Создание документов в табличном редакторе ms excel

Рабочее поле таблицы предназначено для создания документов. В отличие от Word документ Excel может состоять из нескольких независимых частей (листов). Таблицы можно форматировать, задавать стиль, объединять в сводные таблицы.

Документ может быть оформлен с использованием графических элементов, рисунков, графиков, диаграмм, декоративных надписей и спецэффектов. Но самое основное назначение документов Excel ‒ это создание таблиц с формулами и работа с базой данных.

Создание документа начинается с выбора шаблона таблицы. По умолчанию открывается простая таблица в виде рабочего поля, состоящего из ячеек одинаковой ширины и высоты. Такой вид таблицы используется чаще всего для отчетов, не требующих специального оформления, либо автор документа желает создать свой собственный дизайн и структуру таблицы, которой нет в коллекции шаблонов Excel.

Облегчить процесс форматирования таблицы можно с помощью встроенных стилей оформления таблиц, находящихся в разделе «Стили» закладки «Главная».

При помощи инструмента «Форматировать как таблицу…» можно выбрать один из вариантов оформления. Причем заголовки столбцов будут по умолчанию снабжены инструментами сортировки и фильтрации данных (удобно использовать для таблиц больших размеров). Применить один из стилей таблицы можно следующим образом:

выбрать рабочую область таблицы, щелкнуть по иконке подходящего шаблона, затем уточнить при необходимости диапазон таблицы в окне настройки и нажать кнопку ОК.

Далее можно приступать к форматированию заголовков, и наполнению таблицы.

Разработчики Microsoft Excel создали дополнительно множество готовых шаблонов и стилей таблиц, которые оформлены и содержат формулы для выполнения наиболее популярных расчетов. Пользователь может не знать, как выполняются те или иные расчеты. Достаточно ввести исходные данные и расчет будет произведен автоматически. Скачать эти шаблоны можно на официальном сайте корпорации Microsoft в разделе «Шаблоны» и сохранить на компьютере. Вот небольшой перечень готовых бесплатных расчетов:

• Средства для отслеживания личных финансов;
• Расчет кредита на обучение;
• Расписание занятий;
• Учебный календарь;
• Планировщик проекта;
• Учет проектов;
• График погашения кредита.

И еще тысячи шаблонов для обучения, календарей, документов и отчетности, счетов, планирования и т.д.

Интерфейс программы Excel

Интерфейс Excel аналогичен Word, состоит из вкладок, ленты меню с набором команд и инструментов вверху экрана. Чуть ниже, расположена строка формул, а внизу экрана находится строка состояния, отражающая статистические данные рабочей таблицы и выполняемых действий.

Набор инструментов в ленте меню логичен и достаточный для работы с таблицами, но при желании может быть изменен в окне «Параметры Excel».

Вкладка Главная

Эта закладка содержит основные инструменты форматирования и редактирования таблиц и отдельных ячеек:

• Блок «Буфер обмена» предназначен для копирования и вставки содержимого ячеек или диапазона таблицы.
• Блок «Шрифты» отвечает за оформление всех характеристик шрифта (размер, тип, цвет, фон и начертание).
• Блок «Выравнивание» определяет расположение содержимого ячейки относительно границ (по правому или левому краю, по центру) и его распределение и ориентацию внутри ячейки.
• Блок «Число» отвечает за отображение стиля и формата чисел.
• Блок «Стили» был описан выше. Дополнительно имеется форматирование стилей отдельных ячеек с добавлением других элементов.
• Блок «Ячейки» предназначен для добавления или удаления столбцов, строк или ячеек и настройки размера, видимости, защиты, форматирования ячеек и листов таблицы.
• Блок «Редактирование» позволяет добавлять некоторые быстрые функции (суммирование, автоматическое заполнение или очищение ячеек), а также фильтровать и находить нужные данные.

Вкладка Вставка

Закладка «Вставка» предназначена для добавления в таблицу различных элементов и их настройки. В рабочую область таблицы можно добавить:

• сводные таблицы;
• фигуры, элементы SmartArt, рисунки картинки;
• диаграммы и графики;
• специальные диаграммы и графики (спарклайны);
• фильтры;
• ссылки;
• графически надписи и объекты;
• нестандартные символы и формулы (изображение).

После добавления этих элементов становится доступным специальное меню для форматирования и настройки.

Вкладка Разметка страницы

Отвечает за настройку параметров страницы, каждого листа книги, формата текста в ячейке, определяет стили и темы оформления таблиц, заголовков и упорядочивания элементов документа.

Вкладка Формулы

Эта вкладка, пожалуй, самая важная и интересная среди всех инструментов Excel. Позволяет вставлять существующие или создавать собственные формулы, отлаживать каждый элемент формулы по отдельности, присваивать имена ячейкам, определять зависимости ячеек, а также контролировать правильность вычислений.

Вкладка Данные

Закладка предназначена для работы с данными из сторонних источников, выполнения сортировки и фильтрации данных таблицы, а также перераспределения, консолидации и построения простых сценариев для данных таблицы. В этой же вкладке можно построить или удалить группировку части значений внутри таблицы или автоматически добавить промежуточные итоги для сформированных групп.

Вкладка Рецензирование

Вкладка «Рецензирование» позволяет настраивать и выполнять проверку правописания, создавать примечания, добавлять защиту различных уровней для всех элементов документа посредством паролей, а также регулировать доступ к документу при совместной работе над документом.

Вкладка Вид

В этой закладке можно настроить различные режимы просмотра документа на экране монитора, масштаб, отображения фоновых инструментов. Настроить закрепление заголовков (полезно для многостраничных таблиц), расположение и переход в другие окна (при просмотре и работе с несколькими файлами). Здесь же находится инструмент для записи и отображения макросов.

Строка формул

Строка формул состоит из окна, в котором указано имя активной ячейки или ее адрес. В следующем окне отображена формула, которую содержит эта ячейка. В этой же строке (если установить курсор) можно создавать формулу с помощью Мастера функций (кнопка слева от поля строки). Мастер функций помогает пошагово создать формулу, показывая подсказки и перечень доступных функций в качестве аргументов.

Расположение информации в ячейках Excel

Содержимое ячейки состоит из значений, текста или формул. Чтобы их добавить в пустую ячейку, необходимо выбрать ячейку курсором или стрелками. Если в ячейке содержатся какие-либо данные, целесообразно включить режим редактирования (дважды щелкнуть мышью до появления курсора внутри).

В формулах в качестве ее компонентов выступают значения других ячеек. По умолчанию в формуле они указываются в виде ссылки. Ссылки бывают двух типов:

• R1C1;
• A1.

Принципиальное отличие этих двух типов при отображении их в формулах:

При редактировании и просмотре формул, все адреса влияющих ячеек имеют свой цвет. Параллельно сами ячейки выделены рамкой этого же цвета.

После
запуска Excel по умолчанию
предлагает начать создание нового
документа под условным наименованием
Книга1. Можно подготовить документ (или
часть документа), а затем сохранить его
на диске (команда Файл – Сохранить
как…). Файлы документов, созданных с
помощью табличного процессора Excel,
имеют стандартное расширение *.XLS.

Если
нужно продолжить обработку уже
существующего файла-документа, выбирают
команду (Файл – Открыть…). Откроется
стандартное диалоговое окно, в котором
нужно указать имя (адрес) файла .xls
для обработки.

Если
необходимо создать новый документ,
выбирают команду (Файл – Создать…).
Excel предложит пустую
таблицу с обозначениями Книга2, Книга3
и т.п.

Excel
является многооконной программой. Это
означает, что можно одновременно открыть
несколько документов, причем часть из
них может быть готовыми файлами, а часть
– заготовками (без имени, но с обозначениями
Книга1, Книга2 и т.д.).

Структурные единицы электронных таблиц и работа с ними Структурные единицы электронных таблиц

Документ
Excel называется рабочей
книгой. Рабочая книга представляет
собой набор рабочих листов, каждый
из которых имеет табличную структуру
и может содержать одну или несколько
таблиц. Изначально рабочий лист
представляет собой пустую таблицу,
которую необходимо заполнить данными
и оформить по своему усмотрению. Каждый
файл Excel является рабочей
книгой, состоящей из нескольких листов.
Так, в версиях MS Excel
5.0 и 7.0 рабочая книга по умолчанию содержит
16 листов, в версии MS Excel
97 и выше только 3. Число листов рабочей
книги можно корректировать.

В
окне документа в программе Excel
отображается только текущий рабочий
лист, с которым и ведется работа. По
умолчанию рабочие листы именуются
«Лист1», «Лист2», «Лист3» и т.п. Имена и
порядок расположения листов можно
изменять.

Чтобы
переименовать рабочий лист, надо
дважды щелкнуть на его ярлычке. Рабочие
листы можно удалять, переставлять
(менять их местами), добавлять новые
(вставлять чистые листы). Каждый рабочий
лист имеет название, которое указывается
на ярлычке листа, отображаемом в его
нижней части. С помощью ярлычков можно
переходить от одного листа к другим
рабочим листам, входящим в ту же самую
рабочую книгу. Выбор другого листа
рабочей книги осуществляется щелчком
мыши по ярлычку этого листа. Выбранный
лист становится активным, т.е. с этим
листом можно работать. Ярлычок активного
листа выделяется цветом, а надпись на
нем – полужирным шрифтом. Для просмотра
листа рабочей книги используют полосы
прокрутки.

Рабочий
лист состоит из строк и столбцов.

Столбцы
обозначаются прописными латинскими
буквами (А. В, С, … Z) и,
далее, двухбуквенными комбинациями
(AA, AB, AC,…,
BA, … IV).
Столбцы могут обозначаться и числами:
для этого с помощью команды меню Сервис
— Параметры на вкладке Основные (Общие)
нужно установить переключатель Стиль
ссылок – R1C1.
Всего рабочий лист может содержать до
256 столбцов.

Строки
последовательно нумеруются целыми
числами от 1 до 65536 (максимально допустимого
номера строки).

На
пересечении столбца и строки располагается
основной структурный элемент таблицы
– ячейка. Ячейка является минимальным
элементом для хранения данных. Обозначение
отдельной ячейки сочетает в себе номер
столбца и номер строки (в этом порядке),
на пересечении которых она расположена,
например, А1, F8, AA2,
DE234. Обозначение ячейки
(ее номер) выполняет функции ее адреса.
Адреса ячеек используются при записи
формул, определяющих взаимосвязь между
значениями, расположенными в разных
ячейках. Одна из ячеек всегда является
активной и выделяется рамкой. Эта рамка
в программе Excel играет
роль курсора. Операции ввода и
редактирования всегда производятся в
активной ячейке. Переместить рамку
активной ячейки можно с помощью курсорных
клавиш или указателя мыши.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Таблицы – важный инструмент в работе пользователя Excel. Как в Экселе сделать таблицу и автоматизировать этот процесс, ответит наша статья.

Советы по структурированию информации

Перед тем, как создать таблицу в Excel, предлагаем изучить несколько общих правил:

• Сведения организуются по колонкам и рядам. Каждая строка отводится под одну запись.
• Первый ряд отводится под так называемую «шапку», где прописываются заголовки столбцов.
• Нужно придерживаться правила: один столбец – один формат данных (числовой, денежный, текстовый и т.д.).
• В таблице должен содержаться идентификатор записи, т.е. пользователь отводит один столбец под нумерацию строк.
• Структурированные записи не должны содержать пустых колонок и рядов. Допускаются нулевые значения.

Как создать таблицу в Excel вручную

Для организации рабочего процесса пользователь должен знать, как создать таблицу в Экселе. Существуют 2 метода: ручной и автоматический. Пошаговая инструкция, как нарисовать таблицу в Excel вручную:

1. Открыть книгу и активировать нужный лист.
2. Выделить необходимые ячейки.
3. На панели инструментов найти пиктограмму «Границы» и пункт «Все границы».
4. Указать в таблице имеющиеся сведения.

II способ заключается в ручном рисовании сетки таблицы. В этом случае:

1. Выбрать инструмент «Сетка по границе рисунка» при нажатии на пиктограмму «Границы».
2. При зажатой левой кнопке мыши (ЛКМ) перетащить указатель по обозначенным линиям, в результате чего появляется сетка. Таблица создается, пока нажата ЛКМ.

Как создать таблицу в Excel автоматически

Опытные пользователи рекомендуют прибегнуть к изучению вопроса, как создать таблицу в Excel
автоматически. С использованием встроенного инструментария процесс создания табличной формы происходит в разы быстрее.

Область таблицы

Перед тем, как составить таблицу в Excel, пользователю нужно определить, какой интервал ячеек ему понадобится:

1. Выделить требуемый диапазон.
2. В MS Excel 2013-2019 на вкладке «Главная» кликнуть на пиктограмму «Форматировать как таблицу».
3. При раскрытии выпадающего меню выбрать понравившийся стиль.

Кнопка «Таблица» на панели быстрого доступа

На панели инструментов находится пиктограмма для создания табличного объекта. Чтобы воспользоваться функционалом табличного процессора, пользователь использует следующий алгоритм:

1. Активировать интервал ячеек, необходимых для работы.
2. Перейти в меню «Вставка».
3. Найти пиктограмму «Таблицы»:

• В MS Excel 2007 кликнуть на пиктограмму. В появившемся диалоговом окне отметить или убрать переключатель пункта «Таблица с заголовками». Нажать ОК.
• В MS Excel 2016 нажать пиктограмму и выбрать пункт «Таблица». Указать диапазон ячеек через выделение мышкой или ручное прописывание адресов ячеек. Нажать ОК.

Примечание: для создания объекта используют сочетание клавиш CTRL + T.

4. Для изменения названия столбца перейти на строку формул или дважды кликнуть на объекте с заголовком.

Диапазон ячеек

Работа с числовой информацией подразумевает применение функций, в которых указывается интервал (диапазон ячеек). Под диапазоном справочная литература определяет множество клеток электронной таблицы, в совокупности образующих единый прямоугольник (А1:С9).

Активированная вкладка «Конструктор» раскрывает инструментарий, облегчающий процесс редактирования объекта. Для автоматизации работы пользователь устанавливает переключатели на инструментах «Строка заголовка» и «Строка итогов». Последняя опция позволяет провести расчеты по выбранной формуле. Для этого пользователь раскрывает список посредством нажатия на стрелку в итоговой ячейке и выбирает функцию.

Заполнение данными

Работа со структурированной информацией возможна, если ячейки заполнены текстовой, численной и иной информацией.

• Для заполнения необходимо активировать ячейку и начать вписывать информацию.
• Для редактирования ячейки дважды кликнуть на ней или активировать редактируемую ячейку и нажать F2.
• При раскрытии стрелок в строке заголовка структурированной информации MS Excel можно отфильтровать имеющуюся информацию.
• При выборе стиля форматирования объекта MS Excel автоматически выбрать опцию черезстрочного выделения.
• Вкладка «Конструктор» (блок «Свойства») позволяет изменить имя таблицы.
• Для увеличения диапазона рядов и колонок с последующим наполнением информацией: активировать кнопку «Изменить размер таблицы» на вкладке «Конструктор», новые ячейки автоматически приобретают заданный формат объекта, или выделить последнюю ячейку таблицы со значением перед итоговой строкой и протягивает ее вниз. Итоговая строка останется неизменной. Расчет проводится по мере заполнения объекта.

• В заголовках должны отсутствовать числовые форматы, поскольку при создании таблицы они преобразуются в текст. Если формула содержит в качестве аргумента ссылку на ячейку заголовка, где предполагалось число, то функция может не сработать.

Сводная таблица

Сводка используется для обобщения информации и проведения анализа, не вызывает трудностей при создании и оформлении. Для создания сводной таблицы:

1. Структурировать объект и указать сведения.
2. Перейти в меню «Вставка» и выбрать пиктограмму: в MS Excel 2007 – «Сводная таблица»; в MS Excel 2013-2019 – «Таблицы – Сводная таблица».
3. При появлении окна «Создание сводной таблицы» активировать строку ввода диапазона, устанавливая курсор.
4. Выбрать диапазон и нажать ОК.

Примечание: Если сводка должна находиться после создания на этом же листе, пользователь устанавливает переключатель на нужную опцию.

5. При появлении боковой панели для настройки объекта перенести категории в нужные области или включить переключатели («галочки»).

Созданная сводка автоматически подсчитывает итоги по каждому столбцу.

Рекомендуемые сводные таблицы

Поздние версии MS Excel предлагают воспользоваться опцией «Рекомендуемые сводные таблицы». Подобная вариация анализа информации применяется в случаях невозможности правильного подбора полей для строк и столбцов.

Для применения рекомендуемых сводных таблиц:

1. Выделить ячейки с введенной информацией.
2. При клике на пиктограмму «Таблицы» выбрать пункт «Рекомендуемые сводные таблицы».
3. Табличный процессор автоматически анализирует информацию и предлагает оптимальные варианты решения задачи.
4. В случае выбора подходящего пункта таблицы и подтверждения через ОК получить сводную таблицу.

Готовые шаблоны в Excel 2016

Табличный процессор MS Excel 2016 при запуске предлагает выбрать оптимальный шаблон для создания таблицы. В офисном пакете представлено ограниченное количество шаблонов. В Интернете пользователь может скачать дополнительные образцы.

Чтобы воспользоваться шаблонами:

1. Выбирать понравившийся образец.
2. Нажать «Создать».
3. Заполнить созданный объект в соответствии с продуманной структурой.

Оформление

Экстерьер объекта – важный параметр. Поэтому пользователь изучает не только, как построить таблицу в Excel, но и как акцентировать внимание на конкретном элементе.

Создание заголовка

Дана таблица, нарисованная посредством инструмента «Границы». Для создания заголовка:

Выделить первую строку, кликнув ЛКМ по численному обозначению строки.

На вкладке «Главная» найти инструмент «Вставить».

Активировать пункт «Вставить строки на лист».

После появления пустой строки выделить интервал клеток по ширине таблицы.

Нажать на пиктограмму «Объединить» и выбрать первый пункт.

Задать название в ячейке.

Изменение высоты строки

Обычно высота строки заголовка больше первоначально заданной. Корректировка высоты строки:

• Нажать правой кнопкой мыши (ПКМ) по численному обозначению строки и активировать «Высота строки». В появившемся окне указать величину строки заголовка и нажать ОК.
• Или перевести курсор на границу между первыми двумя строками. При зажатой ЛКМ оттянуть нижнюю границу ряда вниз до определенного уровня.

Выравнивание текста

Если пользователь предполагает расположение текста в ячейке иное, нежели по умолчанию, то пользуется пиктограммами «Выравнивание» относительно горизонтали и вертикали, а также кнопкой «Ориентация». Выбор пунктов выпадающего списка позволит расположить текст по вертикали или диагонали.

Изменение стиля

Изменение размера шрифта, начертания и стиля написания осуществляется вручную. Для этого пользователь пользуется инструментами блока «Шрифт» на вкладке «Главная» или вызывает диалоговое окно «Формат ячеек» через ПКМ.

Пользователь может воспользоваться пиктограммой «Стили». Для этого выбирает диапазон ячеек и применяет понравившийся стиль.

Как вставить новую строку или столбец

Для добавления строк, столбцов и ячеек:

• выделить строку или столбец, перед которым вставляется объект;
• активировать пиктограмму «Вставить» на панели инструментов;
• выбрать конкретную опцию.

Удаление элементов

Для удаления объектов на листе MS Excel пользователь активирует аналогичную кнопку на панели инструментов, предварительно выделив строку, столбец, ячейку.

Заливка ячеек

Для задания фона ячейки, строки или столбца:

• выделить диапазон;
• найти на панели инструментов пиктограмму «Цвет заливки»;
• выбрать понравившийся цвет.

II способ

• вызвать «Формат ячеек» через ПКМ;
• перейти на вкладку «Заливка»;
• выбрать цвет, способы заливки, узор и цвет узора.

III способ

• щелкнуть на стрелочку в блоке «Шрифт»;
• перейти на вкладку «Заливка»;
• выбрать понравившийся стиль.

Формат элементов

На панели инструментов находится пиктограмма «Формат». Опция помогает задать размер ячеек, видимость, упорядочить листы и защитить лист.

Формат содержимого

Последний пункт из выпадающего списка «Формат» на панели быстрого доступа позволяет назначить тип данных или числовые форматы, задать параметры внешнего вида и границы объекта, установить фон и защитить лист.

Использование формул в таблицах

Табличный процессор пользуется успехом благодаря возможности применения математических, статистических, логических и т.п. функций.

Ознакомиться с полным списком и вписываемыми аргументами пользователь может, нажав на ссылку «Справка по этой функции».

Для задания формулы:

• активировать ячейку, где будет рассчитываться формула;
• открыть «Мастер формул»;

или

• написать формулу самостоятельно в строке формул и нажимает Enter;

или

• применить и активирует плавающие подсказки.

На панели инструментов находится пиктограмма «Автосумма», которая автоматически подсчитывает сумму столбца. Чтобы воспользоваться инструментом:

• выделить диапазон;
• активировать пиктограмму.

Использование графики

Для вставки изображения в ячейку:

1. Выделить конкретную ячейку.
2. Перейти в меню «Вставка – Иллюстрации – Рисунки» или «Вставка – Рисунок».
3. Указать путь к изображению.
4. Подтвердить выбор через нажатие на «Вставить».

Инструментарий MS Excel поможет пользователю создать и отформатировать таблицу вручную и автоматически.

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

Запуск программы

Запуск процессора Excel 2007 можно осуществить несколькими способами:

• нажать кнопку Пуск >Программы > Microsoft Excel;
• если на рабочем столе имеется ярлык Microsoft Excel, дважды щелкните по нему левой кнопкой мыши;
• если вы собираетесь открыть созданную ранее таблицу Excel, можно найти название этого файла в перечне документов кнопки Пуск или в соответствующей папке и дважды щелкните по нему; при этом загружается Excel с уже открытым указанным файлом.

Элементы экрана

Верхняя строка окна приложения Microsoft Excel называется строкой заголовка (рис. 1.1
рис.
1.1). В ней слева указывается имя программы Microsoft Excel и название рабочей книги Книга 1 (либо открытого файла).

Строка меню располагается под строкой заголовка. Каждое из меню объединяет набор команд, имеющих общую функциональную направленность.

При работе с Excel всегда можно использовать контекстное меню, появляющееся при щелчке правой кнопки мыши на активной ячейке, области вычислений, ярлычке листа рабочей книги и т.п. Контекстное меню содержит только те команды, которые могут быть выполнены в данной ситуации.

Под строкой меню могут располагаться одна или несколько строк, состоящих из кнопок – панели инструментов, с помощью которых можно быстро (щелчком мыши по соответствующей кнопке) получить доступ к командам и средствам Excel.

Строка формул располагается под панелями инструментов и демонстрирует адрес текущей ячейки и ее содержимое. Эта строка разделена по вертикали на три секции. В левой секции высвечивается адрес активной ячейки или присвоенное ей имя. В правой секции строки формул отображается содержимое (данные или формула) активной ячейки, если они введены.

Рабочий экран Excel разделен по вертикали на столбцы, а по горизонтали на строки. Столбцам присваиваются имена, соответствующие буквам латинского алфавита, либо числам (в зависимости от выбранного стиля с помощью Главное офисное меню > Параметры Excel > Формулы), а именами строк являются только числа. Области имен столбцов и строк располагаются в верхней (столбцы) и в левой (строки) части и называются заголовками. Пользуясь Excel, можно создать таблицы размером до 256 столбцов (название последнего – IV) и 65536 строк.

Пересечение строк и столбцов образует клетки, называемые ячейками таблицы. Все ячейки имеют адреса. Адрес любой ячейки состоит из имени столбца и номера строки, на пересечении которых она расположена, например, А20, BE6, IA300.

Активная ячейка выделяется жирным контуром (рамкой), называемым табличным курсором. Именно в активную ячейку осуществляется ввод данных.

На экране Excel размещаются две полосы: вертикальная – у правого края экрана и горизонтальная – у нижнего края. С помощью этих полос удобно осуществлять быстрое перемещение по таблице.

Расположенная в нижней части экрана строка состояния содержит ряд полезных при создании таблицы сведений. На этой строке выводится информация о выбранной команде или выполняемой операции. Правая часть строки состояния показывает значение суммы числовых данных в активной ячейке и состояние включения цифровой клавиатуры (клавиши Num Lock>).

Ввод данных в таблицу

Любая ячейка таблицы может быть заполнена данными. Для ввода данных в ячейку надо щелкнуть левой кнопкой мыши по той ячейке, в которой предполагается разместить информацию (ячейка выделяется рамкой) и начать ввод. Вводимые символы сразу появляются в текущей ячейке и строке формул. Любая ячейка может содержать данные трех типов – это числа, текст, формулы.

Закончить ввод данных в текущей строке можно нажатием:

• клавиши <Enter> – данные зафиксируются в текущей ячейке, и выделением переместится на одну ячейку вниз.
• кнопки с «галочкой» на строке формул – данные зафиксируются в текущей ячейке, и выделение останется в этой же ячейке;
• любой клавиши со стрелкой – данные зафиксируются в текущей ячейке, и выделение переместится в ячейку в направлении, указанном стрелкой;
• кнопки с крестом на строке формул или клавиши <Esc> – ввод данных будет отменен.

По окончании ввода текстовые данные выравниваются по левому краю ячейки, числовые – по правому (по умолчанию). Если выравнивание требуется изменить, нужно воспользоваться командой Главная > Выравнивание или Формат Ячейки, вкладка Выравнивание (контекстное меню). При вводе нецелочисленных данных десятичные знаки определяются с помощью запятой. Если следует изменить десятичный разделитель на точку, надо последовательно выполнить настройки с помощью Панели управления.

Ввод формул

Ввод формулы обязательно должен начинаться со знака равенства «=» и завершаться клавишей <Enter>.

В составе формул могут быть числа, функции, ссылки на адреса и имена ячеек, операторы сложения (+), вычитания (-), умножения (*), деления (/), круглые скобки для задания приоритетности операций, а также текст заключенный в кавычки. В Excel используют логические операторы сравнения, результатом выполнения которых является логическое значение (Истина или Ложь).

Когда в одной формуле объединяются несколько операций, операторы выполняются в следующем порядке:

• процент (%);
• возведение в степень (^);
• умножение и деление (*, /);
• сложение и вычитание (+, -);
• операторы сравнения (=, <>, > ,<, >=, <=).

Операторы с одинаковым приоритетом выполняется слева направо.

Изменить порядок вычисления можно, объединяя выражения в формуле круглыми скобками: выражения в круглых скобках выполняются в первую очередь.

Адреса ячеек в формулы следует помещать с помощью указания мышью на соответствующую ячейку (диапазон ячеек).

После ввода формулы в ячейке появляется вычисленный результат, а сама формула отображается в строке формул. Если необходимо (в ходе выверки таблицы) отобразить в ячейках таблицы именно формулы расчета, а не результаты, то следует задать команду Формулы > Зависимости формул > Показать Формулы.

Если результат вычисления формулы или преобразования формата окажется длиннее ширины столбца, в ячейке появляются символы # # # # # #. Для получения числового изображения следует увеличить ширину столбца.

Организация ссылок

При перемещении или копировании формулы адрес в указанной ссылке изменяется, ориентируясь на ту позицию, в которую переносится формула. Такие ссылки носят название относительных ссылок (рис. 1.2.
рис.
1.2).

Для ввода в формулу значения из фиксированной ячейки (адрес которой при копировании или перемещении формулы остается неизменным) используются абсолютные ссылки (рис. 1.3
рис.
1.3). При их обозначении в написании адреса ячейки добавляется знак доллара. (Например, $A$20, $IA200).

В случае изменения только одного значения адреса и фиксации другого используются смешанные ссылки (рис. 1.4
рис.
1.4). Знаком $ фиксируется только имя столбца (например, $А9) или имя строки (например, E$6). Для ввода смешанных и абсолютных ссылок используется клавиша <F4> (курсор в этом случае помещается либо внутрь ссылки, либо после нее).

Автоматическое вычисление сумм

При необходимости суммирования большого количества данных, расположенных в смежных ячейках, может оказаться более удобным воспользоваться встроенной функцией автосуммирования, а не писать длинную формулу с перечислением всех слагаемых. Для этого следует щелкнуть мышью по кнопке Автосумма стандартной панели – при этом в строке формул появится написанная функция суммирования с указанием предлагаемого диапазона ячеек, данные которого подлежат суммированию. Если окажется, что диапазон указан правильно, то необходимо нажать клавишу <Enter>. В противном случае сначала надо ввести исправления в указанный диапазон (щелкнуть для этого по строке формул и ввести новые адреса ячеек), а затем нажать клавишу <Enter>.

Для задания функции автосуммирования сразу нескольких ячеек можно выделить их, а затем нажать кнопку Автосумма.

Если в таблице имеются промежуточные итоги, вычисляемые с помощью автосуммирования, то нажатие кнопки Автосумма приведет к вычислению общего итога как суммирования промежуточных итогов.

Редактирование табличных документов

Перемещение по таблице

При перемещении по таблице (изменение адреса активной ячейки) можно использовать:

• четыре клавиши со стрелками, обеспечивающие перемещение во всех четырех направлениях;
• клавиши <PgUp> и <PgDn>, осуществляющие поэкранное перемещение выделения соответственно вверх и вниз по таблице;
• клавиша <Home>, позволяющая перемещать выделение на начало текущей строки;
• клавиши <Ctrl><Home> приводят к перемещению выделения в ячейку A1, а нажатие клавиш <Ctrl><End> вызывает перемещения выделения в последнюю заполненную ячейку таблицы;
• щелчок указателя мыши в соответствующей позиции экрана приводит к перемещению выделения в данную ячейку;
• для перемещения по таблице можно использовать полосы прокрутки (как это было описано ранее);
• можно быстро перейти в любую ячейку таблицы, если нажать клавишу <F5> или задать команду Главная > Редактирование> Найти и выделить > Перейти и ввести адрес этой ячейки или имя диапазона в поле Ссылка.

Выделение фрагментов таблицы

Для редактирования данных, расположенных в нескольких ячейках таблицы, требуется эти ячейки предварительно выделить. Для выделения фрагмента можно использовать несколько способов.

Выделение произвольного непрерывного фрагмента: установить курсор на начало (или конец) выделяемого фрагмента. Далее либо протянуть по всей выделяемой области мышью (при нажатой левой кнопке), либо нажать клавишу <Shift> и, удерживая ее нажатой, с помощью клавиш перемещения курсора выделить требуемую область.

Выделение всей строки: щелкнуть мышью по номеру строки или установить подсветку в любой ячейке данной строки и нажать клавиши <Shift><Пробел>,

Выделение всей колонки: щелкнуть мышью на имени столбца или выделить любую ячейку данного столбца и нажать клавиши <Ctrl><Пробел>.

Выделение всей таблицы: щелкнуть мышью по левому углу бордюра (по кнопке расположенной между заголовками строк и столбцов) и нажать клавиши <Ctrl><Shift><Пробел>.

Выделение несмежных областей: возможно двумя способами:

• выделить мышью первую область, затем, удерживая клавишу <Ctrl>, перейти к следующей области и выделить ее;
• выделить с помощью клавиатуры первую область, затем нажать клавиши <Shift><F8>, перейти во вторую область и выделить ее. Если фрагмент выделен ошибочно, и его выделение необходимо снять, то следует щелкнуть мышью в любой ячейке или нажать любую клавишу управления курсором.

Редактирование табличных данных

Под редактированием табличных данных мы будем понимать: замену одних данных в ячейке на другие, удаление данных из ячейки, перемещение их в другую позицию, вставку строк и столбцов в таблицу и удаление строк и столбцов из таблицы.

Для замены одних данных другими достаточно установить курсор в эту ячейку и ввести новые данные. Для редактирования данных в ячейке надо прежде всего установить курсор в нужную ячейку. Далее можно:

• щелкнуть два раза мышью в ячейке или нажать клавишу <F2>. Редактирование в этом случае осуществляется в самой ячейке;
• щелкнуть по строке формул и редактировать данные в этой строке.

Для удаления символов можно использовать клавиши <Delete> и <Backspace>, а для управления режимами Вставка / Замещение клавишу <Insert>. По завершению редактирования нажать клавишу <Enter> или кнопку с галочкой в строке формул.

Для удаления содержимого ячейки (или нескольких выделенных ячеек) выделить очищаемую область или установить курсор на очищаемой от данных ячейке, нажать клавишу <Delete> или выполнить команду Очистить содержимое (контекстного меню).

Для перемещения данных в другую позицию выделить их. Далее можно:

• задать команду Главная Вырезать панели инструментов из группы Буфер обмена, установить курсор в ту позицию, куда должен быть перемещен выделенный блок, и нажать клавишу <Enter>;
• установить указатель мыши на границу выделенного блока или ячейки таким образом, чтобы он превратился в стрелку, и переместить блок в нужную позицию.

Для вставки строки в таблицу установить курсор в любую ячейку строки, перед, которой будет осуществляться вставка, и задать команду Главная Вставить Строки на лист.

Для вставки столбца в таблицу установить курсор в любую ячейку столбца, перед, которой будет осуществляться вставка, и задать команду Главная Вставить Столбцы на лист.

Для удаления строк или столбцов из таблицы установить курсор в любую ячейку, принадлежащую строке или столбцу, которые надо удалить, и задать команду Главная Удалить строки с листа (Удалить столбцы с листа). Можно отметить действие последней команды или последний ввод данных. Для этого надо задать команду Панель быстрого доступа Отменить.

Можно осуществить повтор последней выполненной операции. Для этого следует задать команду Панель быстрого доступа Повторить.

Копирование данных и формул

Если в различных ячейках таблицы должны содержаться одни и те же данные (текст или числа) или формулы, то они могут быть введены один раз, а затем скопированы.

Существует три способа копирования:

1. Активизировать копируемую ячейку. Задать команду Главная Копировать из группы Буфер обмена или щелкнуть правой кнопкой мыши по ячейке, и выбрать Копировать из контекстного меню. Далее выделить ту область куда надо скопировать данные, и нажать клавишу <Enter> или нажать пиктограмму Главная Вставить или выбрать команду Вставить контекстного меню.
2. Установить указатель мыши на Маркер заполнения (правый нижний угол) копируемой ячейки (при этом курсор принимает форму черного крестика) и, держа нажатой кнопку мыши, протянуть на всю ту область, куда надо скопировать данные. После этого снять выделение.
3. Начиная с ячейки, где содержится копируемая информация, выделить диапазон ячеек куда надо скопировать данные. Выполнить команды Главная Заполнить Вниз (Вправо). Снять выделение.

При копировании формул относительные ссылки на адреса ячеек изменяются в формулах в зависимости от направления копирования. При включении в формулу абсолютных ссылок на адреса, эти адреса в формулах после копирования остаются неизменными. Если же в формуле указаны смешанные ссылки на адреса, то при копировании в формуле меняется только относительная часть адреса.

Автозаполнение

Во многих задачах может потребоваться заполнить некоторый диапазон ячеек арифметической последовательностью чисел или дат. Для автоматического создания таких последовательностей можно воспользоваться одним из следующих способов:

1. Внести данные в первые две ячейки ряда и выделить их. Далее протянуть маркер заполнения по всему ряду. После того, как мышь будет отпущена, ряд заполнится данными.
2. Ввести данные в первую ячейку ряда. Протянуть маркер заполнения по всему ряду, удерживая при этом нажатой клавишу <Ctrl>. Образуемая при этом последовательность чисел будет всегда иметь приращение 1.
3. Ввести данные в первую ячейку ряда. Выделить все ячейки, которые должны быть заполнены данными. Задать команду Главная Заполнить из группы Редактирование и указать параметр Прогрессия. Далее задать тип заполняемого ряда (как правило, тип определяется автоматически), в поле Шаг указать приращение.

В ряде случаев в таблице необходимо несколько раз использовать повторяющиеся последовательности значений. Excel предоставляет возможность применять готовые списки (например, последовательность названий дней недели, месяцев и т.п.) или создавать собственные списки автозаполнения для ввода данных.

Для создания списка задать команду Данные Проверка данных, вкладки Списки. Выбрать Новый список и ввести элементы этого списка. Нажать кнопку Добавить.

Для применения списка можно использовать как всю последовательность элементов списка сразу, так и отдельные элементы. Для этого установить курсор в первую ячейку заполняемого диапазона, веси первый элемент списка. Протянуть маркер заполнения по всему ряду.

Режимы вычислений

Выбор ручного или автоматического режима вычислений

Сразу после создания таблицы действует автоматический режим вычислений. Он означает, что при вводе любого значения в любую ячейку таблицы происходит автоматический просмотр всей таблицы и пересчет всех содержащихся в ней формул. Такой режим очень удобен для пользователя, поскольку позволяет не думать о подобных пересчетах при изменении табличных данных. Однако такой режим замедляет работу при больших объемах таблиц. В таких случаях на момент ввода или исправления данных удобней перейти в ручной режим расчета. Для этого задать команду из меню Формулы Вычисление Параметры вычислений Вручную. Вводимые при этом данные не будут сказываться на результатах вычислений по формулам.

Вычисления с точностью «как на экране»

При округлении числовых данных (с использованием кнопки уменьшить разрядность) в памяти компьютера по-прежнему сохраняются неокругленные числа. В этом случае последующие вычисления, например, суммирование округленных данных может привести к кажущимся ошибкам – суммируются не данные, отображенные на экране, а хранящиеся в памяти числа. Данная проблема может быть решена следующим образом: задать команду Главное офисное меню Параметры Excel и выберите категорию Дополнительно. В разделе При пересчете этой книги выберите нужную книгу и установите флажок Задать точность как на экране.

Однако такое решение не может считаться универсальным, поскольку в ряде случаев требуется потеря точности, например, для вычисления сумм, но необходима полная точность, например, для расчета средневзвешенных величин. В этом случае для выполнения округления нужна не кнопка Уменьшить разрядность, а функция =ОКРУГ(). Для ее использования следует установить подсветку в ячейку, содержащую округляемую величину и ввести =ОКРУГЛ(РАСЧЕТНАЯ ФОРМУЛА; ТОЧНОСТЬ).

Далее данная формула может быть скопирована. Проблем с суммированием данных в этом случае не обнаруживается.

Форматирование таблиц

Так же, как и текстовые документы, таблицы подвергаются оформлению для улучшения читаемости, выделение определенных (например, итоговых) данных, задания форматов чисел и точности вычисления.

Процесс форматирования таблиц включает: изменение ширины столбцов и высоты строк, выравнивание содержимого ячеек по горизонтали и вертикали, шрифтовое оформление, обрамление и заливку.

Для изменения ширины и высоты строки можно использовать одно из следующих действий:

1. Выделить любую ячейку столбца (или строки), ширину которого требуется изменить, и задать команду Главная Ячейки Формат Ширина столбца и ввести число, определяющее количество знаков стандартного шрифта, или соответственно Формат Высота строки и ввести требуемые значения высоты в пунктах.
2. Для подбора ширины столбца по самому длинному содержимому ячейки, необходимо установить указатель мыши на линию, расположенную правее имени столбца, и дважды щелкнуть мышью. Или дать команду Главная Ячейки Формат Автоподбор ширины.
3. Для установки максимально необходимой высоты строки выполнить двойной щелчок по нижней границе строки в области заголовков строк, или дать команду Главная Ячейки Формат Автоподбор высоты.
4. Установить указатель мыши на линию, правее имени столбца, и протянуть в требуемую сторону (влево – для сужения, вправо – для расширения). Аналогичным образом можно изменить высоту строки.
5. Для возврата на стандартную ширину задать команду Формат Ширина по умолчанию.
6. Для скрытия столбца выделить любую ячейку данного столбца и нажать кнопку Главная Ячейки Формат Скрыть или отобразить Скрыть столбцы той же команды.
7. Для показа скрытого столбца можно: выделить столбцы слева и справа от скрытого; выделить любую его ячейку, а затем нажать кнопку Отобразить той же команды.

Вводимый в ячейку длинный текст можно, например, расположить в несколько подстрок, увеличив тем самым высоту строки – для этого надо выделить соответствующую ячейку, затем задать команду щелчок правой кнопки мыши: Формат Ячейки, выбрать вкладку Выравнивание и включить параметр Переносить по словам.

Иногда требуется введенный в ячейку длинный текст переразместить по нескольким ячейкам по вертикали. В этом случае следует выделить диапазон ячеек, в котором должен разместиться введенный текст, а затем задать команду Главная Заполнить и указать Выровнять.

Для улучшения читаемости таблицы часто приходится использовать различные шрифтовые выделения: подбирать вид и размер шрифта, а также специальные эффекты (курсив, подчеркивание, полужирный шрифт). Указанные шрифтовые выделения могут быть распространены на всю таблицу, на выделенные ячейки или даже на выделенную часть отдельной ячейки. Далее можно: использовать кнопки панели форматирования для выбора вида шрифта, размера, начертания или задать команду Главная Ячейки Формат Формат ячеек и последующего выбора вкладки Шрифт, где могут быть заданы все те же шрифтовые эффекты.

Изменение вида выравнивания

Вводимые в ячейку текстовые данные по умолчанию выравниваются по левой границе столбца, числовые данные – по правому краю.

Для изменения вида выравнивания по горизонтали и вертикали следует прежде всего, выделить нужную ячейку или выделить требуемые ячейки. Далее можно использовать кнопки панели форматирования или команду (после нажатия правой кнопкой мыши) Формат ячеек вкладка Выравнивание, где могут быть включены параметры:

• по горизонтали: по левому краю, по правому краю, по центру и д.р.
• по вертикали: по верхнему краю, по нижнему краю, по высоте или по центру и др.

Для размещения текста по центру области из нескольких ячеек поступают следующим образом. Текст вводится в крайнюю ячейку области, затем, начиная с данной ячейки надо выделить всю область и задать команду (после нажатия правой кнопкой мыши) Формат ячеек вкладка Выравнивание, установить параметр Объединить.

Обрамление элементов таблицы

Сетка, показывающая на экране ячейки таблицы, является вспомогательной и не отображается при печати таблицы. Задать или отменить показ на экране сетки можно, включив / выключив параметр Разметка страницы команды Параметры листа Сетка Вид. Для обрамления таблицы линиями, которые реально будут изображаться при печати, следует выделить элемент (ячейку или группу ячеек), затем использовать кнопку Граница панели форматирования или команду Формат > Ячейки, вкладка граница, где можно выбрать тип и цвет линии.

Для заключения каждой из выделенных ячеек в рамку включить параметр Внутренние (а не Внешние) или отдельно каждую границу по левому краю, по нижнему краю, по верхнему краю.

Изменение формата вывода чисел

В зависимости от вида таблицы представленные в ней числовые данные могут иметь различный формат отображения. Для управления этим форматом следует выделить ячейки с числовой информацией. Далее можно:

1. Задать команду Главная Число и во вкладке Число выбрать нужный формат.
2. Нажать кнопку Денежный формат панели форматирования – выделенные числа будут переведены в денежный формат. К числу добавляется символ денежной единицы, а также два знака после запятой. Изменение денежной единицы проще всего осуществить, последовательно выполнив действия: Главная Число Финансовый числовой формат Выбрать другой вид валюты.
3. Нажать кнопку Процентный формат % панели форматирования – выделенные числа будут переведены в процентный формат (число умножается на 100 и в конце концов ставиться знак процента – %).
4. Нажать кнопку Формат с разделителем панели форматирования – выделенные числа будут переведены в формат тысяч (каждые три знака числа отделяются пробелами и добавляются два знака после запятой).
5. Нажать кнопку Увеличить разрядность панели форматирования – точность вычисления в выделенных ячейках увеличится на один разряд.
6. Нажать кнопку Уменьшить разрядность панели форматирования – точность вычисления в выделенных ячейках уменьшится на один разряд.
7. Для отмены заданного формата и возврата на обычный стиль отображения чисел задать команду Формат Стиль и в поле Имя стиляe выбрать Обычный.

Использование возможностей автоформатирования

Можно значительно сократить время оформления таблиц, если воспользоваться заранее созданными (встроенными) шаблонами форматирования таблиц. Эти шаблоны включают различные виды представления чисел и текста, выравнивание, рамки, узоры, ширину колонок, высоту строк. Для использования встроенных форматов надо выделить необходимый интервал (обычно не включающий заголовок таблицы), а затем задать команду Формат Автоформат и выбрать требуемый вид формата. Для отмены оформления, созданного автоформатом, снова выделите таблицу, задать команду Формат Автоформат и выбрать из списка форматов таблицы пункт нет.

Операции над документами

Запись табличного документа на диске

При первом сохранении нового документа следует задать команду Главная Сохранить или нажать кнопку Сохранить стандартной панели и в поле файл ввести имя файла. При необходимости можно переопределить имена папки и диска.

Для перезаписи на диск уже существующего файла задать команду Главная Сохранить или нажать кнопку Сохранить стандартной панели. При этом перезапись документа производится автоматически на тот же диск и в туже папку, где он находился, без появления диалогового окна.

При необходимости создания копии существующего на диске табличного документа на другом диске, в другой папке или под другим именем следует задать команду Главная Cохранить как и изменить соответствующие атрибуты.

Для записи на диске всех открытых в сеансе работы документов следует задать команду Главная Сохранить рабочую область. При этом все файлы будут записаны на диске как единое рабочее пространство под единым именем. Тогда по команде Открыть с заданием имени рабочего пространства они могут быть сразу все загружены на экран.

Для включения режима автоматической перезаписи редактируемого файла на диск через определенные интервалы времени задать из меню Главное офисное меню Параметры Excel команду Автосохранение каждые, включить в поле мин указать интервал сохранения.

Для выхода из режима создания или корректировки таблицы нажать клавиши <Ctrl><F4> или задать команду Главное офисное меню Закрыть. Если закрываемый документ не был записан предварительно на диск, то на экране появится соответствующий запрос.

Вызов существующего табличного документа

Загрузка таблицы на экран может производиться одним из следующих способов:

• Если данный файл является одним из последних отредактированных или создаваемых ранее, то вызов можно произвести, выбрав его имя в нижней части меню Файл.
• В общем случае любой файл может быть вызван па экран по команде Главное офисное меню Открыть или нажатии на кнопку открыть стандартной панели. Далее нужно открыть нужную паку или диск, используя кнопки перехода, выбрав его имя в поле Файл или выбрать это имя из списка.
• Если при записи файла на диск он был защищен паролем, то по запросу системы ввести пароль.

Создание нового табличного документа

Перед созданием нового документа рекомендуется определить количество листов в новой книге, выбрав Главное офисное меню Параметры Excel и в поле Число листов задать нужное число листов в рабочей книге.

Для создания нового документа задать команду Главное офисное меню Создать, указать значок Новая книга, нажать ОК.

Одновременная работа с несколькими табличными документами

Если пользователь работает одновременно с несколькими Файлами – таблицами, то для перехода от одной таблице к другой можно использовать один из следующих способов:

1. Если на экране видна часть окна с нужным документом, то достаточно щелкнуть мышью в любой позиции этого окна.
2. Вызвать меню Окно и в нижней его части выбрать имя нужного документа.
3. Нажимать клавиши <Ctrl><F6> до тех пор, пока на экране не появится нужный документ.

Для одновременного отображения на экране всех открытых документов задать команду из контекстного меню Панели задач Расположить и выбрать один из следующих параметров: Рядом, Стопкой, Каскадом.

Для копирования данных из одной таблицы в другую, прежде всего, необходимо вызвать оба файла на экран. Выделить копируемый фрагмент в исходной таблице, нажать кнопку Копировать панели инструментов Главная или контекстного меню, перейти указанным выше способом во второй документ, установить курсор в позицию вставки. А далее может быть выбран один из следующих способов:

• Если копируются обычные данные ( то есть, текст или числа, но не данные, рассчитанные по формулам), то следует нажать кнопку Вставить стандартной панели или задать команду Главная > Вставить.
• Если выполняется копирование числовых значений, рассчитанных по формулам, то следует вызвать команду Главная > Специальная вставка и включить параметр Значения.
• Если требуется поддерживать связь скопированных данных во второй таблице с данными исходной таблицы, то следует вызвать команду Главная > Специальная вставка и нажать кнопку Вставить связь.
• Если та область таблицы, куда следует выполнить копирование, уже заполнена данными, и надо не просто заместить эти данные новыми, а сложить их, то следует вызвать команду Главная Специальная вставка Сложить.

Предварительный просмотр таблицы перед печатью

До печати табличного документа можно посмотреть его внешний вид, использовав для этого режим предварительного просмотра. Для перехода в данный режим задайте команду Главное офисное меню > Предварительный просмотр или нажать кнопку предварительный просмотр стандартной панели. При работе в режиме предварительного просмотра можно выполнять различные действия:

1. Кнопки Далее и Назад позволяют листать страницы. Аналогично действуют клавиши <PgUp> и <PgDn>.
2. Нажатие кнопки Масштаб приводит к укрупнению изображения таблицы на экране. Повторный щелчок мыши по таблице восстанавливает предыдущий вид.
3. Кнопка Печать осуществляет переход в диалоговое окно печати, в котором может быть задана область печати – вся таблица (параметр все), определенные страницы (параметр страницы и поля с и по) или выделенная область, а также количество экземпляров (параметр Число копий).
4. При нажатии на кнопку Параметры страницы на экране появляется диалоговое окно, где можно:
   • Нажать кнопку Поля и определить поля, включить центрирование по вертикали и горизонтали, указать расстояние от края листа до колонтитула.
   • Нажать кнопку Лист. При помощи параметров Печать можно отключить или включить печать табличной сетки и заголовков строк и столбцов. При помощи окна Последовательность вывода страниц можно задать порядок нумерации страниц таблицы.
   • Для ввода повторяющегося текста на каждом листе в верхней или нижней его части нажать кнопку Колонтитулы. Далее для ввода в колонтитул предусмотренного программой колонтитула вызвать список для параметра верхние колонтитулы или нижние колонтитулы. В зависимости от того, где должен быть расположен вводимый текст колонтитула (в левой части листа, по центру или в правой части листа) перевести курсор в соответствующий блок. Для задания определенного шрифта следует нажать кнопку с буквой А, а затем выбрать шрифт. Также может быть указана некоторая служебная информация: текущий номер страницы, общее количество страниц в тексте, текущая дата, текущее время, имя файла.
   • Нажать кнопку Страница и указать ориентацию бумаги при печати (книжная или альбомная ). В окне Масштаб с помощью параметра Установить можно увеличить или уменьшить в заданной пропорции таблицу, а включив параметр Разместить на, можно указать, на скольких страницах должна быть размещена таблица. С помощью параметра Размер бумаги может быть указан размер бумаги, используя кнопки Свойства.
   • Нажатие кнопки Поля приводит к показу полей на листе бумаги. Кроме того, в этом режиме поля могут быть изменены: достаточно установить указатель мыши на одно из полей и протянуть его.

Печать

Для печати табличного документа следует задать команду Главное офисное меню Печать или нажать кнопку Печать стандартной панели. При нажатии кнопки сразу выполняется печать документа. При задании команды Печать на экране появляется диалоговое окно, в котором могут быть заданы дополнительные параметры (например, печать только определенных страниц, нескольких копий и т.п.).

ЗАДАНИЕ

1. Разработайте таблицу согласно варианту задания (используйте условные данные). Изучите различные способы ввода формул.
2. Изучите способы выделения, копирования и переноса ячеек, строк и столбцов. Получить копию созданной таблицы, скопировав ее по частям.
3. Поясните, как и почему изменились формулы в скопированной таблице.
4. Отформатируйте исходную таблицу «вручную», используя:
5. форматы данных (числовой, денежный, процент, дата и т.д.);
6. обрамление и заполнение ячеек;
7. различные форматы шрифтов;
8. выравнивание;
9. изменение высоты строк и ширины столбцов.
10. Отформатируйте вторую таблицу, используя команду Автоформат из меню Формат.
11. Подготовьте к печати одностраничный отчет. С этой целью: оформите рабочий лист в виде фирменного бланка, внедрив в левом верхнем углу листа логотип и указав название, адрес и телефон фирмы;
12. Создайте нижний колонтитул, включающий номер страницы в центре, а справа и слева – фамилии авторов отчета.

Варианты заданий

Вариант 1.

В ячейки столбца «Средняя цена» ввести любым способом формулы для вычисления среднего значения содержимого ячеек соответствующей строки.

Вариант 2.

В ячейках столбцов «%» должны быть записаны формулы, вычисляющие для данной марки автомобиля процент от общего числа проданных в данном квартале машин из ячеек строки «Всего».

Вариант 3.

В ячейки строки «Средняя температура» ввести формулу для вычисления среднего значения температуры в столбце, в строку «Общая средняя по всем городам» – формулу для вычисления среднего от содержимого ячеек строки «Средняя температура».

Вариант 4.

В ячейки строки «Всего доходов» и «Всего расходов» ввести формулы, вычисляющие сумму значений ячеек соответствующего столбца, в ячейках строки «Остаток» должны быть формулы, вычисляющие разность содержимого ячеек строк «Всего доходов» и «Всего расходов», в строке «Остаток за полугодие» – сумма содержимого ячеек строки «Остаток».

Вариант 5.

В ячейках столбца «Процент за год» и строки «Всего за год» должны быть записаны соответствующие формулы.

Вариант 6.

В столбце «Процент» вычисляется процентное отношение ячеек столбца «Сумма баллов» от значения ячейки строки «Всего».

Вариант 7.

Формулы в ячейках столбцов «От 10 шт. … Диллеры» должны учитывать, что цена уменьшается на 1 процент по сравнению с предыдущей колонкой.

Вариант 8.

В столбцах «Сумма» и «Средний балл» должны быть введены соответствующие формулы.

Вариант 9.

Вариант 10.

В столбце «Евро/Доллар» должна быть формула для вычисления отношения курсов доллара и марки в соответствующей строке. В строку «Средний за период» вводятся формулы для вычисления среднего значения в столбце, в строку «Процент роста» – формулы для определения процентного прироста курса на 5 марта относительно курса на 1 марта 2010г.

Вариант 11.

Произвести расчет незаполненных граф следующим образом:

• аванс составляет 40% от оклада;
• отчисления в пенсионный фонд равны 1% от оклада;
• подоходный налог составляет 12% от разницы между окладом, отчислениям в пенсионный фонд и минимальным размером оплаты труда;
• последняя графа равна разнице межу окладом и всеми удержаниями.

Вариант 12.

Расчетная формула: гр.5=гр.3*гр.4; гр.7=гр.5*гр.6/100; гр.8=гр.5-гр.7

Вариант 13.

Выполнить все необходимые расчеты следующим образом

• графа «Доходы бюджета» = графа «Выручка» – графа «Погашено»,
• графа «Средняя взвешенная цена» = графа «Выручка» / графа «Эмиссия» * 100.

Вариант 14.

Расчетная формула: гр.6 = гр.З + гр.4 – гр.5.

Вариант 15.

Расчетная формула: гр.5 = (гр.З – гр.4) * 100/ гр.З

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Назовите типы данных, которые можно использовать в электронной таблице, и каким образом они вводятся.
2. Каковы правила ввода и редактирования формул в EXCEL?
3. Как производится автоматическое вычисление суммы?
4. Как выделяются смежные и несмежные фрагменты таблицы?
5. Как вставить и удалить столбцы (строки) в таблице?
6. Перечислите способы копирования данных и формул.
7. Что понимают под относительными ссылками и абсолютными?
8. Какими способами можно осуществить заполнение диапазона ячеек последовательностью чисел и дат?
9. Как можно изменить ширину столбца и высоту строки?
10. Как расположить длинный текст в одной и нескольких ячейках?
11. Как расположить текст по центру нескольких ячеек по горизонтали?
12. Как расположить текст в ячейке вертикально?
13. Перечислите форматы отображения чисел.
14. Как сохранить табличный документ на диск и вызвать для корректировки сохраненный документ?

Создание и форматирование таблиц

Создайте и отформатируйте таблицу для наглядной группировки и анализа данных.

Примечание: Таблицы Excel не следует путать с таблицами данных (эта функция входит в набор команд «Анализ «что если»» на вкладке Данные в группе Прогноз). Дополнительные сведения см. в статье Введение в анализ «что если».

Проверьте, как это работает!
 

1. Выберите ячейку данных.

2. На вкладке Главная выберите команду Форматировать как таблицу.

3. Выберите стиль таблицы.

4. В диалоговом окне Создание таблицы укажите диапазон ячеек.

5. Если таблица содержит заголовки, установите соответствующий флажок.

6. Нажмите кнопку ОК.

1. Вставьте таблицу на лист. Дополнительные сведения см. в статье Общие сведения о таблицах Excel.

2. Выберите ячейку данных.

3. На вкладке Главная выберите команду Форматировать как таблицу.

4. Выберите стиль таблицы.

5. В диалоговом окне Создание таблицы укажите диапазон ячеек.

6. Если таблица содержит заголовки, установите соответствующий флажок.

7. Нажмите кнопку ОК.

Чтобы добавить пустую таблицу, выберите ячейки, которые нужно включить в таблицу, и последовательно выберите пункты Вставка > Таблица.

Чтобы отформатировать существующие данные в виде таблицы с помощью стиля таблицы по умолчанию, выполните следующие действия.

1. Выберите ячейки с данными.

2. Нажмите Главная > Таблица > Форматировать как таблицу.

3. Если не установить флажок Таблица с заголовками, то Excel в Интернетедобавляет заголовки с именами по умолчанию, такими как «Столбец1» и «Столбец2» над данными. Чтобы переименовать заголовок, дважды щелкните на нем и введите новое имя.

Примечание: В Excel в Интернете невозможно изменить форматирование таблицы по умолчанию.

Хотите узнать больше?

Общие сведения о таблицах Excel

Видео: создание и форматирование таблицы Excel

Данные итогов в таблице Excel

Форматирование таблицы Excel

Изменение размера таблицы путем добавления или удаления строк и столбцов

Фильтрация данных в диапазоне или таблице

Преобразование таблицы в диапазон

Использование структурированных ссылок в таблицах Excel

Проблемы совместимости таблиц Excel

Экспорт таблицы Excel в SharePoint

Microsoft Excel – самая популярная программа для работы с электронными таблицами. Ее преимущество заключается в наличии всех базовых и продвинутых функций, которые подойдут как новичкам, так и опытным пользователям, нуждающимся в профессиональном ПО.

В рамках этой статьи я хочу рассказать о том, как начать работу в Эксель и понять принцип взаимодействия с данным софтом.

Создание таблицы в Microsoft Excel

Конечно, в первую очередь необходимо затронуть тему создания таблиц в Microsoft Excel, поскольку эти объекты являются основными и вокруг них строится остальная работа с функциями. Запустите программу и создайте пустой лист, если еще не сделали этого ранее. На экране вы видите начерченный проект со столбцами и строками. Столбцы имеют буквенное обозначение, а строки – цифренное. Ячейки образовываются из их сочетания, то есть A1 – это ячейка, располагающаяся под первым номером в столбце группы А. С пониманием этого не должно возникнуть никаких проблем.

Обратите внимание на приведенный выше скриншот. Вы можете задавать любые названия для столбцов, заполняя данные в ячейках. Именно так формируется таблица. Если не ставить для нее границ, то она будет бесконечной. В случае необходимости создания выделенной таблицы, которую в будущем можно будет редактировать, копировать и связывать с другими листами, перейдите на вкладку «‎Вставка» и выберите вариант вставки таблицы.

Задайте для нее необходимую область, зажав левую кнопку мыши и потянув курсор на необходимое расстояние, следя за тем, какие ячейки попадают в пунктирную линию. Если вы уже разобрались с названиями ячеек, можете заполнить данные самостоятельно в поле расположения. Однако там нужно вписывать дополнительные символы, с чем новички часто незнакомы, поэтому проще пойти предложенным способом. Нажмите «‎ОК» для завершения создания таблицы.

На листе вы сразу же увидите сформированную таблицу с группировками по столбцам, которые можно сворачивать, если их отображение в текущий момент не требуется. Видно, что таблица имеет свое оформление и точно заданные границы. В будущем вам может потребоваться увеличение или сокращение таблицы, поэтому вы можете редактировать ее параметры на вкладке «‎Конструктор».

Обратите внимание на функцию «‎Экспресс-стили», которая находится на той же упомянутой вкладке. Она предназначена для изменения внешнего вида таблицы, цветовой гаммы. Раскройте список доступных тем и выберите одну из них либо приступите к созданию своей, разобраться с чем будет не так сложно.

Основные элементы редактирования

Работать в Excel самостоятельно – значит, использовать встроенные элементы редактирования, которые обязательно пригодятся при составлении таблиц. Подробно останавливаться на них мы не будем, поскольку большинство из предложенных инструментов знакомы любому пользователю, кто хотя бы раз сталкивался с подобными элементами в том же текстовом редакторе от Microsoft. 

На вкладке «‎Главная» вы увидите все упомянутые инструменты. С их помощью вы можете управлять буфером обмена, изменять шрифт и его формат, использовать выравнивание текста, убирать лишние знаки после запятой в цифрах, применять стили ячеек и сортировать данные через раздел «‎Редактирование».

Использование функций Excel

По сути, создать ту же таблицу можно практически в любом текстовом или графическом редакторе, но такие решения пользователям не подходят из-за отсутствия средств автоматизации. Поэтому большинство пользователей, которые задаются вопросом «‎Как научиться работать в Excel», желают максимально упростить этот процесс и по максимуму задействовать все встроенные инструменты. Главные средства автоматизации – функции, о которых и пойдет речь далее.

1. Если вы желаете объявить любую функцию в ячейке (результат обязательно выводится в поле), начните написание со знака «​=», после чего впишите первый символ, обозначающий название формулы. На экране появится список подходящих вариантов, а нажатие клавиши TAB выбирает одну из них и автоматически дописывает оставшиеся символы.

2. Обратите внимание на то, что справа от имени выбранной функции показывается ее краткое описание от разработчиков, позволяющее понять предназначение и действие, которое она выполняет.

3. Если кликнуть по значку с функцией справа от поля ввода, на экране появится специальное окно «‎Вставка функции», в котором вы можете ознакомиться со всеми ними еще более детально, получив полный список и справку. Если выбрать одну из функций, появится следующее окно редактирования, где указываются аргументы и опции. Это позволит не запутаться в правильном написании значений.

4. Взгляните на следующее изображение. Это пример самой простой функции, результатом которой является сумма указанного диапазона ячеек или двух из них. В данном случае знак «:»​ означает, что все значения ячеек указанного диапазона попадают под выражение и будут суммироваться. Все формулы разобрать в одной статье нереально, поэтому читайте официальную справку по каждой или найдите открытую информацию в сети.

5. На вкладке с формулами вы можете найти любую из них по группам, редактировать параметры вычислений или зависимости. В большинстве случаев это пригождается только опытным пользователям, поэтому просто упомяну наличие такой вкладки с полезными инструментами.

Вставка диаграмм

Часто работа в Эксель подразумевает использование диаграмм, зависимых от составленной таблицы. Обычно это требуется ученикам, которые готовят на занятия конкретные проекты с вычислениями, однако применяются графики и в профессиональных сферах. На данном сайте есть другая моя инструкция, посвященная именно составлению диаграммы по таблице. Она поможет разобраться во всех тонкостях этого дела и самостоятельно составить график необходимого типа.

Подробнее: Как построить диаграмму по таблице в Excel: пошаговая инструкция

Элементы разметки страницы

Вкладка под названием «‎Разметка страницы» пригодится вам только в том случае, если создаваемый лист в будущем должен отправиться в печать. Здесь вы найдете параметры страницы, сможете изменить ее размер, ориентацию, указать область печати и выполнить другое редактирование. Большинство доступных инструментов подписаны, и с их использованием не возникнет никаких проблем. Учитывайте, что при внесении изменений вы можете нажать комбинацию клавиш Ctrl + Z, если вдруг что-то сделали не так.

Сохранение и переключение между таблицами

Программа Эксель подразумевает огромное количество мелочей, на разбор которых уйдет ни один час времени, однако начинающим пользователям, желающим разобраться в базовых вещах, представленной выше информации будет достаточно. В завершение отмечу, что на главном экране вы можете сохранять текущий документ, переключаться между таблицами, отправлять их в печать или использовать встроенные шаблоны, когда необходимо начать работу с заготовками.

Надеюсь, что эта статья помогла разобраться вам с тем, как работать в Excel хотя бы на начальном уровне. Не беспокойтесь, если что-то не получается с первого раза. Воспользуйтесь поисковиком, введя там запрос по теме, ведь теперь, когда имеются хотя бы общие представления об электронных таблицах, разобраться в более сложных вопросах будет куда проще.