Сортировка данных в microsoft word - Word и Excel - помощь в работе с программами

Выделите список, который нужно отсортировать.
Перейдите к домашней > сортировки.
Задайте для параметра «
Сортировка по абзацам» и «Текст».
Выберите «По возрастанию » (от A до Я) или » По убыванию » (от Я до А).
Нажмите кнопку ОК.

Выделите список, который нужно отсортировать.
На вкладке Главная нажмите кнопку Сортировка.
В диалоговом окне Сортировка текста выполните указанные ниже действия.
- В разделе Сортировать по выберите Абзацы.
- Рядом с полем Тип выберите элемент Текст.
- Выберите вариант По возрастанию или По убыванию.
Нажмите кнопку ОК.

С Word в Интернете можно создавать нумерованные и маркированные списки, но нельзя сортировать списки в алфавитном порядке. Списки можно сортировать в алфавитном порядке в настольной версии Word.

Если у вас есть Word, нажмите кнопку «Открыть в Word».

Затем следуйте инструкциям на вкладке Windows.

Источник

Содержание

Сортировка данных таблицы в алфавитном порядке
Сортировка отдельного столбца таблицы в алфавитном порядке
Вопросы и ответы

О том, что в текстовом процессоре Microsoft Word можно создавать таблицы, знают практически все более-менее активные пользователи этой программы. Да, здесь все не так профессионально реализовано, как в Excel, но для повседневных нужд возможностей текстового редактора более, чем достаточно. Нами уже довольно много написано об особенностях работы с таблицами в Ворде, и в этой статье мы рассмотрим еще одну тему.

Урок: Как сделать таблицу в Word

Как отсортировать таблицу по алфавиту? Вероятнее всего, это не самый востребованный вопрос среди пользователей детища Майкрософт, но ответ на него уж точно знают далеко не все. В этой статье мы расскажем, как сортировать содержимое таблицы по алфавиту, а также о том, как выполнить сортировку в отдельном ее столбце.

Сортировка данных таблицы в алфавитном порядке

1. Выделите таблицу со всем ее содержимым: для этого установите указатель курсора в ее левом верхнем углу, дождитесь появления знака перемещения таблицы ( — небольшой крестик, расположенный в квадрате) и кликните по нему.

2. Перейдите во вкладку «Макет» (раздел «Работа с таблицами») и нажмите на кнопку «Сортировка», расположенную в группе «Данные».

Примечание: Прежде, чем приступить к сортировке данных в таблице, рекомендуем вырезать или скопировать в другое место информацию, которая содержится в шапке (первой строке). Это не только упростит сортировку, но и позволит сохранить шапку таблицы на ее месте. Если положение первой строки таблицы для вас не принципиально, и она тоже должна быть отсортирована по алфавиту, выделяйте и ее. Также вы можете просто выделить таблицу без шапки.

3. Выберите в открывшемся окне необходимые параметры сортировки данных.

Если вам нужно, чтобы сортировка данных происходила относительно первого столбца, в разделах «Сортировать по», «Затем по», «Затем по» установите «Столбцам 1».

Если же каждый столбец таблицы должен быть отсортирован в алфавитном порядке, независимо от остальных столбцов, нужно сделать так:

«Сортировать по» — «Столбцам 1»;
«Затем по» — «Столбцам 2»;
«Затем по» — «Столбцам 3».

Примечание: В нашем примере мы сортируем по алфавиту только первый столбец.

В случае с текстовыми данными, как в нашем примере, параметры «Тип» и «По» для каждой строки следует оставить без изменений («тексту» и «абзацам», соответственно). Собственно, числовые данные по алфавиту сортировать попросту невозможно.

Последний столбец в окне «Сортировка» отвечает, собственно, за тип сортировки:

«по возрастанию» — в алфавитном порядке (от «А» до «Я»);
«по убыванию» — в обратном алфавитном порядке (от «Я» к «А»).

4. Задав необходимые значения, нажмите «ОК», чтобы закрыть окно и увидеть изменения.

5. Данные в таблице будут отсортированы по алфавиту.

Не забудьте вернуть на свое место шапку. Кликните в первой ячейке таблицы и нажмите «CTRL+V» или кнопку «Вставить» в группе «Буфер обмена» (вкладка «Главная»).

Урок: Как сделать автоматический перенос шапки таблицы в Ворде

Сортировка отдельного столбца таблицы в алфавитном порядке

Иногда возникает необходимость отсортировать в алфавитном порядке данные только из одного столбца таблицы. Причем, сделать это нужно так, чтобы информация из всех остальных столбцов осталась на своем месте. Если дело касается исключительно первого столбца, можно воспользоваться вышеописанным методом, сделав это точно так же, как мы в своем примере. Если же это не первый столбец, выполните следующие действия:

1. Выделите столбец таблицы, который необходимо отсортировать по алфавиту.

2. Во вкладке «Макет» в группе инструментов «Данные» нажмите кнопку «Сортировка».

3. В открывшемся окне в разделе «Сначала по» выберите начальный параметр сортировки:

данные конкретной ячейки (в нашем примере это буква «Б»);
укажите порядковый номер выделенного столбца;
повторите аналогичное действие для разделов «Затем по».

Примечание: То, какой тип сортировки выбрать (параметры «Сортировать по» и «Затем по») зависит от данных в ячейках столбца. В нашем примере, когда в ячейках второго столбца указаны только буквы для алфавитной сортировки достаточно просто во всех разделах указать «Столбцам 2». При этом, выполнять манипуляции, описанные ниже, необходимости нет.

4. В нижней части окна установите переключатель параметра «Список» в необходимое положение:

«Строка заголовка»;
«Без строки заголовка».

Примечание: Первый параметр «притягивает» к сортировке заголовок, второй — позволяет выполнить сортировку столбца без учета заголовка.

5. Нажмите расположенную внизу кнопку «Параметры».

6. В разделе «Параметры сортировки» установите галочку напротив пункта «Только столбцы».

7. Закрыв окно «Параметры сортировки» (кнопка «ОК»), убедитесь в том, что напротив всех пунктов тип сортировки установлен маркер «по возрастанию» (алфавитный порядок) или «по убыванию» (обратный алфавитный порядок).

8. Закройте окно, нажав «ОК».

Выбранный вами столбец будет отсортирован в алфавитном порядке.

Урок: Как пронумеровать строки в таблице Word

На этом все, теперь вы знаете, как отсортировать таблицу Ворд по алфавиту.

Источник

Word supports simple and multi-level sorts for tabular data

Updated on December 4, 2022

What To Know

Lists: Select the list. Go to Home > Sort. Pick Paragraph in Sort By and Text in Type. Choose either Ascending or Descending, and press OK.
Tables: Under Layout, go to Data > Sort. Pick Header Row in My List Has, the column in Sort By, Text in Type, and Asc. or Desc. Press OK.
Advanced: Select Column 1 and Sort By. Then, select Column 2 and Then By. Press OK. Select Options for more sorting controls.

This article explains how to alphabetize in Word, so you can save you loads of time and effort when you want to sort, organize, or classify text in tables, lists, or columns. These instructions apply to Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word for Microsoft 365, Word 2016 for Mac, and Word for Microsoft 365 for Mac.

How to Alphabetize a List in Word

Sort any list in alphabetic or reverse alphabetical order with little more than a few clicks of the mouse.

Select the text of your list.
From the Home tab, select Sort to open the Sort Text box.

Sorting in Word is simple.
Choose Paragraphs in the Sort By box and choose Text in the Type box.
Select Ascending (A to Z) or Descending (Z to A).
Then, press OK.

If you alphabetize a numbered list, the sorted list will remain numbered correctly.

This process will not sort a multilevel list properly.

How to Sort a Table Alphabetically

The process of sorting a table alphabetically is similar to sorting a list.

From the Layout tab, find the Data section, then select Sort to open the Sort dialog box. This dialog box supports several options.
Select Header Row under My List Has at the bottom of the box if your table has a header row. This setting prevents Word from including your headers in the sort process.
Choose the name of the column by which you want to sort the table in the Sort By list.

The Table Tools tab helps alphabetize in Word.
Choose the way you want to sort the table in the Type list. To sort alphabetically, choose Text.
Select Ascending or Descending to select the sort order.
Click OK to sort the table.

Advanced Table Sorting

Word supports multi-level sorting—a helpful feature if a primary sort column includes duplicate values.

Select Column 1 in the Sort By list of the Sort dialog box.

Sort by multiple columns in a Word table.
Select Column 2 in the Then By list.
Select OK to sort the table.
Select Options in the Sort dialog box for other advanced options. For example, sort text alphabetically using tabs, commas, or other separators; make the sort case sensitive; choose the language you want to use to sort text alphabetically in Word.

FAQ

How do I sort a table in ascending order in Word?

Select the table and go to Table Design > Layout > Sort. Choose whether or not your data has headers. Next to Sort by, choose how you want to sort (name or column) and what type of data it is (text, number, or date). Select Ascending as your sort order.
How do I make a table in Word?

To insert a table in Word, place your cursor where you want the table to appear and select Insert > Table > drag over the cells to select how many columns and rows you want.
How do I add a row to a table in Word?

Click in the table where you want the row > right-click > Insert > select Insert Rows Above or Insert Rows Below.

Thanks for letting us know!

Get the Latest Tech News Delivered Every Day

Источник

Сортировка текстовых данных по алфавиту в Microsoft Word

03.03.2018

Текстовый редактор Word, входящий в состав пакета Microsoft Office, пользуется большой популярностью у пользователей и является наиболее функциональным решением в своем сегменте. Программу активно используют не только для простого набора текста, но и для выполнения иных, куда более сложных задач. Иногда можно столкнуться с необходимостью сортировки введенного текста в алфавитном порядке.

Сортировка по алфавиту в Ворде

Чаще всего сортировать текстовые данные по алфавиту может потребоваться в одном из двух случаев. Это могут быть элементы списка (зачастую именно маркированного, ведь в нумерованных изначально предусмотрен порядок) и содержимое созданной в программе таблицы. Конечно, отсортировать можно и обычный текст, но особого смысла в этом нет. О том, как представить текст в алфавитном порядке, и будет рассказано ниже.

Важно: Описанные в статье действия будут показаны на примере Microsoft Word 2016, но инструкция применима и к более ранним версиям этого текстового редактора.

Вариант 1: Сортировка в списках

Итак, предположим, список у вас уже имеется. Если нет – выделите текст, который необходимо преобразовать в список (мышкой или «CTRL+A»), и кликните по кнопке «Маркеры», расположенной во вкладке «Главная» в разделе «Абзац».

Выделите имеющийся список. Как уже было сказано выше, сделать это можно посредством мышки или же с помощью клавиш «CTRL+A» (при условии, что другого текста в документе нет).

На панели инструментов, все в той же вкладке «Главная», в группе «Абзац» кликните по кнопке «Сортировка» (изображение букв «А Я»).

В диалоговом окне, которое появится на экране, в разделе «Сначала по» установите маркер напротив одного из параметров – «по возрастанию» либо «по убыванию». Первый означает от «А» до «Я», второй – обратный ему, от «Я» к «А».
Для закрытия диалогового окна «Сортировка текста» и применения внесенных вами изменений нажмите кнопку «ОК».

Список будет отсортирован по алфавиту в выбранном вами направлении.

Вот так просто можно упорядочить текстовое содержимое списка в алфавитном порядке. Описанные выше действия могут быть применены и к нумерованным спискам, а также к отдельным элементам многоуровневых списков.

Вариант 2: Сортировка в таблицах

Несмотря на то что в составе Microsoft Office есть отдельный софт для работы с таблицами – Excel – многие пользователи все равно предпочитают делать это в Ворде. Функциональных возможностей последнего вполне достаточно для создания несложных таблиц и базового их форматирования. Иногда может потребоваться упорядочить в алфавитном порядке данные, содержащиеся в такой таблице, о чем и расскажем ниже.

Итак, если нужно отсортировать всю таблицу, точнее, ее данные, проделайте следующее:

Выделите таблицу, наведя указатель курсора на левый верхний угол, пока там не появится символ перемещения . Кликните по нему.

На панели инструментов появится дополнительный раздел инструментов «Работа с таблицами», перейдите в его вкладку «Макет». Теперь в группе «Данные» найдите кнопку «Сортировка» и кликните по ней.

Важно: Если у таблицы есть шапка (скорее всего, это так) скопируйте ее перед тем, как начать сортировку. Вставьте ее в любой другой текстовый документ или в пустое место редактируемого файла. Это необходимо для того, чтобы шапка осталась нетронутой. Если же вам требуется сортировать по алфавиту и ее в том числе, тогда копировать и вставлять ничего не нужно.

В диалоговом окне задайте желаемые параметры упорядочивания.
В том случае, если отсортировать по алфавиту текстовое содержимое таблицы требуется относительно первой ее колонки, установите значение «(столбцам 1)» в полях «Сначала по» и расположенных под ним полях с названиями «Затем по».

Важно: Вместо «столбцам №» в выпадающем меню полей «Сначала по» и «Затем по» могут отображаться названия первых (верхних) ячеек таблицы, то есть шапки. В нашем случае это №, ФИО, Должность.

Если же требуется упорядочить данные в колонках независимо друг от друга (каждый отдельно), тогда установите следующие значения:
- «(столбцам 1)» в выпадающем списке «Сортировать по»;
- «(столбцам 2)» в списке «Затем по»;
- «(столбцам 3)» в следующем списке «Затем по».
В качестве наглядного примера выполним сортировку во втором столбце.

В таком случае значения параметров «Тип» и «По», выделенные на скриншоте, необходимо оставить в том же виде («тексту» для первого, «абзацам» для второго).

В крайней правой области диалогового окна можно выбрать подходящий тип сортировки – по возрастанию либо же по убыванию, от «А» до «Я» или наоборот.

Задав желаемые значения в окне «Сортировка», кликните по кнопке «ОК» для его закрытия.

Выделенное вами содержимое таблицы будет представлено в алфавитном порядке.

Остается лишь вернуть на прежнее место ранее скопированную шапку. Чтобы сделать это, в группе инструментов «Буфер обмена» («Главная» вкладка), кликните по кнопке «Вставить». Можно также использовать горячие клавиши «CTRL+V».

Если ваша задача – упорядочить по алфавиту не всю таблицу целиком, а только одной ее колонки, тогда необходимо действовать по несколько иному алгоритму. Вышеописанная инструкция применима как для всей таблицы, так и только для первого ее столбца, а ниже мы рассмотрим алфавитную сортировку в любой другой вертикальной части таблицы.

Выделите ту колонку таблицы, данные в которой требуется упорядочить.

Перейдите на вкладку «Макет», которая располагается в основной вкладке «Работа с таблицами». В разделе «Данные» кликните по кнопке «Сортировка».

Появится уже знакомое диалоговое окно под названием «Сортировка»:
- В выпадающем списке «Сначала по» задайте изначальный параметр сортировки, то есть слово/фразу, которая идет первой по алфавиту (например, фамилия Антонов).
- Укажите номер колонки, которая была выделена для сортировки.
- Аналогичное выполните и в выпадающих списках «Затем по».
Важно: Выбирайте тип сортировки, исходя из типа данных, содержащихся в ячейках выделенного столбца. Зачастую достаточно в каждом из пунктов окна «Сортировка» задать значение «Столбцам №», где № — это номер выделенной вами колонки.
В разделе «Список», расположенном в нижней области окна «Сортировка», установите маркер около пункта «со строкой заголовка» или «без строки заголовка». Первый подразумевает то, что шапка таблицы тоже будет отсортирована, второй ее исключает.

Теперь кликните по кнопке «Параметры».

В диалоговом окне «Параметры сортировки» поставьте галочку около пункта «только столбцы».

Нажатием на кнопку «ОК», закройте «Параметры сортировки». Перепроверьте тип сортировки (правая часть окна) – «по возрастанию» либо «по убыванию».

Для закрытия диалогового окна и применения заданного вами типа алфавитной сортировки к выделенному столбцу таблицы нажмите «ОК».

Текстовое содержимое выбранной вами колонки будет упорядочено по алфавиту.

На этом можно закончить, мы с вами рассмотрели два варианта сортировки по алфавиту в текстовом редакторе Microsoft Word. Первый применим к спискам, второй – к таблицам.

Расскажи друзьям в социальных сетях

Источник

Многие пользователи компьютера встречались с проблемой, когда требуется сортировка текста в Ворде по алфавиту от А до Я или наоборот, от Я до А.

Содержание:
1. Преобразование текста Word в таблицу
2. Сортировка имен по алфавиту в таблице Ворд
3. Обратное преобразование отсортированной таблицы в текст
4. Видео про сортировку текста в Ворде

Давайте предположим, что в некоей школе есть класс, в котором учится 7 учеников. Конечно, в реальной школе учеников обычно бывает больше. Но допустим, что учеников всего 7 человек, и ниже показан список их имен, записанный в редакторе Microsoft Word (рис. 1).

Рис. 1. Список имен, которые требуется отсортировать в алфавитном порядке.

Как показанный список переделать в текстовом редакторе Word так, чтобы имена были в алфавитном порядке? Вручную переписывать? Выделять каждое имя в отдельности и перетаскивать мышкой на нужное место в списке?

Положим, если имен или фамилий всего 7, то подобное ручное перетаскивание вполне возможно. А если перечень имен будет большой, допустим, человек 50?

Предлагаю рассмотреть возможности не ручной, а автоматической сортировки текстов в Ворде. Можно за три шага сделать сортировку в Ворде по алфавиту (по возрастанию или по убыванию).

Преобразование текста Word в таблицу: шаг первый

Выделяем перечень имен, которые нужно автоматически расположить в том или ином порядке. Выделение делается левой кнопкой мышки, которую нужно нажать и удерживать в ходе выделения фрагмента текста. На рисунке 1 имена показаны уже, как выделенные.

Далее на вкладке «Вставка» (1 на рис. 2) выбираем опцию «Таблица» (2 на рис. 2). И кликаем по строке меню «Преобразовать в таблицу» (3 на рис. 2).

Рис. 2. Преобразование текста, подлежащего сортировке, в таблицу.

Зачем потребовалась таблица? Дело в том, что

в Ворде можно изменять сортировку данных только в таблицах.

Именно поэтому сначала требуется преобразовать текст в таблицу, и только потом выполнять сортировку данных.

Следом в открывшемся служебном окне «Преобразовать в таблицу» (рис. 3) остается лишь кликнуть на кнопку «ОК» (1 на рис. 3), особо не вчитываясь в содержание предлагаемых настроек. Настройки по умолчанию выставлены так, как требуется в данном конкретном случае. Потому достаточно нажать ОК, что фактически означает «согласны».

Рис. 3. Подтверждение настроек по умолчанию для последующего превращения выделенного текста в таблицу.

Выделенный список имен тут же превратится в таблицу. Ничего страшного, что вместо привычного текста появилась какая-то расчерченная на графы таблица. Потом столь же просто можно будет превратить таблицу в текст, как только будет выполнена сортировка данных.

Сортировка текста в Ворде по алфавиту: шаг второй

Нам нужно разместить имена в таблице в алфавитном порядке. Для этого понадобится в меню «Макет» (1 на рис. 4) кликнуть по кнопке «Сортировка» (2 рис. 4). При этом важно сохранить выделение таблицы. Синий цвет, в который «окрашена» таблица на рис. 4, свидетельствует о том, что она выделена в редакторе Word.

Рис. 4. Сортировка данных по алфавиту в выделенной таблице Word.

На экране появится служебное меню «Сортировка» (рис. 5). Оно достаточно сложное, содержит много настроечных параметров. Но нам понадобятся только 2 из них, которые к тому же не нужно вводить вручную, параметры уже указаны.

Рис. 5. Настройки параметров сортировки данных в таблице Ворд.

В окошке настроек «Сначала по» (красная цифра 1 на рис. 5) стоит параметр «столбцам 1». Справа от этой надписи на самом краю окна проставлено выделение «по возрастанию» (2 на рис. 5).

При желании «по возрастанию» можно самостоятельно заменить на «по убыванию». Тогда данные будут отсортированы по алфавиту не от буквы «а» до буквы «я», а в противоположном направлении: от «я» до «а». Пока же оставим все как есть и кликнем по кнопке «ОК» (3 на рис. 5).

После клика по «ОК» сразу же увидим, что имена выстроились так, как требовалось (рис. 6). На первом месте оказалась «Александра», поскольку имя начинается с «а». На последнем месте в таблице стоит «Янина», потому что первая буква в ее имени – это «я».

Преобразование отсортированной таблицы в текст в Ворде: шаг третий

Имена, расположенные в алфавитном порядке, стоят по-прежнему в таблице, а не в виде текста, как было изначально. Потому на последнем шаге преобразований выполним обратное действие по превращению таблицы в текст Ворда.

Для превращения таблицы в текст, не снимая выделения таблицы, на вкладке «Макет» (цифра 1 на рисунке 6) кликаем по кнопке «Данные» (2 на рис. 6). И выбираем опцию «Преобразовать в текст» (3 на рисунке 6).

Рис. 6. Обратное преобразование таблицы в текст Ворд.

Снова появится служебное окно настроек параметров. Теперь предлагаются опции для преобразования таблицы в текст (рис. 7). В открывшемся служебном окне достаточно лишь нажать на кнопку «ОК» (1 на рис. 7), поскольку все настройки выставлены по умолчанию так, как нужно.

Рис. 7. Служебное окно настроек параметров преобразования таблицы в текст Ворд.

Итак, кликаем по «ОК» (1 на рис. 7) и… видим на экране текст, состоящий из прежних имен, но уже расположенных в строго алфавитном порядке (рис. 8). Что и требовалось сделать в конечном итоге! Cортировка текста в Ворде проведена.

Рис. 8. Окончательное расположение имен по алфавиту после всех произведенных действий в редакторе Ворд.

Итоги

Разумеется, таким же образом можно отсортировать список имен или фамилий, или даже еще более длинные тексты (например, полностью ФИО). Причем список может быть любой величины, не обязательно 7 имен, как в показанном примере.

Можно подобным образом расположить в алфавитном порядке хоть 70, хоть 700, хоть 7000 имен. Да что там имена, фамилии или ФИО! Так можно отсортировать любые тексты. Главное, чтобы эти тексты были расположены в Word друг под другом, абзац за абзацем.

Можете попробовать – всё получится!

Видео-формат статьи

Другие материалы:

1. Как сделать сложную сортировку в Ворде по трем параметрам

2. Обтекание картинки в Ворде: как ее вставить в текст, изменить размер и расположить рядом с текстом

3. Как спрятать меню в окне Word 2007

4. Как открыть два окна в Ворд одновременно

5. Что такое шрифт по умолчанию в Word и как его изменить

Получайте новые статьи по компьютерной грамотности на ваш почтовый ящик:

Необходимо подтвердить подписку в своей почте. Спасибо!

Источник