Excel позволяет анализировать данные по разным параметрам. Встроенный элемент анализа – сортировка. Чтобы элемент сработал, информация должна быть представлена в виде списка, оформленного определенным способом.
Данные в таблице распределены по строкам и столбцам. В столбцах – однотипные значения. Числа, даты, текст. Но не вперемешку. Сортировка не будет работать при наличии пустых строк либо столбцов.
Сортировка данных в Excel
В Excel можно упорядочить списки:
- по возрастанию;
- по убыванию;
- по заданным пользователем параметрам (по дням недели, месяцам и т.п.).
Отсортировать по возрастанию значит упорядочить данные:
- от 0 до 9;
- от А до Я;
- от A до Z.
По убыванию – в обратном порядке.
Чтобы вызвать пользовательский порядок сортировки, необходимо выполнить следующую последовательность: «данные» — «сортировка» — «порядок» — «настраиваемый список». Появляется меню такого вида.
Как отсортировать данные в таблице Excel по столбцу?
У нас есть учебная таблица со списком работников и окладом:
Отсортируем оклад по убыванию, от большего к меньшему. Выделяем нужный столбец – правая кнопка мыши – опция сортировка – от максимального значения к минимальному значению – ввод:
Диапазон сортировки расширяется автоматически. Получается так:
Как в Excel отсортировать по возрастанию?
Выделяем столбец – правая кнопка мыши – в этот раз указываем: от минимального значения к максимальному значению.
Результат:
Как сортировать по алфавиту в Excel?
Выделяем столбец с фамилиями – правая кнопка мыши – выбираем: настраиваемая сортировка.
«Сортировать по» — выбираем имя столбца, значения которого нужно отсортировать по алфавиту. У нас – «ФИО». В сортировке выбираем, на какие параметры будет ориентироваться инструмент. Это может быть цвет ячейки, шрифта, значок ячейки. В нашем примере – «значения» (анализ значений в ячейке). «Порядок» — от А до Я либо от Я до А. Сделаем прямой порядок. Жмем ОК.
Результат сортировки по алфавиту:
Как сделать сортировку по дате в Excel?
Исходные данные:
Нам нужно отсортировать товар по дате поступления на склад.
Порядок действий:
Проверить, чтобы в столбце с датами был правильный формат («Дата»). Выделяем столбец и сортируем от старых дат к новым (от новых к старым).
Выбираем от «старых к новым». Значения списка располагают в хронологическом порядке.
Отсортировать данные в диапазоне можно по дням недели, по месяцам. Для этого в меню «Настраиваемая сортировка» выбираем «Настраиваемый список».
Сортируем данные по смыслу
Допустим, информацию в таблице нужно распределить по должностям, воинским званиям, сертификатам, клиентам и товарам в зависимости от их важности для конкретного предприятия и т.д. Для этих целей предназначены пользовательские списки, которые можно составлять самостоятельно.
В меню «Настраиваемый список» выбираем новый список. Формируем иерархию любых объектов. Разделителями могут быть запятые либо клавиша «Ввод».
Когда иерархические объекты внесены, нажимаем «Добавить».
А вот результат сортировки учебной таблицы по должностям:
Сортировка данных по нескольким столбцам
Если нужно отсортировать информацию по разным условиям в разных столбцах, используется меню «Настраиваемый список». Там есть кнопка «Добавить уровень».
Данные в таблице будут отсортированы по нескольким параметрам. В одном столбце, например, по возрастанию. В другом («затем по…») – по алфавиту и т.д. В результате диапазон будет сформирован так, как задано сложной сортировкой.
Уровни можно добавлять, удалять, копировать, менять местами посредством кнопок «Вверх»-«Вниз».
Это самые простые способы сортировки данных в таблицах. Можно для этих целей применять формулы. Для этих целей подходят встроенные инструменты «НАИМЕНЬШИЙ», «СТРОКА», СЧЕТЕСЛИ».
Сортировка данных — неотъемлемая часть их анализа. Вам может потребоваться расположить имена в списке по алфавиту, составить список складских запасов и отсортировать его по убыванию или упорядочить строки по цветам или значкам. Сортировка данных помогает быстро визуализировать данные и лучше понимать их, упорядочивать и находить необходимую информацию и в итоге принимать более правильные решения.
Сортировать данные можно по тексту (от А к Я или от Я к А), числам (от наименьших к наибольшим или от наибольших к наименьшим), а также датам и времени (от старых к новым или от новых к старым) в одном или нескольких столбцах. Можно также выполнять сортировку по настраиваемым спискам, которые создаете вы сами (например, списку, состоящему из элементов «Большой», «Средний» и «Маленький»), или по формату, включая цвет ячеек и цвет шрифта, а также по значкам.
Примечания:
-
Для поиска наибольших и наименьших значений в диапазоне ячеек или таблице, например 10 самых высоких оценок или 5 самых низких сумм продаж, можно использовать функцию «Автофильтр» или условное форматирование.
-
Дополнительные сведения см. в статьях Фильтрация данных в таблице или диапазоне Excel и Применение условного форматирования в Excel.
Сортировка текстовых значений
-
Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
-
На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выполните одно из указанных ниже действий.
-
Чтобы быстро отсортировать значения по возрастанию, нажмите кнопку
(Сортировка от А до Я). -
Чтобы быстро отсортировать значения по убыванию, нажмите кнопку
(Сортировка от Я до А).
-
(Сортировка от А до Я).
(Сортировка от Я до А).Примечания:
Возможные проблемы
-
Убедитесь, что все данные сохранены в текстовом виде. Если столбец, который подлежит сортировке, содержит числа, сохраненные в числовом формате, и числа, сохраненные в текстовом формате, необходимо отформатировать все ячейки либо как числа, либо как текст. В противном случае числа, сохраненные в числовом формате, после сортировки окажутся выше чисел, сохраненных в текстовом формате. Для преобразования всех выбранных данных в текстовый формат нажмите CTRL+1, чтобы открыть диалоговое окно Формат ячеек, откройте вкладку Число и в разделе Категория выберите вариант Общий, Число или Текст.
-
Удалите все начальные пробелы. Иногда импортируемые из других приложений данные могут дополняться начальными пробелами. Прежде чем выполнять сортировку, удалите их из данных. Это можно сделать вручную или с помощью функции СЖПРОБЕЛЫ.
-
Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
-
На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выполните одно из указанных ниже действий.
-
Для сортировки чисел по возрастанию нажмите кнопку
(Сортировка от минимального к максимальному). -
Для сортировки чисел по убыванию нажмите кнопку
(Сортировка от максимального к минимальному).
-
Примечания:
-
Возможные проблемы
-
Убедитесь, что все числа сохранены в числовом формате. Если результаты отличаются от ожидаемых, возможно, столбец содержит числа, сохраненные в текстовом формате. Например, отрицательные числа, импортируемые из некоторых систем бухгалтерского учета, или числа, содержащие начальный символ апострофа (‘), сохраняются в текстовом виде. Дополнительные сведения см. в разделе Преобразование чисел из текстового формата в числовой.
-
Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
-
На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выполните одно из указанных ниже действий.
-
Чтобы отсортировать значения по возрастанию, щелкните
(Сортировка от старых к новым). -
Чтобы отсортировать значения от поздних дат или значений времени к ранним, нажмите кнопку
(Сортировка от новых к старым).
-
Примечания:
Возможные проблемы
-
Убедитесь, что все значения даты и времени сохранены в формате даты и времени. Если результаты отличаются от ожидаемых, возможно, столбец содержит значения даты и времени, сохраненные в текстовом формате. Чтобы значения даты и времени сортировались в Excel правильно, они должны быть сохранены как порядковые числа с информацией о дате или времени. Если Excel не может распознать значение как дату или время, оно сохраняется как текст. Дополнительные сведения см. в статье Преобразование дат из текстового формата в формат даты.
-
Для сортировки по дням недели измените формат ячеек таким образом, чтобы в них выводились дни недели. Для сортировки по дням недели независимо от даты преобразуйте их в текст с помощью функции ТЕКСТ. Однако функция ТЕКСТ возвращает текстовое значение, поэтому сортировка будет выполнена по алфавитно-цифровым данным. Дополнительные сведения см. в статье Отображение дат в виде дней недели.
Возможно, вы захотите выполнить сортировку по двум или нескольким столбцам или строкам, чтобы сгруппировать данные с одинаковыми значениями в одном столбце или строке, а затем отсортировать эти группы с одинаковыми значениями по другому столбцу или строке. Например, если есть столбцы «Отдел» и «Сотрудник», можно сначала выполнить сортировку по столбцу «Отдел» (для группировки всех сотрудников по отделам), а затем — по имени (для расположения имен сотрудников каждого отдела в алфавитном порядке). Можно одновременно выполнять сортировку по 64 столбцам.
Примечание: Для получения наилучших результатов в сортируемый диапазон нужно включить заголовки столбцов.
-
Выделите любую ячейку в диапазоне данных.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.
-
В диалоговом окне Сортировка в группе Столбец в поле Сортировать по выберите первый столбец, по которому необходимо выполнить сортировку.
-
В поле Сортировка выберите тип сортировки. Выполните одно из следующих действий:
-
Чтобы выполнить сортировку по текстовым значениям, числам или значениям даты и времени, выберите пункт Значения.
-
Чтобы выполнить сортировку по формату, выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.
-
-
В разделе Порядок выберите порядок сортировки. Выполните одно из следующих действий.
-
Для текстовых значений выберите От А до Я или От Я до А.
-
Для числовых значений выберите По возрастанию или По убыванию.
-
Для дат и времени выберите От старых к новым или От новых к старым.
-
Чтобы выполнить сортировку по настраиваемому списку, выберите пункт Настраиваемый список.
-
-
Для добавления к сортировке следующего столбца нажмите кнопку Добавить уровень, а затем повторите шаги с третьего по пятый.
-
Чтобы скопировать сортируемый столбец, выделите его и нажмите кнопку Копировать уровень.
-
Чтобы удалить столбец для сортировки, выделите соответствующую запись и нажмите Удалить уровень.
Примечание: В списке необходимо оставить хотя бы одну запись.
-
Чтобы изменить порядок сортировки столбцов, выделите запись нужного столбца и щелкните стрелку Вверх или Вниз рядом с кнопкой Параметры.
Столбцы с более высокой позицией в списке будут отсортированы раньше, чем столбцы с более низкой позицией.
Если диапазон ячеек или столбец таблицы был отформатирован вручную или с помощью условного форматирования с использованием цвета ячеек или цвета шрифта, можно также выполнить сортировку по цветам. Кроме того, можно выполнить сортировку по набору значков, созданных с помощью условного форматирования.
-
Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.
-
В диалоговом окне Сортировка в группе Столбец в поле Сортировать по выберите столбец, по которому необходимо выполнить сортировку.
-
В группе Сортировка, выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.
-
В группе Порядок щелкните стрелку рядом с кнопкой, а затем в зависимости от типа формата выберите цвет шрифта, цвет заливки ячейки или значок ячейки.
-
Затем выберите последовательность сортировки. Выполните одно из указанных ниже действий.
-
Чтобы переместить цвет ячейки, цвет шрифта или значок вверх или влево, выберите вариант Сверху для сортировки по столбцу и Слева для сортировки по строке.
-
Чтобы переместить цвет ячейки, цвет шрифта или значок вниз или вправо, выберите вариант Снизу для сортировки по столбцу и Справа для сортировки по строке.
Примечание: Порядка цветов ячеек, цветов шрифта или значков по умолчанию не существует. Вы должны самостоятельно определить порядок для каждой сортировки.
-
-
Чтобы задать следующий цвет ячейки, цвет шрифта или значок для сортировки, нажмите кнопку Добавить уровень и повторите шаги 3–5.
Убедитесь в том, что в поле Затем по выбран тот же столбец и что сделан тот же выбор в поле Порядок.
Повторите эти операции для каждого дополнительного цвета ячеек, шрифта или значка, которые необходимо включить в сортировку.
Для сортировки в порядке, заданном пользователем, можно применять настраиваемые списки. Например, столбец может содержать значения, по которым вы хотите выполнить сортировку, такие как «Высокий», «Средний» и «Низкий». Как настроить сортировку, чтобы сначала отображались значения «Высокий», затем — «Средний», а в конце — «Низкий»? Если отсортировать их в алфавитном порядке (от А до Я), то значения «Высокий» будут отображаться вверху, но за ними окажутся значения «Низкий», а не «Средний». А при сортировке от Я до А значения «Средний» окажутся в самом верху. В действительности значения «Средний» всегда, независимо от порядка сортировки должны отображаться в середине. Вы можете решить эту проблему, создав настраиваемый список.
-
При необходимости создайте настраиваемый список.
-
В диапазоне ячеек введите значения, по которым необходимо выполнить сортировку, в нужном порядке, например в порядке убывания.
-
Выделите диапазон ячеек, в которые были введены значения. В описанном выше примере выделите ячейки A1:A3.
-
Выберите пункты Файл > Параметры > Дополнительно > Общие > Изменить списки, затем в диалоговом окне Списки нажмите кнопку Импорт и дважды нажмите кнопку ОК.
Примечания:
-
Пользовательские списки можно создавать только на основе значений (текстовых, числовых или значений даты и времени). Создать настраиваемый список на основе формата (цвета ячейки, цвета шрифта или значков) нельзя.
-
Максимальная длина пользовательского списка составляет 255 символов, и первое значение не может начинаться с цифры.
-
-
-
Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.
-
В диалоговом окне Сортировка в группе Столбец в поле Сортировать по или Затем по укажите столбец для сортировки по настраиваемому списку.
-
В поле Порядок выберите пункт Настраиваемый список.
-
В диалоговом окне Списки выберите нужный список. В нашем примере нужно выбрать список Высокий, Средний, Низкий.
-
Нажмите кнопку ОК.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.
-
В диалоговом окне Сортировка нажмите кнопку Параметры.
-
В диалоговом окне Параметры сортировки установите флажок Учитывать регистр.
-
Дважды нажмите кнопку ОК.
Как правило, сортировка выполняется сверху вниз, однако значения можно отсортировать слева направо.
Примечание: Таблицы не поддерживают возможность сортировки слева направо. Сначала преобразуйте таблицу в диапазон: выделите в ней любую ячейку и выберите пункты Работа с таблицами > Преобразовать в диапазон.
-
Выделите любую ячейку в сортируемом диапазоне.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.
-
В диалоговом окне Сортировка нажмите кнопку Параметры.
-
В диалоговом окне Параметры сортировки в группе Сортировать выберите пункт столбцы диапазона, а затем нажмите кнопку ОК.
-
В группе Строка в поле Сортировка по выберите строку для сортировки. Обычно это строка 1 (если требуется выполнить сортировку по строке заголовка).
Совет: Если строка заголовка содержит текст, а вам нужно отсортировать столбцы по числам, добавьте новую строку над диапазоном данных и укажите в ней числа в нужном порядке.
-
Чтобы выполнить сортировку по значению, выберите один из вариантов в раскрывающемся списке «Порядок».
-
Для текстовых значений выберите вариант От А до Я или От Я до А.
-
Для числовых значений выберите По возрастанию или По убыванию.
-
Для дат и времени выберите От старых к новым или От новых к старым.
-
-
Чтобы выполнить сортировку по цвету ячейки, цвету шрифта или значку, сделайте следующее.
-
В группе Сортировка, выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.
-
В списке Порядок выберите цвет ячейки, цвет шрифта или значок, а затем — вариант Слева или Справа.
-
Примечание: При сортировке строк, являющихся частью структуры листа, в Excel сортируются группы наивысшего уровня (уровень 1) таким образом, что порядок расположения строк или столбцов детализации не изменится, даже если они скрыты.
Чтобы выполнить сортировку по части значения в столбце, например части кода (789-WDG-34), фамилии (Регина Покровская) или имени (Покровская Регина), сначала необходимо разбить столбец на две или несколько частей таким образом, чтобы значение, по которому нужно выполнить сортировку, оказалось в собственном столбце. Чтобы разбить значения в ячейке на части, можно воспользоваться текстовыми функциями или мастером текстов. Дополнительные сведения и примеры см. в статьях Разбивка текста по разным ячейкам и Разбивка текста по разным столбцам с помощью функций.
Предупреждение: Вы можете отсортировать значения в диапазоне, который является частью другого диапазона, однако делать это не рекомендуется, так как в результате будет разорвана связь между отсортированным диапазоном и исходными данными. Если отсортировать данные, как показано ниже, выбранные сотрудники окажутся связаны с другими отделами.
К счастью, Excel выдает предупреждение, если обнаруживает подобную попытку:
Если вы не собирались сортировать данные таким образом, выберите вариант автоматически расширить выделенный диапазон, в противном случае — сортировать в пределах указанного выделения.
Если результат не соответствует желаемому, нажмите кнопку Отменить 
.
Примечание: Отсортировать подобным образом значения в таблице нельзя.
Если результаты сортировки данных не соответствуют ожиданиям, сделайте следующее.
Проверьте, не изменились ли значения, возвращаемые формулами Если сортируемые данные содержат одну или несколько формул, значения, возвращаемые ими, при пересчете листа могут измениться. В этом случае примените сортировку повторно, чтобы получить актуальные результаты.
Перед сортировкой отобразите скрытые строки и столбцы При сортировке по столбцам скрытые строки не перемещаются, а при сортировке по строкам не перемещаются скрытые столбцы. Перед сортировкой данных целесообразно отобразить скрытые строки и столбцы.
Проверьте текущий параметр языкового стандарта Порядок сортировки зависит от выбранного языка. Убедитесь в том, что на панели управления в разделе Региональные параметры или Язык и региональные стандарты задан правильный языковой стандарт. Сведения о том, как изменить параметр языкового стандарта, см. в справке Microsoft Windows.
Вводите заголовки столбцов только в одну строку Если необходимо использовать заголовки из нескольких строк, установите перенос слов в ячейке.
Включите или отключите строку заголовков Обычно рекомендуется отображать строку заголовков при сортировке по столбцам, так как она облегчает восприятие данных. По умолчанию значение в заголовке не включается в сортировку. Но в некоторых случаях может потребоваться включить или отключить заголовок, чтобы значение в заголовке включалось или не включалось в сортировку. Выполните одно из следующих действий.
-
Чтобы исключить из сортировки первую строку данных (заголовок столбца), на вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Сортировка и фильтр, выберите команду Настраиваемая сортировка и установите флажок Мои данные содержат заголовки.
-
Чтобы включить в сортировку первую строку данных (так как она не является заголовком столбца), на вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Сортировка и фильтр, выберите команду Настраиваемая сортировка и снимите флажок Мои данные содержат заголовки.
Если данные отформатированы как таблица Excel, можно быстро выполнить их сортировку и фильтрацию с помощью кнопок фильтрации в строке заголовков.
-
Если данные еще не содержатся в таблице, нужно отформатировать их как таблицу. Это приведет к автоматическому добавлению кнопки фильтрации вверху каждого столбца таблицы.
-
Нажмите кнопку фильтрации в верхней части нужного столбца и выберите необходимый порядок сортировки.
-
Чтобы отменить сортировку, нажмите кнопку Отменить на вкладке Главная.
-
Выберите ячейку в столбце, по которому будет выполняться сортировка.
-
Если на листе есть строка заголовков, выберите один заголовок, по которому нужно отсортировать данные, например Население.
-
Если строки заголовков нет, выберите верхнюю ячейку в столбце, по которому нужно выполнить сортировку, например ячейку со значением 634535.
-
-
На вкладке Данные выберите один из способов сортировки:
-
По возрастанию: сортировка от A до Я, от наименьшего значения до наибольшего или от самой ранней даты до самой поздней.
-
По убыванию: сортировка от Я до А, от наибольшего значения до наименьшего или от самой поздней даты до самой ранней.
-
Например, у вас есть таблица со столбцами «Отдел» и «Сотрудник». Можно сначала выполнить сортировку по столбцу «Отдел» для группировки всех сотрудников по отделам, а затем — по имени для расположения имен сотрудников каждого отдела в алфавитном порядке.
Выберите любую ячейку в диапазоне данных.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку Настраиваемая сортировка.
-
В диалоговом окне Настраиваемая сортировка в группе Столбец в поле Сортировка выберите первый столбец, по которому необходимо выполнить сортировку.
Примечание: Меню Сортировка отключено, так как оно пока не поддерживается. В настоящее время вы можете изменить сортировку в классическом приложении Excel.
-
В разделе Порядок выберите порядок сортировки.
-
По возрастанию: сортировка от A до Я, от наименьшего значения до наибольшего или от самой ранней даты до самой поздней.
-
По убыванию: сортировка от Я до А, от наибольшего значения до наименьшего или от самой поздней даты до самой ранней.
-
-
Чтобы добавить еще один столбец для сортировки, выберите команду Добавить и повторите шаги 5 и 6.
-
Чтобы изменить порядок сортировки столбцов, выделите запись нужного столбца и щелкните стрелку Вверх или Вниз рядом с кнопкой Параметры.
Если диапазон ячеек или столбец таблицы был отформатирован вручную или с помощью условного форматирования с использованием цвета ячеек или цвета шрифта, можно также выполнить сортировку по цветам. Кроме того, можно выполнить сортировку по набору значков, созданных с помощью условного форматирования.
-
Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку Настраиваемая сортировка.
-
В диалоговом окне Настраиваемая сортировка в группе Столбцы выберите столбец, по которому необходимо выполнить сортировку.
-
В группе Сортировка выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок условного форматирования.
-
В группе Порядок выберите нужный порядок (отображаемые параметры зависят от используемого формата). Затем выберите цвет ячейки, цвет шрифта или значок ячейки.
-
Далее выберите способ сортировки, перемещая цвет ячейки, цвет шрифта или значок:
Примечание: Порядка цветов ячеек, цветов шрифта или значков по умолчанию не существует. Вы должны самостоятельно определить порядок для каждой сортировки.
-
Перемещение вверх или влево: выберите параметр Сверху для сортировки столбца и Слева для сортировки строки.
-
Перемещение вниз или вправо: выберите параметр Снизу для сортировки столбца и Справа для сортировки строки.
-
-
Чтобы задать следующий цвет ячейки, цвет шрифта или значок для сортировки, нажмите кнопку Добавить уровень и повторите шаги 1–5.
-
Убедитесь, что столбец в поле Затем по и выбор в поле Порядок совпадают.
-
Повторите эти шаги для каждого дополнительного цвета ячейки, цвета шрифта или значка, которые нужно включить в сортировку.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку Настраиваемая сортировка.
-
В диалоговом окне Настраиваемая сортировка нажмите кнопку Параметры.
-
В меню Параметры установите флажок С учетом регистра.
-
Нажмите кнопку ОК.
Как правило, сортировка выполняется сверху вниз, однако значения можно отсортировать слева направо.
Примечание: Таблицы не поддерживают возможность сортировки слева направо. Сначала преобразуйте таблицу в диапазон: выделите в ней любую ячейку и выберите пункты Работа с таблицами > Преобразовать в диапазон.
-
Выделите любую ячейку в сортируемом диапазоне.
-
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку Настраиваемая сортировка.
-
В диалоговом окне «Настраиваемая сортировка» нажмите кнопку Параметры.
-
В разделе Ориентация выберите вариант Сортировать слева направо
-
В группе Строка в раскрывающемся списке Сортировка выберите строку для сортировки. Обычно это строка 1 (если требуется выполнить сортировку по строке заголовка).
-
Чтобы выполнить сортировку по значению, выберите один из вариантов в раскрывающемся списке Порядок.
-
Сортировка по возрастанию: сортировка от A до Я, от наименьшего значения до наибольшего или от самой ранней даты до самой поздней.
-
Сортировка по убыванию: сортировка от Я до А, от наибольшего значения до наименьшего или от самой поздней даты до самой ранней.
-
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
См. также
Для автоматической сортировки данных используйте функции СОРТ и СОРТПО.
Сортировка данных – распространенный способ упорядочивания значений от большего к меньшему, по алфавиту или другим параметрам. В Excel это можно сделать несколькими методами – обращаясь к функциям или используя пункты в меню.
Вариант 1: Быстрая сортировка в Excel
Иногда требуется максимально быстро отсортировать данные в столбце по возрастанию чисел, убыванию или по алфавиту. Для этого идеально подойдут кнопки быстрой сортировки, предназначенные как раз для выполнения поставленной задачи.
-
Выделите зажатой левой кнопкой мыши столбец с данными и вызовите меню «Редактирование».
-
Откройте список «Сортировка и фильтр» и выберите подходящий для вас вариант упорядочения. С числами это по возрастанию или убыванию, а для текста – по алфавиту и в обратную сторону.
-
Если вы выделили не все ячейки в столбце, появится окно с предложением расширить диапазон. Сделайте это, если за пределами выделения тоже находятся значения, которые нужно сортировать. Укажите сортировку в пределах данного диапазона, если за ним находятся исключительно заголовки.
-
Изменения вступают в силу сразу же. Нажмите Ctrl + Z для отмены действия, если что-то выполнено неправильно.
Обратите внимание на то, что сортировка сбивается после внесения любых изменений в клетках. Придется снова обращаться к тем же самым кнопкам, упорядочив уже новый массив с данными.
Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей
Подписаться
Вариант 2: Настраиваемая сортировка
Более продвинутый вариант, позволяющий задать сразу несколько условий упорядочения, – это настраиваемая сортировка, выполняющаяся через соответствующее окно. Давайте разберем сортировку по двум разным параметрам:
-
Вы можете не выделять заранее столбец, если для него задано название. Вызовите то же меню редактирования, но на этот раз нажмите по «Настраиваемая сортировка».
-
Выберите вариант с расширением или сохранением диапазона, если предварительно выделили столбец.
-
Вы увидите первый уровень сортировки, который и стоит настроить с самого начала.
-
Выберите столбец для сортировки из первого выпадающего списка.
-
Далее укажите вариант сортировки. Это может быть значение, цвет шрифта или ячейки, знаки условного форматирования.
-
В завершение укажите, в каком порядке необходимо отсортировать данные.
-
Если затем нужно применить еще один вариант сортировки, добавьте уровень и настройте его должным образом.
-
После применения вернитесь к таблице и убедитесь в том, что действия произведены верно. Учитывайте, что в этом случае сортировка тоже собьется, если вы внесете изменения в любой ячейке.
Вариант 3: Функция НАИБОЛЬШИЙ или НАИМЕНЬШИЙ
Последний вариант – единственный динамический, то есть после внесения изменений в клетках сортировка автоматически перестроится и ее последовательность будет правильной. Как вы уже поняли, для этого понадобится использовать функцию НАИБОЛЬШИЙ или НАИМЕНЬШИЙ.
-
В пустом столбце выберите первую ячейку для сортировки (желательно, чтобы она находилась параллельно ячейке с существующего столбца). Вызовите одну из указанных функций, отталкиваясь от необходимого вам типа упорядочения.
-
Далее в скобках укажите (C:C;СТРОКА(C1)), поменяв буквы на номер столбца сортировки.
-
Растяните функцию, зажав левую кнопку мыши в правой нижней точке ячейки и потянув вниз. Вы увидите, что данные указанного столбца перенесены параллельно, но соблюдена сортировка по возрастанию или убыванию. При этом исходные данные остаются в таком же хаотичном порядке, как были и раньше.
Теперь в исходном столбце вы можете вносить любые изменения для значений, а параллельные данные в отсортированном столбце поменяются в зависимости от указанных данных, но порядок все равно будет правильным.
Используйте любой из вариантов сортировки по надобности, но учитывайте, что динамически меняется только способ с применением функции. Конечно, он потребует создания дополнительного столбца, но в некоторых случаях это является оптимальным решением. Только не забудьте дать название столбцу, чтобы все пользователи таблицы понимали, для чего он нужен на листе.
Сортировка в Excel — инструмент, с помощью которого информацию из таблицы организовывают в необходимом порядке. Данные можно сортировать по алфавиту, по возрастанию и убыванию чисел или по любым пользовательским критериям — например, по должностям сотрудников.
- Как сделать сортировку данных по одному критерию
- Как сделать сортировку по нескольким критериям
- Как сделать пользовательскую сортировку
Сортировка необходима, когда информация в таблице располагается хаотично. Пользователь выбирает столбец и тип сортировки — Excel упорядочивает информацию таблицы по этим критериям.
Разберём на примере.
Воспользуемся отчётом небольшого автосалона. В таблице собрана информация о продажах: характеристики авто, их цена, дата продажи и ответственные менеджеры. Данные расположены беспорядочно.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Для примера отсортируем данные по возрастанию цены автомобилей, по дате их продажи и по фамилиям менеджеров.
Сортируем данные по возрастанию цены авто. Выделяем любую ячейку в столбце, данные которого нужно отсортировать. В нашем случае — любую ячейку столбца «Цена, руб.».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
На вкладке «Главная» нажимаем кнопку «Сортировка и фильтр».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Выбираем нужный тип сортировки — в нашем случае пункт «Сортировка по возрастанию».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Готово — данные таблицы отсортированы по возрастанию цен на автомобили.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Сортируем данные по дате продажи авто. Выделяем любую ячейку столбца «Дата продажи», нажимаем кнопку «Сортировка и фильтр» и выбираем нужный тип сортировки. В нашем случае — пункт «Сортировка от старых к новым».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Готово — данные отсортированы по дате продаж: от более давних к новым.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Сортируем данные по фамилиям менеджеров. Выделяем любую ячейку в столбце «Менеджер», нажимаем кнопку «Сортировка и фильтр» и выбираем нужный тип сортировки. В нашем примере отсортируем по алфавиту — выберем пункт «Сортировка от А до Я».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Готово — данные отсортированы по фамилиям менеджеров.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Выше мы привели три примера сортировки по одному столбцу. Но иногда требуется отсортировать таблицу одновременно по нескольким критериям.
Разберём, как это сделать, на примере.
Допустим, нужно отсортировать первоначальную таблицу отчётности по двум критериям: по возрастанию цены авто и по фамилиям менеджеров.
Выбираем любую ячейку таблицы и нажимаем кнопку «Сортировка» на вкладке «Данные».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
В появившемся окне с помощью кнопки «+» добавляем критерии сортировки.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Добавляем критерии в необходимой последовательности: сначала — сортировка по фамилии менеджеров, затем — по возрастанию цен на автомобили, которые они продали.
Для этого нажимаем на стрелки под блоком «Столбец» и выбираем параметр «Менеджер». В пункте «Порядок» оставляем параметр «От А до Я».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Затем снова нажимаем на кнопку «+» и добавляем второй критерий сортировки — «Цена, руб.» → «По возрастанию». Жмём «ОК».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Готово — таблица отсортирована по двум столбцам одновременно.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Выше мы рассмотрели стандартную сортировку: по возрастанию и убыванию, по алфавиту, по дате. Кроме неё, в Excel можно настроить сортировку по критериям, выбранным пользователем.
Функция пригодится, когда нужные критерии не предусмотрены стандартными настройками. Например, если требуется сортировать данные по должностям сотрудников или по названиям отделов. Это называется пользовательской сортировкой.
Схема работы такова:
- Пользователь создаёт новый список для сортировки и вводит значения столбца, который нужно отсортировать, в необходимом порядке.
- Потом сортирует таблицу по стандартному пути с помощью меню сортировки.
Для примера отсортируем нашу таблицу по названиям моделей авто. Создадим новый список для пользовательской сортировки.
В операционной системе macOS это делается так: в верхнем меню нажимаем на вкладку «Excel» и выбираем пункт «Параметры…».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
В появившемся окне нажимаем кнопку «Списки».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Затем в правой панели «Пользовательские списки» выбираем пункт «НОВЫЙ СПИСОК», а в левой панели «Элементы списка» вводим элементы списка в нужном порядке.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Элементы списка можно ввести двумя способами:
- Напечатать вручную.
- Импортировать из исходной таблицы и отредактировать.
Пойдём по второму пути. Поставим курсор в строку «Импортировать список из ячеек» и выберем диапазон столбца, значения которого нужно отсортировать. В нашем случае — значения столбца «Марка, модель».
Нажмём кнопку «Импорт».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Excel импортирует все значения столбца, даже дублирующиеся.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Теперь удалим повторяющиеся значения и расположим их в нужном порядке. Для примера сделаем так:
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Нажимаем кнопку «Добавить», и список появляется в панели «Пользовательский списки». Закрываем окно.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
В операционной системе Windows путь вызова меню «Списки» отличается. Нужно перейти во вкладку «Файл» и выбрать пункты «Параметры» → «Дополнительно» → «Общие» → «Изменить списки». Дальнейшие действия совпадают со схемой, описанной выше.
Теперь отсортируем таблицу по созданному списку. Снова выбираем любую ячейку таблицы и нажимаем кнопку «Сортировка» на вкладке «Данные».
В появившемся окне в блоке «Столбец» выбираем столбец, значения которого нужно отсортировать. В нашем случае — пункт «Марка, модель».
В блоке «Порядок» выбираем созданный список сортировки.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Нажимаем «ОК».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Готово — таблица отсортирована по условиям пользователя. Значения столбца «Марка, модель» расположены в порядке, который мы установили для нового списка.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Хочу облегчить жизнь тем, кто работает с большими таблицами. Для этого мы сейчас разберемся с понятием группировка строк в excel. Благодаря ему ваши данные примут структурированный вид, вы сможете сворачивать ненужную в настоящий момент информацию, а потом быстро ее находить. Удобно, правда?
Инструкция
Открываем файл excel и приступаем к группировке:
- Выделите нужные строки;
- Откройте вкладку «Данные» в меню сверху;
- Под ним в поле «Структура» найдите команду «Группировать»;
- В появившемся окошке поставьте галочку напротив строк;
Ничего сложного, не так ли?
Объединенные экселем области имеют рядом и/или сверху полоску. Под ней находится знак минуса. Нажмите на него. Сгруппированные ячейки свернулись. Чтобы снова их увидеть, нажмите на плюсик сверху.
Задаем название
Если вы еще не давали название блоку из выделенных строк, сделайте это сейчас. С заголовком вам будет легче находить нужную часть при повторных открытиях документа. Запишите наименование в нижней строке столбца.
Вы скажете, что данное расположение неправильно. И будете правы. Такие настройки придуманы разработчиками, но мы сделаем по-своему:
- Выполните те же действия, что описаны в инструкции выше. Но не спешите применять команду «Группировать».
- Сначала нажмите на маленький квадратик рядом со словом «Структура».
- В появившемся окне «Расположение итоговых данных» снимите все галочки.
Теперь нам необходимо исправить заданную ранее систематизацию:
Автоматическая структуризация
Ранее мы выполняли группировку вручную вручную. Есть и автоматический способ сделать то же самое. Но в этом случае эксель сам выбирает, какие данные объединить. Стоит отдать должное, он руководствуется логикой. Например, определяет заголовок и ячейки с суммированием, а строки между ними группирует и позволяет их сворачивать.
Благодаря этому таблица не занимает много места.
Правда, не всегда программа структурирует то, что нужно. Тогда приходиться прибегать к ручным настройкам. Однако если вы имеете дело с формулами, то автоматическая группировка вероятнее всего вам подойдет. Чтобы ее применить, команде «Группировать» выберите подпункт «Создание структуры» — готово.
Как отменить группировку, созданную вручную, вы узнали выше. Как это сделать после применения автоматического способа? В той же вкладке «Разгруппировать» нажмите «Очистить структуру».
Как сортировать данные таблицы?
Максимально оптимизировать вашу таблицу поможет такая функция экселя как сортировка данных. Ее можно производить по разным признакам. Я расскажу об основных моментах, которые помогут вам в работе.
Цветовое деление
Вы выделяли некоторые строки, ячейки или текст в них другим цветом? Или только хотели бы так сделать? Тогда этот способ поможет вам быстро их сгруппировать:
- Во вкладке «Данные» переходим к полю «Сортировка и фильтр».
- В зависимости от версии excel нужная нам команда может называться просто «Сортировка» или «Настраиваемая». После нажатия на нее должно появиться новое окно.
- В разделе «Столбец» в группе «Сортировать по» выберите необходимый столбец.
- В разделе сортировки кликните, по какому условию необходимо выполнить деление. Вам нужно сгруппировать по цвету ячейки? Выбирайте этот пункт.
- Для определения цвета в разделе «Порядок» кликните на стрелочку. Рядом вы можете скомандовать, куда переместить отсортированные данные. Если нажмете «Сверху», они сместятся наверх по столбцу, «Влево» — по строке.
Примечание: чтобы выполнить те же действия с другими значениями и цветами, в диалоговом окне сортировки нажмите «Добавить уровень». После того, как вы сохраните файл, можно выполнить еще раз такое же объединение. Необходимо в тот же поле нажать кнопку «Применить повторно».
Объединение значений
Программа позволяет сгруппировывать таблицу по значению ячейки. Это удобно, когда вам необходимо найти поля с определенными именами, кодами, датами и пр. Чтобы это сделать, выполните первые два действия из предыдущей инструкции, а в третьем пункте вместо цвета выберите «Значение».
В группе «Порядок» есть пункт «Настраиваемый список», нажав на который вы можете воспользоваться предложением сортировки по спискам экселя или настроить собственный. Таким способом можно объединить данные по дням недели, с одинаковыми значениями и пр.
Упрощаем большую таблицу
Excel позволяет применять не одну группировку в таблице. Вы можете создать, к примеру, область с подсчетом годового дохода, еще одну — квартального, а третью — месячного. Всего можно сделать 9 категорий. Это называется многоуровневой группировкой. Как ее создать:
На этом всё, друзья.
Если же вы хотите изучить Excel поглубже, то рекомендую приобрести данный видео курс: « Неизвестный Excel ».
Сортировка данных в Excel
Если данные текстовые, их можно отсортировать по алфавиту («от А до Я» или «от Я до А»). Если данные числовые, их можно отсортировать в порядке возрастания или убывания. Если в диапазоне данных есть строка или столбец, в которых содержатся данные типа время или дата, их можно отсортировать в прямом или обратном хронологическом порядке. Имеется также возможность сортировки предварительно отформатированных данных по элементам этого форматирования.
Сортировать данные можно по одному условию (например, сортировка списка сотрудников по фамилии) или нескольким (например, сортировка списка сотрудников по занимаемой должности, а внутри каждой должности фамилии отсортировать в алфавитном порядке). Данные можно сортировать по столбцу (или нескольким столбцам) или по строке.
Сортировка по одному критерию
- В столбце, по которому должна быть выполнена сортировка, нужно выделить любую ячейку (весь столбец выделять не надо).
- На вкладке Данные [Data] найти группу команд Сортировка и фильтр [Sort&Filter].
- Выбрать нужную кнопку: – сортировка по возрастанию или сортировка по убыванию.
– сортировка по возрастанию или 
сортировка по убыванию.Отметим, что буквы на этой кнопке указывают только на направление сортировки, а вид кнопки остается один и тот же и при текстовых, и при числовых данных.
Существует и другой удобный способ сортировки данных: щелкнув правой кнопкой мыши по ячейке столбца, по которому будет выполняться сортировка, в контекстном меню выбрать пункт Сортировка [Sort], а далее – требуемый вариант сортировки.
Многоуровневая сортировка
- Выделить одну ячейку из сортируемого массива данных.
Если диапазоне данных имеются пустые столбцы или строкой, то Excel автоматически воспринимает их как границы сортируемого массива данных. В таком случае следует выделить все данные, подлежащие сортировке.
- На вкладке Данные [Data] найти группу команд Сортировка и фильтр [Sort&Filter] и на ней выбрать команду Сортировка [Sort].
- Последовательно задать уровни сортировки (определяемые именем столбца).
Нажимая на стрелку возле трех полей (Столбец, Сортировка, Порядок) необходимо выбрать:
- Имя столбца для сортировки.
- Тип критерия (в зависимости от того, будет ли вестись сортировка по значениям данных в столбце, или по оформлению ячейки, или по значку ячейки).
- Порядок сортировки (по убыванию или по возрастанию).
Если выбранный для сортировки столбец содержит названия месяцев или дней недели, то в списке поля Порядок можно выбрать опцию Настраиваемый список и в новом окне отметить один из предлагаемых вариантов сортировки.
Сортировка по форматированию
Часто для анализа данных делается заливка ячеек (или шрифта) цветом. С помощью сортировки можно также упорядочивать данные на основе их форматирования.
Пошаговый порядок действий:
- Щелкнуть по любой ячейки из столбца, по которому будет выполняться сортировка.
- На вкладке Данные [Data] выбрать группу Сортировка и фильтр [Sort&Filter], а затем выбрать команду Сортировка [Sort].
- В поле Столбец [Column] укажите столбец по которому будет проводиться сортировка.
- В поле Сортировка [Sort On] из всплывающего меню выбрать критерий сортировки: цвет ячейки, цвет шрифта или значок ячейки.
- Поле Порядок [Order] содержит два выпадающих списка. В первом нужно выбрать тип критерия, а во втором – размещение ячеек, отсортированных по данному критерию (строку Сверху [On Top] или Снизу [On Bottom]).
- При необходимости добавить еще один критерий сортировки, в окне Сортировка нужно выбрать кнопку Добавить уровень.
Можно также воспользоваться командой «Копировать уровень» [Copy Level], заменив в поле «Порядок» прежнее значение на новое.
Сортировка данных в Excel
Сортировать данные в Excel умеют даже новички. Трудно не заметить сразу три кнопки на ленте.
Но иногда спрашивают, как отсортировать данные в таблице Excel по столбцам, по цвету и т.п. Все эти задачи легко решаются в Excel.
Сортировка в Excel по нескольким столбцам
Сортировку строк в Excel можно осуществить по нескольким столбцам одновременно. В этом случае вначале происходит сортировка по первому указанному столбцу. Затем те строки, где ячейки в отсортированном столбце повторяются, сортируются по второму указанному столбцу и т.д. Таким образом, отчет о продажах можно упорядочить вначале по региону, затем в рамках каждого региона по менеджеру, затем в рамках одного региона и менеджера по группе товаров.
Выделив одну ячейку или всю таблицу, вызываем на ленте команду сортировки. Если нужно, ставим галочку Мои данные содержат заголовки и добавляем необходимое количество уровней.
Сортировка по собственному списку
Большинство пользователей знает, как отсортировать строки в Excel по алфавиту или возрастанию чисел. Но иногда нужно расставить строки в заданном порядке, который не обязательно соответствует алфавиту или возрастающей последовательности. Это может быть иерархия элементов, города и страны в удобной последовательности и т.п. В общем то, что имеет свою логику.
Самый простой (а, значит, достойный внимания) способ заключается в том, чтобы в столбце рядом проставить числа в соответствии с желаемыми порядком строк, а затем осуществить сортировку таблицы по этому столбцу.
Способ хорош, но требует создания дополнительного временного столбца. При частом повторении операции будет отнимать время. Если приходится сортировать одни и те же данные, то можно создать специальный список, на основе которого затем и произойдет сортировка. Это тот же список, который используется в автозаполнении ячеек.
Заходим в Файл – Параметры – Дополнительно – Общие – Изменить списки…
Здесь создаем вручную или импортируем список, отсортированный в нужном порядке.
Теперь в окне сортировки в поле Порядок нужно выбрать Настраиваемый список…
И в следующем окне указать нужный список.
Созданным списком можно пользоваться и в других файлах Excel.
Сортировка в Excel по цвету ячейки, шрифта, значку
В настройках сортировки также есть возможность использовать цвет ячейки, шрифта и значок (из условного форматирования). Если для форматирования отдельных ячеек использовать заливку (например, для указания проблемных товаров или клиентов), то затем их легко вывести вверх таблицы с помощью сортировки.
Сортировка по столбцам
Сортировать в Excel можно и по столбцам. Для этого выделяем таблицу вместе с названиями столбцов. Затем в окне сортировки вначале нажимаем Параметры и ставим переключатель на столбцы диапазона.
Последующие настройки обычные: задаем строку (!) и порядок. Единственное, теперь нельзя использовать названия строк (по аналогии с названием столбцов), будут только номера.
Сортировка промежуточных итогов
В Excel есть такой инструмент, как Промежуточные итоги. Вкратце, он нужен для того, чтобы автоматически создавать промежуточные итоги под группой однородных по некоторому признаку ячеек.
Это отличная функция, но как сделать, чтобы вверху были группы с наибольшей суммой? Ручной труд, конечно, в почете, но есть и другой вариант. Достаточно применить обычную сортировку к сгруппированным данным.
Внутреннее содержимое групп не изменится. Общий итог останется внизу.
Сортировка строк в случайном порядке
Интересный случай, когда нужно перемешать строки в случайном порядке. Создаем рядом столбец с функцией случайного числа СЛЧИС. Теперь сортируем таблицу по этому столбцу.
Случайные числа перемешают строки в хаотичном порядке. Не забудьте удалить лишний столбец.
Вот такие замечательные приемы. Если я что-то забыл, напишите, пожалуйста в комментариях.