Сопроводительное письмо к документам образец word скачать

Сопроводительное письмо к документам

Скачать образец документа

Скачать в .doc

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.

Скачать в .doc

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Смежные документы

• Письмо: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Письмо» по всему сайту
• «Сопроводительное письмо к документам».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Сопроводительное письмо к коммерческому предложению
• Письмо в прокуратуру
• Письмо должнику
• Письмо-ответ
• Письмо-претензия
• Письмо-рекламация
• Письмо-требование
• Письмо-ходатайство
• Деловое письмо
• Гарантийное письмо на погашение ссуды

Зачем нужно писать сопроводительное письмо

Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий. Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

Чаще всего сопровождение оформляется:

• к договору на подпись;
• при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
• к акту сверки;
• к коммерческому предложению;
• к документации в налоговую инспекцию;
• к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
• к исполнительной документации;
• к кадровой документации.

Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.

Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено. Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату. Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

Структура сопроводительного письма

Переписка организаций регулируется ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом:

1. Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).
2. Номер и дата обращения.
3. Содержание.
4. Перечень прилагаемых документов.
5. Лицо, подтверждающее достоверность.
6. Контакты.

Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию. В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами. Правила Госстандарта требуют от компаний формулировки и фиксации принципов делопроизводства (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД). При отправке сопровождения в ответ на обращение адресата, под номером отправления можно указать его исходящий номер и дату. Также текст можно начать с фразы: «На ваше обращение исх. №… от …».

В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты.

Содержание

Разберемся, что писать в сопроводительном письме. Текст рекомендуется начинать с фраз: «Направляем вам…», «Высылаем вам…» с последующим кратким обобщенным наименованием бумаг, к которым прикладывается сопровождение. Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел.

Далее по тексту рекомендуется проинструктировать получателя, какие действия и в какие сроки ожидаются от него. Для этого можно использовать такие фразы:

• прошу подтвердить получение;
• прошу подписать и возвратить в срок;
• прошу согласовать и возвратить с комментариями или направить протокол разногласий;
• прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
• прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации;
• прошу информировать установленным порядком.

Выделение жирным или курсивным шрифтом важных мест, чтобы расставить акценты, не запрещено.

Перечень прилагаемой документации

Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента. При этом желательно полностью указывать реквизиты. В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.

Например:

1. Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
2. Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.

Итого 2 документа на 13 листах.

Оформление сопроводительного письма

Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных.

Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме. Но необходимо соблюдать правила деловой переписки, а также избегать двусмысленности в формулировках.

Сопроводительное письмо, пример

Скачать

Бланк сопроводительного письма

Скачать

Сопроводительное письмо о направлении документов — это письменное обращение к адресату, которому направляется пакет бумаг. В нем перечисляются передаваемые единицы и излагается просьба, связанная с их передачей.

Цели и задачи сопровода

В законодательстве нет официального определения, что такое сопроводительное письмо к документам. На практике эта бумага выполняет одновременно несколько задач:

• соблюдается деловой этикет, по которому оформление такого послания является хорошим тоном;
• описываются передаваемые бумаги;
• в тексте, помимо перечня документации, содержится просьба или руководство к действию для адресата либо даются необходимые комментарии и устанавливаются сроки;
• страховка на случай споров по факту передачи или получения тех или иных бумаг.

При работе в рамках федеральных законов 44-ФЗ и 223-ФЗ передавать различную документацию необходимо довольно часто, например:

• при ответе на запрос коммерческого предложения;
• при пересылке бумаг в рамках исполнения контракта, в том числе актов сверки, документов о поставке, технической документации;
• при передаче закрывающих исполнение соглашения бумаг.

Что указать в сопроводе

С 01.07.2018, оформляя сопровод, следуйте общим требованиям, установленным ГОСТ Р 7.0.97-2016. Для оформления используют как фирменный бланк, так и чистый лист, составляют желательно в печатном, а не рукописном виде, придерживаясь следующей структуры:

• реквизиты отправителя; если используется фирменный бланк, вписывать их повторно не нужно, на чистом листе эти данные необходимо внести;
• данные адресата;
• реквизиты — дата и исходящий номер;
• обращение и вводная часть;
• опись передаваемых бумаг;
• заключительная часть;
• должность и Ф. И. О. подписавшего бумагу лица, сама подпись;
• информация об исполнителе.

По желанию отправителя ставится печать организации, но это не является обязательным требованием.

Как написать сопровод: пошаговая инструкция

Содержание сопровода различно в зависимости от ситуации. Вот пошаговая инструкция, как написать сопроводительное письмо к документам в 2023 году.

Шаг 1. Написать шапку послания, где изложить техническую информацию: от кого и кому оно направлено.

Шаг 2. Составить обращение. Начинать его необходимо со свидетельства уважительного отношения к адресату: «Уважаемый _____» или «Уважаемая _____». Затем следует имя и отчество адресата. Важно указать имя и отчество того лица, которое в шапке указано как получатель.

Шаг 3. Написать вводную часть. Ее задача — предварить перечень передаваемых единиц:

Используйте формулировку «Направляем в ваш адрес…» либо, если бумаги направляются в ответ на запрос адресата, укажите реквизиты этого обращения: «В ответ на Ваш запрос от ______ № _____ (вх. № ______)».

Шаг 4. Составить опись. В ней указываем:

• номер бумаги по порядку в перечне;
• ее наименование и реквизиты;
• количество экземпляров;
• количество листов;
• допускается указать, оригинал это или копия, нотариальная копия.

Шаг 5. Составить заключительную часть. В ней необходимо отразить действия, которые ожидает отправитель, например:

• подписать и вернуть отправителю;
• приобщить к материалам дела;
• рассмотреть в установленном порядке.

Шаг 6. Указать подписавшее письмо лицо и поставить его подпись.

Исполнитель указывается внизу листа. Помимо фамилии, имени и отчества необходимо написать телефон, по которому получатель при необходимости обратится за разъяснениями.

Вот приблизительный пример сопроводительного письма к документам в текстовой форме.

Читать документ далее

Сопроводительное письмо к документам — это пояснительная записка, описывающая содержание направляемых на рассмотрение или подписание бумаг. Бланк письма на законодательном уровне не установлен, текст допускается составлять в свободной форме, учитывая нюансы и правила оформления исходящей документации.

Что это такое

Сопроводительным называется служебное письмо, которое прикладывается к документам, направляемым кому-либо по работе. Типовое сопроводительное письмо к документам содержит сведения по содержанию отправленных бумаг или по необходимым действиям с ними. Если документы сложны по формулировкам и значительны по объему, у профильных специалистов отнимает много времени полностью вникать в суть дела. Важно четко, ясно и корректно изложить в тексте смысл обращения, чтобы первое лицо компании смогло понять цель пересылаемых бумаг и направить их в нужное подразделение для рассмотрения и принятия решения.

В каких случаях и когда пишут

Письмо обязательно прикрепляется при отправке:

• резюме для приема на работу, поступления в вуз;
• документов контрагентам, подразделениям, госслужбам;
• коммерческого предложения.

Во всех случаях текст содержит краткое содержание направляемой информации. Сопроводительный текст коммерческого предложения указывает на выгоду предлагаемых условий, сроки, готовность к переговорам по какому-либо пункту, просьбу обратить внимание на что-либо, направить ответ или подтвердить получение. Нет установленной законом формы, как написать сопроводительное письмо к документам, но необходимо соблюдать общие правила делового общения.

Правила написания и оформления

Текст пишется на фирменном бланке предприятия и имеет следующие реквизиты:

• адресат (кому направляется, Ф.И.О. руководителя и наименование предприятия). Здесь важно не допустить ошибок, так как это повлияет на отношение к документу и адресату. Есть вероятность, что документ не станут читать и отправят в корзину, если только адресат не заинтересован персонально в его получении;
• обращение — это обращение к первому лицу по имени и отчеству, дополненное прилагательным «уважаемый». Если обращение «уважаемый» стоит перед текстом, то подписывать его «с уважением» не принято — либо до, либо после;
• тело — здесь излагается суть обращения. Принцип написания — не более 30 секунд на прочтение, чтобы руководитель вник в смысл написанного и принял решение. Например, сопроводительное письмо на передачу документов может быть таким: «Направляю для рассмотрения и принятия решения по проекту договора (указывается суть), текст которого согласован (указать, где, когда и кем)». Этих сведений достаточно, чтобы руководитель вспомнил, о чем идет речь;
• подпись — подписывает уточняющий текст руководитель: не принято, чтобы начальник подразделения обращался напрямую к первому лицу другой организации, минуя руководство;
• данные исполнителя — нужны для связи исполнителей между собой для решения технических вопросов либо для предъявления претензий конкретным работникам в случае ошибок.

Кроме указанных реквизитов, в уточняющий текст добавляют исходящий номер и дату, список приложений с указанием количества листов. Для контрагента актуально сопроводительное письмо к проектной документации с указанием приложений. Он содержит сведения о вносимых изменениях, дате составления и вступления дополнительного соглашения в силу, подтверждение неизменности прочих договорных условий.

Кто подписывает

Бумагу вправе подписать тот, кто ее направляет: менеджер, бухгалтер, руководитель организации. Необходимо соблюдать официально-деловой стиль обращения и иерархию в компании.

Главное правило: если текст адресован начальнику организации, то подписывает его начальник. В тексте указываются и контакты лица, ответственного за сбор документов и составление обращения.

Сопроводительное письмо к акту выполненных работ подписывается непосредственно руководителем организации. Подписать его вправе и уполномоченный представитель, если на его имя оформлена доверенность на осуществление этого действия.

Образец сопроводительного письма о передаче документов

Пример пояснительной записки к коммерческому предложению

Образец сопроводительного письма о направлении документов

☰ Меню

К чему прилагается сопроводительное письмо и с какой целью

Компания в процессе своей деятельности имеет контакты с огромным количеством партнером и ведомств. Обычно отправляют указанные письма:

1. К акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
2. К декларациям в ФНС, ФСС;
3. К договору на подпись контрагентам;
4. К коммерческим предложениям;
5. К отчетам и исполнительной документации партнерам и в некоторые ведомства и т.д.

Письмом при необходимости сопровождается любая важная документация.

При составлении данного документа ответственный работник должен присвоить ему исходящий номер по правилам делопроизводства и зарегистрировать его в журнале исходящей корреспонденции. Сторона, которая получает письмо, должна присвоить ему входящий номер. Нумерация помогает отслеживать письма, если возникает такая необходимость. Это одна из важных функций, которые выполняет деловая корреспонденция.

Сопроводительное письмо содержит список документов, к которым оно приложено. Это дает возможность доказать, что все необходимые документы отправлены, а при их потере будет виновна только получившая сторона.

Также в письме иногда могут указываться сроки, например, в случае, когда нужно подписать и обратно отправить пакет документов.

Кем составляется и подписывается сопроводительное письмо

Секретарь или делопроизводитель занимаются составлением подобной документации. Если такой специалист в организации отсутствует, то данную работу выполняет работник, отвечающий за отправку документов. Например, менеджер по продажам (если отправляются потенциальным партнерам), бухгалтер (при отправке в ФНС или ПФР) и другие специалисты.

Когда письмо подписывается, должна быть соблюдена этика делового общения. Если адресат – руководитель компании, тогда подписывается оно также руководителем, т.е. равным по должности. Для того, чтобы получить обратную связь, если необходимо выполнить какие-либо поручения, в конце указываются контакты сотрудника, к которому можно обратиться с той или иной просьбой и который может проконсультировать по возникшим вопросам. Например, могут указываться в определенной ситуации контакты бухгалтера, специалиста по продажам, менеджера, консультанта и т.д.

Структура сопроводительных писем

Данный документ имеет стандартную структуру. Сначала обязательно идет шапка, в которой указывается должность получателя, его ФИО полностью, компания или ведомство, адрес. Затем указывается номер письма, дата его отправки, название: «Сопроводительное письмо».

Далее идет основная часть. В ней содержится обращение, причина, почему отправлены документы, сроки их возврата и т.д.

Затем указывается список отправляемых документов, контактные данные отправителя и ставит подпись отправитель.

Текст сопроводительного письма

Данные документ при отправке партнера лучше всего начинать с обращения, к примеру: «Уважаемый Анатолий Борисович!». При отправке же в госорганы или в вышестоящую инстанцию обращение не корректно использовать. Тогда лучше начать с фраз: «Направляем Вам», «Сообщаем Вам», «Предоставляем Вам» и т.д. Дальше кратко указывается, какие документы сопровождает письмо: «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Обязательно отмечается цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

Далее необходимо написать о сроках возврата и о необходимых действиях получателя.

Например:

1. «Просим информировать установленным порядком»;
2. «Просим согласовать и возвратить с комментариями».

Придерживаясь правил делового этикета, на письма необходимо давать ответ в течение рабочего месяца. В случае, когда срок не установлен каким-либо договором, не пишется о нем в любых формах. Это не допускается с точки зрения этикета. Однако срок можно ускорить при условии, если организации равны по статусу. Тогда указывается причина, к примеру: «Просим подписать акт в двухнедельный срок для отправления его в Трудовую инспекцию до 18 апреля».

Перечень приложений указывается так:

1. Название документа пишется полностью;
2. Количество копий документа;
3. Количество листов каждого документа.

Все позиции нумеруются, а после списка указывается количество всех документов и количество листов всего.

Важные моменты

1. Для оформления сопроводительного письма используется официальный бланк компании, на котором указываются реквизиты и название отправляющей компании, а также адрес и контактные данные.
2. Составляется письмо с использованием стандартных формулировок и официально-делового стиля общения, но в свободной форме. Не корректно употреблять разговорные выражения, не допустимо наличие любых видов ошибок. Необходимо знание всех правил русского языка, которые должны быть соблюдены в обязательном порядке.
3. Отправляются документы курьером, по почте или передаются лично. Возможна отправка документов через электронные сервисы при наличии такой договоренности. При личной передаче документов нужно иметь два экземпляра сопроводительного письма, на одном из них принимающая сторона ставить отметку, что все документы приняты. Это является доказательством того, что бумаги переданы.
4. Наличие печати на сопроводительном письме не обязательно, однако она необходима при требовании получателя ее поставить.

Скачать бланк сопроводительного письма к документам:

Скачать бланк сопроводительного письма к документам (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец сопроводительного письма к документам:

Скачать образец сопроводительного письма к документам (в формате Doc, редактируется в Word)