобразуемой ячейки​ часов.​ табеля. Здесь мы​ фактически отработанного времени​ месяца, а смены​ кого в графике​В формуле данного примера​Число_дней: количество в днях,​ дней показан ниже​ Excel» здесь.​

Задача

​ соединить их формулами,​ можно изменить настройки.​ отпуску, др.​Здесь размещены шаблоны​ рабочих было целым​Рабочие распределяются по сменам.​ Есть два способа.​ (ячейка выше) =​Для примера возьмем такие​ и будем работать.​ (через турникет).​ прописывались автоматически?​ сменности на дату​ Excel начинается вычисление​

Создание модели

​ которое будет вычисляться​ на рисунке:​Как копировать готовый​ получится программа в​

​Как настроить таблицу​​Нам приятно, что наши​табеля учета рабочего времени​ числом. Требования к​ Каждая смена длится​
​ С помощью функции​​ «В». «Если истина»​ варианты:​ Это поле ОПЕРАТОРА.​Данные вносятся каждый рабочий​AlexM​ 14.02 стоит 4​ от даты 31.12.2018.​
​ от начальной даты.​​В ячейке A3 введите​ бланк из Word​

​ Excel. Смотрите образец​​ для печати, смотрите​ бланки — программы​ в Excel​

​ количеству рабочих в​ 1 неделю, в​ «Сумма» — простой,​ — «» или​

НайденноеРешение

​В – выходной;​ Сначала сделаем свой​ день. В конце​: В вашем примере​ часа значит те​ Во время копирования​Выходные: по умолчанию если​
​ первую формулу, которая​ в Excel, смотрите​ такой программы в​ в статье «Печать​ помогают вашей работе.​. В шаблонах производится​ каждый день недели​ которой 5 рабочих​ но недостаточно эффективный.​ «0». Если в​Я – явка (рабочий​ календарик отчетного месяца.​ месяца подсчитывается итог​

excel2.ru

Табель учета рабочего времени в Excel.

​ не моя формула,​​ должны отражатся в​ она увеличивается на​​ данный опциональный аргумент​​ ссылается на ячейку​ в статье «Копирвать​​ статье «Табель, ведомость,​
​ в Еxcel» тут.​ Наша читательница Вера​автоматический подсчет рабочих часов​​ также должно быть​ дней и 2​ Посложнее, но надежнее​ этот день действительно​ день);​Красное поле – даты.​ по явкам и​ а формула с​ столбце В2-В6, у​ 1 день. В​ не заполнен, то​
​ B1 с датой​ бланк из Word​ расчетный лист в​​В табеле можно​ дополнила наш бланк​ и минут​​ выполнено (не менее).​​ выходных. Необходимо обеспечить,​
​ – задействовав функцию​ выходной – 0​ОТ – отпуск;​
​ На зеленом поле​ неявкам каждого работника.​ Планеты.​ кого на дату​ такой способ определяется​ функция считает за​ последнего рабочего дня​

​ в Excel».​ Excel» тут.​ производить изменения, корректировки​ «Табель учета рабочего​.​Целевая функция (выделено красным)​ определенное количество рабочих​
​ «СЧЁТЕСЛИ». Пример формулы:.​
​ рабочих часов. «Если​К – командировка;​ проставляет единички, если​ Формирование отчета можно​Тут обсуждаем решение​ 15.02 стоит 12​ и возвращается следующий​ выходные дни недели​ предыдущего года:​Очень часто во время​Как самим установить​ шаблона. Можно в​ времени» такой формулой.​Автоматически устанавливаются дни недели​.Общее количество рабочих должно​ каждый день недели.​ Где AW25:DA25 –​
​ ложь» – 8​Б – больничный.​ день выходной. В​ упростить, автоматизировав заполнение​ с этого форума.​ часов — это​
​ рабочий день. В​ субботу и воскресенье.​=РАБДЕНЬ.МЕЖД(B1;1;1;$B$3:$B$16)​ создания в Excel​ автоматическую смену дней​ новом столбце установить​=ЕСЛИ(C$9=»Пт»;6;ЕСЛИ(ИЛИ(C$9=»Сб»;C$9=»Вс»);»В»;8))​
​ в зависимости от​ быть минимальным.​ Определить минимальное количество​ диапазон, первая и​
​ (без кавычек). Пример:​Сначала воспользуемся функцией «Выбор».​ ячейке Т2 ставим​ некоторых ячеек средствами​Пробуйте менять цифры​ дневная смена значит​ опциональных аргументах указано,​ Однако данный аргумент​А в ячейку A4​ отчетов необходимо воспользоваться​
​ недели, в зависимости​ формулу, которая будет​​Эту формулу можно​
​ месяца​Примечание​ рабочих. Расчет будем​​ последняя ячейки ряда​ =ЕСЛИ(AW24=»В»;»»;8). «Цепляем» нижний​​ Она позволит установить​
​ единицу, если табель​ Excel. Посмотрим, как.​
​ в графике и​ те фамилии должны​ что субботы и​ позволяет определить какие​ введите вторую формулу​ графиком рабочих дней​​ от месяца, смотрите​ умножать время на​ установить в ячейки​​. Например: в феврале​: для удобства настройки​ проводить с помощью​ с количеством часов.​ правый угол ячейки​ нужное значение в​ составляется за полный​Формы Т-12 и Т-13​ смотрите что получается.​ отражатся в столбце​
​ воскресенья являются выходными​ именно дни недели​ для последующего копирования​ без выходных и​ в статье «День​ деньги. Смотрите статью​ С10:AG54. Сначала в​
​ месяце первое число​ Поиска решения используются​ надстройки Поиск решения.​ Критерий для рабочего​ с формулой и​ ячейку. На этом​ месяц.​ имеют практически одинаковый​В приложенном файле​ C. Файл прилагаю.​ днями так же,​ считать за выходные.​ в остальные ячейки:​
​ праздничных. Таблица такого​ недели по дате​ «Как умножить время​ этих ячейках и​ приходится на субботу.​ именованные диапазоны.​Рабочие распределятся по 7​
​ дня («Я»)– «=8».​ размножаем ее по​ этапе нам понадобится​Теперь определим, сколько рабочих​ состав реквизитов.​
​ добавил счет Б​AlexM​ как и праздничные​ Во время ввода​=РАБДЕНЬ.МЕЖД(A3;1;1;$B$3:$B$16)​ типа буде полезна​

excel-office.ru

График рабочих дней без выходных и праздников в Excel

​ Excel».​ на число в​ в столбце H10:H54​ Вы ставите в​Вводная статья про Поиск​ сменам. Каждая смена​ Для командировки –​ всему ряду. Получается​ календарь, который составляли​ дней в месяце.​Скачать табель учета рабочего​ и От для​

Как составить график рабочих дней в Excel?

​: Вопрос задан на​ дни, предварительно записанные​ функции вручную в​Теперь скопируйте эту формулу​ для вычисления товарооборота​Можно в таком​

​ Excel».​ (итого часов, минут)​ ячейке, под цифрой​ решения в MS​ длится 1 неделю,​ «=К» (в нашем​ так:​ в Поле Оператора.​ Делаем это на​ времени:​ каждого дня.​ форумах: Планета Excel,​ в отдельном диапазоне​ строку формул или​ в остальные ячейки​

​ за 1 рабочий​ бланке установить ссылки,​Шаблон табеля учета рабочего​ нужно установить общий​ «1» обозначение «Сб»,​ EXCEL 2010 находится​

​ в которой 5​

​ примере оплачивается 10​Нужно проделать такую же​ Если на какую-то​ оперативном поле. В​

​Скачать бланк Т-13​

​И прочтите сообщение​ Excel-VBA, Форум программистов​ ячеек.​ в ячейку Excel​ данного столбца ровно​ день, денежный оборот​ по которым можно​

​ времени в Excel​ формат ячеек. Эта​ нажимаете «Enter» и​ здесь.​

​ рабочих дней и​ часов). Результат после​ работу для второй​ дату приходится выходной,​ нужную ячейку вставляем​Скачать бланк Т-12​ №2​Мое решение на​Важно отметить, что ссылка​

​ высверливается интерактивная подсказка​

1. ​ столько, сколько требуется​ по будням и​ будет перейти в​
2. ​скачать (rar).​ формула будет автоматически​ все дни недели​
3. ​Поиск решения найдет, что​ 2 выходных. В​ введения формулы:​ половины месяца. Достаточно​ в табеле появляется​ формулу =СЧЁТЕСЛИ(D3:R4;»»). Функция​В шапке 2 страницы​TanyaZorina​ форуме Excel-VBA​ на адрес диапазона​ с помощью, которой​ получить рабочих дней​ т.д.​ другую таблицу на​В следующем табеле​ ставить в табеле​ поменяются на правильные​ минимальное количество рабочих,​ каждой смене выходные​Все формулы копируем и​ скопировать формулы и​ «В». Рабочий –​ «СЧЁТЕСЛИ» подсчитывает количество​ формы (на примере​:​Формула массива, не​ с датами праздников​
4. ​ можно выбрать одну​ для графика текущего​Один из самых простых​ другом листе с​ две строки на​ часы работы с​ дни недели в​

​ необходимое, чтобы удовлетворить​

Как устроен график рабочих дней в Excel?

​ попадают на разные​ вставляем в соответствующие​ поменять те ячейки,​ «Я». Пример: =ВЫБОР(D$3+1;»Я»;»В»).​ непустых ячеек в​ Т-13) заполняем наименование​AlexM​ простая. Ввод формул​ должна быть абсолютной.​ из 15-ти доступных​ года:​ способов составить график​ полными данными конкретного​ одного человека, чтобы​ понедельника по четверг​ этом месяце.​ требование к числу​

​ дни. Необходимо обеспечить​ ячейки по всему​ на которые они​ Формулу достаточно занести​ том диапазоне, который​ организации и структурного​, спасибо)​ массива Ctrl+Shift+Enter​ Благодаря этому адрес​ вариаций для выходных.​

exceltable.com

составление смен из графика сменности (Формулы/Formulas)

​В результате получился персональный​​ рабочих дней без​ сотрудника. Какими способами​считать отдельно дневные и​ — по 8​Ставить часы и минуты​ рабочих в каждый​ определенное количество рабочих​ списку сотрудников. При​ ссылаются. Результат работы:​ в одну ячейку.​ задан в скобках.​ подразделения. Так, как​Табель учета рабочего времени​В книге на​ ссылки на диапазон​ Или просто указать​ производственный календарь на​ выходных и праздников,​ сделать такие ссылки,​ ночные часы​ часов, в пятницу​ работы в табеле​ день недели, равно​

​ в каждый день​​ заполнении такого табеля​Теперь подведем итоги: подсчитаем​ Потом «зацепить» ее​
​Вводим вручную порядковый номер,​ в учредительных документах.​
​ – основной документ,​ листе «Смены» первую​ будет неизменным во​
​ в третьем аргументе​ 2019-й год для​ основан на использовании​ смотрите в статье​.​ — 6 часов.​
​ нужно через двоеточие.​

​ 25.​​ недели. Определить минимальное​ нужно будет корректировать​ количество явок каждого​ за правый нижний​ ФИО и специальность​Прописываем номер документа ручным​ содержащий информацию о​ строку сделал текстовой.​ время копирования формулы​ код вариации, то​

​ конкретной фирмы.​​ функции РАБДЕНЬ.МЕЖД.​ «Гиперссылка в Excel​Скачать шаблон здесь​ Количество часов в​
​Так настроены ячейки,​Следующим шагом по​
​ количество рабочих (пример​ условные обозначения по​ работника. Поможет формула​
​ угол и провести​ сотрудников организации. Плюс​ методом. В графе​ числе явок и​
​ У вас было​ в другие последующие​

​ есть число от​​Функция РАБДЕНЬ.МЕЖД возвращает дату​​Построение графика начнем от​​ на другой лист»​

excelworld.ru

Лучший табель учета рабочего времени в Excel

​ (rar).​ формуле можно изменить.​ чтобы правильно считать​ совершенствованию модели может​ с сайта ).​ работникам.​ «СЧЁТЕСЛИ». Диапазон для​ по всей строке.​ табельный номер. Информацию​ «Дата составления» устанавливаем​ неявок на работу​

​ то текст, то​ ячейки.​ 1-го и до​ рабочего дня вычисленную​ указания даты последнего​ здесь.​Как сделать табель​

​Этот бланк с​ время. Например:​ стать распределение этих​На рисунке ниже приведена​Скачать табель учета рабочего​ анализа – весь​ Получается так:​ берем из личных​ функцию СЕГОДНЯ. Для​

Заполняем вводные данные функциями Excel

​ каждого сотрудника фирмы.​ дата.​TanyaZorina​

​ 15-ти. Изменение графика​ на основе количества​

1. ​ рабочего дня прошлого​
2. ​Можно самим сделать​

​ рабочего времени, табель​ формулами можно сохранить​8:15​ 25 рабочих по​ модель, созданная для​ времени​

​ ряд, по которому​Теперь сделаем так, чтобы​ карточек работников.​ этого выделяем ячейку.​ Он передается в​200?’200px’:»+(this.scrollHeight+5)+’px’);»>=ИНДЕКС(график!$A$1:$A$32;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(ЕЧИСЛО(ПОИСК(—(0&ИНДЕКС(график!$B$2:$AF$32;;ПОИСКПОЗ(—ЛЕВБ(B$1;2);график!$B$1:$AF$1;)));48/4^(ПРАВБ(B$1)=».»)));СТРОКА($A$2:$A$32));СТРОКА(B1)))​: Здравствуйте, люди добрые​ рабочего дня в​ дней, на которое​

​ года. Рядом составим​ любую программу. Какие​ дежурств, отпусков, т.д.,​ шаблоном. При необходимости​

​.​ сменам в зависимости​ решения задачи (см.​Скачать баланс рабочего времени​ мы хотим получить​ в явочные дни​

​​ В списке функций​ бухгалтерию. И на​TanyaZorina​ такая проблема: есть​ Excel:​ должна быть увеличенная​ список только праздничных​

​ возможности Excel можно​ смотрите в статье​ можно вручную менять​Подробнее смотрите в​ от их предпочтений​ файл примера).​Бланк Т-13​ результат. Критерий –​ у людей стояли​Первый лист формы содержит​

​ находим нужную и​ основании данных рассчитывается​: Спасибо большое, но​ график сменности день​Праздники: опциональный аргумент, в​ задана дата. У​

​ (без выходных), которые​

Автоматизация табеля с помощью формул

​ использовать для этого,​ «Табель рабочего времени​ количество отработанных часов​ статье «Как посчитать​ (о распределении рабочих​Переменные (выделено зеленым)​Бланк Т-12​ наличие в ячейках​ «восьмерки». Воспользуемся функцией​

​ условные обозначения для​ нажимаем 2 раза​

• ​ и начисляется заработная​
• ​ я к сожалению​ ночь 48 дома,​
• ​ котором следует указать​
• ​ функции имеется 2​
• ​ являются нерабочими днями​

​ смотрите в статье​ в Excel» здесь.​ по конкретному человеку.​ время в Excel».​ согласно их предпочтений​. В качестве переменных​Если изменяется календарь, то​ буквы «Я» (явка)​ «Если». Выделяем первую​ учета рабочего времени,​ ОК.​ плата.​ плохо понимаю как​ требуется чтобы опираясь​ список дат праздников,​ обязательных аргумента и​ на вашей фирме​ «Как создать программу​Такой автоматический гарфик​

​Табель настроен так,​Для скорости заполнения​ см. статью Поиск​ модели следует взять​ меняются выходные и​ или «К» (командировка).​ ячейку в ряду​ цифровые и буквенные.​В графе «Отчетный период»​Законом предусмотрено 2 унифицированные​ эта формула действует,​ на этот график​ чтобы они не​ 2 опциональных:​ для текущего года.​ в Excel» тут.​ смен можно скачать​ что распечатывается на​ табеля, можно заполнить​ решения MS EXCEL​ количество рабочих занятых​ явки. Вручную проставляем​ Пример: . В​ под условными обозначениями.​ Смысл автоматизации средствами​ указываем первое и​

​ формы табеля: Т-12​ как сделать так​ на листе СМЕНЫ​ использовались в вычислениях​=РАБДЕНЬ.МЕЖД(нач_дата;число_дней;выходные;праздники)​ Все значения должны​Как расчитать комиссионные​

​ здесь.​ одной странице листа​ первую строку, затем​ (5.2). График занятости​ в каждой смене.​ прогулы, отгулы и​ результате мы получаем​ «Вставить функцию» –​ Excel в том,​ последнее число отчетного​ – для заполнения​ чтобы я меняла​ состовлялись смены на​ и были исключены​Нач_дата: с какой даты​

​ иметь формат ячеек​ и премию сотрудникам,​Можно сделать несколько​ формата А4. Если,​ копировать вниз по​ с учетом предпочтений​Ограничения (выделено синим)​ т.п. Все остальное​ число рабочих для​ «Если». Аргументы функции:​ чтобы при внесении​ месяца.​ вручную; Т-13 –​ только цифры в​ каждый день и​ из итогового результата.​ следует начать выполнять​ «Дата». Пример начала​ читайте в статье​

​ разных бланков в​ для кого -​ табелю, вносить поправки​ сотрудников).​. Необходимо, чтобы количество​ посчитается автоматически.​ конкретного сотрудника дней.​ логическое выражение –​

• ​ обозначения отображалось количество​Отводим поле за пределами​
• ​ для автоматического контроля​
• ​ графике, взависимости от​
• ​ ночь т.е. у​

​​ вычисление.​ создания графика рабочих​ «Функция сравнения в​ одной книге Excel,​ то это мелко,​

exceltable.com

​ по больничным листам,​

График рабочих смен

Другие готовые решения:

График работ — это документ, с помощью которого распределяется время труда и отдыха сотрудников в течение определенного периода для рационального использования трудовых ресурсов. Его применяют на непрерывных производствах, чтобы не превысить нормальную продолжительность отработанного месяца, квартала или года.

Что собой представляет график работ

Про режим или расписание работы обычно ведут речь в контексте статьи 103 ТК РФ, когда продолжительность производственного процесса превышает нормальную продолжительность трудовой деятельности (8 часов в течение дня и 40 часов в течение недели).

Возьмем металлургический комбинат, который функционирует круглосуточно.

Литейщикам или крановщикам прокатного стана необходимо постоянно обслуживать технологические процессы. И для них руководству придется подготовить график сменности, когда первая, вторая и третья смены, перекрывая друг друга, обеспечивают непрекращающийся технологический процесс изготовления продукции. Режим работодатель разрабатывает самостоятельно и утверждает локальным нормативным актом.

Но, к примеру, бухгалтеру нет смысла присутствовать на предприятии в течение 24 часов. Для него и остальных административных сотрудников устанавливают односменный режим — пятидневку с двумя фиксированными выходными.

Составлять регулярно график дежурств — прерогатива руководителей подразделений, которые обязаны планировать деятельность своих подчиненных и вести учет отработанного ими времени постоянно. Для этого разрешается распечатать шаблон графика дежурств на месяц и заполнить его вручную. Другой вариант — заполнять на компьютере в Excel или другой программе.

Для тех, кто работает на пятидневке или шесть дней в неделю, график не требуется, режим работы для таких сотрудников указывается в их трудовых договорах. Все, что необходимо работодателю, — это осуществлять учет их рабочего времени.

Какие бывают

В разговорах о том, какие бывают графики работы, встречаются следующие формулировки:

• скользящий;
• гибкий;
• индивидуальный;
• свободный и пр.

Однако все эти выражения относятся к учету рабочего времени, а не к сменному режиму деятельности, в том числе при трудоустройстве вахтовым методом. Таким образом, режим бывает:

• постоянным — при пятидневной или шестидневной рабочей неделе с фиксированными или скользящими выходными днями;
• сменным — когда профессиональная деятельность осуществляется в очередности, установленной нормативным актом работодателя.

Чем сменный отличается от обычного

Обычный

Работник трудится в строго отведенное время: с понедельника по пятницу с девяти утра до шести вечера с перерывом на обед с 13:00 до 14:00 ч. В этом случае каждый день, каждый месяц и весь год работник приходит и уходит в одно и то же время. Для такой категории работников на предприятиях существуют готовые таблицы для заполнения графика работы в установленных временных рамках. Но подходит такое расписание только тем работодателям, у кого нет технологической и производственной необходимости выполнения задач за нормальными временными рамками. Как следствие, у организации отсутствует необходимость вести суммарный учет времени персонала, поскольку нормальная продолжительность рабочей недели сотрудников не превысит 40 часов, что соответствует требованиям законодательства.

Сменный

Чтобы понять, как сделать график работы на месяц в Excel (или любой другой программе), вспомните наш пример про металлургический комбинат. У работодателя в силу его производственных и технологических особенностей (непрерывное производство или оказание услуг населению) есть необходимость выполнять профессиональную деятельность либо круглосуточно, либо в течение времени, которое значительно превышает нормальную продолжительность (40 часов человек может отработать всего за несколько дней, а не за неделю), в связи с чем устанавливается сменность работников.

Для чего он нужен на предприятии

Законодательство обязывает работодателя:

• с одной стороны, создавать для всех сотрудников одинаковые условия труда;
• с другой стороны, исключить дискриминацию по любым признакам.

Этот документ позволяет одновременно обеспечить:

• нормальное функционирование предприятия (если технологические и иные условия этого требуют);
• соблюдение требований законодательства при превышении нормальной продолжительности рабочего времени.

Поэтому работодатель и организует поочередные смены: тот, кто трудился сегодня в утреннюю смену, завтра трудится в дневную, потом у человека выходной. Потом он пойдет в ночь и после этого опять получит выходной. Затем опять в день и т. д. Исключений нет ни для кого, кто занят в этом режиме. Вот пример, как выглядит график работы на месяц в виде таблицы с днями недели в Эксель для трехсменной работы.

Другой пример — режим работы в магазине, руководство которого установило сменный режим для четырех продавцов. Время работы объекта — с 9:00 до 21:00 ч, ночью магазин не работает.

Расчет времени работы

Чтобы рассчитать норму работы на определенное время, потребуется:

1. Определить учетный период.
2. Утвердить его нормативным актом, закрепить его в правилах внутреннего трудового распорядка.
3. При расчете сменности каждому работнику необходимо отработать положенную норму часов и дней в соответствии с производственным календарем.

Графики сменности рассчитывают онлайн или в специальных программах (1С и др.). Главное, чтобы он существовал и работники были с ним ознакомлены.

За учетный период разрешено принимать один месяц, квартал, полугодие или год. Максимальная продолжительность этого периода — один год, а для персонала, трудящегося во вредных или опасных условиях, — три месяца.

Продолжительность рабочего времени в учетный период не должна отличаться от показателей, установленных производственным календарем.

Так, если за учетный период принимается один месяц, то работники, к примеру, в марте не должны работать больше:

• 175 часов при 40-часовой неделе;
• 157,4 часа при 36-часовой неделе;
• 104,6 часа при 24-часовой неделе.

Кроме того, количество рабочих дней в марте — не более 22, а количество выходных — не менее 9.

Потому рекомендуется брать период не меньше трех месяцев (одного квартала). Такой учетный период позволяет гибко регулировать деятельность подчиненных.

Например, при учетном периоде, равном одному кварталу (возьмем первый квартал 2022 года):

• 57 рабочих дней;
• 33 выходных и праздничных.

Рабочее время составляет при:

• 40-часовой неделе — 454 часа;
• 36-часовой неделе — 408,4 часа;
• 24-часовой неделе — 271,6 часа.

Поэтому если:

• в январе 2022 года работники трудились в рамках производственного календаря 16 дней и 128 часов;
• а в феврале персонал отработал 21 день и 167 часов, что больше, чем по норме, —

то в марте, чтобы выйти на расчетную норму рабочих дней и часов за учетный период, работодателю придется сократить рабочее время сотрудников на два рабочих дня и 16 рабочих часов.

Иначе придется платить работникам дополнительные деньги, и немалые.

Начинающим разобраться, как составить график дежурств на месяц в виде таблицы, несложно, поскольку это делается даже онлайн, при помощи Google Docs. Создав копию этого файла, вы сможете формировать смены в режиме реального времени.

Работодателю необходимо составлять график работы для сотрудников предприятия. Это необязательно для пятидневки, но при сменном распорядке график необходим. Рассказываем, как правильно его составить при различной продолжительности смен.

В кадровом делопроизводстве существуют два сходных по звучанию, но разных по смыслу понятия: график работы (планируемый) и график учета рабочего времени, или табель, составляемый по окончании месяца (с его помощью подводятся итоги). Определимся с базовыми понятиями, рассмотрим, как составить график дежурств на месяц в виде таблицы, как оплачивать работу в различных режимах.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю. Планирование и учет рабочего времени, отработанного каждым сотрудником, организует работодатель. Обычно для такого учета пользуются унифицированными формами Т-12 или Т-13.

Когда оформляют графики

Если в организации для всех сотрудников принят единый режим рабочего времени (40-часовая рабочая неделя (пятидневка) с двумя общими выходными), то такой документ оформлять не нужно. Ниже приведены ситуации, когда необходимо ввести расписание труда и учет рабочего времени сотрудников на предприятии:

• ненормированное рабочее время (ст. 101 ТК РФ);
• работа в режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ);
• сменный режим работы (ст. 103 ТК РФ);
• суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);
• разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ).

В этих случаях график работы на месяц в виде таблицы с днями недели в Эксель или другой удобной программе составляется с целью контроля за соблюдением нормальной продолжительности рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие, но не более одного года). На основании данных по каждому сотруднику за определенный учетный период происходит начисление заработной платы, в том числе с учетом часов переработки или недоработки.

Если по графику работника видно, что в некоторых месяцах он работает больше часов, а в некоторых меньше, чем следует по норме, то справедливо, чтобы переработка в одном месяце компенсировалась недоработкой в другом. В этом случае поможет не какая-то универсальная формула, как составить график сменности, чтобы не было переработок (ее не существует), а установка продолжительности учетного периода более одного месяца. Количество месяцев в учетном периоде следует установить так, чтобы сумма рабочих часов по учетному документу совпала с нормой рабочего времени. Определение количества сверхурочных часов производится не помесячно, а один раз за весь учетный период.

Виды рабочих графиков

Рассмотрим подробнее образцы, какие бывают графики работы, чем отличаются гибкий график, ненормированный рабочий день, сменный режим, суммированный учет рабочего времени и раздробленный рабочий день.

Гибкий

Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания длительности смены. Важно отработать конкретное количество часов, установленное для определенного учетного периода.

Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям за пределами стандартного трудового дня. Перечень должностей с таким временем работы закрепляется коллективным договором или внутренними правилами организации.

Сменный

Сменная работа предусматривает работу в две, три или четыре смены в течение суток. Такой режим нужен, когда продолжительность рабочего цикла превышает норму для одного человека. В этом случае сотрудники сменяют друг друга.

В компаниях составляются графики на месяц по шаблону, представленному ниже.

Локальный акт утверждается руководителем предприятия. Работники должны подтвердить факт ознакомления и согласия с работой по утвержденному распорядку, поставив подписи.

Дополнительно: что такое сменный график и как его составить

Суммированный учет

Суммированный учет рабочего времени позволяет засчитывать более продолжительные сроки работы. Суть в том, что средняя продолжительность труда в течение дня должна равняться норме за конкретный период — неделю, месяц, квартал, год.

Допустим, в неделю надо отработать 40 часов, смену же допустимо установить и 12 часов, и сутки. Так нередко работают продавцы в круглосуточных магазинах, сторожи, уборщики. Сейчас в ТК РФ не регулируется продолжительность перерыва между двумя 12-часовыми сменами, но ранее при распределении нагрузки учитывали рекомендации Постановления Совета Народных Комиссаров СССР от 24.09.1929, предписывавшие установить перерыв между 12-часовыми сменами не менее двойной продолжительности рабочего времени накануне, то есть не менее 24 часов. Сейчас это постановление утратило силу, но некоторые ведомственные нормативные документы содержат подобные условия. Например, в Приказе Министерства обороны РФ № 541 от 30.12.2001 «О ведомственной охране Министерства обороны Российской Федерации» сказано:

Покажем на конкретном примере, как правильно составить график работы при 12-часовом рабочем дне на 4 сотрудников. В образце использованы условные обозначения:

• У — работа с 07:00 до 19:00;
• В — вечерняя смена с 19:00 до 07:00;
• * — выходной день.

Предложенный пример универсальный, такой образец режима работы используют в магазинах, на складах, в транспортных компаниях, охранных агентствах.

Еще один образец для случаев, когда работа строится по графику 2 через 2 дня:

Дополнительно: график работы «2 через 2»

Разделение дня на части

Разделение трудового дня на части допускается в соответствии с нормативным локальным актом организации и с учетом мнения профсоюза. День делится на части перерывом, который не оплачивается. Такой распорядок используется в торговле, компаниях, занимающихся транспортными перевозками, госучреждениях.

Читайте также: что такое скользящий график работы

Как заполняется табель учета времени

Существуют две унифицированные формы: Т-12 и Т-13. Разница между ними заключается в том, что форму Т-12 заполняют только вручную или в текстовом редакторе, в ней есть специальный раздел для расчета зарплаты. Табель Т-13 допустимо заполнять с помощью специализированных компьютерных программ и систем контроля доступа, которые используются в целях учета присутствия сотрудников на рабочих местах. Такой шаблон графика дежурств для дальнейшего учета не содержит блока для расчета зарплаты, она подлежит расчету в других документах.

Табель учета рабочего времени является первичным документом, на основании которого начисляется заработная плата, выплаты с нее и принятые в организации доплаты. Поскольку перечисленные выплаты уменьшают налог на прибыль организаций или налогооблагаемый доход при УСНО, документ следует закрепить в качестве первичного в учетной политике организации. Пользоваться унифицированной формой с 01.01.2013 необязательно. Важно закрепить собственный вариант формы в учетной политике и проследить, чтобы в нем содержались все необходимые реквизиты, обязательное наличие которых в первичных документах установлено Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

Табель составляется в одном экземпляре лицом, уполномоченным следить за контролем рабочего времени по всей организации или в отдельном структурном подразделении. Перечень лиц, подписывающих его, устанавливается внутренним распорядительным актом организации. В конце каждого месяца заполненный табель передается в бухгалтерию.

Рассмотрим порядок заполнения табеля на примере формы Т-13.

Пошаговая инструкция по оформлению

Шаг 1. Оформляем шапку

В шапке обязательно указывается наименование организации и структурное подразделение (при контроле рабочего времени в структурных подразделениях). Порядковый номер присваивается в соответствии с принятой в организации нумерацией. Дата составления и отчетный период указываются обязательно как реквизиты первичного документа.

Шаг 2. Заполняем графы 1–3

Графа 1, содержащая порядковый номер, заполняется по количеству сотрудников в табеле. Графы 2–3 содержат идентификационные сведения о каждом работнике: ФИО, должность и табельный номер.

Шаг 3. Заполняем графы 4–6

Графа 4 содержит отметки о явках и неявках на работу по каждому числу в соответствующем месяце. В приведенном примере табеля за февраль 2023 года 28 дней, поэтому и ячеек для заполнения данных 28. Для этой информации в таблице четыре строки (по две на каждую половину месяца).

В верхней строке каждой половины месяца ставятся буквенные обозначения причин явок и неявок (буквенное соответствие причин представлено на титульном листе формы Т-12) — это коды явок и неявок к графику рабочего времени. Расшифровка кодов дана в файле в конце статьи.

Отметки, объясняющие причины неявок на работу, отметки о работе в режиме неполного или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и другие делаются на основании документов: листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменного предупреждения о простое, письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и др.

Под буквенным обозначением проставляется числовой показатель, равный количеству фактически отработанных каждым сотрудником часов и минут.

Графы 5 и 6 содержат суммарный показатель отработанного каждым сотрудником времени за каждую половину месяца в часах, минутах и днях (графа 5) и за весь месяц (графа 6) в часах, минутах и днях.

Шаг 4. Заполняем графы 7–9

Графы 7–9 в форме Т-13 заполняются при использовании автоматизированной системы учета. Необходимо принимать во внимание следующие особенности:

• если всем работникам организации начисление зарплаты происходит только по одному виду оплаты труда и с использованием одного корреспондирующего счета, то показатели «Код вида оплаты» и «Корреспондирующий счет» можно ставить над графами 7, 8 и заполнять только графу 9 — на суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• если начисления производятся по нескольким видам оплаты (от 2 и более) и с использованием нескольких счетов бухгалтерского учета, то графы 7 и 8 заполняются соответствующими данными, а в 9 отражается суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• дополнительный блок с аналогичными графами предусмотрен на случай, если количество видов оплаты труда превысит 4.

Шаг 5. Заполняем графы 10–13

Приводится информация о неявках за учетный период по соответствующим кодам в днях и часах (указывается в скобках). Два блока предусмотрены на случай, если количество причин неявок превысит 4.

Следует помнить, что в табель не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам. Табель ведут одним из двух способов, который организация фиксирует в учетной политике:

• сплошным способом, то есть регистрировать все явки и неявки на работу;
• способом учета отклонений, то есть регистрировать только отклонения (неявка на работу, опоздание, сверхурочные часы и т. д.).

По окончании месяца табель подписывают ответственные лица, перечень которых установлен в нормативном акте организации, и передают в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.

Подробнее: условные обозначения и коды в табеле учета рабочего времени

Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, то табель разрешено составлять отдельно за первую и вторую половины месяца.

Дополнительно: заработная плата — когда выплачивается и в каких формах

Сроки хранения и ответственность за отсутствие

Предусмотрены следующие сроки хранения графика учета:

• как первичный документ в соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ — 5 лет;
• как первичный документ в целях бухучета — 5 лет (закон 402-ФЗ);
• как кадровый документ и документ для оплаты труда — не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет (приказ № 558 от 25.08.2010).

Ответственность за отсутствие:

• в соответствии со ст. 120 НК РФ отсутствие его как первичного документа повлечет наложение штрафа в размере от 10 000 до 40 000 руб. и отказ в признании расходов при исчислении налога на прибыль затрат на оплату труда;
• в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ за несоблюдение трудового законодательства для организаций установлен штраф в размере от 30 000 до 70 000 руб., а для руководителей и лиц без образования юрлица — от 1000 до 20 000 руб.

Шаблоны и формы

График работы: зачем нужен и как составлять

График работы — это документ, определяющий распорядок труда и отдыха сотрудников в течение определенного периода. Чтобы правильно его составить, нужно учитывать нормы рабочего времени и другие правила.

Что такое график работы

Трудовым законодательством предусмотрено нормированное или ненормированное рабочее время для работников. Оно устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

К нормальной продолжительности рабочего времени относится следующее расписание работы:

• 5-дневная неделя с 2 выходными днями;
• 6-дневная с 1 выходным;
• неделя с выходными днями по скользящему расписанию либо неполная рабочая неделя.

В трудовых нормативах указано, какие бывают графики работы сотрудников. Основные виды таковы:

• односменный;
• недельный;
• скользящий;
• сменный;
• вахтовый и др.

При ненормированном дне для некоторых категорий сотрудников устанавливается распорядок сменности. Это документ, который устанавливается в соответствии со ст. 103 ТК РФ и вводится, когда длительность производственного процесса превышает нормальное рабочее время служащего.

На производстве группы сотрудников сменяют друг друга, и чтобы обеспечить непрерывность процесса, возникает необходимость работать или оказывать услуги круглосуточно. Чтобы держать в рамках нормы их время работы, вводятся графики сменности. Обычно они идут приложением к коллективному договору, и при утверждении учитывается мнение представительного органа работников.

Микропредприятия вправе включить распорядок сменности в трудовой договор с работником. Пропишите режим работы и времени отдыха в таком формате (ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 100, ч. 1 ст. 104, ст. 107, 108 ТК РФ):

• продолжительность рабочей недели;
• начало, окончание и продолжительность рабочих смен, число смен в сутки;
• чередование рабочих и выходных дней;
• время перерывов, их продолжительность;
• период учета, если ведется суммированный учет рабочего времени.

В чем отличия от табеля учета рабочего времени

Следует отличать документ, фиксирующий режим труда, от табеля учета отработанных часов, который ведется работодателем в соответствии с требованиями ст. 91 ТК РФ и является своеобразным документом учета рабочих часов за месяц. Нормой является 40 трудовых часов в неделю. На работодателя возложена обязанность вести учет фактически отработанного времени по каждому работнику.

К табелю не установлено каких-либо особенных требований об ознакомлении в определенный срок и нет необходимости согласовывать его с представительным органом служащих. Работодателю остается не превышать установленную продолжительность рабочего дня и предоставлять работающим отдых в соответствии с требованиями ст. 110 ТК РФ.

Ведение табеля обязательно для любой организации. Но при непрерывном потоке, когда люди работают посменно, график рабочего времени обязателен. В обоих случаях необходимо прописывать в трудовом договоре все особенности в разделе, который касается режима рабочего дня.

Зачем нужен график работы

Функции его довольно многообразны. Он необходим для:

• упорядочения времени труда сотрудников;
• расчета зарплаты при выполнении конкретных обязательств;
• расчета среднего заработка;
• вычисления пособий;
• определения страхового стажа работника;
• отсутствия ошибок при определении заработка и компенсаций за отпуск (вместе с табелем учета рабочего времени он является основой для расчета заработной платы и других выплат);
• выявления переработок сверх нормы и определения доплат.

После утверждения коллектив знакомят с расписанием под подпись за один месяц до ввода в действие. При отказе от подписи составляется специальный акт с подписями двух свидетелей. Несоблюдение установленного режима является грубым дисциплинарным проступком.

Кто заполняет

Документ составляет руководитель или ответственное лицо, наделенное полномочиями в соответствии с приказом. На практике этим занимается кадровый работник, но это неправильно. Расписание обязан составлять руководитель структурного подразделения. После составления документ утверждается окончательно и подписывается руководителем организации или обособленного структурного подразделения.

Есть ли обязательный бланк

Унифицированная форма отсутствует: каждый работодатель вправе самостоятельно разработать собственный бланк документа или использовать готовый шаблон. Инструкция, как сделать график работы на месяц в excel или любом другом редакторе:

1. Подготовить базу для заполнения: указать наименование и регистрационные сведения организации.
2. Перечислить всех сотрудников с указанием их должностей.
3. Отметить дни, в которые каждый служащий приходит на работу.

Разработайте документ таким образом, чтобы не допустить недоработок или переработок сверх нормы рабочего времени и обеспечить оптимальную нагрузку на коллектив и на производственные процессы. Расписание чаще всего разрабатывается на месяц.

Порядок заполнения

Общие правила для формирования расписания просты. Вот как составить график дежурств на месяц в виде таблицы без ошибок:

1. Заполняйте документ с учетом режима рабочего времени согласно правилам внутреннего трудового распорядка, действующего в организации. Укажите начало и окончание, продолжительность трудового дня, перерывы, количество смен, чередование труда и отдыха.
2. Следите за продолжительностью трудового дня. Продолжительность регламентируется внутренними нормативными актами с учетом установленного трудовым договором режима трудового времени.
3. При необходимости предусмотрите сокращенную продолжительность трудового дня, как, к примеру, на производствах с вредными и опасными условиями (ч. 4 ст. 94 ТК РФ) или когда имеет место труд инвалидов и несовершеннолетних (ч. 1, 3 ст. 94 ТК РФ).

Где и сколько хранится

Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 установлены сроки хранения кадровой документации. В п. 8.1 раздела II приказа указано, что книги, журналы, карточки учета и базы данных хранятся 5 лет. При работе с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда срок хранения установлен в 75 лет или 50 лет, если документ закончен делопроизводством после 01.01.2003.

Конкретной ссылки, сколько хранить рабочее расписание, в приказе нет. Все же некоторые работодатели предпочитают хранить такие документы в течение года в отделе кадров или бухгалтерии на случай возникновения трудового спора с работником по вопросу нормирования трудового времени или начисления заработной платы.

Об авторе статьи

Задорожнева Александра

Бухгалтер

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Другие статьи автора на gosuchetnik.ru

Вместе с эти материалом часто ищут:

Как создать график работы в Excel: пошаговая инструкция

График работы в Excel это простой и легкий способ составить таблицу рабочих смен, а сделать это можно при помощи инструкции ниже.

Составление графика работы в Excel

Для этого в первую очередь потребуется создать каркас для будущей таблицы с осями:

После заполняем смены для каждого сотрудника.

Готово, далее требуется визуально заполнить его.

Автозакрашивание ячеек

На этом этапе потребуется перейти в «Главная»-«Условное форматирование»-«Создать правило».

Выбираем «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек» и вписываем нужную форму, где ячейка будет равно 0 и переходим в форматирование.

Указываем нужный цвет заливки и сохраняем.

Все готово, теперь необходимо провести ту же операцию для рабочих смен.

Для этого создаем правило, где ячейка будет равно 1.

Источник

График работы: зачем нужен и как составлять

График работы — это документ, который определяет, какое календарное время должен отработать сотрудник. Рассказываем, как грамотно разработать такое расписание.

Что такое график работы

Трудовым законодательством предусмотрено нормированное или ненормированное рабочее время для работников. Оно устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

К нормальной продолжительности рабочего времени относится следующее расписание работы:

В трудовых нормативах указано, какие бывают графики работы сотрудников. Основные виды таковы:

При ненормированном дне для некоторых категорий сотрудников устанавливается график сменности. Это документ, который устанавливается в соответствии со ст. 103 ТК РФ и вводится, когда длительность производственного процесса превышает рабочее время служащего.

На производстве группы сотрудников сменяют друг друга, и чтобы обеспечить непрерывность процесса, возникает необходимость работать или оказывать услуги круглосуточно. Чтобы держать в рамках нормы их время работы, вводятся графики сменности. Обычно они идут приложением к коллективному договору, и при утверждении учитывается мнение представительного органа работников.

Микропредприятия вправе включить график сменности в трудовой договор с работником. Пропишите режим работы и времени отдыха в таком формате (ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 100, ч. 1 ст. 104, ст. 107, 108 ТК РФ):

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как составить график работы при сменном режиме. Используйте эти инструкции бесплатно.

В чем отличия от табеля учета рабочего времени

Следует отличать документ, фиксирующий режим труда, от табеля учета отработанных часов, который ведется работодателем в соответствии с требованиями ст. 91 ТК РФ и является своеобразным документом учета рабочих часов за месяц. Нормой является 40 трудовых часов в неделю. На работодателя возложена обязанность вести учет фактически отработанного времени по каждому работнику.

К табелю не установлено каких-либо особенных требований об ознакомлении в определенный срок и нет необходимости согласовывать его с представительным органом служащих. Работодателю остается только не превышать установленную продолжительность рабочего дня и предоставлять работающим отдых в соответствии с требованиями ст. 110 ТК РФ.

Ведение табеля обязательно для любой организации. Но при непрерывном потоке, когда люди работают посменно, график рабочего времени обязателен. В обоих случаях необходимо прописывать в трудовом договоре все особенности в разделе, который касается режима рабочего дня.

Зачем нужен график работы

Функции его довольно многообразны. Он необходим для:

После утверждения коллектив знакомят с расписанием под подпись за один месяц до ввода в действие. При отказе от подписи составляется специальный акт с подписями двух свидетелей. Несоблюдение установленного режима является грубым дисциплинарным проступком.

Кто заполняет

Документ составляет руководитель или ответственное лицо, наделенное полномочиями в соответствии с приказом. На практике этим занимается кадровый работник, но это неправильно. Расписание обязан составлять руководитель структурного подразделения. После составления документ утверждается окончательно и подписывается руководителем организации или обособленного структурного подразделения.

Есть ли обязательный бланк

Унифицированная форма отсутствует: каждый работодатель вправе самостоятельно разработать собственный бланк документа или использовать готовый шаблон. Инструкция, как сделать график работы на месяц в excel или любом другом редакторе:

Разработайте документ таким образом, чтобы не допустить недоработок или переработок сверх нормы рабочего времени и обеспечить оптимальную нагрузку на коллектив и на производственные процессы. Расписание чаще всего разрабатывается на месяц.

Порядок заполнения

Общие правила для формирования расписания просты. Вот как составить график дежурств на месяц в виде таблицы без ошибок:

Где и сколько хранится

Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 установлены сроки хранения кадровой документации. В п. 8.1 раздела II приказа указано, что книги, журналы, карточки учета и базы данных хранятся 5 лет. При работе с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда срок хранения установлен в 75 лет или 50 лет, если документ закончен делопроизводством после 01.01.2003.

Конкретной ссылки, сколько хранить рабочее расписание, в приказе нет. Все же некоторые работодатели предпочитают хранить такие документы в течение года в отделе кадров или бухгалтерии на случай возникновения трудового спора с работником по вопросу нормирования трудового времени или начисления заработной платы.

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Источник

Программы для составления графика работы

Важно правильно распланировать график каждого сотрудника, назначить выходные, рабочие и отпускные дни. Главное – не запутаться потом в этом всем. Чтобы такого точно не произошло, рекомендуем воспользоваться специальным софтом, который отлично подойдет для таких целей. В этой статье мы подробно рассмотрим несколько представителей, поговорим об их недостатках и преимуществах.

Graphic

Graphic подойдет для составления индивидуального графика работы или для организаций, где штат составляет всего несколько человек, поскольку ее функционал не рассчитан на большое количество работников. Сначала добавляются сотрудники, выбирается обозначение их цветом. После чего программа сама создаст цикличное расписание на любой промежуток времени.

Доступно создание нескольких расписаний, все они потом выведутся в отведенную таблицу, через которую их можно будет быстро открыть. Кроме всего стоит обратить внимание, что хоть программа и выполняет свои функции, но обновления не выходят уже долгое время, а интерфейс порядком устарел.

AFM: Scheduler 1/11

Этот представитель уже нацелен исключительно на составление графиков организации с большим количеством сотрудников. Для этого здесь отведено несколько таблиц, где составляется расписание, заполняется штат работников, устанавливаются смены и выходные дни. Потом все автоматически систематизируется и распределяется, а администратор всегда получит быстрый доступ к таблицам.

Для тестирования или ознакомления с функционалом программы присутствует мастер создания графиков, с помощью которого пользователь сможет быстро составить простенький распорядок, просто выбирая необходимые пункты и следуя инструкциям. Учтите, что данная возможность подходит только для ознакомления, все лучше заполнять вручную, тем более, если данных много.

В данной статье описывается только два представителя, поскольку для подобных целей выпускается не много программ, а основная их масса глючат или не выполняют заявленных функций. Представленный софт отлично справляется со своей задачей и подойдет для составления различных графиков.

Помимо этой статьи, на сайте еще 12312 инструкций.
Добавьте сайт Lumpics.ru в закладки (CTRL+D) и мы точно еще пригодимся вам.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Источник

Как сделать график в Word

Если в вашем документе Word много табличных данных, то вы можете визуализировать их с помощью графиков. Материал с графиками будет более наглядным и его будет интересней изучать.

Может показаться, что построение графиков, это сложная задача, которая отнимет много времени, но это не так. В текстовом редакторе Word есть встроенные инструменты, которые позволяют быстро превратить любые табличные данные в красивые и понятные графики.

В этой статье мы расскажем о том, как сделать график в текстовом редакторе Word. При этом рассмотрим, как современные версии редактора (Word 2007, 2010, 2013 и 2016), так и старые (Word 2003).

Как сделать график в Word 2007, 2010, 2013 или 2016

Для того чтобы сделать график в Word 2007, 2010, 2013 или 2016 установите курсор в месте где должен находиться график, перейдите на вкладку «Вставка» и нажмите там на кнопку «Диаграмма».

В результате перед вами откроется окно со списком всех доступных шаблонов диаграмм. Здесь можно выбрать шаблон для создания гистограммы, круговой, линейной, точечной, биржевой диаграммы, а также диаграмм других типов. Для создания графиков здесь есть отдельная группа шаблонов под названием «Графики», в которой доступно несколько вариантов. Выберите один из них и нажмите на кнопку «ОК» для того чтобы начать настройку графика.

После нажатия на кнопку «ОК» в выбранном вами месте документа Word появится график. Вместе с этим откроется документ Excel, в котором нужно ввести данные для построения графика. В документе Excel будет небольшая таблица, выделенная синей рамкой. Эта таблица связана с графиком, который появился в документе. Поэтому любые изменения в этой таблице будут сразу влиять на график в документе Word.

Для настройки графика нужно отредактировать таблицу в Excel. Для этого вставьте собственные названия столбцов и строк, а также данные в ячейках. Для того чтобы увеличить количество столбцов или строк перетащите с помощью мышки правый нижний угол синей рамки, которая обрамляет таблицу с данными.

Если у вас в документе Word уже есть таблица с данными для графика, то вы можете просто перенести ее в Excel. Для этого выделите мышкой таблицу в Word, скопируйте ее с помощью Ctrl-C, после этого выделите мышкой таблицу в Excel, и вставьте данные с помощью Ctrl-V.

После того, как вы ввели нужные данные для графика, окно с таблицей Excel можно просто закрыть нажатием на кнопку с крестиком. После чего можно продолжать работу с документом Word.

При необходимости в дальнейшем можно отредактировать график, например, изменить имеющиеся значения или добавить новые. Для этого нужно выделить график мышкой, перейти на вкладку «Конструктор» и нажать на кнопку «Изменить данные».

После этого появится окно Excel в котором можно отредактировать данные и таким образом изменить график.

Как сделать график в Word 2003

Если вы пользуетесь Word 2003, то для того чтобы создать график вам нужно воспользоваться меню «Вставка – Диаграмма».

После чего в документе Word 2003 появится диаграмма и откроется небольшое окно для ввода данных.

Для того чтобы сделать именно график, а не диаграмму, кликните по диаграмме правой кнопкой мышки и выберите «Тип диаграммы».

После этого откроется окно со списком доступных типов диаграммы. Здесь нужно выбрать «График» и сохранить настройки нажатием на кнопку «OK».

После этого нужно ввести данные в таблицу. Для этого кликните два раза левой кнопкой мышки по графику и заполните открывшуюся таблицу.

После заполнения таблицы вы получите нужный вам график.

Источник

Как построить график в Эксель: пошаговая инструкция

Таблица – не самый доступный и понятный для пользователей способ представления данных. Иногда информацию проще проанализировать, если она показана в виде графика. Тем более что программа Excel предоставляет множество способов составления диаграмм. Рассказываем, как составить график в Эксель по таблице и изменять его настройки.

Простой график для одной переменной

Проще всего разобраться, как построить график в Эксель по данным таблицы, состоящей всего из двух колонок. Для наглядного примера можно взять названия месяцев и объем полученной за это время прибыли. Ряд будет только один, а осей на графике — две. Строить диаграмму можно по следующей пошаговой инструкции:

Если пользователь случайно ошибся при построении графика или хочет изменить информацию, он может поменять настройки, выделив область построения диаграммы и использовав контекстное меню. Попасть в него легко с помощью клика правой кнопкой мыши. Изменению подлежат тип графика, данные для его построения, форматы сетки и каждой оси.

Перейдя в контекстном меню к пункту «Выбрать данные», можно настроить, какая информация будет отображаться. Например, для указанного примера у пользователя есть возможность выделять данные только для конкретных месяцев. Для этого достаточно убирать галочки с ненужных дат или изменить формулу в графе «Диапазон данных для диаграммы».

Стоит отметить, что построение графика по представленным в табличной форме данным обеспечит автоматическую перестройку линии при изменении информации. Например, если в показатели прибыли были внесены корректировки на основании более точных сведений, диаграмма станет другой без дополнительных действий со стороны пользователя. Точно так же изменятся и все названия, если откорректировать их на графике.

Легенду с названием графика при использовании только одного изменяющегося показателя оставлять необязательно. В современных версиях Excel имя ряда данных не будет показано на диаграмме автоматически. В более старых пакетах MS Office легенду можно удалить вручную.

Чтобы оценивать информацию на графике было проще, стоит выделить линию, в виде которой представлен ряд, и в контекстном меню указать необходимость добавления подписей. Результатом станет появление значений прямо на диаграмме — с той же точностью, с которой они указаны в таблице.

На вкладке «Конструктор» можно поменять еще больше настроек — выбрать экспресс-макет и готовый шаблон, изменить цвета и добавить дополнительные элементы графика. В том числе — подписи к осям данных, названия которых в последних версиях MS Excel вводятся вручную.

Также читайте, как сделать кнопку в Excel, чтобы быстрее перейти у нужной таблице или графику.

График с несколькими переменными

Узнав, как в Эксель нарисовать график при наличии только одного столбца со значениями, стоит перейти к решению более сложной задачи — составлению диаграмм, на которых будет несколько рядов.

Если рассматривать тот же пример, вместе с прибылью могут быть представлены еще накладные расходы. Принцип создания будет включать такие шаги:

Для графика с двумя и большим количеством рядов данных стоит оставить «легенду» с подписями. Она позволит разобраться, каким цветом, оттенком или типом линии отмечен нужный показатель. Однако название диаграммы в этом случае придется вносить вручную — или указать в настройках, в какой ячейке таблицы расположен нужный текст.

С помощью контекстного меню на состоящем из нескольких рядов графике можно менять различные настройки, характеристики осей и линий, добавлять подписи и менять шрифты. А при изменении информации в таблице это автоматически отразится и на диаграмме. Данные, которые вводились вручную, (например, название оси или графика) придется менять тем же способом.

Добавление второй оси

Иногда информация может быть представлена в таблице так, что поместить ее на одной общей диаграмме, на первый взгляд, невозможно. Если представить, что накладные расходы указаны не в рублях, а в долларах, график получится некорректным.

Можно построить две разных диаграммы для каждого ряда данных. Или перед тем, как сделать график в Экселе, пересчитать сумму по действующем курсу — но это будет не слишком правильно, если затраты определялись именно в валюте. Решение проблемы — добавить вторую ось со своими единицами измерения.

Для этого можно выполнить такие действия:

Источник