На чтение 6 мин Опубликовано 15.01.2021
Даты добавляются в любой бизнес-отчет, будь это бухгалтерский документ или таблица другого характера. Для быстрого изучения информации необходимо сортировать строки и столбцы. Благодаря инструментам сортировки пользователи могут увидеть нужную информацию в большой базе данных, не прокручивая ее и не просматривая каждую строку. Экономия времени – серьезная причина изучить сортировку и фильтрацию по датам Microsoft Excel. Выясним, как правильно работать с сортировочными инструментами и типами фильтрации.
Содержание
- Сортировка с одним условием (по возрастанию/убыванию)
- Сортировка с несколькими условиями (по годам/месяцам/дням)
- Автоматический или настаиваемый фильтр по дате
- Как убрать фильтры с таблицы
- Заключение
Сортировка с одним условием (по возрастанию/убыванию)
Этот метод сортировки по дате – самый простой. Для него требуются только опции панели инструментов. Составим таблицу, где важную роль играют даты. Следует указать полное обозначение – день, месяц и год. Сортировка с наибольшей вероятностью сработает правильно, если информация указана в таком формате.
- Выбираем одну из заполненных ячеек и переходим на вкладку «Главная». Справа вверху появится кнопка «Сортировка и фильтр» – нажмите ее, чтобы открыть меню.
- В появившемся списке есть два пункта сортировки по датам. Строки можно разместить в порядке от старых к новым или от новых к старым. Представим, что нам требуется порядок от ранних дат к поздним. Выбираем пункт «От старых к новым».
- Теперь даты в таблице расположены в порядке от 2017-го года до 2019-го года.
- Попробуем поставить записи в обратном порядке. Снова выбираем любую ячейку из диапазона и запускаем «Сортировку от новых к старым» из опций сортировки. Строки меняются местами – сейчас объемы продаж за 2019 год находятся выше.
Сортировка с несколькими условиями (по годам/месяцам/дням)
В некоторых таблицах необходимо рассортировать данные по дате, но не целиком, а по отдельным дням. Например, годы в результате должны идти по возрастанию, а некоторые месяцы и дни – по убыванию. С помощью функций Excel можно рассортировать данные в таком порядке, не затрачивая слишком много времени на перемещение строк вручную. Воспользуемся функцией настраиваемой сортировки.
Обратите внимание! Чтобы расположить информацию в соответствии со сложными условиями сортировки, необходимо вынести годы, месяцы и дни в отдельные столбцы. Приходится так поступать, потому что настраиваемый сортировщик учитывает заголовки столбцов как критерии. Пример деления даты на компоненты перед сложной сортировкой:
- Нужно выбрать любую ячейку в таблице и открыть меню сортировки на вкладке «Данные». Кликаем по пункту «Настраиваемая сортировка» — откроется диалоговое окно.
- Проверяем, что в графе «Мои данные содержит заголовки» стоит галочка. Эта опция исключает шапку таблицы из сортировки и помогает предотвратить ошибки. Далее заполним первый уровень сортировки: согласно условиям, нужно выбрать столбец «Год» и порядок «По возрастанию».
- Нажимаем кнопку «Добавить уровень», чтобы установить сортировку по дополнительным условиям. В итоге диалоговое окно должно содержать три уровня для годов, месяцев и дней. Выбираем в списках нужные значения и нажимаем «ОК».
- Строки встали в нужном порядке. Дни и месяцы идут по убыванию в рамках года, потому что сортировка по годам была первична. Об этом говорят надписи «Затем» на уровнях настраиваемой сортировки, относящихся к месяцам и дням.
Сортировка по столбцам в таблицах с датами невозможна. Программа блокирует эту опцию в разделе «Параметры» диалогового окна настраиваемой сортировки.
Автоматический или настаиваемый фильтр по дате
Microsoft Excel способен не только сортировать данные по присвоенным им датам, но и фильтровать строки по годам, дням и месяцам. Выясним, как правильно пользоваться автоматическими фильтрами по дате.
- Форматируем диапазон ячеек с помощью опции «Форматировать как таблицу». Эта кнопка находится на вкладке «Главная», нужно нажать ее после выделения таблицы. Выбираем любой стиль из меню и жмем «ОК» в диалоговом окне – ячейки окрасятся в указанные цвета, а в шапке появятся кнопки для настройки фильтров.
- Нажимаем кнопку со стрелкой в столбце с датами. Программа уже считала формат данных, поэтому в меню находятся фильтры по дате.
- Выбираем любой фильтр для проверки. К примеру, в таблице есть данные за 2020-й год, поэтому выберем опцию «В прошлом году». Кликаем по этому пункту списка.
- На странице остается одна строка, соответствующая условиям. Количество данных может быть любым, если это соотносится с выбранным фильтром.
- Воспользуемся более сложным фильтром. В конце списка есть пункт «Настраиваемый фильтр» — кликните по нему, чтобы задать условия. Необходимо выбрать тип фильтрации и указать рамки значений.
- Все строки, кроме оказавшихся в диапазоне значений фильтра, исчезают с экрана.
Как убрать фильтры с таблицы
Отменять действия – не лучший вариант, это может привести к потере важных изменений. Для отключения фильтров и сортировочных инструментов стоит пользоваться теми же инструментами. Взглянем на предыдущую отфильтрованную таблицу и попробуем удалить из нее фильтр. Нажмите кнопку с воронкой в заголовке столбца. В списке находится пункт «Удалить фильтр с <название>». Кликните по нему, и фильтрация будет отменена – исчезнувшие ячейки вернутся на лист.
Если таблица отформатирована, можно убрать из нее кнопки для настройки фильтров:
- Выберите любую ячейку в диапазоне и откройте меню «Сортировка и фильтр» на вкладке «Главная».
- Кликните по пункту «Фильтр» – он подсвечен оранжевым.
Кнопки со стрелками пропадут, но останется цветовая тема. Заменить ее можно через раздел «Форматировать как таблицу». Меню фильтров не появится снова после применения новых настроек.
Заключение
Сортировка таблиц Microsoft Excel по годам, месяцам и дням проводится в простом и усложненном формате. Второй вариант хорош тем, что строки можно поставить в нужном порядке, и инструмент будет ориентироваться на несколько условий. Стоит также помнить о фильтрах для ячеек в формате «Дата». Фильтрация позволяет увидеть данные в нужном пользователю временном диапазоне.
Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:
Сортировка данных — неотъемлемая часть их анализа. Вам может потребоваться расположить имена в списке по алфавиту, составить список складских запасов и отсортировать его по убыванию или упорядочить строки по цветам или значкам. Сортировка данных помогает быстро визуализировать данные и лучше понимать их, упорядочивать и находить необходимую информацию и в итоге принимать более правильные решения.
Сортировать данные можно по тексту (от А к Я или от Я к А), числам (от наименьших к наибольшим или от наибольших к наименьшим), а также датам и времени (от старых к новым или от новых к старым) в одном или нескольких столбцах. Можно также выполнять сортировку по настраиваемым спискам, которые создаете вы сами (например, списку, состоящему из элементов «Большой», «Средний» и «Маленький»), или по формату, включая цвет ячеек и цвет шрифта, а также по значкам.
Примечания:
-
Для поиска наибольших и наименьших значений в диапазоне ячеек или таблице, например 10 самых высоких оценок или 5 самых низких сумм продаж, можно использовать функцию «Автофильтр» или условное форматирование.
-
Дополнительные сведения см. в статьях Фильтрация данных в таблице или диапазоне Excel и Применение условного форматирования в Excel.
Сортировка текстовых значений
-
Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
-
На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выполните одно из указанных ниже действий.
-
Чтобы быстро отсортировать значения по возрастанию, нажмите кнопку
(Сортировка от А до Я). -
Чтобы быстро отсортировать значения по убыванию, нажмите кнопку
(Сортировка от Я до А).
-
(Сортировка от А до Я).
(Сортировка от Я до А).Примечания:
Возможные проблемы
-
Убедитесь, что все данные сохранены в текстовом виде. Если столбец, который подлежит сортировке, содержит числа, сохраненные в числовом формате, и числа, сохраненные в текстовом формате, необходимо отформатировать все ячейки либо как числа, либо как текст. В противном случае числа, сохраненные в числовом формате, после сортировки окажутся выше чисел, сохраненных в текстовом формате. Для преобразования всех выбранных данных в текстовый формат нажмите CTRL+1, чтобы открыть диалоговое окно Формат ячеек, откройте вкладку Число и в разделе Категория выберите вариант Общий, Число или Текст.
-
Удалите все начальные пробелы. Иногда импортируемые из других приложений данные могут дополняться начальными пробелами. Прежде чем выполнять сортировку, удалите их из данных. Это можно сделать вручную или с помощью функции СЖПРОБЕЛЫ.
-
Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
-
На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выполните одно из указанных ниже действий.
-
Для сортировки чисел по возрастанию нажмите кнопку
(Сортировка от минимального к максимальному). -
Для сортировки чисел по убыванию нажмите кнопку
(Сортировка от максимального к минимальному).
-
Примечания:
-
Возможные проблемы
-
Убедитесь, что все числа сохранены в числовом формате. Если результаты отличаются от ожидаемых, возможно, столбец содержит числа, сохраненные в текстовом формате. Например, отрицательные числа, импортируемые из некоторых систем бухгалтерского учета, или числа, содержащие начальный символ апострофа (‘), сохраняются в текстовом виде. Дополнительные сведения см. в разделе Преобразование чисел из текстового формата в числовой.
-
Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
-
На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выполните одно из указанных ниже действий.
-
Чтобы отсортировать значения по возрастанию, щелкните
(Сортировка от старых к новым). -
Чтобы отсортировать значения от поздних дат или значений времени к ранним, нажмите кнопку
(Сортировка от новых к старым).
-
Примечания:
Возможные проблемы
-
Убедитесь, что все значения даты и времени сохранены в формате даты и времени. Если результаты отличаются от ожидаемых, возможно, столбец содержит значения даты и времени, сохраненные в текстовом формате. Чтобы значения даты и времени сортировались в Excel правильно, они должны быть сохранены как порядковые числа с информацией о дате или времени. Если Excel не может распознать значение как дату или время, оно сохраняется как текст. Дополнительные сведения см. в статье Преобразование дат из текстового формата в формат даты.
-
Для сортировки по дням недели измените формат ячеек таким образом, чтобы в них выводились дни недели. Для сортировки по дням недели независимо от даты преобразуйте их в текст с помощью функции ТЕКСТ. Однако функция ТЕКСТ возвращает текстовое значение, поэтому сортировка будет выполнена по алфавитно-цифровым данным. Дополнительные сведения см. в статье Отображение дат в виде дней недели.
Возможно, вы захотите выполнить сортировку по двум или нескольким столбцам или строкам, чтобы сгруппировать данные с одинаковыми значениями в одном столбце или строке, а затем отсортировать эти группы с одинаковыми значениями по другому столбцу или строке. Например, если есть столбцы «Отдел» и «Сотрудник», можно сначала выполнить сортировку по столбцу «Отдел» (для группировки всех сотрудников по отделам), а затем — по имени (для расположения имен сотрудников каждого отдела в алфавитном порядке). Можно одновременно выполнять сортировку по 64 столбцам.
Примечание: Для получения наилучших результатов в сортируемый диапазон нужно включить заголовки столбцов.
-
Выделите любую ячейку в диапазоне данных.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.
-
В диалоговом окне Сортировка в группе Столбец в поле Сортировать по выберите первый столбец, по которому необходимо выполнить сортировку.
-
В поле Сортировка выберите тип сортировки. Выполните одно из следующих действий:
-
Чтобы выполнить сортировку по текстовым значениям, числам или значениям даты и времени, выберите пункт Значения.
-
Чтобы выполнить сортировку по формату, выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.
-
-
В разделе Порядок выберите порядок сортировки. Выполните одно из следующих действий.
-
Для текстовых значений выберите От А до Я или От Я до А.
-
Для числовых значений выберите По возрастанию или По убыванию.
-
Для дат и времени выберите От старых к новым или От новых к старым.
-
Чтобы выполнить сортировку по настраиваемому списку, выберите пункт Настраиваемый список.
-
-
Для добавления к сортировке следующего столбца нажмите кнопку Добавить уровень, а затем повторите шаги с третьего по пятый.
-
Чтобы скопировать сортируемый столбец, выделите его и нажмите кнопку Копировать уровень.
-
Чтобы удалить столбец для сортировки, выделите соответствующую запись и нажмите Удалить уровень.
Примечание: В списке необходимо оставить хотя бы одну запись.
-
Чтобы изменить порядок сортировки столбцов, выделите запись нужного столбца и щелкните стрелку Вверх или Вниз рядом с кнопкой Параметры.
Столбцы с более высокой позицией в списке будут отсортированы раньше, чем столбцы с более низкой позицией.
Если диапазон ячеек или столбец таблицы был отформатирован вручную или с помощью условного форматирования с использованием цвета ячеек или цвета шрифта, можно также выполнить сортировку по цветам. Кроме того, можно выполнить сортировку по набору значков, созданных с помощью условного форматирования.
-
Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.
-
В диалоговом окне Сортировка в группе Столбец в поле Сортировать по выберите столбец, по которому необходимо выполнить сортировку.
-
В группе Сортировка, выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.
-
В группе Порядок щелкните стрелку рядом с кнопкой, а затем в зависимости от типа формата выберите цвет шрифта, цвет заливки ячейки или значок ячейки.
-
Затем выберите последовательность сортировки. Выполните одно из указанных ниже действий.
-
Чтобы переместить цвет ячейки, цвет шрифта или значок вверх или влево, выберите вариант Сверху для сортировки по столбцу и Слева для сортировки по строке.
-
Чтобы переместить цвет ячейки, цвет шрифта или значок вниз или вправо, выберите вариант Снизу для сортировки по столбцу и Справа для сортировки по строке.
Примечание: Порядка цветов ячеек, цветов шрифта или значков по умолчанию не существует. Вы должны самостоятельно определить порядок для каждой сортировки.
-
-
Чтобы задать следующий цвет ячейки, цвет шрифта или значок для сортировки, нажмите кнопку Добавить уровень и повторите шаги 3–5.
Убедитесь в том, что в поле Затем по выбран тот же столбец и что сделан тот же выбор в поле Порядок.
Повторите эти операции для каждого дополнительного цвета ячеек, шрифта или значка, которые необходимо включить в сортировку.
Для сортировки в порядке, заданном пользователем, можно применять настраиваемые списки. Например, столбец может содержать значения, по которым вы хотите выполнить сортировку, такие как «Высокий», «Средний» и «Низкий». Как настроить сортировку, чтобы сначала отображались значения «Высокий», затем — «Средний», а в конце — «Низкий»? Если отсортировать их в алфавитном порядке (от А до Я), то значения «Высокий» будут отображаться вверху, но за ними окажутся значения «Низкий», а не «Средний». А при сортировке от Я до А значения «Средний» окажутся в самом верху. В действительности значения «Средний» всегда, независимо от порядка сортировки должны отображаться в середине. Вы можете решить эту проблему, создав настраиваемый список.
-
При необходимости создайте настраиваемый список.
-
В диапазоне ячеек введите значения, по которым необходимо выполнить сортировку, в нужном порядке, например в порядке убывания.
-
Выделите диапазон ячеек, в которые были введены значения. В описанном выше примере выделите ячейки A1:A3.
-
Выберите пункты Файл > Параметры > Дополнительно > Общие > Изменить списки, затем в диалоговом окне Списки нажмите кнопку Импорт и дважды нажмите кнопку ОК.
Примечания:
-
Пользовательские списки можно создавать только на основе значений (текстовых, числовых или значений даты и времени). Создать настраиваемый список на основе формата (цвета ячейки, цвета шрифта или значков) нельзя.
-
Максимальная длина пользовательского списка составляет 255 символов, и первое значение не может начинаться с цифры.
-
-
-
Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.
-
В диалоговом окне Сортировка в группе Столбец в поле Сортировать по или Затем по укажите столбец для сортировки по настраиваемому списку.
-
В поле Порядок выберите пункт Настраиваемый список.
-
В диалоговом окне Списки выберите нужный список. В нашем примере нужно выбрать список Высокий, Средний, Низкий.
-
Нажмите кнопку ОК.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.
-
В диалоговом окне Сортировка нажмите кнопку Параметры.
-
В диалоговом окне Параметры сортировки установите флажок Учитывать регистр.
-
Дважды нажмите кнопку ОК.
Как правило, сортировка выполняется сверху вниз, однако значения можно отсортировать слева направо.
Примечание: Таблицы не поддерживают возможность сортировки слева направо. Сначала преобразуйте таблицу в диапазон: выделите в ней любую ячейку и выберите пункты Работа с таблицами > Преобразовать в диапазон.
-
Выделите любую ячейку в сортируемом диапазоне.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.
-
В диалоговом окне Сортировка нажмите кнопку Параметры.
-
В диалоговом окне Параметры сортировки в группе Сортировать выберите пункт столбцы диапазона, а затем нажмите кнопку ОК.
-
В группе Строка в поле Сортировка по выберите строку для сортировки. Обычно это строка 1 (если требуется выполнить сортировку по строке заголовка).
Совет: Если строка заголовка содержит текст, а вам нужно отсортировать столбцы по числам, добавьте новую строку над диапазоном данных и укажите в ней числа в нужном порядке.
-
Чтобы выполнить сортировку по значению, выберите один из вариантов в раскрывающемся списке «Порядок».
-
Для текстовых значений выберите вариант От А до Я или От Я до А.
-
Для числовых значений выберите По возрастанию или По убыванию.
-
Для дат и времени выберите От старых к новым или От новых к старым.
-
-
Чтобы выполнить сортировку по цвету ячейки, цвету шрифта или значку, сделайте следующее.
-
В группе Сортировка, выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.
-
В списке Порядок выберите цвет ячейки, цвет шрифта или значок, а затем — вариант Слева или Справа.
-
Примечание: При сортировке строк, являющихся частью структуры листа, в Excel сортируются группы наивысшего уровня (уровень 1) таким образом, что порядок расположения строк или столбцов детализации не изменится, даже если они скрыты.
Чтобы выполнить сортировку по части значения в столбце, например части кода (789-WDG-34), фамилии (Регина Покровская) или имени (Покровская Регина), сначала необходимо разбить столбец на две или несколько частей таким образом, чтобы значение, по которому нужно выполнить сортировку, оказалось в собственном столбце. Чтобы разбить значения в ячейке на части, можно воспользоваться текстовыми функциями или мастером текстов. Дополнительные сведения и примеры см. в статьях Разбивка текста по разным ячейкам и Разбивка текста по разным столбцам с помощью функций.
Предупреждение: Вы можете отсортировать значения в диапазоне, который является частью другого диапазона, однако делать это не рекомендуется, так как в результате будет разорвана связь между отсортированным диапазоном и исходными данными. Если отсортировать данные, как показано ниже, выбранные сотрудники окажутся связаны с другими отделами.
К счастью, Excel выдает предупреждение, если обнаруживает подобную попытку:
Если вы не собирались сортировать данные таким образом, выберите вариант автоматически расширить выделенный диапазон, в противном случае — сортировать в пределах указанного выделения.
Если результат не соответствует желаемому, нажмите кнопку Отменить 
.
Примечание: Отсортировать подобным образом значения в таблице нельзя.
Если результаты сортировки данных не соответствуют ожиданиям, сделайте следующее.
Проверьте, не изменились ли значения, возвращаемые формулами Если сортируемые данные содержат одну или несколько формул, значения, возвращаемые ими, при пересчете листа могут измениться. В этом случае примените сортировку повторно, чтобы получить актуальные результаты.
Перед сортировкой отобразите скрытые строки и столбцы При сортировке по столбцам скрытые строки не перемещаются, а при сортировке по строкам не перемещаются скрытые столбцы. Перед сортировкой данных целесообразно отобразить скрытые строки и столбцы.
Проверьте текущий параметр языкового стандарта Порядок сортировки зависит от выбранного языка. Убедитесь в том, что на панели управления в разделе Региональные параметры или Язык и региональные стандарты задан правильный языковой стандарт. Сведения о том, как изменить параметр языкового стандарта, см. в справке Microsoft Windows.
Вводите заголовки столбцов только в одну строку Если необходимо использовать заголовки из нескольких строк, установите перенос слов в ячейке.
Включите или отключите строку заголовков Обычно рекомендуется отображать строку заголовков при сортировке по столбцам, так как она облегчает восприятие данных. По умолчанию значение в заголовке не включается в сортировку. Но в некоторых случаях может потребоваться включить или отключить заголовок, чтобы значение в заголовке включалось или не включалось в сортировку. Выполните одно из следующих действий.
-
Чтобы исключить из сортировки первую строку данных (заголовок столбца), на вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Сортировка и фильтр, выберите команду Настраиваемая сортировка и установите флажок Мои данные содержат заголовки.
-
Чтобы включить в сортировку первую строку данных (так как она не является заголовком столбца), на вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Сортировка и фильтр, выберите команду Настраиваемая сортировка и снимите флажок Мои данные содержат заголовки.
Если данные отформатированы как таблица Excel, можно быстро выполнить их сортировку и фильтрацию с помощью кнопок фильтрации в строке заголовков.
-
Если данные еще не содержатся в таблице, нужно отформатировать их как таблицу. Это приведет к автоматическому добавлению кнопки фильтрации вверху каждого столбца таблицы.
-
Нажмите кнопку фильтрации в верхней части нужного столбца и выберите необходимый порядок сортировки.
-
Чтобы отменить сортировку, нажмите кнопку Отменить на вкладке Главная.
-
Выберите ячейку в столбце, по которому будет выполняться сортировка.
-
Если на листе есть строка заголовков, выберите один заголовок, по которому нужно отсортировать данные, например Население.
-
Если строки заголовков нет, выберите верхнюю ячейку в столбце, по которому нужно выполнить сортировку, например ячейку со значением 634535.
-
-
На вкладке Данные выберите один из способов сортировки:
-
По возрастанию: сортировка от A до Я, от наименьшего значения до наибольшего или от самой ранней даты до самой поздней.
-
По убыванию: сортировка от Я до А, от наибольшего значения до наименьшего или от самой поздней даты до самой ранней.
-
Например, у вас есть таблица со столбцами «Отдел» и «Сотрудник». Можно сначала выполнить сортировку по столбцу «Отдел» для группировки всех сотрудников по отделам, а затем — по имени для расположения имен сотрудников каждого отдела в алфавитном порядке.
Выберите любую ячейку в диапазоне данных.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку Настраиваемая сортировка.
-
В диалоговом окне Настраиваемая сортировка в группе Столбец в поле Сортировка выберите первый столбец, по которому необходимо выполнить сортировку.
Примечание: Меню Сортировка отключено, так как оно пока не поддерживается. В настоящее время вы можете изменить сортировку в классическом приложении Excel.
-
В разделе Порядок выберите порядок сортировки.
-
По возрастанию: сортировка от A до Я, от наименьшего значения до наибольшего или от самой ранней даты до самой поздней.
-
По убыванию: сортировка от Я до А, от наибольшего значения до наименьшего или от самой поздней даты до самой ранней.
-
-
Чтобы добавить еще один столбец для сортировки, выберите команду Добавить и повторите шаги 5 и 6.
-
Чтобы изменить порядок сортировки столбцов, выделите запись нужного столбца и щелкните стрелку Вверх или Вниз рядом с кнопкой Параметры.
Если диапазон ячеек или столбец таблицы был отформатирован вручную или с помощью условного форматирования с использованием цвета ячеек или цвета шрифта, можно также выполнить сортировку по цветам. Кроме того, можно выполнить сортировку по набору значков, созданных с помощью условного форматирования.
-
Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку Настраиваемая сортировка.
-
В диалоговом окне Настраиваемая сортировка в группе Столбцы выберите столбец, по которому необходимо выполнить сортировку.
-
В группе Сортировка выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок условного форматирования.
-
В группе Порядок выберите нужный порядок (отображаемые параметры зависят от используемого формата). Затем выберите цвет ячейки, цвет шрифта или значок ячейки.
-
Далее выберите способ сортировки, перемещая цвет ячейки, цвет шрифта или значок:
Примечание: Порядка цветов ячеек, цветов шрифта или значков по умолчанию не существует. Вы должны самостоятельно определить порядок для каждой сортировки.
-
Перемещение вверх или влево: выберите параметр Сверху для сортировки столбца и Слева для сортировки строки.
-
Перемещение вниз или вправо: выберите параметр Снизу для сортировки столбца и Справа для сортировки строки.
-
-
Чтобы задать следующий цвет ячейки, цвет шрифта или значок для сортировки, нажмите кнопку Добавить уровень и повторите шаги 1–5.
-
Убедитесь, что столбец в поле Затем по и выбор в поле Порядок совпадают.
-
Повторите эти шаги для каждого дополнительного цвета ячейки, цвета шрифта или значка, которые нужно включить в сортировку.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку Настраиваемая сортировка.
-
В диалоговом окне Настраиваемая сортировка нажмите кнопку Параметры.
-
В меню Параметры установите флажок С учетом регистра.
-
Нажмите кнопку ОК.
Как правило, сортировка выполняется сверху вниз, однако значения можно отсортировать слева направо.
Примечание: Таблицы не поддерживают возможность сортировки слева направо. Сначала преобразуйте таблицу в диапазон: выделите в ней любую ячейку и выберите пункты Работа с таблицами > Преобразовать в диапазон.
-
Выделите любую ячейку в сортируемом диапазоне.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку Настраиваемая сортировка.
-
В диалоговом окне «Настраиваемая сортировка» нажмите кнопку Параметры.
-
В разделе Ориентация выберите вариант Сортировать слева направо
-
В группе Строка в раскрывающемся списке Сортировка выберите строку для сортировки. Обычно это строка 1 (если требуется выполнить сортировку по строке заголовка).
-
Чтобы выполнить сортировку по значению, выберите один из вариантов в раскрывающемся списке Порядок.
-
Сортировка по возрастанию: сортировка от A до Я, от наименьшего значения до наибольшего или от самой ранней даты до самой поздней.
-
Сортировка по убыванию: сортировка от Я до А, от наибольшего значения до наименьшего или от самой поздней даты до самой ранней.
-
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
См. также
Для автоматической сортировки данных используйте функции СОРТ и СОРТПО.
Сортировка по дате
Смотрите также «Сортировка и Фильтр»Выбрать мар). ОК инструмента. сортировать только в «ДАННЫЕ»-«Сортировка». списка команд «Сортировка
список штатными средствами, до Я и
-
по выпадающему списку элементов, чтобы решитьТеперь устанавливаем формулу
-
Например: мы выбрали дате, читайте в возрастания или уменьшения? формулу вручную, то году. Например, всеЕсли даты на листе «от Я к3 Данные-Сортировка-Параметры-Сортировка поВ результате таблица отсортирована алфавитном порядке илиВ появившемся диалоговом окне и фильтр» элемент
бывает необходимость выполнить наоборот. в заголовке графы. поставленную задачу. автосуммы. столбик, в котором статье «Сортировка по Чтобы сортировать данные формат дат нужно даты 2010 года. упорядочены неправильно, вы А» или «от первому ключу-Выбираешь свое с учетом всех
support.office.com
Как сделать сортировку в Excel по дате.
в обратно-алфавитном. Но в первой секции «Настраиваемая сортировка». сортировку в ExcelВыполняем построение ячеек от В меню находятсяСортировка чисел по возрастаниюЦифру суммы полученной только цифры, (нет дате в Excel». в таблице, в
писать в кавычках А среди этих можете их отсортировать. Я к А». представление даты (янв, привередливых пожеланий пользователя. в программе Excel «Столбец» из первогоВыбираем поле «Задача», тип по полям, к А до Я, аналогичные команды, с или убыванию – нужно переписать в
букв, слов), поэтомуКак настроить сортировку в ячейках которой размещены
– «ММ.ДД». дат будет идти Например, можно выполнить Выстроит по датам фев, и т.Полезный совет! Чтобы каждый предусмотрена возможность создания выпадающего списка «Сортировать «Цвет ячейки» и которым не подходит опять же указывая помощью которых можно
распространенная задача. Она другую ячейку, чтобы нам предлагают в Excel. картинки, фото, нужноКопируем формулу вниз сортировка по месяцам, сортировку от наиболее
и месяцам и д. ) ОК.
раз не создавать пользовательских порядков сортировок. по:» выбираем значение устанавливаем оранжевый цвет ни один из расширение диапазона операции. выполнить сортировку в помогает выстроить числовые при отмене фильтра списке значений то,
Для этого выбраем закрепить эти картинки по столбцу. Получилось затем дням. Затем, ранних к наиболее годам. Но будетАндрей митин
новые списки для Для решения данной «Месяц», во втором
сверху. Чтобы домашние
описанных выше методов.При упорядочивании строковых данных Excel. параметры – количество сумма не изменилась,
что есть в «Настраиваемую сортировку». в ячейке. Как
так. все даты 2011 поздним. неудобно из-за того,: Функции, сортировка порядка сортировки воспользуйтесь задачи создадим свой выпадающем списке без дела находились внизу
К примеру, в убедитесь в том,Для того чтобы числа товаров и клиентов, т.к. автосумма настроена нашем столбике –Может выскочить такое это сделать, читайтеТеперь отсортируем даты функцией
года, т.д.Вот как можно отсортировать что по годамSemenoy редактором списков в ключ к порядку изменений «Значение». А списка, добавляем еще
списке дел на что значения не были отсортированы верно, суммы продаж и на нижние ячейки. цвет ячеек, шрифта. окно. Нам нужно в статье «Вставить «Сортировка от AНапример, у нас даты: выстраиваются. Это Вы,: В порядке арифметической
excel-office.ru
Сортировка в Excel.
настройках Excel. Для сортирования. в третьей секции один уровень и неделю мы хотим содержат начальных пробелов, обратите внимание на доходов, и представить Про функцию «Автосумма» А в окне отсортировать данные в картинку в ячейку до Я» - такая таблица сПеретащите указатель вниз по скорее всего, знаете. прогрессии. Выделяешь одну этого:Сортировка по списку в «Порядок» выбираем последнюю
для тех же выстроить задачи по так как в корректность формата данных
информацию в более смотрите в статье «Порядок» нам предлагают выделенном диапазоне (столбце), в Excel».
это сортировка по датами. столбцу, чтобы выделитьВариант 1 ячейку, задаёшь формат
Откройте редактор списков в Excel:
опцию «Настраиваемый список». параметров устанавливаем голубой дням недели.
таком случае желаемый в столбце. Если наглядном виде. Сделаем «Закладка листа Excel
те цвета, которые поэтому мы поставилиНужно воспользоваться функцией
возрастанию. Функция «СортировкаДля примера и сравнения, нужные даты.Можно добавить первую этой ячейки (дата) настройках Excel: «ФАЙЛ»-«Параметры»-«Дополнительно»-«Общие»-«ИзменитьПерейдите на любую ячейкуВ появившемся диалоговом окне цвет снизу.Чтобы выполнить такую сортировку, порядок ячеек будет значения внесены в в Excel сортировку «Формулы»» тут. есть в нашем «сортировать в пределах «Сортировка». Закладка «Главная» и фильтр» находится мы скопировали датыНа вкладке колонку (столбец) и
, ну а списки». таблицы и снова «Списки» выбираем список
Этот способ позволяет упорядочивать программа предоставляет возможность нарушен. Эта проблема таблицу как текст, этих данных.После этого можно диапазоне. указанного выделения». Нажимаем
-> «Редактирование» на закладке «Главная» столбца А вГлавная вбить месяцы, затем
дальше, как построениеВведите свои списке и воспользуйтесь инструментом: «ДАННЫЕ»-«Сортировка».
названий месяцев в элементы таблицы и использования настраиваемых списков. случается, если информация а не число,Например, в таблице файла вернуть таблицу вВыбираем оранжевый цвет, кнопку «Сортировка…».функция «Сортировка и фильтр». в разделе «Редактирование». столбец В. В
щелкните стрелку на отсортировать по этой таблицы умножения. Т. нажмите на кнопкуВ первом выпадающем списке
году и нажимаем по значкам. Например, В MS Excel выгружается в файл выстраивание пройдет не
туристической компании хранится исходное состояние. Смотрите «ОК». Получилось так:.Если будет стоятьСортировка в Excel по
Получилось так. столбце B мы кнопке колонке, но это е. , если
«Добавить» как описано укажите «Категории сотрудника». ОК. мы можем пометить есть ряд предустановленных из другого источника: в ожидаемом порядке. информация о стоимости статью «Фильтр вЗдесь получилось так, галочку у слов возрастаниюТеперь можно установить в отсортировали даты по
Сортировка и фильтр минут 15 надо
комп видит что выше в примере. Во втором всеНажмите на кнопку «Добавить отдельные задачи восклицательным списков, одним из базы данных, стороннего В таблице приведен проживания в отеле. Excel». что видны все «Автоматически расширить выделенный(от меньшего значения таблице разделительные линии, условию «Сортировка от
и выберите команду затратить. Полностью месяцы этих ячейках дата, Если же у тоже «Значение». А уровень» и на знаком как важные которых и является приложения или другого пример сортировки чисел Цена зависит отМожно настроить автоматическую сортировку
строки таблицы – диапазон», то отсортируются к большему) сверху которые будут отделять старых к новым».Сортировка от старых к печатать не придется, то при выделении вас большой список в третьем выпадающем втором уровень в и выводить их
перечень дней недели. файла.
10, 11, 100, типа номера и в Excel, чтобы и оранжевые (отсортированные), все столбцы таблицы. вниз. даты каждого месяца. Здесь произошла сортировка новым так как будет нескольких ячеек, он
и нет желания списке в секции первом выпадающем списке в начале списка. Чтобы их посмотреть,
Для форматированных таблиц сортировку 15, 110, 132 предлагаемого питания. Турист при смене данных и зелёные иВ появившемся диалоговомСортировка в Excel по Как это сделать, по годам, аили
появляться месяц по автоматом должен поставить его заполнять вручную, «Порядок» выберите последнюю укажите на значениеВыше мы описали, как зайдите на вкладку в Excel выполнить в зависимости от заинтересован в поиске в столбце, сортировались белые (не отсортированные). окне указать диапазон, уменьшению смотрите в статье месяца идут не
excel-office.ru
Как сделать в Excel сортировку данных
Сортировка от новых к первым набранным буквам их по убыванию, тогда воспользуйтесь встроенным опцию «Настраиваемый список». «День». Остальные секции в Excel сделать «Данные» и найдите еще проще. Зайдя формата данных. наиболее экономного размещения, данные автоматически, без Но если нам
Упорядочивание чисел
условия сортировки.(от большего значения «Разделительная линия строк подряд. старым (Enterом вставлять или или по возрастанию. импортом. Для этогоВ появившемся окне «Списки» – без изменений. сортировку данных разных панель инструментов сортировки
в контекстное менюЧисловой формат поэтому нужно отсортировать дополнительной настройки. Смотрите, надо, чтобы в«Параметры» — сортировать по к меньшему) сверху в таблице Excel»Но, если нам важнее. копировать название месяца Там есть ещё
в данном диалоговом в левой группе И нажмите ОК. типов, используя цвет и фильтрации Excel. заголовка колонки, выТекстовый формат данные по возрастанию как настроить автоматическую
таблице остались только строкам или столбцам вниз. тут. отсортировать даты поПримечание: и вставлять).
спец кнопка: поставить окне присутствует дополнительное укажите на первыйВ результате мы организовали ячеек и шрифта По кнопке «Сортировка» также увидите команды
10 цены. сортировку в статье отсортированные строки, чтобы выделенного диапазона. ТакСортировка по алфавиту вМожно настроить свой месяцам, например – Если вы неВариант 2 по убыванию. При поле «Импорт списка «НОВЫЙ СПИСОК», а
историю сдачи выручки текста и пометки открывается окно выполнения построения ячеек в11Для этого выделяем столбец «Сортировка в Excel поработать с ними как у нас Excel. список сортировки, не дни рождения сотрудников получили ожидаемых результатов,Предлагаю воспользоваться функцией выделиных ячейках, нажимаешь из ячеек:» в
| в правом текстовом | в хронологическом порядке: |
| в строках. Надеемся, | |
| операции по нескольким | порядке от А |
| 100 | таблицы «Стоимость, руб.» |
| формулой» здесь. | (в маленькой таблице) |
| выделен один столбец, | Сначала выделяем столбец, |
| только то, что | или отсортировать даты |
Упорядочивание текста
то, возможно, в «Фильтр» и смотреть на неё и котором можно ввести поле введите всеАналогичным способом можно выполнить эта информация поможет столбцам. до Я и15 и заходим наВ таблице Excel или распечатать эту то эти параметры в котором будем предлагает Excel (по в пределах одного столбце содержатся даты, каждый месяц отдельно. всё. Только, ещё ссылку на диапазон
4 категории разбив сортировку по дням вам в работеВ поле «Порядок» выбираем
наоборот.11 вкладку «Главная». В можно сортировать сразу выборку, то нужно можно не указывать. сортировать информацию. возрастанию, по убыванию»). года, периода, тогда сохраненные в текстовомИрина раз скажу, что ячеек и нажать их на 4
недели и др. с программой. элемент «Настраиваемый список».Все указанные выше операции,100 блоке «Редактирование» находится и числа, и воспользоваться фильтром. А если выделенТеперь нажимаем кнопку
Упорядочивание дат
Смотрите статью «Как применим формулу. формате, а не: все он должен понимат, на кнопку «Импорт». строки. Для этого Но что делатьАвтор: Татьяна Казмирчук Из перечня выбираем применимые для чисел110 группа инструментов «Сортировка
текст, чтобы послеЕсли нужно из диапазон шире одного «Сортировка и фильтр» настроить сортировку вСортировка дат в в формате даты.Татьяна теплостанская что формат ячеек-дата. И нажмите ОК.
Настраиваемые списки
после ввода каждой если нам нужноВ магазине сдача выручки дни недели и и строковой информации,110 и фильтр». Выбираем целых чисел, шли большой таблицы Excel столбца, то указать -> «Сортировка от Excel».Excel по месяцам. В статье Преобразование
: Задайте Формат ячейкиВадим осиповВ результате при работе нового названия категории сортировать данные по происходит 2 раза нажимаем ОК. используются и для132 из меню пункт числа с точкой.посчитать цифры в ячейках по строке или А до Я».В таблице ExcelДля этого нужно дат из текстового
столбца — «Дата»: Пишет ошибку должен с Excel у сотрудника нажимайте клавишу критериям которых нет
Упорядочивание по цвету и значкам
на месяц –Еще одной удобной опцией выстраивания дат и132 «Сортировка по возрастанию». Например: 100; 100.1; одного цвета столбцу сортировать.Фамилии в выделенном можно выделить определенные сделать дополнительный столбец, формата в формат типа 17.03 или быть одинаковый размер вас будет всегда
Enter на клавиатуре: в списках порядка в середине и выстраивания элементов ячейки времени. Отличие состоит15Программа, обнаружив наличие связанных 100.2. Excel числа(например — оранжевого),
«Сортировать по» - столбце распределились по периоды дат, закрасить в котором даты даты поясняется, что 17 мар. Введите ячеек под рукой свойНажмите на кнопку «Добавить», сортировки?
в конце. Нам по порядку является только в наименованииВ Excel сортировка столбцов, столбцов, уточняет, нужно с точкой воспринимает то с помощью здесь указать (выбрать
алфавиту. эти ячейки цветом, запишем в текстовом нужно сделать в в этот столбецИмеется список около 700 пользовательский список для которая расположена справой необходимо выполнить сортировку
возможность их сортировки
fb.ru
Сортировка по месяцам в Excel и списки порядка сортировки
команды, для такого содержащих текст, выполняется ли выполнять сортировку как текст. Но фильтра, сортировки собираем из всплывающего списка)При необходимости можно получится график. Есть формате. Подробнее о этом случае. даты: день. месяц, человек и вручную
Сортировка в Excel по дате и месяцу
порядка сортировки данных. стороны. В результатеИсходная таблица для следующего в Excel по по цвету. При типа данных она так же, как
в Excel только
- для этого нужно все ячейки нужного заголовок столбца, в выбрать сортировку от
- несколько способов сделать разных форматах датЕсть несколько способов а в другой становится не реальноТ.е. нужно чтобы сначала чего в левой примера: дате и месяцу, этом может использоваться называется «Сортировка от
- и операция с по выделенному полю, сделать настройки. Подробнее цвета внизу таблицы. котором сортировать данные.
- Я до А. график работ, отпуска, (дата, текст), смотритесортировки дат в столбец — год, перемещать строчки с был январь, февраль группе будет создан
Необходимо распределить данные по так чтобы получить цвет как заливки,
старых к новым» числами. Произведем эту или же расширить смотрите в статье Смотрите диалоговое окно«Значения» — здесьСортировка по дате в т.д. В статье в статье «Преобразовать
Excel
Как настроить сортировку в Excel
Тогда всё отлично людьми в нужном
и т.д. новый список для столбцу F – историю сдачи выручки
- так и шрифта
- и наоборот. Ниже
- команду в колонке
- диапазон.
«Сортировать одновременно числа в этой статье выбираем по какому Excel. «Табель рабочего времени дату в текст. Два способа смотрите сортируется- и по порядке. А сам26 ноя1 сен3 порядка пользовательской сортировки. «Категория сотрудника» в по этим месяцам текста. В таблице показан пример. уже известной намВыбираем «Расширить», так как
и текст в выше.
- значению сортировать (например,В таблице можно в Excel» рассмотрели
- Excel». в статье «Сортировка дате в месяце эксель сортирует только июл4 июл16 июн17Нажмите на кнопку ОК следующей последовательности: на протяжении года.
- дел обозначим рабочиеДля дат действует то таблицы цен на мы заинтересованы в таблице Excel».»Сортировать по» - сортировать по цвету сортировать по дате, простой способ, сВыделяем ячейку С8. по дате в и по месяцам. дату целиком, а
- июн18 июн12 фев21 в диалоговом окнеСтажер.В данном примере будет задачи оранжевым цветом, же правило, что комнаты в отеле
- упорядочивании полных записейРабота с таблицами во указываем столбец, в ячейки, шрифта, т.д.). но не всегда помощью формулы и На закладке «Формулы» Excel». Здесь рассмотрим,Кстати, предусмотренная для мне нужно чтобы янв22 янв24 янв25 «Списки» и вФизический. использоваться многоуровневая сортировка.
семейные дела – и для чисел: «Питание». Выделяем столбец
таблицы, и нажимаем многих случаях требует котором нужно посчитать«Порядок»» — в это получается. Причиной условного форматирования. в разделе «Библиотека
- как сделать ячеек типа Дата сначала стояли январские
- дек30 дек третьем выпадающем спискеУдаленный. Допустим у нас голубым, праздники – чтобы упорядочивание прошло кликом по его «Сортировка». Записи выстроены анализа содержащихся в сумму. «Значения» - всплывающем списке появляются может стать неверноСортировка в Excel функций» в функцияхсортировку в в Excel настраиваемая именинники, потом февральские,СПАСИБО! в секции «Порядок»
Руководитель. иметься статистическая информация бежево-желтым. И выстроим корректно, убедитесь в заголовку и открываем в порядке возрастания
exceltable.com
Как отсортировать в экселе по датам ячейки в порядке возрастания? Помогите пожалуйста
них данных. Excel указываем «Цвет ячейки». все значения, по
написанные даты. Например,- это значит «Текстовые» выбираем функциюExcel по дате рождения сортировка (в т.
мартовские и так
Silenser автоматически добавились 2К сожалению, для реализации
по сдачи выручки их по типу. том, что сортируемая панель инструментов «Редактирование» стоимости проживания. предоставляет мощные средства
«Порядок» — выбираем которым можно отсортировать в ячейке установлен расположить данные в «Текст». Появившееся диалоговое
, по месяцам, т.д. ч. по месяцам)
далее…: 1. Выделяешь столбец новых опции. С данной задачи нельзя магазина за текущийДля этого заходим в информация представлена именно вкладки «Главная». ТеперьЭта операция выполняется еще для обработки информации, нужный цвет ячеек. этот диапазон. формат «ДАТА», а определенном порядке (по окно заполняем так.В Excel даты (СОРТИРОВКА И ФИЛЬТРАлексt с датами. прямым и обратным воспользоваться стандартными порядками год: настраиваемую сортировку. Кроме в формате даты, в выпадающем меню
проще, если таблица возможность построения статистических Далее указываем -«Сверху» — здесь
Как в экселе отсортировать список людей по дням рождения?
сама дата написана алфавиту, по возрастанию,Нажимаем «ОК». В ячейке хранятся в виде — Настраиваемая сортировка: Щелкните ЛК мыши2. Формат-Ячейки… -Число-Числовые порядком для пользовательской сортировки значений вПорядок сортировки следующий: описанного выше способа, а не в вместо команд сортировки
отформатирована по стилю. отчетов и выборки «Снизу». Все ячейки выбрать как разместить текстом. В этом т.д.). С8 появилась такая порядковых номеров, п. — Порядок - на букве столбца форматы-Дата. В поле настраиваемой сортировки. И столбцах. Ведь текстовыеПерейдите на любую ячейку можно воспользоваться меню текстовом. по возрастанию и
В таком случае
данных по условию. этого цвета соберутся отсортированные данные, сверху случае сортировка неКак сортировать в Excel формула. =ТЕКСТ(A8;»ММ.ДД») э. отсортированные даты Настраиваемый список) у с датами, выделится Тип выбираешь свой снова нажмите на значения по умолчанию исходного диапазона A1:C10 панели «Редактирование» вкладки
Но не всегда есть
убыванию расположены команды нужно вызвать контекстное Но иногда достаточно
внизу таблицы. Нажимаем вниз или снизу
будет работать. Процифры в столбцеОбратите внимание. будут стоять в меня почему-то не столбец ( даты). тип представления (у кнопку ОК в в Excel можно и выберите инструмент: «Главная». Выбираем из возможность выстроить необходимый сортировки от А
меню столбца, щелкнув просто произвести сортировку «ОК». вверх. нюансы сортировки по таблицы в порядкеЕсли будете писать списке сначала по срабатывает. Нажать на пиктограмму меня это 14
главном диалоговом окне
One of the most helpful features in Excel is the ability to sort your data by date. Maybe you need to arrange your family members’ birth dates to send out cards, sort your weekly budget transactions for year-end, or track sales revenue by month.
In Excel, there are several ways to sort your entries by date. You can put data in ascending or descending order, and you can sort by day, week, month, or year. We’ll walk you through all the different options on how to sort by date in Excel.
How to Sort Excel Columns by Ascending or Descending Date
It’s easy to sort an individual column into ascending or descending date order in Excel:
- Select the data you want to sort.
- From the menu bar (also called the ribbon) at the top of your screen, under the Home tab, select Sort & Filter.
- Then choose Sort Oldest to Newest or Sort Newest to Oldest.
Alternatively, you can get the same result by selecting your data and using a right-click to select Sort. Then choose the order that works best for your data.
This works well if you are only sorting a simple list of dates and plan to enter the corresponding data later. Sorting this way will always order your dates chronologically, by year first, then by month, then by day.
If you’re using Excel spreadsheet templates to organize your life or have tables of data, you may need to use other methods to sort by date in Excel instead, which we’ll go through next.
How to Sort Entire Tables by Ascending or Descending Date in Excel
When sorting dates in a table, it’s helpful to add headings at the top of each column. For example, if you’re making a basic Gantt chart in Excel, you’ll have a list of tasks that corresponds to a list of dates. Below, we’ll show you how to use these headings as categories to sort your data.
When you sort data in a table, it’s important to highlight all of it. If you only highlight one column, you’ll only sort that column, leaving the corresponding columns in their original order. Then the dates won’t match up with the correct data.
If you catch the error right away, you can click Undo to return to the original arrangement. Otherwise, you might have to revert to a previous version of your document or re-enter the data. Fortunately, Excel usually catches this error in time to prevent it.
If you try to sort with only the dates selected, Excel should give you a warning and ask if you would like to expand your selection. When the error message pops up, select Expand the selection and click Sort.
Then hover over the data selection. Highlight the missing items by dragging the small, green square at the bottom left corner and try sorting again.
Select the headings and data you want to sort. Then click Home > Sort & Filter and select your sort order.
Note that this will only work if the date is in the first column of the table (in this example, it’s Column A). In Excel, if you’d like to sort by date when the dates are listed in a different column, you’ll need to use Custom Sort.
Using Excel’s Custom Sort to Sort By Date
Custom Sort is another handy way to sort by date in Excel. If your data has headings, you can use them as categories to sort entries easily, even if they aren’t in the first column.
In the example below, a simple sort like we’ve already shown you will sort the items in the Transaction column alphabetically, instead of putting your dates in order. Since the date is in the second column, we need to use a Custom Sort to tell Excel to sort the dates in Column B. To do this:
- Highlight the headings and the data below them.
- In the Excel ribbon, click Home > Sort & Filter > Custom Sort. Check the box in the top-right corner to use your data headers as sorting categories.
- Next to Sort by, choose Date from the dropdown menu. Select Oldest to Newest or Newest to Oldest from the Order dropdown menu.
Custom Sort also lets you choose multiple sorting categories. For example, you might use this function if you want to see transactions listed first by one column, then by another.
In the Custom Sort box, select Sort by > [First Column]. Then click Add Level > Then by > [Second Column]. Click OK to sort your table.
Using Excel Functions to Sort by Month
There are some cases where you might want to extract the month from the date as entered. One example is putting all your colleagues’ birthdays in order, so you can acknowledge everyone with a monthly birthday cake. For your purposes here, the month is important, but the year is irrelevant.
There are many essential Excel functions and formulas that can help you do quick calculations or extract data from a cell. One such function is the MONTH function.
Use the MONTH function to pull each entry’s month digit from the full date. First, add a column with Month as the header. Click in the first empty cell under Month. In this case, it will be C2. Type =MONTH(B2), where B2 refers to the first entry in the Date column.
The MONTH function will output a digit from 1 to 12 into the corresponding cell. These digits represent the months in chronological date order, so January=1 and December=12. To enter the function quickly into every cell, select the cell that contains the formula. In this case, it’s C2. Then, click and drag the green box that appears in the bottom corner of the cell, all the way to the bottom of the column.
Now you can use Excel to sort dates by month, so you don’t miss anyone on your list. Highlight the whole table, including the headers > right-click > click Sort & Filter > Custom Sort > Sort by Month.
You can also use a function to sort the dates by year. Follow the instructions above, replacing the MONTH function with =YEAR(B2). The result will be a list of years in order.
Using an Excel Formula to Sort by Month and Day
The MONTH function is quick and easy if you don’t need the days in order, but let’s say you want to celebrate each birthday individually. A formula can help here.
Add a column called Birthdays. In the empty cell (C2), next to the first date, type =TEXT(B2,»MMDD»), where B2 refers to the first date. This will return a list of dates, without the year, formatted as MMDD. For example, 12/07/1964 will become 1207.
Do a Custom Sort to put your birthday list in order. Since birthdays are formatted as text, rather than dates, Excel will give you a warning. Select Sort anything that looks like a number, as a number > OK, and your list will be in the correct order.
As an additional tip, you can use these different ways to strikethrough in Excel afterwards so that you can clearly view whose birthday has been celebrated in the spreadsheet.
What If Sort by Date Isn’t Working in Excel?
If you applied the methods discussed above, but Excel isn’t sorting by date correctly, check that you’ve entered it in a format Excel will recognize. If all the numbers are left-justified in their cells, you might have them stored as text. To fix the format, click on the Text dropdown menu in the Excel ribbon and select a date format.
Easy Ways to Sort by Date in Excel
Sorting dates in the correct order may feel mundane, yet it’s a crucial task that must be done accurately. Therefore, leave it to Excel’s sorting feature to sort your dates effectively. The ability to sort by date in Excel is super useful and has a variety of applications, as we’ve seen here.
There are many apps and useful spreadsheet templates out there to complete almost any task, from budgeting and expense tracking to wedding planning. Now that you understand how easy it is to sort by date in Excel, you can move on to using templates with greater confidence.
Сортировка в Excel — инструмент, с помощью которого информацию из таблицы организовывают в необходимом порядке. Данные можно сортировать по алфавиту, по возрастанию и убыванию чисел или по любым пользовательским критериям — например, по должностям сотрудников.
- Как сделать сортировку данных по одному критерию
- Как сделать сортировку по нескольким критериям
- Как сделать пользовательскую сортировку
Сортировка необходима, когда информация в таблице располагается хаотично. Пользователь выбирает столбец и тип сортировки — Excel упорядочивает информацию таблицы по этим критериям.
Разберём на примере.
Воспользуемся отчётом небольшого автосалона. В таблице собрана информация о продажах: характеристики авто, их цена, дата продажи и ответственные менеджеры. Данные расположены беспорядочно.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Для примера отсортируем данные по возрастанию цены автомобилей, по дате их продажи и по фамилиям менеджеров.
Сортируем данные по возрастанию цены авто. Выделяем любую ячейку в столбце, данные которого нужно отсортировать. В нашем случае — любую ячейку столбца «Цена, руб.».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
На вкладке «Главная» нажимаем кнопку «Сортировка и фильтр».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Выбираем нужный тип сортировки — в нашем случае пункт «Сортировка по возрастанию».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Готово — данные таблицы отсортированы по возрастанию цен на автомобили.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Сортируем данные по дате продажи авто. Выделяем любую ячейку столбца «Дата продажи», нажимаем кнопку «Сортировка и фильтр» и выбираем нужный тип сортировки. В нашем случае — пункт «Сортировка от старых к новым».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Готово — данные отсортированы по дате продаж: от более давних к новым.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Сортируем данные по фамилиям менеджеров. Выделяем любую ячейку в столбце «Менеджер», нажимаем кнопку «Сортировка и фильтр» и выбираем нужный тип сортировки. В нашем примере отсортируем по алфавиту — выберем пункт «Сортировка от А до Я».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Готово — данные отсортированы по фамилиям менеджеров.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Выше мы привели три примера сортировки по одному столбцу. Но иногда требуется отсортировать таблицу одновременно по нескольким критериям.
Разберём, как это сделать, на примере.
Допустим, нужно отсортировать первоначальную таблицу отчётности по двум критериям: по возрастанию цены авто и по фамилиям менеджеров.
Выбираем любую ячейку таблицы и нажимаем кнопку «Сортировка» на вкладке «Данные».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
В появившемся окне с помощью кнопки «+» добавляем критерии сортировки.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Добавляем критерии в необходимой последовательности: сначала — сортировка по фамилии менеджеров, затем — по возрастанию цен на автомобили, которые они продали.
Для этого нажимаем на стрелки под блоком «Столбец» и выбираем параметр «Менеджер». В пункте «Порядок» оставляем параметр «От А до Я».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Затем снова нажимаем на кнопку «+» и добавляем второй критерий сортировки — «Цена, руб.» → «По возрастанию». Жмём «ОК».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Готово — таблица отсортирована по двум столбцам одновременно.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Выше мы рассмотрели стандартную сортировку: по возрастанию и убыванию, по алфавиту, по дате. Кроме неё, в Excel можно настроить сортировку по критериям, выбранным пользователем.
Функция пригодится, когда нужные критерии не предусмотрены стандартными настройками. Например, если требуется сортировать данные по должностям сотрудников или по названиям отделов. Это называется пользовательской сортировкой.
Схема работы такова:
- Пользователь создаёт новый список для сортировки и вводит значения столбца, который нужно отсортировать, в необходимом порядке.
- Потом сортирует таблицу по стандартному пути с помощью меню сортировки.
Для примера отсортируем нашу таблицу по названиям моделей авто. Создадим новый список для пользовательской сортировки.
В операционной системе macOS это делается так: в верхнем меню нажимаем на вкладку «Excel» и выбираем пункт «Параметры…».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
В появившемся окне нажимаем кнопку «Списки».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Затем в правой панели «Пользовательские списки» выбираем пункт «НОВЫЙ СПИСОК», а в левой панели «Элементы списка» вводим элементы списка в нужном порядке.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Элементы списка можно ввести двумя способами:
- Напечатать вручную.
- Импортировать из исходной таблицы и отредактировать.
Пойдём по второму пути. Поставим курсор в строку «Импортировать список из ячеек» и выберем диапазон столбца, значения которого нужно отсортировать. В нашем случае — значения столбца «Марка, модель».
Нажмём кнопку «Импорт».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Excel импортирует все значения столбца, даже дублирующиеся.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Теперь удалим повторяющиеся значения и расположим их в нужном порядке. Для примера сделаем так:
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Нажимаем кнопку «Добавить», и список появляется в панели «Пользовательский списки». Закрываем окно.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
В операционной системе Windows путь вызова меню «Списки» отличается. Нужно перейти во вкладку «Файл» и выбрать пункты «Параметры» → «Дополнительно» → «Общие» → «Изменить списки». Дальнейшие действия совпадают со схемой, описанной выше.
Теперь отсортируем таблицу по созданному списку. Снова выбираем любую ячейку таблицы и нажимаем кнопку «Сортировка» на вкладке «Данные».
В появившемся окне в блоке «Столбец» выбираем столбец, значения которого нужно отсортировать. В нашем случае — пункт «Марка, модель».
В блоке «Порядок» выбираем созданный список сортировки.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Нажимаем «ОК».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Готово — таблица отсортирована по условиям пользователя. Значения столбца «Марка, модель» расположены в порядке, который мы установили для нового списка.
Скриншот: Excel / Skillbox Media