Сортировка столбцов в excel по количеству

Помогла ли Вам статья?

Сортировка данных – распространенный способ упорядочивания значений от большего к меньшему, по алфавиту или другим параметрам. В Excel это можно сделать несколькими методами – обращаясь к функциям или используя пункты в меню.

Вариант 1: Быстрая сортировка в Excel

Иногда требуется максимально быстро отсортировать данные в столбце по возрастанию чисел, убыванию или по алфавиту. Для этого идеально подойдут кнопки быстрой сортировки, предназначенные как раз для выполнения поставленной задачи.

1. Выделите зажатой левой кнопкой мыши столбец с данными и вызовите меню «Редактирование».

2. Откройте список «Сортировка и фильтр» и выберите подходящий для вас вариант упорядочения. С числами это по возрастанию или убыванию, а для текста – по алфавиту и в обратную сторону.

3. Если вы выделили не все ячейки в столбце, появится окно с предложением расширить диапазон. Сделайте это, если за пределами выделения тоже находятся значения, которые нужно сортировать. Укажите сортировку в пределах данного диапазона, если за ним находятся исключительно заголовки.

4. Изменения вступают в силу сразу же. Нажмите Ctrl + Z для отмены действия, если что-то выполнено неправильно.

Обратите внимание на то, что сортировка сбивается после внесения любых изменений в клетках. Придется снова обращаться к тем же самым кнопкам, упорядочив уже новый массив с данными.

Вариант 2: Настраиваемая сортировка

Более продвинутый вариант, позволяющий задать сразу несколько условий упорядочения, – это настраиваемая сортировка, выполняющаяся через соответствующее окно. Давайте разберем сортировку по двум разным параметрам:

1. Вы можете не выделять заранее столбец, если для него задано название. Вызовите то же меню редактирования, но на этот раз нажмите по «Настраиваемая сортировка».

2. Выберите вариант с расширением или сохранением диапазона, если предварительно выделили столбец.

3. Вы увидите первый уровень сортировки, который и стоит настроить с самого начала.

4. Выберите столбец для сортировки из первого выпадающего списка.

5. Далее укажите вариант сортировки. Это может быть значение, цвет шрифта или ячейки, знаки условного форматирования.

6. В завершение укажите, в каком порядке необходимо отсортировать данные.

7. Если затем нужно применить еще один вариант сортировки, добавьте уровень и настройте его должным образом.

8. После применения вернитесь к таблице и убедитесь в том, что действия произведены верно. Учитывайте, что в этом случае сортировка тоже собьется, если вы внесете изменения в любой ячейке.

Вариант 3: Функция НАИБОЛЬШИЙ или НАИМЕНЬШИЙ

Последний вариант – единственный динамический, то есть после внесения изменений в клетках сортировка автоматически перестроится и ее последовательность будет правильной. Как вы уже поняли, для этого понадобится использовать функцию НАИБОЛЬШИЙ или НАИМЕНЬШИЙ.

1. В пустом столбце выберите первую ячейку для сортировки (желательно, чтобы она находилась параллельно ячейке с существующего столбца). Вызовите одну из указанных функций, отталкиваясь от необходимого вам типа упорядочения.

2. Далее в скобках укажите (C:C;СТРОКА(C1)), поменяв буквы на номер столбца сортировки.

3. Растяните функцию, зажав левую кнопку мыши в правой нижней точке ячейки и потянув вниз. Вы увидите, что данные указанного столбца перенесены параллельно, но соблюдена сортировка по возрастанию или убыванию. При этом исходные данные остаются в таком же хаотичном порядке, как были и раньше.

Теперь в исходном столбце вы можете вносить любые изменения для значений, а параллельные данные в отсортированном столбце поменяются в зависимости от указанных данных, но порядок все равно будет правильным.

Используйте любой из вариантов сортировки по надобности, но учитывайте, что динамически меняется только способ с применением функции. Конечно, он потребует создания дополнительного столбца, но в некоторых случаях это является оптимальным решением. Только не забудьте дать название столбцу, чтобы все пользователи таблицы понимали, для чего он нужен на листе.

Сортировка данных в Excel – инструмент для представления информации в удобном для пользователя виде.

Числовые значения можно отсортировать по возрастанию и убыванию, текстовые – по алфавиту и в обратном порядке. Доступны варианты – по цвету и шрифту, в произвольном порядке, по нескольким условиям. Сортируются столбцы и строки.

Порядок сортировки в Excel

Существует два способа открыть меню сортировки:

1. Щелкнуть правой кнопкой мыши по таблице. Выбрать «Сортировку» и способ.



2. Открыть вкладку «Данные» — диалоговое окно «Сортировка».

Часто используемые методы сортировки представлены одной кнопкой на панели задач:

Сортировка таблицы по отдельному столбцу:

1. Чтобы программа правильно выполнила задачу, выделяем нужный столбец в диапазоне данных.



2. Далее действуем в зависимости от поставленной задачи. Если нужно выполнить простую сортировку по возрастанию/убыванию (алфавиту или обратно), то достаточно нажать соответствующую кнопку на панели задач. Когда диапазон содержит более одного столбца, то Excel открывает диалоговое окно вида:
   
   Чтобы сохранилось соответствие значений в строках, выбираем действие «автоматически расширить выделенный диапазон». В противном случае отсортируется только выделенный столбец – структура таблицы нарушится.

Если выделить всю таблицу и выполнить сортировку, то отсортируется первый столбец. Данные в строках станут в соответствии с положением значений в первом столбце.



Сортировка по цвету ячейки и по шрифту

Программа Excel предоставляет пользователю богатые возможности форматирования. Следовательно, можно оперировать разными форматами.

Сделаем в учебной таблице столбец «Итог» и «зальем» ячейки со значениями разными оттенками. Выполним сортировку по цвету:

1. Выделяем столбец – правая кнопка мыши – «Сортировка».
2. Из предложенного списка выбираем «Сначала ячейки с выделенным цветом».



3. Соглашаемся «автоматически расширить диапазон».

Программа отсортировала ячейки по акцентам. Пользователь может самостоятельно выбрать порядок сортировки цвета. Для этого в списке возможностей инструмента выбираем «Настраиваемую сортировку».

В открывшемся окне вводим необходимые параметры:

Здесь можно выбрать порядок представления разных по цвету ячеек.

По такому же принципу сортируются данные по шрифту.

Сортировка в Excel по нескольким столбцам

Как задать порядок вторичной сортировки в Excel? Для решения этой задачи нужно задать несколько условий сортировки.

1. Открываем меню «Настраиваемая сортировка». Назначаем первый критерий.



2. Нажимаем кнопку «Добавить уровень».



3. Появляются окошки для введения данных следующего условия сортировки. Заполняем их.

Программа позволяет добавить сразу несколько критериев чтобы выполнить сортировку в особом порядке.

Сортировка строк в Excel

По умолчанию сортируются данные по столбцам. Как осуществить сортировку по строкам в Excel:

1. В диалоговом окне «Настраиваемой сортировки» нажать кнопку «Параметры».



2. В открывшемся меню выбрать «Столбцы диапазона».



3. Нажать ОК. В окне «Сортировки» появятся поля для заполнения условий по строкам.

Таким образом выполняется сортировка таблицы в Excel по нескольким параметрам.

Случайная сортировка в Excel

Встроенные параметры сортировки не позволяют расположить данные в столбце случайным образом. С этой задачей справится функция СЛЧИС.

Например, нужно расположить в случайном порядке набор неких чисел.

Ставим курсор в соседнюю ячейку (слева-справа, не важно). В строку формул вводим СЛЧИС(). Жмем Enter. Копируем формулу на весь столбец – получаем набор случайных чисел.

Теперь отсортируем полученный столбец по возрастанию /убыванию – значения в исходном диапазоне автоматически расположатся в случайном порядке.

Динамическая сортировка таблицы в MS Excel

Если применить к таблице стандартную сортировку, то при изменении данных она не будет актуальной. Нужно сделать так, чтобы значения сортировались автоматически. Используем формулы.

1. Есть набор простых чисел, которые нужно отсортировать по возрастанию.



2. Ставим курсор в соседнюю ячейку и вводим формулу: =НАИМЕНЬШИЙ(A:A;СТРОКА(A1)). Именно так. В качестве диапазона указываем весь столбец. А в качестве коэффициента – функцию СТРОКА со ссылкой на первую ячейку.



3. Изменим в исходном диапазоне цифру 7 на 25 – «сортировка» по возрастанию тоже изменится.

Если необходимо сделать динамическую сортировку по убыванию, используем функцию НАИБОЛЬШИЙ.

Для динамической сортировки текстовых значений понадобятся формулы массива.

1. Исходные данные – перечень неких названий в произвольном порядке. В нашем примере – список фруктов.



2. Выделяем столбец и даем ему имя «Фрукты». Для этого в поле имен, что находится возле строки формул вводим нужное нам имя для присвоения его к выделенному диапазону ячеек.



3. В соседней ячейке (в примере – в В5) пишем формулу: Так как перед нами формула массива, нажимаем сочетание Ctrl + Shift + Enter. Размножаем формулу на весь столбец.



4. Если в исходный столбец будут добавляться строки, то вводим чуть модифицированную формулу: Добавим в диапазон «фрукты» еще одно значение «помело» и проверим:

Скачать формулы сортировки данных в Excel

Впоследствии при добавлении данных в таблицу процесс сортирования будет выполняться автоматически.

В этой статье я покажу Вам, как в Excel выполнить сортировку данных по нескольким столбцам, по заголовкам столбцов в алфавитном порядке и по значениям в любой строке. Вы также научитесь осуществлять сортировку данных нестандартными способами, когда сортировка в алфавитном порядке или по значению чисел не применима.

Думаю, всем известно, как выполнить сортировку по столбцу в алфавитном порядке или по возрастанию / убыванию. Это делается одним нажатием кнопки А-Я (A-Z) и Я-А (Z-A) в разделе Редактирование (Editing) на вкладке Главная (Home) либо в разделе Сортировка и фильтр (Sort & Filter) на вкладке Данные (Data):

Однако, сортировка в Excel имеет гораздо больше настраиваемых параметров и режимов работы, которые не так очевидны, но могут оказаться очень удобны:

• Сортировка по нескольким столбцам
• Сортировка данных в Excel по заголовкам строк и столбцов
• Сортировка в произвольном порядке (по настраиваемому списку)

Сортировка по нескольким столбцам

Я покажу Вам, как в Excel сортировать данные по двум или более столбцам. Работа инструмента показана на примере Excel 2010 – именно эта версия установлена на моём компьютере. Если Вы работаете в другой версии приложения, никаких затруднений возникнуть не должно, поскольку сортировка в Excel 2007 и Excel 2013 работает практически так же. Разницу можно заметить только в расцветке диалоговых окон и форме кнопок. Итак, приступим…

1. Кликните мышью по кнопке Сортировка (Sort) на вкладке Данные (Data) или по кнопке Настраиваемая сортировка (Custom sort) на вкладке Главная (Home), чтобы открыть диалоговое окно Сортировка (Sort).
2. В появившемся диалоговом окне, нажимая кнопку Добавить уровень (Add Level), установите нужное количество столбцов, по которым будет выполняться сортировка.
3. В выпадающих списках Сортировать по (Sort by) и Затем по (Then by) выберите столбцы, по которым нужно произвести сортировку данных. Например, Вы планируете, как провести выходные, и просматриваете список отелей, предложенный туристическим агентством. Вы хотите отсортировать этот список сначала по географическому признаку (столбец Region), затем по системе питания (столбец Board basis) и в конце концов по цене (столбец Price), как это показано на рисунке ниже:
4. Жмите ОК и смотрите, что получилось:
   • В первую очередь отсортированы значения в столбце Region – в алфавитном порядке.
   • Затем упорядочены значения в столбце Board basis так, что отели, предлагающие сервис «Всё включено» (AI) – сгруппированы в начале списка.
   • И, наконец, по стоимости в столбце Price данные расположены в порядке возрастания.

   

Сортировать данные по нескольким столбцам в Excel оказалось совсем не сложно, правда? Однако, в диалоговом окне Сортировка (Sort) кроется значительно больше возможностей. Далее в этой статье я покажу, как сортировать по строке, а не по столбцу, и как упорядочить данные на листе в алфавитном порядке по заголовкам столбцов. Вы также научитесь выполнять сортировку данных нестандартными способами, когда сортировка в алфавитном порядке или по значению чисел не применима.

Сортировка данных в Excel по заголовкам строк и столбцов

Я полагаю, что в 90% случаев сортировка данных в Excel выполняется по значению в одном или нескольких столбцах. Однако, иногда встречаются не такие простые наборы данных, которые нужно упорядочить по строке (горизонтально), то есть изменить порядок столбцов слева направо, основываясь на заголовках столбцов или на значениях в определённой строке.

Вот список фотокамер, предоставленный региональным представителем или скачанный из интернета. Список содержит разнообразные данные о функциях, характеристиках и ценах и выглядит примерно так:

Нам нужно отсортировать этот список фотокамер по наиболее важным для нас параметрам. Для примера первым делом выполним сортировку по названию модели:

1. Выбираем диапазон данных, которые нужно сортировать. Если нам нужно, чтобы в результате сортировки изменился порядок всех столбцов, то достаточно выделить любую ячейку внутри диапазона. Но в случае с нашим набором данных такой способ не допустим, так как в столбце A перечисляются характеристики камер, и нам нужно, чтобы он остался на своём месте. Следовательно, выделяем диапазон, начиная с ячейки B1:
2. На вкладке Данные (Data) нажимаем кнопку Сортировка (Sort), чтобы открыть одноимённое диалоговое окно. Обратите внимание на параметр Мои данные содержат заголовки (My data has headers) в верхнем правом углу диалогового окна. Если в Ваших данных нет заголовков, то галочки там быть не должно. В нашей же таблице заголовки присутствуют, поэтому мы оставляем эту галочку и нажимаем кнопку Параметры (Options).
3. В открывшемся диалоговом окне Параметры сортировки (Sort Options) в разделе Сортировать (Orientation) выбираем вариант Столбцы диапазона (Sort left to right) и жмём ОК.
4. Следующий шаг – в диалоговом окне Сортировка (Sort) под заголовком Строка (Row) в выпадающем списке Сортировать по (Sort by) выбираем строку, по значениям которой будет выполнена сортировка. В нашем примере мы выбираем строку 1, в которой записаны названия фотокамер. В выпадающем списке под заголовком Сортировка (Sort on) должно быть выбрано Значения (Values), а под заголовком Порядок (Order) установим От А до Я (A to Z).

В результате сортировки у Вас должно получиться что-то вроде этого:

В рассмотренном нами примере сортировка по заголовкам столбцов не имеет серьёзной практической ценности и сделана только для того, чтобы продемонстрировать Вам, как это работает. Таким же образом мы можем сделать сортировку нашего списка фотокамер по строке, в которой указаны размеры, разрешение, тип сенсора или по любому другому параметру, который сочтём более важным. Сделаем ещё одну сортировку, на этот раз по цене.

Наша задача – повторить описанные выше шаги 1 – 3. Затем на шаге 4 вместо строки 1 выбираем строку 4, в которой указаны розничные цены (Retail Price). В результате сортировки таблица будет выглядеть вот так:

Обратите внимание, что отсортированы оказались данные не только в выбранной строке. Целые столбцы меняются местами, но данные не перемешиваются. Другими словами, на снимке экрана выше представлен список фотокамер, расставленный в порядке от самых дешёвых до самых дорогих.

Надеюсь, теперь стало ясно, как работает сортировка по строке в Excel. Но что если наши данные должны быть упорядочены не по алфавиту и не по возрастанию / убыванию?

Сортировка в произвольном порядке (по настраиваемому списку)

Если нужно упорядочить данные в каком-то особом порядке (не по алфавиту), то можно воспользоваться встроенными в Excel настраиваемыми списками или создать свой собственный. При помощи встроенных настраиваемых списков Вы можете сортировать, к примеру, дни недели или месяцы в году. Microsoft Excel предлагает два типа таких готовых списков – с сокращёнными и с полными названиями.

Предположим, у нас есть список еженедельных дел по дому, и мы хотим упорядочить их по дню недели или по важности.

1. Начинаем с того, что выделяем данные, которые нужно сортировать, и открываем диалоговое окно Сортировка (Sort), точно так же, как в предыдущих примерах – Данные > Сортировка (Data > Sort).
2. В поле Сортировать по (Sort by) выбираем столбец, по которому нужно выполнить сортировку. Мы хотим упорядочить наши задачи по дням недели, то есть нас интересует столбец Day. Затем в выпадающем списке под заголовком Порядок (Order) выбираем вариант Настраиваемый список (Custom list), как показано на снимке экрана ниже:
3. В диалоговом окне Списки (Custom Lists) в одноимённом поле выбираем нужный список. В нашем столбце Day указаны сокращённые наименования дней недели – кликаем по соответствующему варианту списка и жмём ОК.

Готово! Теперь домашние дела упорядочены по дням недели:

Замечание: Если Вы планируете вносить изменения в эти данные, помните о том, что добавленные новые или изменённые существующие данные не будут отсортированы автоматически. Чтобы повторить сортировку, нажмите кнопку Повторить (Reapply) в разделе Сортировка и фильтр (Sort & Filter) на вкладке Данные (Data).

Как видите, сортировка данных в Excel по настраиваемому списку – задача вовсе не сложная. Ещё один приём, которому мы должны научиться – сортировка данных по собственному настраиваемому списку.

Сортировка данных по собственному настраиваемому списку

В нашей таблице есть столбец Priority – в нём указаны приоритеты задач. Чтобы упорядочить с его помощью еженедельные задачи от более важных к менее важным, выполним следующие действия.

Повторите шаги 1 и 2 из предыдущего примера. Когда откроется диалоговое окно Списки (Custom Lists), в одноимённом столбце слева нажмите НОВЫЙ СПИСОК (NEW LIST) и заполните нужными значениями поле Элементы списка (List entries). Внимательно введите элементы Вашего списка именно в том порядке, в котором они должны быть расположены в результате сортировки.

Нажмите Добавить (Add), и созданный Вами список будет добавлен к уже существующим. Далее нажмите ОК.

Вот так выглядит наш список домашних дел, упорядоченных по важности:

Подсказка: Для создания длинных настраиваемых списков удобнее и быстрее импортировать их из существующего диапазона. Об этом подробно рассказано в статье Создание настраиваемого списка из имеющегося листа Excel.

При помощи настраиваемых списков можно сортировать по нескольким столбцам, используя разные настраиваемые списки для каждого столбца. Для этого выполните ту же последовательность действий, что при сортировке по нескольким столбцам в предыдущем примере.

И вот, наконец, наш список домашних дел упорядочен в наивысшей степени логично, сначала по дням недели, затем по важности 🙂

На сегодня всё. Спасибо за внимание!

Предположим, у вас есть список строк с разными символами, и вам нужно отсортировать эти данные в столбце по длине символа, как показано на следующих снимках экрана. У вас есть несколько простых способов добиться этого?

Сортировка списка столбцов по длине символа с помощью вспомогательного столбца

Сортировать список столбцов по длине символов с помощью Kutools for Excel

Сортировка списка столбцов по длине символа с помощью вспомогательного столбца

Нет прямой функции для сортировки списка столбцов по длине символа, поэтому вам нужно использовать столбец справки, чтобы сначала подсчитать количество строк, а затем отсортировать их.

1. Рядом со столбцом значений введите это = LEN (A1) формулу в пустой ячейке B1, см. снимок экрана:

2, Затем нажмите Enter key и вы получите номер текстовой строки, затем выберите ячейку B1 и перетащите дескриптор заполнения в диапазон, который вы хотите содержать эту формулу.

3. Все количество строк в столбце A было извлечено в столбец B, и затем вы можете отсортировать этот диапазон в столбце B, нажав Данные > Сортировать, см. снимок экрана:

4. В разделе Предупреждение о сортировке окно подсказки, отметьте Расширить выбор , а затем нажмите Сортировать кнопку.

5. А потом в Сортировать диалоговое окно, выберите Столбец B которые вы хотите отсортировать, и выберите тип, по которому вам нужно отсортировать, наконец, выберите порядок сортировки, здесь мы выбираем Ценности в Сортировать по выпадающий список и Самый маленький до самого большого in Оформить заказ раскрывающийся список. Смотрите скриншот:

6. Затем нажмите OK, а строки отсортированы по длине символа. Вы можете удалить столбец B по мере необходимости. Смотрите скриншот:

Сортировать список столбцов по длине символов с помощью Kutools for Excel

С помощью описанного выше метода вам нужно создать кулак колонки справки, что для вас немного хлопотно. Но используя Расширенная сортировка функцию в Kutools for Excel вы можете сразу отсортировать список по длине символа.

Kutools for Excel включает более 300 удобных инструментов Excel. Бесплатная пробная версия без ограничений в течение 30 дней. Получить сейчас

Шаг 1. Выберите список, который нужно отсортировать по длине символа, и нажмите Предприятие > Расширенная сортировка. Смотрите скриншот:

Шаг 2. Затем Расширенная сортировка диалогового окна на экране, выберите столбец, в котором находится ваш список, и выберите Длина текста из Сортировать по раскрывающийся список и укажите Оформить заказ тебе нужно. (Если у выбранного списка есть заголовок, отметьте У моих данных есть заголовки box.) См. снимок экрана:

Шаг 3. Нажмите Ok, вы можете видеть, что список отсортирован по длине символа, как показано ниже:

Если вы выбираете От Z до A в Оформить заказ на шаге 2 результат показан ниже:

Для получения более подробной информации о Kutools for ExcelРасширенная сортировка.

Связанная статья:

Как отсортировать ячейки по абсолютным значениям в Excel?