Создайте макрос в word

В Word можно автоматизировать часто выполняемые задачи с помощью макросов. Макрос — это набор команд и инструкций, группируемых вместе в виде единой команды для автоматического выполнения задачи.

Чтобы сэкономить время при выполнении часто повторяющихся задач, объедините несколько действий в макрос. Сначала необходимо записать макрос. Затем вы сможете запускать его нажатием кнопки на панели быстрого доступа или с помощью сочетания клавиш. Способ запуска зависит от того, как вы настроите макрос.

1. В меню Вид последовательно выберите пункты Макросы и Записать макрос.

   

2. Введите имя макроса.

   

3. Чтобы использовать этот макрос во всех новых документах, проверьте, что в поле Сохранить изменения в указано значение Всех документов (Normal.dotm).

   

4. Чтобы запускать макрос нажатием кнопки, выберите пункт Кнопка.

   

5. Щелкните новый макрос (у него будет имя примерно следующего вида: Normal.NewMacros.<имя вашего макроса>), а затем нажмите кнопку Добавить.

   

6. Нажмите кнопку Изменить.

   

7. Выберите изображение для кнопки, введите нужное имя и дважды нажмите OK.

   

8. Теперь необходимо записать все шаги макроса. Выбирайте команды или нажимайте клавиши для каждого шага задачи. Word будет записывать все, что вы щелкаете мышью, и все клавиши, которые вы нажимаете.

   Примечание: Во время записи макроса для выделения текста используйте клавиатуру. Макрос не записывает выделения, сделанные с помощью мыши.

9. Чтобы остановить запись, в меню Вид последовательно выберите пункты Макросы и Остановить запись.

   

На панели быстрого доступа появится кнопка для вашего макроса.

Чтобы запустить макрос, нажмите эту кнопку.

1. В меню Вид последовательно выберите пункты Макросы и Записать макрос.

   

2. Введите имя макроса.

   

3. Чтобы использовать этот макрос во всех новых документах, проверьте, что в поле Сохранить изменения в указано значение Всех документов (Normal.dotm).

   

4. Чтобы запускать макрос с помощью сочетания клавиш, выберите пункт Клавиатура.

   

5. Введите сочетание клавиш в поле Новое сочетание клавиш.

6. Проверьте, не назначено ли такое же сочетание клавиш какой-либо другой команде. Если такое сочетание клавиш назначено какой-либо другой команде, то попробуйте использовать другое сочетание клавиш.

7. Чтобы использовать этот макрос во всех новых документах, проверьте, что в поле Сохранить в указано значение Normal.dotm.

8. Нажмите кнопку Назначить.

9. Теперь необходимо записать все шаги макроса. Выбирайте команды или нажимайте клавиши для каждого шага задачи. Word будет записывать все, что вы щелкаете мышью, и все клавиши, которые вы нажимаете.

   Примечание: Во время записи макроса для выделения текста используйте клавиатуру. Макрос не записывает выделения, сделанные с помощью мыши.

10. Чтобы остановить запись, в меню Вид последовательно выберите пункты Макросы и Остановить запись.

    

Чтобы запустить макрос, нажмите сочетание клавиш.

Чтобы запустить макрос, нажмите кнопку на панели быстрого доступа, нажмите сочетание клавиш или запустите макрос из списка Макросы.

1. В меню Вид последовательно выберите пункты Макросы и Просмотр макросов.

   

2. В пункте Имя макроса выберите в списке макрос, который вы хотите запустить.

3. Нажмите кнопку Запустить.

Чтобы сделать макрос в одном документе доступным во всех новых документах, добавьте его в шаблон Normal.dotm.

1. Откройте документ, в котором содержится макрос.

2. В меню Вид последовательно выберите пункты Макросы и Просмотр макросов.

   

3. Нажмите кнопку Организатор.

   

4. Щелкните макрос, который вы хотите добавить в шаблон Normal.dotm, а затем нажмите кнопку Копировать.

1. В меню Файл последовательно выберите пункты Параметры и Настроить ленту.

2. В пункте Выбрать команды из выберите пункт Макросы.

3. Выберите нужный макрос.

4. В пункте Настройка ленты выберите вкладку и настраиваемую группу, в которую вы хотите добавить макрос.

Если у вас нет настраиваемой группы, то нажмите кнопку Новая группа. Затем нажмите кнопку Переименовать и введите имя настраиваемой группы.

1. Нажмите кнопку Добавить.

2. Чтобы изменить изображение для макроса и ввести нужное имя, нажмите кнопку Переименовать.

3. Дважды нажмите кнопку OK.

1. На вкладке Разработчик в группе Код нажмите кнопку Макросы.

2. В поле Имя макроса введите имя нового макроса.

   Примечание: Если новому макросу присвоить то же самое имя, что и макросу, встроенному в Word, новые макрокоманды будут выполняться вместо встроенных. Чтобы просмотреть список встроенных макросов, выберите пункт Команды Word в списке Макросы из.

3. В списке Макросы из щелкните шаблон или документ, в котором нужно сохранить макрос.

   Чтобы макрос был доступен во всех документах, выберите Normal.dotm.

4. Нажмите кнопку Создать, чтобы вызвать редактор Visual Basic.

После запуска редактора Visual Basic могут потребоваться дополнительные сведения о работе с языком Visual Basic для приложений. Для получения сведений выберите в меню Help (Справка) пункт Microsoft Visual Basic Help (Справка по Microsoft Visual Basic) или нажмите клавишу F1.

Вы можете записать последовательность действий или создать макрос с нуля, введя код на языке Visual Basic для приложений в редактор Visual Basic.

Примечание: Чтобы работать с макросами в приложении Office Word 2007, необходимо отобразить вкладку Разработчик.

1. Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем — Параметры Word.

2. Выберите категорию Основные.

3. В группе Основные параметры работы с Word установите флажок Показывать вкладку «Разработчик» на ленте.

   Примечание: Лента входит в Пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent.

1. На вкладке Разработчик в группе Код нажмите кнопку Запись макроса.

   

2. В поле Имя макроса введите имя нового макроса.

   Примечание: Если новому макросу присвоить то же самое имя, что и макросу, встроенному в Office Word 2007, новые макрокоманды будут выполняться вместо встроенных. Чтобы просмотреть список встроенных макросов, на вкладке Разработчик в группе Код нажмите кнопку Макросы. В списке Макросы из выберите вариант Команды Word.

3. В списке Макрос доступен для щелкните шаблон или документ, в котором нужно сохранить макрос.

   Важно: Чтобы макрос был доступен во всех документах, выберите Normal.dotm.

4. Введите описание макроса в поле Описание.

5. Выполните одно из указанных ниже действий.

   • Начните запись.    Чтобы начать запись макроса, не связывая его с кнопкой на панели быстрого доступа или сочетанием клавиш, нажмите кнопку ОК.

   • Создайте кнопку.    Чтобы связать макрос с кнопкой на панели быстрого доступа, сделайте следующее:

     1. Щелкните кнопке.

     2. В группе Настройка панели быстрого доступа выберите документ или все документы, для которых требуется добавить макрос на панель быстрого доступа.

        Важно: Чтобы макрос был доступен во всех документах, выберите Normal.dotm.

     3. В диалоговом окне Выбрать команды из выберите макрос, который требуется записать, и нажмите кнопку Добавить.

     4. Чтобы настроить кнопку, нажмите кнопку Изменить.

     5. В поле Символ выберите нужный символ для кнопки.

     6. В поле Отображаемое имя введите имя макроса, которое должно отображаться.

     7. Чтобы начать запись макроса, нажмите кнопку ОК два раза.

        На панели быстрого доступа будет показан выбранный символ. Заданное имя отображается при наведении указателя на символ.

   • Назначьте сочетание клавиш.    Чтобы назначить макросу сочетание клавиш, сделайте следующее:

     1. Выберите пункт Клавиатура.

     2. В списке Команды выберите макрос, который требуется записать.

     3. В поле Новое сочетание клавиш введите любую последовательность клавиш и нажмите кнопку Назначить.

     4. Чтобы начать запись макроса, нажмите кнопку Закрыть.

6. Выполните действия, которые следует включить в макрос.

   Примечание: При записи макроса вы можете с помощью мыши щелкать команды и параметры, но не выделять текст. Для выделения текста необходимо использовать клавиатуру. Дополнительные сведения о выделении текста с помощью клавиатуры см. в статье Выделение текста.

7. Чтобы остановить запись макрокоманд, выберите команду Остановить запись в группе Код.

Изменение сочетания клавиш для макроса

1. Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем — Параметры Word.

2. Выберите команду Настройка .

3. Рядом с полем Сочетания клавиш нажмите Настройка.

4. В списке Категории выберите пункт Макросы.

5. В списке Макросы выберите макрос, который нужно изменить.

6. Щелкните поле Новое сочетание клавиш и нажмите клавиши, которые следует назначить.

7. В поле Текущие сочетания проверьте, не используется ли назначаемое сочетание для выполнения другой задачи.

8. В списке Сохранить изменения в выберите вариант, который соответствует месту, в котором должен запускаться макрос.

   Важно: Чтобы макрос был доступен во всех документах, выберите Normal.dotm.

9. Нажмите кнопку Закрыть.

1. На вкладке Разработчик в группе Код выберите пункт Макросы.

   

2. В списке Имя макроса выберите макрос, который необходимо запустить.

3. Нажмите кнопку Выполнить.

1. На вкладке Разработчик в группе Код нажмите кнопку Макросы.

   

2. В поле Имя макроса введите имя нового макроса.

   Примечание: Если новому макросу присвоить то же самое имя, что и макросу, встроенному в Office Word 2007, новые макрокоманды будут выполняться вместо встроенных. Чтобы просмотреть список встроенных макросов, выберите пункт Команды Word в списке Макросы из.

3. В списке Макросы из щелкните шаблон или документ, в котором нужно сохранить макрос.

   Чтобы макрос был доступен во всех документах, выберите Normal.dotm.

4. Нажмите кнопку Создать, чтобы вызвать редактор Visual Basic.

После запуска редактора Visual Basic могут потребоваться дополнительные сведения о работе с языком Visual Basic для приложений. Для получения сведений выберите в меню Help (Справка) пункт Microsoft Visual Basic Help (Справка по Microsoft Visual Basic) или нажмите клавишу F1.

Чтобы быстро выполнять часто повторяющиеся задачи, в классической версии Word вы можете объединить шаги в макросы, а затем запускать их одним щелчком мыши. В Word в Интернете такие задачи придется выполнять вручную.

Если у вас есть Word, нажмите кнопку Открыть в Word, чтобы открыть документ в Word.

Затем следуйте инструкциям для классических версий Word.

Если вы запустите макрос в Word и сохраните документ, вы увидите результаты работы макроса при повторном открытии документа в Word в Интернете.

Макрос — это набор определенных действий, команд и/или инструкций, которые сгруппированы в одну целостную команду, обеспечивающую автоматическое выполнение той или иной задачи. Если вы активный пользователь MS Word, вы тоже можете автоматизировать часто выполняемые задачи, создав для них соответствующие макросы.

Именно о том, как включить макросы в Ворд, как их создавать и использовать для упрощения, ускорения рабочего процесса и пойдет речь в этой статье. И все же, для начала не лишним будет более подробно разобраться в том, зачем вообще они нужны.

Области использования макросов:

1. Ускорение часто выполняемых операций. В числе таковых форматирование и редактирование.

2. Объединение нескольких команд в целостное действие “от и до”. Например, с помощью макроса можно вставить таблицу заданного размера с необходимым количеством строк и столбцов.

3. Упрощение доступа к некоторым параметрам и инструментам, расположенным в различных диалоговых окнах программы.

4. Автоматизация сложных последовательностей действий.

Последовательность макросов может быть записана или создана с нуля путем введения кода в редактор Visual Basic на одноименном языке программирования.

Включение макросов

По умолчанию макросы доступны не во всех версиях MS Word, точнее, они просто не включены. Чтобы активировать их необходимо включить средства разработчика. После этого на панели управления программы появится вкладка “Разработчик”. О том, как это сделать, читайте ниже.

Примечание: В версиях программы, в которых макросы доступны изначально (например, Ворд 2016), средства для работы с ними находятся во вкладке “Вид” в группе “Макросы”.

1. Откройте меню “Файл” (кнопка “Microsoft Office” ранее).

2. Выберите пункт “Параметры” (ранее “Параметры Word”).

3. Откройте в окне “Параметры” категорию “Основные” и перейдите в группе “Основные параметры работы”.

4. Установите галочку напротив пункта “Показывать вкладку “Разработчик” на ленте”.

5. На панели управления появится вкладка “Разработчик”, в которой и будет находиться пункт “Макросы”.

Запись макросов

1. Во вкладке “Разработчик” или, в зависимости от используемой версии Ворда, во вкладке “Вид”, нажмите кнопку “Макросы” и выберите пункт “Запись макроса”.

2. Задайте имя для создаваемого макроса.

Примечание: Если вы, создавая новый макрос, даете ему точно такое же имя, как у встроенного в программу, действия, записанные вами в новый макрос, будут выполняться взамен стандартным. Для просмотра макросов, доступных в MS Word по умолчанию, в меню кнопки “Макросы” выберите “Команды Word”.

3. В пункте “Макрос доступен для” выберите то, для чего он будет доступен: шаблон или документ, в который его следует сохранить.

Совет: Если вы хотите, чтобы создаваемый макрос был доступен во всех документах, с которыми вы работаете в дальнейшем, выберите параметр “Normal.dotm”.

4. В поле “Описание” введите описание для создаваемого макроса.

5. Выполните одно из действий, указанных ниже:

Начните запись — чтобы приступить к началу записи макроса, не связывая его при этом с кнопкой на панели управления или комбинацией клавиш, нажмите “ОК”.

Создайте кнопку — чтобы связать создаваемый макрос с кнопкой, расположенной на панели управления, выполните следующее:

• Нажмите “кнопке”;

• Выберите документ или документы, в которых требуется добавить создаваемый макрос на панель быстрого доступа (раздел “Настройка панели быстрого доступа”);

Совет: Чтобы создаваемый макрос был доступен для всех документов, выберите параметр “Normal.dotm”.

В окне “Макрос из” (ранее “Выбрать команды из”) выберите макрос, который следует записать, нажмите “Добавить”.

• Если вы хотите настроить эту кнопку, нажмите “Изменить”;

• Выберите подходящий символ для создаваемой кнопки в поле “Символ”;

• Введите имя макроса, которое будет отображаться в дальнейшем в поле “Отображаемое имя”;

• Для начала записи макроса дважды кликните по кнопке “ОК”.

Символ, который вы выбрали, будет отображаться на панели быстрого доступа. При наведении указателя курсора на этот символ, будет отображаться его имя.

Назначьте сочетание клавиш — Для того, чтобы назначить комбинацию клавиш для создаваемого макроса, выполните следующие действия:

• Кликните по кнопке “Клавишами” (ранее “Клавиатура”);

• В разделе “Команды” выберите макрос, который необходимо записать;

• В разделе “Новое сочетание клавиш” введите любую удобную для вас комбинацию, после чего нажмите кнопку “Назначить”;

• Для начала записи макроса нажмите “Закрыть”.

6. Выполните поочередно все те действия, которые необходимо включить в макрос.

Примечание: Во время записи макроса нельзя использовать мышь для выделения текста, а вот для выбора команд и параметров нужно использовать именно ее. При необходимости, выделить текст можно с помощью клавиатуры.

Урок: Горячие клавиши в Ворде

7. Для остановки записи макроса нажмите “Остановить запись”, эта команда расположена в меню кнопки “Макросы” на панели управления.

Изменение комбинаций клавиш для макроса

1. Откройте окно “Параметры” (меню “Файл” или кнопка “MS Office”).

2. Выберите пункт “Настройка”.

3. Нажмите на кнопку “Настройка”, расположенную рядом с полем “Сочетание клавиш”.

4. В разделе “Категории” выберите “Макросы”.

5. В открывшемся списке выберите макрос, который необходимо изменить.

6. Кликните по полю “Новое сочетание клавиш” и нажмите клавиши или комбинацию клавиш, которые вы хотите назначить для конкретного макроса.

7. Убедитесь, что назначенное вами сочетание клавиш не используется для выполнения другой задачи (поле “Текущее сочетание”).

8. В разделе “Сохранить изменения” выберите подходящий вариант (место) для сохранения места, где макрос будет запускаться.

Совет: Если вы хотите, чтобы макрос был доступен к использованию во всех документах, выберите параметр “Normal.dotm”.

9. Нажмите “Закрыть”.

Запуск макроса

1. Нажмите на кнопку “Макросы” (вкладка “Вид” или “Разработчик”, в зависимости от используемой версии программы).

2. Выберите макрос, который хотите запустить (список “Имя макроса”).

3. Нажмите “Выполнить”.

Создание нового макроса

1. Нажмите кнопку “Макросы”.

2. Задайте имя для нового макроса в соответствующем поле.

3. В разделе “Макросы из” выберите шаблон или документ, для которого будет сохранен создаваемый макрос.

Совет: Если вы хотите, чтобы макрос стал доступен во всех документах, выберите параметр “Normal.dotm”.

4. Нажмите “Создать”. Будет открыт редактор Visual Basic, в котором и можно будет создать новый макрос на языке Visual Basic.

На этом все, теперь вы знаете, что такое макросы в MS Word, зачем они нужны, как их создавать и как с ними работать. Надеемся, информация из этой статьи будет полезной для вас и действительно поможет упростить, ускорить работу со столь продвинутой офисной программой.

Набор возможностей текстового редактора Microsoft Word действительно очень широк. С помощью этой программы можно решать множество задач, которые возникают при работе с текстовыми документами любой направленности, что и делает этот продукт таким популярным. В Word реализована даже небольшая среда для программирования, с помощью которой можно значительно облегчить себе работу. В самом редакторе это называется макрокомандой или, как называют чаще, макросом. К сожалению, многие пользователи избегают знакомства с эти инструментом, ошибочно полагая, что это что-то сложное и не особо нужное. В этой статье подробно рассмотрим, как создать макрос в Word, что это вообще такое и почему вы делали неправильно, не пользуясь макрокомандами. Давайте разбираться. Поехали!

Что это такое

Макрокоманда — это, по сути, небольшая программа, которая позволяет автоматизировать и облегчить работу с текстом. В большинстве продуктов Microsoft реализована функция, сохраняющая историю действий пользователя, наиболее часто используемые инструменты и прочее. Всё это можно перевести в формат команд, и вместо того, чтобы каждый раз делать одно и то же, вы просто нажмёте клавишу на клавиатуре, и Word всё сделает за вас. Удобно? Ещё бы! На самом деле, это совсем не сложно. Далее в статье по порядку о том, как создать макрос.

Макросы позволяют выполнять несколько основных функций. Они предназначены для реализации следующих задач:

• Ускоряют часто выполняемые процедуры и операции внутри текстового редактора Word. Это относится к редактированию, форматированию и не только.
• Объединяют несколько команд в цельное действие «от и до». Как пример, используя макрос, можно простыми движениями моментально вставить таблицу, которая будет иметь определённые заданные размеры, а также получит нужное число столбцов и строк.
• Упрощают получение доступа к некоторым функциям и инструментам для работы с текстом, графиков и пр. При этом они могут располагаться в разных окнах и разделах программы.
• Автоматизируют сложные последовательные операции и действия.

Последовательность используемых макросов может быть создана буквально с нуля. Для этого потребуется ввести соответствующий код в редактор Visual Basic.

Создание макроса

Алгоритм действий при создании команды следующий:

• Определить порядок действий.
• Выполнить.
• Записать действия в макрос.

Например, вам нужно выделить жирным шрифтом часть текста в таблице. Для записи команды придётся использовать горячие клавиши — комбинации для каждого инструмента вы можете подсмотреть, наведя курсор на нужный инструмент.

Допустим, нужная вторая колонка. Перемещение между столбцами таблицы осуществляется при помощи клавиши «Tab». Вы нажимаете «Tab» необходимое количество раз, пока не дойдёте до нужной колонки. Затем, если вам нужно выделить часть содержимого ячейки, снимаете выделение, нажав стрелку влево. Далее выделим два слова из ячейки. Выполните комбинацию Ctrl+Shift и нажмите стрелку вправо дважды (либо столько раз, сколько слов необходимо выделить). И последний шаг — сделать выделенную область полужирной с помощью комбинации Ctrl+B.

Теперь, определившись с порядком действий, запишите макрокоманду. Для этого, перейдите на вкладку «Вид» и отыщите в панели инструментов кнопку «Макросы». Кликнув по ней, вы увидите маленькое меню, в котором нужно выбрать пункт «Записать макрос». В появившемся окне введите название для команды и нажмите на кнопку «Записать». Сразу после этого, возле курсора появится иконка с кассетой, свидетельствующая о том, что началась запись. Выполните чётко по порядку все необходимые действия (в этом примере для выделения полужирным шрифтом нескольких слов из ячейки таблицы). После того как вы всё сделали, нажмите на значок «Стоп» (квадратик) в нижней части окна программы. Всё, макрос готов.

Как записать макрос

Если следовать пошаговой инструкции, с самостоятельной записью макросов даже у начинающего пользователя проблем возникнуть не должно.

Алгоритм действий можно представить в таком виде:

• В зависимости от того, какая версия текстового редактора Word используется, откройте вкладку «Разработчик» или «Вид», где располагается кнопка «Макросы». Нужно просто кликнуть по пункту «Запись макроса».
• У каждого макроса должно быть своё имя. Его можно задать сугубо на собственное усмотрение. Это на его функциональность никак влиять не будет.
• Если дать макросу точно такое же имя, как и у стандартных макросов в программе Word, он будет выполнять его функции вместо основного. Поэтому не поленитесь заглянуть в меню «Макросы» и открыть раздел «Команды Word». Здесь прописаны все стандартные названия.
• В строке, которая называется «Макрос доступен для» нужно выбрать, для чего именно он будет доступен.
• В графу с описанием нужно ввести собственное описание создаваемого макроса.
• Далее можно кликнуть на «Начните запись», либо же «Создайте кнопку». В первом случае запись макроса начнётся без его привязки к кнопке на панели управления или клавиатуре. Во втором макросу будет задана соответствующая клавиша или кнопка.
• Добавьте один или несколько документов, куда следует добавить новый макрос. Это делается через «Параметры Word» во вкладке «Панель быстрого доступа».
• В левом окне выберите нужный макрос для записи и кликните по кнопке «Добавить».
• Для изменения настроек этой кнопки всегда есть возможность кликнуть на «Изменить».
• Далее выбирайте символ, который хотите использовать для кнопки.
• Укажите имя. Именно оно будет затем отображаться в соответствующем поле.
• Дважды кликните ОК, чтобы начать запись макроса.
• Когда потребуется остановить запись, жмите соответствующую клавишу в меню «Макросы».

Записанный макрос в дальнейшем можно будет использовать на своё усмотрение.

Использование макросов

Как же всё это использовать? А очень просто: в панели инструментов нажмите кнопку «Макросы» и одноимённый пункт в появившемся меню — перед вами откроется список всех макросов. Выберите сохранённый вами и нажмите «Выполнить». Существует более удобный вариант — создать специальную кнопку в панели инструментов. Делается это следующим образом: перейдите в меню «Файл», затем «Параметры» и кликните по пункту «Панель быстрого доступа». В разделе «Выбрать команды из:» укажите «Макросы» и выберите из них требуемый. После этого кликните по кнопке «Добавить». Также вы можете назначить иконку, которая будет отображаться для этой кнопки. Готово. В ленте инструментов появится соответствующая иконка, нажатием на которую вы запустите записанный вами алгоритм действий.

Создать макрокоманду можно практически для чего угодно. Можно изменять абзацный отступ, межстрочные интервалы, выровнять области текста, выполнить расчёт заданных значений, или настроить автоматическое заполнение таблицы. Нажмите «Записать макрос» и кликайте мышкой, вызывая соответствующие меню и задавая необходимые значения. Только не выделяйте текст мышкой, для этого лучше использовать горячие клавиши или специальный инструмент программы. Как только всё будет сделано, остановите запись.

Подобные команды могут содержать любое количество шагов и быть любого уровня сложности. Процесс создания макрокоманд одинаковый и для Word 2007, и для Word 2010, и для версии Word 2013.

Как видите, процесс достаточно простой, а инструмент очень эффективный. Главное, чётко определить алгоритм выполняемых действий. Научившись использовать макросы, вы значительно облегчите себе работу и сможете эффективнее и быстрее решать многие задачи, работая с текстовыми документами. Пишите в комментариях, помогла ли вам эта статья и задавайте любые интересующие вопросы по рассмотренной теме.

A macro is a series of commands that is recorded so it can be played back (executed) at a later time. Macros are great for reducing the amount of work you have to do on a series of steps that you perform frequently. Here’s how to create and test a macro in Microsoft Word.

Why Use a Macro

With a macro, you can get the same results by clicking a command instead of going through all the steps. Some ways to use macros to increase your productivity include:

• Insert your company logo and name in a particular typeface.
• Insert a table that you need to create regularly.
• Format a document with certain characteristics, such as page numbering and double-spaced paragraphs.

Creating and using macros is a learned skill but the resulting efficiency is well worth the effort.

Create a Macro

There are more than 950 commands in Word, most of which are on menus and toolbars and have shortcut keys assigned to them. Some of these commands, however, are not assigned to menus or toolbars by default. Before you create your own Word macro, check to see if it exists and can be assigned to a toolbar.

To see the commands available in Word, follow these steps:

1. Select the View tab.

2. Choose Macros.

3. Select View Macros.

   Or, press the Alt+F8 shortcut key to access the Macros dialog box.

4. Select the Macros in drop-down arrow and choose Word Commands.

5. In the alphabetical list of command names, highlight a name to display a description of the command at the bottom of the Macros dialog box under the Description label.

If the command you wish to create exists, don’t duplicate it with your own Word macro. If it doesn’t exist, proceed with creating your Word macro.

Plan for Effective Word Macros

The most important step in creating effective Word macros is careful planning. This planning includes having a clear idea of what you want the Word macro to perform, how it will make your future work easier, and the circumstances under which you intend to use it.

Once you have these things in mind, plan the actual steps. This is important because the recorder will remember everything you do and include it in the macro. For example, if you type something and then delete it, every time you run that macro, Word will make the same entry and then delete it, making a sloppy and inefficient macro.

When you plan your macros, here are some things to consider:

• Plan the commands and the order in which you want the macro to perform the commands.
• Know the shortcut keys for the commands you plan to use. This is particularly important for navigation as you aren’t able to use the mouse for navigation within the document area when you run the recorder. Further, you will create a leaner macro if you use a shortcut key rather than the arrow keys.
• Plan for messages that Word might display and that will stop the macro.
• Use as few steps as possible to keep the macro efficient.
• Do at least one test run before you start recording.

After you’ve planned your Word macro and done a run-through, you’re ready to record it. If you’ve planned your macro carefully, recording it for later use will be the easiest part of the process. The only difference between creating a macro and working on the document is that you have to press a few extra buttons and make a couple of selections in dialog boxes.

Record the Macro

When you start recording a macro, the mouse pointer has a small icon that looks like a cassette tape beside it, indicating that Word is recording your actions. You can then follow the steps you laid out in the planning stage. Once you are done, press the Stop button (it is the blue square on the left). Once you press the Stop button, your Word macro is ready to use.

Here’s how to record a macro.

1. Go to the View tab, select Macros, then choose Record Macro to open the Record Macro dialog box.

2. In the Macro Name text box, type a unique name.

   Names can contain up to 80 letters or numbers (no symbols or spaces) and must begin with a letter. The name should be unique so that you can determine what it does without having to refer to the description.

3. In the Description text box, enter a description of the actions the macro performs.

4. Select whether you want the macro to be available in all documents or only in the current document. If you choose to limit the availability of the command, highlight the document name in the Store Macro in drop-down menu.

   By default, Word makes the macro available to all your documents, and you will probably find that this makes the most sense.

5. When you have entered the information for the macro, select OK. The Record Macro Toolbar appears in the upper-left corner of the screen.

Test the Macro

The purpose behind creating macros in Word is to speed up your work by putting repetitive tasks and complex sequences of commands at your fingertips. Make sure your macro runs as intended by testing the macro.

1. To run the macro, press the Alt+F8 shortcut key to display the Macros dialog box.

2. Highlight the macro in the list, then select Run.

Create Keyboard Shortcuts for Macros

If you created several macros, searching through the Macros dialog box takes time. If you assign macros a shortcut key, you can bypass the dialog box and access your macro directly from the keyboard in the same way you use shortcut keys to access other commands in Word.

1. Select File, then choose Options.

2. In the Word Options dialog box, go to the left pane and select Custom Ribbon.

3. Select Customize.

4. In the Categories list, scroll down to Macros and select the macro for which you want to create a new shortcut.

   If the macro currently has a shortcut key assigned to it, the shortcut will appear in the box below the Current keys label.

5. If no shortcut key has been assigned to the macro, or if you want to create a second shortcut key for the macro, select the Press new shortcut key text box.

6. Enter the shortcut key you want to use to access your macro.

   If the shortcut key is assigned to a command, a message says Currently assigned to followed by the name of the command. Either reassign the shortcut key by continuing, or select a new shortcut key.

7. Select the Save changes in drop-down arrow and choose Normal to apply the change to all documents created in Word.

   To use the shortcut key only in the current document, select the document name from the list.

8. Select Assign.

9. Select Close to save your changes.

Thanks for letting us know!