Создаем базу клиентов в excel

Многие пользователи активно применяют Excel для генерирования отчетов, их последующей редакции. Для удобного просмотра информации и получения полного контроля при управлении данными в процессе работы с программой.

Внешний вид рабочей области программы – таблица. А реляционная база данных структурирует информацию в строки и столбцы. Несмотря на то что стандартный пакет MS Office имеет отдельное приложение для создания и ведения баз данных – Microsoft Access, пользователи активно используют Microsoft Excel для этих же целей. Ведь возможности программы позволяют: сортировать; форматировать; фильтровать; редактировать; систематизировать и структурировать информацию.

То есть все то, что необходимо для работы с базами данных. Единственный нюанс: программа Excel — это универсальный аналитический инструмент, который больше подходит для сложных расчетов, вычислений, сортировки и даже для сохранения структурированных данных, но в небольших объемах (не более миллиона записей в одной таблице, у версии 2010-го года выпуска ).

Структура базы данных – таблица Excel

База данных – набор данных, распределенных по строкам и столбцам для удобного поиска, систематизации и редактирования. Как сделать базу данных в Excel?

Вся информация в базе данных содержится в записях и полях.

Запись – строка в базе данных (БД), включающая информацию об одном объекте.

Поле – столбец в БД, содержащий однотипные данные обо всех объектах.

Записи и поля БД соответствуют строкам и столбцам стандартной таблицы Microsoft Excel.

Если Вы умеете делать простые таблицы, то создать БД не составит труда.



Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция

Пошаговое создание базы данных в Excel. Перед нами стоит задача – сформировать клиентскую БД. За несколько лет работы у компании появилось несколько десятков постоянных клиентов. Необходимо отслеживать сроки договоров, направления сотрудничества. Знать контактных лиц, данные для связи и т.п.

Как создать базу данных клиентов в Excel:

1. Вводим названия полей БД (заголовки столбцов).



2. Вводим данные в поля БД. Следим за форматом ячеек. Если числа – то числа во всем столбце. Данные вводятся так же, как и в обычной таблице. Если данные в какой-то ячейке – итог действий со значениями других ячеек, то заносим формулу.



3. Чтобы пользоваться БД, обращаемся к инструментам вкладки «Данные».



4. Присвоим БД имя. Выделяем диапазон с данными – от первой ячейки до последней. Правая кнопка мыши – имя диапазона. Даем любое имя. В примере – БД1. Проверяем, чтобы диапазон был правильным.

Основная работа – внесение информации в БД – выполнена. Чтобы этой информацией было удобно пользоваться, необходимо выделить нужное, отфильтровать, отсортировать данные.

Как вести базу клиентов в Excel

Чтобы упростить поиск данных в базе, упорядочим их. Для этой цели подойдет инструмент «Сортировка».

1. Выделяем тот диапазон, который нужно отсортировать. Для целей нашей выдуманной компании – столбец «Дата заключения договора». Вызываем инструмент «Сортировка».



2. При нажатии система предлагает автоматически расширить выделенный диапазон. Соглашаемся. Если мы отсортируем данные только одного столбца, остальные оставим на месте, то информация станет неправильной. Открывается меню, где мы должны выбрать параметры и значения сортировки.

Данные в таблице распределились по сроку заключения договора.

Теперь менеджер видит, с кем пора перезаключить договор. А с какими компаниями продолжаем сотрудничество.

БД в процессе деятельности фирмы разрастается до невероятных размеров. Найти нужную информацию становится все сложнее. Чтобы отыскать конкретный текст или цифры, можно воспользоваться одним из следующих способов:

1. Одновременным нажатием кнопок Ctrl + F или Shift + F5. Появится окно поиска «Найти и заменить».



2. Функцией «Найти и выделить» («биноклем») в главном меню.

Посредством фильтрации данных программа прячет всю не интересующую пользователя информацию. Данные остаются в таблице, но невидимы. В любой момент их можно восстановить.

В программе Excel чаще всего применяются 2 фильтра:

• Автофильтр;
• фильтр по выделенному диапазону.

Автофильтр предлагает пользователю выбрать параметр фильтрации из готового списка.

1. На вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Фильтр».



2. После нажатия в шапке таблицы появляются стрелки вниз. Они сигнализируют о включении «Автофильтра».



3. Чтобы выбрать значение фильтра, щелкаем по стрелке нужного столбца. В раскрывающемся списке появляется все содержимое поля. Если хотим спрятать какие-то элементы, сбрасываем птички напротив их.



4. Жмем «ОК». В примере мы скроем клиентов, с которыми заключали договоры в прошлом и текущем году.



5. Чтобы задать условие для фильтрации поля типа «больше», «меньше», «равно» и т.п. числа, в списке фильтра нужно выбрать команду «Числовые фильтры».



6. Если мы хотим видеть в таблице клиентов, с которыми заключили договор на 3 и более лет, вводим соответствующие значения в меню пользовательского автофильтра.

Готово!

Поэкспериментируем с фильтрацией данных по выделенным ячейкам. Допустим, нам нужно оставить в таблице только те компании, которые работают в Беларуси.

1. Выделяем те данные, информация о которых должна остаться в базе видной. В нашем случае находим в столбце страна – «РБ». Щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши.



2. Выполняем последовательно команду: «фильтр – фильтр по значению выделенной ячейки». Готово.

Если в БД содержится финансовая информация, можно найти сумму по разным параметрам:

• сумма (суммировать данные);
• счет (подсчитать число ячеек с числовыми данными);
• среднее значение (подсчитать среднее арифметическое);
• максимальные и минимальные значения в выделенном диапазоне;
• произведение (результат умножения данных);
• стандартное отклонение и дисперсия по выборке.

Порядок работы с финансовой информацией в БД:

1. Выделить диапазон БД. Переходим на вкладку «Данные» — «Промежуточные итоги».



2. В открывшемся диалоге выбираем параметры вычислений.

Инструменты на вкладке «Данные» позволяют сегментировать БД. Сгруппировать информацию с точки зрения актуальности для целей фирмы. Выделение групп покупателей услуг и товаров поможет маркетинговому продвижению продукта.

Готовые образцы шаблонов для ведения клиентской базы по сегментам.

1. Шаблон для менеджера, позволяющий контролировать результат обзвона клиентов. Скачать шаблон для клиентской базы Excel. Образец:



2. Простейший шаблон.Клиентская база в Excel скачать бесплатно. Образец:

Шаблоны можно подстраивать «под себя», сокращать, расширять и редактировать.

За 2-3 года работы у Вас может накопиться несколько десятков постоянных клиентов и заказчиков, кому нужны Ваши услуги время от времени. Кроме них, накопится огромное количество заказчиков, которые обращались за услугами 1-2 раза, и в идеале с ними необходимо поддерживать контакт и постараться перевести в категорию постоянных клиентов.

Решить эти задачи можно при помощи ведения базы клиентов. Для этого существуют различные CRM, но как правило, они платные. Бесплатный вариант – создать и вести базу клиентов в Excel. Давайте посмотрим, как может формироваться база клиентов в данной программе.

В статье рассмотрим два варианта ведения базы — простой и сложный, с большим числом полей и функций.

База клиентов в Excel (простой вариант)

Специально для фрилансеров мы сделали бесплатную программу для ведения базы клиентов в Excel. В принципе, она универсальна и при небольшой адаптации может использоваться в торговых или сервисных компаниях с небольшим числом клиентов. Ниже будут комментарии, как с ней работать.

Скачать файл для ведения базы клиентов (.xls)

Лист «Мои услуги» – представляет список, в который можно включить до 10 услуг. Услуги из этого списка Вы сможете выбрать при добавлении информации о клиенте в базу данных.

Лист «Клиенты» – база клиентов, с которыми Вы работаете или работали. База включает следующую информацию:

• Порядковый номер клиента. Позволяет понять, насколько велико число Ваших клиентов.
• Имя клиента – можно вводить имя или ФИО, а также название компании
• Телефон
• E-mail
• Что заказывает – поле заполняется путем выбора услуги из выпадающего списка. Если клиент заказывает несколько услуг, можно выбрать из списка основную, а другие указать в комментариях.
• Комментарий – описание клиента в свободной форме, особенности работы с заказчиком.
• Дата первого заказа – дата получения первого заказа. Позволяет понять, насколько долго Вы уже работаете с клиентом.
• Дата последнего заказа – важный параметр, позволяет отследить последнюю продажу клиенту. Например, Вы можете отсортировать клиентов по дате последнего заказа и посмотреть, кто из клиентов давно ничего не заказывал – написать им, напомнить о себе и, возможно, получить новый заказ.

По каждому полю список клиентов можно сортировать. Например, сделать сортировку по типам заказываемых услуг, чтобы понять, кто из клиентов покупает «копирайтинг» и сделать им специальное предложение на написание текстов (если Вы решили сделать таковое).

При желании количество полей в базе клиентов в Excel можно дополнять, но на мой взгляд, слишком перегружать таблицу не стоит.

Как работать с простой базой клиентов в Excel?

• Добавляйте в базу всех новых клиентов, которые оформили реальный заказ (т.е. тех, кто просто позвонил или один раз что-то написал, но не купил – добавлять не нужно);
• Раз в полгода отслеживайте клиентов, которые давно не делали заказы. Напишите им, напомните о себе. Чаще, чем раз в полгода, писать не стоит – иначе Вы рискуете слишком надоесть клиенту. Но это верно только для фрилансеров, в каких-то сферах стоит чаще напоминать о себе
• Если Вы чувствуете спад в количестве заказов, сделайте клиентам специальное предложение. Например, сделайте скидку на копирайтинг и напишите постоянным клиентам, кто заказывает тексты, о снижении цен.
• Используйте столбец с комментариями, чтобы указать особенности каждого клиента, которые помогут Вам эффективно работать с заказчиком. Например, каким-то заказчикам нужно помочь с составлением технического задания – отметьте это в комментариях, чтобы не забыть помочь с ТЗ.

База клиентов в Excel (расширенный вариант)

Скачать шаблон базы данных (расширенный вариант) (.xls)

В расширенном варианте базы у каждого клиента можно указать дополнительные сведения:

• Канал привлечения – источник получения клиента. Список источников можно отредактировать на листе «Каналы привлечения». Допускается указывать до 20 каналов.
• Статус – активный или не активный. По умолчанию ставьте всем клиентам активный статус. Ниже я расскажу, в каких случаях его нужно менять на не активный.

В расширенной базе имеется функция отслеживания клиентов, которым нужно напомнить о своих услугах. Если у активного клиента с момента последнего заказа прошло более 6 месяцев, в столбике «Пора звонить» ячейка станет красной. В примере выше Вы можете увидеть такую ячейку у клиента №1. В этом случае рекомендую написать клиенту и напомнить о себе.

Если Вы получили новый заказ от такого клиента, укажите дату нового заказ в столбике «Дата последнего заказа». Если клиент ничего не ответит, переводите его в не активный статус. По не активным клиентам система не делает напоминаний.

Резюме

Программа Excel позволяет создать еще более сложные и интересные базы клиентов. В наших примерах достаточно простые варианты, но именно из-за простоты они позволяют не тратить много времени на ведение базы клиентов, а с другой – помогают поддерживать отношения с клиентами и получать больше заказов.

Если у Вас есть предложения по доработке шаблонов, представленных в статье, пишите в комментариях.

Дополнительные материалы

Что такое CRM-система?
Обзор бесплатных и платных CRM, помогающих вести проекты и отслеживать важные задачи.

Как планировать рабочее время и вести учет дел в Excel?
Бесплатная программа в Excel, которая поможет вам привести дела в порядок.

Создание базы данных в Microsoft Excel

​Смотрите также​ отсортировать продукты по​ цена и стоимость​ нажав кнопку​ таком порядке, т.е.​ который копирует созданную​Прайс​Инструменты на вкладке «Данные»​ по сроку заключения​ это универсальный аналитический​ д.​ и нажав «Присвоить​ жирным шрифтом, при​ функций и так​ Экселе​ в ячейках с​, для того, чтобы​В пакете Microsoft Office​

​ мере увеличения цены.​ в рублях.​

Процесс создания

​Сводная диаграмма (Pivot Chart)​ связанная таблица (​ строку и добавляет​содержит дополнительно информацию о​ позволяют сегментировать БД.​

​ договора.​ инструмент, который больше​​Не только лишь Excel​​ имя». В поле​ этом не забывая​ далее. Из этой​

​Для некоторых полей таблицы​​ наименованием полей появились​​ сберечь БД на​ есть специальная программа​ Т.е. в первой​

​Аналогично поступаем с ячейками,​на вкладке​Прайс​ ее к таблице​

Создание таблицы

​ категории (товарной группе,​ Сгруппировать информацию с​

1. ​Теперь менеджер видит, с​ подходит для сложных​

   

2. ​ может сделать базу​ имени записываем: ФИО_родителя_выбор.​

   

3. ​ помещать названия в​ статьи мы узнаем,​

   

4. ​ оптимально будет организовать​ пиктограммы в виде​ жестком диске или​ для создания базы​ строке будет самый​ куда будет вписываться​Анализ (Analysis)​

​) не должна содержать​ Продажи. Для этого​

​ упаковке, весу и​​ точки зрения актуальности​ кем пора перезаключить​

Присвоение атрибутов базы данных

​ расчетов, вычислений, сортировки​ данных. Microsoft выпустила​ Но что написать​ отдельные, не объединенные​ как создать базу​ выпадающий список, чтобы​ перевернутых треугольников. Кликаем​

1. ​ съемном носителе, подключенном​​ данных и работы​​ дешевый продукт, в​

   

2. ​ количество. Формат выбираем​или​ в ключевом столбце​ жмем сочетание​ т.п.) каждого товара,​​ для целей фирмы.​​ договор. А с​

   

3. ​ и даже для​​ еще один продукт,​​ в поле диапазона​ поля. Это стоит​ данных в Excel,​ пользователи, добавляя новые​ по пиктограмме того​ к ПК.​ с ними –​ последней – самый​ числовой.​Параметры (Options)​​ (​​Alt+F11​ а таблица​ Выделение групп покупателей​ какими компаниями продолжаем​ сохранения структурированных данных,​ который великолепно управляется​ значений? Здесь все​ делать для возможности​ для чего она​ записи, могли указывать​ столбца, значение которого​Можно сказать, что после​ Access. Тем не​ дорогой. Выделяем столбец​​Еще одно подготовительное действие.​​можно быстро визуализировать​

   

4. ​Наименование​​или кнопку​​Клиенты​ услуг и товаров​ сотрудничество.​ но в небольших​​ с этим непростым​​ сложнее.​ использования таких инструментов,​ нужна, и какие​ только определенные параметры.​ собираемся отфильтровать. В​

​ этого мы уже​ менее, многие пользователи​ с ценой и​ Т.к. стоимость рассчитывается​ посчитанные в ней​) повторяющихся товаров, как​Visual Basic​- город и​ поможет маркетинговому продвижению​БД в процессе деятельности​ объемах (не более​ делом. Название ему​Существует несколько видов диапазонов​

Сортировка и фильтр

​ как автоформа и​ советы помогут нам​ Это актуально, например,​ открывшемся окошке снимаем​ имеем готовую базу​ предпочитают использовать для​

1. ​ на вкладке ГЛАВНАЯ​ как цена, помноженная​ результаты.​ это происходит в​на вкладке​ регион (адрес, ИНН,​​ продукта.​​ фирмы разрастается до​​ миллиона записей в​​ – Access. Так​

   

   ​ значений. Диапазон, с​ автофильтр.​

   • ​ облегчить с ней​
   • ​ для поля​
   • ​ галочки с тех​
2. ​ данных. С ней​ этих целей более​ выбираем СОРТИРОВКА И​ на количество, можно​Еще одной типовой задачей​ таблице​Разработчик (Developer)​ банковские реквизиты и​​Готовые образцы шаблонов для​​ невероятных размеров. Найти​

   

3. ​ одной таблице, у​ как эта программа​​ которым мы работаем,​​Создание базы данных в​ работу.​«Пол»​
   • ​ значений, записи с​​ можно работать и​​ знакомое им приложение​ ФИЛЬТР.​ сразу учесть это​ любой БД является​​Продажи​​. Если эту вкладку​
   • ​ т.п.) каждого из​​ ведения клиентской базы​​ нужную информацию становится​ версии 2010-го года​ более адаптирована под​ называется динамическим. Это​ Excel – занятие​Это специальная структура, содержащая​. Ведь тут возможно​ которыми хотим скрыть.​ в таком состоянии,​​ – Excel. Нужно​​Т.к. мы решили, что​​ в соответствующих ячейках.​​ автоматическое заполнение различных​. Другими словами, связанная​​ не видно, то​​ них.​​ по сегментам.​​ все сложнее. Чтобы​
   • ​ выпуска ).​ создание базы данных,​​ означает, что все​​ трудное и кропотливое.​ и хранящая в​ всего два варианта:​

   ​ После того как​ как она представлена​ отметить, что у​​ сверху будет меньшая​​ Для этого записываем​

   

   ​ печатных бланков и​ таблица должна быть​ включите ее сначала​Таблица​Шаблон для менеджера, позволяющий​ отыскать конкретный текст​База данных – набор​

   

4. ​ чем Excel, то​ проименованные ячейки в​ Чтобы помочь пользователю​ себе информационные материалы​ мужской и женский.​ выбор сделан, жмем​ сейчас, но многие​​ этой программы имеется​​ цена, выбираем ОТ​​ в ячейке F4​​ форм (накладные, счета,​

   

5. ​ той, в которой​ в настройках​Продажи​ контролировать результат обзвона​ или цифры, можно​ данных, распределенных по​ и работа в​ базе данных могут​ облегчить работу, программа​ самого разного назначения.​Создаем дополнительный список. Удобнее​ на кнопку​ возможности при этом​ весь инструментарий для​ МИНИМАЛЬНОГО К МАКСИМАЛЬНОМУ.​​ формулу и протягиваем​​ акты и т.п.).​

   

   ​ вы искали бы​Файл — Параметры -​будет использоваться нами​ клиентов. Скачать шаблон​ воспользоваться одним из​ строкам и столбцам​

6. ​ ней будет более​ изменять свои границы.​ может предложить ему​ Говоря простым языком,​ всего его будет​«OK»​ будут урезаны. Ниже​ создания полноценной базы​ Появится еще одно​ ее на остальные​​ Про один из​​ данные с помощью​

   

7. ​ Настройка ленты (File​ впоследствии для занесения​ для клиентской базы​​ следующих способов:​​ для удобного поиска,​

​ быстрой и удобной.​​ Их изменение происходит​ автоматическое заполнение ячеек​

Поиск

​ это набор организованных​ разместить на другом​.​ мы разберем, как​

1. ​ данных (БД). Давайте​ окно, где в​​ ячейки в этом​​ способов это сделать,​ВПР​​ — Options -​​ в нее совершенных​​ Excel. Образец:​​Одновременным нажатием кнопок Ctrl​

   

2. ​ систематизации и редактирования.​Но как же сделать​ в зависимости от​ заранее заданной информацией.​​ и разложенных по​​ листе. В нём​​Как видим, после этого,​​ сделать БД более​

   

3. ​ выясним, как это​ качестве предполагаемого действия​ столбце. Так, стоимость​ я уже как-то​

   

   ​, если бы ее​ Customize Ribbon)​ сделок.​

​Простейший шаблон.Клиентская база в​​ + F или​ Как сделать базу​

Закрепление областей

​ так, чтобы получилась​ количества значений в​ Например, ширина столбца,​ полочкам сведений. Сколько​ указываем перечень значений,​ строки, где содержатся​ функциональной.​ сделать.​ выберем АВТОМАТИЧЕСКИ РАСШИРИТЬ​ будет подсчитываться автоматически​ писал. Здесь же​ использовали.​. В открывшемся окне​

1. ​Само-собой, можно вводить данные​ Excel скачать бесплатно.​ Shift + F5.​ данных в Excel?​ база данных Access?​ определенном диапазоне.​ высота строки, размер​

   

2. ​ человек учатся в​​ которые будут появляться​​ значения, с которых​​Работа с базами данных,​​Скачать последнюю версию​ ВЫДЕЛЕННЫЙ ДИАПАЗОН, чтобы​​ при заполнении таблицы.​​ реализуем, для примера,​Само-собой, аналогичным образом связываются​​ редактора Visual Basic​​ о продажах непосредственно​

​ Образец:​ Появится окно поиска​Вся информация в базе​ Excel учитывает такое​Чтобы получился динамический диапазон,​ и тип шрифта,​ классе, их характеристики,​

​ в выпадающем списке.​​ мы сняли галочки,​ прежде всего, предусматривает​

Выпадающий список

​ Excel​ остальные столбцы тоже​Теперь заполняем таблицу данными.​ заполнение формы по​ и таблица​ вставляем новый пустой​ в зеленую таблицу​Шаблоны можно подстраивать «под​​ «Найти и заменить».​​ данных содержится в​ желание пользователя. Это​ необходимо использовать формулу​

1. ​ цвет поля и​ даты рождения и​Выделяем этот список и​ были скрыты из​ возможность упорядочивания, отбора​База данных в Экселе​ подстроились под сортировку.​

   

2. ​Важно! При заполнении ячеек,​ номеру счета:​Продажи​ модуль через меню​Продажи​​ себя», сокращать, расширять​​Функцией «Найти и выделить»​

   

3. ​ записях и полях.​ можно сделать несколькими​ СМЕЩ. Она, независимо​ т. д. –​ табель успеваемости –​ кликаем по нему​ таблицы.​

   

4. ​ и сортировки записей.​ представляет собой структурированный​Видим, что данные выстроились​ нужно придерживаться единого​Предполагается, что в ячейку​​с таблицей​​Insert — Module​​, но это не​​ и редактировать.​ («биноклем») в главном​Запись – строка в​​ способами:​​ от того, как​

   

5. ​ все может в​ все это в​​ правой кнопкой мыши.​​Для того, чтобы вернуть​ Подключим эти функции​​ набор информации, распределенный​​ по увеличивающейся цене.​​ стиля написания. Т.е.​​ C2 пользователь будет​​Клиенты​​и вводим туда​ всегда удобно и​При упоминании баз данных​ меню.​ базе данных (БД),​• Можно выделить всю​ были заданы аргументы,​​ один клик сделать​​ совокупности представляет собой​

​ В появившемся меню​ все данные на​ к нашей БД.​ по столбцам и​Примечание! Сделать сортировку по​ если изначально ФИО​ вводить число (номер​по общему столбцу​

​ код нашего макроса:​ влечет за собой​ (БД) первым делом,​Посредством фильтрации данных программа​ включающая информацию об​ информацию, содержащуюся на​ возвращает ссылку на​ за вас автоформа,​

​ базу данных. Она​​ выбираем пункт​ экран, кликаем на​

​Выделяем информацию того поля,​ строкам листа.​ убыванию или увеличению​ сотрудника записывается как​ строки в таблице​Клиент​Sub Add_Sell() Worksheets(«Форма​ появление ошибок и​ конечно, в голову​ прячет всю не​ одном объекте.​ листе Excel, скопировать​ исходные данные. В​ если правильно ее​ нужна везде –​«Присвоить имя…»​ пиктограмму того столбца,​ по которому собираемся​Согласно специальной терминологии, строки​

​ параметра можно через​

lumpics.ru

База данных в Excel: особенности создания, примеры и рекомендации

​ Петров А.А., то​Продажи​:​ ввода»).Range(«A20:E20»).Copy ‘копируем строчку​ опечаток из-за «человеческого​ приходят всякие умные​ интересующую пользователя информацию.​Поле – столбец в​ ее и перенести​ выпадающем списке, который​ настроить. Удобно, правда?​ на промышленных и​.​ по которому проводилась​ провести упорядочивание. Кликаем​ БД именуются​ автофильтр. При нажатии​ остальные ячейки должны​

Что такое база данных?

​, по сути), а​После настройки связей окно​ с данными из​ фактора». Поэтому лучше​ слова типа SQL,​ Данные остаются в​ БД, содержащий однотипные​ в другую программу.​ получится в итоге,​Кроме этого, не нужно​ технических предприятиях, в​Открывается уже знакомое нам​ фильтрация, и в​ по кнопке «Сортировка»​«записями»​ стрелочки тоже предлагается​ быть заполнены аналогично.​ затем нужные нам​ управления связями можно​ формы n =​ будет на отдельном​ Oracle, 1С или​ таблице, но невидимы.​ данные обо всех​ Для этого выделите​ не должно встречаться​ забывать о закреплении​

​ образовательных и медицинских​ окно. В соответствующем​ открывшемся окне напротив​ расположенной на ленте​. В каждой записи​ такое действие.​

Создание хранилища данных в Excel

​ Если где-то будет​ данные подтягиваются с​ закрыть, повторять эту​ Worksheets(«Продажи»).Range(«A100000»).End(xlUp).Row ‘определяем номер​ листе сделать специальную​ хотя бы Access.​ В любой момент​ объектах.​ данные, предназначенные для​ пустых значений. С​ первой строки. В​

​ учреждениях, в силовых​ поле присваиваем имя​ всех пунктов устанавливаем​ во вкладке​ находится информация об​Нам нужно извлечь из​ написано иначе, например,​ помощью уже знакомой​ процедуру уже не​ последней строки в​ форму для ввода​

​ Безусловно, это очень​ их можно восстановить.​Записи и поля БД​ копирования, и щелкните​ этим как раз​ Excel 2007 это​ структурах и даже​ нашему диапазону, согласно​ галочки. Затем жмем​«Данные»​ отдельном объекте.​

Особенности формата ячеек

​ БД товары, которые​ Петров Алексей, то​ функции​ придется.​ табл. Продажи Worksheets(«Продажи»).Cells(n​ данных примерно такого​ мощные (и недешевые​В программе Excel чаще​ соответствуют строкам и​ правой кнопкой мышки.​ превосходно справляется динамический​ можно совершить следующим​ в заведениях общественного​ условиям, о которых​ на кнопку​в блоке инструментов​Столбцы называются​ покупались партиями от​ работа с БД​ВПР (VLOOKUP)​Теперь для анализа продаж​ + 1, 1).PasteSpecial​ вида:​ в большинстве своем)​ всего применяются 2​ столбцам стандартной таблицы​

​ В контекстном меню​ диапазон. Он задается​ образом: перейти на​ питания. Ведь список​ уже шла речь​«OK»​«Сортировка и фильтр»​«полями»​ 25 кг и​ будет затруднена.​и функции​ и отслеживания динамики​ Paste:=xlPasteValues ‘вставляем в​В ячейке B3 для​ программы, способные автоматизировать​ фильтра:​ Microsoft Excel.​ нажимайте «Копировать». Затем​ двумя координатами ячеек:​ вкладку «Вид», затем​

Что такое автоформа в «Эксель» и зачем она требуется?

​ блюд, их рецептура​ выше.​.​.​. В каждом поле​ более. Для этого​Таблица готова. В реальности​ИНДЕКС (INDEX)​ процесса, сформируем для​ следующую пустую строку​ получения обновляемой текущей​ работу большой и​Автофильтр;​Если Вы умеете делать​ переключитесь на Access,​ верхней левой и​ выбрать «Закрепить области»​ с калорийностью, а​

Фиксация «шапки» базы данных

​Возвращаемся на лист с​Для того, чтобы полностью​Сортировку можно проводить практически​ располагается отдельный параметр​ на ячейке КОЛ-ВО​ она может быть​.​ примера какой-нибудь отчет​ Worksheets(«Форма ввода»).Range(«B5,B7,B9»).ClearContents ‘очищаем​ даты-времени используем функцию​ сложной компании с​фильтр по выделенному диапазону.​ простые таблицы, то​ выберите вкладку «Таблица»,​ правой нижней, словно​ и в контекстном​ также описание тоже​ БД. Выделяем диапазон,​ убрать фильтрацию, жмем​ по любому параметру:​ всех записей.​ нажимаем стрелочку фильтра​

​ гораздо длиннее. Мы​Любая база данных (БД)​ с помощью сводной​ форму End Sub​ТДАТА (NOW)​ кучей данных. Беда​

Продолжение работы над проектом

​Автофильтр предлагает пользователю выбрать​ создать БД не​ группу «Представления» и​ по диагонали. Поэтому​ меню кликнуть на​ является вместилищем данных.​ к которому будет​

​ на кнопку​имя по алфавиту;​То есть, каркасом любой​ и выбираем следующие​ вписали немного позиций​ – это сводная​ таблицы. Установите активную​Теперь можно добавить к​. Если время не​ в том, что​ параметр фильтрации из​ составит труда.​ смело кликайте на​ нужно обратить внимание​ «Закрепить верхнюю строку».​Здесь мы разобрались. Теперь​ применяться выпадающий список.​«Фильтр»​дата;​ базы данных в​

Как создать раскрывающиеся списки?

​ параметры.​ для примера. Придадим​ таблица с параметрами​ ячейку в таблицу​ нашей форме кнопку​ нужно, то вместо​ иногда такая мощь​ готового списка.​​ кнопку «Представление». Выбирайте​ на место, откуда​ Это требуется, чтобы​

​ нужно узнать, что​ Переходим во вкладку​на ленте.​число и т.д.​ Excel является обычная​В появившемся окне напротив​ базе данных более​ и информацией. Программа​Продажи​ для запуска созданного​ТДАТА​ просто не нужна.​На вкладке «Данные» нажимаем​Пошаговое создание базы данных​ пункт «Режим таблицы»​ начинается ваша таблица,​ зафиксировать «шапку» работы.​ представляет собой база​«Данные»​Урок:​В следующем появившемся окне​ таблица.​ условия БОЛЬШЕ ИЛИ​ эстетичный вид, сделав​ большинства школ предусматривала​и выберите на​

Диапазон значений в Excel

​ макроса, используя выпадающий​можно применить функцию​ Ваш бизнес может​ кнопку «Фильтр».​ в Excel. Перед​ и вставляйте информацию,​ а точнее, на​ Так как база​ данных в Excel,​. Жмем на кнопку​Сортировка и фильтрация данных​ будет вопрос, использовать​

​Итак, прежде всего нам​ РАВНО вписываем цифру​ рамки. Для этого​ создание БД в​ ленте вкладку​ список​СЕГОДНЯ (TODAY)​ быть небольшим и​После нажатия в шапке​ нами стоит задача​ щелкнув правой кнопкой​ координаты верхней левой​ данных Excel может​ и как ее​«Проверка данных»​ в Excel​ ли для сортировки​ нужно создать таблицу.​ 25. Получаем выборку​ выделяем всю таблицу​ Microsoft Access, но​Вставка — Сводная таблица​Вставить​.​ с относительно несложными​ таблицы появляются стрелки​ – сформировать клиентскую​ мышки и выбрав​ ячейки. Пусть табличка​ быть достаточно большой​ создать.​

​, которая расположена на​При наличии большой БД​ только выделенную область​Вписываем заголовки полей (столбцов)​ с указанием продукты,​ и на панели​ и Excel имеет​

​ (Insert — Pivot​на вкладке​В ячейке B11 найдем​ бизнес-процессами, но автоматизировать​ вниз. Они сигнализируют​ БД. За несколько​ «Вставить».​

​ начинается в месте​ по объему, то​База, создаваемая нами, будет​ ленте в блоке​ поиск по ней​ или автоматически расширять​ БД.​ которые заказывались партией​ находим параметр ИЗМЕНЕНИЕ​ все возможности для​ Table)​Разработчик (Developer — Insert​ цену выбранного товара​ его тоже хочется.​ о включении «Автофильтра».​ лет работы у​• Можно импортировать лист​ А5. Это значение​ при пролистывании вверх-вниз​

​ простой и без​ инструментов​ удобно производить с​ её. Выбираем автоматическое​Заполняем наименование записей (строк)​ больше или равной​ ГРАНИЦ.​ формирования простых баз​. В открывшемся окне​ — Button)​ в третьем столбце​

Внешний вид базы данных

​ Причем именно для​Чтобы выбрать значение фильтра,​ компании появилось несколько​ формата .xls (.xlsx).​ и будет верхней​ будет теряться главная​ изысков. Настоящие же​«Работа с данными»​ помощь специального инструмента.​ расширение и жмем​ БД.​ 25 кг. А​Аналогично обрамляем шапку толстой​ данных и удобной​ Excel спросит нас​:​ умной таблицы​ маленьких компаний это,​ щелкаем по стрелке​ десятков постоянных клиентов.​

Как перенести базу данных из Excel в Access

​ Откройте Access, предварительно​ левой ячейкой диапазона.​ информация – названия​ вместилища данных -​.​Для этого переходим во​ на кнопку​Переходим к заполнению базы​ т.к. мы не​ внешней границей.​ навигации по ним.​ про источник данных​После того, как вы​Прайс​ зачастую, вопрос выживания.​

​ нужного столбца. В​ Необходимо отслеживать сроки​ закрыв Excel. В​ Теперь, когда первый​ полей, что неудобно​ довольно громоздкие и​Открывается окно проверки видимых​

​ вкладку​«Сортировка…»​ данными.​ убирали сортировку по​​Как сделать базу данных​ (т.е. таблицу​ ее нарисуете, удерживая​с помощью функции​Для начала давайте сформулируем​ раскрывающемся списке появляется​ договоров, направления сотрудничества.​ меню выберите команду​ искомый элемент найден,​ для пользователя.​ представляют собой большую​ значений. В поле​«Главная»​.​После того, как БД​ цене, то эти​

​Теперь обратимся к функциям,​ в Excel, чтобы​Продажи​ нажатой левую кнопку​ВПР (VLOOKUP)​ ТЗ. В большинстве​ все содержимое поля.​ Знать контактных лиц,​ «Импорт», и кликните​ перейдем ко второму.​

​После того как верхняя​ информационную систему с​«Тип данных»​и на ленте​Открывается окно настройки сортировки.​ заполнена, форматируем информацию​ продукты расположились еще​ которые Excel предлагает​ не было удобно​) и место для​ мыши, Excel сам​. Если раньше с​ случаев база данных​ Если хотим спрятать​ данные для связи​ на нужную версию​Нижнюю правую ячейку определяют​ строка закреплена, выделяем​ внутренним «ядром», которое​выставляем переключатель в​ в блоке инструментов​ В поле​ в ней на​

​ и в порядке​ для работы с​

​ не только хранить,​

fb.ru

Создание базы данных в Excel по клиентам с примерами и шаблонами

​ выгрузки отчета (лучше​ спросит вас -​ ней не сталкивались,​ для учета, например,​ какие-то элементы, сбрасываем​ и т.п.​ программы, из которой​ такие аргументы, как​ первые три строки​

​ состоит из множества​ позицию​«Редактирование»​«Сортировать по»​ свое усмотрение (шрифт,​ ее возрастания.​ БД.​ но и обрабатывать​ на новый лист):​ какой именно макрос​ то сначала почитайте​ классических продаж должна​ птички напротив их.​Как создать базу данных​ будете импортировать файл.​ ширина и высота.​ в будущей базе​ строк программного кода​«Список»​

​жмем на кнопку​указываем имя поля,​ границы, заливка, выделение,​И еще одна полезная​Пример: нам нужно узнать​ данные: формировать отчеты,​Жизненно важный момент состоит​ нужно на нее​ и посмотрите видео​ уметь:​Жмем «ОК». В примере​ клиентов в Excel:​ Затем нажимайте «ОК».​ Значение последней пусть​ данных и добавляем​ и написано специалистом.​. В поле​

Структура базы данных – таблица Excel

​«Найти и выделить»​ по которому она​ расположение текста относительно​ функция, которая позволит​ все товары, которые​ строить графики, диаграммы​ в том, что​

​ назначить — выбираем​ тут.​хранить​

​ мы скроем клиентов,​Вводим названия полей БД​• Можно связать файл​ будет равно 1,​

​ границы ячеек.​Наша работа будет представлять​«Источник»​.​

​ будет проводиться.​ ячейки и т.д.).​ посчитать сумму, произведение,​ принимал Петров А.А.​

​ и т.д.​ нужно обязательно включить​ наш макрос​В ячейке B7 нам​

​в таблицах информацию​

Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция

​ с которыми заключали​ (заголовки столбцов).​ Excel с таблицей​ а первую вычислит​Для того чтобы продолжить​ собой одну таблицу,​устанавливаем знак​Открывается окно, в котором​В поле​На этом создание каркаса​ максимальное, минимальное или​ Теоретически можно глазами​Для начала научимся создавать​

​ флажок​Add_Sell​

1. ​ нужен выпадающий список​ по товарам (прайс),​
2. ​ договоры в прошлом​Вводим данные в поля​ в программе Access.​ формула СЧЁТ3(Родители!$B$5:$I$5).​ работу, необходимо придумать​ в которой будет​«=»​ нужно указать искомое​«Сортировка»​ БД закончено.​ среднее значение и​ пробежаться по всем​ БД с помощью​Добавить эти данные в​
3. ​. Текст на кнопке​ с товарами из​ совершенным сделкам и​
4. ​ и текущем году.​ БД. Следим за​ Для этого в​Итак, в поле диапазона​ основную информацию, которую​ вся нужная информация.​и сразу после​ значение. После этого​указывается, как именно​Урок:​

​ т.п. в имеющейся​ строкам, где фигурирует​ инструментов Excel. Пусть​ модель данных (Add​ можно поменять, щелкнув​ прайс-листа. Для этого​ клиентам и связывать​

Как вести базу клиентов в Excel

​Чтобы задать условие для​ форматом ячеек. Если​ «Экселе» нужно выделить​ записываем =СМЕЩ(Родители!$A$5;0;0;СЧЁТЗ(Родители!$A:$A)-1;1). Нажимаем​ будет содержать в​

1. ​ Прежде чем приступить​ него без пробела​ жмем на кнопку​ она будет выполняться.​Как сделать таблицу в​ БД. Она называется​
2. ​ эта фамилия, и​ мы – магазин.​ data to Data​ по ней правой​ можно использовать команду​ эти таблицы между​ фильтрации поля типа​ числа – то​ диапазон ячеек, содержащих​ клавишу ОК. Во​ себе база данных​

​ к решению вопроса,​ пишем наименование выпадающего​«Найти далее»​

​ Для БД лучше​ Excel​ ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ. Отличие​ скопировать их в​ Составляем сводную таблицу​

​ Model)​ кнопкой мыши и​Данные — Проверка данных​ собой​ «больше», «меньше», «равно»​ числа во всем​ необходимую информацию, и,​ всех последующих диапазонах​ в Excel. Пример​

1. ​ как сделать базу​ списка, которое мы​или​ всего выбрать параметр​Для того, чтобы Excel​
2. ​ ее от обычных​ отдельную таблицу. Но​ данных по поставкам​

​в нижней части​ выбрав команду​ (Data — Validation)​иметь удобные​ и т.п. числа,​ столбце. Данные вводятся​ кликнув на них​

​ букву A меняем​ ее приведен ниже.​ данных в Excel,​

• ​ дали ему чуть​
• ​«Найти все»​

​«Значения»​ воспринимал таблицу не​ команд в том,​

1. ​ если наша БД​ различных продуктов от​
2. ​ окна, чтобы Excel​Изменить текст​, указать в качестве​формы ввода​
3. ​ в списке фильтра​ так же, как​ правой кнопкой мыши,​ на B, C​Допустим, мы хотим создать​ нужно узнать специальные​ выше. После этого​.​
4. ​.​ просто как диапазон​ что она позволяет​ будет состоять из​ разных поставщиков.​
5. ​ понял, что мы​.​ ограничения​данных (с выпадающими​ нужно выбрать команду​ и в обычной​ задать имя диапазона.​
6. ​ и т. д.​ базу данных собранных​ термины, использующиеся при​ жмем на кнопку​В первом случае первая​В поле​ ячеек, а именно​ считать заданную функцию​

​ нескольких сотен позиций?​

​№п/п​ хотим строить отчет​Теперь после заполнения формы​Список (List)​ списками и т.п.)​ «Числовые фильтры».​ таблице. Если данные​

1. ​ Сохраните данные и​Работа с базой данных​ средств с родителей​ взаимодействии с ней.​«OK»​ ячейка, в которой​«Порядок»​ как БД, ей​ даже при изменении​
2. ​ На помощь приходит​Продукт​ не только по​ можно просто жать​

​и ввести затем​автоматически заполнять этими данными​Если мы хотим видеть​ в какой-то ячейке​

• ​ закройте Excel. Откройте​
• ​ в Excel почти​ в фонд школы.​
• ​Горизонтальные строки в разметке​.​
• ​ имеется указанное значение,​указываем, в каком​
• ​ нужно присвоить соответствующие​
• ​ размера таблицы. Чего​ ФИЛЬТР.​

Порядок работы с финансовой информацией в БД:

1. ​Категория продукта​ текущей таблице, но​ на нашу кнопку,​
2. ​ в поле​ какие-то​

​ в таблице клиентов,​ – итог действий​ «Аксесс», на вкладке​ завершена. Возвращаемся на​ Размер суммы не​ листа «Эксель» принято​Теперь при попытке ввести​ становится активной.​ порядке будет проводиться​

​ атрибуты.​ невожнможно реалиловать в​Выделяем шапку таблицы и​

1. ​Кол-во, кг​ и задействовать все​ и введенные данные​Источник (Source)​печатные бланки​
2. ​ с которыми заключили​ со значениями других​ под названием «Внешние​

​ первый лист и​ ограничен и индивидуален​ называть записями, а​

exceltable.com

Создание базы данных в Excel

​ данные в диапазон,​Во втором случае открывается​ сортировка. Для разных​Переходим во вкладку​ данном случаи с​ во вкладке ДАННЫЕ​Цена за кг, руб​ связи.​ будут автоматически добавляться​ссылку на столбец​(платежки, счета и​ договор на 3​ ячеек, то заносим​ данные» выберите пункт​ создаем раскрывающиеся списки​ для каждого человека.​ вертикальные колонки –​ где было установлено​ весь перечень ячеек,​ типов информации в​«Данные»​ помощью функции =СУММ().​ нажимаем ФИЛЬТР (CTRL+SHIFT+L).​Общая стоимость, руб​После нажатия на​

​ к таблице​Наименование​ т.д.)​ и более лет,​ формулу.​ «Электронная таблица Эксель»​

• ​ на соответствующих ячейках.​​ Пусть в классе​ полями. Можно приступать​ ограничение, будет появляться​ содержащих это значение.​ этом окне высвечиваются​.​
• ​ Рассмотрим на примере.​​У каждой ячейки в​​Месяц поставки​ОК​
• ​Продажи​из нашей умной​​выдавать необходимые вам​​ вводим соответствующие значения​Чтобы пользоваться БД, обращаемся​
• ​ и введите ее​​ Для этого кликаем​​ учится 25 детей,​ к работе. Открываем​ список, в котором​

​Урок:​ разные значения. Например,​Выделяем весь диапазон таблицы.​Предварительно придадим нашей БД​ шапке появляется черная​

Шаг 1. Исходные данные в виде таблиц

​Поставщик​в правой половине​, а затем форма​ таблицы​отчеты​ в меню пользовательского​ к инструментам вкладки​ название. Затем щелкните​ на пустой ячейке​ значит, и родителей​ программу и создаем​ можно произвести выбор​Как сделать поиск в​ для текстовых данных​​ Кликаем правой кнопкой​​ полный вид. Затем​​ стрелочка на сером​Принимал товар​​ окна появится панель​ очищается для ввода​​Прайс​ ​для контроля всего​​ автофильтра.​ «Данные».​​ по пункту, который​​ (например B3), расположенной​

​ будет соответствующее количество.​ новую книгу. Затем​ между четко установленными​

​ Экселе​ – это будет​ мыши. В контекстном​ создадим формулу для​​ фоне, куда можно​​С шапкой определились. Теперь​Поля сводной таблицы​ новой сделки.​:​ бизнес-процесса с точки​​Готово!​​Присвоим БД имя. Выделяем​ предлагает создать таблицу​ под полем «ФИО​ Чтобы не нагромождать​ в самую первую​

​ значениями.​​Удобно при создании БД​​ значение​ меню жмем на​ автосуммы стоимости, записав​ нажать и отфильтровать​

Шаг 2. Создаем форму для ввода данных

​ заполняем таблицу. Начинаем​, где нужно щелкнуть​Перед построением отчета свяжем​​Аналогичным образом создается выпадающий​​ зрения руководителя​Поэкспериментируем с фильтрацией данных​ диапазон с данными​ для связи с​ родителей». Туда будет​ базу данных большим​ строку нужно записать​Если же вы попытаетесь​ закрепить ячейки с​«От А до Я»​ кнопку​

​ ее в ячейке​ данные. Нажимаем ее​ с порядкового номера.​​ по ссылке​​ наши таблицы между​ список с клиентами,​​Со всем этим вполне​​ по выделенным ячейкам.​​ – от первой​​ источником данных, и​

​ вводиться информация. В​ числом записей, стоит​ названия полей.​ написать в этих​​ наименованием записей и​​или​​«Присвоить имя…»​​ F26. Параллельно вспоминаем​ у параметра ПРИНИМАЛ​ Чтобы не проставлять​Все​ собой, чтобы потом​

​ но источник будет​ может справиться Microsoft​ Допустим, нам нужно​ ячейки до последней.​ укажите ее наименование.​​ окне «Проверка вводимых​ сделать раскрывающиеся списки,​​Полезно узнать о том,​ ячейках произвольные символы,​​ полей. При работе​​«От Я до А»​.​​ особенность сортировки БД​​ ТОВАР и снимаем​​ цифры вручную, пропишем​​, чтобы увидеть не​ можно было оперативно​​ уже:​​ Excel, если приложить​

​ оставить в таблице​ Правая кнопка мыши​Вот и все. Работа​ значений» во вкладке​

​ которые спрячут лишнюю​

​ как правильно оформлять​​ то будет появляться​​ с большой базой​, а для числовых​В графе​ в Excel: номера​ галочку с фамилии​ в ячейках А4​ только текущую, а​ вычислять продажи по​=ДВССЫЛ(«Клиенты[Клиент]»)​​ немного усилий. Давайте​​ только те компании,​ – имя диапазона.​ готова!​ под названием «Параметры»​ информацию, а когда​ содержимое ячейки. Если​

Шаг 3. Добавляем макрос ввода продаж

​ сообщение об ошибке.​ – это просто​ –​«Имя»​​ строк сохраняются. Поэтому,​​ КОТОВА.​ и А5 единицу​ сразу все «умные​ регионам, клиентам или​

​Функция​ попробуем это реализовать.​ которые работают в​ Даем любое имя.​Автор: Анна Иванова​

​ записываем в «Источник»​ она снова потребуется,​ ваша база данных​ Вам придется вернутся​ необходимое условие. Иначе​«По возрастанию»​указываем то наименование,​​ даже когда мы​​Таким образом, у нас​​ и двойку, соответственно.​​ таблицы», которые есть​​ категориям. В старых​​ДВССЫЛ (INDIRECT)​Информацию о товарах, продажах​ Беларуси.​ В примере –​​Многие пользователи активно применяют​ =ФИО_родителя_выбор. В меню​ они услужливо предоставят​ в Excel будет​​ и внести корректную​ постоянно придется тратить​или​ которым мы хотим​​ будем делать фильтрацию,​​ остаются данные только​ Затем выделим их,​

​ в книге.А затем​ версиях Excel для​нужна, в данном​ и клиентах будем​Выделяем те данные, информация​ БД1. Проверяем, чтобы​ Excel для генерирования​ «Тип данных» указываем​ ее опять.​ содержать какие-либо денежные​ запись.​ время на пролистывание​

​«По убыванию»​ назвать базу данных.​ формула все равно​ по Петрову.​ схватимся за уголок​​ можно, как и​​ этого потребовалось бы​​ случае, потому что​ хранить в трех​​ о которых должна​

​ диапазон был правильным.​ отчетов, их последующей​ «Список».​Копируем названия полей и​ суммы, то лучше​Урок:​ листа, чтобы посмотреть,​.​ Обязательным условием является​​ будет находиться в​​Обратите внимание! При сортировке​ получившегося выделения и​ в классической сводной​ использовать несколько функций​ Excel, к сожалению,​​ таблицах (на одном​​ остаться в базе​

​Основная работа – внесение​ редакции. Для удобного​Аналогично поступаем с остальными​ переносим их на​ сразу в соответствующих​Как сделать выпадающий список​​ какой строке или​​Важно проследить, чтобы около​ то, что наименование​ ячейке F26.​

Шаг 4. Связываем таблицы

​ данных сохраняются не​ продлим вниз на​ таблице, просто перетащить​ВПР (VLOOKUP)​ не понимает прямых​ листе или на​ видной. В нашем​ информации в БД​ просмотра информации и​ полями, меняя название​​ пустой лист, который​​ полях указать числовой​ в Excel​ столбцу соответствует определенное​ значения​​ должно начинаться с​​Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ имеет​ только все позиции​ любое количество строк.​ мышью нужные нам​для подстановки цен,​ ссылок на умные​ разных — все​ случае находим в​ – выполнена. Чтобы​

​ получения полного контроля​​ источника на соответствующее​​ для удобства также​​ формат, в котором​​Конечно, Excel уступает по​ значение.​​«Мои данные содержат заголовки»​​ буквы, и в​ 30 аргументов. Первый​ в столбцах, но​ В небольшом окошечке​ поля из любых​

​ категорий, клиентов, городов​ таблицы в поле​ равно). Принципиально важно,​ столбце страна –​​ этой информацией было​​ при управлении данными​ данным ячейкам. Работа​ необходимо назвать. Пусть​​ после запятой будет​​ своим возможностям специализированным​Выделяем ячейку, области сверху​стояла галочка. Если​​ нём не должно​​ статический: код действия.​ и номера соответствующих​ будет показываться конечная​ связанных таблиц в​ и т.д. в​​ Источник. Но та​​ превратить их в​ «РБ». Щелкаем по​

​ удобно пользоваться, необходимо​ в процессе работы​​ над выпадающими списками​​ это будет, к​​ идти два знака.​​ программам для создания​​ и слева от​​ её нет, то​

​ быть пробелов. В​ По умолчанию в​ строк на листе​ цифра.​ области​

Шаг 5. Строим отчеты с помощью сводной

​ таблицу​ же ссылка «завернутая»​ «умные таблицы» с​ ячейке правой кнопкой​ выделить нужное, отфильтровать,​ с программой.​ почти завершена. Затем​​ примеру, «Родители». После​​ А если где-либо​ баз данных. Тем​​ которой нужно закрепить.​ нужно поставить.​ графе​​ Excel сумма закодирована​ (они подсвечены синим).​Примечание. Данную таблицу можно​Фильтра​​Продажи​​ в функцию​ автоподстройкой размеров, чтобы​ мыши.​

​ отсортировать данные.​Внешний вид рабочей области​ выделяем третью ячейку​ того как данные​​ встречается дата, то​ не менее, у​ Она будет располагаться​После ввода всех нужных​​«Диапазон»​ цифрой 9, поэтому​ Эта особенность пригодится​ скачать в конце​,​. Это требует времени​ДВССЫЛ​ не думать об​

​Выполняем последовательно команду: «фильтр​​Чтобы упростить поиск данных​​ программы – таблица.​ и «протягиваем» ее​​ будут скопированы, под​​ следует выделить это​ него имеется инструментарий,​​ сразу под шапкой​​ параметров жмем на​можно изменить адрес​ ставим ее. Второй​ нам позже.​ статьи.​Строк​ и сил от​работает при этом​ этом в будущем.​ – фильтр по​ в базе, упорядочим​ А реляционная база​​ через всю таблицу.​​ ними записываем в​​ место и также​​ который в большинстве​​ и справа от​​ кнопку​​ области таблицы, но​​ и последующие аргументы​Можно произвести дополнительную фильтрацию.​По базе видим, что​,​

​ нас, а также​ «на ура» (подробнее​ Это делается с​ значению выделенной ячейки».​ их. Для этой​ данных структурирует информацию​ База данных в​​ пустые ячейки все​​ установить для него​ случаев удовлетворит потребности​ наименований записей.​

​«OK»​ если вы её​ динамические: это ссылки​​ Определим, какие крупы​​ часть информации будет​​Столбцов​​ «кушает» немало ресурсов​​ об этом было​​ помощью команды​ Готово.​ цели подойдет инструмент​

Шаг 6. Заполняем печатные формы

​ в строки и​ Excel почти готова!​ необходимые сведения.​ соответствующий формат. Таким​ пользователей, желающих создать​Находясь во вкладке​.​ выделили правильно, то​ на диапазоны, по​ принял Петров. Нажмем​ представляться в текстовом​или​ Excel. Начиная с​

​ в статье про​Форматировать как таблицу​Если в БД содержится​ «Сортировка».​​ столбцы. Несмотря на​​Красивое оформление тоже играет​Для того чтобы база​ образом, все ваши​ БД. Учитывая тот​«Вид»​​После этого информация в​​ ничего тут менять​​ которым подводятся итоги.​​ стрелочку на ячейке​

planetaexcel.ru

Создание базы данных в Excel и функции работы с ней

​ виде (продукт, категория,​Значений​ Excel 2013 все​ создание выпадающих списков​на вкладке​ финансовая информация, можно​Выделяем тот диапазон, который​ то что стандартный​ немалую роль в​ данных MS Excel​ данные будут оформлены​ факт, что возможности​

​кликаем по кнопке​ БД будет отсортирована,​ не нужно. При​ У нас один​ КАТЕГОРИЯ ПРОДУКТА и​ месяц и т.п.),​- и Excel​ можно реализовать существенно​

Пошаговое создание базы данных в Excel

​ с наполнением).​Главная (Home — Format​ найти сумму по​ нужно отсортировать. Для​ пакет MS Office​ создании проекта. Программа​ предоставляла возможность выбора​ правильно и без​

​ Эксель, в сравнении​

​«Закрепить области»​

​ согласно указанным настройкам.​

​ желании в отдельном​

​ диапазон: F4:F24. Получилось​

​ оставим только крупы.​

​ а часть –​

​ моментально построит любой​

​ проще, просто настроив​

​После заполнения формы нужно​ as Table)​ разным параметрам:​ целей нашей выдуманной​ имеет отдельное приложение​ Excel может предложить​ данных из раскрывающегося​ ошибок. Все операции​ со специализированными приложениями,​, которая расположена в​ В этом случае​ поле можно указать​ 19670 руб.​Вернуть полную БД на​ в финансовом. Выделим​ нужный нам отчет​

​ связи между таблицами.​ введенные в нее​. На появившейся затем​

​сумма (суммировать данные);​ компании – столбец​ для создания и​ на выбор пользователя​ списка, необходимо создать​ с пустыми полями​ обычным юзерам известны​ группе инструментов​ мы выполнили сортировку​ примечание, но этот​Теперь попробуем снова отсортировать​ место легко: нужно​ ячейки из шапки​

​ на листе:​Для этого на вкладке​ данные добавить в​ вкладке​счет (подсчитать число ячеек​ «Дата заключения договора».​ ведения баз данных​ самые различные способы​ специальную формулу. Для​ программы производятся через​

​ намного лучше, то​«Окно»​ по именам сотрудников​ параметр не является​

​ кол-во, оставив только​ только выставить все​ с ценой и​Не забудьте, что сводную​Данные (Data)​ конец таблицы​Конструктор​ с числовыми данными);​ Вызываем инструмент «Сортировка».​ – Microsoft Access,​ оформления базы данных.​ этого нужно присвоить​ контекстное меню «Формат​ в этом плане​

​. В выпадающем списке​

​ предприятия.​ обязательным. После того,​ партии от 25​ галочки в соответствующих​ стоимостью, правой кнопкой​ таблицу нужно периодически​нажмите кнопку​Продажи​(Design)​среднее значение (подсчитать среднее​При нажатии система предлагает​ пользователи активно используют​ Количество цветовых схем​

​ всем сведениям о​ ячеек».​ у разработки компании​ выбираем значение​Одним из наиболее удобных​ как все изменения​ кг.​ фильтрах.​ мыши вызовем контекстное​ (при изменении исходных​Отношения (Relations)​. Сформируем при помощи​

​присвоим таблицам наглядные​ арифметическое);​

​ автоматически расширить выделенный​

Функции Excel для работы с базой данных

​ Microsoft Excel для​ очень богатое, нужно​ родителях диапазон значений,​Также немаловажно и соответствующее​

Работа с базами данных в Excel

​ Microsoft есть даже​«Закрепить области»​ инструментов при работе​ внесены, жмем на​Видим, что сумма тоже​В нашем примере БД​ меню и выберем​ данных) обновлять, щелкнув​. В появившемся окне​ простых ссылок строку​ имена в поле​максимальные и минимальные значения​ диапазон. Соглашаемся. Если​ этих же целей.​

​ только выбрать подходящую​ имена. Переходим на​ оформление проекта. Лист,​

​ некоторые преимущества.​.​ в базе данных​ кнопку​ изменилась.​ заполнялась в хронологическом​ ФОРМАТ ЯЧЕЕК.​ по ней правой​ нажмите кнопку​ для добавления прямо​

​Имя таблицы​ в выделенном диапазоне;​ мы отсортируем данные​

​ Ведь возможности программы​ по душе расцветку.​ тот лист, где​ на котором находится​Автор: Максим Тютюшев​Теперь наименования полей и​ Excel является автофильтр.​«OK»​Скачать пример​

​ порядке по мере​Появится окно, где мы​ кнопкой мыши и​Создать (New)​ под формой:​для последующего использования:​

​произведение (результат умножения данных);​ только одного столбца,​ позволяют: сортировать; форматировать;​ Кроме того, совсем​ записаны все данные​

Сортировка данных

​ проект, нужно подписать,​Excel является мощным инструментом,​ записей будут у​ Выделяем весь диапазон​.​Получается, что в Excel​ привоза товара в​ выберем формат –​ выбрав команду​

​и выберите из​Т.е. в ячейке A20​Итого у нас должны​стандартное отклонение и дисперсия​ остальные оставим на​ фильтровать; редактировать; систематизировать​ необязательно выполнять всю​ под названием «Родители»​ чтобы избежать путаницы.​ совмещающим в себе​ вас всегда перед​ БД и в​

​Кликаем по кнопке​ тоже можно создавать​ магазин. Но если​ финансовый. Число десятичных​Обновить (Refresh)​ выпадающих списков таблицы​ будет ссылка =B3,​ получиться три «умных​ по выборке.​ месте, то информация​ и структурировать информацию.​

​ базу данных в​ и открываем специальное​

​ Для того чтобы​ большинство полезных и​ глазами, как бы​ блоке настроек​«Сохранить»​ небольшие БД и​

Сортировка по условию

​ нам нужно отсортировать​ знаков поставим 1.​, т.к. автоматически она​ и названия столбцов,​ в ячейке B20​ таблицы»:​Выделить диапазон БД. Переходим​ станет неправильной. Открывается​То есть все то,​

​ едином стиле, можно​ окно для создания​ система могла отличать​ нужных пользователям функций.​ далеко вы не​«Сортировка и фильтр»​в верхней части​ легко работать с​ данные по другому​ Обозначение выбирать не​ этого делать не​ по которым они​ ссылка на =B7​Обратите внимание, что таблицы​

Промежуточные итоги

​ на вкладку «Данные»​ меню, где мы​ что необходимо для​ раскрасить одну колонку​ имени. К примеру,​ простое содержание от​ К ним относятся​ прокручивали лист с​кликаем по кнопке​ окна или набираем​ ними. При больших​ принципу, Excel позволяет​ будем, т.к. в​ умеет.​ должны быть связаны:​ и т.д.​ могут содержать дополнительные​ — «Промежуточные итоги».​

​ должны выбрать параметры​ работы с базами​ в голубой цвет,​ в Excel 2007​ заголовков и подписей,​ графики, таблицы, диаграммы,​ данными.​«Фильтр»​ на клавиатуре сочетание​ объемах данных это​ сделать и это.​ шапке у нас​Также, выделив любую ячейку​Важный момент: таблицы нужно​

​Теперь добавим элементарный макрос​ уточняющие данные. Так,​В открывшемся диалоге выбираем​ и значения сортировки.​ данных. Единственный нюанс:​ другую – в​ это можно сделать,​ следует выделять их​ ведение учета, составление​Урок:​.​ клавиш​ очень удобно и​К примеру, мы хотим​

​ уже указано, что​ в сводной и​ задавать именно в​ в 2 строчки,​

​ например, наш​ параметры вычислений.​

​Данные в таблице распределились​

​ программа Excel -​ зеленый и т.​ кликнув на «Формулы»​ курсивом, подчеркиванием или​ расчетов, вычисления различных​Как закрепить область в​Как видим, после этого​Ctrl+S​

exceltable.com

​ рационально.​

При упоминании баз данных (БД) первым делом, конечно, в голову приходят всякие умные слова типа SQL, Oracle, 1С или хотя бы Access. Безусловно, это очень мощные (и недешевые в большинстве своем) программы, способные автоматизировать работу большой и сложной компании с кучей данных. Беда в том, что иногда такая мощь просто не нужна. Ваш бизнес может быть небольшим и с относительно несложными бизнес-процессами, но автоматизировать его тоже хочется. Причем именно для маленьких компаний это, зачастую, вопрос выживания.

Для начала давайте сформулируем ТЗ. В большинстве случаев база данных для учета, например, классических продаж  должна уметь:

• хранить в таблицах информацию по товарам (прайс), совершенным сделкам и клиентам и связывать эти таблицы между собой
• иметь удобные формы ввода данных (с выпадающими списками и т.п.)
• автоматически заполнять этими данными какие-то печатные бланки (платежки, счета и т.д.)
• выдавать необходимые вам отчеты для контроля всего бизнес-процесса с точки зрения руководителя

Со всем этим вполне может справиться Microsoft Excel, если приложить немного усилий. Давайте попробуем это реализовать.

Шаг 1. Исходные данные в виде таблиц

Информацию о товарах, продажах и клиентах будем хранить в трех таблицах (на одном листе или на разных — все равно). Принципиально важно, превратить их в «умные таблицы» с автоподстройкой размеров, чтобы не думать об этом в будущем. Это делается с помощью команды Форматировать как таблицу на вкладке Главная (Home — Format as Table). На появившейся затем вкладке Конструктор (Design) присвоим таблицам наглядные имена в поле Имя таблицы для последующего использования:

Итого у нас должны получиться три «умных таблицы»:

Обратите внимание, что таблицы могут содержать дополнительные уточняющие данные. Так, например, наш Прайс содержит дополнительно информацию о категории (товарной группе, упаковке, весу и т.п.) каждого товара, а таблица Клиенты — город и регион (адрес, ИНН, банковские реквизиты и т.п.) каждого из них.

Таблица Продажи будет использоваться нами впоследствии для занесения в нее совершенных сделок.

Шаг 2. Создаем форму для ввода данных

Само-собой, можно вводить данные о продажах непосредственно в зеленую таблицу Продажи, но это не всегда удобно и влечет за собой появление ошибок и опечаток из-за «человеческого фактора». Поэтому лучше будет на отдельном листе сделать специальную форму для ввода данных примерно такого вида:

В ячейке B3 для получения обновляемой текущей даты-времени используем функцию ТДАТА (NOW). Если время не нужно, то вместо ТДАТА можно применить функцию СЕГОДНЯ (TODAY).

В ячейке B11 найдем цену выбранного товара в третьем столбце умной таблицы Прайс с помощью функции ВПР (VLOOKUP). Если раньше с ней не сталкивались, то сначала почитайте и посмотрите видео тут.

В ячейке B7 нам нужен выпадающий список с товарами из прайс-листа. Для этого можно использовать команду Данные — Проверка данных (Data — Validation), указать в качестве ограничения Список (List) и ввести затем в поле Источник (Source) ссылку на столбец Наименование из нашей умной таблицы Прайс:

Аналогичным образом создается выпадающий список с клиентами, но источник будет уже:

=ДВССЫЛ(«Клиенты[Клиент]»)

Функция ДВССЫЛ (INDIRECT) нужна, в данном случае, потому что Excel, к сожалению, не понимает прямых ссылок на умные таблицы в поле Источник. Но та же ссылка «завернутая» в функцию ДВССЫЛ работает при этом «на ура» (подробнее об этом было в статье про создание выпадающих списков с наполнением).

Шаг 3. Добавляем макрос ввода продаж

После заполнения формы нужно введенные в нее данные добавить в конец таблицы Продажи. Сформируем при помощи простых ссылок строку для добавления прямо под формой:

Т.е. в ячейке A20 будет ссылка =B3, в ячейке B20 ссылка на =B7 и т.д.

Теперь добавим элементарный макрос в 2 строчки, который копирует созданную строку и добавляет ее к таблице Продажи. Для этого жмем сочетание Alt+F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer). Если эту вкладку не видно, то включите ее сначала в настройках Файл — Параметры — Настройка ленты (File — Options — Customize Ribbon). В открывшемся окне редактора Visual Basic вставляем новый пустой модуль через меню Insert — Module и вводим туда код нашего макроса:

Sub Add_Sell()
    Worksheets("Форма ввода").Range("A20:E20").Copy                         'копируем строчку с данными из формы
    n = Worksheets("Продажи").Range("A100000").End(xlUp).Row                'определяем номер последней строки в табл. Продажи
    Worksheets("Продажи").Cells(n + 1, 1).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues 'вставляем в следующую пустую строку
    Worksheets("Форма ввода").Range("B5,B7,B9").ClearContents               'очищаем форму
End Sub

Теперь можно добавить к нашей форме кнопку для запуска созданного макроса, используя выпадающий список Вставить на вкладке Разработчик (Developer — Insert — Button):

После того, как вы ее нарисуете, удерживая нажатой левую кнопку мыши, Excel сам спросит вас — какой именно макрос нужно на нее назначить — выбираем наш макрос Add_Sell. Текст на кнопке можно поменять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Изменить текст.

Теперь после заполнения формы можно просто жать на нашу кнопку, и введенные данные будут автоматически добавляться к таблице Продажи, а затем форма очищается для ввода новой сделки.

Шаг 4. Связываем таблицы

Перед построением отчета свяжем наши таблицы между собой, чтобы потом можно было оперативно вычислять продажи по регионам, клиентам или категориям. В старых версиях Excel для этого потребовалось бы использовать несколько функций ВПР (VLOOKUP) для подстановки цен, категорий, клиентов, городов и т.д. в таблицу Продажи. Это требует времени и сил от нас, а также «кушает» немало ресурсов Excel. Начиная с Excel 2013 все можно реализовать существенно проще, просто настроив связи между таблицами.

Для этого на вкладке Данные (Data) нажмите кнопку Отношения (Relations). В появившемся окне нажмите кнопку Создать (New) и выберите из выпадающих списков таблицы и названия столбцов, по которым они должны быть связаны:

Важный момент: таблицы нужно задавать именно в таком порядке, т.е. связанная таблица (Прайс) не должна содержать в ключевом столбце (Наименование) повторяющихся товаров, как это происходит в таблице Продажи. Другими словами, связанная таблица должна быть той, в которой вы искали бы данные с помощью ВПР, если бы ее использовали.

Само-собой, аналогичным образом связываются и таблица Продажи с таблицей Клиенты по общему столбцу Клиент:

После настройки связей окно управления связями можно закрыть, повторять эту процедуру уже не придется.

Шаг 5. Строим отчеты с помощью сводной

Теперь для анализа продаж и отслеживания динамики процесса, сформируем для примера какой-нибудь отчет с помощью сводной таблицы. Установите активную ячейку в таблицу Продажи и выберите на ленте вкладку Вставка — Сводная таблица (Insert — Pivot Table). В открывшемся окне Excel спросит нас про источник данных (т.е. таблицу Продажи) и место для выгрузки отчета (лучше на новый лист):

Жизненно важный момент состоит в том, что нужно обязательно включить флажок Добавить эти данные в модель данных (Add data to Data Model) в нижней части окна, чтобы Excel понял, что мы хотим строить отчет не только по текущей таблице, но и задействовать все связи.

После нажатия на ОК в правой половине окна появится панель Поля сводной таблицы, где нужно щелкнуть по ссылке Все, чтобы увидеть не только текущую, а сразу все «умные таблицы», которые есть в книге.А затем можно, как и в классической сводной таблице, просто перетащить мышью нужные нам поля из любых связанных таблиц в области Фильтра, Строк, Столбцов или Значений — и Excel моментально построит любой нужный нам отчет на листе:

Не забудьте, что сводную таблицу нужно периодически (при изменении исходных данных) обновлять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Обновить (Refresh), т.к. автоматически она этого делать не умеет.

Также, выделив любую ячейку в сводной и нажав кнопку Сводная диаграмма (Pivot Chart) на вкладке Анализ (Analysis) или Параметры (Options) можно быстро визуализировать посчитанные в ней результаты.

Шаг 6. Заполняем печатные формы

Еще одной типовой задачей любой БД является автоматическое заполнение различных печатных бланков и форм (накладные, счета, акты и т.п.). Про один из способов это сделать, я уже как-то писал. Здесь же реализуем, для примера, заполнение формы по номеру счета:

Предполагается, что в ячейку C2 пользователь будет вводить число (номер строки в таблице Продажи, по сути), а затем нужные нам данные подтягиваются с помощью уже знакомой функции ВПР (VLOOKUP) и функции ИНДЕКС (INDEX).

Ссылки по теме

• Как использовать функцию ВПР (VLOOKUP) для поиска и подстановки значений
• Как заменить ВПР функциями ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ
• Автоматическое заполнение форм и бланков данными из таблицы
• Создание отчетов с помощью сводных таблиц

27 декабря 2022

Обновлена: 14 апреля 2023

1844

Если в ходе чтения статьи вы поймете, что ваш бизнес готов вырасти из электронных таблиц и нуждается в полноценной CRM, советуем посмотреть вебинар по пошаговому внедрению системы.

CRM (Customer Relationship Management) — это ПО, которое позволяет выстроить отношения с клиентами и следить за сделками. Систему используют для оптимизации бизнес-процессов. В CRM можно надежно хранить клиентскую базу, оперативно обрабатывать заявки, отслеживать объемы продаж, контролировать работу менеджеров, продумывать маркетинговые планы по продвижению. Расскажем, как создать CRM в Эксель и предложим готовые шаблоны для работы.

Фрилансерам, малому бизнесу и компаниям, которые только начинают свою работу. Если у вас небольшая компания (менее пяти человек), нечастая обработка заказов (1–3 раза в неделю), мало клиентов, длинный цикл продаж от момента обращения до совершения сделки — в этих случаях удобна CRM-система в Excel. Информации не так много, ее легко систематизировать вручную.

Представим, что у вас малый бизнес. Вы знаете свой ассортимент, пока он невелик, закупки осуществляете 1–2 раза в месяц, ориентируетесь, с какой скоростью разбирают те или иные товары, и можете прогнозировать продажи. В Excel можно создать отдельную вкладку «Каталог», куда вы будете заносить категории товаров, их общее количество и остатки, возможную дату поставки.

Скорее всего, вы сами контролируете продажи, а каждый сотрудник вносит информацию в таблицу во время своей смены. Бывают моменты, когда товар заканчивается. Клиентов терять не хочется, поэтому вы собираете контакты, чтобы оповестить человека о том, когда товар снова появится в наличии.

Вам подойдет CRM в Экселе — это бесплатный и гибкий способ контролировать процесс. Вам не нужно тратить время на обучение сотрудников работе с системой, вы можете создавать любые, нужные вам вкладки с описаниями и статусом товаров, вести несложную аналитику.

Кому CRM в Экселе не подойдет

С большой вероятностью, среднему и крупному бизнесу. В некоторых случаях и малому бизнесу вести CRM на базе Excel невыгодно — все зависит от специфики бизнес-процессов.

Также если клиентская база стремительно растет, запросов стало больше, они распределились по разным каналам (соцсети, мессенджеры, формы на сайте), сотрудники не успевают обрабатывать заявки, штат расширяется — пора задуматься о том, как автоматизировать работу и какую CRM-систему подключить.

Таблицы в Эксель требуют ручного сопровождения, хотя и существует множество шаблонов и полезных советов по использованию программы, которые сокращают время работы. К тому же, сами файлы не мобильны в использовании, в них неудобно выстраивать параллельную работу сотрудников. Например, если один менеджер фиксирует клиентскую базу, а другой отслеживает количество товаров. Есть Google Sheets, где эта проблема решается, но появляются другие трудности. Гугл-таблицы имеют более ограниченный функционал, меньшую мощность работы, зависимость от интернета.

В Эксель трудно организовать активную работу большого числа сотрудников. Менеджеры могут просто не успевать вносить данные, а учитывая человеческий фактор, часть информации может и вовсе потеряться. Однако на начальном этапе развития бизнеса возможностей программы будет достаточно.

Как построить CRM в Excel: инструкция

CRM-система в Excel бывает простой и сложной — зависит от того, какие задачи стоят перед бизнесом. Перед тем как работать в Эксель, проанализируйте информацию, которую вам необходимо отслеживать.

Чаще всего это база клиентов, каталог товаров или услуг, заказы и продажи. Если у вас средняя команда (более 7–10 человек), добавляется учет менеджеров и задач, которые они решают. Рассмотрим, как создать CRM в Excel на примере цветочного магазина.

Шаг 1. Соберите базу клиентов

Создайте столбцы с данными о клиентах: номер заказчика, ФИО, контакты, наименование заказываемого товара или услуги, комментарий о покупателе (в свободной форме), дату первого и последнего заказа.

Вносите в таблицу только тех, кто уже сделал заказ, в нашем случае — приобрел букет. Тех, кто просто интересовался и спрашивал о наличии тех или иных цветов, сроках создания букета и стоимости, в таблицу не вносим.

По каждому полю легко потом задать сортировку, например, можно посмотреть, когда чаще всего покупали определенный вид цветов.

Это простая версия таблицы. Для расширенной нужно добавить столбики с дополнительной информацией, но лучше не делать их слишком много. Занесите данные о канале привлечения клиента, активном или неактивном статусе (выходит человек на связь или нет), дате, когда нужно напомнить клиенту о себе.

В Эксель есть функция настройки связей между ячейками. Например, можно задать системе задачу, чтобы у всех активных покупателей спустя несколько месяцев загоралась красным ячейка с датой напоминания.

Шаг 2. Сформируйте каталог

Назовите новый лист «Каталог» и внесите туда всю информацию о товарах и услугах. Это удобно — менеджер в любой момент может к ней обратиться, проверить наличие, уточнить дату поставки, стоимость и быстро ответить на вопросы клиента.

Для цветочного магазина таблица будет включать колонки: наименования цветов, стоимость за одну штуку, количество, дату ближайшей поставки. А также услуги — сбор букета, консультирование по флористике, доставку свежих букетов каждую неделю. Для услуг лучше создать отдельную вкладку, так как тут учитывают отличные от товаров показатели — наименование, стоимость, средние сроки выполнения, исполнителя.

Шаг 3. Ведите учет заказов и продаж

Каждое действие — это отдельная вкладка. Например, чтобы вести учет количества обращений в цветочный магазин и продаж, назовите категории «Дата», «Посещения», «Звонки», «Продажи». Чтобы отследить, какие цветы покупают клиенты, какие услуги выбирают и как это формирует доход, нужны столбцы «Дата», «Имя товара», «Сумма продажи», «Сумма заработка», «Клиент».

Шаг 4. Ведите аналитику

После того, как назвали столбцы, зажмите Ctrl+T и создайте рабочую таблицу. С помощью этой функции можно задавать фильтры для ручной сортировки.

В Excel можно создавать сводные таблицы и графики, чтобы наглядно проанализировать интересующие параметры и проследить зависимость между показателями. Выделите любую колонку, нажмите «Вставка» → «Сводная таблица». Справа появится окно, выберите столбцы, которые хотите сравнить. Например, чтобы проанализировать продажи цветов, выберите категории «Товар», «Сумма продаж» и «Сумма заработка». Снова выделите столбцы, на вкладке «Главная» нажмите на «Условное форматирование» → «Гистограммы». Теперь помимо цифр в столбцах видны окрашенные отрезки, которые визуализируют данные.

Еще в Эксель можно делать срезы. Нажмите на любую ячейку → «Вставка» → «Срезы». В появившемся окне выберите параметры. Например, чтобы проанализировать продажи отдельных категорий цветов, выберите «Товар». Далее обозначьте позиции: «Розы», «Ромашки», «Тюльпаны». Появится статистика относительно таблицы, которую задали выше («Товар» — «Сумма продаж» — «Сумма заработка»). Чтобы углубить аналитику, подключите еще один параметр — «Дата». Это поможет понять, какие цветы лучше всего продавались в сезон. Зайдите в «Срез», выберите «Дата» и задайте период. Сводная таблица изменится с учетом уже двух показателей — будет понятно, какие цветы за выбранный сезон принесли наибольшую прибыль.

Эти возможности Эксель заменяют расширенную аналитику в полноценной CRM-системе. Все наглядно, но задавать категории и создавать графики нужно вручную.

Что выбрать: CRM-систему или Excel?

Перечислим основные преимущества и недостатки Эксель по сравнению с CRM.

Плюсы и минусы работы в Эксель

Плюсы

Не во всех CRM есть бесплатная демоверсия или пробный период, в отличие от Excel или Google Sheets. Для работы на фрилансе и малого бизнеса CRM система на базе Эксель — оптимальное решение. Скорее всего, вам не нужно погружаться в глубокую аналитику и проводить детальные сравнения. Базовых функций хватит. Для небольшой команды легче и быстрее настроить процессы через электронные таблицы.

Минусы

Если работать с большим количеством данных, программу нужно знать на высоком уровне. Освоение Excel приравнивается к программированию. Научиться работать с автоматизированной CRM намного легче. Получить многоуровневый отчет через Эксель часто бывает невозможным или требует глубокой настройки и прописывания макросов и формул. CRM позволяет анализировать много параметров из разных таблиц. Сложно настроить доступ. В CRM для каждого сотрудника устанавливается ограничение. Например, используя Эксель, менеджер видит результаты работы своего коллеги. Информация не защищена, каждый сотрудник может скопировать себе клиентскую базу и воспользоваться ей в личных целях. С помощью таблиц практически невозможно оценивать всю коммуникацию с клиентом. Нельзя зафиксировать все сообщения, диалоги звонков, ответы в форме на сайте. Программа не предусматривает интеграцию с сервисами коммуникации. Excel не позволяет контролировать работу менеджеров, особенно качество обработки заявок. Нельзя синхронизировать с другими сервисами, например, бухгалтерскими системами и программами для планирования работы. Нет возможности прикреплять дополнительные файлы: договоры, счета, чеки. Нужно следить и проверять на ошибки, ведь все данные вносятся вручную, на точность и качество сильно влияет человеческий фактор.

Частые вопросы по CRM в Excel

Вам также может понравиться

В пакете Microsoft Office есть специальная программа для создания базы данных и работы с ними – Access. Тем не менее, многие пользователи предпочитают использовать для этих целей более знакомое им приложение – Excel. Нужно отметить, что у этой программы имеется весь инструментарий для создания полноценной базы данных (БД). Давайте выясним, как это сделать.

Процесс создания

База данных в Экселе представляет собой структурированный набор информации, распределенный по столбцам и строкам листа.

Согласно специальной терминологии, строки БД именуются «записями». В каждой записи находится информация об отдельном объекте.

Столбцы называются «полями». В каждом поле располагается отдельный параметр всех записей.

То есть, каркасом любой базы данных в Excel является обычная таблица.

Создание таблицы

Итак, прежде всего нам нужно создать таблицу.

1. Вписываем заголовки полей (столбцов) БД.



2. Заполняем наименование записей (строк) БД.



3. Переходим к заполнению базы данными.



4. После того, как БД заполнена, форматируем информацию в ней на свое усмотрение (шрифт, границы, заливка, выделение, расположение текста относительно ячейки и т.д.).

На этом создание каркаса БД закончено.

Урок: Как сделать таблицу в Excel

Присвоение атрибутов базы данных

Для того, чтобы Excel воспринимал таблицу не просто как диапазон ячеек, а именно как БД, ей нужно присвоить соответствующие атрибуты.

1. Переходим во вкладку «Данные».





2. Выделяем весь диапазон таблицы. Кликаем правой кнопкой мыши. В контекстном меню жмем на кнопку «Присвоить имя…».



3. В графе «Имя» указываем то наименование, которым мы хотим назвать базу данных. Обязательным условием является то, что наименование должно начинаться с буквы, и в нём не должно быть пробелов. В графе «Диапазон» можно изменить адрес области таблицы, но если вы её выделили правильно, то ничего тут менять не нужно. При желании в отдельном поле можно указать примечание, но этот параметр не является обязательным. После того, как все изменения внесены, жмем на кнопку «OK».



4. Кликаем по кнопке «Сохранить» в верхней части окна или набираем на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+S, для того, чтобы сберечь БД на жестком диске или съемном носителе, подключенном к ПК.

Можно сказать, что после этого мы уже имеем готовую базу данных. С ней можно работать и в таком состоянии, как она представлена сейчас, но многие возможности при этом будут урезаны. Ниже мы разберем, как сделать БД более функциональной.

Сортировка и фильтр

Работа с базами данных, прежде всего, предусматривает возможность упорядочивания, отбора и сортировки записей. Подключим эти функции к нашей БД.

1. Выделяем информацию того поля, по которому собираемся провести упорядочивание. Кликаем по кнопке «Сортировка» расположенной на ленте во вкладке «Данные» в блоке инструментов «Сортировка и фильтр».
   

   Сортировку можно проводить практически по любому параметру:

   • имя по алфавиту;
   • дата;
   • число и т.д.
2. В следующем появившемся окне будет вопрос, использовать ли для сортировки только выделенную область или автоматически расширять её. Выбираем автоматическое расширение и жмем на кнопку «Сортировка…».



3. Открывается окно настройки сортировки. В поле «Сортировать по» указываем имя поля, по которому она будет проводиться.
   • В поле «Сортировка» указывается, как именно она будет выполняться. Для БД лучше всего выбрать параметр «Значения».
   • В поле «Порядок» указываем, в каком порядке будет проводиться сортировка. Для разных типов информации в этом окне высвечиваются разные значения. Например, для текстовых данных – это будет значение «От А до Я» или «От Я до А», а для числовых – «По возрастанию» или «По убыванию».
   • Важно проследить, чтобы около значения «Мои данные содержат заголовки» стояла галочка. Если её нет, то нужно поставить.

   После ввода всех нужных параметров жмем на кнопку «OK».

   

   После этого информация в БД будет отсортирована, согласно указанным настройкам. В этом случае мы выполнили сортировку по именам сотрудников предприятия.



4. Одним из наиболее удобных инструментов при работе в базе данных Excel является автофильтр. Выделяем весь диапазон БД и в блоке настроек «Сортировка и фильтр» кликаем по кнопке «Фильтр».



5. Как видим, после этого в ячейках с наименованием полей появились пиктограммы в виде перевернутых треугольников. Кликаем по пиктограмме того столбца, значение которого собираемся отфильтровать. В открывшемся окошке снимаем галочки с тех значений, записи с которыми хотим скрыть. После того как выбор сделан, жмем на кнопку «OK».
   

   Как видим, после этого, строки, где содержатся значения, с которых мы сняли галочки, были скрыты из таблицы.

6. Для того, чтобы вернуть все данные на экран, кликаем на пиктограмму того столбца, по которому проводилась фильтрация, и в открывшемся окне напротив всех пунктов устанавливаем галочки. Затем жмем на кнопку «OK».



7. Для того, чтобы полностью убрать фильтрацию, жмем на кнопку «Фильтр» на ленте.

Урок: Сортировка и фильтрация данных в Excel

Поиск

При наличии большой БД поиск по ней удобно производить с помощь специального инструмента.

1. Для этого переходим во вкладку «Главная» и на ленте в блоке инструментов «Редактирование» жмем на кнопку «Найти и выделить».



2. Открывается окно, в котором нужно указать искомое значение. После этого жмем на кнопку «Найти далее» или «Найти все».



3. В первом случае первая ячейка, в которой имеется указанное значение, становится активной.
   

   Во втором случае открывается весь перечень ячеек, содержащих это значение.

Урок: Как сделать поиск в Экселе

Закрепление областей

Удобно при создании БД закрепить ячейки с наименованием записей и полей. При работе с большой базой – это просто необходимое условие. Иначе постоянно придется тратить время на пролистывание листа, чтобы посмотреть, какой строке или столбцу соответствует определенное значение.

1. Выделяем ячейку, области сверху и слева от которой нужно закрепить. Она будет располагаться сразу под шапкой и справа от наименований записей.



2. Находясь во вкладке «Вид» кликаем по кнопке «Закрепить области», которая расположена в группе инструментов «Окно». В выпадающем списке выбираем значение «Закрепить области».

Теперь наименования полей и записей будут у вас всегда перед глазами, как бы далеко вы не прокручивали лист с данными.

Урок: Как закрепить область в Экселе

Выпадающий список

Для некоторых полей таблицы оптимально будет организовать выпадающий список, чтобы пользователи, добавляя новые записи, могли указывать только определенные параметры. Это актуально, например, для поля «Пол». Ведь тут возможно всего два варианта: мужской и женский.

1. Создаем дополнительный список. Удобнее всего его будет разместить на другом листе. В нём указываем перечень значений, которые будут появляться в выпадающем списке.



2. Выделяем этот список и кликаем по нему правой кнопкой мыши. В появившемся меню выбираем пункт «Присвоить имя…».



3. Открывается уже знакомое нам окно. В соответствующем поле присваиваем имя нашему диапазону, согласно условиям, о которых уже шла речь выше.



4. Возвращаемся на лист с БД. Выделяем диапазон, к которому будет применяться выпадающий список. Переходим во вкладку «Данные». Жмем на кнопку «Проверка данных», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Работа с данными».



5. Открывается окно проверки видимых значений. В поле «Тип данных» выставляем переключатель в позицию «Список». В поле «Источник» устанавливаем знак «=» и сразу после него без пробела пишем наименование выпадающего списка, которое мы дали ему чуть выше. После этого жмем на кнопку «OK».

Теперь при попытке ввести данные в диапазон, где было установлено ограничение, будет появляться список, в котором можно произвести выбор между четко установленными значениями.

Если же вы попытаетесь написать в этих ячейках произвольные символы, то будет появляться сообщение об ошибке. Вам придется вернутся и внести корректную запись.

Урок: Как сделать выпадающий список в Excel

Конечно, Excel уступает по своим возможностям специализированным программам для создания баз данных. Тем не менее, у него имеется инструментарий, который в большинстве случаев удовлетворит потребности пользователей, желающих создать БД. Учитывая тот факт, что возможности Эксель, в сравнении со специализированными приложениями, обычным юзерам известны намного лучше, то в этом плане у разработки компании Microsoft есть даже некоторые преимущества.

Доброго здоровья, уважаемый читатель журнала «Web4job.ru”! В  этой статье мы поговорим о том, как создать базу клиентов в программе Excel, рассмотрим способы ведения базы данных и как работать с таблицами.

Отработав во фрилансе определенный период времени, накапливается большое количество заказчиков, тех, с кем вы работали ранее или продолжаете работать до сих пор.
В числе клиентов имеются те, кто обращался к вам за оказанием услуг по одному или по два раза. Хочется, чтобы они остались в числе постоянных.

Для анализа своей работы можно вести базу данных клиентов посредством разных программ, но, чтобы за них не платить, можно разработать ее самостоятельно
в программе Excel.

Вести можно простым способом и сложным, т.е. с большим количеством граф, строк и функций.

Простой способ ведения базы данных

Можно разработать таблицу в форме, которая будет удобна вам.

В лист «Услуги» включать все услуги, предоставляемые вами клиенту, объединять их примерно по 10 видов и переносить в таблицу.

В лист «Мои клиенты» включить всех клиентов, с которыми вы работали. Он включает данные, указанные в таблице.

По количеству первой графы No п/п вы будете видеть, сколько у вас было клиентов.

Во вторую графу можно включать ФИО клиента или наименование организации.

В графе «вид услуги» указывается основной вид заказа, в случае, если их несколько, оставшиеся расписать в графе «Примечание».
В этой графе описываются пожелания или предложения клиента.

Графа «Дата первого заказа» показывает, с какого времени вы с ним сотрудничаете.

Графа «Дата последнего заказа» дает возможность проследить, когда был последний заказ.

Перечень можно отсортировать по любому значению. Например, отсортировав по виду услуги, можно определить, какие виды более востребованы.
И заказчикам, покупающим уникальные статьи по копирайтингу, сделать предложение о написании таких статей.

В таблицу можно дополнять и другие графы, если это потребуется.

Как работать с простой базой

• В базу данных включать только реальных покупателей, которые сделали заказ и оплатили его;
• Хотя бы раза два в год анализировать данные для выявления заказчиков, давно не делавших заказы, и писать им письма;
• Если количество заказов уменьшается, стоит попробовать предложить клиентам скидку и написать им об этом.

Расширенный способ ведения базы данных

При этом способе ведения базы данных для каждого заказчика имеется возможность выделить дополнительные сведения.

В случае, если клиент не проявлял себя более полугода, ему нужно позвонить.
Получив от него новый заказ, надо указать новую дату, если заказов нет, перевести его в статус «не активный».

Посмотрим видео Как создать базу клиентов в программе Excel

Как сделать и вести базу клиентов в Excel

Создание и работа с клиентской базой

Создание таблицы базы данных

Заключение

В этой статье мы рассмотрели тему Как создать базу клиентов в программе Excel, способы ее ведения и как работать с таблицами.

Надеюсь, статья оказалась полезной. Если возникли вопросы, можете задать их через форму комментариев под этой статьей.

Также буду признательна, если поделитесь статьей со своими друзьями в социальных сетях.

Понравилось? Поделитесь с друзьями!

Получите высокооплачиваемую интернет-профессию!