Сортировка формулой таблицу в excel

Сортировка формулой

Если вам нужно отсортировать список, то к вашим услугам куча способов, самый простой из которых — кнопки сортировки на вкладке или в меню Данные (Data — Sort). Бывают, однако, ситуации, когда сортировку списка нужно делать автоматически, т.е. формулами. Такое может потребоваться, например, при формировании данных для выпадающего списка, при вычислении данных для диаграмм и т.д. Как же «на лету» сортировать список формулой?

Способ 1. Числовые данные

Если список содержит только числовую информацию, то его сортировку можно легко сделать с помощью функций НАИМЕНЬШИЙ (SMALL) и СТРОКА (ROW):

Функция НАИМЕНЬШИЙ (SMALL) выдергивает из массива (столбец А) n-й по счету наименьший элемент. Т.е. НАИМЕНЬШИЙ(A:A;1) — это самое маленькое число из столбца, НАИМЕНЬШИЙ(А:А;2) — второе по счету наименьшее и т.д.

Функция СТРОКА (ROW) выдает порядковый номер строки для указанной ячейки, т.е. СТРОКА(А1)=1, СТРОКА(A2)=2  и т.д. В данном случае она используется просто как генератор последовательности чисел n=1,2,3… для нашего отсортированного списка. С тем же успехом можно было сделать дополнительный столбец, заполнить его вручную числовой последовательностью 1,2,3… и ссылаться на него вместо функции СТРОКА.

Способ 2. Текстовый список и обычные формулы

Если в списке не числа, а текст, то функция НАИМЕНЬШИЙ (SMALL) уже не сработает, поэтому придется пойти другим, чуть более длинным, путем.

Сначала добавим служебный столбец с формулой, где будет вычисляться порядковый номер каждого имени в будущем отсортированном списке с помощью функции СЧЁТЕСЛИ (COUNTIF):

В английской версии это будет:

=COUNTIF(A:A,»<«&A1)+COUNTIF($A$1:A1,»=»&A1)

Первое слагаемое — это функция подсчета количества ячеек, которые меньше текущей. Второе  — подстраховка на случай, если какое-либо имя встречается больше одного раза. Тогда они будут иметь не одинаковые, а последовательно возрастающие номера.

Теперь полученные номера надо расставить последовательно по возрастанию. Для этого можно использовать функцию НАИМЕНЬШИЙ (SMALL) из первого способа:

Ну, и наконец, осталось просто вытащить из списка имена по их номерам.  Для этого можно использовать такую формулу:

Функция ПОИСКПОЗ (MATCH) ищет в столбце В нужный порядковый номер (1, 2, 3 и т.д.) и выдает, по сути, номер строки, где находится это число. Функция ИНДЕКС (INDEX) вытаскивает из столбца А имя по этому номеру строки.

Способ 3. Формула массива

Этот способ представляет собой, по сути, тот же алгоритм расстановки, что и в Cпособе-2, но реализованный формулой массива. Для упрощения формулы диапазону ячеек С1:С10 было дано имя List (выделить ячейки, нажать Ctrl+F3 и кнопку Создать):

В ячейку Е1 копируем нашу формулу:

=ИНДЕКС(List; ПОИСКПОЗ(НАИМЕНЬШИЙ(СЧЁТЕСЛИ(List; «<«&List); СТРОКА(1:1)); СЧЁТЕСЛИ(List; «<«&List); 0))

Или в англоязычной версии:

=INDEX(List, MATCH(SMALL(COUNTIF(List, «<«&List), ROW(1:1)), COUNTIF(List, «<«&List), 0))

и нажимаем Ctrl+Shift+Enter, чтобы ввести ее как формулу массива. Потом полученную формулу можно скопировать вниз на всю длину списка.

Если нужно, чтобы формула учитывала не фиксированный диапазон, а могла подстраиваться при дописывании новых элементов к списку, то нужно будет слегка изменить стратегию.

Во-первых, диапазон List нужно будет задать динамически. Для этого при создании нужно указать не фиксированный диапазон C3:C10, а специальную формулу, которая будет ссылаться на все имеющиеся значения независимо от их количества. Нажмите Alt+F3 или откройте вкладку Формулы — Диспетчер имен (Formulas — Name Manager), создайте новое имя и в поле Ссылка (Reference) впишите вот такую формулу (я предполагаю, что диапазон сортируемых данных начинается с ячейки C1):

=СМЕЩ(C1;0;0;СЧЁТЗ(C1:C1000);1)

=OFFSET(C1,0,0,СЧЁТЗ(C1:C1000),1)

Во-вторых, вышеописанную формулу массива нужно будет протянуть вниз с запасом — с расчетом на вводимые в будущем дополнительные данные. При этом формула массива начнет выдавать ошибку #ЧИСЛО на незаполненных пока ячейках. Чтобы ее перехватить, можно использовать функцию ЕСЛИОШИБКА, которую нужно дописать «вокруг» нашей формулы массива:

=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(List; ПОИСКПОЗ(НАИМЕНЬШИЙ(СЧЁТЕСЛИ(List; «<«&List); СТРОКА(1:1)); СЧЁТЕСЛИ(List; «<«&List); 0));»»)

=IFERROR(NDEX(List, MATCH(SMALL(COUNTIF(List, «<«&List), ROW(1:1)), COUNTIF(List, «<«&List), 0));»»)

Она перехватывает ошибку #ЧИСЛО и выводит вместо нее пустоту (пустые кавычки).

Ссылки по теме:

• Сортировка диапазона по цвету
• Что такое формулы массива и зачем они нужны
• Сортировка функцией СОРТ и динамические массивы в новом Office 365

Отсортируем формулами таблицу, состоящую из 2-х столбцов. Сортировку будем производить по одному из столбцов таблицы (решим 2 задачи: сортировка таблицы по числовому и сортировка по текстовому столбцу). Формулы сортировки настроим так, чтобы при добавлении новых данных в исходную таблицу, сортированная таблица изменялась динамически. Это позволит всегда иметь отсортированную таблицу без вмешательства пользователя. Также сделаем двухуровневую сортировку: сначала по числовому, затем (для повторяющихся чисел) — по текстовому столбцу.

Пусть имеется таблица, состоящая из 2-х столбцов. Один столбец – текстовый:

Список фруктов

; а второй — числовой

Объем Продаж

(см.

файл примера

).

Задача1 (Сортировка таблицы по числовому столбцу)

Необходимо отсортировать строки таблицы по содержимому числового столбца (по Объему продаж). Предполагается, что пользователь постоянно заполняет строки таблицы, поэтому необходимо написать формулы с учетом добавляемых значений.

Для наглядности величины значений в столбце

Объем Продаж

выделены с помощью

Условного форматирования

(

). Также желтым выделены повторяющиеся значения.

Примечание

: Задача сортировки отдельного столбца (списка) решена в статьях

Сортированный список (ТЕКСТовые значения)

и

Сортированный список (ЧИСЛОвые значения)

.

Решение1

Если числовой столбец гарантировано не содержит

повторяющихся

значений, то задача решается легко:

• Числовой столбец отсортировать функцией
  
  НАИБОЛЬШИЙ()
  
  (см. статью

  Сортированный список (ЧИСЛОвые значения)

  );

• Функцией
  
  ВПР()
  
  или связкой функций
  
  ИНДЕКС()+ПОИСКПОЗ()
  
  выбрать значения из текстового столбца по соответствующему ему числовому значению.

Однако, в реальных задачах числовой столбец может содержать повторы, а так как функция

ВПР()

в случае наличия повторов всегда выбирает только первое значение сверху (см. статью

Функция ВПР() в MS EXCEL

), то этот подход не годится (названия Фруктов будут выведены неправильно).

Поэтому механизм сортировки придется реализовывать по другому.

Создадим для удобства 2

Динамических диапазона

Фрукты

и

Продажи

, которые будут ссылаться на диапазоны ячеек, содержащие значения в соответствующих столбцах исходной таблицы. При добавлении новых строк в таблицу, границы этих динамических диапазонов будут автоматически расширяться.

В столбцах

D

и

E

разместим таблицу, которая будет динамически сортироваться,

В ячейке

Е7

запишем зубодробительную

формулу массива

:

=ИНДЕКС(Продажи; ОКРУГЛ(ОСТАТ(НАИБОЛЬШИЙ( —(СЧЁТЕСЛИ(Продажи;»<«&Продажи)&»,»&ПОВТОР(«0»;3-ДЛСТР(СТРОКА(Продажи)-СТРОКА($E$6)))&СТРОКА(Продажи)-СТРОКА($E$6)); СТРОКА()-СТРОКА($E$6));1)*1000;0) )

Данная формула сортирует столбец

Объем продаж

(динамический диапазон

Продажи

) по убыванию. Пропуски в исходной таблице не допускаются. Количество строк в исходной таблице должно быть меньше 1000.

Разберем формулу подробнее:

• Формула
  
  СЧЁТЕСЛИ(Продажи;»<«&Продажи)
  
  возвращает массив {4:5:0:2:7:1:3:5}. Это означает, что число 64 (из ячейки
  
  B7
  
  исходной таблицы, т.е. первое число из диапазона
  
  Продажи
  
  ) больше 4-х значений из того же диапазона; число 74 (из ячейки
  
  B8
  
  исходной таблицы, т.е. второе число из диапазона
  
  Продажи
  
  ) больше 5-и значений из того же диапазона; следующее число 23 — самое маленькое (оно никого не больше) и т.д.
• Теперь вышеуказанный массив целых чисел превратим в массив чисел с дробной частью, где в качестве дробной части будет содержаться номер позиции числа в массиве: {4,001:5,002:0,003:2,004:7,005:1,006:3,007:5,008}. Это реализовано выражением
  
  &»,»&ПОВТОР(«0»;3-ДЛСТР(СТРОКА(Продажи)-СТРОКА($E$6)))&СТРОКА(Продажи)-СТРОКА($E$6))
  
  Именно в этой части формулы заложено ограничение о не более 1000 строк в исходной таблице (см. выше). При желании его можно легко изменить, но это бессмысленно (см. ниже раздел о скорости вычислений).
• Функция
  
  НАИБОЛЬШИЙ()
  
  сортирует вышеуказанный массив.
• Функция
  
  ОСТАТ()
  
  возвращает дробную часть числа, представляющую собой номера позиций/1000, например 0,005.
• Функция
  
  ОКРУГЛ()
  
  , после умножения на 1000, округляет до целого и возвращает номер позиции. Теперь все номера позиций соответствуют числам столбца
  
  Объемы продаж,
  
  отсортированных по убыванию.
• Функция
  
  ИНДЕКС()
  
  по номеру позиции возвращает соответствующее ему число.

Аналогичную формулу можно написать для вывода значений в столбец

Фрукты

=ИНДЕКС(Фрукты;ОКРУГЛ(…))

В

файле примера

, из-за соображений скорости вычислений (см. ниже), однотипная часть формулы, т.е. все, что внутри функции

ОКРУГЛ()

, вынесена в отдельный столбец

J

. Поэтому итоговые формулы в сортированной таблице выглядят так:

=ИНДЕКС(Фрукты;J7)

и

=ИНДЕКС(Продажи;J7)

Также, изменив в формуле массива функцию

НАИБОЛЬШИЙ()

на

НАИМЕНЬШИЙ()

получим сортировку по возрастанию.

Для наглядности, величины значений в столбце

Объем Продаж

выделены с помощью

Условного форматирования

(

). Как видно, сортировка работает.

Тестируем

Теперь добавим новую строку в исходную таблицу. В динамически сортируемых таблицах мы должны получить соответствующую сортировку.

1. В ячейку

А15

исходной таблицы введите слово

Морковь

; 2. В ячейку

В15

введите

Объем продаж

Моркови = 25; 3. После ввода значений, в столбцах

D

и

Е

автоматически будет отображена отсортированная по убыванию таблица; 4. В сортированной таблице новая строка будет отображена предпоследней.

Скорость вычислений формул

На «среднем» по производительности компьютере пересчет пары таких

формул массива,

расположенных в 100 строках, практически не заметен. Для таблиц с 300 строками время пересчета занимает 2-3 секунды, что вызывает неудобства. Либо необходимо отключить автоматический пересчет листа (

) и периодически нажимать клавишу

F9

, либо отказаться от использования формул массива, заменив их столбцами с соответствующими формулами, либо вообще отказаться от динамической сортировки в пользу использования стандартных подходов (см. следующий раздел).

Альтернативные подходы к сортировке таблиц

Отсортируем строки исходной таблицы с помощью стандартного фильтра (выделите заголовки исходной таблицы и нажмите

CTRL+SHIFT+L

). В выпадающем списке выберите требуемую сортировку.

Получим идентичный нашему вариант таблицы, но при добавлении в таблицу новых значений придется применять фильтр заново.

Также можно воспользоваться инструментом Сортировка (

). Для этого нужно выделить все значения исходной таблицы не включая заголовок, вызвать инструмент Сортировка, выбрать столбец, по которому требуется сортировать и вариант сортировки.

Получим идентичный нашему вариант таблицы, но при добавлении новых значений также придется применять фильтр заново.

При использовании

Таблиц в формате EXCEL2007

мы также не получим динамической сортировки. Новое значение (Картофель) останется последним в исходной таблице (до принудительной сортировки таблицы через фильтр), не смотря на его значение продаж (200).

Какой вариант предпочтительней — как всегда — выбирать разработчику.

Еще одна формула массива (+дополнительный столбец). Задача1.1

Сортировку таблицы можно сделать с помощью другой, более простой

формулы массива

, но нам понадобится дополнительный (служебный) столбец D (см.

файл примера лист Пример2

):

=

НАИБОЛЬШИЙ(ЕСЛИ(F7=$B$7:$B$14;СТРОКА($B$7:$B$14)-СТРОКА($B$6);0);СЧЁТЕСЛИ($F$7:$F$14;F7)-СЧЁТЕСЛИ($F$6:F6;F7))

В столбце F содержится отсортированный столбец В (объем продаж). Формула возвращает позицию значения объема продаж. Например, число 86 находится в 5-й строке таблицы.

Для повторов выражение

ЕСЛИ(F8=$B$7:$B$14;СТРОКА($B$7:$B$14)-СТРОКА($B$6);0)

будет возвращать несколько значений: {0:2:0:0:0:0:0:8}, т.е. число 74 находится в строках 2 и 8.

С помощью функции

НАИБОЛЬШИЙ()

сначала выводится 2, затем 8 (в разных строках).

Эта формула более наглядна, чем рассмотренная выше в начале статьи, но требует наличия дополнительного столбца.

Задача2 (Сортировка таблицы по текстовому столбцу)

Отсортируем строки таблицы по содержимому Текстового столбца (по Фруктам).

Примечание

: Про сортировку списка текстовых значений можно прочитать в статье

Сортированный список в MS EXCEL (ТЕКСТовые значения)

Как и в предыдущей задаче предположим, что в столбце, по которому ведется сортировка имеются повторы (названия Фруктов повторяются).

Для сортировки таблицы придется создать 2 служебных столбца (D и E).

В столбце D введем

формулу массива, возвращающую несколько значений

=

СЧЁТЕСЛИ($B$7:$B$14;»<«&$B$7:$B$14)+1

Эта формула является аналогом

ранга

для текстовых значений (позиция значения относительно других значений списка). Текстовому значению, расположенному ниже по алфавиту, соответствует больший «ранг». Например, значению Яблоки соответствует максимальный «ранг» 7 (с учетом повторов).

В столбце E введем обычную формулу:

=

СЧЁТЕСЛИ($D$6:D6;D7)+D7

Эта формула учитывает повторы текстовых значений и корректирует «ранг». Теперь разным значениям Яблоки соответствуют разные «ранги» — 7 и 8. Это позволяет вывести список сортированных значений. Для этого используйте формулу (столбец G):

=

ИНДЕКС($B$7:$B$14;ПОИСКПОЗ(СТРОКА()-СТРОКА($G$6);$E$7:$E$14;0))

Аналогичная формула выведет соответствующий объем продаж (столбец Н).

Задача 2.1 (Двухуровневая сортировка)

Теперь снова отсортируем исходную таблицу по Объему продаж. Но теперь для повторяющихся значений (в столбце А три значения 74), соответствующие значения выведем в алфавитном порядке.

Для этого воспользуемся результатами Задачи 1.1 и Задачи 2.

Подробности в

файле примера

на листе Задача2.

Сортировка данных в Excel – инструмент для представления информации в удобном для пользователя виде.

Числовые значения можно отсортировать по возрастанию и убыванию, текстовые – по алфавиту и в обратном порядке. Доступны варианты – по цвету и шрифту, в произвольном порядке, по нескольким условиям. Сортируются столбцы и строки.

Порядок сортировки в Excel

Существует два способа открыть меню сортировки:

1. Щелкнуть правой кнопкой мыши по таблице. Выбрать «Сортировку» и способ.



2. Открыть вкладку «Данные» — диалоговое окно «Сортировка».

Часто используемые методы сортировки представлены одной кнопкой на панели задач:

Сортировка таблицы по отдельному столбцу:

1. Чтобы программа правильно выполнила задачу, выделяем нужный столбец в диапазоне данных.



2. Далее действуем в зависимости от поставленной задачи. Если нужно выполнить простую сортировку по возрастанию/убыванию (алфавиту или обратно), то достаточно нажать соответствующую кнопку на панели задач. Когда диапазон содержит более одного столбца, то Excel открывает диалоговое окно вида:
   
   Чтобы сохранилось соответствие значений в строках, выбираем действие «автоматически расширить выделенный диапазон». В противном случае отсортируется только выделенный столбец – структура таблицы нарушится.

Если выделить всю таблицу и выполнить сортировку, то отсортируется первый столбец. Данные в строках станут в соответствии с положением значений в первом столбце.



Сортировка по цвету ячейки и по шрифту

Программа Excel предоставляет пользователю богатые возможности форматирования. Следовательно, можно оперировать разными форматами.

Сделаем в учебной таблице столбец «Итог» и «зальем» ячейки со значениями разными оттенками. Выполним сортировку по цвету:

1. Выделяем столбец – правая кнопка мыши – «Сортировка».
2. Из предложенного списка выбираем «Сначала ячейки с выделенным цветом».



3. Соглашаемся «автоматически расширить диапазон».

Программа отсортировала ячейки по акцентам. Пользователь может самостоятельно выбрать порядок сортировки цвета. Для этого в списке возможностей инструмента выбираем «Настраиваемую сортировку».

В открывшемся окне вводим необходимые параметры:

Здесь можно выбрать порядок представления разных по цвету ячеек.

По такому же принципу сортируются данные по шрифту.

Сортировка в Excel по нескольким столбцам

Как задать порядок вторичной сортировки в Excel? Для решения этой задачи нужно задать несколько условий сортировки.

1. Открываем меню «Настраиваемая сортировка». Назначаем первый критерий.



2. Нажимаем кнопку «Добавить уровень».



3. Появляются окошки для введения данных следующего условия сортировки. Заполняем их.

Программа позволяет добавить сразу несколько критериев чтобы выполнить сортировку в особом порядке.

Сортировка строк в Excel

По умолчанию сортируются данные по столбцам. Как осуществить сортировку по строкам в Excel:

1. В диалоговом окне «Настраиваемой сортировки» нажать кнопку «Параметры».



2. В открывшемся меню выбрать «Столбцы диапазона».



3. Нажать ОК. В окне «Сортировки» появятся поля для заполнения условий по строкам.

Таким образом выполняется сортировка таблицы в Excel по нескольким параметрам.

Случайная сортировка в Excel

Встроенные параметры сортировки не позволяют расположить данные в столбце случайным образом. С этой задачей справится функция СЛЧИС.

Например, нужно расположить в случайном порядке набор неких чисел.

Ставим курсор в соседнюю ячейку (слева-справа, не важно). В строку формул вводим СЛЧИС(). Жмем Enter. Копируем формулу на весь столбец – получаем набор случайных чисел.

Теперь отсортируем полученный столбец по возрастанию /убыванию – значения в исходном диапазоне автоматически расположатся в случайном порядке.

Динамическая сортировка таблицы в MS Excel

Если применить к таблице стандартную сортировку, то при изменении данных она не будет актуальной. Нужно сделать так, чтобы значения сортировались автоматически. Используем формулы.

1. Есть набор простых чисел, которые нужно отсортировать по возрастанию.



2. Ставим курсор в соседнюю ячейку и вводим формулу: =НАИМЕНЬШИЙ(A:A;СТРОКА(A1)). Именно так. В качестве диапазона указываем весь столбец. А в качестве коэффициента – функцию СТРОКА со ссылкой на первую ячейку.



3. Изменим в исходном диапазоне цифру 7 на 25 – «сортировка» по возрастанию тоже изменится.

Если необходимо сделать динамическую сортировку по убыванию, используем функцию НАИБОЛЬШИЙ.

Для динамической сортировки текстовых значений понадобятся формулы массива.

1. Исходные данные – перечень неких названий в произвольном порядке. В нашем примере – список фруктов.



2. Выделяем столбец и даем ему имя «Фрукты». Для этого в поле имен, что находится возле строки формул вводим нужное нам имя для присвоения его к выделенному диапазону ячеек.



3. В соседней ячейке (в примере – в В5) пишем формулу: Так как перед нами формула массива, нажимаем сочетание Ctrl + Shift + Enter. Размножаем формулу на весь столбец.



4. Если в исходный столбец будут добавляться строки, то вводим чуть модифицированную формулу: Добавим в диапазон «фрукты» еще одно значение «помело» и проверим:

Скачать формулы сортировки данных в Excel

Впоследствии при добавлении данных в таблицу процесс сортирования будет выполняться автоматически.

Как сортировать в Excel знают практически все. Но очень часто необходима именно сортировка формулой, поскольку результаты вычисления участвуют затем в последующих расчетах. Как это сделать?

Для такой сортировки стоит выделить два случая:

— Сортировка числовых значений

— Сортировка текста

Сортировка формулой числовых значений

В серых столбцах показано, какие формулы надо применять. Рассмотрим немного подробнее:

1. Сперва отсортируем именно числа. Для этого применяется хорошая комбинация функций =НАИМЕНЬШИЙ(A:A;СТРОКА()-1), где функция НАИМЕНЬШИЙ() ищет значения в столбце А и возвращает нужное число по счету (т.е. если после точки с запятой поставить 1, вернет самое меньшее — первое значение в массиве). Мы же используем нумерацию строк, функция СТРОКА() считает как раз номер строки и вычитаем единицу, поскольку массив начался со второй строки.

=НАИМЕНЬШИЙ(A:A;СТРОКА()-1)

2. Для каждого числа проставим соответствующие фамилии функцией =ВПР() в столбце Е. Для простоты понимания скачайте пример, а для закрепления сделайте ВПР для имен.

Сортировка формулой текста 

С текстом функция НАИМЕНЬШИЙ() уже не работает. Здесь лучше всего применить конструкцию с функцией =СЧЁТЕСЛИ()

=СЧЁТЕСЛИ($H$1:$H$5;"<"&H2)+СЧЁТЕСЛИ($H$2:H2;"="&H2)

Первое выражение ищет в диапазоне $B$8:$B$12 все значения не равные Фамилии в этой строке. Второе выражение приплюсовывает значение при нахождении значений равных нужной фамилии.

Обращаю внимание, что во втором выражении диапазон изменяется (т.е. закреплена только первая ячейка), в следующих строках диапазон будет расширяться.

Т.е. мы нашли порядковые номера каждой фамилии. Столбец J.

Проставлем порядковые номера от 1 и дальше в столбце K.

Теперь заВПРим соответствующие значения в столбце L.

Ничего сложного быть не должно, скачайте файл пример:

Пример для двух вариантов

Если будут вопросы, смело пишите в комментарии.