Сортировка объединенных строк в excel

Хочу облегчить жизнь тем, кто работает с большими таблицами. Для этого мы сейчас разберемся с понятием группировка строк в excel. Благодаря ему ваши данные примут структурированный вид, вы сможете сворачивать ненужную в настоящий момент информацию, а потом быстро ее находить. Удобно, правда?

Инструкция

Открываем файл excel и приступаем к группировке:

• Выделите нужные строки;
• Откройте вкладку «Данные» в меню сверху;
• Под ним в поле «Структура» найдите команду «Группировать»;

• В появившемся окошке поставьте галочку напротив строк;

Ничего сложного, не так ли?
Объединенные экселем области имеют рядом и/или сверху полоску. Под ней находится знак минуса. Нажмите на него. Сгруппированные ячейки свернулись. Чтобы снова их увидеть, нажмите на плюсик сверху.

Задаем название

Если вы еще не давали название блоку из выделенных строк, сделайте это сейчас. С заголовком вам будет легче находить нужную часть при повторных открытиях документа. Запишите наименование в нижней строке столбца.
Вы скажете, что данное расположение неправильно. И будете правы. Такие настройки придуманы разработчиками, но мы сделаем по-своему:

• Выполните те же действия, что описаны в инструкции выше. Но не спешите применять команду «Группировать».
• Сначала нажмите на маленький квадратик рядом со словом «Структура».
• В появившемся окне «Расположение итоговых данных» снимите все галочки.

Теперь нам необходимо исправить заданную ранее систематизацию:

Автоматическая структуризация

Ранее мы выполняли группировку вручную вручную. Есть и автоматический способ сделать то же самое. Но в этом случае эксель сам выбирает, какие данные объединить. Стоит отдать должное, он руководствуется логикой. Например, определяет заголовок и ячейки с суммированием, а строки между ними группирует и позволяет их сворачивать.

Благодаря этому таблица не занимает много места.

Правда, не всегда программа структурирует то, что нужно. Тогда приходиться прибегать к ручным настройкам. Однако если вы имеете дело с формулами, то автоматическая группировка вероятнее всего вам подойдет. Чтобы ее применить, команде «Группировать» выберите подпункт «Создание структуры» — готово.

Как отменить группировку, созданную вручную, вы узнали выше. Как это сделать после применения автоматического способа? В той же вкладке «Разгруппировать» нажмите «Очистить структуру».

Как сортировать данные таблицы?

Максимально оптимизировать вашу таблицу поможет такая функция экселя как сортировка данных. Ее можно производить по разным признакам. Я расскажу об основных моментах, которые помогут вам в работе.

Цветовое деление

Вы выделяли некоторые строки, ячейки или текст в них другим цветом? Или только хотели бы так сделать? Тогда этот способ поможет вам быстро их сгруппировать:

• Во вкладке «Данные» переходим к полю «Сортировка и фильтр».
• В зависимости от версии excel нужная нам команда может называться просто «Сортировка» или «Настраиваемая». После нажатия на нее должно появиться новое окно.

• В разделе «Столбец» в группе «Сортировать по» выберите необходимый столбец.
• В разделе сортировки кликните, по какому условию необходимо выполнить деление. Вам нужно сгруппировать по цвету ячейки? Выбирайте этот пункт.
• Для определения цвета в разделе «Порядок» кликните на стрелочку. Рядом вы можете скомандовать, куда переместить отсортированные данные. Если нажмете «Сверху», они сместятся наверх по столбцу, «Влево» — по строке.

Примечание: чтобы выполнить те же действия с другими значениями и цветами, в диалоговом окне сортировки нажмите «Добавить уровень». После того, как вы сохраните файл, можно выполнить еще раз такое же объединение. Необходимо в тот же поле нажать кнопку «Применить повторно».

Объединение значений

Программа позволяет сгруппировывать таблицу по значению ячейки. Это удобно, когда вам необходимо найти поля с определенными именами, кодами, датами и пр. Чтобы это сделать, выполните первые два действия из предыдущей инструкции, а в третьем пункте вместо цвета выберите «Значение».

В группе «Порядок» есть пункт «Настраиваемый список», нажав на который вы можете воспользоваться предложением сортировки по спискам экселя или настроить собственный. Таким способом можно объединить данные по дням недели, с одинаковыми значениями и пр.

Упрощаем большую таблицу

Excel позволяет применять не одну группировку в таблице. Вы можете создать, к примеру, область с подсчетом годового дохода, еще одну — квартального, а третью — месячного. Всего можно сделать 9 категорий. Это называется многоуровневой группировкой. Как ее создать:

На этом всё, друзья.

Если же вы хотите изучить Excel поглубже, то рекомендую приобрести данный видео курс: « Неизвестный Excel ».

Сортировка данных в Excel

Если данные текстовые, их можно отсортировать по алфавиту («от А до Я» или «от Я до А»). Если данные числовые, их можно отсортировать в порядке возрастания или убывания. Если в диапазоне данных есть строка или столбец, в которых содержатся данные типа время или дата, их можно отсортировать в прямом или обратном хронологическом порядке. Имеется также возможность сортировки предварительно отформатированных данных по элементам этого форматирования.

Сортировать данные можно по одному условию (например, сортировка списка сотрудников по фамилии) или нескольким (например, сортировка списка сотрудников по занимаемой должности, а внутри каждой должности фамилии отсортировать в алфавитном порядке). Данные можно сортировать по столбцу (или нескольким столбцам) или по строке.

Сортировка по одному критерию

1. В столбце, по которому должна быть выполнена сортировка, нужно выделить любую ячейку (весь столбец выделять не надо).
2. На вкладке Данные [Data] найти группу команд Сортировка и фильтр [Sort&Filter].

1. Выбрать нужную кнопку: – сортировка по возрастанию или сортировка по убыванию.

Отметим, что буквы на этой кнопке указывают только на направление сортировки, а вид кнопки остается один и тот же и при текстовых, и при числовых данных.

Существует и другой удобный способ сортировки данных: щелкнув правой кнопкой мыши по ячейке столбца, по которому будет выполняться сортировка, в контекстном меню выбрать пункт Сортировка [Sort], а далее – требуемый вариант сортировки.

Многоуровневая сортировка

1. Выделить одну ячейку из сортируемого массива данных.

Если диапазоне данных имеются пустые столбцы или строкой, то Excel автоматически воспринимает их как границы сортируемого массива данных. В таком случае следует выделить все данные, подлежащие сортировке.

1. На вкладке Данные [Data] найти группу команд Сортировка и фильтр [Sort&Filter] и на ней выбрать команду Сортировка [Sort].
2. Последовательно задать уровни сортировки (определяемые именем столбца).

Нажимая на стрелку возле трех полей (Столбец, Сортировка, Порядок) необходимо выбрать:

1. Имя столбца для сортировки.
2. Тип критерия (в зависимости от того, будет ли вестись сортировка по значениям данных в столбце, или по оформлению ячейки, или по значку ячейки).
3. Порядок сортировки (по убыванию или по возрастанию).

Если выбранный для сортировки столбец содержит названия месяцев или дней недели, то в списке поля Порядок можно выбрать опцию Настраиваемый список и в новом окне отметить один из предлагаемых вариантов сортировки.

Сортировка по форматированию

Часто для анализа данных делается заливка ячеек (или шрифта) цветом. С помощью сортировки можно также упорядочивать данные на основе их форматирования.

Пошаговый порядок действий:

1. Щелкнуть по любой ячейки из столбца, по которому будет выполняться сортировка.
2. На вкладке Данные [Data] выбрать группу Сортировка и фильтр [Sort&Filter], а затем выбрать команду Сортировка [Sort].
3. В поле Столбец [Column] укажите столбец по которому будет проводиться сортировка.
4. В поле Сортировка [Sort On] из всплывающего меню выбрать критерий сортировки: цвет ячейки, цвет шрифта или значок ячейки.
5. Поле Порядок [Order] содержит два выпадающих списка. В первом нужно выбрать тип критерия, а во втором – размещение ячеек, отсортированных по данному критерию (строку Сверху [On Top] или Снизу [On Bottom]).
6. При необходимости добавить еще один критерий сортировки, в окне Сортировка нужно выбрать кнопку Добавить уровень.

Можно также воспользоваться командой «Копировать уровень» [Copy Level], заменив в поле «Порядок» прежнее значение на новое.

Сортировка данных в Excel

Сортировать данные в Excel умеют даже новички. Трудно не заметить сразу три кнопки на ленте.

Но иногда спрашивают, как отсортировать данные в таблице Excel по столбцам, по цвету и т.п. Все эти задачи легко решаются в Excel.

Сортировка в Excel по нескольким столбцам

Сортировку строк в Excel можно осуществить по нескольким столбцам одновременно. В этом случае вначале происходит сортировка по первому указанному столбцу. Затем те строки, где ячейки в отсортированном столбце повторяются, сортируются по второму указанному столбцу и т.д. Таким образом, отчет о продажах можно упорядочить вначале по региону, затем в рамках каждого региона по менеджеру, затем в рамках одного региона и менеджера по группе товаров.

Выделив одну ячейку или всю таблицу, вызываем на ленте команду сортировки. Если нужно, ставим галочку Мои данные содержат заголовки и добавляем необходимое количество уровней.

Сортировка по собственному списку

Большинство пользователей знает, как отсортировать строки в Excel по алфавиту или возрастанию чисел. Но иногда нужно расставить строки в заданном порядке, который не обязательно соответствует алфавиту или возрастающей последовательности. Это может быть иерархия элементов, города и страны в удобной последовательности и т.п. В общем то, что имеет свою логику.

Самый простой (а, значит, достойный внимания) способ заключается в том, чтобы в столбце рядом проставить числа в соответствии с желаемыми порядком строк, а затем осуществить сортировку таблицы по этому столбцу.

Способ хорош, но требует создания дополнительного временного столбца. При частом повторении операции будет отнимать время. Если приходится сортировать одни и те же данные, то можно создать специальный список, на основе которого затем и произойдет сортировка. Это тот же список, который используется в автозаполнении ячеек.

Заходим в Файл – Параметры – Дополнительно – Общие – Изменить списки…

Здесь создаем вручную или импортируем список, отсортированный в нужном порядке.

Теперь в окне сортировки в поле Порядок нужно выбрать Настраиваемый список…

И в следующем окне указать нужный список.

Созданным списком можно пользоваться и в других файлах Excel.

Сортировка в Excel по цвету ячейки, шрифта, значку

В настройках сортировки также есть возможность использовать цвет ячейки, шрифта и значок (из условного форматирования). Если для форматирования отдельных ячеек использовать заливку (например, для указания проблемных товаров или клиентов), то затем их легко вывести вверх таблицы с помощью сортировки.

Сортировка по столбцам

Сортировать в Excel можно и по столбцам. Для этого выделяем таблицу вместе с названиями столбцов. Затем в окне сортировки вначале нажимаем Параметры и ставим переключатель на столбцы диапазона.

Последующие настройки обычные: задаем строку (!) и порядок. Единственное, теперь нельзя использовать названия строк (по аналогии с названием столбцов), будут только номера.

Сортировка промежуточных итогов

В Excel есть такой инструмент, как Промежуточные итоги. Вкратце, он нужен для того, чтобы автоматически создавать промежуточные итоги под группой однородных по некоторому признаку ячеек.

Это отличная функция, но как сделать, чтобы вверху были группы с наибольшей суммой? Ручной труд, конечно, в почете, но есть и другой вариант. Достаточно применить обычную сортировку к сгруппированным данным.

Внутреннее содержимое групп не изменится. Общий итог останется внизу.

Сортировка строк в случайном порядке

Интересный случай, когда нужно перемешать строки в случайном порядке. Создаем рядом столбец с функцией случайного числа СЛЧИС. Теперь сортируем таблицу по этому столбцу.

Случайные числа перемешают строки в хаотичном порядке. Не забудьте удалить лишний столбец.

Вот такие замечательные приемы. Если я что-то забыл, напишите, пожалуйста в комментариях.

Как объединить ячейки в Excel

Сначала расскажем что такое объединенные ячейки в Excel и как их сделать. Тут нет ничего сложно, достаточно выделить две или более ячеек и выбрать команду на ленте Главная -> Выравнивание -> Объединить и поместить в центре.

Важно отметить, что Excel при объединении ячеек, которые содержат значения, оставит значение только той ячейки, которая находится в верхнем левом углу выбранного диапазона. Остальные же значения будут удалены. Однако, с помощью нашей надстройки, данное недоразумение можно избежать с помощью специальной команды.

Вы можете объединять ячейки как по горизонтали, так и по вертикали. Также можно объединить области, содержащие боле одной строки и столбца.

Способы объединения ячеек

Если внимательней посмотреть на команду объединения ячеек, то можно увидеть выпадающее меню, которое в свою очередь содержит следующие дополнительные действия:

• Объединить по строкам — позволяет выбрать диапазон ячеек, который содержит несколько строк. В этом случае Excel будет создавать объединенные ячейки по одной на каждой строке
• Объединить ячейки — объединяет выделенные ячейки в одну, но при этом не выравнивает текст в ячейке.
• Отменить объединение ячеек — позволяет разбить объединенную ячейку на несколько.

Какие проблемы возникают при использовании объединенных ячеек

Как уже говорили, пользоваться объединенными ячейками стоит аккуратно, так как они ограничивают функционал Excel и могут в дальнейшем принести неприятности. Если все-таки решили пользоваться объединенными ячейками, всегда помните о следующих моментах:

• Если диапазон содержит объединенные ячейки, то пользоваться сортировкой и фильтрацией в этом диапазоне будет невозможно.
• Также невозможно будет преобразовать такой диапазон в таблицу (форматировать как таблицу).
• Также можно забыть об автоматическом выравнивании ширины или высоты ячейки. Например если имеется объединенная ячейка A1:B1, то выравнять ширину столбца A уже не получится.
• Если Вы пользуетесь горячими клавишами для навигации, например переходите в начало и конец таблицы путем сочетания клавиш Ctrl + стрелка вверх и вниз, то переход не удастся, и курсор будет «упираться» в объединенные ячейки.
• Если вы выделяете столбцы (или строки) с помощью горячих клавиш Ctrl (Shift) +Пробел, то при наличии объединенных ячеек, вы не сможете выделить 1 столбец (или строку).

Как найти все объединенные ячейки и разъединить их

Чтобы разъединить все ячейки и удалить объединенные, достаточно выполнить следующие действия:

1. Выделить все ячейки на листе. Это можно сделать путем нажатия сочетания клавиш Ctrl + A или кликнуть на черный треугольник между заголовками строк и столбцов на листе.
2. Нажать на команду Главная -> Выравнивание -> Объединить и поместить в центре если она выделена. Если же она не выделена, значит выбранный лист не содержит объединенных ячеек.

Если же необходимо найти все объединенные ячейки в книге, то это можно сделать через панель поиска. Для этого выполните следующие шаги:

1. Откройте окно Найти и заменить. Сделать это можно сочетанием клавиш Ctrl + F.
2. Поле Найти оставьте пустым и нажмите на кнопку Параметры.
3. Должна отобразиться кнопка Формат. Нажмите левой кнопкой мыши по ней.
   
4. В диалоговом окне Найти формат на вкладке Выравнивание выберите опцию Объединение ячеек. Далее нажмите Ok.
   
5. В диалоговом окне Найти и заменить нажмите Найти далее или Найти все в зависимости от вашей дальнейшей задачи.

Альтернативы использования объединенных ячеек

Как правило объединенные ячейки применяют для целей выравнивания текста. Однако мало кто знает, что текст можно выровнять и без объединения ячеек и потери функционала. Для этого можно использовать обычное форматирование ячеек:

1. Выделите диапазон ячеек, который хотите отцентрировать. При этом сам текст должен содержаться в левой верхней ячейке.
2. Выберите команду формат ячеек или нажмите сочетание клавиш Ctrl + 1.
3. В диалоговом окне Формат ячеек перейдите на вкладку Выравнивание.
4. В выпадающем списке выравнивания по горизонтали выберите значение по центру выделения и нажмите OK.
   

Еще один способ избежать объединения ячеек — это использовать надписи. В них также можно вставлять текст и выбирать направление текста по вертикали. Способ конечно также накладывает много ограничений, но в каких-то случаях имеет место быть.

Все способы можно скачать нажав кнопку вначале статьи.

Признаки

При попытке отсортировать диапазон на листе Microsoft Excel этот диапазон не сортируется. Кроме того, вы можете получить следующее сообщение об ошибке:

Для выполнения этой операции Объединенные ячейки должны иметь одинаковый размер.

Причина

Эта проблема может возникнуть при сортировке диапазона ячеек и при соблюдении следующих условий:

• Ранее вы объединили некоторые ячейки, но не все ячейки в диапазоне сортировки.
• Ранее вы объединили все ячейки в диапазоне сортировки и ячейки имеют одинаковый размер.

Временное решение

Чтобы обойти эту проблему, разделите все объединенные ячейки в диапазоне или объедините все ячейки в диапазоне, чтобы объединенные ячейки совпадали с размером. Каждая Объединенная ячейка в диапазоне должна занимать то же количество строк и столбцов, что и другие объединенные ячейки в диапазоне.

Действия по воспроизведению проблемы

На листе введите следующие данные:

Объедините ячейки a1 и B1, a2 и B2, а затем a3 и B3. Для этого выполните следующие действия:

Выделите каждую из этих ячеек.

В меню Формат выберите пункт ячейки.

В Microsoft Office Excel 2007 щелкните средство запуска диалогового окна Выравнивание в группе Выравнивание на вкладке Главная.

Перейдите на вкладку Выравнивание и установите флажок объединить ячейки .

Нажмите кнопку ОК.

Не объединяйте ячейки в столбце C.

Выберите ячейки a1: C3, выберите пункт Сортировка в меню данные , а затем нажмите кнопку ОК.

В Excel 2007 выберите сортировка & фильтр в группе » Правка » на вкладке » Главная » и нажмите кнопку Настраиваемая сортировка.

В поле Сортировать нажмите кнопку ОК.

Хочу отсортировать таблицу, но комп выдаёт ошибку такого типа:

«Эта ошибка возникает только в случае, когда предпринимается попытка отсортировать диапазон ранее объединенных ячеек, но не все ячейки этого диапазона сортировки объединены или имеют одинаковый размер.
Чтобы избежать этой ошибки, разделите все объединенные ячейки в диапазоне, либо объедините все ячейки так, чтобы размеры групп объединенных ячеек совпадали с размером самой большой группы.»

Но мне нужна эта сортировка как раз для того, чтобы удалить вторую часть объединённых ячеек. Есть ли общая команда для их разделения, а затем дальнейшей сортировки?