Работа с базами данных в текстовом редакторе Microsoft Word
В условиях недостатка времени на изучение такой темы, как “Базы данных”, для ознакомления учащихся с основными понятиями этой темы можно использовать текстовый редактор Microsoft Word. С этой целью может быть применена возможность редактора, которая называется “слияние данных”.
Напомним основные положения (см. также [1]). При проведении слияния задействованы две части: база данных и документ, а сама операция слияния как раз и позволяет объединить их (в документе используются данные из базы данных). Как правило, слияние применяется для оформления в документе текстового редактора писем, информация для которых (фамилии адресатов, их адреса и т.п.) хранится в базе данных. В статье [1] приведен ряд примеров использования слияния документов при решении задач “школьной” жизни. Возможны и другие примеры.
В простейшем случае в качестве базы данных можно использовать таблицу, оформленную в Microsoft Excel, в которой каждому полю соответствует отдельная колонка 1 .
Итак, пусть имеется лист электронной таблицы Microsoft Excel (см. рис. 1). На нем представлена информация об учениках школы: фамилия, имя, класс, пол и дата рождения, а также для каждого учащегося рассчитано число полных лет в его возрасте и определено, является ли он (она) именинником на текущей неделе. Этот лист и будем рассматривать как базу данных.
Сначала учащимся предлагается простое задание: в текстовом редакторе Microsoft Word напечатать список, скажем, 10а класса.
Задача решается следующим образом.
1. Открывается панель инструментов Слияние (Вид — Панели инструментов — Слияние).
2. Во вкладке Рассылки выбирается пункт Выбрать получателей — Использовать существующий список, после чего следует указать файл Excel со списком учеников (см. рис. 2), а в нем — соответствующий лист.
3. Выбираются (по одному) поля базы данных, которые будут использоваться в основном документе (нужные поля слияния). Для этого предназначена кнопка Вставить поля слияния (см. рис. 3 2 ). После вставки полей в документ между их именами нужно сделать необходимое число пробелов.
Если на этом и закончить работу, то будет отобран список всех учеников в таблице, причем на одном листе будут представлены фамилия, имя и обозначение класса лишь одного ученика. Поэтому для решения поставленной задачи надо воспользоваться фильтром — выбрать Изменить список получателей — Фильтр и в окне Фильтр и сортировка выбрать “Класс”, “равно” и “10а” (см. рис. 4).
4. Для объединения всех отобранных записей в одном документе необходимо выполнить команды Найти и объединить — Изменить отдельные документы — Объединить все.
5. Ну а для того, чтобы все фамилии были на одной странице, следует заменить разрыв раздела на знак абзаца по всему документу (см. рис. 5).
Конечный вид документа представлен на рис. 6.
Фактически мы только что продемонстрировали, как создать простейший запрос к базе данных.
После этого можно предложить ученикам самостоятельно выдать список всех, кто родился в текущем месяце, “невезучих”, родившихся 13-го числа, всех, кто родился в первой половине года, и т.п.
Можно также создавать запросы со сложными условиями. Например, получить список всех девочек, родившихся в феврале, или список всех Маш и Марий, список мальчиков для военкомата (тех, кому исполнилось 16 лет) и т.п.
Несколько более сложные запросы возникают, когда мы хотим получить, например, список всех мальчиков 7-х классов. Очень часто ученики не обращают внимания, что в графе (поле) “Класс” стоит обозначение класса с буквой. Это означает, что в фильтре запроса в списке Сравнение (см. рис. 4) необходимо использовать пункт “содержит”.
Думаем, читателям не составит труда придумать десяток-другой запросов к этой очень понятной базе данных.
Интересным аспектом предложенной методики является обсуждение с учащимися преобразования логических выражений (сложных условий). Рассмотрим следующий запрос: “Требуется выдать список девочек старших классов, у которых в поле “Имя” записано Лена или Елена”.
Здесь мы имеем четыре условия:
1) поле “Имя” равно “Лена” (обозначим его для краткости — Л);
2) поле “Имя” равно “Елена” (Е);
3) поле “Класс” содержит 10 (К10);
4) поле “Класс” содержит 11 (К11).
После обсуждения с учащимися общего условия для отбора значений в список можно получить такое:
(Л ИЛИ Е) И (К10 ИЛИ К11), причем именно со скобками, так как операция конъюнкции выполняется раньше, чем операция дизъюнкции. Однако при работе с фильтром (см. рис. 4) скобки расставить нельзя. Как же быть? Ответ такой — надо раскрыть скобки, не забывая, что конъюнкция (И) — это аналог умножения, а дизъюнкция (ИЛИ) — аналог сложения:
(Л ИЛИ Е) И (К10 ИЛИ К11) = Л И К10 ИЛИ Л И К11 ИЛИ Е И К10 ИЛИ Е И К11.
Таким образом, фильтр будет следующим: Имя равно Лена И Класс содержит 10 ИЛИ Имя равно Лена И Класс содержит 11 ИЛИ Имя равно Елена И Класс содержит 10 ИЛИ Имя равно Елена И Класс содержит 11. Фрагмент окна Фильтр и сортировка с таким условием 3 приведен на рис. 7.
Рис. 7. Фрагмент окна Фильтр и сортировка
Опыт показывает, что при применении описанной методики, во-первых, большинство учеников не испытывают особых трудностей в понимании того, что они должны сделать, а стало быть, осваивают основные понятия баз данных и технику создания запросов. Во-вторых, очевидной является и чисто практическая польза с точки зрения общей компьютерной грамотности.
1. Сенокосов А.И. Слияние документов как лучшее средство от головной боли. / Информатика, № 2/2006.
Примечание редакции. Как отмечалось, при описании методики автор использует версию Microsoft Word 2007. В предыдущих версиях редактора вид панели инструментов Слияние отличается от представленного в статье. В таких версиях:
1) для выбора файла Excel со списком учеников в качестве источника данных следует использовать кнопку (Открыть источник данных);
2) для вставки в документ нужных полей слияния предназначена кнопка (Вставить поля слияния);
3) для отображения имен полей или отобранных значений используется кнопка (Поля/данные);
4) окно Фильтр и сортировка вызывается с помощью кнопки (Получатели). После этого надо щелкнуть на стрелке () рядом с надписью на заголовке столбца и выбрать пункт Дополнительно;
5) объединить все отобранные записи в одном документе можно с помощью кнопки (Слияние в новый документ);
6) замена разрыва раздела на знак абзаца по всему документу осуществляется “обычными” средствами Word (Правка — Заменить, с использованием специальных символов).
1 При создании этой таблицы целесообразно ознакомить учащихся с такими понятиями, как “база данных”, “поле”, “запись” и “запрос”. — Прим. ред.
2 Автор использует версию редактора Word 2007. — Прим. ред.
3 В окне условие представлено не полностью (используется вертикальная полоса прокрутки). — Прим. ред.
Как создать базу данных в ворде
В этой статье описана обычная процедура запуска Access и создания базы данных, которая будет использоваться на компьютере, а не в Интернете. В ней рассказано о том, как создать классическую базу данных на основе шаблона или с нуля с собственными таблицами, формами, отчетами и другими объектами. Кроме того, в статье рассмотрены способы импорта существующих данных в новую базу данных.
В этой статье
Обзор
При первом запуске Access, а также при закрытии базы данных без завершения работы Access отображается представление Microsoft Office Backstage.
Представление Backstage является отправным пунктом для создания новых и открытия существующих баз данных, просмотра релевантных статей на сайте Office.com и т. д., то есть для выполнения любых операций с файлом базы данных или вне базы данных, но не в ней.
Создание базы данных
Когда вы открываете Access, в представлении Backstage отображается вкладка «Новое». Создать базу данных можно несколькими способами:
Пустая база данных При этом вы можете начать с нуля. Это хороший вариант, если у вас есть очень конкретные требования к проектированию или есть данные, которые необходимо учитывать или включить.
Шаблон, установленный в Access Если вы хотите начать новый проект и начать его, рассмотрите возможность использования шаблона. В Access по умолчанию установлено несколько шаблонов.
Шаблон из Office.com В дополнение к шаблонам, поставляемым с Access, много других шаблонов доступно на сайте Office.com. Для их использования даже не нужно открывать браузер, потому что эти шаблоны доступны на вкладке Создать.
Добавление объектов в базу данных
При работе с базой данных в нее можно добавлять поля, таблицы и части приложения.
Части приложения — это функция, позволяющая использовать несколько связанных объектов базы данных как один объект. Например, часть приложения может состоять из таблицы и формы, основанной на ней. С помощью части приложения можно одновременно добавить в базу данных таблицу и форму.
Также можно создавать запросы, формы, отчеты, макросы — любые объекты базы данных, необходимые для работы.
Создание базы данных с помощью шаблона
В Access есть разнообразные шаблоны, которые можно использовать как есть или в качестве отправной точки. Шаблон — это готовая к использованию база данных, содержащая все таблицы, запросы, формы, макросы и отчеты, необходимые для выполнения определенной задачи. Например, существуют шаблоны, которые можно использовать для отслеживания вопросов, управления контактами или учета расходов. Некоторые шаблоны содержат примеры записей, демонстрирующие их использование.
Если один из этих шаблонов вам подходит, с его помощью обычно проще и быстрее всего создать необходимую базу данных. Однако если необходимо импортировать в Access данные из другой программы, возможно, будет проще создать базу данных без использования шаблона. Так как в шаблонах уже определена структура данных, на изменение существующих данных в соответствии с этой структурой может потребоваться много времени.
Если база данных открыта, нажмите на вкладке Файл кнопку Закрыть. В представлении Backstage откроется вкладка Создать.
На вкладке Создать доступно несколько наборов шаблонов. Некоторые из них встроены в Access, а другие шаблоны можно скачать с сайта Office.com. Дополнительные сведения см. в следующем разделе.
Выберите шаблон, который вы хотите использовать.
Access предложит имя файла для базы данных в поле «Имя файла». При этом имя файла можно изменить. Чтобы сохранить базу данных в другой папке, отличной от папки, которая отображается под полем «Имя файла», нажмите кнопку , перейдите к папке, в которой ее нужно сохранить, и нажмите кнопку «ОК». При желании вы можете создать базу данных и связать ее с сайтом SharePoint.
Нажмите кнопку Создать.
Access создаст базу данных на основе выбранного шаблона, а затем откроет ее. Для многих шаблонов при этом отображается форма, в которую можно начать вводить данные. Если шаблон содержит примеры данных, вы можете удалить каждую из этих записей, щелкнув область маркировки (затененное поле или полосу слева от записи) и выполнив действия, указанные ниже.
На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Удалить.
Щелкните первую пустую ячейку в форме и приступайте к вводу данных. Для открытия других необходимых форм или отчетов используйте область навигации. Некоторые шаблоны содержат форму навигации, которая позволяет перемещаться между разными объектами базы данных.
Дополнительные сведения о работе с шаблонами см. в статье Создание базы данных Access на компьютере с помощью шаблона.
Создание базы данных без использования шаблона
Если использовать шаблон не имеет ничего интересного, вы можете создать базу данных, создав собственные таблицы, формы, отчеты и другие объекты базы данных. В большинстве случаев это может быть связано с одним или обоими из следующих случаев:
Ввести, вставить или импортировать данные в таблицу, которая создается вместе с базой данных, и повторить эту процедуру для новых таблиц, которые создаются с помощью команды Таблица на вкладке Создание.
Импортировать данные из других источников, при этом создав таблицы.
Создание пустой базы данных
На вкладке Файл щелкните Создать и выберите вариант Пустая база данных.
В поле Имя файла введите имя файла. Чтобы сохранить файл в другой папке, отличной от используемой по умолчанию, нажмите кнопку Поиск расположения для размещения базы данных (рядом с полем Имя файла), откройте нужную папку и нажмите кнопку ОК.
Нажмите кнопку Создать.
Access создаст базу данных с пустой таблицей «Таблица1» и откроет ее в режиме таблицы. Курсор будет помещен в первую пустую ячейку столбца Щелкните для добавления.
Чтобы добавить данные, начните вводить их или вставьте из другого источника (см. раздел Копирование данных из другого источника в таблицу Access).
Ввод данных в представлении таблицы аналогиен вводу данных на листах Excel. Структура таблицы создается при вводе данных. При добавлении нового столбца в таблицу в таблице определяется новое поле. Access автоматически задает тип данных каждого поля на основе введите данные.
Если на этом этапе вводить данные в таблицу «Таблица1» не нужно, нажмите кнопку Закрыть . Если вы внесли изменения в таблицу, будет предложено сохранить их. Нажмите кнопку Да, чтобы сохранить изменения, кнопку Нет, чтобы не сохранять их, или кнопку Отмена, чтобы оставить таблицу открытой.
Совет: Access ищет файл с именем Blank.accdb в папке [диск установки]:Program FilesMicrosoft OfficeTemplates1049Access. Если он существует, blank.accdb является шаблоном для всех новых пустых баз данных. Все новые базы данных наследуют содержимое этого файла. Это отличный способ распространения содержимого по умолчанию, например номеров компонентов или заявлений об отказе от ответственности и политик компании.
Важно: Если хотя бы один раз закрыть таблицу «Таблица1» без сохранения, она будет удалена полностью, даже если в нее введены данные.
Добавление таблицы
Добавление таблиц к существующей базе данных осуществляется командами группы Таблицы на вкладке Создать.
Создание таблицы в режиме таблицы. В режиме таблицы можно начать ввод данных сразу, структура таблицы при этом будет создаваться автоматически. Полям присваиваются имена с последовательными номерами («Поле1», «Поле2» и т. д.), а тип данных автоматически задается с учетом вводимых данных.
на вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица.
Access создаст таблицу и выделит первую пустую ячейку в столбце Щелкните для добавления.
На вкладке Поля в группе Добавление и удаление выберите нужный тип поля. Если нужный тип поля не отображается, нажмите кнопку Другие поля .
Откроется список часто используемых типов полей. Выберите необходимый тип поля, и Access добавит в таблицу новое поле в точке вставки.
Поле можно переместить путем перетаскивания. При этом в таблице появляется вертикальная полоса вставки, указывающая место, где будет расположено поле.
Чтобы добавить данные, начните вводить их в первую пустую ячейку или вставьте из другого источника (см. раздел Копирование данных из другого источника в таблицу Access).
Для переименования столбца (поля) дважды щелкните его заголовок и введите новое название.
Присвойте полям значимые имена, чтобы при просмотре области Список полей было понятно, что содержится в каждом поле.
Чтобы переместить столбец, щелкните его заголовок для выделения столбца и перетащите столбец в нужное место. Можно выделить несколько смежных столбцов и перетащить их одновременно. Чтобы выделить несколько смежных столбцов, щелкните заголовок первого столбца, а затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните заголовок последнего столбца.
Создание таблицы в режиме конструктора. В режиме конструктора сначала следует создать структуру таблицы. Затем можно переключиться в режим таблицы для ввода данных или ввести данные, используя другой способ, например вставить данные из буфера обмена или импортировать их.
На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Конструктор таблиц.
Для каждого поля в таблице введите имя в столбце Имя поля, а затем в списке Тип данных выберите тип данных.
При желании можно ввести описание для каждого поля в столбце Описание. Это описание будет отображаться в строке состояния, когда в режиме таблицы курсор будет находиться в данном поле. Описание также отображается в строке состояния для любых элементов управления в форме или отчете, которые создаются путем перетаскивания этого поля из области списка полей, и любых элементов управления, которые создаются для этого поля при использовании мастера отчетов или мастера форм.
Когда все необходимые поля будут добавлены, сохраните таблицу:
На вкладке Файл щелкните Сохранить.
Вы можете начать вводить данные в таблицу в любое время, переключившись в таблицу и щелкнув первую пустую ячейку. Вы также можете вкопировать данные из другого источника, как описано в разделе «Копирование данных из другого источника в таблицу Access».
Задание свойств полей в режиме конструктора. Независимо от способа создания таблицы рекомендуется проверить и задать свойства полей. Хотя некоторые свойства доступны в режиме таблицы, другие можно настроить только в режиме конструктора. Чтобы перейти в режим конструктора, в области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор. Чтобы отобразить свойства поля, щелкните его в сетке конструктора. Свойства отображаются под сеткой конструктора в области Свойства поля.
Щелкните свойство поля, чтобы просмотреть его описание рядом со списком Свойства поля. Более подробные сведения можно получить, нажав кнопку справки.
В следующей таблице описаны некоторые наиболее часто изменяемые свойства полей.
Размер поля
Для текстовых полей это свойство указывает максимально допустимое количество знаков, сохраняемых в поле. Максимальное значение: 255. Для числовых полей это свойство определяет тип сохраняемых чисел («Длинное целое», «Двойное с плавающей точкой» и т. д.). Для более рационального хранения данных рекомендуется выделять для хранения данных наименьший необходимый размер памяти. Если потребуется, это значение позже можно изменить.
Формат поля
Это свойство определяет формат отображения данных. Оно не влияет на фактические данные, сохраняемые в этом поле. Вы можете выбрать встроенный формат или задать собственный.
Маска ввода
Это свойство используется для определения общего шаблона для ввода любых данных в поле. Это позволяет обеспечить правильный ввод и нужное количество знаков для всех данных. Для получения справки по созданию маски ввода нажмите кнопку справа от поля свойства.
Значение по умолчанию
Это свойство позволяет задать стандартное значение, которое будет отображаться в этом поле при добавлении новой записи. Например, для поля «Дата/время», в котором необходимо записывать дату добавления записи, в качестве значения по умолчанию можно ввести «Date()» (без кавычек).
Обязательное поле
Это свойство указывает, обязательно ли вводить значение в поле. Если для него задано значение Да, невозможно будет добавить запись, если в это поле не введено значение.
Копирование данных из другого источника в таблицу Access
Если ваши данные хранятся в другой программе, например Excel, их можно скопировать и вставить в таблицу Access. Как правило, этот метод работает лучше всего, если данные уже разделены на столбцы, как в таблице Excel. Если данные находятся в текстовом редакторе, перед копированием рекомендуется разделить столбцы данных с помощью табуляции или преобразовать данные в таблицу. Если необходимо изменить данные или выполнить с ними другие операции (например, разделить полное имя на имя и фамилию), рекомендуется сделать это перед копированием данных, особенно если вы не знакомы с Access.
При вставке данных в пустую таблицу приложение Access задает тип данных для каждого поля в зависимости от того, какие данные в нем находятся. Например, если во вставляемом поле содержатся только значения даты, для этого поля используется тип данных «Дата/время». Если же вставляемое поле содержит только слова «Да» и «Нет», для этого поля выбирается тип данных «Логический».
Access называет имена полей в зависимости от того, что находится в первой строке в полученных данных. Если первая строка с данными похожа на последующие, Access определяет, что первая строка является частью данных, и присваивает полям общие имена (F1, F2 и т. д.). Если первая строка с данными не похожа на последующие строки, Access определяет, что первая строка состоит из имен полей. Access применит имена полей соответствующим образом и не включит первую строку в данные.
В Access имена присваиваются полям автоматически, поэтому во избежание путаницы поля следует переименовать. Это можно сделать следующим образом:
Нажмите клавиши CTRL+S, чтобы сохранить таблицу.
В режиме таблицы дважды щелкните заголовок каждого столбца и введите описательное имя поля для каждого столбца.
Еще раз сохраните таблицу.
Примечание: Кроме того, для изменения имен полей можно переключиться в режим конструктора. Для этого в области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор. Чтобы вернуться в режим таблицы, дважды щелкните таблицу в области навигации.
Импорт, добавление или связывание данных из другого источника
Возможно, у вас есть данные, хранящиеся в другой программе, которые вы хотите импортировать в новую таблицу Access или добавить в существующую. Кроме того, если ваши коллеги хранят данные в других программах, может потребоваться создать связь с такими данными. В обоих случаях работа с данными из других источников не представляет сложности. Вы можете импортировать данные из листа Excel, таблицы в другой базе данных Access, списка SharePoint и других источников. Процесс импорта для разных источников немного различается, однако всегда начинается так, как описано ниже.
В Access на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи выберите команду для типа файла, который необходимо импортировать.
Например, чтобы импортировать данные с листа Excel, нажмите кнопку Excel. Если вы не видите нужный тип программы, нажмите кнопку Дополнительно.
Примечание: Если не удается найти нужный тип формата в группе Импорт и связи, может потребоваться запустить программу, в которой созданы эти данные, а затем сохранить в ней данные в файле общего формата (например, как текстовый файл с разделителями) перед импортом данных в Access.
В диалоговом окне Внешние данные нажмите кнопку Обзор, чтобы найти исходный файл данных, или введите в поле Имя файла полный путь к нему.
Выберите нужный параметр (все программы разрешают импорт, а некоторые — для их связываия) в области «Укажите, как и где нужно хранить данные в текущей базе данных». Вы можете создать новую таблицу, использующую импортируемые данные, или (в некоторых программах) данные в существующую таблицу или связанную таблицу, которая поддерживает связь с данными в программе-источнике.
Если будет запущен мастер, следуйте инструкциям на экране. На последней странице мастера нажмите кнопку Готово.
При импорте объектов или связывании таблиц из базы данных Access открывается диалоговое окно Импорт объектов или Связь с таблицами. Выберите нужные элементы и нажмите кнопку ОК.
Точная последовательность действий зависит от выбранного способа обработки данных: импорт, добавление или связывание.
Access предложит сохранить сведения о только что завершенной операции импорта. Если вы планируете повторить ее, нажмите кнопку Сохранить шаги импорта и введите нужные сведения. Позже для повторения этой операции достаточно будет нажать кнопку Сохраненные операции импорта на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи. Если вы не хотите сохранять сведения об операции, нажмите кнопку Закрыть.
Если вы решили импортировать таблицу, Access импортирует данные в новую таблицу и отображает ее в группе Таблицы в области навигации. Если выбрано добавление данных к существующей таблице, данные добавляются к ней. Если вы связываете данные, в группе Таблицы в области навигации создается связанная таблица.
Добавление части приложения
Части приложения можно использовать для расширения функциональности баз данных. Часть приложения может быть просто отдельной таблицей, а может включать несколько объектов, таких как таблицы и связанные формы.
Например, часть приложения «Примечания» состоит из таблицы с полем идентификатора, имеющим тип «Счетчик», поля даты и поля MEMO. Ее можно добавить в базу данных и использовать как есть или с минимальными изменениями.
Откройте базу данных, в которую вы хотите добавить часть приложения.
Откройте вкладку Создание.
В группе Шаблоны нажмите кнопку Части приложения. Появится список доступных частей.
Щелкните часть приложения, которую вы хотите добавить.
Открытие существующей базы данных Access
На вкладке Файл нажмите кнопку Открыть.
В диалоговом окне Открытие файла базы данных найдите базу данных, которую нужно открыть.
Выполните одно из следующих действий.
Чтобы открыть базу данных в режиме по умолчанию, дважды щелкните ее (режим по умолчанию может быть указан в диалоговом окне Параметры Access или установлен административной политикой).
Нажмите кнопку Открыть, чтобы открыть базу данных для общего доступа в многопользовательской среде и предоставить другим пользователям возможность выполнять в ней чтение и запись.
Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Открыть для чтения, чтобы открыть базу данных только для чтения, то есть для просмотра без возможности внесения изменений. При этом другие пользователи смогут выполнять запись в базу данных.
Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно, чтобы открыть базу данных в монопольном режиме. Если ее затем попытается открыть другой пользователь, он получит сообщение «Файл уже используется».
Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно для чтения, чтобы открыть базу данных только для чтения. Другие пользователи при этом смогут открывать базу данных только для чтения.
Примечание: Вы можете напрямую открывать файлы данных внешних форматов, например dBASE, Microsoft Exchange или Excel. Кроме того, можно открыть напрямую любой источник данных ODBC, например Microsoft SQL Server. Access автоматически создаст базу данных Access в одной папке с файлом данных и добавит ссылки на все таблицы внешней базы данных.
Советы
Чтобы открыть одну из недавно использовавшихся баз данных, щелкните Последние на вкладке Файл и выберите имя файла базы данных. Access откроет базу данных, используя параметры, которые применялись при ее открытии в прошлый раз. Если список последних использовавшихся файлов не отображается, щелкните Параметры на вкладке Файл. В диалоговом окне Параметры Access нажмите кнопку Параметры клиента. В разделе Вывод на экран укажите количество документов, которые необходимо отобразить в списке «Последние документы» (не больше 50).
Кроме того, на панели навигации представления Backstage можно отдемонстрировать последние базы данных (1) вкладка «Файл», часть 2) базу данных, которую вы хотите открыть. В нижней части вкладки «Последние» выберите поле «Число последних баз данных», а затем укажите нужное количество.
При открытии базы данных с помощью команды Открыть на вкладке Файл можно просмотреть список ярлыков недавно открывавшихся баз данных, нажав в диалоговом окне Открыть кнопку Последние.
Работа с таблицей Word как с базой данных
Обычные таблицы Word, содержащие в верхней строке названия столбцов, а в левом столбце названия строк, могут рассматриваться как простейшие реляционные базы данных (табличная организация данных называется также реляционной, каждая запись в таблице содержит информацию, относящуюся только к одному конкретному объекту).
Названия столбцов в верхней строке являются полями базы данных, а все последующие строки – записями базы данных.
В таблицах Word, содержащих однотипные записи, можно выполнять некоторые операции, характерные для работы с базами данных, например сортировку записей.Строки таблицы (записи) можно отсортировать по возрастанию или убыванию, от старшего к младшему ключу сортировки и т.д. Для этого используют кнопки на панели инструментов ^ Таблицы и границы или команды меню Сортировка®ТАБЛИЦА . В диалоговом окне Сортировка указывают требуемые параметры – тип и порядок сортировки.
Таблицы Word могут также использоваться для выполнения операции слияния документов. Слияние документов – операция, предусматривающая включение в документ информации из базы данных (таблицы). Операция слияния документов используется для быстрого создания типовых писем, контрактов, приглашений, поздравлений, надпечаток конвертов и т.д.
С таблицами Word можно работать в режиме формы данных, при котором каждая строка таблицы отображается как отдельная запись данных, а текст каждого заголовка столбца становится соответствующим полем этой записи. Такой режим используется для упрощения ввода и изменения данных, особенно в больших таблицах.Для представления таблицы в виде формы данных нужно установить курсор внутри таблицы и щелкнуть по кнопке Форма данных на панели инструментов Базы данных.
Вычисления в таблицах Word
В таблицах Word реализованы некоторые функции электронных таблиц. Подобно Excel, Word позволяет выполнять вычисления с помощью формул и функций.Для проведения вычислений в таблице необходимо установить курсор в соответствующей ячейке (с ожидаемым результатом), использовать команду меню ^ Формула®ТАБЛИЦА и ввести данные в диалоговом окне Формула или выбрать нужную функцию. Формула всегда вводится после знака «равно» (=).Word вставляет результаты вычисления в виде полей. При изменении исходных данных в ячейках таблиц Word в отличие от Excel не происходит автоматического пересчета результатов вычислений. Поэтому при изменении исходных данных или ссылок на ячейки таблицы результаты вычислений необходимо обновлять (с помощью клавиши F9 или команды контекстного меню Обновить поле).
При копировании формул ссылки на адреса ячеек в таблицах Word не изменяются автоматически – не «настраиваются», как в Excel, т.е. ссылки на ячейки в таблицах Word всегда являются абсолютными, хотя и отображаются без знака доллара $. Поэтому при копировании формул ссылки на адреса ячеек Word нужно редактировать вручную.
Работа с полями
В документах Word, как и в других приложениях пакета Microsoft Office, используются особые структурные элементы — поля. Поля — это специальные коды, которые дают команды приложению автоматически вставлять в документ, а впоследствии обновлять переменные данные: номера страниц, даты, номера рисунков, таблиц, а также текст, графику, формулы и т. д.
Использование полей позволяет организовать автоматическое обновление сведений о документе (имени файла, количестве страниц и т. п.), выполнять вычисления по формулам, создавать перекрестные ссылки. Поля вставляются автоматически при создании оглавления и предметного указателя. С помощью полей устанавливаются связи с другими документами и объектами, осуществляется непосредственный обмен данными в приложениях Windows, создаются формы и составные документы — конверты, наклейки, почтовые рассылки и т. п. Word поддерживает несколько десятков различных типов полей Наиболее часто в документах встречаются поля ^ РАGЕ (номер страницы) и DАТЕ (дата), которые вставляются с помощью команд Дата и время.® Номера страниц и ВСТАВКА ®ВСТАВКА Для размещения в документе иллюстраций часто используют поля INCLUDEPICTURE.
В условиях недостатка времени на
изучение такой темы, как “Базы данных”, для
ознакомления учащихся с основными понятиями
этой темы можно использовать текстовый редактор
Microsoft Word. С этой целью может быть применена
возможность редактора, которая называется
“слияние данных”.
Напомним основные положения (см. также
[1]). При проведении слияния задействованы две
части: база данных и документ, а сама операция
слияния как раз и позволяет объединить их (в
документе используются данные из базы данных).
Как правило, слияние применяется для оформления
в документе текстового редактора писем,
информация для которых (фамилии адресатов, их
адреса и т.п.) хранится в базе данных. В статье [1]
приведен ряд примеров использования слияния
документов при решении задач “школьной” жизни.
Возможны и другие примеры.
В простейшем случае в качестве базы
данных можно использовать таблицу, оформленную в
Microsoft Excel, в которой каждому полю соответствует
отдельная колонка1.
Итак, пусть имеется лист электронной
таблицы Microsoft Excel (см. рис. 1). На нем
представлена информация об учениках школы:
фамилия, имя, класс, пол и дата рождения, а также
для каждого учащегося рассчитано число полных
лет в его возрасте и определено, является ли он
(она) именинником на текущей неделе. Этот лист и
будем рассматривать как базу данных.
Рис. 1
Рис. 2
Рис. 3
Сначала учащимся предлагается простое
задание: в текстовом редакторе Microsoft Word
напечатать список, скажем, 10а класса.
Задача решается следующим образом.
1. Открывается панель инструментов Слияние
(Вид — Панели инструментов — Слияние).
2. Во вкладке Рассылки выбирается
пункт Выбрать получателей — Использовать
существующий список, после чего следует
указать файл Excel со списком учеников (см. рис. 2),
а в нем — соответствующий лист.
3. Выбираются (по одному) поля базы
данных, которые будут использоваться в основном
документе (нужные поля слияния). Для этого
предназначена кнопка Вставить поля слияния (см.
рис. 32). После вставки полей в
документ между их именами нужно сделать
необходимое число пробелов.
Если на этом и закончить работу, то
будет отобран список всех учеников в таблице,
причем на одном листе будут представлены
фамилия, имя и обозначение класса лишь одного
ученика. Поэтому для решения поставленной задачи
надо воспользоваться фильтром — выбрать
Изменить список получателей — Фильтр и в окне
Фильтр и сортировка выбрать “Класс”, “равно” и
“10а” (см. рис. 4).
Рис. 4
Рис. 5
4. Для объединения всех отобранных
записей в одном документе необходимо выполнить
команды Найти и объединить — Изменить
отдельные документы — Объединить все.
5. Ну а для того, чтобы все фамилии были
на одной странице, следует заменить разрыв
раздела на знак абзаца по всему документу (см. рис.
5).
Конечный вид документа представлен на рис.
6.
Рис. 6
Фактически мы только что
продемонстрировали, как создать простейший
запрос к базе данных.
После этого можно предложить ученикам
самостоятельно выдать список всех, кто родился в
текущем месяце, “невезучих”, родившихся 13-го
числа, всех, кто родился в первой половине года, и
т.п.
Можно также создавать запросы со
сложными условиями. Например, получить список
всех девочек, родившихся в феврале, или список
всех Маш и Марий, список мальчиков для военкомата
(тех, кому исполнилось 16 лет) и т.п.
Несколько более сложные запросы
возникают, когда мы хотим получить, например,
список всех мальчиков 7-х классов. Очень часто
ученики не обращают внимания, что в графе (поле)
“Класс” стоит обозначение класса с буквой. Это
означает, что в фильтре запроса в списке Сравнение
(см. рис. 4) необходимо использовать пункт
“содержит”.
Думаем, читателям не составит труда
придумать десяток-другой запросов к этой очень
понятной базе данных.
Интересным аспектом предложенной
методики является обсуждение с учащимися
преобразования логических выражений (сложных
условий). Рассмотрим следующий запрос:
“Требуется выдать список девочек старших
классов, у которых в поле “Имя” записано Лена
или Елена”.
Здесь мы имеем четыре условия:
1) поле “Имя” равно “Лена” (обозначим
его для краткости — Л);
2) поле “Имя” равно “Елена” (Е);
3) поле “Класс” содержит 10 (К10);
4) поле “Класс” содержит 11 (К11).
После обсуждения с учащимися общего
условия для отбора значений в список можно
получить такое:
(Л ИЛИ Е) И (К10 ИЛИ К11), причем именно со скобками,
так как операция конъюнкции выполняется раньше,
чем операция дизъюнкции. Однако при работе с
фильтром (см. рис. 4) скобки расставить нельзя.
Как же быть? Ответ такой — надо раскрыть скобки,
не забывая, что конъюнкция (И) — это аналог
умножения, а дизъюнкция (ИЛИ) — аналог сложения:
(Л ИЛИ Е) И (К10 ИЛИ К11) = Л
И К10 ИЛИ Л И К11 ИЛИ Е И К10 ИЛИ Е
И К11.
Таким образом, фильтр будет следующим: Имя
равно Лена И Класс содержит 10 ИЛИ Имя
равно Лена И Класс содержит 11 ИЛИ Имя
равно Елена И Класс содержит 10 ИЛИ Имя
равно Елена И Класс содержит 11. Фрагмент
окна Фильтр и сортировка с таким условием3
приведен на рис. 7.
Рис. 7. Фрагмент окна Фильтр и
сортировка
Опыт показывает, что при применении
описанной методики, во-первых, большинство
учеников не испытывают особых трудностей в
понимании того, что они должны сделать, а стало
быть, осваивают основные понятия баз данных и
технику создания запросов. Во-вторых, очевидной
является и чисто практическая польза с точки
зрения общей компьютерной грамотности.
Литература
1. Сенокосов А.И. Слияние
документов как лучшее средство от головной боли.
/ Информатика, № 2/2006.
Примечание редакции. Как отмечалось,
при описании методики автор использует версию
Microsoft Word 2007. В предыдущих версиях редактора вид
панели инструментов Слияние отличается от
представленного в статье. В таких версиях:
1) для выбора файла Excel со списком
учеников в качестве источника данных следует
использовать кнопку 
(Открыть источник данных);
2) для вставки в документ нужных полей
слияния предназначена кнопка 
(Вставить поля слияния);
3) для отображения имен полей или
отобранных значений используется кнопка 
(Поля/данные);
4) окно Фильтр и сортировка вызывается с помощью
кнопки 
(Получатели).
После этого надо щелкнуть на стрелке (
) рядом с надписью на заголовке
столбца и выбрать пункт Дополнительно;
5) объединить все отобранные записи в одном
документе можно с помощью кнопки 
(Слияние в новый документ);
6) замена разрыва раздела на знак
абзаца по всему документу осуществляется
“обычными” средствами Word (Правка — Заменить,
с использованием специальных символов).
1 При создании этой таблицы
целесообразно ознакомить учащихся с такими
понятиями, как “база данных”, “поле”, “запись”
и “запрос”. — Прим. ред.
2 Автор использует версию редактора
Word 2007. — Прим. ред.
3 В окне условие представлено не
полностью (используется вертикальная полоса
прокрутки). — Прим. ред.
Время прочтения: 3 мин.
Отчёт – это особая форма представления данных. Он позволяет пользователю познакомиться с отобранными, агрегированными и особо оформленными данными. На сегодняшний день формирование и представление отчетов все еще является актуальной формой доведения до пользователя информации.
В этой статье рассматривается один из способов автоматического формирования отчета в формате файла MS WORD, начиная от непосредственного запроса к данным БД MSSQL и заканчивая его оформлением. В качестве инструментария используется python и модуль docx.
Для начала ознакомимся с используемыми данными. В БД имеются 3 таблицы с данными о товарах, покупателях и продажах.
Для начала нам понадобится импортировать в код необходимые модули:
from docx import Document
import pandas as pd
import pandas.io.sql as psql
import matplotlib.pyplot as plt
from io import BytesIO
import pyodbc
Создаем соединение и формируем запрос. На данном этапе пользователю следует определиться с составом запрашиваемых запросом данных исходя из имеющейся задачи, т.е. на каком этапе производятся расчеты, агрегирование и/или фильтрация данных. В нашем случае будут запрашиваться данные всех продаж с привязкой к ФИО покупателя и данным о товаре. Обработка данных будет производится с помощью модуля pandas.
cnxn = pyodbc.connect("Driver={SQL Server Native Client 11.0};"
"Server=S1;"
"Database=test;"
"uid=sa;pwd=pass;"
"Trusted_Connection=yes;")
cursor = cnxn.cursor()
sql = '''select
c.name
,p.*
from [dbo].[sales] s
join [dbo].[customers] c
on c.id = s.customer
join [dbo].[product] p
on s.product = p.id'''
Полученные данные отправляем в dataframe, закрываем соединение
df = psql.read_sql_query(sql,cnxn)
cnxn.close()
del df['id'] # ненужный столбец df
Следующий этап – непосредственно создание документа.
document = Document() # создается объект
# добавляем первый заголовок
document.add_heading('Отчет о продажах', 0)
# добавляем простой текст с переменными из
# данных таблицы (названия магазинов)
shop_list = ', '.join(df['shop'].unique().tolist())
p = document.add_paragraph('Отчет о продажах в магазинах: ')
# к тексту добавим сам список, выделяем жирным шрифтом
p.add_run(shop_list).bold = True
Формируем таблицу о всех продажах – аналог входных данных запроса.
document.add_heading('Общие продажи', level=1) # заголовок
rows, columns = df.shape # размеры dataframe
table = document.add_table(rows=1, cols=columns) # создаем таблицу
table.style = "Colorful List Accent 1" # определяем стиль
# формируем заголовки таблицы
hdr_cells = table.rows[0].cells
for i in range(columns):
hdr_cells[i].text = list(df.columns.values)[i]
# заполняем данными из dataframe
for row in range(rows):
row_cells = table.add_row().cells
row_data = df.iloc[row].tolist()
for column in range(columns):
row_cells[column].text = str(row_data[column])
На выходе получается следующий документ.
Какой же отчет бывает без графиков. Для примера, создадим график затрат в разрезе клиентов.
# заголовок
document.add_heading(' ', 0)
document.add_heading('График общих затрат покупателей', 0)
# пустой объект, куда будет помещен plot
memfile = BytesIO()
fig = plt.figure()
# данные для графика: клиенты и суммы затрат
plt.plot(df.groupby('name')['price'].sum())
fig.savefig(memfile)
document.add_picture(memfile) # размещение в документе
document.save('demo.docx') # публикация в файловой системе
На выходе получаем.
Это далеко не все возможности модуля docx, позволяющие произвести верстку документа «на лету» с использованием данных, взятых непосредственно из БД и агрегированных с помощью Python. Более подробную информацию о верстке, использовании стилей, вставке объектов и т.п. можно ознакомится на сайте разработчиков https://python-docx.readthedocs.io.
Создание базы данных (таблиц и связей между ними)
При первом открытии окна базы данных Access всегда активизирует вкладку Таблицы и выводит на экран список режимов создания таблиц:
Создание таблицы в режиме конструктора;
Создание таблицы с помощью мастера;
Создание таблицы путем ввода данных
Для создания новой таблицы можно выбрать любой из этих режимов. Можно выбрать Мастер таблиц для определения полей таблицы с помощью списков образцов таблиц и полей. Для создания произвольной таблицы целесообразно пользоваться режимом Конструктора. Режим Создание таблицы путем ввода данных используется, как правило, для редактирования и ввода данных в уже существующие таблицы.
Напомним, что таблицей Access является совокупность данных объединенных общей темой. Для каждой сущности назначается отдельная таблица, чтобы не было повторений в сохраненных данных. Таблицы состоят из записей и полей. Количество полей в записи определяется на стадии проектирования таблицы, поэтому прежде чем создавать таблицу с помощью приложения Access, необходимо четко представлять ее структуру.
Величина и тип полей определяется пользователем. Необходимо выбирать размеры полей не слишком большими, так как при завышенных размерах полей бесполезно расходуется память БД. Для создания связей между таблицами они должны иметь ключевое поле, поэтому необходимо назначить ключевое поле каждой таблице.
Чтобы задать первичный ключ в режиме Конструктора, необходимо выделить требуемое поле, а затем щелкнуть на пиктограмме «Ключевое поле», расположенной на панели инструментов. Для назначения Внешнего (Вторичного) ключа в режиме Конструктора, необходимо выделить поле и в области свойств этого поля в строке Индексированное поле из списка выбрать значение Да (Совпадения допускаются).
Для выбора необходимого режима создания таблиц можно дважды щелкнуть на один из них в списке режимов, откроется требуемый режим. Кроме того, можно щелкнуть на пиктограмме «Создать» в окне БД, откроется окно диалога «Новая таблица», и в нем выбрать требуемый режим создания таблицы.
При выборе режима Мастер таблиц откроется окно «Создание таблиц», в котором с помощью образцов таблиц и полей легко сформировать поля новой таблицы.
Но если в окне «Создание таблиц» нет требуемого образца таблицы, то необходимо выбрать режим Конструктора, откроется окно Конструктора таблиц
Состав (структура) таблицы определяется в области проекта таблицы, которая состоит из трех колонок:
Имя поля;
Тип данных;
Описание.
Типы данных необходимо выбрать из раскрывающегося списка:
Текстовый – алфавитно–цифровые данные (до 255 байт)
Поле МЕМО — длинный текст или числа, например, примечания или описания (до 64000 байт)
Числовой — текст или комбинация текста и чисел (сохраняет 1, 2, 4 или 8 байтов)
Дата/время – даты и время (8 байт)
Денежный — используется для денежных значений (сохраняет 8 байтов)
Счетчик – автоматическая вставка уникальных последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи (4 байта)
Логический – данные, принимающие только одно из двух возможных значений, например, «Да/Нет» (1 бит)
Поле объекта OLE – для вставки следующих объектов: рисунки, картинки, диаграммы и т.д. (до 1 Гбайта)
Гиперссылка – адрес ссылки на файл на автономном компьютере или в сети (сохраняет до 64 000 знаков)
Мастер подстановок — создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля.
В области «Свойства поля» назначают свойства для каждого поля (например, размер, формат, индексированное поле и т.д.).
При создании структуры таблицы в первую колонку вводят Имя поля, затем необходимо нажать клавишу Enter и выбрать тип данных (по умолчанию Access назначает тип данных, если этот тип данных не подходит, то выберите самостоятельно из раскрывающегося списка). Затем введите в третью колонку описание поля.
Рассмотрим технологию создания структуры таблиц для сущностей базы данных Деканат, модель сущность – связь которой изложена в разделе 4.4. В модели сущность – связь предоставлена вся необходимая информация о каждой таблице и о связях между ними.
2.4.3.1.Создание структуры таблиц
Создание БД с помощью СУБД Access начинается с создания структуры таблиц и установки связей между таблицами.
Итак, при выборе режима Конструктор будет отображено окно Конструктора таблиц, в котором необходимо определить структуру новой таблицы — Таблица 1 (см. рисунок Таблица1: таблица). Первую таблицу создадим для сущности Студенты.
В первую строку колонки Имя поля вводим код студентов (КодСтудента) и нажимаем клавишу Enter, при этом курсор переместится в колонку Тип данных, где из раскрывающегося списка выбираем тип данных — Счетчик. Затем нажимаем клавишу Enter, при этом курсор переместится в колонку Описание, при необходимости вводим описание данных, которые будут вводиться в это поле таблицы.
Определяем первую строку таблицы (поле КодСтудента) как поле первичного ключа, для этого выделяем ее и выбираем команду Правка — Ключевое поле или щелкаем на пиктограмме Ключевое поле на панели инструментов, слева от имени поля появится изображение ключа. Если поле сделано ключевым, т.е. полем первичного ключа, то свойству Индексированное поле присваивается значение Да (совпадения не допускаются).
Далее во вторую строку Имя поля вводим код группы (КодГруппы) и выбираем тип данных — числовой. Назначаем это поле полем Внешнего ключа, для этого необходимо выделить поле КодГруппы и в области свойств этого поля в строке Индексированное поле из списка выбрать значение Да (Совпадения допускаются).
Затем в третью строку Имя поля вводим Фамилия, и выбираем тип данных текстовый. При этом в нижней части экрана в разделе Свойства поля появляется информация о свойствах данного поля. При необходимости туда можно вносить изменения, выполнив щелчок в соответствующей строке, удалив предыдущее значение и введя новое.
Далее создаются остальные поля в соответствии с данными, представленными в модели сущность связь.
После создания структуры таблицы необходимо сохранить ее. Выбрать Файл — Сохранить, или Сохранить, как… В окне Сохранение ввести имя для созданной таблицы: Студенты, затем ОК.
Ниже показано окно Конструктора для таблицы Студенты, входящей в состав БД Деканат.
Далее создаются структуры остальных таблиц: Группы студентов, Дисциплины, Успеваемость.
После создания структуры таблиц, входящих в БД Деканат, необходимо установить связь между ними.
Статьи к прочтению:
- Муниципальный конкурс социальных плакатов «в службе честь!» иванов иван, 10 лет
- Муниципальное казенное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа №2
РАССЫЛКИ писем WORD слияние документов в ворде
Похожие статьи:
-
Создание и использование форм для ввода данных в таблицы базы данных access 2007
В Access 2007 можно вводить данные непосредственно в таблицу в режиме таблица. Но обычно для ввода данных в БД Access 2007 используют формы (forms). Form…
-
Редактор word. создание документа. оформление документа
Лабораторная работа №1 Основные понятия пользовательского интерфейса среды WINDOWS 9*, NT,XP. Работа в среде операционной системы MS DOS. Командная…
Содержание
- Вариант 1: Microsoft Office 2007 – 2021
- Шаг 1: Подготовка данных таблицы Microsoft Excel
- Шаг 2: Подготовка шаблона документа Microsoft Word
- Шаг 3: Добавление поля слияния на страницу
- Шаг 4: Проверка результатов
- Шаг 5: Завершение слияния
- Вариант 2: Microsoft Office 2003
- Вопросы и ответы
Вариант 1: Microsoft Office 2007 – 2021
Посредством функции слияния в Microsoft Word можно поместить данные, взятые из внешнего файла Excel, в определенные места документа. Это удобно применять для массовой рассылки электронной почты или при печати шаблонных материалов, отличия между которыми всего в нескольких местах. При редактировании исходной таблицы информация на странице документа будет изменяться динамически.
Если целью слияния является перенос данных из Excel в такую же таблицу, только в Microsoft Word, рекомендуем воспользоваться специальной вставкой со связью, что значительно облегчит выполнение поставленной задачи. На нашем сайте в отдельной статье есть подробное описание этой операции.
Подробнее: Как перенести таблицу из Microsoft Excel в Word со связью
Важно! Все рассмотренные далее действия будут выполняться на примере программного обеспечения Microsoft Office 2016. По этой причине могут наблюдаться некоторые отличия в интерфейсе в сравнении с другими версиями текстового редактора. Но руководство все равно является актуальными, а серьезные отличия будут помечаться.
Шаг 1: Подготовка данных таблицы Microsoft Excel
Первостепенно необходимо подготовить исходные данные в таблице Microsoft Excel, чтобы их можно было корректно интегрировать в документ Word. Для этого следует избавиться от всех объединенных ячеек, информация должна находиться в каждом столбце отдельно, в противном случае во время слияния будут возникать проблемы. При необходимости обратитесь за помощью к другой нашей статье, в которой подробно описана процедура разъединения ячеек.
Подробнее: Как разъединить ячейки в Microsoft Excel
Также рекомендуется озаглавить каждый столбец с данными. Впоследствии это облегчит выполнение некоторых действий при слиянии во время вставки поля на страницу документа. Процедура создания заголовков не требует особых навыков, но при возникновении трудностей можно обратиться к соответствующей статье на нашем сайте, где разобраны все способы выполнения поставленной задачи.
Подробнее: Как сделать заголовок столбцов в Microsoft Excel
Если база данных с исходными значениями создается в Microsoft Excel с нуля, рекомендуем воспользоваться «Умной таблицей». Это позволит облегчить соблюдение всех вышеописанных требований. На нашем сайте есть статья, в которой подробно рассматривается использование этой функции табличного редактора.
Подробнее: Как создать умную таблицу в Microsoft Excel
По итогу таблица с исходными данными должна соответствовать всего двум требованиям — наличие заголовков каждого столбца и отсутствие объединенных ячеек в рабочем диапазоне. Это не обязательные параметры, произвести слияние возможно и без их соблюдения, но если их выполнить, удастся существенно облегчить выполнение поставленной задачи в будущем.
Шаг 2: Подготовка шаблона документа Microsoft Word
Слияние зачастую выполняется для создания однотипных документов с отличиями в определенных местах. Например, эту функцию удобно использоваться для организации массовой рассылки электронной почты или печати документов. Соответственно, предварительно следует подготовить шаблон в Microsoft Word — часть текста, информация в которой будет оставаться неизменной.
Особых требований к данному этапу выполнения слияния нет, только рекомендации. Для удобства можно подготовить образец документа, содержащий полную информацию, взятую из базы Excel, чтобы он имел законченный вид. После этого достаточно будет удалить персональные данные, а затем можно переходить к следующему шагу этой инструкции. Пример готового шаблона показан на изображении ниже.
Примечание! Пунктуационные и орфографические ошибки, которые текстовый редактор выделяет синим и красным цветом, исправлять не нужно. Они исчезнут в будущем автоматически, после того как слияние будет закончено.
Читайте также:
Как убрать красное / синее / зеленое подчеркивание текста в Microsoft Word
Как пропустить все ошибки в документе Microsoft Word
Дополнительно рекомендуется активировать опцию затенения полей, чтобы вставленная посредством слияния информация визуально выделялась в будущем. Это облегчит редактирование документа на завершающих этапах.
- Откройте меню «Файл», кликнув по одноименной вкладке в Microsoft Word 2013 – 2021 или нажав по иконке в верхнем левом углу в Microsoft Word 2007 – 2010.
- На боковой панели слева щелкните по пункту «Параметры», чтобы открыть окно настроек программы.
- Воспользовавшись навигационной панелью в левой части интерфейса, перейдите в раздел «Дополнительно» и в блоке «Показать содержимое документа» из выпадающего меню «Затенение полей» выберите значение «Всегда». После этого нажмите по кнопке «ОК», чтобы сохранить изменения.
На этом предварительная настройка документов считается завершенной, можно переходить непосредственно к слиянию Microsoft Word и базы данных Excel.
Шаг 3: Добавление поля слияния на страницу
Все инструменты для выполнения слияния находятся на вкладке «Рассылки». На данном этапе выполнения поставленной задачи важны только два блока инструментов — «Начало слияния» и «Составление документа и вставка полей».
Процедура слияния подразумевает добавление на страницу документа полей с соответствующей информацией, которая будет браться из заранее подготовленной таблицы Microsoft Excel. Для этого необходимо сделать следующее:
-
Раскройте выпадающий список «Начать слияние», который находится в блоке «Начало слияния». Затем кликните в нем по предпочитаемому шаблону. В качестве примера будет выбран пункт «Письма», но работа с другими практически ничем не отличается.
Примечание! Если в выпадающем меню выбрать «Конверты» или «Наклейки», появится дополнительное диалоговое окно, в котором потребуется задать начальные параметры. Каждое действие сопровождается текстовой подсказкой, поэтому проблем возникнуть не должно. В остальном слияние выполняется описанным ниже способом.
- Раскройте выпадающее меню «Выбрать получателей», которое расположено в том же блоке чуть ниже. В нем нажмите по опции «Использовать существующий список». Это позволит определить в качестве базы данных с исходными значениями заранее созданную таблицу Microsoft Excel.
- В появившемся окне файлового менеджера перейдите в директорию, где находится таблица с данными, выделите ее щелчком левой кнопки мыши и нажмите «Открыть».
-
Если файл Excel содержит несколько листов с информацией, выберите необходимый и кликните по кнопке «ОК». Обратите также внимание на пункт «Первая строка данных содержит заголовки столбцов», если этот параметр соответствует действительности, установите отметку напротив него.
Обратите внимание! Если базу данных с исходными значениями необходимо будет сменить в будущем, воспользуйтесь опцией в блоке «Начало слияния», которая называется «Изменить список получателей». При ее вызове откроется файловый менеджер, в котором потребуется выбрать новую таблицу Excel.
- Установите курсор в то место документа, куда необходимо вставить информацию, взятую из таблицы. Для этого раскройте в блоке «Составление документа и вставка полей» выпадающий список меню «Вставить поле слияния» и выберите нужный столбец данных. В качестве примера будет добавлено поле «Номер».
- Аналогичным образом добавьте оставшиеся поля, каждый раз устанавливая курсор в нужное место и выбирая из выпадающего списка соответствующий параметр.
Примечание! Оставшиеся инструменты в блоке «Составление документа и вставка полей» в практическом применении не нуждаются, они служат для автоматизации некоторых процессов при работе с большим объемом данных. Например, с помощью инструмента «Правила» можно задать некоторые условия вставки определенных полей, а вызвав диалоговое окно «Подбор полей» — заранее настроить дополнительные поля, чтобы быстро вставлять их посредством других опций.
Шаг 4: Проверка результатов
После добавления полей слияния на страницу документа информация из таблицы Excel отображаться в них не будет, из-за чего не получится визуально определить корректность подстановочных данных. Для этого необходимо воспользоваться другим инструментом вкладки «Рассылки», который так и называется — «Просмотр результатов».
Первостепенно необходимо включить отображение данных в полях. Для этого кликните по кнопке «Просмотреть результаты». На странице документа сразу отобразится информация в соответствующих местах. В правой части блока инструментов «Просмотр результатов» можно воспользоваться стрелками, чтобы ознакомиться с каждым образцом будущих документов. Позволяется даже вручную вводить номер строки Excel, из которой были взяты данные.
Если необходимо проверить заполнение полей определенного получателя, следует воспользоваться диалоговым окном «Найти получателя». Кликните по нему и в появившемся меню введите в поле «Найти» информацию из любого столбца таблицы Excel. Затем определите область поиска. Чтобы повысить точность при обработке большого объема данных, установите переключатель в положение «по полю» и из выпадающего списка выберите непосредственно нужное поле. Затем кликните по кнопке «Найти далее».
Оставшийся инструмент в блоке «Просмотр результатов» необходим для поиска ошибок, которые могут возникнуть из-за наличия объединенных ячеек в таблице Excel или несоответствия форматирования некоторых полей. Текстовый процессор Word автоматически вычисляет все ошибки и составляет соответствующий отчет. Для этого кликните по кнопке «Поиск ошибок» и в появившемся диалоговом окне определите тип проверки, после чего нажмите по кнопке «ОК».
Шаг 5: Завершение слияния
После добавления всех необходимых полей на страницу документа и проверки корректности их отображения можно переходить непосредственно к массовой рассылке или печати. Все необходимые для этого инструменты расположены на вкладке «Рассылки» в блоке «Завершение».
Открыв выпадающий список пункта «Найти и объединить», можно увидеть три опции:
- «Изменить отдельные документы». Позволяет выбрать один документ для редактирования и дальнейшего применения (печати или рассылки). Для этого необходимо будет в блоке «Просмотр результатов» определить нужного получателя, затем установить отметку на пункте «текущую запись» и кликнуть по кнопке «ОК». Если выбрать несколько документов или все, они сольются воедино.
-
«Печать документов». Открывает подобное диалоговое окно, в котором необходимо выбрать количество записей и нажать по кнопке «ОК». В дальнейшем откроется стандартное окно для печати документов.
На нашем сайте есть отдельная статья, в которой подробно описан процесс настройки печати. Если выполнение этой процедуры вызывает трудности, ознакомьтесь с изложенным там материалом.
Подробнее: Как настроить печать документов в Microsoft Word
- «Отправить электронные сообщения». Предоставляет диалоговое окно для настройки рассылки. Для корректной работы требуется, чтобы в базе данных Excel был отдельный столбец с перечнем адресов электронной почты каждого получателя, иначе этой функцией воспользоваться не получится.
Вариант 2: Microsoft Office 2003
В отличие от Microsoft Word 2007 – 2021 в версии 2003 года все ранее описанные действия выполняются иначе. Обусловлено это кардинально отличающимся интерфейсом программы. Но стоит отметить, что этапы выполнения поставленной задачи остаются неизменными. По этой причине ниже будет пропущена часть о подготовке базы данных в таблице Microsoft Excel и создании шаблона в текстовом редакторе. Также описание каждой функции будет кратким, так как полное уже приводилось выше в статье.
Примечание! Microsoft Word 2003 не имеет совместимости с новейшим форматом XSLX, поэтому, чтобы выполнить слияние, базу данных в Excel необходимо сохранять в формате XLS.
В рассматриваемой версии приложения нет привычной панели инструментов, поделенной на отдельные блоки, из-за чего пользоваться функциями слияния неопытному пользователю довольно трудно. По этой причине ниже все действия будут выполняться посредством специального Мастера.
- Раскройте меню «Сервис», находящийся в верхней части интерфейса окна, и наведите курсор на пункт «Письма и рассылки», затем кликните по опции «Слияние».
- В появившейся панели Мастера, расположенной в правой части окна, выберите из списка тип документа и щелкните «Далее. Открытие документа». Как и в примере ранее, сейчас будет выбран шаблон «Письма».
- Определите документ, на основе которого будет осуществляться рассылка. Если шаблон создавался в текущем, выберите соответствующий пункт и нажмите «Далее. Выбор типа документа».
- Возьмите в качестве исходного списка получателей заранее созданную таблицу Microsoft Excel. Для этого установите курсор в положение «Использование списка» и кликните по ссылке «Обзор», находящейся чуть ниже.
- В новом окне файлового менеджера перейдите в директорию с нужным документом, выделите его и щелкните по кнопке «Открыть».
- По аналогии с ранее рассмотренными версиями текстового процессора выберите лист книги с нужной информацией, установите при необходимости отметку напротив пункта «Первая строка данных содержит заголовки столбцов» и нажмите «ОК».
- Поставьте отметки напротив тех строк списка, информация из которых необходима для создания слияния. В нижней части этого диалогового окна есть кнопки с дополнительными функциями. Посредством них можно сразу снять или добавить выделения на все пункты, выполнить поиск или замену. После завершения этой процедуры нажмите «ОК».
- Вернувшись в главное окно текстового редактора, кликните по пункту «Далее. Создание писем», расположенном на панели мастера.
- Установите курсор на странице документа в то место, куда будет вставлено поле, затем щелкните по строке «Другие элементы».
- В новом окне поставьте переключатель в положение «Поля базы данных», выделите в списке нужное поле и кликните по кнопке «Вставить». Проследите за тем, чтобы на странице документа появилась соответствующая надпись.
- Закройте окно, установите курсор в новое положение, а затем снова кликните по пункту «Другие элементы» и вставьте новое поле. Таким образом добавьте все необходимые элементы на страницу. После этого щелкните «Далее. Просмотр писем».
- Воспользовавшись предложенными инструментами на панели Мастера, просмотрите все экземпляры документов и выявите неточности, впоследствии исправив их. Также с помощью кнопки «Исключить получателя» можно убрать лишние дубликаты. После завершения этой процедуры кликните по пункту «Далее. Завершение слияния».
- Завершите слияние, нажав по строке «Печать». После этого откроется новое диалоговое окно, в котором останется выбрать количество печатаемых экземпляров. Также можно отдельно изменить часть писем, воспользовавшись соответствующей опцией на панели Мастера.
Обратите внимание! В зависимости от выбранного типа создаваемого слияния, который определялся на втором шаге вышепредставленной инструкции, в завершающей части будут предложены разные действия. В данном случае это печать документа, но если было выбрано «Электронное сообщение», предлагалось бы ввести контактную информацию получателей.