Совместное редактирование excel в облаке

Всем привет!

На работе поставили задачу организовать общий доступ к таблицам Excel для одновременного редактирования несколькими сотрудниками предприятия, возможность оперативно посмотреть информацию если это потребуется, а так же внести поправки и другую важную информацию.К слову не все сотрудники сидят в одном здании, а на разных объектах и площадках, которым необходимо видеть информацию занесенную коллегами. В связи с этим было рассмотрено несколько вариантов для реализации доступа:

Microsoft Excel

Непосредственно штатным Excel который установлен у всех,но есть некоторые нюансы:

– Файл должен находится в одной сети (у нас все пользователи раскиданы по разным объектам)

– Некоторые задачи становятся недоступны (создавать таблицы Excel;создавать, менять или просматривать сценарии; удалять листы; объединять либо разделять ячейки.)

– Частая “блокировка” файла

– Не видно кто что делает, т.е. информация будет доступна только после сохранения файла. Один не приятный момент при работе с файлом – если вы записываете информацию в одну и ту же ячейку, при сохранении файла работает правило “кто последний тот и папа”)))))

Реализация делается следующим образом, заходим в “Рецензирование” и щелкаем по значку “Доступ к книге”.

После этих действий файл станет общим и даёт пользователям одновременное редактирование. В названии файла появится приписка [Общий]

При нажатии кнопки “Доступ к книге” может возникать ошибка:

Достаточно сделать по шагам что написано в диалоговом окне ошибки и она пропадёт!

И так что же мы увидим когда нажмем кнопку “Доступ к книге”?!

А увидим список пользователей которые работают в данный момент и не забудем так же поставить галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно»

Excel настроен для работы с общими документами 🙂

OneDrive

Стандартное облачное хранилище семейства Windows 8.08.110. Отказались сразу из-за:

• отличие операционных систем (большинство пользователей работают на windows 7)
• каждому пользователю необходимо было бы регистрировать учетную запись Microsoft
• различные версии Microsoft Office которые могут при неправильном использовании конфликтовать
• сложный механизм аутентификации для понимания конечного пользователя.

Google Docs (Гугл документы)

В Google многие моменты схожи с OneDrive, но еще есть и некоторые “подводные камни” которые усложняют настройку общего доступа, а именно:

1. для каждого пользователя необходимо устанавливать расширение Chrome “Редактирование файлов Office”
2. создание google аккаунта

Google первая компания которая запустила office online  из которого можно выделить online excel который позволяет работать в реальном режиме большому кол-ву пользователей многие компании уже давно работают в нем и в этом есть ряд преимуществ:

1. разграничение прав доступа на документ, страницу, столбцы
2. использование сложных формул и своих доработок

И мы склонялись конечно к легкому варианту (Google), но использования на работе яндекс сервисы как часть нашей внутренней инфраструктуры решили пойти по сложному пути и использовать то что предлагает яндекс.

У нас вся почта завязана на Яндекс.Коннект, у всех есть корпоративная почта, стоит Яндекс.Диск, всё между собой синхронизируется, нет необходимости быть в одной сети (достаточно иметь доступ к интернету), бэкапы можно сделать на раз два (просто сохранить файл на диск).

Настройка и получение общего доступа с помощью Excel Online через Яндекс

Изначально в яндекс диске создаем папку в какой будет лежать файлы для общего доступа и одновременной работы

и настраиваем доступ к этой папке путем ввода логина яндекс почты и ставим права на просмотр или полные права

после того как вы человека добавили к документу ему на почту придёт письмо  с принятием приглашения :

Нажимаем “Принять соглашение” и попадаем в веб-интерфейс Яндекс.Диска, в ту самую папку которую создал сисадмин , щелкаем два раза по папке и внутри папки Excel’ский файл

Далее просто нажимаем на файл, вверху появится черная полоска с функциями ,что можно сделать с данным файлом. Нас интересует функция “Редактировать” (в зависимости от прав доступа, та или иная функция может отсутствовать)

При нажатии данной функции попадаем в тело документа и можно начинать работать как в привычном Excel’е. Сохранение файла происходит автоматически и достаточно просто закрыть вкладку с названием таблицы.

Общий доступ настроен, все пользователи видят и могут редактировать Excel-таблицы!

Всем пока и хорошего дня!

UP 27.03.2019

Заметка от nibbl – первые проблемы при работе с Yandex Excel:

1. разграничение прав доступа очень “топорные” они даются только на папку, а не на документ (надеюсь в скором времени они это поправят потому как ОЧЕНЬ не удобно)
2. заметные тормоза при работе (хотя чему тут удивлять они используют пакет Microsoft 🙂 )
3. пока не хочу переходить на Гугл но если люди будут возмущаться то придется перейти. (камень в огород Яндекса, сырые продукты выпускают на рынок, один ямб чего стоит( ладно ждем и надеемся что все будет хорошо.)

Формат хранения данных для совместного доступа в облаке

Наш удаленный офис состоит из 30 человек. Работа связана исключительно с SEO под США. А это предполагает, что денно и нощно — так как работники разбросаны по разным временным поясам — мы ищем и находим сотни ссылок, контактов, характеристик. Информация собирается лавинообразно, в день таблицы увеличиваются на 1200-3000 ячеек. Умножьте это на полгода работы… Уже сегодня голова идет кругом.

Я думаю, что любая виртуальная компания подобного типа, которая работает с большим объемом данных, на определенном этапе задумывается о смене формата их хранения. В данной заметке я хочу затронуть проблему, описанную в сабже, и обсудить с комментаторами вопросы, вынесенные в конец материала. Заранее извиняюсь за отсутствие деталей, не можем вынести все самое вкусное на всеобщее обсуждение.

Microsoft Excel

Сделаем флешбек на полтора года назад. Когда во главе команды стоит один человек (в данном случае я), возлагающий на себя абсолютно все обязанности, он без проблем управляется со всем своим «богатством» через Microsoft Excel. Будь то ссылки, email-адреса, телефоны или другая информация — старый добрый «Эксель» устроен так, что проблем с его освоением не возникает. Если поначалу руки растут не из того места, ничего страшного — со временем все важные функции осваиваются по мере надобности.
Изначально было не так и сложно копировать ячейки из одной вкладки в другую. Этот «мартышкин труд» не напрягал и даже в некоторой степени увлекал. Все данные умещались в одном-единственном файле, разбитом на вкладки. Та информация, которая скапливалась и хранилась в архивных целях (то бишь, активный доступ к ней не предполагался) выносилась в дополнительный файл. На дворе был 2010-й год.

Google Docs

Взглянем на то, как за год работы одного человека возросли объемы данных.

1 вкладка (.xls, Excel) => 10 вкладок (.xls, Excel) => 5 файлов (.xls, Excel)

В результате образовалось 3 файла, суммарный объем которых не превышал 100 тыс. заполненных ячеек.
Когда работать одному стало невмоготу, решили собрать виртуальный офис, где, как и положено, каждый будет выполнять свой спектр работ.
Наступил 2011-й год… Незамедлительно было принято решение перенести все базы на Google Docs, чтобы обеспечить одновременное редактирование документов. Основных мотивов для перехода на онлайн-платформу не так много. Но, согласитесь, они перевешивают все остальное:

• Возможность совместной работы
• Надежность хранения
• Бесплатность

Найти другую онлайн-альтернативу Google Docs было можно, но не нужно (извините за косноязычие). Лучше ничего и не было, да и нет. Мы не будем здесь обсуждать все возможные варианты, которые мы протестировали, чтобы не бросать тень на альтернативные бесплатные сервисы. Вывод один: их не много, все они функционально отстают от Google Docs. Если кто-то не согласен, отпишите, пожалуйста, в комментариях. Автор может ошибаться.
Однако ложка дегтя нашлась, и не одна, а целый черпак. Очень быстро стали выявляться недостатки Google Docs по отношению Excel, и помимо этого. Документов, с которыми работали активно, со временем становилось все больше, их стала порядка 10. Каждый день документы пополнялись на 500-1000 строк, а это еще нужно умножить на 2, чтобы получить количество заполняемых ячеек. И тут лимиты Google Docs дали о себе знать. 400тыс. ячеек, господа, не более.

К сожалению, это еще не все неудобства. Что еще?

• Нет многих нужных опций (удаление дублей, нельзя выделять часть текста в ячейках и подобные жизненно важные мелочи)
• По сравнению с Excel, уменьшилась скорость копирования ячеек и перехода из одного документа в другой, раза в 2.
• Интернет-зависимость (в прямом смысле) и потребление трафика. Нет Интернета — нет доступа к данным.
• Поскольку мы работаем с URL’ами, приходится вычищать документы от гиперссылок.

Чтобы не быть голословным, передам слово коллегам. Вот на что они жалуются:
Артур:
Раздражает лимит в 400 000 ячеек
Тормоза, сегодня вообще невозможно пользоваться доками, просто не грузятся
Паша:
Ага меня тоже клинит. что не могу больше 1000 ссылок добавить в док
Игорь:
В доках всегда смущают и раздражают лаги и эроры частые! + не перенести больше 1000 ячеек одновременно.
Ольга:
На данный момент в Google Docs неудобно:
1. Перенос из дока в док — приходится удалять, переносится только по вкладкам.
2. При поиске, если не находит в одном документе, или для подстраховки приходится искать поочередно в 3х-4х документах. Если переход на SQL даст возможность объединить все данные в одну базу, это ускорит поиск и поможет избежать дублей!!!

Лада: «не перенести больше 1000 ячеек одновременно.». У меня вчера даже шесть ячеек перенести не получалось) На десерт — две рядовых проблемы:
И раз…

И два…

К чему мы пришли, или кризис среднего возраста

5 файлов (.xls, Excel) => 20 файлов Google Docs => ???

2011-й год, июнь. Хранить данные в таблицах становится все сложнее. Кроме того, поджимают лимиты Google Docs: нам приходится создавать новые документы, а работающим с почтой — прыгать из одного дока в другой. Вчера два дня подряд отдельные сотрудники и вовсе не могли достучаться до небес.
Разбивать документы на более мелкие — не лучшее решение: приходится открывать по несколько документов, и в каждом из них искать нужную информацию. А если есть дубли? Каждую ссылку не проверишь по 2 раза.

Оля:
я сейчас каждую ссылку прогоняю по файлам «упр.почтой», «упр. почтой2» и «второй прогон», иногда еще и «обзвон и письма» для проверки, в общем пару минут занимает, вместо поиска в несколько секунд по одному объединенному документу.
Представьте, что в идеале на один ручной поисковый запрос (URL, email) в документ уходит 10 секунд (это при учете того, что окно поиска открыто регулярно). Это без учета того, что он еще и спину почешет, и зевнет, перед тем, как приступить к поиску.
Даже 10 минут экономии в день — это выигрыш в 4 часа времени в месяц (10 минут умножаем на 22 рабочих дня). Если перемножить еще на 10 (количество работников, активно использующих поиск в Google Docs), без экономии этих секунд «в трубу» улетает 40 рабочих часов. А оплата у нас, фактически, почасовая.

Куда мы идем?

Все вышесказанное наводит на мысли о том, что для всей информации нужна единая база с разбиением на категории, а не файлы. Что я имею в виду? Смена категории должна производиться двумя кликами, а не телодвижениями вроде: скопировать ячейку (еще попробуй с первого раза попасть в нужную область), вставить в другой документ, удалить из старого. Да, пока Google Docs не научился вырезать информацию из одной вкладки в другую, только в пределах одной книги. А еще дурацкая активация гиперссылок принуждает чистить документы от активных URL’ов регулярно. В общем, начинает выводить из себя любая мелочь. Или вот еще пример.

Мы должны отказаться от таблиц в их Exel’eвской и GDocs’овской сущности.

Я давно предлагал начальнику начать хранить данные не в Excel или Google Docs, а в SQL. Сейчас у нас десятки тысяч строк с различными данными. Все это более-менее приведено к единому формату: дата, URL, comment и т. д. Поэтому мы можем бескровно перенести все, что у нас скопилось, в единую SQL-БД.
Но в чем проблема? SQL в виде базы данных не откроешь в Блокноте, не станешь редактировать вручную. С одной стороны, БД будет посложнее в освоении, с другой стороны, как сделать хранение данных простым и общедоступным. Нужна «человеческая» оболочка, UI, причем «заточенная» именно под наши нужды. Собственно, вот они, наши требования:

1. Через поиск мы сможем найти все, что нам нужно: от наличия ссылки в блеклисте (blacklist) до ссылки в отчетах (whitelist). Это уменьшает вероятность повторной отправки письма клиенту и дублей соответственно. С помощью фильтров поиска можем отсеивать ссылки в базе по заданному критерию.
2. В столбцах мы можем указывать все что нам угодно, и строки не будут расползаться на весь экран. Работники смогут экспортировать/импортировать данные в SQL-формате,
3. Строки таблицы будут «именными»: содержать запись о том, что именно Иванов нашел информацию, повлекшую за собой (не-)приятности. Таким образом, мы сможем проследить судьбу каждой ссылки.
4. Управление с помощью планировщика Cron, который сможет по расписанию делать со ссылками все, что нам угодно: перепроверять PR и Ext. links. Фактически, отпадает нужда в скриптах Google Docs.
5. В SQL нет таких лимитов, как в Google Docs. Базы хватит нам на всю жизнь.
6. Удобный Backup в пару кликов.
7. Для того, чтобы перенести строку из одной инстанции в другую, нам не нужно будет прыгать между файлами. Меняем категорию для ссылок (можно с помощью флажков) — и готово. Пример? Проделали над ссылками работу — поменяли категорию на «XXX». Обзвонщики открывают свою категорию XXX (выводится список их категории). Если ссылка больше не интересует- меняем категорию на Blacklist и редактируем примечание. И так далее.
8. Быстрый импорт/экспорт. Например, мы можем сортировать данные по нужным параметрам в пару кликов мыши, экспортировать таблицы в CSV, всего лишь щелкнув на значок.

Разумеется, это еще не все требования, однако уже сегодня этого катастрофически не хватает в том же Google Docs.
Предположительно, SQL-база может работать под управлением CMS Drupal. Почему Drupal? Для нее написано определенное количество модулей, которые мы сможем применить под наши нужды (хотя бы пару из них, остальное напишется потом). У этой CMS большое сообщество, русскоязычное в том числе. Масштабируемость нагрузки и прочие плюшки рилагаются.

Но и тут — проблема. Мы не хотим изобретать новый велосипед. Все-таки, решение кардинальным образом скажется на производительности всего многочисленного офиса. Как бы не вышло так, что, перенеся все данные на Drupal, нам не пришлось бы потом все переносить все обратно, посыпая голову пеплом? Потом еще меня индивидуально будут долго и мучительно наказывать за то, что я предложил такое решение. Как начальство, так и подчиненные.
Итак, нужна помощь знатоков. Предлагаю на обсуждение следующие вопросы:

• Какая СУБД лучше всего подходит для хранения больших объемов информации, в районе 10 млн. ячеек и более. MySQL? Oracle?!
• Управление БД посредством Drupal — насколько оно эффективно?
• Какие решения, помимо баз данных, можно использовать в сравнительно небольшой компании?
• Есть ли смысл содержать программиста Drupal на постоянной основе? Поначалу можем переместить только часть данных в SQL, а что-то хранить в GDocs, например, отчеты.

Заранее благодарю за любые советы.