Совместное использование файла excel в облаке

Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.

«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.

Особенности работы с общим файлом

В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.

Нельзя:

• Создавать таблицы Excel.
• Создавать, менять или просматривать сценарии.
• Удалять листы.
• Объединять либо разделять ячейки.
• Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).

Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.

Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:

Недопустимо	Реально
Вставлять либо удалять группу ячеек	Добавлять строку или столбец
Добавлять либо изменять условные форматы	Работать с существующими форматами
Включать или изменять инструмент «Проверка данных»	Работать с существующими настройками проверки
Создавать или редактировать диаграммы, сводные отчеты	Работать с имеющимися диаграммами и сводными таблицами
Вставлять или редактировать рисунки и графические объекты	Просматривать имеющиеся рисунки и графические объекты
Вставлять или менять гиперссылки	Переходить по имеющимся гиперссылкам
Назначать, редактировать либо удалять пароли	Существующие пароли функционируют
Ставить либо снимать защиту листов и книг	Существующая защита работает
Группировать, структурировать данные; вставлять подуровни	Работать с имеющимися группами, структурами и подуровнями
Записывать, изменять или просматривать макросы	Запускать имеющиеся макросы, которые не связаны с недоступными задачами
Изменять или удалять формулы массива	Пользоваться существующими формулами
Добавлять в форму данных новую информацию	Искать информацию в форме данных

Сначала определяемся, какую книгу мы «откроем» для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.

1. Переходим на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книге».
2. Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».
3. Переходим к инструменту «Подробнее», чтобы настроить параметры многопользовательского редактирования.
4. Нажимаем ОК. Если мы открываем общий доступ к новой книге, то выбираем ей название. Если совместное пользование предполагается для существующего файла – жмем ОК.
5. Открываем меню Microsoft Office. Выбираем команду «Сохранить как». Выбираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компьютерах.
6. Местом сохранения выбираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Нажимаем «Сохранить».

Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.

Теперь проверим и обновим ссылки:

1. Вкладка «Данные». «Подключения».
2. Изменить ссылки / изменить связи. Если такая кнопка отсутствует, в листе нет связанных файлов.
3. Переходим на вкладку «Состояние», чтобы проверить имеющиеся связи. На работоспособность связей указывает кнопка ОК.

Открытие книги с совместным доступом

1. Открываем меню Microsoft Office.
2. Нажимаем «Открыть».
3. Выбираем общую книгу.
4. Когда книга открыта, нажимаем на кнопку Microsoft Office. Переходим на вкладку «Параметры Excel» (в нижней части меню).
5. «Общие» — «Личная настройка» — «Имя пользователя». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм).

Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.

Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:

1. Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
2. Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
3. Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.
4. Большая нагрузка на сетевой ресурс.

Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:

1. Почистить либо удалить журнал изменений.
2. Почистить содержимое файла.
3. Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
4. Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.

Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.

Как удалить пользователя

1. На вкладке «Рецензирование» открываем меню «Доступ к книге».
2. В разделе «Правка» мы видим перечень пользователей.
3. Выбираем имя – нажимаем «Удалить».

Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.

Как отключить режим совместного доступа в Excel

Все пользователи должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если необходимо оставить журнал, соблюдаем инструкцию:

1. Вкладка «Рецензирование» — «Исправления» — «Выделить исправления».
2. Устанавливаем параметры «Исправлений». По времени – «все». Галочки напротив «Пользователем» и «В диапазоне» сняты. Напротив «вносить изменения на отдельный лист» — стоит. Жмем ОК.
3. Откроется Журнал изменений. Его можно сохранить либо .

Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».

В списке должен остаться один пользователь – Вы.

Давно хотел написать о полезной и зачастую малоизвестной функции — общий доступ Excel. Эта возможность позволяет сразу нескольким пользователям одновременно работать в файле. При этом хранится история операций со всеми ячейками от пользователей, при параллельном внесение данных изменения показываются при сохранении. В общем, уверен вам пригодится такая функция, единственное что необходимо — общая сетевая папка.

Уверен, многие сталкивались с надписью «Файл заблокирован другим пользователем», если в рабочем документе (размещенном в сетевой папке) уже работает другой пользователь. Если вам необходимо вносить данные в один и тот же файл единовременно, лучше настроить общий доступ к файлу. Мой опыт показывает, что люди могут работать в одном файле параллельно месяцами. Количество вносимых данных бывает довольно большое, поэтому разграничьте кто, куда и что заносит. Если все делать правильно, общий файл работает стабильно.

Как создать общий доступ Excel?

Общий доступ существовал еще в легендарном Excel 2003. В современных версиях, работать совместно стало надежнее, а включить общий доступ все так же просто. Сперва разместите файл в сетевой папке, доступ к которой есть у нужных пользователей. Затем пройдите на панели инструментов во вкладку Рецензирование — раздел Изменения.

Откроется окно Управление доступом к файлу. Ставьте галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям…». В этом же окне вы сможете увидеть, кто сейчас работает в файле (сейчас User). Жмете ОК. Все, общий доступ дан и теперь в файле может работать сразу несколько человек. Удобно.

История общего доступа или «я в эту ячейку ничего не вносил»

Кто работал с базой данных, хоть один раз, ловил себя на мысли «вроде эти изменения я уже вносил, а их тут нет». После таких сомнений начинается работа с ИТ службой, почему пропала информация из базы. Чтобы избежать кровопролитных споров, в крупных учетных программах есть т.н. «История изменений» или «Журнал регистрации», где видны действия, совершенные пользователями. Общий доступ Excel не исключение — вы можете как показать историю внесенных изменений как внутри файла, так и вывести их в отдельную таблицу.

Чтобы получить изменения, нажмите на кнопку Исправления — Выделить исправления

В появившимся окне настройте что и как выводить

Если оставите все галочки как показано на картинке выше, то изменения созданные со времени последнего сохранения выделяться прямо в таблице примерно вот так:

Если отметите такие галочки:

То программа выведет изменения на отдельный лист. Довольно удобно, если нужно переслать эту информацию.

Так же выбирете нужного пользователя или диапазон в котором необходимо искать изменения

Мой совет. Не выделяйте сразу обе галочки Выделять исправления на экране и вносить изменения на отдельный лист. Все равно, изменения будут показаны на отдельном листе. А если данных много, может вызвать зависание программы.

Есть возможность настроить, и даже отключить эту функцию — смотрите ниже.

Чтобы удалить историю изменений, отключите и включите заново совместный доступ.

Что нужно знать еще о совместном доступе к файлу? Управление доступом к файлу

В окне Управление доступом к файлу, есть вкладка Подробнее, где найдется много интересного.

Разберем содержание окна поподробнее:

Первый пункт — это Регистрация изменений — регулирует хранение изменений, что мы разбирали в предыдущем разделе. Можно отключить хранение изменений в журнале или настроить количество дней сохранения.

Далее Обновлять изменения. Как вы заметили, если сохраните файл, то будет показано, какие изменения внесли соредакторы файла. Есть возможность увеличить частоту. Даже сделать обновления почти он-лайн, каждые 5 минут (минимальный показатель).

Часто задаваемый вопрос — «Какие изменения занесутся, мои или соседа по файлу?». В настройках существует пункт Для противоречивых изменений — у вас спрашивают, чьи изменения оставить. Если выберите «Запрашивать…», то перед сохранением будет вопрос «Чьи изменения оставить», для второго пункта останутся те изменения, которые сделаны ранее.

Ну и последний, но не менее важный пункт — Включить в личное представление. Личное представление — настройки, которые пользователь создает под себя в общем файле. Если вы владелец процесса и не хотите, чтобы кто-то изменял параметры печати (вы их настроили заранее) или добавлял дополнительные фильтры — снимите эти галочки.

Что нельзя делать, если файл находится в общем доступе?

Да, существуют еще ограничения при работе с общим доступом. В первую очередь неудобно отсутствие условного форматирования и то что нельзя вставлять диаграмму или сводную таблицу.

Общий доступ Excel предназначен в первую очередь для занесения данных, поэтому мы должны относиться к недостаткам возможности с пониманием.

Так же нельзя делать:

• Управление и изменение макросов
• Добавлять рисунки и другие объекты
• Группировать или скрывать столбца или строки
• Делать объединение ячеек (не придется потом снимать объединение:) )
• Пользоваться инструментом «Проверка данных», например создавать выпадающий список.
• Делать защиту листа
• Невозможна работа с формулами массива

В одном разделе с общим доступом, расположено еще много кнопочек, подробнее о них рассказывается в статье: Как защитить Excel от редактирования?

Поделитесь нашей статьей в ваших соцсетях:

(Visited 10 531 times, 1 visits today)

В одной из статей мы изучали техники преобразования листов Excel в HTML. Сегодня, кажется, все переезжают в облачные хранилища, так чем мы хуже? Новые технологии предоставления общего доступа к данным Excel через интернет – это простой способ, дающий множество возможностей и преимуществ, которые Вы можете использовать.

С появлением Excel Online Вам больше не нужен громоздкий код HTML, чтобы разместить электронные таблицы в сети интернет. Просто сохраните рабочую книгу онлайн и получайте доступ к ней буквально из любого места, откройте к ней доступ другим пользователям и работайте вместе над одной и той же таблицей. Используя Excel Online, Вы можете вставить лист Excel в веб-сайт или в блог и позволить посетителям взаимодействовать с ней, чтобы получить именно ту информацию, которую они хотят найти.

Далее в этой статье мы рассмотрим эти и многие другие возможности, которые предоставляет Excel Online.

• Отправляем книги Excel 2013 (локальные) в интернет
• Создаём онлайн-листы в Excel Online
• Как редактировать книги в Excel Online
• Открываем общий доступ к листам Excel Online
• Как заблокировать редактирование избранных ячеек на листах Excel с общим доступом
• Встраиваем Excel Web App в веб-сайт или в блог
• Мэшапы Excel Web App

Как отправить листы Excel 2013 в интернет

Если Вы только начинаете знакомиться с облачными сервисами в целом и с Excel Online в частности, то лёгким стартом будет поделиться уже существующей рабочей книгой, используя привычный интерфейс Excel 2013 на Вашем компьютере.

Все листы Excel Online хранятся в веб-сервисе OneDrive (бывший SkyDrive). Как Вы, вероятно, знаете, это онлайн-хранилище появилось уже некоторое время назад, а теперь оно интегрировано в Microsoft Excel, как доступная в один клик команда интерфейса. Кроме того, гостям, т.е. другим пользователям, с которыми Вы делитесь своими таблицами, теперь не нужна собственная учётная запись Microsoft для того, чтобы просматривать и редактировать те файлы Excel, которыми Вы с ними поделились.

Если у Вас до сих пор нет учётной записи OneDrive, Вы можете создать её прямо сейчас. Этот сервис прост, бесплатен и определённо заслуживает Вашего внимания, поскольку большинство приложений пакета Microsoft Office 2013 (не только Excel), поддерживают OneDrive. После регистрации, выполните следующие шаги:

1. Войдите в Вашу учётную запись Microsoft

Убедитесь, что Вы вошли в учётную запись Microsoft из Excel 2013. Откройте рабочую книгу Excel и посмотрите в её правый верхний угол. Если увидите там свое имя и фото, то переходите к следующему шагу, иначе нажмите Sign in (Вход).

Excel покажет окно с предложением подтвердить, что Вы действительно хотите позволить Office соединиться с интернетом. Нажмите Yes (Да) и затем введите данные учётной записи Windows Live.

2. Сохраните лист Excel в облаке

Убедитесь, для Вашего же спокойствия, что открыта нужная рабочая книга, то есть именно та, к которой требуется открыть общий доступ в интернете. Я хочу открыть общий доступ к книге Holiday Gift List, чтобы члены моей семьи и мои друзья могли посмотреть её и посодействовать

Открыв нужную рабочую книгу, перейдите на вкладку File (Файл) и нажмите Share (Общий доступ) в левой части окна. По умолчанию будет выбран вариант Invite People (Пригласить других людей), далее Вам нужно нажать Save To Cloud (Сохранить в облаке) в правой части окна.

После этого выберите место для сохранения файла Excel. Первым в списке слева стоит OneDrive, и он выбран по умолчанию. Вам остаётся только указать папку для сохранения файла в правой части окна.

Замечание: Если Вы не видите пункт меню OneDrive, значит у Вас нет учётной записи OneDrive, либо Вы не вошли в свою учётную запись.

У меня уже создана специальная папка Gift Planner, и она показана в списке последних папок. Вы можете выбрать любую другую папку, нажав кнопку Browse (Обзор) ниже области Recent Folders (Последние папки), или создать новую папку, кликнув правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню New (Создать) > Folder (Папку). Когда нужная папка будет выбрана, нажмите Save (Сохранить).

3. Предоставляем общий доступ к листу Excel, сохранённому в интернете

Ваша рабочая книга Excel уже в интернете, и Вы можете просматривать её в своём OneDrive. Если необходимо открыть общий доступ к сохранённым в интернете листам Excel, то Вам осталось сделать всего лишь один шаг – выбрать один из предлагаемых Excel 2013 способов предоставления общего доступа:

• Invite People (Пригласить других людей). Этот вариант выбран по умолчанию. Просто укажите адрес электронной почты контакта (контактов), которому нужно предоставить доступ к листу Excel. Когда Вы начнёте вводить его, автозаполнение Excel будет сравнивать введённые Вами данные с именами и адресами из Вашей адресной книги и покажет список подходящих вариантов на выбор. Если Вы хотите добавить несколько контактов, вводите их через точку с запятой. Кроме того, Вы можете воспользоваться поиском контактов в адресной книге, для этого нажмите иконку Search Address Book (Искать в адресной книге).Вы можете настроить права доступа для просмотра или редактирования, выбрав соответствующий вариант из выпадающего списка справа. Если Вы указываете несколько контактов, то разрешения будут установлены для всех одинаковые, но позже Вы сможете изменить разрешения для каждого человека по-отдельности.Вы также можете добавить личное сообщение к приглашению. Если Вы ничего не введёте, то Excel добавит общее приглашение за Вас.

  Наконец, Вам нужно выбрать, должен ли пользователь войти в свою учётную запись Windows Live, чтобы получить доступ к Вашему онлайн-листу Excel. Я не вижу какой-то определённой причины заставлять их делать это, но решать Вам.

  Когда всё готово, жмите кнопку Share (Общий доступ). Каждый приглашённый получит письмо на электронную почту, содержащее ссылку на файл, к которому Вы открыли общий доступ. Чтобы открыть Ваш лист Excel онлайн, пользователю достаточно просто кликнуть по ссылке

  

  После нажатия кнопки Share (Общий доступ), Excel покажет список контактов, которым Вы предоставили доступ к файлу. Если Вы хотите удалить из списка какой-то контакт или изменить разрешения, кликните правой кнопкой мыши по имени этого контакта и выберите соответствующий вариант в контекстном меню.

  

• Get a Sharing Link (Получить ссылку). Если Вы хотите предоставить доступ к онлайн-листу Excel большому количеству людей, то более быстрый способ – отправить им ссылку на файл, например, через список рассылки Outlook. Выберите вариант Get a Sharing Link (Получить ссылку) в левой части окна, в правой части окна появятся две ссылки: View Link (Ссылка для Просмотра) и Edit Link (Ссылка для Редактирования). Вы можете отправить какую-то одну из них или обе.
• Post to Social Networks (Опубликовать в Социальных сетях). Название этого варианта говорит само за себя и вряд ли требует дополнительных разъяснений, разве что одно замечание. Если Вы выберите этот способ, то не обнаружите в правой части окна список доступных социальных сетей. Нажмите ссылку Click here to connect social networks (Добавить социальные сети), чтобы добавить Ваши учётные записи в Facebook, Twitter, Google, LinkedIn и т.д.
• Email (Отправить по электронной почте). Если Вы захотите отправить книгу Excel как вложение (как обычный файл Excel, PDF или XPS) или через интернет-факс, выберите этот способ в левой части окна и подходящий вариант в правой части.

Совет: Если Вы хотите ограничить область рабочей книги Excel, которая доступна для просмотра другими пользователями, откройте на вкладке File (Файл) раздел Info (Сведения) и нажмите Browser View Options (Параметры просмотра в браузере). Здесь Вы сможете настроить, какие листы и какие именованные элементы можно отображать в интернете.

Вот и всё! Ваша рабочая книга Excel 2013 теперь в сети и доступ для выбранных пользователей к ней открыт. И даже, если Вы не любите работать совместно с кем-нибудь, этот способ позволит получить доступ к файлам Excel откуда угодно, не важно, находитесь Вы в офисе, работаете дома или где-то путешествуете.

Работа с книгами в Excel Online

Если Вы – уверенный обитатель Облачной Вселенной, то без проблем освоите Excel Online за время обеденного перерыва.

Как в Excel Online создать книгу

Чтобы создать новую книгу, нажмите маленькую стрелочку рядом с кнопкой Create (Создать) и в выпадающем списке выберите Excel workbook (Книга Excel).

Чтобы переименовать Вашу онлайн-книгу, кликните имя, заданное по умолчанию, и введите новое.

Чтобы загрузить существующую книгу в Excel Online, нажмите кнопку Upload (Загрузить) на панели инструментов OneDrive и укажите нужный файл, сохранённый на компьютере.

Как редактировать книги в Excel Online

После того, как Вы открыли книгу в Excel Online, с ней можно работать при помощи Excel Web App (так же, как и с Excel, установленном на персональном компьютере), т.е. вводить данные, сортировать и фильтровать, вычислять, используя формулы, и наглядно представлять данные при помощи диаграмм.

Существует только одно существенное различие между веб-версией и локальной версией Excel. Excel Online не имеет кнопки Save (Сохранить), потому что он сохраняет книгу автоматически. Если Вы передумали, нажмите Ctrl+Z, чтобы отменить действие, и Ctrl+Y, чтобы заново выполнить отменённое действие. Для той же цели Вы можете использовать кнопки Undo (Отменить) / Redo (Вернуть) на вкладке Home (Главная) в разделе Undo (Отменить).

Если Вы пытаетесь редактировать какие-то данные, но ничего не происходит, то, скорее всего, книга открыта в режиме только для чтения. Чтобы включить режим редактирования, кликните Edit Workbook (Редактировать книгу) > Edit in Excel Web App (Изменить в Excel Online) и вносите быстрые изменения прямо в веб-браузере. Чтобы получить доступ к возможностям более продвинутого анализа данных, например, к сводным таблицам, спарклайнам или для связи с внешним источником данных, нажмите Edit in Excel (Открыть в Excel), чтобы переключиться к Microsoft Excel на Вашем компьютере.

Когда Вы сохраните лист в Excel, он будет сохранён там, где Вы его изначально создали, то есть в облачном хранилище OneDrive.

Совет: Если Вы хотите сделать быстрые изменения в нескольких книгах, то самым оптимальным способом будет открыть список файлов в Вашем OneDrive, найти нужную книгу, кликнуть по ней правой кнопкой мыши и выбрать необходимое действие из контекстного меню.

Как в Excel Online открыть доступ к листу для других пользователей

Чтобы открыть общий доступ к Вашему листу в Excel Online, нажмите Share (Общий доступ) > Share with People (Поделиться) …

… а затем выберите один из вариантов:

• Invite People (Отправить ссылку для доступа) – и введите адрес электронной почты людей, которым Вы хотите предоставить доступ к книге.
• Get a link (Получить ссылку) – и вложите эту ссылку в электронное письмо, разместите на сайте или в социальных сетях.

Также Вы можете установить права доступа для контактов: право только просматривать или дать разрешение на редактирование документа.

Когда лист редактируют одновременно несколько человек, Excel Online сразу показывает их присутствие и сделанные обновления, при условии, что все редактируют документ в Excel Online, а не в локальном Excel на компьютере. Если Вы нажмёте небольшую стрелку рядом с именем человека в верхнем правом углу листа Excel, то сможете увидеть, какую именно ячейку в данный момент редактирует этот человек.

Как заблокировать редактирование определённых ячеек на листе с общим доступом

Если Вы открываете доступ к онлайн-листам для Вашей команды, то, возможно, захотите дать им права на редактирование только определённых ячеек, строк или столбцов документа Excel. Для этого в Excel на локальном компьютере нужно выбрать диапазон (диапазоны), которые Вы разрешаете редактировать, а затем защитить лист.

1. Выберите диапазон ячеек, который могут редактировать Ваши пользователи, откройте вкладку Review (Рецензирование) и в разделе Changes (Изменения) нажмите Allow Users to Edit Ranges (Разрешить изменение диапазонов).
2. В диалоговом окне Allow Users to Edit Ranges (Разрешить изменение диапазонов) нажмите кнопку New (Создать), убедитесь, что диапазон указан правильно и нажмите Protect Sheet (Защитить лист). Если Вы хотите позволить Вашим пользователям редактировать несколько диапазонов, то снова нажмите кнопку New (Создать).
3. Дважды введите пароль и загрузите защищённый лист в OneDrive.

Подробнее об этом, пожалуйста, читайте в статье Блокировка и разблокировка определенных областей защищенного листа.

Как внедрить лист Excel в веб-сайт или блог

Если Вы хотите опубликовать книгу Excel на веб-сайте или в блоге, сделайте для этого в Excel Web App следующие 3 простых действия:

1. Откройте книгу в Excel Online, нажмите Share (Общий доступ) > Embed (Внедрить), затем нажмите кнопку Generate (Создать).
2. На следующем шаге Вы определяете, как именно должен выглядеть лист в интернете. Вам доступны следующие параметры:
   • What to show (Что нужно показывать). В этом разделе Вы можете указать, нужно ли внедрять книгу полностью или только её часть, например, диапазон ячеек, сводную таблицу и так далее.
   • Appearance (Внешний вид). Здесь Вы можете настроить внешний вид книги (показать или скрыть линии сетки, заголовки столбцов и строк, включить ссылку для скачивания).
   • Interaction (Взаимодействие). Разрешить или не разрешить пользователям взаимодействовать с Вашей таблицей – сортировать, фильтровать и вводить данные в ячейки. Если Вы разрешите ввод данных, то изменения, сделанные другими людьми в ячейках в интернете, не будут сохранены в исходной рабочей книге. Если Вы хотите, чтобы при открытии веб-страницы была открыта определённая ячейка, поставьте галочку Always start with this cell selected (Всегда начинать с этой ячейки) и кликните нужную ячейку в области Preview (Предварительный просмотр), которая находится в правой части диалогового окна.
   • Dimensions (Размеры). Введите здесь ширину и высоту окна таблицы в пикселях. Чтобы увидеть фактические размеры окна, нажмите View actual size (Фактический размер представления) над окном Preview (Предварительный просмотр). Помните, что Вы можете задать размер не менее 200 х 100 пикселей и не более 640 х 655 пикселей. Если необходимо получить другой размер, выходящий за рамки этих ограничений, то позже Вы сможете изменить код в любом HTML-редакторе, непосредственно у себя на сайте или в блоге.
3. Всё, что Вам осталось сделать, это нажать Copy (Копировать) ниже раздела Embed code (Код внедрения) и вставить код HTML (или JavaScript) в Ваш блог или веб-сайт.

Замечание: Код внедрения – это iframe, поэтому убедитесь, что Ваш сайт поддерживает этот тег, а блог разрешает использовать его в постах.

Внедрённый Excel Web App

То, что Вы видите ниже, это интерактивный лист Excel, который демонстрирует описанную технику в действии. Эта таблица рассчитывает, сколько дней осталось до Вашего следующего дня рождения, годовщины или какого-то другого события и окрашивает промежутки в различные оттенки зелёного, жёлтого и красного. В Excel Web App Вам нужно просто ввести Ваши события в первом столбце, затем попробуйте изменить соответствующие даты и посмотрите на результаты.

Если Вам любопытно, какая здесь использована формула, то, пожалуйста, посмотрите статью Как в Excel настроить условное форматирование дат.

Примечание переводчика: В некоторых браузерах данный iframe может отображаться некорректно или вовсе не отображаться.

Мэшапы в Excel Web App

Если Вы хотите создать более тесное взаимодействие между Вашими веб-листами Excel и другими веб-приложениями или сервисами, то можете использовать JavaScript API, доступный на OneDrive, чтобы создавать интерактивные мэшапы из своих данных.

Ниже Вы видите мэшап Destination Explorer, созданный командой Excel Web App как пример того, что разработчики могут создать для Вашего сайта или блога. Этот мэшап использует API Excel Services JavaScript и Bing Maps, и его задача – помочь посетителям сайта выбрать маршрут для путешествия. Вы можете выбрать место на карте, а мэшап покажет Вам погоду в этом месте или количество туристов, посещающих эти места. На снимке экрана ниже показано наше местоположение

Как видите, работа в Excel Online предельно проста. Теперь, когда мы познакомились с основами, Вы можете продолжить исследование его возможностей и работать со своими листами легко и уверенно!

Урок подготовлен для Вас командой сайта office-guru.ru
Источник: /> Перевел: Антон Андронов

Правила перепечаткиЕще больше уроков по Microsoft Excel

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Сравнительно недавно (после весенне-летних обновлений 2017 года) многие пользователи Office 2016 заметили появление в левом верхнем углу экрана на панели быстрого доступа нового значка необычного вида:

Это переключатель Автосохранения — побочный эффект от нового режима совместного редактирования, недавно появившегося в последней версии Microsoft Excel 2016. Давайте разберемся в этом поподробнее, ибо у любой медали, как обычно, две стороны и плюсы намешаны с минусами весьма причудливо.

Общий доступ в старых версиях Excel

Формально, одновременное редактирование одного файла сразу несколькими пользователями существовало в Excel еще с 1997 года. Книгу нужно было положить в общую сетевую папку, а затем выбрать в меню или на вкладке Рецензирование команду Общий доступ (Review — Share Workbook) и включить единственную галочку в открывшемся окне:

В реальности практически никто этой функцией не пользовался, т.к. реализована она была откровенно слабо:

• Уже при 3-4 одновременных подключениях к файлу Excel начинал нещадно глючить, вылетать с ошибками, терять связь с исходным файлом (и всю вашу работу за последние N минут) и т.д. 
• При одновременном изменении одних и тех же ячеек разными пользователями должно было отображаться окно разрешения конфликтов, но, по факту, это случалось далеко не всегда. 
• Изменения, внесенные другими пользователями, становились видны только после того, как эти пользователи сохраняли файл, т.е. никакого realtime editing не было даже близко. 
• В таком режиме совместного редактирования очень много ценных функций и инструментов Excel становились недоступны. Например, нельзя было воспользоваться фильтром или сортировкой, построить сводную таблицу или диаграмму, раскрасить ячейки условным форматированием и т.д.

В общем и целом, эта штука была в Excel больше «для галочки» и реальной пользы не приносила.

Совместное редактирование в Excel 2016

С недавними обновлениями в Excel 2016 картина поменялась. Теперь для одновременной работы вы должны сохранить файл в облачное хранилище (OneDrive или SharePoint) и пригласить других пользователей с помощью кнопки Поделиться (Share) в правом верхнем углу окна:

Можно выбрать нужных людей прямо из адресной книги или создать короткую прямую ссылку на документ, нажав на соответствующую команду в правом нижнем углу:

Возможен на выбор режим и полного редактирования и только чтения. Полученную ссылку можно тут же скопировать в буфер и отправить коллегам для совместной работы:

По полученной ссылке другие пользователи смогут войти в общий документ и редактировать его одновременно с вами. Вы в реальном времени (задержка 1-2 секунды по ощущениям) сможете видеть кто и в каком месте листа сейчас работает — активные ячейки других пользователей наглядно помечаются цветом и всплывающими подсказками:

Всех участников редактирования также можно увидеть на иконках в правом верхнем углу окна:

И что совсем хорошо — никаких особых ограничений на применение инструментов Excel теперь в этом режиме совместного редактирования нет. Можете смело строить сводные таблицы, диаграммы, фильтровать или сортировать ваши данные и т.д. Единственное условие — файл должен быть в новом формате (xlsx, xlsm, xlsb, а не старый xls) и в книге не должно быть включенной защиты листов или ячеек.

В общем, реализовано все на порядок лучше, чем было в старых версиях.

Автосохранение: плюсы и минусы

Платой за быстроту обновления картинки на экране при совместной работе стало Автосохранение. Эта функция, будучи включенной, автоматически сохраняет ваш текущий файл после каждого действия, отправляя остальным участникам внесенные вами изменения. 

С одной стороны, это хорошо, ибо «на лету» синхронизирует все коллективные правки и отображает действия других пользователей в общей книге почти в реальном времени. Также эта функция позволяет легко откатиться к прошлым версиям книги, т.к. они автоматически сохраняются. С помощью команды Просмотреть все версии в строке заголовка:

… можно отобразить панель со всеми доступными предыдущими версиями файла и открыть любую из них:

С другой стороны, минусы у Автосохранения тоже есть:

• Далеко не всегда нужно сохранять изменения, которые вы вносите в книгу. Представьте себе, например, что вы открыли файл, чтобы проверить какую-то идею или вероятный сценарий. Внесли изменения, посмотрели на пересчитанный результат и потом просто хотите закрыть файл без сохранения, оставив его в исходном состоянии — с включенным Автосохранением такое уже невозможно. В такой ситуации теперь нужно сразу после открытия файла не забыть отключить Автосохранение, иначе все внесенные «на пробу» изменения останутся в документе навсегда.
• Автосохранение всегда по-умолчанию включено для всех файлов в облачных хранилищах и его статус («вкл» или «выкл») запоминается внутри каждого файла. Если оно мешает, то его придется отключать для каждого файла отдельно. Глобального переключателя, включающего или выключающего Автосохранение сразу для всего Excel нет (точнее, придется лезть в реестр Windows, что не каждому под силу)
• Из вкладки Файл пропали команды Сохранить и Сохранить как — теперь их заменяет Сохранить копию (Save a Copy):

  Вот это совсем жестко и, подозреваю, напугает многих пользователей с непривычки. Предупреждать надо!

Как отключить Автосохранение в Excel

Если вы не работаете в команде и новый режим совместного редактирования вам совершенно точно не нужен, а Автосохранение, наоборот, сильно мешает, то отключить его можно только путем редактирования реестра Windows. 

Предупреждение: реестр — это, своего рода, база данных со всеми внутренними настройками Windows и установленных программ. Редактирование реестра — это как нейрохирургия: разрезал на сантиметр правее, чем нужно — и человек вместо выздоровления оглох (Excel перестал запускаться и т.п.). Если вы никогда раньше не редактировали реестр, то лучше обратитесь к знакомым айтишникам. Кроме того, большинству корпоративных пользователей таких прав не дают по определению, поэтому придется обращаться к системным администраторам.

Если, все же, решились сделать все сами, то жмем на клавиатуре одновременно клавиши Win (с флагом) и R, в открывшееся окно пишем regedit и жмем ОК:

Затем на дереве в левой панели находим нужную ветку (папку) реестра:

HKEY_CURRENT_USERSOFTWAREMicrosoftOffice16.0Excel

Теперь щелкаем правой кнопкой мыши в правую панель окна и выбираем Создать (New) — Параметр типа DWORD:

Затем вводим имя параметра DontAutoSave и, открыв его двойным щелчком, его значение — :

Все, можно выдохнуть, закрыть редактор реестра и, для надежности, перезагрузиться. Автосохранение должно отключиться для всего Excel.

Ссылки по теме

• Создание резервных копий ценных файлов
• Статья про Автосохранение на сайте MSDN