Сортировка чисел от минимального к максимальному excel - Word и Excel

Сортировка данных — неотъемлемая часть их анализа. Вам может потребоваться расположить имена в списке по алфавиту, составить список складских запасов и отсортировать его по убыванию или упорядочить строки по цветам или значкам. Сортировка данных помогает быстро визуализировать данные и лучше понимать их, упорядочивать и находить необходимую информацию и в итоге принимать более правильные решения.

Сортировать данные можно по тексту (от А к Я или от Я к А), числам (от наименьших к наибольшим или от наибольших к наименьшим), а также датам и времени (от старых к новым или от новых к старым) в одном или нескольких столбцах. Можно также выполнять сортировку по настраиваемым спискам, которые создаете вы сами (например, списку, состоящему из элементов «Большой», «Средний» и «Маленький»), или по формату, включая цвет ячеек и цвет шрифта, а также по значкам.

Примечания:

Для поиска наибольших и наименьших значений в диапазоне ячеек или таблице, например 10 самых высоких оценок или 5 самых низких сумм продаж, можно использовать функцию «Автофильтр» или условное форматирование.
Дополнительные сведения см. в статьях Фильтрация данных в таблице или диапазоне Excel и Применение условного форматирования в Excel.

Сортировка текстовых значений

Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выполните одно из указанных ниже действий.
- Чтобы быстро отсортировать значения по возрастанию, нажмите кнопку (Сортировка от А до Я).
- Чтобы быстро отсортировать значения по убыванию, нажмите кнопку (Сортировка от Я до А).

Примечания:
Возможные проблемы

Убедитесь, что все данные сохранены в текстовом виде. Если столбец, который подлежит сортировке, содержит числа, сохраненные в числовом формате, и числа, сохраненные в текстовом формате, необходимо отформатировать все ячейки либо как числа, либо как текст. В противном случае числа, сохраненные в числовом формате, после сортировки окажутся выше чисел, сохраненных в текстовом формате. Для преобразования всех выбранных данных в текстовый формат нажмите CTRL+1, чтобы открыть диалоговое окно Формат ячеек, откройте вкладку Число и в разделе Категория выберите вариант Общий, Число или Текст.
Удалите все начальные пробелы. Иногда импортируемые из других приложений данные могут дополняться начальными пробелами. Прежде чем выполнять сортировку, удалите их из данных. Это можно сделать вручную или с помощью функции СЖПРОБЕЛЫ.

Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выполните одно из указанных ниже действий.
- Для сортировки чисел по возрастанию нажмите кнопку (Сортировка от минимального к максимальному).
- Для сортировки чисел по убыванию нажмите кнопку (Сортировка от максимального к минимальному).

Примечания:

Возможные проблемы
Убедитесь, что все числа сохранены в числовом формате. Если результаты отличаются от ожидаемых, возможно, столбец содержит числа, сохраненные в текстовом формате. Например, отрицательные числа, импортируемые из некоторых систем бухгалтерского учета, или числа, содержащие начальный символ апострофа (‘), сохраняются в текстовом виде. Дополнительные сведения см. в разделе Преобразование чисел из текстового формата в числовой.

Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выполните одно из указанных ниже действий.
- Чтобы отсортировать значения по возрастанию, щелкните (Сортировка от старых к новым).
- Чтобы отсортировать значения от поздних дат или значений времени к ранним, нажмите кнопку (Сортировка от новых к старым).

Примечания:
Возможные проблемы

Убедитесь, что все значения даты и времени сохранены в формате даты и времени. Если результаты отличаются от ожидаемых, возможно, столбец содержит значения даты и времени, сохраненные в текстовом формате. Чтобы значения даты и времени сортировались в Excel правильно, они должны быть сохранены как порядковые числа с информацией о дате или времени. Если Excel не может распознать значение как дату или время, оно сохраняется как текст. Дополнительные сведения см. в статье Преобразование дат из текстового формата в формат даты.
Для сортировки по дням недели измените формат ячеек таким образом, чтобы в них выводились дни недели. Для сортировки по дням недели независимо от даты преобразуйте их в текст с помощью функции ТЕКСТ. Однако функция ТЕКСТ возвращает текстовое значение, поэтому сортировка будет выполнена по алфавитно-цифровым данным. Дополнительные сведения см. в статье Отображение дат в виде дней недели.

Возможно, вы захотите выполнить сортировку по двум или нескольким столбцам или строкам, чтобы сгруппировать данные с одинаковыми значениями в одном столбце или строке, а затем отсортировать эти группы с одинаковыми значениями по другому столбцу или строке. Например, если есть столбцы «Отдел» и «Сотрудник», можно сначала выполнить сортировку по столбцу «Отдел» (для группировки всех сотрудников по отделам), а затем — по имени (для расположения имен сотрудников каждого отдела в алфавитном порядке). Можно одновременно выполнять сортировку по 64 столбцам.

Примечание: Для получения наилучших результатов в сортируемый диапазон нужно включить заголовки столбцов.

Выделите любую ячейку в диапазоне данных.
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.
В диалоговом окне Сортировка в группе Столбец в поле Сортировать по выберите первый столбец, по которому необходимо выполнить сортировку.
В поле Сортировка выберите тип сортировки. Выполните одно из следующих действий:
- Чтобы выполнить сортировку по текстовым значениям, числам или значениям даты и времени, выберите пункт Значения.
- Чтобы выполнить сортировку по формату, выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.
В разделе Порядок выберите порядок сортировки. Выполните одно из следующих действий.
- Для текстовых значений выберите От А до Я или От Я до А.
- Для числовых значений выберите По возрастанию или По убыванию.
- Для дат и времени выберите От старых к новым или От новых к старым.
- Чтобы выполнить сортировку по настраиваемому списку, выберите пункт Настраиваемый список.
Для добавления к сортировке следующего столбца нажмите кнопку Добавить уровень, а затем повторите шаги с третьего по пятый.
Чтобы скопировать сортируемый столбец, выделите его и нажмите кнопку Копировать уровень.
Чтобы удалить столбец для сортировки, выделите соответствующую запись и нажмите Удалить уровень.

Примечание: В списке необходимо оставить хотя бы одну запись.
Чтобы изменить порядок сортировки столбцов, выделите запись нужного столбца и щелкните стрелку Вверх или Вниз рядом с кнопкой Параметры.

Столбцы с более высокой позицией в списке будут отсортированы раньше, чем столбцы с более низкой позицией.

Если диапазон ячеек или столбец таблицы был отформатирован вручную или с помощью условного форматирования с использованием цвета ячеек или цвета шрифта, можно также выполнить сортировку по цветам. Кроме того, можно выполнить сортировку по набору значков, созданных с помощью условного форматирования.

Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.
В диалоговом окне Сортировка в группе Столбец в поле Сортировать по выберите столбец, по которому необходимо выполнить сортировку.
В группе Сортировка, выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.
В группе Порядок щелкните стрелку рядом с кнопкой, а затем в зависимости от типа формата выберите цвет шрифта, цвет заливки ячейки или значок ячейки.
Затем выберите последовательность сортировки. Выполните одно из указанных ниже действий.
- Чтобы переместить цвет ячейки, цвет шрифта или значок вверх или влево, выберите вариант Сверху для сортировки по столбцу и Слева для сортировки по строке.
- Чтобы переместить цвет ячейки, цвет шрифта или значок вниз или вправо, выберите вариант Снизу для сортировки по столбцу и Справа для сортировки по строке.
  
  Примечание: Порядка цветов ячеек, цветов шрифта или значков по умолчанию не существует. Вы должны самостоятельно определить порядок для каждой сортировки.
Чтобы задать следующий цвет ячейки, цвет шрифта или значок для сортировки, нажмите кнопку Добавить уровень и повторите шаги 3–5.

Убедитесь в том, что в поле Затем по выбран тот же столбец и что сделан тот же выбор в поле Порядок.

Повторите эти операции для каждого дополнительного цвета ячеек, шрифта или значка, которые необходимо включить в сортировку.

Для сортировки в порядке, заданном пользователем, можно применять настраиваемые списки. Например, столбец может содержать значения, по которым вы хотите выполнить сортировку, такие как «Высокий», «Средний» и «Низкий». Как настроить сортировку, чтобы сначала отображались значения «Высокий», затем — «Средний», а в конце — «Низкий»? Если отсортировать их в алфавитном порядке (от А до Я), то значения «Высокий» будут отображаться вверху, но за ними окажутся значения «Низкий», а не «Средний». А при сортировке от Я до А значения «Средний» окажутся в самом верху. В действительности значения «Средний» всегда, независимо от порядка сортировки должны отображаться в середине. Вы можете решить эту проблему, создав настраиваемый список.

При необходимости создайте настраиваемый список.
1. В диапазоне ячеек введите значения, по которым необходимо выполнить сортировку, в нужном порядке, например в порядке убывания.
2. Выделите диапазон ячеек, в которые были введены значения. В описанном выше примере выделите ячейки A1:A3.
3. Выберите пункты Файл > Параметры > Дополнительно > Общие > Изменить списки, затем в диалоговом окне Списки нажмите кнопку Импорт и дважды нажмите кнопку ОК.
  Примечания:
  - Пользовательские списки можно создавать только на основе значений (текстовых, числовых или значений даты и времени). Создать настраиваемый список на основе формата (цвета ячейки, цвета шрифта или значков) нельзя.
  - Максимальная длина пользовательского списка составляет 255 символов, и первое значение не может начинаться с цифры.
Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.
В диалоговом окне Сортировка в группе Столбец в поле Сортировать по или Затем по укажите столбец для сортировки по настраиваемому списку.
В поле Порядок выберите пункт Настраиваемый список.
В диалоговом окне Списки выберите нужный список. В нашем примере нужно выбрать список Высокий, Средний, Низкий.
Нажмите кнопку ОК.

На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.
В диалоговом окне Сортировка нажмите кнопку Параметры.
В диалоговом окне Параметры сортировки установите флажок Учитывать регистр.
Дважды нажмите кнопку ОК.

Как правило, сортировка выполняется сверху вниз, однако значения можно отсортировать слева направо.

Примечание: Таблицы не поддерживают возможность сортировки слева направо. Сначала преобразуйте таблицу в диапазон: выделите в ней любую ячейку и выберите пункты Работа с таблицами > Преобразовать в диапазон.

Выделите любую ячейку в сортируемом диапазоне.
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.
В диалоговом окне Сортировка нажмите кнопку Параметры.
В диалоговом окне Параметры сортировки в группе Сортировать выберите пункт столбцы диапазона, а затем нажмите кнопку ОК.
В группе Строка в поле Сортировка по выберите строку для сортировки. Обычно это строка 1 (если требуется выполнить сортировку по строке заголовка).

Совет: Если строка заголовка содержит текст, а вам нужно отсортировать столбцы по числам, добавьте новую строку над диапазоном данных и укажите в ней числа в нужном порядке.
Чтобы выполнить сортировку по значению, выберите один из вариантов в раскрывающемся списке «Порядок».
1. Для текстовых значений выберите вариант От А до Я или От Я до А.
2. Для числовых значений выберите По возрастанию или По убыванию.
3. Для дат и времени выберите От старых к новым или От новых к старым.
Чтобы выполнить сортировку по цвету ячейки, цвету шрифта или значку, сделайте следующее.
1. В группе Сортировка, выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.
2. В списке Порядок выберите цвет ячейки, цвет шрифта или значок, а затем — вариант Слева или Справа.

Примечание: При сортировке строк, являющихся частью структуры листа, в Excel сортируются группы наивысшего уровня (уровень 1) таким образом, что порядок расположения строк или столбцов детализации не изменится, даже если они скрыты.

Чтобы выполнить сортировку по части значения в столбце, например части кода (789-WDG-34), фамилии (Регина Покровская) или имени (Покровская Регина), сначала необходимо разбить столбец на две или несколько частей таким образом, чтобы значение, по которому нужно выполнить сортировку, оказалось в собственном столбце. Чтобы разбить значения в ячейке на части, можно воспользоваться текстовыми функциями или мастером текстов. Дополнительные сведения и примеры см. в статьях Разбивка текста по разным ячейкам и Разбивка текста по разным столбцам с помощью функций.

Предупреждение: Вы можете отсортировать значения в диапазоне, который является частью другого диапазона, однако делать это не рекомендуется, так как в результате будет разорвана связь между отсортированным диапазоном и исходными данными. Если отсортировать данные, как показано ниже, выбранные сотрудники окажутся связаны с другими отделами.

К счастью, Excel выдает предупреждение, если обнаруживает подобную попытку:

Если вы не собирались сортировать данные таким образом, выберите вариант автоматически расширить выделенный диапазон, в противном случае — сортировать в пределах указанного выделения.

Если результат не соответствует желаемому, нажмите кнопку Отменить .

Примечание: Отсортировать подобным образом значения в таблице нельзя.

Если результаты сортировки данных не соответствуют ожиданиям, сделайте следующее.

Проверьте, не изменились ли значения, возвращаемые формулами Если сортируемые данные содержат одну или несколько формул, значения, возвращаемые ими, при пересчете листа могут измениться. В этом случае примените сортировку повторно, чтобы получить актуальные результаты.

Перед сортировкой отобразите скрытые строки и столбцы При сортировке по столбцам скрытые строки не перемещаются, а при сортировке по строкам не перемещаются скрытые столбцы. Перед сортировкой данных целесообразно отобразить скрытые строки и столбцы.

Проверьте текущий параметр языкового стандарта Порядок сортировки зависит от выбранного языка. Убедитесь в том, что на панели управления в разделе Региональные параметры или Язык и региональные стандарты задан правильный языковой стандарт. Сведения о том, как изменить параметр языкового стандарта, см. в справке Microsoft Windows.

Вводите заголовки столбцов только в одну строку Если необходимо использовать заголовки из нескольких строк, установите перенос слов в ячейке.

Включите или отключите строку заголовков Обычно рекомендуется отображать строку заголовков при сортировке по столбцам, так как она облегчает восприятие данных. По умолчанию значение в заголовке не включается в сортировку. Но в некоторых случаях может потребоваться включить или отключить заголовок, чтобы значение в заголовке включалось или не включалось в сортировку. Выполните одно из следующих действий.

Чтобы исключить из сортировки первую строку данных (заголовок столбца), на вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Сортировка и фильтр, выберите команду Настраиваемая сортировка и установите флажок Мои данные содержат заголовки.
Чтобы включить в сортировку первую строку данных (так как она не является заголовком столбца), на вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Сортировка и фильтр, выберите команду Настраиваемая сортировка и снимите флажок Мои данные содержат заголовки.

Если данные отформатированы как таблица Excel, можно быстро выполнить их сортировку и фильтрацию с помощью кнопок фильтрации в строке заголовков.

Если данные еще не содержатся в таблице, нужно отформатировать их как таблицу. Это приведет к автоматическому добавлению кнопки фильтрации вверху каждого столбца таблицы.
Нажмите кнопку фильтрации в верхней части нужного столбца и выберите необходимый порядок сортировки.
Чтобы отменить сортировку, нажмите кнопку Отменить на вкладке Главная.

Выберите ячейку в столбце, по которому будет выполняться сортировка.
- Если на листе есть строка заголовков, выберите один заголовок, по которому нужно отсортировать данные, например Население.
- Если строки заголовков нет, выберите верхнюю ячейку в столбце, по которому нужно выполнить сортировку, например ячейку со значением 634535.
На вкладке Данные выберите один из способов сортировки:
- По возрастанию: сортировка от A до Я, от наименьшего значения до наибольшего или от самой ранней даты до самой поздней.
- По убыванию: сортировка от Я до А, от наибольшего значения до наименьшего или от самой поздней даты до самой ранней.

Например, у вас есть таблица со столбцами «Отдел» и «Сотрудник». Можно сначала выполнить сортировку по столбцу «Отдел» для группировки всех сотрудников по отделам, а затем — по имени для расположения имен сотрудников каждого отдела в алфавитном порядке.

Выберите любую ячейку в диапазоне данных.

На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку Настраиваемая сортировка.
В диалоговом окне Настраиваемая сортировка в группе Столбец в поле Сортировка выберите первый столбец, по которому необходимо выполнить сортировку.

Примечание: Меню Сортировка отключено, так как оно пока не поддерживается. В настоящее время вы можете изменить сортировку в классическом приложении Excel.
В разделе Порядок выберите порядок сортировки.
- По возрастанию: сортировка от A до Я, от наименьшего значения до наибольшего или от самой ранней даты до самой поздней.
- По убыванию: сортировка от Я до А, от наибольшего значения до наименьшего или от самой поздней даты до самой ранней.
Чтобы добавить еще один столбец для сортировки, выберите команду Добавить и повторите шаги 5 и 6.
Чтобы изменить порядок сортировки столбцов, выделите запись нужного столбца и щелкните стрелку Вверх или Вниз рядом с кнопкой Параметры.

Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку Настраиваемая сортировка.
В диалоговом окне Настраиваемая сортировка в группе Столбцы выберите столбец, по которому необходимо выполнить сортировку.
В группе Сортировка выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок условного форматирования.
В группе Порядок выберите нужный порядок (отображаемые параметры зависят от используемого формата). Затем выберите цвет ячейки, цвет шрифта или значок ячейки.
Далее выберите способ сортировки, перемещая цвет ячейки, цвет шрифта или значок:

Примечание: Порядка цветов ячеек, цветов шрифта или значков по умолчанию не существует. Вы должны самостоятельно определить порядок для каждой сортировки.
- Перемещение вверх или влево: выберите параметр Сверху для сортировки столбца и Слева для сортировки строки.
- Перемещение вниз или вправо: выберите параметр Снизу для сортировки столбца и Справа для сортировки строки.
Чтобы задать следующий цвет ячейки, цвет шрифта или значок для сортировки, нажмите кнопку Добавить уровень и повторите шаги 1–5.

Убедитесь, что столбец в поле Затем по и выбор в поле Порядок совпадают.
Повторите эти шаги для каждого дополнительного цвета ячейки, цвета шрифта или значка, которые нужно включить в сортировку.

На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку Настраиваемая сортировка.
В диалоговом окне Настраиваемая сортировка нажмите кнопку Параметры.
В меню Параметры установите флажок С учетом регистра.
Нажмите кнопку ОК.

Как правило, сортировка выполняется сверху вниз, однако значения можно отсортировать слева направо.

Выделите любую ячейку в сортируемом диапазоне.
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку Настраиваемая сортировка.
В диалоговом окне «Настраиваемая сортировка» нажмите кнопку Параметры.
В разделе Ориентация выберите вариант Сортировать слева направо
В группе Строка в раскрывающемся списке Сортировка выберите строку для сортировки. Обычно это строка 1 (если требуется выполнить сортировку по строке заголовка).
Чтобы выполнить сортировку по значению, выберите один из вариантов в раскрывающемся списке Порядок.
- Сортировка по возрастанию: сортировка от A до Я, от наименьшего значения до наибольшего или от самой ранней даты до самой поздней.
- Сортировка по убыванию: сортировка от Я до А, от наибольшего значения до наименьшего или от самой поздней даты до самой ранней.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

См. также

Для автоматической сортировки данных используйте функции СОРТ и СОРТПО.

Источник

Содержание

1 Сортировка данных в Excel
2 Как отсортировать данные в таблице Excel по столбцу?
- 2.1 Как в Excel отсортировать по возрастанию?
- 2.2 Как сортировать по алфавиту в Excel?
3 Как сделать сортировку по дате в Excel?
4 Сортируем данные по смыслу
5 Сортировка данных по нескольким столбцам
6 Сортировка данных в Excel
7 Сортировка по дате в Excel
8 Сортировка по цвету ячейки или текста
9 Сортировка таблицы в Excel
10 Сортировка данных в Excel
11 Как в Excel сделать сортировку в столбце
12 Сортировка по цвету ячейки в Excel
- - 12.0.1 1 способ
  - 12.0.2 2 способ
  - 12.0.3 3 способ

Excel позволяет анализировать данные по разным параметрам. Встроенный элемент анализа – сортировка. Чтобы элемент сработал, информация должна быть представлена в виде списка, оформленного определенным способом.

Данные в таблице распределены по строкам и столбцам. В столбцах – однотипные значения. Числа, даты, текст. Но не вперемешку. Сортировка не будет работать при наличии пустых строк либо столбцов.

В Excel можно упорядочить списки:

по возрастанию;
по убыванию;
по заданным пользователем параметрам (по дням недели, месяцам и т.п.).

Отсортировать по возрастанию значит упорядочить данные:

от 0 до 9;
от А до Я;
от A до Z.

По убыванию – в обратном порядке.

Чтобы вызвать пользовательский порядок сортировки, необходимо выполнить следующую последовательность: «данные» — «сортировка» — «порядок» — «настраиваемый список». Появляется меню такого вида.

Как отсортировать данные в таблице Excel по столбцу?

У нас есть учебная таблица со списком работников и окладом:

Отсортируем оклад по убыванию, от большего к меньшему. Выделяем нужный столбец – правая кнопка мыши – опция сортировка – от максимального значения к минимальному значению – ввод:

Диапазон сортировки расширяется автоматически. Получается так:

Как в Excel отсортировать по возрастанию?

Выделяем столбец – правая кнопка мыши – в этот раз указываем: от минимального значения к максимальному значению.

Результат:

Как сортировать по алфавиту в Excel?

Выделяем столбец с фамилиями – правая кнопка мыши – выбираем: настраиваемая сортировка.

«Сортировать по» — выбираем имя столбца, значения которого нужно отсортировать по алфавиту. У нас – «ФИО». В сортировке выбираем, на какие параметры будет ориентироваться инструмент. Это может быть цвет ячейки, шрифта, значок ячейки. В нашем примере – «значения» (анализ значений в ячейке). «Порядок» — от А до Я либо от Я до А. Сделаем прямой порядок. Жмем ОК.

Результат сортировки по алфавиту:

Как сделать сортировку по дате в Excel?

Исходные данные:

Нам нужно отсортировать товар по дате поступления на склад.

Порядок действий:

Проверить, чтобы в столбце с датами был правильный формат («Дата»). Выделяем столбец и сортируем от старых дат к новым (от новых к старым).

Выбираем от «старых к новым». Значения списка располагают в хронологическом порядке.

Отсортировать данные в диапазоне можно по дням недели, по месяцам. Для этого в меню «Настраиваемая сортировка» выбираем «Настраиваемый список».

Сортируем данные по смыслу

Допустим, информацию в таблице нужно распределить по должностям, воинским званиям, сертификатам, клиентам и товарам в зависимости от их важности для конкретного предприятия и т.д. Для этих целей предназначены пользовательские списки, которые можно составлять самостоятельно.

В меню «Настраиваемый список» выбираем новый список. Формируем иерархию любых объектов. Разделителями могут быть запятые либо клавиша «Ввод».

Когда иерархические объекты внесены, нажимаем «Добавить».

А вот результат сортировки учебной таблицы по должностям:

Сортировка данных по нескольким столбцам

Если нужно отсортировать информацию по разным условиям в разных столбцах, используется меню «Настраиваемый список». Там есть кнопка «Добавить уровень».

Данные в таблице будут отсортированы по нескольким параметрам. В одном столбце, например, по возрастанию. В другом («затем по…») – по алфавиту и т.д. В результате диапазон будет сформирован так, как задано сложной сортировкой.

Уровни можно добавлять, удалять, копировать, менять местами посредством кнопок «Вверх»-«Вниз».

Это самые простые способы сортировки данных в таблицах. Можно для этих целей применять формулы. Для этих целей подходят встроенные инструменты «НАИМЕНЬШИЙ», «СТРОКА», СЧЕТЕСЛИ».

Сортировка в Эксель – это встроенная функция в данную программу, с помощью которой пользователь сможет расположить данные в столбцах на листе в удобном порядке для их последующего анализа.

Вы сможете отсортировать данные в алфавитном порядке, по возрастанию или убыванию значений, по дате или по значкам, по цвету текста или ячейки. Именно об этом и пойдет речь в данной статье.

Сортировка данных в Excel

Сделать сортировку данных в Эксель можно всего в пару кликов мышки.

Для примера возьмем следующую таблицу. Сделаем в ней сортировку данных по столбцу С. Для этого выделяем его и на вкладке «Главная» кликаем на кнопочку «Сортировка и фильтр». В следующем меню выберите или «Сортировка от минимального к максимальному», или «Сортировка от максимального к минимальному». Выберем второй вариант.

Данные в столбце отсортированы в порядке убывания.

У меня столбец С расположен между двумя другими столбцами, которые заполнены данными. В этом случае, Excel считает, что выделенный столбец – это часть таблицы (и считает правильно). В результате появилось следующее сообщение. Поскольку мне нужно сделать сортировку конкретно в этом столбце, выделяю маркером пункт «сортировать в пределах указанного выделения» и нажимаю «Сортировка».

Сортировка по алфавиту в Excel делается по тому же принципу. Выделяем столбец, и нажимаем кнопочку «Сортировка и фильтр». В выпадающем меню пункты изменились. Выберите или от «А до Я», или от «Я до А».

Список имен в примере отсортирован по алфавиту.

Сортировка по дате в Excel

Чтобы отсортировать даты в Эксель, сначала обратите внимание, какой формат установлен для тех ячеек, в которых они записаны. Выделите их и на вкладке «Главная» посмотрите на группу «Число». Лучше всего подойдет или формат ячеек «Дата», краткий или длинный, или «(все форматы)» – дата может быть записана различными способами: ДД.ММ.ГГГГ, ДД.МММ, МММ.ГГ.

Этот момент очень важен, так как в противном случае, данные могут быть отсортированы просто по возрастанию первых двух чисел, или по месяцам в алфавитном порядке.

После этого выделяем нужный диапазон ячеек и жмем на кнопочку «Сортировка и фильтр». В меню можно выбрать или «от старых к новым», или «от новых к старым».

Сортировка по цвету ячейки или текста

Этот способ сортировки можно использовать, когда в таблице Excel текст в ячейках или сами ячейки закрашены в различный цвет. Для примера возьмем столбец из чисел, закрашенных разными цветами. Отсортируем его, чтобы сначала шли числа, закрашенные в красный, затем зеленый и черный цвет.

Выделяем весь диапазон, кликаем на кнопочку «Сортировка и фильтр» и выбираем из меню «Настраиваемая сортировка».

В следующем окне, уберите галочку с поля «Мои данные содержат заголовки», если Вы выделили данные без верхней строки, которая является шапкой таблицы. Затем выбираем столбец, по которому нужно выполнить сортировку, в примере это «I». В разделе «Сортировка» из выпадающего списка выбираем «Цвет шрифта». В разделе порядок выбираем «красный цвет» – «Сверху». Это мы отсортировали числа красного цвета.

Теперь нужно, чтобы в столбце шли числа зеленого цвета. Нажмите на кнопочку «Добавить уровень». Все настройки те же, только выберите «зеленый цвет». Нажмите «ОК».

Наш столбец отсортирован следующим образом.

Как видите, числа идут не по порядку. Давайте сделаем сортировку чисел в порядке возрастания. Выделяем столбец, нажимаем «Сортировка и фильтр» – «Настраиваемая сортировка». В окне сортировки нажмите на кнопку «Добавить уровень». Столбец остается «I», сортировка по «Значению», порядок «По возрастанию». Нажмите «ОК».

Теперь наш столбец отсортирован и по цвету текста и в порядке возрастания данных.

Аналогичным образом сортируются данные и по цвету ячейки, только в разделе «Сортировка» выбирайте из списка «Цвет ячейки».

Сортировка таблицы в Excel

Если у Вас есть таблица, в которой нужно выполнить сортировку сразу по нескольким столбцам, делаем следующее. Выделяем весь диапазон ячеек таблицы вместе с шапкой. Кликаем по кнопочке «Сортировка и фильтр» и выбираем «Настраиваемая сортировка».

Давайте отсортируем класс в порядке возрастания, и таким же образом средний бал.

В окне сортировки ставим галочку в поле «Мои данные содержат заголовки». В разделе «Столбец» выбираем из списка «Класс», сортировка по «Значению», а порядок «По возрастанию».

Чтобы сделать сортировку по среднему балу, нажмите на кнопочку «Добавить уровень». В разделе «Столбец» выбираем «Средн.бал». Нажмите «ОК».

Данные в таблице отсортированы.

Теперь в столбце «Имя» закрасим ячейки с мальчиками в синий цвет, ячейки с девочками в розовый. Чтобы не делать это для каждой ячейки в отдельности, прочтите статью, как выделить ячейки в Excel – в ней написано, как выделить несмежные ячейки.

Выполним сортировку этого столбца по цвету ячейки: сначала будут девочки, потом мальчики. Снова выделяем всю таблицу, жмем «Сортировка» – «Настраиваемая сортировка».

В открывшемся окне уже есть два уровня сортировки. Эти уровни имеют приоритет – у первого самый большой, у второго меньше и так далее. То есть, если мы хотим, чтобы сначала выполнилась сортировка данных в таблице девочки/мальчики, затем по классу, а затем по среднему балу – нужно в таком порядке и расставить уровни.

Нажимаем на кнопку «Добавить уровень». В разделе «Столбец» выбираем «Имя», сортировка – «Цвет ячейки», порядок – «розовый», «Сверху».

Теперь с помощью стрелочек перемещаем данную строку наверх списка. Нажмите «ОК».

Таблица с отсортированными данными выглядит следующим образом.

Если Вы работаете с большими таблицами, можете также прочесть статьи по темам: как закрепить шапку в таблице Excel – чтобы при прокрутке она всегда отображалась вверху, и как сделать фильтрацию данных в Эксель – это позволит просматривать данные в таблице с конкретными параметрами.

Теперь Вы знаете, как сделать сортировку данных в Эксель для таблицы, по алфавиту, по дате, по возрастанию, по цвету ячейки или текста.

Поделитесь статьёй с друзьями:

Сортировка данных в Excel это очень полезная функция, но пользоваться ней следует с осторожностью. Если большая таблица содержит сложные формулы и функции, то операцию сортировки лучше выполнять на копии этой таблицы.

Во-первых, в формулах и функциях может нарушиться адресность в ссылках и тогда результаты их вычислений будут ошибочны. Во-вторых, после многократных сортировок можно перетасовать данные таблицы так, что уже сложно будет вернуться к изначальному ее виду. В третьих, если таблица содержит объединенные ячейки, то следует их аккуратно разъединить, так как для сортировки такой формат является не приемлемым.

Сортировка данных в Excel

Какими средствами располагает Excel для сортировки данных? Чтобы дать полный ответ на этот вопрос рассмотрим его на конкретных примерах.

Подготовка таблицы для правильной и безопасной сортировки данных:

Выделяем и копируем всю таблицу.
На другом чистом листе (например, Лист2)щелкаем правой кнопкой мышки по ячейке A1. Из контекстного меню выбираем опцию: «Специальная вставка». В параметрах отмечаем «значения» и нажимаем ОК.

Теперь наша таблица не содержит формул, а только результаты их вычисления. Так же разъединены объединенные ячейки. Осталось убрать лишний текст в заголовках и таблица готова для безопасной сортировки.

Чтобы отсортировать всю таблицу относительно одного столбца выполните следующее:

Выделите столбцы листа, которые охватывает исходная таблица.
Выберите инструмент на закладке: «Данные»-«Сортировка».
В появившимся окне укажите параметры сортировки. В первую очередь поставьте галочку напротив: «Мои данные содержат заголовки столбцов», а потом указываем следующие параметры: «Столбец» – Чистая прибыль; «Сортировка» – Значения; «Порядок» – По убыванию. И нажмите ОК.

Данные отсортированные по всей таблице относительно столбца «Чистая прибыль».

Как в Excel сделать сортировку в столбце

Теперь отсортируем только один столбец без привязки к другим столбцам и целой таблицы:

Выделите диапазон значений столбца который следует отсортировать, например «Расход» (в данном случаи это диапазон E1:E11).
Щелкните правой кнопкой мышки по выделенному столбцу. В контекстном меню выберите опцию «Сортировка»-«от минимального к максимальному»
Появится диалоговое окно «Обнаруженные данные вне указанного диапазона». По умолчанию там активна опция «автоматически расширять выделенный диапазон». Программа пытается охватить все столбцы и выполнить сортировку как в предыдущем примере. Но в этот раз выберите опцию «сортировать в пределах указанного диапазона». И нажмите ОК.

Столбец отсортирован независимо от других столбцов таблицы.

Сортировка по цвету ячейки в Excel

При копировании таблицы на отдельный лист мы переносим только ее значения с помощью специальной вставки. Но возможности сортировки позволяют нам сортировать не только по значениям, а даже по цветам шрифта или цветам ячеек. Поэтому нам нужно еще переносить и форматы данных. Для этого:

Вернемся к нашей исходной таблице на Лист1 и снова полностью выделим ее, чтобы скопировать.
Правой кнопкой мышки щелкните по ячейке A1 на копии таблицы на третьем листе (Лист3) и выберите опцию «Специальная вставка»-«значения».
Повторно делаем щелчок правой кнопкой мышки по ячейе A1 на листе 3 и повторно выберем «Специальная вставка» только на этот раз указываем «форматы». Так мы получим таблицу без формул но со значениями и форматами
Разъедините все объединенные ячейки (если такие присутствуют).

Теперь копия таблицы содержит значения и форматы. Выполним сортировку по цветам:

Выделите таблицу и выберите инструмент «Данные»-«Сортировка».
В параметрах сортировки снова отмечаем галочкой «Мои данные содержат заголовки столбцов» и указываем: «Столбец» – Чистая прибыль; «Сортировка» – Цвет ячейки; «Порядок» – красный, сверху. И нажмите ОК.

Сверху у нас теперь наихудшие показатели по чистой прибыли, которые имеют наихудшие показатели.

Примечание. Дальше можно выделить в этой таблице диапазон A4:F12 и повторно выполнить второй пункт этого раздела, только указать розовый сверху. Таким образом в первую очередь пойдут ячейки с цветом, а после обычные.

Для того чтобы отсортировать числа в таблице Excel используйте следующие возможности.

1 способ

В окне открытого листа выделите столбец с числовыми данными.
Перейдите к вкладке «Главная» и в группе «Редактирование» щелкните по кнопке «Сортировка и фильтр».
В списке команд выберите (рис. 5.20):
- «Сортировка от минимального к максимальному» – для сортировки данных по возрастанию;
- «Сортировка от максимального к минимальному» – для сортировки данных по убыванию.

Рис. 5.20. Вкладка «Главная». Меню кнопки «Сортировка и фильтр» (для чисел)

2 способ

В окне открытого листа выделите столбец с числовыми данными.
Щелкните правой кнопкой мыши на выделенном диапазоне.
В контекстном меню наведите курсор на пункт «Сортировка».
В списке команд выберите:
- «Сортировка от минимального к максимальному»;
- «Сортировка от максимального к минимальному».

3 способ

В окне открытого листа раскройте меню кнопки фильтрации в заголовке нужного столбца таблицы.
В списке команд выберите:
- «Сортировка от минимального к максимальному»;
- «Сортировка от максимального к минимальному».

Источник

Сортировку списка можно осуществить через меню

. В случае, если в исходный список постоянно вводятся новые значения, то для поддержания списка в сортированном состоянии, пользователь должен каждый раз вручную сортировать список через меню, что не всегда удобно. Гораздо удобнее иметь динамически сортирующийся список. Список состоит из числовых значений.

Сортированный список

может быть полезен при создании

Выпадающего (раскрывающегося) списка

. Некоторые функции для нормальной работы также требуют сортированный список:

ПРОСМОТР()

,

ВПР()

,

ПОИСКПОЗ()

.

Сортировка числового списка через меню

Сортировку списка можно осуществить через меню

. Для этого выделите самое первое (верхнее) числовое значение

в списке (предполагается, что все значения введены в одном столбце

без пустых ячеек

) и нажмите в меню соответствующую кнопку сортировки.

Если список содержит пустые ячейки, то сортировка будет произведена только до первой пустой ячейки. Но, если предварительно выделить весь диапазон значений (вместе с пустыми ячейками), то данные будут отсортированы полностью, причем пустые ячейки будут расположены внизу списка (это не зависит от направления сортировки).

Сортировка формулами (динамическая сортировка)

Если список содержит только числовые значения, то его сортировку можно сделать с помощью функций

НАИМЕНЬШИЙ()

и

СТРОКА()

(см.

файл примера

).

Для сортировки от минимального к максимальному используем формулу (введите ее в ячейку

B

4

и скопируйте вниз, например,

Маркером заполнения

):

=ЕСЛИОШИБКА(НАИМЕНЬШИЙ($A$4:$A$21;СТРОКА()-СТРОКА($B$3));»»).

Функция

НАИМЕНЬШИЙ()

сортирует исходный список и выводит, в соответствии со значением второго аргумента, элементы списка. Формула

СТРОКА()-СТРОКА($B$3)

задает

порядковые числа

(1, 2, 3, 4,..) для второго аргумента функции

НАИМЕНЬШИЙ()

.

Если исходный диапазон охватывает пустые ячейки, то необходима функция подавления ошибки

ЕСЛИОШИБКА()

. После заполнения незаполненных ячеек, входящих в диапазон

А4:А21

, список в столбце

В

будет отсортирован автоматически.

Примечание

. Функция

ЕСЛИОШИБКА()

появилась начиная с версии MS EXCEL 2007. О том как ее заменить для более ранних версий см.

Функция ЕСЛИОШИБКА() в MS EXCEL

Абсолютную

ссылку на диапазон исходного списка

$A$4:$A$21

можно заменить ссылкой на

Динамический диапазон

, границы которого будут изменяться от количества введенных значений (см.

файл примера

).

СОВЕТ:

Решение задачи о сортировке списка с текстовыми значениями приведено в одноименной статье

Сортировка списка с текстовыми значениями

Для сортировки от максимального к минимальному используйте функцию

НАИБОЛЬШИЙ()

.

Также для сортировки числовых списков можно использовать функции

ПРОЦЕНТИЛЬ.ВКЛ()

и

ПЕРСЕНТИЛЬ()

(см.

файл примера

).

Источник

Сортировка данных – распространенный способ упорядочивания значений от большего к меньшему, по алфавиту или другим параметрам. В Excel это можно сделать несколькими методами – обращаясь к функциям или используя пункты в меню.

Вариант 1: Быстрая сортировка в Excel

Иногда требуется максимально быстро отсортировать данные в столбце по возрастанию чисел, убыванию или по алфавиту. Для этого идеально подойдут кнопки быстрой сортировки, предназначенные как раз для выполнения поставленной задачи.

Выделите зажатой левой кнопкой мыши столбец с данными и вызовите меню «Редактирование».
Откройте список «Сортировка и фильтр» и выберите подходящий для вас вариант упорядочения. С числами это по возрастанию или убыванию, а для текста – по алфавиту и в обратную сторону.
Если вы выделили не все ячейки в столбце, появится окно с предложением расширить диапазон. Сделайте это, если за пределами выделения тоже находятся значения, которые нужно сортировать. Укажите сортировку в пределах данного диапазона, если за ним находятся исключительно заголовки.
Изменения вступают в силу сразу же. Нажмите Ctrl + Z для отмены действия, если что-то выполнено неправильно.

Обратите внимание на то, что сортировка сбивается после внесения любых изменений в клетках. Придется снова обращаться к тем же самым кнопкам, упорядочив уже новый массив с данными.

Комьюнити теперь в Телеграм

Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Вариант 2: Настраиваемая сортировка

Более продвинутый вариант, позволяющий задать сразу несколько условий упорядочения, – это настраиваемая сортировка, выполняющаяся через соответствующее окно. Давайте разберем сортировку по двум разным параметрам:

Вы можете не выделять заранее столбец, если для него задано название. Вызовите то же меню редактирования, но на этот раз нажмите по «Настраиваемая сортировка».
Выберите вариант с расширением или сохранением диапазона, если предварительно выделили столбец.
Вы увидите первый уровень сортировки, который и стоит настроить с самого начала.
Выберите столбец для сортировки из первого выпадающего списка.
Далее укажите вариант сортировки. Это может быть значение, цвет шрифта или ячейки, знаки условного форматирования.
В завершение укажите, в каком порядке необходимо отсортировать данные.
Если затем нужно применить еще один вариант сортировки, добавьте уровень и настройте его должным образом.
После применения вернитесь к таблице и убедитесь в том, что действия произведены верно. Учитывайте, что в этом случае сортировка тоже собьется, если вы внесете изменения в любой ячейке.

Вариант 3: Функция НАИБОЛЬШИЙ или НАИМЕНЬШИЙ

Последний вариант – единственный динамический, то есть после внесения изменений в клетках сортировка автоматически перестроится и ее последовательность будет правильной. Как вы уже поняли, для этого понадобится использовать функцию НАИБОЛЬШИЙ или НАИМЕНЬШИЙ.

В пустом столбце выберите первую ячейку для сортировки (желательно, чтобы она находилась параллельно ячейке с существующего столбца). Вызовите одну из указанных функций, отталкиваясь от необходимого вам типа упорядочения.
Далее в скобках укажите (C:C;СТРОКА(C1)), поменяв буквы на номер столбца сортировки.
Растяните функцию, зажав левую кнопку мыши в правой нижней точке ячейки и потянув вниз. Вы увидите, что данные указанного столбца перенесены параллельно, но соблюдена сортировка по возрастанию или убыванию. При этом исходные данные остаются в таком же хаотичном порядке, как были и раньше.

Теперь в исходном столбце вы можете вносить любые изменения для значений, а параллельные данные в отсортированном столбце поменяются в зависимости от указанных данных, но порядок все равно будет правильным.

Используйте любой из вариантов сортировки по надобности, но учитывайте, что динамически меняется только способ с применением функции. Конечно, он потребует создания дополнительного столбца, но в некоторых случаях это является оптимальным решением. Только не забудьте дать название столбцу, чтобы все пользователи таблицы понимали, для чего он нужен на листе.

Источник