Создание базы данных на vba excel

При упоминании баз данных (БД) первым делом, конечно, в голову приходят всякие умные слова типа SQL, Oracle, 1С или хотя бы Access. Безусловно, это очень мощные (и недешевые в большинстве своем) программы, способные автоматизировать работу большой и сложной компании с кучей данных. Беда в том, что иногда такая мощь просто не нужна. Ваш бизнес может быть небольшим и с относительно несложными бизнес-процессами, но автоматизировать его тоже хочется. Причем именно для маленьких компаний это, зачастую, вопрос выживания.

Для начала давайте сформулируем ТЗ. В большинстве случаев база данных для учета, например, классических продаж  должна уметь:

• хранить в таблицах информацию по товарам (прайс), совершенным сделкам и клиентам и связывать эти таблицы между собой
• иметь удобные формы ввода данных (с выпадающими списками и т.п.)
• автоматически заполнять этими данными какие-то печатные бланки (платежки, счета и т.д.)
• выдавать необходимые вам отчеты для контроля всего бизнес-процесса с точки зрения руководителя

Со всем этим вполне может справиться Microsoft Excel, если приложить немного усилий. Давайте попробуем это реализовать.

Шаг 1. Исходные данные в виде таблиц

Информацию о товарах, продажах и клиентах будем хранить в трех таблицах (на одном листе или на разных — все равно). Принципиально важно, превратить их в «умные таблицы» с автоподстройкой размеров, чтобы не думать об этом в будущем. Это делается с помощью команды Форматировать как таблицу на вкладке Главная (Home — Format as Table). На появившейся затем вкладке Конструктор (Design) присвоим таблицам наглядные имена в поле Имя таблицы для последующего использования:

Итого у нас должны получиться три «умных таблицы»:

Обратите внимание, что таблицы могут содержать дополнительные уточняющие данные. Так, например, наш Прайс содержит дополнительно информацию о категории (товарной группе, упаковке, весу и т.п.) каждого товара, а таблица Клиенты — город и регион (адрес, ИНН, банковские реквизиты и т.п.) каждого из них.

Таблица Продажи будет использоваться нами впоследствии для занесения в нее совершенных сделок.

Шаг 2. Создаем форму для ввода данных

Само-собой, можно вводить данные о продажах непосредственно в зеленую таблицу Продажи, но это не всегда удобно и влечет за собой появление ошибок и опечаток из-за «человеческого фактора». Поэтому лучше будет на отдельном листе сделать специальную форму для ввода данных примерно такого вида:

В ячейке B3 для получения обновляемой текущей даты-времени используем функцию ТДАТА (NOW). Если время не нужно, то вместо ТДАТА можно применить функцию СЕГОДНЯ (TODAY).

В ячейке B11 найдем цену выбранного товара в третьем столбце умной таблицы Прайс с помощью функции ВПР (VLOOKUP). Если раньше с ней не сталкивались, то сначала почитайте и посмотрите видео тут.

В ячейке B7 нам нужен выпадающий список с товарами из прайс-листа. Для этого можно использовать команду Данные — Проверка данных (Data — Validation), указать в качестве ограничения Список (List) и ввести затем в поле Источник (Source) ссылку на столбец Наименование из нашей умной таблицы Прайс:

Аналогичным образом создается выпадающий список с клиентами, но источник будет уже:

=ДВССЫЛ(«Клиенты[Клиент]»)

Функция ДВССЫЛ (INDIRECT) нужна, в данном случае, потому что Excel, к сожалению, не понимает прямых ссылок на умные таблицы в поле Источник. Но та же ссылка «завернутая» в функцию ДВССЫЛ работает при этом «на ура» (подробнее об этом было в статье про создание выпадающих списков с наполнением).

Шаг 3. Добавляем макрос ввода продаж

После заполнения формы нужно введенные в нее данные добавить в конец таблицы Продажи. Сформируем при помощи простых ссылок строку для добавления прямо под формой:

Т.е. в ячейке A20 будет ссылка =B3, в ячейке B20 ссылка на =B7 и т.д.

Теперь добавим элементарный макрос в 2 строчки, который копирует созданную строку и добавляет ее к таблице Продажи. Для этого жмем сочетание Alt+F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer). Если эту вкладку не видно, то включите ее сначала в настройках Файл — Параметры — Настройка ленты (File — Options — Customize Ribbon). В открывшемся окне редактора Visual Basic вставляем новый пустой модуль через меню Insert — Module и вводим туда код нашего макроса:

Sub Add_Sell()
    Worksheets("Форма ввода").Range("A20:E20").Copy                         'копируем строчку с данными из формы
    n = Worksheets("Продажи").Range("A100000").End(xlUp).Row                'определяем номер последней строки в табл. Продажи
    Worksheets("Продажи").Cells(n + 1, 1).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues 'вставляем в следующую пустую строку
    Worksheets("Форма ввода").Range("B5,B7,B9").ClearContents               'очищаем форму
End Sub

Теперь можно добавить к нашей форме кнопку для запуска созданного макроса, используя выпадающий список Вставить на вкладке Разработчик (Developer — Insert — Button):

После того, как вы ее нарисуете, удерживая нажатой левую кнопку мыши, Excel сам спросит вас — какой именно макрос нужно на нее назначить — выбираем наш макрос Add_Sell. Текст на кнопке можно поменять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Изменить текст.

Теперь после заполнения формы можно просто жать на нашу кнопку, и введенные данные будут автоматически добавляться к таблице Продажи, а затем форма очищается для ввода новой сделки.

Шаг 4. Связываем таблицы

Перед построением отчета свяжем наши таблицы между собой, чтобы потом можно было оперативно вычислять продажи по регионам, клиентам или категориям. В старых версиях Excel для этого потребовалось бы использовать несколько функций ВПР (VLOOKUP) для подстановки цен, категорий, клиентов, городов и т.д. в таблицу Продажи. Это требует времени и сил от нас, а также «кушает» немало ресурсов Excel. Начиная с Excel 2013 все можно реализовать существенно проще, просто настроив связи между таблицами.

Для этого на вкладке Данные (Data) нажмите кнопку Отношения (Relations). В появившемся окне нажмите кнопку Создать (New) и выберите из выпадающих списков таблицы и названия столбцов, по которым они должны быть связаны:

Важный момент: таблицы нужно задавать именно в таком порядке, т.е. связанная таблица (Прайс) не должна содержать в ключевом столбце (Наименование) повторяющихся товаров, как это происходит в таблице Продажи. Другими словами, связанная таблица должна быть той, в которой вы искали бы данные с помощью ВПР, если бы ее использовали.

Само-собой, аналогичным образом связываются и таблица Продажи с таблицей Клиенты по общему столбцу Клиент:

После настройки связей окно управления связями можно закрыть, повторять эту процедуру уже не придется.

Шаг 5. Строим отчеты с помощью сводной

Теперь для анализа продаж и отслеживания динамики процесса, сформируем для примера какой-нибудь отчет с помощью сводной таблицы. Установите активную ячейку в таблицу Продажи и выберите на ленте вкладку Вставка — Сводная таблица (Insert — Pivot Table). В открывшемся окне Excel спросит нас про источник данных (т.е. таблицу Продажи) и место для выгрузки отчета (лучше на новый лист):

Жизненно важный момент состоит в том, что нужно обязательно включить флажок Добавить эти данные в модель данных (Add data to Data Model) в нижней части окна, чтобы Excel понял, что мы хотим строить отчет не только по текущей таблице, но и задействовать все связи.

После нажатия на ОК в правой половине окна появится панель Поля сводной таблицы, где нужно щелкнуть по ссылке Все, чтобы увидеть не только текущую, а сразу все «умные таблицы», которые есть в книге.А затем можно, как и в классической сводной таблице, просто перетащить мышью нужные нам поля из любых связанных таблиц в области Фильтра, Строк, Столбцов или Значений — и Excel моментально построит любой нужный нам отчет на листе:

Не забудьте, что сводную таблицу нужно периодически (при изменении исходных данных) обновлять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Обновить (Refresh), т.к. автоматически она этого делать не умеет.

Также, выделив любую ячейку в сводной и нажав кнопку Сводная диаграмма (Pivot Chart) на вкладке Анализ (Analysis) или Параметры (Options) можно быстро визуализировать посчитанные в ней результаты.

Шаг 6. Заполняем печатные формы

Еще одной типовой задачей любой БД является автоматическое заполнение различных печатных бланков и форм (накладные, счета, акты и т.п.). Про один из способов это сделать, я уже как-то писал. Здесь же реализуем, для примера, заполнение формы по номеру счета:

Предполагается, что в ячейку C2 пользователь будет вводить число (номер строки в таблице Продажи, по сути), а затем нужные нам данные подтягиваются с помощью уже знакомой функции ВПР (VLOOKUP) и функции ИНДЕКС (INDEX).

Ссылки по теме

• Как использовать функцию ВПР (VLOOKUP) для поиска и подстановки значений
• Как заменить ВПР функциями ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ
• Автоматическое заполнение форм и бланков данными из таблицы
• Создание отчетов с помощью сводных таблиц

ORM переводится, как object relational mapping (объектно-реляционное отображение). Это означает, что мы работаем с базой не на уровне SQL запросов, а на уровне объектов.

Давайте я покажу пример и как это будет работать в итоге.

Для начала скажу, что у меня есть база «SQL Server 2016» серьезная база для промышленной реализации, но не пугайтесь она так же доступна простым смертным. Где её скачать расскажу позже.

Каждый раз для использования нашей ORM необходимо объявить и инициализировать несколько переменных c типом DataBase, RecordSet, UnitOfWork. И соединить их с помощью метода Init.

Давайте объявим эти переменные.

Dim db As New DataBase
Dim Rs As New ADODB.Recordset
Dim uow As New unitOfWork

uow.Init db, Rs

Давайте посмотрим, как получить данные.

Для этого объявим переменную с типом User. И реализуем цикл с помощью метода GetAll . Посмотрите, как удобно получать данные о пользователях. Всё что нам надо это просто вызвать метод GetAll в свойстве UserRepository. Точно такие же репозитории будут добавляться и для других типов данных, например, некие документы или накладные InvoiceRepository. После чего в самом цикле мы переберем всех пользователи из базы и выведем их в консоль.

В цикле можно перебрать любые данные. Использовать такие методы, как GetAll очень удобно. Мы не заморачиваемся с SQL запросами и получаем объект определенного типа, свойства и методы которого можно получить и увидеть через IntelliSence. Свойства полученного объекта в нашем примере это Id, Email, UserName объект пока не содержит методов только свойства.

Теперь давайте посмотрим, как добавить запись в базу

Фактически всё что нам нужно это создать объект и задать этому объекту новые значения.

Потом добавить объект через метод “Add”, который есть у любых коллекций и зафиксировать изменения в базе через метод “uow.Commit”.

Если мы запустим наш цикл, который выводил данные мы увидим нашу новую запись.

Та же самая запись сохранилась в базе. При этом Id добавился автоматически, т.е. Id это так называемый первичный ключ в базе, который сама база добавляет автоматически.

И в этом примере добавление данных выглядит крайне удобно и вполне естественно. Создаем объект пользователь, задаем ему значения свойств и добавляем в репозиторий. Всё!

Итак, теперь подробнее про саму реализацию ORM.

Для работы с этим примером нам потребуется несколько программ. Первая программа — это SQL Server 2016. Вы сможете найти её по адресу (https://www.microsoft.com/en-us/sql-server/application-development). Также для работы нам потребуется Management studio (https://docs.microsoft.com/en-us/sql/ssms/download-sql-server-management-studio-ssms). Выберите и нажмите ссылку в зависимости от вашего языка.

В ООП есть специальные шаблоны проектирования, чтобы другие программисты, увидев их понимали, что мы написали и как работает наша программа.

В данном случае у нас есть шаблон проектирования – репозиторий его суть — это удобное переключение баз данных, получение данных в объектном стиле. В моем примере мы работаем с SQL Server 2016, но с шаблоном проектирования репозиторий мы можем поменять базу, например, на MySql или MS Access довольно просто. При этом наша основная логика не пострадает.

Теперь, давайте посмотрим пример поподробнее. Для того, чтобы реализовать шаблон нам надо несколько классов сам репозиторий. В моем примере это – UserRepository. Класс, который объединяет репозитории это класс UnitOfWork. И классы, которые соответствуют таблицам в базе данных такие классы называют модели данных. Они же в идеале должны содержать большую часть логики (которые обычно реализуются через методы), так называемая, богатая модель. Если модель не содержит логики т.е. методов, то её принято называть ананимичная модель т.е. бедная. В моем простом примере нет пока логики, поэтому модель «User» пока можно отнести к ананимичной модели данных.

И так давайте посмотрим на модель User. В классе добавлено три псевдосвойства Id, Email, UserName. У меня есть отдельное видео рассказывающее про эти свойства. Те же самые поля у меня определенны в базе данных. В Management Studio я создал простую базу TestDb и добавил таблицу User. В исходниках у Вас будет SQL файл с запросом на создание этой таблицы. Просто запустите его в своей Management Studio.

Либо в Management Studio добавьте таблицу, нажав правую кнопку -> New -> Table. И добавьте поля Id, Email, UserName. Для Id добавьте тип данных bigint, для Email nvarchar(50), для UserName nvarchar(50).

Потом нажмите правую кнопку мышки по полю Id и выберите “Set primarity key” (добавить). Это тот самый первичный ключ, который автоматически увеличивается при каждом добавлении данных в базу.

Поэтому в свойствах поля проставьте инкремент полю Id, чтобы при каждом добавление записей в таблицу поле Id автоматически увеличивалось на единицу.

UnitOfWork

Давайте теперь посмотрим класс UnitOfWork

Данный класс в основном должен содержать только репозитории и метод Commit для сохранения данных в базе. И может содержать несколько вспомогательных членов.

В моем примере я добавил метод Init, чтобы через этот метод можно было внедрить объекты типа DataBase и Recordset. Т.к. в стандартном конструкторе на VBA нет возможности передать параметры. Такой механизм передачи объектов извне класса называется внедрение зависимостей.

Private pUserRepository As UserRepository

Public Function Init(DataBase As DataBase, Recordset As ADODB.Recordset)
    Set pUserRepository = New UserRepository
    Set pUserRepository.DataBase = DataBase
    Set pUserRepository.Recordset = Recordset
End Function

Public Connection As New ADODB.Connection
Private pStr As String


Private Sub Class_Initialize()
    pStr = "Driver={SQL Server Native Client 11.0};Server=localhost;Database=TestDb;Trusted_Connection=yes;"
    Connection.ConnectionString = pStr
    If Connection.State = 0 Then
        Connection.Open
    End If
End Sub

Друзья я еще не рассказывал, как работать с базами через библиотеку ADODB. Если вы хотите более подробный урок по этой теме просто напишите мне или пролайкайет видео.

Репозиторий (UserRepository)

Сам репозиторий довольно простой для начала я добавил три публичных свойства, чтобы был доступ к самой базе SQL Server через объект типа DataBase. Добавил свойство RecordSet для работы с ним внутри метода GetAll. В принципе сам класс UserRepositroy можно запускать независимо, но для реализации шаблона я инициализирую репозиторий в классе UnitOfWork.

Public LocalUsers As New Collection
Public DataBase As DataBase
Public Recordset As ADODB.Recordset

И далее два основных метода. Метод GetAll и метод Add. Метод GetAll просто получает все записи из базы данных и переводит их в объект коллекцию типа User c помощью встроенного объекта RecordSet. Внутри метода я запускаю SQL запрос на выборку нужных мне полей. А далее через объект RecorSet получаю их.

Public LocalUsers As New Collection
Public DataBase As DataBase
Public Recordset As ADODB.Recordset


Public Function GetAll() As Collection
    Dim selectAllQuery As String:
    selectAllQuery = "Select Id, Email, UserName from [User]"
    
    If DataBase Is Nothing Then MsgBox "DataBase not found set it"
    If Recordset Is Nothing Then MsgBox "RecordSet not found set it"
    Recordset.Open selectAllQuery, DataBase.Connection
    
    Dim userCollection As New Collection
    Dim user As user
    With Recordset
        While (Not .EOF)
            Set user = New user
            
            user.Id = .Fields(0).Value
            user.Email = .Fields(1).Value
            user.UserName = .Fields(2).Value
            
            userCollection.Add user
            
            .MoveNext
        Wend
    End With
    
    Recordset.Close
    Set GetAll = userCollection
End Function

Public Function Add(user As user)
    LocalUsers.Add user
End Function