Липецкий индустриально-строительный колледж
(ЛИСК)
ДОКЛАД
На тему: Microsoft Office Excel
2019г.
Введение
Microsoft
Office, самое популярное семейство офисных программных продуктов, включает в
себя новые версии знакомых приложений, которые поддерживают технологии
Internet, и позволяют создавать гибкие интернет-решения.
Microsoft
Office — семейство программных продуктов Microsoft, которое объединяет самые
популярные в мире приложения в единую среду, идеальную для работы с
информацией. В Microsoft Office входят текстовый процессор Microsoft Word,
электронные таблицы Microsoft Excel, средство подготовки и демонстрации
презентаций Microsoft PowerPoint и новое приложение Microsoft Outlook. Все эти
приложения составляют Стандартную редакцию Microsoft Office. В Профессиональную
редакцию входит также СУБД Microsoft Access.
Microsoft
Excel – программа предназначенная для организации данных в таблице для
документирования и графического представления информации.
Программа
MSExcel применяется при создании комплексных документов в которых необходимо:
•
использовать одни и те же данные в разных рабочих листах;
•
изменить и восстанавливать связи.
Преимуществом
MSExcel является то, что программа помогает оперировать большими объемами
информации. рабочие книги MSExcel предоставляют возможность хранения и
организации данных, вычисление суммы значений в ячейках. MsExcel предоставляет
широкий спектр методов позволяющих сделать информацию простой для восприятия.
В наше
время, каждому человеку важно знать и иметь навыки в работе с приложениями
Microsoft Office, так как современный мир насыщен огромным количеством
информацией, с которой просто необходимо уметь работать.
Более
подробно в этой работе будет представлено приложение MSExcel, его функции и
возможности. А также использование сценариев с их практическим применением.
Microsoft
Excel: Понятия и возможности
Табличный
процессор MS Excel (электронные таблицы) – одно из наиболее часто используемых
приложений пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительно
упрощающий рутинную повседневную работу. Основное назначение MS Excel – решение
практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно
представить в виде таблиц. Применение электронных таблиц упрощает работу с
данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов. В
сочетании же с языком программирования Visual Basic for Application (VBA),
табличный процессор MS Excel приобретает универсальный характер и позволяет
решить вообще любую задачу, независимо от ее характера.
Особенность
электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания
связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется
автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту
значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем
самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.
Основные
возможности электронных таблиц:
1. проведение
однотипных сложных расчётов над большими наборами данных;
2. автоматизация
итоговых вычислений;
3. решение
задач путём подбора значений параметров;
4. обработка
(статистический анализ) результатов экспериментов;
5. проведение
поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);
6. подготовка
табличных документов;
7. построение
диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;
8. создание
и анализ баз данных (списков).
Основные элементы окна MS Excel
Основными элементами рабочего окна являются:
1.
Строка заголовка (в ней указывается имя программы) с кнопками управления окном
программы и окном документа (Свернуть, Свернуть в окно или Развернуть во весь
экран, Закрыть);
2.
Строка основного меню (каждый пункт меню представляет собой набор команд,
объединенных общей функциональной направленностью) плюс окно для поиска
справочной информации.
3.
Панели инструментов (Стандартная, Форматирование и др.).
4.
Строка формул, содержащая в качестве элементов поле Имя и кнопку Вставка
функции (fx), предназначена для ввода и редактирования значений или формул в
ячейках. В поле Имя отображается адрес текущей ячейки.
5.
Рабочая область (активный рабочий лист).
6.
Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная).
7.
Набор ярлычков (ярлычки листов) для перемещения между рабочими листами.
8.
Строка состояния.
Структура
электронных таблиц
Файл,
созданный средствами MS Excel, принято называть рабочей книгой. Рабочих книг
создать можно столько, сколько позволит наличие свободной памяти на
соответствующем устройстве памяти. Открыть рабочих книг можно столько, сколько
их создано. Однако активной рабочей книгой может быть только одна текущая
(открытая) книга.
Рабочая
книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет
табличную структуру. В окне документа отображается только текущий (активный)
рабочий лист, с которым и ведётся работа. Каждый рабочий лист имеет название,
которое отображается на ярлычке листа в нижней части окна. С помощью ярлычков
можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же рабочую книгу.
Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щёлкнуть мышкой на его ярлычке и
заменить старое имя на новое или путём выполнения следующих команд: меню
Формат, строка Лист в списке меню, Переименовать. А можно и, установив
указатель мышки на ярлык активного рабочего листа, щёлкнуть правой кнопкой
мыши, после чего в появившемся контекстном меню щёлкнуть по строке «Переименовать»
и выполнить переименование. В рабочую книгу можно добавлять (вставлять) новые
листы или удалять ненужные.
Вставку
листа можно осуществить путём выполнения команды меню» Вставка, строка «Лист» в
списке пунктов меню. Вставка листа произойдёт перед активным листом. Выполнение
вышеизложенных действий можно осуществить и с помощью контекстного меню,
которое активизируется нажатием правой кнопки мышки, указатель которой должен
быть установлен на ярлычке соответствующего листа. Чтобы поменять местами
рабочие листы нужно указатель мышки установить на ярлычок перемещаемого листа,
нажать левую кнопку мышки и перетащить ярлычок в нужное место.
Рабочий
лист (таблица) состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными
латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист
содержит 256 столбцов, поименованных от A до IV. Строки последовательно
нумеруются числами от 1 до 65536.
На
пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются
минимальными элементами, предназначенными для хранения данных. Каждая ячейка
имеет свой адрес. Адрес ячейки состоит из имени столбца и номера строки, на
пересечении которых расположена ячейка, например, A1, B5, DE324. Адреса ячеек
используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями,
расположенными в разных ячейках. В текущий момент времени активной может быть
только одна ячейка, которая активизируется щелчком мышки по ней и выделяется
рамкой. Эта рамка в Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования
данных всегда производятся только в активной ячейке.
На
данные, расположенные в соседних ячейках, образующих прямоугольную область,
можно ссылаться в формулах как на единое целое. Группу ячеек, ограниченную
прямоугольной областью, называют диапазоном. Наиболее часто используются
прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно
идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек
обозначают, указывая через двоеточие адрес первой ячейки и адрес последней
ячейки диапазона, например, B5:F15. Выделение диапазона ячеек можно осуществить
протягиванием указателя мышки от одной угловой ячейки до противоположной ячейки
по диагонали. Рамка текущей (активной) ячейки при этом расширяется, охватывая
весь выбранный диапазон.
Для
ускорения и упрощения вычислительной работы Excel предоставляет в распоряжение
пользователя мощный аппарат функций рабочего листа, позволяющих осуществлять
практически все возможные расчёты.
В
целом MS Excel содержит более 400 функций рабочего листа (встроенных функций).
Все они в соответствии с предназначением делятся на 11 групп (категорий):
1.
финансовые функции;
2.
функции даты и времени;
3.
арифметические и тригонометрические
(математические
функции);
4.
статистические функции;
5.
функции ссылок и подстановок;
6.
функции баз данных (анализа списков);
7.
текстовые функции;
8. логические
функции;
9. информационные
функции (проверки свойств и значений);
10. инженерные
функции;
11. внешние
функции.
Запись
любой функции в ячейку рабочего листа обязательно начинается с символа равно
(=). Если функция используется в составе какой-либо другой сложной функции или
в формуле (мегаформуле), то символ равно (=) пишется перед этой функцией
(формулой). Обращение к любой функции производится указанием её имени и
следующего за ним в круглых скобках аргумента (параметра) или списка
параметров. Наличие круглых скобок обязательно, именно они служат признаком
того, что используемое имя является именем функции. Параметры списка (аргументы
функции) разделяются точкой с запятой (;). Их количество не должно превышать
30, а длина формулы, содержащей сколько угодно обращений к функциям, не должна
превышать 1024 символов. Все имена при записи (вводе) формулы рекомендуется набирать
строчными буквами, тогда правильно введённые имена будут отображены прописными
буквами.
Возможные
ошибки при использовании функций в формулах
При
работе с электронными таблицами важно не только уметь ими пользоваться, но и не
совершать распространенных ошибок.
Исследования
показали, что более половины людей, часто использующих Microsoft Excel в своей
деятельности, держат на рабочем столе обычный калькулятор! Причина оказалась
проста: чтобы произвести операцию суммирования двух или более ячеек для
получения промежуточного результата (а такую операцию, как показывает практика,
большинству людей приходится выполнять довольно часто), необходимо выполнить
два лишних действия. Найти место в текущей таблице, где будет располагаться
итоговая сумма, и активизировать операцию суммирования, нажав кнопку S (сумма).
И лишь после этого можно выбрать те ячейки, значения которых предполагается
просуммировать.
В
ячейке Excel вместо ожидаемого вычисленного значения можно увидеть #######
(решетки). Это лишь признак того, что ширина ячейки недостаточна для отображения
полученного числа.
Следующие
значения, называемые константами ошибок, Excel отображает в ячейках, содержащих
формулы, в случае возникновения ошибок при вычислениях по этим формулам:
1. #ИМЯ? – неправильно введено
имя функции или адрес ячейки.
2. # ДЕЛ/0! – значение
знаменателя в формуле равно нулю (деление на нуль).
3. #ЧИСЛО! – значение
аргумента функции не соответствует допустимому. Например, ln(0), ln(-2), .
4. #ЗНАЧ! – параметры функции
введены неправильно. Например, вместо диапазона ячеек введено их последовательное
перечисление.
5. #ССЫЛКА! – неверная ссылка
на ячейку.
Анализ
данных. Использование сценариев
Данные — сведения:
— полученные путем измерения,
наблюдения, логических или арифметических операций;
— представленные в форме,
пригодной для постоянного хранения, передачи и (автоматизированной) обработки.
В Excel тип данных – тип,
значения хранящегося в ячейке.
Когда данные вводятся на
рабочий лист, Excel автоматически анализирует их определяет тип данных. Тип
данных, присваиваемый ячейке по умолчанию, определяет способ анализа данных,
который можно применять к данной ячейке.
Например, в большинстве
инструментах анализа данных используются именно числовые значения. Если вы
попробуете ввести текстовое значении, то программа отреагирует сообщением об
ошибке.
Типы данных:
1. Текстовый
2. Числовой
3. Число
4. Числовые символы
5. Дроби
6. Дата и время
7. Даты
8. Время
9. Формулы
Анализ
данных — область информатики, занимающаяся построением и исследованием наиболее
общих математических методов и вычислительных алгоритмов извлечения знаний из
экспериментальных (в широком смысле) данных.
Анализ данных – сравнение
различной информации.
Работа с таблицей не
ограничивается простым занесением в нее данных. Трудно представить себе
область, где бы ни требовался
анализ этих данных.
Таблицы
данных являются частью блока задач, который иногда называют инструментами
анализа «что-если». Таблица данных представляет собой диапазон ячеек,
показывающий, как изменение определенных значений в формулах влияет на
результаты этих формул. Таблицы предоставляют способ быстрого вычисления
нескольких версий в рамках одной операции, а также способ просмотра и сравнения
результатов всех различных вариантов на одном листе.
MsExcel
представляет широкие возможности для проведения анализа данных, находящихся в
списке. К средствам анализа относятся :
• Обработка списка с помощью
различных формул и функций;
• Построение диаграмм и
использование карт MsExcel;
• Проверка данных рабочих
листов и рабочих книг на наличие ошибок;
• Структуризация рабочих
листов;
•
Автоматическое подведение итогов (включая мстер частичных сумм);
• Консолидация данных;
• Сводные таблицы;
• Специальные средства анализа
выборочных записей и данных – подбор параметра, поиск решения, сценарии и др.
Сценарии
Одно
из главных преимуществ анализа данных – предсказание будущих событий на основе
сегодняшней информации.
Сценарии
являются частью блока задач, который иногда называют инструментами анализа
«что-если» (Анализ «что-если». Процесс изменения значений ячеек и анализа
влияния этих изменений на результат вычисления формул на листе, например
изменение процентной ставки, используемой в таблице амортизации для определения
сумм платежей.).
Сценарий
— это набор значений, которые в приложении Microsoft Office Excel сохраняются и
могут автоматически подставляться в лист. Сценарии можно использовать для
прогноза результатов моделей расчетов листа. Существует возможность создать и
сохранить в листе различные группы значений, а затем переключаться на любой из
этих новых сценариев, чтобы просматривать различные результаты. Или можно
создать несколько входных наборов данных (изменяемых ячеек) для любого
количества переменных и присвоить имя каждому набору. По имени выбранного
набора данных MSExcel сформирует на рабочем листе результаты анализа. Кроме
этого, диспетчер сценариев позволяет создать итоговый отчет по сценариям, в
котором отображаются результаты подстановки различных комбинаций входных
параметров.
При
разработке сценария данные на листе будут меняться. По этой причине перед
началом работы со сценарием придется создать сценарий, сохраняющий
первоначальные данные, или же создать копию листа Excel.
Все
сценарии создаются в диалоговом окне Добавление сценария. Прежде всего
необходимо указать ячейки для отображения прогнозируемых изменений. Ссылки на
ячейки отделяются друг от друга двоеточием или точкой с запятой. Затем в
диалоговом окне Значение ячеек сценария каждой ячейке присваивается новое
значение. Эти значения используются при выполнении соответствующего сценария.
После ввода значений генерируется сценарий. При выборе другого сценария,
значения в ячейках меняются так, как указано в сценарии.
Для
защиты сценария используются флажки, которые выставляются в нижней части
диалогового окна Добавление сценария. Флажок Запретить изменения не позволяет
пользователям изменить сценарий. Если активизирован флажок Скрыть, то
пользователи не смогут, открыв лист, увидеть сценарий. Эти опции применяются
только тогда, когда установлена защита листа.
Если
требуется одновременно сравнить несколько сценариев, то можно создать Итоговый
отчет, щелкнув в диалоговом окне по кнопке «Отчет».
Во
многих экономических задачах результат расчета зависит от нескольких параметров,
которыми можно управлять.
Диспетчер
сценариев открывается командой «Сервис/Сценарии.»
В окне
диспетчера сценариев с помощью соответствующих кнопок можно добавить новый
сценарий, изменить, удалить или вывести существующий, а также – объединить
несколько различных сценариев и получить итоговый отчет по существующим сценариям.
Заключение
Характерной чертой
современности является стремительный научно-технический прогресс, что требует
от менеджеров и бизнесменов значительного повышения ответственности за качество
принятия решений. Это основная причина, которая обусловливает необходимость
научного принятия управленческих решений.
При помощи этого продукта
можно анализировать большие массивы данных. В Excel можно использовать более
400 математических, статистических, финансовых и других специализированных
функций, связывать различные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы
представления данных, создавать иерархические структуры.
Программа MS Excel, являясь
лидером на рынке программ обработки электронных таблиц, определяет тенденции
развития в этой области. Вплоть до версии 4.0 программа Excel представляла
собой фактический стандарт с точки зрения функциональных возможностей и
удобства работы. Теперь на рынке появились гораздо более новые версии, которые
содержат много улучшений и приятных неожиданностей.
Основные возможности Excel
Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) – одно из наиболее часто используемых приложений интегрированного пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительно упрощающий рутинную повседневную работу.
Основное назначение MS Excel – решение практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно представить в виде таблиц.
Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов. В сочетании же с языком программирования Visual Basic for Application (VBA), табличный процессор MS Excel приобретает универсальный характер и позволяет решить вообще любую задачу, независимо от ее характера.
Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными. Основные возможности электронных таблиц:
· проведение однотипных сложных расчётов над большими наборами данных;
· автоматизация итоговых вычислений;
· решение задач путём подбора значений параметров;
· обработка (статистический анализ) результатов экспериментов;
· проведение поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);
· подготовка табличных документов;
· построение диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;
· создание и анализ баз данных (списков).
Загрузку программы MS Excel можно выполнить следующими способами:
· Двойным щелчком по ярлыку Microsoft Excel на рабочем столе, если ярлык там находится.
· Выполнением последовательности команд Пуск, Программы, Стандартные, ярлык Microsoft Excel.
· Выполнением последовательности команд Пуск, Найти, Файлы и папки. В появившемся диалоговом окне в строке Имя ввести Microsoft Excel (имя файла ярлыка программы MS Excel) и щелкнуть по кнопке Найти. После окончания поиска выполнить двойной щелчок по ярлыку Microsoft Excel. По завершению загрузки MS Excel закрыть окно поиска.
Загрузка процессора MS Excel заканчивается появлением на экране монитора окна приложения с открытым рабочим листом по имени Лист1 стандартной рабочей книги с именем по умолчанию Книга1.
При создании своей рабочей книги необходимо выполнить следующие действия:
· Щелчком левой кнопки мышки развернуть меню Сервис, щёлкнуть левой кнопкой мышки по строке Параметры… и в появившемся диалоговом окне щёлкнуть мышкой по закладке Общие. В окошечке Листов в новой книге: установить требуемое число листов и щёлкнуть по кнопке OK.
· На панели инструментов Стандартная щёлкнуть по кнопке Создать.
· Щелчком левой кнопки мышки развернуть меню Файл и щёлкнуть мышкой по строке Сохранить как…. В появившемся окне щёлкнуть по стрелке окна Мои документы. В раскрывшемся меню щёлкнуть по строке с адресом вашего каталога, а затем в нижнем окне Имя файла вместо стандартного имени записать название своей рабочей книги, после чего щёлкнуть по кнопке Сохранить. В последующем при работе с этим файлом такие действия не выполнять, если не требуется замена имени файла, а достаточно периодически щёлкать по кнопке Сохранить на панели инструментов Стандартная.
Excel позволяет вводить в ячейки три типа данных: числа, текст, формулы.
Текст может использоваться для заголовков таблиц, объяснения или пометок на рабочем листе. Если Excel не распознает тип данных как числовой или как формулу, то данные воспринимаются как текст. Числа используются для представления цифровой информации и могут быть введены в различных форматах: общем, денежном, финансовом, процентном и т. д.
Дата и время могут также рассматриваться как числа. Формулы, введенные в ячейку, производят вычисления, управляют работой базы данных, проверяют свойства и значения ячеек и используются для задания связи между ячейками и массивами с помощью адресных ссылок.
Электронные таблицы позволяют визуализировать данные, размещенные на рабочем листе, в виде диаграммы. Диаграмма наглядно отображает зависимости между данными, что облегчает восприятие и помогает при анализе и сравнении данных.
Диаграммы являются средством наглядного представления данных и облегчают выполнение сравнений, выявление закономерностей и тенденций данных.
Например, вместо анализа нескольких столбцов чисел на листе можно, взглянув на диаграмму, узнать, падают или растут объемы продаж по кварталам или как действительные объемы продаж соотносятся с планируемыми.
Диаграмму можно создать на отдельном листе или поместить в качестве внедренного объекта на лист с данными. Кроме того, диаграмму можно опубликовать на веб-странице.
Чтобы создать диаграмму, необходимо сначала ввести для нее данные на листе.
После этого, выделив эти данные, следует воспользоваться мастером диаграмм для пошагового создания диаграммы, при котором выбираются ее тип и различные параметры.
Или используйте для создания основной диаграммы панель инструментов Диаграмма, которую впоследствии можно будет изменить. Отчет сводной диаграммы представляет собой интерактивную сводку данных в формате диаграммы.
Его создание отличается от обычных диаграмм Microsoft Excel. После создания отчета сводной диаграммы можно просматривать разные уровни детализации и изменять макет диаграммы, перетаскивая ее поля и элементы. Диаграмма связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется автоматически при изменении данных.
Ценность электронных таблиц определяется имеющимися в них возможностями для обработки данных.
То есть использования введения данных для вычисления значений других величин.
В Excel имеется достаточное количество формул, которые нужны для вычислений различных комбинаций арифметических и алгебраических величин.
В Excel формулы используются для выполнения математических действий над одним или несколькими значениями (или переменными).
Эти значения могут быть просто числами или же содержать ссылки на ячейки. При написании формул в Excel используется определенный синтаксис.
Табличный процессор
Excel
– самый популярный на сегодняшний день
табличный редактор. Он позволяет легко
оперировать с цифрами, обладает удобным
интерфейсом – это как компьютер
«общается» с пользователем, позволяет
строить различные графики, множество
диаграмм, которые способствуют более
полному способу представления информации
и усвоения материала.
Табличный процессор
обеспечивает работу с большими таблицами
чисел. При работе с табличным процессором
на экран выводится прямоугольная
таблица, в клетках которой могут
находиться числа, пояснительные тексты
и формулы для расчета значений в клетке
по имеющимся данным.
Табличный процессор
— программное средство для проектирования
электронных таблиц. Они позволяют не
только создавать таблицы, но и
автоматизировать обработку табличных
данных. С помощью электронных таблиц
можно выполнять различные экономические,
бухгалтерские и инженерные расчеты, а
также строить разного рода диаграммы,
проводить сложный экономический анализ,
моделировать и оптимизировать решение
различных хозяйственных ситуаций и т.
д.
Функции табличных
процессоров весьма разнообразны:
-
создание и
редактирование электронных таблиц; -
создание
многотабличных документов; -
оформление и
печать электронных таблиц; -
построение
диаграмм, их модификация и решение
экономических задач графическими
методами; -
создание
многотабличных документов, объединенных
формулами; -
работа с электронными
таблицами как с базами данных: сортировка
таблиц, выборка данных по запросам; -
создание итоговых
и сводных таблиц; -
использование
при построении таблиц информации из
внешних баз данных; -
создание слайд-шоу;
-
решение
оптимизационных задач; -
решение экономических
задач типа “что – если” путем подбора
параметров; -
разработка
макрокоманд, настройка среды под
потребности пользователя и т. д.
Наиболее популярными
электронными таблицами для персональных
компьютеров являются табличные процессоры
Microsoft
Excel,
Lotus
1-2-3, Quattro
Pro
и SuperCalc.
И если после своего появления в 1982 году
Lotus
1-2-3 был фактически эталоном для
разработчиков электронных таблиц, то
в настоящее время он утратил свои
лидирующие позиции. Результаты
тестирования продемонстрировали явное
преимущество Excel
по многим параметрам.
3. Классификация элементов объекта
MS
Excel
– одна из самых популярных сегодня
программ электронных таблиц. Ею пользуются
ученые и деловые люди бухгалтеры и
журналисты, с ее помощью ведут разнообразные
таблицы, списки и каталоги, составляют
финансовые и статистические отчеты,
подсчитывают состояние торгового
предприятия, обрабатывают результаты
научного эксперимента, ведут учет,
готовят презентационные материалы.
Возможности Excel
очень высоки. Обработка текста, управление
базами данных – программа настолько
мощна, что во многих случаях превосходит
специализированные программы-редакторы
или программы баз данных. Такое
многообразие функций может поначалу
запутать, чем заставить применять на
практике. Но по мере приобретения опыта
начинаешь по достоинству ценить то, что
границ возможностей Excel
тяжело достичь.
За многолетнюю
историю табличных расчётов с применением
персональных компьютеров требования
пользователей к подобным программам
существенно изменились. В начале основной
акцент в такой программе, как, например,
VisiCalc,
ставился на счётные функции. Сегодня
наряду с инженерными и бухгалтерскими
расчетами организация и графическое
изображение данных приобретают все
возрастающее значение. Кроме того,
многообразие функций, предлагаемое
такой расчетной и графической программой,
не должно осложнять работу пользователя.
Программы для Windows
создают для этого идеальные предпосылки.
В последнее время многие как раз перешли
на использование Windows
в качестве своей пользовательской
среды. Как следствие, многие фирмы,
создающие программное обеспечение,
начали предлагать большое количество
программ под Windows.
Программа Excel
обеспечивает
как легкость при обращении с данными,
так и их сохранность. Excel
позволяет
быстро выполнить работу для которой не
нужно затрачивать много бумаги и времени,
а также привлекать профессиональных
бухгалтеров и финансистов.
Данная программа
сумеет вычислить суммы по строкам и
столбцам таблиц, посчитать среднее
арифметическое, банковский процент или
дисперсию, здесь вообще можно использовать
множество стандартных функций: финансовых,
математических, логических, статистических.
У Excel
есть еще масса преимуществ. Это очень
гибкая система «растет» вместе с
вашими потребностями, меняет свой вид
и подстраивается под Вас. Основу Excel
составляет поле клеток и меню в верхней
части экрана. Кроме этого на экране
могут быть расположены до 10 панелей
инструментов с кнопками и другими
элементами управления. Вы можете не
только использовать стандартные панели
инструментов. но и создавать свои
собственные.
Рассмотрим основные
пункты меню Excel
7.0 При открытии или создании новой
рабочей книги в верхней части экрана
располагается основное меню Excel.
Оно состоит из 9 раскрывающихся подменю
которые в свою очередь содержат пункты
меню или раскрывающиеся подменю второго
порядка.
Основное меню
имеет следующие подменю сгруппированные
по типам работы.
Файл — Подменю для
работы с файлами, их открытия закрытия
и сохранения.
Правка — Подменю
для работы с клетками таблицы.
Вид — Подменю для
изменения внешнего вида таблицы и
представления данных.
Вставка — Подменю
для добавления ячеек, строк, столбцов
и других элементов.
Формат — Подменю
для изменения вида представляемых
данных в таблице.
Сервис — Подменю
проверок и изменения настроек системы.
Данные — Подменю
обработки данных таблицы их сортировки
и группировки.
Окно — Подменю
изменения вида окна и переходов между
окнами.
? — Подменю помощи
Подробная
характеристика элементов объекта
Табличный процессор
Excel
фирмы Microsoft
предназначен для ввода хранения обсчета
и выдачи больших объемов данных в виде
удобном для анализа и восприятия
информации. Все данные хранятся и
обрабатываются в виде отдельных или
связанных таблиц. Одна или несколько
таблиц составляет «рабочую книгу»,
в этом случае таблицы называются рабочими
листами этой книги. Листы можно удалять
добавлять или перемещать из одной
рабочей книги в другую. Физически на
диске сохраняется вся книга в виде
отдельного файла с расширением «xls».
Так как Excel
– табличный редактор, то и основную
информацию я буду отображать в таблицах.
Файл:
|
Создать |
Создать |
|
Открыть |
Открыть |
|
Закрыть |
Закрыть |
|
Сохранить |
Сохранить |
|
Сохранить |
Сохранить |
|
Сохранить |
Сохранить |
|
Свойства |
Вывод |
|
Доступ |
Совместное |
|
Параметры |
Изменение |
|
Область — — |
Определение Удаление |
|
Предварительный |
Просмотр |
|
Печать |
Вывод |
|
1 2 3 4 |
Список |
|
Выход |
Выход |
Правка:
|
Отменить |
Отменить |
|
Повторить |
Вернуть |
|
Вырезать |
Вырезать |
|
Копировать |
Скопировать |
|
Вставить |
Вставить |
|
Специальная |
Позволяет |
|
Заполнить — — — — |
Заполнить |
|
Очистить — — — — |
Очистка Всего Форматов Формул Примечаний |
|
Удалить |
Удалить |
|
Удалить |
Удаление |
|
Переместить/скопировать |
Перемещение |
|
Найти |
Поиск |
|
Заменить |
Поиск |
|
Перейти |
Быстрый |
Вид:
|
Строка |
Показать |
|
Строка |
Показать |
|
Панели |
Выбрать |
|
Во |
Вывести |
|
Масштаб |
Изменение |
|
Диспетчер |
Печатать |
|
Диспетчер |
Определить |
Вставка:
|
Ячейки |
Вставить |
|
Строка |
Вставить |
|
Столбец |
Вставить |
|
Лист |
Вставить |
|
Диаграмма — — |
Вставить |
|
Макрос — — — |
Создание Вставка Вставка |
|
Разрыв |
Вставить |
|
Функция |
Вызов |
|
Имя — — — — |
Присвоение Вставить Создать Замена |
|
Примечание |
Создание, |
|
Рисунок |
Вставка |
|
Объект |
Одного |
Формат
|
Ячейки |
Изменение |
|
Строка — — — — |
Изменение Скрыть Сделать |
|
Столбец — — — — — |
Изменение Скрыть Сделать |
|
Лист — — — — |
Переименовать Скрыть Показать Изменить |
|
Автоформат |
Автоматическое |
|
Стиль |
Выбор |
|
Размещение — — — |
Размещение |
Сервис:
|
Орфография |
Проверка |
|
Зависимости — — — — — |
Показать Показать Показать Указать Удалить Вывод |
|
Автозамена |
Добавление |
|
Подбор |
Решение |
|
Сценарии |
Создание |
|
Поиск |
Поиск |
|
Защита — — |
Защитить Защитить |
|
Надстройки |
Добавить |
|
Макрос Запись Назначить |
Работа |
|
Параметры |
Изменение |
Данные:
|
Сортировка |
Сортировка |
|
Фильтр — — — |
Отбор Показать Отбор |
|
Форма |
Поиск, |
|
Итоги |
Добавление |
|
Таблица |
Создание |
|
Текст |
Разбор |
|
Мастер |
Средство |
|
Консолидация |
Объединение |
|
Структура — — — — — — — |
Подменю |
|
Сводная |
Создание |
|
Поле |
Установка |
|
Обновить |
Обновление |
|
Получить |
Вставка |
Окно:
|
Новое |
Открыть |
|
Расположить |
Изменение |
|
Скрыть |
Убрать |
|
Показать |
Показать |
|
Закрепить |
Строки |
|
1 2 |
Перейти |
?
|
Вызов |
Справочная |
|
О |
Данные |
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
ВВЕДЕНИЕ
Электронные
таблицы, кому и зачем они необходимы?
Как
показывает практика, для того, чтобы
преуспевать в любом бизнесе необходимо
четкое планирование. А для правильного
планирования нужно иметь точную, самую
оперативную и удобочитаемую информацию.
Приведем
один простой пример, связанный, скажем,
с работой обыкновенного магазина. В
магазине торгуют спичками, лампочками
и карандашами. Со склада ежедневно
завозят одинаковое их количество.
Лампочки и карандаши раскупаются, а
спички остаются. В этой ситуации выгоднее
было бы сократить закупку спичек и
перераспределить средства на ходовой
товар. Но если бухгалтерия в магазине
ведется обычным способом, значит,
известно об этом станет лишь в конце
месяца, после составления баланса. В
следующем месяце картина продаж может
измениться. В этой ситуации приходится
либо закрыть глаза на происходящее и,
соответственно, терять прибыль, либо
назначить человека, который будет
ежедневно составлять отчет.
Теперь
усложняем пример: магазин торгует
товарами тысячи наименований, их завозят
не ежедневно и не одновременно, товары
имеют сезонный спрос, спрос на них
неравномерен в течение недели и т.п.
Какой человек справится с подобным
объемом информации?
В
наше время очень актуальным становиться
фактор «старения информации». Если лет
пять назад мы спокойно могли пользоваться
информацией месячной, а то и квартальной
давности, то сегодня выписанный счет
действует 3-10 дней, Price
— list
действителен в течение недели и т.д.
Нельзя
не сказать и о наглядности представления
информации. Для всестороннего анализа
ситуации зачастую недостаточно одних
лишь числовых показателей: особенно
эффективны в этом отношении различные
таблицы, графики, диаграммы, на которых
все с первого взгляда ясно и понятно.
Возникает
вопрос, где взять этот график или
диаграмму и, самое главное, где найти
рабочее время, которого всегда не
хватает, чтобы обсчитать все эти
километровые столбцы и строки данных,
да еще и чтобы информация всегда была
«сегодняшней»?
Решение
такой и ряда других подобных проблем,
очевидно, лежит в области компьютерных
технологий сбора и обработки информации.
Скорее всего Вам необходим персональный
компьютер и программное обеспечение
корпорации Microsoft,
которое позволит в самые короткие сроки
решить поставленную задачу.
История
развития программ обработки электронных
таблиц насчитывает немногим более
пятнадцати лет, но налицо значительный
прогресс в области разработки такого
программного обеспечения. Программный
продукт, претендующий на звание самой
мощной и производительной программы
обработки электронных таблиц из
имеющихся сегодня на рынке, это табличный
процессор Microsoft Excel.
1.ОБЩАЯ
ХАРАКТЕРИСТИКА ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕССОРА
MICROSOFT
EXCEL
Табличный
процессор Excel
фирмы Microsoft
предназначен для ввода, хранения,
обработки и выдачи больших объемов
данных в виде, удобном для анализа и
восприятия информации. Все данные
хранятся и обрабатываются в виде
отдельных или связанных таблиц.
Одна или несколько таблиц составляют
рабочую
книгу,
в этом случае таблицы называются
рабочими
листами
этой книги. Листы можно удалять добавлять
или перемещать из одной рабочей книги
в другую. Физически на диске сохраняется
вся книга в виде отдельного файла с
расширением «xls».
Вплоть
до версии 4.0 программа Exсel представляла
собой фактический стандарт с точки
зрения функциональных возможностей и
удобства работы.
Каков
же состав основных компонентов Excel
2003? Основной программой является
вычислительный
модуль,
с помощью которого выполняется обработка
текстовых и числовых данных. В данной
версии программы у этого модуля появилось
множество интересных функций: контроль
допустимости вводимых значений,
обнаружение и исправление наиболее
распространенных ошибок, вычисление
полей в свободных таблицах и другие.
Удобная панель формул и возможность
уменьшить диалоговое окно до раздела
поля ввода существенно упрощают ввод
и редактирование формул.
Имеются
возможности для создания презентационной
графики, для чего используется модуль
диаграмм,
который позволяет на основе числовых
значений, обработанных с помощью
вычислительного модуля, строить
диаграммы различных типов. Появились
новые типы диаграмм. Теперь рядом с
диаграммой можно расположить и таблицу
с исходными данными. Немаловажным
является то, что стал возможным
предварительный просмотр диаграммы
на любом этапе ее создания.
В
Excel
2003 можно создавать макросы
и приложения
с помощью Visual
Basic for Applications (VBA). Язык
Visual
Basic
for
Applications
теперь доступен во всех программах
пакета, что позволяет на его основе
более гибкие приложения. Одно из главных
достоинств этого языка заключается в
том, что созданные средствами Excel
2003 VBA
– макросы можно без особых проблем
использовать в других программах фирмы
Microsoft.
Excel
2003 располагает и мощными средствами
коллективной работы,
которые ориентированы, в первую очередь,
на совместную работу нескольких
приложений пакета в сетевой среде.
Высокая степень совместимости приложений,
включенных в пакет Microsoft
Office
2003, обусловлена поддержкой технологии
связывания и внедрения OLE.
Примером применения этой технологии
может служить внедрение Excel
– таблиц в документ, созданный средствами
редактора Word
2003. При использовании этой технологии
между объектами устанавливается
динамическая связь.
2.ОСНОВЫ
РАБОТЫ В СРЕДЕ EXCEL
2003
2.1.
Начало работы с программой
Для
запуска Excel
из операционной системы Windows
необходимо:
-
выполнить
щелчок на кнопке Пуск
линейки инструментов;
установить
указатель мыши на меню Программы
в стартовом меню;
в
открывшемся меню активизировать команду
Microsoft
Excel.
Вид
рабочего окна программы изображен
ниже, на рис. 1
2.2.
Управление файлами
С
помощью программы Excel можно создавать
самые различные документы. Рабочие
листы (Sheets) можно использовать для
составления таблиц, вычисления
статистических оценок, управления
базой данных и составления диаграмм.
Для каждого из этих приложений программа
Excel может создать отдельный документ,
который сохраняется на диске в виде
файла.
Файл
может содержать несколько взаимосвязанных
рабочих листов, образующих единый
многомерный документ (блокнот, рабочую
папку). С помощью многомерных документов
пользователь получает прямой доступ
одновременно к нескольким таблицам и
диаграммам что повышает эффективность
их обработки.
Для
создания нового документа из меню Файл
нужно вызвать команду Создать.
Рис.1.
Создание нового документа
Чтобы
загрузить с диска расположенный там
файл с рабочим документом, нужно вызвать
команду Открыть
из меню Файл.
При
первом сохранении документа нужно
вызвать из меню Файл
директиву Сохранить
как…
После этого откроется диалоговое окно,
в котором нужно указать имя сохраняемого
файла, а также диск и директорию, в
которой его надо расположить. Предлагаемое
по умолчанию программой Excel расширение
файла .XLS, изменять не следует.
Рис.2.
Вид диалога сохранения нового документа
Имеются
возможности настройки режима
автосохранения файлов через определенные
промежутки времени, режима резервного
копирования и режима защиты данных
(сохранение документа с паролем).
2.3.
Структура документов
Многомерные
документы (блокноты, папки) — одно из
важнейших новшеств программы Excel ,
позволяющее значительно упростить и
ускорить работу с таблицами и управление
рабочими листами. В новой версии рабочие
документы могут содержать до 255 таблиц,
диаграмм в одном файле, а принцип работы
с ними напоминает обычную работу с
деловыми блокнотами в любом офисе. В
каждом рабочем блокноте можно поместить
всю деловую информацию, относящуюся к
одной теме, и хранить ее в одном файле,
что позволяет значительно повысить
наглядность рабочих документов.
Отдельные
рабочие листы одного документа
расположены друг под другом. С помощью
именного указателя (регистра имен),
расположенного в нижней части экрана,
можно переходить с одного листа на
другой. На именном указателе находятся
корешки рабочих листов, расположенные
в порядке возрастания номеров: Лист1,
Лист2 и т.д.
Пользователь
может добавить в документ элементы
следующих типов:
—
рабочие листы для создания таблиц;
—
диаграммы (в качестве элемента таблицы
или на отдельном листе);
—
рабочий лист для записи макрокоманды
в виде программного модуля;
—
рабочий лист для создания диалогового
окна.
Новый
лист всегда вставляется перед активным
рабочим листом. Пользователь может
щелкнуть по названию рабочего листа
правой кнопкой мыши, после чего откроется
контекстное (зависящее от ситуации)
меню, в котором также имеется директива
добавления. Если нужно удалить рабочий
лист, нужно открыть щелчком правой
кнопки мыши контекстное меню и выполнить
директиву удаления.
Рис.3.
Контекстное меню содержит весь список
допустимых для объекта действий
Коррекция
высоты строк и ширины столбцов.
Прежде всего, корректируемая строка
или столбец таблицы должны быть
промаркированы. Для этого необходимо
щелкнуть левой кнопкой мыши по номеру
(координате) строки или столбца. В меню
Формат
находятся подменю Строка
и Столбец.
При выборе одного из этих подменю
открывается меню следующего уровня. В
подменю Столбец
вызовите директиву Ширина,
тогда откроется диалоговое окно, в
котором пользователь может указать
ширину столбца. В качестве единицы
измерения можно использовать один
символ. Команда Автоподбор
ширины
из меню Столбец
автоматически корректирует ширину
столбца в соответствии с его содержимым.
Коррекцию
можно выполнить и с помощью манипулятора
мыши. Для этого указатель мыши нужно
установить на границу между номерами
строк или адресами столбцов.
Рис.4.
Изменение ширины колонки различными
способами
3.ПОСТРОЕНИЕ
ТАБЛИЦ
3.1.
Электронные таблицы
Иметь
дело с обширными таблицами, содержащими
как основные, так и производные данные,
приходиться во многих областях жизни.
В частности, это относится ко всем видам
финансовой и учётной деятельности. В
до-компьютерную эпоху такие таблицы
вели вручную: основные данные вписывали,
производные данные вычисляли на
арифмометрах. Сама таблица имела вид
большого разграфлённого листа бумаги,
либо хранилась в виде картотеки.
Автоматизация
табличных расчётов во много раз повышает
эффективность и качество работы.
Компьютерные
программы, предназначенные для хранения
и обработки данных, представленных в
табличном виде, называют электронными
таблицами.
Способность
электронных таблиц быстро и точно
производить автоматические вычисления
используют не только бухгалтеры и
кладовщики. Без электронных таблиц не
обходятся участники бирж, руководители
брокерских контор, банков и другие
финансовые менеджеры.
С
помощью электронных таблиц можно
моделировать реальные ситуации и
оценивать получающиеся результаты
Одно
из самых популярных средств управления
электронными таблицами — программа
Microsoft Excel.
Структура
документа Excel
Каждый
документ представляет собой набор
таблиц — рабочую книгу, которая состоит
из одного или нескольких рабочих листов.
Листы
одной рабочей книги обычно связаны
между собой тематически. В случае
необходимости рабочая книга может
содержать десятки, и даже сотни рабочих
листов.
Рабочий
лист представляет собой электронную
таблицу.
Столбцы
обозначаются латинскими буквами: A, B,
C…Если букв не хватает, используют
двухбуквенные обозначения AA, AB и далее.
Максимальное число столбцов в таблице
— 256.
Строки
нумеруются целыми числами. Максимальное
число строк — 65 536.
Ячейки
в Excel располагаются на пересечении
столбцов и строк. Каждая ячейка имеет
имя,
которое формируется из имени столбца
и номера строки, на пересечении которых
она находится. Например: А1, В5, HP65000…
Одна
из ячеек на рабочем листе всегда является
текущей. Текущая ячейка обведена широкой
рамкой, а её номер приведены в строке
формул.
Вот
как выглядит русская версия Excel после
запуска (см. рис. 1). Во многом открывающиеся
нашему взору ландшафты напоминают
WinWord, по крайней мере, если говорить о
линейках инструментов и меню. Но есть
и очевидные отличия. Под двумя панелями
инструментов Стандартная
и Форматирование
располагается Строка
формул,
которой не было в WinWord’e. Но главное
отличие, конечно, в том, что рабочее
поле Excel представляет собой не чистый
лист, а пустую табличку.
Ячейки
таблицы и их свойства
Все
данные таблицы записываются в так
называемые ячейки,
которые находятся на пересечении строк
и столбцов таблицы. По умолчанию
содержимое ячейки представляется
программой Excel в стандартном формате,
который устанавливается при запуске
программы. Например, для чисел и текстов
задается определенный вид и размер
шрифта.
В
программе Excel имеются контекстные
меню,
которые вызываются правой кнопкой
мыши, когда промаркирована некоторая
область таблицы. Эти меню содержат
много директив обработки и форматирования
таблиц. Директивы форматирования можно
также вызвать на панели форматирования
(вторая строка пиктографического меню),
щелкнув мышью по соответствующей
пиктограмме.
Маркирование
ячеек. Отдельные
ячейки таблицы маркируются (выделяются)
автоматически с помощью указателя
ячеек. Чтобы перевести указатель в
заданную ячейку, нужно щелкнуть по ней
левой кнопкой мыши или использовать
клавиши управления курсором. Для
маркировки нескольких ячеек нужно
щелкнуть в начале маркируемой области
(левый верхний угол) и, удерживая кнопку
мыши нажатой, перемещать манипулятор
в конец области (правый нижний угол).
Одна
строка или столбец таблицы маркируются
щелчком по номеру (адресу), который
расположен в заголовке строки или
столбца. Для маркирования нескольких
строк или столбцов нужно щелкнуть по
номеру первой строки (столбца), а затем,
удерживая кнопку мыши нажатой, переместить
манипулятор в нужную позицию.
Копирование
данных. Прежде
всего, нужно промаркировать группу
ячеек, содержимое которых должно быть
скопировано, а затем вызвать команду
Копировать
из меню Правка.
После этого маркированная область
будет заключена в рамку. Теперь следует
установить указатель мыши в позицию,
куда должны быть скопированы данные,
и нажать клавишу ввода Enter.
Содержимое маркированной области
появится в новом месте.
Если
нужно удалить содержимое группы ячеек
и поместить его на новое место в таблице,
то следует использовать директиву
Вырезать
из меню Правка.
Удаление
данных. Прежде
всего, нужно промаркировать группу
ячеек, содержимое которых должно быть
удалено. Затем можно воспользоваться
одним из способов удаления данных.
Форматирование
чисел. Прежде
всего, нужно промаркировать ячейки, в
которых надо изменить формат представления
чисел. После этого можно либо открыть
правой кнопкой мыши контекстное меню
и вызвать в нем директиву Формат
Ячеек,
либо вызвать директиву Ячейка
из меню Формат.
В любом случае на экране появится
диалоговое окно Формат
Ячеек.
По умолчанию в верхнем поле этого окна
будет выбрана опция Число,
которая предназначена для форматирования
чисел.
Рис.5.
Задание формата ячеек при использовании
контекстного меню
Выравнивание
данных. Для
выравнивания содержимого ячеек прежде
всего надо промаркировать выравниваемые
ячейки. Далее следует вызвать диалог,
изображенный на рис.5 и в верхнем поле
этого окна выбрать закладку Выравнивание.
Рис.6.
Закладки Выравнивание и Шрифт диалога
Формат
Ячеек
Установка
шрифтов. Необходимо
промаркировать ячейки, в которых нужно
изменить шрифт. После этого можно либо
открыть контекстное меню правой кнопкой
мыши и вызвать директиву Формат
Ячеек.
В верхнем поле открывшегося окна Формат
Ячеек
нужно выбрать опцию Шрифт.
В окне появится поле Шрифт,
в котором можно выбрать вид шрифта из
предлагаемого списка. Содержание этого
списка зависит от установок, сделанных
в среде Windows (см. рис 6).
В
правом поле Размер
устанавливается размер (кегль) шрифта.
В списке шрифтовых стилей Начертание
можно
выбрать обычный стиль (Regular), курсив
(Italic), жирный шрифт (Bold) и жирный курсив
(Bold Italic). В поле Подчеркивание
можно выбрать тип подчеркивания текста
(одной или двумя линиями) и т.д.
3.2.
Табличные вычисления
Возможность
использования
формул и функций
является одним из важнейших свойств
программы обработки электронных таблиц.
Это, в частности, позволяет проводить
статистический анализ числовых значений
в таблице.
Текст
формулы, которая вводится в ячейку
таблицы, должен начинаться со знака
равенства (=),
чтобы программа Excel могла отличить
формулу от текста. После знака равенства
в ячейку записывается математическое
выражение, содержащее аргументы,
арифметические операции и функции.
В
качества аргументов в формуле обычно
используются числа
и адреса
ячеек.
Для обозначения арифметических операций
могут использоваться следующие символы:
+
(сложение), —
(вычитание), *
(умножение), /
(деление).
Формула
может содержать ссылки на ячейки,
которые расположены на другом рабочем
листе или даже в таблице другого файла.
Однажды введенная формула может быть
в любое время модифицирована.
Ввод
формул. Программа
Excel интерпретирует вводимые данные
либо как текст (выравнивается по левому
краю), либо как числовое значение
(выравнивается по правому краю). Для
ввода формулы необходимо ввести
алгебраическое выражение, которому
должен предшествовать знак равенства
(=).
Предположим,
что в ячейке А1 таблицы находится число
100, а в ячейке В1 — число 20. Чтобы разделить
первое число на второе и результат
поместить в ячейку С1, в ячейку С1 следует
ввести соответствующую формулу (=А1/В1)
и нажать Enter.
Ввод
формул можно существенно упростить,
используя небольшой трюк. После ввода
знака равенства следует просто щелкнуть
мышью по первой ячейке, затем ввести
операцию деления и щелкнуть по второй
ячейке.
Применение
формул продемонстрируем на примере с
магазином (см. введение к реферату).
Рис.7.
Таблица – отчет о реализации.
Так
будет выглядеть экран по окончанию
работы (см. рис. 7). Весь «фокус» заключается
в том, что Вы не заполняете те поля,
которые можно рассчитать, а вводите
только первичную информацию, в данном
случае столбцы «Товар», «Получено», и
«Продано», а все подсчеты выполняет
программа. На самом деле, чтобы Ваша
таблица выглядела так как показано
выше Вы должны ввести следующее:
Рис.8.
Структура таблицы – отчета о реализации.
Из
рассмотрения примера истекает два
простых правил.
Правило
первое:
Любую ячейку можно адресовать, как
букву столбца и цифру строки. Например,
в нашей таблице в ячейке A4
находится текст «Спички».
Правило
второе:
Все вычисляемые поля в Excel
начинаются со знака равенства, этот
знак сообщает программе, что в данной
ячейке необходимо вывести не то что в
нее введено а результат действия.
Основной
смысл таблиц Excel
заключен в том, что один раз составив
формы и введя их в необходимые ячейки,
мы в последствии только меняем данные,
а все расчеты лежат на программе. Это,
во — первых, экономит время, а, во –
вторых, «машина не делает ошибок». При
этом в любое время мы можем отредактировать
формулы и тем самым изменить порядок
расчетов, что дает очень большую гибкость
наших расчетов.
Хочется
добавить, что Excel
позволяет всего за 5 шагов построить
диаграмму или график который будет
наглядно отражать результаты расчетов
(об этом немного ниже).
Редактирование
формул.
Чтобы начать редактировать содержимое
ячейки, нужно сначала промаркировать
эту ячейку. На следующем шаге необходимо
включить режим редактирования, нажав
клавишу F2
или выполнив двойной щелчок мышью. В
режиме редактирования в верхней части
экрана (под строкой пиктографического
меню) активизируется наборная строка,
в которой видна сама формула, а не
результат ее вычисления.
Рис.9.
Строка формул
Информационные
связи. В
программе Excel довольно легко ввести
ссылку на ячейку, расположенную в другой
таблице. После установления ссылки
значения, находящиеся в ячейках, будут
автоматически обновляться.
Для
обращения к значению ячейки, расположенной
на другом рабочем листе, нужно указать
имя этого листа вместе с адресом
соответствующей ячейки. Например, для
обращения к ячейке В3 на рабочем листе
Лист2 необходимо ввести формулу:
=Лист2!B3. Адреса ячеек должны быть указаны
латинскими буквами.
Рис.10.
Информационная связь ячеек, принадлежащих
разным листам
4.
ПОСТРОЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДИАГРАММ
Графические
диаграммы оживляют сухие колонки цифр
в таблице, поэтому уже в ранних версиях
программы Excel была предусмотрена
возможность построения диаграмм. В
Excel включен новый Конструктор
диаграмм,
который позволяет создавать диаграммы
«презентационного качества».
Красивая
трехмерная диаграмма не только радует
глаз, но и улучшает качество документа.
В программе MS Excel появился новый тип
трехмерных диаграмм — так называемые
кольцевые диаграммы, которые дополняют
поверхностные и сетчатые трехмерные
диаграммы четвертой версии.
Диаграмму
можно расположить рядом с таблицей или
разместить ее на отдельном рабочем
листе.
Конструктор
диаграмм является одним из наиболее
мощных средств в программе Excel . Построение
диаграммы с его помощью выполняется
за несколько шагов. Конструктору
указывается исходная область таблицы,
тип диаграммы, используемые надписи и
цвета. На основной панели имеется
пиктограмма для вызова Конструктора
диаграмм.
Рис.11.
Пиктограмма Конструктора диаграмм на
панели инструментов Excel
Построение
диаграмм. Прежде
чем строить диаграмму, необходимо
закончить все работы в таблице, включая
ее форматирование. Вызовите Конструктор
диаграмм (см. рис.11). Вы должны сделать
с помощью указателя мыши прямоугольник
на свободном месте рабочего листа, где
будет размещена диаграмма.
После
этого Конструктор открывает диалоговое
окно, в котором за четыре шага нужно
построить диаграмму. Работа с Конструктором
настолько интуитивно понятна, что не
требует каких – либо пояснений.
Рис.12.
Пошаговое построение диаграммы при
помощи Конструктора диаграмм
Рис.13.
Диаграмма к отчету о реализации: после
построения любой параметр диаграммы
легко изменить, используя контекстное
меню
Дополнительные
объекты.
В меню Вставка
расположены директивы, которые позволяют
придать диаграмме более привлекательный
вид. В частности, здесь есть директива
Рисунок,
которая импортирует рисунки в стандартных
графических форматах (BMP, PCX и т.д.). После
вызова этой директивы открывается окно
загрузки графического файла. На диаграмме
появляется выбранный рисунок, заключенный
в рамку. Эту рамку можно перемещать по
диаграмме с помощью мыши и изменять ее
размер.
Кроме
этого, Конструктор диаграмм предоставляет
возможность вставить в диаграмму
дополнительный текст, который будет
привлекать внимание к отдельным частям
диаграммы. Для вставки текста нужно
ввести его с клавиатуры в наборную
строку и нажать клавишу ввода Enter.
Тогда в центре диаграммы появится
текстовая рамка, которой можно придать
с помощью мыши соответствующий размер,
а затем перенести ее в нужное место на
диаграмме.
Актуализация
диаграмм. Если
Вы внесете изменения в ту часть таблицы,
по которой строилась диаграмма, то
программа Excel автоматически модифицирует
диаграмму. Если же Вы добавили в таблицу
новую строку или столбец, то действуйте
следующим образом. Промаркируйте новые
данные в таблице и перенесите их с
помощью мыши на диаграмму. Для этого
поставьте указатель мыши на границу
маркированной области и, не отпуская
левой кнопки мыши, переместите ее на
диаграмму. Как только Вы отпустите
кнопку мыши, диаграмма будет изменена
(актуализирована). Эта техника получила
в корпорации Microsoft название Drag
& Drop.
5.ФУНКЦИИ
EXCEL
Для
выполнения табличных вычислений нужны
формулы. Поскольку некоторые формулы
и их комбинации встречаются очень
часто, то программа Excel предлагает
более 200 заранее запрограммированных
формул, которые называются функциями.
Все
функции разделены по категориям, чтобы
в них было проще ориентироваться.
Встроенный Конструктор
функций
помогает на всех этапах работы правильно
применять функции. Он позволяет построить
и вычислить большинство функций за два
шага.
В
программе имеется упорядоченный по
алфавиту полный список всех функций,
в котором можно легко найти функцию,
если известно ее имя; в противном случае
следует производить поиск по категориям.
Многие функции различаются очень
незначительно, поэтому при поиске по
категориям полезно воспользоваться
краткими описаниями функций, которые
предлагает Конструктор функций. Функция
оперирует некоторыми данными, которые
называются ее аргументами. Аргумент
функции может занимать одну ячейку или
размещаться в целой группе ячеек.
Конструктор функций оказывает помощь
в задании любых типов аргументов.
Рис.14.
Пиктограмма Конструктора функций на
панели инструментов Excel
Конструктор
функций.
Промаркируйте ту ячейку, в которой
должен появиться результат вычислений.
Затем щелчком по пиктограмме Конструктора
функций (рис.14) откройте диалоговое
окно Конструктора.
Рис.15.
Диалоговое окно Конструктора функций
(шаг 1)
В
левом поле этого окна перечислены
категории функций, а в правом — функции,
соответствующие выбранной категории.
Для того чтобы увидеть все функции,
следует щелкнуть мышью по опции Все
в поле категорий.
Щелкните
мышью по названию нужной Вам функции,
тогда название функции появится в
отдельной строке вместе с кратким
описанием этой функции. Здесь же
указываются типы аргументов функции
и их количество. Аргументы задаются на
следующем шаге работы с Конструктором.
Чтобы перейти к нему, щелкните по
командной кнопке ОK.
На
втором шаге в диалоговом окне Конструктора
указываются аргументы функции.
Конструктор различает аргументы,
которые должны учитываться обязательно,
и необязательные (опциональные)
аргументы. Чтобы задать аргумент
функции, нужно либо ввести его адрес с
клавиатуры, либо в таблице промаркировать
область, где он расположен. Тогда адрес
аргумента функции появится в
соответствующем поле диалогового окна
Конструктора.
Рис.16.
Конструктор функций (шаг 2)
Щелкните
по командной кнопке ОК,
чтобы закрыть окно Конструктора функций.
После этого в указанной ячейке таблицы
появится результат вычислений, но
ячейка останется маркированной. В
наборной строке можно увидеть выбранную
функцию вместе с соответствующими
аргументами.
Автосумма.
Промаркируйте
ячейку, где должна располагаться сумма,
и щелкните мышью по пиктограмме сложения
.
В
наборной строке появится знак равенства
и слово «СУММ», за которым в скобках
обычно следует адрес некоторой области,
которую программа предлагает после
анализа близлежащих ячеек в качестве
области суммирования. Если Excel «угадала»
правильно, щелкните по пиктограмме с
«галочкой».
В
противном случае промаркируйте группу
ячеек, которые нужно сложить. Можно
промаркировать несколько несмежных
групп ячеек, используя клавишу Ctrl.
Эту клавишу нужно удерживать в нажатом
состоянии до тех пор, пока все группы
не будут промаркированы.
Адреса
групп можно ввести с клавиатуры.
Рис.17.
Применение режима Автосумма
6.ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ
ВОЗМОЖНОСТИ EXCEL
2003
6.1.
Обмен данными
Обмен
данными позволяет пользователю Excel
импортировать в свои таблицы объекты
из других прикладных программ и
передавать (экспортировать) свои таблицы
для встраивания в другие объекты.
Концепция
обмена данными является одной из
основных концепций среды Windows. Между
объектами, которые обрабатываются
различными прикладными программами,
создаются информационные связи,
например, между таблицами и текстами.
Эти информационные связи реализованы
динамически, например, копия таблицы,
встроенная в текст, будет обновляться
(актуализироваться) всякий раз, когда
в ее оригинал вносятся изменения.
6.2.
Обработка списков
Списки
позволяют эффективно работать с большими
однородными наборами данных.
Списком
будем называть упорядоченный набор
данных, имеющих одинаковую структуру.
Например, списком является телефонный
справочник, в котором приведены фамилии
абонентов и номера их телефонов. В
программе Excel разработчики из фирмы
Microsoft значительно упростили работу со
списками. С технической точки зрения
списки представляют собой обычные
таблицы, для которых в программе Excel
имеются дополнительные операции
обработки: ввод списка данных, поиск
элемента в списке, редактирование
списков, фильтрация данных,
сортировка
данных, анализ данных (поиск тенденций
и закономерностей)
6.3.
Базы данных
В
комплект поставки Excel входит программа
обработки внешних баз данных MS Query.
Программа Query (Запрос) может работать
с текстовыми файлами и с данными, которые
были подготовлены следующими программами
управления базами данных: Ms Access, dBASE,
FoxPro, Oracle, Paradox, SQL Server.
Если
в процессе работы с таблицей в программе
Excel возникает необходимость обратиться
к внешней базе данных, нужно запустить
программу Query. Это позволит импортировать
данные из базы и обрабатывать их как
обычные табличные данные в программе
Excel. В некоторых случаях внешние данные
можно обработать непосредственно
программой Query.
После
загрузки набора данных из него можно
выбрать часть записей путем включения
критериев отбора данных.
6.4.
Конфигурирование программы
Программу
Excel можно настраивать в соответствии
с индивидуальными запросами очень
широкого круга пользователей. Каждый
пользователь программы Excel, определив
круг наиболее часто используемых
функций, может организовать работу с
ними наиболее удобным для себя образом.
С другой стороны, те функции программы,
которые никогда не используются, можно
вообще убрать из конфигурации, чтобы
сэкономить ресурсы компьютера и повысить
эффективность обработки. Например,
каждый пользователь программы может
создать
пиктографическое меню,
изменить
вид основного окна,
изменить
вид рабочего листа, установить желаемые
шрифты, создать
шаблоны
таблиц и т.д.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Естественно,
что в рамках данной дипломной работы
нет никакой надежды полностью осветить
возможности столь многогранной
программы, как табличный процессор
Excel.
Для того, чтобы знать Excel
нужно в нем работать. Используя эту
программу, Вы, наверняка, будете открывать
все новые и новые возможности и свойства.
Исследуйте и экспериментируйте. Если
результаты Вам не нравятся, пробуйте
снова. Последствия почти всех действий
в Excel
можно отменить, поэтому, экспериментируя,
вы не потеряете ничего, кроме нескольких
минут вашего времени.
Microsoft
Excel – одна из самых популярных программ
вычислений электронных таблиц. Главной
особенностью её применения является
выполнение расчётов, как в бизнесе, так
и в быту. Если в своей работе мы часто
используем разного рода таблицы, списки,
бланки, при заполнении которых
производятся вычисления по формулам,
то эта программа для нас. С её помощью
можно проанализировать полученные
числовые данные, применяя удобные
встроенные инструменты, а также
представить результаты в графическом
виде. В расчётах можно использовать
более 400 математических, статистических,
финансовых и других специализированных
функций, связывать различные таблицы
между собой, выбирать произвольные
форматы представления данных, создавать
иерархические структуры и т.д.
Ехсе1
можно использовать как для решения
простых задач учета, так и для составления
различных бланков, деловой графики и
даже полного баланса Фирмы. Например,
на предприятии с помощью Ехсе1 можно
облегчать решение таких задач, как
обработка заказов и планирование
производства, расчет налогов и заработной
платы, учет кадров и издержек управление
сбытом и имуществом и многих других.
Однако
область применения программы не
ограничивается только сферой деловой
жизни. Благодаря мощным математическим
и инженерным функциям с помощью Ехсе1
можно решить множество задач также в
области естественных и технических
наук.
СПИСОК
ЛИТЕРАТУРЫ
-
Джошуа
С., Носситер А. Использование Microsoft
Excel
97 // «Диалектика», Киев-Москва, 1997 г. -
Вонг
В., Роджер С. Паркер Microsoft
Office
97 для Windows
для «чайников» // «Диалектика»,
Киев-Москва, 1997 г.
«Как
работать с Microsoft
Office
97» // Microsoft
Press,
официальное издание, 1998 г.
Прикладные
программы Office
97.
Справка
по программе Microsoft
Excel
97.
6.
Петрик Дж. Бернс, Элисон Берроуз «Секреты
Excel 97.» – М.:Веста, 1999
-753с.
Табличный процессор (или электронная таблица) — это прикладная программа, которая предназначена для хранения данных в табличной форме и их обработки. Также табличный процессор дает возможность работать с большими таблицами чисел. Еще одна его особенность — это применение формул для описания связи между различными ячейками. Среди подобных программ можно отметить табличный процессор Excel, который входит в состав операционной системы Windows.
Электронная таблица Microsoft Excel
Основные элементы интерфейса окна Excel
Excel входит в пакет офисных программ под названием Microsoft Office. Документ, который создается этой программой, называется рабочей книгой. Рабочая книга — это набор листов, которые имеют табличную структуру и могут содержать различную информацию. При открытии такого документа будет отображаться только тот лист, с которым работает пользователь. Список таких листов находится в нижней части экрана. С помощью этих ярлычков (каждый из которых имеет свое название) можно переключаться на другие рабочие листы.
Каждый лист состоит из строк и столбцов. Столбцы именуются прописными латинскими буквами, а строки — цифрами. Максимально возможное количество колонок — 256, строк — 65536. На пересечении строк и колонок находятся ячейки таблицы (их еще называют поля таблицы). Это основной элемент для хранения данных. Каждая ячейка имеет свое уникальное имя, которое составляется из названий столбца и строки (к примеру, A1). Такое имя называется адресом ячейки. Именно адрес полей используется для написания формул.
Та ячейка, которая является активной, выделяется черной рамкой. Любые операции ввода или редактирования информации производятся именно в активной ячейке. Выбрать другую ячейку можно с помощью мыши или клавиатуры.
Кроме того, существует еще одно понятие — диапазон ячеек. Он формируется на пересечении последовательно идущих строк и колонок. Диапазон полей тоже имеет свое уникальное имя: в названии через двоеточие указываются 2 ячейки, которые расположены в противоположных углах диапазона (к примеру, A1:B4). Чтобы выделить диапазон ячеек, необходимо зажать левую кнопку мыши и потянуть курсор до нужной отметки.
Ячейки в Excel могут содержать 3 типа данных: текстовые, числовые и формулы, а также оставаться пустыми. Программа умеет автоматически определять тип данных при вводе. Например, формула всегда начинается со знака равенства. Ввод данных осуществляется либо в поле напрямую, либо в строку формул, которая находится чуть ниже панели инструментов (она подписана fx). Данные ячейки отображаются одновременно и в строке формул, и в самом поле. Как правило, текстовая информация в Excel выравнивается по левому краю поля, а числовая — по правому. Редактирование информации осуществляется двойным щелчком мыши по нужной ячейке или одним щелчком в строке формул. Чтобы сохранить информацию в ячейке, достаточно нажать «Enter».
Режим работы Excel
Табличный процессор Excel может работать в нескольких режимах. Наиболее важные из них:
- режим готовности;
- режим ввода данных;
- командный режим;
- режим редактирования.
При работе с Excel для удобства можно пользоваться несколькими режимами просмотра, каждый из которых имеет свои преимущества
В режиме готовности пользователь может выбирать поле или диапазон полей для ввода информации. Как только он начнет вводить данные в какое-то поле, то режим готовности автоматически сменится на режим ввода данных. В самом поле начнет мигать курсор для ввода, означающий, что можно добавить информацию в ячейку. После сохранения информации в ячейке снова включается режим готовности, выбирается следующий диапазон полей — опять режим ввода данных, и так до тех пор, пока пользователь не закончит работу в Excel.
Со временем пользователю понадобится выполнить какие-то действия с таблицей, например, отсортировать, распечатать и т.д. Поскольку в этом случае работать нужно уже не с одной ячейкой, а с их совокупностью или со всей таблицей, то пользователю необходимо будет перейти в командный режим. Этот режим позволяет выполнить определенную команду или пункт из панели меню (например, «Данные — Сортировка», «Вставка — Функция»). После выполнения всех команд снова включается режим готовности.
Режим редактирования в Excel дает возможность вносить изменения в содержимое поля. Обычно при повторном вводе информации в поле все его содержимое удаляется. Но с помощью этого режима можно быстро отредактировать данные без удаления (например, опечатку в слове). Данный режим очень удобен в тех ситуациях, когда нужно внести небольшие изменения.
Формулы в Excel
Табличный процессор Эксель — это не только программа для работы с таблицами и огромными базами данных, но и «умный» калькулятор. Одной из главных возможностей Excel является именно его возможность проводить различные операции с числовыми данными, начиная от обычного сложения или умножения и заканчивая построением графиков, диаграмм и отчетов на основе этих данных.
Все вычисления в Excel называются формулами. Любая формула всегда начинается со знака равенства. В противном случае табличный процессор просто не поймет, чего от него хочет пользователь. К примеру, чтобы сложить 2+2, необходимо написать так: =2+2. Excel сразу же выдаст результат — 4. Если же просто написать 2+2, то табличный процессор просто напишет то же самое — 2+2.
Кроме стандартных арифметических операторов (сложение, вычитание, умножение и деление), в Excel имеется еще:
- возведение в степень (знак ^)
- процент (знак %).
Например, если нужно возвести число 4 во вторую степень, то необходимо написать так: =4^2. Если же поставить после любого числа знак %, то оно будет делиться на 100. То есть, 3% — это будет 0,03.
Теперь можно проверить, как считает табличный процессор. Для этого необходимо выделить любую ячейку, написать, к примеру, «=145+55» (без кавычек) и нажать Enter. Изменить содержимое ячейки можно перейдя в режим редактирования. То есть надо выбрать это поле, а затем изменить данные в строке формул или в самой ячейке. Например, написать «=140*55».
Формулы позволяют автоматически пересчитывать значения ячеек сложных таблиц
Писать в формулу конкретные числа, конечно, можно, но это будет не совсем правильно. Дело в том, что табличный процессор умеет автоматически пересчитывать формулы, если данные в ячейках были изменены. Поэтому пользователю незачем тратить лишнее время, чтобы вручную прописывать, а потом и редактировать какие-то данные. Для этого достаточно лишь правильно составить формулу, а все остальное сделает программа.
Итак, допустим, в ячейках A1 и B1 указаны числа 2 и 3 соответственно. Задача пользователя — перемножить их. Для этого необходимо выделить любое пустое поле, написать знак равенства, затем щелкнуть мышкой по ячейке A1, поставить знак умножения и кликнуть по ячейке B1. После нажатия клавиши «Enter» программа отобразит результат. Если выделить эту ячейку и посмотреть на строку формул, то можно увидеть следующее: =A1*B1. Если же поменять цифру 2 в поле А1 на цифру 5, то формула будет автоматически пересчитана — теперь результат равняется 15. Именно по такому принципу и работают формулы в Excel.
В общем, Microsoft Excel умеет решать множество различных задач, и чтобы перечислить все возможности этой программы, можно сочинить целый реферат (или даже книгу). Но для знакомства с программой этой информации должно хватить.