Сортировка ячеек в excel с привязкой к другой ячейки - Word и Excel

Сортировка данных в Excel – инструмент для представления информации в удобном для пользователя виде.

Числовые значения можно отсортировать по возрастанию и убыванию, текстовые – по алфавиту и в обратном порядке. Доступны варианты – по цвету и шрифту, в произвольном порядке, по нескольким условиям. Сортируются столбцы и строки.

Порядок сортировки в Excel

Существует два способа открыть меню сортировки:

Щелкнуть правой кнопкой мыши по таблице. Выбрать «Сортировку» и способ.

Открыть вкладку «Данные» — диалоговое окно «Сортировка».

Часто используемые методы сортировки представлены одной кнопкой на панели задач:

Сортировка таблицы по отдельному столбцу:

Чтобы программа правильно выполнила задачу, выделяем нужный столбец в диапазоне данных.

Далее действуем в зависимости от поставленной задачи. Если нужно выполнить простую сортировку по возрастанию/убыванию (алфавиту или обратно), то достаточно нажать соответствующую кнопку на панели задач. Когда диапазон содержит более одного столбца, то Excel открывает диалоговое окно вида:

Чтобы сохранилось соответствие значений в строках, выбираем действие «автоматически расширить выделенный диапазон». В противном случае отсортируется только выделенный столбец – структура таблицы нарушится.

Если выделить всю таблицу и выполнить сортировку, то отсортируется первый столбец. Данные в строках станут в соответствии с положением значений в первом столбце.

Сортировка по цвету ячейки и по шрифту

Программа Excel предоставляет пользователю богатые возможности форматирования. Следовательно, можно оперировать разными форматами.

Сделаем в учебной таблице столбец «Итог» и «зальем» ячейки со значениями разными оттенками. Выполним сортировку по цвету:

Выделяем столбец – правая кнопка мыши – «Сортировка».
Из предложенного списка выбираем «Сначала ячейки с выделенным цветом».

Соглашаемся «автоматически расширить диапазон».

Программа отсортировала ячейки по акцентам. Пользователь может самостоятельно выбрать порядок сортировки цвета. Для этого в списке возможностей инструмента выбираем «Настраиваемую сортировку».

В открывшемся окне вводим необходимые параметры:

Здесь можно выбрать порядок представления разных по цвету ячеек.

По такому же принципу сортируются данные по шрифту.

Сортировка в Excel по нескольким столбцам

Как задать порядок вторичной сортировки в Excel? Для решения этой задачи нужно задать несколько условий сортировки.

Открываем меню «Настраиваемая сортировка». Назначаем первый критерий.

Нажимаем кнопку «Добавить уровень».

Появляются окошки для введения данных следующего условия сортировки. Заполняем их.

Программа позволяет добавить сразу несколько критериев чтобы выполнить сортировку в особом порядке.

Сортировка строк в Excel

По умолчанию сортируются данные по столбцам. Как осуществить сортировку по строкам в Excel:

В диалоговом окне «Настраиваемой сортировки» нажать кнопку «Параметры».

В открывшемся меню выбрать «Столбцы диапазона».

Нажать ОК. В окне «Сортировки» появятся поля для заполнения условий по строкам.

Таким образом выполняется сортировка таблицы в Excel по нескольким параметрам.

Случайная сортировка в Excel

Встроенные параметры сортировки не позволяют расположить данные в столбце случайным образом. С этой задачей справится функция СЛЧИС.

Например, нужно расположить в случайном порядке набор неких чисел.

Ставим курсор в соседнюю ячейку (слева-справа, не важно). В строку формул вводим СЛЧИС(). Жмем Enter. Копируем формулу на весь столбец – получаем набор случайных чисел.

Теперь отсортируем полученный столбец по возрастанию /убыванию – значения в исходном диапазоне автоматически расположатся в случайном порядке.

Динамическая сортировка таблицы в MS Excel

Если применить к таблице стандартную сортировку, то при изменении данных она не будет актуальной. Нужно сделать так, чтобы значения сортировались автоматически. Используем формулы.

Есть набор простых чисел, которые нужно отсортировать по возрастанию.

Ставим курсор в соседнюю ячейку и вводим формулу: =НАИМЕНЬШИЙ(A:A;СТРОКА(A1)). Именно так. В качестве диапазона указываем весь столбец. А в качестве коэффициента – функцию СТРОКА со ссылкой на первую ячейку.

Изменим в исходном диапазоне цифру 7 на 25 – «сортировка» по возрастанию тоже изменится.

Если необходимо сделать динамическую сортировку по убыванию, используем функцию НАИБОЛЬШИЙ.

Для динамической сортировки текстовых значений понадобятся формулы массива.

Исходные данные – перечень неких названий в произвольном порядке. В нашем примере – список фруктов.

Выделяем столбец и даем ему имя «Фрукты». Для этого в поле имен, что находится возле строки формул вводим нужное нам имя для присвоения его к выделенному диапазону ячеек.

В соседней ячейке (в примере – в В5) пишем формулу: Так как перед нами формула массива, нажимаем сочетание Ctrl + Shift + Enter. Размножаем формулу на весь столбец.

Если в исходный столбец будут добавляться строки, то вводим чуть модифицированную формулу: Добавим в диапазон «фрукты» еще одно значение «помело» и проверим:

Скачать формулы сортировки данных в Excel

Впоследствии при добавлении данных в таблицу процесс сортирования будет выполняться автоматически.

Источник

Сортировка данных — неотъемлемая часть их анализа. Вам может потребоваться расположить имена в списке по алфавиту, составить список складских запасов и отсортировать его по убыванию или упорядочить строки по цветам или значкам. Сортировка данных помогает быстро визуализировать данные и лучше понимать их, упорядочивать и находить необходимую информацию и в итоге принимать более правильные решения.

Сортировать данные можно по тексту (от А к Я или от Я к А), числам (от наименьших к наибольшим или от наибольших к наименьшим), а также датам и времени (от старых к новым или от новых к старым) в одном или нескольких столбцах. Можно также выполнять сортировку по настраиваемым спискам, которые создаете вы сами (например, списку, состоящему из элементов «Большой», «Средний» и «Маленький»), или по формату, включая цвет ячеек и цвет шрифта, а также по значкам.

Примечания:

Для поиска наибольших и наименьших значений в диапазоне ячеек или таблице, например 10 самых высоких оценок или 5 самых низких сумм продаж, можно использовать функцию «Автофильтр» или условное форматирование.
Дополнительные сведения см. в статьях Фильтрация данных в таблице или диапазоне Excel и Применение условного форматирования в Excel.

Сортировка текстовых значений

Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выполните одно из указанных ниже действий.
- Чтобы быстро отсортировать значения по возрастанию, нажмите кнопку (Сортировка от А до Я).
- Чтобы быстро отсортировать значения по убыванию, нажмите кнопку (Сортировка от Я до А).

Примечания:
Возможные проблемы

Убедитесь, что все данные сохранены в текстовом виде. Если столбец, который подлежит сортировке, содержит числа, сохраненные в числовом формате, и числа, сохраненные в текстовом формате, необходимо отформатировать все ячейки либо как числа, либо как текст. В противном случае числа, сохраненные в числовом формате, после сортировки окажутся выше чисел, сохраненных в текстовом формате. Для преобразования всех выбранных данных в текстовый формат нажмите CTRL+1, чтобы открыть диалоговое окно Формат ячеек, откройте вкладку Число и в разделе Категория выберите вариант Общий, Число или Текст.
Удалите все начальные пробелы. Иногда импортируемые из других приложений данные могут дополняться начальными пробелами. Прежде чем выполнять сортировку, удалите их из данных. Это можно сделать вручную или с помощью функции СЖПРОБЕЛЫ.

Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выполните одно из указанных ниже действий.
- Для сортировки чисел по возрастанию нажмите кнопку (Сортировка от минимального к максимальному).
- Для сортировки чисел по убыванию нажмите кнопку (Сортировка от максимального к минимальному).

Примечания:

Возможные проблемы
Убедитесь, что все числа сохранены в числовом формате. Если результаты отличаются от ожидаемых, возможно, столбец содержит числа, сохраненные в текстовом формате. Например, отрицательные числа, импортируемые из некоторых систем бухгалтерского учета, или числа, содержащие начальный символ апострофа (‘), сохраняются в текстовом виде. Дополнительные сведения см. в разделе Преобразование чисел из текстового формата в числовой.

Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выполните одно из указанных ниже действий.
- Чтобы отсортировать значения по возрастанию, щелкните (Сортировка от старых к новым).
- Чтобы отсортировать значения от поздних дат или значений времени к ранним, нажмите кнопку (Сортировка от новых к старым).

Примечания:
Возможные проблемы

Убедитесь, что все значения даты и времени сохранены в формате даты и времени. Если результаты отличаются от ожидаемых, возможно, столбец содержит значения даты и времени, сохраненные в текстовом формате. Чтобы значения даты и времени сортировались в Excel правильно, они должны быть сохранены как порядковые числа с информацией о дате или времени. Если Excel не может распознать значение как дату или время, оно сохраняется как текст. Дополнительные сведения см. в статье Преобразование дат из текстового формата в формат даты.
Для сортировки по дням недели измените формат ячеек таким образом, чтобы в них выводились дни недели. Для сортировки по дням недели независимо от даты преобразуйте их в текст с помощью функции ТЕКСТ. Однако функция ТЕКСТ возвращает текстовое значение, поэтому сортировка будет выполнена по алфавитно-цифровым данным. Дополнительные сведения см. в статье Отображение дат в виде дней недели.

Возможно, вы захотите выполнить сортировку по двум или нескольким столбцам или строкам, чтобы сгруппировать данные с одинаковыми значениями в одном столбце или строке, а затем отсортировать эти группы с одинаковыми значениями по другому столбцу или строке. Например, если есть столбцы «Отдел» и «Сотрудник», можно сначала выполнить сортировку по столбцу «Отдел» (для группировки всех сотрудников по отделам), а затем — по имени (для расположения имен сотрудников каждого отдела в алфавитном порядке). Можно одновременно выполнять сортировку по 64 столбцам.

Примечание: Для получения наилучших результатов в сортируемый диапазон нужно включить заголовки столбцов.

Выделите любую ячейку в диапазоне данных.
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.
В диалоговом окне Сортировка в группе Столбец в поле Сортировать по выберите первый столбец, по которому необходимо выполнить сортировку.
В поле Сортировка выберите тип сортировки. Выполните одно из следующих действий:
- Чтобы выполнить сортировку по текстовым значениям, числам или значениям даты и времени, выберите пункт Значения.
- Чтобы выполнить сортировку по формату, выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.
В разделе Порядок выберите порядок сортировки. Выполните одно из следующих действий.
- Для текстовых значений выберите От А до Я или От Я до А.
- Для числовых значений выберите По возрастанию или По убыванию.
- Для дат и времени выберите От старых к новым или От новых к старым.
- Чтобы выполнить сортировку по настраиваемому списку, выберите пункт Настраиваемый список.
Для добавления к сортировке следующего столбца нажмите кнопку Добавить уровень, а затем повторите шаги с третьего по пятый.
Чтобы скопировать сортируемый столбец, выделите его и нажмите кнопку Копировать уровень.
Чтобы удалить столбец для сортировки, выделите соответствующую запись и нажмите Удалить уровень.

Примечание: В списке необходимо оставить хотя бы одну запись.
Чтобы изменить порядок сортировки столбцов, выделите запись нужного столбца и щелкните стрелку Вверх или Вниз рядом с кнопкой Параметры.

Столбцы с более высокой позицией в списке будут отсортированы раньше, чем столбцы с более низкой позицией.

Если диапазон ячеек или столбец таблицы был отформатирован вручную или с помощью условного форматирования с использованием цвета ячеек или цвета шрифта, можно также выполнить сортировку по цветам. Кроме того, можно выполнить сортировку по набору значков, созданных с помощью условного форматирования.

Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.
В диалоговом окне Сортировка в группе Столбец в поле Сортировать по выберите столбец, по которому необходимо выполнить сортировку.
В группе Сортировка, выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.
В группе Порядок щелкните стрелку рядом с кнопкой, а затем в зависимости от типа формата выберите цвет шрифта, цвет заливки ячейки или значок ячейки.
Затем выберите последовательность сортировки. Выполните одно из указанных ниже действий.
- Чтобы переместить цвет ячейки, цвет шрифта или значок вверх или влево, выберите вариант Сверху для сортировки по столбцу и Слева для сортировки по строке.
- Чтобы переместить цвет ячейки, цвет шрифта или значок вниз или вправо, выберите вариант Снизу для сортировки по столбцу и Справа для сортировки по строке.
  
  Примечание: Порядка цветов ячеек, цветов шрифта или значков по умолчанию не существует. Вы должны самостоятельно определить порядок для каждой сортировки.
Чтобы задать следующий цвет ячейки, цвет шрифта или значок для сортировки, нажмите кнопку Добавить уровень и повторите шаги 3–5.

Убедитесь в том, что в поле Затем по выбран тот же столбец и что сделан тот же выбор в поле Порядок.

Повторите эти операции для каждого дополнительного цвета ячеек, шрифта или значка, которые необходимо включить в сортировку.

Для сортировки в порядке, заданном пользователем, можно применять настраиваемые списки. Например, столбец может содержать значения, по которым вы хотите выполнить сортировку, такие как «Высокий», «Средний» и «Низкий». Как настроить сортировку, чтобы сначала отображались значения «Высокий», затем — «Средний», а в конце — «Низкий»? Если отсортировать их в алфавитном порядке (от А до Я), то значения «Высокий» будут отображаться вверху, но за ними окажутся значения «Низкий», а не «Средний». А при сортировке от Я до А значения «Средний» окажутся в самом верху. В действительности значения «Средний» всегда, независимо от порядка сортировки должны отображаться в середине. Вы можете решить эту проблему, создав настраиваемый список.

При необходимости создайте настраиваемый список.
1. В диапазоне ячеек введите значения, по которым необходимо выполнить сортировку, в нужном порядке, например в порядке убывания.
2. Выделите диапазон ячеек, в которые были введены значения. В описанном выше примере выделите ячейки A1:A3.
3. Выберите пункты Файл > Параметры > Дополнительно > Общие > Изменить списки, затем в диалоговом окне Списки нажмите кнопку Импорт и дважды нажмите кнопку ОК.
  Примечания:
  - Пользовательские списки можно создавать только на основе значений (текстовых, числовых или значений даты и времени). Создать настраиваемый список на основе формата (цвета ячейки, цвета шрифта или значков) нельзя.
  - Максимальная длина пользовательского списка составляет 255 символов, и первое значение не может начинаться с цифры.
Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.
В диалоговом окне Сортировка в группе Столбец в поле Сортировать по или Затем по укажите столбец для сортировки по настраиваемому списку.
В поле Порядок выберите пункт Настраиваемый список.
В диалоговом окне Списки выберите нужный список. В нашем примере нужно выбрать список Высокий, Средний, Низкий.
Нажмите кнопку ОК.

На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.
В диалоговом окне Сортировка нажмите кнопку Параметры.
В диалоговом окне Параметры сортировки установите флажок Учитывать регистр.
Дважды нажмите кнопку ОК.

Как правило, сортировка выполняется сверху вниз, однако значения можно отсортировать слева направо.

Примечание: Таблицы не поддерживают возможность сортировки слева направо. Сначала преобразуйте таблицу в диапазон: выделите в ней любую ячейку и выберите пункты Работа с таблицами > Преобразовать в диапазон.

Выделите любую ячейку в сортируемом диапазоне.
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.
В диалоговом окне Сортировка нажмите кнопку Параметры.
В диалоговом окне Параметры сортировки в группе Сортировать выберите пункт столбцы диапазона, а затем нажмите кнопку ОК.
В группе Строка в поле Сортировка по выберите строку для сортировки. Обычно это строка 1 (если требуется выполнить сортировку по строке заголовка).

Совет: Если строка заголовка содержит текст, а вам нужно отсортировать столбцы по числам, добавьте новую строку над диапазоном данных и укажите в ней числа в нужном порядке.
Чтобы выполнить сортировку по значению, выберите один из вариантов в раскрывающемся списке «Порядок».
1. Для текстовых значений выберите вариант От А до Я или От Я до А.
2. Для числовых значений выберите По возрастанию или По убыванию.
3. Для дат и времени выберите От старых к новым или От новых к старым.
Чтобы выполнить сортировку по цвету ячейки, цвету шрифта или значку, сделайте следующее.
1. В группе Сортировка, выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.
2. В списке Порядок выберите цвет ячейки, цвет шрифта или значок, а затем — вариант Слева или Справа.

Примечание: При сортировке строк, являющихся частью структуры листа, в Excel сортируются группы наивысшего уровня (уровень 1) таким образом, что порядок расположения строк или столбцов детализации не изменится, даже если они скрыты.

Чтобы выполнить сортировку по части значения в столбце, например части кода (789-WDG-34), фамилии (Регина Покровская) или имени (Покровская Регина), сначала необходимо разбить столбец на две или несколько частей таким образом, чтобы значение, по которому нужно выполнить сортировку, оказалось в собственном столбце. Чтобы разбить значения в ячейке на части, можно воспользоваться текстовыми функциями или мастером текстов. Дополнительные сведения и примеры см. в статьях Разбивка текста по разным ячейкам и Разбивка текста по разным столбцам с помощью функций.

Предупреждение: Вы можете отсортировать значения в диапазоне, который является частью другого диапазона, однако делать это не рекомендуется, так как в результате будет разорвана связь между отсортированным диапазоном и исходными данными. Если отсортировать данные, как показано ниже, выбранные сотрудники окажутся связаны с другими отделами.

К счастью, Excel выдает предупреждение, если обнаруживает подобную попытку:

Если вы не собирались сортировать данные таким образом, выберите вариант автоматически расширить выделенный диапазон, в противном случае — сортировать в пределах указанного выделения.

Если результат не соответствует желаемому, нажмите кнопку Отменить .

Примечание: Отсортировать подобным образом значения в таблице нельзя.

Если результаты сортировки данных не соответствуют ожиданиям, сделайте следующее.

Проверьте, не изменились ли значения, возвращаемые формулами Если сортируемые данные содержат одну или несколько формул, значения, возвращаемые ими, при пересчете листа могут измениться. В этом случае примените сортировку повторно, чтобы получить актуальные результаты.

Перед сортировкой отобразите скрытые строки и столбцы При сортировке по столбцам скрытые строки не перемещаются, а при сортировке по строкам не перемещаются скрытые столбцы. Перед сортировкой данных целесообразно отобразить скрытые строки и столбцы.

Проверьте текущий параметр языкового стандарта Порядок сортировки зависит от выбранного языка. Убедитесь в том, что на панели управления в разделе Региональные параметры или Язык и региональные стандарты задан правильный языковой стандарт. Сведения о том, как изменить параметр языкового стандарта, см. в справке Microsoft Windows.

Вводите заголовки столбцов только в одну строку Если необходимо использовать заголовки из нескольких строк, установите перенос слов в ячейке.

Включите или отключите строку заголовков Обычно рекомендуется отображать строку заголовков при сортировке по столбцам, так как она облегчает восприятие данных. По умолчанию значение в заголовке не включается в сортировку. Но в некоторых случаях может потребоваться включить или отключить заголовок, чтобы значение в заголовке включалось или не включалось в сортировку. Выполните одно из следующих действий.

Чтобы исключить из сортировки первую строку данных (заголовок столбца), на вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Сортировка и фильтр, выберите команду Настраиваемая сортировка и установите флажок Мои данные содержат заголовки.
Чтобы включить в сортировку первую строку данных (так как она не является заголовком столбца), на вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Сортировка и фильтр, выберите команду Настраиваемая сортировка и снимите флажок Мои данные содержат заголовки.

Если данные отформатированы как таблица Excel, можно быстро выполнить их сортировку и фильтрацию с помощью кнопок фильтрации в строке заголовков.

Если данные еще не содержатся в таблице, нужно отформатировать их как таблицу. Это приведет к автоматическому добавлению кнопки фильтрации вверху каждого столбца таблицы.
Нажмите кнопку фильтрации в верхней части нужного столбца и выберите необходимый порядок сортировки.
Чтобы отменить сортировку, нажмите кнопку Отменить на вкладке Главная.

Выберите ячейку в столбце, по которому будет выполняться сортировка.
- Если на листе есть строка заголовков, выберите один заголовок, по которому нужно отсортировать данные, например Население.
- Если строки заголовков нет, выберите верхнюю ячейку в столбце, по которому нужно выполнить сортировку, например ячейку со значением 634535.
На вкладке Данные выберите один из способов сортировки:
- По возрастанию: сортировка от A до Я, от наименьшего значения до наибольшего или от самой ранней даты до самой поздней.
- По убыванию: сортировка от Я до А, от наибольшего значения до наименьшего или от самой поздней даты до самой ранней.

Например, у вас есть таблица со столбцами «Отдел» и «Сотрудник». Можно сначала выполнить сортировку по столбцу «Отдел» для группировки всех сотрудников по отделам, а затем — по имени для расположения имен сотрудников каждого отдела в алфавитном порядке.

Выберите любую ячейку в диапазоне данных.

На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку Настраиваемая сортировка.
В диалоговом окне Настраиваемая сортировка в группе Столбец в поле Сортировка выберите первый столбец, по которому необходимо выполнить сортировку.

Примечание: Меню Сортировка отключено, так как оно пока не поддерживается. В настоящее время вы можете изменить сортировку в классическом приложении Excel.
В разделе Порядок выберите порядок сортировки.
- По возрастанию: сортировка от A до Я, от наименьшего значения до наибольшего или от самой ранней даты до самой поздней.
- По убыванию: сортировка от Я до А, от наибольшего значения до наименьшего или от самой поздней даты до самой ранней.
Чтобы добавить еще один столбец для сортировки, выберите команду Добавить и повторите шаги 5 и 6.
Чтобы изменить порядок сортировки столбцов, выделите запись нужного столбца и щелкните стрелку Вверх или Вниз рядом с кнопкой Параметры.

Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку Настраиваемая сортировка.
В диалоговом окне Настраиваемая сортировка в группе Столбцы выберите столбец, по которому необходимо выполнить сортировку.
В группе Сортировка выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок условного форматирования.
В группе Порядок выберите нужный порядок (отображаемые параметры зависят от используемого формата). Затем выберите цвет ячейки, цвет шрифта или значок ячейки.
Далее выберите способ сортировки, перемещая цвет ячейки, цвет шрифта или значок:

Примечание: Порядка цветов ячеек, цветов шрифта или значков по умолчанию не существует. Вы должны самостоятельно определить порядок для каждой сортировки.
- Перемещение вверх или влево: выберите параметр Сверху для сортировки столбца и Слева для сортировки строки.
- Перемещение вниз или вправо: выберите параметр Снизу для сортировки столбца и Справа для сортировки строки.
Чтобы задать следующий цвет ячейки, цвет шрифта или значок для сортировки, нажмите кнопку Добавить уровень и повторите шаги 1–5.

Убедитесь, что столбец в поле Затем по и выбор в поле Порядок совпадают.
Повторите эти шаги для каждого дополнительного цвета ячейки, цвета шрифта или значка, которые нужно включить в сортировку.

На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку Настраиваемая сортировка.
В диалоговом окне Настраиваемая сортировка нажмите кнопку Параметры.
В меню Параметры установите флажок С учетом регистра.
Нажмите кнопку ОК.

Как правило, сортировка выполняется сверху вниз, однако значения можно отсортировать слева направо.

Выделите любую ячейку в сортируемом диапазоне.
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку Настраиваемая сортировка.
В диалоговом окне «Настраиваемая сортировка» нажмите кнопку Параметры.
В разделе Ориентация выберите вариант Сортировать слева направо
В группе Строка в раскрывающемся списке Сортировка выберите строку для сортировки. Обычно это строка 1 (если требуется выполнить сортировку по строке заголовка).
Чтобы выполнить сортировку по значению, выберите один из вариантов в раскрывающемся списке Порядок.
- Сортировка по возрастанию: сортировка от A до Я, от наименьшего значения до наибольшего или от самой ранней даты до самой поздней.
- Сортировка по убыванию: сортировка от Я до А, от наибольшего значения до наименьшего или от самой поздней даты до самой ранней.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

См. также

Для автоматической сортировки данных используйте функции СОРТ и СОРТПО.

Источник

Отсортируем формулами таблицу, состоящую из 2-х столбцов. Сортировку будем производить по одному из столбцов таблицы (решим 2 задачи: сортировка таблицы по числовому и сортировка по текстовому столбцу). Формулы сортировки настроим так, чтобы при добавлении новых данных в исходную таблицу, сортированная таблица изменялась динамически. Это позволит всегда иметь отсортированную таблицу без вмешательства пользователя. Также сделаем двухуровневую сортировку: сначала по числовому, затем (для повторяющихся чисел) — по текстовому столбцу.

Пусть имеется таблица, состоящая из 2-х столбцов. Один столбец – текстовый:

Список фруктов

; а второй — числовой

Объем Продаж

(см.

файл примера

).

Задача1 (Сортировка таблицы по числовому столбцу)

Необходимо отсортировать строки таблицы по содержимому числового столбца (по Объему продаж). Предполагается, что пользователь постоянно заполняет строки таблицы, поэтому необходимо написать формулы с учетом добавляемых значений.

Для наглядности величины значений в столбце

Объем Продаж

выделены с помощью

Условного форматирования

(

). Также желтым выделены повторяющиеся значения.

Примечание

: Задача сортировки отдельного столбца (списка) решена в статьях

Сортированный список (ТЕКСТовые значения)

Сортированный список (ЧИСЛОвые значения)

Решение1

Если числовой столбец гарантировано не содержит

повторяющихся

значений, то задача решается легко:

Числовой столбец отсортировать функцией

НАИБОЛЬШИЙ()

(см. статью

Сортированный список (ЧИСЛОвые значения)

);
Функцией

ВПР()

или связкой функций

ИНДЕКС()+ПОИСКПОЗ()

выбрать значения из текстового столбца по соответствующему ему числовому значению.

Однако, в реальных задачах числовой столбец может содержать повторы, а так как функция

ВПР()

в случае наличия повторов всегда выбирает только первое значение сверху (см. статью

Функция ВПР() в MS EXCEL

), то этот подход не годится (названия Фруктов будут выведены неправильно).

Поэтому механизм сортировки придется реализовывать по другому.

Создадим для удобства 2

Динамических диапазона

Фрукты

и

Продажи

, которые будут ссылаться на диапазоны ячеек, содержащие значения в соответствующих столбцах исходной таблицы. При добавлении новых строк в таблицу, границы этих динамических диапазонов будут автоматически расширяться.

В столбцах

D

и

E

разместим таблицу, которая будет динамически сортироваться,

В ячейке

Е7

запишем зубодробительную

формулу массива

=ИНДЕКС(Продажи; ОКРУГЛ(ОСТАТ(НАИБОЛЬШИЙ( —(СЧЁТЕСЛИ(Продажи;»<«&Продажи)&»,»&ПОВТОР(«0»;3-ДЛСТР(СТРОКА(Продажи)-СТРОКА($E$6)))&СТРОКА(Продажи)-СТРОКА($E$6)); СТРОКА()-СТРОКА($E$6));1)*1000;0) )

Данная формула сортирует столбец

Объем продаж

(динамический диапазон

Продажи

) по убыванию. Пропуски в исходной таблице не допускаются. Количество строк в исходной таблице должно быть меньше 1000.

Разберем формулу подробнее:

Формула

СЧЁТЕСЛИ(Продажи;»<«&Продажи)

возвращает массив {4:5:0:2:7:1:3:5}. Это означает, что число 64 (из ячейки

B7

исходной таблицы, т.е. первое число из диапазона

Продажи

) больше 4-х значений из того же диапазона; число 74 (из ячейки

B8

исходной таблицы, т.е. второе число из диапазона

Продажи

) больше 5-и значений из того же диапазона; следующее число 23 — самое маленькое (оно никого не больше) и т.д.
Теперь вышеуказанный массив целых чисел превратим в массив чисел с дробной частью, где в качестве дробной части будет содержаться номер позиции числа в массиве: {4,001:5,002:0,003:2,004:7,005:1,006:3,007:5,008}. Это реализовано выражением

&»,»&ПОВТОР(«0»;3-ДЛСТР(СТРОКА(Продажи)-СТРОКА($E$6)))&СТРОКА(Продажи)-СТРОКА($E$6))

Именно в этой части формулы заложено ограничение о не более 1000 строк в исходной таблице (см. выше). При желании его можно легко изменить, но это бессмысленно (см. ниже раздел о скорости вычислений).
Функция

НАИБОЛЬШИЙ()

сортирует вышеуказанный массив.
Функция

ОСТАТ()

возвращает дробную часть числа, представляющую собой номера позиций/1000, например 0,005.
Функция

ОКРУГЛ()

, после умножения на 1000, округляет до целого и возвращает номер позиции. Теперь все номера позиций соответствуют числам столбца

Объемы продаж,

отсортированных по убыванию.
Функция

ИНДЕКС()

по номеру позиции возвращает соответствующее ему число.

Аналогичную формулу можно написать для вывода значений в столбец

Фрукты

=ИНДЕКС(Фрукты;ОКРУГЛ(…))

В

файле примера

, из-за соображений скорости вычислений (см. ниже), однотипная часть формулы, т.е. все, что внутри функции

ОКРУГЛ()

, вынесена в отдельный столбец

J

. Поэтому итоговые формулы в сортированной таблице выглядят так:

=ИНДЕКС(Фрукты;J7)

и

=ИНДЕКС(Продажи;J7)

Также, изменив в формуле массива функцию

НАИБОЛЬШИЙ()

на

НАИМЕНЬШИЙ()

получим сортировку по возрастанию.

Для наглядности, величины значений в столбце

Объем Продаж

выделены с помощью

Условного форматирования

(

). Как видно, сортировка работает.

Тестируем

Теперь добавим новую строку в исходную таблицу. В динамически сортируемых таблицах мы должны получить соответствующую сортировку.

1. В ячейку

А15

исходной таблицы введите слово

Морковь

; 2. В ячейку

В15

введите

Объем продаж

Моркови = 25; 3. После ввода значений, в столбцах

D

и

Е

автоматически будет отображена отсортированная по убыванию таблица; 4. В сортированной таблице новая строка будет отображена предпоследней.

Скорость вычислений формул

На «среднем» по производительности компьютере пересчет пары таких

формул массива,

расположенных в 100 строках, практически не заметен. Для таблиц с 300 строками время пересчета занимает 2-3 секунды, что вызывает неудобства. Либо необходимо отключить автоматический пересчет листа (

) и периодически нажимать клавишу

F9

, либо отказаться от использования формул массива, заменив их столбцами с соответствующими формулами, либо вообще отказаться от динамической сортировки в пользу использования стандартных подходов (см. следующий раздел).

Альтернативные подходы к сортировке таблиц

Отсортируем строки исходной таблицы с помощью стандартного фильтра (выделите заголовки исходной таблицы и нажмите

CTRL+SHIFT+L

). В выпадающем списке выберите требуемую сортировку.

Получим идентичный нашему вариант таблицы, но при добавлении в таблицу новых значений придется применять фильтр заново.

Также можно воспользоваться инструментом Сортировка (

). Для этого нужно выделить все значения исходной таблицы не включая заголовок, вызвать инструмент Сортировка, выбрать столбец, по которому требуется сортировать и вариант сортировки.

Получим идентичный нашему вариант таблицы, но при добавлении новых значений также придется применять фильтр заново.

При использовании

Таблиц в формате EXCEL2007

мы также не получим динамической сортировки. Новое значение (Картофель) останется последним в исходной таблице (до принудительной сортировки таблицы через фильтр), не смотря на его значение продаж (200).

Какой вариант предпочтительней — как всегда — выбирать разработчику.

Еще одна формула массива (+дополнительный столбец). Задача1.1

Сортировку таблицы можно сделать с помощью другой, более простой

формулы массива

, но нам понадобится дополнительный (служебный) столбец D (см.

файл примера лист Пример2

):

=

НАИБОЛЬШИЙ(ЕСЛИ(F7=$B$7:$B$14;СТРОКА($B$7:$B$14)-СТРОКА($B$6);0);СЧЁТЕСЛИ($F$7:$F$14;F7)-СЧЁТЕСЛИ($F$6:F6;F7))

В столбце F содержится отсортированный столбец В (объем продаж). Формула возвращает позицию значения объема продаж. Например, число 86 находится в 5-й строке таблицы.

Для повторов выражение

ЕСЛИ(F8=$B$7:$B$14;СТРОКА($B$7:$B$14)-СТРОКА($B$6);0)

будет возвращать несколько значений: {0:2:0:0:0:0:0:8}, т.е. число 74 находится в строках 2 и 8.

С помощью функции

НАИБОЛЬШИЙ()

сначала выводится 2, затем 8 (в разных строках).

Эта формула более наглядна, чем рассмотренная выше в начале статьи, но требует наличия дополнительного столбца.

Задача2 (Сортировка таблицы по текстовому столбцу)

Отсортируем строки таблицы по содержимому Текстового столбца (по Фруктам).

Примечание

: Про сортировку списка текстовых значений можно прочитать в статье

Сортированный список в MS EXCEL (ТЕКСТовые значения)

Как и в предыдущей задаче предположим, что в столбце, по которому ведется сортировка имеются повторы (названия Фруктов повторяются).

Для сортировки таблицы придется создать 2 служебных столбца (D и E).

В столбце D введем

формулу массива, возвращающую несколько значений

=

СЧЁТЕСЛИ($B$7:$B$14;»<«&$B$7:$B$14)+1

Эта формула является аналогом

ранга

для текстовых значений (позиция значения относительно других значений списка). Текстовому значению, расположенному ниже по алфавиту, соответствует больший «ранг». Например, значению Яблоки соответствует максимальный «ранг» 7 (с учетом повторов).

В столбце E введем обычную формулу:

=

СЧЁТЕСЛИ($D$6:D6;D7)+D7

Эта формула учитывает повторы текстовых значений и корректирует «ранг». Теперь разным значениям Яблоки соответствуют разные «ранги» — 7 и 8. Это позволяет вывести список сортированных значений. Для этого используйте формулу (столбец G):

=

ИНДЕКС($B$7:$B$14;ПОИСКПОЗ(СТРОКА()-СТРОКА($G$6);$E$7:$E$14;0))

Аналогичная формула выведет соответствующий объем продаж (столбец Н).

Задача 2.1 (Двухуровневая сортировка)

Теперь снова отсортируем исходную таблицу по Объему продаж. Но теперь для повторяющихся значений (в столбце А три значения 74), соответствующие значения выведем в алфавитном порядке.

Для этого воспользуемся результатами Задачи 1.1 и Задачи 2.

Подробности в

файле примера

на листе Задача2.

Источник

BuhStudent

Пользователь

Сообщений: 1
Регистрация: 28.05.2018

Например я хочу отсортировать столбец А в алфавитном порядке, НО при этом данные столбца B должны точь-в-точь так же меняться (чтобы ничего не сбилось). Или это невозможно сделать в Excel? У меня Excel 2010.
Я могу легео оссортировать любой столбец, но как сделать чтобы данные из второго столбца синхронно прикрепились к данным из первого столбца?

V Пользователь Сообщений: 5018 Регистрация: 22.12.2012	#2 28.05.2018 15:46:40 перед сортировкой выделите боа столбца. или добавте первую строчку, с наименованиями какими, если её у вас нет и поставте на неё фильтр на оба столбца. Изменено: V — 28.05.2018 15:48:28

Источник

Здесь можно получить ответы на вопросы по Microsoft Excel	57593	471110	8 Окт 2018 14:32:16
	44519	357828	29 Янв 2017 17:28:40
Лучшие избранные темы с основного форума	14	80	28 Июн 2018 15:25:11
Если вы — счастливый обладатель Mac 😉	217	1059	21 Сен 2018 06:21:34
Раздел для размещения платных вопросов, проектов и задач и поиска исполнителей для них.	2097	13349	8 Окт 2018 14:23:01
Если Вы скачали или приобрели надстройку PLEX для Microsoft Excel и у Вас есть вопросы или пожелания — Вам сюда.	309	1584	5 Окт 2018 20:03:21
	807	11609	8 Окт 2018 13:27:19
Обсуждение функционала, правил и т.д.	269	3465	8 Окт 2018 14:23:08

Сейчас на форуме (гостей: 1980, пользователей: 33, из них скрытых: 2) , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,

Сегодня отмечают день рождения (59), (28), (29), (23)

Всего зарегистрированных пользователей: 83066

Приняло участие в обсуждении: 31827

Всего тем: 105822

Сортировка данных в Excel это очень полезная функция, но пользоваться ней следует с осторожностью. Если большая таблица содержит сложные формулы и функции, то операцию сортировки лучше выполнять на копии этой таблицы.

Во-первых, в формулах и функциях может нарушиться адресность в ссылках и тогда результаты их вычислений будут ошибочны. Во-вторых, после многократных сортировок можно перетасовать данные таблицы так, что уже сложно будет вернуться к изначальному ее виду. В третьих, если таблица содержит объединенные ячейки, то следует их аккуратно разъединить, так как для сортировки такой формат является не приемлемым.

Какими средствами располагает Excel для сортировки данных? Чтобы дать полный ответ на этот вопрос рассмотрим его на конкретных примерах.

Подготовка таблицы для правильной и безопасной сортировки данных:

Выделяем и копируем всю таблицу.
На другом чистом листе (например, Лист2)щелкаем правой кнопкой мышки по ячейке A1. Из контекстного меню выбираем опцию: «Специальная вставка». В параметрах отмечаем «значения» и нажимаем ОК.

Теперь наша таблица не содержит формул, а только результаты их вычисления. Так же разъединены объединенные ячейки. Осталось убрать лишний текст в заголовках и таблица готова для безопасной сортировки.

Чтобы отсортировать всю таблицу относительно одного столбца выполните следующее:

Выделите столбцы листа, которые охватывает исходная таблица.
Выберите инструмент на закладке: «Данные»-«Сортировка».
В появившимся окне укажите параметры сортировки. В первую очередь поставьте галочку напротив: «Мои данные содержат заголовки столбцов», а потом указываем следующие параметры: «Столбец» – Чистая прибыль; «Сортировка» – Значения; «Порядок» – По убыванию. И нажмите ОК.

Данные отсортированные по всей таблице относительно столбца «Чистая прибыль».

Как в Excel сделать сортировку в столбце

Теперь отсортируем только один столбец без привязки к другим столбцам и целой таблицы:

Выделите диапазон значений столбца который следует отсортировать, например «Расход» (в данном случаи это диапазон E1:E11).
Щелкните правой кнопкой мышки по выделенному столбцу. В контекстном меню выберите опцию «Сортировка»-«от минимального к максимальному»
Появится диалоговое окно «Обнаруженные данные вне указанного диапазона». По умолчанию там активна опция «автоматически расширять выделенный диапазон». Программа пытается охватить все столбцы и выполнить сортировку как в предыдущем примере. Но в этот раз выберите опцию «сортировать в пределах указанного диапазона». И нажмите ОК.

Столбец отсортирован независимо от других столбцов таблицы.

Сортировка по цвету ячейки в Excel

При копировании таблицы на отдельный лист мы переносим только ее значения с помощью специальной вставки. Но возможности сортировки позволяют нам сортировать не только по значениям, а даже по цветам шрифта или цветам ячеек. Поэтому нам нужно еще переносить и форматы данных. Для этого:

Вернемся к нашей исходной таблице на Лист1 и снова полностью выделим ее, чтобы скопировать.
Правой кнопкой мышки щелкните по ячейке A1 на копии таблицы на третьем листе (Лист3) и выберите опцию «Специальная вставка»-«значения».
Повторно делаем щелчок правой кнопкой мышки по ячейе A1 на листе 3 и повторно выберем «Специальная вставка» только на этот раз указываем «форматы». Так мы получим таблицу без формул но со значениями и форматами
Разъедините все объединенные ячейки (если такие присутствуют).

Теперь копия таблицы содержит значения и форматы. Выполним сортировку по цветам:

Выделите таблицу и выберите инструмент «Данные»-«Сортировка».
В параметрах сортировки снова отмечаем галочкой «Мои данные содержат заголовки столбцов» и указываем: «Столбец» – Чистая прибыль; «Сортировка» – Цвет ячейки; «Порядок» – красный, сверху. И нажмите ОК.

Сверху у нас теперь наихудшие показатели по чистой прибыли, которые имеют наихудшие показатели.

Примечание. Дальше можно выделить в этой таблице диапазон A4:F12 и повторно выполнить второй пункт этого раздела, только указать розовый сверху. Таким образом в первую очередь пойдут ячейки с цветом, а после обычные.

Приветствую!

Появилась необходимость поработать с очередным «небольшим» реестром.

Загвоздка в нём следующая: как известно, для сортировки ячейки должны быть «одинакового размера».

В этом же архиве в столбце с 14-го по 19-й (наименование товаров — сумма) есть контракты с множеством товаров и, если отменить группировку ячеек в документе, то строки с заполненными 14-19-ми ячейками становятся пустыми в остальных полях.

Собственно вопрос — как сделать так, чтобы при отмене группировки ячеек, поля, ставшие пустыми, заполнялись данными из изначального источника, т.е получается чтобы ячейки с 14-й по 19-ю были разные, а остальные — одинаковые.

Не очень прозрачно написал, но пример реестра прикладываю — с ним будет понятней о чём я

Источник