Сортировка данных в таблице excel практическая работа

Практическая работа

Сортировка и фильтрация.

Общие сведения

Сортировка данных

Для того чтобы произвести простейшую сортировку нужно:

1. Установить активную ячейку в столбец, данные которого подлежат сортировке;

2. Нажать кнопку Сортировка на панели инструментов Стандартная.

Для того чтобы произвести многоуровневую сортировку нужно:

1. Установить активную ячейку в столбец, данные которого подлежат сортировке.

2. Выполнить команду Данные – Сортировка на панели инструментов Стандартная.

3. В открывшемся диалоговом окне Сортировка диапазона выбрать последовательность столбцов сортировки и другие необходимые параметры.

4. Нажать Ок.

Фильтрация данных – это процедура выбора записей из таблицы, удовлетворяющих некоторому условию.

Для того чтобы выполнить фильтрацию нужно:

1. Установить активную ячейку в таблицу.

2. Выполнить команду Данные – Фильтр – Автофильтр.

Хода работы:

Создание таблицы расчетов зарплаты

Дан список сотрудников предприятия с указанием их табельных номеров, должности, номера отдела.

Необходимо произвести расчет зарплаты с указанием итоговой информации по всему предприятию в целом и по отделам.

Присвойте рабочему листу имя Зарплата

Выбор данных с помощью фильтра

1. Пусть, сотруднику, у которого зарплата меньше 6000, ее повысили. Для этого выполните команду Данные – Фильтр – Автофильтр.

2. В ячейках заголовков столбцов появятся кнопки со значками раскрывающихся списков.

3. Для наложения условия на зарплату нужно нажать на кнопку с перевернутым треугольником и выбрать строку Числовые фильтры.

4. В открывшемся контекстном меню выбрать Меньше….

5. В открывшемся диалоговом окне Пользовательский автофильтр указать условие <6000 и нажать ОК.

1. Перемещаясь по выделенным записям сотрудников, внесите исправления в поле Начислено.

1. Отмените режим фильтрации командой Данные – Фильтр.

Для самостоятельного выполнения

1. Выделите из таблицы расчета зарплаты записи об инженерах 3-го отдела.

2. Выделите из таблицы расчета зарплаты записи о сотрудниках 1-го отдела, у которых сумма к выдаче находится в пределах от 8000 до 20000 рублей.

3. Выделите список сотрудников бухгалтерии.

ВСЕ ДАННЫЕ В ТАБЛИЦАХ СОЗДАВАТЬ НА РАЗНЫХ ЛИСТАХ.

Сортировка данных

Так предприятие имеет несколько отделов, то удобнее работать со списком, в котором записи отсортированы по отделам, а в пределах одного отдела – по ФИО сотрудников.

1. Выполнить команду Данные – Сортировка …

2. В открывшемся диалоговом окне Сортировка выполните следующее:

• в первом поле выберите ключ Отдел и порядок сортировки По возрастанию

• добавьте второе поле (нажмите: Добавить уровень) и выберите ключ ФИО и порядок сортировки от А до Я

Для самостоятельного выполнения

Отсортируйте таблицу по трем ключам:

а) Отдел, Должность, ФИО

б) Отдел, Должность, Табельный номер

Указание к выполнению задания:

Для выполнения задания скопируйте данную таблицу и вставьте ее на двух других листах, обозначив их Сортировка1, Сортировка2

Задания для самостоятельной работы

1. Заполните таблицу согласно образцу (см. ниже)

2. Вычислите данные в столбце Сумма

Задание 1. Выполнить сортировку по следующим полям:

1. По дате поступления и сумме

2. По наименованию поставщика и по наименованию товара

3. По сумме, дате поступления и объему партии

Задание 2. Выполнить фильтрацию по следующим критериям:

1. Показать только значения Баунти

2. Показать только поступления 15 ноября 2004 года

3. Показать только значения по товару Луна от поставщика Ирис

4. Показать товары, поступившие 10 ноября и реализованные 13 ноября 2004 года

5. Показать товары, объем партии, которых находится в диапазоне от 20 до 30 тонн

6. Показать 5 товаров с наибольшим размером партии

7. Показать товары, названия которых начинаются с буквы «С»

ВСЕ ДАННЫЕ В ТАБЛИЦАХ СОЗДАВАТЬ НА РАЗНЫХ ЛИСТАХ.

Контрольные вопросы

1. Что такое пользовательский порядок сортировки?

2. Как применить Автофильтр к списку?

3. Как отменить результаты фильтрации?

4. Сколько условий можно наложить на один столбец с помощью команды Автофильтр?

5. Каков порядок применения Расширенного фильтра?

6. Как отменить результат применения Расширенного фильтра?

7. Как задать несколько условий для одного столбца списка с помощью расширенного фильтра?

8. Как задать одно условие для нескольких столбцов с помощью расширенного фильтра?

9. Как задать разные условия для разных столбцов с помощью расширенного фильтра?

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 7

Тема: Сортировка и фильтрация данных в Excel

Цель: приобрести практические навыки в работе с сортировкой и фильтрацией в программе Ms Excel 2007

Необходимо выполнить 3 практических задания входе работы.

1)Задание к практической работе:

Сортировка списков

1.Наберите таблицу в соответствии с рисунком 1

2.Выделите его.

3.Нажмите кнопку «Сортировка и фильтр» на анели «Редактирование» ленты «Главная».

4.Выберите «Сортировка от А до Я». Наш список будет отсортирован по первому столбцу, т.е. по полю ФИО.

5.Если надо отсортировать список по нескольким полям, то для этого предназначен пункт «Настраиваемая сортировка..». Сложная сортировка подразумевает упорядочение данных по нескольким полям. Добавлять поля можно при помощи кнопки «Добавить уровень».Рис3,4

Рис.3

Рис.4.

6.В итоге список будет отсортирован, согласно установленным параметрам сложной сортировки(рис. 5)

Рис.5.

7.Если надо отсортировать поле нестандартным способом, то для этого предназначен пункт меню»Настраиваемый список..» выпадающего списка «Порядок».

Перемещать уровни сортировки можно при помощи кнопок «Вверх» и «Вниз».

Не следует забывать и о контекстном меню. Из него, также, можно настроить сортировку списка. К тому же есть такие интересные варианты сортировки, связанные с выделением того или иного элемента таблицы.

Фильтрация списков

Краткая справка:

Основное отличие фильтра от упорядочивания — это то, что во время фильтрации записи, не удовлетворяющие условиям отбора, временно скрываются (но не удаляются), в то время, как при сортировке показываются все записи списка, меняется лишь их порядок.

Фильтры бывают двух типов: обычный фильтр (его еще называют автофильтр) и расширенный фильтр. Для применения автофильтра нажмите ту же кнопку, что и при сортировке — «Сортировка и фильтр» и выберите пункт «Фильтр» (конечно же, перед этим должен быть выделен диапазон ячеек).

В столбцах списка появятся кнопки со стрелочками, нажав на которые можно настроить параметры фильтра.

Поля, по которым установлен фильтр, отображаются со значком воронки. Если подвести указатель мыши к такой воронке, то будет показано условие фильтрации.

Для формирования более сложных условий отбора предназначен пункт «Текстовые фильтры» или»Числовые фильтры». В окне «Пользовательский автофильтр» необходимо настроить окончательные условия фильтрации.

При использовании расширенного фильтра критерии отбора задаются на рабочем листе.

Фильтры.2) Задание к практической работе:

1.Скопируйте и вставьте на свободное место шапку списка.

В соответствующем поле (полях) задайте критерии фильтрации.

2.Выделите основной список.

3.Нажмите кнопку «Фильтр» на панели «Сортировка и фильтр» ленты «Данные».

4.На той же панели нажмите кнопку «Дополнительно».

5.В появившемся окне «Расширенный фильтр» задайте необходимые диапазоны ячеек.

7.В результате отфильтрованные данные появятся в новом списке.

8.Расширенный фильтр удобно использовать в случаях, когда результат отбора желательно поместить отдельно от основного списка.

3)Задания к практической работе:

Самостоятельно выполните по созданной выше таблице:

А) С помощью фильтра выведите фамилии тех рабочих, оклад которых не превышает 12000 руб.

Б) С помощью расширенного фильтра выведите фамилии тех людей, которые работают в бухгалтерии

Г) Отсортируйте список по убыванию.

Выполнить следующие задания:

1. Скопировать таблицу «Планеты» на лист 2. Отсортировать по возрастанию столбец «Плотность».

2. Скопировать таблицу «Планеты» на лист 3. Отсортировать по убыванию столбец «Скорость вращения по орбите».

3. Скопировать таблицу «Планеты» на лист 4. Используя фильтры получить список планет, у которых масса более 150 кг*1022.

4. Скопировать таблицу «Планеты» на лист 5. Используя фильтры получить список планет, названия которых начинаются на буквы «М» или «С».

5. Скопировать таблицу «Планеты» на лист 6. Используя фильтры получить список планет, плотность которых более 3 и менее 5 г/см3.

6. Скопировать таблицу «Планеты» на лист 7. Используя фильтры получить список планет, у которых температура поверхности отрицательная.

7. Скопировать таблицу «Планеты» на лист 8. Используя фильтры получить список планет, у которых скорость вращения по орбите больше 10 км/с, но меньше 25 км/с, а ускорение свободного падения не более 25 м/с2.

8. Скопировать таблицу «Планеты» на лист 9. Используя фильтры получить список планет, у которых температура поверхности положительная и диаметр больше 90000 км.

9. Скопировать таблицу «Планеты» на лист 10. Используя фильтры получить список планет, названия которых начинаются на буквы с А по Р. Отсортировать по алфавиту столбец «Планеты».

10. Скопировать таблицу «Планеты» на лист 11. Используя фильтры получить список планет с массой более 500 кг*1022 и диаметром меньше 120000 км. Отсортировать столбец «Диаметр» по возрастанию.

Полную информацию смотрите в файле. 

Лабораторная
работа № 4

Работа
с базами данных

Цель
работы: получение навыков
практической работы по созданию и
использованию баз данных в Excel,
ознакомление с методами сортировки,
фильтрации данных, автоматического
подведения итогов, создания сводной
таблицы, выполнения консолидации
данных.

Теоретические
сведения. Технология работы

4.1.
Понятие о базе данных и таблицах Excel

Табличный
процессор Excel
2007 можно использовать для создания
относительно небольших баз данных и
управления ими. Например, можно создать
адресную книгу, список сотрудников
компании и т.п. Чтобы упростить управление
взаимосвязанной группой данных и их
анализ, диапазон ячеек можно преобразовать
в таблицу Excel
(раньше она называлась списком Excel).
Структурная
таблица
или просто таблица
Excel
— это способ сохранения информации о
группе взаимосвязанных элементов.
Каждый элемент занимает одну строку и
различные виды информации об этом
элементе располагаются один за другим
в смежных столбцах. Таблица Excel
имеет ряд преимуществ по сравнению с
просто введенными данными в рабочий
лист:

• таблица
  может расширяться и уменьшаться
  динамически; при вводе данных в смежные
  с таблицей столбцы и строки, таблица
  вос­принимает их как свои и производит
  «поглощение», таким образом автоматически
  добавляя к таблице новые ячейки. Если
  в таблице применена какая-либо формула,
  то вместе с ростом таблицы действие
  формулы распространяется автоматически
  и на новые строки. Функции работы с
  таблицами позволяют независимо
  управлять данными, находящимися в
  разных строках и столбцах;

• в
  таблице Excel
  доступны встроенные возможности по
  мгновенному выделению нужных строк и
  столбцов, применению сортировки и
  поиску нужного элемента;

• фильтрация
  данных в таблице позволяет эффективно
  работать с большим количеством данных,
  отображая только то, что нужно в данный
  момент;

• таблица
  Excel
  может быть связана с базой данных и
  являться удобным инструментом для
  навигации по информации, содержащейся
  в базе данных.

К
данным таблицы Excel
можно применять специальные функции,
относящиеся к категории Работа
с базой данных,
и выполнять следующие операции:
добавлять, изменять, удалять и сортировать,
осуществлять фильтрацию (выборку)
данных, подводить итоги и т.д.

Для создания
таблицы Excel
надо на
рабочем листе выделить диапазон ячеек,
которые необходимо включить в таблицу
(ячейки могут быть как пустыми, так и
содержать данные), на вкладке Вставка
в группе Таблицы выбрать команду
Таблица. Если выбранный диапазон
содержит данные, которые требуется
использовать для заголовка таблицы,
то надо установить флажок Таблица с
заголовками, а если этот флажок не
установлен, в заголовках таблицы будут
отображаться имена по умолчанию:
Столбец1, Столбец2 и т.д. Имена по умолчанию
можно изменить, введя в заголовок
таблицы нужный текст. Все ячейки
заголовка таблицы содержат кнопки
раскрывающегося меню, что позволяет
быстро фильтровать или сортировать
данные. При заполнении таблицы надо
следить за тем, чтобы в ячейках не было
пробелов до и после вводимых данных.
Случайно введенные пробелы могут стать
причиной неправильной сортировки или
фильтрации данных.

После
создания таблицы Excel
становится доступной вкладка Конструктор,
инструменты которой можно использовать
для редактирования и форматирования
таблицы. В частности, щелкнув на кнопке
Экспресс-стили в группе Стили
таблиц, можно выбрать нужный стиль
с целью улучшения удобочитаемости
таблицы, а также для изменения оформления
первого или последнего столбца таблицы.
Для изменения размеров таблицы надо в
группе Свойства щелкнуть на кнопке
Изменить размер таблицы и появившемся
одноименном диалоговом окне ввести
диапазон, который должна занимать
таблица. Изменить размер таблицы можно
также с помощью мыши, перемещая метку
изменения размера, находящуюся в
нижнем правом углу таблицы, в нужном
направлении. Для вставки или удаления
элементов таблицы достаточно щелкнуть
правой кнопкой мыши на ячейке таблицы
и в контекстном меню выбрать соответствующий
пункт.

Структура
формулы в таблице Excel
немного отличается от струк­туры
формул в других ячейках рабочего листа.
В случае таблиц ис­пользуются ссылки
на столбцы и даже таблицы, а в
формулах вне таблицы используются
ссылки на ячейки. Например, для
вычисления стоимости товара можно в
первой ячейке вычисляемого столбца
Стоимость записать формулу
=[Цена]*[Количество], где Цена и Количество
— заголовки столбцов таблицы Excel.
Остальные ячейки столбца заполнятся
соответствующими формулами автоматически
(использовать инструменты копирования
и вставки не надо). Если при создании
формулы имена столбцов не набирались
вручную, а выделялись соответствующие
ячейки строки, то формула выглядит так:

=Таблица1[[#Эта
строка];[Цена]]*Таблица1[[#Эта
строка];[Количество]].

Имя
присваивается таблице автоматически:
Таблица1, Таблица2 и т.д.

Таблицы
Excel предоставляют
возможность для расчета общих сумм,
среднего, минимального и максимального
и других значений, используя для этого
строку итогов. Для ее отображения
необходимо установить соответствующий
флажок в группе Параметры стилей
таблиц вкладки Конструктор. Для
выбора операции отображения надо
выделить ячейку итогового списка и в
раскрывающемся списке выбрать нужную
функцию, после чего результат применения
выбранной функции отобразится в
соответствующей ячейке. Результат в
строке итогов вычисляется на основе
«видимых» рядов в таблице, все ряды,
которые скрыты примененными фильтрами,
игнорируются.

После обратного
преобразования таблицы в диапазон
(Конструктор 
группа Сервис 
Преобразовать в диапазон) функции
таблицы станут недоступны. Заголовки
строк больше не будут содержать стрелки
для сортировки и фильтрации, а
использованные в формулах структурированные
ссылки (ссылки, которые используют
имена таблицы) будут преобразованы в
обычные ссылки на ячейки.

При
работе с таблицами Excel
часто используют терминологию баз
данных: записи
— строки таблицы; поля
— столбцы таблицы; имена
полей
— заголовки столбцов.

На
рис. 4.1 представлена таблица Excel,
содержащая результаты экзаменационной
сессии студентов 1-го курса. Столбец Н
является вычисляемым столбцом. В формуле
для вычисления среднего балла использованы
структурированные ссылки на имена
полей таблицы (см. строку формул на рис.
4.1). При добавлении в таблицу строк со
сведениями о других студентах, формула
распространится и на эти строки.

Рис.
4.1

Таблицы
Excel
обычно содержат большое количество
записей и просматривать такую таблицу
неудобно: если перейти к последним
записям, то с экрана исчезают заголовки
полей. Надо сделать так, чтобы имена
полей (1-я строка) постоянно присутствовали
на экране, а остальные строки
прокручивались. Для этого надо выполнить
команду: Вид

группа
Окно 
Закрепить области 
Закрепить верхнюю строку.
Команда: Вид

группа
Окно 
Закрепить области 
Снять закрепление областей
отменяет закрепление областей. Если
таблица широкая, то аналогично можно
закрепить первый столбец таблицы. При
работе с большими таблицами можно
использовать разбиение
экрана.
Экран может быть разбит на две или
четыре области с помощью вешек
разбиения
— небольших кнопок, расположенных над
вертикальной полосой прокрутки и у
правого края горизонтальной полосы
прокрутки. Захватив мышью поочередно
вешки разбиения, надо расположить в
нужном месте рабочего листа горизонтальную
и вертикальную разделительные линии.
В каждой области можно просматривать
требуемую часть листа. Разбить экран
на области можно и с помощью команды:
Вид 
группа
Окно 
Разделить,
а для снятия разбиения надо дважды
щелкнуть мышью по разделительной линии
или отжать кнопку Разделить
(группа Окно
вкладки Вид)

Сортировка
позволяет организовать элементы
столбцов таблицы в алфавитном или
другом порядке.

Перед
началом сортировки необходимо
определиться с тем, по
какому столбцу
она будет осуществляться, а затем нажать
кнопку раскрывающегося списка в названии
этого столбца и выбрать подходящий
способ сортировки, начинающийся со
слова Сортировать.
Способ сортировки различается в
зависимости от типа данных ячеек. Для
числовых данных — сортировка от
минимального к максимальному и от
максимального к минимальному, для дат
— от старых к новым и от новых к старым,
для текста — от А до Я и от Я до А. Пустые
ячейки столбца при любом способе
сортировки располагаются внизу таблицы.
После выбора ключевого столбца и способа
сортировки Excel
проводит указанную операцию, а столбец
помечается специальным знаком,
указывающим направление сортировки.
Естественно, что при любом способе
сортировки переставляются не только
значения ключевого столбца, а вся
строка.

Простой
способ сортировки не подходит, если в
столбце есть повторяющиеся
значения. В этом случае надо использовать
второй столбец для определения
дальнейшего порядка сортировки таблицы,
т.е. применить многоуровневую сортировку.
Для использования такого типа сортировки
нужно установить указатель на любой
ячейке таблицы и выполнить команду:
Главная

группа Редактирование

Сортировка
и фильтр 
Настраиваемая сортировка
или Данные 
группа Сортировка
и фильтр 
Сортировка.
Excel
выделит все данные таблицы и отобразит
окно Сортировка,
в котором надо указать ключевой столбец
и порядок сортировки. Для добавления
следующего критерия сортировки нужно
нажать кнопку Добавить
уровень
и ввести соответствующие параметры.
На каждом из следующих уровней сортировка
применяется к группам записей, имеющих
одинаковые
значения ключа
для предыдущего уровня сортировки.
Если на очередном уровне все записи
имеют различные значения ключа
сортировки, то организация следующих
уровней сортировки становится
бессмысленной. Сортировку можно
проводить по 64 полям.

При
сортировке может учитываться регистр
символов. Для использования этого
параметра надо установить флажок
Учитывать
регистр
в окне Параметры
сортировки,
которое отображается после щелчка
мышью на кнопке Параметры
в окне Сортировка.

Вместо
простого порядка сортировки по
возрастанию или по убыванию можно
задать пользовательский
порядок сортировки
по заданному ключу. В этом случае не
применяются обычные правила сортировки
в алфавитном или числовом порядке.
Например, с помощью пользовательского
порядка
сортировки, можно отсортировать список
по месяцам календаря: январь, февраль,
март и т.д. Чтобы применить такой порядок
сортировки, надо в окне Сортировка
в
раскрывающемся списке Порядок
выбрать опцию Настраиваемый
список,
а в появившемся окне Списки
выбрать нужный список значений. Список
значений, определяющий пользовательский
порядок сортировки, должен быть
предварительно создан (см. п. 1.7).

В
Excel
возможна также сортировка по цвету.
Она позволяет распределять данные в
таблице, основываясь на фоновой заливке
ячеек и цвете шрифта. В качестве условия
для сортировки можно использовать
набор значков, применяемых при условном
форматировании (см. п. 1.15). Для этого
надо в окне Сортировка
в раскрывающемся списке 2-го поля выбрать
Цвет
ячейки,
Цвет
шрифта
или Значок
ячейки.

При
сортировке меняется порядок следования
записей. Если возникает необходимость
часто возвращаться к первоначальной
последовательности строк таблицы, то
следует добавить в таблицу еще один
столбец с порядковым номером записи и
выполнять сортировку по этому полю.

Пример
4.1.
В таблице Excel,
представленной на рис. 4.1, провести
сортировку по группе (по возрастанию),
внутри группы по убыванию среднего
балла, при равенстве среднего балла —
по фамилии.

Установим
курсор в любую ячейку таблицы и вызовем
команду: Главная

группа Редактирование

Сортировка
и фильтр 
Настраиваемая сортировка.
В поле Сортировать
по
в раскрывающемся списке выберем Группа,
а в поле Порядок
— По
возрастанию.
Щелкнем на кнопке Добавить
уровень
и в появившемся поле Затем
по
выберем Средний
балл,
а в поле Порядок
— По
убыванию.
Снова щелкнем на кнопке Добавить
уровень
и выберем в поле Затем
по
— Фамилия,
а в поле Порядок
— От
А до Я.
На всех уровнях в поле Сортировка
автоматически появляется опция Значения.
Щелкнув на кнопке ОК,
получим результат, представленный на
рис. 4.2.

Рис.
4.2

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

По теме: методические разработки, презентации и конспекты