Составить список данных в excel

Под выпадающим списком понимается содержание в одной ячейке нескольких значений. Когда пользователь щелкает по стрелочке справа, появляется определенный перечень. Можно выбрать конкретное.

Очень удобный инструмент Excel для проверки введенных данных. Повысить комфорт работы с данными позволяют возможности выпадающих списков: подстановка данных, отображение данных другого листа или файла, наличие функции поиска и зависимости.

Создание раскрывающегося списка

Путь: меню «Данные» — инструмент «Проверка данных» — вкладка «Параметры». Тип данных – «Список».

Ввести значения, из которых будет складываться выпадающий список, можно разными способами:

1. Вручную через «точку-с-запятой» в поле «Источник».



2. Ввести значения заранее. А в качестве источника указать диапазон ячеек со списком.



3. Назначить имя для диапазона значений и в поле источник вписать это имя.

Любой из вариантов даст такой результат.



Выпадающий список в Excel с подстановкой данных

Необходимо сделать раскрывающийся список со значениями из динамического диапазона. Если вносятся изменения в имеющийся диапазон (добавляются или удаляются данные), они автоматически отражаются в раскрывающемся списке.

1. Выделяем диапазон для выпадающего списка. В главном меню находим инструмент «Форматировать как таблицу».



2. Откроются стили. Выбираем любой. Для решения нашей задачи дизайн не имеет значения. Наличие заголовка (шапки) важно. В нашем примере это ячейка А1 со словом «Деревья». То есть нужно выбрать стиль таблицы со строкой заголовка. Получаем следующий вид диапазона:



3. Ставим курсор в ячейку, где будет находиться выпадающий список. Открываем параметры инструмента «Проверка данных» (выше описан путь). В поле «Источник» прописываем такую функцию:

Протестируем. Вот наша таблица со списком на одном листе:

Добавим в таблицу новое значение «елка».

Теперь удалим значение «береза».

Осуществить задуманное нам помогла «умная таблица», которая легка «расширяется», меняется.

Теперь сделаем так, чтобы можно было вводить новые значения прямо в ячейку с этим списком. И данные автоматически добавлялись в диапазон.

1. Сформируем именованный диапазон. Путь: «Формулы» — «Диспетчер имен» — «Создать». Вводим уникальное название диапазона – ОК.



2. Создаем раскрывающийся список в любой ячейке. Как это сделать, уже известно. Источник – имя диапазона: =деревья.
3. Снимаем галочки на вкладках «Сообщение для ввода», «Сообщение об ошибке». Если этого не сделать, Excel не позволит нам вводить новые значения.



4. Вызываем редактор Visual Basic. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по названию листа и переходим по вкладке «Исходный текст». Либо одновременно нажимаем клавиши Alt + F11. Копируем код (только вставьте свои параметры).

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
 
Dim lReply As Long
 
    If Target.Cells.Count > 1 Then Exit Sub
    If Target.Address = "$C$2" Then
     If IsEmpty(Target) Then Exit Sub
       If WorksheetFunction.CountIf(Range("Деревья"), Target) = 0 Then
          lReply = MsgBox("Добавить введенное имя " & _
                         Target & " в выпадающий список?", vbYesNo + vbQuestion)
          If lReply = vbYes Then
              Range("Деревья").Cells(Range("Деревья").Rows.Count + 1, 1) = Target
          End If
       End If
     End If
End Sub
 

5. Сохраняем, установив тип файла «с поддержкой макросов».



6. Переходим на лист со списком. Вкладка «Разработчик» — «Код» — «Макросы». Сочетание клавиш для быстрого вызова – Alt + F8. Выбираем нужное имя. Нажимаем «Выполнить».

Когда мы введем в пустую ячейку выпадающего списка новое наименование, появится сообщение: «Добавить введенное имя баобаб в выпадающий список?».

Нажмем «Да» и добавиться еще одна строка со значением «баобаб».

Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла

Когда значения для выпадающего списка расположены на другом листе или в другой книге, стандартный способ не работает. Решить задачу можно с помощью функции ДВССЫЛ: она сформирует правильную ссылку на внешний источник информации.

1. Делаем активной ячейку, куда хотим поместить раскрывающийся список.
2. Открываем параметры проверки данных. В поле «Источник» вводим формулу: =ДВССЫЛ(“[Список1.xlsx]Лист1!$A$1:$A$9”).

Имя файла, из которого берется информация для списка, заключено в квадратные скобки. Этот файл должен быть открыт. Если книга с нужными значениями находится в другой папке, нужно указывать путь полностью.

Как сделать зависимые выпадающие списки

Возьмем три именованных диапазона:

Это обязательное условие. Выше описано, как сделать обычный список именованным диапазоном (с помощью «Диспетчера имен»). Помним, что имя не может содержать пробелов и знаков препинания.

1. Создадим первый выпадающий список, куда войдут названия диапазонов.



2. Когда поставили курсор в поле «Источник», переходим на лист и выделяем попеременно нужные ячейки.



3. Теперь создадим второй раскрывающийся список. В нем должны отражаться те слова, которые соответствуют выбранному в первом списке названию. Если «Деревья», то «граб», «дуб» и т.д. Вводим в поле «Источник» функцию вида =ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с именем первого диапазона.



Выбор нескольких значений из выпадающего списка Excel

Бывает, когда из раскрывающегося списка необходимо выбрать сразу несколько элементов. Рассмотрим пути реализации задачи.

1. Создаем стандартный список с помощью инструмента «Проверка данных». Добавляем в исходный код листа готовый макрос. Как это делать, описано выше. С его помощью справа от выпадающего списка будут добавляться выбранные значения.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Target, Range("Е2:Е9")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Application.EnableEvents = False
        If Len(Target.Offset(0, 1)) = 0 Then
            Target.Offset(0, 1) = Target
        Else
            Target.End(xlToRight).Offset(0, 1) = Target
        End If
        Target.ClearContents
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub
 

2. Чтобы выбранные значения показывались снизу, вставляем другой код обработчика.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Target, Range("Н2:К2")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Application.EnableEvents = False
        If Len(Target.Offset(1, 0)) = 0 Then
            Target.Offset(1, 0) = Target
        Else
            Target.End(xlDown).Offset(1, 0) = Target
        End If
        Target.ClearContents
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub
 

3. Чтобы выбираемые значения отображались в одной ячейке, разделенные любым знаком препинания, применим такой модуль.


Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Target, Range("C2:C5")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Application.EnableEvents = False
        newVal = Target
        Application.Undo
        oldval = Target
        If Len(oldval) <> 0 And oldval <> newVal Then
            Target = Target & "," & newVal
        Else
            Target = newVal
        End If
        If Len(newVal) = 0 Then Target.ClearContents
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub


Не забываем менять диапазоны на «свои». Списки создаем классическим способом. А всю остальную работу будут делать макросы.

Выпадающий список с поиском

1. На вкладке «Разработчик» находим инструмент «Вставить» – «ActiveX». Здесь нам нужна кнопка «Поле со списком» (ориентируемся на всплывающие подсказки).



2. Щелкаем по значку – становится активным «Режим конструктора». Рисуем курсором (он становится «крестиком») небольшой прямоугольник – место будущего списка.



3. Жмем «Свойства» – открывается перечень настроек.



4. Вписываем диапазон в строку ListFillRange (руками). Ячейку, куда будет выводиться выбранное значение – в строку LinkedCell. Для изменения шрифта и размера – Font.

Скачать пример выпадающего списка

При вводе первых букв с клавиатуры высвечиваются подходящие элементы. И это далеко не все приятные моменты данного инструмента. Здесь можно настраивать визуальное представление информации, указывать в качестве источника сразу два столбца.

Создание раскрывающегося списка

Чтобы упростить работу пользователей с листом, добавьте в ячейки раскрывающиеся списки. Раскрывающиеся списки позволяют пользователям выбирать элементы из созданного вами списка.

1. На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в
   таблице Excel
   . Если это не так, список можно быстро преобразовать в таблицу, выделив любую ячейку диапазона и нажав
   
   Ctrl+T
   
   .

   

   Примечания: 

   • Почему данные следует поместить в таблицу? Когда ваши данные находятся в таблице при
     добавлении или удалении элементов из списка
     , любые раскрывающиеся списки, основанные на этой таблице, будут автоматически обновляться. Дополнительные действия не требуются.

   • Сейчас самое время
     отсортировать данные в диапазоне или таблице
     в раскрывающемся списке.

2. Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.

3. Перейдите на вкладку
   данных
   
   на ленте, затем

   
   в проверку данных
   
   .

   Примечание: 
   Если вы не можете щелкнуть
   
   проверку данных
   
   , возможно, рабочий лист защищен или общедоступен.
   Разблокируйте определенные области защищенной книги
   или прекратите совместное использование листа, а затем повторите шаг 3.

4. На вкладке
   
   Параметры
   
   в поле
   
   Разрешить
   
   щелкните
   
   Список
   
   .

5. Щелкните поле
   
   Источник
   
   и выделите диапазон списка. В примере данные находятся на листе «Города» в диапазоне A2:A9. Обратите внимание на то, что строка заголовков отсутствует в диапазоне, так как она не является одним из вариантов, доступных для выбора.

   

6. Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок
   
   Игнорировать пустые
   
   ячейки.

7. Установите флажок
   
   Список допустимых значений
   

8. Откройте вкладку
   
   Сообщение для ввода.
   

   • Если вы хотите, чтобы при выборе ячейки появлялось всплывающее сообщение, установите флажок
     
     Отображать подсказку, если ячейка является текущей
     
     и введите заголовок и сообщение в соответствующие поля (до 225 символов). Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

     

9. Откройте вкладку
   
   Сообщение об ошибке.
   

   • Если вы хотите, чтобы при вводе значения, которого нет в списке, появлялось всплывающее сообщение, установите флажок
     
     Выводить сообщение об ошибке,
     
     выберите параметр в поле
     
     Вид
     
     и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

     

10. Не знаете, какой параметр выбрать в поле
    
    Вид
    
    ?

    • Чтобы отобразить сообщение, не препятствующее вводу данных, которые не содержатся в раскрывающемся списке, выберите вариант
      
      Сведения
      
      или Предупреждение. Если выбрать вариант «Сообщение», сообщение будет отображаться со значком
      
      , а если «Предупреждение» — со значком
      
      .

    • Чтобы заблокировать пользователям ввод данных, которые не содержатся в раскрывающемся списке, выберите вариант
      
      Остановка
      
      .

      Примечание: 
      Если вы не добавили заголовок и текст, по умолчанию выводится заголовок «Microsoft Excel» и сообщение «Введенное значение неверно. Набор значений, которые могут быть введены в ячейку, ограничен».

Предлагаем скачать образец книги с несколькими примерами проверки данных, аналогичными примеру в этой статье. Вы можете воспользоваться ими или создать собственные сценарии проверки данных.
Скачать примеры проверки данных Excel
.

Ввод данных станет быстрее и точнее, если ограничить значения в ячейке вариантами из раскрывающегося списка.

Сначала создайте на листе список допустимых элементов, а затем выполните сортировку или расположите их в нужном порядке. В дальнейшем эти элементы могут служить источником для раскрывающегося списка данных. Если список небольшой, на него можно легко ссылаться и вводить элементы прямо в средстве проверки данных.

1. Создайте список допустимых элементов для раскрывающегося списка. Для этого введите элементы на листе в одном столбце или строке без пустых ячеек.

2. Выделите ячейки, для которых нужно ограничить ввод данных.

3. На вкладке
   
   Данные
   
   в группе
   
   Инструменты
   
   щелкните
   
   Проверка данных
   
   или
   
   Проверить
   
   .

   

   Примечание: 
   Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье
   Защита книги
   .

4. Откройте вкладку
   
   Параметры
   
   и во всплывающем меню
   
   Разрешить
   
   щелкните
   
   пункт Список
   
   .

5. Щелкните поле
   
   Источник
   
   и выделите на листе список допустимых элементов.

   Диалоговое окно свернется, чтобы было видно весь лист.

6. Нажмите клавишу ВВОД или кнопку
   
   Развернуть
   
   , чтобы развернуть диалоговое окно, а затем щелкните
   
   ОК
   
   .

   Советы: 

   • Значения также можно ввести непосредственно в поле
     
     Источник
     
     через запятую.

   • Чтобы изменить список допустимых элементов, просто измените значения в списке-источнике или диапазон в поле
     
     Источник
     

   • Можно указать собственное сообщение об ошибке, которое будет отображаться при вводе недопустимых данных. На вкладке
     
     Данные
     
     щелкните
     
     Проверка данных
     
     или
     
     Проверить
     
     , а затем щелкните
     
     Сообщение об ошибке
     
     .

См. также

Применение проверки данных к ячейкам

1. На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в
   таблице Excel
   .

   Примечания: 

   • Почему данные следует поместить в таблицу? Когда ваши данные находятся в таблице при
     добавлении или удалении элементов из списка
     , любые раскрывающиеся списки, основанные на этой таблице, будут автоматически обновляться. Дополнительные действия не требуются.

   • Теперь следует
     отсортировать данные в том порядке, в котором они должны отображаться
     в раскрывающемся списке.

2. Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.

3. Откройте вкладку
   
   Данные
   
   на ленте и щелкните кнопку
   
   Проверка данных
   
   .

4. На вкладке
   
   Параметры
   
   в поле
   
   Разрешить
   
   щелкните
   
   Список
   
   .

5. Если вы уже создали таблицу с элементами раскрывающегося списка, щелкните поле
   
   Источник
   
   и выделите ячейки, содержащие эти элементы. Однако не включайте в него ячейку заголовка. Добавьте только ячейки, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Список элементов также можно ввести непосредственно в поле
   
   Источник
   
   через запятую. Например:

   
   Фрукты;Овощи;Зерновые культуры;Молочные продукты;Перекусы
   

6. Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок
   
   Игнорировать пустые
   
   ячейки.

7. Установите флажок
   
   Список допустимых значений
   

8. Откройте вкладку
   
   Сообщение для ввода.
   

   • Если вы хотите, чтобы при выборе ячейки появлялось всплывающее сообщение, установите флажок
     
     Показывать сообщения
     
     и введите заголовок и сообщение в соответствующие поля (до 225 символов). Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

9. Откройте вкладку
   
   Сообщение об ошибке.
   

   • Если вы хотите, чтобы при вводе значения, которого нет в списке, появлялось всплывающее сообщение, установите флажок
     
     Показывать оповещения
     
     , выберите параметр в поле
     
     Тип
     
     , и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

10. Щелкните
    
    ОК
    
    .

После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает так, как нужно. Например, рекомендуется проверить,
изменяется ли ширина столбцов и высота строк
при отображении всех ваших записей. Если вы решили изменить элементы раскрывающегося списка, см. статью
Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка
. Чтобы удалить раскрывающийся список, см. статью
Удаление раскрывающегося списка
.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

См. также

Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка

Видео: создание раскрывающихся списков и управление ими

Общие сведения о таблицах Excel

Применение проверки данных к ячейкам

Блокировка и разблокировка определенных областей защищенного листа

Как создать списки в Excel.

​Смотрите также​​ имя и указать​ ​ будем использовать выпадающий​​ весь текст.​​ в поле «Имя»,​ ​ города только из​​Source​​ так, чтобы эти​ ​ необходимо ограничить доступные​​из каждого столбца​Add Level​ сделать сортировку, то​ будут сохранены.​ Excel 2010, то​ тот же список​ статью «Как в​ написать такой список.​Рассмотрим​ его в поле​
​ список. Поэтому в​Чтобы удалить раскрывающейся список,​ после чего выберите​ Франции.​(Источник), где необходимо​ связанные выпадающие списки​ пользователям варианты стран​ (списка). Как это​(Добавить уровень) и​ его элементы останутся​Другой способ добавить элементы​ Вам нужен другой​ данных, или может​ Excel сделать список​ Подробнее, смотрите в​создание списка в​
​ «Источник:». В данном​ первую очередь следует​ выберите ячейку, содержащую​ «OK». Вы можете​Из этой статьи Вы​ указать имя диапазона​ работали во всех​ и городов, из​ сделать, смотрите в​ определить, каким образом​
​ в ячейках Excel,​ ​ в настраиваемый список​
​ маршрут. Откройте вкладку​ быть Вы просто​ из двух».​ статье «Заполнить автоматически​Excel​ случае это не​ подготовить содержание для​ его. Перейдите на​ защитить или скрыть​ узнали, как можно​
​ со странами. Введите​ ​ версиях Excel. Следующий​​ которых они могут​
​ статье «Чтобы размер​ должны отображаться данные.​ но среди списков​ – импортировать данные.​File​ не хотите множество​Нумерованный список в​ список в Excel».​,​ обязательно, так как​ выпадающего списка. Нам​ вкладку «Данные» в​ лист, чтобы другие​ сделать простейшие связанные​
​ в этом поле​ ​ шаг – создать​ ​ выбирать. В первой​​ таблицы Excel менялся​
​ Когда закончите, нажмите​ он показан не​ Если Вы выделите​(Файл) и нажмите​ раз использовать действие​Excel​Список в​сравнение списков в​ у нас все​
​ нужны все Фамилии​ ​ ленте Microsoft Excel.​
​ пользователи не могли​ выпадающие списки в​ «=Country» и жмите​ именованные диапазоны для​ ячейке мы сделаем​ автоматически».​ОК​ будет.​ их прежде чем​Options​
​Копировать​ ​.​
​Excel​Excel​ данные находятся на​ клиентов из столбца​ Нажмите кнопку «Проверка​ вносить изменения в​ Microsoft Excel. Вы​ОК​ наших списков. На​ выбор страны, а​Мы создали два​. Теперь информация упорядочена​Итак, наш настраиваемый список​ откроете окно меню,​
​(Параметры). Затем пролистайте​ ​>​
​Можно пронумеровать список​из таблицы​, сортировку. Как сделать​ одном рабочем листе.​ A, без повторений.​
​ данных» из группы​ список.​ можете взять этот​. Теперь нам нужно​ вкладке​ во второй будут​ динамических диапазона. В​ по выбранному списку!​ готов к использованию.​ выбранный диапазон будет​ вниз, найдите кнопку​
​Вставить​ ​ – установить порядковый​​.​
​автоматический список в​Выборка ячеек из таблицы​Перед тем как выбрать​ «Работа с данными».​Нажмите на ячейку, которую​ простой пример и​ сделать второй раскрывающийся​ ​Formulas​ ​ доступны только принадлежащие​​ диспетчере задач это​
​Все достаточно просто! Применение​ Выделите ячейку и​ автоматически вставлен в​Edit Custom Lists​, то было бы​ номер в ячейках​Например, нам нужно​Excel​ по условию в​ ​ уникальные значения в​ ​ Перейдите на вкладку​​ вы выбрали для​
​ использовать его для​ список, чтобы пользователи​(Формулы) есть команда​ выбранной стране города.​ видно.​ пользовательских списков очень​ введите с клавиатуры​ соответствующее поле. Вам​(Изменить списки).​ очень удобно иметь​ столбца или пронумеровать​ создать список товара​, т.д. В Excel​ Excel:​ Excel, подготовим данные​
​ «Настройки», нажмите кнопку​ ​ этой цели. Перейдите​ решения реальных задач.​​ могли выбрать город.​
​Name Manager​ Думаю, это понятно?​Теперь в ячейке С16​ удобно особенно для​ любой элемент этого​ останется только нажать​Далее откроется диалоговое окно,​ заранее настроенный и​ только заполненные ячейки.​

​ из таблицы, взяв​ есть много функций​Выделите табличную часть исходной​ для выпадающего списка:​ «Очистить все», а​ во вкладку «Данные»​Урок подготовлен для Вас​
​ Мы поместим этот​(Диспетчер имён). Нажав​Итак, давайте начнём наш​ пишем такую формулу​ тех, кто хочет​ списка. Нажмите на​Import​ в котором можно​ сохранённый список, чтобы​ Подробнее о таких​ данные из нескольких​ по работе со​ таблицы взаиморасчетов A4:D21​

excel-office.ru

Создание и использование настраиваемых списков в Excel 2007 и 2010

​Выделите первый столбец таблицы​ затем — «OK».​ в ленте Microsoft​ командой сайта office-guru.ru​ раскрывающийся список в​ на нее, откроется​ простой пример с​ массива.​ избежать многократного копирования​​ маркер автозаполнения (небольшой​​(Импорт) и Excel​​ добавить информацию, которую​​ Excel мог помочь​ способах нумерации, смотрите​ столбцов. Как составить​ списками. Здесь мы​ и выберите инструмент:​ A1:A19.​Как можно увидеть, руководство​ Excel. Появится диалоговое​Источник: http://www.excel-user.com/2011/02/cascading-validation-lists.html​ ячейку​ диалоговое окно​ того, как можно​=ЕСЛИ(СТРОКА()-СТРОКА($C$15)>СЧЁТЗ(Иванов);ИНДЕКС(Васечкин;СТРОКА(C16)-СЧЁТЗ(Иванов)-СТРОКА($B$15));A16)​

• ​ и вставки данных.​ квадратик в правом​
  • ​ создаст список из​
  • ​ планируется использовать многократно.​ Вам в работе.​
• ​ в статье «Автонумерация​ такой список, смотрите​
• ​ разобрали все основные​

Создаем пользовательский список в Excel

​ «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Создать правило»-«Использовать​Выберите инструмент: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и​ о том, как​ окно под названием​Перевел: Антон Андронов​B2​Name Manager​ создать связанный (или​Нажимаем не просто​ Если Вы знаете,​ нижнем углу ячейки),​ содержащегося в ячейках​ Если Вы посмотрите​

​ Использование настраиваемых списков​ в Excel» тут.​ в статье «Как​ функции, которые помогут​​ формулу для определения​​ фильтр»-«Дополнительно».​

​ в «Экселе» сделать​ «Проверка данных». Перейдите​Автор: Антон Андронов​​. А теперь внимание​​(Диспетчер имён).​ зависимый) выпадающий список​ «Enter», а сочетание​​ что есть набор​​ и потяните за​

​ текста. Если Вы​​ на списки, уже​​ – это хорошее​Динамические списки в​​ создать список в​ работать со списками,​ форматируемых ячеек».​​В появившемся окне «Расширенный​ раскрывающийся список, является​ во вкладку «Настройки»​​Добавление раскрывающегося списка в​​ – фокус! Нам​

​Нажмите кнопку​ в Excel? В​ клавиш «Ctrl» +​ данных, который в​​ него, чтобы продолжить​​ не выделили текст​​ подготовленные Microsoft, то​​ решение для данной​Excel​​ Excel из таблицы».​​ ускорить и облегчить​

​Чтобы выбрать уникальные значения​ фильтр» включите «скопировать​ достаточно простым. Данная​ и нажмите «Список»​ таблицу Excel поможет​ нужно проверить содержимое​New​ ячейке​ « Shift» +​ любой момент может​ последовательность. Чуть правее​ заранее, поставьте курсор​ увидите среди них​ ситуации. Далее я​.​Сравнение списков в​ процессы создания и​ из столбца, в​ результат в другое​ инструкция не требует​ из меню «Разрешить»,​ сделать ввод данных​

Создаем список с нуля

​ ячейки с названием​(Создать), чтобы добавить​B1​ «Enter», п.ч. это​ понадобиться, почему бы​ я вписал «Monday»,​​ в поле рядом​​ те, которыми все​ покажу, как создать​​Если размер списка,​​Excel.​ редактирования списков, т.д.​ поле ввода введите​ место», а в​​ каких-либо специальных знаний,​​ расположенного в раскрывающемся​ более быстрым, предлагая​ страны (ячейка B1),​ новый именованный диапазон.​мы будем выбирать​ формула массива. Формула​ не сделать из​

​ затем нажал на​​ с кнопкой​ так часто пользуются.​ настраиваемый список в​​ периодически, меняется, то​​В Excel есть​В Excel можно​ формулу: =$A4=$B$1 и​ поле «Поместить результат​ необходимо лишь на​ списке. Нажмите на​ для пользователей список​ чтобы получить индекс​ Откроется диалоговое окно​ страну, а в​ будет в фигурных​ него настраиваемый список?​

Создание списка из существующего диапазона данных

​ маркер и потянул​Import​ Они не могут​ Excel.​ можно установить в​ возможность сравнить два​ составить два вида​ нажмите на кнопку​ в диапазон:» укажите​ начальном уровне уметь​​ кнопку-переключатель в меню​​ элементов, из которых​ соответствующий базе данных​New Name​ ячейке​ скобках. Копируем формулу​ Кто знает, возможно​ вправо, Excel заполнил​(Импорт) и выделите​​ быть изменены или​​Создаем пользовательский список в​ этой таблице диапазон,​ и более списка,​

​ списков – простой​ «Формат», чтобы выделить​ $F$1.​ работать с электронными​​ «Источник». Выберите список​​ следует выбрать требуемое​ с городами. Если​(Создание имени).​B2​ по столбцу. Получился​​ это сохранит Вам​​ ячейки автоматически.​ ячейки с данными​ удалены. Однако, если​​ Excel​​ который будет меняться​ числа, даты, т.​

​ список и раскрывающийся​ одинаковые ячейки цветом.​Отметьте галочкой пункт «Только​ таблицами. Также стоит​ элементов, которые вы​ вместо того, чтобы​ пользователь выберет​В поле​​– принадлежащий ей​​ такой список.​

​ гораздо больше времени,​Замечательное свойство этой функции​ для нового списка.​ Вы захотите удалить​Создаем список с нуля​ автоматически, при удалении​ д. О нескольких​ список, который появляется​ Например, зеленым. И​ уникальные записи» и​ отметить, что в​ хотите включить в​ выполнять ввод информации​Portugal​Name​ город, как на​Как пронумеровать список, читайте​ чем Вы можете​ состоит в том,​Помните, у нас было​ или изменить созданный​Создание списка из существующего​ или добавлении в​ способах сравнения, читайте​ из ячейки. Как​

Использование пользовательских списков в Excel

​ нажмите ОК на​ нажмите ОК.​ различных версиях программы​ ваш раскрывающийся список​ каждый раз. Когда​, то мы должны​(Имя) введите имя​ примере:​ в статье «Автонумерация​ предположить… и оставит​ что Excel одинаково​ ограничение на количество​ Вами список, это​ диапазона данных​ него информации. Такой​ в статье «Как​ сделать разные выпадающие​

​ всех открытых окнах.​В результате мы получили​ «Эксель» пункты меню​ в «Экселе».​ вы помещаете такие​ обратиться к базе​Country​Для начала нужно создать​ в Excel» тут.​ шефа с мыслью,​ заполнит как столбец,​ символов, которое можно​ можно сделать в​Использование пользовательских списков в​ диапазон называется динамическим.​ сравнить в Excel​ списки, в т.​Готово!​

Сортировка по пользовательскому списку

​ список данных с​ могут иметь некоторые​Если вы создали имя​ данные в ячейку​ с индексом​для нашего первого​ базу данных. На​В Excel можно,​ что Вам пришлось​ так и строку,​​ ввести в поле​​ любой момент. Для​ Excel​​ Подробнее о том,​​ два столбца на​​ ч., многоуровневые, смотрите​​Как работает выборка уникальных​ уникальными значениями (фамилии​ различия с вышеуказанными,​ диапазона в поле​

​ электронной таблицы, в​3​ именованного диапазона, а​ втором листе я​ не только, составить​ изрядно потрудиться. Пусть​ как в прямом​List entries​ этого кликните по​​Сортировка по пользовательскому списку​​ как сделать динамический​ совпадения» тут.​ в статье «Выпадающий​ значений Excel? При​​ без повторений).​​ это следует учитывать​ «Источник», введите значок​

​ ней начинает отображаться​, в которой хранятся​ в поле​ занес список стран,​ один список из​ он так думает.​ направлении, так и​(Элементы списка)? Только​ своему списку и​Я продемонстрирую это на​ диапазон, смотрите в​Редактирование списков в​ список в Excel»​ выборе любого значения​​ при работе.​ равенства, после чего​ стрелка. Вы вводите​ названия городов Португалии.​Refers to​ которые хочу дать​ нескольких, но и,​

​Наслаждайтесь!​

​ в обратном, начнёте​ не при импорте!​
​ делайте с ним​
​ примере списка школьных​

​ статье «Чтобы размер​

office-guru.ru

Как в Excel сделать список из двух.

​Excel.​​ и других статьях,​ ​ (фамилии) из выпадающего​​Теперь нам необходимо немного​Автор: Elena Sh​ впишите название диапазона.​ данные, нажимая на​​ Мы воспользуемся функцией​(Диапазон) выберите тот,​​ пользователям на выбор​ определить пол человека​Урок подготовлен для Вас​ Вы с первого​ Теперь максимальный размер​
​ что захотите.​​ клубов. Мне нужно​ таблицы Excel менялся​​У нас есть​
​ перечисленных в конце​​ списка B1, в​ модифицировать нашу исходную​​Если Вы работаете с​Установите или снимите флажок​ стрелку, после чего​ВПР​ в котором хранится​ в первом раскрывающемся​ по имени, т.д.​
​ командой сайта office-guru.ru​ элемента списка, с​ списка где-то 2000​У меня есть два​
​ вести учёт денег​​ автоматически».​​ список с фамилиями,​ статьи в разделе​ таблице подсвечиваются цветом​ таблицу. Выделите первые​ большой таблицей и​ в графе «Игнорировать​
​ выбираете нужную запись.​(VLOOKUP) для поиска​ список стран:​ списке, а в​​ Например, нам нужно​Источник: https://www.ablebits.com/office-addins-blog/2011/11/02/create-excel-custom-lists/​ середины или с​
​ символов! Нажмите​
​ способа, как создать​ на балансе каждого​В​ именами и отчествами​ «Другие статьи по​ все строки, которые​ 2 строки и​ вам необходимо выполнить​ пустые» в зависимости​ Можно настроить в​
​ значения из ячейки​=Sheet3!$A$3:$A$5​ соседнем столбце указал​
​ составить общий список​Перевел: Антон Андронов​ последнего элемента… Как​ОК​ настраиваемый список. Я​ из них, а​Excel по имени определить​ в одном столбце.​ этой теме».​ содержат это значение​ выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Ячейки»-«Вставить»​ поиск уникальных значений​ от того, может​ программе «Эксель» раскрывающийся​B1​Нажмите​ числовой индекс, который​
​ лиц из нескольких​Автор: Антон Андронов​ только Вы щелкните​, чтобы закрыть окно​ могу создать его​ также наметить ежедневный​ пол​ Нам нужно разделить​Здесь рассмотрим, как​ (фамилию). Чтобы в​ или нажмите комбинацию​
​ в Excel, соответствующие​ ли ячейка, содержащая​ список в течение​в таблице с​ОК​ соответствует одному из​ списков, узнать, сколько​Удобно создавать​

excel-office.ru

Создаем связанные выпадающие списки в Excel – самый простой способ!

​ и начнете протаскивать​​ с параметрами списка,​ вручную, введя каждое​ бюджет. Я начал​.​ их на три​ составить простые списки,​ этом убедится в​ горячих клавиш CTRL+SHIFT+=.​ определенному запросу, то​ раскрывающийся список, оставаться​ нескольких минут, тем​ названиями стран. После​, чтобы сохранить и​ списков городов. Списки​ среди них женищин,​списки в​ мышь, Excel определит,​ и ещё раз​

​ значение в поле​ с того, что​Например, нам нужно​ столбца – столбец​ как настроить автоматические​ выпадающем списке B1​У нас добавилось 2​​ нужно использовать фильтр.​​ пустой.​ самым значительно улучшив​ того как индекс​​ закрыть диалоговое окно.​​ городов располагаются правее​ мужчин. Какими способами​Excel.​

​ что Вы хотите​ОК​List entries​ ввёл названия клубов,​ в списках определить​ с фамилиями, столбец​ списки, нумерованные, сортировать​ выберите другую фамилию.​ пустые строки. Теперь​ Но иногда нам​Перейдите на вкладку «Ввод​ скорость ввода данных.​ будет известен, мы​Имена диапазонам, содержащим города,​​ в столбцах​​ определить пол человека​​Их можно применять​​ сделать, и вставит​​, чтобы закрыть окно​​(Элементы списка) и​ – это та​​ мужчин и женщин.​​ с именами, т.д.​​ список по алфавиту,​​ После чего автоматически​ в ячейку A1​​ нужно выделить все​​ сообщения», чтобы отобразить​ Ниже представлено описание​ выберем список, который​

​ можно присвоить точно​D​ в Excel, смотрите​ как самстоятельно, так​ соответствующие данные.​ параметров Excel.​ нажав​ информация, которая мне​ Excel нам поможет​ Как это сделать,​ как определить пол​ будут выделены цветом​ введите значение «Клиент:».​

​ строки, которые содержат​ окно сообщения, открывающееся​ этого процесса.​ станет источником данных​ таким же образом.​,​ в статье «В​ и использовать их​Одна из приятных возможностей,​Для пользовательского списка можно​​Add​​ будет нужна постоянно.​​ и в этом​​ читайте в статье​ сотрудника, клиента по​ уже другие строки.​​Пришло время для создания​​ определенные значения по​

​ при нажатии выпадающего​​Откройте таблицу, на странице​​ для нашего второго​Теперь мы можем создать​F​​ Excel по имени​​ для создания​

​ которую дает работа​​ импортировать только текстовые​​(Добавить). Если Вы​​В этот момент я​​ случае. Смотрите об​ «Разделить текст Excel​ его ФИО, т.д.​​ Такую таблицу теперь​​ выпадающего списка, из​ отношению к другим​ списка. Убедитесь, что​

​ которой вы желаете​

​ выпадающего списка. Для​​ выпадающие списки в​​и​ определить пол» здесь.​

​раскрывающихся списков в таблице​ с настраиваемыми списками,​ значения. Если Вам​

​ выберете этот путь,​ бы также запустил​ этом статью «В​ на несколько ячеек»​ – сотрудников, клиентов,​​ легко читать и​​ которого мы будем​ строкам. В этом​ флажок напротив пункта​​ создать раскрывающийся список.​​ этого напишем такую​​ тех ячейках, где​​H​Можно написать одинаковый​ Excel​​ – это возможность​​ нужно создать настраиваемый​

​ то столкнетесь с​​ проверку орфографии, это​​ Excel по имени​

​ здесь.​ т.д.​ анализировать.​ выбирать фамилии клиентов​​ случаи следует использовать​​ меню «Показать входное​​ Создайте перечень пунктов,​​ формулу:​ планировали выбирать данные.​​. Так, например, рядом​​ список в Excel​. Как создать многоуровневый​ упорядочить данные по​ список с календарными​ некоторыми ограничениями. Поле​​ делается простым нажатием​​ определить пол».​Сортировка списка в​Создание списка в​Скачать пример выборки из​ в качестве запроса.​ условное форматирование, которое​ сообщение при выборе​​ которые должны быть​​=CHOOSE(VLOOKUP(B1,Sheet3!$A$3:$B$5,2,FALSE),England,France,Portugal)​ Выделите ячейку​ с​ сразу на нескольких​ раскрывающийся список в​ любому из списков,​ датами или числами,​List entries​F7​​Как сделать выпадающий​​Excel.​Excel.​ списка с условным​​Перед тем как выбрать​​ ссылается на значения​ ячейки» установлен, и​ отражены в списке.​​=ВЫБОР(ВПР(B1;Sheet3!$A$3:$B$5;2;ЛОЖЬ);England;France;Portugal)​​B1​France​​ листах, при этом,​​ Excel, читайте в​ сохранённых на Вашем​ то придётся использовать​(Элементы списка) позволяет​.​ список в Excel​В Excel есть​У нас имеется​ форматированием.​ уникальные значения из​

​ ячеек с запросом.​
​ введите заголовок. Так​

​ Впишите данные в​Что же делает эта​(в ней мы​​стоит индекс​​ их не нужно​ статье «Выпадающий список​ компьютере. Кликните по​ поле​​ ввести не более​​Затем я выделил эту​ с фамилиями по​ специальная функция сортировки.​

​ несколько списков с​Принцип действия автоматической подсветки​ списка сделайте следующее:​

​ Чтобы получить максимально​ вы выполните все​ той последовательности, в​ формула? Она ищет​ будем выбирать страну),​​2​​ копировать. О таком​ в Excel».​ одному или нескольким​List entries​

​ 255 символов. Будьте​ область, нажал на​ алфавиту, читайте в​ Про неё читайте​ фамилиями, товаром, т.д.​ строк по критерию​Перейдите в ячейку B1​ эффективный результат, будем​ указания по тому,​

​ которой они будут​ значение из ячейки​
​ откройте вкладку​
​, который соответствует списку​

​ способе составления списков,​

office-guru.ru

Как в «Экселе» сделать раскрывающийся список (пошаговая инструкция)

​Здесь рассмотрим,​ столбцам, затем нажмите​(Элементы списка).​ внимательны к тому,​ кнопку​ статье «Связанный выпадающий​ в статье «Сортировка​ Нам нужно составить​ запроса очень прост.​ и выберите инструмент​ использовать выпадающий список,​ как в «Экселе»​ впоследствии открываться. Записи​B1​Data​ городов​ читайте в статье​как объединять списки Excel​Sort & Filter​Вот некоторые моменты, которые​ из скольких символов​Office​ список в Excel​ в Excel» тут.​ один список, но,​ Каждое значение в​

Инструкция для Excel

​ «ДАННЫЕ»-«Работа с данными»-«Проверка​ в качестве запроса.​ сделать раскрывающийся список.​ должны быть выполнены​в списке стран​(Данные), нажмите​2​ «Как заполнить таблицу​ в один​(Сортировка и фильтр),​ Вы должны знать​ состоит каждая Ваша​и в нижней​ по алфавиту».​Но, в Excel​ без повторов. Как​

​ столбце A сравнивается​ данных».​ Это очень удобно​Перейдите на вкладку «Ошибка​ в одной и​ и возвращает соответствующий​Data Validation​. Позже Вы увидите,​ в Excel сразу​.​ раскройте выпадающее меню​ о настраиваемый списках…​ запись!​ части открывшегося меню​В Excel есть​ можно настроить сортировку​ это сделать, смотрите​ со значением в​На вкладке «Параметры» в​ если нужно часто​ оповещения» для отображения​

Основы того, как в «Экселе» сделать раскрывающийся список

​ той же строке​ индекс, который затем​(Проверка данных), а​ как этот индекс​ на нескольких листах».​Например, нам нужно​Order​ Все списки привязываются​Подсказка:​ щелкнул по​ возможность проверить данные​ формулой. Этот способ​ в статье «Создание​ ячейке B1. Это​ разделе «Условие проверки»​ менять однотипные запросы​ сообщения об ошибке,​ или столбце, и​ использует функция​

​ затем в выпадающем​ будет использован.​А если нужно​последовательно написать два списка​(Порядок), кликните​

Необходимые настройки для создания

​ к компьютеру. Их​Если вы планируете​Excel Options​ при вводе в​ удобнее тем, что​ списка в Excel​ позволяет найти уникальные​

​ из выпадающего списка​ для экспонирования разных​ если будут введены​ не должны содержать​CHOOSE​ меню выберите​Если Вы работаете в​ один список сделать​ Excel в один​Custom List​ настройки сохраняются на​ вводить список в​(Параметры Excel).​ ячейку, ограничить ввод​

​ при смене значений,​ без повторов».​ значения в таблице​ «Тип данных:» выберите​ строк таблицы. Ниже​ неправильные данные. Убедитесь,​ пустых ячеек.​(ВЫБОР), чтобы выбрать​

​Data Validation​ Excel 2010, то​ из нескольких списков​, не объединяя одинаковые​

Как в «Экселе» сделать раскрывающийся список – полезные примечания

​(Настраиваемый список) и​ том компьютере, на​ поле​В разделе​ данных, т.д. Например,​ такая сортировка будет​Автоматический список в​

​ Excel. Если данные​ значение «Список».​ детально рассмотрим: как​ что предупреждение «Показать​Чтобы сделать список нужных​ 1-й, 2-й или​(Проверка данных).​ можете создать лист-источник​ (больше двух), то​ слова, как это​ выберите список, по​ котором Вы в​

​List entries​Popular​ настроить ячейки так,​ автоматически сортировать новые​Excel​ совпадают, тогда формула​В поле ввода «Источник:»​ сделать выборку повторяющихся​ ошибку» включено путем​ элементов в отдельном​ 3-й именованный диапазон.​Откроется диалоговое окно​ в отдельной рабочей​ смотрите статью «Как​ делается при консолидации,​ которому желаете выполнить​ данный момент работаете.​(Элементы списка) вручную,​

​(Общие) Вы найдёте​

fb.ru

Как сделать выборку в Excel из списка с условным форматированием

​ чтобы в них​ данные. Подробнее о​.​ возвращает значение ИСТИНА​ введите =$F$4:$F$8 и​ ячеек из выпадающего​ установки соответствующего флажка.​ листе, следует щелкнуть​Вот так будет выглядеть​Data Validation​ книге. Если же​ создать один список​ как описано в​ сортировку.​ Если Вы возьмёте​ не ставьте лишние​ пункт​ ошибочно не написали​ таком способе, читайте​Составить список можно​ и для целой​ нажмите ОК.​ списка.​Нажмите «OK» для того,​ ярлычок листа, где​ наш второй раскрывающийся​(Проверка вводимых значений).​ у Вас версия​ в Excel из​ статье «Как объединить​

Выбор уникальных и повторяющихся значений в Excel

​Сортировка может включать более​ файл с рабочего​ пробелы между элементами.​Create lists for use​

​ дату субботы или​ в статье «Сортировка​ напечатав ФИО в​ строки автоматически присваивается​В результате в ячейке​Для примера возьмем историю​ чтобы были сохранены​ вы хотите ввести​ список:​Мы хотим дать пользователю​ Excel 2003 года,​ трёх и более».​ таблицы в Excel»​

​ одного столбца. Если​ компьютера, чтобы поработать​ Если пробелы будут​ in sorts and​

1. ​ воскресенья. О таком​ в Excel формулой».​
2. ​ столбце. Если приходится​ новый формат. Чтобы​
3. ​ B1 мы создали​ взаиморасчетов с контрагентами,​ критерии проверки и​ данные. Выберите тип​В результате мы получим​ на выбор список​ и Вы планируете​
4. ​ПРЕДСТАВЬТЕ СИТУАЦИЮ:​ тут.​ Вы хотите добавить​

​ с ним дома,​ стоять до или​ fills sequences​ способе читайте в​

​Как сделать список в​

​ часто писать один​ формат присваивался для​ выпадающих список фамилий​ как показано на​ создан раскрывающийся список.​ и затем выделите​ два связанных (или​

​ вариантов, поэтому в​ использовать именованный диапазон,​Мы хотим создать​Есть два списка​

​ ещё один уровень​ то придётся еще​ после элемента, то​(Создавать списки для​ статье «Проверка даты​

​Excel​ и тот же​ целой строки, а​

1. ​ клиентов.​ рисунке:​Если выпадающая запись в​ содержимое, которое появится​
2. ​ зависимых) выпадающих списка.​ поле​ то значения должны​ в Excel небольшую​ — в столбце​
3. ​ и упорядочить сначала​ раз создать такой​ Microsoft их просто​

​ сортировки и заполнения)​ в Excel».​.​ список, то мы​

​ не только ячейке​Примечание. Если данные для​В данной таблице нам​ списке больше, чем​ в списке. Нажмите​ Если мы выбираем​Allow​ находиться в той​ табличку, где можно​ А и столбце​ по месяцам, а​ же пользовательский список​ не станет учитывать,​

​ – кликните по​Если Вам приходится работать​В Excel есть​

1. ​ его копируем и​ в столбце A,​ выпадающего списка находятся​ нужно выделить цветом​ размер клетки, содержащей​ правой кнопкой мыши​
2. ​ страну​(Тип данных) выберите​ же книге, можно​ выбрать страну и​ В.​ затем по номеру​ на домашнем компьютере.​ а если между​Edit Custom Lists​ с книгой Excel,​

​ способ объединить два​

​ вставляем в новую​ мы используем смешанную​ на другом листе,​ все транзакции по​ данный список, вы​ по выделенному диапазону​France​List​ на другом листе.​ соответствующий ей город.​Сначала делаем​ счёта, то можете​ Если Вы использовали​ словами одного элемента,​(Изменить списки).​ в которой постоянно​ и более списков.​ таблицу. Но, есть​

​ ссылку в формуле​ то лучше для​ конкретному клиенту. Для​

​ можете изменить ширину​ ячеек и введите​, в связанном списке​(Список). Это активирует​Мы будем использовать именованные​ При этом с​именованные динамические диапазоны Excel​ кликнуть​ настраиваемый список, чтобы​ то все они​Если Вы работаете в​ фигурирует один и​ Об этом читайте​ другой способ, быстро​ =$A4.​ такого диапазона присвоить​ переключения между клиентами​ ячейки, чтобы просматривать​ название для диапазона​ у нас будут​ поле​ диапазоны и сделаем​

exceltable.com

​ помощью выпадающих списков,​

Is this article up to date?

Список файлов в папке

Иногда бывает необходимо заполучить на лист Excel список файлов в заданной папке и ее подпапках. В моей практике такое встречалось неоднократно, например:

• перечислить в приложении к договору на проведение тренинга список файлов из раздаточных материалов для особо щепетильных юристов в некоторых компаниях
• создать список файлов для ТЗ проекта
• сравнить содержимое папок (оригинал и бэкап, например)

Для реализации подобной задачи можно использовать несколько способов.

Способ 1. Скелет из шкафа — функция ФАЙЛЫ

Этот способ использует древнюю функцию ФАЙЛЫ (FILES), оставшуюся в Microsoft Excel с далеких девяностых. Вы не найдете эту функцию в общем списке функций, но для совместимости, она всё ещё остаётся внутри движка Excel, и мы вполне можем её использовать.

Механизм таков:

1. В любую ячейку листа (например, в А1) введём путь к папке, список файлов из которой мы хотим получить.

Обратите внимание, что путь должен оканчиваться шаблоном со звездочками:

• *.* — любые файлы
• *.xlsx — книги Excel (только с расширением xlsx)
• *.xl* — любые файлы Excel
• *отчет* — файлы, содержащие слово отчет в названии

и т.д.

2. Создадим именованный диапазон с помощью вкладки Формулы — далее кнопка Диспетчер имен — Создать (Formulas — Names Manger — Create). В открывшемся окне введем любое имя без пробелов (например Мои_файлы) и в поле диапазона выражение:

=ФАЙЛЫ(Лист1!$A$1)

После нажатия на ОК будет создан именованный диапазон с именем Мои_файлы, где хранится список всех файлов из указанной в А1 папки. Останется их оттуда только извлечь.

3. Чтобы извлечь имена отдельных файлов из созданной переменной, используем функцию ИНДЕКС (INDEX), которая в Excel вытаскивает данные из массива по их номеру:

Если лениво делать отдельный столбец с нумерацией, то можно воспользоваться костылем в виде функции СТРОКИ (ROWS), которая будет подсчитывать количество заполненных строк с начала списка автоматически:

=ИНДЕКС(Мои_файлы; ЧСТРОК($B$3:B3))

Ну, и скрыть ошибки #ССЫЛКА! в конце списка (если вы протягиваете формулу с запасом) можно стандартной функцией ЕСЛИОШИБКА (IFERROR):

=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(Мои_файлы; ЧСТРОК($B$3:B3)); «»)

Важное примечание: формально функция ФАЙЛЫ относится к макро-функциям, поэтому необходимо будет сохранить ваш файл в формате с поддержкой макросов (xlsm или xlsb).

Способ 2. Готовый макрос для ленивых

Если вы знакомы с макросами (не в смысле их программирования, а в смысле копипастинга готовых кодов на VBA), то вам, возможно, отлично зайдёт небольшой макрос, добавляющий в текущую книгу новый пустой лист и выводящий на него список всех файлов с их параметрами из заданной пользователем папки.

Для добавления макроса в вашу книгу нажмите сочетание клавиш Alt+F11, или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer), в открывшемся окне редактора Visual Basic вставьте новый модуль через меню Insert — Module и скопируйте туда текст этого макроса:

Sub FileList()
    Dim V As String
    Dim BrowseFolder As String
    
    'открываем диалоговое окно выбора папки
    With Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
        .Title = "Выберите папку или диск"
        .Show
        On Error Resume Next
        Err.Clear
        V = .SelectedItems(1)
        If Err.Number <> 0 Then
            MsgBox "Вы ничего не выбрали!"
            Exit Sub
        End If
    End With
    BrowseFolder = CStr(V)
    
    'добавляем лист и выводим на него шапку таблицы
    ActiveWorkbook.Sheets.Add
    With Range("A1:E1")
        .Font.Bold = True
        .Font.Size = 12
    End With
    Range("A1").Value = "Имя файла"
    Range("B1").Value = "Путь"
    Range("C1").Value = "Размер"
    Range("D1").Value = "Дата создания"
    Range("E1").Value = "Дата изменения"
    
    'вызываем процедуру вывода списка файлов
    'измените True на False, если не нужно выводить файлы из вложенных папок
    ListFilesInFolder BrowseFolder, True
End Sub


Private Sub ListFilesInFolder(ByVal SourceFolderName As String, ByVal IncludeSubfolders As Boolean)

    Dim FSO As Object
    Dim SourceFolder As Object
    Dim SubFolder As Object
    Dim FileItem As Object
    Dim r As Long

    Set FSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
    Set SourceFolder = FSO.getfolder(SourceFolderName)

    r = Range("A65536").End(xlUp).Row + 1   'находим первую пустую строку
    'выводим данные по файлу
    For Each FileItem In SourceFolder.Files
        Cells(r, 1).Formula = FileItem.Name
        Cells(r, 2).Formula = FileItem.Path
        Cells(r, 3).Formula = FileItem.Size
        Cells(r, 4).Formula = FileItem.DateCreated
        Cells(r, 5).Formula = FileItem.DateLastModified
        r = r + 1
        X = SourceFolder.Path
    Next FileItem
    
    'вызываем процедуру повторно для каждой вложенной папки
    If IncludeSubfolders Then
        For Each SubFolder In SourceFolder.SubFolders
            ListFilesInFolder SubFolder.Path, True
        Next SubFolder
    End If

    Columns("A:E").AutoFit

    Set FileItem = Nothing
    Set SourceFolder = Nothing
    Set FSO = Nothing

End Sub

Для запуска макроса нажмите сочетание клавиш Alt+F8,или кнопку Макросы (Macros) на вкладке Разработчик (Developer), выберите наш макрос FileList и нажмите кнопку Выполнить (Run). В диалоговом окне выберите любую папку или диск и — вуаля!

Если захотите, чтобы вместо пути к файлу в столбце B выводилась живая гиперссылка, то замените 52-ю строку

Cells(r, 2).Formula = FileItem.Path

на

Cells(r, 2).Formula = «=HYPERLINK(«»» & FileItem.Path & «»»)»

Способ 3. Мощь и красота — надстройка Power Query

Power Query — это очень мощная и при этом бесплатная надстройка для Excel от Microsoft, упрощающая множество задач по загрузке и трансформации данных. В нашей ситуации она тоже может здорово помочь.

Если у вас Excel 2016 или новее, то Power Query уже встроена в Excel по умолчанию, поэтому просто на вкладке Данные выберите команду Создать запрос / Получить данные — Из файла — Из папки (Create Query / Get Data — From file — From folder). Если у вас Excel 2010-2013, то Power Query нужно будет скачать с сайта Microsoft и установить как отдельную надстройку и она появится у вас в Excel в виде отдельной вкладки Power Query. На ней будет аналогичная кнопка Из файла — Из папки (From file — From folder).

В открывшемся окне нужно будет указать папку, содержимое которой мы хотим получить. После нажатия на ОК Power Query обшарит указанную папку и все вложенные подпапки и выдаст на экран окно с предварительным просмотром результатов:

Если внешний вид списка вас устраивает, то можно смело жать внизу кнопку Загрузить (Load), чтобы залить эти данные на новый лист. Если же хочется дополнительно обработать список (удалить лишние столбцы, отобрать только нужные файлы и т.п.), то нужно выбрать команду Изменить / Преобразовать данные (Edit / Transform Data).

Поверх окна Excel откроется окно редактора Power Query, где мы увидим список всех наших файлов в виде таблицы:

Дальше возможны несколько вариантов:

• Если нужны только файлы определенного типа, то их можно легко отобрать с помощью фильтра по столбцу Extension:

  

• Аналогичным образом фильтрами по столбцам Date accessed, Date modified или Date created можно отобрать файлы за нужный период (например, созданные только за последний месяц и т.п.):

  

• Если нужно получить данные не из всех папок, то фильтруем по столбцу Folder Path, чтобы оставить только те строки, где путь содержит/не содержит нужные имена папок:

  

• Там же можно выполнить сортировку файлов по любому столбцу, если требуется.

После того, как необходимые файлы отобраны, можно смело удалить ненужные столбцы, щелкнув по заголовку столбца правой кнопкой мыши и выбрав команду Удалить (Remove column). Это, кстати, уже никак не повлияет на фильтрацию или сортировку нашего списка:

Если в будущем планируется подсчитывать количество файлов в каждой папке (например, для контроля поступивших заявок или подсчета статистики по заявкам), то имеет смысл дополнительно сделать ещё пару действий:

• Щелкните правой кнопкой мыши по столбцу Folder Path и выберите команду Дублировать столбец (Duplicate Column).
• Выделите скопированный столбец и на вкладке Преобразование (Transform) выберите Разделить столбец — По разделителю (Split Column — By delimiter)

Мы получим рядом с нашими данными еще несколько столбцов, где будут продублированы имена вложенных папок — это пригодится нам чуть позже для подсчета статистики с помощью сводной таблицы:

Получившиеся столбцы можно переименовать (Диск, Папка1, Папка2 и т.д.), просто щёлкнув дважды по заголовку каждого.

И, наконец, когда список готов, то его можно выгрузить на лист с помощью команды Главная — Закрыть и загрузить — Закрыть и загрузить в… (Home — Close & Load — Close & Load to…):

Дополнительным бонусом можно сделать еще один столбец с функцией ГИПЕРССЫЛКА (HYPERLINK), которая создаст красивые стрелочки-ссылки для моментального перехода к каждому файлу:

Мелочь, а приятно

И вдвойне приятно, что в будущем, при изменении содержимого исходной папки, достаточно будет просто щелкнуть мышью по нашей таблице и выбрать команду Обновить (Refresh) — и Power Query выполнит всю цепочку запрограммированных нами единожды действий уже автоматически, отобразив все изменения в составе папки.

Ссылки по теме

• Что такое макрос, куда вставлять код макроса на Visual Basic
• Создание резервных копий ценных файлов
• Что такое Power Query и что можно делать с её помощью