Сохранить как с помощью vba в excel

Привет, сейчас мы рассмотрим ситуацию, когда у Вас возникла необходимость в Excel сохранять файл с определенным названием, которое необходимо сформировать из значения ячейки или даже нескольких. В этой заметке я приведу простой пример реализации данной задачи.

Исходные данные

Сначала давайте разберем исходные данные, которые я буду использовать в примерах. Пусть это будет некая абстракция марок автомобилей с указанием их VIN номера.

Примечание! Я использую Excel 2013.

В зависимости от конкретных требований и условий, задачу можно реализовать по-разному, хотя принцип будет один и тот же, в этой статье мы рассмотрим несколько вариаций реализации.

Начнем мы с самой простой ситуации, когда заранее известна ячейка, на основе которой будет сформировано имя файла, и адрес этой ячейки изменяться не будет.

Заметка! Этапы разработки программы – как создаются и проектируются программы?

Итак, данные у нас есть, теперь необходимо написать процедуру на VBA (макрос), которая брала бы значение из конкретной ячейки, в данном случае это будет ячейка B14, и присваивала бы это значение имени файла.

Ниже представлен код процедуры, я его подробно прокомментировал. Единственное скажу, что я во всех примерах сохраняю новые файлы без макросов (расширение .xlsx), т.е. по факту будет один файл с поддержкой макросов, а все производные — без.

Если нужно сохранять макрос в каждом файле, т.е. файлы с поддержкой макросов (расширение .xlsm), то необходимо просто указать другой тип файла при сохранении, а именно xlOpenXMLWorkbookMacroEnabled, в процедурах в комментариях я это указываю.

Открываем в Excel редактор Visual Basic, и вставляем код следующей процедуры в исходный код этой книги (ЭтаКнига, открыть двойным кликом) или в модуль, который Вы предварительно должны создать.

Примечание! Для того чтобы открыть редактор Visual Basic в Excel, необходимо перейти на вкладку «Разработчик» и нажать на кнопку «Visual Basic». Файл Excel с кодом процедуры необходимо сохранить с типом «Книга Excel с поддержкой макросов».

Код процедуры

   
   Sub SaveFile()

   'Объявление переменных
   Dim CellValue As String
   Dim Path As String
   Dim FinalFileName As String

   'Временно отключаем показ вспомогательных сообщений
   Application.DisplayAlerts = False

   'Задаём каталог сохранения файла (в данном случае текущий каталог)
   Path = ThisWorkbook.Path & ""

   'Получаем значение ячейки
   CellValue = Range("B14")

   'Формируем итоговый путь и название файла
   FinalFileName = Path & CellValue

   'Сохраняем файл
   ActiveWorkbook.SaveAs FileName:=FinalFileName, _
                      FileFormat:=xlOpenXMLWorkbook
                      'FileFormat:=xlOpenXMLWorkbookMacroEnabled 'Для сохранения файла с макросом

   'Включаем вывод сообщений
   Application.DisplayAlerts = True

   'Сообщение с результатом выполнения процедуры
   MsgBox "Файл успешно сохранен с названием - " & CellValue, vbInformation, "Результат"

  End Sub

После сохранения файла запустите макрос («Макросы -> Выполнить -> SaveFile»).

В результате в моем случае процедура успешно выполнилась, файл сохранился с названием «Марка Авто 1», данное значение взято из ячейки B14, о чем будет свидетельствовать сообщение в конце процедуры. Файл сохранен в каталоге, где и исходный файл (во всех примерах ниже прописано то же самое, т.е. сохранение рядом с исходником, но это Вы можете изменить).

Заметка! Статический анализ кода в теории и на практике.

Добавление кнопки в Excel для запуска макроса

Каждый раз открывать окно с макросами и выбирать нужный макрос не очень удобно, поэтому можно легко добавить кнопку где-нибудь рядом с данными и просто нажимать ее. Это делается следующим образом «Вкладка Разработчик -> Вставить -> Кнопка (элемент управления формы)».

Затем выберите место, где вставить кнопку, и нажмите туда. После этого появится окно назначения действия, т.е. нужно выбрать, какой макрос запускать при нажатии этой кнопки, выбираем наш макрос, т.е. SaveFile, и нажимаем «ОК».

В итоге появится кнопка с названием «Кнопка», это название лучше изменить, например, на «Сохранить файл». Для этого нажмите правой кнопкой мыши на кнопку и выберите настройки «Изменить текст». В итоге у Вас должно получиться что-то вроде этого.

Заметка! ТОП 7 популярных языков программирования.

Сохранение файла Excel с названием из ячейки — без привязки к ячейке

Теперь давайте представим, что заранее мы не можем определить, какая именно ячейка будет формировать название файла (может B14, а может и нет), поэтому мы можем немного скорректировать алгоритм таким образом, чтобы он брал значение из ячейки, которая является активной, но в этом случае Вы, конечно же, предварительно, должны выбрать ее (т.е. встать на нее).

Замените код процедуры следующим кодом, который совсем немного, но изменен.

  
   Sub SaveFile()

  'Объявление переменных
   Dim CellValue As String
   Dim Path As String
   Dim FinalFileName As String

   'Временно отключаем показ вспомогательных сообщений
   Application.DisplayAlerts = False

   'Задаём каталог сохранения файла (в данном случае текущий каталог)
   Path = ThisWorkbook.Path & ""

   'Проверка значения ячейки
   If ActiveCell.Value = "" Then
     MsgBox "В ячейке отсутствует значение", vbCritical, "Ошибка!"
     Exit Sub
   End If

   'Получаем значение активной ячейки
   CellValue = ActiveCell.Value

   'Формируем итоговый путь и название файла
   FinalFileName = Path & CellValue

   'Сохраняем файл
   ActiveWorkbook.SaveAs FileName:=FinalFileName, _
                      FileFormat:=xlOpenXMLWorkbook
                      'FileFormat:=xlOpenXMLWorkbookMacroEnabled 'Для сохранения файла с макросом

   'Включаем вывод сообщений
   Application.DisplayAlerts = True

   MsgBox "Файл успешно сохранен с названием - " & CellValue, vbInformation, "Результат"

   End Sub

Проверяем работу, становимся на нужную ячейку, и запускаем макрос (в процедуре я добавил проверку, если выбрана пустая ячейка, возникнет ошибка).

Как видим, все отработало.

Сохранение файла Excel с названием, которое сформировано из значений двух ячеек

Теперь представим, что нам нужно сформировать файл с названием из значений двух ячеек. Например, в нашем случае это может быть «Марка Авто – VIN Номер», в качестве разделителя я указал символ – (дефис), но им может выступать любой символ или вовсе отсутствовать.

В этом примере я покажу, как можно это реализовать с привязкой к конкретным ячейкам, в нашем случае B14 и D14.

Код процедуры в данном случае будет выглядеть следующим образом.

   
   Sub SaveFile()

   'Объявление переменных
   Dim CellValue As String
   Dim Path As String
   Dim FinalFileName As String

   'Временно отключаем показ вспомогательных сообщений
   Application.DisplayAlerts = False

   'Задаём каталог сохранения файла (в данном случае текущий каталог)
   Path = ThisWorkbook.Path & ""

   'Проверка значения ячеек B14 и D14
   If Range("B14").Value = "" Or Range("D14").Value = "" Then
     MsgBox "В ячейке отсутствует значение", vbCritical, "Ошибка!"
     Exit Sub
   End If

   'Складываем значения из двух ячеек B14 и D14
   CellValue = Range("B14").Value & " - " & Range("D14").Value

   'Формируем итоговый путь и название файла
   FinalFileName = Path & CellValue

   'Сохраняем файл
   ActiveWorkbook.SaveAs FileName:=FinalFileName, _
                      FileFormat:=xlOpenXMLWorkbook
                      'FileFormat:=xlOpenXMLWorkbookMacroEnabled 'Для сохранения файла с макросом

   'Включаем вывод сообщений
   Application.DisplayAlerts = True

   MsgBox "Файл успешно сохранен с названием - " & CellValue, vbInformation, "Результат"

   End Sub

Запускаем макрос.

Все ОК, файл создан.

Заметка! Как измерить сложность кода программы при программировании?

Если вдруг нужно реализовать без привязки к конкретным ячейкам, например, значения хранятся в определённых столбцах, но конкретная строка неизвестна Вам заранее. Например, у меня несколько строк со значениями, и какие конкретно значения взять за основу названия файла, я хочу указывать самостоятельно, непосредственно перед сохранением, но при этом не редактировать код процедуры.

Для этого мы снова внесем изменения в нашу процедуру, которая будет работать от активной ячейки (смещение от активной ячейки), только с условием того, что выбран столбец с теми значениями, которые необходимо использовать.

Код процедуры

   
   Sub SaveFile()

   'Объявление переменных
   Dim CellValue As String
   Dim Path As String
   Dim FinalFileName As String

   'Временно отключаем показ вспомогательных сообщений
   Application.DisplayAlerts = False

   'Задаём каталог сохранения файла (в данном случае текущий каталог)
   Path = ThisWorkbook.Path & ""

   'Проверка номера столбца
   If ActiveCell.Column <> 2 Then
     MsgBox "Указан некорректный столбец", vbCritical, "Ошибка!"
     Exit Sub
   End If

  'Проверка значения ячейки
   If ActiveCell.Value = "" Then
     MsgBox "В ячейке отсутствует значение", vbCritical, "Ошибка!"
     Exit Sub
   End If

   'Получаем значение активной ячейки
   CellValue = ActiveCell.Value

   'Смещаемся на 2 столбца, относительно активной ячейки
   ActiveCell.Offset(0, 2).Select

   'Складываем значения из двух ячеек
   CellValue = CellValue & " - " & ActiveCell.Value

   'Формируем итоговый путь и название файла
   FinalFileName = Path & CellValue

   'Сохраняем файл
   ActiveWorkbook.SaveAs FileName:=FinalFileName, _
                      FileFormat:=xlOpenXMLWorkbook
                      'FileFormat:=xlOpenXMLWorkbookMacroEnabled 'Для сохранения файла с макросом

   'Включаем вывод сообщений
   Application.DisplayAlerts = True

   MsgBox "Файл успешно сохранен с названием - " & CellValue, vbInformation, "Результат"

   End Sub

Становитесь на любую ячейку со значением в столбце B, и запускайте макрос.

Заметка! Опрос. Какой операционной системой Вы пользуетесь?

У меня на этом все, надеюсь, материал был Вам полезен, пока!

Excel VBA Save As

VBA Save As is the method used to save the Excel file to a specific location. To save the workbook using VBA code, we use the object Workbook with the SaveAs function.

After all the hard work we have done in the workbook, we save it. It is painful to lose the data we have worked on. We have two kinds of saves in Excel or any file. One is “Save,” and another is “Save As.” Ctrl + S is the popular shortcut key as the Ctrl + C and Ctrl + V around the globe. But we are not that familiar with the concept of “Save As.” The worksheet shortcutAn Excel shortcut is a technique of performing a manual task in a quicker way.read more to Save As the file in the regular worksheet is the F12 key. In VBA, too, we can save the file as “Save As.”

You are free to use this image on your website, templates, etc, Please provide us with an attribution linkArticle Link to be Hyperlinked
For eg:
Source: VBA Save As (wallstreetmojo.com)

What does VBA Save As Function do?

It is a general task of saving work in the automation process. Finally, after all the work, we wish to save the file.

Workbooks("Sales 2019.xlsx").Save

This code reads a Workbook named “Sales 2019.xlsx” to save.

Similarly, replicating the workbook we are working on can be created using the “Save As” method.

• File Name: What is the file name you wish to give? One should combine this with the file folder path.
• File Format: What should be the format for the file you are saving?
• Password: Would you like to provide a password for the saving file?
• Write Res Password: Mention the reserved password for the workbook.

We think these parameters are enough to understand the Save As method.

How to use Save As Function?

You can download this VBA Save As Excel Template here – VBA Save As Excel Template

Example #1

We save a workbook, right? so it is important to mention the workbook name and its extension to use the SaveAs method. So, mention the workbook you are saving.

Code:

Sub SaveAs_Example1()

  Workbooks("Sales 2019.xlsx").

End Sub

Now, use the Save As method.

Code:

Sub SaveAs_Example1()

Workbooks("Sales 2019.xlsx").SaveAs

End Sub

Now, identify where you want to save.

Code:

Sub SaveAs_Example1()

Workbooks("Sales 2019.xlsx").SaveAs "D:Articles2019

End Sub

Now, put backslash and enter the file name as per your wish with a file extension.

Code:

Sub SaveAs_Example1()

Workbooks("Sales 2019.xlsx").SaveAs "D:Articles2019My File.xlsx"

End Sub

Now, mention the file format as “xlWorkbook.”

Code:

Sub SaveAs_Example1()

Workbooks("Sales 2019.xlsx").SaveAs "D:Articles2019My File.xlsx", FileFormat:=xlWorkbook

End Sub

It will save the file in D drive > Folder Name (Articles) > Sub Folder Name (2019).

Example #2

Save All the Opened Workbooks

Assume you are working with 10 workbooks on your computer. You want to create a backup of these workbooks by saving them on the computer as one of the copies. When you want to work with more than one workbook, it is necessary to use the loops.

The below code will help you save all the workbooks as a copy.

Code:

Sub SaveAs_Example2()

  Dim Wb As Workbook

  For Each Wb In Workbooks
  ActiveWorkbook.SaveAs "D:Articles2019" & ActiveWorkbook.Name & ".xlsx"
  'Change the file path
  Next Wb

End Sub

You can use this code if you wish to select your folder path.

Code:

Sub SaveAs_Example3()

 Dim FilePath As String

FilePath = Application.GetSaveAsFilename

ActiveWorkbook.SaveAs Filename:=FilePath & ".xlsx", FileFormat:=xlOpenXMLWorkbook

End Sub

When you run this code using the F5 key or manually, it will ask you to select the destination folder path. Select and click on “OK.” It will save the file.

Recommended Articles

This article has been a guide to VBA Save As. Here, we learn how to use Save As to save an Excel workbook, examples, and downloadable templates. Below are some useful articles related to VBA: –

• Use of DoEvents in VBA
• If Else in VBA
• Intersect in VBA
• Font Color in VBA
• VBA Borders

Excel VBA Save As

If you are a frequent user of Microsoft Excel, you must have used Save As function under it, which allows you to save the currently opened workbook with a different name or different format (Excel Macro-enabled, CSV, PDF, etc.). You can also save the file in a different folder using this method. However, is it possible to use the same function under VBA? The answer is an absolute Yes! We are having Save As function under VBA as well which helps us to do all these above-mentioned tasks along with some additional benefits (obviously automating things is one of the benefits). In this article, we are going to have a look into different examples for VBA SAVE AS function.

Formula for Save As function in Excel VBA

Let us look below the formula for Save As function in VBA.

Where,

• FileName – Name of the workbook to be saved.
• FileFormat – File format in which the file needs to be saved (Ex. Pdf, CSV, etc.)
• Password – Password to protect the workbook (The workbook can’t be accessible without a password)
• WriteResPassword – Write reservation password for the workbook.
• ReadOnlyRecommended – Recognizes whether the workbook is saved in Read-Only format or not.
• CreateBackup – Determines whether a backup file for the workbook is created or not.
• AccessMode – Recognizes the access mode for the workbook.
• ConflictResolution – Recognizes the conflicts that pop-up when the workbook is shared and is used by more than one user.
• AddToMru – Checks if the workbook is added under recently used file or not.
• Local – Checks if the workbook is saved with the laws of Excel (local language) or with VBA laws (US – English).

Hush! Lots of arguments right? But what if I tell you, all these arguments are optional and can be skipped while using VBA SAVE AS function. However, it is true that these are the arguments that make VBA SaveAs more flexible function to use. “Expression” at the start of the syntax is nothing but an expression against which this function can be used. Like Workbook is the expression against which SaveAs can be used.

Examples to Save Excel File using VBA Save As Function

Below are the different examples to save excel file using VBA Save As function.

You can download this VBA Save As Excel Template here – VBA Save As Excel Template

Example #1 – How to Save a Copy of the Workbook with a Different Name?

Let’s see how we can save the current workbook with a different name.

Follow the below steps to use Save As Function in Excel VBA:

Step 1: Add a new module under Visual Basic Editor (VBE). Go to Insert and then select Module.

Step 2: Define a new sub-procedure which can store a macro.

Code:

Sub SaveAs_Ex1()

End Sub

Step 3: Define a new variable which can hold the name by which the file to be saved as.

Code:

Sub SaveAs_Ex1()

Dim newName As String

End Sub

Step 4: Now use the assignment operator to assign a name to this variable using which current file can be saved as.

Code:

Sub SaveAs_Ex1()

Dim newName As String
newName = "Example1"

End Sub

Step 5: Now, use SaveAs function with FileName argument in order to save the file as with name “Example1”.

Code:

Sub SaveAs_Ex1()

Dim newName As String
newName = "Example1"
ActiveWorkbook.SaveAs Filename:=newName

End Sub

Step 6: This is it, now run this code by hitting F5 or manually using the Run button and see the output.

You can see that a file with the name “Example1” is being saved on Documents.

If you could have noted down, the file is being saved as Macro-Enabled File, because the original file which I have used SaveAs function on is a file with Macro-Enabled. It means that this function in VBA automatically checks the file format of the previous file and saves it in the same format. Also, by default, the file will be saved in Documents under This PC. This default location can be provided explicitly at the time of defining sheet name.

Example #2 – Saving Workbook with User Provided Name

Instead of defining name initially, is it possible to write a code which allows a user to save the worksheet by the name of his choice same as Excel Save As function?

Follow the below steps to use Save As Function in Excel VBA.

Step 1: Define a new sub-procedure under newly inserted module which can store the macro.

Code:

Sub SaveAs_Ex2()

End Sub

Step 2: Define a new variable which can hold the value of the user-defined name.

Code:

Sub SaveAs_Ex2()

Dim Spreadsheet_Name As Variant

End Sub

The reason for this variable being defined as Variant is, this data type makes Naming conventions versatile. For Example, a user may add some extra special character (which are allowed in naming conventions) or can add dates as well under the file name.

Step 3: Now, with the help of an assignment operator and function combination called application.GetSaveAsFilename, make a statement that allows the system to take a user-defined name. See how it has been achieved in the screenshot below.

Code:

Sub SaveAs_Ex2()

Dim Spreadsheet_Name As Variant
Spreadsheet_Name = Application.GetSaveAsFilename

End Sub

Step 4: Use conditional IF to make sure the name user enters is valid as per the naming conventions.

Code:

Sub SaveAs_Ex2()

Dim Spreadsheet_Name As Variant
Spreadsheet_Name = Application.GetSaveAsFilename
If Spreadsheet_Name <> False Then

End Sub

This condition checks if the name given by the user to save the worksheet is properly satisfying the naming conventions set for naming a file or not.

Step 5: Write down a statement which gets evaluated for the given IF condition.

Code:

Sub SaveAs_Ex2()

Dim Spreadsheet_Name As Variant
Spreadsheet_Name = Application.GetSaveAsFilename
If Spreadsheet_Name <> False Then
  ActiveWorkbook.SaveAs Filename:=Spreadsheet_Name

End Sub

This piece of code gets evaluated once the IF condition is true. If so, the active workbook will get saved under the name define in variable Spreadsheet_Name (Which will be user-defined)

Step 6: End the IF-loop and run this code to see the output.

Code:

Sub SaveAs_Ex2()

Dim Spreadsheet_Name As Variant
Spreadsheet_Name = Application.GetSaveAsFilename
If Spreadsheet_Name <> False Then
  ActiveWorkbook.SaveAs Filename:=Spreadsheet_Name
End If

End Sub

Step 7: As soon as you run this code, you’ll get Save As dialogue box which will allow you to type in the name of your choice and save the file.

Example #3 – How to Save as a File into PDF using Excel VBA SaveAs function?

Suppose you have a data as given below in your excel sheet and you need to convert it into PDF.

Follow the below steps to convert this file into a PDF Using VBA Save As function:

Step 1: Define a new sub-procedure to store a macro.

Code:

Sub SaveAs_PDF_Ex3()

End Sub

Step 2: Now, use the following code to save this file as a PDF file.

Code:

Sub SaveAs_PDF_Ex3()

ActiveSheet.SaveAs Filename:="Vba Save as.pdf"

End Sub

Step 3: Run this code and you’ll see a pdf file generated under This PC > Documents.

In this code, ActiveSheet.SaveAs allows the file to be saved with the same name. As we have added the extension as .pdf at the end of the file, it gets exported into PDF file. You can see the image above for your reference.

Things to Remember

• The by default save location for the file used under VBA SaveAs will be This PC > Documents. However, you can specify the directory manually at the time of defining file name.
• By default, the file saved using VBA SaveAs will be saved under the format same as that of the original file. However, it can also be defined as per user requirement at the time you define the variable.

Recommended Articles

This is a guide to VBA Save As. Here we discuss how to save the file using Excel VBA Save As function along with an example and downloadable excel template. Below are some useful excel articles related to VBA –

1. VBA Exit Sub
2. VBA Object
3. VBA Object Required
4. VBA Get Cell Value