Мечта любого генерального директора — сделать так, чтобы поручения исполнялись и срочные задачи реализовывались при его минимальном участии. Мечта собственника — сделать так, чтобы инвестиции давали отдачу при его минимальном вовлечении. Мечта любого менеджера по управлению проектами — качественно подготовленная документация по проекту. При этом механизм должен быть полностью прозрачен для руководителя и собственников, то есть работать четко и по ясным правилам, не зависеть от человеческого фактора и своевременно информировать о возникающих проблемах.
Описанная выше идеальная система называется «корпоративная система управления проектами». При правильном внедрении такая система существенно экономит время генерального директора и других участников проекта на осуществление контроля над текущими проектами за счет ее прозрачности. При необходимости эта система может стать инструментом собственника для повышения отдачи от вложенных средств.
[stextbox id=»download» caption=»Скачать и начать пользоваться!» collapsed=»false» shadow=»true»]Купить «Комплект шаблонов проектных документов» за 299.00 руб.[/stextbox]
Как и в случае с любым другим бизнес-процессом (повторяющейся деятельностью), описание процесса и его шагов, разработка заготовок и шаблонов, которые можно использовать в ходе работы, существенно упрощают его выполнение. Для типовых проектов методологию управления необходимо ориентировать на максимальную унификацию всех компонентов:
- этапов проекта и его работ, их длительности и последовательности — сделать один типовой план проекта или несколько вариантов для разных случаев;
- соответствующих работам плана проекта типовых документов и их шаблонов;
- соответствующих типовым планам проекта типовых договоров и типовых коммерческих предложений;
- типовых управляющих документов проекта (устав, матрицу ответственности, план коммуникаций проекта и пр.).
Разработка и регулярное обновление регламентно-нормативной базы позволит не только ускорить выполнение типовых проектов, но и даст возможность вашим сотрудникам передать свой опыт новичкам. Тем самым снижается зависимость от персонала и сокращаются сроки обучения новых сотрудников.
[stextbox id=»info» caption=»Пример применения типовых проектных документов» collapsing=»false» collapsed=»true» shadow=»true»]В одной из региональных производственных компаний заметили, что в каждом проекте теряется очень много времени на распределение ролей участников проекта и их полномочии. После того как была разработана типовая матрица ответственности, которая применялась для каждого нового проекта, проекты стали выполняться гораздо быстрее. По оценке этой компании, в результате стандартизации проектного управления она добилась сокращения срока выполнения типового проекта с 6 до 4 месяцев.[/stextbox]
Предлагаем вашему вниманию комплект проектных документов состоящий из 55 полностью готовых шаблонов. Все шаблоны подготовлены в двух вариантах: на русском и английском языках. Шаблоны выполнены в самых распространенных форматах — MS Word, MS Excel и MS PowerPoint. Ниже вам представлен список шаблонов входящих в комплект проектной документации.
- Заявка на запуск проекта
- Устав проекта
- Приказ о запуске проекта
- План управления проектом
- Реестр заинтересованных сторон проекта
- Матрица отслеживания требований
- Техническе Задание (ТЗ)
- План управления рисками
- План управления коммуникациями
- Организационная структура проекта
- Бюджет проекта
- Расчет финансовых показателей проекта
- Протокол совещания рабочих групп по проекту
- Заявка на закупку по проекту
- Заявка на изменение требований
- Акт приемки проекта
- Отчет о статусе проекта
- Отчет о статусе по портфелю проектов
- Отчет о завершении проекта
- Отчет об удовлетворенности заказчика
- Обзор после внедрения проекта (PIR)
- Приёмка программного обеспечения
- Заявка на подбор руководителя проекта
- Кейсы для собеседования руководителей проектов
- Должностная инструкция руководителя проектов
- Отчет по подбору руководителей проектов
- Положение о Проектном офисе
- Положение о Проектном комитете
- Должностная инструкция руководителя Проектного офиса
- Бонус: электронная книга «Основы проектного управления»
[stextbox id=»download» caption=»Скачать и начать пользоваться!» collapsed=»false» shadow=»true»]Купить «Комплект шаблонов проектных документов» за 299.00 руб.[/stextbox]
In this article, you’ll find a variety of ready-to-use project documentation templates that you can tailor to fit your needs for a wide range of industries. These free templates are available to download in Word, Excel, and PDF formats.
Included on this page, you will find a variety of helpful templates, including a project documentation template, a construction project documentation template, a software project documentation template, and many more.
Project Documentation Template
Effective project documentation is the basis of successful project management. This template helps ensure that you complete and account for the documentation necessary for each phase of a project. Customize this project documentation template to track each project document, each document version, the party responsible, and the document’s purpose. Then, check off each task as you complete it.
Download Project Documentation Template
Excel | Word | PDF | Smartsheet
Construction Documentation Tracker Template
The complex nature of construction projects directly correlates with the significant amount of required documentation needed throughout a project. From drawings and scheduling to approvals and reports, use this template to track each document, specification reference, document owner, request and receive date, and document location to easily find all required project documentation.
Download Construction Documentation Tracker Template
Excel | PDF | Smartsheet
Subcontractor Documentation Tracker Template
Construction sites regularly hire specialty subcontractors to complete assignments for a project, including plumbing, painting, and electrical work. Use this pre-built subcontractor documentation template to gather, organize, and track documents during each phase. The template also includes dedicated spaces for company name and contact information, contracts, scope of work, licenses, key dates, shop drawings, and more.
Download Subcontractor Documentation Tracker Template
Excel | Smartsheet
Software Project Documentation Template
The software development lifecycle requires technical documentation at each stage. From the planning phase to product release, use this customizable software project documentation template to keep a record of design documents, test plans and standards, end-user guides, installation guides, final reports, and other essential documentation.
Download Software Project Documentation Template
Word | PDF
Agile Project Documentation Template
An Agile approach to documentation is minimal, adaptive, and continuous. Use this pre-built template to ensure your team fulfills iteration goals by recording the status of each document, the party responsible for completion, and where to locate the document.
Download Agile Project Documentation Template
Excel | PDF
Website Project Documentation Template
From brand and style guidelines to technical specifications, a web project has many moving parts that require intentional documentation management. Use this template to gather all the essential documentation into a central location to ensure all parties are on the same page. This customizable template allows you to organize key documents by category, with space for specification references, ownership, location, and requested and received dates.
Download Website Project Documentation Template
Excel | PDF
IT Project Documentation Template
When it comes to documentation for an IT project, keep in mind that quality transcends quantity. Ensuring the documentation filed is truly helpful and directly supports the IT project deliverable will save valuable time and resources. Download this pre-built IT project documentation template to account for important documents, from concept proposal to project closure reports, request dates, ownership, received dates, and location.
Download IT Project Documentation Template
Excel | PDF
Data Science Project Documentation Template
With the accelerated growth of dataset analysis in the computation and technology realms, organizations must be better equipped to uncover vast amounts of insights into user behaviors and trends. This customizable template will account for and track each critical piece of documentation in your data science project, from data mining to visualization. This template also provides space to manage document requests, ownership, location, and more.
Download Data Science Project Documentation Template
Excel | PDF
Quality Improvement Project Documentation Template
Continuous quality improvement (CQI) is fundamental to enhancing the processes and outcomes in any healthcare organization. Whether your QI program or project involves improving patient safety, record-keeping, or waste reduction, this customizable template helps you organize and track key documents. Use this template to outline the project background, implementation strategies, timelines, and training plans, and track project documentation ownership and location during each stage.
Download Quality Improvement Project Documentation Template — Word
Education Project Documentation Template
A significant amount of time and resources go into developing an education project of any size. From producing a proper budget and schedule to developing materials and various requirements, this pre-built education project documentation template will help keep your documents organized. Use this template to track the status of documents by category, and add information about ownership, location, request dates, and more.
Download Education Project Documentation Template
Excel | PDF
Library Management System Project Documentation Template
An efficient library management system is essential to the day-to-day operations of a library. Due to the various components and users, system development can be complex and involve many moving parts. This pre-built library project documentation template provides room to include details such as the project scope, standards followed, system requirements, scheduling, and location of key documentation during each phase of the project.
Download Library Management System Project Documentation Template — Word
What Is the Purpose of Project Documentation?
Project documentation is the act of recording, or documenting, key details throughout each stage of a project and filing those documents for easy retrieval. Effective documentation is essential to ensure you meet project requirements, and also serves a trackable record of what activities have been completed, when they were completed, and who was involved in the process.
What Are the Key Documents Needed for Each Phase of a Project?
Seasoned project managers understand the importance of methodical project documentation, and save valuable time by utilizing standard templates for project documents. Although required documentation can vary by project or industry, below are the key standard documents you need for each phase of a project:
- Pre-Initiation:
- Business Case
- Phase 1: Initiation:
- Project Charter
- Project Initiation
- Phase 2: Definition and Planning:
- Project Scope
- Work Breakdown Structure
- Project Schedule (Gantt Chart)
- Communication Plan
- Design Documents
- Risk Management
- Project Management Plan
- Requirements Documentation
- Work Plan/Estimate
- Phase 3: Launch or Execution:
- Status Report
- Issue Tracker
- Phase 4: Performance and Control:
- Project Risk Register
- Meeting Notes
- Project Change Management
- KPIs
- Phase 5: Project Close:
- Project Punch List
- Postmortem (Lessons Learned)
To learn about managing each phase of a project in more detail, visit “Demystifying the 5 Phases of Project Management.”
Improve Project Documentation with Smartsheet for Project Management
Empower your people to go above and beyond with a flexible platform designed to match the needs of your team — and adapt as those needs change.
The Smartsheet platform makes it easy to plan, capture, manage, and report on work from anywhere, helping your team be more effective and get more done. Report on key metrics and get real-time visibility into work as it happens with roll-up reports, dashboards, and automated workflows built to keep your team connected and informed.
When teams have clarity into the work getting done, there’s no telling how much more they can accomplish in the same amount of time. Try Smartsheet for free, today.
Как вы уже догадались, я разработал Excel шаблон для ведения проектов.
Первое, наиболее очевидное, возражение, по которому мне следует объясниться с моим читателем, это: зачем вести проект в Excel, если для этого есть специализированные программы, в том числе и бесплатные. Да, вы можете подобрать себе неплохое приложение для управления проектами, однако, проблема заключается в том, что этих приложений нет у ваших коллег, с которыми вам безусловно хотелось бы делиться статусами, либо работать над проектами совместно. Советы и призывы установить аналогичное приложение, как правило, не срабатывают, да вам и без этого, наверняка, есть чем заняться.
Часто в корпоративной среде бывает, что компания готова купить MS Project только для некоторых сотрудников, что в общем-то лишено смысла. Постоянно выгружать в HTML или Excel отчёты из MS Project и рассылать по почте всем заинтересованным лицам довольно утомительное дело. На моей памяти так не делал никто, хотя мы (IT отдел) предлагали это в качестве опции. Бесплатного просмотрщика файлов MS Project Майкрософт не выпускает. Третьи компании, насколько я знаю, тоже (но есть платные).
Вот если бы проект можно было вести в MS Office, который есть практически везде… Для этой задачи всех лучше подходит Excel.
Ещё один проектный темплейт для Excel?
Не сказать, что подобного добра на просторах интернета мало. Хватает. Однако, мой шаблон достаточно удобен, функционален и я не прошу за него денег. Насколько я смог познакомиться с предложениями на эту тему, то они в основном делятся на следующие классы:
-
Нечто бесплатное, но предельно простое и убогое.
-
Нечто забюрократизированное и неудобоваримое, типа «Комплект шаблонов проектных документов из 55 файлов».
-
Нечто реально удобное, но за деньги.
Реальная жизнь преподносит нам другую крайность: большинство мелких и средних проектов ведутся вообще без какой-либо документации, что не добавляет этим проектам шансов быть реализованным.
Мой шаблон для тех, кто хочет избежать крайностей, сохранить контроль над проектом и избежать лишних расходов.
Возможности
Планирование сроков и этапов проекта
-
Двух-уровневая структура этапов проекта
-
Сроки для плана и для факта
-
Возможность перекрытия соседних пунктов плана
-
Учёт завершения пункта плана в процентах
-
Учёт затрат денежных средств по этапу (план/факт)
-
Оценка необходимого и достигнутого качества работ
-
Возможность обозначить вехи (milestones) проекта
-
Возможность связать конкретный этап с риском (risk) или проблемой (issue)
-
Серьёзная автоматизация при планировании сроков.
Диаграмма Ганта
-
Масштабирование по времени
-
Возможность смотреть либо плановый график, либо фактический
-
Цветовое выделение выходных и праздников
Учёт ресурсов
-
Планирование необходимого количества ресурсов
-
Учёт наличествующего количества ресурсов
-
Сравнение плана и факта
Статус проекта (board)
-
Светофорные индикаторы: график, бюджет, качество, ресурсы, риски, проблемы
-
Суммирующий индикатор
-
Количественные и аналитические показатели
-
Основные сведения
-
Основные этапы
-
Список проблем
-
Список рисков
-
В целом board выглядит довольно эстетично
Ведение справочников
-
Риски проекта
-
Проблемы проекта
-
Ресурсы
-
Настройки
От себя
Мне понравилось, как у меня получилась диаграмма Ганта. Такого масштабирования я ни у кого больше не видел. Она представляет из себя замечательный пример взаимодействия формул и условного форматирования.
Шаблон достаточно сложен и явно может содержать ошибки. О замеченных ошибках просьба сообщать, я буду их по возможности быстро устранять. Вообще развитие этого проекта зависит от количества активных пользователей. Надеюсь, вы извлечёте для себя пользу из этого инструмента.
Скачать
Версия 1.03 от 24.04.2015
Читайте также:
-
Разбор создания универсального табеля рабочего времени
-
Шаблон посменного графика работы
-
Шаблон для совместных мероприятий с друзьями или коллегами
Желающие получить VBA пароль на шаблон могут перевести 300 руб. на указанный ЯК:
Проблемы создания и вставки штампов проектной документации в Excel заключаются в том, что при изменении ширины колонок и строк штамп тоже изменяет свои размеры. Перепробовав множество способов создания штампов в Excel, пришел к выводу, что единственный вариант, при котором штамп будет оставаться неизменным, это вставка штампа, в виде картинки. Но и тут меня ждал подводный камень. Дело в том, что вставив картинку в Excel, он её печатает, а вот данные в таблицах, на печать не выводятся, располагая их за картинкой. Решил попробовать вставлять картинки без фона, вот создания данной солянки и опишу в данной статье.
Скачать готовые шаблоны проектной документации для Excel, можно по этой ссылке depositfiles.com
Все шрифты используемые в AutoCAD и NanoCAD, можно по этой ссылке depositfiles.com
Формы бланков проектной документации для Word, я сделал уже давно и написал статью, Создаем шаблон оформления проектной документации в MS Word (колонтитулы) или таблицы в колонтитулах для блондинок.
в которой описал поэтапно создание таблиц в колонтитулах.
Соответственно у меня не составило большого труда получить картинки данных штампов. Для этого, я открывал Word документ и выводил его на печать на виртуальный принтер Bullzip PDF Printer который можно скачать с bullzip.com . На печать в виртуальный принтер, я выводил страницы по отдельности, сначала страницу 1, затем страница 2. Небольшое отступление, решив, что нет большой разницы в чем выводить картинку, я изначально вывел картинку в формате JPG, а потом в графическом редакторе убрал фон и сохранял в PNG формате. На формате А4 всё работало, хотя было заметное замедление вывода на печать, а вот на формате А3 такой вариант не прошел, на печать уходило уже 130 Mb и не все принтеры могли переварить данный объем данных и выдавали ошибку. По этому картинку необходимо выводить сразу в формате PNG.
В последствии при печати, текст находящийся в таблице, получается слегка волнистый, для устранения этого эффекта, можно зайти на вкладку Изображение и изменить разрешение картинка с 150 dpi до 300 dpi, что улучшит качество шрифта, но замедлит вывод Excel листов на печать.
Так же печатаем второй лист, при этом не забываем изменить название файла, иначе затрем первый лист вторым.
Теперь необходимо убрать фон у наших рисунков, для этого можно воспользоваться фотошопом, или бесплатным аналогом, на сайте http://pixlr.com/editor/?loc=ru , перейдя по данной ссылке, вы попадете в фото редактор. Нажимаем Загрузить изображение с компьютера, находим свой файл, выделяем его и нажимаем Открыть.
На панели инструментов Слои в строке Слой 0, нарисован замок, кликаем левой клавишей мыши 2 раза, замок должен смениться на чек V .
На левой панели инструментов выбираем инструмент Волшебная палочка, и очищаем нашу картинку от фона, выделяя ячейки Волшебной палочкой и нажимая клавишу Delete.
Очистив все ячейки от фона, нажимаем Файл – Сохранить , и сохраняем себе на компьютер отредактированный файл в формате PNG и ту же операцию проделываем для второго рисунка.
Так как поля у картинки получатся по 5мм, а Excel подстраивается под принтер и сдвинет нашу картинку, не взирая на то, что мы выставим поля страницы =0, ещё на размер полей которые заложены в принтере, нам нужно обрезать картинку. Возможно, это можно сделать и в редакторе, в котором мы убирали фон, но Я в нем не селен, поэтому наш файл открываю Диспетчером рисунков Microsoft Office 
Нажимаем Изменить рисунки – на правой панели Обрезка.
Обрезаем верхнюю, правую и нижнюю часть рисунка, до линий и нажимаем ОК.
Что бы лини были четче, нажимаем ещё раз Изменить рисунки – Яркость и контрастность, 
Выставляем яркость -50, контраст 100.
Сохраняем наш рисунок, тоже самое проделываем со вторым рисунком.
Открываем Excel, нажимаем Разметка страницы – Поля – Настраиваемые поля
Все значения выставляем на 0
Нажимаем Вид – Разметка страницы
Нажимаем Вставка – Колонтитулы – Убираем чек Изменять масштаб вместе с документом, ставим чек Особый колонтитул для первой страницы, и нажимаем Создать верхний колонтитул.
Переходим на вкладку Верхний колонтитул первой страницы, нажимаем левой кнопкой мыши в окне Справа, и нажимаем кнопку Вставить рисунок, находим в нашем компьютере сохраненный рисунок первой страницы и вставляем его, нажимаем кнопку Формат рисунка.
В окне Формат рисунка снимаем чек Сохранить пропорции, и если вы обрезали рисунок, как я описывал перед этим выставляем высоту 29,71 ширину 19,45 и нажимаем ОК.
Переходим с вкладки Верхний колонтитул первой страницы на вкладку Верхний колонтитул, и в правом окне вставляем наш рисунок второй страницы и выставляем размеры такие же как для первой страницы.
Теперь штампы у нас вставлены в Excel листы осталось только подогнать их под размер вашего принтера, дело в том, что на разметки страницы штамп отображается не совсем как на предварительном просмотре и соответственно печатается. Созданные мной шаблоны адаптированы для принтера Xerox WorkCentre Pro 423, к примеру, если вы выберете другой принтер, скажем Bullzip PDF Printer или другой принтер с возможностью печати без полей, то весь штамп съедет в верхний правый угол. В данном случае зайдите в Параметры страницы – вкладка Поля и выставите отступ от верхнего колонтитула 5 и правое поле 5.
После того как вы выровняете штамп (он правильно отображается на предварительном просмотре и печатается), можно приступить к заполнению штампа.
Печатать в ячейках подгоняя высоту строк листа и ширину колонок, а также объединяя ячейки, неправильно, так как вам придется вставлять данные в ваш лист и форматировать их, соответственно надписи в штампе уедут.
Поэтому необходимо вставлять текст, на вкладке Excel нажимаем Вставка – Надпись, выставляем шрифт и размер шрифта, вставив блок надписи, нажимаем правой кнопкой мыши на нем и заходим в Формат фигуры. Идем в раздел Надпись, убираем чек Подгонять размер фигуры под текст, внутренние поля выставляем 0.
Заходим в Размер и свойства, на вкладке Свойства, отмечаем не перемещать и не изменять размеры.
Теперь пишем текст в блоке и выставляем его в нужное место. Следует учесть, для того что бы попасть надписью в нужное место, выставите масштаб листа = 100 так мы сможем совместить блок текста с местом куда его нужно вставить по вертикали, а вот совмещать надпись по горизонтали придется смотреть Предварительный просмотр листа, закрывать просмотр сдвигать надпись и опять смотреть, пока не попадете в нужное место. Что бы вам постоянно не выставлять параметры блока текста, скопируйте данный блок и вставьте изменив текст.
Так выглядит страница в режиме разметка страницы.
А так, она же при предварительном просмотре.
После того как вы выставите весь текст в рамке, нажмите клавишу Shift и удерживая её, левой кнопкой мыши нажмите на все блоки текста, что бы они все были выделенные, и нажав правой клавишей мыши, выберете Группировать – Группировать.
Так у вас все надписи будут одним блоком и не разбегутся в разные стороны, а так же необходимо для созданного блока зайти в Размер и свойства, на вкладке Свойства, отметить не перемещать и не изменять размеры.
То же самое, если необходим второй лист, делаем для второго листа, а для последующих листов копируем сгруппированный блок текста второго листа и вставляем в последующие листы, не забывая изменять номер листа.
При вставлении большой таблицы, которая располагается на несколько страниц в нашу заготовку, рука так и тянется нажать на последней влезшей строке, на вкладке Разметка страницы – Разрывы – Вставить разрыв страницы.
Хочу предупредить, что этого делать нельзя, так как текст вставленный в штамп находится на этой странице и он автоматически перепрыгнет на следующую страницу, где он нам совсем не нужен, поэтому, разрывать таблицу придется добавлением пустых строк.
При вставке таблицы в нашу форму, не занимайте первую строку и колонку листа Excel, оставьте их для выравнивания ваших данных в форме.
{jcomments on}
В данной статье я расскажу, как быстро создать кабельную сводку используя Excel.
Чтобы создать кабельную сводку, у вас должен быть кабельный журнал в Excel. В предыдущей статье я рассказывал, как ускорить создание кабельного журнала используя таблицы AutoCad с таблицами Excel.
Создание кабельной сводки
1. Выбираете в екселе диапазон для которого будет создаваться кабельная сводка, в нашем случае нам нужны будут столбцы:
- марка кабеля;
- число и сечение жил;
- длина.
2. Переходите во вкладку «Вставка» — «Сводная таблица».
4. После этого у вас должно появится «Поле сводной таблицы».
В поле «Значения» где будет выполняться суммирование всех длин, перетаскиваем столбец «длина». В поле «Строки» перетаскиваем столбцы «марка кабеля» и «число и сечение».
4. После того как вы указали нужные строки и значения, у вас должна сформироваться вот такая сводная таблица.
Для удобства, я записал короткое видео-презентацию.
Всего наилучшего! До новых встреч на сайте Raschet.info.
Excel, кабельная сводка, сводная таблица
Благодарность:
Если вы нашли ответ на свой вопрос и у вас есть желание отблагодарить автора статьи за его труд, можете воспользоваться платформой для перевода средств «WebMoney Funding» и «PayPal».
Данный проект поддерживается и развивается исключительно на средства от добровольных пожертвований.
Проявив лояльность к сайту, Вы можете перечислить любую сумму денег, тем самым вы поможете улучшить данный сайт, повысить регулярность появления новых интересных статей и оплатить регулярные расходы, такие как: оплата хостинга, доменного имени, SSL-сертификата, зарплата нашим авторам.