Сохранить документ ms excel это

Не имеет значения, куда вы собираетесь сохранить свою книгу (на компьютер или в Интернет): все операции с сохранением выполняются на вкладке Файл.

Для сохранения существующей книги в текущем расположении используйте кнопку Сохранить или нажмите CTRL+S, но чтобы сохранить книгу в первый раз или в другом месте, или создать ее копию в том же или другом месте, используйте кнопку Сохранить как.

Примечание: Если вы пытаетесь сохранить книгу с поддержкой макроса (XLSM) как обычную книгу (.xlsx), рекомендуется не сохранять макрос в новом файле, что может привести к потере функциональности, так как макрос VBA — это мощный способ автоматизировать значительные объемы работы. Сохраните макрос или сохраните файл с поддержкой макроса, пока не будете уверены, что новый файл обладает необходимой функциональностью.

1. На вкладке Файл выберите команду Сохранить как.

   

2. В разделе Сохранить как выберите место сохранения книги. Например, чтобы сохранить ее на рабочий стол или в папку на компьютере, выберите Компьютер.

   

   Совет:  Чтобы сохранить в расположении OneDrive, выберите пункт OneDrive, а затем войдите в систему (или зарегистрируйтесь). Чтобы добавить в облако свои места, например Microsoft 365SharePoint или расположение OneDrive, выберите пункт Добавление места.

3. Нажмите Обзор, чтобы выбрать расположение в папке Документы.

   Для выбора другого расположения на компьютере щелкните Рабочий стол и укажите место, куда вы хотите сохранить вашу книгу.

4. В поле Имя файла введите имя книги. Если вы создаете копию существующей книги, введите имя, отличающееся от названия исходной книги.

   

5. Чтобы сохранить книгу в другом формате файла, например XLS (предыдущая версия Excel) или TXT, выберите нужный формат в списке Тип файла (под полем Имя файла).

6. Нажмите кнопку Сохранить.

Закрепите ваше наиболее часто используемое расположение для хранения.

После сохранения книги вы можете закрепить ее. При этом расположение будет доступно, и вы сможете использовать его повторно для сохранения другой книги. Если вы часто сохраняете что-то в одной папке или в одной папке, это значительно экономит время! Вы можете закрепить сколько угодно мест.

1. Щелкните Файл > Сохранить как.

2. В разделе Сохранить как выберите расположение, в которое вы в прошлый раз сохраняли книгу. Например, если последняя книга была сохранена в папку Документы на компьютере и вы хотите ее закрепить, щелкните Компьютер.

3. В разделе Последние папки справа укажите расположение, которое требуется закрепить. При этом справа появится изображение булавки .

   

4. Щелкните это изображение, чтобы закрепить папку. Изображение примет вид приколотой булавки . Каждый раз при сохранении книги это расположение будет отображаться вверху списка раздела Последние папки.

   Совет:  Чтобы открепить расположение, щелкните значок приколотой булавки еще раз.

Свою очередь
on AutoRecovery

Excel автоматически сохраняет книгу во время работы над ней на случай, если произойдет что-то, например, отключение питания. Это называется автоскрытием. Это не то же самое, что сохранение книги, поэтому не стоит полагаться на автосохранения. Часто сохранения книги. Однако автоскрытие — это хороший способ резервирования на случай, если что-то произойдет.

Убедитесь, что автосохранение включено.

1. Щелкните Файл > Параметры.

2. В диалоговом окне Параметры Excel нажмите кнопку Сохранить.

   

3. В области Сохранение книгубедитесь, что
   Сохранять данные автосохранения каждые n минут.

4. Установите интервал в минутах для сохранения резервной копии своей работы, а затем нажмите кнопку ОК.

Несколько способов сохранить документ Microsoft Excel 2013

04.12.2014

Шаг 1

В этом пошаговом руководстве я покажу Вам несколько способов сохранения документа Microsoft Excel 2013. Первый способ сохранения при помощи иконки «Сохранить», расположенной на панели быстрого доступа.

Шаг 2

Кликаем на раздел «Файл».

Шаг 3

Переходим во вкладку «Сохранить как», выбираем место сохранения облако (внешний сервер) или компьютер. В своем примере я сохраняю книгу на компьютер. Выделенная на примере область под номером 3 показываем места последнего сохранения файлов, если в указанном перечне необходимая папка отсутствует – щелкните «Обзор».

Шаг 4

В диалоговом окне «Сохранение документа» выбираем место сохранения файла, прописываем его имя и кликаем кнопку «Сохранить».

Шаг 5

Документ сохранен и теперь отображается под введенным Вами именем.

Шаг 6

Для сохранения изменений можете кликнуть иконку «Сохранить» на панели быстрого доступа.

Шаг 7

Второй способ сохранения документа – кликнуть на раздел «Файл» в главном меню программы.

Шаг 8

Далее щелкнем на пункт «Сохранить».

Шаг 9

И третий способ сохранения – при помощи одновременного нажатия клавиш Ctrl и S. Если информация оказалась Вам полезной – жмите Спасибо!

Оценка статьи:

(Пока оценок нет)

Загрузка…

В этом уроке вы узнаете, как использовать команды Сохранить и Сохранить как, также узнаете как сохранить книгу в режиме совместимости с Excel 97-2003, и как сохранить книгу в формате PDF.

Всякий раз, когда вы создаете новый документ в Excel, вам нужно знать, как его сохранить для дальнейшего доступа и редактирования. Excel позволяет сохранять документы несколькими способами.

Чтобы использовать команду Сохранить как:

Команда «Сохранить как» позволяет вам выбрать имя документа и место, где его сохранить. Это полезно, когда вы только создали документ или хотите сохранить версию документа, оставив оригинал нетронутым.

1. Кликните вкладку Файл.
2. Выберите Сохранить как.
   
3. Появится диалоговое окно Сохранить как. Выберите место, где вы хотите сохранить книгу.
4. Введите имя книги и нажмите Сохранить.
   

Чтобы использовать команду Сохранить:

1. Кликните по команде Сохранить на Панели быстрого доступа.
   
2. Книга будет сохранена в том же месте, где она находится в данный момент и с тем же именем.

Если вы сохраняете книгу в первый раз и выбираете Сохранить, то появится диалоговое окно Сохранить как.

Чтобы воспользоваться Автосохранением:

Excel автоматически сохраняет ваши книги во время работы на временную папку. Если вы забудете сохранить изменения или у программы Excel случится какой-либо сбой, то вы сможете восстановить автосохраненный файл.

1. Откройте книгу, которая до этого была закрыта без сохранения.
2. Кликните вкладку Файл и выберите во всплывающем меню пункт Сведения.
3. Если автосохраненные версии вашей книги существуют, то они будут показаны в разделе Версии. Кликните на файле, чтобы его открыть.
4. Под лентой книги появится желтое предупреждение. Чтобы восстановить эту версию книги нажмите Восстановить, а затем OK.

По умолчанию Excel автоматически сохраняет книгу каждые 10 минут. Если вы работали с таблицей меньше 10 минут и закрыли без сохранения или случился сбой, то Excel не успеет сделать автосохранение.

Если вы не видите файл, который ищите, или ищете файл, у которого нет предыдущих версий, то вы можете посмотреть все автосохраненные файлы, нажав кнопку Управление версиями и выбрав Восстановить несохраненные книги в выпадающем меню.

Чтобы сохранить книгу в формате Книга Excel 97-2003:

Вы можете делиться вашими книгами с теми, кто пользуется Excel 2010 или 2007, так как у них одинаковые форматы файлов. Тем не менее, более ранние версии Excel используют другой формат файла. Поэтому, если вы хотите поделиться книгой с кем-то, кто использует предыдущую версию Excel, вам нужно сохранить ее в формате Книга Excel 97-2003.

1. Кликните по вкладке Файл.
2. Выберите Сохранить как.
3. В выпадающем списке Тип файла выберите Книга Excel 97-2003.
   
4. Выберите место, где следует сохранить книгу.
5. Введите имя книги и нажмите Сохранить.

Чтобы сохранить файл в формате PDF:

Сохранение вашей книги в формате Adobe Acrobat Document, который называется PDF, может быть особенно полезным, если получатели не имеют и не работают в Excel. Сохранение в формате PDF дают возможность получателям увидеть содержимое книги, хотя они не смогут редактировать ее.

1. Кликните по вкладке Файл.
2. Выберите Сохранить как.
3. В выпадающем списке Тип файла выберите PDF.
   
4. Выберите место, где следует сохранить книгу.
5. Введите имя книги и нажмите кнопку Сохранить.

По умолчанию Excel сохраняет только активный лист. Если у вас в книге несколько листов, а вы хотите сохранить их все в одном PDF файле, то нажмите на кнопку Параметры. Появится Диалоговое окно Параметры. Выберите пункт Всю книгу и нажмите OK.

Сохраняйте документ чаше во время работы. Т.е. ввели некоторые изменения в документ — нажали на кнопку сохранить. Сделайте это привычкой.

Как сохранить эксель

Как сохранить документ Excel 2013 в формате Microsoft Excel 97-2003

Пошаговая инструкция

В этом пошаговом руководстве я покажу Вам, как сохранить книгу в формате Microsoft Excel 97-2003. Начнем с нажатия на раздел «Файл».

Далее жмем на пункт «Сохранить как».

Выбираем место сохранения книги. Под номером 2 показаны папки, куда были произведены последние сохранения. Если в списке необходимая для сохранения папка отсутствует – жмем кнопку «Обзор».

В диалоговом окне выбираем место для сохранения книги, прописываем имя файла, затем кликаем на пиктограмму в строке «Тип файла».

В открывшемся окошке выбираем тип файла «Книга Excel 97-2003».

Далее жмем кнопку «Сохранить».

Документ сохранен в формате Microsoft Excel 97-2003. Если информация оказалась Вам полезной – жмите Спасибо!

Сохранение таблиц в Экселе

Записывание таблиц Эксель в компьютер называется сохранение . Это такой процесс, при котором мы делаем из таблицы файл и вносим его на Локальный диск. Потом файл с таблицей можно открыть на компьютере, перенести на флешку, отправить по интернету.

Как сохранить таблицу Excel

1 . Нажмите на надпись «Файл» в левом верхнем углу программы.

Если такой надписи нет, щелкните по круглой кнопке с цветными квадратами. Она тоже находится в левом верхнем углу Экселя.

2 . Из списка выберите пункт «Сохранить как».

3 . Откроется небольшое окно. Через него нужно выбрать место на компьютере, куда следует записать таблицу. Сделать это можно через левую часть.

Покажу на примере. Допустим, я хочу сохранить таблицу в Локальном диске D, в папке «Отчеты». Значит, через левую часть окна выбираю «Этот компьютер» (Компьютер) и открываю Локальный диск D.

Затем открываю папку «Отчеты».

Если нужной папки нет, ее можно создать прямо в окошке. Для этого нажать на кнопку «Новая папка» вверху.

Проверяю, правильно ли выбрано место для сохранения. Оно будет написано в верхней части окна.

На заметку . Многие пользователи записывают свои таблицы в папку «Документы». Но я не советую хранить в ней важные данные, так как она ненадежна. Лучше записывать в Локальный диск D или другой подобный (кроме диска C). Подробнее читайте в этом уроке.

4 . Напечатайте название для вашего файла или оставьте таким, как предлагает компьютер. Название можно поменять в нижней части, в строке «Имя файла».

5 . Нажмите на кнопку «Сохранить».

Окошко исчезнет – это будет означать, что файл с таблицей записался в указанное место.

Теперь можно закрыть программу Excel и попробовать найти записанный файл в компьютере. Для этого откройте место, которое выбрали при сохранении. Там должен быть файл с указанным названием или стандартным именем «Книга 1».

Важно! При составлении таблицы лучше время от времени ее сохранять. Для этого используйте вот такую кнопку в верхнем левом углу программы:

Нажав на нее, таблица перезапишется. То есть записанный ранее вариант заменится новым. Это нужно, чтобы случайно не потерять данные. Ведь если в компьютере произойдет сбой (зависание, отключение электричества), то велика вероятность потери таблицы.

Сохранение данных в Excel

Сохранение данных в Excel

Пользователи Word знают: мало создать текст, который отображается на мониторе. Его еще надо сохранить на жестком диске компьютера, чтобы после выхода из программы он не пропал. Это же касается и Excel.

Для того чтобы сохранить вашу работу, выберите в меню Файл команду Сохранить или нажмите соответствующую кнопку на Панели инструментов. В появившемся окне мини-проводника выберите папку, в которую хотите сохранить книгу Microsoft Excel, и напишите в строке Имя файла рабочее название, а в строке Тип файла выберите Книга Microsoft Excel. Нажмите клавишу Enter, и ваша таблица или диаграмма будет сохранена в той папке, которую вы указали в мини-проводнике.

Если вы хотите сохранить уже названный файл под другим именем, выберите в меню Файл команду Сохранить как и в окне мини-проводника исправьте имя файла на новое. Вы можете также сохранить его в любой другой папке на вашем жестком диске или на дискете.

Не забывайте в процессе работы время от времени нажимать кнопку Сохранить на Панели инструментов Microsoft Excel, чтобы избежать потери данных в случае сбоя в работе программы или компьютера. Можете включить функцию автосохранения, которая будет автоматически сохранять этапы вашей работы через заданный вами интервал времени.

Похожие главы из других книг

Глава 9 Базы данных в Excel

6.2.5. Сохранение документов в формате Excel

6.2.5. Сохранение документов в формате Excel Если вы часто работаете с электронными таблицами в формате Excel, тогда установите формат Excel в качестве формата по умолчанию. Для этого выберите команду меню Сервис?Параметры, в раскрывшемся окне перейдите в раздел

Excel Увеличение количества отменВ Microsoft Excel число отмен последнего действия ограничено по умолчанию до 16 раз. Чтобы увеличить число отмен, нужно присвоить параметру типа DWORD °UndoHistory° значение от 1 до 100 в разделе HKCUSOFTWAREMicrosoftOffice11.0ExcelOptionsЗдесь приведен пример для Excel 2003, для

Урок 6.7. Базы данных в Excel

Урок 6.7. Базы данных в Excel Понятие о базах данных Программа Excel часто применяется для обработки больших объемов информации, которые представлены в виде упорядоченных списков данных. Примером подобной информации может служить таблица, показанная выше (см. рис. 6.62). Такой

Сохранение базы данных

Сохранение базы данных При работе с данными нет необходимости выполнять команду Сохранить – введенные данные сохраняются автоматически при переходе к следующей записи, а изменения в структуре таблиц и других объектов сохраняются при их закрытии. Автоматическое

Сохранение данных состояния с помощью ‹sessionState›

Сохранение данных состояния с помощью ‹sessionState› Наиболее мощным элементом файла Web.config является ‹sessionState›. По умолчанию ASP.NET запоминает данные сеансового состояния с помощью *.dll в рамках рабочего процесса ASP.NET (aspnet_wp.exe). Подобно любому файлу *.dll. положительным моментом

14.3. Создание, сохранение, открытие книг Excel

14.3. Создание, сохранение, открытие книг Excel Новая книга создается при запуске Excel. Если вам нужно создать новую книгу уже в процесс работы, то выполните команду меню Файл, Создать, Чистая книга. Команда Чистая книга находится в области задач, которая обычно отображается в

Импорт данных из электронных таблиц Excel 2007 в списки SharePoint

Импорт данных из электронных таблиц Excel 2007 в списки SharePoint Часто встречаются такие ситуации, когда данные уже введены в электронные таблицы, но их нужно предоставить в совместное пользование другим членам группы. Службы SharePoint предоставляют возможность импорта данных из

Вывод данных из записной книжки в таблицу Microsoft Excel

Вывод данных из записной книжки в таблицу Microsoft Excel Напишем сценарий, который будет создавать файл (рабочую книгу) Microsoft Excel и заносить туда данные из записной книжки (рис. 8.10). Рис. 8.10. Рабочая книга Microsoft Excel с данными из файла book.xmlДля того чтобы использовать определенные в

Сохранение и получение значений переменных в Excel, PowerPoint и Project

MS Excel Электронная таблицаMicrosoft Excel – программа, обладающая эффективными средствами обработки числовой информации, представленной в виде электронных таблиц. Она позволяет выполнять математические, финансовые и статистические вычисления, оформлять отчеты, построенные

10.2.1. Сохранение выходных данных

16.3. Создание и сохранение данных с помощью Core Data

16.3. Создание и сохранение данных с помощью Core Data Постановка задачи Вы создали управляемый объект. После этого вы хотите инстанцировать его и вставить этот экземпляр в контекст Core Data вашего

Программа Excel

Программа Excel Книга и лист Excel Microsoft Excel – это очень мощное средство для создания и ведения различных электронных документов. В отличие от Word, в котором мы создавали текстовые документы, Excel используется для создания электронных таблиц.Электронные таблицы очень удобны,

Совет 68: Сохранение данных

Совет 68: Сохранение данных Кинули файлы на флешку и выдернули ее из компа? Готовьтесь к тому, что их там не окажется. Нет, это не диверсия. Как ни странно, это сделано для удобства пользователей. Дело в том, что флешка записывает данные гораздо медленнее, чем компьютер их

Сохранение электронных таблиц

ABBYY FineReder позволяет сохранить электронные таблицы в форматах XLSX, XLS и CSV.

Форматы XLSX и XLS

Как сохранить текст в формат XLS/XLSX:

• Нажмите на стрелку возле кнопки сохранения результатов на главной панели инструментов и выберите из списка формат сохранения. Если нужного формата в списке нет, выберите пункт Сохранить в других форматах…, и в открывшемся диалоге сохранения выберите требуемый формат. Вы также можете сохранить документы, используя команду меню Файл>Сохранить документ как>Рабочая книга Microsoft Excel 97-2003.

Совет. В случае необходимости вы можете настроить дополнительные опции сохранения на закладке Сохранить>XLSX диалога Настройки (меню Сервис>Настройки…).

Данная закладка содержит следующие группы настроек:

Выбор режима сохранения оформления зависит от того, как вы будете использовать созданный документ в дальнейшем::

В полученном документе сохранятся начертание и размер шрифта, разбиение на абзацы, но не сохранится расположение объектов на странице и межстрочные интервалы. Таким образом, будет получен сплошной текст с выравниванием по левому краю. Для текста, в котором порядок чтения справа налево, выравнивание будет по правому краю.

Замечание. Любой текст с вертикальной ориентацией в данном режиме будет отображаться горизонтально.

В данном режиме форматирование текста не сохранится.

• Игнорировать текст вне таблицы

Указывает, что в файл будут сохранены только таблицы.

• Сохранять числовые данные в формате «Цифры»

Указывает, что при сохранении распознанного текста в формате XLS числа будут сохранены в формате «Цифры». Этот формат в Excel используется для выполнения арифметических операций над ячейками, содержащими числа.

Отметьте эту опцию, если вы хотите, чтобы текст колонтитулов был сохранен. Если данная опция отключена, текст колонтитулов сохраняться не будет.

• Создавать отдельную таблицу для каждой страницы (только XLSX)

Отметьте эту опцию, чтобы сохранить страницы исходного документа в отдельные листы документа Microsoft Excel.

При сохранении в формат XLSX вы также можете сохранить иллюстрации. Если распознанный текст содержит большое количество иллюстраций, то размер конечного файла может быть очень большим. Качество картинок и размер полученного файла зависят от выбранного значения в выпадающем списке Качество картинок.

• Для того чтобы задать параметры сохранения картинок, выберите пункт Пользовательское…. В открывшемся диалоговом окне Пользовательские настройки выберите необходимые значения и нажмите кнопку ОК.
• Если вы не хотите сохранять иллюстрации в распознанном тексте, убедитесь, что опция Сохранять картинки (только XLSX) не отмечена.

Формат CSV

Как сохранить текст в формат CSV:

• Нажмите на стрелку возле кнопки сохранения результатов на главной панели инструментов и выберите из списка формат сохранения. Если нужного формата в списке нет, выберите пункт Сохранить в других форматах…, и в открывшемся диалоге сохранения выберите требуемый формат. Вы также можете сохранить документы, используя команду меню Файл>Сохранить документ как>Документ CSV.

Совет. В случае необходимости вы можете настроить дополнительные опции сохранения на закладке Сохранить>CSV диалога Настройки (меню Сервис>Настройки…).

Данная закладка содержит следующие группы настроек:

Параметры сохранения текста

• Игнорировать текст вне таблицы

Указывает, что в файл будут сохранены только таблицы.

• Разделять страницы символом конца страницы (#12)

Указывает, что при сохранении распознанного текста в формате CSV деление на страницы будет таким же, как и в исходном документе.

Указывает символ, который будет разделять столбцы данных в файле формата CSV.

Программа ABBYY FineReader автоматически подбирает кодовую страницу. Если вы хотите изменить кодовую страницу, выберите нужное значение в выпадающем списке в секции Кодировка.

Таблица горячих клавиш Excel

Таблица горячих клавиш Excel

Поговорим о использовании горячих клавиш в Excel. Горячие клавиши, это очень полезный и мощный инструмент, который сильно повышает эффективность работы внутри экселя. Горячих клавиш у этой программы очень много, но это не означает, что все их нужно запомнить. Вам следует запомнить только те сочетания горячих клавиш, которые вы наиболее часто используете в своей работе.

Полный список горячих клавиш Excel

Специально для вас мои читатели, я создал таблицу с наиболее частыми сочетаниями горячих клавиш, которые вы можете сохранить себе или распечатать на листик и использовать при работе с программой Excel.

Быстрые клавиши Excel

Существует несколько типов горячих клавиш в программе excel и первый тип можно обнаружить, если нажать внутри экселя клавишу Alt, у вас будет то, что я указал на скриншоте ниже:

Мы видим, что появились подсказки, какую горячую клавишу можно нажать для того, чтобы выполнить определенные команды. Здесь все зависит от вашей скорости печати и знания клавиатуры, ибо если вы мышой манипулируете быстрее чем нажатием клавиш, тогда это не совсем удобно для вас. Также следует заметить, что после выбора определенной вкладке на рибоне (меню со вкладками в Excel) у вас для каждой вкладки появятся дополнительные горячие клавиши.

Сохранить как сочетание клавиш Excel

Вы уже знаете, что в Excel есть несколько способов сохранения документа, а также множество типов расширения при сохранении документа. При работе с программами на вашем ПК вы часто замечали сочетание горячих клавиш Ctrl+S, что обозначает, как сохранить. Если документ был сохранен до этого, то он банально будет перезаписан до текущего состояния, если же не был сохранен, то покажется диалоговое окно с предложением указать имя файла и место для сохранения.

Но существует более удобная горячая клавиша в Excel, это клавиша F12.

Дело в том, что при работе со сложными таблицами excel внутри которых может быть более одного листа и есть вероятность зависания или проявления ошибок. В таких случаях очень важно иметь возможность откатиться до более ранней версии, это касается документов, которые используются много раз и дополняются на протяжении недель или даже месяцев.

Для этого стоит через клавишу F12 делать регулярные копии документа с указанием их версии свежести, к примеру можно сохранять таким образом: (документ отчета 03-06-16), в следующий раз можно сохранить уже таким способом (документ отчета 18-06-16), то есть более поздняя версия!

Основные горячие клавиши эксель

В своей работе с excel я для себя выделил основные горячие клавиши, которые использую практически каждый раз, как запускаю программу. Я их опишу ниже и надеюсь, что вы также найдете их полезными и для себя!

• Новый файл – Ctrl+N
• Открыть файл – Ctrl+O
• Сохранить файл – Ctrl+S
• Сохранить как – F12
• Отменить последнее действие – Ctrl+Я
• Отменить отмену – Ctrl+Y
• Найти текст по содержимому – Ctrl+А
• Перейти/выделить – Ctrl+g

Форматирование текста excel

Всем известны три основные типа форматирования текста в любом текстовом редакторе, эти же типы есть и в эксель и они имеют свои сочетания горячих клавиш, давайте взглянем на них:

• Выделение жирным – Ctrl+b
• Выделить курсивом – Ctrl+I
• Подчеркнуть – Ctrl+U

Работа с ячейками и строками

• Выбрать строку – Shift+Пробел
• Выбрать столбец – Ctrl+Пробел
• Вырезать – Ctrl+X
• Скопировать – Ctrl+C
• Вставить – Ctrl+V
• Специальная вставка – Ctrl+Alt+V
• Начать с новой строки – Alt+Enter
• Редактировать выбранную ячейку – F2

Переключение между листами

Немаловажными являются горячие клавиши excel при переходе между листами, которые расположены в нижней части рабочей области окна программы:

• Переход к следующему листу – Ctrl+Page Down
• Переход к предыдущему листу – Ctrl+Page Up

Это и есть мои основные горячие клавиши при работе с программой Excel. Я их не изучал за раз, но работая с таблицами, они автоматом оставались в моей памяти и сейчас я без проблем могу их использовать.

Своевременное сохранение книг в Excel позволит Вам обезопасить себя от случайной потери данных, а функция автовосстановления восстановит Вашу работу после экстренного отключения компьютера. В данном уроке Вы научитесь сохранять файлы Excel как на локальном компьютере, так и в облачном хранилище OneDrive, а также устанавливать требуемые параметры автосохранения.

При создании новой книги Excel в первую очередь необходимо знать, как ее сохранить, чтобы в дальнейшем открывать и редактировать. Как и в предыдущих версиях программы, файлы Microsoft Excel можно сохранять на локальном компьютере. При желании документ можно сохранить в облачном хранилище OneDrive, а также экспортировать или открыть доступ напрямую из Excel.

Служба OneDrive прежде называлась SkyDrive. Фундаментальных различий в работе этих служб нет, просто новое название для существующего сервиса. В некоторых продуктах Microsoft на протяжении определенного времени еще может встречаться название SkyDrive.

Сохранить и Сохранить как

Существуют два способа сохранения книги в Microsoft Excel: Сохранить и Сохранить как. Данные опции работают схожим образом, за исключением некоторых различий.

• Сохранить: При создании или редактировании документа используется команда Сохранить, когда нужно сохранить изменения. Эта команда используется в большинстве случаев. При первом сохранении книги необходимо присвоить название файлу и указать место для хранения на компьютере. Далее при нажатии команды Сохранить, файл сохраняется под тем же названием и в том же месте.
• Сохранить как: Эта команда используется для создания копии документа, когда требуется сохранить оригинальный файл. Используя команду Сохранить как, необходимо присвоить другое имя и/или изменить место хранения нового файла.

Как сохранить книгу

Не забывайте сохранять изменения при создании новой книги или при внесении изменений в существующий файл. Своевременное сохранение зачастую предотвращает потерю Вашей работы. Обязательно запоминайте, куда Вы сохраняете свою работу, чтобы в дальнейшем ее было проще найти.

1. Чтобы сохранить книгу, найдите и нажмите на кнопку Сохранить на Панели быстрого доступа.
2. Если Вы сохраняете документ в первый раз, появится панель Сохранить как представления Backstage.
3. Здесь необходимо выбрать куда сохранить книгу и присвоить ей имя. Для того чтобы сохранить книгу на компьютере выберите Компьютер, затем нажмите Обзор. Кроме того, Вы можете выбрать службу OneDrive для сохранения книги.
4. В появившемся диалоговом окне выберите место для сохранения книги на Вашем компьютере.
5. Введите имя файла, затем нажмите Сохранить.
6. Книга будет сохранена. При дальнейшем редактировании книги, можно снова нажать команду Сохранить, чтобы сохранить изменения.

Сохранить книгу можно просто нажав Ctrl+S на клавиатуре.

Использование Сохранить как для создания копии

Чтобы сохранить новую версию книги и при этом оставить оригинал, необходимо создать копию. Например, у Вас есть файл под названием «Отчет по продажам», Вы можете сохранить его как «Отчет по продажам 2». Теперь вы можете редактировать копию файла, при этом всегда иметь возможность возвратиться к его оригинальной версии.

Для этого выберите команду Сохранить как в представлении Backstage. Как и при первом сохранении, необходимо выбрать куда сохранить файл и присвоить ему имя.

Как изменить место сохранения по умолчанию

Если Вы не хотите использовать службу OneDrive, то, вероятно, расстроитесь, так как она выбрана по умолчанию в качестве места для сохранения файлов Excel. Если Вам неудобно каждый раз выбирать пункт Компьютер, Вы всегда можете изменить место для сохранения документов, выбранное по умолчанию.

1. Откройте вкладку Файл, чтобы перейти к представлению Backstage.
2. Нажмите Параметры.
3. В появившемся диалоговом окне Параметры Excel выберите Сохранение и отметьте флажком пункт По умолчанию сохранять на компьютере, затем нажмите OK. Место сохранения файлов по умолчанию изменится.

Автоматическое восстановление

Во время работы над книгами, Excel автоматически сохраняет их во временную папку. Существует возможность восстановить документ, воспользовавшись Автоматическим восстановлением, в случае если Вы забудете сохранить изменения или произойдет сбой.

Как восстановить документ

1. Откройте Excel 2013. При обнаружении автоматически сохраненных версий файла появится область Восстановление документов.
2. Откройте восстановленный файл. Книга будет восстановлена.

По умолчанию Excel автоматически сохраняет книгу каждые 10 минут. Если документ редактировался менее 10 минут, Excel может не успеть выполнить автосохранение.

Если Вы не видите нужный документ, можете посмотреть все автоматически сохраненные файлы в представлении Backstage. Откройте вкладку Файл, нажмите Управление версиями, а затем выберите Восстановить несохраненные документы.

Документ Microsoft
Excel
называется книгой.
По умолчанию Microsoft
Excel
присваивает
книге стандартное имя Книга1.

Для сохранения
книги впервые или повторно, но под другим
именем, используется команда меню
ФайлСохранить
как…. В
этом случае открывается диалоговое
окно в котором необходимо указать имя
файла, которым книга будет названа.
Старайтесь давать книгам осмысленные
имена вместо однообразного Книга1,
предлагаемого Microsoft
Excel.

Упражнение.

1. Дать файлу Книга1
   имя Л.р.1
   (в главном
   меню выбрать ФайлСохранить
   как… и
   сохранить файл с этим именем в своей
   папке на диске D).
   

2. Убедитесь, что
   название файла Книга1
   в главном окне Microsoft
   Excel
   изменилось
   на Л.р.1.

Для сохранения
книги под своим текущим именем используется
кнопка с пиктограммой

на панели
инструментов, или команда меню
ФайлСохранить.
В этом случае диалоговое окно не
открывается и файлу присваивается
текущее имя книги.

Внимание!
Чтобы
избежать потери данных в аварийных
ситуациях, связанных, например, с
выключением питания, зависании компьютера
и т.д., рекомендуется сохранять файл
после каждого успешного действия.

Манипулирование листами

Книга представляет
собой набор листов,
каждый из которых имеет табличную
структуру и может содержать одну или
несколько таблиц. В книге отображается
только активный
лист, с которым пользователь работает
в данный момент. Каждый лист имеет имя,
которое
указано на ярлычке
листа. Ярлычки
расположены в нижней части книги и
позволяют переходить к другим листам
данной книги.

Переименование
листа.

1-й способ:
дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на
его ярлычке и набрать новое имя листа;

2-й способ:
на ярлычке листа щелкнуть правой кнопкой
мыши, в контекстном меню выбрать
Переименовать
и набрать новое имя листа;

3-й способ:
в главном меню ФорматЛистПереименовать
щелкнуть
левой кнопкой мыши и набрать новое имя
листа.

Упражнение
1.

1. Переименовать
   лист с именем Лист1
   на Упр.1
   тремя
   способами.

2. С

   
   охранить файл (курсором мыши укажите
   кнопку с пиктограммой на панели
   инструментов и щелкните левой кнопкой
   мыши).

Вставка листа.

1-й способ:
в главном меню ВставкаЛист;

2-й способ:
на ярлычке любого листа щелкнуть правой
кнопкой мыши, в контекстном меню выбрать
Добавить….
В открывшемся
окне Вставка
на ярлычке Общие
указать
пиктограмму
Лист.

Упражнение
2.

1. Переименовать
   лист с именем Лист2
   на Упр.2.

2. Вставить лист
   двумя способами.

3. Сохранить файл.

Перемещение
листа.

Отбуксировать
ярлычок листа на новое место. При этом
новое положение листа отмечается
маленьким треугольником между существующих
листов книги.

Упражнение
3.

1. Переименовать
   лист с именем Лист3
   на Упр.3.

2. Расположить
   листы в порядке возрастания их номеров.

3. Сохранить файл.

Копирование
листа.

Выполнить действия,
аналогичные перемещению листа, но с
нажатой клавишей Ctrl
на
клавиатуре. При этом новый лист получает
прежнее имя, а в круглых скобках
указывается номер очередной копии.

Упражнение
4.

1. Получить несколько
   копий произвольных листов.

2. Сохранить файл.

Удаление листа.

1-й способ:
в главном меню ПравкаУдалить
лист;

2-й способ:
на ярлычке удаляемого листа щелкнуть
правой кнопкой мыши, в контекстном меню
выбрать Удалить.

Если необходимо
удалить сразу несколько листов их
сначала последовательно выделяют,
удерживая клавишу Ctrl
на клавиатуре.

Упражнение
5.

1. Удалить любые
   листы разными способами.

2. Сохранить файл.

Вопросы
для
самоконтроля

1. Как переименовать
   книгу и сохранить ее?

2. Как сохранить
   книгу под текущим именем?

3. Как переименовать
   лист?

4. Как вставить новый
   лист в книгу?

5. Как переместить
   ярлычок листа на новое место?

6. Как скопировать
   лист?

7. Как удалить лист
   из книги?

8. Как удалить сразу
   несколько листов из книги?

Лабораторное
занятие №2

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Сохранение документа

Сохранение документа

После работы с документом его следует сохранить на жестком диске или ином носителе.

Чтобы сохранить документ, нужно нажать Кнопку «Office» и в появившемся меню выполнить команду Сохранить как. В открывшемся диалоговом окне Сохранение документа (рис. 1.17) выберите папку, в которую будет сохранена книга, а затем в поле Имя файла введите имя документа.

Рис. 1.17. Диалоговое окно Сохранение документа

Далее следует выполнить один важный шаг. Если в дальнейшем вы будете работать с данным документом только в программе Excel версии 2007, то в раскрывающемся списке Тип файла выберите пункт Книга Excel. Файл будет сохранен с расширением XLSX.

Если данный документ вы планируете открывать и в более ранних версиях Excel, в раскрывающемся списке Тип файла выберите пункт Книга Excel 97-2003. При этом файл будет сохранен с расширением XLS. При этом следует учитывать, что некоторые функции, недоступные в предыдущих версиях программы, будут преобразованы в совместимый формат, но станут недоступными для редактирования. В частности, объекты SmartArt будут преобразованы в обычную растровую графику, то есть вы не сможете изменить стиль этих объектов, надписи и т. д. Однако все формулы, функции и вычисления будут сохранены корректно.

Созданную книгу можно сохранить и в виде шаблона. Допустим, вы подготавливаете однотипные документы (например, отчеты), которые содержат определенный текст, таблицы, форматирование и формулы. Ежемесячно вам нужно менять только данные в этих документах. Можно один раз создать документ, сохранить его в виде шаблона, а затем создавать новый документ на основе данного шаблона. Все, что вам останется, это ввести нужные данные.

Чтобы сохранить книгу как шаблон, нужно в раскрывающемся списке Тип файла диалогового окна Сохранение документа выбрать пункт Шаблон Excel или Шаблон Excel 97-2003. Если в книге используются макросы, следует выбрать пункт Шаблон Excel с поддержкой макросов. Созданные вами шаблоны появляются в списке диалогового окна Создание книги.

Чтобы сохранить изменения в ранее сохраненном документе, достаточно нажать кнопку Сохранить на Панели быстрого доступа или воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+S. Документ сохраняется в ранее указанную папку под ранее указанным именем и в ранее указанном формате, при этом диалоговое окно Сохранение документа не появляется.

Перед закрытием документа приложение проверяет его, и если с момента последнего сохранения в нем произошли какие-либо изменения, Excel предложит вам сохранить книгу. Иными словами, в программе имеется защита от случайного закрытия измененного документа.

В процессе работы рекомендуется периодически сохранять документ. Допустим, вы работаете с большим документом и произвели в нем много изменений. Никто не застрахован от скачка электроэнергии или банального зависания компьютера. В этом случае вся работа, которая была вами произведена с момента последнего сохранения, может быть утеряна. Чтобы этого не произошло, следует чаще сохранять документ.

В программе Excel предусмотрена функция автоматического сохранения документа через заданный интервал времени. Чтобы активизировать эту функцию, нужно выполнить следующие действия.

1. Нажмите Кнопку «Office».

2. В появившемся меню нажмите кнопку Параметры Excel.

3. В открывшемся диалоговом окне выберите категорию Сохранение.

4. Установите флажок Автосохранение каждые, а в поле, расположенном правее, укажите интервал автоматического сохранения документа (рис. 1.18).

Рис. 1.18. Установка автоматического сохранения

Программа автоматически будет сохранять все открытые в ней документы через заданный интервал времени. Таким образом, установив интервал автоматического сохранения документа равным, например, пяти минутам, при возникновении ранее указанных неприятностей вы потеряете результат последних пяти минут работы.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.